11.09.2012
Într-o organizație de producție și tehnologie cu o varietate de produse, servicii și o bază de clienți din ce în ce mai extinsă, este dificil de urmărit cât de bine își îndeplinesc clienții obligațiile. Experiența construirii unui sistem de control al creanțelor în astfel de organizații este împărtășită în articolul său Elizaveta Ivanova, Director financiar al Diesel Technologies LLC.
- o componentă importantă a fondului de rulment al oricărei organizații. Diesel Technologies nu face excepție. Oferim servicii pentru exploatarea și repararea echipamentelor cu motorină. Afacerea auto se dezvoltă și odată cu aceasta crește numărul companiilor specializate. În mod constant trebuie să fii într-o formă bună. Utilizarea unui astfel de stimulator de vânzări ca oferire a unui credit comercial și a plății amânate nu este în niciun caz un instrument de prisos în lupta pentru potențialii clienți. Gestionarea creanțelor afectează în mod direct profitabilitatea companiei și determină politica de acordare a creditelor și reducerilor către clienți. Principalele elemente ale sistemului de control al creanțelor includ: controlul și contabilitatea contractelor cu clienții, controlul asupra înregistrării vânzării de bunuri, stabilirea naturii creanțelor. În plus, sarcinile specialistului financiar al companiei noastre în gestionarea creanțelor includ: 1) determinarea gradului de risc de insolvență a cumpărătorilor, 2) calculul valorii prognozate a rezervei pentru datoriile îndoielnice, Este important de reținut că sistemul de control al creanțelor ar trebui să acopere toate etapele vânzării bunurilor - de la momentul încheierii unui acord cu cumpărătorul până la vânzarea efectivă a bunurilor. În compania noastră, construcția unui sistem de control al creanțelor a început cu crearea unui comitet de credit. Experiența formării unei astfel de unități într-o organizație am acumulat-o în timp ce lucram în domeniul vânzărilor de cherestea. Aceasta este o piață destul de îngustă, iar concurența este foarte mare. Departamentul de credit a făcut posibilă controlul relațiilor cu clienții, creând în același timp condiții confortabile pentru cooperare. Când clienții cu probleme au apărut în Diesel Technologies, ideea de a dezvolta un sistem similar, ținând cont doar de specificul acestei afaceri, părea la început nerealizabilă. Prea diferite structuri de organizații și un profil diferit de activități. Cu toate acestea, în cele din urmă, conceptul a fost totuși dezvoltat, iar acum proiectul se află în stadiul implementării active. Funcțiile departamentului de credit al Diesel Technologies includ organizarea și implementarea sistemului de control al creanțelor, precum și întreținerea sa ulterioară la nivelul adecvat. Am început prin definirea nivelurilor de responsabilitate atunci când luăm decizii care necesită un acord cu membrii comitetului de credit. Avocații au dezvoltat o formă unitară de contract pentru furnizarea de bunuri cu plată amânată, care este obligatorie pentru toate diviziile companiei. Această formă a contractului a fost pusă în aplicare printr-un ordin separat al directorului general al organizației. Contractele de plată amânată încheiate într-o altă formă au fost reziliate și au fost reînnoite. Clienții au fost avertizați cu privire la acest lucru printr-o scrisoare informativă separată trimisă contrapartidei împreună cu noua formă a contractului. Printre altele, contractul unificat pentru furnizarea de bunuri cu plată amânată conține următoarele prevederi (extragere): 4.3. Calculele pentru Bunuri se fac în următoarea ordine: În termen de ___ (___________) zile lucrătoare de la data facturii / facturii / caietului de sarcini, Cumpărătorul transferă în contul Furnizorului suma de 100% din valoarea Bunurilor specificată în caietul de sarcini, facturi, facturi. 4.4. Plata amânată în conformitate cu clauza 4.3. Acordul a fost furnizat contrapărții, sub rezerva volumului lunar de achiziții de bunuri în temeiul prezentului acord pentru o sumă de cel puțin ____________ (_____________) ruble pe lună. 4.5. Limita datoriei Cumpărătorului către Furnizor pentru Bunurile livrate nu poate depăși _____________ (_____________) ruble. 4.6. Dacă nu este îndeplinită condiția stipulată în clauza 4.4, plata amânată poate fi redusă sau înlocuită cu o plată în avans de 100%. Această modificare a procedurii de plată pentru Bunurile livrate trebuie formalizată într-o anexă separată. 4.7. În cazul utilizării unui împrumut pentru mărfuri, Cumpărătorul se obligă să furnizeze copii certificate în mod corespunzător ale următoarelor documente ale persoanei juridice (extras din Registrul de stat unificat al persoanelor juridice, certificat de înregistrare, certificat de înregistrare fiscală, scrisoare bancară pe curent deschis conturi, situații financiare (formularul 1, formularul 2), procura pentru semnarea contractului). Toate documentele trebuie să conțină inscripția „copia este corectă” și să fie certificate prin semnătura directorului general și sigiliul cumpărătorului. 4.8. Obligația cumpărătorului de a plăti bunurile se consideră îndeplinită după ce fondurile sunt creditate în contul furnizorului. " În plus, pe ultima pagină a copiei noastre a contractului, este prevăzută aprobarea obligatorie a mai multor reprezentanți ai companiei: directori comerciali și financiari, director general. Responsabilitatea pentru semnarea formularului unificat al contractului și completitudinea documentației însoțitoare a fost atribuită managerului de vânzări responsabil. Apoi, am făcut modificările corespunzătoare algoritmului pentru înregistrarea unei tranzacții în sistemul informațional al companiei. Spre deosebire de contractele cu un sistem preplătit, care au fost înregistrate chiar de către managerii de vânzări, înregistrarea contractelor cu plata amânată a fost în sfera managerului financiar. În același timp, el verifică integralitatea documentației de însoțire furnizate, prezența semnăturilor persoanelor responsabile și stabilește condițiile corespunzătoare pentru un împrumut de marfă (limită de credit, perioadă de grație în zile) în sistemul informațional. Dacă au fost stabilite restricțiile specificate - dacă s-a depășit limita de credit sau dacă a existat o întârziere a plății - bunurile nu au putut fi expediate automat. Următoarea etapă a creării unui sistem clar de control al creanțelor a fost introducerea articolului „Cota de creanțe restante,%” în numărul indicatorilor cheie de performanță ai managerilor de vânzări. Acest indicator este monitorizat lunar și este inclus în calcul la calcularea bonusului lunar. Creanțe ale LLC „XXXXXX” începând cu ___________ 2012 Specialistul departamentului financiar, lunar, înainte de prima zi a lunii următoare lunii de raportare, întocmește un raport privind starea creanțelor, inclusiv restantele. Managerul financiar raportează rezultatele directorilor financiari și comerciali. La rândul său, directorul comercial comunică rezultatele auditului managerilor responsabili de vânzări pentru a monitoriza creanțele și a stabili acțiuni ulterioare de achitare a datoriilor. De asemenea, au fost stabilite etapele de recuperare a creanțelor restante și persoanele responsabile în fiecare etapă a acestei proceduri. Astfel, în organizație a fost construit un sistem de control al creanțelor, care acoperă toate etapele vânzării bunurilor din momentul începerii sale până la primirea efectivă a fondurilor în contul de decontare al companiei la recuperarea creanțelor restante. Câteva cuvinte despre controlul valabilității cuantumului limitei de credit furnizate. În fiecare lună, începând cu ultima dată a lunii curente, președintele comitetului de credit primește un raport privind starea creanțelor, care conține informații nu numai despre tranzacțiile curente cu o plată amânată, ci și date despre vânzările totale cumulate volumul de la începutul anului și volumul mediu lunar de vânzări pentru fiecare client: Acest raport vă permite să evaluați cât de bine se conformează clientul condițiile de acordare a unui împrumut de mărfuri stabilite în temeiul contractului (a se vedea clauza 4.4. A contractului) și, dacă este necesar, să efectuați ajustările corespunzătoare. I.Reglementările privind vânzările ca instrument de control al creanțelor O etapă importantă în construcția unui sistem de control al creanțelor a fost dezvoltarea și