Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019 are propriile sale caracteristici. Luați în considerare ce documente ar trebui să se ghideze un contabil pentru a calcula corect și a lua în considerare costurile unei călătorii de afaceri.
Multe companii și întreprinzători individuali în cursul activităților lor se confruntă cu nevoia de a trimite angajații într-o călătorie în afara locului lor de muncă permanentă pentru a îndeplini anumite sarcini. O astfel de călătorie se numește călătorie de afaceri (articolul 161 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totodată, angajatorul este obligat să păstreze pentru lucrătorul detașat locul de muncă, câștigul mediu, precum și să ramburseze cheltuielile efectuate de acesta, a căror listă este stabilită prin lege.
Pentru a lua in considerare corect si rezonabil cheltuielile de deplasare, contabilul trebuie sa aiba documente incheiate corespunzator care sa confirme faptul unei tranzactii comerciale.
Contabilitatea cheltuielilor de călătorie poate fi împărțită în 2 etape principale:
Pentru a plăti un avans unui angajat pentru cheltuieli de călătorie, un contabil trebuie să îl calculeze pe baza a 2 documente interne:
Pe baza celor scrise în aceste două documente locale, precum și a reglementărilor de călătorie elaborate și adoptate de companie, contabilul calculează un avans de numerar, care include:
Pentru informații dacă să plătească un salariat diurnă pentru zilele de pe drum, dacă biletul prevede mâncare, citiți materialul „Un bilet de călătorie de afaceri oferă mese – ar trebui un angajat să plătească diurnă pentru zilele petrecute pe drum?” .
Diurna nu depinde de costul călătoriei și al locuinței. Această cheltuială separată este definită ca fondurile necesare pentru a presta munca și cazarea în timpul unei călătorii de afaceri (pentru mese).
Diurnele nu sunt limitate prin lege, iar fiecare organizație comercială are dreptul să-și stabilească mărimea printr-un act intern. În același timp, trebuie amintit că există o limită peste care este necesar să se calculeze impozitul pe venitul personal și să-l rețină de la angajat, precum și să se acumuleze prime de asigurare. În 2018-2019, această limită este de 700 de ruble. pe zi pentru călătorii de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble. - pentru călătorii de afaceri în străinătate.
Diurnele se plătesc pentru toate zilele de călătorie de afaceri, inclusiv weekend-urile și sărbătorile nelucrătoare, precum și zilele de călătorie și opririle forțate (clauza 11 din Regulamentul privind specificul trimiterii salariaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul din Guvernul Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749). Angajatul nu trebuie să se prezinte pentru utilizarea diurnă.
Alte cheltuieli pot fi cheltuielile pentru comunicații mobile, internet, plata pentru bunuri și servicii necesare muncii.
Angajatul primește un avans la casieria organizației sau prin transfer bancar pe card, iar înainte de sfârșitul a 3 zile de la revenirea la un loc permanent de muncă, se raportează la departamentul de contabilitate pentru banii primiti.
IMPORTANT! Pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019, nu este necesară eliberarea unui certificat de călătorie și a unui loc de muncă (Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595). Aprobarea raportului privind banii cheltuiți va trebui făcută pe baza documentelor pe care angajatul le va furniza și în conformitate cu reglementările de călătorie adoptate de organizație.
Cu toate acestea, pentru a minimiza riscurile de dispute cu autoritățile fiscale, multe companii continuă să folosească vechile reguli pentru procesarea cheltuielilor de călătorie. Deoarece, de exemplu, dacă un angajat folosește propriile vehicule și este imposibil să se confirme data plecării și a sosirii cu documentele de călătorie, nota, potrivit Ministerului Finanțelor, nu va fi un document care să confirme durata călătoriei ( scrisoarea Ministerului Finanțelor din 20.04.2015 Nr.03-03-06 /22368). În consecință, inspectorii pot avea întrebări legate de mărimea diurnei. Și dacă se eliberează un certificat de călătorie cu mărci de sosire/plecare, atunci litigiile pot fi evitate.
O călătorie de afaceri în străinătate este emisă în același mod ca în Rusia, doar că are câteva caracteristici:
Dacă angajatul a cumpărat independent moneda, atunci când întocmește raportul, trebuie să atașeze certificate de cumpărare a acesteia. Dacă nu există un astfel de certificat, atunci cheltuielile vor fi recalculate la cursul Băncii Centrale la momentul primirii banilor contabili (clauzele 5, 6, 7 PBU 3/2006).
