Obdobja hrambe računovodskih evidenc. Začetek obdobja hrambe dokumentov. Kako uničiti stare papirje

Zdravo! Danes bomo govorili o pravilih za shranjevanje računovodskih dokumentov.

Danes boste izvedeli:

1. Katere dokumente je treba hraniti;
2. Kakšne so zahteve za "skladišče";
3. Kakšna obdobja hrambe so določena za posamezno vrsto dokumentov.

Računovodske evidence lahko primerjamo s starodavnimi fosili, ki so ohranili sledi izumrlih živali. Pošiljke, nakupi, prodajne transakcije, izračuni podjetja so že dolgo v preteklosti in se jih nihče ne spomni, računovodski dokumenti pa še naprej skrbno hranijo vsak korak v življenju podjetja.

Ne da bi čakali, da kakšen "arheolog" iz inšpekcijskega inšpektorata "odkoplje" kršitve, analizirajmo pravila hrambe podjetniške dokumentacije, ki so strogo urejena z zakonom.

Pravni okvir

Pomembno je, da upoštevate zakone o rokih hrambe evidenc, predvsem zato, ker lahko svoje stroške upravičite v primeru revizije. S predčasnim uničenjem papirjev ali njihovo izgubo ne boste mogli dokazati niti samega dejstva njihovega obstoja. Inšpektorji bodo imeli pravico, da ne bodo upoštevali vaših stroškov, dodatno pa bodo zaračunali globe in davke.

Zato morate biti pri vlaganju dokumentov brezhibni – tako sebe kot organizacijo rešite nepotrebnih skrbi in preizkušenj.

Roki hrambe računovodskih listin so določeni s tremi temeljnimi dokumenti:

• Zvezni zakon št. 402 "O računovodstvu", zadnje spremembe so bile izvedene 28. novembra 2018 z zakonom št. 444-FZ;
• Seznam, odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije;
• Davčna številka.

Zakaj obstaja več pravnih dokumentov namesto enega? Računovodstvo je večopravilno, dotika se poročanja, delovnih razmerij, kadrovskih odločitev in še česa.

Regulativni dokumenti se lahko sklicujejo na iste dokumente in določajo drugačen vrstni red njihovega shranjevanja. Tako pride do neke vrste "prekrivanja". Če obe roki shranjevanja ne sovpadata, se je treba osredotočiti na daljše.

Odštevanje shranjevanja dokumenta se ne začne od datuma, ko je datiran, temveč od začetka naslednjega leta.

Primer... Prejeli ste račun od prodajalca z dne 1. februarja 2019. Veste, da vaše podjetje to vrsto dokumentacije hrani pet let. Na podlagi tega imate pravico uničiti papir po 1. februarju 2024, saj bo na ta datum vaš dokument uradno shranjen pet let.

Najpogosteje v uradnih dokumentih zveni besedilo: "hranite vsaj določeno število let." Se pravi, natančne termine izbere podjetje samo, v skladu s svojimi zmožnostmi (če je kdo, ki bi se ukvarjal z arhivom, to dovoljujejo prostori). Običajno in najbolje je, da se izbrani roki za glavne dokumente predpišejo v internih dokumentih, na primer v delu »Pravilnik o arhivu«.

Kje shraniti dokumente

Če je dokumentni tok podjetja majhen, se dokumenti lahko shranijo v istem prostoru, kjer poteka glavno delo. Z veliko papirno naklado dokumentov podjetja dodelijo ločen prostor za arhiv.

Prostor mora izpolnjevati več pravil za shranjevanje:

• Ne sme biti nameščena v kleteh z visoko vlažnostjo in mora biti tudi ogrevana. Glavni cilj teh zahtev je zaščititi kratkoživi medij za shranjevanje pred vlago;
• Okna morajo biti tesno zaprta, bolje je uporabiti žaluzije. Sončna svetloba bo povzročila izgorevanje papirja;
• Prostor mora biti zaščiten pred nepooblaščenim dostopom: na oknih morajo biti rešetke, če so tla nizka. Vrata morajo biti zaklenjena s ključem ali kombinirano ključavnico.

Če organizacija ne more dodeliti prostora za arhiv računovodskih dokumentov, jih je dovoljeno deponirati pri podjetju, ki je specializirano za arhive.

Roki za shranjevanje dokumentov

Vsaka vrsta dokumenta ima svoj rok uporabnosti – od minimalnega do obdobja, v katerem se lahko prilega človeško življenje.