implementarea reglementărilor privind gestionarea vânzărilor. Scopul implementării acestui document de reglementare intern a fost de a minimiza erorile în vânzarea de bunuri și de a separa domeniile de responsabilitate ale angajaților în implementarea acestui proces de afaceri. Deoarece acordarea unui împrumut pentru mărfuri este unul dintre instrumentele de vânzare, algoritmul de control al creanțelor a fost inclus și în regulamentul specificat. Organizarea vânzărilor conform unei scheme clare face posibilă gestionarea rapidă a procesului de vânzare și comunicarea cu clienții. Reglementările privind gestionarea vânzărilor includ: Regulamentul stabilește condițiile pentru acordarea de împrumuturi comerciale cumpărătorilor. Aceștia stipulează că această operațiune se efectuează numai în legătură cu clienții care au un istoric de achiziții pozitiv pentru cel puțin 6 luni anterioare, în prezența unor cifre de afaceri constante și a absenței returnărilor și cererilor nerezonabile de la cumpărător. Perioada maximă de plată amânată acordată clientului nu poate depăși 45 de zile calendaristice de la data expedierii bunurilor. De asemenea, definește limitele de responsabilitate ale managerilor de diferite niveluri atunci când decid cu privire la mărimea limitei de credit pentru un client. Decizia de a acorda o limită de credit pentru o sumă care depășește 50.000 și până la 500.000 ruble este convenită cu directorii financiari și comerciali. Peste 500.000 de ruble - cu CEO-ul. Este important de reținut că înregistrarea termenilor contractului de furnizare cu o limită de credit stabilită în sistemul informațional al companiei este responsabilitatea managerului financiar, nu a managerului de vânzări. Dacă se depășește această condiție, procesul de vânzare a bunurilor este blocat automat de sistem și expedierea bunurilor devine imposibilă. Numai managerul financiar poate modifica condițiile de creditare ale unui client în baza de informații a companiei, restul angajaților companiei nu au aceste drepturi. Aș dori să subliniez că depanarea sistemului informațional al companiei pentru a îndeplini cerințele relevante pentru asigurarea controlului datoriilor este o condiție prealabilă pentru crearea unui sistem de gestionare a creanțelor. De asemenea, etapa de vânzare a bunurilor cu o plată amânată nu a fost ignorată. Dacă există o întârziere a plății pentru o expediere anterioară, managerul de vânzări este obligat să suspende toate expedierile ulterioare către client până la rambursarea datoriei restante sau să efectueze expedieri ulterioare cu plata în avans. În conformitate cu reglementările, responsabilitatea de a monitoriza primirea de fonduri în timpul expedierii mărfurilor cu o plată amânată este atribuită managerului de vânzări. II.Lucrări preventive și un mecanism de colectare a creanțelor restante Pe lângă reglementarea etapelor încheierii unui contract de aprovizionare, vânzarea bunurilor, returnarea bunurilor de către cumpărător și circulația internă a bunurilor, reglementările pentru gestionarea vânzărilor conțin un algoritm pentru acțiunile angajaților atunci când colectează creanțele restante și efectuează lucrări preventive la apariția acestora. Astfel, managerii de vânzări asigură respectarea următoarelor proceduri de gestionare a creanțelor: 1) De la 1 la 30 de zile de la data debitării, managerul de vânzări responsabil trimite un memento de plată o dată pe săptămână (în fiecare luni). 2) Cu 2-3 zile înainte de scadență, managerul de vânzări îi amintește clientului prin telefon despre sfârșitul perioadei de grație și necesitatea de a achita datoria. 3) În caz de neplată la timp, managerul de vânzări efectuează apeluri zilnice pentru a afla motivele și a forma un program de rambursare a datoriilor. 4) În același timp, în perioada de 1 până la 60 de zile de întârziere, directorul de vânzări responsabil o dată pe săptămână (în fiecare luni) trimite clientului prima cerere de plată. În termen de 2 zile de la trimiterea cererii, managerul este obligat să telefoneze clientul pentru a verifica faptul că a primit această cerere și pentru a solicita informații despre acțiunile întreprinse de client. În cazul unei întârzieri de plată de peste 60 de zile, acțiunile de rambursare a datoriei sunt efectuate de către departamentele financiare și juridice ale oficiului central. Managerul financiar ia toate măsurile posibile pentru decontarea preliminară și restituirea creanțelor restante, inclusiv trimiterea unei a doua cereri de plată către client. La atingerea perioadei de întârziere de 180 de zile, departamentul juridic formează un pachet de documente pentru transferarea cazului către o instanță de arbitraj sau către o agenție pentru colectarea creanțelor, după ce a trimis anterior o scrisoare corespunzătoare clientului. Toate metodele de mai sus pentru colectarea creanțelor restante se adaptează treptat la domeniul „tehnologiilor diesel”. Metodologia propusă vă permite să controlați creanțele în toate etapele apariției și existenței sale și, de asemenea, reduce semnificativ riscurile asociate împrumuturilor comerciale către clienți. Este important de menționat că, pentru o mai mare eficiență, este necesar, de asemenea, să legați sistemul de motivație al managerilor de vânzări cu sistemul de control asupra creanțelor. De exemplu, introduceți ca unul dintre indicatorii cheie de performanță volumul (cota) conturilor restante de încasat în volumul total al „conturilor de primit” de la data raportării. Unele organizații recurg, de asemenea, la asigurarea de credit - o măsură împotriva pierderilor neprevăzute de datorii neperformante. Dar aș recomanda, înainte de a lua decizia finală cu privire la achiziționarea unei astfel de protecții, să evalueze pierderea medie așteptată a datoriei neperformante, capacitatea financiară a companiei de a suporta aceste pierderi și costul imediat al asigurării. Elizaveta Ivanova, director financiar al Diesel Technologies LLC
Construirea unui sistem de control al creanțelor
Clienții nedisciplinați datorează afacerii dvs. diverse sume de bani. Unele sume sunt atât de mari încât provoacă daune serioase afacerii dvs., iar multe datorii „mici”, a căror neplată este uimitoare, se adună și la o sumă mare. Pentru a le revendica și a nu strica relațiile cu debitorii, este necesară o tehnologie adecvată.
Prezentarea ulterioară se bazează pe faptul că aveți un produs bun și că v-ați îndeplinit în mod corespunzător obligațiile față de debitor în temeiul contractului și al legislației în vigoare.
De ce există o creanță restantă
În toate aceste cazuri, instrumentul dvs. principal ar trebui să fie un contract cu un debitor. Din păcate, de obicei, contractele între întreprinderi sunt bucăți formale de hârtie care nu protejează ambele părți de arbitrariul celeilalte.
Contract care reduce riscul de creanțe
Pentru ca contractul să fie o garanție a cooperării fără conflicte între părți, acesta trebuie să conțină algoritmi detaliați pentru acțiunile contrapartidelor în diverse situații.
Înainte de a încheia un contract, părțile se asigură reciproc de fiabilitatea și angajamentul lor. Și oricât de amănunțite ar fi negocierile, este încă imposibil să se prevadă toate nuanțele. Unele dintre ideile negociatorilor și înțelegerea lor de anumite detalii rămân diferite. În același timp, toate reprezentările importante pentru fiecare dintre negociatori sunt percepute de aceștia ca o obligație dată de cealaltă parte.
Dacă unele dintre detalii nu sunt reflectate cu atenție în contract, atunci înțelegeri diferite prezintă riscul unui conflict potențial. Adesea, contractul include o clauză care nu poate fi obiecționată cu următorul conținut: „Părțile recunosc caracterul complet al acestui contract și înlocuirea acestuia în scris sau oral a tuturor acordurilor anterioare dintre acestea.” Această frază corectă anulează dreptul părților de a spune despre ceva care nu a fost inclus în acord: „Dar ai promis”. Acest punct echivalează cu faptul că nu au existat negocieri înainte de semnarea acordului. Prin urmare, nu sperați că vi se pare că debitorul a promis altceva. Dacă ar fi fost, nu contează. Debitorului îi pasă doar de propriile sale interese, ceea ce este firesc. De asemenea, trebuie să ai grijă de ale tale. Apropo, promisiunile dvs. verbale sunt, de asemenea, anulate. Nu știi niciodată ce au izbucnit vânzătorii tăi în căldura momentului.
