Pembaca yang budiman!

Kami mempersembahkan kepada Anda rubrik baru - "Kontrol internal". Di dalamnya, kita akan berbicara tentang bagaimana mengatur sistem pengendalian internal dan melakukan kegiatan pengendalian individu.

L.V. Chkhutiashvili, Cand. ekonomi. Sci., auditor, anggota IPB wilayah Moskow

Undang-Undang Federal No. 402-FZ tahun 2011-12-06 "Tentang Akuntansi" mewajibkan entitas ekonomi untuk mengatur dan melaksanakan pengendalian internal atas fakta-fakta kehidupan ekonomi. Dan entitas ekonomi, yang laporannya tunduk pada audit wajib, harus mengatur dan menjalankan pengendalian internal atas akuntansi dan pelaporan (kecuali untuk kasus-kasus ketika manajer secara independen mengelola catatan akuntansi). Mari kita bicara tentang apa itu pengendalian internal.

Kondisi ekonomi modern ditandai dengan peningkatan konstan informasi ekonomi saat ini, baik di tingkat eksternal maupun internal. Untuk semua pengguna, informasi ekonomi adalah dasar untuk membuat keputusan manajemen yang terinformasi.

Dalam hal ini, kebutuhan akan pengendalian yang efektif atas kelengkapan dan keandalan informasi ekonomi terkini dan pelaporan meningkat secara signifikan. Salah satu alat utama untuk memecahkan masalah tersebut adalah pengendalian internal yang tepat waktu, yang perannya dalam membuat keputusan manajemen yang rasional sangat besar.

Tugas pengendalian internal

Akuntansi berfungsi tidak hanya untuk sistematisasi dan akumulasi informasi, tetapi juga untuk pengendalian transaksi bisnis yang dilakukan atau fakta kehidupan ekonomi. Organisasi yang menjaga akuntansi dengan benar, dengan demikian mengendalikan kegiatan mereka sampai tingkat tertentu, pertanyaan lain adalah seberapa efektif pengendalian tersebut. Jika diatur di bawah sistem pengendalian internal terpisah yang melengkapi akuntansi, efisiensinya akan jauh lebih tinggi. Dalam waktu dekat, semua organisasi yang tertarik untuk menertibkan akuntansi mereka akan datang ke sini.

Melalui pengendalian internal, pemilik dan manajemen entitas ekonomi dapat memperoleh informasi yang diperlukan tentang keadaan sebenarnya dari objek manajemen. Ini memungkinkan Anda untuk memberikan kepercayaan yang cukup dalam pencapaian tujuan dalam hal keandalan pelaporan keuangan (akuntansi), efisiensi dan efektivitas operasi bisnis, serta kepatuhan kegiatan dengan persyaratan tindakan hukum peraturan saat ini.

Fungsi utama pengendalian internal adalah untuk mengembangkan dan mengajukan tidak hanya proposal untuk menghilangkan pelanggaran yang teridentifikasi, tetapi juga rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi manajemen, mengidentifikasi cadangan pengembangan, serta memberikan dukungan konsultasi kepada manajemen organisasi. Pengendalian internal membantu mengidentifikasi keefektifan sistem manajemen organisasi.

Prinsip-prinsip pengorganisasian pengendalian internal

Pengendalian internal adalah bagian dari sistem manajemen yang berfungsi untuk memastikan stabilitas keuangan jangka panjang dan berfungsinya organisasi secara efektif dari semua jenis kegiatan. Efisiensi entitas ekonomi secara keseluruhan tergantung pada organisasinya yang efektif.

Organisasi pengendalian internal dalam proses manajemen harus difokuskan pada bentuk organisasi dan hukum, ukuran organisasi dan skala kegiatannya. Semakin kompleks struktur lingkungan internal suatu entitas ekonomi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan manajemen yang efektif. Dasar untuk membuat sebagian besar keputusan manajemen adalah informasi yang dihasilkan dalam akuntansi, akuntansi operasional dan statistik.

Karena risiko melekat dalam aktivitas apa pun, pengusaha, ketika secara sukarela mengambil risiko untuk mendapatkan manfaat di masa depan, harus dapat mengelolanya. Bagaimana proses ini diatur: secara spontan atau sengaja adalah masalah budaya perusahaan. Tingkat manajemen risiko yang lebih tinggi dipastikan dengan penciptaan sistem pengendalian internal, yang, tidak seperti, misalnya, seorang manajer dan kepala akuntan, terlibat dalam pengendalian risiko perusahaan.

Dalam Standar Internasional tentang Audit ISA 400 "Penilaian Risiko dan Pengendalian Internal", sistem pengendalian internal adalah seperangkat tindakan, metode, dan prosedur organisasi yang digunakan oleh manajemen perusahaan sebagai sarana untuk akuntansi kegiatan keuangan dan ekonomi yang tertib dan efisien, memastikan keamanan aset, mengidentifikasi, mengoreksi dan mencegah kesalahan dan distorsi informasi, serta penyusunan laporan keuangan (akuntansi) yang andal secara tepat waktu.

Sistem pengendalian internal suatu organisasi adalah sistem yang berfungsi terus-menerus yang bertujuan untuk memastikan pemenuhan misi organisasi dan pencapaian tugas yang diberikan, serta meningkatkan efisiensi sistem manajemen aktivitas organisasi melalui penggunaan informasi berkualitas tinggi yang menyediakan:

• efisiensi dalam pengambilan keputusan manajerial;
• identifikasi dan analisis risiko yang tepat waktu;
• kepatuhan terhadap hukum dan kebijakan serta prosedur internal;
• penggunaan sumber daya yang efisien;
• keamanan aset;
• keandalan pelaporan keuangan dan manajemen. Sejak 2012, IFRS telah diakui di Rusia, prosedur wajib untuk menerapkan yang sejauh ini berlaku untuk laporan konsolidasi yang disiapkan oleh bank, organisasi asuransi dan perusahaan yang menempatkan sekuritas mereka di bursa saham. Namun, ada kecenderungan penerapan IFRS yang lebih luas dengan membawa standar Rusia lebih dekat ke standar internasional.

IFRS 7 "Instrumen Keuangan: Pengungkapan Informasi" (diberlakukan di Federasi Rusia atas perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 25 November 2011 No. 160n) menetapkan bahwa, bersama dengan laporan keuangan, organisasi harus berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan informasi tentang sifat, tingkat risiko, dan cara organisasi mengelola risiko ini. Untuk setiap jenis risiko, dan dalam IFRS 7 kita berbicara tentang risiko kredit, risiko likuiditas, risiko pasar dan sejumlah lainnya, organisasi harus menunjukkan (paragraf 33):

(a) eksposur organisasi terhadap risiko dan bagaimana risiko tersebut muncul;

(b) tujuan, kebijakan dan prosedur manajemen risiko organisasi, dan metode yang digunakan untuk menilai risiko;

(c) setiap perubahan dalam (a) atau (b) dari periode sebelumnya.

Metode manajemen risiko adalah sebagai berikut:

• penghindaran risiko (dianggap sebagai upaya terakhir dalam kaitannya dengan risiko);
• melakukan prosedur dan mengembangkan aturan manajemen risiko;
• asuransi risiko;
• pembentukan cadangan untuk menutupi kemungkinan kerugian.

Penghindaran merampas potensi keuntungan. Organisasi akan mengurangi hingga nol semua jenis risiko hanya jika berhenti bekerja. Oleh karena itu, metode manajemen ini sangat terbatas dan dapat diterapkan pada area risiko yang tidak dapat dibenarkan, misalnya, berbagai jenis skema semi-kriminal. Penolakan suatu perusahaan untuk bekerja dengan perusahaan penerbangan malam untuk mencegah penghematan pajak yang tidak masuk akal akan menjadi penghindaran risiko.

