НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
На основании НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
С учетом того, что в рассматриваемой ситуации работники направляются для участия в мероприятиях, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, названные поездки не являются командировками, и, соответственно, расходы, связанные с участием работников в данных мероприятиях, не являются командировочными расходами.
Следовательно, оплата организацией расходов работника, возникших в результате участия в мероприятиях, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, на основании положений НК РФ, является доходом работника, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (Письмо ФНС РФ от 05.03.2014 N БС-4-11/4032@).
Порядок и размеры возмещения суточных, связанных со служебными командировками, работникам устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размер суточных может быть любой.
При этом установлено, что не облагаются НДФЛ только суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Соответственно, если размер суточных превышает установленные значения, то разницу между установленным размером суточных и 700 руб. (2 500 руб. в загранкомандировке) надо обложить НДФЛ.
Командировки на территории Республики Крым и Севастополя. В 2014 году изменился порядок обложения НДФЛ суточных при направлении работников в Республику Крым и город федерального значения Севастополь. Разъяснения о том, как же облагать суточные НДФЛ в 2014 году и далее, дали представители ФНС и Минфина (письма ФНС РФ от 04.08.2014 N БС-4-11/15175@, Минфина РФ от 24.07.2014 N 03-04-06/36482).
В соответствии со Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" в составе РФ образованы новые субъекты - Республика Крым и город федерального значения Севастополь.
В силу от 21.03.2014 N 36-ФЗ "О ратификации Договора между Российской Федерацией и Республикой Крым о принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов" Республика Крым принята в состав РФ с 18.03.2014.
Таким образом, при направлении сотрудников организации в командировки на территории РФ, включая новые субъекты РФ - Республику Крым и город федерального значения Севастополь, - выплачиваемые обозначенным сотрудникам суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб.
Например, в доход, подлежащий обложению НДФЛ, сотрудников организации, командированных в апреле 2014 года в Республику Крым, на основании НК РФ не включаются суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в Республике Крым. Если суточные выплачиваются в размере более 700 руб. в день, то разница между суммой фактически выплаченных суточных и 700 руб. за каждый день облагается НДФЛ.
Однодневные командировки. Сегодня не потерял своей актуальности вопрос об однодневных командировках, точнее о том, можно ли выплачивать суточные работнику, если срок командировки равен одному дню.
Напомним, что поворотным моментом в решении данного вопроса стало Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12. Судьи пришли к выводу, что суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве.
Согласно НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Применительно к положениям указанной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 руб.
Соответственно, если работнику, направляемому в однодневную командировку, выплачиваются денежные средства для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.
С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.
Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:
Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.
По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.
А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.
Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.
Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).
Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, ). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.
Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. ).
ПРИМЕР
Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.
Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:
Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.
ПРИМЕР
В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.
Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69
540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных.
Командировка – это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные.
Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ). Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд
Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина № 03-04-05/9-549, № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина № 03-03-05/18).
Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
Не облагаемые НДФЛ суточные
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в большем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина № 03-04-05/58060).
Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:
На услуги связи;
На оформление заграничного паспорта;
На получение визы;
На комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
На услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина № 03-04-06/39125).
НДФЛ с командировочных расходов в 2017 году
Оплата командировочных расходов в 2017 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2016 году.
Нужно ли платить НДФЛ с суточных при командировке.
НДФЛ с суточных нужно исчислить, если их размер превышает:
С суточных, выплаченных сверх этих норм, удержите НДФЛ . Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 и Налогового кодекса РФ.
Пример 1 . Иванов едет в командировку по России на 10 календарных дней. В компании действует положение о командировках. В нем записано, что суточные по России выплачиваются работникам в сумме 1000 в сутки. Нужно ли удержать НДФЛ и с какой суммы?
Решение . НДФЛ нужно удержать с суммы превышения суточных сверх норм. Она составляет 3000 руб. (1000 руб. × 10 календ. дн. - 700 руб. × 10 календ. дн.). Сумма НДФЛ составит 390 руб. (3000 руб. × 13%).
Обратите внимание . При выдаче подотчетного аванса на командировку НДФЛ не удерживайте. Вы сможете зафиксировать доход в виде сверхнормативных суточных только после того, как работник сдаст авансовый отчет, а директор его утвердит. Дата получения таких доходов последний день месяца, в котором директор утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
НДФЛ, исчисленный с суммы сверхнормативных суточных, удержите из любого дохода работника в денежной форме, например из зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но сумма удержаний долга по НДФЛ не должна превышать 20% от суммы зарплаты к выдаче на руки с учетом удержания текущего налога (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Пример 2 . Иванов вернулся из командировки, сдал авансовый отчет, директор его утвердил 21 ноября. 30 ноября бухгалтер начислил работнику зарплату за ноябрь в сумме 50 000 руб. Аванс он получил в сумме 20 000 руб. Права на вычеты работник не имеет. Как удержать НДФЛ со сверхнормативных суточных?
Решение . Бухгалтер удержит налог при выдаче зарплаты за ноябрь НДФЛ. Из начисленной зарплаты он удержит текущий налог 6500 руб. (50 000 руб. × 13%) и НДФЛ с суточных 390 руб., всего 6890 руб.
Долг по НДФЛ 390 руб. меньше чем 20% от суммы к выдаче на руки за вычетом текущего налога 23 500 руб. (50 000 руб. - 20 000 руб. - 6500 руб.).
За вычетом долга по НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных работник получит на руки 23 110 руб. (23 500 руб. - 390 руб.).
