Toate documentele primare pot fi împărțite în următoarele grupuri:
Organizaționale și administrative;
scuze;
Documente contabile.
Documentele organizaționale și administrative sunt comenzi, comenzi, instrucțiuni, procura, etc. Aceste documente au dreptul să efectueze anumite operațiuni economice.
Documentele achitante includ cheltuielile de cheltuieli, cerințe, ordine parohiale, acte de acceptare etc. Aceste documente reflectă faptul că operațiunea economică și informațiile conținute în acestea sunt înregistrate în registrele contabile.
Unele documente sunt atât permise, cât și scuze. Acestea includ, de exemplu, comanda de numerar consumabilă, declarația de plată etc.
Pentru o întreținere adecvată a contabilității primare, se elaborează și aprobat un program de gestionare a documentelor, în care se determină procedura și calendarul circulației documentelor primare în cadrul întreprinderii, fluxul acestora în departamentul de contabilitate.
Documentele primare care intră în departamentul contabil (contabil) trebuie verificate:
În formă (completitudinea și corectitudinea designului documentului, completarea detaliilor);
aritmetică (număr de numărare);
Prin conținut (conectarea indicatorilor individuali, absența contradicțiilor interne).
După acceptarea, informațiile din documentul primar sunt transferate registrelor de cont, iar documentul în sine este marcat, pentru a elimina posibilitatea utilizării sale duble (de exemplu, se face înregistrarea înregistrării în registrul contului).
Registrele de cont sunt foi de hârtie adaptate special pentru a înregistra și a grupa contabilitatea. În cărți speciale (reviste), pe foi și cărți separate, sub formă de mașini de mașini obținute folosind computere, precum și pe panglici magnetice, discuri, floppies și alte mijloace media.
Operațiunile economice ar trebui să se reflecte în registrele contabile în secvența cronologică și în sutarea de conturi contabilitate relevante.
În aparență, registrele de cont sunt:
Cărți (bani, principal);
Carduri (contabilitate de active fixe, materiale contabile);
Jurnale (foi libere sau separabile).
Prin tipurile de înregistrări produse, registrele sunt împărțite în:
Cronologic (jurnal de înregistrare);
sistematice (carte de cont principal);
Combinate (comenzi de jurnal).
În funcție de gradul de detaliere a informațiilor conținute în registrele contabile, acestea sunt:
Sintetic (carte de cont principal);
analitice (carduri);
Combinate (ordine comenzile).
Înregistrările în documentele primare ar trebui să fie efectuate prin mijloace care asigură siguranța acestor înregistrări pentru timpul stabilit la depozitare în arhivă.
Acreditările primare și sumare pot fi întocmite pe suporturi de hârtie și mașini. În acest din urmă caz, organizația este obligată să facă o copie a acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la operațiunile economice, precum și la cererea organismelor care desfășoară controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, Curții și Procuratura.
Pentru livrarea în arhivă, documentele sunt selectate în ordine cronologică, completați, interconectați și alimentați în foldere. Livrarea documentelor către arhivă este însoțită de un certificat.
La stocarea registrelor contabile, ar trebui asigurată protecția lor împotriva corecțiilor neautorizate. Corectarea erorilor în registrul contabil trebuie să fie justificată și confirmată de semnătura persoanei care a făcut corectarea, indicând obligația de corecție.
Persoanele care au dobândit acces la informațiile conținute în registrele contabile și în raportarea contabilă internă sunt obligate să păstreze un secret comercial. Pentru dezvăluirea ei, ei sunt responsabili stabiliți de legislația Federației Ruse.
Corectarea erorilor în documentele primare și registrele contabile
În conformitate cu art. 9 din Legea federală "în contabilitate" nu are voie să introducă corecții în numerar și documente bancare.
Restul documentelor contabile primare, corecțiile pot fi făcute numai în acord cu participanții la operațiunile economice, care trebuie confirmate de semnăturile acelorași persoane care au semnat documente, indicând data de patch-uri.
Punctele de recuzită a documentului primar care este supusă corecției este traversată de o caracteristică clară, dar fină, astfel încât valoarea inițială (conținutul) de recuzită corectată să fie vizibilă. În apropierea mâinii se face o marcă "corectată să creadă", iar corecția este certificată prin semnarea persoanei care a făcut corecția, indicând numele și inițialele.
Termeni de stocare a documentelor contabile primare
În conformitate cu art. 17 din Legea federală "Contabilitate" sunt obligați să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și rapoartele contabile în termenele stabilite în conformitate cu regulile organizării cazului de arhivă de stat, dar cel puțin cinci ani.
Restaurarea documentelor primare. Legislația privind contabilitatea nu conține reguli clar stabilite care reglementează procedura de restabilire a documentelor primare în cazul pierderii acestora.
Într-o serie de acte de reglementare, există doar termenele limită pentru depozitarea documentelor contabile primare. Legea nu a stabilit că organizația ar trebui să facă în cazul pierderii documentelor din motive independente de acesta.
Într-o scrisoare către Umns de Rusia la Moscova nr. 26-12 / 43411, șeful organizației este recomandat în cazul dispariției sau decesului documentelor primare:
Să numească Comisia pentru a investiga cauzele pierderii, decesul documentelor primare, să participe la care, după caz, sunt invitați reprezentanți ai autorităților de investigare, supravegherea protecției și a incendiilor;
Să ia măsuri pentru a restabili aceste documente primare care fac obiectul restaurării și depozitării în perioada stabilită de legislație. De exemplu, copiile de fluxuri de numerar în conturile bancare pot fi obținute de la băncile în care conturile organizației sunt deschise; Contracte, acte, facturi pot fi solicitate din partea contrapartidelor etc.
Dar nu este întotdeauna posibil să se obțină duplicate ale tuturor documentelor pierdute, de exemplu, dacă există un număr mare de contrapartide, din cauza lipsei de furnizori (cumpărători) pe adresele cunoscute anterior sau datorită lipsei acestor contacte. Astfel, din motive obiective, organizația nu va putea restabili toate documentele primare pierdute.
Întrebare practică: Ce trebuie să faceți în acest caz? Ar trebui să fie informată autoritatea fiscală?
Potrivit unui număr de specialiști, nu este necesar să se pună inspecția fiscală, mai ales că nu contribuie la evitarea posibilei responsabilități, iar lipsa documentelor primare poate fi amendă în conformitate cu art. 120 Cod fiscal.
În acest caz, contribuabilul poate alege trei opțiuni:
1. Dacă este posibil, restaurați documentele pierdute (cel puțin parțial).
2. Să prezinte înregistrări corecționale pentru costurile documentate neconfirmate și reflectă corecțiile din declarația de impozitare a veniturilor actualizate pentru anul de raportare, deoarece nu sunt recunoscute costurile documentate neconfirmate în contabilitatea fiscală.
3. Pentru a permite reprezentanților autorității fiscale în cazul unui audit fiscal pentru a determina sumele plătibile la buget, calculate pe baza datelor disponibile de la contribuabil, precum și pe baza datelor privind alți contribuabili similari ( PP. 7 al articolului 31 alineatul (1) din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Sechestrarea documentelor primare
Acestea pot fi trase numai de către organele anchetei, ancheta preliminară și procuratura, instanțele, autoritățile fiscale și organele de afaceri interne pe baza deciziilor lor în conformitate cu legislația Federației Ruse.
Scrisoarea Ministerului Finanțelor a RSFSR №16 / 176 a aprobat instrucțiunile privind procedura de scutire de către Inspectoratul Fiscal oficial al documentelor care mărturisesc la ascunderea (scăderea) profiturilor (veniturilor) sau ascunderea altor obiecte din impozitarea, întreprinderile, instituțiile , organizații și cetățeni.
Contabilul-șef sau alt funcționar oficial are dreptul de permisiune și în prezența reprezentanților organismelor care efectuează confiscarea documentelor, pentru a elimina copii din acestea indicând fundația și data crizei.
Ce este o operațiune economică? Este un eveniment din viața unei întreprinderi care afectează structura activelor sale și / sau a fluxului de numerar.
Legea contabilă impune ca documentele primare să fie întocmite în momentul operațiunii economice. Dacă faceți acțiunea și imediat, nu este posibil să o documentați, atunci legea vă permite să emită un "primar" imediat după încheierea acestuia.
Documentele primare pot fi atât de hârtie, cât și electronice, acestea din urmă trebuie să fie certificate prin semnături electronice adecvate. Cu toate acestea, în cazul în care prezența unui document primar de hârtie este cerută în conformitate cu Contractul sau legislația, entitatea economică la cererea contrapartidei va fi obligată să facă copii de hârtie ale documentelor electronice relevante.
Detalii obligatorii ale documentului primar
Principala lege contabilă face cerințe clare pentru proiectarea oricărui document primar extras de entitățile antreprenoriale.
În obligatoriu, documentul primar trebuie să conțină:
Direct numele documentului;
data la care documentul a fost întocmit;
Numele entității de afaceri, în numele căruia se efectuează operațiunea;
esența operațiunii economice;
naturale (indicând o unitate de măsură) și / sau contoare de numerar de funcționare economică;
O indicație a pozițiilor persoanelor care au comis operațiunea economică responsabilă de corectitudinea sa și pentru proiectarea corectă a documentelor;
Semnăturile unor astfel de persoane care indică numele și alte informații personale care le vor ajuta să identifice.
Codul propriu sau unificat de documentație primară?
Noua lege federală N 402-FZ permite entităților economice să stabilească în mod independent formele de documente primare. Acestea ar trebui să fie supuse spre aprobare de către șeful societății de către o persoană responsabilă de conducerea contabilității întreprinderii.
Adevărat, Ministerul Finanțelor Federației Ruse în textul informațiilor nr p Operațiuni economice specifice.
De exemplu, Banca Rusiei a aprobat în statul corespunzător utilizarea obligatorie a formularelor standard de numerar. Cu toate acestea, pentru a-și dezvolta propriile forme de documente primare nu este pentru toată lumea. Acest lucru va necesita timp și efort, în plus, compilatorul lor trebuie să aibă calificări adecvate.
Prin urmare, este încă posibilă utilizarea formularelor tipice care au dezvoltat Comitetul de Statistică de Stat din Federația Rusă. Dar nu uitați să aprobați formularele corespunzătoare prin ordinul companiei semnate de director.
Documentele primare ale diferitelor regiuni contabile
Dăm doar principalele documente primare cu care se confruntă orice întreprindere în procesul de lucru. Cu toate acestea, există încă multe forme speciale utilizate în situațiile și industriile relevante. De exemplu, sunt aprobate o serie de forme pentru agricultură, comerț, minerit, transport și alte întreprinderi.
Operațiile specifice includ pierderi naturale de scriere, depozitare responsabilă, leasing și multe altele.
Contabilitate pentru active fixe (OS) și active necorporale (ANM)
Activele fixe sunt astfel de bunuri materiale care servesc mai mult de un an și transferă costul pe produs finit.
Pentru contabilitatea lor, Comitetul de Statistică de Stat din Federația Rusă a oferit forme tipice speciale:
La stabilirea obiectului de active fixe, formularul nr. OS-1 este umplut și cartela de inventar este pornită în formularul nr. OS-6;
- obiectele de operare în mișcare sunt însoțite de o execuție a unui act de primire și transmitere sau pur și simplu menționat în cartea de inventar;
- Când scrieți obiectul OSP, OS-4 este completat;
- Pentru contabilizarea obiectelor NMA, este furnizată formularul special nr. NMA-1;
- Pentru inventar, formularele nr. INVO-1 și inventarul Nr. Inventar (instantaneu oponic), inventarul Nr. Inventar (sensibilitate), INV-22 (Ordinul) și Nr
Această zonă de contabilitate înregistrează mișcarea tuturor activelor a căror durată de viață este mai mică de 12 luni. Acestea sunt materii prime, materiale, piese de schimb, birouri "consumabile", ambalaje etc., precum și produse finite. Acest cont este numit și depozit.
Următoarele formulare sunt utilizate aici:
Factura de achiziție;
Toate materialele și bunurile sunt grupate de anumite semne, iar cartea de contabilitate a cardului în format nr. M-17 este pornită la fiecare grup;
Pentru a scrie materialele utilizează factura de cerință pentru formularul stabilit nr. M-11 și mărfurile sunt retrase în timpul vânzării;
Mișcarea din depozit este întocmită sub forma unui raport material, iar în magazine și întreprinderi comerciale - Raportul de mărfuri nr. Torg-29.
În plus, legislația prevede stocurile periodice ale acestor active, pentru aceasta, se utilizează următoarele documente:
Inventarul de inventar (Nr. Inv-3);
O comandă de inventar (Nr. Inv-22);
declarația exactă a rezultatelor inventarului (INVO-19);
Declarația contabilității rezultatelor inventarului (Nr. Inv-26).
Pentru a implementa interacțiunea cu cumpărătorii, se întocmește următorul pachet de documente:
Factura fiscala;
Mărfurile sau factura consumabilă - formă de formă 12;
actul de acceptare și transfer de muncă sau servicii;
Factura de transport - Formularul 1-t;
În plus, desfășoară periodic un inventar al așezărilor reciproce cu cumpărătorii, unde se utilizează actul de inventar de calcul - forma involuției.
Contabilitate pentru numerar la checkout și la contul curent
Trebuie amintit că corecțiile din orice documente de numerar nu sunt permise. Documentul care conține corecțiile este considerat nevalid.
Documentele principale ale casetei principale sunt:
Ordin de numerar (KO-1);
Comandă de numerar consumabilă (KO-2);
Cartea de numerar (№ KO-4);
Cartea Contabilității pentru numerar adoptată și emisă (nr. KO-5);
Revista înregistrării comenzilor de numerar de profit și cheltuieli (nr. KO-3);
Raport Advance (nr. AO-1);
Acționați bani de inventar (Nr. INV-15).
Pentru contabilizarea operațiunilor în conturile bancare, compania utilizează o comandă de plată și declarații bancare.
În lucrul cu salariile angajaților, următoarele documente sunt compilate:
Declarația de plată (nr. T-53);
Declarație de decontare (nr. T-51);
Declarație de decontare și plată (nr. P-49);
Fișă de decontare;
Certificat de venit (nr. 2-NDFL).
În toate documentele primare, pe lângă numerarul, legea privind permisele contabile pentru a face corecții. În apropierea unei astfel de corecții, trebuie indicat numele de familie și poziția persoanei responsabile, precum și data ajustării.
Cu toate acestea, documentele curate, comandate corect, comandate și arhivate servesc adesea și gestionarea întreprinderii, în special acest lucru este important în situațiile cu litigiu. Prin urmare, este necesar să lucrăm cu atenție "Primar".
Comanda (comanda) privind ocuparea forței de muncă (formularul T-1)
Cartelă personală (formularul T-2)
Programul stației (Formular T-3)
Carte de contabilitate a lucrătorului științific, științific și pedagogic (Formular T-4)
Comandă (ordine) privind traducerea la un alt loc de muncă (Formularul T-5)
Comandă (comandă) privind furnizarea de vacanță (Formular T-6)
Program de vacanță (Formular T-7)
Comandă (ordine) privind încetarea contractului de muncă (Contract) (Formularul T-8)
Comandă (comandă) în direcția angajatului pe o călătorie de afaceri (Formular T-9)
Comandă (comandă) despre promovarea angajatului (Formular T-10)
Tabel pentru utilizarea timpului de lucru și a salarii (Formular T-12)
Timp de lucru Tabelul de lucru (formularul T-13)
Declarația de plată estimată (Formular T-49)
Declarație estimată (Formularul T-51)
Declarația de plată (formularul T-53)
Cont facial (Formular T-54)
Cont facial (Formular T-54A)
Certificat de călătorie (instrucțiuni privind excursii oficiale de afaceri în RUZ)
Jurnalul de Contabilitate pentru lucrătorii care sunt eliminați în călătoriile de afaceri (instrucțiuni privind călătoriile oficiale în cadrul RUZ)
Jurnalul de Contabilitate pentru lucrătorii care sosesc în călătorii de afaceri (instrucțiuni privind călătoriile oficiale de afaceri din RUZ)
Raport Advance (Formular AO-1)
Documentele contabile pentru valorile materialelor inventive (TMC):
Actul de achiziționare a valorilor mărfurilor
Revista contabilă a mărfurilor primite (formularul M-1)
A venit ordinea (formularul M-4)
Actul de acceptare a inventarului valorilor mărfurilor (Formularul M-7)
Limita-gard (Formularul M-8)
Înlocuirea înlocuirii actului (vacanță suplimentară) a materialelor (formularul M-10)
Cerință-deasupra (formularul M-11)
Carte de contabilitate materială (formular M-12)
Registrul de recepție - Rezumatul documentului (Formularul M-13)
Deasupra capului de vacanță de materiale pe lateral (formularul M-15)
Acționează asupra câștigului valorilor materiale obținute în dezasamblarea și dezmembrarea clădirilor și a structurilor (formularul M-35)
Eticheta de inventar (formularul de invocare)
Inventarul inventarului inventarului valorilor mărfurilor (formularul Inva-3)
Act Produse de inventar expediate (Formular Inva-4)
Inventarul inventarului inventarului valorilor de mărfuri adoptate (predate) pentru depozitarea responsabilă (formularul Inva-5)
Acționați inventarul materialelor și bunurilor pe drum (formularul Inva-6)
Declarația exactă a rezultatelor inventarului de inventar al valorilor inventarului (formularul Inva 19)
Purtoria (Anexa nr. 1)
Procura de procuror (Anexa nr. 2)
Magazine contabilitate a emis puterile
Deasupra capului de mărfuri (forma 1-t)
Formularul de mărfuri (2-tm)
Suprapunerea internațională a mărfurilor
Actul de recepție - Transferul valorilor de mărfuri și materiale pentru depozitare (Formular MX-1)
Jurnalul de contabilitate al valorilor materialelor inventarului depuse (Formular MX-2)
Acționați la returnarea mărfurilor și a valorilor materiale pentru depozitare (Formular MX-3)
Declarație de greutate (formularul MX-9)
Card parțial (formularul MX-10)
Actul privind consumul de bunuri de către părți (Formular MX-12)
Acționați asupra controlului de control al produselor, mărfurilor și valorilor materialelor exportate din siturile de stocare (formularul MX-13)
Actul de marcare a inventarului valorilor inventarului (formularul MX-15)
Situația soldurilor contabile ale valorilor mărfurilor și materialelor în locurile de depozitare (formularul MX-19)
Deasupra capului de transfer de produse finite în locația de depozitare (formularul MX-18)
Raport privind circulația mărfurilor și a valorilor materiale în locurile de depozitare (formularul MX-20)
Raport privind circulația mărfurilor și a valorilor materiale (Formular MX-20A)
Raport de expediere (Formular MX-21)
Certificat de semnalizare a abaterilor reziduului real al materialelor din rezervele stabilite
Camion frunze de camion (Formular 4-C)
Camion frunze de camion (formularul 4th)
Frunza de călătorie a unui camion (Formularul 4-P)
Documente de contabilitate a activelor fixe (OS):
Inventarul de inventar al activelor fixe (formularul Inva-1)
Acționați inventarul activelor fixe neterminate (Formular INV-10)
Declarația exactă a rezultatelor inventarului activelor fixe (Formular INV-18)
Acționați cu privire la transmiterea de acceptare a obiectului de active fixe (formularul OS-1)
Actul de recepție și livrare a facilităților renovate, reconstruite, modernizate ale activelor fixe (formular OS-3)
Actul privind lichidarea mijloacelor fixe (formularul OS-4)
Actul privind lichidarea vehiculelor (formularul OS-4A)
Cartea de contabilitate a cardurilor de inventar a activelor fixe (formularul OS-6)
Inventarul cardurilor de inventar pentru active fixe (formular OS-7)
Cartea de inventar a contabilității facilităților de active fixe (Formular OS-11)
Actul de recepție (admiterea) echipamentului (formularul OS-14)
Actul de acceptare și transfer de echipamente la instalare (formular OS-15)
Acționați despre defectele de echipamente identificate (formularul OS-16)
Certificat de costuri asociate eliminării mijloacelor fixe și primirea valorilor materiale din lichidarea acestora
Documentele contabile ale activelor necorporale (ANM):
Carte de contabilitate a activelor necorporale (formularul NMA-1)
Actul privind lichidarea activelor necorporale (Formular NM-4)
Documente de contabilitate pentru operațiunile în numerar:
Ordinul de plată
Cerere de plata
Comandă memorială
Comandă de colectare
Declarația de către
Ordin de numerar
Mandat de numerar
Alte:
Actul de acceptare a muncii efectuate (serviciile prestate)
Includeți mai întâi, mai presus de toate comenzile, comenzile pentru îndeplinirea tuturor tipurilor de operațiuni. De regulă, aceste forme sunt aprobate de echipa de management.
