Acest material vă va oferi o idee despre:
utilizatorii de informații contabile;
funcțiile întreprinderii pentru organizarea contabilității;
documentele contabile primare, tipurile și detaliile obligatorii ale acestora;
fluxul documentelor;
registre contabile și tipurile acestora;
conturile contabile și structura acestora;
un plan de conturi de lucru simplificat pentru o afacere mică;
diverse forme de organizare contabilă.
În conformitate cu articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate”, toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.
Documente contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară, iar documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:
Documentul primar este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale (plata pentru bunuri, emiterea de numerar în baza unui raport etc.).
Întreprinderea aflată în curs de activitate poate utiliza forme dezvoltate independent de documente primare, ținând cont de cerințele stabilite pentru documentele primare. Formularele acestor documente se aprobă prin ordinul privind politica contabilă a întreprinderii.
Toate documentele primare pot fi împărțite în următoarele grupuri:
Documente organizatorice si administrative- acestea sunt ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, împuterniciri etc. Aceste documente permit desfășurarea anumitor operațiuni comerciale.
documente justificative- acestea includ facturi, cerințe, comenzi de primire, certificate de acceptare etc. Aceste documente reflectă faptul de a efectua o tranzacție comercială și informațiile conținute în ele sunt înscrise în registrele contabile.
Unele documente sunt atât permisive, cât și justificative. Acestea includ, de exemplu, un mandat de numerar pentru cheltuieli, statul de plată etc.
Documente contabile completat de un contabil. Printre acestea se numără diverse rapoarte, certificate. Informațiile cuprinse în acestea sunt trecute și în registrele contabile.
Registre contabile sunt foi special adaptate pentru înregistrarea și gruparea acreditărilor. În aparență, registrele contabile sunt:
În funcție de tipurile de înregistrări produse, registrele se împart în:
După gradul de detaliere al informațiilor conținute în registrele contabile, acestea sunt:
Documentele primare primite de departamentul de contabilitate (contabil) trebuie verificate:
Pentru desfășurarea corectă a contabilității primare, acesta este elaborat și aprobat programul fluxului de lucru, care stabilește procedura și termenele de deplasare a documentelor primare în cadrul întreprinderii, primirea acestora de către departamentul de contabilitate. Programul de deplasare a documentelor contabile primare poate avea următoarea formă:
Înregistrările în documentele primare trebuie să se facă prin mijloace care să asigure siguranța acestor înregistrări pe timpul specificat pentru păstrarea lor în arhivă.
După acceptare, informațiile din documentul primar sunt transferate în registrele contabile și se face o marcă pe documentul în sine pentru a exclude posibilitatea utilizării duble a acestuia (de exemplu, este trecută data înscrierii în registrul contabil).
Documentele contabile primare și sumare pot fi întocmite pe suport hârtie și pe suport informatic. În acest ultim caz, organizația este obligată să producă, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la tranzacții comerciale, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanta si parchetul.
Organizațiile sunt obligate să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare pe perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani.
Pentru arhivare, documentele sunt selectate în ordine cronologică, completate, legate și arhivate în dosare. Depunerea documentelor la arhivă este însoțită de o adeverință.
Un cont este o modalitate de grupare și reflectare a schimbărilor în fonduri (proprietate), sursele acestora și obligațiile unei întreprinderi.
Operațiunile asupra conturilor sunt reflectate în contorul monetar, adică toate proprietățile, sursele sale și obligațiile (datoriile) întreprinderii sunt evaluate, iar valoarea acesteia este înregistrată în conturi.
Fondurile întreprinderii pot fie să crească, fie să scadă. Pentru contabilitatea separată a creșterii și scăderii fondurilor, contul este împărțit în două părți. Partea stângă a contului este apelată debit, iar partea dreaptă a numărătorului este numită credit.
Grafic, un cont este de obicei prezentat sub forma unui tabel format din două coloane:
În funcție de ceea ce se reflectă în conturi, acestea pot fi:
Pe conturi active se reflectă contabilitatea fondurilor întreprinderii și mișcarea acestora (de exemplu, mijloace fixe, stocuri, produse finite, numerar, decontări etc.).
Un cont activ crește în debit, adică tranzacțiile care îl cresc sunt reflectate în partea stângă (debit) a contului.
Soldul contului activ - soldul la sfarsitul si inceputul perioadei - se inregistreaza si el in debit.
Pe conturi pasive se reflectă sursele de fonduri ale întreprinderii (de exemplu, capitalul autorizat sau capitalul autorizat, profit) și obligațiile întreprinderii (de exemplu, un împrumut bancar, salarii neplătite etc.).
Contul pasiv crește odată cu creditul, adică operațiunile care îl cresc se reflectă în partea dreaptă (credit) a contului.
