Este necesar să se controleze creanțele pentru companie nu numai de dragul analizei și urmăririi informațiilor necesare privind debitorii, ci și astfel încât conducerea companiei să aibă întotdeauna acces la informații reale despre starea fondului de rulment pentru o anumită perioadă.
Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de rezolvare a problemelor juridice, dar fiecare caz este individual. Dacă vrei să știi cum rezolva-ți problema- contactați un consultant:
CERERILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și FĂRĂ ZILE.
Este rapid și ESTE GRATUIT!
Astfel de datorii de la persoane fizice, persoane juridice sau chiar agenții guvernamentale amenință întreprinderea cu pierderi financiare, riscuri de pierdere a valorilor materiale. Prin urmare, acestea trebuie să fie sub control și, cum să faceți acest lucru, ar trebui să studiați mai detaliat metodele și schemele.
Controlul creanțelor reprezintă decontarea, gestionarea și contabilitatea sumei datoriilor pentru o întreprindere formată din utilizatorii fondului de rulment al unei persoane juridice - debitori (debitori), care pot fi și alte întreprinderi, companii, organizații, precum și persoane fizice.
Importanța unui astfel de control este relevantă nu numai pentru corporațiile mari, preocupări sau industrii, ci și pentru întreprinderile mici și mijlocii. Ce se va întâmpla dacă nu controlați așa-numitele „conturi de primit” pentru întreprindere?
În acest caz, este posibilă dezvoltarea următoarelor scenarii:
După cum puteți vedea, totul merge ca un lanț - din cauza datoriilor cuiva, întreprinderea începe să-și piardă activitatea, stabilitatea, fiabilitatea și productivitatea.
Dar principalul pericol atunci când ignorăm acest punct de contabilitate și audit este că compania va ajunge pur și simplu la o creștere inevitabilă și incontrolabilă a datoriei și a pierderilor materiale. Și acest lucru, la rândul său, va crea mari obstacole în dezvoltarea afacerii și în creșterea acesteia.
Conturile de primit sunt percepute ca un activ (adică fondurile rambursabile sunt considerate o completare a casei de numerar, parte a proprietății întreprinderii) și se disting în funcție de următoarea clasificare:
Datoria pe termen scurt presupune că întreprinderea primește plăți în termen de 1 an calendaristic, dacă luăm ca punct de plecare data de raportare.
În opțiunea pe termen lung, termenii cresc și depășesc 12 luni după datele de raportare. Când se determină datoria curentă, aceasta indică faptul că plățile sunt așteptate în perioada specificată în contract.
În cazul datoriilor îndoielnice, compania însăși este încrezătoare că își va primi fondurile înapoi, în ciuda faptului că debitorul a ratat deja termenul pentru plata acestora.
Datoria incorectă mărturisește imposibilitatea rambursării datoriilor și absența unor modalități și oportunități reale de rambursare a datoriilor.
Notă! Marile corporații sau companii sau, dimpotrivă, întreprinderile mici, își pot stabili propriile tipuri de creanțe. Totul depinde de amploarea activităților entității juridice.
O abordare rezonabilă a activității de afaceri este măsurarea și înregistrarea tuturor indicatorilor financiari, inclusiv a creanțelor, cât mai exact și constant, metodic posibil.
Pentru a asigura un control competent al creanțelor, fiecare șef al întreprinderii trebuie să cunoască o serie de măsuri importante care trebuie luate în acest caz.
Controlul asupra „conturilor de primit” urmează un anumit algoritm de acțiuni, care sunt exprimate în următoarele etape:
Cu toate acestea, este foarte important să ții o evidență constantă a companiilor, întreprinderilor, organizațiilor și chiar a persoanelor cu care, într-un fel sau altul, întreprinderea desfășoară activități de parteneriat.
Nu contează cât este cooperarea pe termen lung sau pe termen scurt între părți. În același timp, se ține o evidență a tuturor contrapartidelor, care sunt deja numărate printre cele care datorează întreprinderea.
Astfel de manevre vă vor permite să urmăriți termenele în timp, cine are datorii și cât. Și o astfel de actualitate la ieșire face posibilă luarea anumitor măsuri în timp, astfel încât datoriile să fie returnate cât mai curând posibil sau să aibă un grad ridicat de garanție returnabilă.
Pașii procedurali în controlul creanțelor sunt după cum urmează:
Recent, majoritatea întreprinderilor se confruntă cu creanțe din ce în ce mai mari. Potrivit experților și cercetătorilor, această stare de lucruri se manifestă cel mai adesea datorită ritmului mai lent al tranzacțiilor de plată (cifre de afaceri) între organizații, firme, întreprinderi.
Pentru a face acest lucru, pentru a nu omite astfel de fenomene, este necesar să gestionăm datoriile în mod constant. În același timp, împreună cu conducerea, „creanțele” trebuie să fie corespondente cu alte puncte ale politicii financiare generale a întreprinderii.
În același timp, controlul și gestionarea unei astfel de datorii trebuie să fie în concordanță cu politica de marketing.
Există metode destul de optime pentru controlul creanțelor, care sunt după cum urmează:
La rezolvarea sarcinilor care controlează „conturile de primit”, se utilizează indicatori speciali, care sunt prezentați în valori relative și chiar în dinamică pentru o anumită perioadă de timp - trimestre, ani.
Cei mai mulți indicatori cheie sunt următorii:
Rezultatele din calculele care se fac în conformitate cu astfel de formule pot fi utilizate chiar și în monitorizarea și gestionarea politicii de credit a organizației.
Există, de asemenea, modalități de refinanțare a „creanțelor”, care constau în următoarele metode - factoring, confiscare, contabilitate și gajare a cambiilor, precum și alte forme de finanțare „creanțe” pentru o perioadă scurtă de timp.
