Офис-менеджер и секретарь - есть ли разница? Отличия все-таки есть, но они довольно размыты и нечетки. Обычнодаже сами офис-менеджеры и секретари не могут провести границу в своем функционале.
Почти в каждой крупной компании в штате имеется секретарь, офис-менеджер или офис-менеджер с функциями секретаря, но разобраться в чём между ними отличия не просто, так как в большинстве своём на практике все эти профессии включают в себя одинаковый функционал.
Так кто же такой офис-менеджер?
Офис-менеджер в первую очередь - это лицо офиса. Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании. Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза, а также является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. Функционал менеджера шире, чем у секретаря. В ведении офис-менеджера находится весь офис. Этот сотрудник обеспечивает жизнедеятельность и нормальную работу компании. Это и секретарь, и логист, и управляющий в одном лице.
Обязанности офис-менеджера:
Во многих организациях офис-менеджер ответственен за подбор персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.
И это далеко не весь спектр обязанностей офис-менеджера. Обязанности варьируются от количества сотрудников в офисе, деятельности организации, требований руководства и многих других факторов. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.
В результате работы офис-менеджером можно приобрести полезные навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя.
Офис-менеджер
Финанс-студии для бизнеса «Делополис»
Ксения Смирнова
Около 15 лет назад в деловом общении россиян появился новый термин «офис-менеджер». В настоящее время рынок труда существенно расширился за счет увеличения спроса на новые должности. Руководитель смог официально делегировать свои полномочия, назначая управленцев высшего и среднего звена. Одним из таких управленцев стал офис-менеджер.
В этой статье вы прочитаете:
В задачу офис-менеджера входит рациональная организация рабочего процесса в офисе, решение актуальных вопросов по существу работы административно-управленческого персонала. Хотя, в силу разных причин, некоторые компании принимают клиентов в управленческой части офиса, тем не менее, офис-менеджер компании должен работать с административно-управленческим персоналом (АУП).
Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.
Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.
В самом деле, почему не секретарь? В понимании большинства непосвященных людей эти понятия тождественны, и офис-менеджера нередко представляют секретарем руководителя или администратором. Однако, ни секретарь, ни администратор не наделены властными полномочиями (или наделены лишь небольшой частью). В отличие от них, офис-менеджер (от анг. «manager» – директор, управляющий) располагает рядом полномочий управленческого характера.
Прославленная в советский (и погруженная в критику в постсоветский) период управленческая стратегия соединяла воедино должности (следовательно, и должностные обязанности) секретаря и администратора. Уровень секретаря напрямую зависел от уровня его руководителя: чем выше директор, тем больше полномочий у секретаря. К чему было вводить новые должности, если можно сэкономить на трудовых ресурсах? Универсальный сотрудник – самый ценный «кадр».
В настоящее время офис-менеджер компании – это специалист, выполняющий функции руководства компанией и подчиняющийся директору. Сущность его работы заключается в организации и обеспечении рационального рабочего процесса в офисе. Важно понимать, что такое «офис». Это – не что иное, как обособленная структура компании, которая:
Следовательно, в функции офис-менеджера входит решение задач, обеспечивающих рациональное выполнение вышеобозначенных функций.
Руководящие функции по обеспечению материально-технического снабжения возложены также на офис-менеджера, и на крупномасштабных предприятиях заведующий хозяйством работает, непосредственно, под его руководством.
Руководством работой вспомогательного персонала (или младшего обслуживающего персонала – поваров, уборщиц, курьеров и т.п.) занимается все тот же офис-менеджер. Вероятно, не многим знакома должность секретаря-ресепшиониста, тем не менее, в некоторых организациях она включена в штатное расписание, и указанный сотрудник находится в подчинении офис-менеджера. Четкая организация рациональной работы подчиненных и обеспечение своевременного контроля их профессионально-трудовой деятельности – это те функции, которые возлагаются на офис-менеджера.
По части организации взаимодействия с деловыми партнерами, офис-менеджер отвечает за встречу гостей в аэропорту, бронирование мест в гостинице, расселение, содействует в решении текущих проблем. Когда предприятие взаимодействует с иностранными компаниями – знание языков входит в обязанность офис-менеджера.
Если в рамках офиса не предусмотрено кафе, то именно этот сотрудник обеспечивает «горячую линию» для воздушных пирожных и кофе-машины. Одной из «аппетитных» функций офис-менеджера является организация доставки в офис горячих блюд из мест общественного питания.
Функции офис-менеджера условно подразделяются на 5 групп. Среди них:
1.Управленческие функции, в соответствии с которыми определен круг обязанностей:
2. Административные обязанности, предполагающие разработку схемы эффективного взаимодействия структурных подразделений компании, подготовку предложений по «зонированию» офиса и т.п.
3. Хозяйственные обязанности, включающие:
Обеспечение сотрудников офисной техникой и сопутствующими материалами, их установка на рабочее место и регистрация в органах технического обслуживания; взаимодействие со службами сервиса и т.п.
