Журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4) обычно заполняется кассиром, главным бухгалтером или администратором, согласно приказу директора. Журнал кассира-операциониста бывает двух типов: вертикальный и горизонтальный. Горизонтальный журнал имеет широкие строчки, в них помещаются большие суммы, но вертикального хватает на большее число записей, его придется реже менять.
Страницы нужно нумеровать от руки, начиная с первой внутренней (обложку нумеровать не надо). Достаточно пронумеровать листы, а не каждую страницу отдельно. Чтобы прошить журнал, следует сделать снизу два отверстия и продеть через них плотную нить, наклеив на последней странице маленький кусочек бумаги. На этой бумаге должно быть написано “пронумеровано и прошнуровано 50 листов”, ставится печать организации, подпись директора. Заполняя титульный лист журнала, можно заполнить только самые важные графы. Регистрационный номер (его указывают справа вверху) вам предоставит налоговый инспектор во время регистрации. Первый лист состоит из 10 граф, второй – из 8:
Купить журнал кассира-операциониста можно в любом канцелярском магазине. Данный журнал привязывается к кассовому аппарату. Когда он подойдет к концу, следует купить новый, пронумеровать и прошить его, заверить в налоговой инспекции в отделе оперативного контроля.
Основными документами, которые регулируют составление первичной документации во время использования контрольно-кассовой техники, считаются типовые нормы эксплуатации ККМ при условии осуществления денежных операций с населением, сегодня в виде книги кассира применяется заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 . Типовые правила по прибытию инкассатора или при закрытии организации, кассир обязан:
Подготовить платежные документы и денежную выручку.
Оформить кассовый отчет, сдать имеющуюся выручку совместно с кассовым отчетом и приходный ордером главному кассиру или инкассатору банка.
В присутствии кассира представитель администрации снимает показания контрольных и секционных регистров. На конец рабочего времени все показания отчетной ведомости вписываются в журнал кассира-операционниста. После того, как произошло снятие показаний регистров или распечатка проверки и определения фактической суммы выручки наличных денег делается соответствующая запись в «Книге кассира » и заверяется подписями представителя администрации и кассира. В настоящее время применяются , и . Нормы по их составлению предусматривают существующую возможность заполнения не только по концу рабочего времени, но и после окончания смены.
Форма КМ-4 образец заполнения:
1.
Графа – дата или смена. В этой графе проставляется соответствующая дата снятия денег Z-отчета. Предположим на 1м кассовом аппарате трудятся 3 смены и разные кассиры, в таком случае, нужно вносить 3 отдельных строки, привязанные к одной дате.
2.
Графа – № отдела или секция. В этой графе содержится информация, указывающая № отделов, на которые поступила сумма денежных средств за данную смену.
3.
Графа – ФИО кассира.
4.
Графа – порядковый № контрольного счетчика на конец рабочей смены (дня). 5
5.
Графа - № контрольного счетчика, который регистрирует число переводов суммирующего денежного счетчика. В этой графе дублируются показания с графы 4.
6.
Графа – Показания суммированных денежных счетчиков к началу смены (рабочего дня). В этой графе, содержится сумма на период начала смены и все прибытия денежные средства на кассовый аппарат за все время его существования. Сведения за предыдущую смену необходимо брать с 9 графы.
7.
Графа– подписи администратора и кассира.
9.
Графа – данные суммирующих денежных регистров на конец смены (рабочего дня).
10.
Графа – Общая сумма всей выручки за смену.
11.
Графа – сдача наличными деньгами.
12.
Графа – сколько оплачено по документации, количество.
13.
Графа – сумма оплаченных денежных средств по доку ментам.
14.
Графа – сколько сдано всего (прописывается сумма безналичных и наличных платежей за текущую смену, возвраты не считаются).
15.
Графа – сумма возвратов за смену.
16.
Графа – подпись кассира операционниста. В этой графе проставляется подпись кассира, после того, как будут заполнены все графы формы МК-4, а так же справка-отчета по форме МК-6.
17.
Графа – подпись администратора проставляется после того, как произошло факт принятия налички от кассира за текущую смену.
18.
Графа - заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 считается завершенным после того, как руководитель организации ставит свою подпись после окончания каждой смены.
