Dar aproape orice activitate antreprenorială este însoțită de o cantitate considerabilă de documentație variată. O întrebare rezonabilă devine, care sunt documentele primare?
Contabilitatea primară înseamnă etapa inițială de generalizare a operațiunilor individuale de afaceri, care caracterizează principalele procese ale organizației.
Sunt recunoscute ca obiecte contabile următoarele:
Toate aceste operațiuni sunt însoțite de documentație. Informațiile despre procesele de afaceri și nuanțele aferente sunt afișate în documentația principală.
Definiția unui document primar este un document care acoperă informațiile inițiale despre rezultatele unei activități.
Documentul principal este o dovadă scrisă a implementării unei tranzacții comerciale. Acest document se întocmește în momentul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia.
Adică, documentele contabile care confirmă faptul unei tranzacții comerciale sunt considerate primare. Orice informație prezentă în documentele primare este necesară pentru afișare în contabilitate.
Pentru acumularea și sistematizarea acesteia se folosesc registre contabile. Acestea conțin date despre toate tranzacțiile comerciale efectuate în organizație.
După o anumită perioadă, informațiile din registrele contabile într-o formă grupată sunt mutate în situațiile financiare.
Principalele tipuri de documente primare sunt:
Aceste documente conțin informații despre tranzacția comercială efectuată. În unele cazuri, formele documentelor primare sunt clasificate ca forme stricte de raportare.
În funcție de tipul tranzacțiilor, documentația primară este împărțită în documente contabile pentru mijloace fixe, salarii, tranzacții cu numerar, numerar etc.
Merită o atenție specială. De fapt, acest document este cu greu primar, deoarece nu conturează o anumită tranzacție comercială, fiind o anexă la documentul primar.
Necesitatea unei facturi apare in timpul procesului de colectare a TVA. Totuși, în același timp, va trebui să prezentați o factură sau un act.
Totodată, Codul Fiscal menționează o factură în legătură directă cu documentele primare.
Scopul fundamental al documentului primar este de a confirma validitatea juridică a tranzacției comerciale finalizate.
Totodată, pentru efectuarea operațiunilor se stabilește responsabilitatea unor executanți pentru operațiunile finalizate.
Documentul primar stochează toate informațiile necesare despre o anumită tranzacție comercială, iar faptul existenței documentului confirmă executarea acțiunii.
Adică, documentele primare stochează date despre toate activitățile de afaceri ale organizației. Documentația primară este stocată pentru a satisface nevoile personale ale întreprinderii, precum și pentru furnizarea autorităților de reglementare.
Contabilitatea se realizează pe baza documentelor primare. Pe baza datelor disponibile în documente se creează raportări financiare și fiscale.
Regulile de bază privind documentele contabile primare sunt definite în Legea federală nr. 402 din 6 decembrie 2011 „Cu privire la contabilitate”.
Dar deși utilizarea unor forme unificate nu este considerată obligatorie, nimic nu împiedică utilizarea lor.
Decizia în această privință este luată de șeful entității economice. El este cel care aprobă formularele pentru documentele primare la propunerea persoanei responsabile de contabilitate.
Pe formular, codul se află în colțul din dreapta sus. Dacă o operațiune comercială este finalizată nu folosind un formular standard, ci folosind un formular dezvoltat independent, atunci nu este necesară înregistrarea „codului”.
În conformitate cu clauza 19 din această prevedere, nu este permisă prezența corecțiilor, ștergerilor și ștergerilor, sau utilizarea mijloacelor corective în documentația bancară, încasările de numerar/ordinele de cheltuieli, chitanțele anexate și documentele care le înlocuiesc.
Dacă se detectează o eroare, documentele bancare și de numerar nu pot fi acceptate pentru executare. Acestea trebuie reformulate ținând cont de cerințele de bază.
Este important ca documentele de numerar executate incorect sau deteriorate să nu poată fi distruse. Acestea trebuie tăiate și apoi atașate la raportul de casă (registru) pentru ziua în care au fost emise.
