المحاسبة عبارة عن نظام منظم علميًا مصممًا لجمع ومعالجة وتسجيل وتحليل المعلومات المستخدمة في الأنشطة المالية والاقتصادية. تعكس المحاسبة المعاملات التجارية المعبر عنها من الناحية النقدية.
باختصار عن المحاسبة ، يمكنك أن تقول: "كل شيء له ثمن!". أي معاملات شراء وبيع السلع والخدمات ، والعلاقات التعاقدية بين الشركاء والموردين والمشترين ، وعلاقات العمل المتعلقة بحساب ساعات العمل والأجور - يمكن اختزالها جميعًا إلى "قاسم" نقدي.
بمساعدة المحاسبة ، ينعكس أداء المعاملات التجارية المختلفة ، والتي يعكس أنشطة أي مؤسسة ، بغض النظر عن شكل الملكية ونوع النشاط.
يسمح لك إجمالي بيانات المحاسبة بتحديد النتيجة المالية النهائية للعمل ، وتحليل وتحديد آفاق المزيد من العمل لتحسين مؤشرات الأداء.
التوثيق الأساسي في المحاسبة هو أساس المحاسبة. إذا كنت تمثل نظام المحاسبة بصريًا كشجرة منتشرة ذات أوراق شجر كثيفة ، فإن الأوراق هي مستندات المحاسبة الأساسية.
يتم جمع الأوراق في "الفروع" - السجلات ، التي يتم من خلالها إنشاء "تاج" قوي من الشجرة - المحاسبة التركيبية لحسابات المحاسبة ، والتاج الأخضر القوي هو تعهد شجرة مزهرة ، أولئك. محاسبة صحيحة وكاملة في الشركة.
في أي ترتيب يتم تنفيذه ، يمكنك معرفة ذلك في منشورنا الجديد من خلال الرابط.
عينة من وثيقة المحاسبة الأولية - الجدول الزمني. الوثيقة الأساسية هينموذج معياري لعينة معينة ، مكتمل وفقًا لمتطلبات المحاسبة ، والتوصيات المنهجية للإحصاء ، والضرائب ، والتأمين ، والمصارف وغيرها من السلطات.
تمت الموافقة على النماذج القياسية للوثائق الأولية من قبل هيئات الإحصاء الحكومية. تتم الموافقة على وثائق مختلفة مركزة بدقة من قبل الوزارات والإدارات حسب نوع النشاط.
المستندات الأساسية مطلوبة لتسجيل المعاملات التجارية ، فهي تؤكد تنفيذ صفقة بيع وشراء ، وتأجير ، واستلام وإنفاق الأموال ، والدفع للموردين. المستندات الأساسية هي أساس المحاسبة في المنظمة.
1. إذا لم يكن هذا نموذج إبلاغ صارم ، فيجب إعادة كتابة المستند بشكل صحيح ، ويجب إتلاف المستند التالف.
2. اشطب نموذج المساءلة الصارم بخط أحمر مائل من أحد الفحم في الصفيحة إلى أخرى واجعل الإدخال "ملغى". لا تدمر النموذج التالف.
اليوم ، في مجال المحاسبة ، يشغل التنفيذ الصحيح للوثائق الأولية مكانًا مهمًا. لذلك ، يجب أن يعرف كل محاسب كيفية إعداد هذا النوع من المستندات بشكل صحيح. سيتم تخصيص هذه المقالة لهذه القضية.
تعتبر المستندات الأولية أساسًا لإجراء قيد في المحاسبة وإدخاله في السجل. تعتبر هذه المستندات ، التي تستخدم في المحاسبة ، جزءًا من نظام التوثيق الإداري.
في المحاسبة ، لا يُسمح بتسجيل المستندات في سجل الوثائق الأولية إلا عند وضعها وفقًا للهيكل الموجود في ألبومات معينة تحتوي على نماذج موحدة. تم إنشاؤها خصيصا للوثائق الأولية. في هذه النماذج ، يمكنك العثور على عينة من المستندات المطلوبة. يتم تحديد هذا النموذج من خلال تشريعات الاتحاد الروسي. تم تأكيد النموذج في روسيا بأمر من وزارة المالية.
تم تصنيفها وفقًا لتصنيف All-Russian لوثائق الإدارة ، وهو اختصار OKUD. وفقًا لهذا التصنيف ، يتم تعيين رمز OKUD لكل مستند أساسي.
في قسم المحاسبة ، إذا لزم الأمر ، لتسجيل مثل هذه المعلومات ، هناك نموذج قياسي. من الممكن تضمين خطوط إضافية وجديدة فيه. يجب الاحتفاظ بهذه التفاصيل الجديدة ، التي تم توفيرها من خلال النموذج المعتمد مسبقًا ، دون تغيير دون إخفاق. يتم إجراء التغييرات الجديدة التي تم إجراؤها وفقًا للأمر الحالي (الأمر). لا تنطبق هذه التغييرات في النماذج المتعلقة بالمحاسبة على المعاملات النقدية.