Când se studiază compoziția datoriilor, rezultatele analizei privind datele de rezervă, datoriile îndoielnice, pierderile, care sunt înregistrate de cele efective, sunt în mod necesar luate în considerare.
Pentru a preveni creșterea conturilor de primit, puteți lua în considerare și utiliza următoarele metode de optimizare:
Notă! Serviciul scrisoare de credit este foarte scump, prin urmare este folosit extrem de rar și din această cauză nu este foarte popular în soluționarea problemelor cu creanțele.
Trebuie remarcat faptul că nu există metode universale de gestionare a creșterii „creanțelor”.
Totul este atât de relativ și fiecare caz are în mod individual propriile sale informații, de fiecare dată când specialiștii trebuie să caute tot mai multe modalități noi de a controla și gestiona conturile de primit.
În multe privințe, activitatea economică a întreprinderii în sine joacă un rol important, ce sume sunt transmise între departamentul de contabilitate și clienți sau clienți, precum și situația de pe piață în sine, pe nișa pe care își desfășoară activitatea organizația.
Dar există deja metode dovedite care, într-o situație standard, vor acționa ca o metodă clasică de control intern al „creanțelor”:
Această pagină prezintă structura reglementărilor care determină activitățile desfășurate de diverși oficiali ai companiei, ca parte a unui proces unic de control și colectare a creanțelor.
Documentul specificat este un element al sistemului de gestionare a creanțelor conturilor întreprinderii.
Reglementări pentru controlul creanțelor (în continuare DZ) și colectarea DZ restante (în continuare PDZ)
Prezentul regulament este destinat:
2.1 Prezentul regulament se aplică tuturor clienților care lucrează cu plăți amânate și tuturor cazurilor de DZ și PDZ, indiferent de categoriile de clienți, cu excepția cazurilor pentru care există un ordin scris din partea conducerii de a-i exclude integral sau parțial din domeniul de aplicare al prezentul regulament.
2.2 Regulamentul intră în vigoare din momentul în care clientul are un DZ în fața organizației (adică din momentul în care primește primul lot de bunuri pe bază de amânare).
Pe baza disciplinei de decontare și plată, la rambursarea DZ, tuturor clienților organizației li se atribuie 4 categorii sau stări principale:
3.1 Plătitori de încredere- clienții care, având o plată amânată pe o perioadă de un an, nu au întârziat niciodată returnarea DZ sau au efectuat cel mult 2 întârzieri de până la 1 săptămână, cu un avertisment preliminar cu privire la întârziere și au convenit asupra condițiilor de restructurarea datoriilor.
3.2 Clienți cu fiabilitate nesigură- Clienții pentru care nu există statistici de interacțiune prin telecomandă în cursul anului precedent sau clienți pentru care statisticile plăților sunt instabile. Adică, există până la 50% din cazuri - întârzieri pentru perioade de timp (de la 1 la 2 săptămâni), cu și fără avertismente, în timp ce există întotdeauna consimțământul pentru restructurarea datoriilor.
3.3 Clienții cu risc de întârziere- clienții care au admis în perioada de un an:
3.4 Clienți neplătitori- clienți:
4.1 Categoriile inițiale (stări) sunt atribuite clienților la începutul anului calendaristic, pe baza istoricului interacțiunii cu aceștia și a statisticilor datoriilor rambursate în timp util / târziu către întreprindere, ținând cont de criteriile date în clauza 3.
4.2 Alocarea categoriilor de clienți se realizează în comun de șeful departamentului de vânzări (ROP) și șeful serviciului de control financiar (RSFC), apoi aprobat de directorul comercial (CD) al întreprinderii.
4.3 În funcție de starea (categoria) atribuită clientului, următoarele condiții pentru livrarea / plata bunurilor furnizate de organizație sunt setate automat pentru acesta:
| № | Starea clientului | Condiții inițiale de cooperare |
| 1. | Plătitori de încredere | |
| 2. | Cu fiabilitate incertă | Limita de expediere: __; reducere: __; durata plății amânate: __. |
| 3. | Clienți amenințați cu întârziere (neplată) | Limita de expediere: __; reducere: __; durata plății amânate: __. |
| 4. | Clienți neplătitori | Limita de expediere: __; reducere: __; durata plății amânate: __. |
4.4 În timp, în funcție de statisticile plăților și întârzierilor, categoria clientului se poate modifica, atât în sus, cât și în jos, iar termenii de livrare stabiliți pentru acest client se vor schimba odată cu aceasta.
4.5 Statisticile de plată și modificările din istoricul creditelor clienților sunt monitorizate în comun de șeful departamentului de vânzări (ROP) și șeful serviciului de control financiar (RSFC).
4.6 Revizuirea (confirmarea sau modificarea) stărilor (categoriilor) de clienți se efectuează în urma rezultatelor a 3 luni de interacțiune, de asemenea de către șeful departamentului de vânzări (POR) și șeful serviciului de control financiar (RSFC).
5.1 Principalele documente de lucru pentru monitorizarea dinamicii DZ / PDZ sunt: raportul 1C privind creanțele contrapartidelor, lista rutelor și istoricul plăților.
5.2 În ceea ce privește clienții noi (clienții pentru care nu sunt disponibile statistici, deoarece nu s-a realizat anterior lucrul cu ei), pentru a-și reprezenta în mod adecvat solvabilitatea, reprezentanții comerciali (TP) ar trebui, cel puțin, să colecteze informații despre personalul datele proprietarului, managerului și factorului de decizie, despre care se face o marcă în cardul clientului.