După aprobarea raportului:
Pentru diurnele în valută, acea parte a acestora care este supusă impozitului pe venitul personal trebuie convertită în ruble la cursul de schimb din ultima zi a lunii în care a fost aprobat raportul în avans (scrisoare a Ministerului Finanțelor din noiembrie 01, 2016 Nr. 03-04-06 / 64006).
IMPORTANT! Dacă actul de reglementare local al companiei indică valoarea diurnei în valută străină și plătește angajatul în ruble, atunci nu este nevoie să se recalculeze (scrisoare a Ministerului Finanțelor din 22.04.2016 nr. 03-04-06 / 23252).
Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, organizația pe sistemul fiscal simplificat calculează cheltuielile de călătorie în același mod ca și la OSNO. Avand rambursarea salariatului pentru toate cheltuielile de deplasare prevazute de lege, societatea are dreptul de a-si reduce veniturile in scopuri fiscale, sub rezerva dovezii documentare si justificarii economice a costurilor suportate (subclauza 13, clauza 1, art. 346.16 din Codul fiscal). al Federației Ruse).
O caracteristică distinctivă este data la care cheltuielile de călătorie sunt incluse în cheltuieli. Întrucât contabilizarea cheltuielilor în sistemul simplificat de impozitare se efectuează pe bază de numerar, data recunoașterii cheltuielilor este data aprobării raportului de avans. Totuși, în cazul în care salariatul și-a cheltuit fondurile proprii și societatea îi rambursează, plățile rambursabile trebuie incluse în registrul de venituri și cheltuieli la momentul eliberării banilor de la casierie (clauza 2 a articolului 346.17 din Codul fiscal). al Federației Ruse).
Încă o nuanță. Potrivit Ministerului de Finanțe, un antreprenor individual fără muncitori pe un sistem fiscal simplificat nu poate lua în considerare costurile propriilor călătorii. Departamentul argumentează această poziție astfel: o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat la ordinul angajatorului. Iar antreprenorul individual nu are angajator, la fel cum el insusi nu poate fi angajatul sau (scrisorile Ministerului Finantelor din 26 februarie 2018 Nr. 03-11-11 / 11722, din 5 iulie 2013 Nr. 03-11). -11 / 166). Instanțele, de regulă, nu sunt de acord cu astfel de concluzii (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Orientului Îndepărtat din 22 august 2011 Nr. F03-3248 / 2011).
Citiți mai multe despre recunoașterea cheltuielilor în cadrul sistemului fiscal simplificat în material „Cheltuieli acceptabile în cadrul sistemului fiscal simplificat în 2018 - 2019” .
Raportul prealabil aprobat - sub forma AO-1 sau formular dezvoltat independent - cu documente anexate la acesta care confirmă cheltuielile efectuate în interesul societății, va servi drept bază pentru reflectarea acestor cheltuieli în contabilitate.
La verificarea raportului de avans, contabilul efectuează calculul corector al diurnei (dacă călătoria a fost mai scurtă sau mai lungă decât cea planificată) pe baza biletelor de călătorie, din care preia data plecării și data întoarcerii. Ziua de plecare este considerată a fi ziua curentă dacă ora de plecare de pe bilete este înainte de ora 24:00 inclusiv, iar a doua zi este de la ora 00:00.
ADUCERE AMINTE! În cazul în care călătoria a fost efectuată cu transport personal, atunci diurna se calculează în funcție de scrisoarea de parcurs și de cazare, conform cărora contabilul poate urmări data sosirii și plecării pentru a calcula ziua într-o călătorie de afaceri.
În cazul în care nu există documente de călătorie, precum și documente care confirmă faptul de reședință la locul călătoriei de afaceri, angajatul furnizează un memoriu privind durata efectivă a călătoriei de afaceri, confirmat de evidența gazdei. Persoana responsabilă a organizației la care a fost detașat angajatul trebuie să pună o notă cu privire la data sosirii și a plecării (clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri din 13.10.2008 nr. 749).
Dacă un angajat a folosit transportul oficial sau personal și are nevoie de compensație pentru utilizarea acestuia și benzină, atunci trebuie să depună un memoriu, o scrisoare de parcurs, în funcție de care se calculează distanța parcursă, să atașeze facturi și chitanțe pentru achiziționarea de combustibil. Posibilitatea de a recupera astfel de cheltuieli ar trebui prevăzută în politica contabilă.
