"تحكم داخلي"
1. مراحل الرقابة الداخلية
2. مبادئ نظام الرقابة الداخلية
3. مكونات نظام الرقابة الداخلية
4. تصنيف نظام الرقابة الداخلية
5. أهداف وتنظيم الرقابة الداخلية
6- الرقابة المالية الداخلية والتسوية الداخلية للمنظمات (المؤسسات) التجارية
1. مراحل الرقابة الداخلية
يعد تنظيم نظام رقابة داخلي يعمل بكفاءة عملية معقدة متعددة المراحل تتضمن المراحل التالية.
التحليل النقدي والمقارنة لأهداف عمل المنظمة المحددة للظروف الاقتصادية السابقة ، ومسار العمل المعتمد سابقًا ، والاستراتيجية والتكتيكات مع أنواع النشاط والحجم والهيكل التنظيمي ، وكذلك مع قدراتها.
تطوير وتوحيد وثائقي لمفهوم أعمال جديد (يتوافق مع الظروف الاقتصادية المتغيرة) للمؤسسة (ما هي المنظمة ، ما هي أهدافها ، ما يمكنها ، في أي مجال لديها مزايا تنافسية ، ما هو المكان المرغوب فيه على السوق) ، بالإضافة إلى مجموعة من التدابير التي يمكن أن تؤدي إلى مفهوم العمل هذا لتطوير وتحسين المنظمة ، والتنفيذ الناجح لأهدافها ، وتعزيز مكانتها في السوق. يجب أن تكون هذه الوثائق أحكامًا بشأن السياسات المالية والإنتاجية والتكنولوجية والابتكار والمشتريات والمبيعات والاستثمار والمحاسبة والموظفين. يجب تطوير هذه الأحكام على أساس تحليل متعمق لكل عنصر من عناصر السياسة واختيار من البدائل المتاحة الأكثر ملاءمة للمنظمة. سيسمح توثيق سياسة المنظمة في مختلف مجالات أنشطتها المالية والاقتصادية بالسيطرة الأولية والحالية واللاحقة على جميع جوانب عملها.
تحليل فعالية الهيكل الإداري الحالي وتعديله. من الضروري وضع لائحة بشأن الهيكل التنظيمي ، والتي يجب أن تصف جميع الروابط التنظيمية مع الإشارة إلى التبعية الإدارية والوظيفية والمنهجية ، واتجاه أنشطتها ، والوظائف التي يؤدونها ، ووضع قواعد علاقتهم ، وحقوقهم ومسؤولياتهم. ، يوضح توزيع أنواع المنتجات والموارد والوظائف الإدارية لهذه الروابط. وينطبق الشيء نفسه على الأحكام الخاصة بالتقسيمات الهيكلية المختلفة (الإدارات ، المكاتب ، المجموعات ، إلخ) ، على خطط تنظيم عمل موظفيها. من الضروري تطوير (توضيح) خطة التوثيق وسير العمل والموظفين والوصف الوظيفي الذي يشير إلى حقوق وواجبات ومسؤوليات كل وحدة هيكلية. بدون مثل هذا النهج الصارم ، من المستحيل إجراء تنسيق واضح لعمل جميع روابط نظام الرقابة الداخلية في المنظمة.
تطوير إجراءات معيارية رسمية لمراقبة المعاملات المالية والتجارية المحددة. وهذا سيجعل من الممكن تبسيط العلاقة بين الموظفين فيما يتعلق بالتحكم في الأنشطة المالية والاقتصادية ، وإدارة الموارد بشكل فعال ، وتقييم مستوى موثوقية (جودة) المعلومات لاتخاذ قرارات الإدارة.
تنظيم قسم التدقيق الداخلي (أو وحدة رقابة متخصصة أخرى).
عند تنظيم مثل هذا القسم ، من الضروري مراعاة المتطلبات الأساسية لكفاءة عمله.
قد يكون هناك عدد أكبر من المراحل في تقييم نظام التحكم ، اعتمادًا على الخصائص الفردية للكيان الاقتصادي الخاضع للتحقق.
يتضمن التعرف العام على نظام الرقابة الداخلية الحصول على معلومات حول تفاصيل ونطاق أنشطة الكيان ، وفهم نظامها المحاسبي. تسمح نتائج التعارف الأولي باتخاذ قرار بشأن إمكانية استخدام نظام الرقابة الداخلية في المراجعة. إذا لم يستطع المدقق-المدقق الاعتماد على نظام الرقابة الداخلية ، فعليه أن يخطط لمراجعته بحيث لا تستند استنتاجاته إلى الثقة في النظام. يجب أن تنعكس الكفاءة المنخفضة لنظام الرقابة الداخلية في تقرير تدقيق الكيان.
2. مبادئ نظام الرقابة الداخلية
معيار فعالية نظام الرقابة الداخلية هو الامتثال لمبادئ الرقابة الداخلية في المنظمة.
1. مبدأ المسؤولية.
2. مبدأ التوازن (التوازن يعني أنه لا يمكن تخصيص وظائف رقابية للموضوع غير مزود بوسائل لأدائها).
3. مبدأ المساءلة لكل موضوع من مواضيع الرقابة الداخلية العاملين في المنظمة.
4. مبدأ الإبلاغ عن الانحرافات في الوقت المناسب.
5. مبدأ التعدي على المصالح (من الضروري خلق ظروف خاصة تجعل أي انحرافات تضع أي موظف أو قسم في المنظمة في وضع غير مؤات وتشجعهم على حل المشاكل).
6. مبدأ التكامل (عند حل المشكلات المتعلقة بالسيطرة ، يجب تهيئة الظروف المناسبة للتفاعل الوثيق بين العاملين في مختلف المجالات الوظيفية).
7. مبدأ مصلحة الإدارة.
8. مبدأ الكفاءة وحسن النية والصدق لموضوعات الرقابة الداخلية. يتمثل مبدأ الكفاءة في العرض من قبل المراقب لمستوى عالٍ من المعرفة في التحكم في الأنشطة المالية والاقتصادية ، وينطوي أيضًا على التجديد الإلزامي للمعرفة من خلال الدورات التنشيطية والندوات والدورات التدريبية ، من الضروري أن تكون على دراية مستمرة جميع التغييرات الأخيرة في التشريعات والخبرة الدراسية وطرق المراقبة الجديدة ، تسعى جاهدة لتحسين الاحتراف.
9. مبدأ المطابقة (يجب أن تتوافق درجة تعقيد نظام الرقابة الداخلية مع درجة تعقيد النظام الخاضع للرقابة).
10. مبدأ الثبات (سيتيح الأداء المستمر الكافي لنظام الرقابة الداخلية الإنذار في الوقت المناسب باحتمال حدوث انحرافات).
11. مبدأ قبول منهجية الرقابة الداخلية (يعني التوزيع المناسب لوظائف الرقابة ، ومدى ملاءمة برامج الرقابة الداخلية ، وكذلك الطرق المستخدمة).
12. مبدأ التطوير والتحسين المستمر (بمرور الوقت ، حتى أساليب الإدارة الأكثر تقدمية تصبح قديمة).
13. مبدأ الأولوية (السيطرة المطلقة على العمليات الصغيرة العادية ليس له معنى ولن يؤدي إلا إلى تشتيت انتباه القوات عن المهام الأكثر أهمية).
14. مبدأ التعقيد (لا يمكنك تحقيق الكفاءة الكلية بتركيز التحكم فقط على دائرة ضيقة نسبيًا من الكائنات).
15. مبدأ تناسق القدرة الاستيعابية لمختلف روابط نظام الرقابة الداخلية.
16. يتم تحديد مبدأ المركزية المثلى (الديناميكية ، والاستقرار ، واستمرارية عمل النظام من خلال الوحدة والمستوى الأمثل لمركزية الهيكل التنظيمي للمنظمة).
17- مبدأ المسؤولية الفردية (لتجنب اللامسؤولية ، لا يجوز إسناد مهمة منفصلة إلى مركزين أو أكثر من مراكز المسؤولية).
18. مبدأ التقليد الوظيفي المحتمل (يجب ألا يؤدي التخلص المؤقت من الأفراد الخاضعين للرقابة الداخلية إلى تعطيل عمليات الرقابة).
19. مبدأ التنظيم (كفاءة نظام الرقابة الداخلية مرتبطة مباشرة بمدى خضوع نشاط الرقابة في المنظمة للائحة).
20. مبدأ الفصل بين الواجبات.
21. مبدأ الإذن والموافقة.
22. مبدأ التفاعل والتنسيق. يتمثل أحد الجوانب المهمة لعمل نظام الرقابة الداخلية في تنفيذ مبادئ هذا النظام ، والذي سيؤدي التقيد به إلى زيادة مصداقية كل من المستخدمين والمراجعين الخارجيين والمستخدمين الداخليين لبيانات الرقابة.
يجب أن يتم التحكم على أساس التفاعل الواضح بين جميع إدارات وخدمات المنظمة.
إن الجمع بين هذه المبادئ هو أساس فعالية نظام الرقابة الداخلية.
3. مكونات نظام الرقابة الداخلية
يتكون نظام الرقابة الداخلية مباشرة من جهات رقابية ، أي الهيئات المنشأة في المؤسسة لغرض إجراء عمليات التدقيق والمراجعة الداخلية. قد تكون هذه خدمات تدقيق داخلي ، أو إدارة تدقيق ، أو مكتب جرد ، أو حتى منظمة طرف ثالث يُطلب منها تنفيذ رقابة داخلية مستمرة للشركة على أساس تعاقدي.
إن أهداف الرقابة الداخلية هي أشياء خاضعة للرقابة ، أي الأصول والخصوم ، ومصادر الأموال ، ورأس المال ، والاحتياطيات ، وأنواع العمليات التي يتم إجراؤها (المشتريات ، والتوريد ، والمبيعات ، والاستثمار ، والإنتاج ، وما إلى ذلك) ، ومراكز المسؤولية عن التكاليف ، والأرباح ، والمالية. الاستثمارات والدخل وما إلى ذلك.
يجب أن يتم التحكم من خلال مجموعة من الأدوات ، أولاً وقبل كل شيء ، هذه هي الوسائل التقنية في شكل مباني ، ومجموعات من القياس ، وأدوات التحكم ، وأنظمة معالجة المعلومات المستلمة (أجهزة الكمبيوتر) ؛ الوسائل المالية هي الرواتب ونظام الغرامات والبدلات والموارد المالية ؛ إجراءات وأساليب (تقنيات) التحكم هي تلك التدابير التي يتم من خلالها ضمان التحكم الموثوق والفعال (الاختبارات ، والتتبع ، والجرد ، والاستجواب ، والملاحظة ، والتحليل ، والمطابقة ، وما إلى ذلك). من أهم مكونات نظام الرقابة الداخلية قاعدة المؤشرات ، يمكن أن تكون معيارية ، إحصائية ، بيانات مرجعية ، مؤشرات الهدف ، مؤشرات الصناعة للفترات الماضية. يجب أن تكون هناك أيضًا أحكام بشأن خدمة الرقابة الداخلية مع وصف لإجراءات التفاعل بين الأقسام والإدارات المعنية ، من أجل تبادل المعلومات. مكون آخر للنظام هو التوثيق. تم تطويره بشكل مستقل من قبل كيان اقتصادي. يجب أن يتضمن نظام الرقابة الداخلية للكيان الاقتصادي ما يلي:
نظام محاسبة مناسب
التحكم بالبيئة؛
ضوابط منفصلة.
