Raport în avans - un eșantion de completare este luat în considerare în acest articol. Acesta este un document întocmit de un angajat care a primit numerar pentru cheltuieli efectuate în interesul organizației. În continuare, vă vom spune când, sub ce formular trebuie întocmit raportul de avans și ce documente trebuie atașat acestuia.
Trebuie întocmit în cel mult 3 zile (clauza 6.3 din instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar” din 11 martie 2014 nr. 3210-U):
În prezent, acest formular nu este obligatoriu, iar fiecare organizație sau întreprinzător individual are dreptul să-și elaboreze în mod independent propriul formular de raport de cheltuieli, aprobând-o în politica contabilă. Aceeași poziție a fost confirmată în scrisoarea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 6 martie 2013 Nr. 03-03-06/1/6700.
Cu toate acestea, multe organizații continuă să folosească acest exemplu de formular pentru a completa raportul de cheltuieli. Este implementat în majoritatea programelor de contabilitate.
O mostră de completare a raportului prealabil poate fi descărcată mai sus.
Lista angajaților care primesc bani în conformitate cu raportul în mod sistematic este aprobată prin ordinul șefului, o copie a căreia este transferată la casieria întreprinderii sau antreprenorului individual. Contabilii unici pentru a primi bani scriu o cerere în care indică suma necesară și perioada pentru care ar trebui eliberată. Cererea este semnată de șef.
Banii responsabili pot fi emiși numai angajaților organizației. Mai mult, pentru a primi o nouă sumă responsabilă pentru cheltuieli, angajatul nu trebuie să contabilizeze integral banii primiți anterior.
Suma care poate fi acordată unui contabil o singură dată nu este limitată de lege (clauza 6 din Directiva nr. 3073-U).
Notă! Legislația nu interzice transferul de bani responsabili către carduri de plastic corporative sau de debit (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 21 iulie 2017 Nr. 09-01-07 / 46781). În acest caz, procedura de transfer a sumelor și de raportare pentru acestea trebuie stabilită în documentele interne ale organizației.
Antetul documentului spune:
Corectitudinea completarii raportului este confirmata de semnatura contabilului care a acceptat raportul de avans si a contabilului-sef care l-a verificat.
Următoarele sunt informații despre soldul retras al sumelor contabile și mandatul de numerar, conform căruia acest sold de bani a fost depus la casierie sau s-a primit o recalculare. Corectitudinea înregistrării acestei operațiuni este confirmată de semnătura casierului.
Lista afirmă:
Acestea indică data și numărul documentului primit de persoana responsabilă de la vânzător, scopul costurilor, suma cheltuită și moneda în care s-a făcut achiziția.
Informațiile despre fiecare cheltuială sunt înregistrate de contabil pe un rând nou. În cazul în care informațiile despre serviciul plătit sau descrierea achiziției au mai multe rânduri, informațiile despre următoarea achiziție sunt introduse pe rândul de mai jos.
Toate înregistrările făcute de contabil sunt numerotate în ordine, iar costurile sunt rezumate.
Coloanele 7, 8 și 9 sunt completate de contabilul organizației pentru fiecare achiziție efectuată de contabil.
Cu umplerea computerului, întregul tabel este format într-un program de contabilitate sau similar.
Corectitudinea înregistrărilor este confirmată de semnătura contabilului.
Exemplu
Să dăm un exemplu de completare a unui raport în avans de către un angajat al Novy Dom LLC Chanov I.I., care a primit 07/02/2018 pentru achiziționarea de bunuri și materiale pentru nevoile flotei auto a organizației de 3600 de ruble.
La 07.06.2018, managerul de aprovizionare Chanov I.I. a întocmit un raport în avans cu privire la banii cheltuiți în valoare de 3540 de ruble. și a depus 2 lucrări.
In data de 07.05.2018 a achizitionat:
Restul de 60 de ruble. Chanov I.I. a revenit pe 07.06.2018 la casieria organizației.
O mostră de completare a unui raport prealabil în 2018 pentru descărcare a fost prezentată în articolul nostru de mai sus.
Un raport în avans este prezentat de un angajat al unei întreprinderi sau al unui antreprenor individual nu mai târziu de termenul limită pe formularul stabilit de Comitetul de Stat pentru Statistică al Federației Ruse sau într-o formă dezvoltată independent. Se completează manual sau cu ajutorul computerului și se transferă la departamentul de contabilitate împreună cu documentele justificative.
Dacă este necesar, unor angajați li se pot acorda fonduri pentru cheltuielile de reprezentare sau de afaceri ale întreprinderii. Ei au dreptul de a primi bani pe baza ordinului șefului asupra persoanelor responsabile, dacă numele lor complet. iar poziția sunt indicate în lista persoanelor cu o astfel de oportunitate.