De asemenea, trebuie verificate documentele pentru închirierea locuinței care confirmă plata: cecuri, chitanțe, contract de închiriere, chitanță de la proprietarul casei sau apartamentului. La verificare, suma efectiv plătită și confirmată este luată în considerare și aprobată.
Să luăm în considerare ce postări în 2018-2019 pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie sunt furnizate de Planul de conturi.
În ziua în care salariatului i se eliberează avansul pentru călătoria de afaceri, se efectuează următoarea afișare:
Dt 71 Kt 50, 51 - s-au plătit bani pentru cheltuieli de călătorie.
După aprobarea raportului de avans, se vor face afișări în conformitate cu repartizarea sumelor cheltuite în funcție de scopul lor:
Dt 20, 23 ... 44 Kt 71 - diurna, bilete de calatorie (fara TVA), factura la hotel (fara TVA);
Dt 19 Kt 71 - TVA reflectat pentru călătorii și locuințe;
Dt 68 Kt 19 - acceptat pentru deducere TVA pentru transport si cazare;
Dt 20, 44, 91-2, 08, 10 ... Kt 71 - se iau în calcul alte cheltuieli;
Dt 50 Kt 71 - revenirea la casieria organizarii soldului avansului;
Dt 71 Kt 50 - rambursarea cheltuielilor excesive.
La sfârșitul lunii este posibilă următoarea postare:
Dt 70 Kt 68 - impozit pe venitul persoanelor fizice reținut din indemnizațiile zilnice care depășește limita.
Ce postări și în ce cazuri trebuie făcute la emiterea unui avans pentru călătorii de afaceri, citiți în articol „Emis în raport pentru cheltuieli de deplasare – postare” .
Cheltuielile organizației - pentru călătorie, locuințe, diurne și altele aprobate de conducere - societatea are dreptul de a atribui cheltuieli și de a reduce baza impozabilă. Contabilul ar trebui să fie responsabil pentru verificarea raportului, astfel încât organele de inspecție să nu aibă îndoieli și întrebări.
Operațiunile de contabilizare a cheltuielilor de călătorie și a decontărilor reciproce cu persoane responsabile includ de obicei:
De la casierie, a fost eliberat numerar pentru cheltuielile de călătorie unui angajat al întreprinderii în valoare de 10.000 de ruble.
Durata călătoriei este de 5 zile.
Durata sejurului in hotel este de 5 zile. Costul vieții într-un hotel este de 3.540 de ruble. pe zi incl. TVA.
Cheltuieli de călătorie în ambele direcții 5.900 de ruble. inclusiv TVA.
La sfârșitul călătoriei de afaceri, angajatul a depus un raport în avans pentru călătoria de afaceri în legătură cu scopuri generale de afaceri.
Pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri (inclusiv timpul petrecut pe drum), angajatul este plătit diurnă. Ziua de începere a călătoriei de afaceri este considerată a fi o zi calendaristică completă (până la 24 de ore inclusiv), în timpul căreia un tren, avion, autobuz sau alt mijloc de transport pleacă de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri, iar ziua de sosirea este o zi calendaristică (tot de la 0 la 24 de ore inclusiv), în cadrul căreia autovehiculul ajunge înapoi. Dacă călătoria de afaceri durează o zi, diurnele nu se plătesc. Aceeași procedură se aplică dacă persoana detașată are posibilitatea de a se întoarce zilnic la locul său de reședință permanentă.
Plata diurnei este, de asemenea, scutită de impozitul pe venitul personal - impozitul pe venitul personal în limitele standardelor: 700 de ruble pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în țară și 2.500 de ruble în afara țării. Dacă organizația a stabilit diurna peste aceste sume, atunci angajatul trebuie să plătească impozit pe venitul personal din excedent.
Astfel, indemnizația zilnică pentru o călătorie de afaceri va fi de 5 x 700 = 3.500 de ruble.
Costul închirierii unei locuințe este plătit integral angajatului în prezența documentelor justificative. Suma cheltuielilor de trai nu se aplică veniturilor angajatului, prin urmare, impozitul pe venitul personal nu se percepe asupra acestora. Contribuțiile la asigurări nu sunt percepute din aceste plăți (la Fondul de Pensii, FSS, MHIF).
Dacă dintr-un motiv oarecare angajatul nu și-a putut documenta cheltuielile de trai, atunci acestea îi sunt rambursate conform standardelor. În acest caz, nici valorile normative nu sunt impozitate.
