Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом? Однако существует немало мест, куда вам придется нести именно прошитые с помощью нитки листы: в налоговую, в архив, суды и прочее. Это необходимо для повышения уровня безопасности: ведь незаметно заменить лист на правильно прошитых документах невозможно. В этом можно легко убедиться, просто посмотрев на сшитые документы.
Казалось бы, все довольно просто: прошить листы и заверить их. Но есть одна сложность, которая часто ставит в тупик делопроизводителей – это отсутствие единого правила сшивания. При этом налоговая или архив вправе вернуть неправильно скрепленные документы, что может сильно затянуть и без того небыстрые процедуры. Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.
На фото показано, как нужно сшивать документацию через 3 дырки
Как уже было отмечено, главная трудность – отсутствие единого стандарта. Однако есть общие правила заверения, которые действуют в большинстве случаев для документов формата А4. О них можно узнать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Если вам нужно зарегистрировать ООО, смело изучайте «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3). Стоит отметить, что большинство рекомендаций даны для документов, которые хранятся более десяти лет .
Однако, если у вас есть сомнения в правильности указанных выше сведений, лучше уточнить заранее на месте все тонкости. Иногда требуется заверить каждый лист или пронумеровать листы или страницы. Также стоит помнить, что прошивке подлежат все документы, состоящие более чем из одного листа .
Обложка необходима для лучшей сохранности документа. Она бывает двух видов: обычная и для длительного хранения . Первая представляет собой тонкий картон, вторая сделана из более плотного, твердого. При этом для документов, которые сдаются на государственное хранение, в качестве обложки должен использоваться только бескислотный картон.
Для прошивки документа, состоящего из листов формата А4, используется обложка размером 22.9 х 32.4 см, т.е. чуть больше самого листа.
Если листы, вшитые в дело, имеют нестандартный размер, то обложка должна иметь соответствующие размеры без припусков со сторон. Для большей прочности дополнительно к ней спереди и сзади пришивают тонкие полоски картона, через которые должна проходить веревка. При этом существуют особые предписания даже на клей: никаких клейстеров, только канцелярские или силикатные варианты.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Чтобы листы не перепутались и не потерялись, проводится нумерация документа. Это важная часть сшивания, у которой есть свои особенности и правила:
После проставления номеров составляется заверительная надпись. Она содержит сведения обо всех листах, вшитых в дело: общее количество, что конкретно вшито (карты, фотографии, вырезки), в каком они состоянии (порваны, много помарок), какие номера листов пропущены, с какого числа начата нумерация. Обязательно ставится подпись, расшифровка, должность, дата, формат листов .
Опись необходима для контрольного сравнения имеющихся листов, их расположения и комплектации. Ее не нумеруют и прикладывают перед первым листом. В ней нужно указать следующие данные: фирму, город, дату, должность и ФИО заверяющего
. Сама опись может быть представлена в виде таблицы, в которой указывают дату составления вложенного документа, его название, какие листы захватывает, общее их количество.
Общая опись всегда должна сопровождать документ. Помимо нее внутри дела может быть опись, составленная на отдельные листы или вложенный конверт.
Заверение венчает весь процесс сшивания дела, если только не требуется заверить отдельно каждый лист. Заверение – это подпись уполномоченного лица, которое и будет отвечать за передачу всех сшитых документов для налоговой, архива или в другие инстанции. Она ставится на обороте последнего листа.
Как вообще происходит прошивка? Вам понадобятся дырокол, нитка, наклейка для заверения, а также суровая нитка, лента, простая нитка или что-то подобное . Лучше всего использовать первый вариант – он достаточно прочен и не порвется. Наклейка для заверения представляет собой тонкую бумагу с напечатанным на ней текстом:
«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью _______ (_____) лист ___
Генеральный директор
ООО «______»
ФИО»
Сама процедура выглядит так:
Весь процесс сшивания вкратце был описан выше. При этом различают несколько вариантов скрепления: на три и четыре дырки. Их общий принцип остается одинаковым, различаются только детали:
В некоторых случаях возможна прошивка на пять отверстий, принцип при этом ничуть не меняется.
Данный процесс пошагово разобран на следующем видео:
Умение сшивать документы может понадобиться всем: документы прошивают для подачи заявления на открытие своего бизнеса, на участие в тендере, при сдаче документов в архив или суд, передаче бухгалтерских отчетов или кадровых документов. При этом сшивать нужно не только оригиналы, но и копии важных документов, которые не могут быть переданы по месту требования.
