Ce se întâmplă dacă contabilul dvs. șef renunță sau intră în concediu de maternitate, de exemplu? Ce documente suplimentare, pe lângă cele obligatorii (personal), trebuie întocmite? Cum și cui trebuie să transferați cazurile aflate sub jurisdicția fostului contabil șef și ce măsuri ar trebui luate în același timp? Veți găsi răspunsuri la toate aceste întrebări în această consultare.
Adesea, angajatul informează în prealabil despre intenția de a părăsi funcția. Deci, la concediere, el îl avertizează pe angajator cu două săptămâni înainte, data aproximativă a plecării pentru concediul de maternitate este, de asemenea, cunoscută de angajat. Poate că contabilul-șef va ocupa o altă funcție în întreprindere (de exemplu, director financiar)? Dar chiar și atunci traducerea nu va fi efectuată spontan. Data de pensionare a contabilului șef va fi, de asemenea, programată. Astfel, există timp pentru a finaliza toate acțiunile necesare.
Până în prezent, obligația contabilului șef la plecare de a întocmi un act de acceptare și transfer de cazuri și / sau documentație nu este legal stabilită. Cu toate acestea, vă recomandăm să efectuați această procedură, deoarece documentele corecte în timpul transferului de cazuri sunt importante atât pentru părțile care transmit, cât și pentru cele primitoare. De asemenea, prin decizia șefului întreprinderii, se poate efectua un audit în conformitate cu.
În primul rând, este necesar să se stabilească cine va prelua de la contabilul-șef care pleacă. În mod ideal, acesta ar trebui să fie un angajat care va prelua această poziție în viitor. Dar acest lucru nu este întotdeauna posibil, de exemplu, dacă nu a fost găsit încă un candidat potrivit. Apoi, cazul trebuie transferat directorului întreprinderii, deoarece în conformitate cu partea 2 a art. 8 organizarea contabilității la întreprindere este de competența proprietarului sau a organismului autorizat (oficial). Cu un astfel de transfer de cazuri (de la contabilul șef la director), după înregistrarea unui nou angajat, un act similar de acceptare și transfer de cazuri de la directorul întreprinderii la un nou contabil șef (la discreția petreceri) pot fi întocmite.
Algoritmul acțiunilor la schimbarea contabilului șef poate fi aproximativ după cum urmează.
Etapa 1. Efectuarea unui inventar neprogramat
Procedura de inventariere este reglementată. Deci, în conformitate cu paragraful 4 al secțiunii. І din acest document, obiectul de inventar, frecvența și calendarul acestuia sunt determinate de șeful întreprinderii sau de organismul autorizat, cu excepția cazurilor în care inventarul este obligatoriu.
Cazurile de inventar obligatoriu sunt enumerate în clauza 7 secțiunea. І, în timp ce schimbarea contabilului șef nu este una dintre acestea. Cu toate acestea, în practică, se recomandă totuși efectuarea acestei proceduri pentru a evita situațiile neplăcute după plecarea predecesorului.
De asemenea, rețineți că schimbarea unei persoane responsabile din punct de vedere financiar (de exemplu, un contabil-casier) servește ca bază pentru un inventar obligatoriu. Prin urmare, dacă la întreprindere contabilul șef este în același timp contabil-casier, se efectuează fără greș un inventar neprogramat. Pentru aceasta, șeful întreprinderii emite un ordin(cm. proba 1).
Procedura de inventar este după cum urmează:
| Eșantionul 1 Ordin În legătură cu demiterea contabilului-șef al LLC "Svet" Petrova Raisa Semyonovna din 01.08.16, pentru a asigura fiabilitatea datelor contabile și a situațiilor financiare ale întreprinderii, ORDONNEZ: 1. Efectuați un inventar neprogramat al fondurilor, formulare stricte de raportare, stocuri de stocuri, precum și imobilizări și imobilizări necorporale. 2. Setați termenul limită pentru inventarul neprogramat la 29.07.16. 3. Includeți în comisia de inventar: Președinte al Comisiei: director adjunct (semnătură) I. I. Ivanov Membrii Comisiei: tehnolog șef P.P. Nosov avocat S. S. Obuhov Șef al departamentului de resurse umane I. V. Ruchkin inginer protecția muncii T. V. Sharikova 4. Efectuați un inventar în prezența unei persoane responsabile din punct de vedere financiar. Îmi rezerv controlul asupra executării comenzii. |
Etapa 2. Pregătirea documentelor pentru transfer
În această etapă, este necesar să avem grijă de pregătirea de înaltă calitate a tuturor documentelor contabile pentru transferul către un nou angajat (sau directorul întreprinderii - vezi mai sus).