Costul vieții într-un hotel în funcție de starea problemei va fi de 5 x 3.540 = 17.700 de ruble. Inclusiv TVA 2.700 de ruble.
Cheltuielile de călătorie la locul călătoriei de afaceri și retur sunt rambursate angajatului în cuantumul costului călătoriei cu aerul, calea ferată, apă, transport cu motor de uz general (cu excepția taxiurilor), inclusiv plățile de asigurare, asigurarea obligatorie de stat a pasagerilor, servicii de rezervare in avans, plata asternuturii.
În cazul pierderii documentelor de călătorie, cheltuielile sunt rambursate angajatului la costul minim.
Conform sarcinii, costurile de transport se ridică la 5.900 de ruble, inclusiv TVA de 900 de ruble.
Cu ajutorul unui raport în avans, persoanele responsabile confirmă pentru departamentul de contabilitate sumele cheltuite care le-au fost emise anterior în avans.
Formularul de raportare anticipată este un formular unificat cu două fețe nr. AO-1 și trebuie completat într-un singur exemplar, atât de către o persoană responsabilă, cât și de un angajat contabil. Raportul prealabil completat de angajat împreună cu documentele justificative (bilete, cecuri, documente de la hotel etc.) se depune la departamentul de contabilitate. Contabilul, după verificarea corectitudinii actelor, completează pe verso sumele cheltuielilor acceptate în contabilitate, indicând conturile contabile care se debitează pentru sumele cheltuielilor.
După aprobarea documentului, departamentul de contabilitate generează înregistrări pentru radierea fondurilor contabile și face decontarea finală cu persoana responsabilă. Dacă plata în avans primită de angajat nu este utilizată în totalitate, atunci soldul este predat casieriei întreprinderii. Și, invers, suma cheltuită în exces trebuie plătită angajatului departamentului de contabilitate.
Calculul final al cheltuielilor de călătorie este prezentat în tabelul de mai jos.
| Tipul de cheltuială | Cheltuieli, freacă. pe zi | zi | Cheltuieli, freacă. |
| diurnă | 700 | 5 | 3 500 |
| Cazare la hotel | 3 540 | 5 | 17 700 inclusiv TVA 2.700 |
| Directii | 5 900 inclusiv TVA 900 |
||
| TOTAL | 27 100 |
Înregistrare contabilă: de la casierie au fost eliberate fonduri pentru cheltuielile de călătorie unui angajat al întreprinderii în valoare de 10.000 de ruble.
Dt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 10.000 de ruble.
Kt 50 „Casier” 10.000 de ruble.
Inregistrare contabila: conform raportului de avans se acumuleaza diurne.
Dt 26 „Cheltuieli generale” 3.500 de ruble.
Kt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 3.500 de ruble.
Inregistrare contabila: conform raportului de avans se iau in calcul cheltuielile de cazare.
Dt 26 „Cheltuieli generale” 15.000 de ruble.
Dt 19 „TVA-ul trebuie rambursat la bunurile de valoare dobândite” 2.700 de ruble.
Kt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 17.700 de ruble.
Inregistrare contabila: conform raportului de avans se iau in calcul costurile de transport.
Dt 26 „Cheltuieli generale” 5.000 de ruble.
Dt 19 „TVA-ul trebuie rambursat la bunurile de valoare achiziționate” 900 de ruble.
Kt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 5.900 de ruble.
După cum știți deja, contul contabil 71 „Decontări cu persoane responsabile” este utilizat pentru a contabiliza decontări cu persoane responsabile. După completarea înregistrărilor contabile de mai sus, datele pentru acest cont sunt următoarele.
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 10 000 | 27 100 |
| 17 100 | |
După cum se poate observa din cifra de pe contul 71, angajatul a cheltuit și raportat pentru o sumă mai mare decât i s-a dat. Înregistrarea contabilă pentru decontări cu o persoană responsabilă în acest caz va arăta astfel:
Dt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 17.100 de ruble.
Kt 50 „Casier” 17.100 de ruble.
Dacă decontarea se face integral, atunci nu ar trebui să existe sold în contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”.
| 71 „Decontări cu persoane responsabile” | |
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 17 100 | |
| 27 100 | 27 100 |
| 0 | |
Dacă, la întoarcere, angajatul are o parte din avansul eliberat, atunci el returnează întreprinderii fondurile rămase la casierie cu înregistrare.
În cazul în care plata în avans acordată angajatului nu a fost suficientă și banii proprii au fost cheltuiți, atunci organizația rambursează cheltuielile efectuate în plus față de plata în avans emisă și se întocmește.
