Documentarea operațiunilor.  Rezumat: Documentarea tranzacțiilor comerciale în comerț.  Specificul contabilității și auditului intern într-un mediu informatic

Documentarea operațiunilor. Rezumat: Documentarea tranzacțiilor comerciale în comerț. Specificul contabilității și auditului intern într-un mediu informatic

Etapa inițială a contabilității este documentarea tuturor tranzacțiilor comerciale prin compilarea documentelor contabile primare. Pentru a documenta tranzacțiile comerciale, întreprinderile mici utilizează formularele conținute în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare, formularele departamentale, precum și formularele dezvoltate independent care conțin detaliile obligatorii relevante prevăzute de Legea federală „Cu privire la contabilitate”. Forma unui astfel de document trebuie aprobată în ordinul privind politicile contabile. Înregistrările tranzacțiilor comerciale finalizate se fac în registrele contabile strict pe bază de documentare.

Documentarea în contabilitate este folosită ca modalitate de înregistrare primară și înregistrare legală a obiectelor observate, adică. o metodă de reflectare primară a influenţei faptelor realizate ale vieţii economice asupra stării obiectelor de supraveghere contabilă. În această etapă a activității contabile, care este etapa inițială a percepției sistemice și a înregistrării tranzacțiilor individuale (fapte), informațiile din documentele primare ar trebui să fie reflectate în mod fiabil și să aibă dovezi. Documentul contabil trebuie intocmit la momentul tranzactiei de afaceri, iar in cazul in care acest lucru nu este posibil, atunci intocmirea lui este obligatorie imediat dupa incheierea tranzactiei de afaceri.

Documentele diferă atât prin formă, cât și prin indicatori care determină conținutul tranzacțiilor înregistrate în ele. Principalii indicatori ai documentelor care caracterizează esența operațiunilor se numesc detalii.

Detaliile sunt un element de informare care poartă o sarcină semnificativă independentă (tip de material, unitate de măsură etc.). Detaliile sunt împărțite în detalii calitative (funcții) și conținut (indicatori). Detaliile calitative (semne) afișează obiecte contabile (denumirea materialului etc.); detalii semnificative -- o caracteristică a obiectului contabil (clasa, dimensiunea standard a materialului etc.).

La gruparea documentelor contabile în funcție de scopul lor, acestea se împart în documente distributive, executive (achitare), contabile și combinate.

Documentele administrative sunt documente care conțin o comandă sau o instrucțiune pentru a finaliza o tranzacție comercială. Acestea includ diverse ordine și ordine scrise ale șefului organizației și ale șefilor diviziilor structurale, împuterniciri pentru a primi bunuri materiale pentru organizație, cecuri pentru a primi bani de la bancă etc. Documentele administrative servesc ca bază pentru efectuarea unei anumite acțiuni economice și nu conțin confirmarea faptelor tranzacțiilor comerciale.

Documentele executive (de achitare) confirmă faptul realizat. Astfel de documente includ comenzi de primire pentru înregistrarea recepției materialelor la depozit, bonuri de livrare, diverse chitanțe care indică acceptarea valorilor etc. Documentele executive se intocmesc la momentul tranzactiilor si stau la baza inregistrarilor contabile.

Documentele contabile nu au valoare independentă. Ele sunt întocmite pe baza documentelor administrative și executive (de achitare) și reprezintă un mijloc tehnic de sistematizare a conturilor.

Documentele de înregistrare contabilă sunt și documente întocmite de un contabil pentru întocmirea și simplificarea conturilor în scopul utilizării ulterioare în procesul contabil (extrase contabile, calcule etc.). Astfel de documente sunt utilizate numai în departamentul de contabilitate al acestei organizații. Conținutul și formele acestor documente depind de mijloacele tehnice utilizate în activitatea contabilă, de natura și lista indicatorilor contabilității sintetice și analitice.