Soldul contului pasiv - soldul la sfarsitul si inceputul perioadei - se inregistreaza si el la credit.
Pe conturi activ-pasive Soldul poate fi fie credit, fie debit.
Planul de conturi este aprobat de Ministerul Finanțelor.
Formele contabile diferă prin numărul de registre utilizate, scopul, aspectul și conținutul acestora.
Există trei forme principale de contabilitate:
Cea mai simplă formă este „”, deoarece orice operațiune asupra documentului primar (sau a unui grup de operațiuni omogene) este înregistrată în cartea „Jurnal principal”, care combină jurnalul de tranzacții comerciale (înregistrare cronologică) și conturi sintetice (înregistrare sistematică). Cartea „Magazine-main” arată astfel:
În primul rând, în această carte se înregistrează soldurile contului la începutul perioadei de raportare, apoi toate tranzacțiile pe documente, după care se determină cifra de afaceri pentru perioada de raportare (în acest caz se verifică corectitudinea înregistrării: suma de cifra de afaceri pentru perioada de raportare trebuie să fie egală cu suma cifrelor de afaceri debitoare ale tuturor conturilor și suma cifrelor de afaceri din creditul tuturor conturilor) iar soldurile conturilor la sfârșitul perioadei de raportare sunt relevate. Conform soldurilor din conturi se intocmeste bilantul final.
Acest formular este utilizat în întreprinderile cu un număr mic de angajați și cu un număr mic de operațiuni. Cartea poate fi ținută de un singur contabil.
Schema contabilă „magazine-principal” arată astfel:
Memorial-comanda formular de contabilitate bazată pe menținerea separată a înregistrărilor cronologice și sistematice. Înregistrarea înregistrărilor contabile se realizează prin documente speciale - mandate memoriale, care sunt întocmite pe baza documentelor primare. Ordinele memoriale se înregistrează într-un jurnal special (înregistrare cronologică) și pe baza lor se realizează intrări în cont contabil(înregistrare sistematică).
Formularul de cont de carte mare este construit cu o defalcare a debitelor și creditelor pentru fiecare cont de compensare și arată astfel:
Registrul general în această formă se mai numește și listă de verificare.
În conturile contabile se ia în calcul doar cifra de afaceri curentă pentru perioada de raportare. Prin urmare, conform conturilor contabile, se întocmește o fișă de rulaj pentru conturile contabile sintetice (în același timp, se verifică caracterul complet și corectitudinea înregistrării tranzacțiilor comerciale; se compară totalul cifrei de afaceri debitoare și creditoare ale conturilor cu totalul pentru jurnalul de înregistrare). De asemenea, determină soldurile conturilor la sfârșitul perioadei de raportare, pentru care se întocmește un nou bilanț.
Față de jurnalul principal, fișa memorială-comandă nu limitează numărul de tranzacții înregistrate, precizează modificări ale fondurilor din conturi, extinde posibilitățile de împărțire a muncii între lucrătorii contabili și automatizarea contabilității.
Schema acestui formular contabil este următoarea:
Totuși, în această formă de contabilitate, aceleași înregistrări se repetă de multe ori în diverse registre contabile, ceea ce crește volumul de muncă. Există o versiune simplificată a acestui formular pentru întreprinderile mici - folosind Înregistrări contabile: mijloace fixe, amortizare acumulată (uzură); stocuri și produse finite; costurile productiei; numerar și fonduri; decontări și alte operațiuni; decontari cu furnizorii; salariile.
Extrasul este un cont contabil, care reflectă soldul inițial, rulajul debitor și creditor pentru perioada de raportare pe baza documentelor defalcate pe conturi de compensare, soldul la sfârșitul perioadei de raportare. De exemplu, formularul de casa de marcat arată astfel:
Datele declarațiilor sunt rezumate într-o fișă de șah, pe baza căreia se întocmește o fișă a cifrei de afaceri. Conform bilantului se intocmeste un bilant.
Schema formei simplificate de contabilitate este următoarea:
La jurnal-comanda formă de contabilitate pe baza documentelor primare, se întocmesc declarații cumulative și tabele de dezvoltare. Totodata, tranzactiile omogene aferente unui anumit cont se inregistreaza in jurnalele in ordine cronologica in functie de conturile corespunzatoare. La sfarsitul lunii, fiecare jurnal calculeaza cifra de afaceri totala pe conturile corespunzatoare. Aceste totaluri sunt înregistrări contabile (ordine de memorare) pentru înregistrarea în conturile contabile.
Jurnalele cumulate se numesc jurnale de ordine. Jurnalele de comenzi sunt construite pe bază de credit, de ex. tranzacțiile sunt înregistrate în creditul unui anumit cont în corespondență cu debitul diferitelor conturi.