Înregistrări privind cheltuielile care depășesc avansul emis
Debit | Credit | Numele operațiunii |
Numerar plătit pentru raportare |
||
Fondurile necheltuite au returnat companiei la casierie |
||
A eliberat salariatului suma cheltuită de acesta în plus față de avansul emis |
Cheltuielile de călătorie, în funcție de scopul călătoriei, sunt debitate în conturile contabile relevante. Costurile asociate cu activitățile culturale și recreative sunt contabilizate ca cheltuieli nefuncționale.
Dacă există o alocare pentru cheltuielile efectuate și există documente justificative cu TVA evidențiate într-un rând separat (facturi,), atunci acest TVA poate fi atribuit contului 19 și apoi trimis spre deducere (cu condiția ca aceste cheltuieli să fie legate de cheltuieli care reduce baza de impozitare la ).
Debit | Credit | Numele operațiunii |
20 (23, 25, 26, 29) | Cheltuielile de călătorie asociate activității principale a întreprinderii producătoare sunt anulate. |
|
Cheltuielile de călătorie asociate cu activitatea principală a întreprinderii comerciale sunt anulate. |
||
Cheltuielile de călătorie anulate asociate cu achiziționarea de mijloace fixe |
||
Cheltuieli anulate asociate cu achiziționarea de stocuri |
||
Amortizat costul unei călătorii de afaceri asociate cu transportul produselor defecte |
||
Cheltuieli de călătorie legate de recreere și evenimente culturale și de divertisment |
||
TVA dedicat cheltuielilor de călătorie |
||
TVA trimis spre deducere |
Angajatorul nu poate accepta nicio cheltuială efectuată de angajat, caz în care angajatul trebuie să ramburseze aceste costuri din propria sa (trebuie amintit că o sumă de cel mult 20% din câștigul mediu poate fi dedusă din salariul salariatului) , sau prin plata de numerar la casieria întreprinderii sau în contul curent.
Dacă angajatorul însuși plătește unele cheltuieli din contul curent (de exemplu, plata biletelor sau a cazării la hotel), atunci se fac următoarele postări:
Debit | Credit | Numele operațiunii |
Cheltuieli de călătorie plătite din contul curent al angajatorului |
||
20, 23, 25, 26, 29 (44) | Cheltuielile de călătorie sunt anulate după ce angajatul transmite un raport în avans și este aprobat de managerul său. |
|
TVA alocat pentru aceste cheltuieli (dacă există) |
||
TVA-ul la cheltuielile de călătorie este deductibil |
Daca angajatorul achizitioneaza singur un bilet pentru deplasarea angajatului, atunci acesta se ia in calcul pe subcontul 3 al contului 50 „Casiera”. În acest caz, se efectuează următoarele cablaje:
Înregistrări contabile pentru cheltuieli de călătorie:
Sumă | Debit | Credit | Numele operațiunii |
Numerar plătit din casa de marcat |
|||
Cheltuieli pentru biletele anulate fără TVA |
|||
TVA alocat la costurile biletelor |
|||
TVA trimis spre deducere |
|||
Cheltuielile hoteliere sunt anulate fără TVA |
În timpul în care un angajat cu normă întreagă se află într-o călătorie de afaceri, el își păstrează câștigul mediu (articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse)
19.06.2012statul de plată în valoare de câștig mediu pentru un angajat în timpul unei călătorii de afaceri este reflectat în postare:
Debit 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Credit 70 - a fost acumulat un salariu în valoare de câștig mediu în timpul unei călătorii de afaceri.
În plus față de câștigul mediu, organizația compensează angajatul pentru cheltuielile de călătorie (alocație zilnică, cheltuieli de trai, costuri de călătorie etc.) (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Procedura de reflectare a cheltuielilor de călătorie în contabilitate depinde de scopul călătoriei. Scopul călătoriei este determinat de sarcina. Ținând cont de specificul misiunii, valoarea cheltuielilor indicată în raportul de avans aprobat ar trebui să fie reflectată în înregistrare:
Debit 08 (10) Credit 71 - dacă călătoria de afaceri a fost legată de achiziționarea de active imobilizate sau de stocuri;
Debit 20 (25, 26) Credit 71 - dacă călătoria de afaceri a fost legată de activitatea principală a organizației de producție;
Debit 44 Credit 71 - dacă călătoria de afaceri a fost legată de vânzarea de produse finite sau de activitatea principală a unei organizații comerciale;
Debit 28 Credit 71 - dacă călătoria de afaceri a fost asociată cu returnarea și transportul produselor defecte;
Debit 91-2 Credit 71 - dacă călătoria de afaceri a fost asociată cu încasarea altor venituri (era neproductivă prin natura sa).
