Численность работников бухгалтерии можно определить исходя из объема выполняемых ими работ. Для этого используются типовые нормы времени нормы обслуживания на работы по бухгалтерскому учету, утвержденные Гос. комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и з/пл 13.01.1971 г.
Нормы времени определяют совокупные нормативные затраты времени на выполнение полного объема бухгалтерских работ в течение месяца, условно отнесенных на один первичный приходно-расходный документ.
Нормы времени разработаны по отдельным видам бухгалтерских работ. Эти нормы дифференцированы по количеству строк, граф и уровню механизации в первичном документе. По расчету заработной платы и табельному учету используются нормы обслуживания, которые определяются как количество работников, приходящихся на одного бухгалтера и одного табельщика. Они установлены отдельно для рабочих, находящихся на сдельной оплате труда и для остальных категорий работников. Кроме того нормы обслуживания для сдельщиков подразделяются в зависимости от характера производства.
Расчет явочной численности работников, занятых различными видами бухгалтерских работ, производятся в следующем порядке:
Нч общ = НчБУ + НчЗ/пл + НчТаб.уч.
Численность работников, занятых БУ (НчБУ) по видам работ определяется:
НчБУ = (Х хНвр) / 10476,
где Х – среднемесячное число первичных приходно-расходных документов
Нвр – норма времени на один приходно-расходный документ, мин.
10476 – месячный фонд работы на одного бухгалтера, мин.
Численность бухгалтеров, занятых расчетом заработной платы (НчЗ/пл) определяется:
НчЗ/пл = Ч1 / Нобс.1 + Ч2 / Нобс.2,
где Ч1, Ч2 – численность сдельщиков и повременщиков,
Нобс.1 – норма обслуживания сдельщиков одним бухгалтером, чел.
Нобс.2 – норма обслуживания повременщиков одним бухгалтером, чел.
Численность табельщиков (НчТаб.уч.)
НчТаб.уч = Ч3 / Нобс.3,
где Ч3 – численность работников, охватываемых табельным учетом,
Нобс3 – норма обслуживания работников одним табельщиком, чел.
7 Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки и утверждения
Успешная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильного распределения обязанностей между ее работниками.
Обязанности, права и персональная ответственность каждого работника бухгалтерии определяются должностными инструкциями. Наличие таких инструкций позволяет проводить обоснованный подбор и расстановку кадров, осуществлять мероприятия по повышению их квалификации, укреплению трудовой дисциплины, улучшению условий труда.
Разработка должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, необходимо провести классификацию учетных работ по уровню сложности, что позволит равномерно распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручить квалифицированным работникам. Также необходимо определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.
Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции составляют руководители секторов (групп, отделов).
В должностные инструкции целесообразно включать следующие разделы:
1. Общие положения . В этом разделе определяются подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться работник в своей работе.
2. Функции. Этот раздел содержит перечень конкретных функций, выполнение которых возложено на данного работника.
3. Должностные обязанности . Здесь указывается перечень работ, выполняемых работником. Сюда могут входить: оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов; составление сводных и накопительных ведомостей; ведение регистров синтетического и аналитического учета; составление отчетности; оформление документов для сдачи в архив.
4. Права . В этом разделе излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обуславливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством.
5. Ответственность . Здесь перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность. Подробная разработка этого раздела способствует четкой организации учетного процесса, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, повышению у работников чувства ответственности и осознания общественной значимости занимаемой должности.
Должностные инструкции утверждаются руководителем предприятия в двух экземплярах, один из которых под расписку вручается работнику, второй - хранится в делах бухгалтерии.
Должностная инструкция составляется на конкретную должность с указанием фамилии работника и перечня должностных обязанностей.
Должностные инструкции работников бухгалтерии необходимо периодически уточнять исходя из изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, организации внутрихозяйственного расчета и других факторов.
Должностные инструкции составляются на основании положения о должности, в котором указываются обязанности, права и ответственность работника, занимающего должность, квалификационные требования, основание введения должности и должностной оклад.
Положение о должности разрабатывается исходя из особенностей организации производства, труда и управления, требований к уровню подготовки и стажу работы, определенных квалификационным справочником «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159 с изменениями и дополнениями от 23.06.2008 г. №92. Положение о должности утверждается руководителем предприятия.
