Работа любой компании, в которой используются автомобили или же какие-либо другие транспортные средства, в любом случае обуславливается необходимостью расходов на их эксплуатацию, и в частности это касается различных горюче-смазочных материалов. Именно по этой причине в таких компаниях всегда присутствует специалист, который понимает нормы расхода ГСМ и их детальный расчет.
С увеличением стоимости ГСМ руководители преимущественного большинства компаний начинают все более и более часто искать ответы на ряд важных вопросов. В частности, многие начинают осваивать нормы расхода ГСМ, а также стараются искать инструменты, которые предоставляли бы возможность не только детально контролировать расход топлива, но, помимо всего прочего, также минимизировать расходы на это, сохранив при этом эффективность работы всей компании.
Нормирование расходов представляет собой сравнение нормативных затрат на различные горюче-смазочные материалы с теми расходами, которые были фактически списаны.
Есть две основные технологии того, каким образом списываются ГСМ:
Конечно, гораздо проще просто использовать нормы, а также поправочные коэффициенты, которые предлагает Минтранс, но многие предпочитают разрабатывать собственные нормы для организации. В преимущественном большинстве случаев собственными нормами пользуются те компании, в которых присутствует достаточно большое количество различных транспортных средств, так как процесс разработки является далеко не таким простым, как это может показаться на первый взгляд. Осуществляется он следующим образом:
Для того чтобы при этом вы могли полностью исключить какие-либо вопросы со стороны налоговых служб, вам нужно будет подтвердить, что те нормы, которые принимаются в вашей учетной политике, всецело учитывают реальные транспортные условия, а также техническое состояние используемых транспортных средств. Ведь просто предоставления подробных расчетов расхода ГСМ по каждому автомобилю будет вполне достаточно для того, чтобы проверяющие не сомневались в том, что подобные затраты являются обоснованными. В остальных же случаях предлагает Минтранс нормы расхода ГСМ, которые можно будет использовать в своей работе.
Для того чтобы списать определенную статью затрат на ГСМ, вам нужно будет обосновать эти затраты с экономической точки зрения. Налоговики под этим предусматривают ситуацию, при которой фактический расход соответствует нормам расхода топлива, которые были утверждены в данной компании. При этом стоит отметить тот факт, что такой принцип работает не только в случае общей, но и с упрощенной системой налогообложения.
Также предлагает свои особенности Минтранс. Нормы расхода ГСМ предусматривают возможность повышенного расхода в следующих условиях:
Таким образом, для того чтобы обеспечить нормальное регулирование расхода ГСМ, нужно будет установить разные режимы его применения в зависимости от того, при каких условиях эксплуатируется данный автомобиль.
На сегодняшний день при выполнении практически любых бизнес-процессов можно использовать специализированное программное обеспечение, особенно если вы хотите получить максимально эффективный результат, приложив к нему возможный минимум усилий.
В частности, если вы эксплуатируете автомобиль, нормы расхода ГСМ можно будет учитывать при помощи стандартного Excel. Но если же вы хотите обеспечить максимально удобный учет и контроль, то в таком случае нужно будет использовать уже специализированное программное обеспечение. При помощи таких утилит вы сможете полностью автоматически учитывать расход и поступление горюче-смазочных материалов по транспортным средствам и автомобилям, а также обеспечить максимальный контроль отклонений фактических затрат от тех, которые были установлены в соответствии с нормативными правилами.
Ведение отчетности является актуальным только в том случае, если вы можете сравнить данные с какими-либо предыдущими или дальнейшими показателями. Если вы обнаружили, что факт расходования топлива существенно превышает нормы расхода ГСМ тракторами или другими присутствующими у вас транспортными средствами, то в таком случае вам нужно будет детально проанализировать все возможные причины, после чего принять соответствующее решение.