4. Контрольные обязанности, включающие:
5. Отчетные обязанности, предполагающие подготовку и представление отчетности вышестоящему руководству.
С учетом вышеизложенного, можно заключить, что от деловых навыков и личных качеств офис-менеджера зависит, насколько успешно будут развиваться дела в офисе (следовательно – и во всей компании). Без сомнения, эта должность является одной из «ключевых», поэтому так высоки требования к кандидатуре, выполняющей функции офис-менеджера.
Необходимо отметить, что вышеизложенные требования в идеале рассматриваются кадровыми службами крупномасштабных предприятий.
В рамках небольших предприятий, должность офис-менеджера компании может рассматриваться как руководитель среднего звена. В таких случаях этот специалист получает доступ к ограниченным (по сравнению с обозначенными) полномочиям. Кроме того, в его обязанности как руководителя среднего звена входит: ведение делопроизводства, совмещение функций с менеджером по персоналу (собеседование при приеме на работу новых сотрудников, поиск и привлечение квалифицированных специалистов и т.п.).
В некоторых случаях должностная инструкция офис-менеджера обязует его вести первичную бухгалтерию (выписка и учет приходных и расходных кассовых ордеров, счетов-фактур, заполнение и регистрация товарно-транспортных накладных, и т.п.). В рамках торговых предприятий, офис-менеджер должен вести переговоры с клиентами и координировать процесс реализации товаров или услуг. Однако, это обстоятельство вызвано определенной безграмотностью руководящего состава в вопросах кадровой политики и намерением руководителей содержать в штате «универсальный» персонал.
Современных молодых людей интересует профессия «офис-менеджер компании» и обязанности, которые необходимо уметь выполнять, работая на этой должности. Это не удивительно, ведь перед явкой на собеседование следует узнать, какие позитивные или негативные моменты таит в себе будущая работа?
Естественно, сначала рассмотрим «плюсы».
Высокий спрос на специалистов данной профессии;
Перспектива карьерного роста;
Приобретение ценного опыта и возможность перехода на вышеоплачиваемую должность;
Развитие коммуникативных навыков.
Наряду с преимуществами, работа офис-менеджер отличается и некоторыми сложностями. Негативные моменты сводятся к следующему:
Тем не менее, старательные и нацеленные на конечный результат соискатели делают свой выбор в пользу должности «офис-менеджер». Им рекомендуется подробнее ознакомиться с должностной инструкцией. Основные положения этой инструкции перечислены ниже.
Не исключено, что за рубежом круг обязанностей такого специалиста несколько отличается от отечественной должностной инструкции. Согласно действующему законодательству и штатному расписанию организации, зарегистрированной на территории РФ, офис-менеджер обязан:
1. Ознакомиться с учетом профиля деятельности компании и, руководствуясь директивными указаниями руководителя, организовать схему зонирования (или структуру) офиса;
Планировать и согласовывать с руководителем графики текущего ремонта и профессионального осмотра имеющегося оборудования, приобретения расходных материалов, сроки и способы утилизации изношенного оборудования соответственно нормам эксплуатации, представленным изготовителями. Чтобы получить основы этих знаний, существуют специальные курсы офис-менеджера.
Обеспечивать подготовку рабочего процесса офисных сотрудников, решать вопросы организации и обустройства рабочих мест, организовывать тестирование используемого рабочего оборудования, контролировать санитарные, климатические и экологические условия работы в офисном центре (влажный и температурный режим, вентиляция, освещение, видеонаблюдение и т.п.);
Осуществлять своевременный контроль состояния инженерно-технических систем и офисных коммуникаций, следить за взаимодействием с сервисными центрами по обслуживанию используемого оборудования, осуществлять проверку их функциональности. За состояние оргтехники в офисе отвечает офис-менеджер, должностные обязанности которого на это указывают однозначно;
Решать вопросы обеспечения специалистов офиса соответствующим оборудованием, техническими средствами, вспомогательными материалами, инвентарем. Выявлять потребности компании в материально-техническом оснащении и расходных материалах, следить за непрерывностью поставок канцтоваров, заключать договоры с производителями и розничными торговыми сетями, заниматься мониторингом цен и скидок;
Оформлять доверенности для должностных лиц, определять порядок закупа товароматериальных ценностей (ТМЦ) и расчетов с поставщиками. Эта работа также входит в функции офис-менеджера.
