Emite documente de numerar. Nouă procedură de utilizare a CRE și CRF. Limită de decontare în numerar

Contabilitatea este documentară. Reflectarea tranzacțiilor comerciale asupra conturilor se face numai pe baza documentației. Un document este o dovadă scrisă a implementării unei tranzacții comerciale sau financiare și a dreptului de a o efectua. Calitatea contabilității depinde de corectitudinea și promptitudinea întocmirii documentelor. Valoarea documentelor în desfășurarea activității economice este destul de mare, deoarece documentele servesc pentru controlul preliminar și ulterior asupra siguranței proprietății, asupra legalității și oportunității operațiunilor comerciale.

Documentarea ca modalitate de formalizare a tranzacţiilor comerciale cu documente şi justificarea înregistrărilor contabile este unul dintre elementele metodei contabilităţii. Strâns legate de documentație sunt și alte elemente ale metodei contabile, precum conturile și inventarul.

Baza pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale în sistemul contabil poate fi doar întocmită corect documente, deoarece pe baza acestora se stabilește legalitatea și oportunitatea operațiunilor. Documentele sunt importante în auditul activităților financiare și economice, în audit, în examinarea cauzelor penale și civile în procesul de cercetare, cercetare și instanță, dobândind forța legală a probei.

Clasificarea documentelor contabile este prezentată în tabelul 2.

Masa 2- Clasificarea documentelor contabile

Întregul proces de întocmire, verificare, prelucrare, grupare și reflectare a documentelor în registrele relevante se desfășoară conform unui anumit plan. Pentru a asigura corectitudinea și promptitudinea înregistrării tuturor operațiunilor cu documente, este necesară o procedură de deplasare a documentelor. Calea de trecere a documentelor din momentul în care sunt emise până la transferul în arhivă se numește flux de documente.

Tranzacțiile cu numerar sunt cele mai numeroase și răspândite în întreprindere. Contabilitatea acestora este însoțită de executarea unui număr de documente, care sunt prezentate în Anexa nr. 8 la această lucrare.

Ordinele de numerar sunt documente care atestă legalitatea primirii banilor la casieria întreprinderii și a cheltuirii acestora în scopul propus. Documentele de numerar pot fi emise fie pe suport de hârtie, fie în format electronic. În formă electronică, acestea sunt tipărite pe hârtie.

Acceptarea numerarului la casierie se efectuează conform unui ordin de primire de numerar (formular nr. KO-1), semnat de contabilul șef. Registrul de casă de intrare (PKO) și chitanța pentru aceasta sunt completate de contabil într-un singur exemplar. În primul rând, numele organizației este scris mai departe în ordine, în locurile stabilite:

Numărul de ordine al comenzii (numerotarea PKO se face în ordine, începând de la 1 ianuarie până la sfârșitul anului);

Data primirii fondurilor;

Coloana „Cont corespunzător, subcont” indică contul de creditat în operațiune, adică. se înregistrează înregistrarea contabilă;

Dacă este necesar, se notează cifrul contabilității analitice și cifra destinației fondurilor primite;

Mai jos în rândul „Acceptat de la” este indicat numele complet al persoanei fizice sau numele persoanei juridice.

Linia „Baza” indică sursa încasării numerarului primit la casierie, adică. reflectă conținutul tranzacțiilor financiare și de afaceri. Acesta ar putea fi:

1. aport la capitalul autorizat;

2. încasările din vânzarea de servicii, produse, bunuri;

3. un împrumut de la o persoană fizică;

4. soldul fondurilor contabile neutilizate;

5. taxa de sponsorizare;

6. numerar de la bancă,

7. rambursarea creditelor, lipsuri, furt etc.;

Rândul „Atașament” indică documentele primare care oficializează tranzacția comercială:

1. comandă-comandă de lucru;

2. foi de parcurs;

3. factura;

4. contract de împrumut;

5. un extras din hotărârea adunării fondatorilor;

6. certificat contabil cu calcul;

7. scrisoarea clientului;

8. ordinea capului;

9. cec bancar;

10. declarația personală a salariatului etc.

Numerar este acceptat de casier. La primirea PKO, el verifică:

Prezența semnăturii contabilului șef sau contabilului, iar în lipsa acestora - semnătura șefului, care trebuie să corespundă mostrelor disponibile;

Corespondența sumei de numerar în cifre și cuvinte;

Disponibilitatea documentelor justificative pentru PKO;

Corespondența sumei indicate în PKO și suma de numerar efectiv acceptată.

În cazul în care una dintre aceste cerințe nu este îndeplinită, casieria returnează documentele departamentului de contabilitate pentru o prelucrare corespunzătoare.

Dacă toate documentele sunt verificate și nu există comentarii, casierul semnează PKO, o chitanță pentru acesta și pune o ștampilă care confirmă tranzacția în numerar. Purtătorului i se dă o chitanță PKO în mâinile sale.

Acceptarea numerarului se realizează astfel încât deponentul de numerar să poată observa acțiunile casierului.

Dacă suma depusă nu corespunde sumei din PKO, casieria fie se oferă să o majoreze dacă există lipsă, fie returnează surplusul.

Dacă contribuitorul refuză să plătească suma lipsă, casierul îi returnează suma depusă, taie PKO și revine managerului sau contabilului șef pentru a reemite suma.

Comenzile în numerar sunt acceptate doar în ziua în care sunt întocmite. Când numerarul sosește la casierie de la bancă, se întocmește și un ordin de intrare în numerar. Furnizorul este contabilul-șef, căruia casieria îi transferă chitanța. Chitanța este atașată extrasului de cont.

Ordinele de numerar de chitanță și separat de cheltuieli sunt numerotate în ordine cronologică, de la începutul până la sfârșitul anului. Pe baza acestor comenzi si a documentelor anexate acestora, casieria face inscrieri in carnetul de casa.