Cheltuiala de bani acordată unui angajat în avans este confirmată folosind documentul contabil primar - un raport în avans. Formularul este un formular unificat nr. AO-1, din care o parte este completată de un angajat, cealaltă de un contabil.
Există anumite termene pentru depunerea unui raport în avans de către o persoană responsabilă, în care angajatul este obligat să raporteze asupra fondurilor cheltuite.
După primirea fondurilor, persoana responsabilă este obligată, într-un termen care nu depășește trei zile lucrătoare de la data expirării pentru care au fost emise fondurile pentru raport, sau din ziua începerii lucrărilor, să depună un raport în avans cu documentul justificativ anexat. documente (clauza 6.3 din Directiva nr. 3210-U).
Dacă angajatul nu a cheltuit în totalitate banii, se întocmește un raport de cheltuieli pentru partea cheltuită, acesta indică suma de bani necheltuită - aceasta este restituirea sumelor contabile conform raportului de cheltuieli.
De asemenea, nu este neobișnuit ca un angajat să-și cheltuie mai întâi banii, apoi să aducă documente și să primească o rambursare. În acest caz, acesta trebuie să se adreseze departamentului de contabilitate cu o cerere de rambursare a cheltuielilor efectuate. De asemenea, contabilul face astfel de calcule folosind raportul de avans. Prin urmare, această situație poate fi atribuită și restituirii sumelor contabile în cadrul raportului de avans.
În cazul în care salariatul nu a făcut deloc cheltuieli, acesta returnează la casierie suma contabilă și nu întocmește raport în avans.
Trebuie reținut: dacă nu a fost respectat termenul limită pentru depunerea unui raport în avans de către o persoană responsabilă, aceasta este considerată o încălcare a disciplinei în numerar (articolul 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse).
Acum luați în considerare în detaliu procedura de completare a documentului.
Partea frontală.
Deci, pe partea din față a formularului nr. AO-1, angajatul are nevoie de:
Indicați numele companiei și codul OKPO.
2. Notați data documentului și atribuiți un număr.
3. În coloana „raport în sumă” introducem suma pe care angajatul a cheltuit-o pentru nevoile casnice ale întreprinderii. De exemplu, i s-au dat cinci mii de ruble și a cheltuit patru mii. Prin urmare, în această coloană, el indică patru mii.
4. Specificați numele și codul unității structurale.
5. După aceea, indicăm numele complet. persoană responsabilă, numărul său de personal și profesia (funcția).
6. Introduceți scopul avansului.
7. În partea stângă a tabelului situat în partea din față a formularului, indicați suma primită de la casieria întreprinderii (sau la un card bancar). Dacă este necesar, indicați suma de bani emisă în valută.
8. Specificați suma totală a fondurilor primite.
9. Indicăm suma cheltuită pentru nevoile economice ale întreprinderii.
10. Specificați dimensiunea balanței.
Partea inversă.
11. Pe reversul formularului din coloanele 1-6, angajatul trebuie să enumere toate documentele (marfă, chitanțe în numerar etc.) care confirmă cheltuielile efectuate de angajat, indicând sumele cheltuite. Documentele trebuie numerotate în ordinea în care sunt enumerate în raportul prealabil.
Acum despre ce informații trebuie să introducă angajatul în coloanele corespunzătoare:
12. După ce angajatul a completat câmpurile obligatorii, acesta trebuie să-și pună semnătura pe formularul cu transcriere. Apoi, trebuie să transferați documentul către departamentul de contabilitate. Contabilul va verifica corectitudinea umplerii.
Partea frontală.
13. După primirea formularului, contabilul trebuie să se asigure că acesta este completat corect. Dacă nu se găsesc erori, contabilul face o înregistrare în acest sens în coloana „raport verificat” și își pune semnătura.
După aceea, contabilul continuă să completeze formularul.
15. Contabilul completează partea de rupere a formularului, îl semnează și îl predă angajatului
Partea inversă.
16. Contabilul înregistrează informații în coloanele 7 și 8. Aici sunt indicate sumele cheltuielilor acceptate în contabilitate. Coloana 9 indică numărul de conturi contabile care sunt debitate pentru suma cheltuielilor. Sumele indicate de angajat și de contabil trebuie să fie aceleași.
După aceea, contabilul completează partea din față a raportului de cheltuieli.
Partea frontală.
17. În partea din față în tabelul din dreapta, contabilul introduce următoarele informații:
19. Directorul aprobă documentul și îl returnează compartimentului de contabilitate. După aceea, este stocat în departamentul de contabilitate al companiei timp de 5 ani. După această perioadă, este distrus.