يمكن لنظام الرقابة الداخلية ، بدرجة معينة من الاحتمال ، أن يؤكد أن الأهداف التي أنشئ من أجلها قد تحققت. ويرجع ذلك إلى القيود الحتمية التالية لنظام الرقابة الداخلية:
مطلب طبيعي من قبل إدارة كيان اقتصادي بأن تكون تكاليف تنفيذ تدابير الرقابة أقل من المنافع الاقتصادية التي يوفرها استخدام مثل هذه التدابير ؛
حقيقة أن معظم الضوابط مصممة لتحديد المعاملات التجارية غير المرغوب فيها ، وليس تلك غير العادية ؛
ميل الشخص لارتكاب أخطاء من خلال الإهمال ، بسبب شرود الذهن ، أو الأحكام غير الصحيحة أو سوء فهم المواد التعليمية ؛
الانتهاك المتعمد لنظام الرقابة نتيجة تواطؤ موظفي كيان اقتصادي مع موظفين آخرين في هذا الكيان الاقتصادي ومع أطراف ثالثة ؛
انتهاك نظام التحكم بسبب إساءة استخدام ممثلي الإدارة المسؤولين عن تشغيل جوانب الرقابة هذه ؛
ممارسة واسعة النطاق لإجراء تغييرات مهمة في شروط مزاولة الأنشطة الاقتصادية ، ونتيجة لذلك قد تتوقف إجراءات الرقابة المعتمدة عن أداء وظائفها.
يجب استخدام ضوابط الكيان الاقتصادي مع مراعاة ما يلي:
يتم تنفيذ العمليات التجارية بموافقة الإدارة بشكل عام وفي حالات محددة ؛
يتم تسجيل جميع المعاملات في المحاسبة بالمبالغ الصحيحة ، في الحسابات الصحيحة ، في الفترة الزمنية الصحيحة ؛
الوصول إلى الأصول ممكن فقط بإذن من الإدارة ذات الصلة ؛
يتم تحديد المراسلات بين الأصول المسجلة في السجلات المحاسبية والأصول المتاحة بالفعل من قبل الإدارة بالوتيرة المحددة.
4. تصنيف نظام الرقابة الداخلية
نظرًا لأن نظام التحكم عنصر مهم للرقابة الإدارية ككل ، فمن أجل الكشف عن آليات عمل هذا النظام ، من الضروري دراسة ميزات العناصر المكونة له ، ولهذا من الضروري تصنيفها وفقًا لمعايير مختلفة.
يصنف نظام الرقابة الداخلية حسب شكل الرقابة الداخلية التي تعتمد على خصائص الهيكل التنظيمي والقانوني للكيان. أنواع ونطاقات الأنشطة المالية والاقتصادية للكيان ؛ العقلانية وملاءمة تغطية مجالات نشاط الموضوع عن طريق التحكم ؛ العلاقة بين إدارة المنظمة ومراقبتها.
كما أنها تميز الرقابة الداخلية اعتمادًا على الأساليب المطبقة وأساليب التحكم (طرق التحكم العامة - الاستقراء ، والاستنتاج ، والتحليل ، والتوليف ، والتعميم ، وغيرها من الطرق المطورة بشكل مستقل - القياسات ، والوزن ، وإعادة الحساب ، والمخزون ، والمراقبة ، والفحص ، والتسوية ، والحساب العكسي ، التحقق المنطقي والاقتصادي ، والاختبار ، والاستجواب ، والاقتراع ، وما إلى ذلك ، والطرق الخاصة - طرق الإحصاء الاقتصادي ، والتحليل ، والتنبؤ ، والنمذجة ، وما إلى ذلك). يعد التدقيق الداخلي أحد أكثر أشكال الرقابة الداخلية تقدمًا.
تنظيم الرقابة الداخلية في شكل تدقيق داخلي متأصل في المؤسسات الكبيرة والمتوسطة الحجم ، والتي تتميز بما يلي:
هيكل تنظيمي معقد
عدد الفروع والشركات التابعة ؛
مجموعة متنوعة من الأنشطة وإمكانية تعاونهم ؛
رغبة الهيئات الحاكمة في الحصول على ما يكفي
تقييم موضوعي ومستقل لأعمال المديرين
جميع مستويات الحكومة.
بالإضافة إلى المهام ذات الطبيعة الرقابية البحتة ، يمكن للمدققين الداخليين إجراء التشخيصات الاقتصادية ووضع استراتيجية مالية وإجراء أبحاث تسويقية واستشارات إدارية. تشمل مؤسسات التدقيق الداخلي أيضًا لجان التدقيق ، التي يتم تنظيم أنشطتها بموجب التشريعات الحالية.
اعتمادًا على الوقت ، تنقسم السيطرة إلى عملياتية وتكتيكية واستراتيجية.
بناءً على البيانات المستخدمة في أنشطة الرقابة ، قم بالتمييز بين التحكم الفعلي والوثائقي والتحكم في المؤشرات التي تم الحصول عليها عن طريق المعالجة عن طريق أجهزة الكمبيوتر.
وفقًا لمراحل إجراءات التحكم ، يتم تمييز التحكم الأولي والحالي واللاحق. يمكن أن يكون التحكم مخططًا وغير مجدول ، مرة واحدة ، ودائمًا ودوريًا. وفقًا لدرجة تغطية البيانات ، يمكن أن تكون مستمرة وانتقائية.
اعتمادًا على نوع نظام التحكم الداخلي ، يمكن تنفيذه باستخدام أنظمة الكمبيوتر أو يدويًا ، أو التشغيل الآلي الجزئي لمراحل التحكم الفردية.
يتم تنفيذ الرقابة الداخلية غير الآلية من قبل المراقب المالي دون استخدام مرافق الكمبيوتر.
يتم تنفيذ التحكم الداخلي المؤتمت جزئيًا بواسطة وحدات التحكم الخاصة به باستخدام أدوات التشغيل الآلي جنبًا إلى جنب مع المعالجة اليدوية للبيانات. تتم عملية التحكم التي تتم بمساعدة أدوات الأتمتة بتوجيه من مدقق وحدة التحكم ، مما يسهل عليه العمل بكميات كبيرة من البيانات ، ويوفر الوقت ، ويسمح بإجراء تحليل شامل عن طريق تعيين معلمات أخذ العينات .
علامة التصنيف التالية هي أهمية موضوعات التحكم في عملية إجراء عمليات التحكم.
على هذا الأساس ، يتم تقسيمهم:
1) المراقبون المراقبون الذين يمارسون الرقابة مباشرة ؛
2) المشاركون الذين تشمل مسؤولياتهم وظائف التحكم هم متخصصون مختلفون في المؤسسة. هذا التصنيف ليس شاملاً ، لكنه يوفر ميزات التصنيف الرئيسية اللازمة لفهم نظام الرقابة الداخلية بشكل صحيح.
5. أهداف وتنظيم الرقابة الداخلية
الغرض من الرقابة الداخلية هو ضمان امتثال جميع موظفي المؤسسة لواجباتهم وفقًا لأهداف المنظمة. هدف الرقابة الداخلية مع مرور الوقت مستمر ودائم ولا يتحقق إلا لفترة قصيرة. يتم تنظيم الرقابة الداخلية على أساس أهداف وغايات إدارة المؤسسة. تنظم الدولة فقط المجالات الرئيسية للرقابة الداخلية - إجراءات إجراء قوائم الجرد ، وقواعد تنظيم تدفق المستندات ، والتوصيات لتنظيم المحاسبة التحليلية ، وتحديد المسؤوليات الوظيفية لموظفي الإدارة وبعض الآخرين. عند تنظيم وممارسة الرقابة الداخلية ، يتم استخدام كل من التدابير النقدية وغير النقدية.
يتم تطبيق المؤشرات الطبيعية بنجاح: القطع والأمتار والأطنان واللترات - اعتمادًا على الانتماء الصناعي للمؤسسة. لقياس وقت العمل ، يتم استخدام مؤشرات مثل الساعات وساعات الماكينة. عند تنفيذ الرقابة الداخلية ، فإن أهداف تنظيم الرقابة ، وبالتالي ، أهداف التحقق هي دورات نشاط المؤسسة: التوريد ، والإنتاج ، والبيع.
الرقابة الداخلية مستمرة. يتم تنفيذ أنشطة التحكم المنفصلة حسب الحاجة.
تحدد إدارة المؤسسة بشكل مستقل تكوين وشروط وتكرار إجراءات التحكم. المبدأ الأساسي لتنظيم الرقابة الداخلية هو الملاءمة والكفاءة. إن تقرير المراجع المستند إلى نتائج التدقيق القانوني كجزء من جزئه الأول والثالث (تمهيدي ونهائي) هو مستند مفتوح. يمكن لكل مستخدم مهتم بالبيانات المالية لكيان اقتصادي أن يتعرف على تقرير المدقق حول هذه البيانات. المعلومات السرية للمنشأة هي فقط الجزء التحليلي من تقرير التدقيق والمعلومات المكتوبة للمراجع لإدارة الكيان الاقتصادي الخاضع للرقابة بناءً على نتائج المراجعة.
عندما يتم نشر البيانات المالية ، يتم الإشارة إلى نتائج التدقيق أيضًا. جميع وثائق الرقابة الداخلية سرية للغاية. تم تصميم الرقابة الداخلية لتنظيم هيكلها ، وكذلك الحفاظ عليها في مثل هذه الحالة التي تتوافق في كل لحظة مع أهداف المؤسسة. إذا كان لدى المؤسسة نوع واحد فقط من النشاط ولا تبيع منتجاتها إلا بموجب اتفاقية التوريد ، فإن هيكل واحد للرقابة الخارجية يتوافق معها ، إذا كانت نفس المؤسسة تنظم بيع منتجاتها للبيع بالتجزئة من خلال جناح تجاري ، فإن هيكل الرقابة الداخلية يجب ان يتغير. وبالتالي ، فإن الغرض الرئيسي من الرقابة الداخلية هو إجراء الأعمال وفقًا للقواعد المعمول بها.
التدقيق الداخلي يحل المهام التالية:
السيطرة على حالة الأصول وتجنب الخسائر ؛
تأكيد تنفيذ إجراءات التحكم داخل النظام ؛
تحليل كفاءة نظام الرقابة الداخلية ومعالجة المعلومات ؛
تقييم جودة المعلومات الصادرة عن نظام المعلومات الإدارية. وبالتالي ، في إطار التدقيق الداخلي ،
ليس فقط رقابة مفصلة على سياسة وجودة الإدارة.
يؤدي المدقق الداخلي الوظائف التالية:
التحقق من أنظمة التحكم من أجل صياغة سياسة الشركة في إطار القانون ؛
تقييم ربحية وكفاءة عمليات الشركة ؛
التحقق من مستوى تحقيق أهداف البرنامج ؛
تأكيد دقة المعلومات التي تستخدمها الإدارة في اتخاذ القرارات. مسئولية أداء مهامه مراجع الحسابات
يتحمل فقط إدارة المؤسسة.
6- الرقابة المالية الداخلية والتسوية الداخلية للمنظمات (المؤسسات) التجارية
يتضمن الحساب التجاري في المزرعة تخصيص الوحدات داخل التنظيم الهيكلي للمؤسسة ، والتي يتم استدعاؤها لحل مشاكلها التنظيمية والتقنية بشكل مستقل. يمكنهم تأجير أصول المنظمة. تشتري هذه التقسيمات الفرعية الموارد بشكل مشروط من المؤسسة بالقيمة الدفترية (على النحو المتفق عليه بين الإدارة والتجمع العمالي للتقسيم الفرعي). يتم تنظيم الرقابة الداخلية من قبل إدارة المؤسسة وتحدد شرعية المعاملات التجارية وجدواها الاقتصادية.
تبيع هذه الأقسام المنتجات أو الخدمات بشكل مشروط للمؤسسة بأسعار مخفضة ، مع خصم الربح الافتراضي ، أي أن التسوية التجارية في المزرعة تستند إلى مبادئ مثل هذا النظام مثل التكلفة المباشرة ، مع عناصر المحاسبة التنظيمية ، والتي قد ، مع ذلك ، لا يتم تطبيقها.
بناءً على وظائف الرقابة الداخلية ، هناك نوع من الرقابة مثل الرقابة الإدارية.