Documentele combinate sunt cele care combină caracteristicile mai multor tipuri de documente - de exemplu, semnele documentelor administrative pentru efectuarea tranzacțiilor comerciale și documentele executive care atestă faptul operațiunii, de exemplu, cerințele pentru eliberarea materialelor dintr-un depozit. , o comandă de lucru. Un ordin de plată în numerar este în același timp un document administrativ, executiv și contabil. Utilizarea documentelor combinate în practica contabilă este foarte comună.

La gruparea documentelor contabile în funcție de volumul tranzacțiilor comerciale reflectate (ordinea de formare), se disting documentele primare și de sinteză.

Primare sunt documentele care întocmesc faptele vieții economice la momentul finalizării acestora. Aceste documente se află chiar la începutul lanțului tehnologic al procesului contabil. Ele stau la baza contabilitatii primare, deoarece faptul de viata economica este consemnat in documentul primar prin observare si masurare prealabila. Primar include majoritatea documentelor contabile care procesează tranzacțiile comerciale (de exemplu, încasări și cheltuieli în numerar, certificate de acceptare, facturi etc.).

Documentele de sinteză înregistrează date despre faptele vieții economice din mai multe documente primare. Utilizarea documentelor consolidate este asociată cu necesitatea de a rezuma datele documentelor primare și de a obține indicatori consolidați sau de a obține informații suplimentare despre tranzacțiile comerciale care sunt înregistrate și le reflectă în contabilitate în secțiunile relevante. Un exemplu de document consolidat pot fi rapoartele de casierie (rapoarte de numerar), care rezumă informațiile privind ordinele de numerar de intrare și de ieșire și documentele anexate acestora; rapoarte de mărfuri întocmite pe baza documentelor primare privind primirea și cheltuielile activelor materiale etc.

În funcție de metoda de utilizare, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documentele unice sunt cele care sunt folosite doar pentru o singură înregistrare și reflectarea tranzacțiilor comerciale: comenzi de numerar de primire și cheltuieli, cerințe pentru eliberarea materialelor dintr-un depozit. (Atasamentul 1)

Documentele cumulate sunt cele care sunt folosite pentru înregistrarea multiplă și reflectarea în ele a tranzacțiilor comerciale omogene pe o perioadă (de o săptămână, deceniu, lună): carduri limită; legitimații de limită de gard utilizate pentru înregistrarea eliberării materialelor din depozit către același destinatar - atelier, loc de producție; rapoarte de producție de două săptămâni etc. Utilizarea documentelor acumulative contribuie la o reducere semnificativă a documentației.

În funcție de locul întocmirii, documentele sunt împărțite în externe și interne.

Documentele externe sunt considerate documente care sunt întocmite în afara acestei organizații, adică. documente primite de la alte organizații: facturi - cerințe de plată ale furnizorilor; extrase bancare privind conturile de decontare si valuta; titlu executoriu etc.

Interne sunt documente care, indiferent de scopul lor, sunt întocmite în cadrul unei organizații date.

Doar documentele executate corect (unificate sau dezvoltate în organizație) sunt acceptate în contabilitate.

Unificate sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării acelorași tranzacții comerciale (omogene) în toate entitățile comerciale: ordine de primire și cheltuieli, rapoarte anticipate, facturi - cereri de plată etc. Sunt obligatorii pentru utilizare de către toate organizațiile, indiferent de proprietatea și tipurile de activități ale organizațiilor.

Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o importanță deosebită pentru îmbunătățirea contabilității, întrucât stabilește și consolidează cerințe uniforme de documentare a activităților economice ale organizațiilor. Formele unificate ale documentației contabile primare pot fi compilate pe suport de hârtie sau de mașină. Guvernul Federației Ruse prin Decretul nr. 835 din 8 iulie 1997 „Cu privire la documentele contabile primare” a atribuit Goskomstat al Federației Ruse funcțiile de dezvoltare, aprobare și distribuire a albumelor de forme unificate ale documentației contabile primare și versiunile lor electronice. Documentele întocmite în mod automat necesită confirmarea specială a datelor primite, care se realizează prin tipărirea copiilor documentelor pe hârtie și semnarea semnăturilor funcționarilor prevăzute de formularele de documente relevante. Dovada legală a unui document stocat, prelucrat și transmis prin intermediul sistemelor automate de informare și telecomunicații poate fi confirmată și printr-o semnătură digitală (cod) electronică în conformitate cu procedura curentă. În toate celelalte cazuri, atunci când documentele, a căror formă nu este prezentată în albumele de formulare unificate, dobândesc dovezi legale în prezența detaliilor obligatorii stabilite de Legea federală „Cu privire la contabilitate”.

