Salutare tuturor! Astăzi vom spune cum să sortăm documentele corect și fără probleme. Orice întreprindere sau unitatea structurală, din care dimensiune nu ar fi, cel puțin o dată se confruntă cu o astfel de necesitate ca și cusătura documentelor.
Această necesitate apare dacă documentele se pregătesc pentru arhivă sau pentru efectuarea unui alt tip de proceduri legale. Alocați mai multe modalități de a lustrage documentele pe care le vom lua în considerare în acest articol.
La orice întreprindere, se formează o cantitate diferită de documente pe parcursul anului, dintre care unele, după perioada de depozitare, ar trebui transferate în arhivă. Deoarece astfel de categorii pot fi atribuite documentației deja executate sau lucrări legate direct de angajații organizației. În conformitate cu procedura actuală, documentele sunt supuse predării după ce anul a trecut de la finalizarea convertirii lor în activități de birou.
Responsabilitățile care includ pregătirea documentelor și predarea directă a arhivei pot fi atribuite angajaților întreprinderii care sunt cei responsabili pentru fluxul de lucru. În unele cazuri, astfel de responsabilități pot fi consacrate de secretar, contabil sau orice altă persoană responsabilă. În oricare dintre opțiunile descrise, o astfel de datorie ar trebui consacrată de ordin.
În plus, pregătirea documentației pentru punerea în funcțiune a arhivei poate implica un secretariat diviziei separate. În orice caz, transferul documentației poate fi efectuat numai după proiectarea finală și completă și în orice mod diferit.
Această procedură poate fi împărțită în mai multe etape:
Documentația trebuie să transmită o verificare obligatorie a corectitudinii distribuției sale către grupurile de documente relevante;
Este necesar să începeți corect documentele de cusut;
Verificarea paginilor de numerotare a documentelor;
Este necesar să se organizeze în consecință o inscripție a naturii însoțitoare;
Asigurați-vă că faceți inventarul intern al tuturor documentelor;
Reglarea detaliilor indicate pe legare (dacă este necesar). Aceasta este ceea ce am putut schimba numele întreprinderii, indicele de înregistrare, modificările din termenele limită ale livrării sau subtitrărilor. În toate aceste cazuri, modificările trebuie înregistrate pe obligatoriu;
Documente de inventariere directe care sunt pe design.
Este posibil să se efectueze în parte documente de sedimente, în cazul în care perioada de depozitare nu depășește zece ani.
În plus, este permisă:
Nu sistematizați documentația;
Nu dețineți numerotarea tuturor documentelor;
Abandonează utilizarea asscriptului;
Refuzați firmware-ul documentației.
Procedurile de documentare și legate de acesta, lucrările de birou - procese foarte complexe. Adesea există situații în care documentele deja instruite și depuse la arhivă se pot întoarce din cauza designului incorect. De aici implică o întrebare naturală: cum să comutați corect documentele? Această operațiune este guvernată de recomandări metodologice în domeniul lucrărilor de birou. Aceste recomandări sunt consacrate legal prin ordinul Rosarhiva, care a intrat în vigoare la 23 decembrie 2009.
Este acest act legislativ care stabilește recomandările privind documentul de dosar. Acestea ar trebui să fie respectate pentru a evita returnarea documentelor incorecte proiectate și referindu-le la depozitare.
Arhiva internă a fiecărei organizații poate stoca documente pentru un anumit segment de timp, după care documentația trebuie transferată la depozitarea arhivelor de stat sau dispusă dacă legea permite.
Legislația reglementează cu strictețe termenele în care trebuie depozitate documentele. Aceste termene sunt direct dependente de tipul de documentație:
75 de ani ar trebui păstrate cărți economice, înregistrări notariale, documentație referitoare la personal;
75 de ani sunt toate documentele referitoare la procedura de privatizare (tranziția obiectelor fondului de locuințe de stat la proprietatea unei persoane private);
20 de ani este documentația de brevet stocată pentru invenții;
20 de ani, este selectată documentația asociată cu construcția de capital;
20 de ani este documentația arhivată asociată cu implementarea activităților de proiectare;
15 ani ar trebui să fie pe depozitarea diferitelor tipuri de lucrări științifice și de cercetare;
Întreaga documentație de arhivă a organizației, a cărei activități sunt asociate cu agricultura rămân în depozit;
5 ani se află pe depozitarea diferitelor tipuri de documentații asociate cu modul de film și fotore;
3 ani - Documentație foto și video.
În cazul lichidării sau reorganizării întreprinderii, toate documentele care nu au o perioadă de depozitare trebuie transferate în depozitul în arhivele de stat. Documentele asociate cu personalul întreprinderii sunt, de asemenea, supuse transmiterii.
În cazul în care organizația este nestatală, atunci în acest caz legislația prevede o reglementare specială a relațiilor. Dacă este mai specific, următorul principiu este valabil: Legea face o cerință de a încheia un acord cu serviciul federal de arhivare, dar dacă un astfel de acord este târziu (din orice motiv), arhiva este obligată să accepte doar pachetul de documente care este asociat direct cu organizațiile de personal. Dar soarta altor documente și locul ulterior al depozitării lor ar trebui soluționate de către președintele Comisiei de eliminare a întreprinderii.
Documente care fac obiectul firmware-ului
:
În conformitate cu legea, firmware-ul este supus tuturor documentelor, care constă din două sau mai multe pagini. Această regulă se aplică, de asemenea, documentelor caracterului statutar. Este important ca documentele care nu sunt supuse transferului la arhivă, desigur, nu pot fi umplute.
Factorul principal care afectează necesitatea firmware-ului de documentație este că, în acest fel, documentele încearcă să protejeze împotriva posibilă retragere sau înlocuire a foilor sale individuale. De aceea, documentele sunt supuse firmware-ului cu fire și numerotarea acestora. Apoi, documentația este etanșarea.