تحتوي النماذج التي تمت الموافقة عليها من قبل Goskomstat لروسيا على مناطق معينة بمعلومات مشفرة. يتم ملؤها بالاتفاق الكامل مع المصنفات المعتمدة في الاتحاد الروسي. يجب أن نتذكر أن الرموز التي لا تحتوي على روابط وفقًا للمصنف المقبول (وهذا ينطبق على الأعمدة التي تحمل اسم "نوع الإجراءات" وغيرها) تُستخدم لتعميم وتصنيف المعلومات الواردة عند معالجة البيانات باستخدام أجهزة الكمبيوتر. يتم لصقها وفقًا لنظام الترميز المحدد ، والذي تم تقنينه من قبل هذه المنظمة. 
بالإضافة إلى ذلك ، يتم تمرير مستندات المحاسبة إلى المحاسبة ، والتي تم تطويرها بواسطة المؤسسة بشكل مستقل. هذه نماذج خاصة في المحاسبة تحتوي على التفاصيل المطلوبة. ينص عليها القانون الروسي. تسمح المحاسبة بالتطوير الذاتي ، ولكن فقط المعلومات التي لا تحتوي على عينات موحدة في الألبومات.
اليوم ، في قسم المحاسبة ، يعتبر ما يلي متطلبات إلزامية لمعالجة المعلومات الأولية:
يجب أن يتم تنفيذ جميع الوثائق الأولية بجودة عالية وفي الوقت المناسب (لا تنسَ موثوقية البيانات المحددة فيها) ، بالإضافة إلى مزيد من النقل إلى قسم المحاسبة ضمن الأطر الزمنية المحددة بدقة بموجب القانون.يتم ذلك ليعكس التاريخ في المحاسبة. يتم وضع هذه الإجراءات من قبل الأشخاص الذين وضعوا المستندات ووقعوا عليها.
يجب أن تعرف أنه في مجال المحاسبة ، لا يمكن إنشاء قائمة هؤلاء الأشخاص الذين لديهم الحق في التوقيع على المستند الأساسي إلا من قبل رئيس هذه المنظمة (باتفاق مبدئي مع كبير المحاسبين). يمكن فقط لهؤلاء الأشخاص تحديد قائمة المسؤولين الذين يحق لهم التوقيع. الوثائق ، التي بموجبها يمكن توقيع إجراءات العمل المختلفة المتعلقة بالصناديق النقدية ، فقط من قبل رئيس المحاسبين وكبير المحاسبين. بالإضافة إلى الأشخاص المذكورين أعلاه ، يُسمح بتوقيعات الأشخاص الآخرين. يجب أن نتذكر أنه يجب أولاً الموافقة عليها جميعًا من قبل رئيس وكبير المحاسبين.
وبالتالي ، في المحاسبة ، تعد المستندات الأولية دليلًا مباشرًا على تنفيذ الأنواع التالية من إجراءات العمل: السحوبات النقدية ، ودفع ثمن البضائع ، وغيرها. يتم وضعها في وقت الانتهاء من الإجراء أو بعد اكتماله (إذا كان من المستحيل إعدادها في وقت الإجراء نفسه). 
وفقًا للتصنيف الحالي ، يتم تقسيم المستندات المحاسبية الأولية إلى الأنواع التالية:
لنفكر في المجموعتين الأخيرتين بمزيد من التفصيل:
من أجل الاحتفاظ بشكل صحيح بقائمة الوثائق الأولية في قسم المحاسبة ، تم وضع جدول سير عمل معين ثم تمت الموافقة عليه. يحدد توقيت الحركة ، وإجراءات نقل الوثائق الأولية داخل المؤسسة والقبول الإضافي في قسم المحاسبة.
كل هذه المستندات التي يتسلمها المحاسب يجب أن يتم التحقق منها للنقاط التالية:
إذا تم العثور على تناقضات في المستند لأي معلمات ، فيجب تصحيحها. الشخص الذي صممها يجب أن يحكم. في بعض الأحيان يكون من الضروري إعادة بناء الوثيقة بأكملها.
فقط بعد التحقق يتم نقل الوثائق إلى قسم المحاسبة. يتم نقل المعلومات منهم إلى سجلات المحاسبة. يتلقى المستند نفسه علامة تجعل من الممكن استبعاد إمكانية إعادة استخدامه. يمكن أن تمثل هذه العلامة تاريخ الدخول والدخول في السجل المحاسبي.
في قسم المحاسبة ، يُسمح بإعداد الوثائق الأولية في شكل آلة أو ورقي. عند استخدام وسائط الجهاز ، يجب عمل نسخة ورقية. 
يتم تسليم جميع المعلومات إلى الأرشيف فقط في التسلسل الزمني. يكتمل ، ثم يتشابك ويوضع في مجلدات. هذا الإجراء مصحوب بإصدار شهادة. أثناء التخزين في مبنى الأرشيف ، يجب حماية المعلومات من التصحيحات غير المصرح بها. لا يمكن تنفيذ عملية التصحيح إلا إذا تم تأكيد صحة السبب. يتم تأكيد التصحيحات من خلال توقيع المسؤول. يجب إدخال تاريخ التصحيح.