Atunci când se documentează tranzacțiile comerciale, documentele trebuie să fie de bună calitate, să conțină date fiabile privind volumul și calendarul tranzacțiilor comerciale. Oficialii care au semnat documentul sunt responsabili pentru exactitatea datelor.

Documentele trebuie completate clar, clar, cu cerneală sau cu ajutorul mijloacelor tehnice. Nu permit ștergeri și modalități neautorizate de corectare a datelor scrise. Erorile făcute în documente trebuie corectate prin tăierea textului sau a numărului incorect cu un rând, astfel încât să puteți citi datele corectate și corecte scrise mai sus. Îndreptarea erorii trebuie convenită și confirmată prin semnătura persoanelor care au semnat documentul, cu indicarea datei în care s-a efectuat corectarea. Într-un număr de documente (bancare, numerar) nu sunt permise corecții. Înregistrarea acestora este reglementată de Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă. aprobat de Banca Centrală a Federației Ruse (CBR). Deci, în documentele contabile pentru primirea și emiterea de bani, suma este indicată nu numai în cifre, ci și în cuvinte, în timp ce înregistrarea începe cu o literă majusculă pentru a preveni adăugările. Această procedură se aplică și documentelor contabile pentru eliberarea activelor materiale.

Pentru emiterea unor documente contabile, controlul special se realizeaza prin completarea talonelor de cecuri, chitantelor de comenzi, si eliberarea de copii carbon ale documentelor. Acest control se efectuează în scopul prevenirii săvârșirii unor operațiuni incorecte și ilegale, pentru prevenirea, dacă este posibil, a cazurilor de delapidare, furt și alte abuzuri de către funcționari.

Pentru a preveni utilizarea de două ori a acelorași documente, unele dintre ele sunt supuse anulării, precum ordinele de numerar, împuternicirile etc. Anularea se face cu ștampilă sau inscripția „Primit” sau „Plătit” cu data. Ștampila „Rambursat” încetează valabilitatea tuturor documentelor bancare, precum și a documentelor contabile legate de calcularea și plata salariilor.

Documentele contabile întocmite în modul prescris se transferă compartimentului de contabilitate pentru prelucrarea lor ulterioară și reflectarea în contabilitatea tranzacțiilor efectuate de acestea. După utilizare, documentele sunt transferate în arhivă pentru stocare.

Procesul de deplasare a documentelor contabile de la momentul emiterii (întocmirii, originare), utilizarea operațională, prelucrarea contabilă, înregistrarea în registrele contabile și până la depozitarea lor în arhivă în vederea păstrării se numește circulație documentelor.

Organizarea fluxului de lucru prevede elaborarea de scheme și grafice pentru deplasarea documentelor contabile. Graficele stabilesc o listă de documente indicând cine întocmește ce documente, cui și unde le transferă pentru control, prelucrare și grupare.

Un document este un mesaj de informare (certificat) codificat într-un anumit mod și fixat pe un suport special, care atestă că faptul de viață economică fie există, fie este săvârșit, fie trebuie săvârșit.

Documente contabile primare - un certificat scris al unei tranzacții comerciale finalizate sau care dă dreptul de a o efectua. Conform Legii „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, toate tranzacțiile comerciale trebuie înregistrate pe baza documentelor justificative.