Tabela s seznamom obdobij skladiščenja.

Oddaja dokumentov v arhiv

Dokumenti se predajo arhivu v dolgoročno hrambo (več kot deset let) z minimalno verjetnostjo, da bodo potrebni v tem trenutku ali v bližnji prihodnosti. Kot smo videli iz tabele, so nekatere kategorije dokumentov predmet neverjetno dolgega hrambe - do 75 let.

Prenos dokumentov v arhiv se izvaja po načrtu, ki ga odobri vodja podjetja z odredbo o oblikovanju arhiva. To je lahko enkrat mesečno ali enkrat letno - odvisno od toka dokumentov podjetja.

V odredbi morajo biti predstavljene in pojasnjene naslednje določbe:

• Kdo je odgovoren za vlaganje in izdajo dokumentov iz arhiva;
• Kako se vodi arhivski dnevnik;
• Postopek uničenja papirjev, ki jim je potekel rok trajanja;
• Katere dogodke in kako pogosto je treba organizirati, da bo arhiv v pravilni obliki.

Arhiv ne sme vsebovati fotokopij. Če izvirnika iz objektivnih razlogov ni mogoče arhivirati, se tam predloži overjena kopija.

V idealnem primeru bi bilo treba dokumente, predložene v arhiv, naknadno vezati po določenih značilnostih in vložiti – za povečanje stopnje varnosti. Če je dokument šivan z nitmi v skladu s pravili, je skoraj nemogoče neopazno zamenjati en list z drugim.

Ko so ti koraki opravljeni, se na naslovnico brošure vnesejo identifikacijski podatki, in sicer: letnica, serijska številka, število vezanih listov, obračunsko področje, vrsta vezanih dokumentov in drugi podatki.

Odgovornost za hrambo računovodskih dokumentov

Vodja podjetja je v celoti in v celoti odgovoren za varnost potrebnih papirjev - vprašali ga bodo. Kljub temu, da šefi skrb za arhiv vedno prenesejo na svoje zaposlene.

Znesek glob je neposredno sorazmeren s pomembnostjo izgubljenega dokumenta. Za manjše kršitve je predvidena upravna odgovornost v obliki globe v višini 300-500 rubljev. Če odsotnost papirja povzroči izkrivljanje računovodskega poročila, se lahko vodja in glavni računovodja kaznujeta z globo od 2.000 do 3.000 rubljev.

Najnevarnejša izguba so lahko primarni dokumenti, registri in računi. Uporabljajo se v davčnem računovodstvu, potencialna davčna utaja pa je strogo kaznovana z globo od 10.000 do 30.000 rubljev.

Z veliko vnemo v odsotnosti dokumentov je mogoče videti goljufija dejanja in uporabiti člen iz kazenskega zakonika. Ta najslabši scenarij grozi odgovorni osebi z denarno kaznijo do milijona rubljev in zaporom do šestih let.

Če so zaposleni sami odkrili izgubo dokumentov, je treba o tem nemudoma obvestiti vodjo. Po pravilih računovodstva je predstojnik dolžan imenovati komisijo za ugotavljanje vzrokov izgube.

Rezultat dela komisije naj bo priprava akta o rezultatih preiskave. Tudi če akt ne bo razjasnil izgube dokumentov, bo inšpekcijskim organom pokazal, da ne želijo prikrivati ​​informacij.

Obstajajo številne okoliščine, ki lahko pojasnijo izgubo papirjev in zanjo ne odgovarjamo. Takšni primeri vključujejo višjo silo v obliki naravnih nesreč ali vlomov, požig prostorov. Vodstvo mora vnaprej pridobiti potrdilo od gasilskih organov ali organov pregona, ki pojasnjuje izgubo dokumentov.

Uničenje potečenih dokumentov

V primeru, da je arhiv zgrajen logično (datumi na policah in mapah so enostavni za ogled, dostop do map ni težaven, dokumenti so urejeni strogo po vrstah), s postopkom odstranjevanja dokumentov ne bo velikih težav.

Konvencionalno ga lahko razdelimo na dve stopnji:

• Identifikacija dokumentov s potečenim rokom hrambe;

Prvi korak domneva, da podjetje po roku, določenem z internimi pravilniki, analizira nabrane papirje in s polic odstrani tiste mape, katerih vsebine ni več mogoče shranjevati.