الرقابة الإدارية هي عملية تأثير المديرين على موظفي المؤسسة من أجل التنفيذ الفعال للاستراتيجية التنظيمية. علاوة على ذلك ، فإن مهمتها الرئيسية هي السيطرة على مراكز المسؤولية. وبعبارة أخرى ، هناك حاجة إلى نظام للتفكير والمعالجة والتحكم في المعلومات المخططة والفعلية عند مدخل وخروج مركز المسؤولية.
من المهم تنظيم نظام فعال للرقابة الإدارية ، والذي سيسمح لإدارة المؤسسة بتفويض سلطتها لإدارة التكاليف إلى المرؤوسين ، الذين يمكنهم توجيه أنفسهم بمزيد من التفصيل في الموقف على الأرض. يمكن تنفيذ هذه الوظائف بمساعدة ليس فقط الرقابة الإدارية ، ولكن أيضًا من خلال الرقابة الإدارية والمالية. يتم تقليل الرقابة المالية الداخلية في هذه الظروف إلى دراسة العلاقات الاقتصادية والتكنولوجية ، وتدفقات الموارد من المؤسسة إلى الإدارة والعكس بالعكس ، وتتبع تقييم هذه الموارد والمنتجات من إدارة إلى أخرى ، ومراقبة المؤشرات المعيارية ، وتتبع الانحرافات عن المعايير باستخدام معرفة الأسباب المؤثرة على هذه الانحرافات وتحليل تسميات التكاليف التي لا ينبغي أن تتعارض مع التشريعات الحالية.
يخضع سير العمل بين الإدارات والمؤسسة للرقابة المالية ، ويخضع تحديد الدخل الإجمالي للقسم للتحقق بناءً على تكلفة المنتجات ، والأعمال ، والخدمات المقدرة بأسعار مخفضة مطروحًا منها تكلفة الموارد ، والخصومات على الأموال ، إلزامي المدفوعات. ما تبقى من الدخل هو دخل دعم ذاتي يستخدم لدفع الرواتب.
من أجل المراقبة بشكل صحيح ، من الضروري فهم تفاصيل الوحدة ، أي قبل الشروع في الرقابة المالية ، من الضروري العمل على جميع الوثائق التي تنظم أنشطة هذه الوحدة ، ويمكن أن تكون هذه قرارات ، الأوامر واللوائح واللوائح المحلية الداخلية.
بمساعدة الرقابة المالية ، يمكن لإدارة المؤسسة تنفيذ إدارة مالية واقتصادية فعالة ، ويمكن للمالكين مراقبة مديري رؤوس أموالهم ، مما يجعل من الممكن تقديم ضمانات معينة لجذب الاستثمار الخاص والأموال الشخصية للمواطنين إلى الاقتصاد. يرتبط تنفيذ الرقابة المالية في المؤسسة أيضًا باكتشاف الانحرافات عن المعايير المقبولة وانتهاكات مبادئ الشرعية والكفاءة والادخار في استخدام الموارد المادية في أقرب مرحلة ممكنة. وهذا يجعل من الممكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية ، وتقديم الجناة إلى العدالة ، والحصول على تعويضات عن الأضرار التي لحقت بهم ، واتخاذ الإجراءات الهادفة إلى منع مثل هذه الانتهاكات في المستقبل.
بحاجة الى مساعدة في استكشاف موضوع؟
سيقوم خبراؤنا بتقديم المشورة أو تقديم خدمات التدريس حول الموضوعات التي تهمك.
ارسل طلبمع الإشارة إلى الموضوع الآن لمعرفة إمكانية الحصول على استشارة.
تحكم داخليتُعرَّف على نطاق واسع بأنها عملية يتم تنفيذها من قبل هيئة إدارة المنظمة أو غيرهم من الموظفين من أجل الحصول على معلومات تتعلق بأداء المهام التالية:
كفاءة وعقلانية الأنشطة.
موثوقية البيانات المالية.
الامتثال للقوانين واللوائح.
تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية للمحاسبة في وظيفتها الوقائية ، والتي تتمثل في ضمان حماية مصالح المالك من خلال إنشاء أساس لتنفيذ الرقابة المالية. ومع ذلك ، فإن تنفيذ وظيفة الحماية يتطلب وسيلة لممارسة السيطرة. بادئ ذي بدء ، هذه هي الرقابة الداخلية. في ظل الرقابة الداخلية ، يُفهم نظام الإجراءات الذي تنظمه إدارة المؤسسة ويتم تنفيذه في المؤسسة بهدف الأداء الأكثر فاعلية من قبل جميع الموظفين لواجباتهم الرسمية في الدورة من المعاملات التجارية. هذا لا يعني فقط وليس فقط عمل قسم الرقابة والتدقيق في المنظمة ، ولكن إنشاء نظام رقابة شاملة ، عندما يكون ذلك من عمل ليس فقط المدقق ، ولكن جهاز الإدارة بأكمله للمؤسسة.
عند تطوير نظام رقابة داخلي فعال ، تحدد إدارة المؤسسة الأهداف التالية:
تزويد الأعمال بمعلومات موثوقة ،
ضمان سلامة الأصول ،
ضمان حماية المعلومات ،
ضمان كفاءة النشاط الاقتصادي ،
التأكد من التزام المحاسبة بالسياسة المحاسبية المعتمدة.
ضمان الامتثال لقواعد إعداد وعرض البيانات المالية.
تتكون الرقابة الداخلية في المؤسسة من ثلاثة عناصر:
التحكم بالبيئة،
نظام المحاسبة
إجراءات المراقبة.
يشتمل نظام الرقابة الداخلية على العناصر التالية: 1. التحكم بالبيئة؛ 2. عملية تقييم المخاطر من قبل الجهة الخاضعة للرقابة. 3. نظام المعلومات ، بما في ذلك تلك المتعلقة بإعداد البيانات المالية (المحاسبية). 4. إجراءات التحكم. 5. مراقبة الضوابط. تشتمل بيئة الرقابة على العناصر التالية: أ) التواصل والحفاظ على النزاهة والقيم الأخلاقية الأخرى. ب) الاحتراف (كفاءة العاملين). الاحتراف هو المعرفة والمهارات المهنية اللازمة لأداء المهام التي تحدد جوهر نشاط موظف معين. ج) مشاركة المالك أو من ينوب عنه.
تعريفات وأهداف نظام الرقابة الداخلية وتنظيم نظام الرقابة الداخلية.
يتم تعريف الرقابة الداخلية على أنها عملية يتم تنفيذها بشكل مشترك من قبل مجلس الإدارة ومجلس الإدارة والأقسام وموظفي الشركة وإجراءاتهم المصممة لتوفير ضمان معقول لتحقيق أهداف الشركة ، بما في ذلك تحقيق:
كفاءة الشركة.
سلامة الأصول والاستخدام الفعال لموارد الشركة ؛
اكتمال وموثوقية وموثوقية التقارير المالية والإدارية للشركة ؛
الامتثال لمتطلبات تشريعات جمهورية كازاخستان والوثائق الداخلية للشركة ؛
تقليل احتمالية وحجم الخسائر المحتملة (بما في ذلك خفض الدخل ، والخسائر ، وخفض تصنيف حوكمة الشركات ، وما إلى ذلك) ؛
المساعدة في بناء الهيكل التنظيمي الأمثل.
يتم تعريف نظام الرقابة الداخلية على أنه مجموعة من السياسات والعمليات والإجراءات وقواعد السلوك والإجراءات التي تساهم في الأنشطة الفعالة والعقلانية ، مما يسمح للشركة بالاستجابة بشكل مناسب للمخاطر الكبيرة من حيث تحقيق أهداف الشركة.
يشتمل نظام الرقابة الداخلية على المكونات المترابطة التالية:
التحكم بالبيئة؛
إجراءات الرقابة الداخلية ؛
نظام دعم المعلومات وتبادل المعلومات ؛
تقييم فعالية نظام الرقابة الداخلية نفسه.
يجب أن يكون نظام الرقابة الداخلية قادرًا على الاستجابة السريعة للمخاطر ، وأن يكون مدمجًا في العمليات والعمليات اليومية للشركة ، ويتضمن إجراءات للإبلاغ الفوري بمستوى الإدارة المناسب عن أي أوجه قصور ونقاط ضعف كبيرة في الرقابة التي تم تحديدها ، إلى جانب التفاصيل من الإجراءات التصحيحية التي تم اتخاذها أو التي ينبغي اتخاذها. تحدد الشركة اختصاصات الهيئات المدرجة في نظام الرقابة الداخلية ، اعتمادًا على موقفها من عمليات تطوير واعتماد وتطبيق وتقييم نظام الرقابة الداخلية.
مبادئ عمل نظام الرقابة الداخلية
يقوم نظام الرقابة الداخلية في الشركة على الأسس التالية:
الأداء المستمر دون انقطاع - يسمح التشغيل المستمر والسليم لنظام الرقابة الداخلية للشركة بتحديد أي انحرافات عن القاعدة في الوقت المناسب ومنع حدوثها في المستقبل ؛
مساءلة جميع موضوعات نظام الرقابة الداخلية - يتم التحكم في جودة أداء وظائف الرقابة من قبل كل شخص بواسطة موضوع آخر من نظام الرقابة الداخلية ؛
فصل الواجبات - تسعى الشركة إلى منع الازدواجية في وظائف الرقابة ، ويجب توزيع هذه الوظائف بين المسؤولين والموظفين في الشركة بطريقة لا يجمع فيها الشخص نفسه الوظائف المتعلقة بالموافقة على المعاملات مع أصول معينة ، والمحاسبة للعمليات ، وضمان سلامة الأصول وإجراء جردها ؛
الموافقة المناسبة والموافقة على المعاملات - تسعى الشركة إلى وضع إجراءات للموافقة على جميع المعاملات المالية والتجارية من قبل الهيئات والأشخاص المصرح لهم في حدود صلاحياتهم ؛
مسؤولية جميع موضوعات الرقابة الداخلية العاملة في الشركة عن الأداء السليم لوظائف الرقابة ؛
تطبيق الرقابة الداخلية على أساس التفاعل الواضح لجميع هيئات وأقسام الشركة.
التطوير والتحسين المستمر - تسعى الشركة جاهدة لتوفير شروط التعديل المرن لنظام الرقابة الداخلية بحيث يمكن تكييفه مع مراعاة الحاجة إلى حل المشاكل الجديدة وتوسيع وتحسين هذا النظام نفسه ؛
نقل الرسائل في الوقت المناسب عن أي أوجه قصور ونقاط ضعف كبيرة في التحكم - يجب على الشركة تحديد أقصر وقت ممكن لنقل المعلومات ذات الصلة إلى الهيئات و / أو الأشخاص المصرح لهم باتخاذ قرارات بشأن القضاء على أي أوجه قصور ونقاط ضعف كبيرة في التحكم ؛
التوافق بين مستوى تعقيد نظام الرقابة الداخلية ومستوى تعقيد الكائن الخاضع للرقابة ؛
تحديد أولويات مجالات نشاط الشركة التي يتم فيها إنشاء الرقابة - تسليط الضوء على الاتجاهات الاستراتيجية التي يغطيها نظام الرقابة الداخلية ، حتى لو كان من الصعب قياس كفاءة أدائها (نسبة "التكاليف - الأثر الاقتصادي") ؛
الطبيعة المعقدة والمنهجية للرقابة الداخلية.
تنظيم الرقابة الداخلية المعيارية
بمعنى واسع ، يجب فهم الغرض من أداء ICS على أنه الحفاظ على الموارد والإمكانيات المختلفة لمنظمة تجارية واستخدامها الفعال ، وضمان عملها الفعال ، فضلاً عن الاستدامة والتطور الأقصى في ظروف المنافسة متعددة الأوجه.