5.3 De asemenea, fără greș, TP trebuie să introducă pe card starea punctului de vânzare, disponibilitatea mărfurilor, locația, reprezentarea mărcii, nivelul prețului și inventarul (pentru a determina limita de siguranță pentru expediere).
5.4 Pentru a selecta condițiile și a încheia un acord, reprezentantul de vânzări trebuie să aibă următorul pachet de documente:
În absența a cel puțin unuia dintre elementele de mai sus, decizia de a încheia acordul este luată personal de către directorul general.
5.5 În legătură cu clienții care au întârziat anterior rambursarea DZ, angajații Departamentului de vânzări (EP) aplică o avertizare în avans cu privire la data scadenței plății, însă, în funcție de categoria atribuită clientului (a se vedea clauza 4 din prezentul regulament) , intensitatea memento-ului ar trebui să fie diferită.
| Categorie (starea clientului) | Intensitatea memento-ului |
| Pentru clienți de încredere | Un memento poate fi exclus cu totul sau este suficient un memento cu 1-2 zile înainte de data scadenței. |
| Clienți nedefiniți | Memento de 2 ori cu 4 și 2 zile înainte de data scadenței. |
| Clienți amenințați | Cel puțin 3 memento-uri cu 7, 4, 1 zile înainte de data scadenței. |
| Celor care nu au acces | Nu există plată amânată |
5.6 Apelurile cu avertisment sunt efectuate de TP într-o manieră planificată, în fiecare vineri, în legătură cu clienții care au o scadență de plată săptămâna viitoare în conformitate cu acordul.
6.1 Executat de reprezentantul de vânzări.
6.1.1 Comunicare cu clientul în timpul vizitei care precede data scadenței plății: În timpul vizitei premergătoare plății, TP, după îndeplinirea principalelor obiective ale vizitei, reamintește factorului de decizie (denumit în continuare DM) al Clientului despre data scadenței plății viitoare, indicând data, numărul, suma de plătit scrisoare de transport, forma de plată. Apoi, este verificat pe baza clauzei 5.1 cu datele Clientului.
6.1.2. TP analizează comportamentul Clientului în raport cu datoria.
Opțiunile sunt:
| A. | Comportamentul Clientului, starea punctului de vânzare nu ridică îndoieli cu privire la plata la timp. | Clarifică ora și data contactului (pe baza foii de traseu). Mulțumim Clientului pentru abordarea constructivă, își ia rămas bun. |
| b. | Comportamentul Clientului, starea punctului de vânzare ridică îndoieli cu privire la plata la timp. |
Clarifică ora și data contactului (pe baza foii de traseu). Îi mulțumim Clientului pentru că a înțeles că plata în timp util este un element important al relației de muncă, își ia rămas bun de la Client. În itinerar, el face o notă despre necesitatea de a reaminti clientului plata în avans. Dacă este necesar, solicită asistența supraveghetorului (denumit în continuare CB) în atingerea obiectivului. |
| c. | Comportamentul Clientului, starea punctului de vânzare indică un risc ridicat de a pierde fonduri (denumit în continuare DS). | Informează imediat managerul de linie despre situație. Coordonează acțiuni suplimentare cu supervizorul imediat, urmează instrucțiunile acestuia. |
6.1.3 Comunicare în ziua plății:
| A. |
Clientul plătește pentru livrare |
Remediază recepția - transferul de fonduri. Mulțumim Clientului pentru îndeplinirea la timp a obligațiilor (într-o situație de decontare fără numerar, specifică data, numărul, valoarea ordinului de plată). Trece la următorul scop al vizitei. |
| b. | Clientul cere o perioadă de grație suplimentară |
1. Clarifică:
2. Analizează comportamentul Clientului în raport cu datoria. |
| a1 | Istoricul creditului nu este pus la îndoială (plătitor de încredere), comportamentul Clientului, starea punctului de vânzare nu ridică îndoieli cu privire la îndeplinirea contractelor |
Acordă ora și data contactului (nu mai mult de cinci zile de la momentul curent, perioada de mai mult de 5 zile este convenită cu supraveghetorul imediat), suma și numărul facturii. Își exprimă speranța că acordurile vor fi îndeplinite la timp. Face o notă corespunzătoare în foaia de itinerar, trece la următoarea etapă a vizitei. |
| b1 | Punctul de vânzare este nou sau istoricul creditului, comportamentul Clientului, starea punctului de vânzare ridică îndoieli cu privire la plata la timp (un client cu fiabilitate nesigură și un client amenințat de întârziere). |
Stabilește ora și data contactului, suma și numărul facturii (nu mai mult de trei zile de la momentul curent, o perioadă de mai mult de trei zile este convenită cu supraveghetorul imediat). Dacă Clientul:
|
| c1 | Comportamentul Clientului, starea punctului de vânzare indică un risc ridicat de pierdere a DS (indiferent de statutul clientului). | Imediat (la punctul de vânzare) informează supervizorul imediat despre situație. Coordonează acțiuni suplimentare cu supraveghetorul imediat, apoi urmează instrucțiunile acestuia. |
6.2 Efectuat de supraveghetor.
(Documente de lucru: raport 1C privind datoriile contrapărților, planul de lucru pentru săptămână, lista de verificare, fișele de parcurs etc.)
6.3 Efectuat de șeful departamentului de vânzări
(Documente de lucru: raport 1C privind creanțele contrapartidelor, planurile săptămânale ale supraveghetorilor, planurile de lucru pentru o săptămână, planul operațional pentru o lună.)
1. Supraveghează personal și participă la procesul de colectare a unei întârzieri de plată care durează mai mult de 10 zile de la data plății în conformitate cu acordul.