Lista documentelor care fac obiectul firmware-ului include documente de contabilitate și personal, precum și cărți de contabilitate a profiturilor organizației și alte acorduri deosebit de importante.
Într-o listă suplimentară de documente care fac obiectul firmware-ului, puteți activa copii și traduceri care au fost notate.
Documentele care au fost decorate într-un mod similar sunt mult mai ușor de stocat, în plus, ei ocupă mult mai puțin loc. În plus, legarea firelor și etanșarea ulterioară vă permite să vă asigurați că documentația are un aspect holistic. Pe acest moment Modalitățile alternative la legislație nu sunt inventate.
După proiectarea completă a tuturor documentelor necesare, sub rezerva arhivei, etapa finală este firma. Pentru a începe documentele de cusut, se presupune că este o îndepărtare completă a tuturor articolelor din metal, cum ar fi știfturile, clipurile și parantezele. După aceasta, documentele sunt retrase din dosar.
Dacă documentele sunt deja echipate cu corespunzător, le este adăugată la acestea o foaie goală, pe care se emite inscripția însoțitoare. În plus, în partea de sus a stivei de documente pot adăuga, de asemenea, foi pentru a fi utilizate pentru proiectarea inventarului intern. O alternativă poate servi formulare special pregătite.
Numărul maxim de foi, care pot fi cusute împreună și apoi constituie un lucru. Astfel, lucrurile ar trebui să fie echipate astfel încât numărul total din pagini să nu depășească 250 de bucăți. Este probabil ca pentru anul în întreprindere să adune un număr mare de lucrări care trebuie puse în arhivă. În acest caz, ele sunt separate în volume separate care conțin până la 250 de coli. În procedura standard, firmware-ul se efectuează utilizând un hardcover.
În cazul în care foile au un format diferit, firmware-ul unui astfel de volum trebuie să fie efectuat utilizând patru puncte de puncție. Acest lucru permite ca cele mai fiabile să se lege pe diferite foi de format.
Cu firmware-ul documentației care are o perioadă lungă de depozitare, firmware-ul foilor este permis împreună cu coperta, adică prin.
În cazul documentației care are timp de depozitare standard, firmware-ul este după cum urmează: firmware-ul începe cu o foaie care este după cum urmează după legare. După aceea, o garnitură de carton este stivuită pe partea superioară a primei foi, după care este cusută. Garnitura de carton este utilizată pentru a proteja firul de uzură rapidă.
Merită să ne amintim că documentația poate fi stocată pentru totdeauna, astfel încât limitele firmware-ului ar trebui controlate. Adică, firele nu ar trebui să găsească pe text și ar trebui să fie ușor paralele chiar și după procedura de firmware.
Depozitarea documentelor direct în dosar este permisă. Dar numai dacă perioada de depozitare a acestei documentații nu depășește 10 ani.
Unele întreprinderi folosesc o mașină de scris special - o broșură. Cu toate acestea, această metodă de fixare a documentelor este acceptabilă numai pentru depozitarea internă și inacceptabilă pentru liantul de arhivă.
Următoarea etapă de pregătire a documentelor este numerotarea lor. Numerotarea se efectuează pentru comoditate atunci când lucrează cu documentația. Se efectuează utilizând un creion negru sau o numerotare specială. Numerele de pagini sunt aplicate în colțul din dreapta sus al documentului exclusiv pe partea din față. La numerotarea este important să vă amintiți că numerele de pagini nu ar trebui să se suprapună textul principal și este interzis să fiți numerotat folosind creioane sau cerneluri color.
Oricare ar fi documentele, puteți utiliza foldere de arhivă, mașină de găurit, precum și o mașină de legare.
Un standard separat este valabil pentru firmware-ul documentelor referitoare la tranzacțiile bancare bancare. În acest caz, grosimea dosarului deja cusut de documente poate ajunge la 10 centimetri.
Înainte de a începe firmware-ul, este necesar să se alinieze tot stiva de lucrări. În cazul unei hârtii de format diferit, acestea trebuie să fie puse astfel încât să fie convenabil să se acumuleze.
După efectuarea de deliciu, este necesar să se facă perforări sau găuri de găuri utilizând o mașină specială sau o găurire obișnuită pentru a sorta cu ușurință documente. Numărul de găuri poate fi de la 2 la 5. Unele mașini specializate pot, de asemenea, să împrumute imediat un fir în găurile preparate. Dacă forarea are loc cu ajutorul unui burghiu obișnuit, ar trebui să urmeze astfel încât deschiderile să nu se miște.
Când documentele sunt firmware, va lua un ac și fir de fire manual. Firmware-ul este realizat prin două găuri. După firmware, capetele firului trebuie să fie asociate și pe partea inversă a documentului și apoi pe nodul rezultat, lipiți o bandă mică de hârtie.
După aceasta, este necesar să se facă o inscripție martor care conține informații despre numărul de foi enumerate și despre cine este certificat moștenitorul. Această procedură este făcută astfel încât sigiliul și inscripția să depășească limitele benzii lipite de hârtie.
Apoi paginile sunt supuse numerotării în obligatoriu. După cum arată practica, nu este atât de dificil să sortați documentele manual, totuși, dacă sunt cusute mai mult de 5 coli, atunci ele sunt deja destul de problematice pentru a străpunge acul. În acest caz, utilizarea găurilor este permisă.
După cum am menționat mai devreme, mai mult de 5 coli împreună Pierce destul de problematic, astfel încât să puteți folosi găuri sau electrozi. Cu un astfel de firmware, trebuie să faceți următoarele: Localizați cele 4 găuri din câmpul cusute ale documentelor, urmând textul să rămână citit, după aceea, pentru a face o zăbrească.
Privit prin documente notariale, contracte, cărți de numerar, documente de tip bancar, precum și jurnalele de înregistrare și afacerile personale sunt supuse notarului.
La finalizarea procedurilor de cusut și numerotare, este necesar să se facă o inscripție martor. De regulă, inscripția certificatului conține în mod necesar informații despre numărul de pagini cusute și caracteristicile documentelor din firmware și apoi fixate pe partea din spate a cazului.