Не стоит забывать о том, что наличие повышенного расхода далеко не всегда говорит о том, что присутствует нелегальная утечка топлива в вашей компании. В некоторых случаях действительно нужно предпринять определенные меры, направленные на то, чтобы изменить нормы расхода ГСМ. КАМАЗ, КРАЗ и другие грузовики могут тратить разное количество топлива в зависимости от своего состояния или же изменения условий работы, поэтому при возникновении таких проблем иногда есть смысл пересмотреть используемые нормы. Помимо всего прочего, на расходы могут влиять и другие факторы, такие как особенности дороги при транспортировке, загруженность автомобиля при эксплуатации и многое другое.
В обязательном порядке вы должны добиться от водителя объяснительной о том, почему именно возник перерасход, после чего уже принимается решение о том, нужно ли будет его учитывать в процессе налогообложения прибыли или же, возможно, нужно будет списать его за счет собственных средств компании. Если же вы определили, что расход все-таки был недобросовестным, то в таком случае необходимо будет, конечно же, списать эту сумму с водителя.
Таким образом, каждая компания самостоятельно осуществляет расчет норм расхода ГСМ в качестве эталона, в соответствии с которым будет определяться перерасход или же экономия. Конечно, можно всегда списать ГСМ в размере фактических затрат, однако назвать обоснованными эти затраты можно только в том случае, если они находятся в пределах норм, установленных учетной политикой компании.
Вам следует в обязательном порядке определиться с тем, каким образом вы собираетесь вести учет купленного топлива. В преимущественном большинстве случаев водители полностью самостоятельно покупают бензин на станциях, и на это им выделяется определенная сумма подотчетных средств. После того как водителем будет предоставлен авансовый отчет, к которому будут приложены чеки АЗС, вы приходуете бензин.
Второй вариант: в соответствии с договором с определенной сетью АЗС компания будет оплачивать полученный бензин безналичными путями. Таким образом, в конце каждого месяца вам будет предоставляться детальная информация касательно того, какое количество бензина и по какой стоимости было отпущено различным сотрудникам по предоставленным ими талонам или же топливным картам. Такой бензин вами также приходуется. Для того чтобы учитывать топливо, рекомендуется выделить специализированный счет.
Следующий момент, который вам в обязательном порядке следует прописать в выбранной вами учетной политике, – это списание ГСМ. В преимущественном большинстве случаев нормы расхода ГСМ (РФ) предусматривают списание расходованного топлива в бухгалтерском счете на общехозяйственные расходы, расходы на продажу, а также основное производство, и в данном случае выбор уже будет зависеть непосредственно от того, какой деятельностью занимается ваша организация, а также каким именно транспортом осуществляется расход топлива.
Бензин должен списываться на основе информации, предоставленной в путевых листах. Именно это те первичные документы, которые должны заполняться водителями и по которым изначально определяется, соблюдаются ли нормы расхода ГСМ. Минтранс РФ предусматривает указание в этих листах километража, маршрута, а также объема топлива в баке на момент начала и конца поездки. Разница между этими параметрами и будет представлять собой фактический расход топлива, который должен быть списан. Списывать его следует в соответствии с фактической себестоимостью, средней ценой или же по технологии ФИФО, при этом выбранная технология также должна прописываться в вашей учетной политике. Стоит отметить, что в данном случае метод может быть отличным от того, каким образом вы списываете другие виды материалов.
В процессе расчета налога на прибыль цена использованных вами горюче-смазочных материалов может прописываться в материальных затратах или же относится на прочие расходы, необходимые для содержания используемого вами служебного транспорта. Ни в одной из соответствующих статей Налогового кодекса не говорится о том, что расходы на бензин в обязательном порядке должны быть нормированными или же должны использоваться нормы расхода топлива, вследствие чего вы можете списывать их в объеме фактических затрат.
Однако при этом вы должны понимать, что расходы должны иметь определенную экономическую обоснованность, и именно для того, чтобы вы могли более эффективно контролировать количество расходов, финансовым ведомством рекомендуется к использованию таблица норм расхода ГСМ.
Именно по этой причине изначально вам следует в налоговой учетной политике полностью прописать, по какой конкретной статье вы собираетесь вести учет топлива – по материальным расходам или же каким-либо другим, а также написать, каким образом вы обеспечиваете контроль надо обоснованностью расходов ГСМ.