La plata cheltuielilor de călătorie de către o organizație și nu de către un angajat (de exemplu, plata fără numerar pentru servicii hoteliere, bilete de călătorie etc.), se face următoarea înregistrare în contabilitate:
Debit 76 (60) Credit 51 - plătit pentru servicii hoteliere, bilete de călătorie etc. pentru un angajat într-o călătorie de afaceri.
După aprobarea raportului de cheltuieli al angajatului, cheltuielile de deplasare sunt debitate cu următoarea înregistrare:
Debit 26 (20, 25, 44) Credit 76 (60) - cheltuielile de călătorie de afaceri sunt anulate.
Dacă o organizație achiziționează bilete de călătorie pentru un angajat detașat, atunci acestea trebuie luate în considerare în subcontul 50-3 „Documente de bani” (Instrucțiuni pentru planul de conturi):
Debit 50-3 Credit 76 (60) - a fost achiziționat un bilet pentru un angajat trimis într-o călătorie de afaceri;
Debit 71 Credit 50-3 - a fost emis un bilet de călătorie unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri.
După aprobarea raportului de avans al angajatului, costul biletului folosit este debitat la cheltuieli:
Debit 26 (20, 25, 44) Credit 71 - costul biletului folosit de angajat într-o călătorie de afaceri a fost anulat drept cheltuieli.
Această procedură de reflectare a cheltuielilor de călătorie se bazează pe prevederile paragrafelor 5 și 7 din PBU 10/99, precum și pe Instrucțiunile pentru planul de conturi (conturile 71, 50-3).
În practică, se pune întrebarea cum să reflecte în contabilitate achiziția unui bilet electronic pentru un angajat în călătorie de afaceri la locul călătoriei de afaceri (înapoi), în cazul în care compania nu primește un itinerar/chitanță emisă pe un formular de raportare strict.
În general, biletul electronic este un document folosit pentru a certifica un contract de transport al unui pasager și al bagajului, în care informațiile despre transport sunt prezentate în formă electronică digitală. O astfel de definiție este cuprinsă în ordinele Ministerului Transporturilor din Rusia din 8 noiembrie 2006 nr. 134 și din 23 iulie 2007 nr. 102. Astfel, un bilet electronic nu este un document pe hârtie. Prin urmare, spre deosebire de biletele în formă de hârtie, este imposibil să se ia în considerare la casieria organizației ca parte a documentelor monetare (Instrucțiuni pentru planul de conturi).
Achiziționarea unui bilet electronic ar trebui să se reflecte în contabilitate ca o plată regulată pentru serviciile unei organizații terțe (de exemplu, o companie aeriană):
Debit 76 (60) Credit 51 - plătit pentru un bilet electronic achiziționat pentru un angajat trimis într-o călătorie de afaceri (pe baza unui ordin de plată).
După ce angajatul prezintă documente care confirmă călătoria (de exemplu, o imprimare a unui bilet electronic, o carte de îmbarcare, un itinerar/chitanță), costul unui bilet electronic ar trebui să fie anulat drept cheltuieli (clauzele 5 și 7 din PBU 10/). 99). În contabilitate, acest lucru se reflectă în postare:
Debit 26 (20, 25, 44) Credit 76 (60) - costul biletului a fost încasat din cheltuielile organizației.
În practică, se pune și întrebarea cum să reflecte în contabilitate cheltuielile de călătorie (inclusiv plata timpului petrecut într-o călătorie de afaceri pe baza câștigului mediu) ale unui angajat care a îndeplinit sarcina de a încheia contracte pentru anul următor.
Legislația nu oferă un răspuns clar la această întrebare. Pe de o parte, dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri pentru a încheia un acord, acestea sunt cheltuielile obișnuite de călătorie ale organizației (cheltuieli pentru activități obișnuite) (clauzele 5 și 7 din PBU 10/99). Salariatul își îndeplinește atribuțiile determinate de atribuția de serviciu. Cheltuielile se referă la perioada în care a avut loc călătoria de afaceri, adică. este îndeplinită condiția de anulare a costurilor în contabilitate (clauza 18 din PBU 10/99). Prin urmare, următoarele postări sunt legale:
Debit 20 (44, 25, 26) Credit 71 (76, 60) - se iau în calcul cheltuielile de deplasare ale salariatului;
Debit 20 (44, 25, 26) Credit 70 - a fost acumulat un salariu în cuantumul salariului mediu al unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri.