Ascripția trebuie semnată de șeful organizației.
De asemenea, trebuie remarcat faptul că inscripția însoțitoare trebuie să conțină o semnătură a unei persoane responsabile și decodificarea acesteia. Apoi, va fi, de asemenea, lipit de caz, fixând nodulele firelor firmware și este alocat imprimării imprimate, care este pus pe marginea autocolantului și a persoanei în sine.
Sperăm că ați înțeles corect cum să sortați documentele la întreprindere.
Câți ani este disputa cu privire la soarta cărților, ziare, documente de hârtie? Mai puțin nu devine, nu primul, nici al doilea, nici al treilea. Poate că numai ratele de creștere sunt reduse. Uneori este nevoie să purtați documente pe mai multe foi. Staplerul nu o poate face, lipici. Și cum să fii? Trebuie sa căutați documente. Da, este de a coase! Asta este, fire, acul trebuie să luați și să faceți toate documentele. DAR cum se separă documentuls? Niciunul dintre organismele care nu necesită acest lucru nu oferă instrucțiuni, reguli și eșantioane detaliate. Deși ar părea, bine, faceți o fotografie cum să coaseți documentele Și totul va fi mai bun. Și, pentru că este necesar să coaseți corect documentele și nu așa cum am vrut, dar "dreapta" - din cuvântul "regulă". Documentele de cusătură asigură în mod corect dificultăți maxime pentru aderență și, prin urmare, este considerată ca fiind cea mai fiabilă modalitate de a păstra documentul multi-pagin (multi-lidly).
Din păcate, instrucțiuni clare și reglementări (cele ale celor mai "reguli") nu există documente pentru firmware. Dar există probleme comune de diferite cazuri, de exemplu, recomandările generale privind firmware-ul documentelor A4 pot fi percepute de la recomandările metodologice pentru elaborarea de instrucțiuni de muncă de birou în cadrul organismelor executive federale, aparate. Ordinul Rosarhiva din data de 23.12.2009 n 76 și de la GOST R 51141-98 "Dezvoltare și afaceri de arhivă". Cu toate acestea, majoritatea acestor reglementări se referă la documentele stocate de mai bine de 10 ani, iar cum ar trebui să fie cunoscuți de contabili, statul obligă să stocheze o anumită sumă de documentație întreprindere un anumit număr de ani, adică să efectueze arhiva Depozitare, apoi transferați din nou documentele specifice de arhivă din arhiva de stat. Dar acestea sunt toate "flori", mai relevante și necesită atenție vor fi situațiile în care inspecția fiscală necesită o copie a documentelor și apoi documentele investigate trebuie să fie emise în conformitate cu cerințele FTS. Aceste cerințe, la rândul său, se bazează pe Codul fiscal al Federației Ruse Art. 93. Calcularea documentelor în timpul auditului fiscal, precum și pentru noul Ordin pentru 2019 prin Ordinul Serviciului Federal Fiscal al Rusiei din 07.11.18 Nr. MMB-7-2 / [E-mail protejat]
În general, abilitatea propriu pentru a coase documentele Poate fi necesară de mai multe ori. De exemplu, atunci când treceți rapoarte, trebuie să coaseți documente în FIU, precum și să coaseți documentele de raportare pentru taxă (de exemplu, poate fi o carte de contabilitate pentru venituri și cheltuieli *) etc. Uneori trebuie să faceți documente de cusut în bancă angajaților departamentelor relevante. În cele din urmă, trebuie să coaseți în mod constant documentele contabile și de numerar, să faceți acest lucru în pregătirea documentelor pentru licitație, precum și în furnizarea de documente pentru depozitarea arhivelor.
În principiu, toți contabilii lucrează cu programe contabile, fără ele acum. Dar importanța juridică este cel mai adesea hârtie, pentru că Documente în El. Forma forței juridice numai dacă acestea sunt semnate de o semnătură digitală. Și în acest caz, nu este necesară duplicarea pe hârtie. Aceasta se referă la facturi și multe alte documente. În principiu, dacă doriți să încercați să lucrați fără hârtie sau să o reduceți, precum și să faceți toate calculele cu ușurință 🙂, puteți contacta contabilitatea online numărul unu în Rusia - "contur de contabilitate" de la toți contabilii companiei SKB contur. Cea mai populară zonă de contabilitate, pentru care utilizați contabilitatea online, este un salariu - are tariful cel mai accesibil - 1500 de ruble pe trimestru (inclusiv raportarea)! Aceasta este o alternativă foarte interesantă la 1c și puteți lucra cu bazele de date descărcate de la 1c! Mulți vor fi supraviețuiți, dar lucrarea din conturul contabilității nu trebuie să fie învățată, în special să se supună cursurilor plătite, nu aveți nevoie să implementați, să Licență, să apelați programatorul etc. Începeți să cunoașteți / lucrați foarte ușor, după înregistrarea rapidă și simplă, o lună întreagă de lucru poate fi utilizată de serviciu:
Dar totul este bun și frumos, dar contabilitatea va trebui să lucreze cu ziarele de mult timp și să aibă nevoie de ea acum! Și din moment ce este necesar să coaseți diferite documente care au semnificații diferite, forma de foi, grosimea cazului (ambalaje de foi), atunci recomandările / regulile / practicile au mai multe opțiuni pentru instrucțiunile pas cu pas. Probabil, este necesar să împărtășim obiecte de reticulare pentru comoditate:
1) mai multe foi de format A4
2) Contabilitate, inclusiv documente de numerar, documente
Diferența pur externă - primele cusute (de regulă, fiecare document este cusut separat), al doilea poate fi cusut în cazuri (fiecare caz poate consta în orice număr de documente), respectiv, poate avea cruste de carton.