Achiziționarea include documente care confirmă faptul că operația.
De asemenea, formele administrative și achitaționale pot fi combinate într-un singur cont, care va conține atât o comandă pentru efectuarea oricărei acțiuni, cât și confirmarea acestei acțiuni.
Documentele contabile expute pot face referire la contabilitatea contabilă primară. Contabilitatea primară este prima dovadă a operațiunii și sunt obligatorii pentru a reflecta operațiunile din contabilitate. Toate cablurile din contabilitate trebuie înregistrate numai după obținerea unui document de achitar decorat corespunzător. Trebuie să vă amintiți o regulă importantă: "Nici un document - fără cabluri!"
Este important nu numai prezența unei forme exclusive, ci și a designului său adecvat. Prezența erorilor poate face să nu fie validă, astfel încât atunci când primiți orice formă, este necesar să verificați toate rândurile de pe completarea corectă. Asigurați-vă că verificați disponibilitatea semnăturilor persoanelor responsabile, prezența tipăririi și trebuie să fie clară și citită. Numai cu designul adecvat este posibil să fii sigur că în viitor nu vei avea probleme cu organismele de verificare. Documentele primare executate corespunzător în contabilitate trebuie să conțină în mod necesar un anumit set de detalii.
Prin intrarea în întreprindere, documentele contabile primare sunt testate pentru corectitudinea umplerii: dacă toate liniile sunt completate cu faptul că suma este calculată corect, există semnături și imprimări, dacă toate detaliile sunt aplicate corect. După aceasta, forma trebuie înregistrată în reviste speciale. De exemplu, declarația de plată Formularul T-53 este înregistrat în jurnalul de plată, formularul T-53A, iar comenzile de primire și cheltuieli sunt înregistrate în Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de primire și cheltuieli, CO-3 formă. După înregistrare, documentele sunt transferate la depozitarea în departamentul de contabilitate, unde sunt introduse în folderele corespunzătoare și sunt stocate acolo o anumită perioadă de timp. După o anumită perioadă, documentul este transmis arhivei. Perioada de valabilitate a documentelor primare este determinată și reglementată de legislația de arhivă. Depozitarea și sistematizarea documentelor contabile la întreprindere se numește fluxul de documente.
Șeful organizației este responsabil pentru organizarea corectă a depozitării și distrugerii. Pentru siguranța și înregistrarea corectă a documentelor, contabilul principal este responsabil.
Deci, în prezent există forme tipice pentru contabilitate:
Materiale;
Tranzacții de numerar;
operațiuni legate de plata forței de muncă;
Rezultatele inventarului.
În plus, Comitetul de Statistică de Stat a dezvoltat formulare care iau în considerare specificul industriilor individuale.
Deci, formularele tipice de măsurare aprobate în prezent:
Operațiuni comerciale (inclusiv vânzarea de bunuri pe credit și în temeiul acordurilor Comisiei);
Operațiuni la unitățile de catering;
construcții de capital și lucrări de reparații și construcții;
Lucrări de mașini și mecanisme de construcție;
operațiuni în transportul rutier;
Produse agricole și materii prime.
Forme de documente utilizate în decontări non-numerar aprobate de Banca Centrală a Federației Ruse.
Blancurile tipice pot fi cumpărate în papetărie sau librării. Cu toate acestea, mulți contabili tipăriți semifabricate pe computer. O astfel de oportunitate oferă cele mai multe programe contabile.
Imprimarea pe cont propriu, puteți alege formatul pe care sunteți cel mai convenabil. Nu există restricții stricte aici. Dacă este necesar, puteți schimba și dimensiunea graficului și a liniilor.
În plus, este permisă includerea detaliilor suplimentare în formularele de tip (de exemplu, adresa și organizarea telefonică). Principala condiție este toate detaliile furnizate de Comitetul de statistică de stat trebuie salvat.
Excepție - Documente privind contabilizarea tranzacțiilor în numerar și a plăților fără numerar. Nu puteți face nicio modificare a acestor semne.
Dacă nu este prevăzută o formă tipică pentru nicio operație economică, îl puteți dezvolta singur.
Forma unui astfel de document ar trebui aprobată într-o ordine de politică contabilă a organizației (articolul 6 alineatul (3) din Legea federală "Contabilitate"). În plus, nu uitați că un astfel de document trebuie să conțină detalii obligatorii.
Detalii obligatorii
Lista detaliilor obligatorii care trebuie să conțină documentul primar este prezentată în Regulamentul privind raportarea contabilă și contabilă în Federația Rusă (aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia N 34N):
Codul formularului;
contoare de operațiuni economice (în termeni fizici și monetare);
Semnăturile personale ale acestor lucrători și decodificarea lor.
În spații tipice aprobate oficial, toate detaliile obligatorii sunt deja furnizate.
Codul formularului este numărul de șapte cifre al documentului din clasificatorul de administrare al All-Rusiei (Okud). De regulă, este imprimată în colțul din dreapta sus al golului.
Dacă, pentru o operație în care nu este furnizată formularul standard, ați dezvoltat singur formularul unui document, detaliile "Codul formularului" nu pot fi completate (sau pot oferi politici contabile propria dvs. codificare a formularelor dezvoltate independent). Detaliile rămase trebuie să fie prezente.
Imprimarea ar trebui să fie certificată de aceste documente pentru care este prevăzută de lege (de exemplu, comenzi de plată, facturi), politicile contabile sau acordul părților.
De exemplu, imprimarea pe actul de acceptare și de muncă comandată este necesară dacă este determinată de termenii contractului economic (o scrisoare de stat din Moscova N 11-13 / 2072).
Responsabilitatea pentru încălcarea regulilor de înregistrare a documentelor primare
Dacă nu ați emis documentul primar necesar și a fost descoperit în timpul auditului fiscal, organizația dvs. poate fi amendată.
Astfel, articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse "Lipsa documentelor primare, facturi sau registre contabile" clasifică drept "o încălcare gravă a regulilor contabile a veniturilor, costurile și obiectele de impozitare".
Dimensiunea unei amenzi pentru o astfel de încălcare este de 5.000 de ruble. Dacă astfel de încălcări au fost făcute în mod repetat în diferite perioade fiscale, pedeapsa crește la 15.000 de ruble.
Dacă o astfel de încălcare a condus la "Scăderea bazei fiscale", pedeapsa va fi de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.
Există un alt pericol. Articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse ca cheltuieli înțelege costurile rezonabile și documentate.
În cazul în care documentul care confirmă costurile produse de organizație (de exemplu, actul de acceptare și lucrări comandate) nu este emis sau compilat cu încălcări grave, inspectoratul fiscal nu poate accepta astfel de cheltuieli în scopuri fiscale.
Ca rezultat, contribuiți la valoarea impozitului scăzut, precum și la sancțiuni.
În plus, inspecția poate prezenta o amendă în temeiul articolului 122 "neplata sau plata incompletă a impozitului" a Codului Fiscal, care oferă o amendă de 20% din suma neplătită a impozitului, iar actele angajate implică în mod deliberat pedeapsa de 40%.
Ce amendă și în ce situație ar trebui să se aplice instanța.
Dacă inspecția fiscală pentru aceeași încălcare vă prezentată cu amenzi în același timp de-a lungul celor două dintre elementele de mai sus, nu vă grăbiți să fiți de acord cu acest lucru.
Dovedește-și corectitudinea în instanța de arbitraj într-o astfel de situație, taxivii sunt aproape posibili.
Între timp, mulți inspector fiscali în felul lor interpretează alte prevederi ale legislației fiscale. De exemplu, dacă organizația sa ridicat la un document într-o formă arbitrară privind o operațiune pentru care este furnizată o formă tipică, autoritățile fiscale o pot clasifica ca o "încălcare gravă a regulilor de venit, cheltuieli și obiecte fiscale".
Aceeași concluzie se poate face în cazul în care organizația nu a completat toate detaliile obligatorii ale formularului standard.
Desigur, pentru a elimina complet cererile fiscale, trebuie să completați toate detaliile furnizate. Cu toate acestea, dacă dintr-un anumit motiv nu a fost făcut și verificarea cu privire la aceasta ca o încălcare gravă, nu se grăbește să plătească o amendă.
Întrucât practica arbitrală este evidențiată, în astfel de cazuri instanțele judecătorești ocupă adesea partea contribuabililor.
Decizia Curții sa reflectat în Rezoluția Președinției Curții Supreme de Arbitraj din Federația Rusă nr. 512/98.
Pentru aceleași încălcări ale judecătorului mondial privind inițiativa autorităților fiscale, acesta poate fi impus șefului sau șefului contabilului organizației, o pedeapsă administrativă de la 2.000 la 3.000 de ruble (punctul 15.11 din Codul administrativ al Federației Ruse).
Unii avocați consideră că astfel de acțiuni ale autorităților fiscale sunt ilegale, deoarece le permit să fie re-angajate prin responsabilitate pentru aceeași infracțiune. Din păcate, acest lucru nu este așa. Faptul este că, pentru încălcările brute în înregistrarea documentelor în temeiul articolului 120 din Codul fiscal, organizația este atrasă de justiție și la punctul 15.11 din Codul Infracțiunilor Administrative ale Federației Ruse - funcționarii săi.
Această situație permite în mod direct punctul 4 din articolul 108 din Codul fiscal, potrivit căruia "atragerea organizației de răspundere pentru comiterea unei infracțiuni fiscale nu își eliberează funcționarii în prezența unor motive adecvate pentru răspunderea administrativă, penală sau de altă natură prevăzută de legile Federației Ruse. "
Pentru a controla și a eficientiza prelucrarea documentelor primare, societatea cuprinde bolți speciale ale anumitor operațiuni contabile, numite registre contabile. Documentele contabile consolidate sunt, de asemenea, compilate pentru a simplifica procesul de contabilizare a operațiunilor economice de masă și complexe. Responsabilitatea pentru îndeplinirea calității și în timp util a documentelor primare, precum și pentru transferul într-o anumită perioadă pentru a reflecta totul în contabilitate. Pentru acuratețea informațiilor conținute în documente, anumite persoane pe care au fost încredințate anumite responsabilități și dreptul de a semna documente constitutive.
Având în vedere o anumită responsabilitate materială că o persoană poartă semnătura documentelor primare, dreptul de a semna documentele primare, de regulă, în companie are mai mulți oameni. Semnează documentele primare aceleași persoane care le alcătuiesc. Lista acelor persoane care au dreptul deplin de a semna documentele primare și respectiv împărtășesc o anumită responsabilitate, șeful organizației este determinat de o coordonare clară a acestor persoane cu contabilul principal al întreprinderii sau al companiei. În unele cazuri, o listă completă a persoanelor care au dreptul de a semna documentele primare este proprietarul companiei sau al întreprinderii, iar coordonarea listei cu contabilul șef este pur nominal.
Anumite fețe ale companiei sau ale întreprinderilor au dreptul de a semna documente primare pentru care se fac diferite operațiuni economice pentru primirea sau transferarea fondurilor. În cazul în care nu este posibil să semneze documentul primar de către șeful organizației sau contabil-șef, semnarea produce o persoană autorizată.
În cazul în care nu există semnături ale persoanelor autorizate în documentele privind operațiunile economice sau șeful organizației, absolut toate documentele de decontare și monetare, obligațiile financiare și de credit sunt considerate nevalabile. Nu există niciun document de semnătură în niciun fel acceptat pentru obligațiile de credit și financiar să includă acele documente care fac investiții financiare ale unei anumite organizații, acorduri de împrumut, tratate de împrumut, precum și acele acorduri încheiate cu un împrumut comercial sau de mărfuri.
Există cazuri în care apar anumite dezacorduri între șeful organizației și direct cu contabilul șef despre implementarea unor operațiuni economice. Dacă nu este posibilă obținerea unui răspuns clar de la proprietarul unei companii sau a unei firme, care a confirmat sau a respins opiniile uneia dintre părți și a asumat responsabilitatea pentru a lua o anumită decizie, semnătura pune șeful organizației. În același timp, șeful organizației oferă o comandă scrisă în numele său propriu, care spune că liderul organizației este pe deplin responsabil pentru posibilele consecințe ale unei anumite operațiuni economice. Conform acestei comenzi, persoanele care au pus și semnătura pe documentele primare nu sunt responsabile pentru consecințele acestei operațiuni. Ordinea scrisă a șefului organizației este anexată și a contribuit la contabilitate și înregistrată ca o cerere în raportarea contabilă.
Este necesar să menționăm faptul că absolut toate documentele primare trebuie să aibă în mod necesar în mod necesar anumite detalii. Așa cum am menționat mai devreme, persoanele care au dreptul și pun semnătura pe documentele primare sunt pe deplin responsabile de corectitudinea operațiunii de proiectare și punere în funcțiune.
O listă de persoane autorizate să semneze documentele primare poate conține numele oricărui angajat al companiei. Ordinul de numire a unei persoane care are dreptul de a semna documentele primare trebuie să fie pregătit în avans pentru a evita posibilele absențe ale șefului sau contabilului-șef al întreprinderii, care trebuie să coordoneze și să semneze un ordin de a numi o persoană autorizată . În cazul în care este necesar să semneze documentele primare, în timp ce nu există lider și contabil șef, să-și asume responsabilitatea și semnează documentele ar trebui să fie persoana autorizată. În același timp, este necesar să se indice poziția și prenumele actuale ale acestei persoane autorizate.
Potrivit articolului special al legii federale, dreptul la semnătura documentelor primare pentru directorul general are ceva, în numele căruia a fost emis o ordine specială. Potrivit comenzii, directorul general a extins competențele unei anumite persoane și permite posibilitatea semnării documentelor primare de către această persoană dacă directorul general nu are capacitatea de a semna personal.
Includerea volumului de gestionare a documentelor instituției distinge următoarele fluxuri de documente:
Intrare - primire;
- Creat - intern și trimis.
Documentația primită este o documentație care vine la o întreprindere de la alte organizații.
Documentele de ieșire sunt documente pe care întreprinderea (organizația) trimite alte întreprinderi. Documentația de ieșire sunt documente care transportă informații dezvoltate la întreprindere pentru a le transfera către alte organizații: scrisori, referințe, rapoarte, comenzi, telegrame, telefoane etc.
Organizarea corectă a fluxului de documente presupune acuratețea directă a mișcării documentelor, adică Pasajul lor de către cel mai scurt drum prin cel mai mic număr de instanțe, cu excepția sau minimizarea mișcărilor returnate. Este necesar să se condude principiul șederii unice al documentului într-o singură instanță: fiecare document ar trebui să fie procesat în unitatea structurală sau să fie la contractant o singură dată.
Pentru a accelera pasajul și prelucrarea cea mai rațională, schemele de circulație a principalelor categorii de documente din cadrul instituției sunt create. Acest lucru vă permite să stabiliți cele mai raționale rute ale mișcării documentelor, să determinați pașii de prelucrare a acestora, să stabilească procedura uniformă cu documentele pe această bază. Schemele de procesare a documentelor sunt incluse în instrucțiunile de desfășurare a lucrărilor de birou, dezvoltate în instituție.
La procesarea corespondenței primite, sunt alocate următorii pași:
Recepția de introducere a documentelor;
- prelucrarea inițială (expediționar) a documentelor;
- luarea în considerare și distribuirea preliminară a documentelor;
- înregistrarea documentelor;
- luarea în considerare a documentelor de către cap (stagnare a rezoluției);
- Executarea documentului.
Recepția și prelucrarea inițială a corespondenței primite se efectuează printr-o expediție, birouri sau secretari (în funcție de categoria instituției), în funcțiile care includ verificarea corectitudinii livrării și integrității investițiilor, stabilirea faptului de primire a primului Documentul la înființarea și pregătirea corespondenței pentru transferul la numire.
