Dokumentáció, az elsődleges dokumentumok értéke
Az elsődleges dokumentumok megkövetelése, a dokumentumok egységesítése és egységesítése
A számviteli bizonylatok típusai
A dokumentumok nyilvántartásba vételének, elfogadásának, ellenőrzésének, feldolgozásának és tárolásának eljárása
A dokumentumáramlás szervezése
A könyvelési objektumok folyamatos és folyamatos tükrözése érdekében először minden üzleti tranzakciót rögzítenie kell. Ehhez a számviteli módszer első elemét, a dokumentációt alkalmazzák. Dokumentáció- a könyvelési objektumok elsődleges tükrözésének módszere, amely lehetővé teszi azok folyamatos és folyamatos ellenőrzését.
Az Orosz Föderációban a számvitelről és a könyvelésről szóló rendelet szerint (amelyet az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 1998. július 29-i 34-n. Sz. Rendelete hagyott jóvá) „minden üzleti tranzakciót igazoló dokumentumokkal kell formalizálni. Ezek a dokumentumok elsődleges könyvelési dokumentumokként szolgálnak, amelyek alapján a könyvelést végzik. "
A latin documentumból lefordított dokumentum bizonyítékot, bizonyítást jelent.
Elsődleges számviteli bizonylat -írásos bizonyíték, amely megerősíti az üzleti tranzakció tényét vagy annak végrehajtásához való jogot.
Elsődleges könyvelés - ez egyetlen, időben ismétlődő, szervezett folyamat a gazdasági tevékenységekre vonatkozó információk gyűjtésére, mérésére, nyilvántartására, felhalmozására és tárolására.
Az elsődleges számviteli dokumentumok értéke a vállalkozás pénzügyi és gazdasági tevékenységében:
A dokumentumok szolgálnak a hitelesítő adatok helyességének alapjaként és megerősítéseként.
Működési útmutatásra és ellenőrzésre használják őket.
A dokumentumok alapján a könyvelési objektumok figyelemmel kísérése történik.
A dokumentumok jogi jelentőséggel bírnak. A bírósági viták során bizonyítékként használják őket.
A dokumentumok ellenőrzési értékkel bírnak.
A latin requisitumból lefordított kellékek azt jelentik, hogy szükséges, szükséges.
Rekvizitek- az üzleti tranzakciót a dokumentumban tükröző mutatók.
A szükséges cikkek kötelezőek és nem kötelezőek.
A 402-ФЗ. Sz. Szövetségi törvény 2011.12.06-i 9. cikkének (2) bekezdése szerint. az elsődleges számviteli bizonylat kötelező adatai:
1) a dokumentum neve;
2) a dokumentum elkészítésének dátuma;
3) a szervezet neve;
5) a gazdasági élet tényének természetes és (vagy) pénzbeli mérésének értéke, feltüntetve a mértékegységeket;
6) a gazdasági élet tényének elkövetéséért felelős személyek beosztása;
7) a meghatározott személyek személyes aláírása, feltüntetve a neveket és a kezdőbetűket.
A további részletek jogilag nincsenek jóváhagyva. Ezeket a vállalkozás saját akarata szerint írja be minden dokumentumba, kivéve a pénzeszközök elsődleges elszámolására vonatkozó dokumentumokat. További részletek a következők lehetnek: a szervezet címe és telefonszáma, a műveletben részt vevő felek neve stb.
Az új, a könyvelésről szóló 402-FZ szövetségi törvény hatálybalépése előtt, 2011.12.06. (ez a törvény 2013.01.01-én lépett hatályba) nagy figyelmet fordítottak az elsődleges számviteli dokumentumok egységesítésére és egységesítésére. A dokumentumok akkor kerültek elszámolásra, ha azokat az elsődleges könyvelési dokumentáció egységes formanyomtatványainak albumaiban szereplő formanyomtatvány alapján készítették. Ezeket az albumokat az orosz Goskomstat (ma Rosstat) fejlesztette, az orosz pénzügyminisztériummal egyetértésben. Körülbelül 250 egységes dokumentumformát hagytak jóvá.
Az egységesített dokumentumok szabványos dokumentumok, amelyek homogén tranzakciók nyilvántartására szolgálnak különböző tulajdonosi és iparági hovatartozású szervezeteknél.
Ezenkívül az ágazati minisztériumok egységes dokumentumokat is kidolgoztak az iparuk vállalkozásai számára. Például az Oroszországi Mezőgazdasági Minisztérium egységes dokumentumokat dolgozott ki a mezőgazdasági termékek, állatok, föld stb. Elszámolására.