V velikih podjetjih z ogromnim potekom dela se izbere določen datum za dogodek ali niz datumov, skliče se strokovna komisija več ljudi, ki preživijo veliko ur v arhivu in ugotovijo, česa se je vredno znebiti. Ti ljudje morajo imeti visoko raven kvalifikacij, da lahko ločijo pomembne dokumente od nepomembnih.

Prvič, ta dejanja so podprta z nalogom za inventar v prosti obliki, ki ga izda upravitelj. Navaja udeležence, cilje, datume.

Drugič, udeleženci sami sestavijo akt o izbranih dokumentih, v katerem so na kratko navedeni. Zahteve vsakega prispevka niso navedene - za to ni potrebe, poleg tega bodo pri velikih količinah takšna dejanja "požrla" čas članov komisije.

Primer... Če morate odpisati homogene računovodske dokumente, je dovolj, da navedete: "Obračuni obračuna delovnega časa za obdobje od 1. januarja 2013 do 31. decembra 2013 - 1 škatla."

Če so količine res velike, lahko podjetje najame profesionalne arhiviste. Ne bodo le preprečili uničenja potrebnih dokumentov, ampak bodo izdali tudi uradni popis uničenega.

V majhnih podjetjih je naloga uničenja papirjev dodeljena bodisi samo uslužbencu arhiva bodisi enemu računovodji. Hkrati morata biti za zakonitost postopka sestavljena tudi odredba in akt.

Druga faza predvideva, da v odsotnosti najema arhivistov od zunaj zaposleni v podjetju papirje uničijo z drobilnikom ali jih ročno raztrgajo. Drugo je možno le pri zelo majhnih količinah vrednostnih papirjev.

Nedopustno je uporabljati hrbtno stran dokumentov, ki so predmet likvidacije, kot osnutke. Obvezni dokumenti lahko vsebujejo osebne podatke ali davčne skrivnosti.

Primarne računovodske listine, računovodski izkazi in revizijska poročila o njih se hranijo. Povedali vam bomo, kako, kje in koliko potrebujete za shranjevanje arhivov.

Kako dolgo morate hraniti računovodske dokumente?

Praviloma je rok hrambe računovodskih listin 5 let, vendar je treba posamezne dokumente hraniti dlje časa ali trajno. Obdobja shranjevanja računovodskih dokumentov so določena v Davčnem zakoniku Ruske federacije, zveznem zakonu št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011, pa tudi na seznamu, odobrenem z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. avgusta, 2010 št. 558. Računovodstvo in shranjevanje dokumentov mora biti organiziran vodja podjetja.

Torej mora davčni zavezanec po davčnem zakoniku zagotoviti hrambo računovodskih listin in davčnih računovodskih podatkov najmanj štiri leta, ki so potrebni za obračun in plačilo davkov, ter dokumentov, ki dokazujejo plačilo davkov, nastalih stroškov. in prejeti dohodek. Vendar je predviden drugačen postopek, na primer za dokumente, ki potrjujejo izgubo, ki jo je prejelo podjetje. V tem primeru je treba dokazila hraniti ves čas, dokler znesek izgube ni v celoti poplačan.

Seznam, ki je bil odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. avgusta 2010, vsebuje standardne arhivske dokumente, pa tudi obdobja, v katerih jih je treba hraniti. V tabeli si lahko ogledate pogoje shranjevanja računovodskih dokumentov v organizaciji. Vsi dokumenti so razdeljeni na dele. Tako lahko v razdelku 4 »Računovodstvo in poročanje« vidite, koliko let se hranijo računovodski dokumenti: na primer dokumente o oddaji nepremičnine podjetja v zakup je treba hraniti za nedoločen čas (trajno), korespondenco, ki vsebuje podatke o opravljanju plačanih storitev, pa je treba hraniti. hranijo 5 let. V podpoglavju 4.1 »Računovodstvo in poročanje« si lahko ogledate tudi obdobja hrambe analitičnih dokumentov za računovodske izkaze, dokumente računovodskih usmeritev in drugo.

Kako shraniti računovodske dokumente

Datoteke začasne hrambe, ki imajo rok hrambe manj kot 10 let, se običajno ne vračajo v arhiv računovodskih listin podjetja. Praviloma ostanejo v strukturnih oddelkih organizacije in takoj, ko poteče zastaralni rok za računovodske dokumente, se uničijo. Knjigovodske listine trajnega (trajnega) in dolgoročnega hrambe, ki presega 10 let, se obvezno prenesejo v hrambo arhiva organizacije.