8. Индивидуальные графики работы отдельных работников: содержание и порядок разработки
Важным этапом организации работы учетного аппарата является разработка индивидуального графика выполнения учетных работ, который составляется главным бухгалтером (руководителем группы, отдела, сектора) для каждого должностного лица. В графике перечисляются все виды работ, предусмотренные должностной инструкцией конкретного работника бухгалтерии (другого лица, выполняющего учетные работы), указываются сроки выполнения каждой операции. Например, индивидуальный график работы кассира может выглядеть следующим образом:
| № п/п | Наименование работы | Срок исполнения |
| Проведение операций в банке (получение и сдача денег, получение выписок со счетов предприятия, сдача платежных поручений и других документов) | Ежедневно 9.00-10.00 | |
| Сдача в бухгалтерию предприятия выписок с расчетных счетов предприятия (с приложениями к ним) | 10.00-10.30 | |
| Оформление кассовыми ордерами получения денег по чекам и сдачи наличных денег по объявлениям | 10.30-11.00 | |
| 11.00-13.00 | ||
| Обед | 13.00-14.00 | |
| Прием и выдача наличных денег работникам предприятия | 14.00-17.00 | |
| Составление отчета по кассе и сдача его в бухгалтерию | 17.00-18.00 |
Индивидуальные графики выполнения работ отдельных работников учетного аппарата должны быть согласованы между собой так, чтобы работа одного исполнителя не зависела от недостатков в работе других работников бухгалтерии.
Наличие индивидуальных графиков повышает ответственность исполнителей за порученную им работу, повышает четкость и организованность работы учетного аппарата, позволяет эффективно использовать рабочее время учетных работников.
Индивидуальные графики составляются в двух экземплярах. Первый вручается исполнителю и находится на его рабочем месте, второй - хранится у главного бухгалтера в отдельной папке, где собраны копии всех индивидуальных графиков.
Время от времени главный бухгалтер сталкивается с необходимостью определить, насколько оптимальна численность его подчиненных. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. С другой стороны, чрезмерно увеличивать штат бухгалтерии не дает генеральный директор, который требует очень четко обосновывать потребность в каждом дополнительном сотруднике.
Павел Меньшиков, экспрет по реинжинирингу бухгалтерских служб
Мы уже говорили, что с руководителем нужно общаться на языке сухих цифр, а не эмоций. Если вы просто придете к директору со словами: «У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше - два», то в ответ можете услышать: «А я считаю, что у вас мало работы. Я бы с удовольствием сократил бухгалтерию на одного человека, а еще лучше - на двух».
В этой же статье поговорим о том, как рассчитать идеальное количество сотрудников бухгалтерии, а также фонд оплаты труда для них. А потом уже можно решать, имеет ли смысл просить директора о расширении штата.
Очень часто главные бухгалтеры спрашивают у меня, каково идеальное процентное соотношение бухгалтеров к общему числу сотрудников компании - 5, 10 или, может, 15 процентов? Однозначного ответа на этот вопрос нет, так как даже в похожих компаниях число специалистов бухгалтерии может отличаться в разы.
Почему же так происходит? Потому что численность сотрудников прежде всего зависит от функций, которые выполняет подразделение.
В одной из предыдущих статей мы уже говорили о том, что в различных компаниях эти функции могут существенно различаться. Например, одно дело - просто предоставлять информацию о дебиторской задолженности в другие отделы и службы. И совсем другое - самим выбивать правильные документы или деньги из не очень добросовестных контрагентов.
Второй по популярности вопрос: влияет ли на численность бухгалтерии выручка компании? Например, должна ли измениться численность, если выручка выросла с 200 тыс. руб. в день до двух миллионов? Давайте разберемся. Мы могли раньше выставлять один счет на 200 тыс. руб., а сейчас выставляем такой же счет, но на два миллиона. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы заработать 200 тыс. руб., должна была выставлять 20 тысяч счетов по 10 руб. каждый. И когда выручка увеличилась до двух миллионов, счетов стало уже 200 тысяч. Поэтому штат бухгалтеров этой компании также должен существенно расшириться.
Таким образом, если мы хотим определить бухгалтерии, нужно учитывать не только перечень продуктов, которые она производит. Важен и объем операций, связанных с изготовлением этих продуктов.
И третье, от чего иногда зависит численность персонала бухгалтерии, это уровень эффективного использования рабочего времени. Сюда относится степень автоматизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация.
Самое интересное, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается грамотной автоматизацией работы, то численность можно и не увеличивать. Например, приобрести сканер и программное обеспечение, которое будет автоматически сохранять копии отсканированных документов в бухгалтерской программе. Современные потоковые сканеры способны обрабатывать от 15 до 100 документов в минуту. А сколько документов в час вводят ваши бухгалтеры?
Можно выделить пять типовых позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, его заместитель, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.
Операционисты - это либо люди, которые вносят первичные документы в информационную систему, либо курьеры.
Младшие бухгалтеры - сотрудники, которые отвечают за несложные участки либо помогают старшим бухгалтерам.
Старшие бухгалтеры (в некоторых компаниях они называются бухгалтерами второй категории или ведущими бухгалтерами) имеют гораздо больший опыт. За ними закреплены наиболее сложные участки учета.
Заместитель главного бухгалтера - это либо методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках. Либо человек, который помогает главбуху руководить большим коллективом.