Verificarea corectitudinii livrării se efectuează prin citirea adresei pentru corespondență. O corespondență condusă în mod eronat este trimisă în funcție de accesorii. Pentru a verifica integritatea atașamentului, plicurile deschise. Plicurile care nu sunt supuse deschiderii cu marca "personal".
Documentele primite de nicio adresă ar trebui trimise imediat de adresa corectă, notificând simultan expeditorul. Dacă nu există niciun document în plic, care este indicat în inventar, acest lucru ar trebui să fie informat despre expeditor. Sosirile speciale (telegrame, telefoane, scrisori înregistrate) sunt procesate mai întâi.
Toate documentele primite sunt aplicate prin ștampila de înregistrare (detalii "Mark privind admiterea unui document în instituție"), care stabilește prezența de la sosirea documentului în această instituție. Se aplică pe prima foaie a documentului și pe colțul din dreapta jos; Dacă plicul nu este deschis, acesta este aplicat pe orice zonă liberă a frontului plicului.
La momentul primirii documentului, numai data primirii este aplicată în organizație în ștampilă, iar camera de intrare se află în momentul înregistrării.
Procedura de înregistrare a documentelor constă în două etape:
Primul este indicele de ștanțare din ștampilă pentru înregistrarea documentelor;
- Al doilea - completarea formularului de înregistrare relevant.
Înregistrarea documentelor - Procedura de înregistrare a documentelor constă din două etape: indicele de primăvară din ștampilă pentru înregistrarea documentelor și cea de-a doua completare a formularului de înregistrare.
Înregistrarea documentelor este o înregistrare a documentelor privind documentele din formularul stabilit, care oferă o căutare de contabilitate, monitorizare și documentare rapidă și înregistrează, de asemenea, crearea, trimiterea sau primirea și pe baza căreia este aplicată ulterior de indicele de detalii și data înregistrării.
Înregistrarea sunt supuse tuturor documentelor care necesită contabilitate, execuție, utilizare în scopuri de referință. Printre acestea sunt subvenționate de la alte organizații și de la persoane fizice și create - interne și trimise. Documentele sunt înregistrate indiferent de metoda de livrare, transmitere sau creație.
Principiul de bază al înregistrării este o singură persoană. Fiecare document trebuie înregistrat în instituție o singură dată când indicele său este aplicat. Cheltuielile - în ziua primirii, creată - în ziua semnării sau aprobării.
Indexarea este stagnarea numărului de secvență (înregistrare) și a convențiilor necesare la înregistrarea locului de creare (execuție) și depozitarea documentului.
Documentele de intrare și de ieșire ar trebui să aibă numere de înregistrare constând din numărul ordinal al documentului, desemnarea convențională a unității structurale sau a unui funcționar, numărul cazului în care documentul sau copia acestuia va fi pusă.
De exemplu, numărul documentului 01-05 / 134 include:
01 - indicele unității structurale;
- 05 - numărul cazului din nomenclatură;
- 134 - Numărul de secvență al documentului revistei de înregistrare.
Documentele sunt înregistrate în formularele de înregistrare și control - tradiționale (card și reviste) sau carduri electronice (reviste).
Forma de înregistrare a cardului este utilizată în instituții cu volumul de gestionare a documentelor de peste 600 de unități pe an. Documentul este înregistrat pe card, al cărui format este A5 sau A6. Pe cardurile de format A5, de regulă, este prezentă o scară calendaristică la care secretarul, datele de primire sau execuție a documentului pot marca.
Formularul de jurnal este aplicat în instituții cu un volum de gestionare a documentelor nu mai mult de 600 de unități pe an. Conținutul graficului din jurnalul log este similar cu graficele cardului de țară.
Rezoluția inițială de semnături este printre gestionarea companiei, iar contabilul principal are dreptul celui de-al doilea după lider.
În cazul în care contabilul șef nu are o companie, atunci situația devine mai dificilă, astfel încât permisele pentru semnăturile documentelor sunt doar la autoritățile companiei.
În ce cazuri este transmisă dreptul de semnătură:
Dar există astfel de cazuri atunci când șefii au plecat pentru o călătorie de afaceri, s-au îmbolnăvit sau pur și simplu, iar fără semnăturile sale, activitatea de lucru este inactivă, atunci în astfel de situații este necesar să se facă o comandă pentru dreptul documentelor primare de semnătură.
De asemenea, compania are multe și alte motive pentru publicarea unui astfel de act:
În cadrul companiei, o lucrare de documente foarte mare și autoritățile pur și simplu fizic nu pot semna o astfel de documente și, în afară de aceasta, are multe din cazurile sale, pe care nu le poate renunța;
Compania nu are un weekend, iar angajații lucrează alternativ, contabilul șef funcționează timp de cinci zile pe săptămână și au nevoie de cineva care să semneze aceste documente pentru aceasta.
Permisiunea de a semna documentele primare cu comanda poate doar angajații companiei, alte persoane care nu au nimic de făcut acest lucru pot face acest lucru. Ordinul trebuie să înregistreze validitatea acestui contract.
Principalele reguli de compilare a unui document pentru dreptul de a semna documentele primare:
În general, se eliberează astfel de ordine, precum și contracte obișnuite în scris, dar numai pe spații speciale. Aceeași pălărie este prescrisă: numele organizației, data, semnătura, datele de bază despre companie.
Ordinea poate conține două elemente: clarificatoare și administrative. Punctul de clarificare trebuie explicat pe scurt de ce este necesară comanda. Dar dacă brusc nu înregistrați această parte, atunci nu se va întâmpla nimic teribil.
La administrator trebuie să fie prescris:
Prenume, prenume, patronimic și poziția ocupate de persoana (sau persoanele), care sunt înzestrate cu semnătura potrivită;
Viziunea și natura documentelor (sau speciile individuale), pe care această persoană o poate înscrie acum;
Dacă există o astfel de nevoie - durata căreia mandatarul are dreptul de a semna.
Dar chiar dacă ordinul este scris că o anumită persoană poate semna documente, este încă necesar să se specifice documentele.
Toate formularele sunt aprobate de Rosstat și, în unele cazuri, Banca Centrală a Federației Ruse.
Personal documente primare:
Comanda (comanda) privind primirea unui angajat la locul de muncă (formularul unificat n T-1);
- Ordinul (ordinea) privind recepția angajaților la locul de muncă (formularul unificat n t-1a);
- Cardul personal al angajatului (formularul unificat n T-2);
- program regulat (formularul unificat n t-3);
- ordinea (ordinea) privind transferul unui angajat la un alt loc de muncă (formularul unificat n T-5);
- ordinea (ordinul) privind transferul angajatului la un alt loc de muncă (formularul unificat n t-5a);
- Ordinul (eliminarea) privind furnizarea de concediu angajatului (formularul unificat n T-6);
- Ordinul (eliminarea) privind furnizarea de concediu angajatului (formularul unificat n T-6A);
- program de vacanță (formularul unificat n t-7);
- Ordinul (ordinul) privind încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un angajat (concediere) (formularul unificat n T-8);
- Ordinul (eliminarea) la încetarea (terminarea) unui contract de muncă cu un angajat (concediere) (formularul unificat n T-8A);
- ordinea (ordinea) în direcția angajatului pe o călătorie de afaceri (formularul unificat n T-9);
- Ordinul (eliminarea) privind direcția angajaților într-o călătorie de afaceri (formularul unificat n T-9A);
- certificatul de călătorie (formularul unificat n T-10);
- sarcina de serviciu pentru a trimite o călătorie de afaceri și a raporta implementarea sa (formularul unificat n t-10a);
- Ordinul (eliminarea) despre promovarea angajatului (formularul unificat n t-11);
- Ordinul (Ordinul) privind promovarea angajaților (formularul unificat n T-11A).
Pentru contabilizarea timpului de lucru și a personalului de decontare:
Tabelul contabil al timpului de lucru și plata pentru remunerare (formularul unificat n T-12);
- tabel de contabilizare a timpului de lucru (formularul unificat n t-13);
- Payroll de decontare (formularul unificat n T-49);
- declarația estimată (formularul unificat n T-51);
- declarația de plată (formularul unificat n T-53);
- înregistrarea revistei a declarațiilor de plată (formularul unificat n t-53a);
- notă - calcularea furnizării de concediu către angajat (formularul unificat n T-60);
- notă - calculul la terminarea (terminarea) unui contract de muncă cu un angajat (concediere) (formularul unificat n T-61);
- Actul privind primirea lucrărilor efectuate în cadrul unui contract de muncă urgent încheiat pentru momentul anumitor lucrări (formularul unificat n T-73).
Pentru contabilitatea produselor, valorile mărfurilor în locurile de depozitare:
Acționați la recepția - transmiterea inventarului de stocare a inventarului (formularul unificat N MX-1);
- revista de contabilitate a revistei și depozitarea (formularul univ MX-2);
- un act de returnare a mărfurilor și a valorilor materiale depuse (formularul unificat N MX-3);
- revista contabilă pentru primirea produselor, a mărfurilor și a valorilor materiale în locația de depozitare (formularul unificat N MX-5);
- Revista contabilă a produselor, valorile mărfurilor în locurile de depozitare (formularul unic N MX-6);
- factura pentru transferul produselor finite în locația de depozitare (formularul unificat N MH-18);
- declarația reziduurilor contabile ale valorilor mărfurilor în locurile de depozitare (formularul unificat n MH-19);
- un raport privind circulația mărfurilor și a valorilor materiale în locurile de depozitare (formularul unificat N MX-20);
- un raport privind circulația mărfurilor și a valorilor materiale în locurile de depozitare (formularul unificat N MH-20A);
- Raportul reporter (formularul unificat n MX-21).
Conform contabilității așezărilor de numerar cu populația în punerea în aplicare a operațiunilor de tranzacționare cu utilizarea registrelor de numerar:
Revista operatorului de casier (formularul unic N km-4);
- Raportul de certificare al operatorului de casier (formularul unic N km-6).
Potrivit operațiunilor de tranzacționare (generale):
Actul de acceptare a mărfurilor (formularul unificat n torg-1);
- să acționeze asupra discrepanței stabilite în cantitatea și calitatea în acceptarea valorilor materialelor de inventar (formularul unificat n torg-2);
- factura de mărfuri (formularul unificat n torg-12);
- factura pentru mișcarea internă, transferul de mărfuri, containere (formular unificat n torg-13);
- primirea cheltuielilor (pentru comerțul mic) (formularul unificat n torg-14);
- acționați despre daune, băiat, resturi de valori de inventar (formularul unificat n torg-15);
- un act de produse de debitare (formularul unificat n torg-16);
- revista Revista Contabilitate în stoc (formularul unificat n torg-18);
- Ordinul (formularul unificat n torg-26);
- Jurnalul de Contabilitate pentru comenzile clientului (formularul unificat n torg-27);
- cardul contabilității costurilor cantitative (formularul unificat n torg-28);
- un raport de produs (formular unificat n torg-29);
- Raport privind tara (formularul unificat n torg-30).
Privind contabilizarea tranzacțiilor în numerar:
Ordine de numerar (formularul unic n ko-1);
- comanda de numerar consumabilă (formularul unificat n ko-2) Înregistrarea magazinelor de primire și cheltuieli (formularul unificat n ko-3);
- carte de numerar (formularul unic n ko-4);
- cartea contabilității și emisă de casierul de bani (formularul unic n ko-5);
- Raport Advance (formularul unificat N AO-1);
- Anunțarea la taxa de numerar (formularul 0402001).
Pentru contabilizarea transportului rutier:
Foaie de călătorie a unei mașini de pasageri (forma tipică intersectorială N 3);
- foaia de călătorie a taxiului de pasageri (forma tipică intersectorială n 4);
- foaia de deplasare a unui camion (forma tipică intersectorială N 4-C);
- foaia de deplasare a unui camion (formularul tipic intersectorial N 4-P);
- Jurnalul de Călătorii de foi de călătorie (formularul tipic intersectorial N 8);
- deasupra capului de mărfuri (forma tipică intersectorială n 1-t).
Conform contabilității activelor fixe și a activelor necorporale:
Actul privind recepția - transmiterea obiectului de active fixe (cu excepția clădirilor, structurilor) (formularul unificat n OS-1);
- actul de primire a clădirii (facilități) (formularul unificat n os-1a);
- să acționeze asupra recepției - transmiterea grupurilor de active fixe (cu excepția clădirilor, structurilor) (formularul unificat n OS-1B);
- factura privind circulația internă a activelor fixe (formularul unificat N OS-2);
- Actul privind livrarea de recepție a instalațiilor reparate, reconstruite, modernizate ale activelor fixe (formularul unificat N OS-3);
- actul de debitare a obiectului activelor fixe (cu excepția autovehiculelor) (formularul unificat N OS-4);
- să acționeze în ceea ce privește oprirea autovehiculelor (formularul unificat N OS-4A);
- actul de debitării grupurilor de active fixe (cu excepția autovehiculelor) (formularul unificat n OS-4B);
- carte de contabilitate a cărții de inventar a obiectului de active fixe (formularul unificat N OS-6);
- cardul contabil al cardului de inventar al activelor fixe (formularul unificat N OS-6A);
- Cartea de inventar a contabilității activelor fixe (formularul unificat n OS-6B);
- un act de recepție (admitere) a echipamentului (formularul unificat N OS-14);
- actul de primire a echipamentului în instalație (formularul unificat n OS-15);
- acționează asupra defectelor de echipamente identificate (formularul unificat n OS-16);
- Cartelă de contabilitate a cardurilor necorporale (formularul tipic intersectorial NMA-1).
Pentru examinarea materialelor:
Procura (forma tipică intersectorială n m-2);
- procura (forma tipică intersectorială n m-2a);
- ordinul judecătoresc (forma tipică intersectorială n M-4);
- un act de acceptare a materialelor (formularul tipic intersectorial N M-7);
- carte de lit-gard (forma tipică intersectorială n m-8);
- cerință-deasupra capului (forma tipică intersectorială n M-11);
- factura pentru concediu pentru partea (forma tipică intersectorială n m-15);
- carte de contabilitate materială (forma tipică intersectorială n M-17);
- acționează asupra câștigului valorilor materiale obținute în dezasamblarea și dezmembrarea clădirilor și a structurilor (forma tipică intersectorială n M-35).
Conform articolelor mici și utile:
Cartelă de contabilitate a cartelei de obiecte cu valoare scăzută și ascultare (formularul tipic intersectorial N MB-2);
- actul de eliminare a obiectelor cu valoare scăzută și fără probleme (formularul tipic intersectorial N MB-4);
- declarația de contabilizare a extrădării articolelor de îmbrăcăminte, specialobuvi și a dispozitivelor de siguranță (formularul tipic intersectorial N MB-7);
- Acționați în funcție de reducerea obiectelor cu valoare scăzută și ascultare (formularul tipic intersectorial N MB-8).
Documente estimate:
Comandă de plată (formularul 0401060);
- cererea de plată (formularul 0401061);
- comandă de colectare (formularul 0401071);
- ordin de plată (formularul 0401066);
- Registrul conturilor (formularul 0401065);
- Registrul transferat la colectarea documentelor de decontare (formularul 0401014);
- Cererea de acceptare, refuzul de acceptare (formularul 0401004).
Pentru a controla și a eficientiza prelucrarea documentelor primare, perioadele de circulație sunt elaborate - registrele contabile. Pentru a simplifica contabilizarea operațiunilor economice complexe sau de masă, pot fi compilate documentele contabile consolidate.
Legea definește că acreditările primare și consolidate pot fi întocmite pe suporturi de hârtie sau mașini și au următoarele detalii obligatorii:
Numele documentului;
Data;
Locul de elaborare;
Numele întreprinderii, în numele căruia este întocmit un document;
Conținutul și volumul funcționării economice, unitățile de măsurare a acestuia;
Postări de persoane responsabile de exercitarea operațiunii economice și corectitudinea proiectării sale;
Semnătura personală (semnături) de persoane sau alte date care permit identificarea identității care a participat la proiectarea acestuia.
Informațiile conținute în documentele primare se reflectă în registrele contabile prin "înregistrarea duală". În cazul în care operațiunea este efectuată în valută străină, atunci în registrele contabile reflectă, de asemenea, suma în valută străină.
Legea indică în mod specific că datele din conturile sintetice ar trebui să fie identice cu restul pentru primul număr din fiecare lună. Pur și simplu, acest lucru înseamnă că pentru fiecare număr de lună, toate rămășițele conturilor trebuie reduse, iar operațiunile ar trebui să se reflecte în întregime. Această cerință nu se aplică pregătirii soldului contabil ca formă de raportare. Frecvența echilibrului este stabilită prin alte standarde.
Registrele de cont:
Legea nu oferă o formulare directă și concretă a conceptului de "registru de cont", ci descrie cerințele pentru acestea. Prin urmare, formularea prezentată mai jos este autorul.
Registrul contabil este o informație special grupată și sistematică despre operațiunile economice, care, în formă de hârtie sau electronică, creează și acumulează întreprinderea pe baza documentelor contabile primare pentru a compila alte situații financiare.
Registrele contabile în procesul de păstrare a contabilității ar trebui să aibă:
Nume;
Perioada de înregistrare a operațiunilor economice (adică, la care perioada contabilă se referă);
Familiile și semnăturile sau alte date care permit identificarea persoanelor care au participat la compilarea lor.
Operațiunile economice ar trebui să se reflecte în registrele contabile în perioada de raportare în care au fost puse în aplicare.
Dacă o întreprindere continuă să contabilizeze masina mass-media, este obligată să facă copii ale copiilor lor pe propria cheltuială la cererea altor participanți la operațiunile economice, precum și agențiile de aplicare a legii, dacă este în competența lor și este prevăzută de lege .
Registrele contabile (registrele contabile) sunt destinate sistematizării și acumulării informațiilor conținute în documentele primare adoptate pentru contabilitate, pentru a reflecta explicațiile contabile și contabile. Corectitudinea reflectării operațiunilor economice în registrele contabile oferă persoanelor care le-au făcut și le-au semnat.