يتم تخزين الوثائق الأولية وفقًا لفترات معينة ، منصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي. وفقًا لذلك ، يجب على المنظمة الاحتفاظ بجميع المستندات الأولية ، بالإضافة إلى سجلات المحاسبة والتقارير لمدة 5 سنوات على الأقل. في هذه الحالة ، يجب تخزين المعلومات اللازمة لدفع الضرائب وحسابها لمدة 4 سنوات. أيضًا ، يتم الاحتفاظ بالوثائق التي تؤكد الخسارة طوال فترة الانخفاض في الربح الخاضع للضريبة في المؤسسة بمقدار الخسارة التي تم استلامها مسبقًا. تم تخزين الوثائق التي تسجل الموظفين والحسابات الشخصية لجميع الموظفين في الأرشيف لمدة 75 عامًا.
يجب أن نتذكر أن فترة التخزين تبدأ في التراكم من 1 يناير من العام الذي يلي سنة تسجيل الوثائق.
لا يحتوي التشريع على قواعد واضحة فيما يتعلق بتنفيذ إجراءات استعادة مثل هذه الوثائق. هذا الجانب مهم في حالة الضرر أو فقدان ما هو مطلوب.
تحتوي بعض اللوائح على تعليمات واضحة حول فترات التخزين لسجلات المحاسبة الأولية. لكن الإجراء التدريجي الذي يجب تنفيذه في حالة الخسارة غير محدد. في هذه الحالة ، من الضروري من خلال الأمر تعيين لجنة تجري تحقيقًا لتحديد أسباب الضرر أو الخسارة أو انتهاك سلامة المستند. من الممكن ربط ممثلي سلطات التحقيق وممثلي الأمن والإطفاء بالدراسة. ويلي ذلك إجراءات الاسترداد. 
تحدثنا بإيجاز عن إصلاح الأخطاء في الوثائق الأولية أعلاه. يتم توضيح تصحيح الأخطاء الموجودة في المستندات وسجلات المحاسبة في تشريعات روسيا.
وفقًا لهذه اللوائح ، يُمنع منعًا باتًا إجراء أي تصحيحات على المستندات المتعلقة بالمعلومات المصرفية والنقدية. في حالات أخرى ، يتم إجراء التصحيحات فقط عندما يكون هناك اتفاق مع جميع المشاركين في إجراءات العمل. هذه الاتفاقية مصدق عليها بالضرورة بتوقيعات جميع المشاركين في التصحيح. تأكد أيضًا من الإشارة إلى تاريخ إدخال جميع التصحيحات.
تذكر أنه في المحاسبة ، يجب شطب تفاصيل المستند الذي يجب تصحيحه بخط رفيع وواضح بحيث يكون المحتوى الأصلي / معنى التصحيح الذي تم إجراؤه مرئيًا بوضوح. بالقرب من المتطلب ، يجب عليك تدوين ملاحظة "الاعتقاد المصحح". بعد ذلك يجب أن يكون التصحيح مصدقًا على توقيع المسؤول الذي أجرى هذا التصحيح. يجب أن يحتوي المستند على الأحرف الأولى من اسمه ولقبه.
ستساعد معرفة الأحكام المذكورة أعلاه على إعداد الوثائق الأولية بشكل صحيح وسريع لقسم المحاسبة.
من خلال النظر في الإدخال ، ستتعلم كيفية تقديم المستندات الأساسية إلى السلطات الضريبية في روسيا.
تبدأ محاسبة الأنشطة المالية باعتماد المستندات الأولية المنفذة بشكل صحيح. هذا بسبب التشريعات الحالية وهو ضروري لكيان الأعمال نفسه وشركائه وهيئات التفتيش. من السهل إثبات حقائق الحياة الاقتصادية ، التي تؤكدها الوثائق الأولية. في حالات النزاع ، ستساعد هذه المساعدة مثل التوثيق المحاسبي الجيد في حل القضية لصالح الشركة.
تقوم كيانات الأعمال بإبلاغ الدولة بنتائج الأنشطة المالية باستخدام سجلات المحاسبة ، والتي تعكس جميع ميزات عمل المنظمة.
تبدأ المحاسبة بقبول المستندات الأولية ومعالجتها.
المستندات الأساسية (الشيكات ، الفواتير ، التصرفات ، الفواتير ، إلخ) تمثل دليلاً دامغًا على وقوع أحداث في الحياة المالية تؤثر على نتيجة الأنشطة المالية. هم يحددون ويؤكدون المسؤولية عن العمليات التجارية المنفذة.
تحتوي المستندات الأساسية على معلومات إلزامية (تفاصيل):
يتم التأكد من صحة المعلومات الواردة في هذه الوثائق من قبل أولئك الذين وقعوا عليها.
يتم إعداد مستند المحاسبة الأساسي على الورق و (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني.
الفقرة 5 من المادة 9
يتم ملء المستندات الأساسية يدويًا - باستخدام الأقلام وبمساعدة الوسائل التقنية التي تتيح لك الاحتفاظ بالسجلات أثناء التخزين طويل المدى في الأرشيف. لا يمكنك ملء "الأساسي" بقلم رصاص بسيط. يتم شطب جميع المواضع الفارغة.
يقوم الرئيس ، بموافقة كبير المحاسبين ، بتعيين الأشخاص الذين ، بالتوقيعات ، يشهدون على حقيقة وشرعية هذه المستندات الأولية.