Jurnalul de comenzi arată astfel:
Totalurile cifrei de afaceri lunare din jurnalele de comenzi se transferă în conturile contabile, care au următoarea formă:
Cifra de afaceri a creditului este transferată în contul registrului general într-o sumă totală pe lună, deoarece este cuprinsă într-o formă extinsă în jurnalul de mandat. Cifra de afaceri debitoare în contul registrului general este înregistrată în corespondență cu alte conturi. În contul registrului general, cifra de afaceri debită este colectată pe măsură ce datele sunt înregistrate din diferite jurnale de comenzi. La finalizarea inregistrarii cifrelor de afaceri din jurnalele de comenzi in conturile contabile se calculeaza totalurile pentru debitul fiecarui cont, se stabileste soldul la sfarsitul lunii si se intocmeste bilantul contabil.
Forma jurnalului-comanda de contabilitate poate fi prezentată în următoarea formă:
Toate înregistrările în contabilitate se fac pe baza documentelor justificative relevante.
Document(informații documentate) sunt informații fixate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acestuia. Ca purtător de material, este permisă utilizarea oricărui obiect material adecvat pentru fixarea și stocarea informațiilor de vorbire, sunet sau vizuale pe acesta, inclusiv într-o formă transformată. Cu toate acestea, în scopul documentării în contabilitate, sunt aplicabili numai suporturile de informații pe hârtie sau pe mașini. Această normă este cuprinsă în Regulamentul privind contabilitatea și raportarea în Federația Rusă (aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n cu modificările și completările ulterioare). În acest ultim caz, organizația este obligată să producă, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la tranzacții comerciale, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanta si parchetul.
Documentele contabile se întocmesc în principal după forme unificate, care datorită necesității de a eficientiza fluxurile de informații din economia națională, de a asigura comparabilitatea datelor contabile și de raportare ale diferitelor organizații (sau a unei organizații pentru perioade diferite), a caracterului complet și a fiabilității acestora, a evita dublarea informațiilor.
Documentația contabilă face parte din sistemul de documentație de management al organizației, în conformitate cu Clasificatorul All-Russian al Documentației de Management (OKUD), aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 229.
În general documente contabile poate fi împărțit în trei niveluri: documentația contabilă primară, registrele contabile și documentația contabilă de raportare. Această gradare este pe deplin în concordanță cu definiția fluxului de lucru în contabilitate, succesiunea și logica documentării activităților economice ale organizației.
Documente contabile primare, pe baza cărora se ține contabilitatea, sunt documente care înregistrează faptele unei tranzacții comerciale.
Registre contabile sunt menite să sistematizeze și să acumuleze informațiile conținute în documentele primare acceptate în contabilitate, pentru a le reflecta în conturile contabile și situațiile financiare.
Situațiile financiare este un sistem unificat de date privind proprietatea, poziția financiară a organizației și asupra rezultatelor activității sale economice, întocmit pe baza datelor contabile în conformitate cu formele stabilite (conform PBU 4/99 „Situațiile contabile ale organizației” , aprobat prin Ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse nr. 43n din 06.07.99 și Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 67n din 22 iulie 2003 „Cu privire la formularele situațiilor contabile” cu modificările ulterioare și completări).
În cadrul fiecărui nivel, documentele nu sunt omogene. Amploarea muncii contabile în organizație în toate etapele procesării documentelor depinde de volumul fluxului de documente- numărul de documente primite de organizație și create de aceasta pentru o anumită perioadă. În același timp, structura fluxului de documente este interesantă în ceea ce privește compoziția, scopul și tipurile de documente.
Asa de, compoziţie se obişnuieşte să se împartă documentele în sosit(intrare în organizație), ieșire (documente oficiale furnizate de organizație respondenților externi) și intern(un grup de documente oficiale care nu depășesc organizația care le-a pregătit).
Documentul corespunde statutului de funcționar, dacă a fost creat de o persoană juridică sau fizică, executat și certificat în modul prescris.
Clasificarea documentelor după compoziția și analiza structurii lor pe această bază ne permite să evaluăm raportul dintre volumul circulației documentelor interne și externe în organizație, să analizăm gradul de autonomie al întreprinderii(după ce a calculat raportul dintre unitățile de informații primite și informațiile interne), evaluați activitatea de circulaţie a organizaţiei în mediul extern(după ponderea documentelor de ieșire).
Cu programare
documentele sunt împărțite în documente administrative, executive, combinate și contabile.
manageriale documentele conțin comenzi, instrucțiuni privind producerea, efectuarea anumitor operațiuni comerciale (ordinul șefului întreprinderii și al persoanelor autorizate de acesta să efectueze operațiuni comerciale).