Registrele contabile analitice În plus față de rezultatul general al registrului furnizează stocarea și sistematizarea informațiilor într-un context analitic stabilit pentru acest registru contabil. De exemplu, contabilizarea plății conturilor de încasat cu contrapărțile oferă nu numai depozitarea și contabilizarea cantității totale de creanțe, dar oferă, de asemenea, informații despre datorii pentru fiecare contrapartidă specifică.
Registrele sintetice ale contabilității generale stocate, informații finale despre operațiunile economice - rezultatele (soldul inițial și finit), cifra de afaceri.
Depozitarea documentației contabile
De asemenea, legea obligă întreprinderea să aplice toate măsurile necesare pentru a împiedica modificările neautorizate în informațiile din documentele primare și registrele contabile și asigură stocarea corespunzătoare pe parcursul perioadei stabilite.
Responsabilitatea pentru pregătirea târzie a documentelor primare și a registrelor contabile, pentru lipsa de fiabilitate a datelor reflectate în acestea, aceștia transportă persoane care au compilat și au semnat aceste documente.
Documentele primare și registrele contabile pot fi eliminate numai prin soluționarea autorităților competente în competențele prevăzute de legi. Funcționarul întreprinderii are dreptul în prezența reprezentanților organismelor care exemplau documente, elimină copiile din documentele retrase. Obligatoriu este de a elabora registrul documentelor retrase.
Aceste forme pot fi dezvoltate independent și puteți utiliza, de asemenea, unificarea, pre-verificarea prezenței tuturor detaliilor obligatorii în acestea, stabilite de noua lege.
Forme obligatorii: Documente de numerar
Cu toate acestea, această regulă are o serie de excepții.
În primul rând, pentru organizațiile din sectorul public, forma documentelor contabile primare sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse. În prezent, de exemplu, formularele aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia nr. 173N. Este puțin probabil să se aștepte abolirea lor sau să facă schimbări semnificative în ele. Astfel încât angajații de stat trebuie să utilizeze în continuare formulare vechi.
În al doilea rând, dacă documentele primare sunt aprobate de autorități, acestea ar trebui, de asemenea, utilizate ca înainte.
Un exemplu clasic de astfel de documente obligatorii poate fi găsit în statul Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 373-P, care este dedicată disciplinei de numerar. Această dispoziție obligă în mod direct toate organizațiile și antreprenorii individuali să utilizeze documente primare unificate la emiterea de tranzacții în numerar. Numele și codurile lor digitale sunt date, care corespund clasificatorului total al documentației de management OK 011-93.
Deci, aproape toate documentele primare de numerar aprobate prin rezoluția Comitetului de Statistică a Rusiei nr. 88 trebuie să fie aprobate.
KO-1 "Cash Cash" - cod 0310001;
- KO-2 "Comandă de numerar consumabilă" - cod 0310002;
- KO-4 "CASH CARK" - cod 0310004;
- KO-5 "Cartea contabilității și numerarului emis de casier" - cod 0310005.
În plus, două formulare din albumul formularelor unificate pentru contabilizarea salariului, aprobate prin rezoluția Comitetului de Statistică de Stat din Rusia nr. 1:
T-49 "Declarație de plată estimată" - cod 0301009;
- T-53 "Declarație de plată" - cod 0301011.
Forme obligatorii: Documente de transport
Nu trebuie să uităm de alte documente aprobate pentru utilizarea obligatorie.
Aceasta, în special, factura de transport, aprobată prin Decretul nr. 1208 al Guvernului. În plus, documentele de transport feroviar, care au fost aprobate de trei ordine ale IPP a Federației Ruse nr. 30, nr. 32 și nr. 39 au fost obligatorii .
Există documente obligatorii în alte domenii de activitate. Deci, înainte de a vă dezvolta și aproba forma unui document de cont primar, asigurați-vă că nu există forme obligatorii similare.
Procedura de aprobare a formelor primare
Documentele aplicate de organizare pentru a ține seama de faptele vieții lor economice ar trebui aprobate de șeful organizației. În același timp, capul trebuie, de asemenea, să aprobe o listă de funcționari care au dreptul să semneze aceste documente contabile primare.
În cazul în care organizația a decis să utilizeze formele unificate obișnuite, acestea ar trebui să fie încă aprobate ca documente contabile primare aplicate de organizație. Aparent, un număr mare de organizații vor face, mai ales că cele mai multe programe de contabilitate sunt deja configurate pentru a aplica forme vechi unificate.
În acest sens, este foarte des întrebarea dacă este necesar să se elimine cuvântul "formular unificat" din eșantionul aprobat. Cred că dacă organizația aprobă documentul primar cu o astfel de inscripție, nu va intra în contradicție cu noua lege.
Principalul lucru este că acest document face toate detaliile necesare și a fost aprobat de șeful organizației.
De multe ori, întrebați dacă documentul principal principal va fi legitim pe care nu va fi indicat deloc, de către cine și când este aprobat, acesta nu va fi numele șefului organizației și data aprobării. În opinia mea, aceasta este deja în mod clar o temeri inutile inutile. Reflectă aceste informații despre formular - bine, nu reflectați - este, de asemenea, normal. Aceste informații nu sunt suporturi obligatorii.
Trebuie imediat să declare - acest document primar a încetat să fie obligatoriu. Se poate aplica, dar numai pe o bază voluntară. Atitudinea față de acest document popular este diametral opus. Din "cel mai incomod document" înainte de "mai bine nu inventați".
Cred că vânzătorii care nu-i plac TORG-12 au inventat deja și au aprobat factura de mărfuri în formă, care va fi cea mai convenabilă pentru ei. Alții, poate, pur și simplu îndepărtați de la factură, cu atât mai puțin superfluă că doare. Iar majoritatea vor lăsa probabil totul așa cum este, aprobat de TORG-12 ca document principal de contabilitate. În timp ce dezvoltatorii unui program contabil nu le vor oferi o altă formă.
Ce detalii obligatorii ar trebui să conțină un document de contabilitate primar
Lista detaliilor obligatorii privind documentul principal principal este stabilită la articolul 9 din noua lege.
Această listă include:
1) numele documentului;
2) data compilației sale;
3) numele entității economice care a compilat un document;
4) conținutul faptului de viață economică;
5) amploarea măsurării naturale și (sau) monetare a acestui fapt, indicând unitățile de măsurare;
6) numele poziției persoanelor care a comis o afacere sau o operațiune și cei responsabili de corectitudinea proiectării sale sau pentru corectitudinea proiectării evenimentului realizat;
7) Semnăturile acestor persoane care indică numele de familie și inițiale sau alte detalii necesare pentru identificarea acestor indivizi.
În general, această listă este identică.
Diferențele mici sunt legate de schimbarea terminologiei: "Operațiunea economică" a fost înlocuită de un concept mai larg de "fapt al vieții economice". Aceasta înseamnă că documentele sunt necesare nu numai acțiunile organizației în sine - o tranzacție sau o operațiune, ci și alte evenimente care apar în plus față de voința funcționarilor organizației, dar sunt capabili să influențeze poziția financiară sau rezultatul financiar al acestuia Activități.
A precizat cerințele pentru măsurarea faptului de viață economică. Deoarece formularea este aplicată utilizând alianțe "și (sau), se poate concluziona că este permisă indicarea modului în care măsurarea naturală și monetară simultană și numai una dintre ele: sau naturale sau bani. Sincer, acest lucru nu este de asemenea știri - și înainte ca documentele primare să poată gestiona numai cu o singură dimensiune. Astfel, documentele privind tranzacțiile de numerar sunt, de obicei, numai instrumente de măsurare a banilor, iar unele documente de contabilitate a depozitului sunt doar naturale.
O altă diferență este legată de decodificarea semnăturilor funcționarilor. Noua lege prescrie pentru a indica numele și inițialele oficialilor, în timp ce vechiul limitat numai la o semnătură personală. Adevărat, cerința de a descifra semnătura a existat înainte - în regulamentul privind raportarea contabilă și contabilă în Federația Rusă.
Documentele primare care intră în departamentul contabil sunt supuse verificării obligatorii:
În formă (completitudinea și corectitudinea designului documentului, completarea detaliilor);
în conținut (legalitatea operațiunilor documentate, legătura logică a indicatorilor individuali);
Cantitatea de numărare (corectitudinea calculelor produse).
La verificarea formularului, este necesar să se verifice umplerea detaliilor obligatorii ale documentului - documentul în mod necorespunzător, Inspectoratul Fiscal poate fi nevalid. Toate cerințele prevăzute de forma documentului trebuie completate ținând cont de cerințele pentru completarea acestora, să conțină semnăturile necesare ale celor responsabili pentru întocmirea documentului și decodificarea acestora, precum și organizarea provincială, dacă este prevăzută sub formă de formă și lege aplicabilă. În același timp, este necesar să se țină seama de faptul că, în scopul impozitului, documentele primare nu sunt doar cheltuielile aeriene, facturile, comenzile de plată, ci și contractele, actele de acceptare, scrisori de garanție etc.
Erorile identificate ca urmare a testelor pot fi împărțite în mai multe grupuri:
Din motive de apariție - neglijență, analfabetism contabilă, suprafețe de funcționare a echipamentelor de calcul etc.;
la locul apariției - în textul sau cifrele documentelor primare, atunci când analizează registrele;
Valoarea este erorile locale (de exemplu, în dată) și tranzit (provocând erori automate în mai multe locuri).
Nu sunt permise corecții în registrele de numerar (comenzi profitabile și de numerar de numerar) și documentele bancare. Documentele contabile primare rămase, corecțiile pot fi făcute numai în coordonare cu participanții la operațiunile economice, care trebuie confirmate de semnăturile acelorași persoane care au semnat documente, indicând data corecțiilor.
Erorile din documentele primare create manual (cu excepția numerarului și bancar) sunt corectate după cum urmează:
Stresat de un text bun sau o cantitate greșită, astfel încât să puteți citi corectarea;
- inspectat asupra textului sau a sumei corectate;
- În domeniile liniei corespunzătoare, rezervarea se face "fixă" în spatele semnăturilor celor care au semnat anterior documentul sau sunt confirmate de semnătura persoanei care a făcut o corecție, precum și data corectării.
În textul și datele digitale ale documentelor primare și ale registrelor de ceas și corecțiile neconvenite nu sunt permise.
Dacă documentul este compilat în mai multe exemplare, corecția se face pe fiecare instanță separat.
Erori tipice atunci când lucrează cu documente primare:
Utilizarea formelor de documente primare create la întreprindere, dar nu aprobată în ordinea politicilor contabile;
- absența în documente nu sunt detalii obligatorii unificate sau specializate;
- lipsa aprobată de șeful listei organizației de persoane care au dreptul să semneze documentele primare;
- să nu completeze detaliile obligatorii ale documentelor primare; prezența depunerilor și a bloturilor în documente; încălcarea regulilor de corecție a erorilor;
- stabilește în documentele de numerar;
- înregistrează cu un creion simplu;
- absența dumpingului în linii libere;
- absența unei ștampile sau a unei înregistrări "plătite" care indică data (numărul, luna, anul) în documentele anexate la comenzile de numerar consumă și consumabile;
- Erori aritmetice la impozitarea documentelor.
Pentru a monitoriza și a eficientiza datele de prelucrare a operațiunilor de afaceri pe baza documentelor contabile primare, sunt întocmite documente contabile consecvente.
După acceptare, informațiile din documentul primar sunt transferate în registrele de cont și pe documentul însuși există o marcă specială, eliminând reutilizarea acesteia.
Presurile pot fi împărțite în obligatoriu și suplimentare.
Detaliile obligatorii trebuie să fie prezente în fiecare document primar.
Acestea includ:
Nume;
-Date de pregătire;
- numele organizației, în numele căruia se întocmește un document;
- menținerea operațiunii economice;
- contoare de "operațiune economică în termeni fizici și monetare;
- numele oficialilor responsabili de comiterea operațiunii economice și corectitudinea proiectului său;
- semnăturile personale ale funcționarilor și decodificarea acestora.
Detaliile suplimentare pot fi incluse în documentele primare, în funcție de natura tehnologiei de operare și prelucrare a tehnologiei, care completează sau specifică conținutul anumitor operațiuni economice specifice.
Dacă data este slabă distinctă sau este complet absentă, atunci de fapt acest document (chiar dacă există alte detalii obligatorii ale documentelor primare) își pierde forța legală.
Lista detaliilor obligatorii care trebuie să conțină documentul primar sunt stabilite prin clauza 2 din articolul 9 din Legea "privind contabilitatea":
Numele documentului (formularelor);
Data desenului documentelor;
Numele organizației, în numele căruia este elaborat un document;
menținerea operațiunii economice;
contoare de operațiuni economice (în natură și (sau) termeni monetari și indicând unitățile de măsurare);
Denumirea posturilor de angajați responsabile pentru comiterea operațiunii economice și corectitudinea proiectului său;
Semnăturile personale ale acestor lucrători. În plus față de semnăturile acestor persoane, este necesar să se indice numele și inițialele sau alte detalii care le vor ajuta să identifice.
Rețineți că, în formă tipică aprobată oficial, toate detaliile obligatorii sunt deja furnizate.
În același timp, introducetorul este emis o chitanță pentru ordinea de numerar de sosire prin semnătura contabilului-șef și casierului, legat de sigiliu și ștampila organizației. La primirea de fonduri într-o bancă pe un cec, un contabil emite, de asemenea, o primire a unui ordin în numerar cu înregistrarea numărului său și data de cotitură a rădăcinii verificării, mărturisind execuția băncii a organizației Bancă.
Emiterea de numerar se face în conformitate cu "comenzi consumabile de numerar" sau alte documente executate corespunzător (plata efectuată de depozite, declarații pentru emiterea de bani, conturi etc.), care este ridicată de o ștampilă specială, care are detalii privind ordinul de cheltuieli (formularul Nr. KO-2). Documentele pentru emiterea de bani sunt semnate de către șef și de contabilul șef sau de persoana, sunt autorizați. În cazul în care există semnături permise ale șefului organizației care însoțesc la comenzi consumabile de numerar, nu este necesară semnătura sa privind comenzile de numerar de cheltuieli. Parohiile și comenzile de numerar consumabile sunt evacuate de un departament general sau financiar sau de contabil șef.
Salariile, beneficiile, primele sunt plătite de casierul cu declarațiile de plată fără pregătirea ordinului de numerar consumabil pentru fiecare destinatar. Pe pagina de titlu a declarației de plată ar trebui să fie pusă înscrierea permisivă a șefului întreprinderii și contabilul șef; Termen limită; valoare totală. După trei zile de plată a casierului în declarația de plată împotriva numelor persoanelor care nu au primit bani, înregistrează "depus", constituie registrul sumelor depuse, iar titlul de declarație indică suma plătită și depusă , fixarea acestor date prin semnătura sa. Apoi, contabilul evacuează ordinul de cheltuieli pentru suma totală plătită în declarația de plată. Nu sunt permise obstacole și corecții în documentele de numerar.
Bani pe comenzi de numerar sunt acceptate și emise numai în ziua pregătirii acestor documente. Parohiile și verificările de cheltuieli sau înlocuirea documentelor nu sunt emise în mâinile persoanelor care contribuie sau beneficiază de bani. Acestea sunt transmise casieriei persoanei care a descărcat documentul. La emiterea de fonduri prin proxy, acestea sunt atașate ordinului sau declarației de numerar consumabile pentru emiterea de fonduri.
Ca tranzacții de numerar sunt îndeplinite, casierul este obligat să le semneze și, în plus, documentele lor le-au atașat pentru a rambursa ștampila sau inscripția "plătită" sau "primită" (număr, lună, an).
Înainte de a se transfera la casier la execuție, documentele de numerar sunt înregistrate de un contabil într-un "jurnal de înregistrare profitabil și de cheltuieli", cu codurile cauzelor și condițiilor de primire și emitere de numerar.
Fiecare fapt de viață economică este întocmit folosind documentul primar. Acest lucru este menționat în partea 1 a articolului 9 din Legea federală nr. 402-FZ "privind contabilitatea contabilă" (denumită în continuare Legea nr. 402-FZ). Să analizăm ce cerințele și caracteristicile pregătirii "primar".
Autoritățile fiscale nu au dreptul să stabilească formele necesare de documente primare. Prin urmare, calculele bazei de impozitare trebuie să confirme, inclusiv contabilitatea "primară". Și sunt de acord cu acești oficiali (scrisori ale Ministerului Finanțelor din Rusia nr. 03-03-06 / 1/31261, nr. 03-03-06 / 1 / 5.5261), dar și judecători (rezoluție de Curtea de Apel Al nouălea de Apel nr. 09AP-35547/2013).
Dar, în acest sens, în "primar", numele său trebuie indicat, data compilării, conținutul faptului de viață economică, inclusiv amploarea sa în unitățile naturale sau monetare de măsurare, indicând unitățile însele. De asemenea, în documentul principal reflectă numele companiei. Obligatoriu este indicarea posturilor și a disponibilității semnăturilor persoanelor responsabile relevante. Faptul că toate aceste informații sunt necesare în partea 2 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ.
La dezvoltarea formelor de documente primare, puteți activa date suplimentare. Finanțatorii au constatat că orice restricții privind includerea acestor informații (informații ale Ministerului Finanțelor din Rusia nr. PZ-10/2012) nu sunt stabilite cu privire la legislația contabilă privind contabilitatea. Suplimentul poate apărea după cum este necesar, datorită naturii faptului de viață economică, cerințele actelor juridice de reglementare, nevoile managementului sau tehnologiei de prelucrare a informațiilor.
Există situații în care este posibil să se elaboreze o singură formă pe baza combinației mai multor altele. Deci, în apendicele nr. 1 la scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei nr. MMB-20-3 / [E-mail protejat] Oficialii au oferit o formă de recomandare a unui document universal de transfer. Acesta este proiectat pe baza unei facturi aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1137, precum și obligatorii anterior pentru aplicarea documentelor privind transferul valorilor materiale (formularele Nr. Torg-12, Nr. M-15, Nr. OS-1, TNTV). Potrivit autorităților fiscale, un astfel de document face posibilă să ia în considerare simultan faptul că a fost executat de viața economică, precum și să se utilizeze dreptul de a deduce taxa pe valoarea adăugată și de a confirma costurile. Notă: Forma unei organizații de documente de transfer universal se poate dezvolta, cu condiția respectării cerințelor Legii nr. 402-FZ și a capitolului 21 al Codului Fiscal al Federației Ruse.