În procesul de elaborare și prelucrare a documentelor primare, apar multe nuanțe diferite. Dintre cele principale se pot remarca următoarele:
| Documentul principal este semnat de o persoană dintr-o listă special aprobată | Lista persoanelor care au dreptul de a semna documentele primare este stabilită de șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. În cazul în care documentele se referă la tranzacții de natură financiară, atunci ele sunt semnate de manager și de persoana responsabilă. Este interzisă reproducerea prin fax a semnăturii managerului în timpul pregătirii documentelor primare. |
| Documentul primar trebuie întocmit în momentul finalizării | O tranzacție comercială sau imediat după finalizarea acesteia. Un document întocmit după un anumit timp nu este recunoscut ca legal. |
| Este interzisă corectarea documentelor bancare și de numerar | La alte documente primare se pot face corecturi, dar numai dacă există semnături de confirmare ale persoanelor responsabile și este indicată data modificării. |
| Este necesar să se verifice cu atenție corectitudinea documentelor primare | Lipsa detaliilor obligatorii nu permite ca documentul să fie recunoscut fără ambiguitate ca o confirmare oficială. Chiar dacă contribuabilul poate dovedi legalitatea documentului prin documente justificative, va trebui să petreacă mult timp pe litigii controversate și eventual pe litigii |
| O cerință obligatorie este pregătirea documentelor primare | În limba de stat în moneda națională. Dacă există documente într-o limbă străină, este necesar să le traduceți în rusă |
În unele cazuri, la pregătirea documentației primare, este permisă utilizarea unui document primar cu două fețe. Aceasta este forma unui document de transfer universal (UDD).
Video: documente primare
Formularul UPD este o formă funcțională a unei facturi, care este completată cu indicatori esențiali ai documentației primare.
Starea „1” a UPD permite acestui document să înlocuiască nu numai o factură, ci și un document sau o factură.
În același timp, UTD este utilizat simultan în calculele pentru și în recunoașterea cheltuielilor în procesul de impozitare a profiturilor. UPD cu statutul „2” înlocuiește doar actul sau factura.
UPD combină elemente ale unei facturi și ale unui document primar care confirmă finalizarea unei tranzacții comerciale. Legislația nu interzice emiterea de facturi sau bonuri de livrare pe ambele fețe ale unui singur suport de hârtie.
Sigiliile nu se numără printre detaliile obligatorii ale documentelor primare. Nu există nicio mențiune despre aceasta în articolul 9 partea 2 din Legea federală nr. 402.
Prin urmare, este necesar să puneți o ștampilă dacă organizația folosește propriul document care necesită un sigiliu.
Dar, în același timp, este imperativ să se certifice cu sigiliu acele documente pentru care prezența unui sigiliu este prevăzută de lege. De exemplu, acestea includ facturile și.
De asemenea, necesitatea unui sigiliu poate fi determinată de politica contabilă a organizației sau de acordul părților.
Articolul 17 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” obligă organizațiile să păstreze documentația primară, registrele contabile și situațiile financiare pentru o perioadă determinată.
Conform standardelor organizației de stat a afacerilor arhivistice, această perioadă nu poate fi mai mică de cinci ani. În timpul stocării, trebuie asigurată protecția împotriva editărilor neautorizate.
Orice corecții trebuie să fie justificate și certificate corespunzător. Conținutul registrelor contabile și al situațiilor financiare este un secret comercial.
Pentru dezvăluirea acesteia, persoanele care au acces la informații sunt responsabile în conformitate cu normele legislației Federației Ruse. Inițial, documentele contabile primare sunt stocate în dulapuri închise sub supravegherea contabilului șef al organizației.
Documentele procesate corespunzător sunt transferate în arhivă pentru stocare. Proprietarul întreprinderii este direct responsabil pentru siguranța acestora.
Prezența documentelor contabile primare este o parte integrantă a activităților oricărei organizații.
Fără ele, existența normală a unei întreprinderi este practic imposibilă. Prin urmare, este atât de important să cunoașteți și să urmați procedura de întocmire și prelucrare a documentelor primare.
Fiecare companie trebuie să utilizeze formulare standard pentru a reflecta faptele tranzacțiilor comerciale. Să luăm în considerare ce forme unificate de documente contabile primare sunt aprobate de guvern. Cuprins Aspecte importante Ce forme de documente contabile primare sunt utilizate (lista)? Care este durata lor de valabilitate...
Menținerea documentației contabile primare implică fapte înregistrate în scris ale activităților economice ale organizației. Documentația primară servește ca bază pentru contabilitate și este necesară pentru raportare. Documentele contabile primare au forță juridică dacă sunt executate corect și competent.
Este important de știut! Conform Legii federale „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 N 402-FZ, toate tranzacțiile comerciale efectuate de o organizație trebuie să fie documentate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se face contabilitatea. Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară, iar documentele a căror formă nu este prevăzută în aceste albume trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii.