Penerapan prosedur dan pengembangan aturan manajemen risiko adalah bidang profesional utama dari sistem pengendalian internal. Biaya utama manajemen risiko terkait dengan pembayaran gaji kepada staf yang bertanggung jawab atas pengendalian. Contoh manajemen risiko termasuk memantau kinerja keuangan (mengelola risiko kebangkrutan dan likuiditas), menetapkan batasan (mengelola risiko konsentrasi).

Asuransi risiko dikaitkan dengan pembayaran premi asuransi. Disarankan untuk menggunakannya dalam kasus-kasus di mana kemungkinan terjadinya suatu peristiwa kecil, dan kemungkinan konsekuensi negatifnya penuh dengan kerugian besar (misalnya, asuransi real estat terhadap kebakaran).

Penciptaan cadangan untuk kemungkinan risiko adalah operasi yang dirancang untuk mendistribusikan beban kerugian secara merata pada hasil keuangan suatu perusahaan, terlepas dari kenyataan bahwa risiko tersebut benar-benar direalisasikan. Cadangan mengurangi keuntungan, tetapi tidak menyebabkan arus keluar dana, sehingga secara tidak langsung menghematnya. Provisi umumnya diterapkan pada risiko kredit.

Setiap jenis risiko dapat menyebabkan kebangkrutan, namun demikian, jumlah aset bersih dan kecukupan modal ekuitas memastikan kelangsungan hidupnya di masa-masa sulit. Secara absolut, aset bersih sebagian besar mencerminkan ukuran organisasi, dan indikator relatif dengan partisipasi dalam perhitungan modal ekuitas - stabilitasnya.

Untuk membatasi risiko pada tahap awal, layanan pengendalian internal harus melakukan analisis terperinci tentang situasi di sektor ekonomi di mana organisasi memiliki risiko konsentrasi, analisis mendalam tentang kelayakan kredit pihak lawan, dalam kaitannya dengan operasi (transaksi) dimana peningkatan risiko konsentrasi diidentifikasi, dan terbentuk karena biaya cadangan.

Menurut penulis, saat ini terjadi transformasi sistem pengendalian internal menjadi alat penilaian risiko, ada pergeseran penekanan dari penilaian operasi individu ke penilaian risiko dalam kegiatan perusahaan. Penting untuk mengontrol tidak hanya fakta kehidupan ekonomi dan pengaturan dan pemeliharaan catatan akuntansi, pembuatan laporan, tetapi juga untuk mengaudit transaksi, peristiwa, operasi yang mempengaruhi posisi keuangan suatu entitas ekonomi, hasil keuangan dari kegiatannya. dan arus kas.

Tugas utama pengontrol internal (auditor) adalah untuk berpartisipasi dalam audit independen atas laporan akuntansi (keuangan) entitas yang diaudit untuk menyatakan pendapat atas keandalan laporan tersebut, serta untuk melakukan pengendalian internal atas laporan keuangan. penyusunan laporan akuntansi (keuangan), yang dibentuk sesuai dengan data akuntansi. Pengontrol internal dengan tindakannya yang tepat waktu dapat mengurangi waktu kehadiran di perusahaan orang-orang yang tidak diinginkan seperti inspektur pajak, dan mengurangi jumlah kontrak audit. Sistem pengendalian internal memungkinkan untuk menilai risiko, mampu meramalkannya dan mengurangi konsekuensi negatif seminimal mungkin.

Penerapan sistem pengendalian internal memungkinkan memastikan keandalan informasi keuangan dan mengurangi risiko pengambilan keputusan yang salah. Pembangunan sistem pengendalian internal melibatkan identifikasi risiko yang paling signifikan, pengembangan prosedur peraturan, serta tindakan korektif yang akan memperbaiki situasi.

Biaya kontrol dimuka bisa lebih efektif karena membantu mencegah risiko terjadi. Pengenalan sistem pengendalian internal di suatu perusahaan diperlukan untuk meningkatkan efisiensi divisi-divisinya. Pada saat yang sama, sistem pengendalian internal akan memastikan keandalan informasi dan secara efektif menggunakan sumber daya material, tenaga kerja, dan keuangan perusahaan.

Struktur organisasi perusahaan memiliki dampak khusus pada organisasi sistem pengendalian internal. Penting untuk memahami prosedur pengendalian apa yang dilakukan oleh satu atau lain unitnya sesuai dengan rentang tugas dan tanggung jawab yang diberikan.

Penerapan sistem pengendalian internal dimulai dengan identifikasi departemen di mana biaya muncul dan di mana prosedur peraturan akan dikembangkan. Selain itu, sistem pengendalian internal akan lebih efektif jika semua karyawan organisasi mengikuti prosedur pengendalian, dan ini harus dilakukan terus-menerus. Menurut penulis, organisasi sistem pengendalian internal memerlukan partisipasi spesialis dari layanan terkait (perencanaan, keuangan, ekonomi).

Langkah selanjutnya dalam proses membangun sistem pengendalian internal adalah pemilihan objek pengendalian. Organisasi harus mengembangkan diagram proses teknologi, jadwal alur kerja, kebijakan akuntansi, deskripsi pekerjaan, dan pengendalian harus dilakukan di semua tingkat manajemen.

Relevansi pengendalian internal

Dengan demikian, pengendalian internal dalam suatu organisasi adalah salah satu fungsi bisnis yang paling penting bersama dengan produksi dan manajemen keuangan.

Pentingnya pengendalian internal hampir tidak dapat ditaksir terlalu tinggi. Ini memastikan perlindungan properti, kualitas akuntansi dan keandalan pelaporan, identifikasi dan mobilisasi cadangan yang ada di bidang produksi, keuangan, dll. Pengendalian internal mencakup semua bidang perusahaan dan ditujukan untuk meningkatkan efisiensi manajemen perusahaan.

Dalam interpretasi yang paling sempit, istilah pengendalian internal adalah kumpulan informasi tentang objek pengendalian. Kontrol semacam ini dilakukan oleh semua manajer perusahaan dalam kerangka fungsi mereka. Dalam arti luas, pengendalian internal adalah proses berkelanjutan yang mencakup pengumpulan dan analisis informasi untuk membuat keputusan manajemen yang berfokus pada efisiensi perusahaan.

Pengendalian internal yang terorganisir dengan baik dapat secara signifikan mengurangi jumlah kesalahan keuangan, meminimalkan ukuran hukuman, yang pada gilirannya membantu meningkatkan kinerja keuangan perusahaan. Mengabaikan pengendalian yang sama menyebabkan kerugian finansial yang timbul dalam bentuk denda, penalti berdasarkan hasil pemeriksaan oleh otoritas keuangan.

Sistem pengendalian internal dalam organisasi harus mencakup serangkaian tindakan, metode, dan prosedur organisasi yang digunakan oleh manajemen perusahaan sebagai sarana untuk pelaksanaan kegiatan keuangan dan ekonomi yang tertib dan efisien dan untuk keputusan manajemen yang tepat waktu dan benar.

Pengendalian internal semacam inilah yang memungkinkan:

• melaksanakan perilaku bisnis yang kompeten dan efektif;
• memastikan pelaksanaan rencana, kepatuhan dengan undang-undang saat ini dalam pelaksanaan kegiatan keuangan dan ekonomi;
• mengembangkan dan menerapkan metode untuk perlindungan dan keamanan aset;
• bentuk anggaran;
• memprediksi kinerja ekonomi organisasi.

Prosedur pengendalian internal harus dibangun atas dasar prinsip keteraturan dan konsistensi, yaitu mencakup semua kewajiban dan penyelesaian keuangan saat ini dan dilakukan dengan frekuensi yang ditetapkan oleh peraturan internal organisasi, setidaknya sekali dalam periode pelaporan. untuk pajak atau kelompok objek akuntansi yang bersangkutan. Hasil prosedur pengendalian internal untuk kewajiban keuangan dan penyelesaian kas harus dinyatakan dalam bentuk laporan tertulis yang disajikan untuk ditelaah oleh manajemen perusahaan.