Documentele primare sunt compilate de formele care sunt determinate de cap. Acest lucru se face cu privire la prezentarea unui funcționar la care este încredințată contabilitatea. Acest lucru este menționat în partea 4 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ.
Financiatorii clarifică: capul nu aprobă pur și simplu formulare, ci determină, de asemenea, compoziția "primară", precum și o listă de persoane cu dreptul de a le semna (informații nr. PZ-10/2012).
În practică, forma este dezvoltată de contabilitate, după care sunt aprobate. Pentru aceasta, se eliberează comenzi sau comenzi separate în cadrul politicilor contabile sau un document intern independent dedicat organizării contabilității primare și se eliberează faptele vieții economice.
Este demn de remarcat faptul că, în politica contabilă, este necesar să se includă o listă completă a tuturor documentelor contabile primare ca aplicație, care va fi aplicată și va aduce eșantioanele cu explicații care trebuie completate.
De asemenea, este necesar să se determine cercul persoanelor care sunt încredințate cu dreptul de a semna documentele primare.
În plus, se elaborează un program de gestionare a documentelor. Aceasta indică cine și în ce circumstanțe este orice fel de document, câte copii trebuie să fie scrise și căruia trebuie transferați. De asemenea, trebuie să introduceți o descriere detaliată a modului în care apare procesarea documentelor primare.
Mai mult, este recomandabil să se facă ca fragmentul programului de gestionare a documentelor să fie atașat fiecărei descrieri ale postului.
În acest caz, angajații vor ști cu siguranță cu care documentele primare ar trebui să funcționeze și cum ar trebui să se facă corect.
Nu numai formele dezvoltate independent sunt aplicate, ci și unificate. Sunt utilizate și formularele adoptate de organele de reglementare nestatali a contabilității și a altor documente recomandate. De exemplu, prevăzută de Ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia nr. 64n pentru entitățile mici de afaceri (informații nr. PZ-10/2012).
Mai mult, unele forme unificate trebuie utilizate în orice caz. Sănadați să utilizați continuă să rămână acele documente care sunt stabilite și reglementate de actele juridice de reglementare aprobate de organismele autorizate pe baza legislației. De exemplu, comenzi de numerar profitabile și de cheltuieli, cărți de numerar, decontare și declarații de plată și de plată.
Compania poate folosi formele unificate de documentație primară, precum și cele recomandate de serviciul fiscal federal al Rusiei, aprobând ceea ce este necesar în politicile contabile. În plus, "primar" poate fi dezvoltat independent, cu condiția ca documentația să nu fie reglementată de nici un acte de reglementare (de exemplu, pentru tranzacțiile în numerar).
Sistemul de contabilitate fiscală este organizat de contribuabil independent pe baza principiului secvenței normelor și regulilor contabile fiscale, adică este utilizată în mod consecvent de la o perioadă fiscală la alta.
Procedura de efectuare a contabilității fiscale este stabilită de contribuabilul în politicile contabile în scopuri fiscale aprobate prin ordinul relevant al capului.
Departamentul de Politică a Tarifului Fiscal și Vamal a considerat o scrisoare privind problema dovezilor documentare a cheltuielilor și raportează următoarele.
Regulamentul privind Ministerul Finanțelor Federației Ruse, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 329, nu prevede punerea în aplicare a Ministerului Finanțelor din Rusia pentru dezvoltarea și aprobarea formelor unificate de primare Documente contabile.
În conformitate cu Legea federală a N 402-FZ "pe contabilitate" (denumită în continuare - Legea N 402-FZ), care a intrat în vigoare, fiecare fapt de viață economică este supus înregistrării documentului principal de contabilitate. Formele de documente contabile primare aprobă șeful entității economice cu privire la prezentarea unui funcționar la care sunt încredințate înregistrările contabile. Legea N 402-FZ stabilește o listă de detalii obligatorii privind documentul principal de contabilitate.
Pe baza art. 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse (denumită în continuare - Codul) Costurile sunt recunoscute ca costuri rezonabile și documentate (și în cazurile prevăzute la art. 265 din Cod, pierderi), efectuate (suportate) de contribuabil.
În cadrul cheltuielilor rezonabile sunt costurile rentabile, a căror evaluare este exprimată în numerar.
În cadrul cheltuielilor documentate, costurile confirmate de documentele emise în conformitate cu legislația Federației Ruse sau documentele emise în conformitate cu vama cifrei de afaceri de afaceri utilizate într-o țară străină, pe teritoriul căruia au fost efectuate cheltuieli relevante și ( sau) documente, confirmând indirect cheltuielile produse (inclusiv o declarație vamală, comenzi pentru o călătorie de afaceri, documente de călătorie, un raport privind lucrările efectuate în conformitate cu tratatul). Orice costuri sunt recunoscute ca cheltuieli, cu condiția ca acestea să fie făcute să desfășoare activități care vizează primirea veniturilor.
Potrivit art. Contabilitatea fiscală a codului 313 este un sistem de generalizare a informațiilor pentru determinarea bazei fiscale pe baza datelor documentelor primare grupate în conformitate cu procedura prevăzută de Cod. Confirmarea datelor contabile fiscale sunt, inclusiv documente contabile primare care îndeplinesc cerințele art. 9 din Legea N 402-Fz.
În același timp, sistemul de contabilitate fiscală este organizat de contribuabil în mod independent pe baza principiului secvenței normelor și regulilor contabile fiscale, adică este utilizată în mod consecvent de la o perioadă fiscală la alta. Procedura de efectuare a contabilității fiscale este stabilită de contribuabilul în politicile contabile în scopuri fiscale aprobate prin ordinul relevant al capului. Taxele și alte organisme nu au dreptul să stabilească forme obligatorii de documente contabile fiscale pentru contribuabili.
Documentele primare sunt principala parte a contabilității în cadrul organizației, care trebuie efectuată în mod continuu din momentul apariției sale în conformitate cu legislația rusă.
Conform cerințelor legii federale "privind contabilitatea" FZ-129 și prevederile Codului Fiscal, stocarea documentelor primare este inclusă în obligația imediată a contabilului-șef. În cazul încălcării acestei cerințe, penalitățile sunt respinse, ceea ce ar putea fi evitat cu organizarea corectă a depozitării documentelor primare.
Legea federală privind contabilitatea (partea 1, articolul 9 și punctul 1.2 din prevederi 88) alocă două tipuri principale de documentație:
Registrele de cont conțin informații care contribuie la acestea pe baza documentației primare;
Documentele primare care confirmă punerea în funcțiune sau tranzacția financiară.
Documentele primare ale contului organizației pentru comenzi de plată, acte economice, consumabile, acte de lucru comise de întreprindere, chitanțe și ordine de numerar. Cu toate acestea, un cont de mărfuri privind achiziționarea planificată de bunuri nu este documentația primară, deoarece implică doar o achiziție, dar nu chiar și de comiterea sa.
Depozitare primară a documentelor
Depozitarea documentelor primare trebuie efectuată indiferent dacă informațiile pe hârtie sunt păstrate sau în formă electronică.
Important: În cazul în care contabilitatea se desfășoară în format electronic, la cererea reprezentanților serviciilor fiscale, este necesar să se facă copii de hârtie ale documentelor primare (clauza 7 din art. 9 din Legea federală nr. 129-FZ "pe contabilitate").
Articolul 17 din Legea federală 129-FZ "privind contabilitatea" obligă organizația să păstreze documentele primare timp de cel puțin 5 ani.
Codul fiscal stabilește un timp diferit. De exemplu, articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse definește faptul că informațiile contabile și alte documente necesare pentru calcularea și plata impozitelor ar trebui depozitate timp de 4 ani. Documentele care confirmă pierderile transferate în viitor trebuie menținute până când organizația reduce profiturile impozabile pentru valoarea pierderii anterioare (articolul 283 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Problema în acest caz este că este foarte dificil să se împartă documentele strict contabile și impozite. Prin urmare, cea mai bună cale de ieșire din situația actuală este stocarea ambelor tipuri de documente timp de 5 ani.
În plus, trebuie amintit că termenele limită pentru depozitarea documentelor primare sunt guvernate de legislația de arhivă. De exemplu, o listă de documente tipice de gestionare formate în activitățile organizațiilor, aprobate de Rosarhiv, stabilește un mandat de 5 ani de stocare a documentelor primare.
Important: Documentele contabile ale personalului, inclusiv conturile personale ale lucrătorilor, ar trebui menținute timp de 75 de ani. Perioada de valabilitate a oricărui document se calculează din 1 ianuarie a anului următor anului în care a fost emis documentul.
Cum se păstrează documentele primare
Stabilirea procedurii de stocare a documentelor primare este stabilită de către șeful contabil al organizației. De regulă, documentele primare prelucrate ale unui registru de cont sunt hrănite în ordine cronologică în foldere separate.
În același timp, fiecare contabil decide independent modul în care este mai convenabil să sortați documentele. Unele râd conturile unei organizații la contracte, alții le atașează la documente de plată sau într-un dosar separat. Principalul lucru este că un contabil poate, dacă este necesar, poate găsi întotdeauna rapid documentul necesar.
Important: Există o procedură specială pentru stocarea facturilor. Facturile primite de la furnizori, precum și cele două exemplare emise clienților, trebuie să fie stocate într-un jurnal special.
În același timp, legea însăși nu spune cum să afirme "primar". Se indică doar că formularele aprobă capul, care îl reprezintă angajatul responsabil pentru contabilitate, adică șefii șefului (alineatul (4) din Legea nr. 402-FZ). În același timp, nu există o singură explicație oficială despre acest lucru.
Reglementările privind aprobarea documentelor primare sunt scrise la punctul 4 din PBU 1/2008, care prevede că documentele trebuie să fie aprobate de politica contabilă a organizației. Aceste dispoziții continuă să funcționeze și în prezent. În consecință, formele de documente primare trebuie să fie aprobate în politica contabilă a organizației.
În ciuda faptului că noua lege contabilă face posibilă dezvoltarea independentă a formelor de documente primare, aceasta nu anulează formularele tipice aprobate anterior. Prin urmare, o organizație poate aplica atât formele de documente unificate, cât și să-și dezvolte propriile.
Există o opinie că, în forme unificate de documente, nu există detalii obligatorii în conformitate cu noul cont din contabilitate. De exemplu, numele entității economice care au compilat un document și de activitatea economică. Cu toate acestea, de fapt, în formele vechi aprobate de Comitetul de Statistică de Stat, există toate detaliile obligatorii privind documentele primare, inclusiv în cadrul noii Legi nr. 402-FZ.
Acum, organizațiile au dreptul de a înlocui unele forme unificate de către alții, dacă sunt aprobate în politicile lor contabile.
Forma unificată de documente primare care sunt periculoase pentru a înlocui independent:
1. Cartrol Comandă Formularul unificat K0-1 Aprobat prin rezoluția Comitetului de Statistică de Stat din Rusia nr. 88;
2. Ordinul de numerar consumabil Forma unificată a KO-2 aprobată prin soluționarea Comitetului de Statistică a Rusiei nr. 88;
3. Cashbook Unificat Formular KO-4 aprobat prin soluționarea Comitetului de Statistică de Stat din Rusia nr. 88;
4. Cartea contabilă în numerar Formularul unificat KO-5 Aprobat prin soluționarea Comitetului de Statistică de Stat din Rusia nr. 88;
5. Declarație de plată Formularul unificat T-53 Aprobat prin soluționarea Comitetului de Statistică de Stat din Rusia nr. 1;
6. Declarația estimată de plată Forma unificată a T-54 aprobată de Rezoluția Comitetului de Statistică de Stat din Rusia nr. 1;
7. Ordinul de plată Forma unificată a B / N aprobată de reglementările aprobate de Banca Rusiei nr. 383-P;
8. Factura de transport Formă unificată a B / N aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 272.
În cazul în care organizația aplică formulare unificate, atunci este necesar să le utilizați în forma în care sunt aprobate. Este imposibil să se elimine detaliile individuale de la formularele unificate. Acest lucru este menționat în decizia Comitetului de Statistică al Rusiei nr. 20, precum și în scrisoarea Ministerului Finanțelor nr. 03-03-06 / 1/414. Dacă este necesar, formularul aprobat de comitetul de statistică de stat poate fi completat, adică Faceți linii noi, adăugați grafice, dar nu ștergeți.
Unele organizații au început să înlocuiască detalii în forme unificate.
De exemplu, în antet, în loc de faptul că forma aprobată prin decizia comisiei de statistică de stat, indică "aprobată prin ordinul nr. . În acest caz, contrapartida poate avea probleme de confirmare a problemelor. Dacă compania dorește să elimine ceva și să adauge, este posibil pe baza formularelor unificate pentru a-și dezvolta propriile și a le aproba. Astfel, detaliile formelor unificate de documente primare ar trebui lăsate neschimbate.
Din articolul 9 alineatul (2) din Legea nr. 402-FZ, rezultă că, în documentele primare, este necesar să se precizeze posturile de angajați care au comis o înțelegere și responsabilă de corectitudinea proiectului său. De fapt, pentru a indica în documentul primar, numai numele poziției este necesar, dar pentru a preciza că acest ofițer a făcut o înțelegere, iar celălalt este responsabil - nu este nevoie. De exemplu, în factura de mărfuri a TORG-12 există trei linii cu posturi: un angajat care a lansat încărcătura, un specialist care a permis vacanța și poziția contabilului principal (senior). Apoi angajatul care a expediat bunurile este tranzacția. Și căștile și specialistul care au permis vacanța - persoanele responsabile pentru corectitudinea designului.
Redenumirea liniilor cu posturi într-o formă unificată nu este necesară. Ca opțiune, pot fi incluse formulările din Legea nr. 402-FZ într-o procedură separată pentru emiterea de documente. De exemplu, să publice ordinul directorului că documentul principal este responsabil pentru înregistrarea corectă a documentelor primare. Și managerul poate face tranzacții, un magazin, etc., în consecință, pe documentul principal există suficientă poziție și semnătura angajatului.
În conformitate cu alineatul (2) din art. 9 din Legea nr. 402-FIP Imprimarea pe documentul primar, formele care aprobă organizația în sine nu este obligatorie. Prin urmare, de la furnizori puteți lua documente și fără sigilii. În același timp, contrapartida poate fi consolidată în politicile contabile, care, pe lângă formele sale, vor fi, de asemenea, utilizate de unificate, unele dintre ele, de exemplu, TORG-12, tipărirea este o supletare obligatorii. Astfel, este posibil să se țină seama de documentele primare fără sigilii dacă imprimarea nu este furnizată în formular.
Lista detaliilor obligatorii care trebuie să fie pe documentul primar:
1. Numele entității economice care a compilat un document este numele furnizorului sau al artistului companiei. Numele poate fi introdus atât complet cât și abreviat. Nu există restricții aici.
2. Conținutul faptului de viață economică este operațiunea însăși, de exemplu, expediere sau muncă. Nu este necesar să scrieți conținut într-o linie separată, viața economică este înțeleasă din alte detalii ale documentului.
3. Măsurarea monetară naturală și (sau) monetară a faptului de viață economică cu unitățile de măsură este prețul sau numărul de bunuri, domeniul de activitate.
4. Data de compilare trebuie să fie pusă de cea care corespunde zilei de funcționare a operațiunii, de exemplu, expedierea, sfârșitul lucrării etc.
5. Numele documentului Compania poate pune orice. Dar dacă organizația utilizează o formă unificată, atunci este necesar să se lase numele oficial.
6. Posturile de angajați care au comis tranzacția, operațiunea și responsabilitatea pentru corectitudinea proiectului său trebuie aduse în orice document primar. Pentru aceasta, capul trebuie să aprobe lista posturilor și lucrătorilor care au dreptul să facă operațiuni specifice, precum și cei responsabili de efectuarea unei tranzacții.
7. Semnăturile angajaților cu decodare (nume de familie și inițiale) - aceasta este o supunere obligatorie a oricărui document primar, dar tipărirea pe documentul primar nu este obligatorie.
Legea nr. 402-FZ permite proiectarea documentului primar, atât pe hârtie, cât și pe electronic, dar în orice caz, documentul ar trebui să fie numai originalul.
Pentru ca documentul virtual să fie valabil, acesta trebuie să fie certificat printr-o semnătură electronică (o scrisoare a Ministerului Finanțelor din Rusia nr. 03-03-06 / 1/24). Pe formele de documente electronice, aceleași reguli se aplică ca pe hârtie. Deci, compania are dreptul să decidă cum vor arăta formele de documente computerizate. În același timp, este posibil să se transfere documente pe Internet la inspecția privind inspecția, cu condiția ca acesta să fie compilat în conformitate cu formatele aprobate de autoritățile fiscale. De exemplu, pentru TORG-12 deasupra capului și a actelor de lucru efectuate, formatele electronice sunt aprobate prin ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei nr. MMB-7-6 / G72®. În cazul în care compania schimbă documente cu contrapartide care nu sunt în acest format, ele pot fi transmise la inspecție numai pe hârtie, apoi întreaga semnificație a schimbului electronic dispare.
Unele organizații consideră că, odată ce puteți aproba formele de documente primare, atunci acesta poate fi determinat în care este trimis, de exemplu, sub forma copiilor de fax.
Acest aviz va conduce la faptul că cumpărătorul nu va putea accepta cheltuieli, deoarece În documentul de fax nu există semnături (originale sau electronice). Costurile pentru documentele cu Facsimile nu pot fi retrase. În consecință, Inspectoratul Fiscal are dreptul să elibereze aceste cheltuieli. Judecătorii (deciziile președinției Federației Ruse nr. 4134/11, se ia în considerare și districtul federal de arbitraj din districtul Nord-Vest. A56-69600 / 2010). În consecință, documentele primare nu pot fi înlocuite cu o copie de fax.
Aprobarea formelor de documente primare poate fi nu numai în politicile contabile, ci și în acordul de contrapartidă. Pentru aceasta, este necesar ca în contract să prevadă ce organizații sunt utilizate în relațiile lor, precum și forma unui document care să facă o cerere la contract. În același timp, va deveni același obligatoriu pentru părți ca formulare aprobate în politicile contabile.