Deci, orice document primar trebuie să conțină:
Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției. Dacă din motive obiective acest lucru nu este posibil, atunci documentația primară se întocmește imediat după finalizarea operațiunii. Pe lângă componenta normativă, această regulă are și valabilitate practică. Amânând înregistrarea documentelor primare „pentru mai târziu”, riști să ratezi detalii importante și să te încurci în date și numere. Nu există nicio garanție că veți putea contacta rapid furnizorii sau antreprenorii pentru a le clarifica detaliile atunci când este necesar. În plus, documentația primară nefinalizată la timp poate fi detectată de un audit contabil neprogramat, ceea ce va atrage dificultăți mult mai mari și, ca urmare, amenzi.
Documentele primare sunt împărțite în interne și externe.
Documente externe provin de la terți participanți la activități financiare și economice. Acestea includ ordine și cerințe de plată, acte de la fondatori, solicitări de la agențiile guvernamentale, facturi de la furnizori etc.
Documentele interne includ compilate în cadrul organizaţiei însăşi. Ei pot fi:
document contabil primar
Documentele primare formează baza întregii contabilități. Activitățile financiare și economice ale unei organizații sunt însoțite de numeroase operațiuni. În acest scop se folosește un element al metodei contabile - documentația. Documentarea este principala metodă de monitorizare contabilă a activităților economice ale unei organizații, controlul său primar. document - Aceasta este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale finalizate, dând forță legală datelor contabile. Documentația servește ca bază pentru înregistrările contabile ulterioare și asigură acuratețea, fiabilitatea și incontestabilitatea indicatorilor contabili, precum și posibilitatea controlului acestora.
Documentele trebuie să aibă forță juridică, adică să conțină o serie de detalii obligatorii (indicatori):
Documentele trebuie întocmite în așa fel încât să poată fi păstrate pentru o perioadă lungă de timp (cerneală, pix, mașină de scris, imprimantă). Documentele primare trebuie întocmite fie în momentul efectuării tranzacției (numerar, banca), fie imediat după finalizarea acesteia. Cei care au întocmit și semnat documentul sunt responsabili pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a acestuia, pentru acuratețea datelor și transferul acestuia în termenul stabilit pentru înregistrarea în registrele contabile.
Documentele includ:
Toate evidențele contabile se țin pe baza documentelor primare, apoi informațiile din acestea sunt transferate în registrele contabile, unde sunt sistematizate, adică înregistrate în conturi contabile. La sfârşitul perioadei de raportare, raportarea întreprinderii se completează conform registrelor contabile.
Documentația primară dă naștere mișcării informațiilor contabile, oferă contabilității informațiile necesare pentru o reflectare continuă și continuă a activităților economice ale întreprinderii.
În funcție de scopul lor, toate documentele primare sunt împărțite în: documente organizatorice și administrative, documente justificative, documente contabile și documente combinate.
Pe baza metodei de înregistrare a tranzacțiilor, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.
Documentele unice sunt utilizate o singură dată pentru a reflecta o singură tranzacție sau mai multe tranzacții efectuate simultan. După înregistrare, documentul unic ajunge la departamentul de contabilitate și servește drept bază pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, comenzi de numerar primite și ieșite, extrase de plată etc.
Documentele cumulate sunt compilate pe o anumită perioadă (săptămână, deceniu, lună) pentru a reflecta tranzacțiile recurente omogene care sunt înregistrate în ele pe măsură ce apar. La sfârşitul perioadei se calculează totalurile indicatorilor utilizaţi pentru conturi. Documentele de acumulare includ carduri de limită, comenzi de două săptămâni sau lunare etc.
În funcție de locul în care sunt întocmite, documentele pot fi interne sau externe.
Intern documentele sunt întocmite la întreprindere pentru a reflecta operațiunile interne. De exemplu, încasări de numerar și ordine de cheltuieli, facturi, acte, extrase de plată etc.
Extern documentele se completează în afara granițelor întreprinderii date și ajung în formă oficială. De exemplu, facturi, extrase bancare, borderouri etc.
După ordinea în care se întocmesc actele, există documente primare și de sinteză.