De ce debitorul nu plătește și cum să facă față acestuia
Pentru a nu putea să plătească, contractul trebuie să fie prevăzut cu condiții în care este mai profitabil să plătească. Adică, este necesar să se prevadă sancțiuni pentru încălcarea obligațiilor, care l-ar obliga pe debitor să își schimbe prioritățile de plată, să ia un împrumut sau să vândă un bun drag inimii sale, dar să vă ramburseze.
În timpul negocierilor privind încheierea unui contract, problema aplicării sancțiunilor ar trebui considerată ca o verificare a obligației contrapărții. Obiecțiile la includerea unor penalități severe pentru întârzierea efectuării plăților într-un contract ar trebui luate ca un apel de trezire. Aceste obiecții pot fi depășite indicând asigurările de decență făcute de contrapartidă și prin includerea sancțiunilor „oglindă” pentru neîndeplinirea obligațiilor de către afacerea dvs.
Aplicarea sancțiunilor fără conflicte este asigurată prin includerea în acord a unei clauze ușor acceptate a următorului conținut: „Părțile înțeleg că facturarea pentru plata penalităților se datorează îndeplinirii corespunzătoare de către partea penalizatoare a obligațiilor sale în temeiul acordul."
Apropo, nu uitați să includeți în contracte clauze care prevăd restricții, suspendare sau încetare a îndeplinirii obligațiilor companiei dvs. față de debitor în cazul unei datorii restante.
Algoritm pentru îndeplinirea obligațiilor, conținutul informațiilor din contract
Nu există nimic evident în lume pentru toată lumea. Ceea ce este evident pentru dvs. nu este așa pentru client și invers. Prin urmare, cu cât sunt mai detaliate în acord acțiunile părților, succesiunea acestora, condițiile de executare, condițiile de executare, procedura de înregistrare documentară, cu atât mai exact vor fi îndeplinite obligațiile părților și interesele lor vor fi îndeplinite.
Nu zgâriați pe hârtia pe care va fi tipărit contractul, acesta va plăti instantaneu. Reprezentanții contrapartidei sunt capabili să citească și să înțeleagă textul cu dimensiuni de zeci de pagini. Descriind algoritmul pentru îndeplinirea obligațiilor, părțile vor ajunge mai des la un acord „cu fleacuri”, care are un efect benefic asupra stabilirii înțelegerii reciproce și a relațiilor de încredere. Cel mai probabil, această abordare vă va permite să reduceți timpul pentru a conveni asupra contractului în ansamblu.
În cursul executării contractului sau al aplicării rezultatelor acestuia, clienții au adesea anumite dificultăți pe care nu le pot ghici în avans. De exemplu, atunci când implementați o tehnologie, ale cărei detalii sunt descrise mai jos, poate exista rezistență din partea angajaților dvs. Motivele pentru aceasta pot fi: teama de modificări în ordinea îndeplinirii atribuțiilor, necesitatea de a-și reconsidera opiniile cu privire la relațiile cu reprezentanții clienților, pierderile materiale personale datorate excluderii posibilității de a obține venituri nerezonabile și altele.
Apariția unor dificultăți neprevăzute de către client va provoca nemulțumiri față de produsul dvs. și dvs. cu eventualele consecințe. Pentru a evita consecințele negative pentru dvs., clientul ar trebui să fie avertizat cu privire la toate dificultățile potențiale care nu sunt evidente pentru el și care pot apărea chiar dacă părțile își îndeplinesc strict obligațiile care le revin în temeiul contractului. Pentru a face acest lucru, includeți în contract clauzele cu informații, care vor reflecta faptul că clientul este avertizat și înțelege natura dificultăților potențiale. Aceste puncte nu necesită acord, nu obligă părțile să efectueze nicio acțiune, dar vă garantează că clientul nu crede că l-ați înșelat. Înțelegerea de către client a potențialului de dificultate le oferă o abordare mai aprofundată a funcționării produsului dumneavoastră. Și acest lucru este benefic pentru dvs., deoarece clientul poate evita aceste dificultăți.
Șabloane de contract
Vă recomandăm să dezvoltați un set de șabloane de contract pentru diverse dintre cele mai comune opțiuni pentru relația dvs. cu clienții. Acest lucru nu numai că va economisi timp la întocmirea și acceptarea unui anumit contract, dar vă va permite, de asemenea, să nu uitați să reflectați în el dispozițiile care sunt fundamental importante pentru dvs.
Un șablon nu este o dogmă. Nu spuneți niciodată unui client că contractul poate fi încheiat numai în forma în care l-ați redactat. În caz contrar, veți pierde majoritatea celor mai buni clienți potențiali. Singura excepție de la aceasta poate fi acordul de aderare, care constă din două părți: acordul în sine și regulile de utilizare a bunurilor sale care nu pot fi modificate de către client. Dar chiar și în acest caz, clientului i se poate acorda dreptul de a include în contract dispoziții importante pentru el și acceptabile pentru dvs.
În șabloanele contractelor pot exista clauze cu privire la inviolabilitatea cărora nu numai că le puteți, dar trebuie să insistați. Acestea sunt astfel de articole, a căror excludere va duce aproape inevitabil la un conflict cu clientul. De exemplu, produsele software disponibile la nivel comercial sunt vândute „așa cum este”. Adică, oricât de evidentă este pentru client prezența obligatorie a acestei sau acelei funcții în produs, dacă dezvoltatorul nu a implementat-o, atunci nu vor fi acceptate revendicări în acest sens de la cumpărători.
Dacă un potențial client insistă să excludă o astfel de clauză din contract, atunci este mai profitabil să refuzi clientul decât să iei un conflict mai târziu cu el atunci când acesta refuză să plătească folosind pretexte îndelungate.
De ce angajații tăi se feresc să colecteze creanțe
Aproape întotdeauna, evitarea colectării creanțelor este asociată cu bariere psihologice pe care angajații le construiesc în fața lor. Motivele sunt de obicei:
Dezvoltarea tehnologiei de recuperare a datoriilor
Tehnologiile de management, precum tehnologiile de producție, includ secvențe stricte de acțiuni efectuate de angajați. Când construiți un lanț de trepte, ar trebui să începeți cu formularea ultimului pas. În acest caz, este o înregistrare contabilă care acoperă creanța clientului. După ce a fost formulat acest pas la timpul trecut „Înscrierea contabilă a fost făcută”, este de asemenea necesar să se formuleze toți pașii anteriori din timpul trecut, inclusiv pasul „Se înregistrează apariția creanțelor restante”.
Etapele de formulare în timpul trecut sunt o tehnică care permite dezvoltatorului de tehnologie să analizeze totul pentru a se asigura că fiecare pas este fezabil.
Pentru ca înregistrarea apariției datoriilor restante să aibă loc în mod automat, este necesar să continuați formularea pașilor până în momentul „A fost încheiat un acord cu clientul”. Printre acestea este necesar să se reflecte mișcarea documentelor și transferul de informații cu privire la îndeplinirea obligațiilor contractuale.
Procesul de recuperare a creanțelor restante va fi declanșat imediat când angajații dvs. vor lua cunoștință de apariția acestuia. Pentru aceasta, este necesar să se prevadă informarea angajaților relevanți cu privire la îndeplinirea obligațiilor care decurg din contractele dintre compania dvs. și clienți. Adică, angajații dvs. trebuie să se informeze reciproc în scris cu privire la încheierea fiecărui contract cu clienții, calendarul livrărilor și plăților pentru bunuri (servicii), faptele primirii plăților și alte caracteristici ale contractelor. Pentru aceasta, este convenabil să utilizați produse software din clasa sistemelor CRM. Acest lucru va simplifica și automatiza crearea, stocarea și transmiterea informațiilor necesare.
