N / A. Martynyuk, expert fiscal
Recent, Banca Centrală, ca răspuns la o solicitare din partea Serviciului Federal de Taxe, a explicat: toate diviziile separate (OP) ar trebui să aibă propriul registru de numerar, fără excepție. Scrisoare de la Banca Centrală din 04.05.2012 Nr. 29-1-1-6 / 3255... Acest lucru a dat naștere la noi întrebări în rândul contabililor legate de efectuarea tranzacțiilor cu numerar în PO.
N.K. Yesenin, Teritoriul Krasnoyarsk
De la începutul acestui an, am acționat la modă veche, adică am intrat operațiunile PO în registrul de casă al diviziei șef. Acum trebuie să refac toată documentația din ianuarie și, dacă da, cum?
: Nu este nevoie. Este suficient să introduceți registrele de casă în OP din momentul curent. La urma urmei, este imposibil să amendați pentru contabilizarea tranzacțiilor OP într-un singur registru general al organizației și nu într-unul separat. Afișarea numerarului la casierie se înțelege ca efectuarea de înscrieri în registrul de numerar pe baza tuturor PKO și CSC pentru ziua respectivă. (denumit în continuare - Regulamentul)... Și din faptul că banii sunt contabilizați în cartea de numerar principală a organizației și nu în cartea diviziei acesteia, ei nu devin necâștigați.
Dacă, pentru o mai mare siguranță, decideți totuși să refaceți documentele, amintiți-vă că termenul de prescripție pentru amenda pentru încălcări „în numerar” este de 2 luni de la data săvârșirii acestora. h. 1 lingura. 4.5 Cod Administrativ... Așa că nu are rost să aruncăm cu lopata perioadele anterioare.
V. Fateeva, Rostov-pe-Don
Organizația noastră are 29 de puncte de vânzare, fiecare punct al operațiunilor de numerar - acceptând doar numerar de la clienți în timpul zilei și predând toate încasările seara la casieria Direcției. A face o carte de numerar separată pentru fiecare punct de vânzare este o muncă inutilă! Ce ne amenință dacă continui să reflect toate tranzacțiile într-o singură carte de casă?
: Deoarece OP are tranzacții cu numerar, trebuie să existe o casă de casă, o casierie și o carte de casă. Dar asta este conform regulilor. Dar, de fapt, în acele EP-uri care nu stochează și nu cheltuiesc numerar, nu are rost să ținem o carte separată. Și dacă reflectați pe deplin veniturile unor astfel de unități în registrul principal de numerar e clauza 6.1 din Regulament, aprobat. Banca Centrala 12.10.2011 Nr. 373-P (in continuare - Regulamentul) si ai acte pentru transferul de bani de la OP la casa principala, atunci nu e nimic de amendat. Vă rugăm să rețineți: împreună cu încasările din PO, documentele care stau la baza afișării acestuia ar trebui, de asemenea, transferate la casieria principală. Acestea sunt rapoarte Z (pentru vânzări folosind sisteme de casă de marcat) și copii ale SRF sau ale părților detașabile ale acestora (dacă un departament separat emite SRF în loc de chitanțe de casă de marcat).
Dar atunci când tranzacțiile de cheltuieli apar în OP (de exemplu, returnarea banilor către clienți pentru un produs care nu este în ziua achiziției), vă sfătuim să creați o carte de numerar separată acolo și să numiți un casier. La urma urmei, în caz contrar, casierul casei de marcat principală va trebui să semneze casa de marcat și, în consecință, să fie responsabil pentru emiterea de bani, care a avut loc fără el.
V. Leika, Togliatti
După ce citim Scrisoarea Băncii Centrale, începem registre de numerar separate în fiecare dintre OP-urile noastre care nu au propriile conturi bancare. Va fi necesar să aducem zilnic datele tuturor acestor registre într-o singură carte de numerar comună pentru organizație?
Termenul limită pentru transferarea foilor OP către secția șef pentru fiecare zi lucrătoare este cel târziu în următoarea zi lucrătoare după aceasta.
: Pentru a face o carte consolidată Regulamentul nu obligă. Îl puteți menține dacă este necesar pentru nevoile dumneavoastră interne (analitice sau de control), dar autoritățile fiscale nu au dreptul să vă ceară pentru inspecții și Rezoluții Serviciului Federal Antimonopol al UO din 04.08.2010 Nr. F09-5313 / 10-C1; FAS TsO din 29 octombrie 2010 Nr. 35-12310 / 2009.
Foile de registre de numerar ale PO (a doua copii detașate ale foilor unei cărți de hârtie sau tipărite, dacă cartea este păstrată în formă electronică) trebuie transferate la unitatea principală și cusute acolo separat pentru fiecare PO p. 2.5 din Regulament.
R. Zhuchinskaya, Novgorod
Avem mai multe OP-uri care se ocupă cu numerar, iar în biroul principal toate tranzacțiile trec prin bancă, nu există numerar. Dar dacă fiecare OP își va păstra propria carte de casă, atunci ce ar trebui să scriu în cartea de casă principală a organizației?
: Întrucât sediul central nu are tranzacții cu numerar, nu poate avea propriul ghișeu de casă și cartea de casă aferentă. Adică, ar trebui să aveți doar foi capsate de registre de numerar OP nn. 1.2, 2.5 Prevederi.
A. Rusacheva, regiunea Leningrad
Avem mai multe magazine mici care nu au propriul sold de numerar la casă, unde registrele de casă sunt ținute pe hârtie. Nu este posibilă predarea bonurilor către departamentul de contabilitate în fiecare zi - acestea se predau o dată pe săptămână. Ce vom primi pentru asta?
: Responsabilitatea pentru încălcarea termenului de transfer al foilor nu este prevăzută. Principalul lucru este că transmiteți cu promptitudine informații despre soldul de bani în casieriile magazinelor și nu permiteți depășirea limitei soldului de numerar. La urma urmei, este prevăzută o amendă destul de mare pentru aceasta: de la 40.000 la 50.000 de ruble. - pentru organizație și de la 4000 la 5000 de ruble. - pentru directorul a h. 1 lingura. 15.1 Codul administrativ al Federației Ruse.
B. Korsakov, regiunea Moscova
Nu pot să înțeleg cine va semna decontarea în numerar și CSP privind operațiunile PO, dacă nu există contabil și manager care să aibă dreptul de a semna documente financiare? Până acum aveam o singură carte de casă pentru întreaga organizație, iar toate comenzile de numerar pentru operațiunile OP erau întocmite și semnate la casieria centrală. Și acum ce, directorul, contabilul șef și casierul casieriei centrale trebuie să se deplaseze în fiecare zi la toate punctele de vânzare pentru a-și pune semnătura?
Pentru informații despre modul de organizare a semnării declarațiilor de raportare în PO, citiți:: Desigur, nu trebuie să faci asta. Directorul dvs. poate delega autoritatea de a semna mandate de numerar către OP acelui angajat OP care este responsabil pentru integralitatea încasărilor în numerar către casier și ia decizii privind cheltuielile din acesta. În ceea ce privește semnătura contabilului, aceasta nu este obligatorie - în lipsa contabilului, managementul numerarului și managementul numerarului vor semna casa de marcat. clauza 2.1 din Regulament sau un lider. Iar acesta din urmă, după cum am spus deja, are dreptul de a-și transfera puterile către nn. 1.2, 2.2 Prevederi... Mai mult, nu există restricții cu privire la care dintre angajați să-i transfere. Adică poate fi tot același angajat care îndeplinește atribuțiile de casier în PO. El singur va intocmi si semna actele de casa si carnetul de casa.
V. Zalesskaya, Novosibirsk
Dacă fiecare PE își menține propria carte de numerar și întocmește PKO și RKO în sine, atunci cum să respectați ordinea cronologică de numerotare a documentelor de numerar în ansamblu pentru organizație?
: Acum nu există nicio cerință de a respecta această procedură. Este suficient să se efectueze numerotarea continuă în cadrul fiecărei subdiviziuni. Puteți adăuga propriul index alfabetic sau numeric la numerele de serie ale documentelor de numerar ale fiecărui PO.
N. Ermoshina, Nijni Novgorod
Avem mai multe PO în alt oraș. Este mai convenabil pentru noi să depunem bani centralizat la bancă printr-unul dintre ele, precum și, dacă este necesar, să umplem casieria unui OP din veniturile altuia. Regulamentul spune că diviziile dau numerar doar băncii și organizației lor. Clauza 1.5 din Regulament... Deci, OP-urile nu pot transfera bani unul altuia?