Primar documentele sunt întocmite pentru fiecare tranzacție individuală în momentul finalizării acesteia. De exemplu, un ordin de primire de numerar, ordine de plată, acte de anulare a activelor fixe etc.
rezumat documentele se întocmesc pe baza documentelor primare întocmite anterior. Utilizarea lor facilitează controlul operațiunilor omogene. Ele pot fi executive, contabile sau combinate. De exemplu, rapoarte de avans și de numerar, situații de grupare și cumulative. În special, raportul de avans, fiind unul combinat, îndeplinește funcțiile de document justificativ și contabil. Oferă o descriere completă a decontărilor cu persoane responsabile: soldul sau supracheltuiala avansului anterior, mărimea acestui avans, suma cheltuită, soldul și data introducerii acestuia în casa de marcat sau supracheltuiala și data acestuia. rambursare de către întreprindere. În plus, decontul de avans oferă o descriere a cheltuielilor de producție în conturi după verificarea și aprobarea raportului. Pe reversul raportului există o listă a cheltuielilor individuale și documentele justificative ale acestora.
După ordinea în care sunt completate, documentele pot fi clasificate în cele compilate manual și folosind tehnologia computerizată.
Documentele intocmite manual, completat manual sau la masina de scris.
Documente executate folosind tehnologia calculatoarelor,înregistrează automat informații despre operațiunile de producție la momentul finalizării acestora.
Acceptarea, verificarea si prelucrarea contabila a documentelor. Documentele primite de departamentul de contabilitate sunt prelucrate pentru a le pregăti pentru înscrieri în registrele contabile. Etapa principală a procesării contabile a documentelor într-o organizație este verificarea documentelor primite în esență, în formă și aritmetic.
La verificarea documentelor pe merit, este necesar să se stabilească legalitatea, corectitudinea și oportunitatea tranzacției comerciale finalizate. Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale care contravin legii și procedurii stabilite de primire, depozitare și cheltuire a fondurilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru execuție. Dacă astfel de documente primare sunt primite de departamentul de contabilitate, contabilul șef trebuie să notifice șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale.
Controlul preliminar este efectuat de departamentul de contabilitate la intocmirea documentelor. De asemenea, este important pentru că majoritatea documentelor sunt întocmite de persoane responsabile financiar, și nu de angajați contabili.
Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că a fost utilizat un formular al formularului corespunzător pentru a finaliza o anumită tranzacție comercială, toate numerele sunt introduse clar, conținutul tranzacției și toate detaliile sunt reflectate.
După aceasta, contabilul efectuează o verificare aritmetică, care se rezumă la verificarea corectitudinii calculelor și calculelor aritmetice și impozitarea documentelor. Impozitarea se face prin înmulțirea cantității cu prețul. Verificarea aritmetică vă permite să controlați calculele aritmetice ale totalurilor, corectitudinea reflectării indicatorilor cantitativi și de cost.
După verificare, contabilul prelucrează documentele. Atribuirea conturilor de documente constă în determinarea conturilor în care tranzacțiile comerciale înregistrate în documente trebuie înregistrate ca debite și credite.
Principalele direcții de îmbunătățire a documentației sunt unificarea și standardizarea .
Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma cuprinsă în albumul de formulare unificate de documentație contabilă primară.
Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o importanță deosebită pentru îmbunătățirea contabilității, întrucât stabilește și consolidează cerințe uniforme pentru documentarea activităților economice ale organizațiilor, sistematizează contabilitatea, exclude din circulație formele învechite și arbitrare și promovează organizarea rațională a contabilității.
Documente unificate- sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diferite caracteristici industriale.
Standardizare - stabilirea unor dimensiuni identice, standard, pentru documentele standard, ceea ce reduce consumul de hârtie pentru producerea documentelor, simplifică procesarea și stocarea acestora.
Contabilitatea activităților financiare începe cu adoptarea documentelor primare corect executate. Acest lucru se datorează legislației în vigoare și este necesar pentru entitatea comercială însăși, partenerii săi și autoritățile de control. Faptele vieții economice, confirmate de documente primare, sunt ușor de dovedit. În situații de conflict, o astfel de asistență precum și documentația contabilă bine executată vor ajuta la rezolvarea problemei în favoarea companiei.
Entitățile comerciale raportează statului cu privire la rezultatele activităților financiare folosind registre contabile, care reflectă toate caracteristicile activității organizației.
Contabilitatea începe cu acceptarea și prelucrarea documentelor primare.
Documentele primare (cecuri, bonuri de livrare, acte, facturi etc.) reprezintă dovezi de necontestat ale producerii unor evenimente financiare care afectează rezultatul activităților financiare. Aceștia stabilesc și confirmă responsabilitatea pentru tranzacțiile comerciale finalizate.