Определять размер бюджета, необходимого для финансирования накладных расходов, заниматься вопросами оптимизации хозяйственных издержек;
Организовать хранение ТМЦ (канцелярских принадлежностей, сопутствующих расходных материалов) и их выдачу сотрудникам офиса;
Совместно с материально ответственными лицами проводить инвентаризацию ценностей, имеющихся в офисе;
Заниматься вопросами организации и координирования офисного делопроизводства (регистрация и движение входящей и исходящей деловой документации, надлежащее хранение документов и т.п.);
Вести деловую переписку в рамках той компетенции, которую предполагает должность офис-менеджера;
Заниматься организацией: приемов и регистрации гостей, деловых встреч, делегаций; получения визитных карточек, их систематизацией и хранением; технического и финансового обеспечения конференций, обучающих семинаров, совещаний и аналогичных встреч и мероприятий;
Организовывать важные рабочие переговоры и от имени компании участвовать в них, управлять переговорами в лучших традициях корпоративного этикета, следить за качеством документального оформления результатов переговоров, в пределах обозначенной компетенции проводить анализ итогов деловых встреч;
Руководить рабочим процессом и сотрудниками офиса: распределять трудовые обязанности, разрабатывать стандартные требования к качеству профессионально-трудовой деятельности, доводить до сведения сослуживцев Приказы и Постановления в отношении их работы, обеспечивать контроль исполнения директивных указаний. Функции должностные офис-менеджера наделяют его соответствующими полномочиями;
Организовать работу диспетчеров и секретарей, ответственных за входящие звонки, управлять исходящими звонками и переадресацией входящих звонков, приемкой и отправкой телеграфных и электронных сообщений, контролировать вопросы делового этикета офисных работников. Если часть этих работ выполняет секретарь, офис-менеджер обязан проконтролировать его работу;
Проверять качество трудовой дисциплины офисных работников, составлять и утверждать график работы офиса, выявлять случаи нарушения трудовой дисциплины и исследовать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять меры, позволяющие обеспечить надлежащий уровень трудовой дисциплины;
Назначать материально-ответственных лиц с целью обеспечения сохранности ТМЦ и контроля их целевого использования, определять размер ТМЦ, подлежащий передаче в подотчетность утвержденному ответственному лицу;
Контролировать соблюдение офисными работниками правил этикета, деловой переписки, общения и корпоративной культуры. Работа офис-менеджера требует от специалиста поддержание репутации компании на должном уровне.
Планировать и разрабатывать план мероприятий по совершенствованию и качественному улучшению дисциплинарной ответственности сотрудников, внедрять эффективную систему мотивации их профессионально-трудовой деятельности, разрабатывать критерии морального и материального стимулирования специалистов и ответственных работников, производить своевременный контроль расходования указанных ресурсов;
Разрабатывать, рекомендовать к использованию мероприятия по исключению из рабочей практики конфликтных ситуаций, при необходимости принимать участие в разрешении спорных ситуаций и в рамках своей компетенции оказывать помощь сотрудникам. Если на предприятии работает ответственный офис-менеджер, обязанности поддерживать благоприятный психологический климат он воспринимает как естественную необходимость;
Заниматься координацией профессионально-трудовой деятельности офиса (по завершении рабочего дня и началу работы следующего дня, наведение порядка на рабочих местах в офисе, постановка и урегулирование организационных задач при выходе из строя оргтехники, инженерных и коммуникационных систем, отключении электроэнергии и т.п.);
Обеспечивать и контролировать вопросы взаимодействия офисных сотрудников со структурными подразделениями предприятия;
Совместно с представителями службы безопасности разрабатывать и внедрять эффективные мероприятия по обеспечения информационной безопасности и соблюдению внутриофисного режима;
Руководить процессом подготовки и представления документации вышестоящим должностным лицам согласно внутреннему порядку представления отчетности.
Исходя из вышеизложенного, очевидно, что любой компании, расширяющей географию и качество обслуживания, требуется офис-менеджер.
В каждой компании индивидуально разрабатывается штатное расписание и должностные инструкции к каждой должности. Генеральный директор своей подписью утверждает документ, и должностная инструкция офис-менеджера, как и любого другого специалиста, вступает в силу.
С документацией, подробно описывающей рабочие моменты профессионально-трудовой деятельности менеджера, следует ознакомиться на первоначальном этапе знакомства с компанией, ранее, чем будет утвержден трудовой Договор. В противном случае не исключены спорные ситуации, возникающие на почве незнания сотрудников своих обязанностей или нежелания их выполнять. Работа офис-менеджера предполагает высокий уровень самоорганизации и ответственности.
В частности, когда речь идет об организации рабочего места офис-менеджера, в инструкции должны быть однозначно отражены рабочие моменты:
Общие положения содержат информацию о том, каким уровнем знаний и навыков должен располагать соискатель должности офис-менеджера.
По инструкции, так же, как и секретарь, офис-менеджер находится в подчиненности у генерального директора. Младший обслуживающий персонал подчиняется администраторам офиса.
Среди прав, описанных в должностной инструкции офис-менеджера, следует обозначить:
Право на предоставление достоверной, объективной и полной информации, соответственно, руководителю, сотрудникам офиса и третьим лицам. В связи с этим, он имеет право запрашивать информацию в том объеме, который необходим для решения рабочих задач;
Право на озвучивание рацпредложений и потребности в них;
Право требования оптимальных условий для работы. В случае необходимости продолжать работу при наличии определенных условий, офис-менеджер имеет право требовать предоставления таких условий;
Право принимать решения и действовать в пределах компетенции. После изучения должностной инструкции, этот специалист вправе давать распоряжения и принимать самостоятельно те или иные решения, не выходя за рамки своей компетенции;
Данный перечень прав офис-менеджера не является исчерпывающим, и на каждом предприятии он может быть дополнен или изменен с учетом внутренних потребностей (но не в противоречии с действующим законодательством).