Selain kontrol, prosedur ini secara bersamaan dapat menjalankan fungsi informasi dan organisasi dan dapat digunakan untuk menilai efektivitas sistem manajemen, berfungsi sebagai dasar untuk membuat keputusan manajemen oleh pengguna yang berkepentingan.

Instrumen pengendalian internal

Instrumen pengendalian intern menurut saya adalah:

• peraturan internal (instruksi) formalisasi prosedur pengendalian internal;
• deskripsi pekerjaan karyawan keuangan dan prosedur untuk interaksi mereka dengan departemen lain (divisi struktural) dan manajemen perusahaan;
• program akuntansi otomatis (keuangan dan manajemen), perangkat lunak lain;
• basis data hukum dan literatur khusus (profesional), terbitan berkala yang memungkinkan pelacakan dan penilaian perubahan dalam undang-undang perpajakan (pemantauan kerangka peraturan);
• penjelasan metodologis berdasarkan analisis posisi otoritas keuangan dan pajak dan praktik penegakan hukum.

Setelah mengumpulkan data, pengontrol internal merangkumnya, mengevaluasinya, membandingkannya dengan standar yang ditetapkan, peraturan dan instruksi internal, tindakan legislatif dan peraturan, membandingkan jumlah kesalahan, kekurangan, dan pelanggaran yang diidentifikasi dengan tingkat materialitas yang ditetapkan sebelumnya.

Setelah itu, ia membuat kesimpulan yang diperlukan, menyusun laporan tertulis, mengembangkan rekomendasi dan proposal. Kemudian dia mendiskusikan dengan kepala departemen yang diaudit semua masalah yang berhubungan dengan audit, terutama yang berkaitan dengan kekurangan yang teridentifikasi dan rekomendasi untuk menghilangkannya.

Ciri khas pengendalian internal adalah penerimaan wajib atas tanggapan tertulis resmi dari manajemen perusahaan atas laporan dan rekomendasinya. Tanggapan harus menunjukkan rekomendasi mana yang telah dilaksanakan dan mana yang dianggap tidak efektif. Selain itu, pengontrol internal bertanggung jawab untuk memantau pelaksanaan rekomendasi yang dikembangkan oleh mereka dan disetujui oleh manajemen kepada unit struktural tempat mereka ditangani.

Sistem pengendalian internal dapat memiliki berbagai konfigurasi tergantung pada jenis kegiatan organisasi, struktur manajemennya, keberadaan divisi terpisah, dll.

Tugas jasa pengendalian internal adalah pengendalian sistematis atas kegiatan unit struktural – objek pengendalian internal. Dokumen lokal, transaksi bisnis, dokumen utama, validitas penentuan norma kerugian alami, distribusi biaya, kepatuhan indikator yang direncanakan dengan yang normatif tunduk pada kontrol. Saat memformalkan hasil, fungsi pengendalian internal juga dipandu oleh pertimbangan profesional.

Sistem pengendalian internal yang terorganisir secara efektif sangat penting dan dalam banyak hal memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area risiko, mengembangkan prosedur audit yang memadai dalam kaitannya dengan area berisiko. Ini juga sangat memudahkan pekerjaan audit eksternal.

Interaksi layanan pengendalian internal dan audit eksternal akan meningkatkan efisiensi pengendalian internal perusahaan industri. Misalnya, auditor internal yang kompeten secara profesional dan bonafid dapat berkomunikasi secara bebas dengan auditor eksternal.

Auditor internal harus memberikan program, rencana, laporan, kesimpulan dan informasi lain kepada auditor eksternal yang dapat mempengaruhi pekerjaan audit eksternal. Dengan menggunakan informasi ini, auditor eksternal mengevaluasi kinerja fungsi audit internal.

Pengendalian internal yang efektif dapat mengurangi volume prosedur audit yang dilakukan oleh auditor eksternal. Berdasarkan hasil pengujian sistem pengendalian internal, auditor lebih akurat merencanakan pekerjaan, prosedur audit yang diperlukan, dan menentukan tingkat keandalan informasi. Pengujian sistem memungkinkan Anda untuk merencanakan dan mengembangkan metodologi audit, dengan mempertimbangkan kelemahan pengendalian internal dan sistem akuntansi.

Fungsi pengendalian internal dapat didelegasikan kepada konsultan independen (auditor). Dianjurkan untuk menarik mereka jika sumber daya Anda sendiri tidak cukup, biaya pembuatan dan pemeliharaan unit khusus lebih tinggi daripada biaya layanan yang diberikan oleh auditor eksternal independen; para pemimpin organisasi tertarik pada independensi penilaian atau standar, terbukti dalam praktik pendekatan organisasi dan (atau) penilaian pengendalian internal dapat digunakan.

Penyebab eksternal dari konsekuensi negatif bagi suatu organisasi dapat berupa perubahan undang-undang, subjektivitas, dan kurangnya posisi yang jelas dari otoritas pengatur mengenai masalah kontroversial yang timbul dalam proses akuntansi, yang bertentangan dengan praktik penegakan hukum.

Alasan internal paling sering adalah rendahnya kualifikasi spesialis dalam staf organisasi yang bertanggung jawab untuk menilai dan meminimalkan risiko pajak, serta kurangnya sistem pengendalian risiko internal yang seragam, termasuk penilaian konsekuensi transaksi bisnis atau fakta kehidupan ekonomi organisasi dan pengendalian akuntansi dan pelaporan akuntansi (keuangan).

Tugas manajer untuk mengatur pengendalian internal dari fakta-fakta kehidupan ekonomi yang berkomitmen dirancang untuk meningkatkan kepercayaan pengguna yang tertarik pada informasi yang tercermin dalam laporan akuntansi (keuangan). Dalam Undang-Undang Federal 06.12.2011 No. 402-FZ "Tentang Akuntansi", prosedur untuk mengatur kontrol semacam itu tidak ditentukan. Oleh karena itu, kepala entitas ekonomi harus menentukannya sendiri, dipandu, jika dianggap perlu, termasuk rekomendasi yang dikembangkan dan diadopsi oleh subjek peraturan akuntansi non-negara (paragraf 8, 9, pasal 21, pasal 24). hukum akuntansi).

Perintah Kementerian Pembangunan Ekonomi Rusia tertanggal 21 April 2006 No. 104 "Tentang Persetujuan Metodologi untuk Layanan Pajak Federal Akuntansi dan Analisis Kondisi Keuangan dan Solvabilitas Perusahaan dan Organisasi Strategis."

Resolusi Pemerintah Federasi Rusia 25 Juni 2003 No. 367 "Tentang Persetujuan Aturan Pelaksanaan Analisis Keuangan oleh Wali Amanat Kepailitan".

Dasar hukum untuk melakukan kontrol keuangan independen dalam bentuk audit diabadikan dalam Undang-Undang Federal No. 307-FZ tanggal 30.12.2008 "Tentang Audit". Sesuai dengan itu, kegiatan pemeriksaan dilakukan bersamaan dengan pengendalian keuangan negara dan tidak menggantikannya.

peraturan pengendalian internal normatif

Dalam arti luas, tujuan fungsi ICS harus dipahami sebagai pelestarian dan penggunaan efektif berbagai sumber daya dan potensi organisasi komersial, memastikan berfungsinya secara efektif, serta keberlanjutan dan pengembangan maksimal dalam kondisi persaingan multifaset.