Documentele primare conțin informații obligatorii (detalii):
Autenticitatea informațiilor din aceste documente este asigurată de cei care le-au semnat.
Documentul contabil primar se intocmeste pe hartie si (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnatura electronica.
paragraful 5 al articolului 9
Ei completează documentele primare manual - cu stilouri și cu ajutorul mijloacelor tehnice care le permit să salveze înregistrările în timpul depozitării pe termen lung în arhivă. Nu puteți completa formularul „primar” cu un simplu creion. Toate posturile neocupate sunt barate.
Managerul, cu aprobarea contabilului-șef, numește persoane care atestă cu semnăturile lor realitatea și legalitatea acestor documente primare.
Atunci când sunt admiși în departamentul de contabilitate, aceștia verifică disponibilitatea informațiilor obligatorii, acuratețea calculelor și fac o notă pentru a preveni reacceptarea acestora.
Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării cu un document contabil primar. Nu este permisă acceptarea pentru documente contabile documente care documentează fapte ale vieții economice care nu au avut loc, inclusiv cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și false.
Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 (modificată la 23 mai 2016) „Cu privire la contabilitate”
paragraful articolului 9
Fiecare eveniment financiar este confirmat de tipurile corespunzătoare de documente primare.
De exemplu, acceptarea și eliminarea mărfurilor sunt documentate cu facturi. Încasarea și plecarea de fonduri prin bancă se documentează prin ordine de plată. Mișcarea banilor prin casa de marcat este confirmată prin ordine de numerar. Plecarea șoferilor către linie este însoțită de borderouri.
Formele ordinelor de plată și ordinelor de numerar sunt aprobate prin lege. Acestea trebuie să respecte pe deplin eșantioanele aprobate. Posturile acestor documente se intocmesc strict conform instructiunilor care stabilesc regulile de completare. Nu este permisă întocmirea ordinelor de plată și ordinelor de numerar sub nicio formă și efectuarea operațiunilor de plată printr-o bancă sau casierie cu alte documente.
Exemple de forme legale de documente de plată sunt prezentate în fotografiile de mai jos.
Ordinele de plată sunt completate cu participarea băncii.
Ordinul de primire de numerar este semnat doar de angajatii contabili. Persoanei care a depus banii i se dă o chitanță, tăiată din comanda specifică. Ea confirmă faptul de a depune bani în cadrul acestui ordin.
Ordinul de primire a numerarului, pe lângă contabilul șef și casierul, este semnat de manager și destinatarul banilor. Dacă un antreprenor individual nu are un contabil, acesta semnează el însuși documentele. Aceasta confirmă scopul propus al sumei emise.
La documentarea faptului vânzării, se folosește de obicei o scrisoare de însoțire. Conține informații despre numele, adresele, datele bancare ale părților, numărul atribuit, data tranzacției, denumirea mărfurilor, prețul acestora, cantitatea, costul, unitățile de măsură, valoarea taxei acumulate, documentele anexate. Acesta este semnat de persoane autorizate de managerii fiecărei părți la tranzacție. Semnăturile trebuie să fie descifrate și să indice pozițiile, prenumele și inițialele. Odată finalizate, facturile sunt ștampilate pe ambele părți.
Formularul de facturare este prezentat mai jos.
În cazul transferului de mărfuri printr-un transportator, se emite de obicei o scrisoare de trăsură - un document care confirmă o tranzacție tripartită între vânzător, cumpărător și transportator. Vânzătorul transferă mărfurile transportatorului. Transportatorul accepta marfa de la vanzator, le transporta si le transfera cumparatorului. Cumpărătorul acceptă mărfurile de la transportator. În acest fel, se confirmă faptul transferului dreptului de proprietate de la cumpărător către vânzător.
Persoanele care sunt plătitoare de taxa pe valoarea adăugată emit o factură pentru fiecare vânzare, care nu este un document contabil primar. Nu confirmă faptul vânzării, deoarece este semnat de o singură parte a tranzacției. Taxa acumulată de vânzător în factură nu afectează rezultatul financiar al vânzătorului, deoarece vânzătorul nu plătește acest TVA. Cumpărătorul nu acceptă factura în scopuri contabile deoarece aceasta este semnată de o persoană care nu este responsabilă față de aceasta pentru acuratețea datelor - un reprezentant al vânzătorului.
O factură de plată pentru produse emisă de vânzător nu este recunoscută ca document principal. Nu dovedește apariția unui eveniment care afectează rezultatul financiar, nu confirmă tranzacția - semnătura unei părți nu confirmă plata.