Executiv documentele atestă faptul tranzacţiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire (acte de acceptare) a materialelor; certificate de acceptare și eliminare a sistemului de operare; documente privind recepția de la muncitori a produselor finite etc. Documentele executive sunt semnate de persoanele responsabile de efectuarea operațiunilor de afaceri și de corectitudinea executării acestora în documente. De exemplu, șefii de ateliere, conducătorii de depozite (magazieri), maiștri etc.
Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ mandate în numerar pentru venituri și cheltuieli; extrase de plată pentru eliberarea salariilor angajaților întreprinderii; rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile (detașate) etc.
Documente contabile se întocmesc în cazul în care nu există alte documente pentru evidența tranzacțiilor comerciale, sau la sintetizarea și prelucrarea documentelor executive și administrative. Acestea includ certificate, foi de distribuție, calcule de rezerve, situații financiare etc.
O astfel de clasificare relevă necesitatea documentării unui număr de tranzacții comerciale, a căror înregistrare în majoritatea cazurilor este ignorată de contabilii practicanți. Astfel, acțiunile unui contabil legate de implementarea calculelor metodologice, în conformitate cu principiul înregistrării, trebuie confirmate prin documentele contabile relevante și certificate prin semnătura contabilului șef.
După perioada tranzacțiilor comerciale înregistrate
documentele utilizate în contabilitate sunt împărțite în unică și cumulative.
O dată documentele primare întocmesc fiecare tranzacție comercială și sunt întocmite într-o singură etapă.
Cumulativ documentele sunt întocmite pe o anumită perioadă prin acumularea constantă de tranzacții comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, ei calculează totalurile pentru indicatorii corespunzători. Exemple de documente cumulative: comenzi de lucru lunare de două săptămâni; carduri limită pentru eliberarea materialelor din depozitele întreprinderii etc. Documentele cumulate reprezintă un element al primei etape de sistematizare și generalizare a informațiilor contabile.
După gradul de generalizare a informaţiei
documentele contabile sunt împărțite în primar și sumar.
Primar documentele se intocmesc pentru fiecare tranzactie in momentul finalizarii acesteia. Acestea includ documente privind primirea materialelor de către întreprindere și eliberarea acestora din depozitele întreprinderii către ateliere; privind expedierea produselor către clienți; privind acumularea salariilor salariaților pentru produse manufacturate, munca prestată sau serviciile prestate etc.
Documente rezumative ei sintetizează indicatorii grupându-i corespunzător, sistematizându-i din documente primare (de exemplu, statul de plată pentru angajații atelierelor, a unei întreprinderi în ansamblu etc.). Documentele consolidate diferă de documentele acumulative prin faptul că documentul consolidat este întocmit pe baza documentelor primare și este rezumatul acestora, iar documentul cumulativ este un document primar compilat treptat. Documentele de sinteză includ, de asemenea, toate registrele contabile, iar documentul de sinteză final poate fi considerat situații financiare.
Etapa iniţială de documentare a situaţiei economice din organizaţie este contabilitate primară , care este prima etapă de percepție sistemică și înregistrare a operațiunilor individuale care caracterizează procesele și fenomenele economice care au loc în întreprindere. Obiectele acesteia sunt: procurarea, achiziționarea și cheltuirea resurselor materiale; utilizarea combustibilului și a resurselor energetice; program normalizat și de lucru; producția de muncitori la bucată; costurile productiei; circulația semifabricatelor și a resturilor de lucrări în curs; volumul producției, expedierea și vânzarea acesteia; decontari cu furnizori, cumparatori, clienti, banci, autoritati financiare, fondatori etc. În această etapă a activității contabile, informațiile inițiale despre procesele și fenomenele de afaceri care apar în numeroase zone, în ateliere, depozite, puncte de recepție și expediere a produselor finite și alte divizii ale întreprinderii, sunt reflectate în documentele primare.
Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate prin documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.
Documente sursă, utilizate în descrierea tranzacțiilor comerciale, constituie o singură matrice informațională prelucrată folosind aceleași metode de procedură contabilă. Totodată, unele dintre documente sunt formalizate la nivel sectorial sau economic general. Aceste documente sunt întocmite pe formulare de formular unificat aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică al Federației Ruse sau de ministerele și departamentele sectoriale.
Formele departamentale ale documentației contabile primare sunt obligatorii pentru utilizare numai în organizațiile subordonate acestor departamente, totuși, dacă forma documentului răspunde nevoilor altor organizații, acestea o pot adopta.
În toate celelalte cazuri, organizațiilor li se cere să elaboreze în mod independent forme de documente contabile primare în cantitatea și în forma în care acestea sunt necesare pentru a reflecta activitățile economice ale companiei. În același timp, documentele create de organizație în mod independent trebuie să fie formalizate în așa fel încât conținutul lor să ofere pe deplin informațiile necesare pentru sarcinile contabile.