Pencapaian tujuan keseluruhan ICS dipastikan oleh interaksi berbagai elemennya untuk mencapai indikator berikut, yang dapat digunakan untuk menilai efektivitas pengelolaan dan pengembangan organisasi:

• 1) kepatuhan kegiatan organisasi dengan tindakan yang diadopsi (target dan tolok ukur) dan strategi;
• 2) stabilitas organisasi dari sudut pandang keuangan, ekonomi, pasar dan hukum;
• 3) keteraturan dan efisiensi kegiatan keuangan dan ekonomi saat ini;
• 4) keamanan properti organisasi (aset tidak lancar dan aset yang beredar), termasuk keamanan data yang disistematisasi dan digeneralisasi untuk digunakan dalam manajemen. Ada dua aspek pengendalian di sini:
• 1.kontrol, berfokus pada kecukupan tindakan organisasi untuk memastikan keamanan fisik aset (memastikan perlindungan dari pencurian, dari kerugian akibat kebakaran, banjir, kegagalan komputer, pemadaman listrik, kerusakan yang disengaja, dll.);
• 2. kontrol atas keabsahan operasi keuangan dan bisnis, solvabilitas dan kehati-hatian pihak lawan berdasarkan kontrak, kehati-hatian manajer yang membuat keputusan tentang operasi ini;
• 5) tingkat kelengkapan dan akurasi dokumen utama yang tepat dan kualitas informasi utama untuk kepemimpinan yang sukses dan keputusan manajemen yang efektif;
• 6) indikator efektivitas sistem akuntansi - ketersediaan, kelengkapan, akurasi aritmatika, posting ke rekening, resolusi formal, kepastian waktu, penyajian dan pengungkapan data dalam pelaporan;
• 7) peningkatan produktivitas tenaga kerja, penurunan biaya produksi dan sirkulasi, peningkatan hasil keuangan dan ekonomi kegiatan;
• 8) penggunaan semua jenis sumber daya secara rasional dan ekonomis;
• 9) kepatuhan oleh pejabat dan karyawan organisasi lainnya dengan persyaratan, aturan dan prosedur yang ditetapkan oleh administrasi - peraturan tentang divisi, uraian tugas, aturan perilaku, rencana dokumentasi dan alur kerja, rencana organisasi kerja, perintah kebijakan akuntansi, perintah dan perintah lainnya;
• 10) kepatuhan terhadap persyaratan undang-undang federal dan anggaran rumah tangga yang dikeluarkan oleh otoritas Federasi Rusia dan entitas konstituennya, serta oleh badan resmi pemerintahan sendiri setempat.

Ini dan banyak tugas lainnya menentukan penciptaan ICS yang efektif dalam organisasi. Salah satu alasan sekunder dari keinginan manajemen untuk mengorganisir ICS yang dapat diterima adalah kemungkinan untuk mengurangi biaya audit eksternal.

Prinsip sistem pengendalian intern.

Kriteria efektivitas ICS adalah kepatuhan terhadap prinsip-prinsip pengendalian internal organisasi.

• 1. Prinsip tanggung jawab: setiap entitas yang bekerja dalam organisasi harus memikul tanggung jawab ekonomi, administratif, dan disipliner atas pelaksanaan fungsi kontrol yang tidak semestinya. Tanggung jawab harus secara formal ditetapkan untuk kinerja setiap fungsi kontrol, digambarkan dengan jelas dan secara formal ditugaskan untuk subjek tertentu. Jika tidak, subjek tidak akan melakukan kontrol yang cukup.
• 2. Prinsip keseimbangan: prinsip ini terkait erat dengan yang sebelumnya. Keseimbangan berarti bahwa subjek tidak dapat diberikan fungsi kontrol yang tidak dilengkapi dengan sarana untuk implementasinya. Demikian juga, tidak boleh ada sarana yang tidak terkait dengan satu fungsi atau fungsi lainnya. Dengan kata lain, ketika mendefinisikan tanggung jawab subjek kontrol, ruang lingkup hak dan peluang yang sesuai harus ditentukan dan sebaliknya.
• 3. Prinsip keterkendalian setiap subjek pengendalian internal yang bekerja dalam organisasi: uraian tugas harus memberikan ketentuan sebagai berikut: kinerja fungsi pengendalian setiap subjek harus dikontrol kualitasnya oleh subjek pengendalian internal lain tanpa duplikasi. Jelas bahwa pemilik organisasi terutama tertarik pada kinerja yang tepat dari fungsi pengendalian oleh subyek pengendalian internal seperti ketua dewan, presiden, wakil presiden, chief executive officer, direktur non-eksekutif, kepala auditor, kepala pengawas, ketua komite audit. Oleh karena itu, aktivitas entitas tersebut harus dikendalikan oleh pemilik organisasi melalui jasa tenaga ahli independen di berbagai bidang, termasuk auditor eksternal.
• 4. Prinsip pelaporan penyimpangan yang tepat waktu: informasi tentang penyimpangan harus diberikan kepada orang yang berwenang untuk membuat keputusan tentang penyimpangan yang relevan sesegera mungkin. Jika pesan tertunda, maka konsekuensi penyimpangan yang tidak diinginkan diperparah, di samping itu, objek masuk ke keadaan lain (tindakan), yang membuat kontrol itu sendiri tidak berarti. Dalam hal pengendalian pendahuluan, pemberitahuan sebelum waktunya tentang kemungkinan penyimpangan juga membuat pengendalian yang dilakukan menjadi tidak berarti.
• 5. Prinsip pelanggaran kepentingan: perlu untuk menciptakan kondisi khusus di mana setiap penyimpangan menempatkan karyawan atau divisi organisasi pada posisi yang tidak menguntungkan dan mendorong mereka untuk menyelesaikan masalah. Perlunya kondisi tersebut karena kemungkinan adanya penyimpangan yang menjadi kepentingan karyawan atau kolektif tertentu.
• 6. Prinsip integrasi: elemen kontrol apa pun tidak dapat berdiri sendiri. Kontrol harus dipertimbangkan dalam korelasi dengan elemen lain dalam satu putaran proses kontrol. Dengan kata lain, ketika memecahkan masalah yang berkaitan dengan kontrol, kondisi yang sesuai harus diciptakan untuk interaksi yang erat antara pekerja dari berbagai area fungsional.
• 7. Asas kepentingan administrasi: fungsi ICS tidak dapat berjalan efektif tanpa kejujuran, kepentingan yang wajar dan partisipasi pejabat manajemen.
• 8. Prinsip kompetensi, ketelitian dan kejujuran subyek pengendalian internal: jika personel organisasi, yang fungsi resminya termasuk melakukan pengendalian, tidak memiliki karakteristik ini, maka ICS yang terorganisir secara ideal pun tidak dapat efektif.
• 9. Prinsip keteguhan: fungsi ICS yang memadai dan konstan akan memungkinkan untuk memperingatkan pada waktunya tentang kemungkinan penyimpangan, serta untuk mengidentifikasinya secara tepat waktu.
• 10. Prinsip pengembangan dan peningkatan berkelanjutan: seiring waktu, bahkan metode manajemen yang paling progresif pun menjadi usang. ICS harus dibangun sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk "menyesuaikan" secara fleksibel untuk memecahkan masalah baru yang timbul sebagai akibat dari perubahan kondisi internal dan eksternal dari fungsi organisasi, dan untuk memberikan kemungkinan perluasan dan modernisasi.
• 11. Prinsip prioritas: kontrol mutlak atas operasi kecil biasa (misalnya, pengeluaran kecil) tidak masuk akal dan hanya akan mengalihkan energi dari tugas yang lebih penting. Tetapi jika manajemen puncak percaya bahwa setiap area kegiatan organisasi memiliki kepentingan strategis, maka setiap area harus dipantau, bahkan jika area tersebut sulit diukur berdasarkan biaya-manfaat.
• 12. Prinsip kompleksitas: objek dari berbagai jenis harus dicakup oleh kontrol yang memadai, tidak mungkin untuk mencapai efisiensi keseluruhan dengan memusatkan kontrol hanya pada lingkaran objek yang relatif sempit.
• 13. Prinsip peniruan fungsional potensial: pelepasan sementara subjek pengendalian internal individu tidak boleh mengganggu proses pengendalian. Untuk melakukan ini, setiap karyawan (subjek pengendalian internal) harus dapat meniru pekerjaan kontrol seorang atasan, bawahan dan satu atau dua karyawan setingkat mereka untuk menghindari hilangnya komunikasi yang memadai dengan objek kontrol pada saat itu. pensiun mereka. Perlu dicatat bahwa prinsip ini juga berlaku untuk AC.
• 14. Prinsip pemisahan tugas: fungsi antar karyawan didistribusikan sedemikian rupa sehingga fungsi-fungsi berikut tidak ditugaskan kepada satu orang pada saat yang sama: mengotorisasi transaksi dengan aset tertentu, mendaftarkan transaksi ini, memastikan keamanan aset tersebut, melaksanakan inventarisasi mereka. Untuk menghindari penyalahgunaan, fungsi-fungsi ini harus didistribusikan di antara beberapa orang.
• 15. Prinsip interaksi dan koordinasi: kontrol harus dilakukan atas dasar interaksi yang jelas dari semua departemen dan layanan organisasi.