Puteți descărca o mostră de pe site-ul nostru.
O călătorie de afaceri pentru un angajat este o acțiune necesară și uneori foarte utilă pentru companie. Dar orice călătorie de afaceri implică costuri. Pe baza rezultatelor deplasării de afaceri, angajatul trebuie să emită un raport prealabil asupra călătoriei de afaceri, din care se anexează un eșantion din anul 2017.
O călătorie de afaceri este considerată a trimite un angajat pentru o perioadă scurtă de timp pentru negocieri către o altă organizație, o sucursală cu verificare și alte evenimente care se află în afara locației locului de muncă, de comun acord cu managerul pentru a efectua anumite lucrări în conformitate cu Artă. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse. Atunci când este trimis într-o călătorie de afaceri, managerul oferă angajatului următoarele garanții:
Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, angajatorul trebuie să elibereze următoarele documente:
La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, un angajat, în conformitate cu clauza 26 din Regulamentul privind particularitățile trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, trebuie să trimiteți un raport prealabil cu privire la o călătorie de afaceri la departamentul de contabilitate, a cărui formă este aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse nr. 55 din 01.08.2001 „Cu privire la aprobarea formei unificate a documentației contabile primare nr. AO-1 „Raport anticipat”.
Politica de călătorie prevede următoarele:
Un angajat care a fost într-o călătorie de afaceri pentru prima dată poate avea o întrebare logică despre cum să emită un raport prealabil pentru o călătorie de afaceri. Este destul de simplu, dacă vă dați seama, în plus, acum există o serie de sisteme care îi ajută pe angajați să întocmească documente, iar departamentele de contabilitate le verifică.
Acum, să aruncăm o privire la cum arată raportul:
Astfel, nu este nimic complicat în completarea unui raport în avans. Principalul lucru este că documentele care confirmă cheltuielile nu sunt pierdute sau deteriorate.
Un document contabil care confirmă cheltuirea fondurilor eliberate în avans unui angajat este listat ca raport în avans - un formular format din două părți: față și spate.
Formularul formularului se completează de către persoana responsabilă, anexând la raport documente care confirmă cheltuielile.
Contabilul, după ce a primit un set de documente, le verifică și le fixează în formularul de raport prealabil în locurile desemnate pentru completare de către contabili.
Raportul ar trebui să fie semnat de șef, să anuleze sumele contabile
Ulterior, raportul este plasat într-un album de formulare unificate, luând în considerare ca tranzacții în numerar reduse la un singur formular Nr. AO-1.
Fondurile în avans sunt emise angajaților întreprinderii dacă sunt planificate cheltuieli de ospitalitate sau de afaceri.
Pentru a emite o anumită sumă de bani, este necesar un ordin de la șeful persoanelor responsabile, care indică o listă de persoane și motivele emiterii.
Persoana responsabilă sunt angajații care au dreptul la suma pentru cheltuielile viitoare conform raportului.
Există anumiți termeni în care o persoană este obligată să întocmească un raport în avans asupra fondurilor cheltuite.
Scriem un raport în avans folosind exemplul trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri.
Departamentul de contabilitate și departamentul de personal colectează și întocmesc documentele necesare unei călătorii de afaceri:
La prezentarea comenzii și în prezența unui mandat de numerar în cont, persoanei responsabile i se acordă fonduri de la casierie. Pentru anumite cheltuieli, angajatul trebuie să păstreze documente justificative.
După ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să întocmească un raport în avans în aceeași zi și să îl depună la departamentul de contabilitate.
Contabilul, după verificarea raportului, îl traduce într-un program special și îl anulează, confirmă valabilitatea deșeurilor.
Dacă există o sumă necheltuită, angajatul plătește soldul la casierie sau, în caz contrar, fondurile pot fi cheltuite în exces, atunci se face o rambursare către persoana responsabilă.
În cazul în care există lipsuri de la ultimul raport de avans al angajatului, următorul avans este interzis pentru eliberare.
Salariatul nu are dreptul de a transfera avansul unei alte persoane
Toate documentele trebuie executate în conformitate cu cerințele stabilite de lege (Legea Federală „Cu privire la Contabilitate”) pentru a evita pretențiile autorităților fiscale și amenzile ulterioare.
Formularele de raportare în avans sunt completate numai conform formularului unificat Nr. AO-1, pot fi descărcate din surse oficiale de pe Internet.
Există mai multe modalități de completare: folosind programe speciale de contabilitate sau un fișier electronic în format (Excel), care poate fi descărcat de pe Internet. O parte este întocmită de o persoană responsabilă, iar cealaltă de un contabil.