Наиболее часто сшивать приходиться кассовые и бухгалтерские, а также многие делопроизводительные документы: хозяйственные книги, конструкторские и налоговые документы, нотариальные дела . Некоторые из них имеют особые требования к прошивке, о которых лучше знать заранее. Бухгалтерские документы прошивают через пять отверстий, налоговые и архивные – через три отверстия, кассовые документы часто сшивают через верхний левый угол.
Несмотря на общие правила, у некоторых инстанций существуют свои отличительные особенности, о которых лучше уточнить заранее, чтобы после не пришлось все исправлять. И помните немаловажный факт: сшивать документы может лишь сотрудник, наделенный этими правами.
Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение.
Прошивка документов - это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:
Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Важно помнить, что сшиванию подлежать не все бумаги компании, а только многостраничные, предназначенные для передачи в регистрационные или контролирующие органы. Также прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:
Среди исключений можно выделить документацию, передаваемую в налоговую службу. Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней.
В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует. Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры. Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела. В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно.
Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется - приходится руководствоваться разными рекомендациями.
Существует несколько распространенных способов сшивания документации.
Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.
В некоторых случаях, например при , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).
Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.
Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.
Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.
Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.
Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей . К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:
Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:
Для сшивания в три прокола необходимо сделать в стопе 3 отверстия по левому краю с расстоянием не более 3 см. друг от друга. Отступ от края листа - 15 - 20 мм., от текста - 15 мм. Необходимая длина нитки - 70-80 см.
Нитку необходимо пропустить через тыльное отверстие с обратной стороны стопы через среднюю дырку, оставив 7 см. снаружи для закрепления наклейкой "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью”. Далее нужно пропустить нить через верхнее отверстие и, вернувшись на тыльную сторону, через нижнее. Как только она вновь окажется сверху стопы, ее нужно снова пропустить через среднее отверстие и вывести на оборот.
После этого нить можно обрезать, оставив 7-8 сантиметров, и связать с имеющимся остатком. На полученный узелок необходимо наклеить наклейку с заверением, оставив снаружи концы нити.
Прошивка документов в 4 прокола осуществляется по похожей схеме. Она отличается тем, что расстояние между отверстиями должно составлять не более 15 миллиметров.
Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие. После этого через самое верхнее отверстие нить выводиться обратно на тыльную сторону. Далее - снова во вторую дырку сверху, а затем - с лица на оборот через третью. Затем нить выводят на лицо через четвертое отверстие и продевают в третье отверстие, чтобы снова вывести на тыльную сторону стопы. На этом процесс сшивания можно считать оконченным. Остается лишь завязать узелок и наклеить поверх него наклейку с информацией о количестве листов в подшивке.
Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Как в 2019 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.
Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?
Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.
Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.
Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.
Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.
Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.
То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.
Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.
Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.
В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.
Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.
Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.
Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают прошивки документов по всем правилам.
Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.
Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.
Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.
Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного . Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.
Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.
Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.
Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.
Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.
Необходимые указания содержатся в следующих положениях:
Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.
Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но сшитых документов не учитывается.
С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.
При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.
В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.
Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.
Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи и печати.
Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.
Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.
Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.
Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.
Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.
При подготовке документов к сдаче в архив требуется:
Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.
Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.
Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:
При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.
Это гарантирует, что после заверения подписи никаких исправлений в составе документов не произошло.
С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.
При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:
| Комплектация | рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи |
| Нумерация | специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны подшитый за середину лист нумеровать за два листа иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа |
| Подготовка | составить опись готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон) |
| Обложка | для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг) указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки |
| Пробивка отверстий | отверстия делаются шилом или обычным дыроколом место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали |
| Прошивка | документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом прошиваются листы дважды |
Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:
Фото: сшивание документов в два прокола
Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:
Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.
Алгоритм действий следующий:
Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.
Завершение прошивкиЗавершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).
Видео: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой
Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).
Надпись выглядит так:
«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»
Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.
Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола:
Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов:
Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:
Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета .
На видео представлена инструкция прошивки документа:
По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице .
Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.
Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.
Смотрите на виде как сшивать документы:
В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения. Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.
Как правильно сшивать документы ниткой?
Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.
Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?
В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет. Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми.
Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.
Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.
Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.
На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания.
Прошиваются документы дважды.
При трех проколах:
начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити. 
С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.
Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол.
Оставьте также не менее семи сантиметров нити.
Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.
Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху.
Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны.
После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити.
Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.