: Ei pot. La urma urmei, PO nu sunt entități juridice separate și Artă. 55 din Codul civil al Federației Ruse... Ei fac parte din organizație. Deci, transferul de numerar de la un OP la altul este transferul de bani către organizația dumneavoastră.
N. Semiukhova, Oryol
Avem mai multe operațiuni fără cont curent. Dorim să stabilim propria noastră limită pentru soldul de numerar la casă pentru fiecare dintre ele. La urma urmei, toată lumea ar trebui să știe câți bani poate lăsa în casa lui la sfârșitul zilei. Cum stabilesc limite?
: Puteți:
S. Korobeyshchikova, Moscova
Avem mai multe PO în diferite orașe. Acolo am deschis conturi speciale în bănci, cărora OP predau veniturile, iar de acolo se debitează automat în contul curent al organizației la fiecare trei zile. OP nu poate nici să retragă bani dintr-un astfel de cont, nici să-i transfere de acolo. Adică numai CEO-ul poate gestiona fondurile din aceste conturi. Se consideră că OP-urile noastre au propriul cont, adică suntem obligați să stabilim fiecăruia o limită separată?
: Nu ar trebui să setați limite separate. Regulamentul obligă acele divizii separate care au un cont bancar să aibă o limită proprie. p. 1.2 din Regulament... Fondurile dintr-un astfel de cont au dreptul de a dispune de șeful PO p. 4.3, sub. „D” clauza 4.1 din Instrucțiunea Băncii Centrale din 14 septembrie 2006 nr. 28-I.
În cazul dumneavoastră, nu există așa ceva – angajații diviziilor dumneavoastră nu pot gestiona așa-numitele conturi de tranzit.
O. Nemcenko, Bryansk
Lucrez ca contabil pentru un antreprenor. El are puncte de vânzare în mai multe localități, casieriile acestor magazine predau înșiși încasările lor băncii pe conturile antreprenorilor individuali sau cheltuiesc parțial. Cum ținem registrele de casă? Precum și divizii separate ale organizației?
: Pentru cazul dvs., nu există reguli în Regulament. Să trecem de la obiectivul principal - să reflectăm la timp toți numerarul în documente de numerar. Atunci va fi imposibil să amendați întreprinzătorii individuali pentru neprimirea veniturilor. Deci ai optiuni.
OPȚIUNEA 1.În fiecare punct în care există tranzacții cu numerar, păstrați-vă propria carte de numerar.
OPȚIUNEA 2. Realizați o singură carte, păstrând în același timp secțiunile în puncte îndepărtate. Adică, să acționeze în același mod în care organizațiile au procedat anterior cu PO (am vorbit despre asta în detaliu în,, și, 2009, nr. 6, p. 60).
OPȚIUNEA 3. Mențineți o singură carte de numerar, transferând toate documentele de numerar din magazine către proprietarul unic.
Într-o subdiviziune separată, documentele de procesare a tranzacțiilor cu numerar pot fi semnate de o persoană autorizată. Orice angajat al organizației (inclusiv managerul unei subdiviziuni separate) desemnat prin documentul administrativ corespunzător (de exemplu, prin ordin) al organizației-mamă poate acționa ca reprezentant autorizat.
De la 1 iunie 2014, la efectuarea tranzacțiilor cu numerar, Ordonanța Băncii Rusiei nr. 3210-U din 03.11.2014 „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar de către persoanele juridice și o procedură simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar de către antreprenorii individuali și Întreprinderi mici” (în continuare – Ordonanța nr. 3210- Y).
Conceptul de „subdiviziune separată” (OP), utilizat în scopul aplicării Ordonanței nr. 3210-U, este dat în alin. 4 p. 2 din Directiva nr. 3210-U, conform căreia prin subdiviziune separată se înțelege o subdiviziune a unei persoane juridice, în locul căreia este dotat un loc de muncă (locuri de muncă) distincte.
Clauza 3 din Instrucțiunea nr. 3210-U stabilește că un reprezentant autorizat al unei subdiviziuni separate poate, în modul prescris de o persoană juridică, să depună numerar la casieria unei persoane juridice, sau la o bancă sau la o organizație care face parte din sistemul Băncii Rusiei, pentru a-și transfera sumele într-un cont bancar de persoană juridică.
Conceptul de „reprezentant autorizat” nu este explicat prin Instrucțiunea nr. 3210-U. Totuși, clauza 4 din Ordonanța nr. 3210-U stabilește că tranzacțiile cu numerar sunt efectuate la casierie de către un casier sau alt angajat desemnat de conducătorul unei persoane juridice, un antreprenor individual sau o altă persoană autorizată (denumită în continuare manager) dintre angajații săi (denumit în continuare casier) cu stabilirea drepturilor și îndatoririlor oficiale corespunzătoare, cu care casierul trebuie să se familiarizeze cu o semnătură personală. În plus, clauza 14 din Regulamentul privind contabilitatea și raportarea financiară în Federația Rusă (aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34n) stabilește că șeful organizației, de comun acord cu șeful contabil, aprobă lista persoanelor îndreptățite să semneze documente contabile primare ( clauzele 6, 7, partea 2 din articolul 9 din Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”).
Astfel, documentele care formalizează tranzacțiile cu numerar pot fi semnate de o persoană împuternicită, în vederea aplicării Ordonanței nr. 3210-U, o astfel de persoană urmând să fie recunoscută ca casier. Orice persoană (inclusiv managerul PE) care este angajat al organizației și desemnată prin documentul administrativ corespunzător (de exemplu, prin ordin) al organizației-mamă poate acționa ca reprezentant autorizat. Astfel, șeful persoanei juridice are dreptul de a atribui toate responsabilitățile pentru întocmirea documentelor de numerar în PO managerului PO.
Pentru informația dumneavoastră
Restrângeți afișarea
1. După cum sa spus, pentru o subdiviziune separată care acceptă numerar la casierie, organizația-mamă poate stabili (prin ordin sau alt document administrativ) una din două proceduri:
Procedura de stabilire a limitei soldului de numerar pentru PO va depinde de metoda de acțiune aleasă. În primul caz (când banii sunt depuși la bancă), se stabilește o limită separată (proprie) a soldului de numerar pentru o unitate separată. Mai mult, stabilirea acestei limite se realizează nu de către unitatea în sine, ci de către șeful organizației-mamă, care emite documentul administrativ (ordinul) corespunzător. O copie separată a unui astfel de document este trimisă departamentului (paragraful 6, clauza 2 din Directiva nr. 3210-U). Limita se calculează conform regulilor generale prevăzute în Anexa la Ordonanța nr. 3210-U (denumită în continuare Anexă). În cel de-al doilea caz (banii se predau casieriei organizației-mamă), reiese din formularea alin. 5 p. 2 din Instrucțiunea nr. 3210-U, o subdiviziune separată trebuie să aibă și o limită proprie asupra soldului de numerar. Dar procedura de calcul este diferită: în primul rând, organizația-mamă calculează limita totală pentru ea însăși și ținând cont de diviziile pe care le are (excluzând cele care donează numerar băncii). Și apoi, din această limită totală, se alocă limite pentru anumite departamente. Mai mult, procedura pentru o astfel de „separare” nu este precizată, prin urmare, în opinia noastră, organizația o poate stabili în mod independent. De exemplu, puteți utiliza formula utilizată pentru a calcula limita totală sau puteți stabili limita pentru fiecare departament în mod arbitrar. Este important ca, ca și în primul caz (când subdiviziunea depune numerar la bancă), o copie a documentului administrativ care stabilește o limită a soldului de numerar pentru subdiviziunea separată trebuie să fie trimisă subdiviziunii (paragraful 6, clauza 2 din Direcție). nr. 3210-U).
2. Fiecare subdiviziune separată în care se efectuează tranzacții cu numerar, indiferent dacă predă numerar băncii sau organizației-mamă, trebuie să țină propriul registru de numerar. De reținut că în Ordonanța nr. 3210-U această cerință nu este direct fixată, însă, rezultă din procedura generală de contabilizare a numerarului, care presupune efectuarea de înscrieri în registrul de casă cu privire la fiecare fapt de primire și emitere de numerar (paragraful 3, paragraful 4.6, clauza 4 din Direcția nr. 3210-U). Această cerință este cuprinsă și în scrisoarea Băncii Rusiei din 04.05.2012 Nr. 29-1-1-6 / 3255, explicând prevederile similare ale Regulamentului Băncii Rusiei din 12.10.2011 Nr. 373-P „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar cu bancnote și monede ale Băncii Rusiei pe teritoriul Federației Ruse „(în vigoare înainte de intrarea în vigoare a Ordonanței nr. 3210-U, a devenit acum invalidă).