عند القبول في قسم المحاسبة ، يقومون بالتحقق من توافر المعلومات الإلزامية ، ودقة الحسابات وتقديم ملاحظة لمنع قبولهم المتكرر.
تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل في وثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي تضفي الطابع الرسمي على حقائق الحياة الاقتصادية التي لم تحدث ، بما في ذلك تلك الكامنة وراء المعاملات الوهمية والصورية.
القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"
الفقرة من المادة 9
يتم تأكيد كل حدث مالي من خلال الأنواع المقابلة من المستندات الأولية.
على سبيل المثال ، يتم قبول ونقل ملكية البضائع مع الفواتير. يتم توثيق استلام ومغادرة الأموال من خلال البنك بأوامر الدفع. يتم تأكيد حركة الأموال من خلال مكتب النقدية من خلال الأوامر النقدية. رحيل السائقين إلى الخط مصحوب ببيانات الشحن.
تتم الموافقة على نماذج أوامر الدفع والأوامر النقدية بموجب القانون. يجب أن تتوافق تمامًا مع العينات المعتمدة. يتم وضع مواقف هذه المستندات بدقة وفقًا للتعليمات التي تحدد قواعد الملء. لا يجوز تحرير أوامر الدفع والأوامر النقدية بأي شكل من الأشكال وتسجيل معاملات الدفع من خلال بنك أو مكتب صرف مع مستندات أخرى.
يتم عرض نماذج من الأشكال القانونية لوثائق الدفع في الصور أدناه.
يتم تنفيذ أوامر الدفع بمشاركة البنك.
يتم توقيع أمر الاستلام النقدي فقط من قبل موظفي قسم المحاسبة. يحصل الشخص الذي قام بإيداع الأموال على إيصال مقطوع من أمر معين. إنه يؤكد حقيقة إيداع الأموال لهذا الأمر.
يتم توقيع أمر التدفق النقدي ، بالإضافة إلى كبير المحاسبين وأمين الصندوق ، من قبل المدير ومستلم الأموال. إذا لم يكن لدى رجل الأعمال محاسب ، فإنه يوقع المستندات من تلقاء نفسه. هذا يؤكد الغرض المقصود من المبلغ الصادر.
عند توثيق حقيقة التنفيذ ، عادة ما يتم استخدام إشعار الشحن. يحتوي على معلومات حول الأسماء والعناوين والتفاصيل المصرفية للأطراف والرقم المخصص وتاريخ المعاملة وأسماء البضائع وسعرها وكميتها وقيمتها ووحدات القياس ومقدار الضريبة المستحقة و المستندات المرفقة. يتم التوقيع عليها من قبل الأشخاص المخولين من قبل قادة كل طرف في الصفقة. يجب فك رموز التوقيعات ، مع الإشارة إلى المواضع والألقاب والأحرف الأولى من الاسم. على الفواتير ، بعد الملء ، يتم وضع طوابع من كلا الجانبين.
يتم تقديم نموذج الفاتورة أدناه.
في حالة نقل البضائع من خلال شركة نقل ، يتم عادةً وضع إشعار الشحن - مستند يؤكد معاملة ثلاثية بين البائع والمشتري والناقل. يقوم البائع بتسليم البضائع إلى شركة النقل. يقبل الناقل البضائع من البائع وينقلها ويسلمها إلى المشتري. يقبل المشتري البضائع من الناقل. وبهذه الطريقة يتم تأكيد حقيقة نقل الملكية من المشتري إلى البائع.
يقوم الأشخاص الذين يدفعون ضريبة القيمة المضافة ، لكل عملية بيع ، بإعداد فاتورة ، وهي ليست وثيقة المحاسبة الأساسية. لا تؤكد حقيقة التنفيذ ، حيث تم توقيعها من قبل طرف واحد فقط في الصفقة. لا تؤثر الضريبة التي يفرضها البائع على الفاتورة على النتيجة المالية للبائع ، لأن البائع لا يدفع ضريبة القيمة المضافة. لا يقبل المشتري الفاتورة للمحاسبة ، لأنها موقعة من قبل شخص غير مسؤول أمامه عن دقة البيانات - ممثل البائع.
لم يتم التعرف على فاتورة الدفع للمنتجات التي أصدرها البائع كمستند أساسي. لا يثبت وقوع حدث يؤثر على النتيجة المالية ، ولا يؤكد المعاملة - توقيع أحد الأطراف لا يؤكد الدفع.
تصاحب العديد من الأحداث في الحياة الاقتصادية عقودًا تحدد ، كقاعدة عامة ، نوايا المشاركين ولا تؤكد كل معاملة مالية. على سبيل المثال ، تحدد عقود التوريد التزامات أحد الطرفين بتسليم كمية معينة من المنتجات قبل الموعد النهائي ، والآخر بقبولها ودفعها. نظرًا لأن العقود تحدد الأحداث التي لم تحدث ، فلا يتم قبولها للمحاسبة.
يتم تحديد أشكال المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس كيان اقتصادي بناءً على اقتراح من مسؤول مكلف بمسك السجلات المحاسبية. يتم وضع نماذج وثائق المحاسبة الأولية لمنظمات القطاع العام وفقًا لقانون الميزانية في الاتحاد الروسي.
القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"
المادة 9 ، الفقرة 4
قائمة مؤسسات القطاع العام تشمل:
بالنسبة لهؤلاء الأشخاص ، تمت الموافقة على نماذج المحاسبة الأولية بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن (بصيغته المعدلة في 16 نوفمبر 2016).
لا توجد فواتير وعقود من بين النماذج المذكورة في هذا الترتيب. يتم توثيق الاستحواذ والاغتراب عن طريق سندات الشحن والأفعال.
فيما يلي مثال على إحدى الفواتير الصادرة عن جميع الجهات الحكومية.
يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي ، ما لم تنص القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية للهيئات التنظيمية للمحاسبة الحكومية على خلاف ذلك. يجب أن يحتوي التصحيح في المستند العلمي الأساسي على تاريخ التصحيح ، بالإضافة إلى توقيعات الأشخاص الذين وضعوا المستند الذي تم فيه التصحيح ، مع الإشارة إلى ألقابهم وأحرفهم الأولى أو أي تفاصيل أخرى ضرورية لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.
القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"
المادة 9 ، الفقرة 7
لتصحيح الخطأ ، اشطب الخطأ واكتب الخطأ الصحيح.
يجب الإشارة إلى تصحيح الخطأ في المستند الأساسي بالنقش "المصحح" ، وتأكيده بتوقيع الأشخاص الذين وقعوا المستند ، كما يجب تحديد تاريخ التصحيح.
اللوائح الخاصة بالوثائق وتدفق العمل في المحاسبة (تمت الموافقة عليها من قبل وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105)
يتم تأكيد كل إصلاح من خلال:
عدم وجود أي من التفاصيل في القائمة يجعل التصحيح غير قانوني.
يظهر مثال على تصحيح الفاتورة في الصورة.
لكي يكون للتصحيح قوة قانونية لا جدال فيها ، فقد صيغ على النحو التالي. على الهوامش الحرة للوثيقة ، قاموا بعمل النقش: "مُصحح بـ" وكتابة ما تبين أنه غير صحيح. يتابعون: "تشغيل" ويكتبون ما يعتقدون أنه صحيح. ثم يكتبون: "يؤمنون" ، ويشيرون إلى التاريخ ، ويضعون تواقيع المسؤولين وأسمائهم والأحرف الأولى من اسمهم. مع هذا التصميم ، يتم استبعاد التصحيحات التعديلات غير المتفق عليها مع الموقعين.
لا يسمح بالتصحيحات النقدية والوثائق المصرفية.
يتم إعداد المستند الأساسي بنفس رقم المعاملة التجارية. على سبيل المثال ، يتم خصم عمولة خدمات التسوية والنقد من الحساب الجاري. يجب إصدار مستخرج ومذكرة تذكارية في نفس اليوم.
كقاعدة عامة ، يتم وضع المستندات الأولية على نماذج موحدة تم تطويرها بواسطة التشريع الروسي. ولكن لم يتم توفير كل النماذج ؛ لذلك ، على سبيل المثال ، يتم إعداد بيان المحاسبة بأي شكل. ومع ذلك ، عند التسجيل ، من الضروري الإشارة إلى المعلومات الإلزامية: اسم المنظمة وتفاصيلها ، واسم المستند ، ومحتوى العملية ، وأسماء المناصب ، وأسماء الموظفين ، وقائمة وختم منظمة.
لماذا تحتاج الوثائق الأساسية؟ بشكل أساسي من أجل تسجيل جميع المعاملات التجارية الجارية. يمكن أن تكون التوثيق داخليًا وخارجيًا. يعد الجزء الداخلي ضروريًا للمحاسبة والتحكم في جميع الحركات ، على سبيل المثال ، يتم نقل الأصل الثابت إلى العملية - يتم وضع إجراء ، وهو المستند الأساسي. الوثائق الخارجية ضرورية للعمل مع الموردين والعملاء ، على سبيل المثال ، تقوم بإصدار فاتورة للدفع للعميل.
هناك أيضًا مستندات أولية حول المحاسبة والأجور ، وتشمل هذه: أوامر القبول والفصل ، والتوظيف ، وجدول الإجازات وغيرها. تخصيص الوثائق ومحاسبة الأصول الثابتة. على سبيل المثال ، شهادة قبول نظام التشغيل وبطاقة المخزون وغيرها. تحتوي الوثائق التي يتم إعدادها للمحاسبة عن المعاملات النقدية على مستندات مثل تقرير مسبق ، وأمر نقدي وارد وصادر.
في بعض المستندات الأساسية ، لا يُسمح بالتصحيحات ، على سبيل المثال ، في كشف حساب جاري أو في أمر دفع. ولكن ، على سبيل المثال ، قد تحتوي الفواتير على تصحيحات ، ولكن يجب أن يكون بجانبها توقيع الشخص الذي أجرى التصحيح وتاريخ المنظمة وختمها.
مصادر:
المستندات الأساسية في المحاسبة هي تلك المستندات التي يتم على أساسها إعداد معاملة تجارية واحدة أو أخرى في وقت اكتمالها أو بعد اكتمالها مباشرة. على أساس أنه يتم إجراء المزيد من المحاسبة لعمليات محددة.