Cu fiecare tranziție la pasul anterior al tehnologiei, dezvoltatorul său determină automat care dintre angajații disponibili ar trebui să efectueze acest pas. Sunt identificate punctele de tranziție între angajații individuali și diviziile întreprinderii. Procedurile pentru transferul de informații și documente, precum și cerințele pentru controlul a ceea ce primește destinatarul, devin evidente. Prin urmare, urmează criteriile de acceptare sau respingere. Astfel, la fiecare pas, fiecare interpret este obligat să își îndeplinească cu atenție îndatoririle.
Suport tehnologic de reglementare
În plus față de legislația actuală, suportul de reglementare al tehnologiei include o serie de documente. Inclusiv:
Șabloane pentru informații și documente de raportare.
Aceste documente sunt necesare nu numai pentru a formaliza relațiile cu clienții, ci și pentru a formaliza îndeplinirea sarcinilor de către angajații dumneavoastră. Disponibilitatea acestor documente:
Un document foarte important
Este tutorialul „Cum se vinde produsul„ X ”. Acesta nu este doar cel mai important instrument pentru vânzători, ci și un sprijin psihologic pentru angajații ale căror atribuții includ colectarea creanțelor.
Faptul este că, de obicei, angajații întreprinderilor știu foarte puțin despre bunurile și serviciile lor. Verificați angajații pentru a vedea dacă pot fi cel puțin clari, darămite să răspundă în mod convingător la întrebările legate de produsele dvs.
Cunoscând răspunsurile la aceste întrebări, angajații nu vor renunța la produsele dvs. Vor ști că sunt pe bună dreptate să-și plătească banii câștigați sincer. După ce v-au vândut timpul lor și au leneș la birou, ei, cu un sentiment de justiție călcată în picioare, vor cere un salariu dacă nu le plătiți la timp din cauza faptului că debitorii nu s-au stabilit cu dvs.
Cum să dezvoltați acest document, puteți citi în colecția mea electronică de cincizeci de articole „Secretele succesului”, publicate în revista „Machine Park”. Pot trimite această colecție gratuit la cererea dvs. Și despre dezvoltarea tehnologiei în ansamblu este descrisă mai detaliat în cărțile mele „Sincer despre managementul întreprinderii” și „Bio-robotizarea lucrătorilor”.
Principii și tehnici pentru implementarea tehnologiei de colectare a datoriilor
Înainte de a implementa tehnologia, nu fiți prea leneși pentru a verifica din nou totul cu atenție. Desigur, idealul este de neatins și este imposibil de făcut fără modificări în funcționarea întreprinderii, dar tehnologia ar trebui inițial dezvoltată astfel încât să nu poată fi schimbată ani de zile.
Respectarea acestui principiu vă va asigura că aveți o rezistență minimă a angajaților la introducerea tehnologiei. Nu ar trebui să aibă motive valabile pentru a o critica. Chiar dacă este dezvăluită o anumită asperitate, atunci încercați să nu modificați tehnologia. La urma urmei, dacă angajații simt că se poate schimba ceva, atunci vor crește presiunea de a anula tehnologia în ansamblu. Ei bine, ei nu vor schimbări în munca lor și în conștiință, care sunt vitale pentru tine.
Angajații trebuie, prin semnătură, să se familiarizeze cu comanda dvs. privind introducerea tehnologiei. Semnătura de pe document este obligatorie. De asemenea, privează angajatul de posibilitatea de a spune: „Nu știam”.
Pentru a realiza tehnologia în mod corespunzător, lucrătorii trebuie să fie conștienți de conținutul instrucțiunilor lor tehnologice. Fiecare instrucțiune poate avea câteva zeci de pagini. Justificându-se prin lipsa percepută de timp pentru cercetare, vor sabota introducerea tehnologiei. Pentru a preveni acest lucru, este necesar să se organizeze acceptarea unui examen privind cunoașterea instrucțiunilor pentru fiecare angajat. Două-trei zile sunt suficiente pentru a vă pregăti pentru examen, deoarece nu este nevoie să cunoașteți instrucțiunile pe de rost. Ea este un instrument de lucru care ar trebui să fie „la îndemână” în cazul în care trebuie să clarificați corectitudinea atribuțiilor.
Examinarea va face imposibil ca lucrătorii să nu știe ce li se cere să facă și cum. În același timp, veți verifica atitudinea celor implicați în tehnologie pentru atitudinea lor față de comenzile dvs. și, în general, pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.
În primele săptămâni de implementare a tehnologiei, trebuie să verificați zilnic rapoartele angajaților privind taxele de colectare a datoriilor. Ei trebuie să vadă și să simtă hotărârea ta că acest lucru este serios și pentru totdeauna.
În termen de trei până la patru săptămâni de la data promovării examenului și poate chiar mai rapid, angajații dvs. se vor implica în îndeplinirea cerințelor tehnologiei. Murmurul lor se va diminua considerabil. Veți putea să vă oferiți o ușurare personală în regularitatea verificărilor rapoartelor zilnice. Dar lucrătorii ar trebui să fie întotdeauna conștienți de faptul că controlul nu a slăbit și nu va fi niciodată încetat.
Angajații dvs. ar trebui să știe și să se simtă bine că nu tipăriți sau furați bani, că salariile lor sunt plătite din fondurile pe care compania dvs. le primește de la clienți. După ce ați dezvoltat și implementat tehnologia de colectare a creanțelor, veți crea baza pentru dezvoltarea sistematică a afacerii dvs.
2015 - 2016 ,. Toate drepturile rezervate.
Prezența creanțelor restante în bilanț este tipică pentru orice întreprindere. În cursul activităților comerciale, creanțele reciproce sunt deseori formate între companii partenere.
În multe privințe, prezența creanțelor indică cooperarea activă cu contrapartidele, făcând astfel parte din active. Când intră în categoria restanțelor și își depășește volumul peste conturile de plătit, se poate face o presupunere cu privire la instabilitatea financiară a întreprinderii.
Experții spun că „creanțele sunt suma care se datorează companiei de la persoane juridice și persoane fizice ca urmare a relațiilor economice dintre persoanele desemnate. Cel mai adesea, datoriile se formează după vânzarea creditului ”.
Se observă că nu există nicio entitate comercială fără creanțe:
Creanțele de creanță sunt împărțite în mod convențional în normal și restante:
La rândul său, întârzierea este împărțită în dubioase și fără speranță.
Orice tip de datorie din punct de vedere contabil este suma sau suma fondurilor care nu au fost creditate în contul companiei de la contrapărți pentru servicii prestate sau bunuri furnizate, dar disponibile în bilanț. Datoria poate fi considerată nu numai active financiare, ci și drepturi de proprietate. Ca parte a controlului și gestionării datoriilor, numai acele datorii care corespund unui număr de caracteristici sunt clasificate ca restante.
Principala caracteristică este expirarea termenilor de plată conform contractului. Dacă acordul prevede plata lunară a sumei datoriilor în acțiuni specifice, atunci omiterea următorului depozit de fonduri vă permite, de asemenea, să considerați datoria ca restantă.
Această înțelegere se datorează în mare măsură faptului că contractul poate prevedea sancțiuni pentru încălcarea termenelor într-o sumă sau procent fix, în acest caz vorbim despre penalități. Astfel, creanțele restante pot aduce venituri suplimentare companiei. Conturile de plătit prezintă aceleași oportunități.
Expirarea termenului de prescripție stă la baza transferului conturilor restante de plătit, precum și ale creanțelor, în categoria creanțelor neperformante.
Principalul semn al întârzierii este expirarea termenelor de plată prevăzute în contract.
Se crede că datoriile neperformante sunt mai greu de obținut și mai ușor de șters. Pentru aceasta, legislația prevede următoarele motive:
Indiferent de natura și caracteristicile datoriilor, până la momentul radierii, suma acestora rămâne în bilanț. În consecință, dacă măsurile urgente de colectare a datoriilor nu au avut succes, este necesar să se calculeze suma datoriilor și să se anuleze.