Alineatul 7 sub. 4.6 clauza 4 din Direcţia nr. 3210-U prevede că subdiviziunile separate transferă organizaţiei principale o copie a fişei de casă. Procedura de transfer, inclusiv calendarul, este stabilită chiar de persoana juridică, ținând cont de perioada de întocmire a situațiilor contabile (financiare). Vă rugăm să rețineți: nu este absolut necesar să transferați o copie a foii în fiecare zi, trebuie să fixați procedura de transfer și într-un document special - o comandă sau să o includeți în politica contabilă a organizației. Instrucțiunea nr. 3210-U nu conține nicio cerință pentru această comandă.
3. Acceptarea numerarului la casa de numerar al unei persoane juridice, predată de o subdiviziune separată, și eliberarea numerarului necesar pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar către o subdiviziune separată, se efectuează conform ordinelor de numerar primite și ieșite. Procedura de acceptare și emitere a banilor este stabilită chiar de persoana juridică (subclauza 5.3, clauza 5, subclauza 6.4, clauza 6 din Ordonanța nr. 3210-U). Cu alte cuvinte, chitanțele și ordinele de debitare ar trebui întocmite în momentul primirii și emiterii efective a banilor.
Instrucțiunea nr. 3210-U nu conține alte particularități ale efectuării operațiunilor de numerar ale OP.
Multe organizații comerciale și de catering, precum și farmacii, au subdiviziuni separate, care sunt o rețea de magazine, chioșcuri, restaurante, cafenele, snack-baruri, farmacii etc. Astfel de puncte de vânzare lucrează cu cumpărători (clienți) pentru numerar sau folosind carduri de plastic. Cum se organizează corect contabilitatea tranzacțiilor cu numerar?
Cerințe obligatorii pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar
Documentele de reglementare care reglementează circulația numerarului în Federația Rusă și care determină procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar sunt:
Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă, aprobată prin Decizia Consiliului de Administrație al Băncii Rusiei nr. 40 din 22 septembrie 1993 (denumită în continuare Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar);
Regulamentul Băncii Rusiei din 05.01.1998 N 14-P „Cu privire la regulile de organizare a circulației numerarului pe teritoriul Federației Ruse” (denumite în continuare Regulile circulației monetare);
Ordonanța Băncii Rusiei din 20.06.2007 N 1843-U „Cu privire la valoarea maximă a decontărilor în numerar și a cheltuielilor de numerar primite la casieria unei persoane juridice sau la casa unui antreprenor individual”.
Problema specificului efectuării tranzacțiilor cu numerar de către organizațiile care au subdiviziuni separate nu a fost încă clarificată. Prin urmare, în astfel de organizații, apar adesea probleme cu reflectarea tranzacțiilor în registrul de numerar, numerotarea ordinelor de numerar și stabilirea unei limite de numerar. Cu toate acestea, organizând corect fluxul de lucru, puteți rezolva problemele și puteți evita amenzile în timpul inspecțiilor.
Notă. Metodele contabile alese de organizație sunt aplicate de toate sucursalele, reprezentanțele și alte divizii ale organizației (inclusiv cele alocate unui bilanţ separat), indiferent de locaţie (clauza 10 din PBU 1/98).
Într-o subdiviziune separată, ca și în organizația în sine, toate tranzacțiile comerciale sunt întocmite prin documente primare. Acest lucru este stabilit în art. 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea N 129-FZ). Mai mult, fluxul de lucru trebuie organizat în conformitate cu cerințele legislației în vigoare și ale politicii contabile adoptate în organizație. La paragraful 3 al art. 5 din Legea N 129-FZ spune că organizațiile, ghidate de legislația Federației Ruse cu privire la contabilitate, reglementările organismelor de reglementare a contabilității, formează în mod independent o politică contabilă bazată pe structura, domeniul de activitate și alte caracteristici ale activității.
Filialele și reprezentanțele organizațiilor străine situate pe teritoriul Rusiei pot forma o politică contabilă bazată pe regulile stabilite în țara de localizare a unei organizații străine, dacă acestea nu contravin Standardelor Internaționale de Raportare Financiară (clauza 4 din PBU 1/98). ). Ca parte a politicii contabile, sunt aprobate, de asemenea, regulile pentru fluxul documentelor și tehnologia de prelucrare a informațiilor contabile.
Astfel, procedura de păstrare a documentelor de casă, inclusiv a registrului de casă, este fixată în politica contabilă a unei organizații care are subdiviziuni separate, ținând cont de specificul activităților sale.
Cartea de numerar
Încasările și retragerile de numerar din companii sunt înregistrate în registrul de numerar (formular N KO-4)<1>... Această cerință este stabilită în clauza 22 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar. Registrul de casă înregistrează zilnic suma de numerar primită și eliberată de organizație, iar soldul de numerar la casa de casă la începutul și la sfârșitul zilei.
Registrul de casă trebuie ținut de toate organizațiile, inclusiv de cele care aplică regimuri speciale de impozitare precum Impozitul Agricol Unificat, sistemul de impozitare simplificat și UTII (clauza 3 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar).
<1>Formele unificate de documente primare pentru contabilitatea tranzacțiilor cu numerar N N KO-1, KO-2, KO-3, KO-4 și KO-5 au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18.08.1998 N 88.
Notă. Casierul acestei organizații nu va putea înscrie în evidența registrului de casă a operațiunilor dintr-o subdiviziune separată îndepărtată din punct de vedere geografic la momentul implementării acestora.
Organizația deține un singur carnet de casă, care trebuie numerotat, dantelat și sigilat cu sigiliu de ceară sau mastic, numărul de foi din acesta trebuie să fie certificat prin semnăturile șefului și contabilului șef al acestei organizații (clauza 23 din Procedură). pentru efectuarea tranzacţiilor cu numerar). Pentru organizațiile cu subdiviziuni separate, legislația Federației Ruse nu prevede excepții. Registrul de numerar al acestor companii ar trebui să fie uniform și păstrat în cadrul organizației în sine.
În conformitate cu cerințele stabilite în Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar, casieria organizației este obligată să facă o înscriere corespunzătoare în registrul de casă imediat după primirea sau emiterea banilor pentru fiecare ordin de numerar sau alt document care îl înlocuiește. În fiecare zi, la sfârșitul zilei de lucru, casieria calculează rezultatele operațiunilor pentru ziua respectivă, afișează soldul de bani în casa de marcat la data următoare și transferă departamentului de contabilitate sub formă de raport de casierie o a doua foaie de rupere. (o copie a înregistrărilor în registrul de casă pentru ziua respectivă) cu documentele de casă de intrare și de ieșire contra chitanței în registrul de casă. Evident, este foarte dificil să desfășoare astfel de acțiuni într-o situație în care o subdiviziune separată este îndepărtată geografic de organizația-mamă sau este situată în alt oraș.
Să luăm în considerare mai multe modalități de a menține o carte de numerar de către organizațiile cu divizii separate, care sunt cel mai des folosite în practică.
Notă. Indirect, legalitatea acestei operațiuni este confirmată de prezența unei linii pentru informații despre o subdiviziune separată pe pagina de titlu a cărții de numerar a formularului unificat N KO-4.
Menținerea secțiunilor separate ale registrului de numerar unificat
în subdiviziuni separate
Unele companii reflectă tranzacțiile cu numerar ale diviziilor separate din punct de vedere geografic în secțiuni, volume sau părți separate ale unui registru de numerar unificat. Această procedură de flux de documente trebuie prevăzută în politica contabilă.
În fiecare subdiviziune separată, se deschide o secțiune, un volum sau o parte separată a registrului de numerar unificat, iar casierul subdiviziunii scrie în mod independent ordinele de numerar primite și ieșite cu propria sa numerotare specifică și reflectarea ulterioară a acestora în registrul de numerar unificat al organizare.
Este mai convenabil să se mențină automat secțiuni ale registrului de casă, adică să se formeze zilnic foi la sfârșitul zilei de lucru sub formă de tipărite cu detaliile furnizate în formularul unificat N KO-4. La sfârșitul perioadei de raportare, acestea sunt cusute.
Pe pagina de titlu a fiecărei secțiuni (volum, parte) sunt indicate numele organizației, subdiviziunea sa separată și numărul secțiunii din registrul de numerar unificat.