Cerințe de bază pentru forma documentului primar:
1. Vă permite să descrieți în mod fiabil un singur fapt al vieții economice a organizației
2. Structura documentului rămâne constantă mult timp, dacă condițiile organizației sunt relativ stabile.
3. Ambiguitatea în interpretarea informațiilor conținute în document este exclusă.
4. Mesajul este codificat pentru ușurința procesării și asigurarea securității informațiilor.
5. Măsurile de informații cuprinse în document (monetare și/sau naturale) asigură fiabilitatea, acuratețea și claritatea necesare informațiilor. Detaliile excesive sau rafinarea datelor ar trebui evitate, precum și insuficiente.
6. Documentul completează alte documente și nu le dublează.
7. Documentul conține cât mai puține informații redundante - de obicei neutilizate, care sunt incluse în forma originală „pentru orice eventualitate”.
8. Forma documentului este convenabilă pentru prelucrarea acestuia în mediul formei utilizate utilizate.
9. Forma documentului este convenabilă pentru prezentare și prelucrare în mediu electronic (pe computer).
10. Forma este aceeași pentru toate faptele omogene ale activității economice din diferite divizii ale organizației (inclusiv cele izolate).
11. Compilat în timp util.
La elaborarea formelor de documente contabile primare, trebuie luate în considerare prevederile articolului 9 din Legea federală nr. 129 din 21 noiembrie 1996 „Cu privire la contabilitate” (cu modificări și completări).
Clauza 2 a acestui articol. precizează că documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele de formulare unificate, iar documentele a căror formă nu este prevăzută în aceste albume trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:
a) denumirea documentului;
b) data întocmirii documentului (un document nedatat nu are forță juridică, în plus, în acest caz este dificil de atribuit faptul activității economice unei anumite perioade de raportare în scopurile contabilității financiare și fiscale);
c) denumirea organizației în numele căreia se întocmește documentul;
e) instrumente de măsurare a tranzacţiilor economice în termeni fizici şi monetari;
f) denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia;
g) semnăturile personale ale persoanelor indicate (se poate descifra și semnăturile).
Lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare se aprobă de șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. Mai mult decât atât, documentele care întocmesc tranzacții comerciale cu numerar sunt semnate de șeful organizației și de contabilul șef sau de persoane împuternicite de aceștia.
Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul efectuării tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia.
Cerințele contabilului șef pentru documentarea tranzacțiilor comerciale și transmiterea documentelor și informațiilor necesare către departamentul de contabilitate sunt obligatorii pentru toți angajații organizației. Fără semnătura contabilului-șef, documentele bănești și de decontare, obligațiile financiare și de credit sunt considerate nule și nu trebuie acceptate pentru executare.
Documentele contabile primare pot fi întocmite pe suport de hârtie și mașină. În acest ultim caz, organizația este obligată să producă, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la tranzacții comerciale, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanta si parchetul.
Să controleze și să eficientizeze prelucrarea datelor privind tranzacțiile comerciale, pe baza documentelor contabile primare, documente contabile consolidate , care, în special, includ registre de numerar, rapoarte de mărfuri, un registru de tranzacții comerciale, ordine memoriale, jurnale de ordine, Registrul general și alte registre contabile. Documentul consolidat final sunt situațiile financiare.
©2015-2019 site
Toate drepturile aparțin autorilor lor. Acest site nu pretinde autor, dar oferă o utilizare gratuită.
Data creării paginii: 2016-04-15
Ce documente aparțin primarului, fiecare contabil ar trebui să știe. Acest lucru se datorează faptului că această documentație stă la baza contabilității. Ele dovedesc faptul implementarii operatiunilor de natura economica. Un specialist începător în domeniul contabilității trebuie să-și dea seama ce este, de ce sunt necesare documente primare, cum să le compilați și să le stocați. În caz contrar, problemele cu autoritățile de reglementare nu vor fi evitate.
Persoanele juridice și întreprinzătorii privați pot transfera fonduri între ele numai pe baza anumitor documentații primare. Se presupune că primarul este întocmit chiar înainte de a fi efectuat tranzacția de afaceri, însă legislația nu exclude posibilitatea întocmirii finalizării tranzacției, totuși trebuie să existe motive temeinice pentru aceasta.
Atât documentele contabile primare, cât și cele consolidate trebuie să includă detalii: denumirea formularului; data și locul în care a fost întocmit; numele complet al companiei care l-a pregătit; ce conturi sunt folosite pentru a transfera fonduri; numele complet al funcționarului responsabil etc.
Documentele primare (PD) sunt o componentă obligatorie a contabilității. Acestea sunt compilate în cursul tranzacțiilor comerciale și servesc drept dovadă că astfel de tranzacții au fost finalizate. La efectuarea unei tranzacții, poate fi implicat un număr diferit de documente primare: depinde de specificul comportamentului acesteia.