Pe prima pagină a formularului de raport, angajatul trebuie să indice detaliile solicitate:
Scopurile pentru care au fost emise fondurile sunt indicate în rubrica în scopul plății avansului.
Reversul indică întreaga listă de documente justificative. Coloanele necesare pentru completare sunt de la 1 la 6.
Secvența de precizare a listei se realizează în ordine, inclusiv în raportul propriu-zis, indicând documentele.
Înregistrări în raportul de avans: se indică secvenţial suma cheltuială pentru fiecare operaţiune, debitul contului, subconturile.
După specificarea tuturor sumelor totale, formularul este semnat și decriptat. Pe fața, sumele sunt trecute în coloana „cheltuită”, cele care sunt indicate în partea anterioară în coloana „total”.
După primirea documentului de verificare a raportului de avans, contabilul trebuie să întocmească o chitanță și să o predea persoanei responsabile.
Contabilul verifică înregistrările și sumele acceptate, numerele conturilor pentru care se ține debitul de cheltuieli și le indică pe versoul formularului.
Daca au fost identificate depasiri sau solduri, dintr-un avans primit anterior sau curent si pentru operatiunile contabile ale acestora, atunci contabilul pune semne pe prima pagina a formularului de raportare.
În cazul cheltuirii fondurilor pentru nevoile gospodăriei, se recomandă completarea unui raport în avans separat
Documentele într-o limbă străină trebuie traduse în rusă, în conformitate cu reglementările privind contabilitatea și raportarea financiară din Federația Rusă.
După toate formalitățile și verificările necesare contabilului, raportul de avans este înaintat spre aprobare șefului organizației.
Șeful prescrie poziția pe fața formularului, pune o semnătură cu o transcriere și data aprobării. Abia după aceea raportul va fi acceptat în contabilitate.
Dacă raportul în avans nu este depus la timp, se constată o încălcare a disciplinei de numerar.
Pentru a lua în considerare posibilele cazuri de nerespectare a termenelor de depunere a unui raport prealabil, puteți solicita ajutor de la articolul 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse.
Trebuie menționat că responsabilitatea pentru raportul în avans nu este stabilită, dar încălcarea este înregistrată. Prin urmare, este posibil ca organizația să nu aștepte penalități de la autoritățile fiscale.
Controlul fondurilor alocate pentru cheltuieli este o sarcină stabilită pentru organizație, deoarece acesta este un control pur intern al managementului.
În cazul nereturnării sumei de către persoana responsabilă, organizația are dreptul de a le șterge din salariul angajatului, doar că există restricții cu privire la valoarea deducerii (articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse). In cazul in care salariatul nu este de acord cu masurile angajatorului, situatia se solutioneaza pe cale judecatoreasca.
Întrucât directorul este persoana responsabilă pentru toate fondurile casieriei, datoria pentru nereturnarea fondurilor responsabile nu poate fi atribuită angajatului, ci directorului. Și atunci contabilul este în pierdere: ce să facă cu plata în avans pentru care directorul nu a dat raport?
Este necesar să se afle unde să includă suma avansului pentru care nu există raport de avans (de la un angajat sau director).
Cum să faceți față faptului că angajatul nu depune raportul de avans la timp?
Anterior, serviciul fiscal a spus că impozitul pe venit este dedus din aceste sume contabile. Dar, după cum sa dovedit, această declarație nu este o normă a legii.
Deoarece fondurile sunt înregistrate la angajat ca o datorie față de organizație, dar nu sunt veniturile acestuia.
Salariatul care a depus raportul de avans rambursează ulterior datoria. În consecință, impozitul pe venitul persoanelor fizice nu este dedus din acest venit.
Este greșit să spunem că în momentul în care angajatul nu a depus un raport, acesta a primit automat venituri. În urma acestor măsuri, nu este necesară perceperea primelor de asigurare.
Pentru că acestea pot fi acumulate doar pe plăți în favoarea persoanelor fizice și remunerația acestora. În consecință, angajatul va avea o datorie și nu se vor produce angajări.
Exemplu de formular de raport în avans, descărcare 
Un angajat al companiei poate primi la casieria întreprinderii în răspundere fondurile pe care trebuie să le cheltuiască în scopurile specificate în cererea de eliberare. În termen de trei zile de la încheierea perioadei de implementare a cheltuielilor (se indică în cerere), angajatul trebuie să se prezinte. În acest scop, el întocmește un raport prealabil, ale cărui date trebuie confirmate prin documentele relevante.