Pentru a srecaliza, puteți vedea o fotografie pe documente de cusut pe cel mai simplu exemplu - pentru un document din mai multe foi de format A4:
Dar dacă doriți să urmăriți structura video, puteți să o contactați. La videoclip nu a duplicat fotografia, o altă situație va fi dată atunci când este necesar să coaseți documentele în partea superioară levom. Colţ:
Deci, ce trebuie să vă pregătiți înainte de a coase documentele:
- documentație)
- Imprimarea (dacă există, nu este întotdeauna necesară, dar va fi puțin probabilă)
- fire (dure)
- ac
- perforator
- Clay de papetărie
- Hârtie pentru mărimea autocolantului de aproximativ 4 * 6 cm
Apoi, pe partea stângă a foii, la o distanță de aproximativ jumătate din câmp, fără text, găurile sunt făcute cu un ac în cantitatea de trei până la cinci bucăți. Conectorii trebuie să fie aranjați simetric la o distanță de 3 cm și strict verticală.
Deci, ne rupem cu totul în ordine.
1) Pregătirea documentelor.
Mai întâi trebuie să faceți găuri (găuri), pentru majoritatea documentelor este suficient pentru a face trei. Conectorii (găuri / găuri) trebuie să fie aranjate simetric și strict vertical. Dacă trebuie să coase documentele cu fire, iar documentele constau din mai multe foi, atunci puteți face găuri cu un ac, adică imediat "Coase", deși puteți lucra găuri. Pentru documente deosebit de importante, cinci găuri sunt mai bune. Se crede că documentele de cusut pe fire prin trei găuri nu sunt suficient de fiabile, se păstrează posibilitatea de substituție. Iar firmware-ul prin 5 găuri este limita protejării documentelor la care este capabilă firmware-ul. Găurile ar trebui să fie amplasate în stânga, de regulă, toată lumea are experiența "ambalajului de gaură" a foilor și inserțiilor în foldere, astfel încât nu ar trebui să existe dificultăți, deoarece, de fapt, locația găurilor pentru documentele de cusut este identic.
De asemenea, este necesar să rețineți că, pentru mai multe foi, găurile A4 o fac ușor, dar pumnul găurii este proiectat pentru o anumită grosime a pachetelor de foi. Și ce să faceți dacă aveți nevoie pentru a coase documentele de numerar cu un pachet gros, de exemplu? În acest caz, merită să folosiți o selecție (în biroul său, probabil nu doar pentru a găsi) sau dacă cazul este absolut dificil, de exemplu, trebuie să coaseți documentele contabile foarte groase, puteți utiliza un cui ascuțit și un ciocan. Domeniul de aplicare nu este o papetărie, dar ce să faceți.
Apoi, în documentul (documentele), va fi necesar să se facă numerotarea foilor: trebuie mai întâi să eliminați clipurile, apoi documentele sunt descompuse în ordine și numerotate de la prima foaie la ultimul.
2) Cusatura.
De obicei, trebuie să coaseți documentele cu fire, dar câteodată puteți utiliza o bandă subțire (așa cum se arată în videoclipul de mai sus). Deși mulți contabili preferă să coaseți documente care nu sunt sub fire, ci de banca de sfoară sau firele de firmware LSH-210. Asta este, de dorit, totuși, fir dur.
Documentele sunt rupte de două ori, pentru rezistență, iar reziduul firului este excretat pe partea din spate a deschiderii centrale și este tăiată, dar aproximativ 6 cm de capătul liber ar trebui să rămână. După aceea, firele sunt legate la nod, astfel încât să poată lipi o bucată de hârtie cu imprimare (vezi fotografia / video de mai sus)
3) Certificarea unui document încrucișat
Mai întâi trebuie să pregătiți o hârtie autocolantă, acest lucru se poate face, de exemplu, într-un cuvânt, creând o masă și completați-o. Apoi imprimați foaia și tăiați tabelul. Probă:
Cusute, numerotate, fixate de semnătură
și tipăriți ___ (_______________________) lista ___
CEO
CJSC ZAO.
I.I. Ivanov.
Hârtia trebuie să aleagă o țigară, deoarece nodul ar trebui să fie vizibil, respectiv, este imposibil să utilizați hârtie dens. Autocolant de hârtie autocolant, astfel încât închideți nodul și o parte a lungimii firelor care trebuie să fie libere (vezi fotografia / video). Trebuie să lipiți această hârtie pe lipiciul de papetărie (sticlă lichidă). Apoi, există o sigilare și pune o semnătură (de către șeful organizației sau o persoană autorizată), în timp ce marginile semnăturii și tipăririi ar trebui să depășească limitele autocolante de hârtie. După aceea, lipiciul este jenat pe partea de sus a tipăririi imprimării și a nodului de fir. Acesta din urmă nu este întotdeauna necesar, de exemplu, un extras din abordarea registrului fiscal, dar ei nu vor umple sigiliul, iar semnătura nu va fi lipici. Deci, trebuie să determinați în mod independent gradul de importanță a documentelor care trebuie să fie cusute. Rigoarea maximă la staționare, de regulă, este dată celor mai importante documente contabile. Totuși, auditori, auditori - oameni fără milă în ochi și fără inimă 🙂 și așa cum să traversați documentele Nimeni nu învață pe nimeni, atunci când verificarea poate găsi cu ușurință defecțiune.
La urma urmei, există și situații controversate.
Uneori nu este vorba despre cum să traversați documentelesau dacă să o facă deloc. Faptul este că autoritățile de control necesită uneori copii. Și opțiunea cu o alternativă - când toate documentele sunt modelate, nu pot să le placă. De exemplu, a existat un astfel de caz.
Inspectorii au cerut documente de la companie. Contribuabilul și-a păstrat copiile împreună, iar pe ultima foaie a pus o inscripție care indică numărul de foi, sigiliul companiei și semnătura reprezentantului. Inspectorii nu au luat comutatoarele - spun ei, a fost necesar să se asigure fiecare copie separat. Contribuabilul a făcut apel la Curte să oblige inspecția să accepte documente certificate prin metoda companiei.