În noul Regulament în vigoare de la 01.01.12. nu se menționează nimic despre ținerea unui registru al PKO și RKO, așa cum era înainte.

Numerarul se eliberează direct către destinatar, care poate fi indicat în următoarele documente de plată:

Într-un bon de cheltuială în numerar;

În statul de plată;

Pe statul de plată

pe baza unui pașaport (sau a unui alt document de identitate) sau a unei procuri cu pașaport.

După ce a primit un voucher de numerar de ieșire, casierul verifică aceleași coloane completate în acesta, în același mod ca atunci când primește un voucher de numerar de intrare, precum și corespondența datelor pașaportului destinatarului și numele și prenumele acestuia. în ordinul de ieşire de numerar.

La eliberarea numerarului prin procură, casieria verifică:

Respectarea numelui complet destinatarul în bonul de numerar și numele complet al destinatarului specificat în împuternicire;

Respectarea numelui complet destinatarul specificat în împuternicire și datele pașaportului sau alt document de identitate al acestuia.

În statul de plată sau casa de marcat, casieria scrie „prin procură” înainte de semnătura persoanei-principal.

În astfel de cazuri, o procură este atașată unui ordin de ieșire de numerar, unui stat de plată sau al unui stat de plată.

Dacă împuternicirea se eliberează pentru mai multe plăți, atunci în acest caz copiile acesteia sunt făcute și certificate în conformitate cu procedura stabilită. La documentele facturii se ataseaza o copie certificata, originalul imputernicirii se pastreaza de casier si se ataseaza la documentele facturii la ultima emisiune de numerar.

Când primește bani pe o comandă în numerar pentru cheltuieli, destinatarul indică suma primită în ruble - în cuvinte, în copeici - în numere și o semnează. Casierul numără banii sub supravegherea destinatarului și îi dă numerar în suma indicată în decontarea în numerar.

Destinatarul este obligat să verifice suma recalculând-o, fără a părăsi casa de marcat.

După ce numerarul este distribuit prin casa de marcat, casieria îl semnează.

Emiterea de bani pentru contabilizarea cheltuielilor legate de desfășurarea activităților, către salariat, se întocmește cu ordin de numerar de cheltuieli conform declarației sale scrise, care se întocmește sub orice formă și conține:

Inscrierea capului in propria mana despre suma numerarului si perioada pentru care sunt emise;

Semnătura și data managerului;

Persoana responsabilă la sfârşitul perioadei pentru care s-au eliberat banii este obligată să întocmească un proces-verbal prealabil cu anexarea documentelor justificative şi să îl depună la compartimentul de contabilitate.

Necesitatea întocmirii unei cereri de eliberare de bani împotriva unui proces verbal a fost introdusă din 01.01.12.

Anterior, persoanele responsabile trebuiau să depună un raport în avans la compartimentul de contabilitate și să efectueze decontarea definitivă a sumelor necheltuite în cel mult trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost emise, sau din ziua întoarcerii dintr-un călătorie de afaceri, dacă nu au fost stabilite alte termene de către conducătorul întreprinderii.

Managerul stabilește, de asemenea, termenul limită în care raportul de avans trebuie verificat, aprobat și finalizat pe acesta.

Raportul de avans este verificat de contabilul-șef sau de contabil, iar în lipsa acestora - de șef. Raportul prealabil este aprobat de către șef.

Numerarul din evidență este din nou emis, ca și până acum, dacă datoria anterioară a sumelor contabile este rambursată integral.

Salariile și alte plăți se efectuează pe baza statelor de plată sau a statelor de plată. Termenul de eliberare a banilor pentru aceste nevoi este determinat de conducator si indicat in actele de plata. Din 01.01.12. termenul de plată a salariilor și a altor plăți nu poate fi mai mare de cinci zile lucrătoare de la data primirii numerarului de la bancă.

Anterior, termenul de eliberare a banilor pentru salarii și alte plăți era stabilit de cel mult 3 zile.

Casierul superior sau casierul eliberează suma indicată în statul de plată către casierii sau persoanelor împuternicite pentru plata salariilor, conform casei de marcat pe perioada specificată în statul de plată.

Destinatarul semnează statul de plată sau statul de plată pe numele său de familie. Apoi casieria recalculează suma de eliberat pentru ca angajatul să-și poată observa acțiunile și o emite angajatului.

Destinatarul verifică suma emisă. În cazul în care suma nu corespunde cu suma specificată în documentele de plată, casieria nu va accepta nicio pretenție în acest sens dacă salariatul nu a recalculat suma sub supravegherea casieriei.

În ultima zi de emitere a salariilor și a altor plăți în statul de plată sau statul de plată, casieria:

Pune o amprentă a unei ștampile sau scrie manual „depus” vizavi de numele angajaților cărora nu li s-a dat bani;

Numărează și notează la sfârșitul extrasului în rândul rezumat suma de bani efectiv emisă și banii depuși pentru a fi depozitați la bancă;

Verifică sumele indicate cu suma totală din extras;

Sub orice formă, face un registru al sumelor depuse.

Registrul sumelor depuse trebuie să conțină:

Numele persoanei juridice sau numele complet SP;

Data înregistrării registrului sumelor depuse;

Perioada de apariție a creanței depuse;

Numărul extrasului de plată (decontare și plată);

Numele complet al angajatului care nu a primit banii;

Suma numerarului neplătit;

Suma totală din registrul sumelor depuse;

Semnătura casieriei cu decriptare;

Detalii suplimentare, dacă este necesar.