В настоящее время на многих предприятиях требуется офис-менеджер, вакансии публикуются в СМИ и в кадровых агентствах. Соискателям следует знать, что работа в должности офис-менеджера предполагает наличие определенной ответственности. Точные параметры и условия наступления этой ответственности каждый работодатель определяет по-своему, с учетом норм действующего законодательства. В перечень пунктов, предусмотренных должностной инструкцией в части наступления ответственности офис-менеджера, входят основные статьи, согласно которым этот сотрудник несет ответственность за:
Ненадлежащее отношение к должностным обязанностям. Халатность, необязательность, несвоевременное выполнение распоряжений руководства – это недоработки сотрудника, в результате которых он должен нести ответственность.
Разглашение информации конфиденциального характера. Если вас заинтересовала должность офис-менеджер, обязанности этого специалиста в части конфиденциальности необходимо хорошо знать;
Нарушение границ компетентности. Выходя за рамки компетентности, сотрудник рискует получить взыскание административного характера. Должность «офис-менеджер» требует соблюдения норм и границ компетентности.
Несоблюдение трудового распорядка и правил безопасности влечет за собой наступление ответственности.
Образование – высшее, в приоритете – экономическое. Курсы повышения квалификации, дополнительное образование – приветствуются. В ракурсе должности офис-менеджера важен не только образовательный уровень, но и практические навыки, способность оперативно принимать верные решения и внедрять действенные принципы управленческой стратегии. По этой причине приоритетным требованием к соискателям на должность офис-менеджера выступает наличие высшего образования и стажа работы. При желании, можно пройти дополнительное обучение, записавшись на специальные курсы офис-менеджера.
Уровень профессиональных знаний по направлениям:
Назначение офиса и его трудовые функции;
Принципы зонирования офиса;
Виды оборудования, используемые для работы в офисе;
Знание правил эксплуатации оргтехники и прочих технических средств;
Знание основ менеджмента;
Области профессиональной деятельности офисных работников;
Основы снабженческой деятельности;
Принципы и способы стратегического планирования;
Контрольные мероприятия, цели, задачи;
Мотивация сотрудников на предприятии;
Основы психологии;
Основы делопроизводства и профессиональной этики;
Основы трудового распорядка;
Знание правил техники безопасности и охраны труда;
Знание основ бухгалтерского учета и отчетности.
3. Стаж практической деятельности. Обычно работодателей интересуют соискатели, располагающие, как минимум, 3-х летним стажем практической деятельности в качестве руководителей. На небольших предприятиях требуемый стаж может составлять от 1 года. Если вы претендуете на вакансию офис менеджер, должностные обязанности следует знать на «отлично».
Личностные характеристики. Высокие организаторские способности, эрудиция, коммуникативные навыки, эмоциональная уравновешенность, способность оперативно решать нестандартные задачи. Как правило, такими качествами располагает человек, достигший 25-летнего возраста (и старше).
Прочее. Кроме вышеобозначенных требований, в работе офис-менеджера полезно знание иностранных языков.
Основными личностными качества специалиста «офис-менеджер» являются: пунктуальность, исполнительность и оперативность. Практика подтверждает, что задачи офис-менеджера требуют незамедлительного и стратегически верного выполнения.
Способность быстро запоминать и перерабатывать информацию, как и умение концентрироваться в любых условиях, являются необходимыми качествами офис-менеджера. Общительность, доброжелательность, высокие коммуникативные навыки помогут ему быстро ориентироваться в деловых переговорах и успешно заключать выгодные сделки.
Этот специалист должен обладать грамотной устной речью и письмом, логическим мышлением, деловым этикетом и знаниями офисных программ. Должностная инструкция офис менеджера предполагает работу специалиста в этой области.
Не помешают и личные связи соискателя. На практике нередки случаи, когда выходит из строя оргтехника, или электропроводка и т.п. В таких и аналогичных ситуациях личные связи, к примеру, со специалистами по ремонту оргтехники, будут способствовать установлению прочных партнерских отношений.
Юлия Ковельская, генеральный директор ГК «Галактика», Москва
В процессе выбора соискателя нами были использованы материалы о трудовых резервах и информация из внешних источников. Прежде всего, для меня представляют интерес сотрудники, работавшие помощником руководителя крупномасштабной компании, а также бывшие руководители административного Департамента, имеющие опыт одновременного ведения нескольких проектов.
Первичным отбором соискателей была занята служба персонала. Она проверяла, насколько потенциальный сотрудник соответствует заявленным требованиям, рассматривались его рабочий потенциал и профессиональные навыки. Нам требуется офис-менеджер, готовый повышать свою квалификацию. Кандидату предложили решить кейсы с конкретными ситуациями. С учетом его решения делались выводы о степени доверия к нему предыдущего руководителя и уровне профессиональной пригодности соискателя.