Organizacije so dolžne upoštevati postopek hrambe računovodskih listin, zagotoviti varnost dokumentov v zakonsko določenih rokih. Po zakonu so samo državni organi, organi lokalne samouprave občinskega okoliša, mestnega okoliša in znotrajmestne četrti dolžni ustvarjati svoje arhive.

Po zakonu je ustvarjanje lastnega arhiva za shranjevanje dokumentov pravica in ne obveznost podjetja. Če torej podjetje nima lastnega arhiva, je možno skleniti pogodbo o hrambi dokumentov z državnim občinskim arhivom. Organizacija ima pravico izbrati kateri koli državni ali občinski arhiv, pa tudi muzej ali knjižnico za shranjevanje svojih dokumentov. V tem primeru je priporočljivo skleniti pogodbo z arhivom, ki se nahaja na kraju dejanske lokacije organizacije.

Izdelava arhiva računovodskih dokumentov

Za shranjevanje računovodskih dokumentov ima organizacija pravico ustvariti svoj arhiv.

Glede na število, količino dokumentov, ki jih nameravate shraniti, lahko ustvarite arhiv kot:

• ločena samostojna strukturna enota podjetja;
• pododdelek znotraj določenega oddelka, na primer oddelek za pisarniško delo.

Glede na sestavo dokumentov, ki jih je treba prenesti v arhiv v hrambo (računovodski in drugi dokumenti), se lahko ustvarijo naslednje vrste arhivov:

• arhiv, v katerem je shranjena dokumentacija o upravljanju;
• znanstveni in tehnični arhiv;
• arhiv z avdiovizualnim gradivom;
• arhiv elektronskih dokumentov.

V tem primeru je treba arhivu zagotoviti ločen prostor, ki izpolnjuje vse zahteve za arhivsko hrambo, opremljen s potrebno opremo in osebjem.

Kako pravilno arhivirati računovodske dokumente? Zadeve, ki vključujejo dokumente trajne hrambe ali dokumente za dolgotrajno hrambo (ki jih je treba hraniti 10 let ali več), so predmet popolne registracije. Celoten dizajn je:

• vložitev ali vezanje zadeve;
• oštevilčenje strani;
• izdelava potrdila;
• izdelava notranjega popisa dokumentov (če je potrebno);
• izpolnjevanje podrobnosti naslovnice zadeve (natančen naziv organizacije, naslov zadeve, registrski indeks zadeve itd.).

V zvezi s primeri, ki so bili shranjeni manj kot 10 let, je vredno opraviti delno registracijo: mogoče je ne sistematizirati dokumentov v zadevi, ne zapisati napisov oštevilčenja in potrdil.

Koliko let in kako morate shranjevati računovodske dokumente v elektronski obliki? Za elektronske dokumente veljajo enaka obdobja hrambe. Vendar ima shranjevanje elektronskih dokumentov nekaj posebnosti. Izpolnjeni morajo biti naslednji pogoji:

V procesu shranjevanja elektronskih računovodskih dokumentov v arhivu organizacije je treba redno izvajati tehnični nadzor fizičnega in delovnega stanja nosilcev elektronskih dokumentov. Nadzor je treba opraviti vsaj enkrat na pet let. Če se ugotovijo kakršne koli spremembe v stanju medijev, ki bi lahko vplivale na varnost informacij, je treba po sklepu vodje izvesti delo za prenos elektronskih dokumentov na nove medije.

• arhiv podjetja mora hraniti vsaj dva izvoda vsake pozicije elektronskih dokumentov (kopije morajo biti na različnih napravah);
• podjetje mora imeti programsko in strojno opremo, ki je namenjena razmnoževanju, kopiranju in drugemu delu z elektronskimi dokumenti;
• je treba zagotoviti takšno varnost elektronskih dokumentov, da bi bila njihova izguba, uničenje, dostop do nepooblaščenih oseb popolnoma izključeni.

V članku boste našli že pripravljeno tabelo o obdobjih skladiščenja računovodskih, davčnih in drugih dokumentov v organizaciji. Če papirje uničite prej, vas čakajo globe in dodatne stroške.

Obstajajo dokumenti, ki jih mora zavod trajno hraniti, na primer računovodske usmeritve. Tabela roka uporabnosti vam bo pomagala ugotoviti, katere papirje je mogoče zavreči. Konec koncev je čas za vsakogar drugačen. Če se zmotite z rokom in arhiv uničite prej, vas zavod kaznuje z globo.