Registrele sumelor depuse sunt numerotate de la începutul anului în ordine cronologică. După ce registrul este semnat de casier, casierul atestă plata sau statul de plată cu semnătura sa, și le depune spre verificare și semnare la compartimentul de contabilitate.

Pentru sumele efectiv plătite pe statul de plată sau pe statul de plată se întocmește un ordin de ieșire de numerar, al cărui număr și data sunt indicate în statul de plată.

Dacă managerul întocmește registrul, atunci el însuși efectuează toate acțiunile de mai sus.

Persoanele care nu sunt incluse în listele întreprinderii primesc bani de la casierie numai pentru ordinele de ieșire de numerar. Numerarul de la casierie poate fi eliberat numai persoanei indicate în ordinul de ieșire de numerar.

Orice corecții în comenzile în numerar nu sunt permise. Dacă se găsește o eroare în comanda de numerar, aceasta este reemisă. Pe ordinul de ieșire de numerar executat se pune ștampila „Plătit”, este semnată de casier și înregistrată în registrul de casă.

Documentele de numerar de intrare și de ieșire, un registru al comenzilor de numerar de intrare și de ieșire și un registru de numerar pot fi ținute manual sau automat.

La sfarsitul lunii, prin compararea totalurilor cifrelor de afaceri la debitul si creditul contului 50 "Casiera", se afiseaza soldul de casa la sfarsitul lunii, care se verifica cu soldul din registrul de casa. Diagrama fluxului documentelor pentru tranzacțiile cu numerar este prezentată în Figura 1.

Poza 1. Schema fluxului de documente pentru tranzacțiile cu numerar

Primul capitol abordează următoarele probleme:

Conceptul de tranzacții cu numerar, scopuri și obiective ale contabilității;

Reglementarea legislativă a contabilității de casă;

Înregistrarea documentară a tranzacțiilor cu numerar.

Păstrarea evidențelor tranzacțiilor cu numerar privind mișcarea numerarului și documentația acestora în Ross-El LLC respectă reglementările care reglementează această problemă în Federația Rusă.

Operațiunile cu numerar (asociate cu circulația numerarului) reprezintă o componentă importantă în viața oricărei organizații, atât ca unitate structurală, cât și ca instrument tehnic. Înregistrarea documentară a tranzacțiilor cu numerar efectuate este necesară pentru a asigura fiabilitatea informațiilor privind mișcarea numerarului. În același timp, este necesară respectarea standardelor statutare legate de circulația fondurilor. De asemenea, legislația în domeniul CCP în legătură cu utilizarea caselor de marcat online a reflectat influența acesteia asupra executării documentelor la casa de marcat.

Luați în considerare ordinea de înregistrare a documentației la casă.

Reglementare de reglementare

Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar

Procedura de administrare a numerarului a fost aprobată prin Ordonanța Băncii Centrale din 11.03.2014 Nr. 3210-U. În legătură cu utilizarea pe scară largă a caselor de marcat online, această procedură este restrânsă, care este determinată de organizație sau antreprenor individual în mod independent și prescrie în (pentru siguranța numerarului, depozitarea, transportul).

În același timp, un rol important îl joacă și faptul că Banca Centrală permite înregistrarea în formă electronică și este permisă o combinație de documente electronice și hârtie. De menționat că pentru documentele electronice trebuie să existe o semnătură electronică a casierului și contabilului șef.

Responsabilitatea pentru tranzacțiile cu numerar este atribuită casieriei, dar dacă firma nu este mare, atunci o altă persoană responsabilă (director sau contabil șef) poate prelua atribuțiile casierului și acest moment trebuie inclus în prevederea corespunzătoare. În acest caz, persoana responsabilă de casier trebuie să fie angajat cu normă întreagă al organizației.

Contabilitatea sintetică a tranzacțiilor cu numerar se ține în contul 50 (activ); debitul reflectă primirea de bani, împrumutul - emisiune), conform căreia este permisă deschiderea unor astfel de subconturi:

• 1 Casier al organizației
• 2 Casă de operare
• 3 documente de numerar

Pentru organizații, trebuie stabilită o limită de numerar, sumele peste limită trebuie transferate către organizațiile de credit (acest lucru nu se aplică întreprinzătorilor individuali - aceștia au dreptul să păstreze câte numerar consideră necesar).

Limită de decontare în numerar

În ceea ce privește decontările cu persoane fizice și antreprenori individuali, nu există restricții privind plățile în numerar. Persoanele juridice trebuie să respecte limita de numerar de 100.000 de ruble... în conformitate cu Instrucțiunea Băncii Centrale din 07.10.2013 Nr. 3073-U.

Dacă contractul unei persoane juridice este de 200.000 de ruble, atunci puteți

1. emite 2 contracte pentru 100.000 de ruble.
2. plătiți jumătate în numerar și cealaltă jumătate prin transfer bancar

Stabilirea unei limite de sold de numerar

Organizația stabilește limita de numerar în mod independent pe baza specificului activităților organizației și a volumului fluxului de numerar și o aprobă prin ordin al șefului.

Pentru a calcula limita de numerar, puteți utiliza metodele reflectate în Directiva Băncii Centrale N 3210-U: pe baza fluxului de numerar (în funcție de specific).

Persoana juridică actuală calculează pe baza volumului de încasări (debursări) de numerar, iar persoana juridică organizată - pe baza volumelor preconizate de încasări (debursări).

Limita soldului se calculează folosind formula:

Limită = volumul încasărilor (retragerilor) de numerar/perioada de decontare (1 - 92 zile) * numărul de zile datorate livrării la bancă

Exemplu de calcul al limitei de numerar

În LLC „Alpha și Omega” pentru perioada 1 iunie - 30 iunie (ziua 30), veniturile de 3.000.000 de ruble. Încasarea numerarului la bancă are loc la fiecare 3 zile. Limita casierului este:

3.000.000 / 30 de zile * 3 zile = 300.000 RUB

Pe baza calculelor efectuate se formează un ordin al capului pe limita soldului de numerar.