De la 1 ianuarie 2013 nu sunt obligatorii formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formularelor unificate ale documentației contabile primare. În același timp, formele de documente utilizate ca documente contabile primare, stabilite de organismele autorizate în conformitate cu și pe baza altor legi federale (de exemplu, documente de numerar) continuă să fie obligatorii pentru utilizare (informații ale Ministerului Finanțelor din Rusia N PZ-10/2012).

Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării de către documentul contabil primar. Nu este permisă acceptarea în contabilitate a documentelor care documentează fapte ale vieții economice care nu au avut loc, inclusiv cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și simulate.

Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

1) denumirea documentului;

2) data întocmirii documentului;

3) denumirea entității economice care a întocmit documentul;

5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, cu indicarea unităților de măsură;

6) titlul funcției persoanei (persoanelor) care a efectuat (au finalizat) tranzacția, operarea și responsabil (responsabil) pentru executarea acesteia, sau titlul funcției persoanei (persoanelor) responsabile (responsabile) pentru înregistrarea evenimentului;

7) semnăturile persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacțiilor, cu indicarea prenumele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul realizării vieții economice, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia. Persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de viață economică asigură transferul în timp util a documentelor contabile primare pentru înregistrarea datelor cuprinse în acestea în registrele contabile, precum și fiabilitatea acestor date. Persoana însărcinată cu contabilitatea și persoana cu care se încheie contractul de prestare de servicii de contabilitate nu răspund pentru conformitatea documentelor contabile primare întocmite de alte persoane cu faptele realizate ale vieții economice.


Formele documentelor contabile primare se stabilesc de către conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea. Formularele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.

În conformitate cu Legea federală din 06.04.2011 N 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” (modificată la 02.07.2013), în cazurile în care legile federale și alte acte juridice de reglementare care au intrat în vigoare înainte de 1 iulie 2013 prevăd: utilizarea semnăturii digitale electronice, se utilizează o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.

Dacă legislația Federației Ruse sau un acord prevede prezentarea unui document contabil primar către o altă persoană sau către un organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea altei persoane sau a unui organism de stat, pe cheltuiala sa. , să facă copii pe hârtie ale documentului contabil primar întocmit sub forma unui document electronic.

Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau actele juridice de reglementare ale organismelor de reglementare a contabilității de stat. Corecția din documentul contabil primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut rectificarea, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, documentele contabile primare, inclusiv sub forma unui document electronic, sunt retrase, copiile documentelor retrase realizate în conformitate cu procedura stabilită de legislația Federației Ruse sunt incluse în documente contabile.

Lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare se aprobă de către conducătorul întreprinderii de comun acord cu contabilul-șef.

Tipuri de auditări ale documentelor contabile. Toate documentele primare primite de departamentul de contabilitate trebuie verificate în formă, aritmetic și în esență - aceasta este una dintre etapele procesării contabile. În timpul unei verificări oficiale, se dezvăluie dacă a fost utilizat un formular al formularului corespunzător, dacă sunt indicate toate detaliile necesare, dacă documentul conține semnăturile necesare, dacă există ștersături, pete și corecții nespecificate în el. Verificarea numărării vă permite să stabiliți corectitudinea calculelor aritmetice, rezultatele impozitării. Scopul verificării de fond este de a identifica legalitatea și oportunitatea tranzacției comerciale înregistrate în document. De asemenea, verifică dacă operația a fost efectiv efectuată și în măsura indicată. Dacă se găsesc erori în numerar și în documentele bancare, acestea ar trebui rescrise, nu sunt permise corecții în ele. Nu este permisă efectuarea de tranzacții care contravin legii și procedurii stabilite pentru manipularea numerarului și a altor valori.

Metode de verificare:

solid

selectiv

Solid, desigur, acesta este întregul primar pentru perioada analizată. În timpul auditurilor, de regulă, se încadrează casieria, banca, salariul conducerii și al contabilului șef.