Motivele pentru eliminarea datoriilor restante sunt:
Punctele de anulare sunt obligatorii pentru orice întreprindere, indiferent de forma organizației sale.
În practică, anularea constă în formarea unui anumit pachet de documentare și a înregistrărilor contabile în sine. Anularea creanțelor în cadrul sistemului simplificat de impozitare se află în unul dintre articolele anterioare și - intrări pentru anularea creanțelor.
Ordinea de implementare a tuturor activităților este descrisă în liniile directoare relevante. Aceleași baze pentru anularea datoriilor restante sunt reglementate de Regulamentul privind contabilitatea.
Luând în considerare ce fel de datorie este anulată, se formează un anumit pachet de documente.
În primul rând, se ia în considerare suma datoriei, pentru aceasta se realizează un inventar. Creanțele restante aparțin, de asemenea, proprietății întreprinderii, ceea ce înseamnă că sunt supuse inventarului. Despre ce este întocmit un document care confirmă prezența datoriilor debitorilor în bilanț și volumul acestora.
Un astfel de document este considerat Actul de inventar al calculelor formularului nr. INV-17 cu cumpărătorii, debitorii, creditorii. Acest act confirmă faptele la momentul formării creanței, informații despre debitori, suma și termenul obligației restante. forma actului de radiere a creanțelor. De asemenea, se întocmește un certificat contabil suplimentar care să indice următoarele puncte:
Pe baza acestui certificat, șeful emite o comandă sau o instrucțiune corespunzătoare pentru a anula datoriile restante. Ordinul indică suma care trebuie anulată, persoanele responsabile cu afișarea documentelor contabile, precum și monitorizarea executării.
Procedura de gestionare a datoriilor îndoielnice are propriile sale particularități. În cazul în care compania nu constituie o rezervă pentru această categorie de datorii, atunci aceasta este anulată ca parte a cheltuielilor neoperative.
Într-o situație în care este imposibilă recuperarea datoriei din cauza lichidării debitorului, este necesar să se obțină un certificat din registrul unificat că o astfel de organizație a părăsit-o. Acest lucru se datorează faptului că datoriile restante, atât datorii, cât și creanțe, sunt luate în considerare la calcularea impozitelor.
Adesea, autoritățile fiscale încearcă să conteste afișările la ștergerea datoriilor și, din acest motiv, este necesar să își formeze pe deplin și cu atenție justificarea documentară pentru a apăra în continuare legalitatea activităților organizației în instanță.
Suma restantă este debitată din rezerva îndatorării îndoielnice. Această operațiune trebuie reflectată prin postarea:
Suma restantă este dedusă din rezerva îndatorării îndoielnice.
În contabilitatea fiscală, această datorie poate fi anulată în mai multe moduri.:
De asemenea, contează modul în care organizația calculează impozitul pe venit. Deci, organizațiile care calculează impozitul pe venit pe bază de acumulare pot lua în considerare datoriile neperformante ale conturilor de primit ca cheltuieli.
Acest lucru nu se poate face atunci când organizația folosește metoda numerarului. Întrucât, în acest caz, veniturile sunt recunoscute numai după ce sunt primite și toate costurile numai după plată. Acesta din urmă se întâmplă numai atunci când cumpărătorul a încetat toate obligațiile față de vânzător. În cazul unei plăți întârziate, aceste obligații nu sunt considerate îndeplinite. Prin urmare, cheltuielile nu pot fi recunoscute.
Conform legii, valoarea creanțelor neperformante reduce impozitul pe venit.
În cazul lichidării organizației debitoare, creditorul poate, fără a aștepta termenul de prescripție, să anuleze creanța neperformantă ca parte a cheltuielilor sale neexploatare. Dar pentru aceasta este necesar să aveți la îndemână documente care să depună mărturie despre lichidarea debitorului.
Video despre procedura de înregistrare a creanțelor defecte:
Confirmarea creanțelor este imposibilă fără documente adecvate. Pentru a determina suma exactă a datoriilor restante, este necesar să faceți un inventar. Rezultatele sale trebuie reflectate într-un act special. Cu baza sub forma unei comenzi de inventar.
După aceea, pe baza rezultatelor verificării stocurilor și a evidențelor contabile, managerul poate emite un ordin de anulare a datoriilor restante.
Mihail Medvednikov Manager de proiect pentru conturile de primit și gestionarea fluxurilor de numerar, Kontakt East Holding
Mai recent, managerii au folosit orice mijloace pot pentru a crește vânzările. Într-o criză, trebuie să vă faceți griji mai multe despre siguranța întreprinderii, solvabilitatea acesteia și menținerea lichidității actuale.
Într-o astfel de situație, colectarea creanțelor, pentru care s-au plătit deja TVA și impozitul pe venit, devine o prioritate. Contabilii, angajații financiari și executivi ai companiei trebuie să învețe cum să gestioneze datoriile debitorilor pentru a nu pierde profiturile și a reduce riscul de pierderi financiare.
Conturile de primit sunt întotdeauna o problemă pentru o firmă. Dar în realitățile de astăzi, există adesea cazuri în care chiar și partenerii vechi și de încredere nu pot (sau nu doresc) să plătească facturi.
Pentru a minimiza riscurile asociate creanțelor, firma trebuie să o țină constant sub control. Dar măsurile preventive (evaluarea contrapartidelor, lucrul cu avansurile, asigurarea datoriei etc.) nu vă permit întotdeauna să vă protejați de creanțele „suspendate”.
Secretul eficienței aici constă într-o abordare integrată. Deci, controlul și analiza în timp util vor permite identificarea în timp util a datoriilor restante și vor lua cu promptitudine măsuri pentru colectarea acestora. Impactul asupra debitorului poate fi dur sau slab: puteți da în judecată imediat sau puteți susține contrapartea oferindu-i metode mai accesibile de rambursare a obligațiilor, de exemplu, barter sau plata amânată.
Gestionarea creanțelor necesită planificare și un proces bine structurat pentru gestionarea riscului de neplată. Începe cu organizarea unui flux de documente corect și în timp util în cadrul companiei și cu contrapartidele. Se determină cercul angajaților care sunt responsabili pentru lucrul cu debitorii. Se efectuează o analiză periodică a creanțelor, dreptul de modificare a termenelor de livrare, se întocmesc documente de reglementare cu o descriere a procedurii de recuperare a datoriilor. Este imperativ să se ia în considerare măsuri de stimulare, care să îi motiveze pe angajați să atingă indicatorii minimi de datorie stabiliți.
Construcția inițială a unui sistem de gestionare a creanțelor implică o serie de acțiuni secvențiale care vizează identificarea cât mai curând posibilă și eliminarea riscurilor posibile de nerambursare a datoriilor, în cadrul cărora serviciile interne adecvate ale creditorului (juridice, financiare, de securitate) serviciu) lucrează cu debitorii. Un astfel de sistem este construit în funcție de conținutul și structura datoriilor, care determină cercul participanților săi, posibilitatea de a atrage resurse administrative, de a desfășura campanii de PR etc.
Construcția sistemului constă din următoarele etape.
În această etapă, atenția principală este acordată abordărilor generale ale analizei teledetecției organizației, împărțirii generale a teledetecției prin structură pentru înțelegerea „stării” teledetecției și luarea deciziilor privind lucrările ulterioare.
Date de bază pentru analiză:
A) Analiza generală a „valorii” DZ: suma totală a datoriei, numărul de clienți
B) Ponderea DZ în portofoliul financiar al organizației
C) Segmentarea DZ în funcție de timp: DZ „proaspăt”, DZ „funcțional”, DZ restant
D) Segmentarea DZ după mărime: mică, medie, mare
Activitatea de gestionare a portofoliului de datorii în cadrul companiei include calcularea sumei maxime a creanțelor - critice și funcționale (admisibile). Acești indicatori sunt indicatori care indică necesitatea de a consolida (sau, dimpotrivă, de a slăbi) lucrul cu debitorii.