Important! Dacă limita de echilibru nu este setată, atunci aceasta este considerată egală cu 0.

Formarea documentelor de numerar

Toate faptele de activitate economică sunt supuse documentelor primare. În legătură cu utilizarea caselor de marcat online, este permisă păstrarea documentelor de numerar atât în ​​format electronic (dacă există semnătură electronică), cât și în formă de hârtie, precum și în formă combinată. De exemplu, pentru a avea un document de confirmare de la persoana care depune bani la casierie, este posibil să se întocmească un PQS pe hârtie, în care partea detașabilă a PQS-ului rămâne la persoana care a depus banii la casierie. .

Din 01.01.2013, formularele standard nu sunt obligatorii pentru utilizare, documentele pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar rămân obligatorii (informații Ministerului de Finanțe al Rusiei N PZ-10/2012).

RCO și PKO sunt folosite pentru a confirma faptul mișcării banilor la casierie. Aceste documente se întocmesc direct în timpul mișcării banilor la casă, se formează în 1 exemplar de către casier, semnate de șeful și contabilul-șef (sau de o persoană împuternicită pentru astfel de acțiuni), iar rezultatele mișcării de banii trebuie să fie înregistrați în jurnalul de înregistrare (), pe care antreprenorul individual nu îl poate păstra.

Procedura de completare a casei de marcat și PKO

Legea federală din 06.12.2011 N 402-FZ definește următoarele cerințe pentru înregistrarea documentelor primare:

1. titlu complet
2. data la care a fost intocmit documentul
3. organizatie de redactare
4. continutul operatiei
5. cantitatea și unitățile
6. funcţiile persoanelor care au înregistrat operaţiunea
7. semnăturile persoanelor și decriptarea acestora

Direct în PKO și RKO există astfel de caracteristici de design:

• este indicat contul corespunzător
• baza pentru acceptarea (emiterea) banilor
• persoana căreia i se eliberează bani (de la care se acceptă)
• suma este indicată în cifre și cuvinte
• enumeră documentele-motive de eliberare cu numerele și datele întocmirii acestora

Amenzi pentru încălcarea disciplinei de numerar

Încălcările includ:

• plăți în numerar de către persoane juridice care depășesc dimensiunea stabilită (100 de mii de ruble conform acordului)
• neprimirea numerarului la casierie
• nerespectarea procedurii de manipulare a numerarului
• disponibilitatea banilor peste limite

Artă. 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse definește responsabilitatea administrativă în domeniul încălcării procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar

Pentru o încălcare similară (lipsa documentelor primare), răspunderea este prevăzută la art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse. Pentru astfel de fapte săvârșite în cursul unei perioade fiscale, în lipsa semnelor unei infracțiuni fiscale prevăzute la alin.2 al art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse, se prevede o amendă de 10.000 de ruble.

Expert al Serviciului de consultanță juridică GARANT I. Bashkirova

Eroare la înregistrarea casei de marcat

La emiterea de salarii, este necesar să se emită un serviciu de decontare în numerar la statul de plată?

Pe baza statelor de plată este obligatorie o decontare în numerar. În conformitate cu Instrucțiunile Băncii Centrale din 03.11.2014 N 3210-U, numerarul se emite după: decontare și salarizare, salarizare, salarizare. Pentru suma ce urmează a fi emisă trebuie întocmit o decontare în numerar, cu numărul și data acesteia consemnate în statul de plată pe ultima pagină.

Toate tranzacțiile financiare sunt certificate prin documente corespunzătoare. Înregistrarea documentară a tranzacțiilor cu numerar este o confirmare a tuturor acțiunilor efectuate de contabil (casier).

Gestionarea documentelor tranzacțiilor cu numerar este reglementată de legislația actuală a Federației Ruse.

Înregistrarea documentară a tranzacțiilor la casierie

Cea mai responsabilă muncă din companie este contabilitatea fondurilor și executarea corectă a documentelor de numerar.

Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse a aprobat anumite documente, cu ajutorul cărora contabilul efectuează contabilitatea primară a tranzacțiilor cu numerar la întreprindere. Documentele de numerar ale organizației sunt întocmite de contabilul-șef, casierul și uneori de director (în lipsa unui contabil). Acestea sunt însoțite de toate documentele care confirmă baza înregistrării lor.

Întocmește documente:

• un ordin de intrare în numerar (abreviat PKO) este un document primar (OKUD 0310001), care se întocmește la primirea banilor la casieria organizației;
• cont de cheltuieli (abreviat RKO) - forma principală a oricărei contabilități de numerar (OKUD 0310002);
• înregistrarea registrului de casă;
• extras de plată;
• statul de plată;
• cartea contabilă a fondurilor emise (primite).

Să aruncăm o privire mai atentă asupra fiecărui document.

PKO se completează manual sau în mod automat (1C: Program de contabilitate). Acest program simplifica foarte mult contabilitatea la intreprindere si ofera o oportunitate unica, prin completarea doar a formularelor contabile primare, de a genera automat, fara efort inutil, toate extrasele (cartea de casa, statul de plata etc.).

La primirea banilor, casierul sau contabilul trebuie să verifice semnătura contabilului-șef sau managerului. Apoi verificați suma reală de numerar și indicată în document. Recalcularea trebuie făcută în vizorul clientului.

Pentru înregistrarea corectă a PKO, trebuie să completați următoarele detalii:

• număr de înregistrare;
• denumirea companiei;
• Data;
• numărul contului corespunzător (subcontului).