Чтобы определить оптимальную численность персонала бухгалтерии, нужно составить список задач, возложенных на нее генеральным директором. Потом рассчитать приблизительный объем времени на выполнение каждой задачи. Далее распределить задачи между названными выше позициями. Суммировать нормативное время. И представить генеральному директору расчетное количество бухгалтеров каждой квалификации: скажем, один заместитель, два старших бухгалтера, два - младших и один операционист. Затем, чтобы составить бюджет на содержание бухгалтерии, просто умножаем получившееся количество бухгалтеров на сложившийся в вашем регионе уровень зарплат. Для Москвы можно взять следующие ставки: операционист - 100 руб. в час, младший бухгалтер - 200 руб., старший бухгалтер - 350 руб., заместитель главного бухгалтера - 700 руб., главный бухгалтер - 1200 руб. в час.
Многие московские главбухи, сравнив свой оклад со ставкой 1200 руб. в час, очень удивятся, ведь они получают гораздо меньше. Причина в том, что 1200 руб. в час (или около 200 тыс. руб. в месяц) - это идеальный оклад главного бухгалтера средней компании. Такой специалист занимается только работой, соответствующей его квалификации. В реальной жизни главный бухгалтер определенное количество времени тратит на менее квалифицированную работу. Он может вести несколько участков учета, ездить в налоговую. А чем ниже сложность решаемых задач, тем ниже и зарплата.
С помощью этих расчетов можно определить идеальный состав бухгалтерии. Теперь предлагаю рассмотреть наглядный пример.
Допустим, в бухгалтерии помимо главбуха трудятся три человека: Иванова (старший бухгалтер), Петрова и Сидорова (младшие бухгалтеры). Главбуху надо определить реальный процент загрузки этих сотрудниц. Также необходимо оценить, соответствует ли их зарплата уровню выполняемой работы. Для этого руководитель заполняет таблицу (см. образец расчета бюджета времени и фонда оплаты труда бухгалтерии).
Сначала нужно составить перечень продуктов, которые производят бухгалтеры, а также затрат времени на каждый из них. Время на обработку «первички» рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Получается, что старший бухгалтер Иванова вводит «первичку» 95 часов в месяц, Петрова - 50, Сидорова - 40.
Чтобы понять, сколько времени занимают звонки контрагентам, используется таблица учета рабочего времени. Иванова звонила в течение 15 часов в месяц, Сидорова - 5 часов, Петрова вообще не звонила. На саморазвитие, например на чтение бухгалтерских журналов, каждой даме выделено по 2 часа в месяц.
Отдельно стоит остановиться на строке «Резерв на непредвиденные дела». Распределяя загрузку, всего не предусмотришь, всегда найдутся мелкие дела, которые отнимают много времени. Поэтому важно в расчет оптимальной численности закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.
Итого у Ивановой получилась нагрузка в объеме 187 часов при нормативе 176 часов. Перерасход - 11 часов, или 6 процентов от рабочего времени. Петрова и Сидорова недозагружены.
Далее по каждому продукту, то есть в каждой строчке, нужно проставить уровень квалификации, необходимый для качественного выполнения данной работы. А затем умножить количество расходуемого времени на соответствующую часовую ставку (в нашем примере московскую). Что такое «Ввод “первички”»? Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб/ч. Звонки контрагентам - более квалифицированный труд уровня старшего бухгалтера, то есть 350 руб/ч. И так далее.
Осталось просто посчитать, какую зарплату мы должны платить бухгалтеру за месяц. Первая - Иванова. 95 часов, расходуемых на обработку первичных документов, главбух умножает на 100 руб/ч. Получает 9500 руб. 15 часов звонков контрагентам умножает на 350 руб., итого 5250 руб/мес. И так по каждой строчке. Заключительный аккорд - сумма по столбцу. Выходит 38 400 руб. оклада. А на деле Иванова зарабатывает 40 000 руб. в месяц. Напрашивается очень интересный вывод. С одной стороны, сотрудница перегружена, но с другой - она не полностью отрабатывает даже свою нынешнюю зарплату. Поэтому просить у генерального директора прибавки для нее мы не можем. Если же провести аналогичные расчеты для Петровой, то получится 14 480 руб. при фактической зарплате 25 000 руб. И это неудивительно, учитывая огромные резервы времени, которыми она обладает.
Так почему же у старшего бухгалтера Ивановой такой перекос? Потому что она больше половины своего времени занимается работой, не соответствующей ее квалификации. Чтобы Иванова все успевала, нужно всего лишь делегировать часть своих функций двум другим сотрудницам.
Этот пример отлично показывает, что перед тем, как выбивать у генерального директора дополнительного сотрудника, необходимо разобраться, все ли внутренние резервы повышения эффективности использованы. Возможно, простое перераспределение обязанностей между имеющимися бухгалтерами устранит проблемы с нехваткой кадров.