Koliko let hraniti dokumente o davkih in računovodstvu

Rok hrambe računovodskih listin in drugih zadev, ki nastanejo pri opravljanju gospodarske dejavnosti katerega koli gospodarskega subjekta, je določen na zakonodajni ravni.

Trajanje skladiščenja je urejeno z naslednjimi zakonskimi akti:

• Davčni zakonik Ruske federacije;
• Zvezni zakon "O računovodstvu" z dne 12. 2011 št. 402-FZ (v nadaljnjem besedilu - FZ št. 402);
• Zvezni zakon "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji" z dne 22. oktobra 2004, št. 125-FZ (v nadaljnjem besedilu: FZ št. 125).
• Seznam standardnih poslovodnih dokumentov, odobrenih z Odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25. 8. 2010 št. 558 (v nadaljevanju Seznam).

Po teh predpisih se večina davčnih in računovodskih list hrani 5 let od dneva njihove veljavnosti.

Določijo se lahko drugi časovni okviri, ki trajajo več ali manj kot 5 let:

• 1 leto - za mesečno poročanje;
• 3 leta - za četrtletna poročila o deviznih prejemkih in plačilih;
• 4 leta - za račune;
• 10 let - pogodbe, akti o prodaji premičnin.
• 15 let - zahtevki, sodne odločbe in odredbe.
• 25 let ali trajno - statutarni dokumenti.

Zvezni zakon št. 402 in seznam določata posebna obdobja shranjevanja računovodskih dokumentov v organizaciji. Tabela v prejšnjem razdelku jih ureja za vsako ime (skupino) posebej.

Tabela: obdobja hrambe računovodskih in davčnih dokumentov

Če želite preveriti, ali je mogoče papirje zavreči, vam bo pomagala tabela roka uporabnosti:

* Trajanje hrambe ne sme biti krajše od 10 let (to velja za organizacije, ki niso vir pridobivanja državnih, občinskih arhivov).

Odgovori na priljubljena vprašanja na to temo:

Kako dolgo hraniti kadrovske dokumente

Roki za kadrovsko dokumentacijo so določeni s Seznamom. So od 12 mesecev do 50 (75) let. Obstajajo primeri, ki jih je treba hraniti trajno, torej v času, ko pravna oseba opravlja svojo dejavnost.

Leta 2016 je bila sprejeta sprememba zveznega zakona št. 125, ki je vplivala na kadrovske kartoteke za osebje. Po uveljavitvi sprememb veljajo naslednji roki:

• 75 let za vse kadrovske dokumente, ki so bili poslani v arhiv pred 01.01.2003.
• 50 let za primere, ki so bili zaključeni in deponirani leta 2003 in pozneje.

Podjetje mora trajno hraniti:

• Naročila za glavno dejavnost;
• Predlogi za varstvo dela v zvezi z izboljšanjem delovnih razmer in seznami delovnih mest, kjer so prisotni nevarni in škodljivi dejavniki.
• Evidenca inšpekcijskega pregleda kadrovske službe.
• Lokalni predpisi v zvezi z osebnimi podatki;
• Kadrovske tabele itd.

Izvirnike osebnih dokumentov zaposlenih je treba hraniti na zahtevo. Če ostanejo nezahtevane, se pošljejo v arhiv za 75 let.

Krajši roki so določeni za:

• 1 leto - za urnike počitnic;
• 3 leta - naročila za službena potovanja;
• 5 let - urniki in naročila, za katere ni določeno drugo obdobje (bonusi, opomini itd.).
• 10 let - kolektivne pogodbe.

Opomba!Če dokumenti na tem seznamu vsebujejo podatke o delu v nevarnih in nevarnih pogojih, se njihov rok skladiščenja poveča na 75 let.

Če imate še vedno vprašanja o pogojih shranjevanja kakršnih koli dokumentov, si oglejte celotno tabelo pogojev v beležki

Elektronsko shranjevanje dokumentov

V primeru dolgotrajnega shranjevanja datotek na papirju vedno obstaja nevarnost njihove izgube ali poškodovanja (premik, nesreča ipd.), zato jih veliko podjetij podvaja elektronsko. Te datoteke je mogoče tudi arhivirati. Za to metodo morate upoštevati številne nianse:

• Prenos se lahko izvede s pošiljanjem po komunikacijskih kanalih ali z neposrednim prenosom elektronskih medijev.
• Ni vam treba tiskati datotek.
• Potrebno je narediti popis prenesenih datotek. V njem morate navesti način prenosa informacij (nosilec).
• Preden pošljete digitalizirane datoteke v hrambo, se morate prepričati, da niso poškodovane in da na nosilcu ni virusov.
• Arhiv mora ustvariti pogoje za hrambo in predvajanje tovrstnih datotek.
• Dokumente morate prenesti na dva nosilca, ki se med seboj podvajata.
• Elektronski arhiv je treba pregledati vsaj enkrat na pet let.

