Такое печальное событие, как смерть сотрудника, всегда неожиданно, и работодателям нужно правильно оформить все необходимые бумаги, а также выплатить все причитающиеся по закону налоги.
Начнем с НДФЛ. Обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ). Однако до дня ухода из жизни сотрудника трудовой договор действует, и выплаты, осуществляемые его родственникам, по этому контракту являются оплатой труда, подлежащей налогообложению в общем порядке. То есть, работодателю необходимо исчислить и удержать НДФЛ с начислений в виде зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск, пособия по нетрудоспособности (п. 1 ст. 209, пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 и 3 ст. 217 НК РФ). Следовательно, родственникам умершего должны быть выданы суммы в таком размере, в котором бы их получил сам сотрудник при жизни. При этом выплаты нужно произвести не позднее недельного срока со дня подачи членами семьи соответствующих документов (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 16.07.09 г. № 20-15/3/073541@).
В то же время разовая материальная помощь, оказанная членам семьи работника (если такая будет выплачена), а также социальное пособие на погребение НДФЛ не облагаются (п. 1 и 8 ст. 217 НК РФ). Для целей применения данной льготы к членам семьи Минфин относит супругов, родителей и детей, в том числе усыновленных (Письмо от 03.08.2006 г. № 03-05-01-04/234). Материальная помощь, оказанная другим родственникам, облагается по общим правилам НДФЛ.
Возможна ситуация: умершему сотруднику начислена премия по итогам работы за предыдущий год (в котором, собственно, и произошло печальное событие). В этом случае денежные средства могут быть получены только в порядке наследования, если к моменту выплаты истекли 4 месяца со дня смерти. А, значит, у работодателя (как у налогового агента) не возникает обязанностей по удержанию НДФЛ (ст. 1183 ГК РФ, Письмо Минфина РФ от 24.02.09 г. № 03-02-07/1-87).
Разовая материальная помощь, оказанная членам семьи работника, если такая будет выплачена, а также социальное пособие на погребение НДФЛ не облагаются.
Страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС начисляются на все выплаты, кроме пособия по нетрудоспособности и на погребение (п.п. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ). Единовременная материальная помощь, выплаченная члену семьи умершего работника, также не облагается страховыми взносами. И это справедливо, поскольку рассматриваемая выплата производится не на основании трудового договора (ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Данная позиция подтверждается представителями компетентных органов (см. Письмо Минздравсоцразвития РФ от 01.03.2010 г. № 426-19). Все сказанное касается и начисления страховых взносов на травматизм (п. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).
В заключение изучим расчет налога на прибыль. Суммы, выплаченные членам семьи умершего работника (за исключением материальной помощи), принимаются к налоговому учету в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Вместе с тем, при окончательном расчете с родственниками безвременно почившего специалиста максимум внимания нужно уделить выявлению всех его долгов (например, задолженности по подотчетным суммам или по выданным займам).
Обязательство прекращается со смертью должника (ст. 418 ГК РФ). Однако кредиторы наследодателя вправе предъявить свои требования к принявшим наследство в пределах сроков исковой давности (п. 3 ст. 1175 ГК РФ).
Со ссылкой на эти нормы чиновники утверждают: для целей налогообложения прибыли долг гражданина признается нереальным ко взысканию по причине смерти должника, за исключением случаев, когда обязательство передается наследникам в порядке правопреемства (Письма Минфина РФ от 24.02.2009 г. № 03-02-07/1-87, от 16.07.2008 г. № 03-03-06/2/81). Проще говоря, при наличии наследников долги умершего, выявленные после расчетов с его родственниками, признать в составе расходов в налоговом учете не удастся.
Вместо послесловия: «Многие умирают слишком поздно, а иные слишком рано» (Фридрих Ницше). Так или иначе, но наступление этого печального события почти всегда застает врасплох. При сложившихся обстоятельствах работодателю важно проявить максимум внимания и такта к родственникам работника, кроме этого важно соблюсти все требования законодательства. Крепкого здоровья вам и вашим коллегам!