Kombinasi prinsip-prinsip ini menjadi dasar efektivitas ICS, yaitu fungsi ICS, tunduk pada prinsip-prinsip ini, efektif terlepas dari bentuk organisasi dan hukum, ukuran, jenis dan skala kegiatan organisasi.

Namun, baru mulai 1 Januari 2013, Undang-Undang Federal tentang Akuntansi secara resmi menetapkan kewajiban organisasi untuk melakukan pengendalian internal atas fakta kehidupan ekonomi. Kementerian Keuangan Rusia baru-baru ini menyiapkan rekomendasi tentang masalah ini. Bagaimana mengatur dan mendokumentasikan pengendalian internal berdasarkan rekomendasi ini, kami akan pertimbangkan dalam artikel ini.

Persyaratan utama

Menurut Undang-Undang 6 Desember 2011 No. 402-FZ "Tentang Akuntansi" (selanjutnya - Undang-undang No. 402-FZ), organisasi berkewajiban untuk mengatur dan melaksanakan pengendalian internal atas fakta-fakta kehidupan ekonomi yang dilakukan, dan jika tunduk, maka wajib mengatur dan melaksanakan pengendalian internal atas akuntansi dan penyusunan laporan akuntansi (keuangan) (kecuali untuk kasus ketika kepala telah mengambil alih tanggung jawab akuntansi).

Tidak menjelaskan bagaimana dan sejauh mana pengendalian internal harus dilakukan. Namun, jelas bahwa itu harus cukup untuk memastikan keandalan fakta kehidupan ekonomi dan laporan akuntansi (keuangan) organisasi.

UU No. 402-FZ tidak menjelaskan bagaimana dan sejauh mana pengendalian internal harus dilakukan. Namun, jelas bahwa itu harus cukup untuk memastikan keandalan fakta kehidupan ekonomi ...

Misalnya, masalah pengendalian internal dalam entitas ekonomi diatur oleh norma-norma yang menetapkan pembentukan komisi audit untuk kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan:

• Pasal 85 Undang-Undang Federal 26 Desember 1995 No. 208-FZ "Tentang Perusahaan Saham Gabungan";
• pasal 47 Undang-Undang Federal 8 Februari 1998 No. 14-FZ "Tentang Perseroan Terbatas".

Persyaratan yang ditetapkan oleh undang-undang federal ini harus dipatuhi.

Dokumen ini memberikan konsep pengendalian internal sebagai proses yang bertujuan untuk memperoleh keyakinan yang cukup bahwa organisasi menyediakan:

• a) efisiensi dan efektivitas kegiatannya, termasuk pencapaian indikator keuangan dan operasional, keamanan aset;
• b) keandalan dan ketepatan waktu akuntansi (keuangan) dan laporan lainnya;
• c) kepatuhan terhadap hukum yang berlaku, termasuk ketika melakukan fakta kehidupan ekonomi dan akuntansi.

Elemen pengendalian internal

Elemen utama dari pengendalian internal suatu entitas ekonomi adalah:

• lingkungan kontrol;
• tugas beresiko;
• prosedur pengendalian internal;
• informasi dan Komunikasi;
• penilaian pengendalian internal

Kontrol lingkungan adalah seperangkat prinsip dan standar kegiatan organisasi yang menentukan pemahaman umum tentang pengendalian internal dan persyaratan untuk pengendalian internal dalam organisasi secara keseluruhan. Ini mencerminkan budaya manajemen organisasi dan menciptakan sikap yang tepat dari personel organisasi terhadap penerapan pengendalian ini.

Komunikasi sebagai elemen pengendalian internal, ini adalah cara menyebarkan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan manajemen dan menjalankan pengendalian internal. Misalnya, setiap orang dalam organisasi harus menyadari risiko yang berada dalam wilayah tanggung jawab mereka, peran mereka, dan tugas melaksanakan pengendalian internal dan menginformasikan manajemen.

Pengaturan kontrol karena fakta kehidupan ekonomi sangat penting bagi organisasi. Kontrol secara tradisional dibagi menjadi awal, saat ini dan selanjutnya. Ini optimal ketika tahapan ini dibagi antara karyawan yang berbeda dari organisasi. Jika otorisasi dan kontrol atas kinerja transaksi bisnis dipercayakan kepada satu pejabat, ini dapat menyebabkan kesalahan dan kemungkinan penyalahgunaan di pihaknya - lagipula, ia sepenuhnya mengendalikan kehidupan ekonomi, dari "a" hingga "z". Jika karyawan yang berbeda terlibat dalam tahap pengendalian yang berbeda, hal ini meningkatkan independensi dan efektivitas kegiatan pengendalian. Untuk melaksanakannya, disarankan (tidak perlu, tetapi diinginkan) untuk membuat komisi pengendalian internal. Anggotanya akan menjadi auditor independen.

Penilaian dan manajemen risiko juga merupakan komponen penting dari sistem pengendalian internal. Risiko dipahami sebagai kombinasi dari kemungkinan dan konsekuensi dari kegagalan entitas ekonomi untuk mencapai tujuan aktivitasnya. Risiko dapat dikelompokkan ke dalam jenis berikut: keuangan, hukum, negara dan regional, reputasi, dll. Informasi tentang risiko aktivitas ekonomi diperlukan bagi organisasi untuk memahami sepenuhnya posisi keuangan, kinerja keuangan, dan perubahan posisi keuangannya.

Untuk informasi anda!

Organisasi yang menerbitkan laporan tahunan untuk setiap jenis risiko dalam laporan keuangan tahunan diwajibkan untuk mengungkapkan informasi tentang karakteristik kualitatif seperti aktivitas ekonomi mereka sebagai eksposur risiko dan alasan terjadinya; konsentrasi risiko (deskripsi karakteristik umum tertentu yang membedakan setiap konsentrasi (counterparty, wilayah, mata uang penyelesaian dan pembayaran, dll.); mekanisme manajemen risiko (tujuan, kebijakan, prosedur yang diterapkan di bidang manajemen risiko, dan metode yang digunakan untuk menilai risiko, dll); perubahan dibandingkan tahun pelaporan sebelumnya (Informasi Kementerian Keuangan Rusia No. PZ-9/2012).

Untuk mencapai stabilitas keuangannya, sebuah organisasi dapat menerapkan prosedur pengendalian internal berikut ini:

• mendokumentasikan (misalnya, membuat entri dalam register akuntansi berdasarkan dokumen akuntansi utama, termasuk laporan akuntansi; pencantuman nilai estimasi signifikan dalam laporan akuntansi (keuangan) semata-mata berdasarkan perhitungan);
• memeriksa pelaksanaan dokumen akuntansi utama untuk kepatuhan dengan persyaratan yang ditetapkan saat menerimanya untuk akuntansi;
• otorisasi (otorisasi) transaksi dan operasi, memberikan konfirmasi legalitas pelaksanaannya. Biasanya, ini dilakukan oleh personel dengan tingkat yang lebih tinggi daripada orang yang melakukan transaksi atau operasi;
• rekonsiliasi data;
• penggambaran wewenang dan rotasi tanggung jawab personel;
• prosedur untuk mengendalikan keberadaan dan kondisi aktual objek, termasuk keamanan fisik, pembatasan akses, inventaris;
• pengawasan atas kebenaran transaksi dan operasi, kinerja operasi akuntansi, keakuratan penganggaran (perkiraan, rencana), kepatuhan dengan tenggat waktu yang ditetapkan untuk penyusunan laporan akuntansi (keuangan);
• prosedur yang terkait dengan pemrosesan komputer atas informasi dan sistem informasi (aturan dan prosedur yang mengatur akses ke sistem informasi, data dan buku referensi, aturan untuk penerapan dan dukungan sistem informasi, prosedur pemulihan data, dll.).