A dokumentumok szabványosítása ugyanazon szabványméretek létrehozása a tipikus dokumentumok esetében. Ez a papírfogyasztás csökkentése, a dokumentumok feldolgozásának és tárolásának egyszerűsítése érdekében történt.
A 402-FZ számú, a számvitelről szóló szövetségi törvény 2011.12.06-i hatálybalépésével. a vállalkozások mentesülnek az Állami Statisztikai Bizottság és az ágazati minisztériumok által kidolgozott egységes dokumentumok használatának kötelezettsége alól. E törvény 9. cikkének (4) bekezdése szerint az elsődleges dokumentumok nyomtatványait a vállalkozás vezetője hagyja jóvá a főkönyvelő (vagy a számviteli nyilvántartások vezetésével megbízott személy) javaslatára. A könyvelőnek a dokumentumok formájának kidolgozása során fel kell tüntetnie az összes kötelező adatot, és tömörítenie kell azokat. A főkönyvelők általában egységes dokumentumokat nyújtanak be jóváhagyásra.
Bármely vállalkozás tevékenysége szorosan összefügg az elsődleges dokumentációk karbantartásával és feldolgozásával. Szükséges a jelentésekhez, az adófizetések kiszámításához, a vezetési döntések meghozatalához. A cikkben megvizsgáljuk, mi ez - a könyvelés elsődleges dokumentációja - és hogyan dolgozzák fel.
Elsődleges dokumentáció a könyvelésben - mi ez? Úgy hívják, hogy a bizottság tényét papíron tükrözik. Jelenleg sok dokumentumot az "1C" automatizált rendszerben állítanak össze. Az elsődleges dokumentáció feldolgozása magában foglalja a befejezett üzleti tranzakciókkal kapcsolatos információk nyilvántartását és elszámolását.
Az elsődleges könyvelést a vállalkozásnál bekövetkező események rögzítésének kezdeti szakaszának nevezzük. Az üzleti tranzakciók olyan műveletek, amelyek a szervezet eszközeinek vagy tőkéjének állapotában bekövetkező változásokhoz vezetnek.
Általános szabály, hogy a vállalkozásoknál a "dokumentációval való munka" fogalma a következőket jelenti:
Van egyszeri és halmozott elsődleges dokumentumok. Kezelés az ilyen lapokban szereplő információknak számos jellemzője van.
Az egyszeri dokumentáció célja egy esemény egyszeri megerősítése. Ennek megfelelően a feldolgozás rendje nagymértékben leegyszerűsödik. Az összesített dokumentációt egy bizonyos ideig használják. Rendszerint egy többször végrehajtott műveletet tükröz. Ebben az esetben a az elsődleges dokumentáció feldolgozása a belőle származó információkat speciális nyilvántartásokba továbbítják.
Az elsődleges dokumentációt egy művelet végrehajtásakor vagy közvetlenül annak befejezése után állítják össze.
Az információk tükrözése speciális, egységes formanyomtatványokon történik. Jóváhagyott nyomtatványok hiányában a vállalkozás önállóan fejlesztheti azokat.
Minden vállalkozásnak van egy alkalmazottja, aki az elsődleges információkért felelős. Ennek a szakembernek ismernie kell a szabályokat, szigorúan be kell tartania a törvényi előírásokat és a cselekvések sorrendjét.
Szakaszokban az elsődleges dokumentáció feldolgozása vannak:
Különböző okokból merülhetnek fel. Alapvetően megjelenésüket a munkavállaló óvatlan hozzáállása az általa végzett munkához, a szakember írástudatlansága és a berendezések hibás működése okozza.
A dokumentumok helyesbítése nagyon nem ajánlott. Bizonyos esetekben azonban nem teheti meg a hibák kijavítását. Megengedett hiba könyvelő az elsődleges dokumentációrólígy kell javítania:
Korrekciós szerek használata nem megengedett.
A bejövő papír feldolgozása a következőket tartalmazza:
Az ilyen típusú dokumentációk feldolgozási folyamata kissé eltér a fentiektől.
Először is, a vállalat felhatalmazott alkalmazottja elkészíti a kimenő dokumentum vázlatos változatát. Ennek alapján dolgozattervet dolgoznak ki. Megküldik a vezetőnek jóváhagyásra. Ugyanakkor a megfelelő hatósággal rendelkező másik alkalmazott is jóváhagyhatja a dokumentum tervezetét.