Вопрос
У нас умерло 2 бывших сотрудника: который давно уволен ему дали мат. помощь, другому — который недавно- по Вашему совету оформлю как компенсацию к отпуску. Эти суммы в отчетах РСВ, ФСС, 6-НДФЛ должны одинаково отражаться или нет?
Ранее мне ответили про РСВ, что эти суммы в 201 строку надо вписать, а в ФСС и 6-НДФЛ вообще попасть не должно.
Если считать, что в гр.201 РСВ и табл.3 ФСС — не обл. по ст. 9 закона 121 ФЗ, то там мат.помощь сотруднику в связи со смертью члена семьи, а у нас не сотруднику. Комп. к отпуску исключена из необлагаемых, но у нас же не облагается в связи со смертью. Вроде получается тоже не надо туда ничего писать. Эти суммы никуда не попадут совсем?
Ответ
Обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ). Однако до дня ухода из жизни сотрудника трудовой договор действует, и выплаты, осуществляемые его родственникам, по этому контракту являются оплатой труда, подлежащей налогообложению в общем порядке. То есть, работодателю необходимо исчислить и удержать НДФЛ с начислений в виде зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск, пособия по нетрудоспособности (п. 1 ст. 209, пп. 6 п. 1 ст. 208, п. п. 1 и 3 ст. 217 НК РФ). Следовательно, родственникам умершего должны быть выданы суммы в таком размере, в котором бы их получил сам сотрудник при жизни. При этом выплаты нужно произвести не позднее недельного срока со дня подачи членами семьи соответствующих документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.07.2009 N 20-15/3/073541@). Таким образом, в расчете 6-НДФЛ Вы отразите все выплаты предусмотренные трудовым договором умершего сотрудника
В то же время разовая материальная помощь, оказанная членам семьи работника (если такая будет выплачена), а также социальное пособие на погребение НДФЛ не облагаются (п. п. 1 и 8 ст. 217 НК РФ). Для целей применения данной льготы к членам семьи Минфин России относит супругов, родителей и детей, в том числе усыновленных (Письмо от 03.08.2006 N 03-05-01-04/234). Материальная помощь, оказанная другим родственникам, облагается по общим правилам НДФЛ. На наш взгляд, если материальная помощь оказана членам семьи, то включать ее в расчет не нужно.
Материальная помощь в связи со смертью не облагается страховыми взносами, а значит не включается в РВС-1 и 4-ФСС.
Однако, выплаченная работодателем сумма пособия на погребение в связи со смертью работника или несовершеннолетнего члена его семьи уменьшает сумму страховых взносов в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 3 ст. 10 Закона N 8-ФЗ, ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Сумму пособия нужно отразить в форме-4 ФСС. Для этого предусмотрена строка 11 в таблице 2. В графе 3 строки 11 указывают количество выданных пособий, в графе 4 — сумму пособий.
В графе 5 строки 11 никаких сумм не указывают, поскольку социальное пособие на погребение выплачивается в данном случае за счет средств ФСС РФ, а не за счет федерального бюджета.
Материальная помощь в связи со смертью сотрудника— акт доброй воли работодателя или его обязанность? В статье мы рассмотрим, когда он обязан оказать помощь, какие для этого нужны документы и каковы особенности обложения подобных выплат обязательными платежами.
Законодательством установлен только один случай, когда работодатель должен безусловно выплатить родным умершего сотрудника некоторую сумму в качестве матпомощи. Речь идет о случае смерти лиц, направленных работать в российские дипломатические представительства за границей. Члены семьи умершего вправе рассчитывать на сумму в 50% оклада посла РФ (подп. «д» п. 4 Правил предоставления гарантий…, утв. пост. Правительства РФ от 20.12.2002 № 911).
В остальном работодатели обязаны оказывать матпомощь в рассматриваемой ситуации, только если это закреплено в одном из следующих документов:
При этом допускается установление условий для осуществления выплат: определенный стаж работы сотрудника на предприятии, наличие у работодателя свободных денежных средств и т. д.
Соответствующие обязательства компания может на себя официально и не брать. Но это не значит, что члены семьи ее умершего сотрудника не могут рассчитывать на матпомощь в столь трудной ситуации: при согласии на то работодателя это возможно.