Как говорилось выше, Минтранс РФ утвердил определенные нормы расхода ГСМ для определенных марок автомобилей, но при этом вы должны понимать, что такие нормы подготавливались в соответствии с идеальными дорожными условиями, что просто неприемлемо в условиях отечественных дорог. Другими словами, эти нормы рассчитывались при использовании абсолютно прямой трассы, а также качественного дорожного покрытия при минимальном количестве поворотов и светофоров, отсутствия пробок и умеренной температуре воздуха. Вполне естественно, что в условиях наших дорог подобная транспортировка невозможна в принципе.
Именно поэтому вы должны понимать, что если ваши автомобили передвигаются по городу на небольшой скорости, да еще и транспортируют груз при высокой или же, наоборот, низкой температуре воздуха, то в этом случае расход топлива будет значительно превышать предлагаемые нормы и вам нужно будет постоянно корректировать базовые ориентиры.
Если же речь идет об эксплуатации военных автомобилей, то там использование норм является обязательным. В частности, в обязательном порядке учитывается приказ № 65, нормы расхода ГСМ в котором расписаны предельно подробно.
Ниже представлена краткая таблица для наиболее распространенных грузовиков (количество литров на 100 км).
Нормой расхода топлива называется величина, отражающая среднюю потребность в ГСМ для разных видов автотранспорта на определенный километраж. Как правило, расчет нормы производится из расчета литров затрачиваемого горючего на сто километров пути.
Данный показатель актуален для компаний, имеющих в распоряжении служебные автомобили, которые обеспечиваются горючим. Нормы расхода ГСМ дают возможность вести учет расходов на топливо, контролировать его перерасход и списывать бензин со счетов организации в соответствии с действующим законодательством.
Показатели затрат ГСМ не нормированы: каждая организация может тратить на горючее столько, сколько считает необходимым, и сколько требует производственный процесс.
При этом следует помнить, что при расчете налога на прибыль учитываются исключительно обоснованные расходы. Инспекторы могут просить предоставить документы, которые подтверждают обоснованность затрат (к примеру, сведения о контрольных замерах затрат ГСМ).
Особенности расчетаНормы затрат ГСМ рассчитываются исходя из расхода, указанного в паспорте автомобиля, который определялся в благоприятных условиях – на ровной дороге, при определенной скорости движения, без каких-либо препятствий. Поскольку реальные условия часто отличаются от идеальных, нормативный расход определяется математическим путем с учетом коэффициентов.
Нормы расхода горючего можно рассчитывать самостоятельно, опираясь на рекомендации Министерства транспорта РФ, или не учитывая их.
Самый простой способ расчета: разделение литров топлива на пройденный километраж и умножение на сто (так определяется количество бензина, необходимое автомобилю для ста километров пути).
Следует учитывать, что если автомобиль будет ездить по городу на небольшой скорости, с загрузкой, в холод или жару, расход ГСМ будет намного выше рассчитанных норм. Именно для этого и нужны коэффициенты, перечисленные выше. К примеру, в городах с населением больше пяти миллионов человек для каждого автомобиля нормы увеличиваются на 35%. Подобных правил в рассматриваемом документе достаточно много.
Минтранс России еще в 2008 году выпустил рекомендации относительно расчета норм расхода топлива, которые были закреплены в распоряжении №АМ-23. Чтобы эти рекомендации соответствовали реальным условиям, документ постоянно обновляется и дополняется новыми значениями. К примеру, недавно таблица была дополнена такими марками, как Lada Granta 219020 1,6, Honda Accord IX 2,4, Toyota RAV4 2,0 2W, кроме того, было внесено много других дополнений.
Утвержденными в 2015 году. Именно тогда в документ вносились последние правки. Эти рекомендации не являются обязательными, но могут учитываться при проведении расчетов.