A tanúsítás után a projektet a megállapított szabályok szerint elkészítik és elküldik a címzettnek.
Ez a szakasz a dokumentumok azonnali beérkezésének, elküldésének és feldolgozásának biztosításához szükséges. A vállalaton belül a dokumentumforgalom illetékes szervezéséhez speciális ütemezéseket dolgoznak ki. Jelzik:
Az elsődleges dokumentáció regisztrálásához szükségesek. Ebben az esetben a papírra rányomják a számla jelölését. Meg kell akadályozni a dokumentumok újraregisztrálását.
Az elsődleges papírok elektronikus nyilvántartásokban tárolhatók. A kormányzati szervek vagy vállalkozók kérésére azonban a cégnek papír példányokat kell benyújtania.
Jelenleg a szabályozási aktusokban nincs egyértelmű eljárás az értékpapírok behajtására. A gyakorlatban ez a folyamat a következő tevékenységeket tartalmazza:
Az elsődleges dokumentumok elvesztése esetén az IFTS a rendelkezésre álló értékpapírok alapján kiszámítja az adólevonások összegét. Ugyanakkor fennáll annak a lehetősége, hogy az adóhatóság bírság formájában büntetéseket alkalmaz.
Rendszerint a nyilvántartások vezetéséért felelős személyek a következő jogsértéseket követik el:
Az üzleti tranzakciók tényét igazoló dokumentáció rendkívül fontos a vállalkozás számára. Tervezését nagyon körültekintően kell megközelíteni. Minden hiba negatív következményekkel járhat.
Minden elsődleges dokumentáció megerősíti a társaság pénzügyi tevékenységét. A számviteli osztály ezen dokumentumaira mindenekelőtt a szabályozó hatóságok által végzett ellenőrzés során lesz szükség. Ezért az ilyen papírok karbantartására és tárolására fokozott követelményeket támasztanak.
Az elsődleges dokumentáció, vagy ahogy virtuóz könyvelőnek hívják, az elsődleges a cég pénzügyi ügyeinek bizonyítéka. Sőt, ezek a dokumentumok jogi erővel bírnak, vagy segíthetnek a vállalatnak ellentmondásos kérdésekben, vagy feloldhatják. Ezek a dokumentumok a következők: szerződés, számla, fizetési bizonylatok, számla, számla, értékesítési bizonylat és mások.
Az elsődleges dokumentumok formája egységes. Szükség esetén további sorok kerülnek az űrlapra, ugyanakkor megtartják a főbbeket. Ezt jelzi az Orosz Föderáció számviteli és könyvelési szabályzata (az Orosz Pénzügyminisztérium 1998. július 29-i 34 n. Sz. Rendelete (a 2007. március 26-i 26n. Módosítással). Húsz).
A szokásos űrlapon végrehajtott összes változtatást és kiegészítést a vállalat vezetőjének parancsával hagyják jóvá.
A szervezet önállóan fejleszti az elsődleges dokumentumok nyomtatványait, ha a szükséges nyomtatvány hiányzik az egységes nyomtatványok katalógusából. Előfeltétel: az ilyen formanyomtatványoknak tartalmazniuk kell a szükséges részleteket.
A fenti részleteket a szövetségi "Számviteli törvény" említi.
Minden elsődleges dokumentumot időben be kell nyújtani a számviteli osztályhoz. Az információk bevitelének időrendjének betartása az illetékes könyvelés egyik fő feltétele.
A kényelmes könyvelés érdekében az elsődleges szervezetet csoportokba sorolják - táblázat:
| Csoport név | Amit tartalmaz |
| Szervezeti és adminisztratív dokumentumok | Ide tartoznak a megrendelések, meghatalmazások, utasítások. Vagyis ezek olyan papírok, amelyek "zöld utat" adnak az üzleti tranzakciókhoz. |
| Igazoló dokumentumok | Szállítólevelek, átvételi igazolások, pénztári bizonylatok - megerősítik az üzleti tranzakció tényét. Az e dokumentumokba bevitt adatok kötelezően a könyvelési nyilvántartásokba kerülnek. |
| Számviteli dokumentumok | Ezeket egységes egységes nyomtatványok hiányában használják, a forrásdokumentumok és az adminisztratív dokumentumok összesített feldolgozásával. Például a költségszelvényt mind adminisztratív, mind igazoló dokumentumnak tekintik. A bérszámfejtés egyszerre jelzi a lista szerinti fizetés szükségességét és a befizetés visszaigazolását is. |
A számviteli szolgáltatás másik sikeres találmánya pedig a munkafolyamat ütemezése. Felhívjuk figyelmét: az ütemezés formájának tükröződnie kell a szervezet számviteli politikájában.