Un ordin de primire se emite în următoarele cazuri:

• vânzarea de bunuri;
• returnarea în cont a sumei neutilizate emise anterior;
• primirea încasărilor etc. (la sfârșitul oricărei zile lucrătoare se întocmește un PQS general).

RKO este conceput pentru procesarea rapidă și precisă a emiterii de fonduri de la casa de producție. Astfel de plăți de numerar se fac în funcție de anumite documente (de exemplu, după declarații etc.) și cărți de identitate ale destinatarului. Datele obligatorii în RCO și PKO sunt aceleași. Este semnat doar de contabilul-șef de producție și de managerul acestuia. Următoarele operațiuni sunt executate cu un astfel de ordin:

1. Plata salariilor personalului si angajatilor intreprinderii. Confirmările sunt de plată și chitanță.
2. Depunerea veniturilor într-un cont bancar. Confirmat printr-o cerere de depunere de numerar în contul curent.
3. Emiterea de bani pentru o călătorie de afaceri sau achiziționarea de produse (raport în avans, chitanțe, facturi) etc.

Ordinea de înregistrare a registrului de casă

Pentru a contabiliza banii emiși și primiți la casierie se întocmește un carnet de casă (0310004). Toate înregistrările se fac în conformitate cu documentele primare, și anume ordinele de numerar de primire și cheltuieli. După înregistrarea fiecăruia dintre ele, se face o înscriere în carte.

Apoi casieria trebuie să verifice toate sumele indicate în documentele primare și în carnet, iar în caz de respectare integrală, să retragă soldul la sfârșitul zilei de lucru curente. Fiecare filă este sigilată cu semnătura casierului, care răspunde de exactitatea datelor furnizate. Dacă nu s-au făcut înregistrări în carte în cursul zilei, atunci restul zilei lucrătoare anterioare va fi restul final al zilei curente.

Ținerea unei cărți de contabilitate a fondurilor

Acest document este destinat a fi completat numai de casierul superior al întreprinderii. Este destinat industriilor mari, unde documentele sunt distribuite clar intre casierii seniori si obisnuiti (0310005).

La începutul zilei de lucru curente, contabilul-şef al societăţii emite o anumită sumă de bani, repartizată între casierii, sub semnătură. Restul banilor se preda la sfarsitul aceleiasi zile, tot sub semnatura persoanelor responsabile material. Dar dacă banii sunt emiși pentru plata salariilor, atunci soldul sau raportul complet se depune abia la sfârșitul perioadei specificate de statul de plată.

Este necesar pentru eliberarea la timp a salariilor personalului și angajaților întreprinderii (0301009) și conține date precum:

• Numele complet al angajatului:
• cuantumul salariului;
• numărul de ore efectiv lucrate;
• deducere din salariu;
• suma finală de plătit.

Această declarație este întocmită într-un singur exemplar pentru contabilitatea internă a organizației. Dacă salariul nu a fost eliberat la timp salariatului, în fața datelor acestuia se pune marca „depus”. Întreaga sumă a salariilor emise la întreprindere se întocmește cu o notă de cheltuieli, ale cărei date de înregistrare sunt înregistrate în statul de plată. Salarizarea îndeplinește aceleași funcții ca decontarea și plata.

Contabilitatea corectă a casei de marcat joacă un rol foarte important în activitățile fiecărei întreprinderi. Pentru a face acest lucru, trebuie să respectați următoarele reguli:

• la timp și introduceți corect toate înregistrările din registrul de casă pe baza documentelor primare;
• să nu depășească limita de la casierie, care este stabilită individual pentru fiecare întreprindere;
• păstrează banii gratuiti ai companiei în conturile curente ale băncii.

Cash Book este un jurnal intern special al întreprinderilor și organizațiilor, în care sunt înregistrate toate tranzacțiile efectuate cu ajutorul numerarului. Adică, toate persoanele juridice și întreprinzătorii individuali care utilizează plăți în numerar sunt obligați să folosească registrul de numerar în activitățile lor. În același timp, volumul cifrei de afaceri nu contează, dacă în perioada de raportare au loc cel puțin una sau două astfel de tranzacții, acest document trebuie în continuare completat. De asemenea, nu contează ce formă de impozitare este utilizată.

Fișiere Deschideți aceste fișiere online 2 dosare

Cine este responsabil pentru ținerea cărții

Menținerea acestui document este de competența angajatului care este responsabil de tranzacțiile cu numerar în companie (de obicei este fie casierul, fie contabilul organizației). De asemenea, societatea ar trebui să organizeze controlul asupra completării documentului, care este de obicei încredințat contabilului șef sau direct șefului întreprinderii.

Registrul de casă trebuie întocmit în cel mai atent mod, deoarece informațiile reflectate în acesta sunt întotdeauna verificate cu atenție de specialiștii fiscali în timpul inspecțiilor pe teren.

Orice erori descoperite pot duce la sancțiuni administrative grave sub formă de amenzi mari.