Желательно, чтобы в документах, закрепляющих возможность получения выплаты, был определен круг имеющих на то право. Например, это могут быть не любые родственники, а только члены семьи. К ним семейное законодательство относит родителей, детей и супруга. Кстати, от того, кто именно является получателем выплат, зависит обложение их НДФЛ и страховыми взносами (см. ниже).
Если же соответствующая обязанность работодателя в документах не установлена, то он решает, кому перечислить деньги, по своему усмотрению.
Для оформления выплат потребуется письменное заявление заинтересованного лица (в свободной форме), а также копия свидетельства о смерти. Отсутствие этих документов обязательно заинтересует налоговые органы в случае проверки.
Страховые взносы уплачиваются работодателем в отношении подлежащих страхованию физлиц. Он не выступает страхователем лиц, получающих матпомощь в связи со смертью работника (как правило, это члены семьи последнего). Таким образом, страховые взносы с сумм помощи родным умершего работника платить не нужно, так как отсутствует объект обложения (ст. 420 НК РФ).
С другой стороны, возможна ситуация, когда родные умершего трудятся у того же работодателя. В этом случае также отсутствует объект обложения взносами, так как выплаты производятся не в рамках трудовых отношений.
А вот помощь работнику в связи со смертью его родственников не будет облагаться страховыми взносами только при соблюдении следующих условий:
НК РФ установил перечень получаемых физлицами сумм, не облагаемых НДФЛ. Среди них и ряд разновидностей матпомощи. Так, этим налогом не облагаются суммы следующих видов матпомощи (п. 8 ст. 217 НК РФ):
Для правомерной неуплаты НДФЛ важно соблюдение таких условий:
Работодатели изначально не обязаны оказывать материальную поддержку родным умерших сотрудников. Однако они могут взять на себя такое обязательство, закрепив это документально. Для надлежащего оформления выплат необходимо заявление получателя помощи и свидетельство о смерти.
Законодательством предусмотрено получение работником предприятия определенной материальной помощи (МП) в связи со смертью родственника. Поскольку такая материальная помощь является единовременной, то ее нельзя отнести к выплатам, связанными с результатами выполнения прямых служебных обязанностей сотрудника (и уж тем более носящим поощрительный характер). Поэтому для ее начисления и выплаты нужны другие документы. Как правило, на предприятиях принимают собственные нормативные документы, которые регламентируют выплату такой матпомощи. Это могут быть либо заключенные в индивидуальном порядке формы соглашений, либо коллективный договор. Но их положения в любом случае не должны противоречить действующему законодательству. Начисление и выплата таких средств осуществляется за счет прибыли предприятия, поэтому законом предусмотрены определенные налоговые льготы.
Согласно действующим нормативно-правовым актам такого рода матпомощь может начисляться не только сотрудникам, у которых умер близкий родственник. Если умер работник предприятия, а у него на иждивении были дети или другие близкие родственники, то они также могут рассчитывать на такую помощь — принципы расчета, однако, при этом могут меняться. Во втором случае в расчет суммы включается основная заработная плата, премия, а также отпускные средства, не выплаченные умершему сотруднику. При этом самим иждивенцам придется доказывать, что они находились на содержании у этого человека. Обычно это делается через судебную процедуру. При этом предоставляются документы, подтверждающие данный факт (например, медицинскую справку, свидетельствующую о факте инвалидности).
Налогообложение суммы, которая была начислена сотруднику в связи со смертью его ближайшего родственника, регулируется федеральным законодательством. Новая редакция ФЗ-117 вступила в силу в 2016 году. Закон устанавливает как общие правила налогообложения, так и исключения из них, также он рассматривает наличие законных оснований для освобождения от упомянутого налога.