Deoarece în acest caz este imposibil să se respecte numerotarea de la capăt la capăt a comenzilor de numerar primite și ieșite în ansamblu pentru organizație, este recomandabil, prin ordinul șefului, să se atribuie fiecărei nume convenționale sau număr de cod. subdiviziune. În consecință, la înregistrarea ordinelor de numerar de intrare și de ieșire (formele NN KO-1 și KO-2), li se atribuie numere fracționale, unde numărătorul este numărul ordinal al ordinului de numerar conform registrului documentelor de numerar de intrare și de ieșire (formular N KO-3), și numitorul - codul (numele de cod) al unei subdiviziuni separate.
Notă. Procedura de atribuire a numerelor fiecăreia dintre secțiunile registrului de numerar ar trebui stabilită în politica contabilă.
Exemplu. Sediul central al UpakovkaPlus LLC este situat în Moscova. Organizația are două subdiviziuni separate care nu sunt alocate la solduri separate și nu au conturi curente. Unul dintre ei este în Odintsovo, celălalt în Tver. În conformitate cu politica contabilă a UpakovkaPlus LLC pentru 2008, registrul de numerar unificat al organizației este format din trei secțiuni separate, cărora li se atribuie coduri:
01 - pentru secțiunea de carte de casă a organizației-mamă;
02 - pentru secțiunea registrului de casă a unei subdiviziuni separate din Odintsovo;
03 - pentru secțiunea registrului de casă a unei subdiviziuni separate din Tver.
Conform politicii contabile, la completarea comenzilor de numerar de către divizii separate ale organizației, sunt utilizate numere fracționale. Numărătorul lor este numărul ordinal al ordinului de numerar din subdiviziunea separată corespunzătoare, iar numitorul este codul unei anumite subdiviziuni separate:
Pentru organizația principală: ordin de intrare numerar din 08.09.2008 N 82/01, ordin de ieșire de numerar din 12.09.2008 N 76/01;
- pentru filiala din Odintsovo: număr de intrare de numerar din 09.04.2008 N 236/02, ordin de ieșire de numerar din 09.04.2008 N 218/02;
Pentru filiala din Tver: numar bon de numerar din 24.09.2008 N 179/03, ordin de iesire numerar din 26.09.2008 N 154/03.
Prin ordinul șefului organizației, este necesar să se stabilească frecvența de transfer a secțiunilor individuale ale registrului de numerar unificat, rapoarte de numerar cu documente de numerar de intrare și de ieșire, precum și alte documente de numerar primare din divizii separate către departamentul de contabilitate. a organizaţiei-mamă.
Notă. Secțiunile (volume, părți) transferate la sediul central împreună vor alcătui o singură carte de casă a organizației. Totodată, organizația trebuie să asigure cusătura documentelor primite lunar, respectând cronologia și respectarea codurilor stabilite pentru divizii separate.
În cazul în care o subdiviziune separată nu este alocată unui bilanț separat și nu are un cont curent separat, originalele documentelor primare de numerar și secțiunile (volume, părți) din registrul de casă sunt transferate departamentului de contabilitate al mamă. organizare. Copiile acestor documente rămân într-o diviziune separată.
Dacă o divizie separată este alocată unui bilanţ separat şi are un cont curent separat, copii ale documentelor primare de numerar şi ale secţiunilor (volume, părţi) ale registrului de casă, certificate de sigiliul, semnăturile şefului şi contabilului şef al contabilului separat. diviziei, sunt transferate la departamentul de contabilitate al organizației-mamă. Originalele documentelor sunt păstrate într-o divizie separată.
La sfârșitul perioadei de raportare, diviziile transferă departamentului de contabilitate al organizației-mamă primele copii ale secțiunilor (volume, părți) din registrul de casă pentru întocmirea raportării consolidate și pentru confirmarea soldurilor fondurilor din câmp, păstrează copii.
Pe baza primelor copii ale registrului de casă (rapoartele casieriei) și a documentelor de numerar anexate ale diviziilor separate, departamentul de contabilitate al organizației-mamă reflectă operațiunile privind mișcarea numerarului în conturile contabile. Mai mult, data tranzacției din contabilitate trebuie să corespundă cu data din documentele de casă.
Din punct de vedere tehnic, această metodă de ținere a registrului de numerar este convenabilă atât pentru organizația-mamă, cât și pentru diviziile separate. În același timp, are un dezavantaj semnificativ: cerințele Procedurii de Efectuare a Operațiunilor de Cash nu sunt îndeplinite. În conformitate cu art. 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, încălcarea procedurii de lucru cu numerar și a procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar implică impunerea unei amenzi administrative funcționarilor în valoare de la 4.000 la 5.000 de ruble, iar unei organizații - de la 40.000 la 50.000 de ruble.
Menținerea unui registru de numerar separat
divizii de sine stătătoare
O singură carte de numerar a unei organizații vă permite să concentrați toate tranzacțiile cu numerar într-un singur loc. Prin urmare, organizația va putea exercita un control adecvat asupra acestor operațiuni. Prezența subdiviziunilor izolate la distanță geografică complică un astfel de control. În acest sens, multe firme, cu încălcarea cerințelor Procedurii pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar, compun un registru de numerar separat în fiecare astfel de divizie. Ca urmare, documentele primare privind tranzacțiile în numerar sunt întocmite de divizii separate, separat de documentele organizației-mamă și au propria numerotare.
Notă. Organizația principală și fiecare subdiviziune separată sunt date în prealabil încasări și chitanțe de numerar numerotate, pentru care raportează la sfârșitul fiecărei luni și în baza cărora se întocmește un registru de casă la sediul central.
De regulă, această metodă de organizare a tranzacțiilor cu numerar se aplică diviziilor separate alocate unui bilanţ separat și care au un cont curent. Este cel mai optim din punct de vedere al organizării contabilității, este convenabil din punct de vedere tehnic, dar încalcă în mod semnificativ cerințele Procedurii pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar.
Mentinerea unui singur cash book cu pre-rezervare
gama de numere de ordine în numerar
Cu metoda specificată de efectuare a tranzacțiilor cu numerar, organizația principală completează registrul de numerar, pre-rezervând intervalele de ordine de numerar de intrare și de ieșire între divizii separate. De exemplu, formularele de documente de la 1 la 200 rămân în organizația-mamă, de la 201 la 400 sunt rezervate pentru o subdiviziune separată, de la 401 la 600 - pentru următoarea subdiviziune separată etc.
O metodă similară de organizare a circulației documentelor pentru contabilitatea tranzacțiilor cu numerar poate fi utilizată de organizațiile a căror rețea de sucursale este construită strict pe principiul producției teritoriale, iar filialele nu vând produse, lucrări sau servicii contra numerar. Cu alte cuvinte, cu activitățile unei astfel de organizații, atunci când este posibil să se prevadă cu exactitate numărul de formulare utilizate, de exemplu, doar pentru eliberarea de salarii, plata materiilor prime și materialelor pe baza programului de livrare. Dar chiar și pentru aceste organizații există riscul unor penalități pentru livrarea cu întârziere a numerarului neutilizat către casierie.
În plus, din punct de vedere tehnic, metoda avută în vedere nu este foarte convenabilă. Este posibilă o situație când numărul ordinului în numerar pentru o dată anterioară poate fi mai mare decât numărul pentru o dată ulterioară într-o altă subdiviziune separată pentru o subdiviziune separată. Acest lucru încalcă regulile de numerotare secvențială în ordine cronologică pentru organizație în ansamblu (clauza 21 din Regulamentul privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar).
Menținerea unui birou de casă operațional în divizii separate
Legislația actuală permite organizațiilor, inclusiv celor cu divizii separate, să aibă un așa-numit cash desk operațional.
Notă. Dacă este necesar, organizația are dreptul de a deschide un subcont „Cash operațional” în contul 50. Acest lucru este prevăzut în Instrucțiunile de aplicare a Planului de Conturi.
În conformitate cu clauza 28 din Procedura de desfășurare a tranzacțiilor cu numerar, casierul șef (senior), înainte de începerea zilei de lucru, acordă în avans casierilor casierelor operaționale suma de numerar necesară pentru tranzacțiile de debit, contra unei chitanțe în cartea de contabilizarea fondurilor primite si emise de casier (formular nr. KO-5). La randul lor, la sfarsitul zilei de lucru, casierii de la casierie de exploatare ii raporteaza primind un avans si bani acceptati conform documentelor primite. Restul de numerar și documente de numerar pentru operațiunile efectuate se predă contra chitanță (în aceeași carte de contabilitate pentru banii primiți și eliberați de casier).