سوف تحتاج
تعليمات
المستندات الأساسية هي الأساس الأولي لبدء المحاسبة عن معاملات محددة وإدخال قيود في سجلات المحاسبة. المستند الأساسي هو دليل مكتوب على معاملة تجارية ، على سبيل المثال ، إصدار المال مقابل تقرير ، ودفع ثمن البضائع ، وما إلى ذلك.
تمت الموافقة على نماذج الوثائق الأولية من قبل رئيس المؤسسة ، ومع ذلك ، يجب أن تكون جميع التفاصيل الإلزامية المنصوص عليها في التشريع موجودة في المستند.
يتم إعداد مستندات المحاسبة الأولية على الورق ودعمها بتوقيع لتحديد الأشخاص الذين قاموا بإعداد المستند. إذا كان المستند مصنوعًا في شكل إلكتروني ، فيجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.
نماذج المستندات الأولية الموجودة في ألبومات النماذج الموحدة ليست إلزامية للاستخدام ، باستثناء المستندات النقدية التي أنشأتها الهيئات المعتمدة على أساس.
التفاصيل الإلزامية للوثائق الأساسية في المحاسبة:
- اسم الوثيقة (فاتورة ، فعل ، قائمة ، أمر ، إلخ) ؛
- تاريخ المعاملة (تحرير المستند) ؛
- محتوى الصفقة التجارية من حيث القيمة والنوع ؛
- اسم المنظمة التي تم وضع هذه الوثيقة نيابة عنها ؛
- بيانات الأشخاص الذين أجروا العملية والمسئولون عن صحة تنفيذ المستند (المنصب ، الاسم الكامل ، التوقيع).
تنقسم المستندات الأساسية في المحاسبة إلى مستندات من خلال:
- المحاسبة والأجور: ترتيب التوظيف ، والتوظيف ، وجدول العمل ، وشهادة السفر ، وقانون التوظيف ، وكشوف المرتبات ، وما إلى ذلك.
- محاسبة الأصول الثابتة: فعل القبول والتحويل ، بطاقة الجرد ، فاتورة الحركة الداخلية ، دفتر الجرد ، فعل الأصول الثابتة ، إلخ.
- محاسبة المعاملات النقدية: دفتر النقدية ، والتقرير المسبق ، وأمر الإيصال النقدي ، ومجلة تسجيل السجل النقدي ، وأمر الحساب النقدي ، والدفتر النقدي ، إلخ.
- محاسبة أعمال الإصلاح والبناء: إجراءات قبول الأعمال المنجزة ، وتعليق البناء ، والتكليف بإنشاء هيكل ؛ سجل العمل العام سجل العمل ووثائق أخرى مماثلة.
ملاحظة
في حال تم ، وفقًا للتشريع ، سحب مستندات المحاسبة الأولية ، يتم تضمين نسخ من هذه المستندات ، التي تم إجراؤها وفقًا للتشريع ، بدلاً من النسخ الأصلية في مستندات المحاسبة.
نصائح مفيدة
إذا لزم الأمر ، يمكن تضمين أعمدة وخطوط إضافية في النموذج القياسي ، والذي يرجع إلى أنواع معينة من النشاط الاقتصادي.
مصادر:
الكيانات القانونية - الشركات والمنظمات والمؤسسات المختلفة والبنوك في سياق أنشطتها على اتصال دائم مع بعضها البعض. يتم إجراء الاتصالات التجارية من خلال مجموعة متنوعة من المستندات: الرسائل والطلبات والطلبات وأوامر الدفع وما إلى ذلك. يتم تأكيد الصلاحية القانونية لهذه المستندات من خلال تفاصيلها.
تتم الإشارة إلى بعض التفاصيل فقط في المستندات من نوع واحد ، وبعضها مطلوب لأي مستند عمل. يتضمن الأخير: اسم المنظمة وتاريخ الوثيقة واسمها. باسم المنظمة ، من الضروري الإشارة إلى اسمها المختصر والكامل وفقًا للوثائق التأسيسية والشكل التنظيمي والقانوني. يشار إلى تاريخ إعداد الوثيقة في كل من الشكل الرقمي واللفظي والرقمي. يشار إلى اسم المستند في جميع الحالات ، والاستثناء الوحيد هو خطاب العمل.
بالإضافة إلى التفاصيل الإلزامية ، يتم استخدام المحاسبة والتفاصيل المصرفية الخاصة المحددة لنوع واحد من المستندات. تشير المستندات المحاسبية إلى: اسم وعنوان المؤسسة ؛ تفاصيل البنك الخاصة به ؛ إشارة إلى أطراف الصفقة - المشاركين في الصفقة التجارية ؛ اسمها ومحتواها وأساسها ؛ قيمة المعاملة نقدا أو عينا.
تشمل الأعمال المصرفية: رقم الحساب الجاري للشركة ؛ اسم البنك الذي يتم تقديمه فيه وعنوانه ؛ رمز البنك - BIK والحساب المراسل. يجب أن تشير التفاصيل المصرفية أيضًا إلى رقم التعريف الضريبي للمؤسسة والبنك ورموز KPP و OKPO.