2. Verifică planificarea săptămânală a activității supraveghetorilor departamentului de vânzări (denumit în continuare OP), pentru prezența măsurilor în planul măsurilor de reducere a sumei de credit și de lucru cu clienții și debitorii.
2.1. Controlează în rapoartele zilnice (lista de verificare) acțiunile TP și SV într-o situație de întârziere a plății, inclusiv prezența obiectivelor de formare.
3. Pe baza rezultatelor controlului activității departamentului NOP de la 10 la 15 zile, ia o decizie cu privire la:
4. Planifică și reflectă în planul operațional măsuri de reducere a procentului de plăți întârziate în PO.
5. Stabilește, pe baza analizei lucrărilor pentru perioada respectivă, procentul planificat de întârziere a plății pentru o lună și este de acord cu directorul.
6.4 Director LLC
(Documente de lucru: raport 1C privind creanțele contrapartidelor, liste de rute ale supraveghetorilor, plan operațional pentru luna șefului departamentului de vânzări (NOP), plan operațional personal).)
1. Supraveghează personal procesul de returnare a unei întârzieri de plată de peste 15 zile fierbinți de la data plății în conformitate cu acordul.
1.1 În termen de 10 zile calendaristice de la data scadenței la punctul 1. decide asupra:
2. Controlează disponibilitatea în planul operațional al NOP a măsurilor de reducere a creanțelor (DZ) și de a lucra cu clientul de către debitor.
3. Aprobă procentajul permis de întârziere a plății pentru luna următoare PO.
6.5 Departamentul juridic
7. Prețul întârzierii și condițiile de restructurare a datoriilor
7.1 Prin decizia conducerii LLC, înainte de depunerea formală a cererii la instanță, este permisă o întârziere de cel mult 3 săptămâni calendaristice (sau 15 zile bancare) de la data întârzierii. Cu alte cuvinte, după 4 săptămâni calendaristice sau 20 de zile bancare, întârzierea trebuie rambursată, un program de restructurare a datoriilor adoptat sau clientul trebuie transferat în Osetia de Sud și SFC pentru a asigura procedura de solicitare a colectării PDZ.
7.2 Această perioadă de timp este o resursă pentru activitatea reprezentanților de vânzări, a supraveghetorilor și a șefului departamentului de vânzări pentru a rezolva problema în interesul ambelor părți și a conveni asupra restructurării arieratelor.
7.3 Întârzierea la rambursarea DZ este de fapt un împrumut de marfă către un client neplătitor, prin urmare, dacă condițiile de rambursare a DZ se modifică din partea clientului, va fi corect să se modifice condițiile de plată a cuantumului întârzierii. .
7.4 În cazul în care clientul este de acord cu restructurarea datoriilor restante, se încheie cu clientul un acord suplimentar la prezentul Acord, conform căruia se aplică următorul tabel:
|
Timp de întârziere (luni-săptămâni) |
Prima lună | A doua lună | ||||||
| Saptamana 1 | 2 săptămâni | 3 săptămâni | 4 săptămâni | Saptamana 1 | 2 săptămâni | 3 săptămâni | 4 săptămâni | |
|
Preț de întârziere (în% din sumă) |
1.5 | 3 | 4.5 | 6 | 2 | 4 | 6 | 8 |
7.5 În același timp, competența reprezentantului de vânzări care conduce acest client include posibilitatea de a exclude plata pentru întârziere în prima săptămână de întârziere (dacă rambursarea integrală a PDZ are loc în această săptămână).
7.6 Capacitatea de a exclude plata întârzierii pentru a doua săptămână (la cererea orală a clientului principal al reprezentantului de vânzări și sub rezerva rambursării integrale a PDZ pentru această perioadă) este de competența șefului departamentului de vânzări.
7.7 Restul deciziilor privind acordarea de beneficii și excepții sunt în competența directorului LLC.
7.8 În cazul rambursării parțiale de către client a întârzierii, rata indicată în tabel (clauza 7.4 din prezentul regulament) va fi percepută din soldul restant al PDZ.