Lista operațiunilor care trebuie efectuate în timpul tranzacției:
Există 6 tipuri principale de contabilitate PD, care sunt utilizate cel mai des în diferite tranzacții:
| Contracta | Contractul stabilește drepturile și obligațiile părților la tranzacție. Contractul poate fi întocmit pentru prestarea de servicii sau vânzarea de bunuri. Codul civil nu exclude posibilitatea încheierii unui contract oral, dar trebuie amintit că doar un act semnat de două părți poate proteja drepturile și interesele părții vătămate în cadrul autorității judiciare în cazul oricăror probleme, inclusiv non- îndeplinirea obligațiilor de către cealaltă parte. |
| Oferta de facturare |
|
| Documentatie de plata | Aceasta este o confirmare a faptului ca clientul a platit factura emisa de producator. Există diferite tipuri de astfel de documente: cereri de plată, comenzi și cecuri, formulare stricte de raportare. |
| Lista de ambalare |
|
| Act privind prestarea muncii sau prestarea de servicii | Document fata-verso. Ea confirmă nu numai faptul muncii prestate, ci și prețul care a fost plătit pentru produs sau serviciu. Această lucrare servește și ca dovadă că părțile și-au îndeplinit pe deplin obligațiile reciproce și nu au pretenții reciproce. |
| Factura fiscala | Un document important este, cu ajutorul căruia se pune baza pentru acceptarea sumelor de TVA depuse spre deducere. Evident, acest document este foarte important pentru acele structuri care sunt plătitoare de TVA. |
Deci, lista documentației contabile primare arată astfel:
| Tratat | Se încheie cu clientul în scris. Este important de spus că legea nu interzice forma orală a unui astfel de contract, totuși, părțile preferă adesea să stabilească pe hârtie drepturile și obligațiile prevăzute de acord. |
| Verifica | Conține detaliile pentru efectuarea plății și numele bunurilor care sunt achiziționate. |
| Un cec (mărfă sau numerar) sau un formular de raportare strict | Eliberat în cazul plății în numerar. În cazul unei plăți fără numerar, cumpărătorul unui produs sau serviciu are drept dovadă de plată un document de plată, care este certificat de structura bancară. |
| factura fiscala | Eliberat în momentul expedierii mărfii. |
| Acțiunea de a presta servicii sau de a efectua o muncă | Se acordă după ce serviciile sunt prestate integral. |
Definiția conceptului de „document contabil primar” este dată de articolul 60-1 din Codul fiscal rus: documentele primare sunt dovezi documentate că o tranzacție a fost finalizată sau că există un eveniment care dă dreptul de a o efectua. Astfel de documente pot fi în formă de hârtie sau electronic. Contabilitatea se face pe baza unei astfel de documentații.
Articolul 60-2 prevede formele acestor documente și cerințele care sunt înaintate pentru executarea acestora.
Un alt act normativ, care definește documentația primară, precum și definește formele acesteia, este legea contabilității și raportării financiare.
Rusia este o țară în care legislația contabilă și fiscală se modifică periodic. Având în vedere faptul că formularele pot fi modificate sau completate, este necesar să se țină evidența ce modificări sunt aprobate de diferite agenții guvernamentale, inclusiv de Ministerul Finanțelor. Deci, de exemplu, la începutul anului 2019, a fost aprobată forma unei situații contabile, care anterior avea o formă arbitrară.
Codul contravențiilor administrative prevede o serie de sancțiuni pentru absența documentelor primare în organizație, acestea fiind definite în articolul 276 din Cod.
PD stau la baza inceperii contabilitatii pentru anumite tranzactii si efectuarii inscrierilor in registrul contabil. Un astfel de document acționează ca o dovadă scrisă a faptului că o tranzacție comercială a fost finalizată.
Acele documente contabile primare, ale căror formulare nu sunt aprobate oficial, sunt aprobate de șeful organizației, emitând un ordin corespunzător. Acestea trebuie să conțină toate detaliile obligatorii care sunt prevăzute de lege.
O astfel de documentație trebuie întocmită pe hârtie și susținută de semnătura persoanei care a întocmit documentul. Dacă se utilizează un document electronic, acesta trebuie semnat cu o semnătură electronică.
Formele unificate de PD nu sunt riguroase pentru utilizare. Excepție fac documentele de numerar care sunt aprobate de structurile autorizate.
Formularul PD trebuie să conțină următoarele date obligatorii:
Astfel de documente sunt împărțite în următoarele grupuri:
Documentele de raportare ar trebui să fie întocmite ordonat și clar.
Reguli fundamentale:
În 2019, se utilizează formulare standard pentru pregătirea PD. Documentele sunt împărțite în externe și interne.
Prima organizație primește din exterior: de la instituții de stat, organizații superioare, structuri bancare, autorități fiscale etc. Exemple de documente externe: facturi, ordine de plată sau creanțe. În ceea ce privește documentele interne, acestea se întocmesc direct în organizație.
