Upravljanje virov je proces, s katerim podjetja učinkovito upravljajo z različnimi viri, ki so jim na voljo. Ti viri so lahko neoprijemljivi (ljudje, čas) in otipljivi (oprema, materiali, finance).
Ta proces vključuje načrtovanje za zagotovitev, da se za izvajanje posebnih nalog uporabijo ustrezni viri. Upravljanje virov vključuje načrtovanje in pripravo proračuna za ljudi, projekte, opremo in zaloge.
Čeprav se sam izraz pogosto uporablja v zvezi z vodenjem projektov, se nanaša na številna druga področja upravljanja organizacije. Majhno podjetje si lahko zlasti ogleda upravljanje virov na številnih področjih, vključno z naslednjimi.
Upravljanje virov na področju vodenja projektov pogosto vključuje izravnavo in glajenje virov.
Izravnava virov se izvaja, da bi se izognili pomanjkanju virov na enem področju in njihovemu presežku na drugem, tako da jih ohranimo na zahtevani ravni. Za to je mogoče uporabiti posebno programsko opremo.
Prav tako se izraz nanaša na čas, potreben za dokončanje projekta. Izravnava prilagodi začetni in končni datum projekta, tako da oba datuma sovpadata z razpoložljivostjo ustreznih virov. Usklajevanje lahko podaljša čas trajanja projekta.
Zglajevanje virov je metoda načrtovanja, ki omogoča pravočasno izvedbo projekta brez opaznih vzponov in padcev pri rabi virov. Cilj je enakomerno porabo virov skozi čas.
Na najpreprostejši ravni za mala podjetja upravljanje virov pomeni sprejetje ukrepov za čim bolj učinkovito in pametno uporabo materialov in človeških virov s strani podjetja.
Vodenje projekta je težko. Vodenje ekipe je dvakrat pomembno.
Lani sem bil edini, ki je bil odgovoren za promocijo GanttPRO. Izdelek in nove funkcije, kot sta tedenski koledar in Excel Ganttov grafikon, je razvila tudi samo ena oseba. Toda GanttPRO se je povečal s 3 na 10 ljudi na ekipo in s 150 na 150.000 uporabnikov, in vse se je spremenilo.
Zdaj ekipo sestavljajo 4 tržniki in 3 razvijalci. Procesi, ki so se izvajali pred letom dni, so se upočasnili, naloge so se začele vleči in produktivnost je začela padati. Razlog za ta kaos je zaostajanje za realnostjo upravljanje virov projekta.
Vedeli smo, da imamo dolg seznam funkcij in izboljšav za aplikacijo ter taktične in strateške cilje trženja. Toda namesto da bi naloge razdeljevali med vse člane ekipe, smo po vztrajnosti lažje opravljali naloge sami, občasno smo naloge prenesli na nove sodelavce.
Za to smo najeli več ljudi, kajne?
Posledica tega je, da sta se skupna produktivnost in motivacija ekipe znižali, mesečna poraba pa je v stratosfero močno narasla.
Ves čas komuniciramo z uporabniki - hvala, ker ste nam pisali - in v povprečju prejmemo 60 sporočil na dan. Vsak dan zberemo vse dnevne zahteve in se pogovorimo, kaj lahko dodamo in v kakšnem časovnem okviru. Zato vidimo, da se večina ljudi, ki vodijo projekte, sooča z enakimi težavami v istih fazah dela.
Ena od sporenj je upravljanje virov.
Zmanjšani stroški. Spremljate, kako učinkovito uporabljate nabor virov. Vidite lahko, kako bo prerazporeditev sredstev zmanjšala stroške projekta.
Povečanje dobička... Najdragocenejša sredstva projekta morajo prinesti največje rezultate. Vodja dodeljuje druge naloge glede na sposobnosti in spretnosti zaposlenih. Upravljanje virov projekta vam pomaga uravnotežiti delovne tokove in se izogniti odpadkom, ki požirajo odpadke.
Visoka motivacija in vključenost zaposlenih. Zaposleni ne samo, da poznajo trenutne naloge, ampak tudi sodelujejo pri načrtovanju. Pregledno načrtovanje pri upravljanju virov kaže na pomen dela vseh v celotnem obsegu.