Metoda selectivă - verificarea unei anumite părți a șirului de documente, dacă, de exemplu, acestea sunt rapoarte anticipate, atunci, la discreția inspectorului, documentele pot fi selectate chiar și pentru luni, pentru un anumit trimestru, sau rapoarte de la așa și așa un numar la asa si cutare, in general, totul depinde de fanteziile inspectorului si de cat de mult recunoaste ca poti avea erori si incalcari in acest domeniu (asa-numitul grad de risc de audit).

Cât despre modalități.

1. Verificarea documentului în sine:

ü prezența detaliilor obligatorii - data, semnăturile persoanelor responsabile, conținutul operațiunii etc.

ü control logic - compararea conținutului operațiunii și a costului; caracteristicile fizice reflectate cu cantitatea documentului; data documentului și perioada la care este atașat;

legalitatea operațiunii sau fezabilitatea economică a acesteia;

ü verificare aritmetică - dacă există totaluri cu suma posturilor, rulaje pentru jurnalele cu rulaje în registrul general etc.

2. Inventar – compararea datelor contabile cu disponibilitatea reală.

3. Proceduri analitice - multe tehnici diferite, de exemplu, compararea volumului producției și consumului de resurse: electricitate, materiale etc.

4. Utilizarea surselor externe de informații - o verificare încrucișată (documentele și (sau) informațiile sunt solicitate de la contrapărți, autorități de reglementare).

Fluxul documentelor este un sistem de creare, interpretare, transmitere, primire și arhivare a documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii. Sistemul electronic de management al documentelor controlează execuția lucrărilor cu documente și protejează documentația de accesul neautorizat.

Fluxul documentelor- acesta este unul dintre instrumentele de management al întreprinderii care servește la schimbul de informații electronice atât în ​​cadrul întreprinderii (între angajații întreprinderii), cât și cu contrapărțile externe. Există, de asemenea, „munca de birou”, care este adesea folosit ca sinonim pentru termenul „flux de documente”, dar ar trebui separate. Munca de birou este un set de măsuri într-o organizație pentru sprijinirea documentară a managementului. Termenul „flux de documente”, la rândul său, descrie circulația documentelor în cadrul suportului documentar pentru management.

Fluxul documentelorîntr-o organizaţie poate fi atât centralizat cât şi prezentat la nivelul departamentelor specifice. Într-un flux de lucru centralizat, sunt luate în considerare trei tipuri principale de documente: de intrare (de la contrapărțile externe), de ieșire (de la departamente) și interne (pentru distribuire în cadrul organizației).

Există o serie de etape principale flux de lucru:

ü Întocmirea unui document (la efectuarea unei tranzacții comerciale)

ü Transfer la departamentul de contabilitate

ü Verificarea documentelor acceptate de către un contabil

ü Impozitarea, gruparea si sistematizarea documentului in compartimentul contabilitate

ü Depunerea în arhivă (ultima etapă a ciclului de viață a unui document în fluxul de lucru)

Principala problemă de comunicare a unei întreprinderi de nivel mediu este problema asociată cu fluxul documentelor. Fluxul documentelor poate fi de proastă calitate, nesigur, neformalizat etc. Aceste probleme sunt o sursă de pierdere de informații, costuri neproductive ale resurselor întreprinderii, care se exprimă în cele din urmă în pierderi financiare. Mijloacele de reglare (normalizare) a interacțiunii la o astfel de întreprindere este optimizarea fluxului de lucru și automatizarea ulterioară a acestuia, adică. creare sisteme electronice de gestionare a documentelor (sau EDMS). În același timp, automatizarea fluxului de lucru are loc adesea în paralel cu setarea și automatizarea contabilității la întreprindere.

Sistemele de automatizare a fluxului de lucru au intrat în uz pe scară largă în străinătate mai devreme decât în ​​Rusia, și s-a dezvoltat propria terminologie, descriind diverse domenii ale managementului documentelor electronice. Există o întreagă clasă de produse pentru automatizarea fluxului de lucru, așa-numitele sisteme electronice de gestionare a documentelor sau EDMS.

