Для того чтобы правильно вести учет затрат на обслуживание автотранспорта, в том числе следить за расходованием горюче-смазочных материалов, нужны нормативы. Именно для этого и предназначены Методические рекомендации, в которых приведены и смазочных материалов, утвержденные распоряжением Минтранса в 2008 году, и порядок их применения.
Версия актуальная для 2016 года утверждена в 2015 году.Документ разрабатывался не только для автотранспортных предприятий, которые работают в сфере управления и контроля, но и для учреждений и организаций всех видов и даже для предпринимателей.
Предполагалось, что кроме вычисления нормативного расхода ГСМ и расчета предполагаемых затрат на транспорт, с его помощью будут вести статистическую отчетность, считать себестоимость, использовать для расчета налога на прибыль.
С 2008 года автомобильный парк обновился и изменилась позиция Минфина по поводу обязательного применения норм для всех без исключения видов организаций.
В 2012 году проводилась экспертиза документа, и выяснилось, что ему необходима доработка, поэтому в 2014 и 2015 годах и были внесены изменения в утвержденные нормы расхода топлива Минтранс.В документ вошли новые пункты (7.1.1 и 7.2.1) с базовыми нормами расхода ГСМ примерно для 900 новых моделей автомобилей, запущенных в производство после 2008 года. До принятия этих поправок для расчетов для этих автомобилей приходилось использовать рекомендации производителя. После принятия изменений необходимо привести учет расходования ГСМ по этим автомобилей в соответствии с ними.
Ожидалось, что в новой редакции будет прописан рекомендательный (но не обязательный) характер применения норм расхода топлива при учете затрат в целях налогообложения. Пока эти изменения в итоговый документ не вошли.
В начале II главы описаны виды норм расхода: базовая, транспортная, эксплуатационная. При определении базовой нормы разработчики этого документа учитывали не только конструкцию, но и множество других факторов: к какому типу относится каждое транспортное средство, для чего предназначается, какова масса автомобиля вместе со снаряжением, какой вид топлива он использует и другие. Для автомобилей общего назначения приводится значение базовой нормы в литрах на 100 километров пробега.
Обычно все эти поправки прописывают в приказе по организации или предприятию и применяют в строгом соответствии с ним.
Их много, перечислим основные: расход топлива повышается при работе автомобиля:
В зимнее время на 5 – 20% в зависимости от региона. Например, в Свердловской области зимняя надбавка равна 10%, и применять ее можно 5,5 месяца (с 1 ноября до 15 апреля). Показатели зимних надбавок по регионам приведены в Приложении 2.
В горной местности на 5 – 20% в зависимости от положения города или района относительно уровня моря.
В городах в зависимости от числа жителей на 5 – 25%. В Екатеринбурге при работе транспорта норму увеличивают на 20% – количество населения приближается к 1,5 миллионам.
Учитывается возраст автомобиля и его общий пробег. Если эта величина составляет не менее 100 000 км, а трудится транспортное средство 5 лет и более, расход топлива можно увеличить на 5%. С 8 лет эксплуатации надбавка может составлять 10% (пробег 150 000 км).
Кроме этого, базовая норма увеличивается для городского транспорта и других автомобилей (в том числе и специальных), которым приходится делать частые остановки, при обкатке после ремонта и новых машин, при учебной езде, при перевозке грузов.
Происходит, если автомобиль выезжает за пределы городской черты и едет по дороге I, II, III категории. При этом нельзя применять городские коэффициенты.
Для удобства все транспортные средства разделены на виды: легковые автомобили (отечественные и импортные), автобусы, грузовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны, . Для каждого вида имеется своя таблица.
Сначала нужно определить, к какой группе относится транспортное средство, отыскать в таблице значение базовой нормы . Применяя поправочные коэффициенты, принятые для данного автомобиля, рассчитываем эксплуатационную норму расхода. Если вид транспортного средства предполагает увеличение расхода на работу оборудования, расчет ведется по алгоритму, прописанному для данного вида.