Reguli de bază pentru înregistrarea unui registru de casă

1. Registrul de casă se întocmește anual și se ține de la începutul până la sfârșitul anului. Dacă s-a încheiat înainte de sfârșitul perioadei de raportare, se întocmește un al doilea registru de casă, înregistrările în care continuă să se facă în ordine cronologică.
2. Îl puteți completa atât în ​​formă scrisă de mână, cât și pe computer. Toate informațiile ar trebui să se potrivească în ordine, fără lacune.
3. Registrul de numerar constă în mod convențional din două părți:
   • pagina de titlu, unde sunt introduse informații despre companie,
   • paginile principale, unde sunt indicate datele privind tranzacțiile cu numerar efectuate pentru fiecare zi.
4. Fiecare filă are două exemplare, dintre care unul, după completare, trebuie lăsat în carte, iar al doilea trebuie tăiat și transferat specialiștilor departamentului de contabilitate. Toate foile registrului de numerar trebuie să fie numerotate în mod obișnuit și împletite. Numărul de foi din carte trebuie să fie scris pe ultima pagină și asigurați-vă că ați certificat aceste informații cu semnătura contabilului șef, directorul întreprinderii și sigiliul (dacă există).
5. Este imposibil să faceți greșeli, pete și inexactități în document, dar dacă s-au întâmplat, ar trebui să tăiați informațiile incorecte și să introduceți cu atenție pe cea corectă lângă ele. Corectarea trebuie certificată prin semnătura casierului și a contabilului șef. Poți completa registrul de numerar doar cu un pix (creioanele nu sunt permise).
6. Registrul de numerar trebuie ținut zilnic, dar dacă nu s-au efectuat tranzacții cu numerar într-o anumită zi, nu trebuie să completați fișele. La sfarsitul fiecarui schimb de lucru, casieria este obligata sa depuna documentul la departamentul de contabilitate, impreuna cu restul „primarului”. După verificarea informațiilor introduse în ea, contabilul semnează cartea și o returnează casieriei.
7. O întreprindere nu poate avea două registre de casă, cu excepția cazurilor în care o entitate juridică are reprezentanțe și sucursale - trebuie să aibă propriile documente similare (în acest caz, copiile carnetului de casă și ale documentelor de plată trebuie transferate în mod regulat la sediul central). .

Instrucțiuni pentru înregistrarea registrului de casă

La inceput

• Pe pagina de titlu a cărții, scrieți mai întâi numele complet al companiei care deține acest document, unitate structurală (dacă este necesar)
• Se introduce codul OKPO (situat in actele constitutive ale societatii) si se trece anul pentru care se deschide carnetul de casa.
• Pe ultima pagină a documentului este necesar să se indice numărul de foi din acesta, semnătura managerului, contabilului șef și data închiderii registrului de casă. Datele indicate sunt întocmite pe prima filă a formularului de carte de casă.

Corpul principal al cărții

• Pe foaia solicitată, trebuie să indicați data completării acesteia, precum și numărul (în conformitate cu ordinea menținerii registrului de casă).
• Apoi, numărul documentului primar este introdus în tabelul din prima coloană (ordinul de primire și de cheltuieli la primirea „numerarului” și - la emiterea acestuia).
• Apoi se introduc informații despre cine au fost primite fondurile sau cui au fost emise fondurile (aici pot fi indicate atât persoanele juridice, cât și persoanele fizice), numărul contului corespunzător. Suma trebuie trecută în coloana căreia îi aparține (fie venit, fie cheltuială).
• După ce sunt completate toate rândurile necesare, cele goale trebuie tăiate sub forma literei Z sau în cruce, iar la sfârșitul zilei, suma finală din fiecare coloană trebuie calculată și indicată în „Total”. celule.
• Mai jos, în rândul corespunzător, trebuie să introduceți soldul de numerar la casieria la sfârșitul zilei.
• In concluzie, documentul trebuie semnat de casieria care a completat documentul, precum si de contabilul sef (cu semnaturi decriptate).

Trebuie să păstrați registrul de numerar timp de cel puțin cinci ani.

Documentele de numerar sunt documente care sunt întocmite în legătură cu circulația fondurilor unei persoane juridice sau ale unui antreprenor individual. Formularele acestora sunt aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică. Să analizăm în continuare ce documente de numerar pot fi folosite de întreprinderi.

Comenzi

Acţionează ca documente de numerar primare. Comenzile pot fi primite sau ieșite. Primele se aplică la primirea numerarului. Este scris într-un singur exemplar de un contabil și semnat de Ch. un contabil sau un funcționar autorizat în acest sens. În absența angajaților responsabili, șeful persoanei juridice sau antreprenorul individual însuși poate viza documentele primare de numerar. Chitanța pentru comanda de primire trebuie să fie semnată de persoane autorizate (contabil și casier), certificată prin ștampilă (sigiliu). În plus, este înregistrată în jurnalul corespunzător. Chitanța este furnizată entității care a depus banii. Direct comanda de primire rămâne în casă. Hârtia consumabilă este completată atunci când se distribuie numerar. Trebuie spus că documentele de numerar se întocmesc în cazul întreprinderii folosind atât metode tradiționale de prelucrare a informațiilor, cât și mijloace informatice. Ordinul de debit, la fel ca nota de debit, este emis în 1 exemplar. De asemenea, trebuie să fie vizat de persoane autorizate și înregistrat în jurnalul corespunzător.

Umplere

Cum se întocmesc documentele de numerar menționate mai sus? Umplerea se realizează după cum urmează:

1. Linia „Base” este numită
2. În coloana „Inclusiv” se înscrie valoarea TVA. Este scris cu cifre. Dacă serviciile, bunurile sau munca nu sunt impozitate, atunci rândul indică „fără TVA”.
3. În rândul „Anexă” trebuie enumerate documentele însoțitoare și alte documente, indicând datele și numerele acestora.
4. În coloana „Credit, cod de subdiviziune” se înscrie denumirea corespunzătoare a direcției structurale, la care se acumulează fondurile.

înregistrare

Documentele de numerar trebuie înregistrate într-un jurnal special. Înregistrează atât ordinele de intrare/ieșire, cât și valorile mobiliare care le înlocuiesc. Acestea din urmă, de exemplu, includ state de plată, cereri pentru emiterea de fonduri, conturi și altele. Totodată, trebuie avut în vedere faptul că ordinele de cheltuieli, care se emit pe statul de plată pentru salarii și alte sume aferente acestuia, trebuie înregistrate după emiterea plății.