Abordarea de mai sus este confirmată de scrisoarea Ministerului Taxelor și Impozitelor din Rusia pentru Moscova din 27 februarie 2001 nr. 03-12/9748. Cu toate acestea, pe de altă parte, procedura de reflectare a cheltuielilor de călătorie în contabilitate depinde de scopul călătoriei. Întrucât scopul călătoriei de afaceri este încheierea unui contract pentru anul următor, cheltuielile de călătorie se referă la perioadele de raportare viitoare. Prin urmare, acestea ar trebui reflectate în contul 97 „Cheltuieli amânate” (Instrucțiuni pentru planul de conturi). Puteți începe anularea acestora la prețul de cost din momentul în care acordul încheiat intră în vigoare uniform în perioada de valabilitate a acestuia (clauza 65 din Regulamentul de contabilitate și contabilitate). Astfel, condiția de corespondență a cheltuielilor efectuate cu veniturile încasate este respectată în totalitate (alin. 19 din PBU 10/99). În contabilitate, acest lucru se reflectă după cum urmează:
Debit 97 Credit 71 (76, 60), 70 - cheltuielile de călătorie ale unui angajat, câștigurile medii în timpul unei călătorii de afaceri sunt incluse în cheltuielile amânate;
Debit 20 (44, 25, 26) Credit 97 - o parte din costurile pentru cheltuieli curente a fost anulată (din momentul în care contractul a început să funcționeze).
Astfel, ambele abordări respectă legea, iar organizația poate alege una dintre ele.
Mai mult, menționăm că sumele de TVA pentru cheltuielile de călătorie trebuie alocate în facturi, formulare stricte de raportare și documente de călătorie (clauza 10 din Normele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 nr. 914). Dacă cheltuielile de călătorie reduc venitul impozabil, atunci TVA-ul este debitat prin înregistrări:
Debit 19 Credit 71 (76, 60) - TVA inclus la cheltuielile de deplasare;
Debit 68 subcont „Decontări TVA” Credit 19 - acceptat pentru deducerea TVA la cheltuielile de călătorie.
Valoarea TVA-ului pentru cheltuielile care nu reduc profitul impozabil nu poate fi dedusă (clauza 7 a articolului 171 din Codul fiscal al Federației Ruse), ar trebui anulată prin postare:
Debit 91-2 Credit 19 - TVA anulat la cheltuielile de neproducție.
Luați în considerare un exemplu de reflectare în contabilitatea cheltuielilor de călătorie. Astfel, în perioada 17 martie - 19 martie 2010, șeful departamentului de aprovizionare al Vega LLC a fost într-o călătorie de afaceri la Moscova. Scopul călătoriei de afaceri este încheierea de contracte de furnizare de materiale. La data de 20 martie 2010, şeful organizaţiei a aprobat raportul de avans depus de şeful compartimentului aprovizionare.
Anexat raportului prealabil:
Factura de hotel în valoare de 9440 de ruble. (factura indică faptul că costul serviciilor include TVA, dar suma taxei nu este alocată);
Două bilete pentru o sumă totală de 11800 de ruble. (în bilete, suma de TVA - 1800 de ruble - este evidențiată pe o linie separată).
În timpul petrecut într-o călătorie de afaceri, angajatul are dreptul la o indemnizație zilnică în valoare de 700 de ruble. pe zi (conform ordinului șefului companiei).
Ca urmare, în contabilitatea Vega SRL s-au făcut următoarele înregistrări:
Debit 26 Credit 71 - 2100 ruble. (700 de ruble x 3 zile) - se reflectă diurna;
Debit 26 Credit 71 - 8000 ruble. (9440 ruble - (9440 ruble × 18/118)) - costul șederii angajatului la hotel este inclus în cheltuieli;
Debit 19 Credit 71 - 1440 ruble. (9440 ruble - 8000 ruble) - alocate prin calcul TVA din costul serviciilor de cazare la hotel;
Debit 91-2 Credit 19 - 1440 ruble. - suma TVA la cheltuielile de călătorie a fost anulată, nedocumentată;
Debit 26 Credit 71 - 10.000 de ruble. - costul călătoriei este inclus în cheltuieli;
Fiecare companie este nevoita sa faca anumite cheltuieli in cursul functionarii sale. Există multe varietăți ale acestora. Acest articol oferă informații care dezvăluie esența unui astfel de tip de cost precum cheltuielile de călătorie. După ce ați citit articolul, veți fi conștienți de particularitățile contabilității cheltuielilor de călătorie: veți afla cum și în ce cont sunt luate în considerare, în ce constau.