Например, рассчитаем нормативный расход бензина для автомобиля ВАЗ 21140, возившего в июле 2014 года директора школы в небольшом городке (население 100 000 человек). Базовая норма – 7,9. Эксплуатационная норма 7,9 + 10% (100 тысяч население) + 5% (более 5лет в эксплуатации, пробег большой), получаем 9,1 литра на 100 км. Если пробег равен 700 километров, расход по норме будет равен: 9,1*700/100=63,7 литра.
Чтобы нормы были признаны в налоговых расходах можно воспользоваться письмом Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097, нормативы Минтранса здесь необязательны.
— не приговор. Объясним почему. За все время существования методических рекомендации по расчету эксплуатационных норм, мы привыкли к тому, что все начинается с базовой нормы. Базовая норма расхода топлива всегда бралась из списка Методических рекомендаций, предложенных Минтрансом. И мы с вами всегда старательно пытались «уложиться» в эти нормы чего бы нам это не стоило. Давайте идти в ногу со временем и посмотрим наконец-то реально на обоснованное списание расхода топлива на автомобили.…Разрешая спор в названной части, суд правомерно указал, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» N Р3112194-0366-03, утвержденные Минтрансом РФ 29.04.2003), на которые ссылается налоговый орган, носят рекомендательный характер…
а ВАС России не нашел оснований для пересмотра данного решения (Определение ВАС России от 14.08.2008 N 9586/08):
…Исследовав и оценив представленные доказательства по эпизоду, связанному с приобретением обществом горюче-смазочных материалов, суды, руководствуясь положениями статей 252, подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, сделали выводы о том, что Налоговым кодексом Российской Федерации не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, что произведенные затраты на приобретение горюче-смазочных материалов экономически обоснованы, документально подтверждены и правомерно включены в состав расходов…
Более того, Минтранс России не вправе издавать нормативные правовые акты по вопросам налогообложения (п. 1 ст. 4 НК РФ).
…Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме…
И это все. Конечно можно обосновать расходы на ГСМ с помощью Методических рекомендаций. А если нет базовой нормы, то обратиться в НИИАТ. Но нужно понять, что это не обязанность, а ваше право. Не стоит зацикливаться на поиске базовой нормы похожего автомобиля в АМ-23р. Также как не стоит зацикливаться только на НИИАТ. У вас есть выбор. Вы должны понять: главное не «кто» вам рассчитал норму, а главное «как» (по какой методике) вам рассчитали норму.
Какие нормы выбрать на зиму
Переход на зимние нормы расхода ГСМ начните с решения, какие нормы – свои или официальные – будет применять компания. При расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но есть рекомендательные нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). В рекомендованных нормах предусмотрены проценты, на которые можно увеличить в зимний период стандартные летние нормативы. Нормативы на зиму зависят от региона России. Проценты можно увидеть в наглядной таблице ниже.
Значение зимних надбавок к нормам расхода топлив по регионам России
№ пп | Регионы России (по федеральным округам) | Количество месяцев и срок действия зимних надбавок | Предельная величина зимних надбавок не более, % |
1 | 2 | 3 | 4 |
I. Центральный | |||
1 | Москва |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
2 | Белгородская обл. |
4.0 15.XL..15.III |
7 |
3 | Брянская обл. |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
4 | Владимирская обл. |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
5 | Воронежская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
6 | Ивановская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
7 | Калужская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
8 | Костромская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
9 | Курская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
10 | Липецкая обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
11 | Московская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
12 | Орловская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
13 | Рязанская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
14 | Смоленская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
15 | Тамбовская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
16 | Тверская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
17 | Тульская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
18 | Ярославская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
II. Северо-Западный | |||
19 | Санкт-Петербург |
5.0 01.XI..31.III1 |
10 |
20 | Республика Карелия |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
21 |
Республика Коми г.Воркута с прилегающим административным районом |
6.0 01.XI...30.IV 6.5 15.X…30.IV |
15 |
22 |
Архангельская обл. (без Ненецкого автономного округа) |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
23 | Вологодская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
24 | Калининградская обл. |
4.0 15.XL..15.III |
7 |
25 | Ленинградская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
26 | Мурманская обл. |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