Bagaimanapun, jika prosedur dasar untuk mengendalikan fakta kehidupan ekonomi tidak diikuti secara formal, tetapi dikembangkan dengan baik, maka mereka akan memastikan efisiensi tinggi dari pengendalian keuangan internal organisasi secara keseluruhan.

Dokumentasi pengendalian internal

Prosedur penyelenggaraan dan pelaksanaan pengendalian internal harus didokumentasikan di atas kertas dan (atau) dalam bentuk elektronik. Ketentuan mengenai organisasi pengendalian intern merupakan bagian dari penyusun dan dokumen internal organisasi dan administrasi organisasi (perintah, perintah, peraturan, uraian tugas dan petunjuk lain, peraturan, tata cara, standar akuntansi).

Berkenaan dengan akuntansi, termasuk penyusunan laporan akuntansi (keuangan), lingkungan pengendalian dapat menggambarkan peraturan tentang jasa akuntansi, kebijakan akuntansi organisasi, persyaratan kualifikasi personel akuntansi dan dokumen lain yang menetapkan persyaratan umum untuk lingkungan di mana akuntansi diatur dan dipelihara akuntansi, urutan interaksi antara departemen dan personel organisasi dan pengambilan keputusan tentang masalah akuntansi.

Pada catatan

Dokumen yang menetapkan aturan komunikasi dapat berupa: peraturan, jadwal penyediaan data dan pelaporan, uraian tugas.

Dokumentasi tentang organisasi pengendalian internal harus diperbarui secara berkala. Kebutuhan untuk memperbaruinya harus dinilai setidaknya setahun sekali. Basis pemutakhiran dokumentasi dapat berupa, misalnya, hasil pemantauan terus menerus atas pengendalian internal, perubahan organisasi, perubahan proses dan prosedur organisasi.

Organisasi pengendalian internal

Prosedur untuk mengatur pengendalian internal, termasuk tugas dan wewenang divisi dan personel organisasi, ditentukan tergantung pada sifat dan ruang lingkup kegiatannya, karakteristik sistem manajemennya.

Ketika mengatur pengendalian internal, perlu untuk melanjutkan dari fakta bahwa:

• pengendalian internal harus dilakukan di semua tingkat manajemen organisasi, di semua divisinya;
• seluruh pegawai wajib ikut serta dalam pelaksanaan pengendalian intern sesuai dengan kewenangan dan fungsinya;
• Kegunaan pengendalian intern harus sepadan dengan biaya pengorganisasian dan pelaksanaannya.

Pengendalian internal biasanya dilakukan dengan cara:

Ketika mengatur dan melaksanakan pengendalian internal atas fakta-fakta kehidupan ekonomi yang berkomitmen, organisasi harus dipandu oleh persyaratan rasionalitas.

Elena Antanenkova, kepala departemen ahli dan konsultasi Rumah Konsultasi Pertama "Apa yang harus dilakukan Konsultasi", untuk majalah "Peraturan untuk seorang akuntan"

Mencari solusi untuk situasi Anda?

"Akuntansi Praktis" adalah jurnal akuntansi yang akan menyederhanakan pekerjaan Anda dan membantu Anda menjaga akuntansi Anda tanpa kesalahan. Publikasi juga tersedia dalam bentuk elektronik.

<Информация>Kementerian Keuangan Rusia N PZ-11/2013 "Organisasi dan implementasi oleh entitas ekonomi dari pengendalian internal atas fakta-fakta kehidupan ekonomi, akuntansi, dan penyusunan laporan akuntansi (keuangan)"

4. Organisasi pengendalian internal

17. Prosedur untuk mengatur pengendalian internal, termasuk tugas dan wewenang departemen dan personel entitas ekonomi, ditentukan tergantung pada sifat dan ruang lingkup kegiatan entitas ekonomi, karakteristik sistem manajemennya.

18. Ketika mengatur pengendalian internal, perlu untuk melanjutkan dari fakta bahwa:

a) pengendalian internal harus dilakukan di semua tingkat manajemen entitas ekonomi, di semua divisinya;

b) semua personel entitas ekonomi harus berpartisipasi dalam pelaksanaan pengendalian internal sesuai dengan wewenang dan fungsinya;

c) kegunaan pengendalian internal harus sebanding dengan biaya pengorganisasian dan pelaksanaannya.

18.1. Pengendalian internal biasanya dilakukan dengan cara:

a) badan pengatur suatu entitas ekonomi;

b) komisi audit (auditor) dari entitas ekonomi;

c) kepala akuntan atau pejabat lain dari entitas ekonomi yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan akuntansi (individu atau badan hukum yang dengannya entitas ekonomi telah mengadakan perjanjian tentang penyediaan jasa akuntansi);

d) auditor internal (jasa audit internal) dari suatu entitas ekonomi;

e) pejabat khusus, subdivisi khusus dari entitas ekonomi, yang bertanggung jawab untuk mematuhi aturan pengendalian internal yang diatur oleh undang-undang federal lainnya;

f) personel dan unit lain dari entitas ekonomi.

18.2. Organisasi dan penilaian pengendalian internal dapat dilakukan oleh entitas ekonomi secara independen dan/atau oleh konsultan eksternal (termasuk organisasi audit).

19. Untuk organisasi pengendalian internal, entitas ekonomi dapat membuat unit khusus (jasa pengendalian internal).

19.1. Subdivisi khusus pengendalian internal (jasa pengendalian internal) dari suatu entitas ekonomi:

a) memberikan dukungan metodologis untuk organisasi dan pelaksanaan pengendalian internal;

b) mengkoordinasikan kegiatan divisi untuk organisasi dan pelaksanaan pengendalian internal.

19.2. Pembentukan subdivisi khusus pengendalian internal (layanan pengendalian internal) dibenarkan dalam kasus-kasus ketika:

a) tugas dan ruang lingkup kegiatan untuk organisasi pengendalian internal sedemikian rupa sehingga secara ekonomis bijaksana untuk menugaskan kinerja fungsi ini kepada unit yang melaksanakan kegiatan tertentu secara berkelanjutan;

b) karena kekhususan kegiatan suatu entitas ekonomi, untuk memastikan efektivitas pengendalian internal, akumulasi, pelestarian, dan transfer pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman khusus diperlukan;

c) risiko aktivitas entitas ekonomi sangat tinggi sehingga memastikan efektivitas pengendalian internal mengandaikan aktivitas unit pengendalian internal khusus (jasa pengendalian internal) secara berkelanjutan;

d) ada persyaratan peraturan perundang-undangan atau regulator pasar keuangan tentang pembentukan entitas ekonomi dari unit pengendalian internal khusus (jasa pengendalian internal).

20. Dalam mengatur dan melaksanakan pengendalian internal atas fakta-fakta kehidupan ekonomi, badan usaha kecil harus berpedoman pada persyaratan rasionalitas. Jika ada elemen pengendalian internal yang tidak dapat diterapkan oleh badan usaha kecil, pimpinannya dapat mengatur pengendalian internal dengan cara lain yang menjamin tercapainya tujuan organisasi dan pelaksanaan pengendalian internal. Misalnya: pimpinan badan usaha kecil dapat menjalankan semua fungsi pengorganisasian dan pelaksanaan pengendalian intern; jika jumlah personel suatu entitas ekonomi tidak memungkinkan untuk delineasi kekuasaan dan rotasi tugas, suatu entitas usaha kecil dapat menggunakan prosedur pengendalian internal lain yang memungkinkan untuk menutupi risiko yang ada (rekonsiliasi, pengawasan).

