На федеральном уровне утверждены основы предоставления расчетного листка по зарплате. Они конкретизируется локальными актами работодателя.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Главный принцип – строгая формальность, своевременность, достоверность информации.
У работника должно быть представление о начисленной заработной плате, включая взносы и отчисления, которые производит за него работодатель.
Когда зарплату за работника по доверенности получает другой человек, следует поинтересоваться предусмотрена ли в доверенности возможность получать расчетные листы. Если содержание доверенности носит универсальный характер, то работодатель должен выдать лист на руки доверителю сотрудника.
Исходя из содержания документа, сотрудник видит:
В сумму оплаты по расчетным листам включены: оклад, сверхурочные, оплата работы в праздники, больничные и др.
Большинство организаций по-прежнему не выдают сотрудникам ежемесячно на руки такие документы, что формально считается правонарушением.
Расчетный листок предоставляет не только основной работодатель, но руководитель предприятия, где работник трудится по совместительству.
Документ также могут получить надомные сотрудники или работники, сотрудничающие с предприятием на дистанционной основе.
Расчетный лист считается документом, подтверждающим правильность и полноту сотруднику зарплаты. В нем обозначены размеры отчислений и удержаний, которые работодатель должен проводить по закону.
В их перечень включены:
Расчетный лист должен выдаваться ежемесячно. Вместо документа получение зарплаты может подтверждаться подписью в платежной ведомости или электронным способом.
Иногда предусмотрена форма листа в виде отрывного документа – как составной части основной ведомости для оплаты труда сотрудников на предприятии (в качестве квитанции).
Обязанность работодателя выдавать расчетный лист обозначена в .
Защита персональных данных сотрудника проводится согласно ФЗ № 152.
Правила, регулирующие порядок оформления расчетного документа, устанавливаются в письмах Минтруда. Среди них – Письмо от 21.02.2017 № 14, которое позволяет рассылать расчетные листы сотруднику по электронной почте.
Гарантия получения расчетных листов для дистанционных работников установлена в ТК РФ – ст. 312.1.
Расчетный листок по зарплате должен быть разработан работодателем и оформлен его письменным распоряжением. Единой формы документа не предусмотрено. Но бланк есть в учетных программах, например, в 1C Зарплата.
Готовая форма удобна для заполнения. Записи в нее вносятся исходя из ведомостей, первичных документов. Бланк распечатывается на принтере.
Правила выдачи расчетных листов могут быть согласованы в коллективном договоре и принимаются с учетом позиции профсоюзного органа.
Трудовым законодательством предусмотрена обязанность выплачивать сотруднику зарплату 2 раза в месяц.
Расчетный лист может быть предъявлен каждый раз после перечисления работника заработанной суммы.
Конкретного срока передачи работнику расчетного листа в бумажной или электронной форме не предусмотрено.
Документ обязателен . При выдаче отпускных расчетный лист сотруднику не передается.
Перечисление денег на карту не освобождает работодателя от обязанности передавать расчетный лист. Он оформляется под роспись сотрудников.
Распространено использование журнала для учета расчетных листков, хотя обязанность оформления такого документа на общероссийском уровне не предусмотрена.
Начисленные и выплаченные суммы больничных также учитываются. Вычислениями занимается бухгалтер. При необходимости, он обязан разъяснять сотруднику содержание полученного документа.
У расчетного листа нет прямой юридической силы, но он может служить в качестве доказательства на судебном процессе.
В 2019 году предусмотрена возможность направлять расчетные листы на электронную почту сотрудника.
Документ можно отправить на корпоративную почту или разместить на сайте организации – на личной странице сотрудника. До этого следует взять у работника согласие на обработку персональных данных.
Чтобы выяснить, как разобраться в содержании расчетного листа, нужно обратить внимание на таблицу и суммы, указанные в ней.
Информация в расчетном листе размещена в специальных графах и представлена в цифровой форме.
В каждой графе указано наименование выплаты (удержания, отчисления) и его суммы.
Под таблицей бланка расчетного листа указаны формулы подсчета платежей в каждой графе (гр.):
В расчетном листе указывается наименование организации, ФИО сотрудника, его номер по рабочему табелю. Могут быть указаны структурное подразделение, отдел, филиал организации, где трудится работник.
Работодатель обязан письменно информировать сотрудников о составных частях зарплаты за истекший месяц и удержаниях из нее (ст.136 ТК РФ), для этого компания выдает расчетные листки. Как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году, мы расскажем вам в этой статье.