27 | Новгородская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
28 | Псковская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
29 | Ненецкий автономный округ |
6.0 15.X...15.IV |
18 |
III. Северо-Кавказский | |||
30 | Республика Адыгея |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
31 | Республика Дагестан |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
32 | Республика Ингушетия |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
33 | Чеченская Республика |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
34 | Кабардино-Балкарская Республика |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
35 | Республика Калмыкия |
5.0 15.X...15.III |
10 |
36 | Карачаево-Черкесская Республика |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
37 | Республика Северная Осетия - Алания |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
38 | Краснодарский край |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
39 | Ставропольский край |
3.5 01.XII..15.III |
5 |
40 | Астраханская обл. |
5.0 15.X...15.III |
10 |
41 | Волгоградская обл. |
5.0 15.X...15.III |
10 |
42 | Ростовская обл. |
4.0 15.XI..15.III |
7 |
IV. Приволжский | |||
43 | Республика Башкортостан |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
44 | Республика Марий Эл |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
45 | Республика Мордовия |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
46 | Республика Татарстан |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
47 | Удмуртская Республика |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
48 | Чувашская Республика |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
49 | Кировская обл. |
5.5 15.X...31.III |
12 |
50 | Нижегородская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
51 | Оренбургская обл. |
6.0 15.X...15.IV |
15 |
52 | Пензенская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
53 | Пермская обл. (без Коми-Пермяцкого автономного округа) |
5.5 01.XI...15.IV |
10 |
54 | Самарская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
55 | Саратовская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
56 | Ульяновская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
57 | Коми-Пермяцкий автономный округ |
6.0 15.X...15.IV |
18 |
V. Уральский | |||
58 | Курганская обл. |
5.5 01.XI...15.IV |
10 |
59 | Свердловская обл. |
5.5 01.XI...15.IV |
10 |
60 | Тюменская обл. (без Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов) |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
61 | Челябинская обл. |
5.5 01.XI...15.IV |
10 |
62 | Ханты-Мансийский автономный округ |
6.5 15.X...30.IV |
18 |
63 | Ямало-Ненецкий автономный округ |
6.5 15.X...30.IV |
18 |
VI. Сибирский | |||
64 | Республика Алтай |
5.5 01.XI...15.IV |
15 |
65 | Республика Бурятия |
6.0 01.ХI... З0V |
18 |
66 | Республика Тува |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
67 | Республика Хакасия |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
68 | Алтайский край |
5.5 01.XI...15.IV |
15 |
69 | Красноярский край (без Таймырского и Эвенкийского автономных округов) |
5.5 01.XI...15.IV |
15 |
70 | Иркутская обл. (без Усть-Ордынского Бурятского автономного округа) |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
71 | Кемеровская обл. |
6.0 01.ХI...30.IV |
15 |
72 | Новосибирская обл. |
5.5 01.XI... 15.IV |
12 |
73 | Омская обл. |
5.5 01.XI... 15.IV |
12 |
74 | Томская обл. |
5.5 01.XI... 15.IV |
12 |
75 | Читинская обл. (без Агинского Бурятского автономного округа) |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
76 | Таймырский автономный округ |
7.0 15.X...15.V |
18 |
77 | Усть-Ордынский Бурятский автономный округ |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
78 | Эвенкийский автономный округ |
7.0 15.X....15.V |
18 |
79 | Агинский Бурятский автономный округ |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
VII. Дальневосточный | |||
80 | Республика Саха (Якутия) (без Чукотского автономного округа) |
7.0 15.X...15.V |
20 |
81 | Приморский край |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
82 | Хабаровский край |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
Охотский район |
6.5 15.X...30.IV |
18 | |
83 | Амурская обл. |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
84 | Камчатская обл. (без Корякского автономного округа) |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
85 | Магаданская обл. |
6.5 15.X...30.IV |
18 |
86 | Сахалинская обл.- южная часть |
5.0 15.XI...15.IV |
12 |
Сахалинская обл. - северная часть (выше 50° сев. широты) |
6.0 01.XI...30.IV |
15 | |
87 | Еврейская автономная обл. |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
88 | Корякский автономный округ |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
89 | Чукотский автономный округ |
6.5 15.X...30.IV |
20 |
90 | Острова Северного Ледовитого океана и морей |
7.0 01.XI...31.V |
20 |
91 | Крымский |
4.0 01.ХI..01.III |
5 |
Но применять официальные нормативы не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если компания решила установить свои нормы, то лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Образец приказа о нормах ГСМ смотрите ниже.