Как разобраться, почему сотрудники не справляются с работой? Может они перегружены, и требуется дополнительный персонал, или же они недостаточно эффективно работают? При грамотной оптимизации процесса возможно сократить штат, не снижая при этом эффективности работы. Сколько человек должен считать расчетный бухгалтер, как рассчитать загруженность бухгалтера, коэффициент главного бухгалтера и оптимальная численность бухгалтерии на предприятии — обсудим в этой статье. Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала. И если перед некоторыми специалистами не составит труда поставить конкретные задачи и сроки их решения, и оценить количество сделанной ими работы. Например, журналисты получают гонорары за определенный объем текстов или их количество. То понять, каков КПД работы других работников, бывает довольно сложно.
Обычно рассматривают наиболее успешные компании на рынке, и для каждой отрасли рассчитывают собственный норматив. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только по лидерам рынка, но и точность таких нормативов будет невысокой, потому что не учитываются объемы бизнеса, специфика каждой конкретной компании и т.д. Метод фотографии рабочего дня заключается в том, что аудитор или сотрудник отдела по работе с персоналом фиксирует каждое действие сотрудника в течение всего рабочего дня и замеряет длительность его выполнения.
Такой способ очень трудозатратен и более эффективен на производстве. Для расчета бухгалтерских нормативов он подходит не всегда. Микроэлементное нормирование – один из наиболее точных способов определения нормативов.
Количество человеко-часов, необходимое для получения единицы результата работы, называется нормативами трудозатрат. Такие нормативы могут быть фактическими и оптимальными. Первые отражают текущую ситуацию в компании на момент измерения, вторые рассчитываются в среднем по отрасли и показывают, к чему надо стремиться.
Способы расчета трудозатрат Существует несколько основных способов расчета нормативов трудозатрат для компании:
Рассмотрим каждый из них в отдельности и остановимся на наиболее оптимальном с точки зрения трудоемкости и точности методе. Бенчмаркинг – это оценка и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях вашей отрасли.
Внимание
Счета каждому поставщику оплачиваются два раза в месяц. Каждый из 1000 клиентов компании делает в среднем 10 покупок в месяц. Кроме того, даны следующие нормативы:
Достаточно ли будет такой компании двух бухгалтеров? Учет расчетов с поставщиками: 62 поставщика х 10 поставок х 3 склада = 1860 накладных от поставщиков в месяц.
Мебель и рабочий стол бухгалтера В Минтруда считают очень важным оборудование рабочих мест в бухгалтерии мебелью из унифицированных элементов. В тексте документа сказано: Из таких элементов можно монтировать разнообразные рабочие столы, приставки к ним, тумбы. Расстояние между рабочими местами должна быть 0,75-0,9 м.
Важно
Наиболее удобными для оборудования рабочего места являются стулья с металлической основой и подъемно-поворотным механизмом. Сами столы, при этом, должны быть расположены перпендикулярно окну, при этом окно желательно расположить слева. Выдвижные ящики столов должны быть оборудованы приспособлениями для удобного расположения папок.
Все папки и другие приспособления для хранения документов должны иметь яркую маркировку, различную расцветку, на них должны быть нанесены кодовые отметки, чтобы после использования их можно было легко вернуть на прежнее место. На рабочем столе бухгалтера должно находиться минимально необходимое количество документов, непосредственно связанных с текущей оперативной работой. Также на столе должен стоять перекидной календарь, канцелярские принадлежности и необходимая оргтехника, например калькулятор.
Все предметы, необходимые бухгалтеру для работы, должны иметь свое строго определенное место. Чем чаще специалист использует в работе тот или иной предмет, тем ближе к нему он должен располагаться. Нормы работы По мнению чиновников, один бухгалтер должен успевать обслуживать не менее 5 тысяч инвентарных карточек по основным средствам или не менее 6 тысяч накладных по учету выдачи материалов.
Главбух решилась оставить ТРИ… плюс одну назначили руководителем, освободив от обязанностей расчетчицы, т.е. только распределение работ, своды, налоговая и пр.Проблемы, как рукой сняло. ;)В этом конце января… и вовсе остались вдвоем… морозы, дети…Даже привлекать из бухгалтерии никого не стали, зарплату расчитали вовремя. ;)Так что… меньше 500… ну никак нельзя 😉 Список тем форума Форум Территория 1С Рекламное место пустует Рекламное место пустует Независимо от того, куда вы едете - это в гору и против ветра! ВНИМАНИЕ! Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере. Ветка сдана в архив. Добавление сообщений невозможно.Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят!Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000 человек.