Curtea a susținut impozitul (rezoluția FAS al districtului Moscova din 05.11.09 nr. KA-A41 / 11390-09). Chiar și în ciuda faptului că toate foile au fost cusute și numerotate, judecătorii au decis că Codul fiscal cere să atribuie separat fiecare document.
Deci, înainte de coasere, merită să aflați exact ce doresc exact corpurile de control și control. În special în cazul verificării (cele etc.)
Ce este util să cunoașteți contabilul:
Documentele care sunt semnate de o semnătură digitală nu sunt aproape niciodată duplicate pe hârtie și nu necesită, respectiv, trecerea la depozitare etc. Acestea sunt stocate în formă electronică în arhivele electronice ale unui operator de telecomunicații specializate. În special, întreprinderile pe un sistem fiscal simplificat, care se ocupă de comune pot fi efectuate utilizând contabilitatea online deja menționată, care are totul, de la un calendar de raportare individual de auto-reînnoire pentru a beneficia de orice număr de întreprinderi. Desigur, poate fi considerată o alternativă la 1C și alte programe contabile, dar de fapt, este un salt de înaltă calitate în automatizarea contabilului de muncă. Arhiva electronică este creată de la sine, nu este nevoie să trimiteți documente undeva, actualizând formularele de raportare, procedura de calcul, formulele etc. Se întâmplă central și nu necesită acțiuni din partea utilizatorilor, calendarul de raportare al companiei este întotdeauna relevant, la îndemână și numai ceea ce trebuie făcut în această întreprindere, când se apropie sarcinile, sistemul notifică acest lucru prin e-mail , prin SMS, da și un anunț apare în contul personal, puteți viziona un videoclip despre alte facilități și, cel mai important, încercați! Și nu în versiunea demo tăiată, ci într-un sistem de operare complet în termen de o lună de la înregistrare. Apropo, noii utilizatori ai conturului contabil sunt date practic oriunde în cadouri - o lună după înregistrare ca cadou, un cadou un cadou după trecerea la orice tarif plătit. Astfel de cadouri sunt furnizate în promovarea utilizatorilor noi, promovarea acțiunii 5000, introduceți-o în contabilitatea conturului, puteți doar pe pagina de înregistrare, câmpul corespunzător este întotdeauna vizibil. Pe de o parte, este la fel de frumos, pe de altă parte - este doar necesar să se conecteze la conturul contabilității și ușor și este ușor de deconectat, dar cunoașterea cu noi oportunități fundamentale pentru un contabil încă necesită efort și Cel mai important - este necesar ca nevoile coincis cu oportunități. Atât de mult pentru utilizatorii noi 🙂
* Ordinul Ministerului Finanțelor din Federația Rusă din 30 decembrie 2005 n 167n "privind aprobarea formei de contabilitate a veniturilor și a cheltuielilor organizațiilor și a antreprenorilor individuali care aplică un sistem de impozitare simplificați și procedura pentru acesta completati":
1.5. Cartea contabilității veniturilor și a cheltuielilor ar trebui să fie pusă și numerotată. În ultima pagină a contribuabilului numerotat și trecut, cărțile de rezervare a veniturilor și cheltuielilor sunt indicate de numărul de pagini conținute în acesta, care este confirmat de semnătura șefului organizației (antreprenor individual) și este fixat la Organizarea organizației (antreprenor individual - dacă este disponibil) și este, de asemenea, certificată de semnarea oficială a autorității fiscale și este legată de sigiliul autorității fiscale înainte de întreținerea sa. În ultima pagină a numărului de venituri și costuri contabilitate, care a fost efectuată în formă electronică și a fost afișată la sfârșitul perioadei de impozitare pe suport de hârtie, numărul de pagini conținute în acesta, care este confirmat de semnătura Șeful organizației (antreprenor individual) și este legat de organizarea organizației (un antreprenor individual - dacă este disponibil), și asigură, de asemenea, semnătura unui funcționar al autorității fiscale și este fixat la sigiliul autorității fiscale.
După publicarea ordinului de angajare. Nu există formă unificată pentru acest lucru, deci dezvoltați-vă singur. Îndepărtați copia din pașaportul angajatului, mărturia Inn, mărturia pensiilor de asigurări și din alte documente disponibile, de exemplu, de la o licență de conducere, certificat medical.
Pe prima pagină ar trebui să existe un inventar al tuturor documentelor disponibile în momentul angajării și care vor apărea în procesul de lucru, de exemplu, o comandă de vacanță, orice acorduri suplimentare la contractul de muncă.
În coada internă, specificați numele documentelor, numerele acestora, data pregătirii și numărul foii din cazul personal. Puneți semnătura, numele complet și data compilației. Pentru a simplifica furnizarea de informații, faceți un inventar în formă tabară.
După ce toate documentele sunt colectate, puneți-le în ordine cronologică, apoi amorțiți-le, începând cu Obia (№1). Apoi, faceți o copertă a unui caz personal. Asigurați-vă că specificați numele organizației în cadrul documentelor constitutive, numărul de secvență al cazului personal, data de compilare. Părăsiți domeniul conform instrucțiunilor contractului de muncă. De asemenea, după demitere, va trebui să specificați numărul de pagini din caz.
Nu uitați să specificați și titlul de caz - numele de familie, numele și patronimic al angajatului sunt complet. De asemenea, puteți scrie un post de angajat angajat. După concediere, cazul este cusături și predat la arhivă.
Afacerile personale sunt păstrate într-un lucrător de personal sau într-o altă persoană care își îndeplinește îndatoririle. Accesul la date este limitat. O dată pe an, angajații ar trebui să primească informații despre desfășurarea afacerilor; Mai bine, dacă după revizuire vor pune o semnătură.
În procesul de activități, contul contului sau antreprenorului trebuie să proceseze multe documente. Fluxul de documente crește direct proporțional cu succesul dezvoltării afacerilor. Multe tehnici de muncă sunt cunoscute pe scară largă, dar oamenii de afaceri novice sunt puțin probabil să spună toate tehnologiile. Din această instrucțiune, veți învăța cum să tiviți documentațieastfel încât acestea să nu fie confuze și nu pierdute.