Apariția de creanțe semnificative este de obicei asociată cu furnizarea de plăți amânate către clienți pentru bunurile furnizate, adică furnizorii își creditează clienții. Furnizorul trebuie să își evalueze obiectiv capacitățile și să împrumute clienților în astfel de sume care nu vor duce la o lipsă cronică de fonduri pentru propriile nevoi. Este necesar să se dezvolte politici solide de creditare și colectare a datoriilor pentru diferite tipuri de produse și grupuri de clienți.
În plus, este necesar să se clasifice cumpărătorii în funcție de volumul achizițiilor, de istoricul relațiilor de credit și de termenele de plată propuse și ulterior să le revizuiască în timp util, ținând cont de monitorizarea cererii de produse.
Puteți gestiona creanțele încurajând cumpărătorii să își achite facturile mai devreme. De obicei, reducerile sunt oferite pentru acest lucru la prețul de vânzare sau la costul de livrare dacă plata se face înainte de data convenită. Avantajul furnizorului constă în faptul că, după ce a primit încasările înainte de data convenită și l-a utilizat în circulație de numerar, va rambursa reducerea acordată.
La stabilirea politicii de vânzări, este necesar un calcul preliminar și o comparație a costurilor suplimentare de la vânzări la datorii și a costurilor asociate cu riscul de neplată în perioada stabilită prin contract sau de conversie a creanțelor în incasabile.
Cu frecvența stabilită, specialiștii companiei trebuie să analizeze creanțele în funcție de o listă personală a contrapartidelor, condițiile de formare și mărime; controlați decontările privind datoriile amânate sau restante, evaluați realitatea creanțelor; stabiliți tehnicile și metodele de accelerare a colectării datoriilor și reducerea datoriilor neperformante.
Analiza poate include o evaluare a indicatorilor absoluți și relativi ai stării, structurii și mișcării creanțelor. Pentru aceasta, se determină acțiunile anumitor debitori, precum și fiecare tip de creanță (pe termen scurt, pe termen lung, restante de mai mult de trei luni) în agregatul total al datoriilor, dinamica modificărilor fiecărei componente, rata de creștere a soldului etc.
O creștere a ponderii creanțelor pe termen lung în dinamică poate duce la o scădere a nivelului solvabilității organizației, o scădere a lichidității activelor.
Excesul ratei de creștere a creanțelor peste rata de creștere a veniturilor din vânzări indică o scădere a nivelului de gestionare a creanțelor, în legătură cu „înghețarea” unei părți din veniturile necesare pentru finanțarea activităților curente.
Politica de credit este inerent unul dintre elementele politicii comerciale, prin urmare, pentru a lucra mai eficient cu creanțele și pentru a stabili limite de credit adecvate pentru clienți, este inițial necesar să se evalueze situația pieței prin monitorizarea cererii primare în segmentul în care compania operează.
Dacă datele analitice arată că cererea consumatorilor finali în timpul crizei este redusă cu 30-40 la sută, atunci cu greu poate fi considerată rațională menținerea limitelor de credit la același nivel, anterior crizei. Prin urmare, înainte de a defini o nouă limită de credit pentru un client pentru anul următor, este necesar să se ia o serie de pași practici.
Dacă clientul se află într-o regiune mică în care cea mai mare parte a populației lucrează în mai multe întreprinderi care formează orașe, atunci este necesar să înțelegem clar: dacă încep (sau au început deja) reduceri de personal sau o scădere a salariilor, acest lucru va afectează imediat activitatea de cumpărare. Prin urmare, merită să ne gândim foarte serios dacă să acordăm acestei contrapărți un împrumut de marfă, deoarece riscul de neplată este foarte mare.
Pentru o înțelegere mai clară și cu adevărat reală a stării de fapt a clientului, ar trebui să evaluăm acum situația la fața locului, „în câmpuri”, și să nu ne mulțumim doar cu cercetarea de birou și cu datele contabile, care reprezintă deja o „fotografie postumă” .
Trebuie să obțineți răspunsuri la următoarele întrebări:
1. Activitate de cumpărare. Dacă este cu amănuntul, atunci traficul din magazine, valoarea chitanței de vânzare (cât a scăzut în comparație cu perioada precedentă). Rafturile sunt pline sau goale? Dacă este o companie angro, există activitate la birou, care este starea de spirit a personalului, există vreo faptă de reducere a angajaților sau transferul acestora într-o săptămână de lucru cu jumătate de normă.
2. Va fi foarte util să purtați o conversație sinceră cu proprietarii sau cu înalții oficiali ai companiei: cum văd dezvoltarea afacerii lor, cât de realistă este aceasta și dacă există o înțelegere a modului în care compania își va realiza strategia planuri.
3. Evaluarea stării financiare a clientului. Este necesar să clarificați partenerilor dvs. că situația actuală de criză necesită o deschidere maximă din partea tuturor participanților. Dacă compania dvs. va oferi unui client un împrumut pentru mărfuri, atunci în schimb ar trebui să obțineți informații și date maxime.
Informații suplimentare vor fi furnizate prin clasarea conturilor de primit până la momentul apariției, de exemplu, cu un interval de 30 de zile și o analiză a modificării acestuia. Pentru a face acest lucru, trebuie să evidențiați ponderea datoriilor îndoielnice și să luați în considerare dinamica acesteia. Creșterea indică un risc crescut de nerambursare a creanțelor și posibilitatea datoriilor restante. Prin urmare, întreprinderea ar trebui să se străduiască să reducă la minimum acest indicator.
Analiza dinamicii creanțelor comerciale restante permite identificarea contrapartidelor nesigure, reducerea volumului de livrări de credite pentru acestea sau lucrul cu acestea în condiții de plată anticipată integrală sau de creditare comercială.
Informațiile operaționale despre datoriile actuale sunt importante, inclusiv perioada datoriilor restante, istoricul relațiilor cu clientul, volumul și regularitatea achizițiilor făcute de acesta, ponderea acesteia în structura veniturilor și a profitului brut, numărul de încălcări ale termenele de plată în perioadele anterioare.
Și, în cele din urmă, conturile reale de creanță sunt calculate ținând seama de ratele de inflație și amortizare pentru perioada de întârziere a plății, perioada de încasare și se calculează pierderile din incasare și amortizare.
Rezultatele analizei creanțelor trebuie luate în considerare la planificarea activităților ulterioare ale întreprinderii.
De exemplu, iată mai multe tipuri de debitori hard-core:
Primul este că contrapartida „trage” în mod deliberat datoria și așteaptă până la expirarea termenului de prescripție.
Și, în sfârșit, al treilea - ignoră încercările tale de a „ajunge” la el.
Un alt tip obișnuit de situație a datoriilor la care merită să fim atenți este lipsa datoriei de către o organizație în care fondatorul și CEO-ul sunt nominali, adică nu își îndeplinesc cu adevărat funcțiile. Cu „denumiri”, organizațiile sunt create chiar dacă nu există un scop de fraudă. Acesta este un fel de exemplu al modelului de afaceri post-sovietic, atunci când toate metodele posibile sunt utilizate pentru a asigura securitatea într-un mediu complex și în schimbare. Colectarea într-o astfel de situație se bazează adesea pe faptul că metodele de reputație și de drept penal permit motivarea unui lider real pentru îndeplinirea obligațiilor.
În această etapă, atenția principală este acordată problemelor alegerii unei structuri organizaționale într-o organizație pentru lucrul cu teledetecția:
A) Descrie „+” și „-” ale activității diferitelor persoane responsabile.
B) Se ia în considerare problema motivației pentru acțiune.
C) Problema unui centru de control „unic” pentru lucrul cu teledetecție
În prezent, cel mai obișnuit scenariu este să încredințați această lucrare angajatului dvs. și, în cazul unor cantități mari de colectare, unui întreg serviciu (de regulă, juridic, financiar sau de securitate).