În formele unificate de documente primare, se oferă semnătura șefului. Viza contabilului principal sau obișnuit nu este necesară, numai dacă nu există nicio companie (punctul 2.2 din prevederi, aprobat. Banca Rusiei nr. 373-P). În caz contrar, documentele fără semnătura șefului vor fi nevalide. În cazul în care organizația a decis să utilizeze forme independente de documente primare, legea impune o semnătură a angajaților care au comis tranzacția și responsabilitatea de corectitudinea proiectului său (articolul 9 alineatul (2) din Legea nr. 402-FZ). Un astfel de specialist nu trebuie neapărat să fie șef. De exemplu, poate fi capul depozitului sau managerului. Astfel, semnătura șefului propriilor sale documente primare nu este obligatorie.
Formele de raportare strictă nu se aplică regulilor de proiectare a documentelor primare obișnuite.
Procedura de utilizare a formularelor stricte de raportare este reglementată de Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 359. În cazul în care formularul strict de raportare este aprobat înainte de intrarea în vigoare a acestei hotărâri, este necesar să o aplice. În prezent, în special, Turputevka, încasările pentru plata serviciilor de alimentare cu gaze, pentru a primi asigurare. Nu există niciun motiv să se dezvolte și să-și aplice bazele lor. Locurile de pe teren sunt respectate la aceeași părere (o scrisoare adresată UFNS din Rusia la Moscova nr. 17-15 / 6866). În acest caz, problemele pot apărea cu contrapartide cu confirmarea cheltuielilor, dacă este nevoie de spații nestandardizate din conturile sale. Ministerul Finanțelor susține că formularele decorate cu încălcări nu confirmă costul (litera 03-03-06 / 1/666).
Dacă formularul nu este aprobat oficial, atunci compania are dreptul de a-și dezvolta propriul. Acesta trebuie inclus în tipul de serviciu, cuantumul de plată al numerarului și pe hartă, data așezărilor, pentru a asigura disponibilitatea societății (clauza 3 a dispozițiilor, aprobată. Rezoluția nr. 359).
Formularele aprobate trebuie consolidate în politica contabilă a organizației
Organizațiile au dreptul să utilizeze formele de lucrări primare privind contabilitatea forței de muncă și plata acestuia în loc de unificat. Poziția oficială a Rostrud este indicată în litera nr. PG / 1487-6-1.
Din scrisoare rezultă că formele de documente primare ale personalului (angajați cu card personal, personalul, orele de lucru, orele de lucru, programul de concediu etc.) ale organizației au, de asemenea, dreptul de a se dezvolta. Principalul lucru este de a avea toate detaliile obligatorii ale documentului primar (partea 2 din articolul 9 din Legea federală nr. 402-FZ). Acum, organizațiile pot simplifica formele complexe unice de personal "primar" și le lasă numai acele date de care au nevoie sau folosesc doar câteva forme aprobate și de la alții să refuze, înlocuind propriile lor.
În același timp, experții lui Radrud au avertizat împotriva simplificării inutile. În formularul aprobat există toate informațiile necesare pentru verificarea inspectorilor de muncă. Dacă excludem multe detalii, atunci verificarea va fi forțată să solicite informații suplimentare care au tras verificări. În prezent, există diverse opinii cu privire la faptul dacă cumpărătorul trebuie să solicite o copie a comenzii sau un extras din politica contabilă dacă aplică formulare non-forme.
În procesul de organizare a contabilității principale de trafic, precum și disponibilitatea activelor fixe:
(1) Se va stabili o listă de forme de bază de documentație primară, care va fi utilizată de organizare pentru a ține seama de trafic, precum și de disponibilitatea activelor fixe.
2. Un sistem de documente este creat cu o examinare obligatorie a programului documentației primare, precum și a celor responsabili pentru proiectarea în timp util și corectă a persoanelor.
3. Este determinată de persoanele responsabile materiale responsabile de utilizarea și siguranța corespunzătoare a activelor fixe.
Potrivit FZ "pe contabilitate", organizațiile ar trebui să aplice forme de documentație primară aprobată în albumul formelor unificate de documentație primară.
Pentru înregistrarea documentară a operațiunilor privind disponibilitatea și circulația obiectelor de operare, sunt furnizate următoarele forme de documente primare:
Actul privind recepția și transferul obiectului de active fixe (cu excepția clădirilor, structurilor) (formularul OS-1);
Actul asupra transferului de recepție al clădirii (structurilor) (formularul OS-1A);
Actul privind recepția - transmiterea grupurilor de active fixe (cu excepția clădirilor, structurilor) (formularul OS-1B);
Factura pentru circulația internă a activelor fixe (formularul OS-2);
Actul privind acceptarea facilităților renovate, reconstruite, modernizate ale activelor fixe (formularul OS-3);
Acționează în funcție de instalația de active fixe (cu excepția autovehiculelor) (formularul OS-4);
Acționați în funcție de forma de autovehicule (OS-4A);
Acționează în funcție de grupările de active fixe (cu excepția autovehiculelor) (formularul OS-4B);
Contabilitatea cardului de inventar al facilității de active fixe (formular OS-6);
Cartea de contabilitate a cardului de inventar a activelor fixe (formular OS-6A);
Contabilitatea contabilității de inventar a activelor fixe (Formular OS-6B);
Actul privind recepția (admiterea) echipamentului (formularul OS-14);
Actul privind recepția și transferul echipamentelor în instalație (formularul OS-15);
Acționați asupra defectelor de echipamente identificate (formularul OS-16);
Orientări pentru utilizarea și umplerea documentației contabile primare pentru active fixe.
Formarea informațiilor complete și fiabile despre procesele economice și rezultatele financiare ale organizației necesare pentru gestionarea operațională, precum și pentru utilizarea acestora de către investitori, creditori, organisme fiscale și financiare, bănci și alte părți interesate;
Asigurarea controlului asupra prezenței și a circulației proprietății, utilizarea resurselor materiale, forței de muncă și financiare în conformitate cu standardele, reglementările și estimările aprobate;
Prevenirea la timp a fenomenelor negative în activitățile financiare și economice, identificarea și mobilizarea rezervelor intraconomice.
Punerea în aplicare a acestor sarcini depinde de completitudinea și actualitatea reflecției în conturile contabile ale operațiunilor economice desfășurate de organizație în procesul de activități, care, la rândul său, este o consecință a proiectării documentare a operațiunilor perfecte.
Din corectitudinea implementării sale depinde acuratețea informațiilor contabile furnizate de contabilitatea organizației utilizatorilor săi. Prin urmare, în cadrul procesului de documentare a operațiunilor economice, ar trebui să se acorde multă atenție nu numai lucrătorilor contabili, ci și lucrătorilor din alte diviziuni structurale, deoarece eficacitatea contabilității în organizații depind de organizația corectă a muncii cu documente care sunt confirmarea scrisă a faptului de a comite o operațiune de afaceri (dovezile lor juridice).
Dacă organizația nu a creat organizația și sistemul principal de contabilitate, sistemul de control nu va funcționa eficient atunci când ia deciziile de gestionare necesare.
Unul dintre principiile de bază ale contabilității este faptul că operațiunea economică, care nu este executată în mod corespunzător, deoarece evenimentul economic juridic al locului nu are niciun loc (nu există obiect contabil).
În plus, ar trebui acordată atenție faptului că autoritățile fiscale au dreptul de a atrage responsabilitatea administrativă a funcționarilor organizației, vinovat de contabilitate cu o încălcare a procedurii stabilite prin lege.
Baza de reflectare a informațiilor despre operațiunile economice perfecte în registrele contabile este documentele primare. Documentele primare fixează faptul că comiterea unei operațiuni de afaceri.
Cerințele de bază pentru documentația contabilă primară includ:
1) Sunt acceptate numai acele documente care sunt compilate în forma conținute în albumele formelor unificate de documentație primară.
În procesul de implementare a activităților financiare și economice pentru proiectarea operațiunilor de afaceri comise, organizațiile trebuie să aplice forme tipice interdepartamentale de documente primare aprobate de Comitetul de Stat al Federației Ruse cu privire la statisticile în mod prescris. Dacă este necesar, organizațiile primesc dreptul de a dezvolta în mod independent anumite forme de documente primare și registre contabile care nu se află în albumele formelor unice de documentație de contabilitate primară și albume de forme de documente sectoriale de documente (de exemplu, acte comerciale și achiziții publice pentru Achiziționarea de materiale de la persoane). În plus, este permisă intrarea în forme actuale de modificări, detaliate și clarificate, precum și detalii complementare ale formularelor, sub rezerva menținerii detaliilor de bază neschimbate;
2) Documentele primare pentru a le acorda forța juridică ar trebui să aibă următoarele detalii obligatorii: numele documentului, documentul documentului, numele organizației, în numele căruia un document, conținutul operațiunii economice, contoarele de funcționare economică în termeni fizici și monetare, numele posturilor responsabile pentru finalizarea operațiunii economice și corectitudinea proiectării sale, semnăturile personale ale acestor persoane.
În plus față de detaliile obligatorii enumerate, detaliile suplimentare pot fi, de asemenea, indicate în documentația de contabilitate primară, a cărei natură este determinată de conținutul uneia sau a unei alte operațiuni și a cărei scop este de a spori valorile de control, cognitive și operaționale Din documente:
Documentele contabile primare trebuie întocmite în momentul operațiunii, în cazuri excepționale - imediat după finalizarea acestuia;
În documentele primare, trebuie să se reflecte toate informațiile necesare, permițând să stabilească cu exactitate conținutul și condiția pentru operațiunile efectuate, adică este necesar să se completeze toate detaliile prevăzute de formularul de documente;
Corecțiile disponibile în documentația primară trebuie să fie confirmate de semnăturile persoanelor care au semnat documente, indicând data introducerii corecțiilor;
Completarea documentelor primare ar trebui să asigure siguranța înregistrărilor pentru timpul setat la depozitare în arhivă.
Toate documentele aplicate în prezent în activități economice pot fi clasificate în conformitate cu următoarele semne de bază:
1) În scopul:
Administrativ - documente care conțin permisiunea de a comite o anumită operațiune economică (ordinul capului privind emiterea de numerar în cadrul raportului);
- scuze - documente care conțin informații privind executarea ordinului (un raport avansat);
- contabilitate - documente care servesc la înregistrarea contabilă pentru utilizarea în continuare în procesul de contabilitate (calcularea plăților de la plata);
- combinate - documente care combină semne de documente administrative, executive și contabile (salarizare de decontare pentru muncă);
Materiale - documente care servesc la operațiuni de proiectare privind circulația inventarului și a valorilor materiale (hotărârii judecătorești);
- documentele monetare destinate înregistrării operațiunilor cu retragerea în numerar și de numerar în numerar a întreprinderii (ordin de plată);
- decontarea - utilizată pentru înregistrarea relației de decontare a întreprinderii cu contrapartidele lor privind obligațiile inconsecvente (factură);
3) În ceea ce privește operațiunile reflectate:
Primar - documente care conțin informații despre o operațiune economică (comenzi profitabile și cheltuieli);
- consolidate - documente destinate să rezume informații despre întreaga analitate a aceluiași tip de operațiuni economice pentru o anumită perioadă de timp (raport al casierului);
4) Prin utilizare:
O singură dată - documente utilizate pentru înregistrarea unei operațiuni economice unice (cerința facturii pentru vacanță (mișcarea internă) a materialelor);
- acumulativ - sunt utilizate la mai multe operații economice de unică folosință (carte de limită-complicată);
5) Prin numărul de poziții înregistrate:
Documente cu un singur termen care conțin o poziție contabilă;
- Documente multi-linie care conțin două sau mai multe poziții contabile (salarizare de decontare);
6) La situsul de compilare:
Documentele interne întocmite în organizarea însăși pentru înregistrarea operațiunilor economice interne (procura pentru valorile materialelor din invenție);
- documentele externe provenite de la organizații terțe și reflectând relația dintre organizație cu contrapartidele lor (revendicări de plată);
7) Conform metodei de umplere:
Umplut manual;
Umplut cu mijloacele de calcul a echipamentului.
În plus, toate tipurile de documente contabile enumerate pot fi grupate condiționat de următoarele caracteristici:
Documente organizaționale și administrative care reflectă aspectele legate de gestionarea generală a organizației și activitățile sale de producție și operaționale. Aceste documente sunt întocmite de organele de conducere ale organizației;
- Financiară și de decontare - Documente care contribuie la utilizarea rațională a fondurilor și sintetizarea informațiilor privind situația financiară a organizației și a așezărilor cu alți participanți la relațiile de piață. Acest tip de documente este întocmit de serviciul contabil al organizației;
- Documente pentru furnizarea și documentele materialelor.
Etapa principală a documentelor de documentare în cadrul organizației este de a verifica documentele primare primite în formă, testul aritmetic și testarea pe fond.
Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că formularul formularului corespunzător a fost utilizat pentru a proiecta o operațiune economică specifică și toate detaliile documentului sunt completate.
Verificarea aritmetică este concepută pentru a identifica erorile care ar putea apărea atunci când documentul se umple. Dacă erorile sunt permise în documentele care servesc la înregistrarea tranzacțiilor în numerar (verificări de primire și cheltuieli) și documente bancare (controale, ordine de plată etc.), aceste documente pentru contabilitate nu ar trebui luate și sunt supuse consolidării, indiferent de consolidare Natura erorii, deoarece sunt interzise corecțiile în numerar și documentele bancare.
Verificarea este, în esență, necesară pentru a stabili legalitatea și fezabilitatea operațiunii economice comise.
Conform procedurii de contabilitate actuale, nu ar trebui executate documentele primare privind operațiunile economice, contrar legislației și procedurii stabilite pentru admiterea, depozitarea și cheltuielile în numerar, inventar și alte valori. În cazul admiterii la Departamentul Contabil al acestor documente primare, contabilul-șef trebuie să informeze șeful organizației cu privire la ilegalitatea unei operațiuni economice specifice. În cazul dezacordurilor dintre șeful organizației și contabilul șef în punerea în aplicare a operațiunilor economice individuale, pot fi luate documente contabile primare pentru a le executa din ordinea scrisă a capului organizației, care, în legătură cu acest lucru, Întreaga plinătate de responsabilitate este impusă consecințelor punerii în aplicare a acestor operațiuni și a incluziunii datelor asupra lor în raportarea contabilă și contabilă.
Documentele anexate la achiziția și consumabilele, precum și documentele care au servit ca bază pentru salarii sunt supuse unei stingheri obligatorii cu o ștampilă sau inspecție manuală "primită" sau "plătită" cu data (numărul, luna, anul).
Documentele primare sunt retrase pe baza unei decizii motivate a unui funcționar. Sechestrarea documentelor este obligatorie în prezența persoanelor care pot fi ușor de înțeles și este emisă de protocolul de recesare, o copie a cărei copie este acordată la primirea șefului sau contabilului șef al organizației. Documentele confiscate sunt enumerate și descrise în protocol fie în anexat descrise cu o indicație exactă a numelor, numărul documentelor studiate.
Orice întreprinderi (fie că este vorba de un magazin mic sau o corporație solidă cu o mulțime de diviziuni) nu pot fi controlate dacă nu există contabilitate - contabilitate, operațională, statistică. Orice tip de contabilitate are propria sa bază - un document. Nu se întâmplă acasă fără o fundație, nici măcar nu ia în considerare fără documente, iar gestionarea competentă și eficientă este imposibilă fără o analiză cuprinzătoare a informațiilor obținute prin contabilitate contabilă, operațională și statistică.
Documentele primare sunt, în esență diferite, dar pot fi împărțite în două tipuri. Documentele de bază (contracte, conturi, facturi, aplicații de service), operațiuni de reglementare cu contrapartide (clienți). Aceste documente sunt create în sistem pentru a lega documentele însoțitoare pentru circulația bunurilor, a serviciilor și a documentelor de plată și, prin urmare, nu necesită o cuplare a conturilor. Al doilea tip de documente - Documente însoțitoare (deasupra capului, acte, comenzi depozite, ordine de plată, ordine de numerar etc.), însoțitoare de circulație a mărfurilor (serviciilor) și numerar. La astfel de documente pot fi atribuite cabluri, reflectând esența operațiunii în termenii de valoare.
Baza motivelor în cea mai mare parte se referă la contabilitatea operațională, în timp ce documentele însoțitoare sunt legate de toate tipurile de contabilitate. Documentele fundației pot fi într-una din cele trei state: desemnate, executabile și închise. Proiectat numai pentru a planifica achizițiile și vânzările și nu sunt incluse în cifra de afaceri economică, aceasta nu controlează regulile de implementare. Documentele executabile sunt utilizate pentru a forma pe baza facturilor și actelor la locul de muncă (servicii) și sunt, de asemenea, incluse în monitorizarea calendarului executării și calculului sancțiunilor. Pe baza documentului din statul "executabil", puteți efectua orice acțiune: introduceți datele de plată efectivă și livrarea de bunuri; Formați factura și acte pentru serviciile legate de acest document, precum și documentele de plată; Înregistrați comenzile de depozitare asociate cu partea de sus. Documentul dintr-un astfel de stat poate fi numit lucrători, deoarece este baza pentru crearea unui lanț de documente însoțitoare asociate.
După executarea regulamentelor (plata și desfășurarea mărfurilor din depozite), documentul poate fi tradus în starea "închisă". În această calitate, nu este procesată de sistem (stocată în arhivă). Închiderea documentului de bază se face pe baza raportului raportului privind contractele executabile numai dacă nu există o datorie pe ea.
Verificați utilizarea documentelor de bază poate fi automat. Documente pentru care nu au existat operațiuni după data specificată, după ce confirmarea utilizatorului sunt eliminate din sistem.
Crearea documentelor însoțitoare pe un document de bază executabil poate fi implementată simultan folosind o funcție specială. În oricare dintre documentele însoțitoare, la cererea utilizatorului, există o posibilitate de a crea o factură (aproape toate informațiile despre acesta sunt completate automat din documentul precedent) și din factură, operațiunea poate fi înregistrată în achiziție carte sau vânzări.
În managementul vânzărilor, întregul lanț de documente "cont\u003e Depozit\u003e Depozit" poate fi creată atunci când un cont este descărcat fără tranziții suplimentare.
