В процессе ведения коммерческой деятельности предприятия осуществляют расчеты за проданные товары, оказанные услуги или произведенные работы.
Передача средств может производиться безналичным или наличным расчетом. Для платежей наличными средствами применяется контрольно-кассовая техника (ККТ или ККМ).
При расчете наличными используют технику , зарегистрированную в ИФНС. Регистрации подлежат сам кассовый аппарат и ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). Свод данных по приходным, расходным операциям и остаткам ежедневно заносится в журнал. Если в течение рабочей смены техника не использовалась , записи не ведутся.
Журнал предоставляется на контроль
в ИФНС в ситуациях:
Организация может приобрести, зарегистрировать и установить любое количество кассовых аппаратов. Необходимо отличать операционную кассу предприятия от кассы ККМ.
Наличность , полученная через аппарат:
Запрещено закрывать кассовый день на следующий день.
Нарушение относится к грубым ошибкам соблюдения кассовой дисциплины и влечет наложение штрафа на кассира (3-4 тысячи рублей) и предприятие (40-50 тысяч рублей).
Каждый кассовый аппарат должен иметь для учета данных журнал кассира-операциониста . Журнал позволяет учесть данные примерно 1000 кассовых дней, после чего необходимо заводить новую форму.
Для замены журнала
необходимо обратиться в ИФНС с документами:
Организации представляют документ произвольной формы с указанием прав работника представлять интересы предприятия в ИФНС. ИП представляют только нотариально заверенные доверенности на представителей. Каждое из региональных отделений ИФНС имеет свои требования документов при замене журнала по его окончании. Законодательство не содержит требований о ежегодной замене журнала.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок применения кассовой техники регулируется ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ (в редакции от 03.07.2016 г.).
Закон определяет
:
Журнал используется для ведения и учета полученных от покупателя и сданных средств денежной наличности.
На основании данных определяется налоговая база при расчете:
Данные позволяют упростить учет денежного оборота при обслуживании покупателей и производить возврат средств в случаях, оговоренных законодательством.
Предприятия часто используют данные ККМ для ведения складского учета. Привязка оплаты за товар к отгрузке и отражению убыли каждой номенклатуры обеспечивают материальный учет запасов.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Ведение записей по учету наличности, полученной по чекам, журнал кассира-операциониста подлежит прошивке . Допускается прошивка различными способами – только листы или полностью журнал.
Контрольный листок подписывает руководитель или индивидуальный предприниматель с расшифровкой данных. Если предприятия использует печать, подпись заверяется оттиском, конец которого должен попасть на лист.
Каждый лист формы нумеруется, начиная с первого листа. Каждая страница не нумеруется, достаточно иметь обозначение номера листа. На последнем листе делается запись, часть которой должна попасть на контрольный листок: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (или печатью) _ листов».
При заполнении сведений кассир:
Если в записи была обнаружена ошибка , ее перечеркивают, ставят рядом или сверху исправительные данные с указанием даты исправления. Изменение данных заверяется кассиром, допустившим помарку и руководителем предприятия. Если помарка отражается на дальнейших записях и была выявлена в более позднем периоде, допускается перечеркивание страницы или нескольких листов. Наказания за исправления, оформленные в установленном порядке, отсутствуют.
Образец заполнения титульного листа
Титульный лист журнала заполняется до предъявления формы в ИФНС. В составе данных указываются сведения о предприятии, кассовом аппарате согласно информации паспорта и карточки. Лист содержит данные о начале и конце ведения книги, лице, ответственном за ведение журнала.
Ведение записи в журнале поручается ответственному лицу – кассиру, ведущему расчеты с применением ККМ. Ответственное лицо должно быть принято по трудовому договору. Дополнительно с кассиром в обязательном порядке предприятие заключает договор о материальной ответственности.
Пример оформления первой записи
Начало записи в журнале производится внесением проверочной суммы нулевого чека, которым начинается Z-отчет и акт ввода в эксплуатацию техники. Контрольная сумма составляет 1, 11 руб. Сумма вносится в столбец № 6. Остаток на конец дня будет составлять также 1,11 руб. По итогам следующей рабочей смены кассир уменьшает поступление на величину контрольной суммы.
При заполнении столбцов в журнале указываются по столбцам:
В столбцах 16, 17, 18 указываются подписи кассира, администратора, руководителя.
Правила заполнения данного журнала рассмотрены в следующем видеоматериале:
Наличность, полученная кассиром с использованием ККМ, подлежит сдаче в кассу организации или ИП. Средства не хранятся и не могут использоваться кассиром после закрытия кассовой смены. Если в течение кассовой смены объявился покупатель, который желает произвести возврат товара
, деньги ему могут быть возвращены из кассового ящика ККМ. Для проведения возврата кассир составляет акт формы КМ-3. Позднее возврат производится через кассу предприятия.
Особенности возврата товара населением и получения денежных средств:
В данной ситуации редко можно обеспечить возврат средств через ККМ. Возврат наличности, полученной от предприятий, производится через ККМ в день приобретения товаров, через кассу или расчетный счет – в последующие дни.