В этом разделе мы опишем простым языком как заполнять журнал кассира-операциониста , опираясь скорее на понимание наших действий, чем на строгое следование не всегда понятным названиям граф журнала . Сами названия граф не однозначно трактуют их смысл и плохо согласуются с терминами из инструкций к кассовым аппаратам. Поэтому, мы рекомендуем заполнять журнал кассира-операциониста руководствуясь соображениями адекватного восприятия результата работы на ККТ как с вашей точки зрения, так и с точки зрения проверяющего органа. Ведь смысл ведения самого журнала кассира-операциониста заключается в том, чтобы вы могли легко определить оборот наличной выручки за любой период, а инспектор смог легко сверить ваши записи с показаниями самого ККТ и кассовыми отчетами. Иногда, инспекторы сами выдают рекомендации по заполнению журнала кассира-операциониста .
Обратим внимание на следующий рисунок.
В нем продемонстрирован образец первой записи в журнал
, которая делается обычно по
результатам ввода в эксплуатацию ККТ в налоговых органах. При этой операции регистрируется
продажа на сумму 1 рубль 11 копеек и снимается Z-отчет под номером 1, если ККТ новая, если
ККТ бывшая в употреблении – номер Z-отчета может быть любой. Таким образом, эта сумма всегда
присутствует в дальнейших показаниях «итогового суммирующего счетчика», но при этом не
является вашей выручкой.
Необходимо закрепить следующее правило при заполнении
журнала
: каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнал кассира-операциониста
. Соответственно, если за смену
снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале соответствует количеству этих отчетов.
Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых
правил эксплуатации ККТ, ни закона о применении ККТ.
В журнале следует обратить внимание на следующие графы:
- ст.1 – дата снятия отчета (закрытия смены);
- ст.3 – ФИО кассира;
- ст.4 – номер Z-отчета (закрытие смены);
- ст.6 – показания главного суммирующего денежного счетчика на начало смены;
- ст.9 - показания главного суммирующего денежного счетчика на конец смены;
- ст.10 - сумма выручки за день, согласно показаниям соответствующего счетчика. Определяется как разница между графами 9 и 6;
- ст.11 - сумма наличных денежных средств – выручка;
- ст.14 – общая сумма сданных кассиром денежных средств на конец смены за текущую смену;
- ст.15 - отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам);
- ст.16, 17, 18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.
Опишем подробнее смысл некоторых «сомнительных» граф:
Графы 4 или 5 (различие между этими графами сложно понять
даже специалисту), содержат номер Z-отчета, который обязательно печатается на самом отчете и имеет
сквозную нумерацию от 1 и далее. Каждая запись «строка» в соответствует своему номеру
Z-отчета. Пропуски между номерами теоретически могут возникнуть в случае определенных неисправностей
ККМ, повлекших изменения показаний этого счетчика, что сопровождается обязательно техническим
заключением и актом об изменении показаний счетчиков со стороны ЦТО.
Перечислим множество определений этого счетчика, с которыми вы можете столкнуться:
- номер Z-отчета
- номер сменного гашения
- счетчик регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули
- и т.п.
Графы 6 и 9 учитывают один и тот же счетчик ККМ.
Понятно, что показания счетчика на конец смены (после снятия Z-отчета) всегда совпадают с
показаниями этого же счетчика на начало следующей смены. Отличия в записи этих граф могут
появиться только в случае возникновения неких неисправностей ККМ повлекших изменения показания
самого суммирующего счетчика. Однако такие изменения, в любом случае должны быть зафиксированы
специалистом ЦТО. Это - техническое заключение и акт об изменении показаний счетчиков.
Поэтому само переписывание граф может показаться глупым, но при этом является общепринятым
правилом. Показания же самого суммирующего счетчика можно найти непосредственно на Z-отчете.
Называется этот счетчик по-разному для различных ККМ, например:
- главный суммирующий денежный счетчик;
- гросс итого
- нарастающий итог
- итого
- итоговый счетчик
- и т.п.
Графа 10 содержит показания соответствующего счетчика
ККМ (приводится на X и Z отчетах) регистрирующего сумму продаж за текущую смену. Он тоже может
называться по-разному:
- итоговая сумма
- гросс
- сменный итог
- и т.п.
Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной
наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако, если вы принимаете «безналичные» платежи,
осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а так же в некоторых иных ситуациях – вам
потребуется использовать графы 11 и 15.