Часто бухгалтеры и руководители заходят в тупик, когда сталкиваются с термином «близкие родственники». Толковать его действительно можно по-разному, но в данном случае используется формулировка из Налогового кодекса, а он, в свою очередь, опирается на Семейный кодекс. Таким образом, к близким родственникам относятся:
Однако многие работодатели склонны к близким родственникам относить только жен и мужей, хотя они как раз и не состоят в кровном родстве, если принять эту терминологию. К тому же, есть еще один важный момент — хотя в Налоговый кодекс не были внесены соответствующие поправки, но есть письмо Министерства финансов, в котором к близким родственникам относят также усыновителей и усыновленных детей. МП на предприятии могут начислить в таких случаях:
На размер этой суммы не влияет место, которое занимает сотрудник по штатному расписанию, или его оклад. Размер матпомощи устанавливается уже упомянутыми внутренними документами, которые оговаривают как саму возможность получения таких сумм, так и порядок их начисления и выплат. Работодатель имеет право самостоятельно устанавливать любой размер матпомощи, который сочтет нужным, но только нужно будет согласовать этот момент с профсоюзом и отразить в это в соответствующем документе. В итоге получается, что на размер начислений влияют два основных фактора — это социальная политика самого предприятия и его финансовые возможности, ведь матпомощь выплачивают за счет прибыли.
Разумеется, установленный порядок не должен противоречить действующему законодательству. Так, еще в 2007 году был издан соответствующий документ Минфином, согласно которому размер одноразовой выплаты, обусловленной какой-то чрезвычайной ситуацией (в том числе и смертью близкого человека), не может превышать размера двух месячных окладов. Кроме того, законом установлен лимит, не облагающийся налогом, который также принимается во внимание. Иначе работодатель должен будет опять-таки за счет собственных средств заплатить налоги и страховые платежи с такой матпомощи.
Для того, чтобы работник или перечисленные выше лица могли получить такую помощь, нужно оформить следующие документы:
Что обязательно должно содержать такое заявление? Паспортные данные работника, который хочет получить матпомощь, и структурное подразделение, в котором он работает, если это большая организация. Также должно быть указано, кто умер, чтобы было видно, что случай подпадает под определение помощи при смерти близких родственников. Вместе с этим документом подается копия документа о смерти. Также подается копия документа, который подтверждает родство (например, если заявление подают при смерти родителей, — это свидетельство о рождении). Если заявление пишут родственники умершего работника, то они указывают ту же информацию. На основании данного заявления руководитель издает соответствующий приказ.
Какой-то общей формы для заявления и приказа не существует. Поэтому приказ также составляется в принятой на этом предприятии форме, главное — чтобы руководитель четко указал, кому и в какой сумме выплатить эти денежные средства. При этом человек, написавший заявление, должен быть ознакомлен с этим приказом, о чем делается соответствующая запись и ставится его подпись.
Порядок бухгалтерского учета выплачиваемых сумм также регламентируется законодательством. Начисление средств и выплата их отражаются по тем же счетам, что и соответствующие операции с зарплатой. Кредитуется счет 70, причем ставится пометка о том, что сумма начислена согласно соответствующего приказа, а списывается эта сумма по дебету счета 91, на котором отражаются прочие расходы. Соответственно, при выплате зарплаты дебетуется счет 70 и кредитуется счет 50 (по нему проходят кассовые операции). В примечании указывается, что помощь выплачивается по расходному ордеру.
Не облагается налогом сумма, не превышающая 4000 рублей. Этот лимит установлен Налоговым кодексом. Если сумма, которую выплачивают работнику, превышает 4000 рублей, то с нее нужно будет заплатить налоги. Существуют также определенные ограничения по уплате налогов в течение одного календарного года. Если же человек работал по совместительству на нескольких работах, обратиться можно только по основному месту работы.
Помощь бывшим сотрудникам, а также членам семей умерших работников в обязательном порядке облагается налогами. Поэтому далеко не каждый работодатель готов идти навстречу своим сотрудникам и вводить такую социально направленную политику.
Есть еще один важный момент: не следует путать ту помощь, которую выплачивает работодатель бывшему сотруднику, с выплатой пособия, за которым обращаются в Пенсионный фонд. Это совершенно разные вещи по самой своей сути и по механизму начисления и выплаты. Если же в отношении той или другой помощи возникают вопросы, лучше обратиться к профессиональному юристу, чтобы получить квалифицированную консультацию.