В процессе отбора мы рассматривали соискателя на предмет соответствия рамкам корпоративной этики, принятым в нашей компании. Не менее важно и то, готов ли кандидат взять на себя ответственность за нестандартную ситуацию, и способен ли найти оптимальное решение в сложных условиях, как предполагает инструкция офис-менеджера. Я подбирала не столько исполнителя, сколько управленца, способного справиться с любым поручением. Обеспечив нужные коммуникации, мы могли бы оперативно включить такого человека в работу.
Такой сотрудник как офис-менеджер востребован на тех предприятиях, где у руководителя имеется офис, несколько сотрудников по найму, между которыми распределены рабочие функции. Безусловно, на крупномасштабном предприятии, где функционируют несколько офисов, потребуется не один офис-менеджер. В отличие от них, мелкие предприятия могут содержать в своем штате одного такого специалиста.
Среднемесячный размер заработной платы офис-менеджера, в зависимости от ресурсов работодателя и круга должностных обязанностей , составляет 25 – 50 тыс. рублей. Если вести речь о средней зарплате офис-менеджера по регионам, то она составляет около 35 тыс. рублей. Если вы претендуете на эту должность, вам необходимо грамотно составить резюме офис менеджера, образец этого документа можно скачать в интернете.
Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит также от того, к какому звену относится сотрудник. Зарплата служащего высшего звена, естественно превышает уровень оплаты офис-менеджера младшего или среднего звена.
Имеются ли перспективы профессионального и карьерного роста у офис-менеджера? Да, такие перспективы существуют, хотя их перечень не велик.
Итак, офис-менеджер компании может получить статус менеджера по персоналу. Имея наклонности к учету, офис-менеджер может переквалифицироваться в бухгалтера. Руководящими функциями бухгалтер не наделен, но при условии получения высшего экономического образования, перспектива роста до должности главного бухгалтера или финансового директора существует однозначно.
Если обнаружатся наклонности к изучению спроса и увеличению объемов продаж, можно получить работу в отделе рекламы и маркетинга. Навыки и функции должностные офис-менеджера в данном случае будут большим «плюсом».
Более очевидно развитие по административной направленности, например, до статуса административного директора, который возглавляет работу отдела логистики и транспорта, отдела информационных технологий. При этом должностные обязанности существенно расширятся, что соответствующим образом отразится на размере заработной платы.
Если вы претендуете на данную должность, то резюме офис-менеджера должно объективно отражать ваши знания, способности и отличительные черты.
Независимо от того, в каком направлении вы желаете развиваться, останавливать сове развитие, как специалиста, нельзя. Не исключено, что руководители некоторых предприятий примут решение сократить должность офис-менеджера, не понимая специфики его работы и потребности компании в таком специалисте. Даже будучи уверенным в том, что вы достигли «высшей планки» на месте офис-менеджера, останавливаться на этом не стоит. Независимо от того, какую должность вы занимаете сейчас: секретарь, офис-менеджер или помощник руководителя, поднимайте свою планку до новых высот, и двигайтесь к намеченной цели.
Юлия Конельская, генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.
Как осуществляется налогообложение парикмахерской ИП? Какую систему налогообложения лучше выбрать? Эти вопросы беспокоят многих предпринимателей. Оказание парикмахерских услуг является востребованной услугой для населения в больших городах и маленьких деревнях. Если на селе этой деятельностью можно заниматься на дому и не заботиться особо о своевременности исполнения обязанности вовремя оплатить налог, не забивать голову проблемой, как определиться с системой налогообложения, то в городе для предпринимателя-парикмахера такой вопрос стоит остро.
Вопрос о том, каким будет налогообложение парикмахерской ИП, открывает широкие горизонты выбора: он может в своей деятельности применить ЕНВД, УСН или перейти на ПСН.
В силу того, что услуги парикмахерской с недавних пор сменили в классификаторе свое название и приобрели статус коммунально-бытовых услуг, заниматься такой деятельностью может любой. Значит, вопрос о налогообложении интересен большому кругу.
Для перехода на УСН индивидуальный предприниматель обязан определиться с объектом налогообложения. Это может быть общий доход, в этом случае процент к оплате будет равняться шести. Если это будет прибыль до уплаты налогов (доход минус расход), то процент повысится до 15. Прикинем, какая доля расходов возникает у салона по облагораживанию голов. Это арендные платежи (если нет собственного зала), зарплата, коммунальные услуги, закупка расходных материалов (косметические принадлежности, предметы гигиены и т.п.).
После суммирования расходов определим их долю относительно доходов. Если расходы забирают 60 и более процентов от выручки, то выгоднее парикмахерской объектом для исчисления налогов взять прибыль. Если ситуация позволяет говорить о меньшей доле расходов, то альтернативы 6% с доходов при упрощенке нет. Парикмахерская, как любое сервисное предприятие, предпочитает не демпинговать, работая с оборота, поэтому расходы здесь минимальны. Логично сделать вывод, что упрощенное налогообложение для парикмахерской выгоднее исчислять от дохода и установить равным 6%.