Fostul dosar contabil, numerotează toate registrele, pune în ordine raportarea etc. Acesta este un proces destul de laborios, dar dacă acest lucru nu se realizează, este foarte probabil ca angajatul demisionat (fetița de maternitate) să fie deranjat în anumite probleme. numai pentru că noul Contabil șef nu poate găsi documentația necesară.
Etapa 3. Stabilirea comisiei de transfer
Comisionul este creat prin ordin al șefului întreprinderii (un fragment din ordin este dat mai jos în proba 2). În această ordine, vă recomandăm să se reflecte condițiile de acceptare și transfer a cazurilor.
Comisia este formată de obicei din cel puțin trei persoane: angajatul care transferă cazurile, angajatul care primește cazurile și șeful întreprinderii. Pot fi implicați și alți angajați (de exemplu, un avocat), precum și auditori și experți independenți.
Comisia verifică corectitudinea executării documentelor transferate, starea contabilității și contabilității fiscale, fiabilitatea datelor de raportare, precum și disponibilitatea și corectitudinea documentelor primare (atât complet, cât și selectiv).
Etapa 4. Înregistrarea actului de acceptare și transfer al cazurilor
După finalizarea verificării documentelor, se întocmește un act de acceptare și transfer al cazurilor. Acesta reflectă o listă completă a documentației pe care fostul contabil șef o transferă noului (sau directorului întreprinderii). Actul poate fi însoțit de un inventar al documentelor care se află în departamentul de contabilitate și / sau arhiva întreprinderii.
În actul de acceptare și transfer, este obligatoriu:
Întrucât astăzi forma unui astfel de document nu a fost aprobată legal, actul poate fi redactat sub orice formă. În același timp, nu trebuie uitate detalii obligatorii precum numele întreprinderii, codul EDRPOU, data și locul întocmirii actului, numele complet și funcția membrilor comisiei, lista documentelor care urmează să fie transferat (vezi. proba 3).
Actul este întocmit în două exemplare: unul rămâne la întreprindere, celălalt este transferat fostului contabil șef. Dacă se dorește, actul poate fi redactat în trei exemplare (în plus pentru angajatul care acceptă cazul).
Actul este semnat de părțile emitente și primitoare, precum și de alți membri ai comisiei. Dacă unul dintre semnatari nu este de acord cu ceva sau are obiecții la textul actului, îl poate semna cu o notă corespunzătoare și poate atașa o explicație scrisă a obiecțiilor sale la act.
Din momentul semnării certificatului de acceptare de către toți membrii comisiei, contabilul-șef care își părăsește funcția este de fapt eliberat de atribuțiile sale.
| Eșantionul 3 APROBAT ACT Kiev 29.07.2016 Raisa Semyonovna Petrova, contabil șef al Svet LLC (ordin din 04.01.16, nr. 34-L), și Vasily Vasilyevich Ptitsa, directorul Svet LLC, care au acționat pe baza Cartei întreprinderii, au întocmit acest act de acceptare și transferul cazurilor cu privire la următoarele: 1. În conformitate cu ordinul din 20.07.16, nr. 15-OD Petrov r. S. a predat, iar V.V. Ptitsa a acceptat dosarele și documentele în prezența membrilor comisiei: S.A. Kovaleva (șeful serviciului juridic) și V.V. Sumkina (șeful serviciului de securitate). 2. Rezultatele auditului de raportare contabilă și fiscală: starea de reflectare a tranzacțiilor comerciale în documentele primare, documentele pentru menținerea raportării financiare, statistice și fiscale, stocarea documentelor la întreprindere este satisfăcătoare. 3. Înainte de încheierea acestui act, s-a efectuat un inventar al imobilizărilor necorporale, al mijloacelor fixe, al inventarului. Protocolul este atașat. 4. În timpul acceptării și transferului de cazuri, documentele primare ale Svet LLC au fost verificate. 5. În timpul acceptării și transferului cazurilor, au fost transferate următoarele documente:
6. Acest act a fost întocmit în două exemplare: unul - pentru raionul Petrova. S., cealaltă - pentru departamentul de contabilitate al OOO Svet. Semnături: transmis de: R.S. Petrova (semnătură) 29.07.2016 Acceptat de: V.V. Bird (semnat) 29.07.2016 Membrii Comisiei: S. A. Kovalev (semnătură) 29.07.2016 V.V.Sumkin (semnătură) 29.07.2016 |
concluzii
La schimbarea contabilului șef la întreprindere, pentru a evita situațiile și conflictele neplăcute, este necesar să se efectueze un inventar neprogramat, să se pregătească documente pentru transfer, să se creeze o comisie pentru transferul cazurilor și să se întocmească un act de acceptare și transfer de cazuri.