În acest caz, comenzile de numerar de intrare și ieșire sau documentele care le înlocuiesc, înainte de a fi transferate la casierie, sunt înregistrate de către departamentul de contabilitate în registrul documentelor de numerar de intrare și ieșire (formular N KO-3).
Astfel, în politica contabilă a organizației, este posibil să se prevadă ca casa principală să fie situată la locația organizației-mamă, iar casele de casă operaționale să fie deschise în divizii separate geografic îndepărtate. În plus, politica contabilă stabilește procedura și frecvența transferului soldurilor de numerar de la casele de casă operaționale la casa principală a organizației-mamă (de exemplu, săptămânal).
Notă. Ordinele de cheltuială în numerar emise în extrasele de plată (decontare și plată) pentru salarii și alte plăți echivalente cu acestea sunt înregistrate după emitere (clauza 21 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar).
Casiera organizației-mamă, pe lângă registrul de casă, trebuie să țină și un registru de contabilitate a fondurilor primite și eliberate de casier, care este deschis pe un an. În consecință, casierii caselor de marcat operaționale ale diviziilor separate trebuie să țină registre de casă operaționale. În aceste cărți, ele reflectă zilnic citirile ghișeelor caselor de marcat la începutul și la sfârșitul zilei de lucru, suma veniturilor aferente zilei și suma de bani depusă la casieria organizației (sumele sunt confirmate de către semnăturile persoanelor responsabile). Forma registrului de casă operațional trebuie aprobată ca una dintre anexele la politica contabilă, pe baza formularului unificat N KO-4.
În ciuda confortului și a utilizării pe scară largă a acestei metode de organizare a tranzacțiilor cu numerar, aceasta nu exclude riscul aplicării organizației a sancțiunilor prevăzute la art. 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, deoarece nu îndeplinește cerințele obligatorii stabilite în Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar.
Mentinerea unei singure case de marcat
O analiză a metodelor de mai sus de ținere a unui registru de numerar, utilizate de multe companii cu sucursale, ne permite să concluzionam că o astfel de organizare a tranzacțiilor cu numerar va fi întotdeauna plină de riscul unor pretenții din partea autorităților de reglementare - bănci și inspectorate fiscale. Cert este că poziția lor cu privire la această problemă este lipsită de ambiguitate. Societatea nu are dreptul să fundamenteze crearea de case de marcat separate în divizii izolate la distanță, păstrând în acestea registre de casă separate, volume sau secțiuni separate ale registrului de casă unificat cu prevederile propriei politici contabile.
Notă. Documentele administrative și politica contabilă a organizației nu pot modifica în niciun fel normele legale stabilite de lege și să le confere un alt sens.
De exemplu, este imposibil să se modifice prevederea clauzei 23 din Procedura pentru menținerea tranzacțiilor cu numerar pe unitatea registrului de numerar al organizației, care are scopul de a preveni intrarea retroactivă a intrărilor în registrul de numerar. În plus, este imposibil să se formeze volume sau secțiuni separate ale registrului de numerar într-una cu paginare continuă.
Site-ul web al unuia dintre departamentele regionale ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei oferă următoarele recomandări pentru rezolvarea problemei contabilității tranzacțiilor cu numerar într-o companie cu o rețea extinsă de sucursale. Mijloacele moderne de comunicare fac posibilă organizarea fluxului de lucru între sediul central și sucursală în așa fel încât datele privind tranzacțiile în numerar să ajungă la sediul central în momentul executării acestora. Nu este o coincidență faptul că clauzele 2.4 și 2.5 din Regulile circulației monetare prevăd transferul plăților prin întreprinderile Comitetului de stat pentru comunicații din Rusia. Este permisă ținerea unui registru de casă sub forma unui aparat computerizat (clauza 25 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar).
Scrisoarea legii. Cine verifică tranzacțiile cu numerar din organizație
Organizațiile care nu respectă procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar și de lucru cu numerar sunt supuse măsurilor de răspundere prevăzute de actele legislative și de alte acte juridice ale Federației Ruse (clauza 2.15 din Regulile circulației monetare). Băncile verifică sistematic (cel puțin o dată la doi ani):
Completitudinea afișării numerarului primit la bancă și completitatea depunerii banilor la casieria băncii;
Îndeplinirea condițiilor convenite cu banca pentru cheltuirea numerarului primit la casieria organizației;
Respectarea sumei maxime a decontărilor în numerar;
Respectarea limitei soldului de numerar la casieria organizației;
Păstrarea unui registru de numerar și a altor documente de numerar.
Pe baza rezultatelor auditului, se eliberează două sau trei copii ale unui certificat cu privire la rezultatele auditului privind conformitatea companiei cu procedura de lucru cu numerar, care sunt semnate de șeful, contabilul șef al organizației și un reprezentant a băncii. Rezultatele verificării sunt revizuite de bancă în termen de trei zile. Apoi, a treia copie a certificatului este transferată organizației, iar a doua rămâne în bancă. În cazul în care s-au constatat fapte de încălcare a procedurii de lucru cu numerar, prima copie a certificatului este transmisă inspectoratului fiscal de la locul de înregistrare a contribuabilului pentru a stabili măsurile de răspundere. În lipsa încălcărilor, inspectorii completează doar două certificate. Astfel, angajații băncii nu pot întocmi protocoale privind responsabilitatea administrativă. Autoritățile fiscale nu au dreptul să efectueze inspecții ale organizațiilor privind respectarea sumelor limită stabilite pentru decontări în numerar pentru obiectele de inventar, lucrări și servicii, respectarea procedurii de stocare a fondurilor gratuite și acumularea de numerar în casierie în limitele stabilite. În același timp, autoritățile fiscale pot ridica aceste probleme atunci când verifică (de exemplu, dacă organizația aplică KKT).
Cu toate acestea, o astfel de organizare a plăților în numerar are un dezavantaj: implementarea acestei metode necesită costuri semnificative. Deși nu mai puține costuri, aparent, vor fi necesare pentru a înregistra fiecare sucursală ca o entitate juridică separată.
Limită de casierie
Regulile de circulație monetară stabilesc că numerarul primit la casele organizațiilor trebuie să fie depus la bancă pentru creditarea ulterioară în contul său curent. Numerarul se păstrează în casierie numai în limita stabilită de banca deservitoare de comun acord cu șeful acestei organizații. Limita soldului de numerar la casierie se aprobă pentru un an calendaristic tuturor organizațiilor care au casă și efectuează plăți în numerar, indiferent de forma lor organizatorică și juridică și domeniul de activitate. Pentru aceasta, organizațiile depun la banca care furnizează servicii de decontare și numerar, o decontare în formularul N 0408020<2>... La o cerere motivată, limita anuală stabilită de organizație poate fi modificată în cursul anului.
<2>Acest formular este cuprins în Anexa 1 la Regulile de circulație monetară.
Soluția la problema stabilirii unei limite de numerar pentru o organizație care are o subdiviziune separată depinde dacă o astfel de subdiviziune este alocată unui bilanţ separat cu cont curent propriu sau nu.
O organizație, care include subdiviziuni separate care nu sunt alocate la solduri separate și nu au conturi curente în instituțiile bancare, se stabilește o limită unică a soldului de numerar, ținând cont de aceste subdiviziuni structurale. Să vedem cum se întâmplă acest lucru în practică.
1. Limita de numerar se aprobă de către banca în care este deschis contul curent al organizației-mamă. Dacă există mai multe conturi curente în bănci diferite, organizația-mamă, la discreția sa, stabilește banca care va aproba limita de numerar.
2. Suma totală a limitei de numerar stabilite este repartizată de către organizația-mamă în părți separate din limita pentru organizația-mamă și pentru fiecare unitate structurală. Această repartizare este oficializată prin ordinul șefului organizației, care este adus în atenția șefilor tuturor diviziilor structurale. Suma totală a tuturor acțiunilor trebuie să fie egală cu suma totală a limitei de numerar a organizației.
„Curier fiscal rus”, 2008, N 20
O procedură specială pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar pentru firmele cu subdiviziuni separate nu este stabilită de legislația Federației Ruse. Uneori, este imposibil să se îndeplinească cerințele pentru plăți în numerar dacă sediul central al organizației este îndepărtat geografic de sucursale. Articolul oferă recomandări practice pentru organizarea fluxului de lucru în astfel de firme.