Multe evenimente economice sunt însoțite de contracte, care, de regulă, înregistrează intențiile participanților și nu confirmă fiecare tranzacție financiară. De exemplu, contractele de furnizare stabilesc obligațiile uneia de a livra o anumită cantitate de produse înainte de o dată specificată, iar celeilalte de a accepta și de a plăti. Deoarece contractele definesc evenimente care nu au avut loc, acestea nu sunt acceptate pentru contabilitate.
Formele documentelor contabile primare se stabilesc de către conducătorul entității economice la recomandarea funcționarului responsabil cu ținerea evidenței contabile. Formele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.
Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 (modificată la 23 mai 2016) „Cu privire la contabilitate”
paragraful 4 al articolului 9
Lista organizațiilor din sectorul public include:
Pentru aceste persoane, formularele contabile primare au fost aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n (modificat la 16 noiembrie 2016).
Printre formularele denumite în această comandă nu există facturi sau contracte. Achizitia si casarea se documenteaza prin facturi si acte.
Un exemplu de una dintre facturile emise de toate organizațiile guvernamentale este prezentat mai jos.
Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau actele juridice de reglementare ale organismelor de reglementare a contabilității de stat. O corecție în documentul științific inițial trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut corectarea, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 (modificată la 23 mai 2016) „Cu privire la contabilitate”
paragraful 7 al articolului 9
Pentru a corecta o eroare, tăiați ceea ce este incorect și scrieți ceea ce este corect.
Corectarea unei erori din documentul primar trebuie indicată prin inscripția „corectată”, confirmată de semnătura persoanelor care au semnat documentul și trebuie indicată data corectării.
Reglementări privind documentele și fluxul de documente în contabilitate (aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS la 29 iulie 1983 nr. 105)
Fiecare corectare este confirmată de:
Lipsa oricăruia dintre detaliile din listă face corectarea ilegală.
Un exemplu de corectare a facturii este prezentat în fotografie.
Pentru ca rectificarea să aibă forță juridică incontestabilă, se întocmește astfel. Pe marginile libere ale documentului, faceți inscripția: „Corectat de la” și notați ceea ce s-a dovedit a fi incorect. Continuați: „pornit” și scrieți ceea ce cred ei că este corect. Apoi scriu: „crede”, se indică data, se pun semnăturile persoanelor responsabile, numele și parafa acestora. Cu acest tip de corectare sunt excluse modificările care nu au fost agreate de semnatari.
Nu sunt permise corecții la numerar și la documentele bancare.
Contabilitatea primară reprezintă etapa iniţială a percepţiei sistemice a înregistrării tranzacţiilor individuale care caracterizează procesele şi fenomenele economice care au loc în organizaţie. Obiectele sale sunt: achiziționarea, achiziția și consumul de resurse materiale, costurile de producție, circulația semifabricatelor și soldurile de producție în curs, volumul producției de produse, expedierea și vânzarea acestuia, decontări cu furnizorii, cumpărătorii, clienții, băncile, autoritățile financiare. , fondatori etc.
Informațiile inițiale despre procesele și fenomenele economice sunt reflectate în documentele primare.
Document contabil primar- acesta este un certificat scris al unei tranzacții comerciale care are forță juridică și nu necesită explicații sau detalii suplimentare.
Documentele sunt completate de către angajații contabili în mod clar și lizibil, folosind scrisul manual cu cerneală sau pix, la mașina de scris sau folosind tehnologia computerizată.
De regulă, pentru documente se utilizează formulare standard sub formă de spații libere de natură interdepartamentală. Acestea includ formulare de comenzi, facturi, facturi, cupoane, extrase de cont etc. Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru este imposibil din motive obiective, atunci imediat după finalizarea acesteia.
Dacă apare o eroare în conturile de la fermă, puteți utiliza metoda de înregistrare negativă sau inversare. În acest caz, introducerea eronată este repetată cu cerneală roșie sau culori standard (albastru, negru) și închisă într-un cadru dreptunghiular.
O culoare roșie sau un cadru dreptunghiular va anula o introducere eronată, după care se va face o introducere corectă. Este posibilă corectarea erorilor din înregistrările contabile prin tăiere și corectare ulterioară (înscrierea eronată este tăiată cu un rând și se face o înscriere corectă sub aceasta indicând data corectării și semnătura contabilului; dacă este necesar, un certificat este întocmit dezvăluind necesitatea corectării și motivul erorii).