În orice organizație, execuția și sprijinul documentar al tranzacțiilor financiare este cea mai importantă componentă a tuturor proceselor de afaceri. Funcțiile unui contabil șef sunt cheie în multe moduri. Aceasta este o persoană legată de „sfântul sfintelor” activităților financiare și economice ale întreprinderii. Prin urmare, în ciuda faptului că, din punctul de vedere al legislației muncii, acesta este același angajat ca toți ceilalți, despărțirea de el poate fi plină de multe probleme și dificultăți pentru proprietarul afacerii.
Dosare Deschideți aceste fișiere online 1 fișier
Care sunt caracteristicile revocării contabilului-șef din funcție, care sunt motivele speciale pentru acest lucru, cum să minimizați riscurile schimbării unei cifre cheie pentru organizație, vom descrie în acest articol.
Atribuțiile contabilului șef diferă brusc de gama de activități ale altor angajați, prin urmare, numirea și concedierea unei a doua persoane după ce șeful are o serie de caracteristici.
Potrivit TC, sfârșitul cooperării cu contabilul-șef este exact același ca și cu un alt angajat. Cu toate acestea, pe lângă articolele TC, legile federale prevăd unele motive specifice funcțiilor cheie, cum ar fi director și contabil șef. Luați în considerare toate motivele legislative pentru demiterea contabilului șef.
Propria dorință a unui angajat este un motiv bun pentru orice concediere. Valoarea angajatului, responsabilitatea financiară și chiar o grămadă de afaceri neterminate nu vor putea să-l rețină pe contabilul-șef dacă ar decide să-și părăsească slujba.
ATENŢIE! Uneori, angajatorii, care doresc să protejeze compania, adaugă clauze la contractul de muncă, potrivit cărora contabilul ar fi privat de dreptul de a demisiona în perioada rapoartelor neterminate etc. Întrucât TC, ca act legislativ, prevalează asupra documentelor interne, atunci, chiar și după ce a semnat un acord cu astfel de clauze, contabilul are dreptul de a demisiona după finalizarea celor două săptămâni prescrise.
Ghidat de art. 80 TC, contabilul notifică angajatul în scris cu 14 zile înainte de plecarea sa. În aceste zile el predă afacerile succesorului. Pentru acceptarea cazurilor, precum și pentru toate contabilitatea, managerul este responsabil (clauza 1 a articolului 6 din Legea federală nr. 129). Dacă nu a putut găsi un deputat, atunci trebuie să ia singur cazul, altfel va trebui să-l lase pe contabil „așa cum este”.
IMPORTANT! Dacă managerul nu dorește demiterea contabilului șef, refuzând să semneze cererea și interzicând înregistrarea acesteia la secretariat, documentul poate fi trimis prin poștă recomandată și nu mai funcționa după 14 zile stabilite. Carnetul de muncă reținut ilegal va trebui solicitat prin instanță.
Legea prevede din mai multe motive pentru care șeful are dreptul de a indica contabilului șef la ușă. Printre acestea există și cele care se aplică atât angajaților cheie, cât și angajaților obișnuiți.
INFORMAȚII IMPORTANTE! Reducerea dimensiunii este un motiv destul de rar pentru concedierea unui contabil, deoarece orice organizație are nevoie de o persoană care să țină evidența financiară. Doar dacă compania este foarte mică, directorul însuși poate îndeplini funcțiile de contabil, atunci această poziție poate fi redusă.