Dokumentum folyamat ütemezése
A megfelelő sorok és oszlopok a számviteli dokumentumok mozgására vonatkozó adatokat tükrözik. A menetrend hatalmas pluszja, hogy az összes kiadott dokumentum ellenőrzés alatt áll. A lényeg, hogy ne felejtsük el megadni a megfelelő bejegyzéseket.
Kezdjük azzal, hogy ellenőrizni kell a könyvelési osztályhoz benyújtott elsődleges dokumentumokat. Mit kell ellenőrizni:
Az ellenőrzött dokumentumot a könyvelési nyilvántartásokba kell bejegyezni.
Tanács: annak elkerülése érdekében, hogy a könyvet a könyvben újra tükrözzék, érdemes a következőket tenni. Az űrlap hátoldalán a dátum és a nyilvántartási nyilvántartási szám szerepel.
2015. 07. 04-től a kerek pecsét nélküli munkavégzés jogát részvénytársaságok és korlátolt felelősségű társaságok kapták meg (2015. 06. 04-i 82-FZ szövetségi törvény). Ellenőrizze, hogy mi van írva az alapszabályban a pecsét használatáról. Ha a vállalat továbbra is használja a pecsétet, akkor nincs szükség az Alapszabály módosítására. A társaság alapszabályának ilyen változtatásának határidejét a törvény nem írja elő. De nem érdemes késleltetni a változásokat, nehogy sok ellentmondás kerüljön be a pénzügyi dokumentumokba.
A "szerződés" fogalmát az Art. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 420. sz. A szerződés a felek közötti megállapodás a jogok és kötelezettségek eredetéről (változásáról) vagy megszüntetéséről. Mindkét fél köteles figyelmesen elolvasni a szerződés feltételeit. Megegyezés alapján a felek aláírását és pecsétjét helyezik el. A szerződés mint elsődleges dokumentum teljes jogerővel bír, mindegyik félnek rendelkeznie kell egy aláírt példánnyal. A tartalom által előírt összes pontot a megállapodásban részes feleknek teljesíteniük kell, kötelezettségeiknek megfelelően. A vitatott helyzeteket békés úton vagy bírósági eljárások útján oldják meg.
És egy pillanat. Nem minden esetben a szerződés megkötése a kölcsönös jogok és kötelezettségek elismerését jelenti. A termék vagy szolgáltatás megvásárlásakor kapott nyugtát ugyanaz a megállapodás ismeri el.
Az áruk vagy szolgáltatások eladójától kapott fizetési számla az elsődleges számviteli bizonylatokra vonatkozik. A számlán feltüntetett összeg alapján a vevő teljesíti a fizetést. A fizetési bizonylatokban egy kívánatos link ehhez a dokumentumhoz (például a fizetés tartalmazza a "2017. január 31-i 35/7 számú számlával történő fizetés" kifejezést). Nem kizártak azok a helyzetek, amikor nehéz lesz bizonyítani, hogy a befizetést egy meghatározott számlán teljesítették.
Az áruk (szolgáltatások) vevője számára a bemutatott számla egyfajta garancia arra, hogy az eladó egy meghatározott időszakon belül (1–5 napon belül) nem változtatja meg a fix árat. A fizetési számla érvényességi idejét az eladó írja elő. A megadott időszakon belül a vevő teljesíti a fizetést.
Fizetési számla
Ha számos okból nem lehetséges a fizetés (például a számviteli osztály számítógépes hálózatával kapcsolatos problémák, pénzügyi átfedések), akkor célszerű előre értesíteni az eladót a helyzetről. Lehetséges, hogy a számla dátuma megváltozik, de a vásárlási feltételek változatlanok maradnak.
Az ilyen típusú számviteli dokumentumok a következők: fizetési csekkek (áruk, készpénz), fizetési megbízások, fizetési kérelmek.
Ha árukat (szolgáltatásokat) vásárol készpénzért a szervezet pénztárgépéből, mindenképpen el kell mentenie a pénztári nyugtát, és át kell utalnia a könyvelési osztályra.