Cartea de numerar

Este folosit pentru a înregistra emisiunea și primirea numerarului. Cartea este numerotată, dantelă și certificată cu un sigiliu, care este plasat pe ultima pagină. Aici se face și o notă indicând numărul de foi. Ultima pagină trebuie să fie semnată de cap. contabil și șef al întreprinderii. Fiecare foaie a cărții este împărțită în 2 părți egale. Unul (cu o riglă orizontală) ar trebui să fie completat ca primul, celălalt ca a doua instanță. Acesta din urmă este întocmit pe verso și față folosind o copie carbon. Ambele cazuri sunt numerotate cu același număr. Primele rămân în carte, în timp ce cele din urmă sunt rupte. Acestea din urmă acționează ca documente de raportare de numerar. Până la sfârșitul tuturor tranzacțiilor pentru ziua curentă, acestea nu sunt rupte. Înregistrările încep pe fața primei copii după coloana „Soldul de început al zilei”. Înainte de umplere, foaia trebuie îndoită de-a lungul liniei de rupere. În acest caz, partea tăiată este plasată sub cea care rămâne în carte. Pentru a introduce informații după „Transfer”, partea de rupere este suprapusă pe fața celui de-al doilea exemplar. Înregistrările continuă de-a lungul riglei orizontale a părții din spate a părții inseparabile.

Documente aditionale

Tranzacțiile cu numerar pot fi înregistrate cu diferite valori mobiliare. Unul dintre ele, de exemplu, este un raport de cheltuieli. Este folosit pentru a înregistra fondurile care sunt emise persoanelor responsabile pentru cheltuieli administrative și de afaceri. Cum se întocmesc astfel de documente? Tranzactiile cu numerar de acest tip sunt inregistrate direct de persoana responsabila, precum si de catre angajatul contabil. Rapoartele în avans sunt pregătite în format hârtie sau mașină. Înregistrarea documentelor de numerar se efectuează strict în conformitate cu regulile. Fiecare formular este completat într-un singur exemplar. Pe reversul acestuia, persoana responsabilă indică o listă de documente care confirmă cheltuielile cheltuite. Acestea includ, de exemplu, un certificat de călătorie, borderouri etc. Aici, subiectul indică valoarea cheltuielilor. Lucrările care sunt atașate raportului trebuie numerotate în ordinea în care sunt enumerate. Verificarea documentelor de numerar este efectuată de angajații departamentului de contabilitate. Angajații, în special, efectuează un audit al cheltuielilor vizate de fonduri, al caracterului complet al bonurilor furnizate, al corectitudinii completării acestora și al calculului sumelor. Partea din spate indică costurile care sunt acceptate în contabilitate, conturile în care sunt debitate.

Nuanțe importante

Detaliile care se referă la valută (pagina 1a pe față și coloanele 6 și 8 pe verso) trebuie completate numai dacă persoana responsabilă primește fonduri care nu sunt în ruble. Raportul prealabil după verificare trebuie aprobat de către conducătorul întreprinderii sau o persoană împuternicită de acesta. Abia după aceea se ia în considerare. Dacă avansul nu a fost utilizat în totalitate, persoana responsabilă returnează soldul înapoi la casierie. În acest caz, o fișă de credit este completată. Fondurile sunt debitate în conformitate cu informațiile din raportul aprobat.

Salarizare

Înregistrarea documentelor de numerar se efectuează la calcularea și plata salariilor către angajații întreprinderii. Compartimentul contabilitate intocmeste declaratia corespunzatoare in 1 exemplar. Calculul remunerației muncii se efectuează conform informațiilor cuprinse în documentația primară pentru înregistrarea timpului efectiv lucrat, producție etc. Rândurile „Acumulat” indică sumele în conformitate cu tipurile de plăți din statul de plată. Aici sunt incluse și alte venituri (prestații materiale și sociale) oferite salariatului, rambursate pe cheltuiala profitului întreprinderii și supuse includerii în baza impozabilă. Odata cu aceasta se calculeaza si deducerile din salariu si se stabileste suma care trebuie predata salariatului. Pe pagina de titlu a extrasului este atașată suma totală care trebuie plătită angajaților. Seful societatii trebuie sa semneze autorizatia de eliberare a salariului. În lipsa acestuia, acest document este eliberat de un angajat autorizat. La sfarsitul decontului se ataseaza sumele salariilor depuse si emise. După expirarea termenului stabilit pentru plata fondurilor către angajați, vizavi de numele salariaților care nu au primit bani în coloana 23, se pune nota „Depus”. Se întocmește o notă de cheltuieli pentru suma emisă. Numărul și data finalizării acestuia trebuie să fie indicate pe statul de plată de pe ultima foaie.

Ajutor-raport

Acest document conține citirile contoarelor de marcat și veniturile pe schimb (zi lucrătoare). Raportul de ajutor este completat în 1 copie zilnic. Casierul-operator trebuie să îl semneze și să îl predea funcționarului șef (șeful întreprinderii). În acest caz, o fișă de credit este completată. În companiile mici, banii sunt predați direct colecționarilor. La transferul de numerar se completează documentele de numerar corespunzătoare ale băncii. Venitul pe schimb (zi lucrătoare) se stabilește în conformitate cu indicatorii contoarelor de însumare la începutul și la sfârșitul zilei. În acest caz, se scad sumele returnate clienților pe cecurile neutilizate. Venitul stabilit este confirmat de șefii de departament. Șeful întreprinderii semnează și afișarea fondurilor în raport. Raportul de ajutor acționează ca bază pentru compilarea rezumatului „Informații privind citirile contoarelor de marcat și veniturile companiei”.