Contabilul-șef are dreptul de a fi demis dacă se stabilește că:
Datorită faptului că funcțiile de muncă ale contabilului șef asigură o conștientizare excepțională a tuturor proceselor de afaceri, este permisă schimbarea acestui angajat dacă:
NOTĂ! Informațiile care se află în documentele constitutive, precum și în rapoartele prezentate, nu pot fi considerate secrete. Prin urmare, informațiile despre mișcarea banilor nu sunt recunoscute de lege ca un secret comercial și, dacă contabilul le-a arătat acest lucru, concedierea pe această bază este inacceptabilă.
Șefii ar trebui să se gândească la mecanismul de transferare a responsabilităților contabile chiar înainte de a fi util, deoarece activitatea departamentului de contabilitate nu trebuie întreruptă. Această procedură nu este prevăzută de lege, dar de obicei procedura de transferare a cauzelor este inițiată printr-un ordin al directorului, întocmit într-o formă gratuită.
În acest document, este necesar să se prevadă posibilitatea de a separa responsabilitatea concediatului și a noului contabil. În textul ordinului, este imperativ să indicați:
Afacerile sunt luate de viitorul contabil șef, selectat de conducere. În firmele mari, tabelul de personal prevede funcția de contabil șef adjunct, ceea ce este foarte convenabil în astfel de situații. Dacă un nou angajat nu a fost găsit la timp, directorul poate numi un adjunct temporar sau poate prelua singur cazul.
Înainte de transferul cazurilor, șeful are dreptul să efectueze o analiză la scară largă a tuturor activităților contabile, să verifice menținerea evidențelor financiare, să facă un inventar al fondurilor și un inventar al valorilor.
O atenție deosebită trebuie acordată următoarelor puncte ale documentelor contabile:
Directorul poate efectua singur auditul sau poate invita un auditor extern. În cazul în care rezultatele auditului relevă încălcări ale contabilului, acesta se confruntă cu răspundere administrativă până la penal, precum și material, recuperat în conformitate cu legea.
Conceptul de „cazuri” care urmează să fie transferat înseamnă documentația comercială și atributele care se află sub jurisdicția contabilului șef:
La finalizarea procesului, se întocmește un act care reflectă starea documentelor contabile și stabilește poziția fondurilor de la data specificată în cererea de demisie.
Vă prezentăm o captură de ecran a actului de acceptare și transfer al cazurilor. Același document, dar în format .doc este disponibil pentru descărcare de la linkul din partea de sus a acestei pagini.
Trebuie să formați un act de acceptare a transferului de cazuri atunci când contabilul-șef este demis? Ce documente ar trebui să fie enumerate în acesta? Iată un eșantion actualizat al unui act de acceptare și transfer, care poate fi necesar la demiterea (schimbarea) contabilului șef al unei organizații.
Când contabilul-șef părăsește organizația, trebuie să transfere documente și alte „afaceri” contabile către noul contabil. În aceste scopuri, se întocmește un ordin de acceptare și transfer, iar compoziția comisiei de transfer este indicată în acesta. A se vedea, de asemenea, „„ Emiterea unui astfel de ordin vă permite să controlați procedura de schimbare a contabilului șef și să remediați documentele de transfer.
După finalizarea procedurii de transfer al cauzelor, este logic să se întocmească un act de acceptare și transfer al cauzelor, în care va exista o listă specifică a documentelor transferate.
Actul de acceptare și transfer al afacerilor contabilului șef este documente arbitrare. Nu există o formă unificată și nu există cerințe clare pentru pregătirea acesteia în documentele de reglementare actuale.
La primirea și transmiterea, toate documentele care se referă la domeniul de activitate al contabilului șef pentru o perioadă de cel puțin cinci ani trebuie transferate (articolul 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).
În eșantionul nostru de act de acceptare și transfer de cazuri după demiterea contabilului-șef, am enumerat doar câteva documente și valori care pot fi transferate la schimbarea contabilului. Puteți citi și, dacă doriți,
Toată contabilitatea constă în documente: unele dintre ele sunt primite de contabil de la contrapărți, altele de la angajați, iar altele sunt formate independent. Cum să înțelegem toată această diversitate? Acest articol vă va ajuta.