Overhead și actele formate automat sunt disponibile pentru editarea ulterioară, necesitatea pentru care poate apărea în cazul unei livrări sau livrări incomplete prin mai multe documente însoțitoare. La formarea următorului document de însoțire pe baza fundației, sistemul ia în considerare automat consumabilele anterioare. La crearea cheltuielilor generale pentru vacanță, se efectuează disponibilitatea mărfurilor eliberate pentru depozitare: depozitul este o persoană materială și responsabilă - partidul. Pentru a facilita lucrarea cu un flux mare de documente, există posibilitatea de a formaliza comenzi de depozitare atât în \u200b\u200bcazul unei facturi separate, cât și în grupuri aeriene.
În cazul detectării nerespectării caracteristicilor produsului specificat în factură, de exemplu, căsătoria, expirarea duratei de valabilitate etc., asigură formarea unei facturi de returnare și a unei comenzi de depozitare.
Datorită faptului că înregistrarea documentelor primare care reglementează tranzacția poate fi efectuată la momente diferite și diferiți angajați, este util să verificați periodic respectarea acestora. Sistemul oferă o serie de oportunități de control cuprinzător.
Sunt implementate funcțiile de monitorizare a conformității documentelor de bază și a comenzilor nevalide, deasupra capului și depozitelor. Ca urmare a implementării lor, se formează rapoartele privind gradele variate. La cererea programului, puteți include numai documente pentru care sunt dezvăluite inconsecvențele.
Dacă, pe baza vânzării valorii plății, acestea au fost separate de funcțiile facturilor, atunci raportul prezintă numărătoarea "plata", care însumează valoarea plății pentru fiecare factură.
La generarea automată a documentelor de plată din modulele de circuit de control operațional, este posibilă selectarea unei vizualizări a unui document de plată (Ruble sau Monedă), setați data, corectați suma (în mod implicit, este luată soldul neplătit al documentelor de bază totale ), să formeze documente de plată pentru grupul de documente selectate.
Lucrările ulterioare cu documentul de plată este introducerea datei de plată și executarea cablului - se efectuează în circuitul de contabilitate. Desigur, documentele de plată pot fi administrate direct în circuitul de contabilitate și, în același timp, să își stabilească legătura cu documentele de bază. În toate cazurile, sunt posibile atât o singură plată pe mai multe documente, cât și mai multe plăți pe un singur document.
În plus, luarea în considerare a așezărilor reciproce a bunurilor (servicii) și în mai multe moduri. În primul rând, puteți aranja un acord de barter, inclusiv două contracte executabile executate anterior în IT: pentru cumpărare și de vânzare. Pe baza relației stabilite dintre contracte, datoria reciprocă la plăți este rambursată. În al doilea rând, este posibilă îmbinarea suprapunerii în vacanță cu contractul de cumpărare și invers, atunci în debit și în partea de împrumut a raportului privind contractele executabile vor prezenta documente de inventar.
Imaginea generală a așezărilor reciproce poate fi obținută în modulul furnizorului, destinatari.
Deci, toată activitatea economică a întreprinderii este descrisă de un lanț subțire de documente, cunoștințe și angajați familiari interdependenți. Informațiile sunt introduse o dată, în orice stadiu, conformitatea documentelor este monitorizată, în orice moment puteți obține date despre starea așezărilor reciproce.
Documentele contabile primare sunt importante nu numai în probleme contabile, ci și în ceea ce privește legislația fiscală, în special determinarea valorii obligațiilor. Prin urmare, este imperativ să cunoaștem toate nuanțele contabilității și, în plus, să înțelegem clasificarea lor pentru a simplifica munca.
Primarul este considerat ca documentele care înregistrează anumite acțiuni economice deja implementate. Lăsați un cont în contabilitate și alocați-l în registru poate fi exclusiv în prezența documentației contabile primare. Se consideră o parte integrantă a sistemului de management al întreprinderii. Pe baza acestui fapt, aceasta poate fi susținută în condiții de siguranță că documentele contabile primare reprezintă o confirmare documentară a tranzacțiilor legate de activitatea economică a subiectului și care a adus un efect economic.
Clasificare
Toate momentele care afectează întrebarea cu privire la primar sunt supuse dispozițiilor și standardelor de 402-фз. Standardul indică faptul că datele de referință sunt necesare atunci când interacționează cu structurile fiscale ca confirmând corectitudinea calculelor. Și aceasta înseamnă că autoritățile fiscale nu vor avea plângeri cu privire la procesul de determinare a bazei de impozitare.
În conformitate cu reglementările actuale, documentația primară este supusă depozitării obligatorii timp de 4 ani. În această perioadă, autoritățile fiscale pot solicita în orice moment documente pentru studierea și verificarea. În plus, documentația primară acționează adesea ca o bază de probă în litigiu.
Este demn de remarcat faptul că nivelul legislativ nu consolidează forme specifice de documentație primară. Pe această chestiune, o entitate economică pare posibilă alegerea opțiunii care să-și satisfacă cererile și va servi drept ajutor bun în munca ulterioară.
De regulă, o listă completă de referințe care efectuează funcții fundamentale rămâne neschimbată și aprobată la cel mai înalt nivel. În prezent, această categorie include:
Tipurile de documente primare din conturile contabile sunt destul de diverse și depind în primul rând de scopul specific de utilizare a documentului în viitorul previzibil. Cu toate acestea, cea mai populară caracteristică de clasificare este de a împărți documentația primară pentru internă și externă.
Documentul intern este proprietatea companiei și este emisă de acesta pentru a rezolva anumite aspecte. Este întocmit de specialiștii companiei și își extinde efectul exclusiv în cadrul jurisdicției acestei companii. Astfel, categoria specificată constă din aceste documente necesare pentru gestionarea eficientă a activităților economice în cadrul unei singure societăți. În același timp, dacă documentul intră în societate sau este compilat de experții companiei și este transmis ulterior altor juridice (autorități fiscale, clienți etc.), va fi recunoscută ca una externă.
La rândul său, documentele interne au, de asemenea, propriile caracteristici de clasificare care le permit să le grupeze în trei categorii:
În anumite circumstanțe, documentația poate fi, de asemenea, combinată. Acest grup include acele lucrări care pot conține simultan semne cheie de documentație organizațională și achitantă. Cele mai vii exemple de aici sunt diferite comenzi de numerar, cerințe, raportare în avans și multe altele.
La efectuarea oricărei tranzacții, este pregătită documentația primară. Odată ce acesta este complet încadrat, toate informațiile specificate în acesta trebuie să fie duplicate în Registrul de cont corespunzător. Și este un fel de mediu care acumulează informații de bază privind tranzacția. Îndepărtarea din esența registrului, puteți selecta mai multe caracteristici de clasificare. De exemplu, la apariția registrelor apar în fața utilizatorilor sub formă de cărți, foi simple și carduri contabile.
Pe baza mecanismelor de registru, pot fi alocate încă 3 grupuri:
Mulți utilizatori au o întrebare care aparține documentelor contabile primare și ce sunt prezentate cerințe pentru ele. La nivel legislativ, mai multe dispoziții sunt consacrate, care stabilesc că anumite informații ar trebui să fie prezente în documentele taxei primare. În special, în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) din FZ-402, documentația primară ar trebui să conțină următoarele informații:
Exemplu documentul principal de contabilitate
Legiuitorul stabilește anumite norme pentru emiterea de documente contabile primare. Astfel, una dintre cerințele cheie este acuratețea și absența oricăror erori gramaticale și de punctuație și a greșelilor. În cazul în care serviciul fiscal detectează anumite deficiențe, încălcătorul va trebui să reasigura documentul, iar în timpul re-încălcării puteți obține penalități. În general, pe această temă ar trebui să se acorde o atenție deosebită următoarelor recomandări:
Dacă nu respectați aceste recomandări, puteți întâmpina dificultăți considerabile. Deci, dacă biroul fiscal este verificat de document ca fiind incorect, se vor arăta îndoieli în corectitudinea calculelor și definirea bazei de impozitare.
Dacă din anumite motive este necesar să se facă anumite ajustări, în nici un caz nu pot fi utilizate de corecții și incubație, deoarece nu sunt permise. Corecțiile pot fi făcute în următoarele moduri:
Primarul poate fi întocmit atât în \u200b\u200bscris, cât și în formă electronică. Recent, multe companii duplică informații și alcătuiesc atât versiuni de hârtie, cât și electronice. Primele sunt utilizate ulterior pentru interesele interne, dar copiile electronice sunt transmise pentru a verifica FTS la cerere.
Puteți face mai multe concluzii. Statul nu aprobă niciun formular obligatoriu pentru documentația primară, care oferă entităților comerciale dreptul de a defini în mod independent forma unui document care va fi utilizat în practică. Imediat după proiectarea documentului, toate datele de la acesta trebuie transferate în registrul de cont.
Documente contabile primare
(Documente de bază de bază de bază) - în conformitate cu legile Federației Ruse privind contabilitatea, documentele de achiziție pe care toate operațiunile economice ale organizației ar trebui să fie emise pe baza cărora se desfășoară în momentul operațiunii economice sau imediat după acesta finalizarea și certificarea faptului că efectuarea unei operațiuni adecvate. Deoarece designul lui P.O.D. Este începutul înregistrării contabile ale operațiunilor economice, ele constituie baza informațiilor contabile, oferind informații contabile necesare pentru o reflectare continuă și continuă a activităților economice ale organizației. La p.ow. Comenzile includ, contracte, acte de acceptare, comenzi de plată, ordine de primire și cheltuieli, facturi, facturi, costume, chitanțe, verificări de mărfuri etc. Aceste documente. Informațiile conținute în P.O.D. sunt sistematizate și acumulate în procesul de efectuare a registrelor contabile.
De bază despre p.o.d. Instalat FZ "pe contabilitate" ** (articolul 9). P.D. Acceptată pentru a ține cont dacă sunt întocmite în forma conținută în albumele formelor unificate de documentație de contabilitate primară. P.O.D., forma care nu este furnizată în aceste albume ar trebui să conțină: numele documentului; data compilației sale; Numele organizației, în numele cărora este compilat; menținerea operațiunii economice; contoare de funcționare economică în termeni fizici și monetare; Numele posturilor responsabile pentru comiterea operațiunii economice și corectitudinea proiectării sale; Semnăturile personale ale acestor oameni. Numai dacă există în documentul contabil al tuturor detaliilor enumerate, documentul poate fi considerat p. D., care trebuie luat în considerare și constituie o confirmare documentară a faptului de angajare a unei operațiuni de afaceri. Nu este interzisă includerea în paragrafe. și altele, în plus față de obligatoriu, detalii. Cerințe speciale pentru compilarea anumitor specii de P.O.D. De exemplu, regulile pentru compilarea facturilor sunt stabilite prin procedura de efectuare a jurnalelor de contabilitate a facturilor la calcularea taxei pe valoarea adăugată, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 1996 nr. 914.
Formularele P.U.D., utilizat pentru înregistrarea operațiunilor economice, care nu prevăd forme tipice de documente, precum și formele de documente pentru raportarea contabilă internă sunt aprobate la adoptarea politicii contabile a organizației.
Entitățile mici de afaceri pot fi utilizate pentru a documenta operațiunile formelor interdepartamentale standard de P.O.D., forme departamentale, precum și forme, proiectate independent în raport cu tipul corespunzător, care conțin obligatoriu și asigură acuratețea reflecției în contabilizarea operațiunilor perfecte. P.Y.D. Introducerea departamentului de contabilitate al organizației, care este o entitate de afaceri mică, este verificată sub formă de completitudine și corectitudine a designului lor și în ceea ce privește legalitatea legalității operațiunilor documentate și legarea logică a indicatorilor individuali.
Lista persoanelor cu paragrafe, aprobă în coordonare cu contabilul șef. De regulă, astfel de persoane sunt angajați ai contabilității, departamentelor de aprovizionare și vânzări, contractuale și alte servicii. P.Y.D., care fac operațiunile economice cu bani, sunt semnate de șeful organizației și de contabilul-șef sau autorizat de aceștia.
P.D. Trebuie să fie întocmită în momentul operației și dacă este imposibil, ~ imediat după capătul său. Decorarea în timp util și de înaltă calitate a P.O.D., transferul acestora la reflecțiile în contabilitate, precum și acuratețea datelor conținute în acestea, oferă persoanelor care au făcut și au semnat aceste documente. Efectuarea corecțiilor în numerar și bancare P.O.D. nepermis. În restul p.o.d. Corecțiile se pot face numai în acord cu participanții la operațiunile economice, care trebuie confirmate de semnăturile acelorași persoane care au semnat aceste documente, indicând data de efectuare a corecțiilor.
Pentru a monitoriza și eficientiza datele de prelucrare a operațiunilor economice bazate pe p. Compilate. Acestea conțin date privind operațiunile de afaceri înregistrate în documentele primare, precum și noii indicatori extinși. Cu ajutorul compilării acreditărilor sumare, este posibilă reducerea numărului de înregistrări din conturile contabile. Documentele consolidate includ, de exemplu, declarații de grupare, tabele de dezvoltare, declarații de distribuție a cheltuielilor, rapoarte sau declarații privind circulația produselor, materiilor prime, materiale etc.
P.D. Numai organismele de anchete, anchetă preliminară și procuratură, instanțe, inspecții fiscale și poliție fiscală pe baza deciziilor lor în conformitate cu legislația Federației Ruse pot fi eliminate numai. În astfel de cazuri sau alte organizații au dreptul cu permisiune și în prezența reprezentanților organismelor efectuate de confiscarea P.O.D., pentru a elimina copii din acestea indicând fundația și data convulsiei.
Dicționar de drept mare. Academician. 2010.
Documente contabile primare - (Documentele de bază de bază) În conformitate cu legislația Federației Ruse din contabilitate, achizițiile pe care toate operațiunile economice ale organizației ar trebui să fie emise pe baza căreia se desfășoară ... Enciclopedia Drepturi
Documente contabile primare - (Documente contabile primare) Certificate scrise pentru faptele vieții economice. Acestea reflectă toate datele utilizate pentru contabilitate. P.D. sunt elaborate fie printr-o formă unificată (documente documentate ... ... Economie și dicționar matematică
documente contabile primare - dovezi scrise ale faptelor vieții economice. Acestea reflectă toate datele utilizate pentru contabilitate. P.D. Compilate fie prin formularul unificat (documente privind contabilitatea materialelor, comenzile de plată, ... ... Directorul traducătorului tehnic
Documente contabile primare - Toate operațiunile economice efectuate de organizație ar trebui să fie emise prin documente exclusive. Aceste documente servesc drept documente contabile primare, pe baza cărora înregistrările contabile. Documentele contabile primare sunt acceptate pentru ... ... Dicționar: contabilitate, taxe, drept economic
Documente contabile primare - (Documentele contabile primare din limba engleză) - un certificat scris de comitere a faptelor vieții economice. Acestea reflectă date, la secară sunt utilizate pentru contabilitate. Cerințe pentru P.O.D. Reflated în Legea federală "O ... ... Dicționar enciclopedic financiar și de credit
Documente contabile primare - 1. Toate operațiunile economice efectuate de organizație ar trebui să fie emise prin documente exclusive. Aceste documente servesc drept documente contabile primare, pe baza cărora înregistrările contabile ... Sursa: Legea federală din ... ... Terminologie oficială
Documente contabile Enciclopedia Drepturi
Consultați documentele contabile primare ... Dicționar de drept mare
Documente Contabilitate primară - Toate operațiunile executive economice ar trebui să fie emise de documente exclusive care sunt documente contabile primare, pe baza cărora se desfășoară înregistrările contabile ... Enciclopedice Dicționar director de director al întreprinderii
Documente contabile consolidate - A se vedea documentele contabile primare ... Enciclopedia Drepturi
Fără hârtie, nimeni! Și cu o bucată de hârtie - în bună credință și conducerea profesională a omului de afaceri de afaceri. Sau un contabil competent care îl ajută. Executarea corectă a documentelor în contabilitate este importantă pentru formarea datelor contabile și pentru a determina datoriile fiscale ale organizației. Și dacă doriți să protejați cele mai scumpe - nu tratați documentele condescendente și examinați cu atenție ce cerințe trebuie să răspundă. Cel puțin citiți acest articol, mai întâi!
Specialiștii de servicii de contabilitate, reprezentanți ai afacerilor mici care se desfășoară pe cont propriu, este necesar să se cunoască cerințele de bază pentru procedura de creare, proiectare, mișcare și stocare a documentelor.
1. Conceptul documentului
2. Tipuri de documente contabile primare
3. Forme ale documentelor contabile primare
4. Aprobarea documentelor contabile primare
5. Detalii obligatorii privind documentele contabile
6. Înregistrarea documentelor în contabilitate
7. PROVOCUL DE PRODUCERE PENTRU SEMNAȚIA DOCUMENTELOR PRIMARE
8. Gestionarea documentelor Documentele contabile
9. Revista contabilă a documentelor primare
10. Corectarea documentelor contabile
11. Depozitarea documentelor contabile
12. Responsabilitatea pentru stocarea documentelor primare
Deci, mergem în ordine.
Conceptul de "document" în actele de reglementare privind contabilitatea nu este dezvăluit. Folosim definiția stabilită de GOST R ISO 15489-1-2007:
Document: Fixat pe informațiile de identificare a transportatorului material create, obținute și întreținute de organizare sau de o persoană ca probă în confirmarea obligațiilor legale sau a activităților de afaceri (p. 3.3 GOST).
Ce documente sunt primare? Documentele primare sunt documente care conțin informații sursă privind operațiunile, procesele. Acestea sunt documente pe baza cărora se fac cabluri contabile.
Documente contabile primare - Acestea sunt documente eliberate de faptele vieții economice (articolul 9 alineatul (1) din Legea nr. 402-FIP din data de 6 decembrie 2011 "pe contabilitate").
Cerința de bază pentru compilarea lor - documentele primare ar trebui să fie pregătită la efectuarea faptelor vieții economice sau imediat după finalizarea acestora (dacă există o astfel de oportunitate).
Exemple de documente primare:
Clasificarea subțire, gruparea documentelor contabile nu se află în nici un act de reglementare.