Pendekatan serupa dapat diterapkan oleh bentuk-bentuk tertentu dari organisasi nirlaba.

21. Contoh pembagian kekuasaan dan fungsi untuk organisasi dan pelaksanaan pengendalian internal suatu entitas ekonomi yang sekuritasnya diakui dalam perdagangan terorganisir diberikan dalam

Organisasi berkewajiban untuk mengatur dan melakukan pengendalian internal atas fakta-fakta kehidupan ekonomi yang dilakukan. Dan jika pelaporannya tunduk pada audit wajib, maka dia berkewajiban untuk mempertahankan pengendalian internal atas akuntansi dan pelaporan. Persyaratan tersebut ditetapkan oleh Pasal 19 Undang-Undang 6 Desember 2011 No.402-FZ Pertanyaan: Peraturan apa yang harus ditetapkan organisasi untuk pelaksanaan pengendalian internal? Kepada siapa disarankan untuk menugaskan pengendalian internal? Haruskah ada klausul pengendalian internal yang terpisah? Seberapa sering cek dilakukan dan dokumen apa yang dieksekusi? Apakah ada model ketentuan pengendalian internal yang sesuai dengan 402-FZ?

1) sampai dengan tahun 2013, masalah pembuatan layanan pengendalian internal adalah hak organisasi. Mulai 1 Januari 2013, sesuai dengan Pasal 19 Undang-Undang tertanggal 12/06/2011 No. 402-FZ, semua entitas ekonomi harus melakukan pengendalian internal atas fakta-fakta kehidupan ekonomi yang mengikat, dan mereka yang tunduk pada audit wajib, juga internal pengendalian akuntansi dan penyusunan laporan keuangan. Namun, Kementerian Keuangan Rusia belum mengembangkan rekomendasi tentang organisasi dan implementasi oleh organisasi pengendalian internal atas akuntansi dan penyusunan laporan keuangan. Perundang-undangan tidak mengatur ketentuan model tentang pengendalian internal. Contoh Peraturan tentang pengendalian intern atas kegiatan keuangan dan ekonomi disajikan dalam materi jawaban lengkap;

2) departemen pengendalian internal (audit) dapat dibentuk untuk memantau kepatuhan terhadap prosedur akuntansi dan penyusunan laporan keuangan;

3) organisasi secara independen menentukan frekuensi pelaksanaan dan pendaftaran hasil inspeksi (misalnya, dapat berupa laporan internal tentang pelaksanaan inspeksi). Undang-undang Federasi Rusia tentang akuntansi tidak menetapkan batasan apa pun pada urutan, metode, prosedur untuk melakukan kontrol internal.

Alasan untuk posisi ini diberikan di bawah ini dalam materi versi komersial "Sistem Glavbukh".

1.Artikel:Klausul pengendalian internal yang melindungi dari penipuan

IVAN BORODIN, Direktur Keuangan dari holding Ankor HR

Karena apa: departemen pengendalian internal dibuat, prosedur pengendalian dan jadwal inspeksi triwulanan dikembangkan, inventarisasi aset tetap yang berkelanjutan dilakukan secara teratur.

Perusahaan "RusTorgInvest" mengkhususkan diri dalam grosir disk mobil, ban, serta suku cadang mobil. Rencana perusahaan untuk 2012-2013 adalah meningkatkan penjualan sebesar 30%, termasuk melalui ekspansi ke pasar regional. Pemilik bisnis berencana untuk menarik pembiayaan untuk tujuan ini melalui penerbitan perdana obligasi atau penjualan saham perusahaan kepada investor strategis.

Manajemen puncak berpikir untuk meningkatkan transparansi dan daya tarik investasi bisnis terlebih dahulu. Pada tahun 2011 dilakukan reorganisasi, terbangun struktur hukum yang jelas dan transparan. Dalam departemen keuangan, dua divisi telah dibuat: akuntansi internasional dan pengendalian internal. Selain itu, kebijakan akuntansi dan bagan akun tambahan sesuai dengan IFRS telah disetujui.

Langkah selanjutnya adalah pengaturan kerja departemen baru. Secara khusus, Peraturan tentang pengendalian internal atas kegiatan keuangan dan ekonomi telah dikembangkan, yang secara jelas menetapkan prinsip-prinsip dasar dan prosedur pengendalian, serta daftar tugas dan wewenang karyawan dan kepala departemen pengendalian internal.*

Tugas utama dokumen tersebut adalah untuk melindungi perusahaan dari penipuan dan kesalahan karyawannya sendiri. Untuk ini, sejumlah fungsi kontrol telah dialihkan ke divisi struktural perusahaan, mereka secara independen memantau risiko di bidang aktivitas mereka.

Sesuai dengan poin-poin utama dari ketentuan tersebut, prosedur pengendalian tidak hanya mencakup pemeriksaan kontrak yang telah dibuat untuk kesesuaian dengan anggaran dan pengendalian selektif atas dokumen utama, tetapi juga menganalisis indikator yang diberikan dalam pelaporan perusahaan untuk kesesuaian dengan kenyataan.

Perhatian khusus dalam dokumen diberikan pada operasi non-standar. Misalnya, dengan semua klien baru "RusTorgInvest" bekerja dengan persyaratan pembayaran di muka ke-100, penyimpangan dari aturan ini diperbolehkan dalam kasus luar biasa. Kemudian keputusan untuk memberikan pembayaran yang ditangguhkan dibuat hanya setelah persetujuan dengan kepala departemen pengendalian internal, yang menganalisis kelayakan kredit pembeli potensial.

Metode pengendalian yang diterapkan memungkinkan RusTorgInvest untuk menetralisir risiko yang ada dan melindungi perusahaan dari penyalahgunaan oleh karyawan.

Komentar
Alevtina Yashkina,
Chief Financial Officer RusTorgInvest

Pengaturan pengendalian internal atas kegiatan keuangan dan ekonomi (ekstrak) *

Anda dapat mengunduh versi lengkap Peraturan tentang pengendalian internal atas kegiatan keuangan dan ekonomi, yang dikembangkan oleh RusTorgInvest, dari tautan di akhir artikel.

1. Ketentuan Umum

1.1. Peraturan tentang pengendalian internal atas kegiatan keuangan dan ekonomi RusTorgInvest LLC (selanjutnya disebut sebagai "Peraturan") telah disetujui sesuai dengan Kode Sipil Federasi Rusia, Piagam RusTorgInvest LLC (selanjutnya disebut sebagai "Perusahaan). ").

1.2. Peraturan ini adalah dokumen internal perusahaan yang mendefinisikan aturan dan pendekatan untuk memastikan pengendalian internal atas kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan (selanjutnya - "pengendalian internal").

1.3. Peraturan ini menetapkan maksud dan tujuan sistem pengendalian internal, prinsip-prinsip fungsinya, arah dan prosedur pengendalian internal, subjek yang bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedur pengendalian internal, serta subjek yang bertanggung jawab untuk memantau pelaksanaan prosedur pengendalian internal.

2. Istilah dan definisi dasar

Untuk tujuan ketentuan ini, istilah dan definisi berikut digunakan.

"Pengendalian internal" adalah proses yang dirancang untuk memberikan jaminan yang wajar untuk mencapai tujuan perusahaan dan penggunaan sumber daya perusahaan secara efisien, menjaga aset, mematuhi persyaratan hukum dan menyerahkan laporan yang dapat dipercaya, untuk mencegah kemungkinan penyalahgunaan oleh pejabat perusahaan.

Prosedur pengendalian internal berarti tidak hanya analisis indikator keuangan dan ekonomi, tetapi juga proses bisnis yang ada.