Dacă documentul este completat incorect, organizația va întâmpina dificultăți în determinarea bazei de impozitare, iar acest lucru poate duce la dezacorduri cu serviciul fiscal.
Se întâmplă ca până și un contabil cu experiență care a întocmit un document de mai multe ori să greșească. Este posibil să o corectați numai atunci când documentul nu a fost reflectat în contabilitate, adică nu a fost efectuat. Trebuie amintit că efectuarea de corecții cu un accident vascular cerebral este inacceptabilă.
Pot fi utilizate doar următoarele trei metode:
Acesta din urmă se aplică în cazul în care s-a comis o eroare în registrul contabil, în timp ce nu se aplică corespondenței conturilor. Această metodă este adecvată pentru utilizare înainte de întocmirea bilanţului. În acest caz, numărul greșit sau alt semn trebuie tăiat cu o linie subțire, iar în dreptul acestuia trebuie indicată valoarea corectă. Pe lateral, indicați - „corectat pentru a crede” și puneți data și semnătura.
O intrare suplimentară ar fi adecvată dacă valoarea operațiunii care se desfășoară ar fi subestimată.
Metoda inversării implică corectarea unei intrări incorecte folosind un număr negativ. Cifra greșită este indicată cu cerneală roșie, se face imediat introducerea corectă, care se face în culoarea obișnuită.
Actele de reconciliere nu au legătură juridică cu documentele primare, prin urmare nu sunt reglementate de documente de reglementare. Acestea afiseaza decontarile efectuate pe o anumita perioada intre firme care au statut de persoana juridica, sau intreprinzatori individuali.
Acest tip de document este utilizat la inițiativa contabililor, deoarece cu ajutorul acestuia este posibil să se rezolve o serie de probleme controversate, care protejează interesele organizației.
În ce cazuri este important să se întocmească un act de reconciliere:
Acest document poate fi utilizat în instanță în cazul unui litigiu între părți.
Prevederea privind stocarea documentației primare este consacrata la nivel legislativ.
Diferite tipuri de documente au termeni de stocare diferiți:
| Pe parcursul unui an | Este necesar să se păstreze corespondența cu autoritățile de reglementare cu privire la termenii de depunere a documentației de raportare. |
| Cel putin 5 ani | Se păstrează documentația de numerar și documentele precum bilanțul trimestrului, raportul organizației cu o notă explicativă a trimestrului; proces-verbal al ședinței privind adoptarea bilanțului trimestrial; documentația primară și cartea de casă; documente privind contabilitatea de sistem și nesistem și altele. |
| Cel puțin 10 ani | Bilanțul anual, lista de inventariere, bilanțul de transfer, separarea, lichidarea și alte documente trebuie păstrate. |
| Cel puțin 75 de ani | Se salvează contul personal al fiecărui angajat și fișele de salarizare. |
Corectitudinea contabilității și concluziile ulterioare din aceasta depind de calitatea designului documentului primar și de informațiile conținute în acesta.
Informațiile cuprinse în documentele primare acceptate în contabilitate se acumulează și se sistematizează în registre contabile ale căror formulare sau cerințe pentru care sunt aprobate de către organismul abilitat. Datele registrelor contabile într-o formă grupată sunt transferate în situațiile financiare.
Conducerea determină persoanele care au dreptul să semneze documentele contabile. În acest caz, se poate stabili o ierarhie a semnăturilor în funcție de funcția deținută, suma de bani, sfera și natura operațiunii.
Întreprinderile sau organizațiile care utilizează semnături electronice ar trebui să stabilească garanții și controale adecvate cu privire la dreptul de a utiliza și de a accesa semnăturile electronice.(17)
Cerințe pentru întocmirea documentelor primare
1. Înscrierile în documentele primare trebuie să se facă cu cerneală, creion chimic, pastă de pix, cu ajutorul mașinii de scris, mecanizări și alte mijloace care să asigure siguranța acestor înregistrări în timpul stabilit pentru păstrarea lor în arhivă.
Este interzisă folosirea unui creion simplu pentru scris.
Șeful organizației, de comun acord cu contabilul șef, trebuie să aprobe sub formă de ordin o listă a persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare.
Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul acestora în termenele stabilite pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea, este asigurată de persoanele care au întocmit și semnat aceste documente.
Mișcarea documentelor primare în contabilitate (întocmirea sau primirea de la alte entități comerciale, acceptarea în contabilitate, prelucrare, transfer în arhivă) ar trebui, de asemenea, reglementată printr-un program aprobat prin ordinul șefului.
Pentru a avertiza atât managerii, cât și interpreții împotriva consecințelor negative neprevăzute și pentru a economisi timp la căutarea informațiilor, este necesar să se creeze o bază pentru înregistrarea documentelor primare după primirea documentelor de reglementare.