Pénztárgép nyugta
Ha a csekken nincs feltüntetve, hogy a fizetés készpénzben történik-e, akkor a pénztári csekkhez eladási bizonylatot kell csatolni. Tartalmazza a megvásárolt áruk (szolgáltatások) leltárát, feltünteti, hogy milyen mennyiségben és milyen áron teljesítették a fizetést. Az értékesítési bizonylatot az eladó bélyegzi, az áruk (szolgáltatások) értékesítéséért felelős személy aláírásával.
Eladási bizonylat nélküli értékesítési nyugtát elsődleges dokumentumként ismerik el, mivel az egyéni vállalkozónak joga van pénztárgép nélkül dolgozni (az értékesítési bizonylat kiállításának kötelező feltételével).
Értékesítési bizonylat, amelyet egyéni vállalkozó adott ki CCP használata nélkül
Ezt jelzi az Orosz Föderáció 54-FZ törvénye "A pénztárgépek használatáról a készpénzfizetések és a fizetési kártyákkal történő fizetések végrehajtása során" (releváns 2017-ben).
Ha jogi személyek között fizetnek egy termékért (szolgáltatásért), a folyószámlán keresztül fuvarlevél készül.
Csomagolási lista
A felek mindegyike a minta szerint készül (a felelős személyek aláírása és pecsét szükséges). A fuvarlevélen és a számlán feltüntetett pénzösszegeknek meg kell egyezniük. Bizonyos esetekben kényelmes a fax aláírás használata; ezt a tényt mindenképpen meg kell határozni az áruk (szolgáltatások) szállítási szerződésében.
Az áruk (szolgáltatások) kiállított számláján folyószámlán történő fizetéskor fizetési megbízás készül.
Fizetési felszólítás
Ez a dokumentum egységes formája, amelyet leggyakrabban számítógépes technológia tölt ki. A fizetésre előkészített befizetés papíron, vagy a "Clint-Bank" speciális banki program segítségével (amely sokkal gyorsabb) utalható át a bankba. Elküldés előtt ellenőriznie kell a fizetés címzettjének minden adatait a félreértések elkerülése érdekében, különösen, ha először dolgozik egy partnerrel. Óvatosan töltse ki a részleteket, hogy mire fizet. Hasznos lesz egy részletes leírás, a számla adatainak (dátum, szám) kötelező feltüntetésével.
A fizetési kérelem az elsődleges dokumentum, amelyben a hitelező megköveteli az adóstól, hogy a bankon keresztül fizesse vissza az adósságot.
Fizetési kérelem
Van egy elfogadási követelmény: ebben az esetben a pénzt az adós számlájáról automatikusan megterhelik. Az elfogadási igény magában foglalja az adós általi elfogadás meglétét. A megállapodás azonban meghatározhatja a keletkező adósság visszatérítésének feltételeit, ebben az esetben az adósság bankon keresztüli visszafizetése elfogadás nélkül történik.
A számla űrlapot abban az esetben használják, amikor az áfát nyilvántartják.
Számla
Rajzolja fel őket fuvarlevelekre, aktusokra. A számla kiállításának oka a szerződés szerinti előleg kifizetése is. Az áfa levonása a mellékelt számlák és számlák szerint történik. Érdemes megemlíteni, hogy minden áfa-fizető köteles számlákat kiállítani. Sokkal kényelmesebb az űrlapok kitöltése automatizált programok segítségével.
Szigorúan tilos a készpénzben és a banki okmányokban változtatni (az Orosz Föderáció szövetségi törvényének "A számvitelről" 9. cikke).
Az elsődleges dokumentumok többi módosítása megengedett, de azzal a feltétellel, hogy az üzleti tranzakció valamennyi résztvevője ismeri a bevezetendő módosításokat. A módosításokkal kapcsolatos tudatosságot a résztvevők körében aláírásuk erősíti meg, feltüntetve a módosítások dátumát.
A javítás a következőképpen történik: a hibás bejegyzést a dokumentumban gondosan áthúzza egy vékony vonallal. Ebben az esetben az áthúzás egyértelműen olvasható. A bejegyzés helyes verziója a javítás fölé vagy mellé kerül. Az áthúzott mellé, vagy ahol elegendő szabad hely van, a "Believe Corrected" felirat készül. A teljes név meg van adva. a változtatásokat végző személy, dátum és aláírás.