Jurnalul Grefierului

Acest document este necesar pentru a contabiliza cheltuielile și încasările de numerar pentru fiecare casă de marcat a întreprinderii. Jurnalul acționează și ca un raport de control și înregistrare a citirilor contorului. Acest document este dantelat, numerotat și sigilat cu semnăturile cap. contabil, șef al companiei, precum și Jurnalul este, de asemenea, atestat prin sigiliul întreprinderii. Toate înregistrările sunt introduse de către casier în fiecare zi. Ordinea de înregistrare a documentelor de numerar nu permite ștergeri și șters în jurnal. Toate corecțiile efectuate trebuie să fie aprobate și certificate prin semnăturile persoanelor autorizate. Dacă citirile coincid, acestea sunt înregistrate în jurnalul pentru schimbul curent la începutul lucrului. Aceste date trebuie certificate prin semnăturile administratorului de gardă și a casieriei. Pe rândul 15, indicați sumele care sunt înscrise pe cecurile returnate de clienți. Informațiile pentru aceasta sunt preluate din actul relevant. În aceeași coloană, indicați numărul de cecuri zero imprimate în timpul modificării. La sfarsitul zilei de lucru, functionarul genereaza un raport final pentru tura si preda cu acesta veniturile primite. În acest caz, se întocmește un talon de credit. După efectuarea citirilor contorului, se verifică suma reală a încasărilor, se face înregistrarea corespunzătoare în jurnal. Se confirmă prin semnăturile managerului (administrator de serviciu), casierului superior și casierului. În cazul unor discrepanțe între sumele indicate pe banda de control și volumul încasărilor, se dezvăluie motivul diferenței rezultate. Surplusul sau deficitul detectat se înregistrează în rândurile corespunzătoare ale jurnalului.

Date privind citirile contoarelor casei de marcat și veniturile

Acestea sunt folosite pentru a genera un raport rezumat pentru schimbul curent. Aceste date acționează ca un apendice la certificatul de operator, care este compilat zilnic. Informațiile despre lecturi și venituri sunt generate într-un singur exemplar. Împreună cu comenzile de cheltuieli și de primire, extrasele-rapoarte ale operatorului, acestea sunt transferate departamentului de contabilitate al întreprinderii până la următoarea tură. În eșantionul de documente de numerar, în conformitate cu citirile ghișeelor, la începutul și sfârșitul zilei lucrătoare pentru fiecare casă de marcat, este inclus calculul încasărilor. În același timp, printre altele, este indicată distribuția sa pe departamente. Acestea din urmă trebuie confirmate prin semnăturile managerilor. La sfârșitul tabelului completat, rezultatele sunt afișate pentru citirile contoarelor tuturor aparatelor de marcat, iar veniturile companiei sunt rezumate cu repartizarea fondurilor pe departamente. În conformitate cu actele, se indică suma totală de bani care a fost emisă clienților pe cecurile returnate de aceștia. Venitul total al companiei este redus cu această sumă. Informațiile trebuie semnate de casierul superior și șeful întreprinderii.

La înregistrarea documentelor de numerar este necesar să se respecte procedura stabilită prin acte legislative și alte acte normative. În plus, există câteva reguli destul de simple, a căror respectare vă va permite să evitați inexactitățile atunci când completați documentele:

Reguli suplimentare

Depozitarea documentelor de numerar, în conformitate cu legislația în vigoare, se realizează în termen de 5 litri. Calculul acestei perioade începe la 1 ianuarie a anului care urmează perioadei de finalizare a lucrărilor de birou. Această regulă este considerată generală. S-a stabilit o procedură specială pentru statutele de plată. Dacă angajații nu au conturi personale, aceste acte sunt păstrate în companie timp de 75 de ani. La sfârșitul acestei perioade, toată documentația poate fi transferată în arhivă sau distrusă dacă nu există cauze în instanță, neînțelegeri sau dispute cu privire la aceasta. Când lucrați cu valori mobiliare, trebuie respectate următoarele reguli:

1. Formarea documentelor în cusătură trebuie efectuată în fiecare zi nu mai târziu de următoarea zi lucrătoare sau prima zi liberă.
2. Înainte de a transfera lucrările în arhivă, trebuie făcut un inventar al acestora.
3. Controlul se efectuează fie de către casier, fie de către conducătorul direct al întreprinderii.
4. În procesul de creare a unei cusături, hârtiile sunt colectate în ordinea crescătoare a numerelor/conturilor (întâi prin debit, apoi prin credit).

Responsabilitatea pentru siguranța documentelor de numerar revine șefului întreprinderii. În cazul nerespectării regulilor de mai sus, contravenientului i se poate aplica o sancțiune administrativă sub forma unei penalități bănești. Cuantumul amenzii se stabileste in conditiile legii.

Concluzie

Păstrarea registrelor de numerar este considerată o muncă destul de responsabilă. Este necesar să abordați completarea lucrărilor cu toată responsabilitatea. Documentele de numerar sunt folosite pentru a rezuma diverse date, raportare, contabilitate. În acest sens, greșelile comise în fazele inițiale ale tranzacțiilor de fixare pot duce la distorsiuni grave ale valorilor mobiliare finale. Salariatul care este numit în funcția de responsabil cu întocmirea documentelor de numerar trebuie să aibă cunoștințele și experiența corespunzătoare. Trebuie amintit că toate documentele pe care le completează casierul sunt revizuite de înalți funcționari și aprobate de șeful companiei. O atenție deosebită trebuie acordată înregistrării documentelor. Înscrierile în jurnale și cărți trebuie făcute la timp în conformitate cu regulile. Deoarece documentele de numerar sunt utilizate la întocmirea rapoartelor, toate corecțiile din acestea sunt efectuate strict într-o anumită ordine. În cazul în care regulile stabilite nu sunt respectate, lucrările își pierd valabilitatea, iar informațiile din acestea nu pot fi utilizate de companie în activitățile de management ulterioare.