Nu ar trebui să existe corecții, ștergeri sau șters în numerar și în documentele bancare.
Atunci când lucrează cu orice document, un contabil se bazează pe anumite principii și fundamente metodologice consacrate în documentele oficiale.
Pe baza documentelor primare, înregistrările se fac în registre contabile, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și pe discuri, dischete și alte suporturi.
Documente externe vin la organizație din exterior - de la organe guvernamentale, organizații superioare, bănci, inspectorate fiscale, de la fondatori, furnizori, cumpărători etc., se întocmesc după formulare standard. Exemple de astfel de documente includ cererea-comanda de plată, cererea de plată, factura furnizorului etc.
Documente interne compilate direct de organizaţie.
Se disting următoarele tipuri de documente interne:Administrativ- sunt documente care conțin comenzi, instrucțiuni privind producția, efectuarea anumitor operațiuni comerciale. Acestea includ ordine de la șeful organizației și persoane autorizate de acesta să efectueze tranzacții comerciale.
Exculpator documentele (executive) atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire, acte de acceptare a materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind acceptarea produselor fabricate de la muncitori etc.
Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ comenzile în numerar primite și ieșite, extrase de plată pentru plata salariilor către angajații organizației, rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile etc.
Documente contabile sunt întocmite în cazul în care nu există documente standard pentru evidența tranzacțiilor comerciale, precum și la sintetizarea și prelucrarea documentelor justificative și administrative. Acestea sunt certificate, fișe de distribuție etc.
Documentele contabile sunt, de asemenea, împărțite în unică și cumulative. Documentele primare unice sunt utilizate la finalizarea fiecărei tranzacții comerciale. Documentele de acumulare sunt întocmite într-o anumită perioadă de acumulare treptată a tranzacțiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează rezultatele pentru indicatorii corespunzători. Exemple de documente cumulative sunt comenzile de lucru lunare de două săptămâni, cardurile de limită pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației etc.
Documente sursă compilate în momentul unei tranzacții comerciale. Un exemplu de astfel de documente sunt facturile pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației către ateliere.
Documente rezumativeîntocmit pe baza documentelor primare, de exemplu, extrase de plată.
În momentul înregistrării datelor în documentele primare, apar informații contabile care nu sunt înregistrate automat. Toate caracteristicile sale cantitative și calitative sunt supuse controlului logic, aritmetic și legal înainte de întocmirea documentelor primare. Un astfel de control este efectuat atât de către angajații implicați în ținerea contabilității primare, cât și de către angajații serviciilor de management.
Prin semnarea comenzilor de numerar de intrare și de ieșire, a extraselor de plată, a ordinelor și cererilor de plată și a altor documente bancare, șeful organizației analizează în detaliu fiecare tranzacție comercială.
În procesul de obținere a informațiilor contabile se disting următoarele etape:Colectarea informațiilor contabile implică munca adecvată a diferitelor servicii ale organizației. Această etapă se caracterizează prin cel mai înalt nivel de analiticitate și eficiență a contabilității.
A doua etapă a procesului contabil este prelucrarea informațiilor contabile. Presupune participarea directă a angajaților serviciilor de management funcțional la obținerea informațiilor contabile. Astfel, la contabilizarea articolelor de inventar pe baza documentelor primare, se prevede gruparea și rezumarea datelor în fișele de depozit de materiale. În fiecare lună, datele de pe carduri și cărți sunt transferate în rapoarte privind mișcarea bunurilor materiale. La timp, managerii de depozit și șefii de departamente transmit aceste rapoarte departamentului de contabilitate al organizației.
Managerii iau parte și la prelucrarea datelor. Astfel, cu ajutorul angajaților diferitelor servicii de management, sunt identificați vinovații penurii și pierderilor.
După verificarea calculelor aritmetice, a legalității și oportunității tranzacțiilor comerciale executate, se înregistrează documentele contabile, iar apoi se realizează gruparea economică a datelor acestora într-un sistem de conturi contabile sintetice și analitice prin înregistrarea în registre contabile.
Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele formării acesteia. Acestea servesc pentru a reflecta tranzacțiile comerciale.
Registrele contabile, în funcție de structura lor, se împart în cronologice și sistematice. În registrele cronologice, tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea finalizării lor. Registrele contabile sistematice servesc la gruparea tranzacțiilor comerciale în funcție de caracteristicile stabilite.