يتم ضمان تحقيق الهدف العام لـ ICS من خلال تفاعل عناصره المختلفة لتحقيق المؤشرات التالية ، والتي يمكن استخدامها للحكم على فعالية إدارة المنظمة وتطويرها:
تحدد هذه المهام والعديد من المهام الأخرى إنشاء ICS فعال في المنظمة. قد يكون أحد الأسباب الثانوية لرغبة الإدارة في تنظيم ICS مقبول هو إمكانية تقليل تكاليف التدقيق الخارجي.
مبادئ نظام الرقابة الداخلية.
معيار فعالية ICS هو الامتثال لمبادئ الرقابة الداخلية للمنظمة.
الجمع بين هذه المبادئ هو الأساس لفعالية ICS ، أي أداء ICS ، وفقًا لهذه المبادئ ، فعال بغض النظر عن الشكل التنظيمي والقانوني ، وحجم وأنواع ونطاق أنشطة المنظمة.
يتم تنظيم نظام الرقابة الداخلية من قبل إدارة المؤسسة. هذا هو الاختلاف الأول والأساسي بين الرقابة الداخلية وأنواع الرقابة الأخرى. .
نظام الرقابة الداخلية −
مجموعة من الهيكل التنظيمي والأساليب والإجراءات المعتمدة من قبل إدارة كيان اقتصادي كوسيلة لممارسة النشاط الاقتصادي بشكل منظم وفعال ، والتي تشمل ، من بين أمور أخرى ، الإشراف والتحقق من الامتثال للمتطلبات القانونية ودقة المحاسبة واكتمالها التوثيق ، وحسن التوقيت الذي تنظمه قواته داخل هذا الكيان الاقتصادي ، وإعداد بيانات مالية موثوقة ، ومنع الأخطاء والتشويه ، وتنفيذ الأوامر والأوامر ، وضمان سلامة ممتلكات المنظمة.
الغرض من نظام الرقابة الداخلية- منع الإجراءات غير المنطقية أو غير الصحيحة في الوقت المناسب ، وكذلك الأخطاء في معالجة المعلومات.
القيود الملازمة لنظام الرقابة الداخلية:
- العامل البشري ، والذي قد يتضمن أخطاء في النظام أو أخطاء في استخدام أدوات التحكم المؤتمتة ؛
- التواطؤ المتعمد لأشخاص يمارسون السيطرة ؛
- رفض الإدارة للضوابط ؛
- تأثير عامل التكلفة والعائد.
تحكم داخلي- نظام إجراءات تنظمه إدارة المؤسسة ويهدف إلى تحسين كفاءة التنفيذ -
جميع الموظفين من واجباتهم. تحدد الرقابة الداخلية شرعية وملاءمة المعاملات التجارية.
أهداف تنظيم نظام الرقابة الداخلية في المنشأة هي:
1) تنفيذ أنشطة منظمة وفعالة للمؤسسة ؛
2) ضمان الامتثال لسياسة إدارة كل موظف في المؤسسة ؛
3) التأكد من سلامة ممتلكات المنشأة.
مهام نظام الرقابة الداخلية:
- الحرص على تضمين البيانات المالية كل ما يجب تضمينه فيها ، كما يجب تحديد ما هو مدرج وتصنيفه وتقييمه وتسجيله بشكل صحيح. يجب ألا يتضمن الإبلاغ ما لا يجب تضمينه ؛
- يجب تقديم رؤية صحيحة وموضوعية للمشروع ككل في البيانات المالية ؛
- يجب التأكد من استحالة تزوير برامج الكمبيوتر التي تتحكم في عمل النظام المحاسبي ؛
- يجب ضمان سلامة أصول المؤسسة وكفاءة استخدامها ؛
- سياسة الإدارة في مجال التخطيط والتنبؤ على المدى الطويل وما إلى ذلك. تم الاتفاق
- يجب على وجه السرعة تحديد وتحليل جميع الانحرافات عن الخطط ، ومحاسبة الجناة ؛
- يجب أن يضمن النقل الفوري للمعلومات إلى موظفي الإدارة ؛
- يجب أن تقدم البيانات المالية عرضًا صحيحًا وموضوعيًا.
وظائف الرقابة الداخلية:
1) رقابة السلطة - مراقبة تضمن تنفيذ فقط تلك العمليات التي تساهم حقًا في تطوير المنظمة. يجب أن يمنع هذا التحكم إساءة الاستخدام والتخلص من المعاملات غير الضرورية. كما أنه يتتبع التغييرات والتصحيحات على الحسابات للوجود الإلزامي للأذونات المناسبة.
2) مراقبة التسجيل المستندي - مراقبة تضمن انعكاس جميع العمليات المسموح بها في السجلات المحاسبية. يخلق هذا النوع من التحكم شروطًا يتم فيها تسجيل المعاملات بشكل صحيح بواسطة الحسابات (بالمبلغ الصحيح ، في الحساب الصحيح ، في التاريخ الصحيح ، وما إلى ذلك) ولا يتم حذفها أو تصحيحها بدون إذن مناسب.
3) مراقبة السلامة - التحكم الذي يساهم في ضمان عدم إساءة استخدام الممتلكات المأخوذة في الاعتبار (اختلاسها أو سرقتها أو تركها دون رقابة ، وما إلى ذلك).
تتمثل وظيفة الرقابة الداخلية في ضمان امتثال موظفي المؤسسة لواجباتهم.
الطرق المتبعة في تنفيذ الرقابة الداخلية:
- المحاسبة المالية (الحسابات ، القيد المزدوج ، الجرد ، التوثيق ، تلخيص الميزانية العمومية) ؛
- محاسبة الإدارة المحاسبية (تقنين التكاليف ، تخصيص مراكز المسؤولية) ؛
- مراجعة ، رقابة ، تدقيق (فحص المستندات ، فحص الحسابات الحسابية ، التحقق من الامتثال لقواعد محاسبة المعاملات التجارية الفردية ، المخزون ، الاستجواب الشفوي ، التأكيد ، التتبع).
لتفسير مفهوم ICS ، ينبغي للمرء أن ينطلق من حقيقة أن عمل أي نظام يفترض مسبقًا وجود مدخلات ومخرجات للنظام ؛ آلية - جهاز ينشط النظام ؛ تشغيل الآلية التي تنقل مدخلات النظام إلى مخرجاته ؛ شروط (بيئة) الآلية. هذه هي العناصر الأساسية لنظام يعمل. بمدخل SVKهو الدعم المعلوماتي لأنشطة التحكم ، وهو عبارة عن مجموعة من الحلول المنفذة من حيث الحجم والموقع وأشكال تنظيم المعلومات اللازمة للتحكم. وتشمل المعلومات التشغيلية والتخطيطية والمحاسبية وإعداد التقارير والمعلومات التنظيمية والمرجعية ومصنفات المعلومات الفنية والاقتصادية وأنظمة التوثيق (الموحدة والخاصة).
يجب أن تتضمن إجراءات الرقابة الداخلية الموضوعة رسميًا ما يلي:
أ) التعريف الرسمي والتأكيد الوثائقي (بناءً على الوصف الوظيفي التفصيلي) لترتيب الأنشطة (الإجراءات) والعلاقات لدائرة معينة من موظفي المنظمة فيما يتعلق بالتخطيط والتنظيم والتنظيم والرقابة والمحاسبة والتحليل في عملية التنفيذ معاملات مالية وتجارية محددة ، فضلاً عن تقييم مدى توافر وحالة الموارد (إمكانات) المنظمة ؛
ب) تحديد نطاق المستندات الأولية أو غيرها من وسائط المعلومات ، والتي تعكس البيانات التي تشير إلى أداء الموظفين المعنيين لوظائفهم وتنفيذ مراحل المعاملات المالية أو التجارية ذات الصلة ؛ تحديد ترتيب حركة المستندات (حاملات المعلومات) من لحظة حدوثها إلى الأرشفة ؛
ج) تحديد "نقاط السيطرة" لتقييم الجوانب المختلفة لتنفيذ معاملات مالية (تجارية) محددة وتقييم حالة (توافر) موارد (إمكانات) المنظمة ؛ إنشاء المعلمات الخاضعة للرقابة للكائنات الخاضعة للرقابة إنشاء نقاط تحكم "حرجة" ، حيث تكون مخاطر الأخطاء والتشوهات وغيرها من الظواهر غير المرغوب فيها عالية بشكل خاص ؛
د) اختيار أنواع وطرق المكافحة.
مبادئ نظام الرقابة الداخلية
معيار فعالية ICS هو الامتثال لمبادئ الرقابة الداخلية للمنظمة.
1. مبدأ المسؤولية: يجب أن يتحمل كل كيان يعمل في المنظمة المسؤولية الاقتصادية والإدارية والتأديبية عن الأداء غير السليم لوظائف الرقابة. يجب تحديد المسؤولية رسميًا عن أداء كل وظيفة تحكم ، وتحديدها بوضوح وتخصيصها رسميًا لموضوع معين. خلاف ذلك ، فإن الموضوع لن يمارس السيطرة الكافية.
2. مبدأ التوازن: يرتبط هذا المبدأ ارتباطًا وثيقًا بالمبدأ السابق. يعني التوازن أنه لا يمكن تخصيص وظائف تحكم للموضوع غير مزود بوسائل أدائها. وبالمثل ، يجب ألا تكون هناك وسائل لا تتعلق بوظيفة أو بأخرى. بعبارة أخرى ، عند تحديد مسؤوليات موضوع الرقابة ، ينبغي تحديد النطاق المناسب للحقوق والفرص والعكس صحيح.
3. مبدأ التحكم في كل موضوع من مواضيع الرقابة الداخلية يعمل في المنظمة: يجب أن تنص التوصيفات الوظيفية على الشرط التالي: يجب أن يتم التحكم في أداء وظائف الرقابة لكل موضوع من أجل الجودة من قبل موضوع آخر للرقابة الداخلية دون أي ازدواجية. من الواضح أن مالكي المنظمة مهتمون في المقام الأول بالأداء السليم لوظائف الرقابة من خلال موضوعات الرقابة الداخلية مثل رئيس مجلس الإدارة ، والرئيس ، ونائب الرئيس ، والمدير التنفيذي ، والمدير غير التنفيذي ، ورئيس المدققين ، والمراقب الرئيسي ، رئيس لجنة المراجعة. لذلك ، يجب أن يتم التحكم في أنشطة هذه الكيانات من قبل مالكي المنظمة من خلال خدمات خبراء مستقلين من مختلف التشكيلات ، بما في ذلك المدققون الخارجيون.
4. مبدأ الإبلاغ عن الانحرافات في الوقت المناسب: يجب تقديم معلومات عن الانحرافات إلى الأشخاص المصرح لهم باتخاذ قرارات بشأن الانحرافات المقابلة في أسرع وقت ممكن. إذا تأخرت الرسالة ، فإن العواقب غير المرغوب فيها للانحرافات تتفاقم ، بالإضافة إلى أن الكائن ينتقل إلى حالة أخرى (فعل) ، مما يجعل التحكم نفسه بلا معنى. في حالة التحكم الأولي ، فإن الإخطار المبكر بإمكانية حدوث انحرافات يجعل التحكم المنفذ بلا معنى.
5. مبدأ التعدي على المصالح: من الضروري خلق ظروف خاصة تجعل أي انحرافات تضع أي موظف أو قسم في المنظمة في موقف سيئ وتشجعهم على حل المشاكل. ترجع الحاجة إلى مثل هذه الشروط إلى إمكانية الانحرافات التي يهتم بها بعض الموظفين أو الجماعات.
6. مبدأ التكامل: أي عنصر تحكم لا يمكن أن يوجد بمعزل عن غيره. يجب مراعاة التحكم بالارتباط مع العناصر الأخرى في حلقة واحدة من عملية التحكم. بمعنى آخر ، عند حل المشكلات المتعلقة بالسيطرة ، يجب تهيئة الظروف المناسبة للتفاعل الوثيق بين العاملين في مختلف المجالات الوظيفية.