Za prenos elektronskih dokumentov v uničenje, ki jim je potekel rok hrambe, izpolnite akt o dodelitvi dokumentov za uničenje

Opomba! Za arhivsko hrambo morate prenesti papirje, katerih rok uporabnosti je več kot 10 let. Ostale dokumente lahko shranite na delovnem mestu. To velja enako za papirne medije.

Kako izračunati čas shranjevanja dokumentov

Obdobje hrambe dokumenta se šteje od trenutka njegovega poteka oziroma izteka poročevalnega obdobja (leta). Praviloma se odštevanje obdobja, v katerem je treba dokument hraniti, začne od 1. januarja, leta, ki sledi letu, v katerem je dokument potekel.

Pri tem je nekaj izjem:

• Organizacija pripozna terjatve kot neizterljive. Rok uporabnosti podpornih vrednostnih papirjev bo 4 leta od konca obdobja, v katerem se je to zgodilo.
• Gospodarski subjekt je utrpel škodo. Dokumenti, ki to potrjujejo, se hranijo za celotno obdobje, medtem ko se izguba upošteva.
• Nakup nepremičnine, ki se amortizira. Papirje zanj je treba hraniti še 4 leta po odpisu.

Kaj storiti z računovodskimi dokumenti, če je rok hrambe potekel

Ko dokument poteče, ga je mogoče uničiti. Običajno se za to enkrat letno opravi popis arhivske dokumentacije. Odstranitev pretečenih računovodskih dokumentov je treba izvajati strogo v skladu z zahtevami standardov. Brez registracije zahtevanih dokumentov je nemogoče odstraniti in uničiti iz arhiva primera.

Kako uničiti stare papirje

Uničenje datotek s potekom veljavnosti poteka na naslednji način:

• Ustanovi se posebna komisija, ki jo vodi predsednik. Vključuje vodjo (odgovornega) za arhiv podjetja, pa tudi zaposlene, ki oblikujejo in oddajo zadeve v hrambo (računovodje, kadrovski delavci, tajnice itd.). V nekaterih primerih je lahko povabljen uslužbenec Rosarhiva.
• Komisija izbere primere, ki jim je rok hrambe že potekel. Vključeni so na poseben seznam in sestavi se akt "O uničenju dokumentov".
• Vodja podjetja na podlagi akta izda odredbo o uničenju, v kateri določi čas, kraj in način recikliranja papirja.

Če je količina majhna, jih lahko uničite sami, sicer je bolje, da se obrnete na specializirano organizacijo.

Praviloma se uničenje izvaja z drobilnikom.

Datotek ne morete uničiti na naslednji način:

• Zažigajte na prostem ali v zaprtih prostorih.
• Odstranite (vrzite) skupaj z odpadki v zabojnik zaboja kot celote.

Opomba! Zakonodaja podjetij ne zavezuje, da dokumente uničijo takoj po izteku roka hrambe. Poleg tega je priporočljivo, da nekaterih dokumentov ne uničite, preden jih preveri davčni inšpektorat.

Odgovornost za kršitev pogojev skladiščenja

V primeru kršitve pogojev skladiščenja je zagotovljena naslednja odgovornost:

• Za odsotnost računovodskih in davčnih dokumentov za eno obdobje se naloži globa 10.000 rubljev.
• Za odsotnost teh varščin za dve ali več obdobij se globa poveča na 30.000 rubljev.
• Če je pomanjkanje dokumentacije povzročilo zmanjšanje davčne osnove, se krivcu naloži globa v višini 40.000 rubljev ali 20% neplačanega davka.

To določa člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije.

Poleg tega člen 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije predvideva kazen za krivega uradnika. Kazen v tem primeru znaša 2.000 - 3.000 rubljev.