Desigur, primul lucru cu care se confruntă astfel de servicii este necesitatea poziționării lor speciale în sistemul de organizare a întreprinderii. Practica arată că împrăștierea funcțiilor în diviziile individuale ale unei organizații este plină de faptul că cea mai mare parte a timpului este dedicată clarificării relațiilor dintre departamente și împărțirea competențelor, datorită dorinței banale de a nu efectua o muncă ingrată, menținând același lucru salariu solid, care a fost plătit pentru îndeplinirea funcțiilor mult mai „confortabile”.
Organizarea unui serviciu special pentru munca cu creanțe poate fi asociată pentru o entitate comercială cu probleme de determinare a numelor funcțiilor angajaților din acest departament - directorul funcțiilor și angajaților nu conține o funcție, al cărei nume ar fi pe deplin reflectă domeniul de activitate al angajaților. Desigur, aceasta nu este cea mai mare problemă în organizarea unui astfel de serviciu, totuși, și are loc.
Cu toate acestea, crearea unei unități structurale separate în acest caz va elimina posibilele conflicte între serviciile individuale și va asigura o muncă mai coordonată în domeniul muncii cu creanțe în flux.
În această etapă, atenția principală este acordată problemelor de tranziție de la problemele luării unei decizii despre cine lucrează cu telecomandă la modul în care se va desfășura munca la nivel de organizație, mecanisme, reguli de interacțiune, metode de reglementare și control :
A) Proiectarea structurii organizatorice a departamentului
B) Crearea de procese de afaceri, politici și proceduri pentru gestionarea RS
C) Formarea sistemului de indicatori de performanță echilibrați ai diviziei (KPI)
D) Dezvoltarea schemelor de motivație bazate pe KPI, crearea fișelor de post, instruirea angajaților responsabili cu munca cu telecomandă
E) Crearea unui sistem de control și raportare a managementului intern în CRM pentru analiza situației financiare și evaluarea eficacității activității specialiștilor:
1) Alegerea indicatorilor de performanță pentru analiza muncii cu RS a angajaților responsabili:
- „eficiența apelurilor”,
Numărul de apeluri, întâlniri, scrisori scrise, facturi plătite,
Compensarea avansurilor și a conturilor clienților,
- "anulat" DZ
2) Controlul amplorii și structurii teledetecției pentru perioada:
Creșterea DZ în cantități și număr de clienți
3) Implementarea indicatorilor de eficiență a muncii cu teledetecție
Opțiunea ideală este o situație în care controlul asupra muncii angajaților colecționari și a indicatorilor RS poate fi efectuat automat folosind rapoarte în sistemele CRM.
Această etapă este cea principală, deoarece există o creație directă a metodelor aplicate de lucru cu telecomandă, și anume, acțiuni care conduc la returnarea datoriilor, care este principalul obiectiv:
A) Apeluri către clienți (pregătirea pentru un apel către un client, calendarul unui apel)
B) Scrierea scrisorilor:
Lista documentelor pentru client,
Pentru a confirma DZ,
Interacțiunea cu departamentul de contabilitate al companiei pentru pregătirea documentelor pentru client
C) Întâlniri cu clienții
D) Negocierea:
Reguli generale,
Determinarea persoanei responsabile a clientului pentru plata datoriilor,
Opțiuni pentru acorduri cu clientul dacă este imposibil să plătiți imediat din partea acestuia,
Opțiuni pentru acțiuni atunci când clientul refuză să plătească sau este nepoliticos din partea clientului atunci când comunică,
Determinarea frecvenței apelurilor
E) Înregistrarea informațiilor despre lucrul cu teledetecția (CRM / automatizarea procesului de colectare și înregistrare a informațiilor)
În cazul în care datoria nu este rambursată la timp, există doar două modalități de a o restitui: să conveniți cu debitorul cu privire la o returnare voluntară sau să o încasați cu forța.
Avantajele soluționării datoriilor înainte de proces sunt absența unor costuri suplimentare asociate cu apelarea la instanță și o soluționare reciproc avantajoasă a unei situații potențial conflictuale, fără a afecta reputația comercială și relațiile partenerilor.
Debitorii trebuie să fie în contact permanent:
Trimiteți mementouri despre scadența apropiată a datoriei (prin poștă sau e-mail),
Purtează conversații telefonice
Întâlniri personale cu conducerea debitorului,
Depune o plângere.
Metodele financiare de influențare a debitorilor care au făcut o întârziere în plată includ:
Aplicarea de sancțiuni,
Oferte de compensare,
Restructurarea datoriilor,
Vânzare de datorii,
Inițierea procedurilor de faliment etc.
Alegerea acestei metode depinde de:
Caracteristicile debitorului,
Sume datorate,
Numărul de zile restante,
Disponibilitatea debitorului de a achita datoria și alți factori.
În acest sens, aș dori să fac imediat o rezervare că activitatea de colectare nu implică îndeplinirea unei funcții negative fără echivoc în raport cu debitorul. În etapa inițială a datoriei, se încearcă restructurarea acesteia și crearea unor condiții reale pentru îndeplinirea corectă a obligației - întocmirea unor calendare speciale pentru rambursarea datoriilor în cazul unei deteriorări accentuate a stării financiare a unui debitor de bună-credință; etc. În unele cazuri, este mai probabil chiar și activitate „anti-colectare” în înțelegerea sa clasică, deoarece astfel de acțiuni vizează excluderea ultimei etape judiciare de colectare a creanțelor.
Orice organizație care are nevoia de a colecta o cantitate mare de creanțe se va confrunta mai devreme sau mai târziu cu alegerea căii de urmat pentru a restitui fondurile investite.
În ciuda diferenței dintre tipurile de situații de creanță, se pot distinge caracteristici comune:
Asigurarea unui echilibru între transportul colecției și dezvoltarea unor programe de acțiune unice pentru cazurile dificile;
Utilizarea metodelor inovatoare de colectare;
Utilizarea eficientă a urmăririi penale a debitorilor, inclusiv a celor pentru compoziții rare (articolele 177, 315 din Codul penal al Federației Ruse etc.), prin informare și asistență științifică și de consultanță.
Asigurarea unui echilibru între transportorul de colectare și dezvoltarea de programe de acțiune unice pentru cazurile dificile este deosebit de importantă atunci când colectați o cantitate mare de datorii (mai mult de 300-500 lunar).
În același timp, este important să existe o centralizare a activităților de colectare a datoriilor, adică conducerea generală, iar angajații s-ar ocupa doar de colectarea datoriilor și nu ar combina această activitate cu alte sarcini, întrucât altfel vor avea întotdeauna ocazia pentru a justifica eficiența scăzută a muncii lor prin nevoia de a face altceva.
Îmbunătățirea eficienței muncii de colectare a datoriilor este posibilă prin introducerea unui element responsabil pentru pregătirea materialelor pentru sprijinul PR al colectării în această schemă de diviziune a muncii: proiecte de notificări, contestații, comunicate de presă și articole. Experiența arată că sprijinul PR al colectării pentru mulți mari cumpărători (debitori) este factorul decisiv pentru luarea unei decizii privind rambursarea datoriilor. Impactul reputațional poate fi pregătit pe baza interacțiunii departamentelor obișnuite de colectare cu departamentul de PR, ale cărui responsabilități se extind sau a competențelor organizației de PR.
Conturile de primit sunt vândute atunci când este nevoie urgentă de numerar. Este cumpărat de întreprinderi care sunt debitoare ale debitorului. Prin achiziționarea de creanțe cu o reducere de reducere, acestea le prezintă debitorului pentru rambursare la valoarea maximă. Datoria poate fi cumpărată și de o companie care aparține aceluiași grup financiar ca și debitorul și este interesată să cumpere toate datoriile organizațiilor holdingului. În plus, datoria poate fi revândută unei persoane interesate să aibă drepturi de creanță împotriva acestui debitor. De exemplu, acest lucru se întâmplă atunci când un debitor se află în stadiul falimentului (sau este „adus” la faliment) și există o luptă între creditori pentru numărul maxim de voturi la o ședință a creditorilor.