Următoarele tipuri de documente contabile primare pot fi distinse în funcție de:
Înregistrarea documentelor în contabilitate implică utilizarea formelor dezvoltate independent și unificate. Din 2013, utilizarea celor mai unite forme nu este obligatorie.
Toate formele de documente primare aprobă șeful organizației. În prezent a săvârșit să utilizeze următoarele tipuri de forme unificate:
De asemenea, forma standard are o comandă de plată, toate domeniile pe care le avem.
La proiectarea formelor unificate, toate liniile (grafice) sunt umplute. În cazul absenței oricărui indicatori, ele sunt fibre.
Exemplul 1.
Furnizorul a pus materialele furnizate de TORG-12 și factura, dintre care ultimele linii sunt completate ca "servicii de livrare", nu există alte documente.
Eventualele consecințe - Incompretenizarea deducerilor privind costurile de impozitare a TVA și a veniturilor, recunoașterea unei tranzacții fictive (imaginare), ca realitate a tranzacției (Faptul de livrare a materialelor și, eventual, achiziționarea de materiale în sine) nu este confirmată. Este necesar să se elaboreze o factură de transport.
Formularele unificate, care nu sunt obligatorii pentru utilizare, sunt încă utilizate în organizații. Pe baza nevoilor interne ale companiei, aceste forme pot fi finalizate, pentru a le face mai convenabil, adecvate pentru a reflecta fapte economice specifice.
De exemplu, puteți elimina recuzita "Place de imprimare", refuză să utilizați marcajul "Side Facial / Retureal".
Organizația este obligată să aprobe formularele utilizate pentru documentele contabile primare, în politicile sale contabile (punctul 4 din PBU 1/2008 "Politica contabilă a organizației"). În acest caz, este necesar să ne amintim că pur și simplu referințele la unul dintre albumele formelor unificate de documente nu sunt suficiente.
În politicile contabile (în anexa la politicile contabile), documente specifice din albumele formularelor unificate, pe care compania le va aplica, precum și o listă a persoanelor cu dreptul de a semna documente primare (informații ale Ministerului Finanțelor Federația Rusă nr. PZ-10/2012).
Un exemplu de aplicare a politicilor contabile poate fi privit în articolul nostru "". Eșantioanele de formulare dezvoltate independent sunt atașate politicilor contabile cu explicații care le completează.
Puteți aproba formularele cu un alt act de reglementare locală. De exemplu, prin ordonanța aprobării documentelor primare. Trimiterea la o astfel de comandă trebuie să fie cuprinsă în politicile contabile.
Cerințele la. detalii obligatorii privind documentele contabile primare Instalat de legea federală "pe contabilitate". Asemenea detalii de numai 7:
Unele documente care nu sunt documente contabile primare pot fi utilizate ca atare.
Atunci când se reflectă în costurile de închiriere, contractele și actele de închiriere sunt deservite de astfel de documente. În conformitate cu articolele 611 și 622 din Codul civil al Federației Ruse, în acest caz este necesar să se elaboreze acte bilaterale de primire și transmitere a obiectelor contabile.
Exemplul 4.
Compania închiriază spațiu de birouri. Documentele pe baza cărora se va percepe chiria lunară, vor fi acordate contractul de închiriere și actul de acceptare și transfer de proprietăți închiriate.
În conformitate cu articolul 753 din Codul civil al Federației Ruse, actele unilaterale pot fi utilizate ca documente primare.
Luați în considerare cazurile private care sunt adesea găsite la emiterea de documente.
Refuzul sigiliilor
Scopul numirii - certificatul de semnături ale persoanei responsabile.
De la 07.04.2015 nu sunt obligați să aibă un sigiliu. Informațiile de imprimare trebuie specificate în Carta companiei (Legea federală nr. 82-FZ din 04/06/2015).
Imprimarea este necesară numai în cazurile stabilite de legislația federală.
Imprimarea nu este o supletare obligatorii, dar prezența acestuia poate fi prevăzută sub forma documentului primar aprobat de șeful organizației (Scrisoarea Ministerului Finanțelor Federației Ruse din 06.08.2015 nr. 03-01-10 / 45390).
Documente în limbi străine
Sunt acceptate numai documente în limba rusă (p.9 din Ordinul Ministerului Finanțelor din Federația Rusă nr. 34N).
Trebuie să existe o traducere în limba rusă, iar traducerea este linia. În ceea ce privește traducerea nu este necesară (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 20.04.2012 nr. 03-03-06 / 1/202). Cazurile în care este necesară traducerea notarială, convenită de Convenția de la Haga 1961.
Contoare necorespunzătoare în documentele primare
Datele privind costurile din documentele contabile sunt permise pentru a reflecta în ruble, monedă, unități convenționale.
Pentru comparație - în contabilitatea fiscală, cerința de completare a facturilor în calculele din ruble numai în ruble a fost stabilită prin Decretul Guvernului din 26 decembrie 2011 nr. 1137 (p.1 din procedura de completare a facturilor).
Documente primare electronice
Legea federală "pe contabilitate" vă permite să realizați documente primare atât în \u200b\u200bformularul de hârtie, cât și în formularul electronic.
Documentul electronic trebuie să conțină toate detaliile obligatorii ale documentelor contabile și ale semnăturii electronice (PE).
Semnătura electronică este de trei specii - calificat simplu, consolidat, consolidat. Ministerul Finanțelor Federației Ruse consideră că este posibil să se utilizeze orice semnătură electronică (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 12 septembrie 2016 nr. 03-03-06 / 2/53176).
Un angajat al organizației are dreptul de a semna atunci când se eliberează unul dintre documente:
Spre deosebire de ordinea dreptului de semnare, procura de semnare a documentelor primare poate fi eliberată unui cetățean care nu este angajat al organizației.
Pentru semnătura prin acordul părților, pot fi utilizate FACSIMILE (articolul 160 din Codul civil al Federației Ruse, determinarea Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 17 decembrie 2009. You-16259/09).
Programul de gestionare a documentelor este o descriere sub formă de schemă sau tabel de procedură de creare, mișcare, prelucrare și stocare documente. Programul poate fi aprobat ca o aplicație pentru politicile contabile și sub forma unui act de reglementare locală. În acest din urmă caz, politica contabilă ar trebui să aibă o referire la un astfel de act.
În programul de gestionare a documentelor, acesta trebuie specificat:
Întreținerea înregistrărilor documentelor primare este mai degrabă o regulă de gestionare a documentelor raționale și nu contabilă.
Pentru a înregistra documentele primite / ieșire, este necesar un astfel de jurnal de contabilitate a revistei. Vă sfătuim să păstrați o astfel de revistă și în cazul în care contabilitatea este efectuată fără utilizarea programului contabil.
Când este utilizat, de exemplu, programul 1C, jurnalul de contabilitate al documentului poate fi formalizat și imprimat în orice moment. Deci, jurnalul de contabilitate al documentelor furnizorilor va fi format ca o primire "Registrul documentelor" (Act, Factură), o revistă de contabilitate a revistei ca "Registru al documentelor de numerar".
În contabilitate, spre deosebire de taxă, eventual reflectarea faptului de viață economică în absența documentelor primare, cu condiția să ajungă mai târziu.
În acest caz, viața economică este reflectată în contabilitate În sensul estimat. Când sosește documentul, cablajul fabricat anterior nu este inversat, ci doar ajustat la data primirii documentului.
Această abordare este confirmată în următoarele documente:
Excepție de la această comandă - Documente privind tranzacțiile de mediere. Mediatorul trebuie să transmită toate documentele privind tranzacția. În cazul în care raportul privind tranzacția este emis cu erori sau inexactități, obiecția principală poate fi prezentă numai în termen de 30 de zile de la data primirii raportului (articolele 999, 1008 din Codul civil al Federației Ruse).
Înregistrarea documentelor în contabilitate este însoțită de erori și inexactități. În acest caz, vor fi necesare corecții.
Corecțiile sunt interzise numai în numerar și documente bancare (de exemplu, ordine de plată a hârtiei). Toate celelalte documente pot fi făcute.
Corectarea documentelor contabile se efectuează după cum urmează:
Aceste norme sunt stabilite de Legea federală "privind contabilitatea" nr. 402-FZ (Renunția 7 din articolul 9) și Ordinul Ministerului Finanțelor din 29 iulie 1983 nr. 105.
Nu aveți nevoie de tipărire. Excepție - Fixează pe o foaie de dizabilitate care sunt înfășurate în imprimare.
Face o reparație trebuie să fie un membru al personalului. Dacă acest lucru nu este posibil, de exemplu, o persoană renunță, atunci corecția produce un ofițer nou adoptat sau supraveghetorul său imediat.
Ordinea de stocare a documentului este determinată de Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558. Timpul total de valabilitate al documentelor în conformitate cu articolul 29 din Legea federală "Contabilitate" este de 5 ani. Liderul este responsabil pentru organizarea de stocare a documentelor.
Pentru mai multe documente, se stabilește timpul de depozitare ridicat:
Documentele contabile pot fi distruse dacă perioada de depozitare a expirat (p. 2.3, 4.11 a Ordinului Ministerului Culturii din Rusia din 03/31/2015 nr. 526). Decizia de distrugere este făcută de un comitet de experți, care poate crea anual și poate acționa în mod continuu.
Pe baza examinării documentelor, se întocmesc mai întâi propunerile de alocare a documentelor care nu sunt supuse depozitării și apoi direct un act de alocare a distrugerii documentelor care nu sunt supuse stocării. Actul include documente, perioada de depozitare a expirat până la data de 1 ianuarie a anului, în care se întocmește actul.
Actul trebuie aprobat de către cap.
Puteți distruge documentele:
Sancțiunile pentru lucrul cu documentele primare sunt stabilite prin articolul 15.11 din Codul administrativ al Federației Ruse.
Sancțiunile sunt prevăzute pentru o încălcare gravă a cerințelor contabile, inclusiv raportarea contabilă (financiară).
Unul dintre încălcări brute ale contabilității este un:
"Absența entității economice a documentelor contabile primare și (sau) registrele contabile și (sau) raportarea contabilă (financiară) și (sau) raportul de audit privind raportarea contabilă (financiară) (în cazul în care auditul contabilității ( Financiar) Raportarea este obligatorie) în timpul perioadei stabilite de stocare a acestor documente. "
Sume fine:
În același timp, este necesar să se țină seama de faptul că atunci când se verifică sub lipsa documentelor primare va fi înțeleasă și cazul în care documentele sunt, cantitatea lor suficientă, dar sunt decorate în forme care nu sunt aprobate.
Răspunderea fiscală Pentru a nu asigura siguranța documentelor primare, este stabilit codul fiscal al Federației Ruse (articolul 120):
Dacă aveți în continuare întrebări cu privire la proiectarea documentelor primare în contabilitate, întrebați-le în comentariile de mai jos.
Înregistrarea documentelor în contabilitate: cele mai importante
Documentele contabile primare sunt utilizate la fiecare întreprindere. Toate acestea sunt importante pe cont propriu și trebuie luate în considerare în lucrare. Acestea sunt emise în funcție de formele de documente contabile primare ale registrelor contabile. Lista completă și regulile sunt prezentate în acest articol.
Vorbind de documente primare, înseamnă lucrările care sunt responsabile pentru fiecare dintre evenimentele economice care au avut loc în întreprindere. Efectuarea acestui tip de documentație, fiecare contabil ar trebui să-și amintească că nu există forme specifice și clar fixe de documente primare și registre contabile. Alegerea este atribuită întreprinderii. Este modul în care decide care dintre formele posibile, este convenabil să se utilizeze în activitățile sale. De asemenea, este important atunci când faceți forma unor documente contabile primare pentru a indica toate detaliile. Ei au doar o listă obligatorie din care nimic nu poate fi exclus. Este demn de remarcat faptul că informațiile pe care se utilizează formul de documente contabile primare trebuie să fie specificate în politica contabilă a companiei. Acesta este un punct foarte important.
Lista primară include nouă valori mobiliare importante:
Această listă de documente contabile primare este general acceptată și utilizată în toate întreprinderile.
Acest document principal de contabilitate este destinat să reflecte toate mișcările valorilor mărfurilor. Factura trebuie să conțină datele prescrise și în factură. Este demn de remarcat faptul că această lucrare trebuie să fie emisă în două exemplare. Ca certificare a acestui document, se utilizează semnătura capului și organizarea organizației. În ceea ce privește forma de înregistrare a facturii, atunci întreprinderile sunt de obicei utilizate de TORG-12. De obicei folosește companiile cu ridicata. În formularul, detaliile contractului sunt prescrise, pe baza căreia se efectuează tranzacția și detaliile facturii de mărfuri. De asemenea, include informații despre informații despre participanții la operațiune și despre produsul transmis. În factura de mărfuri ar trebui să înregistreze informații despre documentele atașate. În ceea ce privește semnăturile, au pus ambele părți. Este important să știți că aceste organizații ale căror lucrări nu implică utilizarea presei, au dreptul de a face acest tip de document.
Paytrolul de așezare este compilat conform formei T-49. Forma acestui document principal de contabilitate este un număr 0301009. Utilizarea sa este limitată doar la întreprinderile de conducere bugetară sau guvernamentală. Conform acestui document, contul complet se face și se acumulează în continuare salariile angajaților. Datele principale ale formularului de acest tip sunt tabelul de contabilitate a timpului de lucru, rata tarifară, dimensiunea deducerilor și contextul. Alte organizații, precum și antreprenorii individuali emite un salariu personalului lor în forma 0504401. Baza pentru acumulari aici, de asemenea, servește drept tabel de contabilitate de ore de lucru. Necesitatea acestei documentații este determinată de necesitatea de a reduce gestionarea documentelor în cadrul organizației. Acest document principal principal contabilizează personalul contabil, care, după pregătirea documentelor, le transmite casierului. După toate mijloacele prevăzute în document, sunt emise de personal, revenirea la departamentul de contabilitate. Formularul transportat la casier trebuie să fie semnat de șeful întreprinderii.
Motivul înregistrării acestui document principal principal este transferul de lucrări sau servicii efectuate de client. El confirmă faptul că sunt urmate toate acordurile și clientul aranjează rezultatele obținute. Forma actului nu are un format obligatoriu. Dar există o listă de date pe care trebuie să le conțină. Acesta include aceste mărci ca nume ale companiei, data formării documentului, reflectarea persoanei care a compilat documentul, formatul de muncă, pozițiile și semnăturile persoanelor responsabile. Există, de asemenea, o formă unificată de KS-2. Nu se aplică tuturor tipurilor de lucrări sau servicii. Acesta poate fi aplicat numai dacă este prevăzut că contractantul este angajat în construcții de capital. În cazul rafinării acestui formular, acesta poate fi utilizat în lucrările de construcție și de instalare a instalațiilor civile sau de locuințe.
În acest caz, angajații întreprinderii utilizează următoarele soiuri de documentație primară:
Fiecare dintre aceste forme are o formă unificată. Utilizarea sa este obligatorie în pregătirea documentației primare contabile.
Această lucrare este întocmită în funcție de forma Okud 0401060. La formarea unei forme, trebuie respectate mai multe etape de umplere:
În funcție de tipul de plată, acest formular este complet umplut sau parțial.
În acest caz, este posibil să se formeze două blanuri fundamentale. Prima este o primire a ordinii de CAS, a doua este consumabilă. Astfel, PKO este emis în cazurile în care se primește noi numerar pe casier. Formatul acestui document principal de contabilitate este reglementat de Comitetul de Statistică de Stat din Federația Rusă. Umpleți-l pe hârtie pe formularul KO-1 sau în formă electronică. Documentul este semnat de contabilul șef și rămâne pentru depozitare în contabilitate. În ceea ce privește ordinea de numerar consumabilă, caracteristicile designului său sunt similare. Singura diferență este scopul. Este completat în cazurile de emitere a banilor. O altă caracteristică a acesteia poate fi numită extensity de caracteristici de umplere - poate fi Word și Excel. Documentația primară de contabilitate de acest tip se face sub forma KO-2.
Ca toate documentele primare și registrele contabile, acest formular este un raport privind activitățile întreprinderii. De fapt, raportul în avans este emis în cazurile în care angajatul trebuie raportat fondurilor primite de la casier și cheltuite cu privire la nevoile companiei. Principalele informații incluse în acest formular sunt:
Aceste poziții sunt necondiționate foarte importante, dar ele sunt considerate invalide, dacă rapoartele Advance nu sunt atașate la forma unui raport în avans. În ceea ce privește proiectarea acestui tip de documentație primară, este simplificată de prezența unei forme unificate. Ea este numită - AO-1. Dacă compania dorește să-și dezvolte propria formă, este permisă, de asemenea,. Cel mai important lucru pentru a face toate detaliile necesare în document. Mai des decât munca întreprinderilor utilizează o formă unificată. Formularul este întocmit într-o singură copie timp de trei zile de la data emiterii de bani. Aprobarea documentului trebuie să fie șeful angajatului care a ridicat raportul. Trimiteți un raport în avans poate fi în hârtie și electronic.
Acest tip de documentație primară este emis în trei condiții:
Cel mai adesea, certificatul de contabilitate este încă folosit pentru a specifica erorile. Acest document poate fi numit universal, deoarece este potrivit, atât pentru iodul curent per și pentru oricare altul. Avantajul acestui formular pentru perioada curentă este capacitatea de a menține cantități corecte de revoluții. Acesta este implementat prin introducerea cantităților de supapă sau prioritate. O formă clar instalată de certificat contabil se aplică numai structurilor guvernamentale. Alți contribuabili au dreptul să-și folosească propria formă. Este important numai că include următoarele informații:
Este demn de remarcat faptul că, dacă compania intenționează să-și folosească propria formă, atunci acest fapt ar trebui să indice în politicile contabile.
Esența acestui formular este de a reflecta rambursarea datoriilor reciproce între întreprindere și angajat. Pentru a cheltui creditul, trebuie să completați actul și acordul cu privire la comportamentul acestei operațiuni. Actul este întocmit în stadiul în care compania invocă datoria contra-angajatului său, iar părțile sunt convenabile să o considere în contul datoriei. Dacă astfel de condiții sunt convenabile pentru ambii participanți, se eliberează un acord special, confirmând dorința părților de a face un test.