Tako zvezni zakon "o računovodstvu" določa, da je treba primarne dokumente hraniti v podjetju "za obdobje, določeno v skladu s pravili za organizacijo državnih arhivskih zadev, vendar ne manj kot pet let" (člen 17). Ker ta zakon ureja računovodska vprašanja, pomeni, da ta zahteva velja predvsem za računovodske listine.

Shranjevanje davčnih dokumentov

Davčni zakonik pravi, da je treba "računovodske podatke in druge dokumente, potrebne za obračun in plačevanje davkov" hraniti 4 leta (23. člen). In dokumente, ki potrjujejo znesek prenesene izgube v skladu s členom 283 Davčnega zakonika Ruske federacije, je treba hraniti "celotno obdobje, medtem ko organizacija zmanjša davčno osnovo tekočega davčnega obdobja za znesek predhodno prejetih izgub. "

Pomembno

Ta material je izvleček iz Berator "Primarni dokumenti".

Berator "Primarni dokumenti" je postala prva publikacija v Rusiji, ki vsebuje absolutno vse informacije o oblikovanju "primarnega". Oboje in elektronski različica beratorja.

Niti davčni inšpektorji niti računovodje ne znajo razdeliti primarnih dokumentov na tiste, ki so potrebni za računovodstvo, in tiste, ki potrjujejo pravilnost obračuna in plačila davkov. Pravzaprav govorimo o istih dokumentih. Zdi se, da obstaja protislovje.

Rusko ministrstvo za finance ima drugačno stališče. Uradniki tega oddelka so v dopisu z dne 9. februarja 1999 št. 04-01-10 »pojasnili«, da tu ni protislovja. Gre le za različne dokumente: eni so nujni za računovodske namene, drugi za davčne namene. Ampak spet, niti besede o tem, kako razdeliti primarne dokumente na računovodske in davčne.

Zato, če ste v dvomih, hranite svoje primarne računovodske in davčne dokumente 5 let, da se izognete nesporazumom.

Zahteve arhivske zakonodaje

Ne smemo pozabiti, da poleg zakona "o računovodstvu" in davčnega zakonika obdobje hrambe dokumentov ureja arhivska zakonodaja. Torej, v Seznamu tipičnih upravnih arhivskih dokumentov, ki nastanejo v dejavnostih organizacij, z navedbo rokov shranjevanja (odobrenega z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558) je podrobno navedeno, kateri dokumenti so potrebni koliko časa je treba hraniti.

Za primarne računovodske dokumente ta seznam določa tudi 5-letno obdobje hrambe. Toda dokumente o kadrovskih evidencah (vključno z osebnimi računi zaposlenih (in v njihovi odsotnosti - obračuni (poravnave in plačila))) seznam obvezuje hraniti 75 let.

Pogoji hrambe dokumentov v delniških družbah so določeni s sklepom Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev z dne 16. julija 2003 št. 03 33 / ps.

Organizacije samostojno določijo, kje hraniti obdelane dokumente. Torej lahko:

• hraniti dokumente v podjetju;
• predložiti dokumente v hrambo v arhiv (javni ali zasebni).

Odgovornost za kršitev pravil shranjevanja dokumentov

Če davčna inšpekcija med revizijo ugotovi, da nimate primarnih dokumentov, računov ali računovodskih (davčnih) registrov, ima pravico kaznovati vaše podjetje.

Znesek globe za takšno kršitev (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije):

• 10.000 rubljev, če ni računovodskih ali davčnih dokumentov, ki se nanašajo na eno davčno obdobje;
• 30.000 rubljev, če ni računovodskih ali davčnih dokumentov za več davčnih obdobij;
• 20% zneska neplačanega davka, vendar ne manj kot 40.000 rubljev, če je pomanjkanje dokumentov povzročilo podcenjevanje davčne osnove.

Upoštevajte, da lahko davčni organi zahtevajo dokumente podjetja samo za zadnja tri leta, vi pa jih morate hraniti štiri leta. To pomeni, da davčni organi v skladu s členom 120 Davčnega zakonika Ruske federacije nimajo pravice globiti vašega podjetja zaradi odsotnosti računovodskih ali davčnih dokumentov za zadnje (četrto) leto.

Poleg tega se lahko za kršitev vrstnega reda in rokov shranjevanja računovodskih dokumentov vodji podjetja naloži upravna globa. Znesek globe se giblje od 2.000 do 3.000 rubljev (člen 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).