Multe organizații comerciale și de catering, precum și farmacii, au subdiviziuni separate, care sunt o rețea de magazine, chioșcuri, restaurante, cafenele, snack-baruri, farmacii etc. Astfel de puncte de vânzare lucrează cu cumpărători (clienți) pentru numerar sau folosind carduri de plastic. Cum se organizează corect contabilitatea tranzacțiilor cu numerar?
Documentele de reglementare care reglementează circulația numerarului în Federația Rusă și care determină procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar sunt:
Problema specificului efectuării tranzacțiilor cu numerar de către organizațiile care au subdiviziuni separate nu a fost încă clarificată. Prin urmare, în astfel de organizații, apar adesea probleme cu reflectarea tranzacțiilor în registrul de numerar, numerotarea ordinelor de numerar și stabilirea unei limite de numerar. Cu toate acestea, organizând corect fluxul de lucru, puteți rezolva problemele și puteți evita amenzile în timpul inspecțiilor.
Notă. Metodele contabile alese de organizație sunt aplicate de toate sucursalele, reprezentanțele și alte divizii ale organizației (inclusiv cele alocate unui bilanţ separat), indiferent de locaţie (clauza 10 din PBU 1/98).
Într-o subdiviziune separată, ca și în organizația în sine, toate tranzacțiile comerciale sunt întocmite prin documente primare. Acest lucru este stabilit în art. 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea N 129-FZ). Mai mult, fluxul de lucru trebuie organizat în conformitate cu cerințele legislației în vigoare și ale politicii contabile adoptate în organizație. La paragraful 3 al art. 5 din Legea N 129-FZ spune că organizațiile, ghidate de legislația Federației Ruse cu privire la contabilitate, reglementările organismelor de reglementare a contabilității, formează în mod independent o politică contabilă bazată pe structura, domeniul de activitate și alte caracteristici ale activității.
Filialele și reprezentanțele organizațiilor străine situate pe teritoriul Rusiei pot forma o politică contabilă bazată pe regulile stabilite în țara de localizare a unei organizații străine, dacă acestea nu contravin Standardelor Internaționale de Raportare Financiară (clauza 4 din PBU 1/98). ). Ca parte a politicii contabile, sunt aprobate, de asemenea, regulile pentru fluxul documentelor și tehnologia de prelucrare a informațiilor contabile.
Astfel, procedura de păstrare a documentelor de casă, inclusiv a registrului de casă, este fixată în politica contabilă a unei organizații care are subdiviziuni separate, ținând cont de specificul activităților sale.
Încasările și retragerile de numerar din companii sunt înregistrate în registrul de numerar (formular N KO-4)<1>... Această cerință este stabilită în clauza 22 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar. Registrul de casă înregistrează zilnic suma de numerar primită și eliberată de organizație, iar soldul de numerar la casa de casă la începutul și la sfârșitul zilei.
Registrul de casă trebuie ținut de toate organizațiile, inclusiv de cele care aplică regimuri speciale de impozitare precum Impozitul Agricol Unificat, sistemul de impozitare simplificat și UTII (clauza 3 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar).
<1>Formele unificate de documente primare pentru contabilitatea tranzacțiilor cu numerar N N KO-1, KO-2, KO-3, KO-4 și KO-5 au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18.08.1998 N 88.
Notă. Casierul acestei organizații nu va putea înscrie în evidența registrului de casă a operațiunilor dintr-o subdiviziune separată îndepărtată din punct de vedere geografic la momentul implementării acestora.
Organizația deține un singur carnet de casă, care trebuie numerotat, dantelat și sigilat cu sigiliu de ceară sau mastic, numărul de foi din acesta trebuie să fie certificat prin semnăturile șefului și contabilului șef al acestei organizații (clauza 23 din Procedură). pentru efectuarea tranzacţiilor cu numerar). Pentru organizațiile cu subdiviziuni separate, legislația Federației Ruse nu prevede excepții. Registrul de numerar al acestor companii ar trebui să fie uniform și păstrat în cadrul organizației în sine.
În conformitate cu cerințele stabilite în Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar, casieria organizației este obligată să facă o înscriere corespunzătoare în registrul de casă imediat după primirea sau emiterea banilor pentru fiecare ordin de numerar sau alt document care îl înlocuiește. În fiecare zi, la sfârșitul zilei de lucru, casieria calculează rezultatele operațiunilor pentru ziua respectivă, afișează soldul de bani în casa de marcat la data următoare și transferă departamentului de contabilitate sub formă de raport de casierie o a doua foaie de rupere. (o copie a înregistrărilor în registrul de casă pentru ziua respectivă) cu documentele de casă de intrare și de ieșire contra chitanței în registrul de casă. Evident, este foarte dificil să desfășoare astfel de acțiuni într-o situație în care o subdiviziune separată este îndepărtată geografic de organizația-mamă sau este situată în alt oraș.
Să luăm în considerare mai multe modalități de a menține o carte de numerar de către organizațiile cu divizii separate, care sunt cel mai des folosite în practică.
Notă. Indirect, legalitatea acestei operațiuni este confirmată de prezența unei linii pentru informații despre o subdiviziune separată pe pagina de titlu a cărții de numerar a formularului unificat N KO-4.
Unele companii reflectă tranzacțiile cu numerar ale diviziilor separate din punct de vedere geografic în secțiuni, volume sau părți separate ale unui registru de numerar unificat. Această procedură de flux de documente trebuie prevăzută în politica contabilă.
În fiecare subdiviziune separată, se deschide o secțiune, un volum sau o parte separată a registrului de numerar unificat, iar casierul subdiviziunii scrie în mod independent ordinele de numerar primite și ieșite cu propria sa numerotare specifică și reflectarea ulterioară a acestora în registrul de numerar unificat al organizare.
Este mai convenabil să se mențină automat secțiuni ale registrului de casă, adică să se formeze zilnic foi la sfârșitul zilei de lucru sub formă de tipărite cu detaliile furnizate în formularul unificat N KO-4. La sfârșitul perioadei de raportare, acestea sunt cusute.
Pe pagina de titlu a fiecărei secțiuni (volum, parte) sunt indicate numele organizației, subdiviziunea sa separată și numărul secțiunii din registrul de numerar unificat.
Deoarece în acest caz este imposibil să se respecte numerotarea de la capăt la capăt a comenzilor de numerar primite și ieșite în ansamblu pentru organizație, este recomandabil, prin ordinul șefului, să se atribuie fiecărei nume convenționale sau număr de cod. subdiviziune. În consecință, la înregistrarea ordinelor de numerar de intrare și de ieșire (formele NN KO-1 și KO-2), li se atribuie numere fracționale, unde numărătorul este numărul ordinal al ordinului de numerar conform registrului documentelor de numerar de intrare și de ieșire (formular N KO-3), și numitorul - codul (numele de cod) al unei subdiviziuni separate.
Notă. Procedura de atribuire a numerelor fiecăreia dintre secțiunile registrului de numerar ar trebui stabilită în politica contabilă.
Exemplu. Sediul central al UpakovkaPlus LLC este situat în Moscova. Organizația are două subdiviziuni separate care nu sunt alocate la solduri separate și nu au conturi curente. Unul dintre ei este în Odintsovo, celălalt în Tver. În conformitate cu politica contabilă a UpakovkaPlus LLC pentru 2008, registrul de numerar unificat al organizației este format din trei secțiuni separate, cărora li se atribuie coduri:
Conform politicii contabile, la completarea comenzilor de numerar de către divizii separate ale organizației, sunt utilizate numere fracționale. Numărătorul lor este numărul ordinal al ordinului de numerar din subdiviziunea separată corespunzătoare, iar numitorul este codul unei anumite subdiviziuni separate:
Prin ordinul șefului organizației, este necesar să se stabilească frecvența de transfer a secțiunilor individuale ale registrului de numerar unificat, rapoarte de numerar cu documente de numerar de intrare și de ieșire, precum și alte documente de numerar primare din divizii separate către departamentul de contabilitate. a organizaţiei-mamă.
Notă. Secțiunile (volume, părți) transferate la sediul central împreună vor alcătui o singură carte de casă a organizației. Totodată, organizația trebuie să asigure cusătura documentelor primite lunar, respectând cronologia și respectarea codurilor stabilite pentru divizii separate.
În cazul în care o subdiviziune separată nu este alocată unui bilanț separat și nu are un cont curent separat, originalele documentelor primare de numerar și secțiunile (volume, părți) din registrul de casă sunt transferate departamentului de contabilitate al mamă. organizare. Copiile acestor documente rămân într-o diviziune separată.