Uneori apar situații în care o companie trebuie să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri.
O călătorie de afaceri este plecarea unui angajat de la locul de muncă într-un alt loc destinat angajatului pentru a îndeplini o misiune oficială pentru o anumită perioadă de timp.
Costul total al organizării și implementării procesului de trimitere a unui angajat se numește „cheltuieli de călătorie”.
Perioada călătoriei de afaceri nu trebuie să depășească patruzeci de zile calendaristice (zile petrecute pe drum sunt excluse din calcul).
Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să primească o sarcină de către supervizorul său imediat.
În acest caz, șeful trebuie să emită un act administrativ privind trimiterea într-o călătorie de afaceri, indicând anumite informații:
De menționat că până în 2015, pentru un lucrător în călătorie de afaceri a fost eliberat un certificat de călătorie de afaceri, în care trebuie aplicate mărci (semnături și un sigiliu) la sosirea și plecarea de pe site-ul călătoriei de afaceri. Acum, înregistrarea obligatorie a acestui document a fost anulată.
Ce sunt „cheltuielile de călătorie”? Aceste costuri includ următoarele:
Toate costurile de mai sus (cu excepția diurnelor) trebuie să fie documentate de către angajat. De exemplu: cheltuieli de călătorie - cu bilete, cheltuieli de cazare - cu factura la hotel, și alte cheltuieli - cu facturi, vânzări și chitanțe în numerar.
La sfârșitul călătoriei de afaceri, în termen de trei zile, angajatul trebuie să furnizeze contabilului un raport în avans și să anexeze acestuia toate documentele care confirmă plata cheltuielilor. Trebuie amintit că un angajat care nu a raportat avansurile emise anterior nu va primi fonduri pentru răspundere.
Pe lângă costurile pentru care angajatul trebuie să se raporteze, acesta este plătit diurnă pentru fiecare zi a șederii sale într-o călătorie de afaceri. Mărimea diurnei este determinată de administrația societății în mod independent și trebuie să fie indicată în contractul colectiv. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că, dacă diurna este mai mare de șapte sute de ruble pe zi (când călătorește pe teritoriul Federației Ruse), atunci compania va fi obligată să acumuleze și să plătească contribuții la tariful de asigurare în afara bugetului. fonduri pentru această sumă. Dacă în apropiere este oferită o călătorie de afaceri, iar angajatul se poate întoarce acasă pe cont propriu în fiecare zi, atunci diurna poate să nu fie plătită.
În plus, trebuie avut în vedere faptul că pentru perioada de ședere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, acesta reține un salariu în cuantumul câștigului mediu.
Indiferent de forma de proprietate sau specificul activității, toate firmele sunt obligate să înregistreze în mod corespunzător cheltuielile de deplasare (conform Codului Muncii). În special pentru acumularea de informații și contabilizarea cheltuielilor de deplasare, în sistemul conturilor contabile este prevăzut contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Debitul acestui cont ține cont de eliberarea indemnizațiilor de călătorie, iar creditul - restituirea sumelor neutilizate și anularea costurilor suportate de persoana responsabilă. Acest cont este un cont activ-pasiv. Aceasta înseamnă că soldul de închidere se poate reflecta atât în debitul, cât și în creditul contului. Cum se calculează? Pentru a găsi soldul pe un cont activ-pasiv, trebuie să efectuați următoarele operații matematice:
Cum se înregistrează tranzacțiile în acest cont? Luați în considerare câteva exemple:
Contabilitatea analitica se realizeaza pentru fiecare angajat al companiei, din randul angajatilor trimisi in calatorii de afaceri.
Emiterea de fonduri către un angajat pentru o călătorie de afaceri de la casierie este emisă printr-un ordin de numerar de cheltuieli, iar returnarea sumelor neutilizate este emisă printr-un ordin de numerar primit.
La sfârșitul perioadei, se întocmește un registru cumulativ - un jurnal - o comandă pentru contul 71.
În scopul contabilizării cheltuielilor de călătorie, este convenabil să utilizați un software specializat de contabilitate (de exemplu, software produs de 1C sau Talisman).