"Prosedur pengendalian internal" - seperangkat tindakan yang terdokumentasi untuk memastikan pengendalian internal yang efektif atas pelaksanaan kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan, untuk mengidentifikasi dan melakukan operasi non-standar, untuk mencegah, membatasi dan mencegah risiko keuangan dan operasional dan kemungkinan penyalahgunaan oleh pejabat perusahaan, serta langkah-langkah interaksi subjek pengendalian internal satu sama lain dalam proses penerapan prosedur pengendalian internal.

"Subjek pengendalian internal" - dewan direksi, direktur umum, divisi perusahaan yang berwenang untuk melakukan pengendalian internal, serta divisi struktural dan karyawan perusahaan yang bertanggung jawab atas kinerja fungsi pengendalian internal yang ditugaskan kepada mereka (oleh internal dokumen perusahaan).

4. Fungsi dan wewenang departemen pengendalian internal

4.1. Departemen pengendalian internal dibuat atas dasar perintah direktur umum perusahaan (selanjutnya disebut "direktur").

4.2. Departemen ini dibuat untuk melakukan kontrol atas:

Untuk menentukan keandalan pelaporan data tentang hasil aktivitas untuk periode lalu dan perkiraan untuk periode mendatang yang disediakan oleh departemen keuangan dan divisi perusahaan digunakan.

• arah utama kegiatan keuangan dan ekonomi;
• kepatuhan terhadap disiplin keuangan;
• memastikan keamanan dana dan kewajaran pengeluaran uang dan aset material;
• kelengkapan dan keandalan akuntansi, pajak dan akuntansi manajemen perusahaan
• kepatuhan kontrak dengan pihak ketiga dan organisasi dengan kepentingan keuangan dan ekonomi perusahaan;
• pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan, serta dokumen internal perusahaan;
• pelaksanaan anggaran perusahaan;
• pelaksanaan rencana kegiatan keuangan dan ekonomi;
• kepatuhan dengan persyaratan peraturan saat ini dan prosedur internal yang ditetapkan di perusahaan.

Selain itu, tugas departemen meliputi:

• melakukan tindakan untuk perlindungan properti;
• bantuan dalam menciptakan struktur organisasi masyarakat yang optimal;
• pencegahan dan pembatasan risiko keuangan dan operasional, serta kemungkinan penyalahgunaan oleh pejabat.

Jika perlu, untuk inspeksi karyawan departemen atau konsultan pihak ketiga mungkin terlibat.

4.3. Kepala departemen melakukan inspeksi sesuai dengan rencana tahunan atau triwulanan yang dikembangkan olehnya - jadwal inspeksi, yang tunduk pada persetujuan dengan dewan direksi perusahaan dan disetujui (dikoreksi) oleh direktur perusahaan ( orang lain atas namanya), serta pemeriksaan tidak terjadwal dengan keputusan direktur perusahaan atau orang yang diberi wewenang olehnya.

4.4. Dukungan organisasi dan penyerahan dokumen yang diperlukan untuk melakukan inspeksi dilakukan oleh kepala divisi struktural perusahaan dalam waktu tiga hari kerja, atas permintaan kepala departemen atau direktur perusahaan.

Tindakan inspeksi harus disertai dengan: catatan penjelasan, serta salinan dokumen yang mengkonfirmasi penghapusan pelanggaran yang diidentifikasi, ditandatangani oleh kepala unit yang diaudit.

4.5. Hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh departemen didokumentasikan dengan sertifikat pemeriksaan yang ditandatangani oleh anggota komisi yang dibentuk dan kepala divisi, cabang dan kantor perwakilan perusahaan yang diperiksa kegiatannya.

4.5. Kepala departemen setiap tiga bulan memberi tahu dewan direksi perusahaan tentang pelanggaran dalam kegiatan keuangan dan ekonomi yang terungkap sebagai hasil inspeksi, termasuk tentang fakta non-eksekusi, pelaksanaan dokumen internal yang tidak benar yang disetujui oleh perusahaan, dan membuat proposal untuk eliminasi mereka.

5. Tugas dan wewenang kepala departemen pengendalian internal

5.1. Kepala Departemen Pengendalian Internal:

Sebelum memulai setiap pemeriksaan sebuah program untuk implementasinya sedang dikembangkan, yang berisi waktu, prosedur tindakan dan instruksi tentang apa dan bagaimana tepatnya akan diperiksa.

• mendistribusikan tanggung jawab di antara karyawan departemennya, merencanakan dan mengatur pekerjaannya;
• untuk setiap pemeriksaan yang direncanakan oleh departemen, membentuk dan menyetujui program untuk pelaksanaannya;
• menyelenggarakan dan menyelenggarakan pertemuan dan konferensi untuk membahas masalah-masalah dalam kompetensi departemen;
• permintaan dari badan manajemen dan subdivisi struktural perusahaan tentang dokumen dan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan prosedur pengendalian internal;
• memiliki hak akses tanpa hambatan ke semua tempat divisi struktural perusahaan yang diaudit;
• memiliki hak untuk mengatur inventaris lengkap atau sebagian dari aset tetap, inventaris, uang tunai, dan penyelesaian dengan rekanan;
• berhak menerima penjelasan dan komentar dari pegawai perusahaan yang diperlukan untuk pelaksanaan prosedur pengendalian intern;
• berhak menuntut dari pegawai perusahaan untuk memberikan informasi tentang pelaksanaan keputusan-keputusan pengurus perusahaan;
• berhak mengikutsertakan pegawai divisi struktural lain perusahaan dalam melakukan pemeriksaan dan penyidikan resmi;
• berhak mengajukan usulan penerapan insentif berwujud dan tidak berwujud kepada karyawan perusahaan;
• memiliki hak untuk mengajukan proposal tentang masalah pertanggungjawaban atas pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan perusahaan yang bersalah;

9. Badan dan divisi manajemen perusahaan yang bertanggung jawab atas pengendalian internal

9.1. Dewan direksi perusahaan menentukan kebijakan pengendalian internal dan melakukan penilaian keseluruhan atas efektivitas prosedur pengendalian internal, serta langkah-langkah yang diambil untuk menghilangkan pelanggaran yang teridentifikasi.

9.2. Direktur umum perusahaan bertanggung jawab atas berfungsinya prosedur pengendalian internal perusahaan.

9.3. Pengendalian internal dilakukan di bidang utama kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan, termasuk:

• kegiatan keuangan;
• aktivitas ekonomi;
• kegiatan investasi;
• di area lain perusahaan.

9.4. Kepala divisi perusahaan, dalam kerangka kekuasaannya yang disetujui oleh peraturan daerah, bertanggung jawab atas pengembangan, dokumentasi, pelaksanaan, pemantauan, dan pengembangan pengendalian internal di divisi struktural yang dipercayakan kepadanya.

9.5. Untuk memastikan sifat sistemik pengendalian atas kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan, prosedur pengendalian internal dilakukan oleh departemen perusahaan bekerja sama dengan badan dan divisi lain dari perusahaan.

2. Informasi Kementerian Keuangan Rusia No. PZ-10/2012 "Pada mulai berlakunya 1 Januari 2013 Undang-Undang Federal 6 Desember 2011 No. 402-FZ" Tentang akuntansi "

"KONTROL INTERNAL"

Sesuai dengan Pasal 19 Undang-Undang Federal No. 402-FZ, entitas ekonomi berkewajiban untuk mengatur dan melakukan pengendalian internal atas fakta-fakta kehidupan ekonomi. Suatu entitas ekonomi, yang laporan akuntansi (keuangannya) tunduk pada audit wajib, berkewajiban untuk mengatur dan melaksanakan pengendalian internal atas akuntansi dan penyusunan laporan akuntansi (keuangan) (kecuali untuk kasus-kasus ketika kepala entitas ekonomi telah memikul tanggung jawab untuk akuntansi).

Undang-undang Federasi Rusia tentang akuntansi tidak menetapkan batasan apa pun pada urutan, metode, prosedur untuk penerapan kontrol internal yang ditentukan. "*