Registrele contabile sunt ținute sub formă de registre, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și medii informatice.
Contabilitatea sintetică se realizează în registre sistematice, iar contabilitatea analitică se realizează în registre analitice. Înregistrările în registre se fac atât manual, cât și folosind tehnologia computerizată.
Totalitatea și localizarea detaliilor în registru determină forma acestuia, care depinde de caracteristicile obiectelor luate în considerare, de scopul registrelor și de metodele de înregistrare contabilă. Înregistrarea contabilă se referă la înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile.
În cărțile de contabilitate, toate paginile sunt numerotate și legate. Numărul este indicat pe ultima pagină și certificat prin semnăturile persoanelor autorizate. În unele cărți, de exemplu, cărțile de numerar, paginile nu sunt doar numerotate, ci și dantelate cu sfoară și sigilate cu un sigiliu de ceară. În funcție de volumul conturilor din carte, pentru un anumit cont sunt alocate una sau mai multe pagini. Registrele de contabilitate sunt folosite pentru contabilitatea sintetică și analitică.
Cărțile sunt realizate din hârtie groasă sau carton liber, fără a fi prinse între ele. Acestea sunt depozitate în cutii speciale numite dulapuri. Cardurile sunt deschise timp de un an și înregistrate într-un registru special pentru a asigura controlul asupra siguranței lor.
Foile diferă de carduri prin faptul că sunt realizate din hârtie mai puțin densă și au un format mai mare. Acestea sunt stocate în foldere speciale numite registratori. Declarațiile se deschid, de regulă, pentru o lună sau un trimestru.
Înregistrările în registrele contabile trebuie să fie clare, concise, clare și lizibile. După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcare adecvată pe documentul primar pentru a facilita verificarea ulterioară a înregistrării corecte. La sfârșitul lunii, rezultatele sunt însumate pentru fiecare pagină a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sistematice și analitice trebuie verificate prin întocmirea fișelor de cifra de afaceri.
După aprobarea raportului anual, registrele contabile sunt grupate, legate și depuse în arhiva curentă a organizației.
Exista trei moduri de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile: corectare, introducere suplimentară, inversare.
Metoda corectiva se poate aplica numai dacă erorile au fost descoperite înainte de întocmirea bilanţului sau au apărut în registrele contabile fără a afecta corespondenţa conturilor. Această metodă constă în tăierea cu o linie subțire a textului, numărului, sumei și inscripției incorecte de lângă sau deasupra textului sau sumei corecte cu clauza corespunzătoare.
De exemplu, dacă în loc de 100 de ruble. Dacă se reflectă 200 de ruble, atunci 200 de ruble ar trebui tăiate. și scrieți „100 de ruble” deasupra, iar pe lateral indicați: „200 de ruble tăiate și 100 de ruble scrise deasupra, cred corectat (data, semnătură).”
Nu sunt permise corecții sau ștanțe pe documentele monetare, chiar și pe cele specificate, în special în cifre.
Intrări suplimentare sunt efectuate în cazurile în care valoarea unei tranzacții comerciale este subestimată în mod eronat. De exemplu, furnizorul a transferat 150 de ruble din contul curent. Această tranzacție comercială se reflectă în corespondența corectă a conturilor, dar suma sa este subestimată la 100 de ruble. S-a făcut următoarea înregistrare contabilă: debit în contul „Decontări cu furnizorii”, credit în contul „Cont curent” - 100 de ruble.
Dar, deoarece furnizorii ar trebui să transfere 150 de ruble, atunci suma lipsă de 50 de ruble. este necesar să se facă înregistrări suplimentare: debit în contul „Decontări cu furnizorii”, credit în contul „Cont curent” - 50 de ruble.
Postări suplimentare sunt făcute în luna curentă sau următoare. Această regulă de corectare a erorilor se aplică în două cazuri: dacă datele documentului primar nu sunt înregistrate într-un rând separat în registrul contabil și când o sumă subestimată eronat a unei tranzacții comerciale este reflectată în registrul contabil.
Metoda inversării este că intrarea incorectă, în principal digitală, este eliminată printr-un număr negativ, adică corespondența și cantitatea incorectă sunt repetate cu cerneală roșie. În același timp, se face o introducere corectă folosind cerneală obișnuită. Reversările apar atunci când conturile sunt înregistrate incorect sau când se înregistrează o sumă exagerată.
La însumarea rezultatelor operațiunilor, se scad înregistrările făcute cu cerneală roșie.