Делать оплату при применении УСН необходимо ежеквартально, а визит в налоговую с отчетом можно запланировать один — по итогам года. И в парикмахерской необходимо установить кассовый аппарат.
Вернуться к оглавлению
ЕНВД среди салонов стрижки и укладки волос получил широкое распространение. Пожалуй, это лучший вариант в том случае, если на незначительной площади трудятся сам предприниматель и максимум двое коллег. В случае роста бизнеса этот вариант необходимо проверить дополнительно. Законодатель установил формулу для расчета налогообложения парикмахерской. Она представляет собой произведение физического показателя (количество работников в парикмахерской), базовой доходности (установлена для этого бизнеса в размере 7500 рублей), коэффициента-дефлятора (ежегодно устанавливается Минфином), коэффициента, корректирующего базовую доходность (устанавливается местной властью), и ставки налога.
Налоги для ИП на ЕНВД не кончаются, в этом случае (ЕНВД) парикмахерская платит еще отчисления во внебюджетные фонды и пользуется при этом установленной льготой. Налогообложение предусматривает послабление в виде возмещения платежей в фонды, но предусматривает ограничение по размеру — не более 50% от исчисленного налога.
Принимая во внимание, что платежи в ПФР, ФСС, ФОМС всегда значительно больше оплаченного предпринимателем единого налога, то льгота смотрится, как неуклюжий реверанс в сторону бизнеса. Суммарные платежи в фонды составляют 30% от фонда оплаты труда, их парикмахерская обязана оплатить до 15 числа расчетного месяца.
Необходимость предоставления отчетности оплаты налога наступает после каждого квартала. В салоне можно работать без контрольно-кассовой машины, открытие расчетного счета в банке также необязательно.
Вернуться к оглавлению
Если парикмахерская получает патент, то она заявляет о своем намерении:
Налоги для ИП в этом случае ограничиваются оплатой патента, который составляет 6% от прогнозируемого дохода. Это хороший вариант для тех, кто не переваривает оформительскую работу, а при визите в налоговую инспекцию испытывает священный трепет. Избежать этих потрясений теперь можно на целый год, а при наличии желания — и продлить на следующий год, если до 20 декабря текущего известить ИФНС посредством заказного письма о желании продлить удовольствие.
При применении патентной системы отчетность в межрайонную инспекцию не предоставляется, нет обязанности иметь кассовую машину, но доход от разрешенной патентом деятельности предприниматель обязан фиксировать в книге доходов. Форму этого документа можно распечатать с сайта ФНС, аккуратно сшить, прошнуровать, пронумеровать и ежедневно записывать полученный доход по мере поступления в кассу или зачисления на счет. Такая фиксация выручки называется кассовым методом.
Чтобы безвременно не лишиться права пользования ПСН, парикмахерская, вместе владельцем, должна сделать оплату до окончания срока действия патента при его продолжительности до 6 месяцев, а при сроке от 6 до 12 месяцев есть возможность разбить оплату на 2 части: треть перевести до истечения 90 дней с даты получения права на ПСН, остальное — не позднее завершения действия патента.
В целях привлечения клиентов предприятия индустрии красоты регулярно проводят рекламные акции для клиентов, предлагая своим клиентам подарочные сертификаты, карты постоянных клиентов, скидки и бонусы. Многие салоны выдают своим клиентам подарки из числа той продукции, которая имеется на складе. В целях бухгалтерского учета необходимо создать Положение по рекламным акциям, в котором описать условия выдачи подарков. Необходимо контролировать выдачу подарочной продукции клиентами и регулярно производить списание подарков в бухгалтерском учете. Выбор системы налогообложения. Обычно предприятия индустрии красоты предлагают своим клиентам полный спектр парикмахерских и косметологических услуг, ногтевой сервис, солярий, а также реализуют в розницу продукцию по уходу за волосами, лицом, телом, бижутерию.
Учет использования денежного аванса взамен получаемой услуги необходимо организовать таким образом, чтобы информация эта была актуальна и доступна для клиента и для специалистов салона красоты.
Внимание
Услуги салона красоты. Прейскурант цен на услуги. Для успешной работы необходимо основательно подойти к составлению прейскуранта цен на услуги салона красоты.
Запрещается для фирм с посторонним долевым участием более 25 % Перейти на режим возможно лишь с начала нового года; Необходимо использование ККТ; Те же минусы, что у ЕНВД Формула для расчета ежемесячных выплат по системе ЕНВД:
Пример расчета:
Как видно из таблицы, для малого бизнеса больше подходит упрощенное налогообложение и ЕНВД, нежели основное, которое проектировалось по большему счету для крупных корпораций.
Инфо
Выбор между УСН и ЕНВД можно сделать, произведя примерные расчеты по ожидаемым доходам.