Dacă o divizie separată este alocată unui bilanţ separat şi are un cont curent separat, copii ale documentelor primare de numerar şi ale secţiunilor (volume, părţi) ale registrului de casă, certificate de sigiliul, semnăturile şefului şi contabilului şef al contabilului separat. diviziei, sunt transferate la departamentul de contabilitate al organizației-mamă. Originalele documentelor sunt păstrate într-o divizie separată.
La sfârșitul perioadei de raportare, diviziile transferă departamentului de contabilitate al organizației-mamă primele copii ale secțiunilor (volume, părți) din registrul de casă pentru întocmirea raportării consolidate și pentru confirmarea soldurilor fondurilor din câmp, păstrează copii.
Pe baza primelor copii ale registrului de casă (rapoartele casieriei) și a documentelor de numerar anexate ale diviziilor separate, departamentul de contabilitate al organizației-mamă reflectă operațiunile privind mișcarea numerarului în conturile contabile. Mai mult, data tranzacției din contabilitate trebuie să corespundă cu data din documentele de casă.
Din punct de vedere tehnic, această metodă de ținere a registrului de numerar este convenabilă atât pentru organizația-mamă, cât și pentru diviziile separate. În același timp, are un dezavantaj semnificativ: cerințele Procedurii de Efectuare a Operațiunilor de Cash nu sunt îndeplinite. În conformitate cu art. 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, încălcarea procedurii de lucru cu numerar și a procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar implică impunerea unei amenzi administrative funcționarilor în valoare de la 4.000 la 5.000 de ruble, iar unei organizații - de la 40.000 la 50.000 de ruble.
O singură carte de numerar a unei organizații vă permite să concentrați toate tranzacțiile cu numerar într-un singur loc. Prin urmare, organizația va putea exercita un control adecvat asupra acestor operațiuni. Prezența subdiviziunilor izolate la distanță geografică complică un astfel de control. În acest sens, multe firme, cu încălcarea cerințelor Procedurii pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar, compun un registru de numerar separat în fiecare astfel de divizie. Ca urmare, documentele primare privind tranzacțiile în numerar sunt întocmite de divizii separate, separat de documentele organizației-mamă și au propria numerotare.
Notă. Organizația principală și fiecare subdiviziune separată sunt date în prealabil încasări și chitanțe de numerar numerotate, pentru care raportează la sfârșitul fiecărei luni și în baza cărora se întocmește un registru de casă la sediul central.
De regulă, această metodă de organizare a tranzacțiilor cu numerar se aplică diviziilor separate alocate unui bilanţ separat și care au un cont curent. Este cel mai optim din punct de vedere al organizării contabilității, este convenabil din punct de vedere tehnic, dar încalcă în mod semnificativ cerințele Procedurii pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar.
Cu metoda specificată de efectuare a tranzacțiilor cu numerar, organizația principală completează registrul de numerar, pre-rezervând intervalele de ordine de numerar de intrare și de ieșire între divizii separate. de exemplu, formele de document de la 1 la 200 rămân în organizația-mamă, de la 201 la 400 sunt rezervate pentru o subdiviziune separată, de la 401 la 600 - pentru următoarea subdiviziune separată etc.
O metodă similară de organizare a circulației documentelor pentru contabilitatea tranzacțiilor cu numerar poate fi utilizată de organizațiile a căror rețea de sucursale este construită strict pe principiul producției teritoriale, iar filialele nu vând produse, lucrări sau servicii contra numerar. Cu alte cuvinte, cu activitățile unei astfel de organizații, atunci când este posibil să se prevadă cu exactitate numărul de formulare utilizate, de exemplu, doar pentru eliberarea de salarii, plata materiilor prime și materialelor pe baza programului de livrare. Dar chiar și pentru aceste organizații există riscul unor penalități pentru livrarea cu întârziere a numerarului neutilizat către casierie.
În plus, din punct de vedere tehnic, metoda avută în vedere nu este foarte convenabilă. Este posibilă o situație când numărul ordinului în numerar pentru o dată anterioară poate fi mai mare decât numărul pentru o dată ulterioară într-o altă subdiviziune separată pentru o subdiviziune separată. Acest lucru încalcă regulile de numerotare secvențială în ordine cronologică pentru organizație în ansamblu (clauza 21 din Regulamentul privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar).
Legislația actuală permite organizațiilor, inclusiv celor cu divizii separate, să aibă un așa-numit cash desk operațional.
Notă. Dacă este necesar, organizația are dreptul de a deschide un subcont „Cash operațional” în contul 50. Acest lucru este prevăzut în Instrucțiunile de aplicare a Planului de Conturi.
În conformitate cu clauza 28 din Procedura de desfășurare a tranzacțiilor cu numerar, casierul șef (senior), înainte de începerea zilei de lucru, acordă în avans casierilor casierelor operaționale suma de numerar necesară pentru tranzacțiile de debit, contra unei chitanțe în cartea de contabilizarea fondurilor primite si emise de casier (formular nr. KO-5). La randul lor, la sfarsitul zilei de lucru, casierii de la casierie de exploatare ii raporteaza primind un avans si bani acceptati conform documentelor primite. Restul de numerar și documente de numerar pentru operațiunile efectuate se predă contra chitanță (în aceeași carte de contabilitate pentru banii primiți și eliberați de casier).
În acest caz, comenzile de numerar de intrare și ieșire sau documentele care le înlocuiesc, înainte de a fi transferate la casierie, sunt înregistrate de către departamentul de contabilitate în registrul documentelor de numerar de intrare și ieșire (formular N KO-3).
Astfel, în politica contabilă a organizației, este posibil să se prevadă ca casa principală să fie situată la locația organizației-mamă, iar casele de casă operaționale să fie deschise în divizii separate geografic îndepărtate. În plus, politica contabilă stabilește procedura și frecvența transferului soldurilor de numerar de la casele de casă operaționale la casa principală a organizației-mamă (de exemplu, săptămânal).
Notă. Ordinele de cheltuială în numerar emise în extrasele de plată (decontare și plată) pentru salarii și alte plăți echivalente cu acestea sunt înregistrate după emitere (clauza 21 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar).
Casiera organizației-mamă, pe lângă registrul de casă, trebuie să țină și un registru de contabilitate a fondurilor primite și eliberate de casier, care este deschis pe un an. În consecință, casierii caselor de marcat operaționale ale diviziilor separate trebuie să țină registre de casă operaționale. În aceste cărți, ele reflectă zilnic citirile ghișeelor caselor de marcat la începutul și la sfârșitul zilei de lucru, suma veniturilor aferente zilei și suma de bani depusă la casieria organizației (sumele sunt confirmate de către semnăturile persoanelor responsabile). Forma registrului de casă operațional trebuie aprobată ca una dintre anexele la politica contabilă, pe baza formularului unificat N KO-4.
În ciuda confortului și a utilizării pe scară largă a acestei metode de organizare a tranzacțiilor cu numerar, aceasta nu exclude riscul aplicării organizației a sancțiunilor prevăzute la art. 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, deoarece nu îndeplinește cerințele obligatorii stabilite în Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar.
O analiză a metodelor de mai sus de ținere a unui registru de numerar, utilizate de multe companii cu sucursale, ne permite să concluzionam că o astfel de organizare a tranzacțiilor cu numerar va fi întotdeauna plină de riscul unor pretenții din partea autorităților de reglementare - bănci și inspectorate fiscale. Cert este că poziția lor cu privire la această problemă este lipsită de ambiguitate. Societatea nu are dreptul să fundamenteze crearea de case de marcat separate în divizii izolate la distanță, păstrând în acestea registre de casă separate, volume sau secțiuni separate ale registrului de casă unificat cu prevederile propriei politici contabile.
Notă. Documentele administrative și politica contabilă a organizației nu pot modifica în niciun fel normele legale stabilite de lege și să le confere un alt sens.
de exemplu, este imposibil să se modifice prevederea clauzei 23 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar pe unitatea registrului de numerar al organizației, care are scopul de a împiedica intrarea retroactivă a intrărilor în registrul de numerar. În plus, este imposibil să se formeze volume sau secțiuni separate ale registrului de numerar într-una cu paginare continuă.
Site-ul web al unuia dintre departamentele regionale ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei oferă următoarele recomandări pentru rezolvarea problemei contabilității tranzacțiilor cu numerar într-o companie cu o rețea extinsă de sucursale. Mijloacele moderne de comunicare fac posibilă organizarea fluxului de lucru între sediul central și sucursală în așa fel încât datele privind tranzacțiile în numerar să ajungă la sediul central în momentul executării acestora. Nu este o coincidență faptul că clauzele 2.4 și 2.5 din Regulile circulației monetare prevăd transferul plăților prin întreprinderile Comitetului de stat pentru comunicații din Rusia. Este permisă ținerea unui registru de casă sub forma unui aparat computerizat (clauza 25 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar).