Az elsődleges tárgyak tárolásának optimális helye egy archívum. Fontos, hogy megfelelően előkészítsék a dokumentumokat az archívumba történő benyújtáshoz:
Fontos biztosítani a számviteli nyilvántartások biztonságát az illetéktelen javítások ellen. A hibák kijavítása csak hivatalos eszközökkel, a módosítást végző személy aláírásával engedélyezett. Tájékoztatásul, a nyilvántartásokban találhatók információk a könyvelésre elfogadott elsődleges dokumentumokról.
Nem üzleti titok nélkül: a nyilvántartások tartalma éppen ilyen. A tartalommal kapcsolatos információk közzétételét az Orosz Föderáció törvényei büntetik.
Az Orosz Föderáció szövetségi törvénye "A számvitelről" (17. cikk), valamint a levéltári jogszabályok (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i végzése, 558. sz.) Előírja a vállalati dokumentumok tárolási idejét. Az elsődleges számviteli dokumentumok esetében ez az időszak legalább 5 év.
A tárolási időszak a dokumentum archívumba helyezését követő év január 1-jétől kezdődik.
Ha a szervezet megsértette az elsődleges áruk tárolási feltételeit, akkor az ellenőrző szerveknek joguk van büntetéseket kiszabni (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke). A bírság összege 10 ezer és 40 ezer rubel között van, a jogsértés mértékétől függően.
Egyébként a csak három évvel ezelőtti dokumentumok relevánsak lesznek az adóhatóság általi ellenőrzés szempontjából. Régebbi időszak elsődleges szervezete hiánya miatt az ellenőrök nem jogosultak bírságra az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke alapján.
A társaság számviteli szolgálata nemcsak az elsődleges dokumentumok illetékes nyilvántartásának vezetésére köteles, hanem azok biztonságának biztosítására is. Csak ebben az esetben lesznek megalapozatlanok az adószolgálatok követelései.
A számviteli osztály tevékenysége a vállalkozás működésének szerves része; magában foglalja az alkalmazottak különféle tevékenységek végrehajtását - a számítástól kezdve az elsődleges dokumentáció végrehajtásáig és karbantartásáig. A vállalat vagy közvetlen vezetője felelősségének mértéke az elkövetett hibákért is nagyban különbözik: ha azok tisztán belső problémákhoz kapcsolódnak, akkor még bírságról sem kell beszélni; ha fizetési bizonylatokról beszélünk, amelyek alapján a jövőben adót fizetnek, az elkövetőt nemcsak pénzbüntetéssel, hanem szabadságvesztéssel is sújthatják. Ezért az alapszervezetekkel végzett jól szervezett munka a jogi személyiség egyik kiemelt munkaterülete.
Az "elsődleges dokumentáció" kifejezést, ellentétben vagy hasonlóval, kizárólag a számviteli osztály használja, ami, ha a szervezeti kérdések közös megoldására van szükség, nehézségeket okoz a vállalkozás más részlegeinek képviselői számára. Az alábbiakban leírjuk, hogy mi az elsődleges szervezet egésze, valamint a benne szereplő dokumentumok indikatív listája.
Furcsa módon a számviteli osztály munkájának megszervezésében alkalmazott fő normatív aktus, a 2011. december 6-án elfogadott és a 2018. július 29-én kelt módosításokat tartalmazó 402-FZ számú szövetségi törvény a számvitelről nem ad egyértelmű. ennek a kifejezésnek a meghatározása. Az említett törvény 9. cikkének (1) bekezdése szerint minden megfelelően kivitelezett és hivatalosan hitelesített irat, amely a vállalkozás gazdasági életének egyik vagy másik epizódját tükrözi, az elsődleges dokumentációnak tulajdonítható.
Ezek az epizódok magukban foglalják a pénz beérkezését a vállalat által szállított termékekért, a felajánlott szolgáltatásokért vagy az elvégzett munkáért cserébe, vagy fordítva, a pénzátutalást a készletcikkek vásárlása fejében. A vállalkozás vezetőjének kérésére (ugyanezen cikk 4. szakasza) az elsődleges számviteli dokumentumok listája tartalmazhat a pénzügyi tranzakciókhoz nem kapcsolódó kölcsönös elszámolásokra vonatkozó információkat.
Fontos: a könyvelésben az elsődleges dokumentáció fő kritériuma a pénz átutalásának ténye az egyik személytől (alkalmazott, egyéni vállalkozó, vállalat) a másikhoz. Így az elsődleges entitások listája semmilyen feltétel mellett nem szerepel, de egy bejövő vagy kimenő készpénzes megbízás igen.