Upoštevajte: ta globa se lahko izreče tako za neskladnost z računovodsko zakonodajo o postopku in pogojih hrambe računovodskih dokumentov kot za kršitev zahtev, ki jih določa davčni zakonik za shranjevanje davčnih računovodskih dokumentov.

Če davčni organi ugotovijo, da ste kršili pravila hrambe računovodskih listin, imajo o tej kršitvi pravico sestaviti zapisnik in ga poslati sodniku za prekrške, ki bo odločil, ali bo vodji vašega podjetja naložil globo oz. ne.

Mirovni sodnik lahko kaznuje za kršitev roka hrambe dokumentov in na pobudo zaposlenih v arhivu. Kazen je lahko v obliki opozorila ali denarne kazni. Znesek globe, naložene državljanom, je od 100 do 300 rubljev; za uradnike - od 300 do 500 rubljev (člen 13.20 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).

V tem primeru kršitev pogojev shranjevanja dokumentov pomeni kršitev pogojev, določenih v Seznamu tipičnih dokumentov upravljanja, ustvarjenih v dejavnostih organizacij (odobrenega z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558).

Številne regije Rusije imajo lastno arhivsko zakonodajo, ki predvideva upravno odgovornost za kršitev pravil za shranjevanje arhivskih dokumentov. V Moskvi je na primer to zakon mesta Moskve z dne 28. novembra 2001, št. 67 "O moskovskem arhivskem skladu in arhivih."

Vendar ne pozabite: regionalne oblasti lahko vzpostavijo upravno odgovornost le v okviru zakona in samo za kršitve lokalne zakonodaje. Hkrati znesek globe za uradnike ne sme presegati 50.000 rubljev (člen 3.5 Upravnega zakonika Ruske federacije).

Če vas lokalne oblasti poskušajo oglobiti na podlagi norm, določenih ne z zakonom, temveč z drugim normativnim dokumentom (odlokom, odlokom, odredbo), ali za kršitve zvezne in ne regionalne zakonodaje ali v višini več kot 50.000 rubljev, pojdite na sodišče: imate vse možnosti za zmago v zadevi.

Po zakonu o računovodstvu je treba računovodske evidence hraniti pet let po letu poročanja h. 1 žlica. 29 Zakona o računovodstvu... To velja zlasti za blagajne in računovodske registre. In dokumente, povezane z organizacijo in vodenjem računovodstva, na primer, je treba hraniti vsaj pet let po koncu leta, v katerem so bili nazadnje uporabljeni za pripravo računovodskih izkazov. h. 2 žlici. 29 Zakona o računovodstvu.

Poleg tega se lahko določijo daljša obdobja hrambe računovodskih dokumentov - z Davčnim zakonikom Ruske federacije, Zakonom o arhivskih zadevah in Seznamom, odobrenim z Odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25.08.2010 N 558 (v nadaljevanju na seznam).

Na primer, računovodske izkaze je treba hraniti trajno, torej skozi celotno življenjsko dobo organizacije. h. 1 žlica. 29. Zakona o računovodstvu, čl. 351 Seznam.

Če različni podzakonski akti določajo različne roke hrambe za isti dokument, je treba rok hrambe dokumentov določiti po zakonu, ki določa daljše obdobje. Glavna posebna obdobja hrambe dokumentov so navedena v tabeli.

Primer. Določanje roka uporabnosti računa in računa

V tretjem četrtletju 2019 smo prejeli račun in račun prodajalca. V istem četrtletju je bilo blago sprejeto v računovodstvo, nanj pa je bil odbit DDV. Blago je bilo prodano v četrtem četrtletju 2019, takrat je njihova nabavna vrednost vključena v davčne odhodke.

Ker je bil vstopni DDV na blago sprejet v odbitek v 3. četrtletju 2019, davčno obdobje za DDV pa je četrtletje, se štiriletna doba skladiščenja računa šteje od 10.1.2019, torej od četrtletja, ki sledi četrtletju, v katerem vstopni DDV je bil sprejet v odbitek. V skladu s tem je treba račun hraniti do vključno 30. 9. 2023.

Rok uporabnosti tovornega lista je prikazan v tabeli.

Ker so za tovorni list različni roki skladiščenja, izberemo največje med njimi - tisto, ki se izteče 31.12.2024.

Primer. Določanje obdobja hrambe časovnice

Organizacija mesečno pripravlja urnike.

Roki hrambe urnika za junij 2019 so prikazani v tabeli.

Zato je treba hraniti časovni list.