Dacă nu se primește plata planificată în ziua stabilită, precum și absența unui avertisment din partea debitorului, se iau următoarele acțiuni:
| № | Acțiune | Scopul acțiunii | Executor testamentar |
| 1. | Contactați debitorul, informați despre lipsa plății și debutul întârzierii în temeiul acordului, aflați motivul lipsei de plată și data scadenței efective. | Informați clientul cu privire la încălcarea disciplinei sale de plată. Clarificați circumstanțele întârzierii și evaluați comportamentul clientului. | Reprezentant de vânzări |
| 2. | În funcție de datele de scadență ale PDZ indicate de client: anunțați clientul cu privire la condițiile de restructurare propuse și solicitați de la acesta o scrisoare de garanție care să indice data scadenței PDZ și obligația de a rambursa plata pentru întârziere. De acord asupra unei date pentru o întâlnire și schimb de documente. | Coordonarea cu clientul a termenilor de restructurare a PDZ, modificări în termenii de livrare furnizați inițial, lansarea procesului de restructurare. | Reprezentant de vânzări |
| 3. | Faceți un act de reconciliere, modificări / completări la contractul de furnizare (cu condițiile de restructurare). Întâlniți-vă cu clientul și stabiliți condițiile de restructurare. | Primirea de la client a unei cereri scrise pentru o plată amânată, indicând un nou termen de plată și garanțiile de rambursare nu numai a costului principal, ci și a plății pentru întârziere. | Reprezentant de vânzări, supraveghetor |
| 4. | În cazul în care clientul evită contactul, ascunde, refuză să ofere explicații sau să indice termeni rezonabili pentru rambursarea PDZ, precum și refuză să discute termenii de restructurare a PDZ, adresa acestui client este livrată (personal împotriva semnăturii sau de către un scrisoare valoroasă cu notificare):
Dacă în ziua stabilită nu se primește plata integrală sau parțială, iar clientul încă nu merge la dialog, atunci cererea primește o mișcare, iar ziua în care scrisoarea cu cererea este livrată clientului devine punctul de plecare pentru perioada de 30 de zile stabilită de legislația actuală pentru soluționarea preliminară a problemei. |
Furnizarea de presiune măsurată asupra clientului pentru a-l forța la un dialog privind restructurarea PDZ sau rambursarea acestuia. |
Reprezentant de vânzări, supervizor, NOP, SB, avocat |
| 5. | Dacă clientul răscumpără o parte din PDZ, dar tot nu intră într-un dialog, repetați pasul 3 sau pașii 3, 4 ținând cont de suma rămasă neplătită a PDZ. | Furnizarea de presiuni contorizate repetate asupra clientului pentru a-l obliga să dialogheze cu privire la restructurarea PDZ sau la rambursarea acesteia. | Reprezentant de vânzări. |
| 6. |
Dacă clientul ia contact, participă la un dialog, acceptă condițiile de restructurare, totuși, nu le îndeplinește cu un avertisment și cere din nou o întârziere, o astfel de întârziere i se poate da:
|
Încurajarea unei abordări conștiincioase a clienților față de termenii contractului, un mod de dialog de rezolvare a problemelor și disponibilitatea de a accepta condițiile de restructurare. |
Manager de vanzari, Director al LLC |
| 7. | Rezolvarea situației în procedura preliminară (acord amiabil) și procedura judiciară. | Colectarea forțată a PDZ și a penalităților aferente. |
Avocat, SFK, Director al LLC. |
Lista de referinte
Articolul este scris pentru directorii și șefii departamentelor de vânzări care nu lucrează încă automat cu datoriile clienților. Proiectat pentru a-i ajuta să integreze rapid un proces de cazan în activitățile lor
și de ce să lucrezi cu el
Toți cei care lucrează la B2B au o idee despre creanțe ( o vom numi "DZ"). Aceasta este ceea ce de multe ori înregistrați în mod nerezonabil în activele gratuite - datorii față de dvs. de la contrapartide. DZ este un fenomen normal și de înțeles, ați livrat - clientul plătește în 5 zile. Aceste 5 zile (de exemplu, aveți un termen de plată de 5 zile specificat în contract) are o datorie. Ce se întâmplă dacă un client nu plătește după 5 zile? Litera „P” - se adaugă la „DZ” și rezultă „creanțe restante (PDZ)”. De ce să lucrezi cu ea, pentru că clientul va plăti oricum? Dacă sunteți gata să așteptați un an sau trei până când un client nu foarte conștiincios plătește livrarea, atunci puteți sări peste articol.
Dintre procesele populare în ceea ce privește datoriile contrapărților, se disting de obicei următoarele:
Astăzi vom vorbi despre revenirea PDZ. Acesta este un proces direct din solicitările clienților „TOP 3” pentru automatizarea noastră.
Truc:
Aproape toată lumea are o datorie, dar sistemic unitățile se luptă cu el. În general, nu contează cum va funcționa compania dvs. - prin procese de afaceri sau prin tabelul xls. Orice consecvența va da rezultate. Procesele de afaceri sunt mai reci prin faptul că vor face 65% din munca cuiva:
să implementeze procesul în viața companiei
1. Acordurile încheiate cu clienții dvs. trebuie să conțină următoarele clauze:
Nespecificat în contract? Nu este cea mai bună opțiune, dar articolul 314 din Codul civil al Federației Ruse va ajuta, potrivit căruia plata trebuie să aibă loc într-un „termen rezonabil” sau în termen de 7 zile de la momentul cererii pentru îndeplinirea obligațiilor.
2. Sarcinile pentru aceasta ar trebui să apară singure și sistematic. Fără sistem = fără control = stres inutil asupra loviturilor, mementourilor și scuzelor.
3. Există o astfel de neplăcută „boală a unui copil într-un magazin de jucării” - când vrei să le ai imediat pe amândouă și asta. Ar trebui să începeți cu un proces de afaceri simplu, cu un minim de evenimente. Va exista dorința de a atașa o mulțime de notificări aici, aprobări ale termenului de la manager la șef ... Nu este nevoie. Mai bine mai ușor, dar va funcționa imediat și vei avea timp să termini arcurile mai târziu. Lăsați angajații să se obișnuiască cu noul mod de lucru.
4. Ar trebui să existe responsabilitate pentru executanții procesului. Acestea. dacă managerul își primește dobânda indiferent de plata clientului, atunci nu va fi interesat să lucreze cu PDZ.
și ce evenimente sunt incluse în acesta
Schema de lucru este prezentată în figura de mai sus. Dacă lucrați prin procese de afaceri, atunci trebuie să începeți evenimentele schemei cu o zi înainte de plata planificată conform contractului (dacă nu există încă bani de la client). Toate opțiunile pentru lucrul cu datoria sunt similare prin faptul că, în funcție de durata datoriei, un anumit antreprenor trebuie să ia anumite măsuri pentru a interacționa cu clientul asupra acestei datorii. Am încercat să combinăm experiența diferitelor implementări și să arătăm un anumit șablon mediu care poate fi ușor schimbat pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.
Există în mod condiționat 4 tipuri de activități în acest proces:
1. Clientul are o datorie, dar nu este întârziată.
Muncă:
- manager client
Documente folosite:
- scrisoare de reamintire a plății
În acest caz, sistemul nostru ar trebui să fie deja pornit și să încerce să anticipeze apariția unei întârzieri. Sistemul însuși trimite o scrisoare către client cu un memento că nu există nicio plată de la acesta. În plus, se formează o sarcină pentru manager despre apelul telefonic al clientului.