В Карточке услуг (форма БО-11) подробно расписываются все полученные клиентом услуги (каждая позиция в отдельности с указанием уточняющих характеристик) и все израсходованные материалы.
Далее в карте отражается расчет стоимости услуги. Чем подробнее фиксируется информация о каждой услуге, предоставленной клиенту, тем достовернее бухгалтерский учет в салоне красоты.
Данные каждой Карточки услуг аккуратно заносятся в бухгалтерскую программу, систематизируются в хронологической последовательности.
Существуют программы, созданные на базе 1С Бухгалтерии, которые автоматически вносят информацию по каждому клиенту в базу, в т. ч. и списывают израсходованные на него препараты. Заранее забит расход на каждую услугу (косметологом в том плане сложнее).
Данные Карточки услуг будут использованы для начисления заработной платы продуктивному персоналу салона красоты.
После оказания каждой услуги мастер обязан вписать в бланк отчетности количество израсходованных материалов.
Нормы расходования по умолчанию можно задать двумя способами:
Естественно, нормы в инструкциях берутся далеко не минимальные, а немного завышенные;
Фиксируются самостоятельно в наблюдении за процессом работы мастера. Конечно, это занимает немало времени, но и отдачу дает соответствующую.
Вспомогательные: накидки, шапочки, бахилы, салфетки.
Их расход никак не связан с количеством и стоимостью услуг. Даже для оказания одной и той же услуги разным клиентам может потребоваться различное количество материалов. Хоз.
Изучая на бухгалтерских форумах проблемы, которые волнуют бухгалтеров, занимающихся учетом в салоне красоты, неожиданно выяснилось одно обстоятельство. Оказывается, собственники такого трудоемкого и непростого бизнеса (непростого, потому, что большое движение материалов, потому, что это- люди, а работа с людьми никогда не была простой) готовы доверить бухгалтерский учет в салоне красоты специалистам, для таких целей совсем неподготовленным. На форумах эти специалисты задают вопросы, которые не может задавать специалист, хоть сколько-то знакомый с теорией бухгалтерского учета.Девочка согласились вести учет в салоне, а сама спрашивает на форуме, какие ей делать проводки, как считать налоги и что это за налоги такие. Специалист и понятия не имеет, где, в каком документе, написано то, что составляет основу ее профессии и за что, в конечном итоге, она и получит заработную плату.
Также формирует отчетные документы для ФНС Продукт создан для представителей сферы услуг – объединяет такие категории как: Кадры, склад, зарплата, касса, договоры; Допустимо использование как на одном ПК, так и в локальной сети Поддержка как российского, так и международного законодательства; Гибкая настройка «аналитики» Сфера применения: Касса, продукция, материалы, заказчики, налоги, прибыль, расходы.
Сумма списания – это средняя стоимость данной категории товара. Списанные материалы отображаются в книге бухучета следующим образом: Дт 20, 23, 25, 26 – Кт 10.
Необходимо постоянно мониторить средний уровень цен по различным видам парикмахерских и косметологических услуг (именно так и происходит «ценообразование»). В обязательном порядке необходимо заключить трудовые договоры с каждым сотрудником, а также договоры о материальной ответственности. Несколько слов о рекламе услуг салона красоты. В целях привлечения клиентов предприятия индустрии красоты регулярно проводят рекламные акции для клиентов, предлагая своим клиентам подарочные сертификаты, карты постоянных клиентов, скидки и бонусы. Многие салоны выдают своим клиентам подарки из числа той продукции, которая имеется на складе. В целях бухгалтерского учета необходимо создать Положение по рекламным акциям, в котором описать условия выдачи подарков. Необходимо контролировать выдачу подарочной продукции клиентами и регулярно производить списание подарков в бухгалтерском учете.
Учет склада материалов, препаратов и продукции.Если бухгалтерия салона красоты отражает позиции на складе лишь по факту поступления на склад и по факту выдачи материалов и препаратов со склада, это неверно. В салоне красоты кроме склада есть кабинеты, витрины, лаборатории.
Именно внутреннее перемещение материалов и препаратов, их передача со склада в витрину, кабинеты или лаборатории имеет первостепенное значение для того, чтобы избежать утечки продукции в неизвестном направлении, или избежать ситуации, когда вышел срок годности товаров, находящихся на витрине, в кабинете, лаборатории. Для того чтобы картина использования материалов была достоверной и понятной в любой момент, на каждый кабинет, витрину, отдел или лабораторию заводятся отдельные листы учета.
ИП на УСН в 2018).
Список для ООО на ОСНО:
Список для ООО на УСН:
Сумма списания – это средняя стоимость данной категории товара. Списанные материалы отображаются в книге бухучета следующим образом: Дт 20, 23, 25, 26 – Кт 10.
Читайте также статью: → «Как списать спецодежду в бухучете?» Учет заработной платы Начислять заработную плату работнику можно с использованием повременной или сдельной оплаты труда. Первая – это фиксированная оплата, которая уплачивается за нахождение на рабочем месте оговоренное время.