Pe cea mai răspândită platformă din Rusia „1C: Enterprise 8.2”. Complet managementul documentelor pe 1C a apărut odată cu crearea platformei 1C:Enterprise 8, când distribuția familiei de programe 1C a fost reorientată de la segmentele mici spre mijlocii și corporate ale întreprinderilor. Gestionarea electronică a documentelor este un atribut al unui sistem informatic complet.

Produsele software bazate pe platforma 1C sunt în mod tradițional puternice în domeniul contabilității și managementului. Din cauza asta managementul documentelor pe 1C are o serie de beneficii suplimentare. Acestea includ integrarea completă cu acreditări - documente și directoare, fără de care este imposibil să se construiască un sistem de automatizare integrată a proceselor de afaceri.

Există o serie de aplicații standard ale sistemului electronic de gestionare a documentelor 1C, de exemplu, automatizarea lucrărilor contractuale. Dar rezolvarea unor sarcini precum fluxul de lucru al personalului, lucrul cu călătorii de afaceri și rapoarte anticipate, cererile de fonduri, procesele de suport pentru vânzări, achiziții, fluxul de lucru de producție și depozit pot fi rezolvate doar într-un singur sistem informațional cu un program de contabilitate. De exemplu, pe platforma 1C 8.2. sistemul electronic de management al documentelor „: Process Management” poate funcționa într-o singură bază de date cu produsul „1C: Payroll and Personnel Management” sau „1C: Production Enterprise Management”, care vă permite să rezolvați cuprinzător ambele sarcini funcționale (de exemplu, recrutarea ) și contabile (salariu de angajamente) și manageriale (luarea unei decizii motivaționale de majorare a salariului sau a unei amenzi), precum și sarcinile de interacțiune și transfer de informații (trecerea documentului de-a lungul traseului, asociată cu notificarea în timp util a tuturor participanților interesați la proces în conformitate cu procedura aprobată anterior). Funcționalitatea produselor software care rezolvă problemele de interacțiune este, de asemenea, standard pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor.

Controlul resurselor întreprinderii, managementul și organizarea funcționării corecte a departamentelor, optimizarea și îmbunătățirea activității întreprinderii sunt rezolvate prin utilizarea unui sistem electronic de management al documentelor.

Formele documentelor primare clasificate ca forme de responsabilitate strictă trebuie numerotate în modul prescris de ministere și departamente (numerotare, metodă tipografică).

Responsabilitatea pentru intocmirea la timp si corecta a documentelor, pentru acuratetea datelor, precum si pentru transferul la timp a documentelor catre departamentul de contabilitate, revine persoanelor care au intocmit si semnat aceste documente.

Regulile de flux de documente și tehnologia de procesare a informațiilor contabile sunt aprobate ca parte a politicii contabile adoptate de întreprindere. Pentru organizarea rațională a fluxului de lucru la întreprindere, programul fluxului de lucru trebuie aprobat prin ordinul (instrucțiunea) șefului. Controlul asupra respectării programului de lucru de către executanți este efectuat de contabilul-șef al întreprinderii.

Registre contabile. Datele cuprinse în documentele contabile primare sunt supuse înregistrării și acumulării în timp util în registrele contabile.

Registre de contabilitate - cărți, carduri, reviste sau foi separate obținute cu ajutorul tehnologiei informatice, benzi magnetice, discuri, dischete și alte suporturi mașini destinate sistematizării și acumulării informațiilor conținute în documentele primare acceptate în contabilitate, pentru reflectarea asupra conturilor contabile și în situațiile financiare . Atunci când se mențin registre de contabilitate pe suporturi ale mașinii, ar trebui oferită posibilitatea de a le ieși pe suport de hârtie.

Omisiunile sau retragerile nu sunt permise la înregistrarea obiectelor contabile în registrele contabile, la înregistrarea obiectelor contabile imaginare și false în registrele contabile. Un obiect contabil imaginar este înțeles ca un obiect inexistent reflectat în contabilitate doar pentru aparență (inclusiv cheltuieli neîndeplinite, obligații inexistente, fapte ale vieții economice care nu au avut loc), un obiect contabil fals este înțeles ca un obiect reflectat în contabilitate în loc de un alt obiect cu pentru a-l acoperi (inclusiv afaceri false). Rezervele, fondurile prevăzute de legislația Federației Ruse și costurile creării lor nu sunt obiecte imaginare ale contabilității.