2. Clientul are o datorie, plata conform contractului este cu o zi restantă.
Muncă:
- manager client
Documentele:
- o cerere scrisoare pentru îndeplinirea obligațiilor care decurg din contract
- un eveniment în crm despre un apel către un client și un rezultat al comunicării
- opțional - blocarea expedierilor către o contrapartidă
Sistemul a înregistrat momentul întârzierii plății și a reamintit automat clientului și managerului acest eveniment. Managerul trebuie să verifice cu clientul data plății, dacă este în termen de 7 zile, atunci credem că întregul proces merge „așa cum era planificat”. Managerul stabilește o nouă dată de plată, iar sistemul așteaptă procesarea plății. Este recomandabil să primiți o scrisoare de garanție de la client.
Dacă managerul își dă seama că există un risc sau clientul spune că va plăti mai târziu de peste 7 zile, atunci procesul este escaladat către șeful departamentului de vânzări (POR)
3. Plata conform contractului este cu 2 zile restante
Muncă:
- șef departament vânzări (POR)
Documentele:
- scrisoare de cerință preliminară pentru îndeplinirea obligațiilor care decurg din contract
- un eveniment în crm despre un apel către un client și un rezultat al comunicării
POR se conectează la proces și comunică cu clientul. Fie face o programare, fie într-o conversație telefonică clarifică motivele cu clientul, stabilește o nouă dată de plată în sistem (activitățile în fiecare caz sunt variate și depind de politica companiei). Dacă termenul limită depășește termenul limită, procesul escaladează în continuare.
4. Plata este în termen de 10 zile sau mai mult.
Muncă:
- departamentul juridic / serviciul de securitate
Au fost depășite toate termenele rezonabile pentru datorie - serviciul responsabil pentru relațiile de conflict este conectat. De obicei, acesta este fie avocat, fie securitate. Munca lor depinde de politica companiei. De obicei, sunt introduse stări care vă permit să urmăriți în ce etapă este sarcina (se face o cerere, se calculează penalizări etc.)
cum să-l folosească
Realizăm automatizarea unor astfel de procese de afaceri la noua noastră ediție "". În acesta, puteți personaliza un astfel de șablon, îl puteți lansa și personaliza pentru a se potrivi realităților dvs. - adăugați alerte, includeți servicii noi în proces, adăugați indicatori de performanță ai managerilor etc. "" sunt încorporate în baza de date, astfel încât lucrarea va avea loc într-o singură interfață. Este interesant acest caz? Scrieți-ne, vom fi bucuroși să cooperăm!
Au un proces bun!
Conturile de primit sunt clasificate:
Companiile își pot stabili propriile clasificări ale creanțelor în funcție de mărimea afacerii lor.
Există mai multe modalități de a preveni sau minimiza datoriile neperformante.
Dacă există riscul de probleme cu cumpărătorul, este mai bine să încheiați un contract cu acesta în avans. Mai mult, plata în avans în acest caz trebuie să fie de 100%. Atunci, ca furnizor, nu veți avea probleme cu datoria.
Atunci când există o contra-datorie, puteți expedia produse în condiții de siguranță fără plată anticipată, fără garanții și alte opțiuni de siguranță. Dacă există datorii și apar creanțe, este întotdeauna posibil să le compensați prin compensare.
Aceasta este o opțiune destul de exotică, deși uitată nemeritat. O scrisoare de credit este una dintre formele de decontări fără numerar, al cărei sens este următorul: atunci când ambele părți la contract (de exemplu, pentru livrări) nu au încredere reciprocă (adică furnizorul nu are încredere) cumpărătorul, pentru că se teme că nu va plăti pentru aceasta, iar cumpărătorului îi este frică să facă o plată în avans, deoarece nu sunt sigur că furnizorul va expedia marfa), problema poate fi rezolvată de un terț independent la persoana băncii (banca emitentă).
În acest caz, banca deschide o scrisoare de credit: o parte din fondurile contului curent al cumpărătorului sunt transferate într-un cont special la această bancă, iar cumpărătorul nu are dreptul să dispună de acești bani într-o anumită perioadă. Banca îl informează apoi pe furnizor că banii îi sunt „rezervați” într-un cont separat și că acești bani îi vor fi transferați de îndată ce va depune documente care confirmă expedierea.
Din păcate, acest serviciu nu este foarte popular. Probabil pentru că nu este ieftin. Dar, din punct de vedere financiar și civil, aceasta este o opțiune bună pentru a preveni acumularea de datorii.
Trebuie spus imediat că nu există metode universale de control asupra creanțelor. Totul este foarte specific și multe depind de activitățile întreprinderii, de amploarea acesteia, de sumele care trec, de clienți, de piața pe care își desfășoară activitatea întreprinderea. Există prea mulți factori de luat în considerare. Cu toate acestea, vă puteți concentra pe mai multe criterii importante.
Suma maximă admisibilă a creanțelor este determinată prin calcul. Este exprimat în termeni absoluți și / sau ca procent din venituri.
Vorbim despre suma datoriilor pe care o întreprindere și le poate permite fără daune grave activităților financiare și economice. Este mai bine să setați această dimensiune într-o cantitate fixă, adică în ruble. În plus, îl puteți seta ca procent din încasări.
Compania poate avea o perioadă specifică - 15 sau 30 de zile, de exemplu. Dar un termen poate să nu fie universal pentru toată lumea cu care lucrează.