Чтобы узнать нормативные величины расхода ГСМ для конкретного авто, необходимо открыть таблицу, соответствующую типу транспорта (легковой, грузовой, тягач, спецназначения) и выбрать нужную марку.
В перечень Минтранса РФ входит более 800 автомобилей.
Для каждого из них указан ориентировочный расход топлива и перечень повышающих коэффициентов. К примеру, для авто Lada Granta норма расхода ГСМ на сто километров пути определена в объеме восьми литров. Для этого же расстояния для автомобиля «Шевроле Нива» из-за большей мощности норма составляет уже 10,6.
Для таких автомобилей как КАМАЗ, «Газель», УАЗ, установлены свои нормы. К примеру, для УАЗ-3159 они составляют 15,9 литров, для «Газели» – от 19 до 21 литра, для КАМАЗа – от 20 до 31 литра.
В холодное время года нормы затрат ГСМ возрастают на 5%-20%. Аналогичная надбавка прибавляется при передвижении в горной местности. Повышающие коэффициенты применяются и с учетом возраста автомобилей. Чем дольше эксплуатируется авто – тем больше повышающие коэффициенты.
Бухгалтерским отделам, которые занимаются списанием горюче-смазочных материалов, приходится всегда нелегко. Ведь учет вести довольно трудно, но необходимо. Под нормой расхода топлива для организации понимается величина, которая нужна для определения потребности в солярке, бензине, газе или керосине. Рассчитывается она исходя из пройденного машиной километража и вида транспорта. В данной статье мы поговорим о том, какие нормы списания ГСМ существуют и как предприятие их может официально установить.
Нормы списания бензина или другого топлива рассчитываются обычно из расчета на сто километров пути. Применяется норма в тех компаниях, у которых имеется собственный служебный транспорт и которым нужно контролировать работу водителей и отчитываться перед налоговой. Чтобы обеспечить автомобили топливом, компания должна его приобрести, а затем правильно списать. Эти операции отражаются как в налоговой, так и в бухгалтерской отчетности фирмы. Введение нормы горючего для конкретной модели машины позволит видеть затраты на горючее и контролировать перерасход, а также слив.
Введение нормы горючего для конкретной модели машины позволит видеть затраты на горючее и контролировать перерасход, а также слив.
Эти показатели необходимы для следующего:
В графе, в которой отражаются материальные затраты предприятия, бухгалтерия может вписать только ту цифру топлива, которая установлена действующим законодательством России. Все, что будет сверх этого, вносится уже в другую графу, которая называется «внереализованные расходы».
Компании, которые выбрали для себя упрощенную систему налогообложения, нормировать стоимость горючего для своего транспорта не обязаны, но имеют на это право. Об этом говорится в письмах Министерства транспорта: № 03-03-06/1/2875 и № 03-03-06/1/20097 . Объясняется такая ситуация тем, что в действующем Налоговом кодексе РФ отсутствуют жесткие требования к нормированию ГСМ. Компания может сама утвердить у себя эти нормативы.
Нормы использования ГСМ зависят от многих факторов. Так, существуют летние нормы и зимние нормы, если брать в качестве критерия времена года. Еще многое тут зависит от конкретной марки автомобиля, года ее выпуска, условий эксплуатации.
В 2017 году Министерство транспорта России расширило перечень марок машин в своем списке. Подробная таблица размещена . Чтобы узнать норму для авто, необходимо знать его разновидность, марку, модель и модификацию.
Для некоторых машин применима так называемая повышающая надбавка, которая дается за трудные условия эксплуатации. В зимний период года можно добавлять к норме от 5 до 20%, что зависит от региона страны. Иными словами, нормы списания зимой возрастают.
Еще нормы зависят от количества населения в городе. Так, в городах, где проживают больше 1 млн человек, применяется надбавка в размере 25%. Если в городе проживает больше 5 млн человек, цифра возрастает до 35%. А самый маленький размер добавки будет в населенных пунктах, где меньше 10 тысяч человек, здесь всего 5 процентов.