Contabilitatea se ține prin înscriere dublă în conturile contabile, dacă nu se stabilește altfel prin standardele federale. Nu este permisă ținerea conturilor contabile în afara registrelor contabile utilizate de entitatea economică.

Detaliile obligatorii ale registrului contabil sunt:

1) denumirea registrului;

2) denumirea entității economice care a întocmit registrul;

3) data începerii și încheierii ținerii registrului și (sau) perioada pentru care a fost întocmit registrul;

4) gruparea cronologică și (sau) sistematică a obiectelor contabile;

5) valoarea măsurării monetare a obiectelor contabile, indicând unitatea de măsură;

6) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu ţinerea registrului;

7) semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea registrului, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Formularele registrelor contabile se aprobă de către conducătorul unei entități economice la propunerea unui funcționar căruia i se încredințează contabilitatea. Formele de registre contabile pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.

În conformitate cu Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 (modificată la 2 iulie 2013), în cazurile în care legile federale și alte acte juridice de reglementare care au intrat în vigoare înainte de 1 iulie 2013 prevăd utilizarea unui semnătură electronică digitală, o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Registrul contabil se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.

Dacă legislația Federației Ruse sau acordul prevede depunerea registrului contabil unei alte persoane sau unui organism de stat pe hârtie, entitatea economică este obligată, la cererea altei persoane sau organism de stat, să facă, la pe cheltuială proprie, pe copiile hârtiei ale registrului contabil întocmite sub formă de document electronic.

În registrul contabil nu se admit corecții neautorizate de persoanele responsabile cu ținerea registrului menționat. Corectarea în registrul contabil trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea acestui registru, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, registrele contabile sunt retrase, inclusiv sub forma unui document electronic, în documentele contabile sunt incluse copii ale registrelor retrase realizate în modul stabilit de legislația Federației Ruse.

Indiferent de metoda de contabilizare, aceasta se bazează pe documentație, unde documentele joacă rolul de purtători primari de informații contabile (tranzacții comerciale finalizate). Gruparea, generalizarea și acumularea operațiunilor zilnice se realizează în registrele contabile elaborate de întreprinderi cu respectarea principiilor metodologice generale. Registrele în aparență sunt împărțite în fișe, foi libere și cărți, în conținut - în registre de contabilitate analitică, sintetică și combinate, adică combinând aceste două tipuri de contabilitate.

Clasificarea documentelor. Compoziția și analiza structurii documentelor pe această bază fac posibilă evaluarea raportului dintre volumele circulației documentelor interne și externe în organizație, analiza gradului de autonomie a activităților întreprinderii (calcularea raportului unităților de informații primite). și informații interne), evaluează activitatea de circulație a organizației în mediul extern (prin ponderea documentelor de ieșire).

Cu programare documentele sunt împărțite în documente administrative, executive, combinate și contabile.

manageriale documentele contin ordine, instructiuni privind producerea, efectuarea anumitor operatiuni comerciale (ordinele conducatorului intreprinderii si ale persoanelor autorizate de acesta sa efectueze operatiuni comerciale).

documente executive atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire (acte de acceptare) a materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind recepția de la muncitori a produselor finite etc. Documentele executive sunt semnate de către persoanele responsabile cu implementarea operațiunilor comerciale și pentru corectitudinea executării acestora în documente, de exemplu, șefi de atelier, șefi de depozit (magazieri), maiștri etc. .

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ: ordinele în numerar primite și ieșite; extrase de plată pentru eliberarea salariilor angajaților întreprinderii; rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile (detașate) etc.