TÓL TŐLaz elsődleges dokumentumok kőzettárolása a számviteli osztályon - legalább öt év a regisztráció évétől. Amint a gyakorlat azt mutatja, leggyakrabban a Szövetségi Adószolgálat képviselői kérik az elsődleges információkat az első három évben; a jövőben az iratok tárolás céljából átkerülhetnek az archívumba, és a meghatározott időtartam lejárta után a vállalkozás belső szabályzatának és a hazai jogszabályok előírásainak megfelelően megsemmisíthetők.
Mivel azonban az orosz bürokratikus gyakorlatban általában nehezebb kezelni a dokumentumokat, mint tovább tárolni, a feleslegessé vált elsődleges tétel addig maradhat az archívumban, amíg elegendő hely van; erre vonatkozó szankciókat sem a 402-FZ számú szövetségi törvény, sem más előírások nem írnak elő.
Az elsődleges dokumentáció karbantartása mellett a vállalkozás egy és több alkalmazottja is kijelölhető, képzettségüktől és a személyzet számától függően. Ha az ügy olyan egyéni vállalkozóra vonatkozik, akinek felügyelete alatt nincsenek megfelelő szakemberek, joga van, saját választása szerint, vagy önállóan elkészíteni a dokumentumokat, vagy az ilyen szolgáltatásokat nyújtó harmadik feleket bevonni az ügybe.
A 402-FZ szövetségi törvény legfrissebb kiadásában (vagy inkább a dokumentum 9. cikkének (4) bekezdésében) az első osztályba tartozó dokumentáció meghatározásának joga átruházásra kerül a főigazgatóság vezetőjéhez (főigazgató, igazgató). vállalkozás. A bevett gyakorlatnak megfelelően aláírja a főkönyvelő által már elkészített listát, bár a munkát (a tevékenységek elemzésétől az eredmények összegzéséig) teljes egészében magára vállalhatja.
Következésképpen nem szükséges az elsődleges dokumentumok egyetlen listájáról beszélni; csak a leggyakrabban felsoroltakat említhetjük ebben a listában:
Leggyakrabban az elsődleges szervezet időrend szerint szerveződik - a tranzakcióról szóló első dokumentumtól az utolsóig; egyéb lehetőségek is lehetségesek - tartozékokkal, kombináltan stb.
Az elsődleges dokumentumok szükséges elemei:
Ugyanezen cikk (5) bekezdéséből következik, hogy a számviteli osztály elsődleges dokumentációja jelenleg papír és elektronikus formában is elkészíthető; az utóbbi esetben a felek minősített elektronikus digitális aláírásával hitelesítik, és bármely megfelelő adathordozón továbbítják az ügyfeleknek, vagy e-mailben elküldik.
Az elsődleges dokumentumok nagy részét egységes formanyomtatványok alapján állítják ki, amelyeket nem lehet módosítani; a kivételek közé tartoznak a szerződések, az átvételi és átadási aktusok, valamint számos egyéb dokumentum, amelyek formájának és felépítésének kidolgozása közvetlenül érintett az üzleti vállalkozásban.
Néhány tipp az elsődleges dokumentáció elkészítéséhez:
Fontos: tilos korrekciós csíkokat, folyadékokat, borotvákat használni a hibák kijavításához, vagy egyszerűen csak helytelenül áthúzni a helytelenül beírt adatokat, amíg lehetetlen elolvasni a könyvelési osztály elsődleges dokumentációjában. A helyzettől függően vázlatkorrekcióval egészítheti ki a bejegyzés fő törzsét és a megfordítást. Az első esetben a hibás információkat vékony vonallal húzzuk ki, a tetejére feljegyzést készítünk, amely tükrözi a tényleges helyzetet, az oldal szélén pedig a „A javított (elhiheti) hinni” felirat található. ", az illetékes személy aláírásával és a szervezet pecsétjével vagy pecsétjével együtt. A másodikban a meglévő információkat kiegészítik új információkkal, amelyek szükségesek ahhoz, hogy teljes képet kapjanak az ügyletről. A harmadikban, amelyet különösen gyakran használnak, ha eltúlzott információkat találnak az elsődleges adatokban, a valóságnak nem megfelelő adatokat piros pasztával másolják, mellette pedig, már megszokott módon, a helyeseket adják meg. Ebben az esetben igazoló aláírás is szükséges.