Определяем положенные вычеты С начала года ему был начислен оклад в размере 322000 руб., поэтому вычеты на детей ему уже не полагаются. Напомню, что детские вычету действуют до тех пор, пока заработная плата работника, рассчитанная с начала календарного года, не достигла величины 280 000 руб. 3) Рассчитываем заработную плату с учетом районного коэффициента Зарплата = 66667 + 66667 * 15% = 76667 руб. 4) Считаем НДФЛ НДФЛ = (Начисленная зарплата - Вычеты) * 13% = (76667 - 0) * 13% = 9967 руб. 5) Рассчитываем зарплату, которую мы выплатим работнику: Зарплата к выплате = Начисленная зарплата - НДФЛ = 76667 - 9967 = 66700 руб. Пример расчета заработной платы работников Аналогично проводятся расчеты по всем остальным работникам.
Все расчеты по расчету и начислению зарплаты всем пяти работникам сведены в таблицу ниже: ФИО Зарплата с начала года Оклад Отраб. дней в мае Оклад за отраб.
Начисл. зарплата Вычеты НДФЛ (Оклад - Вычеты) * 13% К выплате Иванов 322000 70000 20 66667 76667 0 9967 66700 Петров 92000 20000 21 20000 23000 1900 2743 20257 Никифоров 110400 24000 21 24000 27600 5800 2834 24766 Бурков 73600 16000 21 16000 18400 2800 2028 16372 Крайнов 73600 16000 10 7619 8762 500 1074 7688 Итого 154429 18646 135783 На практике при расчете и начислении зарплаты заполняется первичный документ - расчетная ведомость форма Т51, образец которой можно скачать здесь. По итогам расчетов считается итоговая сумма начисленной зарплаты, НДФЛ и зарплаты, предназначенной для выплаты. Расчет страховых взносов Про страховые взносы было подробно написано в предыдущей статье, рассчитаем их для данного примера. Взнос в ПФР = итоговая начисленная зарплата * 22% = 154429 * 22% = 33974. Взнос в ФСС = итоговая начисленная зарплата * 2,9% = 154429 * 2,9% = 4478.
Данные по работникам: Фамилия работника Оклад Вычеты Количество отработанных дней в мае Иванов 70000 2 детей 20 Петров 20000 500 руб., 1 ребенок 21 Никифоров 24000 3000 руб., 2 детей 21 Бурков 16000 2 детей 21 Крайнов 16000 500 руб., детей нет 10 Начиная с начала года до месяца мая, все работники отработали все месяцы полностью, районный коэффициент в нашем примере расчета зарплаты примем равным 15%. Напомню, что данные об отработанных днях берутся из табеля учета рабочего времени, образец этого документа можно найти здесь. Рассмотрим первого работника Иванова. 1) Определяем оклад за отработанное время В мае он отработал 20 дней из положенных 21.
Оклад за отработанное время определяется как Оклад * Отработанные дни / 21 = 70000 * Иванову начислена зарплата = 70000 * 20 / 21 = 66667 руб.
Взнос в ФФОМС = итоговая начисленная зарплата * 5,1% = 154429 * 5,1% = 7876. Итого сумма страховых взносов = 33974 + 4478 + 7876 = 46328. Проводки по заработной платы Сумма Дебет Кредит Название операции 154429 20 (44) 70 Начисленная зарплата списана на себестоимость продукции, услуг, товаров 18646 70 68 Учтен НДФЛ 135783 70 50 Выплачена заработная плата работника 46328 20 (44) 69 Начисленные страховые взносы списаны на себестоимость продукции, услуг, товаров.
На этом пример расчета и начисления заработной платы работникам закончен. Напомню, что для выплаты зарплаты необходимо заполнить первичный документ - расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 либо отдельно расчетную ведомость Т-51 и платежную ведомость Т-53. В следующих статьях рассмотрим, как рассчитываются отпускные на предприятии и приведем примеры расчета.
Обновлённые HR-Сообщества: Клуб бухгалтеров и аудиторов | 16.12.2012 13:20 selenalena Добрый день! Я работаю бухгалтером по расчету зарплаты. Начисляю зарплату в пяти организациях, в общей сумме численность составляет 425 человек. Одна из организаций стремительно растет. Я как-то пожаловалась главному бухгалтеру, что тяжело, большая численность людей.
На что она мне ответила «А ты знаешь, что 1 расчетчик должен рассчитывать около тысячи сотрудников». Я потеряла дар речи и пошла работать дальше. Я понимаю если бы была одна организация с такой численностью, но когда в отчетный период количество отчетов умножено на пять, я каждый раз испытываю стресс.
Чем поможет эта статья: Если вам действительно нужен дополнительный сотрудник, то у вас будут аргументы для директора. Или же вы поймете, как более рационально распределить работу, чтобы обойтись без расширения штата.
От чего убережет: От неприятного разговора с директором и его недоверия.
Время от времени главный бухгалтер сталкивается с необходимостью определить, насколько оптимальна численность его подчиненных. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. С другой стороны, чрезмерно увеличивать штат бухгалтерии не дает генеральный директор, который требует очень четко обосновывать потребность в каждом дополнительном сотруднике.