Скачайте полезные шпаргалки:
Не редки случаи, когда работодатели игнорируют требование выдачи расчетных листков, мотивируя тем, что все несогласные со своей зарплатой все равно придут разбираться в бухгалтерию. Однако факт невыдачи расчетных листков - нарушение трудового законодательства, за которое организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а должностное лицо - от 1000 до 5000 руб. Поэтому к правильности выдачи расчетных листков нужно отнестись очень внимательно и аккуратно.
Правила выдачи расчетных листков регулируются ст.136 ТК РФ. Согласно этим правилам, вы должны выдавать расчетные листки при каждой выплате зарплаты всем сотрудникам, включая надомников, совместителей, работающих дистанционно и т.д. Если читать норму ТК буквально, получается, что и расчетные листки организация должна выдавать работникам два раза в месяц. Аналогичные разъяснения раньше давал Роструд на сайте онлайнинспекция.рф . Поэтому трудинспекторы штрафовали компании, которые обходились одним расчетным листком в месяц. Но теперь Минтруд официально ввел новые правила.
Расчетный лист составляется в одном экземпляре, если только у вас нет практики, дублировать листки для отчета перед Трудовой инспекцией.
Важно! Не нужно делать отдельный расчетный листок сотруднику при выплате ему отпускных, командировочных, пособия по больничном листу или материальной помощи, все эти суммы вы укажете в расчетном листе в конце месяца.
Для 2019 года нет специально утвержденного единого образца расчетного листа для выдачи сотрудникам. Согласно ч.2 ст.136 ТК РФ бланк нужно разрабатывать самим, при этом туда необходимо включить все необходимые данные, такие как:
Так же для удобства вы можете добавить туда какие-то свои дополнительные графы, это законом не запрещено.
Будьте внимательны! Ваша компания обязана зафиксировать разработанную форму расчетного листа в нормативных документах, а также прописать в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте способ выдачи расчетных листков.
Обращаем ваше внимание на такой момент, что заверять листки при их выдаче работникам подписью руководителя и печатью компании не нужно. Однако если сотруднику расчетный лист потребуется для судебного разбирательства или иных юридических операций, вы должны будете заверить его подлинность.
В 2019 году, так же как и в предшествующие периоды, выдачу расчетных листков можно осуществлять двумя способами:
Самое главное, чтобы способ выдачи был закреплен у вас в трудовых договорах или в локальном акте компании, а сотрудники организации были бы ознакомлены под роспись со способом получения ими документа.
Подтвердить факт выдачи расчетных листков вашим сотрудникам достаточно просто, для этого есть несколько способов. Компания вправе выбрать любой из них, либо даже придумать свой, если это будет убедительно.
К сожалению, не только сам факт не выдачи расчетного листка сотруднику в 2019 году подлежит штрафу. Работодателей могут оштрафовать за целый ряд нарушений при составлении этого документа. Для удобства мы составили из них таблицу.
За что могут оштрафовать при выдаче расчетного листка |
Как избежать штрафа |
|---|---|
|
Работодатель выдал расчетный лист по неустановленной в компании форме |
Нужно проверить, есть ли приказ или распоряжение, которым гендиректор утвердил форму расчетного листка. Используйте именно этот бланк. Если он изменился или не одобрен директором, заново утвердите у руководителя форму расчетного листка |
|
В расчетном листе не хватает информации по заработной плате |
Уточните, что в ваших расчетных листках есть все обязательные сведения. В случае, когда у вашего работника за весь месяц не было никаких выплат и удержаний, все равно заполните лист и поставьте в пустых графах прочерки |
|
Компания нигде не прописала способ выдачи расчетных листов |
Пропишите в трудовом договоре (если у вас практикуется несколько способов выдачи расчетных листков) или локальном нормативном акте способ выдачи |
|
Компания не может доказать трудовой инспекции факт выдачи расчетных листов |
Сохраняйте доказательства того, что работники получили расчетные листки, даже если зарплата выплачивается через банкомат. Для этого заведите отдельную графу в платежной ведомости, либо ведите журнал выдачи листков, можно сохранять корешки расчетных листков или их дубликаты |
Работодатель обязан своевременно выплачивать сотрудникам зарплату, а также информировать их о принципах начисления. Для этого используется специальный документ – расчетный листок по заработной плате: бланк и образец заполнения этой бумаги несложно найти в сети. Форма этого документа не закреплена законодательно, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно. Расчетный лист позволяет сотруднику увидеть. сколько было заработано, выплачено в виде аванса, удержано в виде подоходного налога.
Введение электронных версий упрощает и ускоряет документооборот на предприятии, а также позволяет гарантированно отправить документ адресату.