Dacă vorbim despre un client cheie sau un client obișnuit, atunci termenul pentru el poate fi mai lung. La urma urmei, el face de obicei comenzi mari și își îndeplinește regulat obligațiile.
Dacă apare un client nou, în care compania nu este încă sigură, atunci are sens să revizuim termenul în jos. Un client problematic trebuie să stabilească fie o perioadă minimă, fie să insiste cu privire la plata în avans.
Se recomandă dezvoltarea unui sistem în care salariul unui angajat să depindă de durata creanței.
Informațiile colectate despre client joacă un rol important în luarea unei decizii privind acordarea unui credit unui client.
Puteți începe prin analiza informațiilor din surse deschise și a informațiilor solicitate de la cumpărători. De cât timp sunt pe piață? Cu care dintre contrapartidele lor pot contacta pentru feedback? Cât de precise sunt calculate? O mulțime de informații valoroase pentru analiză pot fi obținute de pe site-ul companiei.
Cel mai bine este să vizitați personal biroul cumpărătorului. Acest lucru vă va permite să vă faceți o idee despre cât de riscant va fi să lucrați cu el.
În acest caz, este important să se țină seama de disponibilitatea proprietății, datorită căreia este posibil să se achite datoria, dimensiunea și dinamica conturilor de plătit, dificultăți financiare potențiale și probleme de solvabilitate.
Totul depinde de mărimea întreprinderii, dar chiar și într-o întreprindere mică are sens să stabilim cine este responsabil pentru ceea ce se ocupă cu creanțele, cum este distribuită responsabilitatea.
Din punct de vedere al logicii, departamentul comercial ar trebui să fie responsabil pentru furnizarea unei plăți amânate, pentru a exercita controlul asupra creanțelor curente. Domeniul de lucru al departamentului juridic - creanțe îndoielnice și fără speranță (întâlniri personale, negocieri, corespondență, creanțe, declarație de creanță). Contabilitatea include contabilitatea, controlul asupra înregistrării și anularea creanțelor.
Partea inversă a creșterii vânzărilor este aproape întotdeauna o creștere a creanțelor. În situația actuală post-criză, o creștere a producției și a vânzărilor nu mai este un factor cheie în dezvoltarea companiei. Controlul, planificarea și gestionarea competentă a creanțelor devine principalul indicator al stabilității.
În etapa luării unei decizii privind acordarea unui împrumut unui cumpărător, următoarele sunt de importanță primordială:
În primul rând, nivelul și dinamica datoriilor din perioada anterioară sunt analizate folosind formula:
Kdz = Z / A,
unde Kdz este un coeficient care arată nivelul de implicare a activelor circulante în creanțe;
З - suma datoriei;
A - suma totală a fondului de rulment.
Un indicator important al calității creanțelor este rata de circulație a activelor circulante investite în DZ, care se calculează conform următoarei formule:
KO = OP / Z,
unde KO este numărul de rotații ale telecomenzii în perioada examinată;
SAU - valoarea cifrei de afaceri din perioada examinată;
După aceea, nivelul datoriei neperformante este determinat de formula:
Кпр = Зпр / З,
unde Кпр - coeficient care exprimă nivelul datoriei restante;
Зпр - datorie neplătită conform contractului în perioada examinată;
З - valoarea datoriei în perioada examinată.
Apoi se determină coeficientul de eficiență al investiției de fond de rulment în creanțe:
Edz = Pdz - Zdz - Pdz,
unde Edz este raportul de eficiență al fondurilor investite în creanțe;
Пдз - profit obținut prin vânzare pe bază contractuală;
Zdz - costuri asociate împrumuturilor (verificare, lucru cu debitorii etc.);
Пдз - suma pierderilor financiare din nerambursarea datoriilor.
Sdz = Op + Ks x (Pdn + Ppr),
unde Sdz este suma fondurilor investite în creanțe;
Ор - volumul planificat al vânzărilor la credit;
Ks - raportul dintre cost și prețul produselor;
Пдн - indicatorul mediu ponderat al numărului de zile pentru care mărfurile sunt expediate pe credit;
Пдр - perioada de întârziere a plăților, zile.
Atunci când compania nu este în măsură să investească fondurile necesare în creanțe, este necesar să se facă ajustări la veniturile și profiturile planificate din vânzarea datoriilor.
Una dintre noile metode de gestionare a datoriilor este refinanțarea creanțelor, ale căror forme principale sunt factoringul, confiscarea, contabilitatea facturilor.
Factoringul prezintă un interes deosebit pentru companie ca instrument care acoperă un număr semnificativ de riscuri ale furnizorului. În plus, termenul de rotire a capitalului crește, pentru un procent relativ mic, compania optimizează structura finanțelor, nu suportă costuri suplimentare pentru lucrul cu clienții cu probleme.
Una dintre condițiile cheie pentru acordarea unui împrumut este determinarea termenului acordului. Datorită creșterii duratei contractului, volumul vânzărilor și veniturilor crește, cu toate acestea, crește suma fondurilor care trebuie investite în creanțe, iar ciclul financiar al companiei crește. La stabilirea limitei contractului de împrumut, este necesar să se țină seama de toate punctele expuse mai sus.
Determinând importanța fiecăruia dintre factori pentru sine, cântărind toate riscurile potențiale, compania își construiește politica de credit, care determină limita de credit pentru fiecare perioadă individuală.
În combinație cu termenul pentru care este acordat împrumutul, costul acestuia are o importanță deosebită. Acesta este determinat de un sistem de reduceri de preț pentru plăți imediate pentru furnizarea de produse. Pe baza acestor indicatori, se calculează rata dobânzii pentru împrumutul acordat:
Pg = Cs x 360 / Cn,
unde Pg este rata dobânzii la împrumutul acordat;
Цс - reducere pentru plata imediată fără întârziere;
Cn - termenul contractului de împrumut.