Instrucțiuni
Utilizarea fișierelor transparente nu este foarte. Mai bine să scot documentațiefolosind pumnul de gaură. Desigur, fișierele transparente vor fi utile pentru stocarea documentelor care nu pot fi holpolice: documentațiecare sunt făcute pe forma de zori de stat, documentație Cu holograme și alte lucrări protejate de fals. Pentru restul documentelor, fișierele sunt inadecvate.
La gaura care vizează, puteți utiliza, alinierea fiecărui document de pe cea precedentă. Într-un singur dosar documentație Vor fi aliniate, dar dacă trebuie să mutați orice document într-un alt dosar, probabilitatea ca acesta să acționeze dincolo de pachet.
Cea mai bună modalitate de a lustrage documentele este utilizarea limitatorului. Apoi, fiecare găuri de documente vor fi localizate în același loc. Documentele cusute în acest mod vor avea aspectul cel mai precis și găurile suplimentare în ele nu trebuie să.
Suporturile sau clemele de capsare sunt adesea folosite pentru a conecta documentele. Adevărat, există un dezavantaj: un pachet de documente fixate cu ajutorul unui suport sau clipuri în locuri de atașare are bulgări, ceea ce face dificilă lucrările. Conectați un document multi-pagin este mai bun decât o picătură de adeziv PVA. În majoritatea cazurilor, este nevoie de mai puțin, iar pachetul de documente nu are îngroșări.
Dacă documentul de dimensiune este mai mic decât o foaie standard, atunci trebuie să fie lansată mai întâi la o foaie standard, după care poate fi cu restul documentelor.
Documentația în unele companii este stocată de zeci de ani. Pentru a face ca hârtiile importante să nu fie blocate și nu pierdute, acestea trebuie să fie cusute în foldere sau materiale plastice din carton solide. Pentru identificare, să separăm un număr separat.
Instrucțiuni
Așa că trebuie să găsiți cu ușurință, obțineți o carte. Atribuiți numărul și puneți-l în această revistă. În plus față de numărul, introduceți data încheierii unui contract. Înregistrarea din jurnal ar trebui să arate astfel: 1. Contract nr. 123TP din 02.22.2011. În note, puteți specifica esența contractului atunci când necesită un stil de documentare corporativă.
Dacă există mai multe entități juridice în companie, începeți contractele pentru fiecare carte. Aplicați simbolurile convenționale în notație. De exemplu, contractul de OJSC "Masha și urșii" scrie ca 123mm. Și valorile mobiliare de la CJSC "trei purcei" martie 123tp. Atribuiți numere pentru a nu se produce o confuzie.
Înainte de documentul din dosar, scoateți cu atenție clema de fixare. Luați gaura și executați găuri noi. Introduceți documentul în dosar și asigurați-l cu mustață specială. Separați un contract dintr-o altă foaie pură A4.
Contractele de cusut pot fi, de asemenea, altfel. Vor fi fișiere transparente pentru acest lucru. Fiecare inserție de documente într-un fișier separat și asigurați-vă în dosar.
Nu depozitați prea multe contracte într-un singur dosar - ele pot interfera. Dosarul trebuie să fie ușor închis, foile individuale nu trebuie să stea afară.
Dosarele cu trei ani în urmă Acordurile Nu este nevoie să păstrați mereu la îndemână. Răspândiți-le în cutii de carton, semnarea anului și entitatea juridică pentru care sunt emise documente. Cutiile trimit la depozit. Alegeți un loc uscat pentru depozitare. Umiditatea este distructivă pentru hârtie.
Afacerile personale ale tuturor angajaților care au plecat și pensionați, trebuie trimise la depozitare la arhivă (articolul 17 al Legii federale nr. 125-F3). Angajatul departamentului de personal este obligat să pregătească dosarele cu documente și să le transfere unui angajat autorizat arhiva De la mână la îndemână.
Instrucțiunile unificate pentru documentele de cusut nu sunt dezvoltate. Dar recomandările privind firmware-ul cazurilor sunt cuprinse în recomandările metodologice ale Rosarhiva, Ordinul Ministerului Culturii din Rusia pentru 2005 nr. 536, instrucțiunile băncii centrale pentru document și GOST 51141, care reglementează regulile de stocare a documentelor .
Luați în considerare principiile de bază ale coaserii corecte a diverselor documente.
Înainte de firmware-ul documentelor, ar trebui să vă gândiți la acoperirea cartonului pentru fiecare folder. Sunt:
Capacul este aplicat de date:
Fiecare set de documente este prevăzut cu o descriere. Conține informații:
În timpul numerotării, inventarul nu este luat în considerare. Inventarul poate fi pus într-un folder partajat, poate fi inserat în capac sau depozitat separat. Dar managerii de birouri preferă să-l clipească: deasupra probabilității conservării sale.
Numerotarea este atașată numere arabe(În cazuri rare - Roman), ascendent. De obicei, compilația de numerotare nu provoacă dificultăți, dar este necesar să se țină seama de o serie de subtilități:
Trimiteți documente în mai multe moduri:
Jurnalele de rezervare a forței de muncă înainte de reticulare trebuie să fie etanșarea cu un sigiliu.
Documentele trebuie depuse la arhiva întreprinderii după un an, după ce sunt finalizate în activitatea de birou. După ce sunt stocate într-un anumit moment în organizație, ele trebuie transferate în arhiva regională sau municipală. Datele sunt identificate ca:
Documentele către arhivă sunt înmânate serviciului de gestionare a documentelor de personal. Dacă nu există o diviziune specifică în cadrul organizației, arhiva secretarului, un specialist al serviciului de personal sau al capului adjunct, în cazuri rare, este un contabil.