Законодательство РФ позволяет компаниям производить расчет самостоятельно, но, чтобы избежать проблем с контролирующими государственными органами, стоит придерживаться норм Минтранса. Чтобы подсчитать, каков расход топлива для машины, нужно топливные литры разделить на пройденное расстояние и затем полученную цифру умножить на 100. Так можно узнать, сколько горючего потребуется, чтобы транспортное средство преодолело путь в 100 километров.
Нормы действительны только для предприятий, занимающихся автоперевозками (специализирующихся в этой сфере). Другие компании, у которых просто есть свой служебный транспорт, могут устанавливать свои нормы.
Итак, на легковой автомобиль нормы списания топлива можно отыскать в таблице, которую разработал Минтранс. В зимнее время и из-за сложных условий использования цифры этой нормы могут возрастать на определенные проценты. Переход на летние показатели возможен только по приказу директора организации, который, в свою очередь, ориентируется на постановление местных властей. Расчет должен вестись бухгалтером точно, чтобы не было проблем с контрольными органами. Нормы списания топлива Россия установила свои, и они отличаются от европейских.
Надбавки к нормам расхода топлива.
1. Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р от 14 марта 2008 года, предусматривают повышение или снижение норм расхода топлива в зависимости от условий эксплуатации автотранспорта.
2. Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов, изменяющих норму расхода топлива, производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок) , регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются приказом или распоряжением руководства предприятия, эксплуатирующего АТС, или местной администрации).
3. Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 метров) – до 15%. (один случай снижения).
4. В том случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются.
5. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
6. Нормы расхода повышаются при следующих условиях:
а) работе автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических районов страны – от 5 до 20% включительно. Порядок применения, значения и сроки действия зимних надбавок представлены в приложении 2 вышеуказанных методических рекомендаций.
Пример: срок действия зимних надбавок в одном из регионов России – 5 месяцев. Администрация региона,города, района, поселения своим распоряжением может установить срок действия надбавок по месяцам зимнего периода по единой предельной величине (например 10 % на ноябрь, декабрь, январь, февраль, март) или дифференцированно по каждому месяцу. Если распоряжения администрации нет, то предприятие (организация) своим приказом устанавливает зимние надбавки самостоятельно.
б) работе автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий (дорогах с усовершенствованным покрытием) в горной местности , включая города, поселки и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря:
– от 300 до 800 метров– до 5% (нижнегорье);
– от 801 до 2000 метров– до 10% (среднегорье);
– от 2001 до 3000 метров– до 15% (высокогорье);
– свыше 3000 метров– до 20% (высокогорье).
в) работе автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом , вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений радиусом менее 40 м (или из расчета на 100 км пути — около 500 поворотов) – до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%.
К IV категории относятся дороги с твердым покрытием из булыжника и гравия, к V категории относятся профилированные дороги, не имеющие твердого покрытия (проходящие по естественному грунту).
г) работе автотранспорта в городах с населением:
– свыше 5 млн. человек – до 35%;
– от 1,0 до 5,0 млн. человек – до 25%;
– от 250 тысяч до 1,0 млн. человек – до 15%;
– от 100 до 250 тысяч человек – до 10%;
– до 100 тысяч человек – в городах, поселках городского типа и других крупных населенных пунктах (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) – до 5%.