Нельзя просто прийти к директору со словами: «У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше — два». Потому что в ответ можно услышать: «А я считаю, что у вас мало работы. Я бы с удовольствием сократил бухгалтерию на одного человека, а еще лучше — на двух».
Мы уже говорили, что с руководителем нужно общаться на языке сухих цифр, а не эмоций. В этой же статье поговорим о том, как рассчитать идеальное количество сотрудников бухгалтерии, а также фонд оплаты труда для них. А потом уже можно решать, имеет ли смысл просить директора о расширении штата.
От каких факторов зависит численность бухгалтерии
Очень часто главные бухгалтеры спрашивают у меня, каково идеальное процентное соотношение бухгалтеров к общему числу сотрудников компании — 5, 10 или, может, 15 процентов? Однозначного ответа на этот вопрос нет, так как даже в похожих компаниях число специалистов бухгалтерии может отличаться в разы.
Почему же так происходит? Потому что численность сотрудников прежде всего зависит от функций, которые выполняет подразделение .
В одной из предыдущих статей мы уже говорили о том, что в различных компаниях эти функции могут существенно различаться. Например, одно дело — просто предоставлять информацию о дебиторской задолженности в другие отделы и службы. И совсем другое — самим выбивать правильные документы или деньги из не очень добросовестных контрагентов.
Второй по популярности вопрос: влияет ли на численность бухгалтерии выручка компании? Например, должна ли измениться численность, если выручка выросла с 200 тыс. руб. в день до двух миллионов? Давайте разберемся. Мы могли раньше выставлять один счет на 200 тыс. руб., а сейчас выставляем такой же счет, но на два миллиона. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы заработать 200 тыс. руб., должна была выставлять 20 тысяч счетов по 10 руб. каждый. И когда выручка увеличилась до двух миллионов, счетов стало уже 200 тысяч. Поэтому штат бухгалтеров этой компании также должен существенно расшириться.
Таким образом, если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нужно учитывать не только перечень продуктов, которые она производит. Важен и объем операций, связанных с изготовлением этих продуктов.
Важная деталь
Если вы хотите определить оптимальную численность бухгалтерии, учитывайте не только перечень продуктов, которые она производит, но и объем операций, связанный с их выполнением.
И третье, от чего иногда зависит численность бухгалтерии, это уровень эффективного использования рабочего времени. Сюда относится степень автоматизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация.
Самое интересное, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается грамотной автоматизацией работы, то численность можно и не увеличивать. Например, приобрести сканер и программное обеспечение, которое будет автоматически сохранять копии отсканированных документов в бухгалтерской программе. Современные потоковые сканеры способны обрабатывать от 15 до 100 документов в минуту. А сколько документов в час вводят ваши бухгалтеры?
Как установить оптимальную численность и фонд оплаты труда бухгалтерии
Можно выделить пять типовых позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, его заместитель, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.
Операционисты — это либо люди, которые вносят первичные документы в информационную систему, либо курьеры.
Младшие бухгалтеры — сотрудники, которые отвечают за несложные участки либо помогают старшим бухгалтерам.
Старшие бухгалтеры (в некоторых компаниях они называются бухгалтерами второй категории или ведущими бухгалтерами) имеют гораздо больший опыт. За ними закреплены наиболее сложные участки учета.
Заместитель главного бухгалтера — это либо методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках. Либо человек, который помогает главбуху руководить большим коллективом.
Еще по этой теме
Как определять время, которое подчиненные должны тратить на работу, рассказано в статье «Как оценить эффективность работы и реальную загрузку каждого сотрудника бухгалтерии», опубликована в журнале «Главбухе» № 8, 2012.
Чтобы определить оптимальную численность бухгалтерии, нужно составить список задач, возложенных на нее генеральным директором. Потом рассчитать приблизительный объем времени на выполнение каждой задачи. Далее распределить задачи между названными выше позициями. Суммировать нормативное время. И представить генеральному директору расчетное количество бухгалтеров каждой квалификации: скажем, один заместитель, два старших бухгалтера, два — младших и один операционист. Затем, чтобы составить бюджет на содержание бухгалтерии, просто умножаем получившееся количество бухгалтеров на сложившийся в вашем регионе уровень зарплат . Для Москвы можно взять следующие ставки: операционист — 100 руб. в час, младший бухгалтер — 200 руб., старший бухгалтер — 350 руб., заместитель главного бухгалтера — 700 руб., главный бухгалтер — 1200 руб. в час.
Многие московские главбухи, сравнив свой оклад со ставкой 1200 руб. в час, очень удивятся, ведь они получают гораздо меньше. Причина в том, что 1200 руб. в час (или около 200 тыс. руб. в месяц) — это идеальный оклад главного бухгалтера средней компании. Такой специалист занимается только работой, соответствующей его квалификации. В реальной жизни главный бухгалтер определенное количество времени тратит на менее квалифицированную работу. Он может вести несколько участков учета, ездить в налоговую. А чем ниже сложность решаемых задач, тем ниже и зарплата.