Înainte de pregătirea documentelor la arhivă, este necesar să le găsiți o acoperire adecvată și să adăugați informații suplimentare pentru inventar, cum ar fi:
Designul însuși constă din următoarele etape:
Firmware-ul documentelor pentru serviciul fiscal este ușor diferit de firmware-ul documentelor pentru arhivă. Caracteristicile sale sunt:
În iulie 2013, serviciul fiscal a explicat că declarațiile și documentele constitutive sunt permise.
Se face după ce toate documentele sunt modelate și numerotate. Este un fragment de hârtie de 5x6 centimetri. Inscripția este lipită pe cifra de afaceri a ultimei foi astfel încât să fixeze nodul firului, care este fixat.
Aceasta indică:
Întreprinderea este pusă pe inscripție, astfel încât amprentele ei să fie localizate pe autocolant (adică pe inscripția în sine) și pe foaie.
Cerința de bază pentru documentele stabilite este inviolabilitatea. Dacă inexactitatea se face undeva - de exemplu, ați uitat să atașați un document, atunci trebuie să o sortați fie sub formă de volum separat, fie dezasamblați totul și reinfectați. Nu sunt permise nicio investiție și adăugări de a fi eliminate.
Dacă au apărut erori în numerotare, atunci utilizarea unei numerotări literare este permisă. Aceasta înseamnă că aceeași figură este pusă pe foaia ratată, dar litera este adăugată, de exemplu: 15, 16, 16A, 16B, 17 ...
Dacă numerotarea este întreruptă mai serios, atunci va trebui să se facă din nou. Pentru a face acest lucru, este necesar să traversăm cu exactitate numerele populate greșit și să introduceți pe altele noi.
Modificările vor trebui să facă în inscripția martorului: vechile date sunt șocate și, alături de a pune pe altele noi.
Antreprenorii și angajații de birouri se confruntă cu necesitatea de a executa în mod corespunzător documente multi-pagină. Organele de supraveghere și organizațiile superioare, după cum știți, sunt extrem de implicate în proiectarea lucrărilor de afaceri și, prin urmare, uneori există dificultăți. Să ne ocupăm de modul cu ușurință a documentelor și amorțitului, astfel încât să nu aveți probleme inutile atunci când aplicați.
Se pare că nu pare nimic complicat de hârtie flash, nu. Dar, de fapt, nu totul este atât de simplu. Există anumite reguli pentru care se face acest lucru. Dacă doriți să faceți un pas de ziare sau reviste de utilizat în interiorul organizației, atunci acesta. Dar dacă vă confruntați cu sarcina de a pregăti documente în arhivă sau taxă, sau în altă parte, atunci este necesar să se apropie de lucru cu responsabilitatea deplină, altfel riscă să primești hârtie înapoi. Motivul refuzului poate fi un design incorect.
Există o mulțime de astfel de cazuri. Și toate datorită faptului că nu știm cum să clarificăm cu ușurință și documente amorțite. Proba de design este puțin probabil să fie furnizată în taxă sau în arhivă.
Acum există un număr suficient de firme implicate în firmware-ul documentelor. Puteți recurge la serviciile lor. Ele sunt cu siguranță o mulțime de experiență. Ei vor oferi un sortiment mare de capace. Dar nu este întotdeauna convenabil. Faptul este că tipografia este umplută cu comenzi. Și tu presupunem că trebuie să faci de urgență această lucrare. Cât de apoi să fie? Rămâne doar pentru a face această problemă singură.
În plus, în condițiile economiei, managementul nu este întotdeauna gata să plătească cheltuieli suplimentare și, prin urmare, un astfel de tip de muncă cade pe umerii secretarilor, contabili. Deci, este mai bine să vă dați seama că nu există probleme în viitor. Aceste cunoștințe pot fi utile.
Dorim să rețineți că nu există standarde uniforme cu privire la modul de bliț. Apropo, structurile de stat nu dau explicații cu privire la acest lucru. Deci, va trebui să sorteze în orice caz. Acest lucru ne va ajuta SUA Recomandările metodice ale lucrărilor de birou (Comandă Rosarhiva datată 23 decembrie 2009).
Înainte de a începe lucrarea în sine, trebuie să vă pregătiți. Veți avea nevoie de următoarele materiale:
În general, întregul proces poate fi consacrat în trei etape. Primul este pregătirea, al doilea - firmware-ul însuși, al treilea este asigurarea documentului finit.
Vorbind despre cum să clarifice documentele, trebuie să vă amintiți o astfel de nuanță ca și designul capacului. Desigur, în casa de tipărire veți primi opțiuni frumoase, dar nu sunt întotdeauna necesare dacă nu este vorba despre munca de absolvire.
Pentru un mic liant, există suficientă capac de hârtie. Dacă se presupune utilizarea pe termen lung a liantului (de exemplu, stocarea în arhivă de peste 25 de ani), apoi utilizați carton dens.
Capacul poate fi dimensiunea standard (format A4) și non-standard. Depinde deja de formatul foilor de foi. Capacul trebuie să respecte dimensiunea documentului.
În timpul pregătirii lucrărilor la firmware, este necesar să se numească paginile. Prezența numerotării este o condiție prealabilă pentru proiectare. "Pentru ce este?" - tu intrebi. Pentru ca imposibilitatea de a fi neobservată, scoateți o parte din foi. Acest moment este foarte important. Prin urmare, să vorbim despre cum să clipească și să amorțească documentele. Există nuanțe aici.
Când se menționează numerotarea, trebuie să vă amintiți regulile:
Pentru a înțelege cum să clipească cu ușurință și documente amorțite (eșantionul este prezentat în articol), trebuie să pastrezi pas cu pas pentru a lua în considerare secvența de acțiuni.
Înainte de a vă asigura că intrarea liantului este corectă. Mai ales revizuiți cu atenție paginile. Dacă sa dovedit că unele dintre ele sunt pierdute, atunci puteți introduce numerotarea suplimentară alfabetică. Toate pliantele vor rămâne sub numerele lor, iar pe ratat ar trebui să scrieți o cifră din foaia anterioară și din scrisoare.