7. مبدأ مصلحة الإدارة: لا يمكن أن يكون أداء ICS فعالاً بدون الصدق والاهتمام الواجب ومشاركة المسؤولين الإداريين.
8. مبدأ الكفاءة والضمير والصدق لموضوعات الرقابة الداخلية: إذا كان موظفو المنظمة ، الذين تشمل وظائفهم الرسمية ممارسة الرقابة ، لا يمتلكون هذه الخصائص ، فعندئذٍ حتى منظمة ICS المنظمة بشكل مثالي لا يمكن أن تكون فعالة.
9. مبدأ المطابقة: يجب أن تتوافق درجة تعقيد ICS مع درجة تعقيد النظام تحت السيطرة. من الضروري أن تستجيب روابط ICS بسرعة للتغييرات في الروابط المقابلة لنظام كائنات الرقابة الداخلية للمنظمة.
10. مبدأ الثبات: سيسمح الأداء الملائم والمستمر لـ ICS بالتحذير في الوقت المناسب من احتمال حدوث انحرافات ، وكذلك تحديدها في الوقت المناسب.
11. مبدأ قبول (ملاءمة) منهجية الرقابة الداخلية: يقصد به عقلانية أهداف وغايات الرقابة الموضوعة للرقابة الإدارية ، والتوزيع المناسب لوظائف الرقابة ، ومدى ملاءمة برامج الرقابة الداخلية ، وكذلك الأساليب المستخدمة.
12. مبدأ التطوير والتحسين المستمر: بمرور الوقت ، حتى أساليب الإدارة الأكثر تقدمية أصبحت بالية. يجب أن يتم بناء ICS بطريقة يمكن من خلالها "ضبطها" بمرونة لحل المشاكل الجديدة الناشئة نتيجة التغيرات في الظروف الداخلية والخارجية لعمل المنظمة ، وتوفير إمكانية التوسع والتحديث.
13. مبدأ الأولوية: السيطرة المطلقة على العمليات الصغيرة العادية (على سبيل المثال ، النفقات الصغيرة) لا معنى له ولن يؤدي إلا إلى تشتيت الطاقة عن المهام الأكثر أهمية. ولكن إذا كانت الإدارة العليا تعتقد أن أي مجالات من أنشطة المنظمة لها أهمية إستراتيجية ، فيجب مراقبة كل منطقة ، حتى لو كان من الصعب قياس هذا المجال على أساس التكلفة والعائد.
14. مبدأ التعقيد: يجب تغطية الأشياء من أنواع مختلفة من خلال التحكم المناسب ، ومن المستحيل تحقيق الكفاءة الشاملة من خلال تركيز التحكم فقط على نطاق ضيق نسبيًا من الكائنات.
15. مبدأ الاتساق في صبيب مختلف وصلات ICS: في الوصلات المترابطة المختلفة لـ ICS ، ينبغي ضمان تنسيق إرسال البيانات. لذلك ، فإن معنى سرعة برنامج الكمبيوتر ، على سبيل المثال ، الذي يراقب تحرير البضائع للامتثال للحدود ، يضيع إذا كان "الاختناق" هو سرعة تبادل المعلومات بين قسم المبيعات (التجاري) والمحاسبة قسم أو إدخال بيانات يتم إجراؤه يدويًا بواسطة موظف غير ماهر.
16. مبدأ المركزية المثلى (أو كفاية الهيكل التنظيمي): الديناميكية ، والاستقرار ، واستمرارية عمل ICS مشروطة بالوحدة والمستوى الأمثل لمركزية الهيكل التنظيمي للمنظمة. يجب أن يكون الهيكل التنظيمي مناسبًا لحجم وتعقيد المنظمة. في الوقت نفسه ، لكل نوع من أنواع الهيكل التنظيمي عيوبه (على سبيل المثال ، التدفق البطيء للمعلومات واتخاذ القرار في هيكل وظيفي خطي أو عدم تطابق مصالح "الأعلى" و "السفلي" في -التسلسل الهرمي على مستوى الهيكل التقسيمي) ، لذلك من الضروري تقييم نقاط القوة والضعف لكل خيار.
17. مبدأ المسؤولية الفردية: من أجل تجنب اللامسؤولية ، من غير المقبول تخصيص وظيفة منفصلة لاثنين أو أكثر من اللجان الاستشارية. يجب تعيين كل وظيفة تحكم منفصلة لمكتب مركزي واحد فقط. ومع ذلك ، يمكن أيضًا تعيين العديد من وظائف التحكم لمركز مركزي واحد. على سبيل المثال ، تتمثل وظيفة الرقابة المنفصلة لكبير المحاسبين في التحكم في المعاملات التجارية الجارية من أجل امتثالها لتشريعات الاتحاد الروسي. كما يجب أن يكون مسؤولاً عن عدم توصيل معلومات حول الانتهاكات إلى الإدارة. في هذه الحالة ، يجب أن تكون وظيفة الرقابة للمدقق الداخلي هي التحقق من جودة أداء المحاسب لوظيفة الرقابة الخاصة به. يقوم المراجع أيضًا بتقييم قانونية المعاملات المسجلة ، ولكن يجب أن يكون مسؤولاً عن عدم اكتشاف المعاملات السلبية التي يعكسها المحاسب.
18. مبدأ التقليد الوظيفي المحتمل: لا ينبغي أن يؤدي التخلص المؤقت من الأفراد الخاضعين للرقابة الداخلية إلى تعطيل عمليات الرقابة. للقيام بذلك ، يجب أن يكون كل موظف (خاضع للرقابة الداخلية) قادرًا على تقليد عمل التحكم لرئيسه ومرؤوسه وموظف واحد أو اثنين من مستواهم من أجل تجنب فقدان الاتصال المناسب مع موضوع التحكم في ذلك الوقت من تقاعدهم. وتجدر الإشارة إلى أن هذا المبدأ ينطبق أيضًا على AC.
19. مبدأ اللائحة: ترتبط كفاءة أداء ICS ارتباطًا مباشرًا بمدى خضوع نشاط الرقابة في المنظمة للتنظيم. وتجدر الإشارة إلى أن هذا لا ينطبق فقط على منطقة التحكم ، ولكن أيضًا على الإدارة الكاملة للمؤسسة ، لأنه في حالة عدم وجود حل جاهز ، يتعين على المرء أن يرتجل ، الأمر الذي يتطلب تكاليف إضافية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الحل البديهي والمرتجل يعمل فقط مع نطاق معين من الأعمال.
20. مبدأ تقسيم المهام: يتم توزيع الوظائف بين الموظفين بطريقة لا يتم فيها تعيين الوظائف التالية لشخص واحد في نفس الوقت: الترخيص بالمعاملات مع أصول معينة ، وتسجيل هذه المعاملات ، وضمان سلامة هذه الأصول ، وحمل خارج مخزونهم. من أجل تجنب إساءة الاستخدام ، يجب توزيع هذه الوظائف على عدة أشخاص.
21- مبدأ الإذن والموافقة: في نطاق سلطات المسؤولين المسؤولين ، يجب ضمان الإذن والموافقة الرسميين على جميع المعاملات المالية والتجارية. (الموافقة الرسمية هي استخدام محدد لتفويض عام صادر عن إدارة.) بدون إجراءات ترخيص محددة رسميًا ، لا يمكن اعتبار ICS لمنظمة ما فعالة.
22. مبدأ التفاعل والتنسيق: يجب أن تتم المراقبة على أساس تفاعل واضح بين جميع إدارات ودوائر المنظمة.
الجمع بين هذه المبادئ هو الأساس لفعالية ICS ، أي أداء ICS ، وفقًا لهذه المبادئ ، فعال بغض النظر عن الشكل التنظيمي والقانوني ، وحجم وأنواع ونطاق أنشطة المنظمة.
2؟ متطلبات نظام الرقابة الداخلية
بالنسبة لمعظم المؤسسات ، فإن المتطلبات التالية لنظام الرقابة الداخلية شائعة:
1. يجب أن يكون هناك هيكل تنظيمي محدد جيدًا يوضح من هو المسؤول تحديدًا عن ماذا.
2. هناك حاجة إلى مجلس إدارة يضم كلا من المديرين التنفيذيين ذوي الخبرة والمدراء غير التنفيذيين لمنع احتمال أن يتم التحايل على الرقابة من قبل الإدارة العليا.
3. من الضروري إنشاء لجنة تدقيق على مستوى المؤسسة لتحليل أنشطة الإدارة والمراجعين الداخليين والخارجيين.
4. يجب أن يكون هناك إدارة مستقلة للتدقيق الداخلي لمساعدة الإدارة في الإشراف على أنشطة المنظمة وتحقيق الأهداف العامة.
5. من الضروري إنشاء نظام لإدارة المعلومات يضمن إدارة المعلومات الدقيقة المطلوبة في الوقت المناسب. يجب أن يتضمن هذا النظام قدرات فعالة لإعداد التقارير الداخلية وحساب تكاليف الإنتاج ومراقبة تنفيذ الخطط وتحليل حلول التنبؤ البديلة.
6. وصف العمل مطلوب ، مع توضيح واجبات ومسؤوليات كل موظف وموظف وموظف خدمة.
7. يجب أن تكون هناك حدود للسلطة ، خاصة عند طلب السلع والخدمات ، وتوقيع الشيكات ، وحفظ الأموال ، والتوظيف ، وما إلى ذلك |
8. الأوصاف المطلوبة لأنظمة أي أقسام إنتاجية أو إدارية أو خدمية في المنظمة ، يتم تنفيذها بطريقة قياسية (غالبًا ما يتم تقديم هذه الأوصاف في شكل دليل أو رسم بياني).
9. يجب تطوير برامج تدريب الموظفين للتأكد من أن جميع العمال على دراية بمسؤولياتهم الوظيفية ، وكيفية تطبيق المعرفة والمهارات المكتسبة في الممارسة ، بالإضافة إلى برامج التدريب.
10. لا ينبغي أن يكون هناك شخص واحد يجمع بين الوظائف الأساسية الثلاث للرقابة الداخلية - التفويض والمحاسبة والتخزين (مبدأ فصل الواجبات).
11. من أجل تجنب إساءة الاستخدام ، من الضروري إعادة توزيع المسؤوليات بشكل دوري ، وتدريب وتشجيع الموظفين بالمؤهلات اللازمة والقبول في أنواع معينة من العمل (مبدأ التناوب على الواجبات).
12. يجب إجراء عمليات التدقيق الداخلي للتأكد من أن عمل أحد الموظفين يخضع للمراقبة من قبل الآخرين.
13. يجب أن يتم التحكم في سلامة الممتلكات ، على أساس "نظام الوصول" ، أي. منع الدخول غير المصرح به إلى المباني التي توجد بها البضائع ، وحركة البضائع من مواقع التخزين ، والوصول إلى المعلومات السرية (إما نظام كمبيوتر أو دليل).
14- ينبغي تنفيذ الرقابة على اكتمال ودقة المستندات الأولية ، مع ضمان تنفيذ العمليات المصرح بها فقط ، وانعكاسها الصحيح وتصحيحها في السجلات المحاسبية (الترقيم المتسلسل لوثائق الفواتير ، والأوامر ، وأوامر الاستلام في المستودع والملاحظات المتعلقة توضح أن المستندات قد تم إعدادها بناءً على الترتيب ذي الصلة).
15. ينبغي تنظيم الرقابة والاستعراض الإداريين. يتم تنفيذ هذه العمليات بشكل منتظم ومنتظم من قبل الموظفين الذين تشمل مسؤولياتهم مراقبة أنشطة الموظفين الآخرين.
3؟ مكونات نظام الرقابة الداخلية
يشتمل نظام الرقابة الداخلية على عدد من العناصر.
1. التحكم بالبيئة
- التوعية والإجراءات العملية لإدارة الكيان الاقتصادي الهادفة إلى إنشاء والحفاظ على نظام الرقابة الداخلية.