Aceasta înseamnă că toate documentele primare emise și completate în contabilitate trebuie să aibă propriul identificator - un cod (unic, număr unic), care le este atribuit la înregistrarea obligatorie într-unul dintre jurnalele de înregistrare care trebuie deschise la fiecare întreprindere.
Procedura de intocmire a documentelor:
Documentele primare create printr-o metodă mecanizată necesită o confirmare specială a fiabilității datelor primite, de exemplu. autorizarea și protecția datelor înregistrate împotriva primirii neautorizate de informații despre acestea. Orice tip de document poate fi trimis prin fax, dar nu și documentul contabil primar, deoarece nu are confirmarea autenticității acestuia. Responsabilitatea pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a documentelor și transmiterea acestora în termenele stabilite pentru reflectarea ulterioară în contabilitate revine persoanelor care au întocmit și semnat aceste documente.
Contabilitatea primară la o întreprindere de producție este baza informațională a managementului, a cărei calitate depinde direct de calitatea contabilității. Contabilitatea primară este un complex de informații și operațiuni logice cu documente care însoțesc orice fluxuri materiale și financiare și elementele acestora de la intrarea la ieșire a instalațiilor de producție și economice ale întreprinderii și ale companiei în ansamblu.
Astfel, documentele primare sunt purtătoare de informații despre toate obiectele și subiectele de producție și economice și interacțiunile acestora și permit o evaluare cuprinzătoare a tuturor factorilor de control: cantitativi, calitativi, financiari (12).
În practica curentă, documentele contabile primare sunt înțelese ca documente care reflectă faptele vieții economice (tranzacții, circulație a mărfurilor și materialelor etc.). Acestea sunt emise în momentul efectuării tranzacțiilor sau după finalizarea acestora, pentru a confirma faptele petrecute. Pe baza acestora, contabilul face înregistrări în programul contabil al întreprinderii, acceptă sume pentru contabilitate fiscală.
Potrivit explicațiilor Ministerului de Finanțe, compania are dreptul de a determina independent ce forme de „primar” să folosească. Decizia luată este fixată în politica contabilă a organizației. Practica arată că entitățile comerciale folosesc una dintre cele trei opțiuni:
Dreptul entităților comerciale de a dezvolta în mod independent formulare primare nu se aplică următoarelor tipuri de documente:
Pentru aceștia, Ministerul Finanțelor introduce formulare unificate la rang de obligatorii.
În cazul în care firma care a încheiat tranzacția nu a determinat forma „primarului” în contract, contrapartea are dreptul de a emite documente conform propriilor mostre. Pentru a evita problemele legate de structurile de reglementare, compania ar trebui să precizeze în politica sa contabilă că acceptă documente pe formulare elaborate de furnizorii și cumpărătorii săi.
Important! Prezența unui „primar” care mijlocește o anumită operațiune este o cerință obligatorie pentru reflectarea acesteia în contabilitate și contabilitate fiscală.
Potrivit art. 9 402-FZ, documentele contabile primare trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:
Lista persoanelor îndreptățite să semneze documente contabile primare este stabilită de șeful organizației. Se fixează prin ordinul lui.
Unele formulare conțin detalii suplimentare în legătură cu lista standard. De exemplu, scrisoarea de parcurs trebuie să conțină informații despre mașină, proprietar și șofer.
Este necesară aplicarea unei amprente a sigiliului organizației pe „primar”? Aceasta nu este o cerință obligatorie, nu puteți face fără ea doar dacă prezența sa este prevăzută de eșantionul consacrat în politica contabilă a companiei.
Legislația actuală nu stabilește o listă închisă a documentelor contabile primare 2018. Diversitatea acestora este determinată de domeniul de activitate al entității economice. Pentru o firmă este necesară o scrisoare de însoțire, pentru alta, un act de ștergere a literaturii din bibliotecă.
Cele mai comune tipuri de documente includ:
Această listă de documente contabile primare nu este completă. Companiile din diferite linii de activitate utilizează formularele necesare pentru a reflecta tranzacțiile în curs.
În funcție de metoda de implementare, „primarea” este hârtie și electronică. A doua opțiune este utilizată în companiile în care este configurat gestionarea electronică a documentelor. Ajută la simplificarea și accelerarea procesării documentelor de afaceri, la depanarea interacțiunii dintre contrapărți.
Conform normelor legislației actuale, toate tipurile de „primare” sunt stocate în companie timp de cinci ani. Numărătoarea inversă este de la sfârșitul anului de raportare. De exemplu, actele emise în 2018 trebuie păstrate până în 2023 inclusiv. Încălcarea acestei reguli va duce la proceduri cu serviciul fiscal, impunerea de penalități organizației.