Рассмотрим случай с возвратом денежных средств покупателям
(см. порядок оформления возвратов) .
Если вы зарегистрировали по ККМ чек(и) возвратов, то
возникает необходимость отразить этот факт в журнале кассира-операциониста
. Для этого необходимо
правильно заполнить графу 11 – сумма фактической наличной денежной выручки и графу 15 – сумма
возвратов. Надо отметить, что различия между графами 10 и 11 могут возникнуть в
нескольких случаях:
- в случае с учетом безналичной оплаты (кредитные карты и т.п.)
- в случае применения некоторых ККМ «старого образца» - разрешенных к применению до
истечения сроков их амортизации (сумма возвратов не всегда вычитается из показания
счетчика сменного итога)
- в случае ошибочно пробитых чеков.
В журнале
под порядковым номером производится запись:
В графе №1
- указывается текущая дата.
В графе №2
- номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККТ обслуживает
несколько торговых сек-ций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3
- фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4
- номер гашения.
В графе №5
- указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.
В графе №6
- показания счетчика "Гросс итого" на начало дня. Эту сумму ККТ указывает в Z-отчете,
и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
В графах №7 и №8
- соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9
- показания счетчика "Гросс итого" на конец дня. Если ККТ не указывает в Z-отчете
показания счетчика "Гросс итого", то его можно записать путем суммирования граф №6 и №10.
В графе №10
- сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разница
между графами №9 и №6.
В графе №11
- сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13
- соответственно: количество платежных документов
(банковских чеков и т.п.), если они принимаются организацией и общую сумму оплаченную
этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
В графе №14
- указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15
- отражается сумма денег возвращенная покупателям (клиентам)
по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам).
Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККТ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3.
В графах №16, №17 и №18
- подписи соответствующих должностных лиц организации.
Генеральный директор ООО ЦТО «Матрица» Базалева М.Ю.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
В журнале содержатся следующие графы:
В графе №1 - указывается текущая дата.
В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3 - фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4 - указывается номер , соответствующий текущей дате.
В графе №5 - "Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика" - записывается количество продаж за смену. Показания данного счетчика печатаются на .
Примечание: Счетчик, показания которого, необходимо занести в графу 5 был только в ККМ без фискальной памяти . В ККМ с фискальной памятью такого счетчика нет. Ни какими нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи ККМ эту графу не заполняют.
В графе №6 - показания нарастающего итога на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в , и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в показания счетчика нарастающего итога. В этом случае необходимо выводить их самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.
В графах №7 и №8 - соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 - показания счетчика нарастающего итога на конец дня.
В графе №10 - сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6.Если ККМ не указывает в показания счетчика нарастающего итога, то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика нарастающего итога на конец дня, и занести их в графу №9.
В графе №11 - сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13 соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным, в том числе ошибочно пробитым чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.
Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 . Операция "возврат" не уменьшает сумму сменной (дневной) выручки (графа 10).
В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста:
| Дата(смена) | Номер отдела(секции) | Фамилия, имя, отчество кассира | Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены) | Показания | ||||
| контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика | суммирующих денежных счетчиков | |||||||
| на начало рабочего дня (смены) | на конец рабочего дня (смены) | |||||||
| сумма, руб., коп. | подпись | сумма, руб., коп. | ||||||
| кассира | администратора | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 01.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 2 | ---- | 1,11 | Пупкин | Петрова | 1111,11 |
| 02.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 3 | ---- | 1111,11 | Пупкин | Петрова | 1611,11 |
| 03.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 4 | ---- | 1611,11 | Пупкин | Петрова | 2511,11 |
| Сумма выручки за рабочий день (смену), руб., коп.; | Сдано | Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб., коп. | Подпись на конец рабочего дня (смены) | |||||
| наличными, руб., коп. | оплачено по документам | всего, руб., коп. | кассира. Деньги и оплаченные счета сдал | администратора (старшего кассира) Показания счетчиков снял. Деньги принял | руководителя (старшего кассира) | |||
| кол-во | сумма, руб., коп. | |||||||
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| 1110,00 | 710,00 | 5 | 300,00 | 1010,00 | 100,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
| 500,00 | 400,00 | 3 | 100,00 | 500,00 | 0,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
| 900,00 | 850,00 | 0 | 0,00 | 850,00 | 50,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