Хотя зарплату по требованиям ТК РФ положено выдавать два раза в месяц, расчетный листок выдается только единожды, после того, как будут окончательно посчитаны все выплаты, надбавки и доплаты, причитающиеся сотруднику.Ознакомьтесь с образцом формы расчетного листка, чтобы заполнять этот документ по правилам, не допуская ошибок. Хотя он составляется в свободной форме и не имеет строгих правил оформления, в нем должна присутствовать основная информация. В листке обязательно фиксируется следующий набор сведений:
На сайте предлагается скачать образец расчетного листка по зарплате, чтобы подробнее ознакомиться с правилами его составления. Форма должна быть удобной для понимания, чтобы при возникновении вопросов у сотрудников можно было быстро прояснить любой непонятный пункт.
Согласно установленным правилам при наличии электронного документооборота расчетные листки должны храниться на предприятии не меньше 5 лет – это необходимо для проведения финансовых проверок и выяснения всех вопросов по зарплате сотрудников. Если же на предприятии нет лицевых счетов, и деньги персоналу выдаются наличными в кассе, хранить расчетные листки необходимо в архиве в течение 75 лет. В дальнейшем эта информация может потребоваться при начислении пенсии сотрудников.
Законодательство предусматривает ответственность за отсутствие расчетных листков на предприятии или их неправильное заполнение. При выявлении подобных нарушений индивидуальному предпринимателю грозит штраф в размере до 5000 рублей, а для юридического лица размер штрафа может быть повышен до 50000 рублей.
Работодатель должен позаботиться о том, чтобы финансовая документация на предприятии поддерживалась в полном порядке. В дальнейшем это поможет избежать не только штрафов от налоговых органов и иных проверяющих организаций, но и претензий от сотрудников. При выявлении повторных нарушений штрафные санкции окажутся еще более серьезными, и это приведет к неприятным последствиям для организации.
Обязательно ли выдачу заработной платы работнику следует сопровождать расчетным листком? Какова периодичность выдачи расчетных листков? Существует ли ответственность за нарушения порядка выдачи расчетных листков?
Ответ на этот вопрос содержится в ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В ней сказано, что при работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
Документом, содержащим такую информацию, является . Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя. Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).
Примечание. Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам.
Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы ст. 136 ТК РФ будут нарушены.
Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец на с. 72).
Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном ст. 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Примечание. Как выдавать расчетные листки сотрудникам, заработная плата которым выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту
Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Компания может установить его сама, например, приказом руководителя, определяющим форму расчетного листка (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). В приказе можно предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте). Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.
По правилу, установленному в ч. 6 ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка - известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.
При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним .
Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.
Пример . В ООО "Ветер" установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:
В компании в должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы - 30 000 руб.
С 1 по 8 августа 2013 г. она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.
Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.
26 августа 2013 г. С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).
Как в расчетном листке работницы за август 2013 г. будет отражена сумма начислений и удержаний?
Решение. Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 г.
Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб. : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.).
Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. x 30%) : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.].
Сумма НДФЛ за август 2013 г. с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) x 13%].
10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. - 4935 руб. - 15 000 руб. - 4000 руб.).
Образец заполнения расчетного листка за август 2013 г. приведен ниже.
Образец
Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года
РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК
|
Месяц/Год |
август 2013 |
Васильева |
||||||
|
Код подразделения |
Светлана |
|||||||
|
Должность/ профессия |
Дизайнер |
Отчество |
Александровна |
|||||
|
Вид начисления |
удержания |
|||||||
|
По табелю |
||||||||
|
Пособие по нетрудоспособности |
удержано |
|||||||
|
Материальная |
Выплачено |
|||||||
|
матпомощи |
||||||||
|
за август |
||||||||
|
Зарплата за август |
||||||||
|
Всего начислено |
выплачено |
|||||||
Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.
Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Сентябрь 2013 г.
Расчетный лист по заработной плате - обязательный элемент кадрового документооборота. Изучим особенности его применения подробнее.
В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.
На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.
Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.
Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.
В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.
Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:
Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах - несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).
Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм - ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.
Внимания заслуживают следующие обстоятельства:
1. Расчетные листки как источники персональных данных хранятся не менее 5 лет (при проведении ревизий), не менее 75 лет - если не используются расчетные счета (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.
Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП - как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.
Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.
3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:
Если работникам выдается расчетный лист, не прошедший установленную законом и локальным нормативом процедуру утверждения работодателем, то его выдача приравнивается к невыдаче (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). В этом случае в отношении работодателя могут быть применены штрафные санкции.
Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:
Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?
Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.
Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:
1. Расчетный месяц.
2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.
3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:
4. Сведения об НДФЛ.
5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).
6. Сведения о выданных авансах.
7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).
Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.
Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте - по ссылке ниже.