Izogibanje konfliktom. Ali vir že zaseda druga naloga? Ali pa vir ne sodeluje pri drugih projektih? Ali je projekt načrtovan glede na zmožnosti vsakega udeleženca? Ko se pri načrtovanju projektov osredotočite na vire, lahko predvidite morebitne konflikte pri načrtovanju in jih zgodaj rešite.
Izboljšanje izdelka na izhodu. Z upravljanjem virov načrtovanju dodate več novih razsežnosti: čas, sposobnosti zaposlenih, razpoložljivost virov in lokacijo virov. Pri načrtovanju upoštevajte te dejavnike. Povečujejo verjetnost, da bodo naloge opravljene pravočasno z minimalnimi odstopanji v stroških, ekipa pa bo pozabila na naloge, ki jih treba-narediti-zdaj-zdaj.
149 ekip nam je pisalo o potrebi po upravljanju virov v GanttPRO. Zaokrožimo to številko z našo ekipo, saj je ta funkcionalna lastnost postala odločilna tudi za naš projekt. Razvili in izdali smo posodobitev z viri posebej za teh 150 ekip in vse uporabnike, ki jih iščejo pametna rešitev za upravljanje virov v projektu.
Zdaj lahko načrtujete z GanttPRO, glede na vire projekta in zmogljivosti ekipe.
Prvi korak, ki ga morate narediti, je ustvariti delovni prostor za svojo ekipo v GanttPRO. Če še nimate aktivnega projekta ali želite ustvariti novega, ga lahko dodate s klikom na gumb »Nov projekt« v zgornjem levem delu delovnega območja.
Tu lahko vprašate tudi, ali želite projekt načrtovati v urah, dneh, tednih ali mesecih. Za upravljanje vsakodnevnih opravil in dodeljevanje sredstev je najboljše razporejanje v urah. Lahko preizkusite druge načine in izberete popolnega za svojo ekipo.
Na našem kanalu Youtube boste našli kratke video posnetke, kako ustvariti Ganttov grafikon z GanttPRO in upravljati projekt v aplikaciji.
Pomembno. Ali ima vaša ekipa urnik dela? Nihče ne dela 24 ur na dan. GanttPRO bo izračunal stroške in sledil virom projekta, za pravilne številke pa nastavite urnik dela v nastavitvah. Tu lahko nastavite delovne dni in ure in ustvarite svoj urnik ob upoštevanju vikendov in praznikov.
V spodnjem levem kotu delovnega prostora boste videli gumb Viri. V oknu virov lahko dodate tako človeške vire kot finančne, tehnične ali proizvodne elemente.
V istem oknu, če vaša ekipa dela na več projektih hkrati, lahko izberete, v katerem in kdo sodeluje. Okno virov - skupno za vse projekte v vašem računu. Spremljajte, pri katerih projektih je vir že zaseden.
Hitro preidemo iz pripravljalnih korakov na najpomembnejši del. V oknu za dodajanje virov lahko nastavite stroške vsakega udeleženca ali uporabe vira. Stroški so lahko enaki za vse projekte ali pa so določeni za vsak projekt posebej.
V tem koraku se prepričajte, da Napor (ocena) vključeno v nastavitve. Ta funkcija omogoča, da GanttPRO samodejno izračuna stroške projekta in vsake posamezne naloge.
Poziv. Če ne želite, da zaposleni pri skupni rabi projekta vidijo stroške nalog in projekta, pustite ustrezno pravico onemogočeno. Privzeto vse stroške vidite le vi in skrbniki polnih pravic.
Ko so stroški določeni, lahko članom skupine dodelite naloge in dodelite sredstva projekta. Kliknite polje »Prazno« v stolpcu »Dodeljeno«, da nastavite izvajalca naloge ali dodate vir.
Na seznamu opravil na levi strani delovnega prostora boste videli, koliko bo stalo dokončanje naloge, če uporabljate določen vir.
Preizkusite različne kombinacije nalog in virov glede na stroške vira, spretnosti in razpoložljivost. Videli boste, kako se spreminjajo stroški dokončanja nalog in celotnega projekta. Morda bo prerazporeditev sredstev znatno zmanjšala stroške in povečala hitrost dela.
Stroške virov in projektov smo iz kaotičnih Google Preglednic premaknili v GanttPRO, takoj ko je beta različica posodobitve postala na voljo - oktobra. Naloge smo razdelili med zaposlene glede na sposobnosti in stroške vsakega. Naloge, ki so pojedle naš proračun, smo prestrukturirali, razdelili na manjše in jih prerazporedili med vse člane ekipe.