Эквайринг – оплата за товар с использованием расчетных карт
. Предприятие получает средства на расчетный счет. Суммы, полученные безналичным путем, учитываются кассиром в отдельном столбце журнала кассира. Величина остатка по Z-отчету не будет соответствовать размеру денежной наличности.
Оборудование для расчетов с использованием карт предоставляет учреждение банка, с которым заключен договор обслуживания. Минусом использования платежей служит снятие банком процента за расчетно-кассовое обслуживание с каждого платежа. При проведении оплаты покупатель получает кассовый чек.
Неведение журнала относится к грубым нарушениям правил кассовой дисциплины. Органы ИФНС при выявлении нарушения могут наложить штраф на кассира и предприятие. Аналогичный штраф взыскивается при утере книги. Журнал можно восстановить по отчетам кассира или Х-отчетам, печатью которых занимаются обслуживающие технику компании.
Основными документами, которые регулируют составление первичной документации во время использования контрольно-кассовой техники, считаются типовые нормы эксплуатации ККМ при условии осуществления денежных операций с населением, сегодня в виде книги кассира применяется заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 . Типовые правила по прибытию инкассатора или при закрытии организации, кассир обязан:
Подготовить платежные документы и денежную выручку.
Оформить кассовый отчет, сдать имеющуюся выручку совместно с кассовым отчетом и приходный ордером главному кассиру или инкассатору банка.
В присутствии кассира представитель администрации снимает показания контрольных и секционных регистров. На конец рабочего времени все показания отчетной ведомости вписываются в журнал кассира-операционниста. После того, как произошло снятие показаний регистров или распечатка проверки и определения фактической суммы выручки наличных денег делается соответствующая запись в «Книге кассира » и заверяется подписями представителя администрации и кассира. В настоящее время применяются , и . Нормы по их составлению предусматривают существующую возможность заполнения не только по концу рабочего времени, но и после окончания смены.
Форма КМ-4 образец заполнения:
1.
Графа – дата или смена. В этой графе проставляется соответствующая дата снятия денег Z-отчета. Предположим на 1м кассовом аппарате трудятся 3 смены и разные кассиры, в таком случае, нужно вносить 3 отдельных строки, привязанные к одной дате.
2.
Графа – № отдела или секция. В этой графе содержится информация, указывающая № отделов, на которые поступила сумма денежных средств за данную смену.
3.
Графа – ФИО кассира.
4.
Графа – порядковый № контрольного счетчика на конец рабочей смены (дня). 5
5.
Графа - № контрольного счетчика, который регистрирует число переводов суммирующего денежного счетчика. В этой графе дублируются показания с графы 4.
6.
Графа – Показания суммированных денежных счетчиков к началу смены (рабочего дня). В этой графе, содержится сумма на период начала смены и все прибытия денежные средства на кассовый аппарат за все время его существования. Сведения за предыдущую смену необходимо брать с 9 графы.
7.
Графа– подписи администратора и кассира.
9.
Графа – данные суммирующих денежных регистров на конец смены (рабочего дня).
10.
Графа – Общая сумма всей выручки за смену.
11.
Графа – сдача наличными деньгами.
12.
Графа – сколько оплачено по документации, количество.
13.
Графа – сумма оплаченных денежных средств по доку ментам.
14.
Графа – сколько сдано всего (прописывается сумма безналичных и наличных платежей за текущую смену, возвраты не считаются).
15.
Графа – сумма возвратов за смену.
16.
Графа – подпись кассира операционниста. В этой графе проставляется подпись кассира, после того, как будут заполнены все графы формы МК-4, а так же справка-отчета по форме МК-6.
17.
Графа – подпись администратора проставляется после того, как произошло факт принятия налички от кассира за текущую смену.
18.
Графа - заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 считается завершенным после того, как руководитель организации ставит свою подпись после окончания каждой смены.
Журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4) обычно заполняется кассиром, главным бухгалтером или администратором, согласно приказу директора. Журнал кассира-операциониста бывает двух типов: вертикальный и горизонтальный. Горизонтальный журнал имеет широкие строчки, в них помещаются большие суммы, но вертикального хватает на большее число записей, его придется реже менять.
Страницы нужно нумеровать от руки, начиная с первой внутренней (обложку нумеровать не надо). Достаточно пронумеровать листы, а не каждую страницу отдельно. Чтобы прошить журнал, следует сделать снизу два отверстия и продеть через них плотную нить, наклеив на последней странице маленький кусочек бумаги. На этой бумаге должно быть написано “пронумеровано и прошнуровано 50 листов”, ставится печать организации, подпись директора. Заполняя титульный лист журнала, можно заполнить только самые важные графы. Регистрационный номер (его указывают справа вверху) вам предоставит налоговый инспектор во время регистрации. Первый лист состоит из 10 граф, второй – из 8:
Купить журнал кассира-операциониста можно в любом канцелярском магазине. Данный журнал привязывается к кассовому аппарату. Когда он подойдет к концу, следует купить новый, пронумеровать и прошить его, заверить в налоговой инспекции в отделе оперативного контроля.