العوامل المدرجة في بيئة التحكم:
- الصدق والصفات الأخلاقية للناس ؛
- اختصاص الإدارة ؛
- مشاركة مجلس الإدارة أو لجنة التدقيق الداخلي ، بما في ذلك تقييم معرفتهم وخبرتهم ورتبتهم واستقلاليتهم عن الإدارة ، فضلاً عن درجة مشاركتهم في العملية ؛
- فلسفة وأسلوب الإدارة للإدارة فيما يتعلق بمنهج مواقف المخاطر ، وإجراءاتها فيما يتعلق بعرض البيانات المالية ومعالجة المعلومات ، والرغبة في تحقيق الأهداف المالية والتشغيلية ؛
- الهيكل التنظيمي الذي يخطط الكيان الاقتصادي لأنشطته وينفذها ويراقبها ويتحقق منها ، بما في ذلك إنشاء مجالات رئيسية للسلطة والمسؤولية ، فضلاً عن المساءلة ؛
- توزيع الصلاحيات والمسؤولية والمحاسبة ؛
- سياسة الموارد البشرية والتوجيه والدراسة والتقييم والترقية والتعويضات والمناسبات الاجتماعية.
التحكم بالبيئةيتضمن الموقف والوعي والإجراءات لممثلي المالك والإدارة فيما يتعلق بنظام الرقابة الداخلية للكيان الخاضع للرقابة ، بالإضافة إلى فهم أهمية مثل هذا النظام لأنشطة الكيان الخاضع للرقابة. تؤثر البيئة الرقابية للجهة الخاضعة للرقابة على وعي الموظفين بالرقابة. إنه الأساس لنظام رقابة داخلية فعال يحافظ على الانضباط والنظام. تشمل بيئة التحكم العناصر التالية:
أ) التواصل مع الجمهور والحفاظ على مبدأ الصدق والقيم الأخلاقية الأخرى.
ب) الاحتراف (كفاءة الموظفين) هو المعرفة والمهارات المهنية اللازمة لأداء المهام التي تحدد جوهر نشاط موظف معين.
ج) مشاركة المالك أو من ينوب عنه. لممثلي الملاك تأثير كبير على الوعي بالرقابة لدى موظفي الكيان الخاضع للرقابة. السمات المميزة التي يجب أن تكون متأصلة في ممثلي المالك هي:
- الاستقلال عن الإدارة ؛
- خبرتهم ووضعهم ؛
- مدى مشاركتهم في الأنشطة والإشراف عليها ؛
- مدى ملاءمة (الطبيعة المناسبة) لأفعالهم ؛
ميزات المعلومات التي يتلقونها ؛
- مستوى تعقيد القضايا التي أثيرت ومناقشتها مع إدارة الكيان الخاضع للرقابة ؛
- تفاعلهم مع المراجعين الداخليين والخارجيين.
د) الكفاءة وأسلوب الإدارة. تتميز الكفاءة وأسلوب العمل للقادة بمجموعة واسعة من الخصائص. قد تشمل هذه الخصائص ما يلي:
- نهج الإدارة لتحديد وإدارة مخاطر الأعمال ؛
- موقف وإجراءات الإدارة فيما يتعلق بإعداد البيانات المالية (المحاسبية) (الحكمة في اختيار المبادئ المحاسبية والنهج المعقول لإعداد التقديرات) ؛
- مناهج الإدارة لمعالجة المعلومات والوظائف المحاسبية وسياسة شؤون الموظفين ؛
هـ) الهيكل التنظيمي هو نظام يتم من خلاله تخطيط أنشطة الكيان الخاضع للرقابة وتنفيذها ومراقبتها ومراقبتها من أجل تحقيق أهدافها. يقوم الخاضع للتدقيق بتطوير هيكل تنظيمي يناسب احتياجاته. تعتمد ملاءمة الهيكل التنظيمي للكيان الخاضع للرقابة ، في جملة أمور ، على طبيعة ونطاق أنشطته ؛
و) تعيين المسؤولية والسلطة - يتضمن تقسيم المسؤولية والسلطة في سياق تنفيذ الأنشطة وإنشاء تسلسل هرمي لمساءلة الموظفين ، ويغطي أيضًا السياسة المتعلقة بالممارسات التجارية الجيدة ، ومعرفة وخبرة المفتاح الموظفين والفرص المتاحة لأداء الواجبات. يتضمن نظامًا لإعلام الموظفين بأهداف الكيان الخاضع للرقابة ، وعلاقة الإجراءات الفردية لكل موظف بإجراءات الموظفين الآخرين ، ومشاركة كل موظف في تحقيق أهداف الكيان الخاضع للرقابة ؛
ز) سياسة وممارسات الموارد البشرية - تتضمن التوظيف ، التكيف (التعليمات عند التوظيف) ، التدريب ، التعليم ، التقييم ، الاستشارات ، الترقية ، مكافآت الموظفين.
2. نظام المعلومات
المرتبطة بإعداد البيانات المالية (المحاسبية).
يتم ضمان عمل أنظمة المعلومات المتعلقة بإعداد البيانات المالية (المحاسبية) من خلال:
أ) الوسائل التقنية.
ب) البرمجيات ؛
ج) الأفراد.
د) الإجراءات المناسبة.
هـ) قواعد البيانات.
تمكن شبكات الحاسوب من تحديد وتخزين وتبادل المعلومات بشكل حديث ومناسب ، وكذلك فهم كل دور ومسؤولية تتعلق بنظام الرقابة الداخلية في إعداد البيانات المالية.
يغطي نظام المعلومات نظام المحاسبة بالإضافة إلى الطرق والسجلات الأخرى التي:
- تحديد وتعكس جميع المعاملات الصحيحة ؛
- وصف العمليات بأسلوب حديث وبتفاصيل كافية لتصنيف صحيح ؛
- تقدير القيمة النقدية الحقيقية للمعاملات وأخذها في الاعتبار ؛
- تحديد وضمان المحاسبة المناسبة للمعاملات والأحداث لفترة زمنية مناسبة ؛
- عرض المعاملات والإفصاحات ذات الصلة في البيانات المالية.
تتكون نظم المعلومات المتعلقة بإعداد البيانات المالية (المحاسبية) من الإجراءات التالية:
أ) البدء (يمكن بدء المعاملات التجارية يدويًا أو تلقائيًا باستخدام الإجراءات المبرمجة) ؛
ب) الانعكاس (التسجيل) في المحاسبة (يشمل التسجيل تحديد وجمع المعلومات المناسبة حول المعاملات أو الأحداث) ؛
ج) معالجة البيانات والمحاسبة الخاصة بالأصول والالتزامات ورأس المال ذات الصلة (تشمل المعالجة وظائف التحرير والتحقق والحسابات والقياسات والتقييم والتجميع والمطابقة ، التي يتم إجراؤها تلقائيًا أو يدويًا) ؛
د) تضمين الإبلاغ معلومات عن عمليات الكيان الخاضع للرقابة ، وكذلك الأحداث والظروف (وظائف إعداد التقارير تتضمن التحضير على الورق أو في شكل إلكتروني مالي -
البيانات (المحاسبية) أو تعميم المعلومات المفيدة الأخرى التي يمكن استخدامها في تقييم النشاط الاقتصادي للكيان الخاضع للرقابة لأغراض الإدارة أو لأغراض أخرى. تؤثر جودة المعلومات على قدرة الإدارة على اتخاذ قرارات إدارية مناسبة وممارسة الرقابة على أنشطة الكيان الخاضع للرقابة ، فضلاً عن القدرة على إعداد بيانات مالية (محاسبية) موثوقة).
3. تقييم المخاطر
... لتحقيق أهدافها ، يجب على المنظمات تحديد وتحليل المخاطر المرتبطة بأنشطتها:
يتضمن تقييم مخاطر المنشأة لأغراض إعداد التقارير المالية تحديد وتحليل وإدارة المخاطر ذات الصلة بإعداد بيانات مالية موثوقة وفقًا للمعايير المقبولة عمومًا.
- تشمل المخاطر المحاسبية ذات الصلة ، على سبيل المثال ، الأحداث والظروف الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر سلبًا على قدرة المنشأة على بدء المعلومات المالية وحسابها ومعالجتها والإبلاغ عنها.
4. يراقب هي عملية تقيم تنظيم نظام الرقابة الداخلية ، وهيكل الضوابط وتشغيلها في الوقت المناسب ، وكذلك اتخاذ القرارات بشأن تنفيذ التصحيحات اللازمة.
تشمل عملية المراقبة ما يلي:
- أدوات المراقبة المستمرة المدمجة في العمليات المتكررة العادية ، بما في ذلك المشاركة المنتظمة للإدارة والمشرفين ؛
- عمل لجنة التدقيق الداخلي ، والذي يتضمن تقييم نظام الرقابة الداخلية وتوصيات لتحسينه ؛
- تقييم وسائل الاتصال من قبل جهات خارجية.
مراقبة الضوابط- تشمل مراقبة ما إذا كانت وظيفية وتم تغييرها حسب الحاجة ، وقد تشمل أنشطة مثل إدارة المراقبة لضمان إعداد التسويات المصرفية في الوقت المناسب ، وتقييم امتثال موظفي المبيعات من قبل المدققين الداخليين ، وسياسة الجهة الخاضعة للتدقيق فيما يتعلق شروط معينة للعقود مع العملاء ، والإشراف على امتثال الموظفين لأخلاقيات الكيان الخاضع للرقابة أو سياسات ممارسة الأعمال.
5. أنشطة مكافحة هي سياسات وإجراءات تساعد على ضمان اتباع أوامر الإدارة واتخاذ الخطوات اللازمة لمنع المواقف الخطرة.
تشمل أنشطة المراقبة ما يلي:
- فحوصات التنفيذ المناسبة في الوقت المناسب ؛
- مقارنة البيانات الفعلية بالميزانيات والتنبؤات والفترات السابقة ؛
- مقارنة المعلومات المالية وغير المالية
- فحص وتقييم الوظائف والأنشطة ؛
- معالجة المعلومات المتعلقة بالضوابط العامة والخاصة للتأكد من أن المعاملات قانونية ، ومصرح بها بشكل مناسب ، ومعروضة بشكل كامل ودقيق
تشمل الضوابط المادية على سلامة الأصول ما يلي:
- الفصل المادي وحماية الأصول ، ومعدات الحماية ، وأمناء الحفظ المرتبطين والمستقلين (البنوك ، وصناديق الأمانات ، والخزائن ، والمستودعات المستقلة) ؛
- الجرد الدوري ومقارنة الأصول الفعلية بالمبالغ الواردة في المحاسبة (أي العد المادي والتحقق من الأصول ، والتسوية والتحقق من التقارير التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر من قبل المستخدم) ؛
- إسناد مسؤوليات تفويض المعاملات والمحاسبة عنها والحفاظ على سلامة الأصول ذات الصلة من أجل تقليل الفرص المتاحة لموظف معين ، في منصب معين ، لارتكاب أخطاء أو إخفائها أو الغش في سياق العمل العادي.
يعتمد استخدام وضرورة مكونات نظام الرقابة الداخلية على حجم الكيان الاقتصادي ، وتعقيد منهجية معالجة المعلومات ، وخصائص الإدارة.
بحث في الموقع: |
الرقابة الداخلية هي أهم جزء في نظام الإدارة الحديث الذي يسمح لك بتحقيق الأهداف التي وضعها الملاك بأقل التكاليف. تعتمد فعالية عمل الكيانات الاقتصادية إلى حد كبير على الرقابة المنظمة جيدًا ، لأنها ليست مصممة فقط لتحديد أوجه القصور والانتهاكات ، ولكن أيضًا لمنعها ، فضلاً عن المساهمة في القضاء عليها في الوقت المناسب.
حتى عام 2013 ، كانت مسألة إنشاء خدمة الرقابة الداخلية من حق المنظمات (باستثناء مؤسسات الائتمان ، التي يعد هذا واجبًا عليها).