Dacă s-au epuizat toate măsurile rezonabile, creditorul poate colecta datoria prin instanță. De obicei, mersul în justiție duce la defalcarea parteneriatului, dar poate servi și ca început al unui dialog constructiv cu debitorul. În viitor, noii debitori, știind că furnizorul soluționează întotdeauna disputele privind datoriile prin instanță, încearcă să evite întârzierile în rambursarea datoriilor.
Aceștia merg în instanță în următoarele situații:
Debitorul nu recunoaște datoria sau are creanțe reconvenționale împotriva creditorului;
Debitorul recunoaște datoria, nu are creanțe împotriva creditorului, are active suficiente pentru a rambursa obligația, dar nu dorește să plătească sau îi cere creditorului să furnizeze condiții preferențiale de furnizare;
Debitorul se află într-o stare de pre-faliment.
În acest din urmă caz, existența unui titlu executoriu permite, în caz de faliment, să intre în a doua etapă a creanțelor, care, de regulă, mărește semnificativ șansele creditorului de a rambursa datoria.
Înainte de a merge în instanță, este important ca un creditor să evalueze:
Legalitatea pretențiilor lor,
Fiabilitatea bazei de dovezi,
Debitorul are proprietăți sau fonduri care vor oferi creditorului o oportunitate reală pentru executarea unei hotărâri judecătorești pozitive.
Metodologia de lucru cu debitori - persoane juridice:
Colector- un angajat al companiei responsabile de colectarea datoriilor.
Surse de informații despre companie, angajați, proprietari:
1. Resurse interne ale sistemului:
Baza de date a obiectelor scanate anterior, rezultatele verificării și interacțiunii acestora;
O bază de date cu obiecte pentru care există informații despre inexpediența stabilirii relațiilor de afaceri cu aceștia (listă de oprire) etc .;
2. matrice de informații de referință
Agende telefonice,
Directoare de adrese etc.
3. baze de date cu acces online (resurse ale agențiilor guvernamentale):
Fondul de pensii al Federației Ruse,
Serviciul Federal de Impozite,
Serviciul Federal pentru Migrație,
Instanțele de arbitraj,
Motoare de căutare (Google, Yandex, Yahoo etc.)
Site-uri de căutare de locuri de muncă (HH.ru, Job.ru, Superjob.ru, rabota.mail.ru etc.)
- „mesageri” (icq, quip, skype, sipnet etc.)
Mijloace tehnice de contact cu debitorul:
1. Apeluri telefonice (manual: telefon fix, mobil, memento robot)
6. Mesaje pe internet (site-uri web, forumuri, chat-uri, rețele sociale, skype, icq)
1. Este necesar să aflați cât de oportun este să efectuați măsurile de căutare, deoarece căutarea debitorului poate dura de la câteva zile la câteva săptămâni și, ca rezultat, se dovedește că debitorul este insolvabil.
2. La desfășurarea activităților „PR”, este necesar să colectăm și să evaluăm feedback-ul: reacțiile oponenților, publicului, agențiilor de aplicare a legii. Odată cu diseminarea informațiilor veridice, riscurile juridice sunt minime, la fel și riscurile unui răspuns simetric de PR.
3. Nu există atât de multe metode eficiente de rambursare a datoriilor în ordinea preventivă care să nu contrazică legislația actuală și toate se rezumă la un singur principiu: crearea pentru un client care a devenit debitor condițiile cele mai nefavorabile pentru viața lui prosperă în continuare. Desigur, toate acțiunile se desfășoară numai în cadrul legislației. Aceasta:
1. intruzivitate,
2. convingere,
3.presiunea
4. stealth.
4. În niciun caz nu trebuie să uităm de debitor. Impactul trebuie să fie permanent. Începând din momentul în care contractul intră în întârziere, trebuie stabilit un control total clar asupra debitorului până la rambursarea datoriei. În caz contrar, poate apărea o situație absurdă: debitorul este „taxat” pentru plată și așteaptă bani, dar dacă nu-i reamintiți datoria, atunci, după ce a primit suma mult așteptată, în loc să plătească, va cheltui banii pe propriile sale nevoi. Pentru a evita această situație, colectorul este obligat să reamintească în mod sistematic debitorului problema sa nerezolvată și să-l împingă să plătească.
5. Sarcina este de a risipi mitul impunității pentru neplată. Cu intervenția sa, pacea din viața debitorului trebuie să se încheie. Un client care a devenit debitor trebuie să înțeleagă clar: nu a fost uitat și nu va fi uitat. Și te vor deranja până când se va rezolva problema.
6. Pârghia asupra debitorului poate fi una dintre cele trei componente:
Interes: colectorul creează condiții în care clientul este direct interesat de plata promptă a datoriei sale. Atunci când colectorul îl invită pe debitor să plătească suma sub cea specificată, eliminând amenzile. Debitorul percepe aceasta ca pe o ofertă profitabilă din punct de vedere financiar și își plătește datoria.
Dependență: colecționarul găsește punctul de durere al clientului și îl apasă metodic. Dacă datoria este rambursată, această dependență va dispărea. Prin urmare, plata ajunge la data specificată de colector.
Materiale compromise: pe parcursul activității sale, colectorul identifică informații care pot compromite debitorul sau pot amenința să le publice.
Măsuri de influență pentru debitori:
1. Amenințarea utilizării linkurilor agenției pentru inițierea auditurilor serviciilor:
Impozit,
Antimonopol,
Control legal al software-ului,
Muncă,
Biroul de migrație etc.
Informarea publicului relevant, a organizațiilor de autoreglementare cu privire la acțiunile întreprinse
2. Amenințarea de a dezvălui statutul de proprietate al debitorului, dezvăluind drepturile la:
Obiecte imobiliare
Vehicule cu motor,
Conturi personale sau conturi de rude în bănci comerciale etc.
Luarea de măsuri preventive pentru a împiedica debitorul să-și transfere bunurile către alte persoane.
În conformitate cu art. 58 din Legea federală „Cu privire la procedurile de executare” în cazul în care organizația debitoare nu dispune de fonduri suficiente pentru a achita datoria, colectarea se aplică altor bunuri care îi aparțin pe baza dreptului de proprietate, a dreptului de gestiune economică sau dreptul de gestiune operațională (cu excepția bunurilor retrase din circulație sau limitate în circulație), indiferent de locul și în a cărui utilizare efectivă se află.
3. Amenințare de influență în cadrul urmăririi penale, inclusiv apel la agențiile de aplicare a legii pentru a verifica acțiunile debitorului pentru fraudă și aplicarea Codului penal al Federației Ruse (articolul 177 „Evaziune rău intenționată de la amortizare creanțe").
Utilizarea mijloacelor legale de asigurare a colectării datoriilor,
Monitorizarea progresului procedurilor de executare,
Implicarea executorilor judecătorești și OBEP,
Declarații ale unei cereri civile într-o procedură penală, datorită căreia datoria organizației se poate transforma într-o datorie personală a capului
Utilizarea procedurii de asigurare a daunelor
Acoperirea informațională a procesului legal: postarea de știri despre acțiunile comise în mass-media, informarea publicului despre poziția părților interesate.
Pentru confiscarea bunurilor deținute de inculpat și deținute de acesta sau de alte persoane, confiscarea fondurilor din conturile curente
4. Crearea unei amenințări la adresa reputației:
1. amenințări de diseminare a informațiilor veridice despre situația actuală în mass-media prin trimiterea de articole și comentarii
2. amenințarea de a fi înscris pe lista neagră pe Internet, care conține informații despre morții cu numele liderilor acestor companii,
3. scrierea de contestații, comunicate de presă și articole despre debitor pe site-uri web, bloguri, forumuri, rețele sociale.
Pentru parteneri,
Concurenți
Agentii guvernamentale,
Clienți, inclusiv potențiali,
Pentru parteneri,
Concurenți
Furnizori,
Proprietari,
Agentii guvernamentale,
Cumpărătorii potențiali ai organizației și ai proprietății acesteia.