Реквизиты приказа о зимних нормах
В приказе о зимних нормах надо сказать, с какого числа компания их применяет. В приказе надо детально расписать информацию об автомобиле, для которого компания устанавливает новую норму. Напишите марку машины, ее модификацию, государственный регистрационный знак. Тогда меньше риска запутаться и завысить расходы в налоговом учете.
Чиновники разрешают компаниям для одних автомобилей устанавливать минтрансовские нормативы, а для других - свои. Тогда в приказе надо провести четкие границы между теми и другими, чтобы на проверке не возникло путаницы с тем, какие нормы правильные.
В приказе можно установить, кто из работников будет отвечать в компании за соблюдением зимних норм. Это может быть, к примеру, руководитель АХО или начальник транспортного отдела. С новым приказом надо ознакомить этого сотрудника. Также сообщите работнику бухгалтерии, который отвечает за учет расходов на ГСМ, что компания осуществила переход на зимние нормы расхода ГСМ.
Недавние изменения по нормам ГСМ
В 2015 году Минтранс пересмотрел свои нормативы (распоряжение от 14 июля 2015 г. № НА-80-р). В частности, увеличились надбавки для крупных городов и повысились коэффициенты для технологического транспорта, включая тот, что используют внутри компании. Например, к таким машинам относятся погрузчики, тракторы, краны.
Минтранс повысил коэффициенты для городов-миллионников. Теперь максимальный размер надбавки увеличился с 25 до 35 процентов. И действует это значение для машин, которые используют в городах с населением свыше 5 млн человек. В городах с численностью от 1 до 5 млн человек можно увеличивать норму списания ГСМ на 25 процентов.
По новым правилам повышающие коэффициенты можно применять не только для городов и крупных населенных пунктов, как раньше, но и для любых других населенных пунктов (п. 5 Методических рекомендаций, утв. распоряжением № АМ-23-р). Например, небольших поселков, деревень и сел и т. д. Компании, которые используют автомобили на территории таких населенных пунктов, тоже вправе увеличить нормы расхода топлива на 5 процентов. Единственное условие для применения этой надбавки - наличие регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения.
Чтобы признать при расчете налога на прибыль ГСМ, надо установить нормы списания. В 2017 году в РФ выгодно применять нормы Минтранса, хотя можно разработать свои. Оформляйте путевые листы (образец есть у нас).
Нужно ли нормировать ГСМ в 2017 году в РФ
Налоговый кодекс РФ не требует, чтобы компании и предприниматели при расчете налога на прибыль списывали расходы на горючее по нормам. Так что такие расходы можно признавать полностью (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Однако при расчете налога на прибыль признают только обоснованные расходы (ст. 252 Налогового кодекса РФ), поэтому на проверке инспекторы затребуют документы, подтверждающие обоснованность затрат. Например, данные о контрольных замерах расхода топлива.
Сложностей с подтверждением обоснованности не будет, если признавать расходы на горючку в налоговом учете по нормам. Возьмите их из распоряжения Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. За счет повышения надбавок они стали выгоднее.
Можно разработать и свои нормы, утвердив их в приказе. Сделайте это с учетом марки, технических характеристик и условий эксплуатации каждой машины, которая есть у компании. Превышать в налоговом учете свои нормы тоже опасно. Если налоговики снимут сверхлимитные расходы, отменить доначисления не получится даже в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г. № А53-24671/2014).
Как оформить приказ об утвреждении норм ГСМ
Посмотрите примерный образец приказа, которым можно изменить привычные нормы ГСМ:
Важно!
В налоговом учете расходы на ГСМ списывают как материальные или прочие. Все зависит от цели использования транспорта. Так, если транспорт используют для перевозки грузов, расход бензина, газа или солярки включите в материальные расходы. Если же транспорт используют в служебных целях, стоимость топлива списывают на прочие расходы.