من 1 يناير 2013 وفقًا لـ Art. 19 من القانون الاتحادي الصادر في 6.12.11 ، رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" (المشار إليه فيما يلي بالقانون رقم 402-FZ) ، يجب على جميع الكيانات الاقتصادية ممارسة الرقابة الداخلية على حقائق الحياة الاقتصادية ، وتلك التي تخضع لـ التدقيق الإلزامي - أيضًا الرقابة الداخلية على المحاسبة وإعداد البيانات المالية (باستثناء الحالات التي يتولى فيها الرئيس مسؤولية المحاسبة). يمكن اتخاذ القرار بشأن إدخال المحاسبة بنفسه من قبل رئيس كيان تجاري صغير ومتوسط الحجم ، على التوالي ، في مثل هذه المنظمة ، من الضروري تنفيذ الرقابة الداخلية فقط على الحقائق الملتزمة للحياة الاقتصادية.
من الصعب القول ، في رأي الممولين ، كيف ينبغي تنظيم الرقابة الداخلية في الممارسة العملية ، واليوم من الصعب القول ، لأن وزارة المالية الروسية لم تضع بعد توصيات لكيانات الأعمال بشأن تنظيم وتنفيذ الإجراءات الداخلية. مراقبة المحاسبة وإعداد البيانات المالية ، والتي كان من المقرر إصدارها فور اعتماد القانون رقم 402-FZ. في الوقت نفسه ، في معلومات وزارة المالية الروسية رقم PZ-10/2012 "بشأن بدء نفاذ القانون الاتحادي المؤرخ 6 كانون الأول (ديسمبر) 2011 رقم 402-FZ اعتبارًا من 1 كانون الثاني (يناير) 2013" بشأن المحاسبة "تجدر الإشارة إلى أن تشريعات الاتحاد الروسي بشأن المحاسبة لا تضع أي قيود على ترتيب وأساليب وإجراءات تنفيذ الرقابة الداخلية.
يمكن تعريف نظام الرقابة الداخلية على أنه نظام للرقابة المالية وغيرها من الرقابة التي تنظمها الإدارة من أجل تنفيذ العمل المنظم والفعال للمؤسسة ، لضمان الامتثال لسياسات الإدارة ، وحماية الأصول ، واكتمال الوثائق ودقتها.
يتم تحديد كيفية تنظيم الرقابة الداخلية في الكيان الاقتصادي نفسه (على سبيل المثال ، عن طريق إنشاء إدارة للرقابة الداخلية أو التدقيق الداخلي أو إدارة التدقيق أو إبرام اتفاقية مع منظمة طرف ثالث). يجب أن يكون المبدأ الأساسي على النحو التالي: يجب على الجميع الالتزام بالعقلانية ومقارنة تكاليف العمالة عند ممارسة السيطرة مع النتيجة التي تم الحصول عليها. عند بناء نظام رقابة داخلي ، من الضروري استخدام الأساليب الأكثر فاعلية ، مع الأخذ في الاعتبار حجم المنظمة والسعي لضمان ، بتكاليف معقولة (للموظفين والمستشارين والاستعانة بمصادر خارجية والبرامج المستخدمة) ، قدرا ضروريا ولكن كافيا من السيطرة.
يعرض الجدول الخصائص المقارنة الموجزة للتدقيق الداخلي والرقابة الداخلية وخدمات الرقابة والتدقيق. 1. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الفرق بين الوظائف التي تؤديها الخدمات يتم تحديده بشكل أساسي من خلال المهام التي تحددها الإدارة لهذه الوحدات.
الجدول 1
الخصائص المقارنة للتدقيق الداخلي والرقابة الداخلية وخدمات الرقابة والتدقيق<1>
_________________________
<1>Kabashkin V.A. ، Myshov V.A. زيادة دور التدقيق الداخلي والرقابة في اقتصاد السوق // المحاسبة الدولية. 2011. No. 13. S. 36-46.
| صفة مميزة | خدمة التدقيق الداخلي | خدمة الرقابة والتدقيق | |
| غرض | تحسين كفاءة المنظمة | بناء وصيانة نظام رقابة داخلية فعال | منع الاستخدام غير الفعال للموارد وتحديد ومنع إساءة الاستخدام |
| العملاء الرئيسيون (العملاء) | مجلس الإدارة والإدارة العليا | التوجيه الخطي (التشغيلي) | الإدارة التنفيذية العليا |
| النوعية | التوجه المنظور ، أي لتحليل العمليات التجارية وتحديد المخاطر | تحليل العمليات التجارية من أجل بناء نظام تحكم | التوجه بأثر رجعي ، أي على الأحداث التي وقعت بالفعل وعواقبها |
بشكل عام ، يركز عمل خدمات الرقابة والتدقيق على قضايا التحقق من سلامة المخزون ، وكفاءة استخدام الموارد ، وتنفيذ أوامر السلطات العليا ، وكذلك التحقيق في حالات الاحتيال.
قد تكون مهمة خدمة الرقابة الداخلية هي بناء نظام الرقابة الداخلية للمؤسسة (بشكل أكثر دقة ، لمساعدة الإدارة بشكل فعال في بناء النظام) ، ومهمة التدقيق الداخلي هي تقييم موثوقية وفعالية هذا النظام.
تم تصميم التدقيق الداخلي لأداء مهام أوسع في تقييم إجراءات الرقابة الداخلية وعمليات إدارة المخاطر وحوكمة الشركات. ومع ذلك ، اعتمادًا على مستوى تطور ثقافة الشركة (بما في ذلك بيئة الرقابة) ، قد تكون الأولوية لوظيفة التدقيق الداخلي هي الوفاء بالمهام التي تواجهها عادةً خدمة الرقابة والتدقيق.
على سبيل المثال ، إذا لم يكن لدى المؤسسة نظام رقابة داخلي فعال ، فسيكون التدقيق الداخلي أقل اهتمامًا بتقييم نظام الرقابة الداخلية وأكثر اهتمامًا بقضايا سلامة الأصول واكتشاف الاحتيال. في هذه الحالة ، مع بناء نظام الرقابة الداخلية ، ستزداد الحاجة إلى التدقيق الداخلي كوظيفة لتقييم مستقل لفعالية الرقابة بمرور الوقت.
ينطبق نظام الرقابة الداخلية في المنظمة على جميع العمليات التجارية الناشئة ، من أنشطة التخطيط إلى إعداد البيانات المالية.
الرقابة المالية ، بما في ذلك الرقابة على اكتمال ودقة السجلات المحاسبية وإعداد البيانات المالية ، هي عنصر مهم في الرقابة الداخلية.
يفترض هيكل الرقابة الداخلية الفعال فصلًا معقولًا للسلطات وفصلًا بين الوظائف غير المتوافقة. هذا الأخير غير متوافق إذا كان تركيزهم في شخص واحد في أي مجموعة لا يؤدي فقط إلى ارتكاب أخطاء غير مقصودة ، ولكن أيضًا يجعل من الصعب تحديدها. تشمل الميزات غير المتوافقة<2>: الوصول المباشر إلى الأصول ؛ إذن للقيام بعمليات مع الأصول ؛ التنفيذ المباشر للمعاملات التجارية ؛ انعكاس المعاملات التجارية في المحاسبة.
<2>جوساروفا إل. تنظيم المراجعة الداخلية في المنظمات غير التجارية // المحاسبة في المنظمات المالية وغير التجارية. 2012. رقم 1. س 32-37.
يتضمن مفهوم الرقابة الداخلية عدة عناصر رئيسية:
البيئة الداخلية للمنظمة ، أي القيم الأخلاقية وأسلوب الإدارة وعملية صنع القرار وتفويض السلطة وقبول المسؤولية وسياسة شؤون الموظفين وكفاءة الموظفين وموقف إدارة المنظمة تجاه الرقابة الداخلية ؛
تحديد وتحليل وإدارة المخاطر التي تواجه المنظمة في تحقيق أهدافها.
المراقبة اليومية ، أي المحاسبة وإعداد التقارير ، والفصل بين السلطات ، وحقوق الوصول إلى الأصول ، والمراقبة ؛
نظام الوصول المصرح به إلى المعلومات ؛
مراقبة نظام الرقابة الداخلية نفسه ، وهو أمر ضروري لتحديد مدى فعاليته.
لا يتمثل هدف الكيان الاقتصادي في إنشاء نظام رقابة يضمن تمامًا عدم وجود الانحرافات والأخطاء وعدم الكفاءة في العمل ، ولكن نظام من شأنه أن يساعد في تحديدها والقضاء عليها في الوقت المناسب ، مما يساهم في زيادة العمل نجاعة. المبدأ الأساسي لتنظيم الرقابة الداخلية هو أنه لا توجد حاجة للتركيز على مراقبة الخبراء للعمليات ، ولكن من الضروري التحكم في كيفية بناء العملية نفسها وتشغيلها وما هي التغييرات النوعية التي تحدث فيها. يتمثل تحسين كفاءة عملية الرقابة الداخلية في تحسين جودة الرقابة الداخلية ، وليس في زيادة عدد المعاملات المعاد فحصها.
سيكون أداء نظام الرقابة الداخلية فعالا إذا تم مراعاة المبادئ الأساسية التالية في عملية عمله<3>:
1) المسؤولية - يجب أن يتحمل كل موضوع للرقابة الداخلية عن الأداء غير السليم لوظائف الرقابة المنصوص عليها في الواجبات الرسمية المسؤولية الاقتصادية و (أو) التأديبية ؛
2) التوازن - لا يمكن أن يُعهد إلى موضوع الرقابة الداخلية بأداء الوظائف التي لا يتم توفيرها بالوسائل التنظيمية المناسبة (الترتيب ، الترتيب) والتقنية (البرامج وأجهزة الحساب والقياس) من أجل تنفيذها بشكل صحيح ؛
3) الإخطار في الوقت المناسب بالانحرافات المهمة التي تم تحديدها - يجب إرسال المعلومات المتعلقة بها على الفور إلى الأشخاص الذين يتخذون قرارات مباشرة بشأن هذه الانحرافات ؛
4) مطابقة أنظمة التحكم والسيطرة - يجب أن تتوافق درجة تعقيد نظام الرقابة الداخلية للكيان الاقتصادي في أي وقت مع درجة تعقيد أعماله ؛
5) الاتساق - يجب أن يعمل نظام الرقابة الداخلية على أساس مستمر ، مما سيسمح بتحديد الانحرافات عن الأهداف والمعايير المخطط لها في الوقت المناسب ؛
6) التعقيد - يجب تغطية المجموعة الكاملة من عناصر الرقابة الداخلية في كيان اقتصادي بأشكالها المختلفة ، اعتمادًا على مستوى المخاطر ؛
7) توزيع الواجبات - يتم توزيع وظائف موظفي جهاز الإدارة فيما بينهم بحيث يتم استيفاء متطلبات تكوين البيئة الرقابية.
مع الأخذ في الاعتبار هذه المبادئ ، يتم وضع متطلبات محددة للمشاركين في عملية الرقابة الداخلية ، والتي يمكن تمييز ما يلي من بينها<4>:
________________
<4>سوكولوف ب. الرقابة الداخلية والتدقيق // التدقيق والضرائب. 2008. رقم 12.