С помощью этих расчетов можно определить идеальный состав бухгалтерии. Теперь предлагаю рассмотреть наглядный пример.
Допустим, в бухгалтерии помимо главбуха трудятся три человека: Иванова (старший бухгалтер), Петрова и Сидорова (младшие бухгалтеры). Главбуху надо определить реальный процент загрузки этих сотрудниц. Также необходимо оценить, соответствует ли их зарплата уровню выполняемой работы. Для этого руководитель заполняет таблицу (см. образец расчета бюджета времени и фонда оплаты труда бухгалтерии).
Сначала нужно составить перечень продуктов, которые производят бухгалтеры, а также затрат времени на каждый из них. Время на обработку «первички» рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Получается, что старший бухгалтер Иванова вводит «первичку» 95 часов в месяц, Петрова — 50, Сидорова — 40.
Чтобы понять, сколько времени занимают звонки контрагентам, используется таблица учета рабочего времени. Иванова звонила в течение 15 часов в месяц, Сидорова — 5 часов, Петрова вообще не звонила. На саморазвитие, например на чтение бухгалтерских журналов, каждой даме выделено по 2 часа в месяц.
Отдельно стоит остановиться на строке «Резерв на непредвиденные дела». Распределяя загрузку, всего не предусмотришь, всегда найдутся мелкие дела, которые отнимают много времени. Поэтому важно в расчет оптимальной численности закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.
Важная деталь
В расчет оптимальной численности необходимо закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.
Итого у Ивановой получилась нагрузка в объеме 187 часов при нормативе 176 часов. Перерасход — 11 часов, или 6 процентов от рабочего времени. Петрова и Сидорова недозагружены.
Далее по каждому продукту, то есть в каждой строчке, нужно проставить уровень квалификации, необходимый для качественного выполнения данной работы. А затем умножить количество расходуемого времени на соответствующую часовую ставку (в нашем примере московскую). Что такое «Ввод “первички”»? Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб/ч. Звонки контрагентам — более квалифицированный труд уровня старшего бухгалтера, то есть 350 руб/ч. И так далее.
Осталось просто посчитать, какую зарплату мы должны платить бухгалтеру за месяц. Первая — Иванова. 95 часов, расходуемых на обработку первичных документов, главбух умножает на 100 руб/ч. Получает 9500 руб. 15 часов звонков контрагентам умножает на 350 руб., итого 5250 руб/мес. И так по каждой строчке. Заключительный аккорд — сумма по столбцу. Выходит 38 400 руб. оклада. А на деле Иванова зарабатывает 40 000 руб. в месяц. Напрашивается очень интересный вывод. С одной стороны, сотрудница перегружена, но с другой — она не полностью отрабатывает даже свою нынешнюю зарплату. Поэтому просить у генерального директора прибавки для нее мы не можем. Если же провести аналогичные расчеты для Петровой, то получится 14 480 руб. при фактической зарплате 25 000 руб. И это неудивительно, учитывая огромные резервы времени, которыми она обладает.
Так почему же у старшего бухгалтера Ивановой такой перекос? Потому что она больше половины своего времени занимается работой, не соответствующей ее квалификации. Чтобы Иванова все успевала, нужно всего лишь делегировать часть своих функций двум другим сотрудницам.
Этот пример отлично показывает, что перед тем, как выбивать у генерального директора дополнительного сотрудника, необходимо разобраться, все ли внутренние резервы повышения эффективности использованы . Возможно, простое перераспределение обязанностей между имеющимися бухгалтерами устранит проблемы с нехваткой кадров.
Статья напечатана в журнале "Главбух" № 12, 2012
Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить.
Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников. Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ.
На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:
количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности;
количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.
Общее количество затрат за год/ч
Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часах
Коэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.
Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций. Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями. Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:
Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу:
В отделе продаж работало 15 человек. Генеральный директор предприятия счел, что это много для небольшой компании, и попросил директора по персоналу просчитать и определить, возможно ли сократить штат соответствующего подразделения. HR-директор воспользовался стандартной формулой: Н = V: (Фрв × Впл × Квн). В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2017 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2017 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб. При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2016 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699: 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000: (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек. Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.
Читайте также:
Расчет штатной численности бухгалтерии проводится с учетом соответствующих отраслевых норм. При определении количества бухгалтеров учитывается нормативная численность работников предприятия и всех структурных подразделений. Для каждого диапазона измерения используют разные расчетные зависимости и применяют специально разработанные формулы. Учитывается и специфика работа каждого предприятия и такие показатели, как:
Штатная и фактическая величина работников – это две разных единицы. В каждом диапазоне применяются разные зависимости расчетных данных. Если на предприятии проводятся специфические виды учета, результаты численности бухгалтеров будут существенно отличаться, чем при типовых видах работ.