Orice document contabil este o formă a unui anumit formular, care are detaliile solicitate. La nivel global, ele pot fi împărțite în două grupuri mari:
Primul include toate acele hârtii și fișiere electronice care sunt compilate în momentul tranzacției și care certifică faptul finalizării acesteia. Fluxul de documente în contabilitate este reglementat de Legea federală privind contabilitatea. Registrele contabile se formează pe baza documentației primare, conțin înregistrări contabile și înregistrări. În plus, acestea servesc la înregistrarea organizațiilor primare. Să luăm în considerare în detaliu semnificația documentelor contabile, cerințele pentru înregistrarea lor și perioadele de stocare.
Pe lângă primar și contabil, documentele contabile pot avea și alte clasificări. De exemplu, acestea sunt:
Există o listă separată de titluri obligatorii pentru fiecare operațiune sau tranzacție. De obicei, furnizorul întocmește principalul, dar cumpărătorul este interesat de faptul că totul se face corect și fără a se abate de la reguli. Pentru că vine pe baza acestor acte oficiale, bunuri, servicii sau necorporale, plătește bani și pretinde să primească deduceri fiscale.
Documentul principal trebuie întocmit direct în cursul operațiunii sau imediat după finalizarea acesteia. Forma acestor documente ar trebui să fie fixată în politica contabilă a organizației. În unele cazuri, obligația de a utiliza formulare unificate aprobate de organisme și servicii de stat autorizate este legal consacrată, iar în unele organizații au dreptul de a dezvolta și utiliza propriile forme. De exemplu, nu puteți utiliza o factură a unui formular nespecificat, dar puteți elabora singur un raport de cheltuieli.
Toate lucrările oficiale primare trebuie să aibă în mod necesar cerințe, fără de care să fie considerate invalide. Setul de astfel de detalii depinde de tipul formularului, de obicei ar trebui indicate următoarele:
Unele lucrări sunt emise într-un singur exemplar, dar cele mai multe - în două sau mai multe. Dacă sunt întocmite mai multe copii, acestea sunt valabile la fel și sunt originale. Documentele de acest tip stau la baza efectuării înregistrărilor contabile.
Contabilitatea sau, cu alte cuvinte, documentele contabile, sunt utilizate pentru sistematizarea și acumularea informațiilor conținute în documentele primare acceptate pentru contabilitate, precum și pentru reflectarea acestor date în conturile contabile și în raportare. Le puteți păstra:
Este important să se respecte cronologia introducerii datelor și a principiilor contabile: înregistrarea dublă, contabilitatea sintetică și analitică, utilizarea unui plan general de conturi și altele. Pe baza datelor registrelor contabile, se întocmesc rapoarte, pe care organizațiile le prezintă Rosstat și Serviciului Fiscal Federal.
Perioadele de stocare pentru documentele contabile depind de forma entității principale sau a registrului. Acestea sunt stabilite prin legea contabilității și o listă specială aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558. Perioada totală prevăzută de lege este de 5 ani. Dar lista prevede date mai specifice. De exemplu, evidențele trebuie păstrate atât timp cât funcționează organizația, precum și informații despre veniturile persoanelor fizice - cel puțin 75 de ani, dacă nu există conturi personale ale angajaților. Perioada de depozitare începe din anul următor anului ultimei lor utilizări, dar uneori este calculată conform unui alt principiu. De exemplu, actele de muncă efectuate în temeiul unui contract trebuie păstrate timp de cel puțin 5 ani de la data expirării contractului.
Dacă un contabil, în special un contabil șef, demisionează, el trebuie să transfere toate cazurile și documentația. Pentru a face acest lucru, este numită o persoană autorizată care acceptă întreaga fermă conform actului pe baza ordinului șefului organizației. În acest act, este necesar să se enumere tot ceea ce contabilul șef este direct responsabil. În special:
Câte documente au fost transferate și perioadele pentru care au fost întocmite pot fi indicate în actul în sine sau în anexele sale. În plus, în anexele la act, poate exista un fel de bilanț detaliat al organizației: bilanțul conturilor la data transferului de cauze.
Un eșantion al actului de acceptare și transfer al documentelor contabile arată astfel.