1) اشتراط مساءلة كل موضوع من مواضيع الرقابة الداخلية العاملة في المنظمة. يجب أن يخضع أداء أحد الموضوعات لوظائف الرقابة لرقابة الجودة الإلزامية لموضوع آخر للرقابة الداخلية ؛
2) شرط التعدي على المصالح. بمساعدة الوثائق التنظيمية ، يتم إنشاء ظروف تؤدي بموجبها أي انحرافات سلبية إلى وضع موظف معين في وضع غير مؤات اقتصاديًا ، مما يحفزه على التخلص من الانحرافات السلبية والأسباب التي تسببت فيها ؛
3) منع تركيز حقوق الرقابة على جميع أغراضها في يد شخص واحد. يمكن أن تعمل موضوعات التحكم المختلفة بشكل مستقل في نظام التحكم الداخلي. يؤدي عدم الامتثال لهذا المطلب إلى خلق ظروف انعكاس متحيز في مواد الإبلاغ عن نتائج عمليات التفتيش ؛
4) متطلبات مصلحة إدارة الكيان الاقتصادي. إن الأداء الفعال لنظام الرقابة الداخلية مستحيل دون الاهتمام والمشاركة في أعماله من قبل ممثلي الملاك والإدارة العليا للكيان الاقتصادي ؛
5) شرط الكفاءة والضمير والصدق للمراقبين الداخليين لكيان الأعمال. إذا كان موظفو المنظمة ، الذين تشمل وظائفهم الرسمية تنفيذ الرقابة الداخلية ، لا يمتلكون الخصائص المحددة ، فلن يتمكن حتى النظام المنظم تمامًا من العمل بفعالية ؛
6) اشتراط ملاءمة الأساليب والبرامج المستخدمة في عمل نظام الرقابة الداخلية. يجب أن تكون الأساليب والبرامج مناسبة وعقلانية ، لأنه بسبب تطبيق الحد الأدنى من الدرجة ، ستنخفض كفاءة عمل كائنات الرقابة الداخلية ، وستكون الأخيرة عقلانية ، أي لن تتحمل تكاليف غير ضرورية للعمالة والأموال ؛
7) شرط المسؤولية الفردية. من غير المقبول تخصيص نفس وظيفة التحكم للعديد من الأشخاص الخاضعين للمراقبة ، لأن هذا سيؤدي حتماً إلى عدم المسؤولية ، وإهدار القوى والموارد غير الضرورية ؛
8) متطلبات الاستبدال الوظيفي المحتمل. يجب ألا يؤدي التقاعد المؤقت للأشخاص الخاضعين للمراقبة (على سبيل المثال ، في إجازة) إلى مقاطعة إجراءات الرقابة أو تعقيد تنفيذها. لتقليل تأثير هذا العامل ، من الضروري التأكد من أن كل موضوع تحكم قادر على أداء عمل التحكم بشكل صحيح لرئيس وموظف واحد أو اثنين من مستواه ؛
9) المتطلبات التنظيمية. تعتمد فعالية عمل نظام الرقابة الداخلية بشكل مباشر على توافر وجودة ومستوى الموافقة على اللوائح (القواعد والمعايير) ، التي يتم توجيهها وتنفيذها بدقة من قبل الأشخاص الخاضعين للرقابة ؛
10) متطلبات التفاعل والتنسيق. يجب أن يعمل نظام الرقابة الداخلية على أساس التفاعل الواضح بين جميع أقسام وخدمات الكيان الاقتصادي. يمكن تحقيق هذا التفاعل من خلال تطوير مجموعة من الوثائق التنظيمية التي تحكم أنشطة الرقابة للأقسام الهيكلية ومديري الكيان الاقتصادي.
يمكن تنفيذ وظيفة الرقابة الداخلية بعدة طرق ، وبالتالي ، من أجل جني فوائد الرقابة الداخلية الفعالة ، ليس من الضروري إنشاء وحدة منفصلة. في هذه الحالة ، يمكن أن يؤدي وظيفة الرقابة الداخلية مستشار خارجي أو شركة متخصصة ، بشرط عدم وجود تضارب في المصالح.
هناك ثلاث طرق رئيسية لبناء وظيفة الرقابة الداخلية:
إنشاء خدمة الرقابة الداخلية الخاصة بها ، إذا كان لدى المنظمة الموارد اللازمة لذلك ؛
الاستعانة بمصادر خارجية - يتم نقل أداء وظيفة الرقابة الداخلية بالكامل إلى شركة متخصصة (مستشار خارجي) ؛
المصادر المشتركة - يتم إنشاء خدمة الرقابة الداخلية داخل المنظمة ؛ خبراء من شركة متخصصة (مستشار خارجي) مع المعرفة والخبرة ذات الصلة يشاركون أيضًا في تنفيذ المهام.
يمكن تطبيق هذه الأساليب في كيانات الأعمال في مجموعات مختلفة. عند الاختيار من بين الخيارات الممكنة ، ينبغي تقييم مزايا وعيوب كل منها (الجدول 2).
الجدول 2
| فوائد | سلبيات |
| خدمة الرقابة الداخلية | |
| يعرف الموظفون جيدًا الثقافة الداخلية وخصائص نشاط الكيان الاقتصادي وأقسامه وفروعه تظل مهارات وخبرات المدققين الداخليين ضمن كيان الأعمال | التكلفة العالية نسبيًا لتكوين الخدمة |
| الاستعانة بمصادر خارجية ، والاستعانة بمصادر خارجية | |
| القدرة على الاستفادة من خدمات الخبراء في مختلف المجالات الوصول إلى موظفي تدقيق على درجة عالية من الاحتراف المرونة في استخدام موارد المراجعة التي تم جذبها الوصول إلى التقنيات المتطورة وأساليب التدقيق الداخلي | من الصعب على أي شخص أو منظمة خارجية "الشعور" بكيان اقتصادي من الداخل |
يتم تحديد تنظيم وأهداف ووظائف الرقابة الداخلية من قبل الإدارة و (أو) مالك الكيان الاقتصادي ، اعتمادًا على الشكل التنظيمي والقانوني ونظام الإدارة الحالي والمحتوى والتفاصيل ونطاق الأنشطة ، وحالة الأنشطة الداخلية. الرقابة وحجم الأنشطة المالية والاقتصادية.
يتم إنشاء خدمة الرقابة الداخلية بشكل أساسي من قبل الكيانات الاقتصادية للشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم في ظل الظروف التالية: رغبة المالكين والإدارة العليا في الحصول على معلومات موثوقة وتقييم إجراءات المديرين على جميع مستويات الإدارة ؛ هيكل معقد وجود الفروع والشركات التابعة ؛ مجموعة متنوعة من الأنشطة.
يتم استخدام فرص الاستعانة بمصادر خارجية والاستعانة بمصادر خارجية من قبل كل من المنظمات الصغيرة التي ليس لديها موارد مالية كافية لإنشاء خدمة الرقابة الداخلية الخاصة بها ، والمؤسسات الكبيرة ذات الهياكل المناسبة في موظفيها. يحتاج الأخير ، كقاعدة عامة ، إلى مثل هذه الخدمات لتنفيذ أنشطة رقابية معينة أو خلال فترات "الذروة" من عبء العمل على وحدات التحكم الداخلية بدوام كامل.
يجب أن يبدأ تشكيل دائرة (إدارة) الرقابة الداخلية باختيار مرشح لرئيس الخدمة. الخيار الأفضل هو الموقف الذي يكون فيه رئيس خدمة الرقابة الداخلية خاضعًا وظيفيًا لمجلس الإدارة ، وإداريًا - للمدير العام للمؤسسة. إذا لم يكن لدى الكيان الاقتصادي مجلس إدارة أو هيئة مماثلة ، فيجب أن تخضع خدمة التدقيق الداخلي وظيفيًا وإداريًا لكبار المسؤولين في المنظمة. من الناحية المثالية ، تقدم وظيفة الرقابة الداخلية تقاريرها إلى الإدارة العليا وتكون معفاة من المسؤوليات الإدارية الأخرى.
تشمل اللوائح الداخلية المنظمة لأنشطة خدمة الرقابة الداخلية والتدقيق ما يلي:
اللوائح الخاصة بخدمة الرقابة الداخلية (تحدد المهمة والأهداف والغايات والمسؤولية والسلطة) ؛
إدارة خدمة التدقيق الداخلي (تحتوي على مسائل تنظيم عمل الخدمة والتفاعل مع الأقسام الأخرى) ؛
المعايير الداخلية (تحتوي على نماذج وطرق قياسية لإجراء عمليات التفتيش والمهام الأخرى) ؛
التوصيف الوظيفي لموظفي الخدمة.
يجب أن يعتمد حجم خدمة الرقابة الداخلية على مجموعة المهام وحالة بيئة الرقابة ودرجة تعرض المؤسسة لأنواع مختلفة من المخاطر. يتم تحديد العدد بشكل أساسي بناءً على عدد الإدارات والعمليات التجارية في المنظمة ، والوقت الذي يقضيه في المراقبة والتدقيق لكل منها.
كما تبين الممارسة ، فإن الأخطاء الرئيسية عند إنشاء خدمة الرقابة الداخلية التي تقلل من فعالية الرقابة أو تقلل من تأثيرها هي:
ثقافة منخفضة للرقابة الداخلية ؛
الموقف غير المناسب من المخاطرة على خلفية النتائج المالية العالية ؛
تجاهل مبدأ فصل السلطات ؛
قنوات اتصال غير كافية ؛
تقاعس الإدارة فيما يتعلق بالمشكلات المحددة.
لا تؤدي الرقابة الداخلية إلى النتائج المتوقعة في الحالات التي تُظهر فيها الإدارة موقفها الازدرائي تجاهها ولا تتخذ الإجراءات في الوقت المناسب لتصحيح أوجه القصور المكتشفة.
يؤدي عدم وجود إجراءات رقابة تتعلق بأي مجال من مجالات النشاط إلى إبطاء عملية التطوير أو إيقافها تمامًا. على سبيل المثال ، إذا ركزت الشركات الصغيرة بالكامل على حماية الأصول ومنع الاحتيال ، مع تجاهل تحفيز الموظفين ، فسيبدأ معدل دوران الموظفين وستكون هناك مبادرات أقل. إذا كنت تركز على تحسين الضرائب ولا تهتم بضمان شفافية المنظمة والمحاسبة الإدارية ، فلن يكون لدى الإدارة بيانات موثوقة للعمل التحليلي اللازم ، وبفضل ذلك يمكن الاستجابة بمرونة للتغيرات في البيئة الخارجية .
المشاكل النموذجية في تنظيم أنظمة الرقابة الداخلية النموذجية للمنظمات الروسية هي<5>:
<5>Shuklov L.V. صياغة الرقابة الداخلية كأساس للانتقال إلى المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية: المشكلات النموذجية وطرق حلها // المحاسبة الدولية. 2011. رقم 38. س 2-11.
عدم وجود أي نوع من إجراءات الرقابة فيما يتعلق بأي عملية ؛
البيروقراطية المفرطة للرقابة في المؤسسات الصغيرة ، وتركيز الرقابة الداخلية فقط على حماية الأصول ، والسرية ، وإعداد تقارير الإدارة ؛
عدم وجود سلطة لممارسة السيطرة ، تضارب المصالح في نظام التحكم ؛
عدم وجود أي نوع من الإجراءات في مركز المسؤولية الذي تم التحقيق فيه ؛
استخدام إجراءات رقابة قديمة أو غير متفق عليها مع الإدارات الأخرى.
على الرغم من أن تنظيم نظام الرقابة الداخلية لا يضمن في حد ذاته تحقيق الأهداف تلقائيًا ، إلا أن غيابه يخلق المزيد من الفرص لارتكاب الأخطاء أو عدم اكتشافها. عند إنشاء ضوابط داخلية ، يجب على المؤسسات تجنب تطبيق القواعد والممارسات التي قد تخلق عن غير قصد حوافز أو إغراءات لسوء السلوك. خاصه:
الإفراط في التركيز على تحقيق الأداء أو نتائج التشغيل الأخرى ، لا سيما تلك ذات الطبيعة قصيرة الأجل وتجاهل المخاطر طويلة الأجل ؛
خطط تعويض الموظفين التي تركز بشكل مفرط على الأداء قصير الأجل ؛
التوزيع غير الفعال للمسؤوليات أو الرقابة التي تخلق فرصًا لسوء استخدام الموارد أو لإخفاء الأداء السلبي ؛
صغيرة للغاية أو ، على العكس من ذلك ، عقوبات شديدة للغاية على الانتهاكات وسوء المعاملة.