Un raport de avans este un document care este întocmit de o persoană responsabilă pentru a contabiliza fondurile întreprinderii primite anterior în scopuri strict definite.
Persoanele responsabile pot fi doar angajați ai întreprinderii. Lista acestora, care mai indică: în ce scopuri pot fi emise fonduri, perioada maximă de efectuare a cheltuielilor, timpul în care este necesară depunerea unui raport la departamentul de contabilitate.
Noua procedură de efectuare a operațiunilor la casa de marcat definește o listă de cheltuieli pentru care se eliberează numerar în cont. Aceasta este achiziționarea de papetărie, bunuri de uz casnic, combustibil, călătorii, afaceri generale, cheltuieli de reprezentare etc.
Fondurile pot fi primite de o persoană responsabilă prin transfer bancar pe cardul său. În acest caz, el trebuie să depună la timp și un raport prealabil la departamentul de contabilitate.
După efectuarea cheltuielilor, angajatul trebuie să vină la departamentul de contabilitate și să întocmească acest document. Acesta poate face acest lucru manual completand un formular tiparit, sau da toate documentele justificative unui contabil care, in prezenta sa, va intocmi un document de avans intr-un program de specialitate. În acest din urmă caz, după emiterea documentului, persoana responsabilă verifică conformitatea raportului cu documentul prezentat și îl semnează.
Întreprinderea folosește forma unificată a raportului de cheltuieli AO-1 sau formularul propriu al companiei elaborat pe baza acesteia.
În cazul în care fondurile au fost cheltuite în scopul achiziționării de bunuri materiale, la documentele justificative trebuie anexate facturile de primire (comandă de primire), cu mențiunea că au fost livrate la depozit.
Raportul de avans este verificat de contabilul-șef al firmei și aprobat de director.
După raport, soldul fondurilor necheltuite trebuie plătit la casierie la, iar depășirea cheltuială aprobată de manager trebuie compensată angajatului la.
Să aruncăm o privire mai atentă asupra modului de completare a unui raport prealabil.
În partea de sus a documentului, denumirea întreprinderii în care este înregistrată entitatea raportoare, codul acesteia este scris, sub denumirea unității structurale. Angajatul trebuie să-și indice datele personale, funcția, numărul de personal. Tot aici este necesar să completați un rând care conține informații despre scopul plății anticipate primite anterior.
Secțiunea tabelară indică soldul sau supracheltuielile din cont, dacă angajatul are. Cu toate acestea, trebuie amintit că nu este permisă emiterea de numerar ca cont dacă angajatul nu a contabilizat anterior fondurile emise. Adică, prezența unui sold de numerar în contul acestei persoane indică o încălcare a procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar.
Mai jos, angajatul completează informații despre soldul rezultat sau cheltuirea excesivă a fondurilor responsabile. Acesta trebuie să indice numărul de documente justificative și numărul de foi pe care se află acestea.
Pe verso, angajatul trebuie să noteze informații despre fiecare document justificativ, indicând numărul acestuia, data întocmirii, numele și suma totală.
Persoana responsabilă își semnează apoi raportul.
În contabilitate, raportului de avans i se atribuie un număr în ordine, iar data întocmirii acestuia este aplicată.
Sectiunea „Inregistrari contabile” este intocmita de catre un contabil care repartizeaza costurile suportate intre conturile contabile. Aceste informații trebuie să se potrivească cu datele de pe verso.
În spatele documentului, contabilul completează partea sa a raportului („Acceptat pentru contabilitate”) și date contabile analitice pentru fiecare document justificativ.
După verificare, numărătorul trebuie să întocmească o evidență a comportamentului acesteia și să indice în cuvinte suma care trebuie aprobată.
Raportul de cheltuieli este semnat de contabilul-șef al companiei, care controlează corectitudinea înregistrării și scopul cheltuirii fondurilor.
Daca in urma acestui proces verbal au fost returnate sau emise fonduri, o semneaza si casieria, completand datele comenzilor de numerar.
Partea inferioară a documentului conține o chitanță, pe care contabilul trebuie să o separe și să o predea salariatului atunci când îl acceptă pentru verificare. Acesta include detaliile raportului de avans, suma acestuia, numărul de formulare de confirmare furnizate.
La aprobarea raportului de avans, managerul trebuie să facă o înscriere corespunzătoare în partea dreaptă sus a documentului, înscriind cu cuvinte suma totală a documentului.
Fondurile din cont pot fi emise în valută străină. În acest caz, în raportul de avans se completează cursul de referință curent, iar pe verso trebuie să se facă înregistrări pe totalul indicatorilor în valută și echivalentul acesteia în ruble, care se calculează la cursul indicat pe prima pagină.