الأمر نفسه ينطبق على أشكال المستندات التي يتم توفير متطلبات خاصة لإنتاجها وحسابها وتخزينها ، لا سيما تلك التي يُنسخ عليها شعار الدولة للاتحاد الروسي ، وكذلك شعارات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي . هذا الإجراء ضروري ، لأن التفاصيل الموضحة في النماذج تجعلها وثيقة ملزمة قانونًا ، والتي يمكن استخدامها من قبل المحتالين.
تعد مستندات الموظف الجديد ، التي يتم تنفيذها بشكل صحيح عند التوظيف ، ضمانًا بأنه لن يواجه مشاكل في حساب معاشه التقاعدي لاحقًا ، ولن يواجه صاحب العمل أي مشاكل مع لجنة العمل ومكتب الضرائب. المستند الرئيسي الذي يؤكد خبرة العمل هو كتاب عمل.
تسمح تفاصيل العمل في بعض المؤسسات بالحاجة إلى تقديم أي مستندات إضافية أخرى. هذه الحالات منصوص عليها في قانون العمل للاتحاد الروسي واللوائح والمراسيم الصادرة عن الرئيس والمراسيم الحكومية. لا يحق لضباط شؤون الموظفين طلب مستندات أخرى لا ينص عليها القانون. الأمر نفسه ينطبق على شرط التسجيل الدائم في موقع الشركة. لكن صاحب العمل له الحق في طلب شهادة بالنموذج المعمول به على الحالة الصحية. بالنسبة للمهن المتعلقة بالغذاء والخدمات الاستهلاكية للسكان ، من الضروري أيضًا الحصول على كتاب صحي وطبي. إذا تم تعيين شخص معاق ، فقد تكون هناك حاجة إلى شهادة توصية من VTEK ، وفي حالة ارتباط نشاط عمل الموظف الجديد بسر تجاري أو أسرار دولة ، فقد يُطلب منه استلام إيصال ووثائق أخرى تؤكد عمله سماح بالدخول.
في روسيا ، يفرض التشريع على الشركات ورجال الأعمال الالتزام بإضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات في الوثائق الأولية. تتضمن مهمة هذه المستندات تأكيدًا لحقيقة حدوثها (استلام المنتجات ، والشحن من المستودع ، والبيع ، وما إلى ذلك) والتسجيل القانوني للعملية المنجزة.
تشمل المتطلبات الرئيسية لتسجيلهم إدخال معلومات موثوقة ، ووضعها أثناء العملية أو بعد الانتهاء منها.
المستندات الأساسية هي الوثائق الداعمة التي يؤكد إجراء جميع المعاملات التجارية من قبل رواد الأعمال والشركات... يتم التسجيل في تسلسل العمليات. إذا تم وضعها بشكل غير صحيح ، لا يمكن للمؤسسة إجراء حساب موثوق للقاعدة الضريبية ، مما يسبب خلافات مع السلطات الضريبية ، وقد يتم فرض عقوبات على الشركة.
يتم قبول هذه الوثائق للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل المحدد في اللوائح الخاصة بمسك المحاسبة والتقارير المالية في الاتحاد الروسي.
قد يتضمن النموذج القياسي أعمدة وخطوطًا إضافية مع الحفاظ على جميع التفاصيل المنصوص عليها في النموذج المعتمد. عند إجراء التغييرات ، يجب وضع أمر أو أمر. لا يمكنك تغيير أشكال المعاملات النقدية فقط.
توفر الوثائق الأساسية معلومات لتشكيل التقارير والوثائق المحاسبية. يمكن وضعها على برنامج كمبيوتر أو مكتوبة بخط اليد ، ويتم إنشاؤها لحساب التسوية أو المعاملات المادية أو المالية من أي حجم.
تشمل المستندات الأساسية و ، الفواتير ، أوراق الاستلام ، الفواتير ، إلخ.
في المحاسبة ، يتم تقسيمهم إلى عدة أنواع:
أيضًا ، يمكن أن تكون الوثائق تراكمية ولمرة واحدة:
التنظيمية والإداريةتعتبر التعليمات والأوامر والتوكيلات والتعليمات بمثابة وثائق. يمنحون الإذن لأداء العمليات المحددة. لا يتم إضافة معلوماتهم إلى سجلات المحاسبة.
الخامس نفيالمستندات (طلبات الدفع والإيصالات والفواتير وما إلى ذلك) تعكس العملية. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بهم في سجلات المحاسبة.
تجمع بعض المستندات بين علامات الإيصال والنوع المتساهل. يمكن أن تكون هذه أوامر نقدية ، كشوف المرتبات.
يمكنك جمع معلومات مفصلة عن كل هذه التقارير من الفيديو التالي:
بالنسبة للمحاسبة الأولية المناسبة ، يتم الاتفاق على جدول زمني لتداول الوثائق مع تعريف الإجراء وتوقيت حركته في الشركة وإرساله إلى قسم المحاسبة. يجب فحصها من حيث الشكل (لاكتمال ودقة التجميع) والمحتوى (ترابط المؤشرات) وحسابياً (عن طريق جمع القيم).