Большинство владельцев салонов предлагают своим мастерам именно такой вариант. Не лишним будет ввести и некую норму – среднее количество услуг, которые мастер оказывает за день.
При превышении этой нормы работника можно стимулировать премией.
В связи с тем, что документооборот в салоне красоты достаточно обширный, вопрос об автоматизации системы учета является более чем насущным. Внедрение специализированной программы дают следующие возможности:
Ведение документации в электронном виде не только отвечает потребностям современного предприятия, но и позволяет сделать систему учета болеепрозрачной, удобной и эффективной.
Сравнительная характеристика этих способов: Госсулуги Сбербанк Преимущества Возможность оплаты в любое время; Регистрация на сайте, помимо уплаты налогов, дает доступ ко множеству полезных сервисов; Бесплатные уведомления об изменениях в налоговом законодательстве Надежный метод; Несколько способов платежа: Через кассу, банкомат, платежный терминал; Доступность офисов банка Недостатки Пароль нельзя получить через СМС или почтовый ящик; Перебои в работе, из-за которых платеж может вовремя не дойти до адресата Необходима квитанция с актуальными реквизитами и точной суммой Важно! При подключенном сервисе Сбербанк-онлайн, можно также оплатить налог через ПК или мобильное приложение. Налоговая отчетность Список документов для ИП на УСН:
→ сроки сдачи и образец справки 2-НДФЛ).
ЕНВД для ИП в 2018 ИП выбирает более приемлемый для себя вариант: 5–15% – налогообложение на разность доходов и затрат; 6% – налогообложение лишь на прибыль Плюсы Удобство работы с поставщиками, уплачивающими НДС Строго ежегодная отчетность; Отчисление налоговых выплат в бюджет – только ежеквартально; Уплата налогов «три в одном» – одна декларация вместо трех; Переход на ЕНВД возможен с любого рабочего дня года; Наличие контрольно-кассового аппарата не обязательно Предоставление одной налоговой декларации вместо трех; Строго ежеквартальный перевод сумм налогов на счет; Бухгалтерская отчетность сдается единожды за год Минусы Самое ощутимое налоговое бремя; Трудоемкая система расчета величины налога; Повышенное внимание ФНС к отчетам по НДС Ограничение на выбор режима крупными фирмами с персоналом более ста человек и основном капитале более 100 млн. рублей после вычета всех налогов.
Внимание
Запрещается для фирм с посторонним долевым участием более 25 % Перейти на режим возможно лишь с начала нового года; Необходимо использование ККТ; Те же минусы, что у ЕНВД Формула для расчета ежемесячных выплат по системе ЕНВД:
Пример расчета:
Как видно из таблицы, для малого бизнеса больше подходит упрощенное налогообложение и ЕНВД, нежели основное, которое проектировалось по большему счету для крупных корпораций. Выбор между УСН и ЕНВД можно сделать, произведя примерные расчеты по ожидаемым доходам.
Бухгалтер может касаться и проводимых рекламных акций в том плане, что механизм акции часто подразумевает выдачу определенных подарков клиентам, обычно из числа косметических средств. Именно это должен отражать бухучет, вовремя списывая подарочные продукты.
Важно
Важный момент для работы салона красоты – верный выбор модели налогообложения. Парикмахерские и косметические услуги относятся к бытовым, и фирме, их оказывающей, можно использовать для налогообложения единый налог.
Для того, чтобы сформировать декларации, а также рассчитать налоги к уплате вам необходимо вести бухгалтерский и налоговый учет, который будет заключаться в ведении кассовых операций, ведении банковских операции, вести учет расходов и доход. Формировать книги покупок и продаж по НДС, вести журнал учета счетов-фактур и т.д. А также в конце года сдавать бухгалтерскую отчетность. Помимо налоговой отчетности, салон красоты должен отчитываться и уплачивать страховые взносы во внебюджетные фонды (ПФР и ФСС) за своих работников. Самостоятельно заполнять данные формы и вести по ним безошибочный учет достаточно трудно.
УСН Аванс – 25.04 Аванс – 25.07 Аванс – 25.10 Годовая декларация, единый налог 31.03.2018 ЕНВД Квартальная декларация/ вмененный налог 20/25.04 Квартальная декларация/ вмененный налог 20/25.07 Квартальная декларация/ вмененный налог 20/25.10 Квартальная декларация/ вмененный налог 20/25.01.2018 НДС Декларация/налог 25.04/25.07 Декларация/налог 25.07/25.09 Декларация/налог 25.10/25.12 Декларация/налог 25.01.2018/25.03.2018 Налог на прибыль Аванс и декларация 28.04 Аванс и декларация 28.07 Аванс и декларация 28.10 Аванс и декларация по итогам года 28.03.2018 Налог на имущество 30.04 30.07 30.10 Годовая декларация и уплата налога 30.03.2018 Ежегодный бухгалтерский отчет 31.03.2018 – за прошедший год Оплата налогов Произвести оплату налогов можно через портал Госуслуги или Сбербанк.