Particularitatea stabilirii normei menționate este legarea sa de rata dobânzii la un împrumut bancar. În orice situație, ar trebui să fie mai mică decât în instituțiile financiare. În caz contrar, este mai profitabil pentru contrapartidă să ia un împrumut de la bancă și să plătească livrarea în avans.
Pe baza experienței companiilor interne, este posibil să se întocmească un anumit algoritm care să arate gradul de responsabilitate al fiecărui angajat în procesul de gestionare a creanțelor. De regulă, divizia comercială a companiei (departamentul de vânzări) supraveghează vânzările și fluxul de numerar, serviciul financiar este responsabil pentru informarea și activitatea analitică. Serviciul juridic este responsabil pentru starea impecabilă a fluxului de lucru pentru transporturile cu probleme (o condiție prealabilă în cazul procedurilor judiciare). Dacă datoria devine problematică, atunci serviciul de securitate al companiei este conectat la muncă.
În plus, este important ca funcțiile interpreților să lucreze cu un client să nu fie duplicate. În caz contrar, există incoerență a acțiunilor între departamente, ceea ce duce la o scădere a eficienței activităților. Prin urmare, este necesar nu numai să distribuiți în mod clar funcțiile între departamente, ci și să descrieți clar acțiunile acestora în toate etapele de lucru cu un client cu probleme (a se vedea tabelul).
Distribuirea funcțiilor interpreților atunci când lucrează cu clienții
Etapa de gestionare a creanțelor | Acțiuni ale unităților pentru gestionarea creanțelor | Unitate responsabilă |
| Determinarea termenului de plată în cadrul contractului | Semnarea unui contract | CFO |
| Emiterea unei facturi de plată | Departamentul de vanzari | |
| Expedierea mărfurilor și susținerea expedierii (scrierea facturilor, primirea confirmării de la client cu privire la primirea mărfurilor în cantitate și calitate adecvate) | Departamentul de vanzari | |
| Memento pentru data plății (cu trei zile lucrătoare înainte de încheierea contractului) | Departamentul de vanzari | |
| Control asupra plăților întârziate până la 7 zile lucrătoare | Aflarea motivelor întârzierii plății | Departamentul de vanzari |
| Coordonarea unui calendar de rambursare a datoriilor restante | Departament financiar | |
| Încetarea livrărilor ulterioare | Director comercial | |
| Notificare scrisă a începutului aplicării sancțiunilor | CFO | |
| de la 7 la 30 de zile lucrătoare | Calculul unei amenzi | CFO |
| Apeluri zilnice cu memento de plată | Departamentul de vanzari | |
| Întâlnire personală cu administratorul sau proprietarul societății debitoare | Director comercial, Departamentul de vânzări | |
| Notificare scrisă de pregătire pentru proces | Serviciu legal | |
| de la 30 la 60 de zile lucrătoare | Întâlnire personală repetată cu șeful sau proprietarul companiei debitorului, luând toate măsurile posibile pentru a găsi o soluție de compromis | Șef Serviciu Securitate, Departamentul Vânzări |
| Cerere formală (în scris) | Serviciu legal | |
| peste 60 de zile lucrătoare | Depunerea unei cereri la instanță | Serviciu legal |
Un stimulent suplimentar, care poate reduce numărul datoriilor neperformante, este o măsură atât de nepopulară ca stabilirea unei relații între plățile bonus către angajații departamentului de vânzări și starea creanțelor totale din companie. În ciuda faptului că toate diviziunile companiei, fără excepție, participă la procesul de evaluare a solvabilității unui potențial client, a fiabilității acestuia, specialiștii departamentului de vânzări sunt primii verigi din lanțul de la începutul relațiile contractuale, au întotdeauna informații mai fiabile și la timp despre starea pieței, solvabilitatea anumitor contractori. Pe baza informațiilor transmise de departamentul de vânzări altor divizii ale companiei se iau deciziile de a semna sau nu semnarea de acorduri privind plata amânată.
Departamentul financiar al companiei poartă nu mai puțină responsabilitate, care este responsabil pentru efectuarea unei analize fără erori a stării creanțelor totale pentru companie în ansamblu. Greșelile sistemice care pot fi comise în acest caz nu sunt mai puțin periculoase pentru activitățile companiei decât apariția datoriilor neperformante datorate colectării de informații incorecte despre potențialii clienți.
Contabilitatea și analiza la timp a stării creanțelor sunt în prezent imposibile fără utilizarea unor programe speciale de computer și automatizarea contabilității încasărilor de numerar. Acest lucru se datorează unei creșteri a volumului de expediții, a numărului de facturi emise și a contractelor pentru plata amânată. În același timp, este posibil să se facă o analiză nu numai pe contrapartide și perioade, ci și să se identifice pentru ce grupuri de mărfuri, în care segment de preț, datorii incorecte și probleme apar cel mai adesea. La rândul său, acest lucru face posibilă evaluarea mai precisă a riscurilor atunci când se decide să semneze un acord cu un anumit cumpărător.
În concluzie, adăugăm că în procesul de gestionare a creanțelor, profesionalismul și un grad ridicat de motivație a personalului implicat în acest proces sunt de o mare importanță. Executarea tuturor documentelor necesare care confirmă faptul expedierii, impunerea de obligații contrapărții trebuie îndeplinite exact la timp și în mod corespunzător. Practica cunoaște multe exemple când debitorul în cursul procesului a fost scutit de plăți datorită faptului că reclamantul nu a depus toate documentele necesare, corect executate, care confirmă faptul expedierii și acordarea unui împrumut.