Az elsődleges dokumentumokat, hasonlóan a többi dokumentumhoz, világosan, olvashatóan és szépen kell elkészíteni. Ez a jövőben ellentmondásos helyzetek esetén segít az igazság gyors megállapításában, bírósági eljárásban való bizonyításában vagy az arra felhatalmazott személyek munkájának ellenőrzésében. A dokumentumok lelkiismeretes és időben történő kiadásának további ösztönzője az orosz büntető törvénykönyv 327. cikkének (3) bekezdése lesz, amely szerint a hamisított papírok felhasználását akár 80 ezer rubelig vagy legfeljebb hat hónapig terjedő pénzbírsággal sújthatják. "a tettes fizetése, hat hónapig tartó letartóztatás, kötelező vagy javító munka 480 óráig, illetve 24 hónapig.
Nehéz bizonyítani ártatlanságát vagy hiányát, és sokkal több időt és ideget igényel, mint az elsődleges dokumentumok magas színvonalú elkészítése.
Az elsődleges dokumentumok olyan dokumentumokat tartalmaznak, amelyek egy vállalkozás vagy szervezet gazdasági tevékenységének epizódjait tükrözik. Nyilvántartásukat a számviteli részleg alkalmazottai, ha pedig nincs, akkor maga a vállalkozó vagy hasonló szolgáltatásokat nyújtó cégek kezelik. A társaság tevékenységében használt elsődleges dokumentációk teljes listáját a vezetője jóváhagyja, és általában a főkönyvelő állítja össze.
Általában az elsődleges szerződésekre, számlákra, átvételi és átadási cselekményekre vonatkozik, ideértve a befektetett eszközöket, a pénztári bizonylatokat és más iratokat. Ezeknek tartalmazniuk kell a 402-FZ szövetségi törvény 9. cikkének (2) bekezdésében felsorolt blokkokat. A dokumentumokban szigorúan meghatározott módon lehet javításokat végrehajtani: megfordítás, vázlat vagy kiegészítő feliratok.
Az elsődleges számviteli dokumentáció vezetése magában foglalja a szervezet gazdasági tevékenységének írásban rögzített tényeit. Az elsődleges dokumentáció szolgál a könyvelés alapjául, és szükséges a jelentések elkészítéséhez. Az elsődleges könyvelési dokumentumok akkor érvényesek, ha azokat helyesen és helyesen készítették el.
Fontos tudni! A számvitelről szóló, 2011. december 6-i N 402-FZ szövetségi törvény szerint a szervezet által végzett összes üzleti tranzakciót igazoló dokumentumokkal kell formalizálni. Ezek a dokumentumok elsődleges számviteli bizonylatokként szolgálnak, amelyek alapján a könyvelést vezetik. Az elsődleges könyvelési dokumentumokat akkor fogadják el könyveléssel, ha azokat az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formanyomtatványait tartalmazó albumokban található formanyomtatvány alapján készítik el, és azoknak a dokumentumoknak, amelyek formáját ezek az albumok nem írják elő, számos kötelező adatot kell tartalmazni .
Tehát minden elsődleges dokumentumnak tartalmaznia kell:
Az elsődleges dokumentumokat a tranzakció idején kell elkészíteni. Ha ez objektív okokból nem lehetséges, akkor az elsődleges dokumentációt a művelet befejezése után azonnal elkészítik. Ennek a szabálynak a normatív komponens mellett gyakorlati érvényessége is van. Az elsődleges dokumentumok "későbbre történő" regisztrációjának elhalasztása azt kockáztatja, hogy hiányoznak a fontos részletek, összezavarodhat a dátumokban és a számokban. Nincs garancia arra, hogy szükség esetén gyorsan felveheti a kapcsolatot a beszállítókkal vagy a vállalkozókkal, hogy pontosítsák adataikat. Ezen túlmenően, ha az elsődleges dokumentációt nem készítették el időben, azt egy ütemezés nélküli könyvelési ellenőrzéssel lehet felismerni, ami sokkal nagyobb nehézségekkel jár, és ennek következtében bírságokkal jár.
Az elsődleges dokumentumok belsőre és külsőre oszlanak.
Külső dokumentumok harmadik felektől származnak a pénzügyi és gazdasági tevékenységekben. Ide tartoznak a fizetési meghagyások és követelések, alapítók papírjai, kormányzati szervek kérései, beszállítók számlái stb.
A belső dokumentumok tartalmazzák maga a szervezet állította össze. Lehetnek:
