Astăzi, în contabilitate, un loc important îl ocupă executarea corectă a documentației primare. Prin urmare, fiecare contabil trebuie să știe să întocmească corect acest tip de documente. Acest articol va fi dedicat acestei probleme.
Documentele primare sunt considerate baza pentru efectuarea unei înscrieri în contabilitate și înscrierea acesteia în registru. Aceste documente, care sunt utilizate în contabilitate, sunt considerate parte a sistemului de documentație de gestiune.
În contabilitate, documentele pot fi înregistrate în registrul de documentație primară numai atunci când sunt întocmite după structura care se află în anumite albume care conțin formulare unificate. Sunt create special pentru documentația primară. În aceste formulare, puteți găsi o mostră de documente solicitate. Această formă este determinată de legislația Federației Ruse. Formularul a fost confirmat în Rusia prin ordin al Ministerului de Finanțe.
Ele sunt clasificate în conformitate cu clasificarea integrală a documentației de management, abrevierea OKUD. Conform acestei clasificări, fiecărui document primar i se atribuie un cod OKUD.
În departamentul de contabilitate, dacă este necesar, pentru înregistrarea unor astfel de informații, există un formular standard. Este posibil să includeți linii suplimentare și noi în el. Aceste noi detalii, care au fost prevăzute de formularul legalizat anterior, trebuie păstrate neschimbate fără greșeală. Noile modificări care au fost făcute sunt efectuate în conformitate cu comanda (comanda) existentă. Aceste modificări ale formularelor legate de contabilitate nu se aplică tranzacțiilor cu numerar.
Formularele care au fost aprobate de Goskomstat al Rusiei conțin anumite zone cu informații codificate. Acestea sunt completate în deplin acord cu clasificatoarele adoptate în Federația Rusă. Trebuie amintit că codurile care nu au legături în conformitate cu clasificatorul acceptat (aceasta se aplică coloanelor cu denumirea „Tipul de proceduri” și altele) sunt folosite pentru generalizarea și clasificarea informațiilor primite la prelucrarea datelor cu ajutorul computerelor. Ele sunt aplicate în strictă conformitate cu sistemul de codificare selectat, care a fost legalizat de această organizație.
În plus, documentele contabile sunt transmise contabilității, care au fost elaborate de întreprindere în mod independent. Acestea sunt formulare speciale în contabilitate care au detaliile cerute. Ele sunt prevăzute de legea rusă. Contabilitatea permite autodezvoltarea, dar numai informații care nu conțin mostre standardizate în albume.
Astăzi, în departamentul de contabilitate, următoarele sunt considerate cerințe obligatorii pentru prelucrarea informațiilor primare:
Execuția de înaltă calitate, la timp a tuturor documentației primare (nu uitați de fiabilitatea datelor specificate în acestea), precum și transferul ulterioar către departamentul de contabilitate ar trebui să fie efectuate în intervalele de timp strict specificate de lege. Acest lucru se face pentru a reflecta data în contabilitate. Aceste proceduri sunt intocmite de persoanele care au intocmit si semnat actele.
Trebuie să știți că în contabilitate, lista acestor persoane care au dreptul de a semna pe documentul primar poate fi stabilită doar de șeful acestei organizații (cu acord preliminar cu contabilul șef). Doar aceste persoane pot stabili lista funcționarilor care au dreptul de a semna. Documentația, conform căreia înregistrarea diferitelor proceduri de afaceri aferente fondurilor bănești, poate fi semnată doar de șeful și contabilul șef. Pe lângă persoanele de mai sus, sunt permise semnăturile altor persoane. Trebuie amintit că toate acestea trebuie mai întâi aprobate de șeful și contabilul șef.
În consecință, în contabilitate, documentele primare sunt dovezi directe ale implementării următoarelor tipuri de proceduri de afaceri: retrageri de numerar, plata mărfurilor și altele. Ele se întocmesc chiar în momentul finalizării procedurii sau după finalizarea acesteia (dacă este imposibil de întocmit în momentul încheierii procedurii în sine). 
Conform clasificării existente, documentele contabile primare sunt împărțite în următoarele tipuri:
Să luăm în considerare ultimele două grupuri mai detaliat:
Pentru a menține corect o listă a documentației primare în departamentul de contabilitate, a fost elaborat un anumit program de flux de lucru și apoi aprobat. Acesta determină momentul deplasării, procedura de transfer a documentației primare în cadrul întreprinderii și admiterea ulterioară în departamentul de contabilitate.
Toate aceste documente primite de contabil trebuie verificate pentru următoarele puncte:
Dacă în document sunt găsite neconcordanțe pentru orice parametri, acestea trebuie corectate. Persoana care l-a proiectat ar trebui să conducă. Uneori este necesară reconstrucția întregului document.
Doar după verificare se face transferul documentației către departamentul de contabilitate. Informațiile de la aceștia sunt transferate în registrele contabile. Documentul în sine primește o marcă care face posibilă excluderea posibilității reutilizarii acestuia. Acest marcaj poate reprezenta data intrarii si intrarii in registrul contabil.
În departamentul de contabilitate este permisă întocmirea documentației primare sub formă de mașină sau hârtie. Când s-a folosit suport de imprimare, trebuie făcută o copie pe hârtie. 
Toate informațiile sunt predate arhivei numai în ordine cronologică. Este completat, apoi împletit și arhivat în foldere. Această procedură este însoțită de eliberarea unui certificat. În timpul depozitării în clădirea arhivei, informațiile trebuie protejate împotriva corecțiilor neautorizate. Implementarea procesului de rectificare este posibilă numai dacă validitatea motivului este confirmată. Rectificările efectuate sunt confirmate de semnătura unui funcționar. Trebuie introdusă data corectării.
Depozitarea documentației primare are loc în anumite perioade, care sunt precizate în legislația Federației Ruse. Potrivit acesteia, organizația trebuie să păstreze toate documentele primare, precum și registrele contabile și de raportare pe o perioadă de cel puțin 5 ani. În acest caz, informațiile necesare pentru plata și calculul impozitelor trebuie păstrate timp de 4 ani. De asemenea, documentația de confirmare a pierderii se păstrează pe toată perioada scăderii profitului impozabil la întreprindere cu valoarea pierderii care a fost primită anterior. Documentația care înregistrează personalul, conturile personale ale tuturor angajaților este stocată în arhivă timp de 75 de ani.
De reținut că perioada de păstrare începe să se acumuleze de la 1 ianuarie a anului care urmează celui de înregistrare a documentației.
Legislația nu conține reguli clare privind implementarea procedurii de restaurare a unor astfel de documente. Acest aspect este important în situația de deteriorare sau pierdere a ceea ce este necesar.
Anumite reglementări conțin instrucțiuni clare cu privire la perioadele de păstrare a înregistrărilor contabile primare. Dar procedura pas cu pas care ar trebui efectuată în caz de pierdere nu este definită. În această situație, se impune prin ordin desemnarea unei comisii care efectuează o anchetă pentru stabilirea cauzelor de deteriorare, pierdere, încălcare a integrității documentului. Este posibil să se conecteze la studiu reprezentanți ai autorităților de anchetă, reprezentanți ai serviciului de securitate și pompieri. Acesta este urmat de măsuri de recuperare. 
Am vorbit pe scurt despre remedierea erorilor din documentația principală de mai sus. Corectarea erorilor existente în documente și registre contabile este specificată în legislația Rusiei.
În conformitate cu aceste reglementări, este strict interzisă efectuarea oricăror corecții la documentația referitoare la informațiile bancare și de numerar. În alte situații, corecțiile se fac numai atunci când există un acord cu toți participanții la procedura de afaceri. Acest acord este certificat în mod necesar prin semnăturile tuturor participanților la corectare. De asemenea, asigurați-vă că indicați data introducerii tuturor corecțiilor.
Amintiți-vă că în contabilitate, detaliile documentului care trebuie corectat trebuie tăiate cu o linie subțire și clară, astfel încât conținutul/sensul original barat al corecției efectuate să fie clar vizibil. Aproape de cerință, ar trebui să notați „Crederea corectată”. După aceea, corectarea trebuie certificată prin semnătura funcționarului care a efectuat această corectare. Documentul trebuie să conțină inițialele și numele de familie.
Cunoașterea prevederilor de mai sus va ajuta la întocmirea corectă și rapidă a documentației primare pentru departamentul de contabilitate.
Privind intrarea, veți învăța cum să trimiteți documentația principală autorităților fiscale din Rusia.
Cerințele cuprinse în Legea „Cu privire la contabilitate” prevăd că fiecare fapt al vieții economice trebuie întocmit ca document contabil primar. Care este „principalul”, cum este întocmit și cine din companie ar trebui să fie responsabil pentru pregătirea documentelor, vom lua în considerare în articol.
Locuința primară este o documentație care confirmă implementarea tranzacțiilor comerciale. Documentele trebuie întocmite în aceeași succesiune cu evenimentele care au avut loc.
Înregistrare documentele primare în contabilitate - aceasta este o cerință necesară pentru menținerea contabilității de afaceri. Cu toate acestea, astăzi cerințele pentru documentația primară sunt complet diferite. Așadar, începând cu anul 2013, s-a anulat obligația de utilizare a formelor unificate de documente contabile de bază. Acum companiile au de ales să aplice documentele deja elaborate de stat în activitățile lor sau să le aprobe în mod independent, ținând cont de nevoile organizației. Cu toate acestea, în cazul în care utilizarea documentului primar este determinată nu de Goskomstat, ci de alte documente de reglementare, de exemplu, „Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar”, aceste formulare sunt obligatorii.
Valoarea documentelor contabile primare ale organizației nu trebuie subestimată. Erorile identificate în „primar” nu permit determinarea bazei de impozitare corecte necesare pentru calcularea plăților fiscale. Ca urmare, pot apărea nu numai neînțelegeri cu inspecția, ci și baza pentru impunerea sancțiunilor.
Pentru ca societatea sa nu fie nevoita sa isi apere pozitia intr-un litigiu cu organele fiscale, este necesar sa se acorde suficienta atentie procedurii de prelucrare a documentelor contabile.
Principala cerință pentru proiectarea „primarului” este prezența obligatorie a tuturor cerințelor.
Toate documentele care sunt conținute în Albumul documentelor unificate conțin deja informații obligatorii. Cu toate acestea, dacă o companie folosește propriile șabloane, trebuie avut grijă să includă toate dezvăluirile necesare.
În cea mai mare parte, fiecare document principal este format din trei părți:
Rubrica este destinată să reflecte informații despre documentul care se întocmește, organizația care l-a emis și contrapartea sa, și anume:
Partea principală a documentului contabil primar poate fi prezentată atât în format tabelar, cât și în format text. Acest element de document necesită reflectarea următoarelor acreditări:
Etapa finală în pregătirea documentului primar este colectarea semnăturilor responsabile pentru comiterea faptului de viață economică, persoane. În acest caz, pe lângă numele complet al angajatului, este necesar să se indice:
Multe întrebări în pregătirea documentelor contabile apar în legătură cu amprenta sigiliului. Îndoielile organizațiilor au devenit deosebit de relevante după ce cerința privind prezența obligatorie a unui sigiliu a fost anulată în 2015.
În ceea ce privește o anumită listă de documente primare pe care este necesară o amprentă a sigiliului, în practică această cerință este implementată în mai multe cazuri:
Cu toate acestea, este important de reținut că este necesar doar pentru companiile care continuă să-și desfășoare activitatea utilizând imprimarea pentru a determina dacă imprimarea este sau nu necesară pentru un anumit document primar.
Datorită faptului că, pe baza documentației contabile primare din companie, se formează baza de impozitare și se calculează impozitele, autoritățile fiscale monitorizează îndeaproape corectitudinea documentelor și fiabilitatea informațiilor reflectate în acestea. Cele mai frecvente greșeli la pregătirea „organizațiilor primare” sunt:
În primul rând, observăm că este posibilă și necesară corectarea „primarului”, deoarece informațiile reflectate incorect reprezintă un pericol mai mare pentru companii decât un document ajustat. Cu toate acestea, este permisă efectuarea de corecții nu în toate formele de înregistrare ale documentelor.
În conformitate cu cerințele stabilite pentru întocmirea documentelor primare de numerar și bancare, ajustările la această categorie de formulare sunt interzise.
În ceea ce privește restul documentației primare, este permisă corectarea acestora.
În același timp, este necesar să urmați reguli simple care vă permit să corectați documentul fără a aduce atingere prezentării vizuale a acestuia.
Concluzia este aceasta:
Numai angajații autorizați pot face corecturi documentelor primare. Ca urmare, corectarea efectuată trebuie să fie certificată prin semnătura angajatului responsabil al companiei.
Responsabilitățile de stocare a documentelor primare sunt atribuite organizației. Însă pentru diferite categorii de documente se stabilesc perioade diferite în care documentele completate trebuie păstrate în firmă.
Perioada de valabilitate minimă a „primarului” este de cinci ani. Însă, pentru evidențele de personal, perioada în care documentele trebuie să fie în firmă este de 75 de ani.
Totodată, organizația trebuie să asigure condiții adecvate pentru păstrarea documentelor, precum și pentru a preveni corectările neautorizate ale formularelor. În general, responsabilitatea pentru siguranța înregistrărilor contabile primare ar trebui să fie atribuită șefului companiei.
Documente contabile primare
(Documente de înregistrare de bază în limba engleză) - conform legislației Federației Ruse în materie de contabilitate, documente justificative care trebuie utilizate pentru oficializarea tuturor tranzacțiilor comerciale efectuate de organizație, pe baza cărora sunt efectuate, întocmite la momentul tranzacția comercială sau imediat după finalizarea acesteia și certificarea faptului tranzacției corespunzătoare. De la înregistrarea P. u.d. este începutul înregistrării contabile a tranzacțiilor comerciale, acestea formând baza informațiilor contabile, oferind informații contabile necesare pentru o reflectare continuă și continuă a activităților economice ale organizației. La P. o.d. includ comenzi, contracte, certificate de acceptare, ordine de plată, chitanțe de numerar și ordine de debit, facturi, facturi, comenzi, chitanțe, bonuri de vânzare și alte documente similare. Informațiile cuprinse în PDS sunt sistematizate și acumulate în procesul de ținere a registrelor contabile.
Informații de bază despre P. o.d. stabilit de Legea federală „Cu privire la contabilitate” ** (Art. 9). P. o.d. sunt luate în considerare dacă sunt întocmite după forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentaţie contabilă primară. PSD, a cărui formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină: denumirea documentului; data întocmirii acestuia; numele organizației în numele căreia a fost întocmit; conținutul tranzacției comerciale; instrumente de măsurare a unei tranzacții comerciale în termeni fizici și monetari; numele funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea înregistrării acesteia; semnăturile personale ale acestor persoane. Doar dacă toate detaliile enumerate sunt prezente în documentul contabil, documentul poate fi considerat ca un document de plată, luat în considerare și o confirmare documentară a faptului unei tranzacții comerciale. Nu este interzisă includerea în P. si alte detalii, pe langa cele obligatorii. Legislația poate stabili cerințe speciale pentru compilarea anumitor tipuri de documente de plată. De exemplu, regulile de întocmire a facturilor sunt stabilite prin Procedura de păstrare a jurnalelor de facturi la calcularea taxei pe valoarea adăugată, aprobată de Guvernul Federației Ruse din 29 iulie 1996, nr. 914.
Formele de contabilitate personală utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale pentru care nu sunt furnizate formulare standard de documente, precum și formulare de documente pentru situațiile financiare interne sunt aprobate în momentul adoptării politicii contabile a organizației.
Micile întreprinderi pot utiliza forme interdepartamentale standard de administrare a afacerilor pentru documentarea operațiunilor, formulare departamentale, precum și formulare elaborate independent în raport cu cele standard corespunzătoare, care conțin obligatoriu și asigură acuratețea reflectării în contabilitate a tranzacțiilor efectuate. Documentele de salarizare primite de departamentul de contabilitate al unei organizații care este o entitate comercială mică sunt verificate în formă pentru caracterul complet și corectitudinea înregistrării lor și în conținut din punct de vedere al legalității operațiunilor documentate și al legăturii logice a indicatorilor individuali.
Lista persoanelor care au o contabilitate personală se aprobă de comun acord cu contabilul-șef. De regulă, astfel de persoane sunt angajați ai departamentului de contabilitate, ai departamentelor de aprovizionare și vânzări, contractuali și ai altor servicii. Pd, care oficializează tranzacțiile comerciale cu fonduri bănești, sunt semnate de șeful organizației și de contabilul-șef sau de persoanele împuternicite de aceștia.
P. o.d. trebuie întocmit în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil, ~ imediat după finalizarea acesteia. Înregistrarea la timp și de înaltă calitate a PDS, trecerea acestora la cele stabilite pentru reflectare în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea, sunt asigurate de persoanele care au întocmit și au semnat aceste documente. Efectuarea de corecții la numerar și conturi bancare. nepermis. Pentru restul P.U.d. corecțiile se pot face numai prin acord cu participanții la operațiunile de afaceri, care trebuie confirmat prin semnăturile acelorași persoane care au semnat aceste documente, cu indicarea datei modificărilor.
Pentru a controla și eficientiza prelucrarea datelor privind tranzacțiile comerciale pe baza P. sunt compilate. Acestea conțin date privind tranzacțiile comerciale înregistrate în documentele primare, precum și noi indicatori agregați. Prin întocmirea documentelor contabile consolidate este posibilă reducerea numărului de înregistrări în conturile contabile. Documentele consolidate includ, de exemplu, liste de grupare, tabele de dezvoltare, declarații de alocare a costurilor, rapoarte sau declarații privind circulația produselor, materiilor prime, materialelor etc.
P. o.d. pot fi sechestrate numai de organele de anchetă, de anchetă preliminară și de parchet, instanțe, inspectorate fiscale și poliție fiscală pe baza deciziilor lor în conformitate cu legislația Federației Ruse. În astfel de cazuri, sau alte organizații au dreptul, cu permisiunea și în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul Psd, să facă copii ale acestora, indicând motivele și data sechestrului.
Big Law Dictionary... Academic.ru. 2010.
Documente contabile primare- (documente de înregistrare de bază în limba engleză) în conformitate cu legislația Federației Ruse în materie de contabilitate, documente justificative care trebuie utilizate pentru oficializarea tuturor tranzacțiilor comerciale efectuate de organizație, în baza cărora ... Enciclopedia Dreptului
Documente contabile primare- (documente contabile primare) Dovada scrisă a faptelor vieții economice. Acestea reflectă toate datele care sunt utilizate pentru contabilitate. P. o.d. sunt întocmite fie într-o formă unificată (documente contabile ... ... Dicţionar de economie şi matematică
documentele contabile primare- Dovezi scrise ale faptelor vieții economice. Acestea reflectă toate datele care sunt utilizate pentru contabilitate. P. o.d. sunt întocmite fie într-o formă unificată (documente pentru evidența materialelor, ordine de plată, ... ... Ghidul tehnic al traducătorului
Documente contabile primare- Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie formalizate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea. Documentele contabile primare sunt acceptate la ...... Vocabular: contabilitate, impozite, drept comercial
CONTURI PRIMARARE- (documente contabile primare în limba engleză) - dovezi scrise ale faptelor vieții economice. Acestea reflectă datele care sunt utilizate pentru contabilitate. Cerințe pentru P. o.d. reflectată în Legea federală „Cu privire la ...... Dicționar enciclopedic financiar și de credit
Documente contabile primare- 1. Toate tranzactiile comerciale efectuate de organizatie trebuie sa fie formalizate prin documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea ... Sursa: Legea federală din ... ... Terminologie oficială
Documente contabile Enciclopedia Dreptului
Consultați documentele contabile primare... Big Law Dictionary
Documente contabile primare- toate operațiunile de afaceri efectuate trebuie să fie formalizate prin documente justificative, care sunt documente contabile primare, în baza cărora se ține contabilitatea... Dicționar enciclopedic-carte de referință a șefului întreprinderii
Documente contabile consolidate- vezi documentele contabile primare... Enciclopedia Dreptului
Toată documentația principală este o confirmare a activităților financiare ale companiei. Aceste documente ale departamentului de contabilitate vor fi solicitate în primul rând în timpul auditului de către autoritățile de reglementare. Prin urmare, se impun cerințe sporite privind întreținerea și depozitarea unor astfel de hârtie.
Documentația primară, sau cum se numește un contabil virtuos, primară, este dovada afacerilor financiare ale companiei. În plus, având forță legală, aceste documente pot fie să ajute compania în probleme controversate, fie să o împiedice. Aceste documente sunt: contract, factura, documente de plata, factura, factura, bon de vanzare si altele.
Formele documentelor primare sunt unificate. Dacă este necesar, în formular se adaugă linii suplimentare, dar în același timp menținându-le pe cele principale. Acest lucru este indicat în Regulamentul privind contabilitatea și evidența contabilă în Federația Rusă (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34 n (modificat la 26 martie 2007 nr. 26n). douăzeci).
Toate modificările și completările care se fac la formularul standard sunt aprobate prin ordinul șefului companiei.
Organizația dezvoltă în mod independent formularele documentelor primare dacă în catalogul de formulare unificate lipsește formularul solicitat. Condiție preliminară: astfel de formulare trebuie să conțină detaliile necesare.
Detaliile de mai sus sunt menționate în Legea federală „Cu privire la contabilitate”.
Toate documentele primare trebuie depuse la departamentul de contabilitate în timp util. Respectarea cronologiei de introducere a informațiilor este una dintre condițiile principale pentru o contabilitate competentă.
Pentru o contabilitate convenabilă, întreaga organizație primară este clasificată în grupuri - un tabel:
| Numele Grupului | Ce este inclus |
| Documente organizatorice si administrative | Acestea includ ordine, împuterniciri, instrucțiuni. Adică acestea sunt hârtii care dau „undă verde” tranzacțiilor comerciale. |
| Documente justificative | Bone de livrare, certificate de acceptare, chitanțe de numerar - acestea confirmă faptul unei tranzacții comerciale. Datele înscrise în aceste documente sunt supuse înscrierii obligatorii în registrele contabile. |
| Documente contabile | Sunt utilizate în lipsa formularelor standard unificate, cu prelucrarea agregată a documentelor sursă și a documentelor administrative. De exemplu, o fișă de cheltuieli este considerată atât un document administrativ, cât și un document justificativ. Statul de plata indică simultan atât necesitatea plății conform listei, cât și confirmarea plății. |
Și o altă invenție de succes a serviciului de contabilitate este programul fluxului de lucru. Vă rugăm să rețineți: forma graficului ar trebui să fie reflectată în politica contabilă a organizației.
Programul fluxului de documente
Rândurile și coloanele corespunzătoare reflectă datele privind mișcările documentelor contabile. Un mare plus al acestui program este că toate documentele emise sunt sub control. Principalul lucru este să nu uitați să faceți înregistrările corespunzătoare.
Să începem cu faptul că documentele primare depuse la departamentul de contabilitate trebuie verificate. Ce trebuie verificat:
Documentul verificat este supus înscrierii în registrele contabile.
Sfat: pentru a evita eroarea de reflecție a documentului în contabilitate, merită să faceți următoarele. Pe reversul formularului sunt indicate data și numărul de înregistrare în registru.
Din 04.07.2015 dreptul de a lucra fără sigiliu rotund a fost primit de către societățile pe acțiuni și societățile cu răspundere limitată (Legea Federală 82-FZ din 04.06.2015). Verificați ce spun statutul despre utilizarea unui sigiliu. În cazul în care societatea continuă să folosească sigiliul, nu este necesară modificarea actului constitutiv. Termenul pentru efectuarea unor astfel de modificări în actul constitutiv al societății nu este prevăzut de lege. Dar nu merită amânarea modificărilor, pentru a nu introduce multe contradicții în documentele financiare.
Conceptul de „contract” este reglementat de art. 420 din Codul civil al Federației Ruse. Contractul este un acord privind originea (modificarea) sau încetarea drepturilor și obligațiilor între părți. Fiecare dintre părți este obligată să citească cu atenție termenii contractului. La acord, se pune semnătura și sigiliul fiecăreia dintre părți. Contractul ca document primar are putere legală deplină, fiecare dintre părți trebuie să aibă câte un exemplar semnat. Toate punctele prevăzute de conținut trebuie îndeplinite de părțile la acord în conformitate cu obligațiile acestora. Situațiile litigioase se rezolvă fie pe cale pașnică, fie prin proceduri judiciare.
Și un moment. Nu pentru toate situațiile, încheierea unui contract este o recunoaștere a drepturilor și obligațiilor reciproce. Chitanța primită la achiziționarea unui produs sau serviciu este recunoscută prin același acord.
Factura de plată primită de la vânzătorul de bunuri sau servicii se referă la documentele contabile primare. În baza sumei indicate în factură, cumpărătorul efectuează plata. În documentele de plată, un link de dorit către acest document (de exemplu, plata conține sintagma „plată prin factura nr. 35/7 din 31 ianuarie 2017”). Nu sunt excluse situațiile în care va fi dificil de dovedit că plata a fost efectuată pe un anumit cont.
Pentru cumpărătorul bunurilor (serviciilor), factura prezentată este un fel de garant că vânzătorul nu va modifica prețul fix într-o perioadă determinată (1–5 zile). Termenul de plată al facturii este prescris de vânzător. În termenul specificat, cumpărătorul efectuează plata.
O factură pentru plată
Dacă plata din mai multe motive nu este posibilă (de exemplu, probleme cu rețeaua de calculatoare a departamentului de contabilitate, suprapuneri financiare), atunci este recomandabil să anunțați vânzătorul despre situație, de preferință în avans. Este posibil ca data facturii să fie modificată, dar condițiile de cumpărare vor rămâne aceleași.
Acest tip de documente contabile includ: cecuri de plata (marfa, numerar), ordine de plata, cereri de plata.
Când cumpărați bunuri (servicii) pentru numerar din casa de marcat a organizației, cu siguranță ar trebui să salvați chitanța casieriei și să o transferați la departamentul de contabilitate.
chitanta casa de marcat
Dacă cecul nu indică pentru ce se face plata în numerar, atunci la cecul de casierie trebuie atașat o chitanță de vânzare. Conține un inventar al bunurilor (serviciilor) achiziționate, indică în ce cantitate și la ce preț s-a efectuat plata. Bonul de vânzare este ștampilat de vânzător, semnătura persoanei responsabile cu vânzarea mărfurilor (serviciilor).
O chitanță de vânzare fără chitanță de vânzare este recunoscută ca document primar, deoarece un antreprenor individual are dreptul de a lucra fără o casă de marcat (cu condiția obligatorie de a emite o chitanță de vânzare).
O chitanță de vânzare emisă de un antreprenor individual fără utilizarea KKT
Acest lucru este indicat în legea Federației Ruse 54-FZ „Cu privire la utilizarea caselor de marcat în implementarea plăților în numerar și a plăților cu carduri de plată” (relevant în 2017).
La plata unui produs (serviciu) intre persoane juridice, prin contul curent se intocmeste o scrisoare de trasura.
Lista de ambalare
Fiecare dintre părți se întocmește conform eșantionului (se cere semnătura persoanelor responsabile și sigiliul). Sumele de bani indicate pe scrisoarea de parcurs și pe factură trebuie să corespundă. În unele cazuri, este convenabil să se folosească o semnătură fax; acest fapt ar trebui să fie specificat cu siguranță în contractul de furnizare de bunuri (servicii).
La plata pe factura emisa pentru marfa (serviciu) prin contul curent se intocmeste ordin de plata.
Ordin de plata
Aceasta este o formă unificată a unui document, completată cel mai adesea prin tehnologie computerizată. Plata pregătită pentru plată poate fi transferată la bancă pe hârtie, sau folosind programul bancar special „Clint-Bank” (care este mult mai rapid). Înainte de a trimite, trebuie să verificați toate detaliile destinatarului plății pentru a evita neînțelegerile, mai ales dacă lucrați pentru prima dată cu o contraparte. Completați cu atenție detaliile pentru ce plătiți. O descriere detaliată, cu indicarea obligatorie a detaliilor contului (data, număr), va fi utilă.
O cerere de plată este un document primar în care creditorul solicită debitorului să ramburseze datoria prin intermediul băncii.
Cerere de plata
Există o cerință de neacceptare: în acest caz, banii sunt debitați automat din contul debitorului. O cerere de acceptare presupune existența unei acceptări de către debitor. Cu toate acestea, acordul poate preciza condițiile de returnare a datoriei rezultate, în acest caz, restituirea datoriei prin bancă se efectuează fără acceptare.
Formularul de factura este utilizat in cazurile in care se inregistreaza TVA.
Factura fiscala
Întocmește-le în scrisori de trăsură, acte. Plata unui avans conform contractului este, de asemenea, un motiv pentru emiterea unei facturi. Deducerea TVA se face conform facturilor si facturilor insotitoare. De menționat că toți plătitorii de TVA sunt obligați să emită facturi. Este mult mai convenabil să completați formulare cu ajutorul programelor automate.
Este strict interzisă efectuarea de modificări în numerar și documente bancare (articolul 9 din Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate”).
Modificările la restul documentelor primare sunt permise, dar cu condiția ca toți participanții la tranzacția comercială să cunoască modificările introduse. Cunoașterea modificărilor în rândul participanților este confirmată de semnăturile acestora care indică data modificărilor.
Corectarea se face astfel: intrarea incorectă în document este tăiată cu grijă cu o linie subțire. În acest caz, barajul este clar lizibil. Versiunea corectă a intrării este introdusă deasupra corecției sau lângă aceasta. Lângă baraj, sau acolo unde este suficient spațiu liber, se face inscripția „Crede corectat”. Numele complet este indicat. persoana care a făcut modificările, data și semnătura.
Locul optim pentru stocarea elementelor primare este o arhivă. Este important să pregătiți corect documentele pentru depunerea în arhivă:
Este important să se asigure siguranța registrelor contabile împotriva corecțiilor neautorizate. Corectarea erorilor este permisă numai prin mijloace oficiale, cu semnătura persoanei care a efectuat modificarea. Pentru informarea dumneavoastră, în registre se acumulează informații despre documentele primare acceptate în contabilitate.
Nu fără un secret comercial: conținutul registrelor este doar atât. Dezvăluirea informațiilor despre conținut este urmărită de legea Federației Ruse.
Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate” (Art. 17), precum și legislația arhivistică (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558) prevede perioada de păstrare a documentelor companiei. . Pentru documentele contabile primare, această perioadă este de cel puțin 5 ani.
Perioada de păstrare începe să conteze de la 1 ianuarie a anului următor celui în care documentul a fost introdus în arhivă.
Dacă organizația a încălcat condițiile de depozitare pentru bunurile primare, atunci organismele de inspecție au dreptul de a impune penalități (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Valoarea amenzii este de la 10 mii la 40 mii de ruble, în funcție de gradul încălcării.
Apropo, documentele de acum trei ani vor fi relevante pentru inspecția de către autoritățile fiscale. În absența unei organizații primare de o perioadă mai veche, inspectorii nu au dreptul la amendă în conformitate cu articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse.
Serviciul de contabilitate al companiei este obligat nu numai să țină evidența competentă a documentelor primare, ci și să asigure siguranța acestora. Numai în acest caz pretențiile autorităților fiscale se vor dovedi a fi nefondate.
Un loc destul de important între toată documentația pe care o ocupă departamentul de contabilitate este documentația primară. Este verificat în mod constant de către serviciul fiscal și trebuie întocmit în conformitate cu normele și legile necesare în vigoare în Federația Rusă. Ce se referă la documentația primară, cum să o întocmim și să o întocmim corect, pentru ca ulterior să nu avem probleme cu inspecția fiscală, vom analiza în articolul nostru.
Documentele primare sunt temeiurile, dacă există, în prezența cărora se pot întocmi evidențe în contabilitate, acestea pot fi înscrise în registrul general. Este o parte importantă a documentației de management a unei întreprinderi sau organizații.
În toate întreprinderile pe care statul le-a obligat să țină evidența contabilă, tranzacțiile comerciale trebuie să fie formalizate în conformitate cu documentația primară. O tranzacție comercială este înțeleasă ca orice activitate a unei întreprinderi care implică mișcarea fondurilor sau structura activelor acesteia.
Conform legii contabilității, documentația primară trebuie completată concomitent cu activitățile economice, adică imediat documentată. Dar dacă acest lucru nu este posibil, puteți face documentația imediat după încheierea acțiunii.
Documentația primară poate fi executată atât pe hârtie, cât și în format electronic. Dar în a doua opțiune, toate lucrările trebuie să fie certificate cu semnătură electronică, altfel pur și simplu nu vor avea forță juridică. Dar, dacă contractul precizează clar prezența unei versiuni pe hârtie a documentului, atunci aceasta trebuie să fie disponibilă.
Documentele primare trebuie păstrate timp de 4 ani. În această perioadă, biroul fiscal are dreptul în orice moment să le solicite să vă verifice dumneavoastră și contrapartei dumneavoastră. Ar trebui să fii deosebit de atent la documentele în care cumperi ceva. Amintiți-vă, datorită lor puteți merge în instanță dacă este nevoie.
Toate tranzacțiile efectuate de o întreprindere sau organizație pot fi împărțite condiționat în 3 etape:
Ca confirmare poate fi folosită o scrisoare de însoțire sau un cec, în cazul primirii mărfurilor, sau un act de lucru finalizat în cazul unui serviciu.
În funcție de operațiunea de efectuat, lista documentelor solicitate poate varia. Să aruncăm o privire la cea mai comună listă de documente necesare. De obicei, toate documentele sunt întocmite fie de către antreprenor, fie de către furnizorul de bunuri.
Lista documentelor arată astfel:
După ce au fost întocmite documentele primare, acestea sunt verificate în formă și conținut. După aceea, dacă totul se face corect, se întocmesc ele, și are loc gruparea economică a datelor pe care le conține în sistemul general de contabilitate. Pentru a face acest lucru, toate informațiile despre soldul proprietății companiei, fondurile, tranzacțiile comerciale din documentele primare (gratuite) sunt transferate în registrele contabile.
Registrele contabile în sine sunt tabele specializate, care se execută într-o formă strict specificată, în deplină concordanță cu gruparea economică a informațiilor despre proprietatea companiei și sursele de apariție a acesteia.
Toate registrele existente sunt împărțite în 3 grupuri:
Registrele contabile trebuie să aibă:
Tranzacțiile comerciale efectuate trebuie neapărat reflectate în perioada în care au fost efectuate. Dacă reflectarea documentară nu se poate face direct în timpul tranzacției de afaceri, atunci înregistrarea trebuie făcută imediat după finalizarea acesteia.
În general, registrele contabile sunt create cu scopul de a acumula și sistematiza informații despre documentele primare luate în considerare, pentru afișarea situațiilor financiare. Dacă documentația financiară și primară a întreprinderii este stocată în formă tipărită, atunci la cererea altor participanți la operațiuni economice sau agenții de aplicare a legii (dacă este de competența lor) copii trebuie să fie furnizate chiar de persoana care le-a întocmit și le-a prezentat spre semnare.
În timpul desfășurării activităților financiare și economice, contabilul va trebui să lucreze cu o cantitate imensă de documentație. Acestea sunt tot felul de formulare, contracte, documentație contabilă, estimări și calcule. Unele dintre ele nu sunt de mare importanță și au o importanță secundară, dar există și documente foarte importante în care chiar și o greșeală minoră poate duce la consecințe dezastruoase atât pentru întreaga întreprindere, cât și pentru funcționarii individuali. Acestea sunt documentele primare ale organizației.
Cu ajutorul programului 1C, le poți controla și mânui mult mai ușor. In functiile sale exista un management cu documente de insotire si de numerar, cu documente de depozit si cele legate de retail.
Astăzi software-ul companiei 1C ocupă o poziție de lider în rândul programelor de contabilitate care sunt utilizate constant în țara noastră.
Printre cele mai solicitate funcții ale lui 1C se numără următoarele:
Programul are un număr mare de moduri și setări, cu ajutorul cărora îl puteți personaliza complet pentru dvs., reglați-l așa cum vă convine.
Înregistrarea documentației primare este o afacere complexă și minuțioasă, dar pur și simplu necesară. Tehnologiile moderne de calcul și angajații cu înaltă calificare te vor ajuta. Dacă o abordați cu toată responsabilitatea și cunoașterea problemei, atunci problemele nu vor apărea.
In contact cu