д) работа автотранспорта при частых технологических остановках , связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой и высадкой пассажиров, в том числе маршрутных таксомоторов – автобусов, грузопассажирских и грузовых автомобилей малого класса, автомобилей типа «пикап», «универсал», включая перевозки продуктов и мелких грузов, обслуживание почтовых ящиков, инкассацию денег, обслуживание пенсионеров, инвалидов, больных и т.п. (при условии в среднем более чем одна остановка на один километр пробега, при этом остановки у светофоров, перекрестков, и переездов не учитываются) – до 10%;
е) перевозке нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и т.д., движении в колоннах и при сопровождении, и других подобных случаях с пониженной скоростью движения автомобилей 20-40 км/час – до 15%, с пониженной средней скоростью ниже 20 км/час – до 35%;
ж) при обкатке новых автомобилей и вышедших из капитального ремонта (пробег определяется производителем техники) – до 10%; При централизованном перегоне автомобилей своим ходом в одиночном состоянии или колонной – до 10%; при перегоне – буксировке автомобилей в спаренном состоянии – до 15%, при перегоне – буксировке в строенном состоянии – до 20%;
з) для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 5 лет с общим пробегом более 100 тыс.км – до 5%, более 8 лет или с общим пробегом более 150 тыс.км – до 10%;
и) при работе грузовых автомобилей, фургонов, грузовых таксомоторов и т.п. без учета транспортной работы — до 10%;
к) при работе автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятия, — до 20%
л) при работе специальных автомобилей (патрульных, киносъемочных, ремонтных, автовышек, автопогрузчиков и т.п.), выполняющих транспортный процесс при маневрировании на пониженных скоростях, при частых остановках, движении задним ходом и т.п. – до 20%;
м) при работе в карьерах , при движении по полю, при вывозке леса и т.п. на горизонтальных участках дорог IV и V категорий:
– для АТС в снаряженном состоянии (без груза) – до 20%;
– для АТС с полной или частичной загрузкой автомобиля – до 40%;
н) при работе в чрезвычайных климатических и тяжелых дорожных условиях в период сезонной распутицы, снежных или песчаных заносов, при сильном снегопаде и гололедице, наводнениях и других стихийных бедствиях для дорог I, II и III категорий – до 35%, для дорог IV и V категорий – до 50%;
о) при учебной езде на дорогах общего пользования – до 20%. При учебной езде на специально отведенных учебных площадках, при маневрировании на пониженных скоростях, при частых остановках и движении задним ходом – до 40%;
п) при использовании установки «климат-контроль» (независимо от времени года) при движении автомобиля — до 7%;
р) при использовании кондиционера при движении автомобиля — до 7% (применение данного коэффициента совместно с зимней надбавкой в зависимости от климатических районов не допускается);
с) при использовании кондиционера на стоянке нормативный расход топлива устанавливается из расчета за один час простоя с работающим двигателем, то же на стоянке при использовании установки «климат-контроль» (независимо от времени года) за один час простоя с работающим двигателем — до 10% от базовой нормы;
т) при простоях автомобилей под погрузкой или разгрузкой в пунктах, где по условиям безопасности или другим действующим правилам запрещается выключать двигатель (нефтебазы, специальные склады, наличие груза, не допускающего охлаждения кузова, банки и другие объекты), а также в других случаях вынужденного простоя автомобиля с включенным двигателем – до 10% от базовой нормы за один час простоя;
у) в зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже +5°С) время года на стоянках при необходимости пуска и прогрева автомобилей и автобусов (если нет независимых отопителей), а также на стоянках в ожидании пассажиров (в том числе для медицинских АТС и при перевозках детей), устанавливается нормативный расход топлива из расчета за один час стоянки (простоя) с работающим двигателем – до 10 % от базовой нормы.
7. Примеры применения поправочных коэффициентов к нормам расхода топлива приведены в приложении №5 методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» 2008 года.
8. В условиях конкретного предприятия издается приказ (распоряжение) о значениях применяемых поправочных коэффициентов.
8.1. Зимние надбавки: ноябрь – 7%, декабрь, январь, февраль, март -10% (по распоряжению органов власти или же приказом по предприятию);
8.2. Движение в городе (400 тыс чел.) – 15%, движение в городе (1,3 млн.чел.) – 25%, движение в городах до 100 тыс. чел. – 5% (с указанием городов);
8.3. Движение за городом (маршрут – протяженность загородной зоны – снижение 8%);
8.4. Для конкретных марок автомобилей по госномерам – 5 или 10% в зависимости от их возраста;
8.5. При работе без учета массы перевозимого груза – 10%.
Примечание. Если имеют место разовые случаи применения других надбавок (поправочных коэффициентов), то ответственным за использование автомобиля лицом вносится соответствующая запись в графу «Особые отметки».