Надо ли оформлять путевой лист
Чтобы списать расходы на бензин, нужен правильно оформленный путевой лист. Можно использовать утвержденную форму или разработать документ самостоятельно (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Автотранспортные компании составляют их ежедневно на каждую смену (раздел 2 Указаний, утв. постановлением Госкомстата № 78). Остальные вправе установить другую периодичность, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).
Как заполнить путевой лист
Компании, которые не являются автотрансопртными, могут сами разработать форму путевого листа. Возьмите за основу унифицированную формы и упростите ее. Вот образец упрощенного путевого листа:
Какие надбавки можно установить
Как списывать топливо в бухучете
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).
При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:
ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44...) КРЕДИТ 10-3
Чтобы упростить порядок списания ГСМ Минтранс РФ традиционно установил нормы расхода топлива на 2018 г. Также последняя редакция действующего в РФ распоряжения № АМ-23-р, регулирующего данный вопрос, получила ряд дополнений, уточнений для легковых, грузовых автомобилей об этом свидетельствует сводная таблица документа.
Основным российским юридическим актом, регулирующим почти все нормы расхода топлива на 2018 год, является распоряжение № АМ-23-р, его издал Минтранс в 2008 г. Чтобы нормы соответствовали для легковых, грузовых автомобилей или для любого трактора реальным значениям Минтранс постоянно уточняет показатели расхода, также ежегодно вносятся новые модели авто. Например, с 2017 г. таблица дополнена такими моделями, как Lada Granta 219020 1,6, Honda Accord IX 2,4, Toyota RAV4 2,0 2W.
Российский Минтранс хотя регулярно пересматривает содержимое распоряжения о том, как расходуется горюче-смазочный материал на автомобильном транспорте, указывает, что все указанные нормы расхода топлива, которые содержит последняя редакция (ее сводная ) документа не являются обязательным к применению, об этом свидетельствует и официальный сайт министерства. То есть любая организация вправе устанавливать свои нормы, для этого нужен только внутренний приказ по предприятию. В любом из случаев для учета топлива в расходах нужны будут документы, подтверждающие покупку, ними могут быть:
Подойдет любая другая профильная отчетная документация, действующая в РФ. Также понадобится документ подтверждающий, что автомобильный транспорт использовался в нуждах организации. Им может быть:
Расходование топлива может подтвердить соответствующая бухгалтерская справка.
Все нормы топлива, которые содержит являются только базовыми и составляются на основании мощности двигателя, количества поршней. Также Минтранс указал, что базовый показатель может дополняться рядом значений, адаптирующих расход для конкретных условий, то есть делающих его реальными. Например, согласно распоряжения, выполняя расчет расходования зимой нужно добавлять 5-20% к показателю, который содержит таблица. Последняя редакция профильного документа указывает почему данный коэффициент различный — на юге автомобиль зимой из-за более мягких климатических условий потребляет всего на 5% больше ГСМ, чем летом, а на севере (к примеру, в Республике Саха) на 20%. Это касается легковых и грузовых автомобилей.
Расчет используемого ГСМ зависит и от размера населенного пункта. Например, когда в городе живет до 100 тыс. чел., то в организации могут использовать еще один повышательный коэффициент — 5%, в более крупных населенных пунктах он больше. Так с 2017 г. таблица для легковых, грузовых автомобилей указывает, что в городах, чье население превышает 5 млн чел, следует использовать коэффициент в 35%.
Последняя редакция распоряжения свидетельствует, что возраст, который имеет машина важный аспект для расходования бензина, дизеля. Поэтому, когда выполняется расчет для легковых, грузовых автомобилей, то при его возрасте в 5 и более лет используется повышательный коэффициент в 5%, если машина имеет от 8 лет, то коэффициент будет в 10%.
Поскольку в РФ используются более 800 марок авто, то достаточно обширная и позволяет выполнять расчет во многих случаях. Но все же, случаи, когда используемая марка отсутствует, в данной ситуации выйти из положения просто — можно использовать значения, указанные заводом изготовителем, также позволено утверждать свои нормативы.
Таблица содержит и ряд наименований иномарок, так популярная Ауди А6 должна использовать 13 л.