Scrisoarea legii. Cine verifică tranzacțiile cu numerar din organizație
Organizațiile care nu respectă procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar și de lucru cu numerar sunt supuse măsurilor de răspundere prevăzute de actele legislative și de alte acte juridice ale Federației Ruse (clauza 2.15 din Regulile circulației monetare). Băncile verifică sistematic (cel puțin o dată la doi ani):
Pe baza rezultatelor auditului, se eliberează două sau trei copii ale unui certificat cu privire la rezultatele auditului privind conformitatea companiei cu procedura de lucru cu numerar, care sunt semnate de șeful, contabilul șef al organizației și un reprezentant a băncii. Rezultatele verificării sunt revizuite de bancă în termen de trei zile. Apoi, a treia copie a certificatului este transferată organizației, iar a doua rămâne în bancă. În cazul în care s-au constatat fapte de încălcare a procedurii de lucru cu numerar, prima copie a certificatului este transmisă inspectoratului fiscal de la locul de înregistrare a contribuabilului pentru a stabili măsurile de răspundere. În lipsa încălcărilor, inspectorii completează doar două certificate. Astfel, angajații băncii nu pot întocmi protocoale privind responsabilitatea administrativă. Autoritățile fiscale nu au dreptul să efectueze inspecții ale organizațiilor privind respectarea sumelor limită stabilite pentru decontări în numerar pentru obiectele de inventar, lucrări și servicii, respectarea procedurii de stocare a fondurilor gratuite și acumularea de numerar în casierie în limitele stabilite. În același timp, autoritățile fiscale pot ridica aceste probleme atunci când verifică (de exemplu, dacă organizația aplică KKT).
Cu toate acestea, o astfel de organizare a plăților în numerar are un dezavantaj: implementarea acestei metode necesită costuri semnificative. Deși nu mai puține costuri, aparent, vor fi necesare pentru a înregistra fiecare sucursală ca o entitate juridică separată.
Regulile de circulație monetară stabilesc că numerarul primit la casele organizațiilor trebuie să fie depus la bancă pentru creditarea ulterioară în contul său curent. Numerarul se păstrează în casierie numai în limita stabilită de banca deservitoare de comun acord cu șeful acestei organizații. Limita soldului de numerar la casierie se aprobă pentru un an calendaristic tuturor organizațiilor care au casă și efectuează plăți în numerar, indiferent de forma lor organizatorică și juridică și domeniul de activitate. Pentru aceasta, organizațiile depun la banca care furnizează servicii de decontare și numerar, o decontare în formularul N 0408020<2>... La o cerere motivată, limita anuală stabilită de organizație poate fi modificată în cursul anului.
<2>Acest formular este cuprins în Anexa 1 la Regulile de circulație monetară.
Soluția la problema stabilirii unei limite de numerar pentru o organizație care are o subdiviziune separată depinde dacă o astfel de subdiviziune este alocată unui bilanţ separat cu cont curent propriu sau nu.
O organizație, care include subdiviziuni separate care nu sunt alocate la solduri separate și nu au conturi curente în instituțiile bancare, se stabilește o limită unică a soldului de numerar, ținând cont de aceste subdiviziuni structurale. Să vedem cum se întâmplă acest lucru în practică.
Pentru reprezentanțele, sucursalele și alte divizii separate ale organizației situate în afara locației sale, alocate unui bilanţ separat și care au conturi de decontare în bănci, limita soldului de numerar este stabilită de băncile deservitoare la locul în care se află conturile corespunzătoare ale fiecăruia. se deschid diviziunea structurală. Pentru a verifica disciplina de numerar a organizației în ansamblu, copii ale limitelor de numerar stabilite pentru fiecare subdiviziune separată trebuie să fie transferate organizației-mamă.
Organizațiile ar trebui să acorde o atenție deosebită stabilirii soldului de numerar disponibil. Pentru acele companii care nu au depus un calcul pentru stabilirea unei limite de numerar la vreuna dintre băncile deservitoare, limita soldului de numerar este considerată zero, iar numerarul nedepus de organizație în bănci este depășit. Prin urmare, pentru a evita răspunderea administrativă (articolul 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse), este necesar să se convină cu banca și să se aprobe procedura și termenii de livrare a numerarului, ținând cont de modul de funcționare al atât organizația în sine (subdiviziunea sa separată) cât și banca de servicii
E.V. Orlova
Expert Jurnal
„Curier fiscal rus”
Încasarea sau emisiunea de numerar se reflectă într-una separată. Această procedură decurge din prevederile paragrafului 7 al clauzei 4.6 din instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 Nr. 3210-U. Această regulă trebuie respectată de toate diviziile separate care efectuează plăți în numerar. Nu contează dacă o astfel de unitate are propriul cont bancar sau nu.
1.3. Fondurile livrate de reprezentantul subdiviziunii separate se acceptă în subdiviziune separată de către șeful casieriei. Recalcularea fondurilor este efectuată de șeful casieriei în prezența unui reprezentant al unei subdiviziuni separate.
1.4. Pentru creditarea fondurilor primite la casieria unei subdiviziuni separate, casieria scrie chitanțele de numerar în formularul nr. KO-1.
1.5. Scoaterea fondurilor dintr-o subdiviziune separată și livrarea lor la sediul central
organizația se realizează prin intermediul unui reprezentant autorizat al unei subdiviziuni separate.
1.6. La emiterea de fonduri către un reprezentant autorizat al unei persoane separate
subdiviziunile de la casieria unei subdiviziuni separate pentru livrarea la casieria organizației principale, casieria subdiviziunii separate întocmește bonuri de numerar de cheltuieli în formularul nr. KO-2.
1.7. Casierul, înainte de a emite fonduri unui reprezentant autorizat al unei subdiviziuni separate, își verifică pașaportul și o împuternicire pentru a primi fonduri.
1.8. Pentru fondurile primite, un reprezentant autorizat al unei subdiviziuni separate semnează în comenzi în numerar.
1.9. Casiera organizației-mamă acceptă fonduri de la reprezentantul autorizat al subdiviziunii separate. Pentru creditarea fondurilor primite la casa de numerar al organizației principale, casieria scrie chitanțele de numerar în formularul nr. KO-1.
1.10. Un reprezentant autorizat al unei subdiviziuni separate poartă complet
responsabilitate materială pentru siguranța fondurilor din momentul primirii de la casieria organizației-mamă până în momentul predării către casa de casă a unei subdiviziuni separate (organizație-mamă).
2. Prin casieria unei subdiviziuni separate
2.1. Emiterea de numerar de către casieria unei subdiviziuni separate către o persoană autorizată
un reprezentant al unei alte subdiviziuni separate se face pe baza cererilor la prezentarea unei procuri si a unui act de identitate.
Cererea de subdiviziune separată trebuie să fie semnată de șeful subdiviziunii separate și șeful casieriei și să conțină și inscripția de autorizare a șefului organizației-mamă.
2.2. Pentru fondurile emise unui reprezentant al unei subdiviziuni separate, un casier al unei subdiviziuni separate întocmește ordine de cheltuieli în numerar în formularul nr. KO-2.
2.3. Fondurile livrate de reprezentantul subdiviziunii separate se acceptă în subdiviziune separată de către șeful casieriei.
Recalcularea fondurilor este efectuată de șeful casieriei în prezența unui reprezentant al unei subdiviziuni separate.
2.4. Pentru creditarea fondurilor primite la casieria unei subdiviziuni separate, casieria scrie chitanțele de numerar în formularul nr. KO-1.
2.5. Casierul unei subdiviziuni separate, înainte de a emite fonduri unui reprezentant autorizat al unei alte subdiviziuni separate, își verifică pașaportul și o împuternicire pentru a primi fonduri.
2.6. Pentru fondurile primite, un reprezentant autorizat al unei subdiviziuni separate semnează în comenzi în numerar.
2.7. Un reprezentant autorizat al unei subdiviziuni separate poartă întreaga responsabilitate financiară pentru siguranța fondurilor din momentul în care acestea sunt primite din casa de marcat a unei subdiviziuni separate și până în momentul în care sunt returnate la casieria unei subdiviziuni separate.
| MAI MULTE LINK-URI CONFERENTE |