Расчет штатной величины проводится с учетом того, что нормативное количество работников является идеалистическим положением вещей. В нормативах не учитывается, что сотрудники периодически болеют, уходят в очередной отпуск и т.д. работодателю необходимо определить, какое количество человек потребуется для замены временно отсутствующего персонала. Для ответа на этот вопрос необходимо определение списочной величины. Показатели определяют по формуле:
Н – это нормативная численность работников;
Кн отражает плановый коэффициент невыходов на работу. Показатель вычисляется по следующей формуле: Кн = 1 + Дн. При этом Дн определяющая доля нерабочего времени в общем фонде всего рабочего времени, рассчитанному по производственному календарю. Показатели определяются как общая сумма часов невыходов, поделенная на расчетное общее количество всех рабочих часов в соответствующий указанный период.
Директор по персоналу рассчитал нормативную численность отдела продаж. Получилась цифра 9. Для исчисления списочной численности был определен плановый коэффициент невыходов – Кн, начиная с января по ноябрь 2017 года. Учитывались следующие данные: количество нерабочих дней в течение года – 49, из них 28 дней плановый отпуск, плюс 7 дней без сохранения зарплаты в соответствии с Трудовым кодексом и плюс 14 дней норматив больничных листов, это 392 часа при учете 8-часовой недели. Доля всех нерабочих часов по формуле Дн составила: 392 часа (невыходы): 1 803 часа (учет общего количества рабочих дней). Результат был равен 0,22. Коэффициент невыхода в январе-ноябре: 1 + 0,22 = 1,22. Необходимая штатная численность равна 9 × 1,22 = 11 сотрудников.
Обратите внимание! Понятие штатная численность ближе соответствует действительности, чем нормативная, которая всегда при расчетах получается значительно ниже. При экономии бюджета на оплату труда рационально выбирать средний показатель.
Структура и штатная величина – два сопоставимых понятия. При исчислении штатного количества работников всегда стоит учитывать структурные особенности организации. Необходимо выявить диспропорции между количеством руководящего состава и рядовых сотрудников:
посмотреть, какое количество персонала обслуживает каждый бухгалтер, экономист, юрист;
определить количество производственных отделов, обслуживающих подразделений;
число подчиненных у каждого руководителя.
Норматив штатной величины, исходя из эффективности управления, составляет:
для руководителей верхнего уровня – от трех до пяти;
для среднего звена – от семи до девяти.
Эти нормы на протяжении длительного времени применяются на предприятиях всех форм собственности. Они разработаны французским ученым Грайкунасом и признаны во всем мире классическими. Если количество подчиненных превышает указанные нормативы, уровень управления штатной численностью резко падает.
Предельная штатная численность учреждения рассчитывается по формулам с учетом рентабельности и экономической оправданности. Важно, чтобы показатели нормативной и штатной численности соответствовали оптимальному количеству, необходимому для успешного выполнения поставленных задач.
Алина Малышева, директор по персоналу компании «Солта-Инвест» рекомендует:
Когда в компании подводили итоги за год, генеральный директор запросил у финансового директора данные о том, сколько средств потратило каждое подразделение. Руководитель организации заметил, что HR-служба, которая ничего не производит и не продает, за прошлый год обошлась компании немногим дешевле, чем отдел маркетинга. У гендиректора возник вопрос: из чего складываются расходы службы персонала. HR-директор пообещал составить бюджет на свою службу, но столкнулся с проблемой. В журналах и в Интернете много публикаций про бюджет на персонал в целом, а про бюджет HR-службы почти ничего нет. Я решила дать коллеге советы, чтобы предлагаемые размеры расходов не вызвали возражений у бюджетной комиссии.
Уточните у гендиректора планы по развитию компании и ожидания от HR-службы. Учитывая это, разрабатывайте бюджет
Выясните, каковы планы компании по изменению численности персонала. Если компания собирается расширяться, то Вам потребуется принимать на работу новых рекрутеров и менеджеров по развитию, обучать руководителей подразделений навыкам проведения интервью, налаживать работу с вузами, расширять присутствие компании на сайтах поиска работы. Заложите эти расходы в бюджет HR-службы.
Затем уточните, какие приоритетные задачи руководитель компании ставит перед Вашим подразделением на следующий год. Чем доволен или не доволен гендиректор в работе с персоналом? Есть ли у него пожелания по изменению соцпакета или системы мотивации либо информация об опыте других компаний, который, по его мнению, стоит перенять? Ответы на эти вопросы помогут составить бюджет для HR-службы, который будет соответствовать потребностям бизнеса. А значит, такой бюджет будет легче защитить.
Скачать бланк