أولاً ، تحتاج إلى تحديد ما إذا كان مستندًا محاسبيًا. يجب أن تعكس معلومات حول الصفقة التجارية المكتملة. لذلك ، تتم الإشارة إلى حركة عناصر المخزون في إيصال تسجيل النقد - مصروفات التمويل.
لا تشمل المستندات المحاسبية المسودات والمذكرات والمقتطفات من الصحف والوثائق التي لم يتم تجميعها وفقًا للقواعد.
بعد ذلك ، يتم تحديد علاقة المستند بالمؤسسة. يتم التحقق من تفاصيل الشركة أو المتخصص (اسم الورقة ، فترة إعدادها ، اسم الشركة ، القيمة والمحتوى الطبيعي للصفقة التجارية ، مواقف الأشخاص المسؤولين ، التوقيعات الشخصية). يجب أن تكون جميع التوقيعات أصلية. يتم أيضًا فحص نوع الختم (في بعض الشركات قد يكون هناك عدة أختام - للوثائق والطوابع).
بعد القبول ، يتم إدخال المعلومات في سجلات المحاسبة ، ويتم وضع علامة على النموذج. يجب أن تنعكس المعاملات التجارية في تسلسل ، مجمعة حسب حسابات محددة. السجلات المحاسبية الظاهرة هي بطاقات (لحساب المواد و) أو كتب (رئيسية) أو مجلات. حسب نوع السجلات ، يتم تقسيم السجلات إلى (أوامر) مجمعة ، ونظامية (دفتر الأستاذ العام) وترتيب زمني (دفتر).
وفقًا لمتطلبات Goskomstat ، يجب إعداد مستندات المحاسبة الأولية على النحو التالي:
الأشخاص المرخص لهم مسؤولون عن الإعداد الدقيق وفي الوقت المناسب للوثائق لتعكس المعلومات المتاحة في المحاسبة.
فيما يلي قائمة بأكثر الأخطاء شيوعًا عند صياغة المستندات:
في حالة وجود أي أخطاء ، لا يتم قبول المستند المحاسبي من قبل هياكل المراجعة أو يتم التعرف عليه على أنه مزور.
يتم تصحيح المستندات النقدية والمحاسبية وفق القواعد التالية:
يتم تصحيح بقية المستندات بعد اتفاقهم مع الأطراف المقابلة والتأكيد بالتوقيعات.
عند تصحيح النماذج اليدوية ، يجب شطب التفاصيل أو المبالغ غير الصحيحة ويجب كتابة القيمة الصحيحة في الأعلى. في حقول السطر ، يتم الإشارة إلى كلمة "مصححة" والاتفاق عليها من قبل الأشخاص الذين وقعوا مسبقًا على هذه الوثيقة. يشار إلى تاريخ التصحيح. لا يسمح باستخدام المصحح والبقع والمناديل.
في حالة إجراء تصحيحات معتمدة بشكل غير صحيح ، سيتم اعتبارها غير صالحة.
في حالة تلف المستندات الأولية أو إتلافها أو ضياعها (على أساس الأمر رقم 157 N) ، يعين رئيس الرئيس لجنة لتحليل أسباب استعادتها وتحديد الفاعلين. أحيانًا يتعاون القائد مع سلطات التحقيق أو سلطات الإطفاء أو قوات الأمن. يتم توثيق نتائج العمل في قانون يوافق عليه الرئيس. يتم إرفاقه بمجلد دفتر اليومية للعمليات الأخرى.
وفقًا للتعليمات رقم 157 N ، يمكن تخزين الأوراق الأولية على الورق وعلى حاملات الآلة (باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني).
حسب الفن. 17 من القانون الفيدرالي "بشأن المحاسبة" ، يجب على كل شركة تنظيم التخزين المناسب لهذه الوثائق وتقارير المحاسبة وسجلات المحاسبة وفقًا للمواعيد النهائية المحددة ، ولكن 5 سنوات على الأقل.
يتم تخزين المستندات الإلكترونية وفقًا لمتطلبات القانون وفي وجود وسائط الآلة. في الوقت نفسه ، يتم توفير الحماية ضد التعديلات غير القانونية ، والتي يتم تعيينها لرئيس الشركة.
يمكن أن تؤدي الأخطاء في المستندات الأولية أو غيابها إلى خسائر مالية للشركة. حسب الفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، بالنسبة للانتهاكات الجسيمة لمعايير محاسبة التكاليف والأرباح ، تُفرض العقوبات:
يعد عدم وجود وثائق أولية وسجلات محاسبية انتهاكًا صارخًا لمعايير محاسبة النفقات والأرباح والأشياء الخاضعة للضريبة. وهي تشمل أيضًا انعكاسًا دوريًا في الحسابات المحاسبية وسجلات المحاسبة وتقارير المعاملات التجارية والأصول المادية والتمويل والأصول غير الملموسة.
في حالة عدم وجود هذه المستندات ، تكون الشركة ملزمة بدفع الضرائب الزائدة. انسحابهم ممكن بتوجيه من الهياكل ذات الصلة ، والتي تتوافق صلاحياتها مع المتطلبات التشريعية. في هذه الحالة يحرر سجل بالوثائق المضبوطة.