Cu greșeli brute, este logic să traverseze perfect scrisul scris și să ia înregistrarea corectă. Toate modificările făcute trebuie să fie reflectate în nota asistentului.
Înainte de a clipi documentele cu fire, este mai bine să verificați corectitudinea întregului caz. La urma urmei, nu aș vrea să o sparg mai târziu. De regulă, există mai multe pachete de pachete în interiorul acestuia. Absolut, întreaga listă ar trebui să fie listată în FISI. Ea este persoana responsabilă, îndreptându-se spre dată. Inventarul nu este numerotat.
Dacă toate documentele sunt pregătite, atunci puteți începe firmware-ul. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie de fire speciale sau puteți folosi sfoară. Desigur, mai multe frunze nu au sens să coaseți firul dur, puteți lua de obicei, pliate de două ori.
Deci, du-te direct la întrebarea de a clipea documentele prin fire. Fotografii cu o descriere detaliată va servi ca o adăugare vizuală a algoritmului de acțiuni. Să începem cu faptul că este necesar să mănânci foile astfel încât atunci să puteți citi cu ușurință informațiile indicate pe ele. Pentru a face acest lucru, străpunge găurile de la marginea din stânga, la aproximativ o distanță de o jumătate de centimetri. Puterea ar trebui să fie de trei. Ele sunt situate unul pe celălalt. Conectorii pot fi făcute găuri atunci când pachetul de foi este mic. Pentru volume groase vor fi necesare. Gatiti firul, dar nu o face prea mult, va fi suficienta șaptezeci de centimetri.
Cum să bliț documente corect? Proba de lucru este prezentată mai jos. Pentru ușurința explicațiilor, atribuim numere la găuri: superior - 1, media - 2, inferior - 3.
Este necesar să începeți să începeți cu spatele carcasei, am călătorit acul prin orificiul 2 pe partea din față. În același timp, un vârf al firului va fi din spate. Apoi, după o gaură, acul este din nou afișat pe partea din spate. În acel moment, atunci când acul și vârful liber al firului se dovedește a fi în spatele documentului, trebuie să vă deplasați din nou pe partea din față și apoi din nou la cea opusă.
Cum de a clipi documentele, am sortat practic. Rămâne pentru mic. Odată ce toate foile sunt fixate, puteți lega în siguranță un fir pe nod din partea din spate a carcasei.
El trebuie să fie strâns puternic, așa că mai târziu ar putea fi sigilat de nota asistentă. Capetele firelor trebuie lăsate în mod liber, suspendate din autocolante.
Ei bine, după cum puteți vedea, nu există nimic complicat în rezolvarea întrebării, cum să clarificați documentele pe fire. Fotografiile prezentate în atenția dvs. sunt o confirmare directă. Rămâne doar să asigure foile decorate.
Aceasta se numește "semnătură asistent". Pentru a face acest lucru, trebuie să luați o mică bucată de hârtie cu o dimensiune de 5 x 6 centimetri și lipiți-o pe partea din spate, astfel încât să încheie nodul. Sfaturile firului ar trebui să iasă din ea și să stea liber.
Pe această notă trebuie să specificați câte pagini au fost cusute. Apoi, există o semnătură a directorului, data și tipărirea organizației. În general, semnătura asistentă se face fie de către directorul companiei, fie de unul adjunct. Sigiliul în sine este pus astfel încât o parte din ea a reprezentat ultima foaie de pachete, iar cealaltă este pe notă.
Am menționat deja că documentele cusute sunt închiriate în arhiva de stocare, în plus, în activitățile zilnice ale întreprinderii, este foarte des necesare pentru a construi pachete de foi. Acestea pot fi contractele și rapoartele la impozitare sau alte controale. Apropo, taxa este, în general, cerințe foarte stricte pentru acest lucru. Nu este permisă utilizarea capsatorului. Aceasta este considerată o încălcare gravă.
În general, Ministerul Finanțelor oferă chiar propriile recomandări, cum să clarifice documentele. Deci, iubitul nu poate fi foarte voluminos. Dimensiunea optimă este de până la cincizeci de pagini. Dacă există o mulțime de documente, este mai bine să le spargeți în mai multe cazuri. Trebuie să fie numerotarea solidă de numerele arabe. Pliantele sunt cusute cu fir dur, care este în mod necesar legat de spatele documentului finit. De mai sus, nodul este blocat cu o notă percepută, care ar trebui să fie încadrată în toate regulile. Nu uitați că numărul de foi ale cauzei este atașat. Pentru organismele de control, semnătura din nota asistentului este foarte importantă. Este îndreptățit să pună doar director sau altă persoană care are puteri. Toate acestea sunt înfășurate în imprimare. Impresia ar trebui să o minți astfel încât să capteze o bucată de foaie și note. În esență, toate aceste recomandări repetă informațiile de mai sus. Am considerat că este necesar să le aducem pentru a vă asigura că totul se face corect, în conformitate cu instrucțiunile din instanțele superioare.
Impozitează o cerință neechivocă pentru integritatea și păstrarea nu numai a documentelor în sine, ci și copii. Mai mult, fotocopii sunt hrănite și într-un pachet separat.
Am vorbit cu articolul cu privire la modul de a face documente corecte pentru depunerea autorităților de arhivă și de reglementare. Există uneori dispute cu privire la proiectarea pivoturilor, deoarece nu există niciun document care să ofere explicații exacte cu privire la această problemă și chiar și cu comentarii. Prin urmare, este necesar să se concentreze asupra standardelor adoptate în activitatea de birou. Trebuie să fie amintit că în structurile de stat în care serviți hârtia poate fi plasată pe designul lor. Prin urmare, este mai bine să specificați întotdeauna aceste informații în avans pentru a evita erorile și documentația de returnare pentru rafinament. La urma urmei, peste tot pot exista nuanțele lor.