V tem obdobju smo izdali 1 večjo in 4 manjše posodobitve z izboljšavami delovanja in nekaterimi novimi funkcijami - nasveti, vadbenim centrom in obvestili.
Pri trženju smo se lahko osredotočili na orodja, ki kažejo najboljše rezultate, in izdali vrsto vaj na temo upravljanja projektov in tehnik:
Sistem za upravljanje virov lahko obrne vaš pogled na učinkovitost dela in na projekt kot celoto. Omogoča vam dodeljevanje nalog brez zanašanja na intuicijo. Na podlagi stroškov, spretnosti in razpoložljivosti virov se odločite, kdo bo opravil nalogo.
Resnično upamo, da ni le naša ekipa izboljšala delovanje z uvedbo orodij za upravljanje virov v GanttPRO. Delite svoje rezultate v komentarjih!
Mnogi voditelji so navajeni sprejemati enega ali drugega na podlagi lastne intuicije. To pogosto vodi do nepredvidljivih rezultatov.
Kakovostno upravljanje finančnih in drugih virov podjetja jamči povpraševanje po storitvah / izdelkih podjetja in mu bo zagotovilo stabilen položaj.
Predmeti upravljanja informacijskih virov podjetja so:
Praktična implementacija upravljanja informacijskih virov v podjetju se izvaja z uvedbo storitev IT, ki omogočajo "računalniško" procese upravljanja varnosti proizvodnje, odjemalcev, finančnih in materialnih tokov, kontinuiteto opravljanja storitev in proizvodnje blaga.
V drugi polovici prejšnjega stoletja se je v tujini pojavil znanstveni razvoj, ki je utemeljeval možnost in izvedljivost avtomatizacije posameznih operacij, povezanih z upravljanjem virov podjetij.
Po tem so začeli razvijati avtomatizirane sisteme za upravljanje virov v podjetju z uporabo tehnologije ERP (iz angleškega Enterprise Resource Planning, dobesedno - načrtovanje virov podjetja).
Začeli so se imenovati programski izdelki, ki izvajajo strategijo ERP.
ERP-sistem je informacijsko okolje, ki vam omogoča identifikacijo vseh razpoložljivih virov podjetja in njihovo učinkovito distribucijo.
Analitski podatki iz sistemov ERP se uporabljajo pri načrtovanju in napovedovanju obsega prodaje, proizvodnji blaga, nakupu surovin, vodenju evidenc o opravljenih naročilih, v predelovalnih dejavnostih in na mnogih drugih področjih.
ERP je učinkovita in visokotehnološka metoda za kompleksno načrtovanje in uporabo razpoložljivih virov, ki so potrebni za izvajanje zgoraj opisanih operacij.
Video o izvajanju sistemov ERP v ZSSR:
V večini primerov je sistem ERP ustvarjen po modularni shemi, tako da lahko stranka izbere in uporablja le tiste module, ki jih resnično potrebuje.
Moduli se razlikujejo po vsebini in funkcionalnosti.
Obstaja minimalni seznam funkcij sistemov ERP, ki jih povprašujejo poslovni subjekti katere koli vrste:
Sistem upravljanja virov podjetja omogoča kompetentno oceno dela podjetja in na podlagi pridobljenih ocen prilagodi strategijo razvoja in tekoče dejavnosti podjetja.
Z orodji za analizo lahko ugotovite, ali obstajajo napake pri načrtovanju nadaljnje odprave.
Za domačega podjetnika uvedba avtomatiziranega sistema za upravljanje virov morda ni ugodna, kar ima lahko zanj usodne posledice.
Podjetja, ki bodo v bližnji prihodnosti zanemarila sodobna sredstva za učinkovito upravljanje tveganj podjetij, "se bodo umaknila", kar bo prineslo položaj bolj "naprednim" podjetjem.
Programski sistemi sami po sebi ne bodo rešili težav pri upravljanju v podjetju. Prav tako nanje ne bo mogoče prenesti odgovornosti za nepismene vodstvene odločitve.
Namen avtomatiziranih sistemov za upravljanje virov je drugačen: minimizirati stroške energije in dela podjetja za rutinske operacije, ki jih stroj lahko izvede za večjo stopnjo učinkovitosti kot oseba.