Documente contabile se întocmesc în cazul în care nu există alte documente pentru evidența tranzacțiilor comerciale, sau la sintetizarea și prelucrarea documentelor executive și administrative. Acestea includ certificate, declarații de distribuție, calcule de rezerve, situații financiare etc.

Documentele folosite in contabilitate sunt si ele impartite in unică și acumulativă.

O dată documentele primare întocmesc fiecare tranzacție comercială și sunt întocmite într-o singură etapă.

Cumulativ documentele se întocmesc pe o anumită perioadă prin acumularea treptată a tranzacţiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează totalurile pentru indicatorii relevanți. Exemple de documente cumulative sunt comenzile de lucru lunare de două săptămâni, cardurile limită pentru eliberarea materialelor din depozitele întreprinderii etc. Documentele acumulate sunt un element al primei etape de sistematizare și generalizare a informațiilor contabile.

Unificarea și standardizarea documentelor.În prezent, se utilizează forme unificate, specializate și individuale de documente primare. Documentele unificate sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării operațiunilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diferite caracteristici ale industriei.

În formele unificate ale documentației contabile primare (cu excepția formularelor pentru contabilizarea tranzacțiilor cu numerar), organizația, dacă este necesar, poate introduce detalii suplimentare. Excluderea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.

Modificările introduse trebuie să fie formalizate prin documentul organizatoric și administrativ relevant al organizației. Documentele primare unificate tipice sunt emise în albume, în care sunt formate în contextul secțiunilor omogene ale contabilității și au propriul număr distinctiv.

Formele unificate ale documentației contabile primare pentru contabilitatea activelor fixe se aplică persoanelor juridice de toate formele de proprietate care operează pe teritoriul Federației Ruse (cu excepția organizațiilor de credit și a instituțiilor bugetare).

Formularele oferă zone de codificare a informațiilor, care sunt completate în conformitate cu clasificatorii întregi ruși:

documentatie de management - OKUD;

întreprinderi și organizații - OKPO;

mijloace fixe - OKOF.

Dacă este necesar, în scopul sistematizării suplimentare a indicatorilor pentru prelucrarea automată a datelor, pot fi introduse coduri suplimentare conform sistemului de codificare adoptat în organizație.

La fabricarea produselor necompletate pe baza formelor unificate de documentație contabilă primară, este permisă efectuarea de modificări în ceea ce privește extinderea și restrângerea coloanelor și adăugarea de linii (inclusiv cele gratuite) și foi libere pentru ușurința plasării și procesării informațiilor necesare . Suportul material al documentului poate fi un formular contabil sau un disc magnetic, în funcție de faptul că informațiile contabile sunt înregistrate pe hârtie sau pe suport magnetic.

Introducerea formelor unificate de documentație contabilă primară în organizațiile de pe teritoriul Federației Ruse ca element al politicii contabile se realizează de la începutul exercițiului financiar și trebuie să fie formalizată prin documentul organizatoric și administrativ relevant al organizației.

Formularele standard unificate intersectoriale sunt de natură intersectorială și sunt utilizate de toate organizațiile. Acestea sunt aprobate prin rezoluții ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse.

Formularele tipice de industrie unificată sunt forme specializate de documente destinate utilizării de către organizații din anumite industrii. Deci, în prezent, au fost elaborate și aprobate formulare tipizate de către Comitetul de Stat de Statistică pentru contabilizarea: operațiunilor comerciale;

operațiuni în organizații de alimentație publică; decontări de numerar cu populația folosind case de marcat;

construcții capitale și lucrări de reparații și construcții;

lucrări de mașini și mecanisme de construcții;

operațiuni în transportul rutier;

produse agricole si materii prime.

Formele individuale ale documentelor contabile primare sunt dezvoltate și utilizate într-o organizație care are operațiuni specifice care sunt inerente doar unui singur caz. Astfel de forme de documente trebuie să conțină și detalii obligatorii și să fie aprobate în ordinea privind politica contabilă a organizației.

Standardizarea documentelor este stabilirea dimensiunilor uniforme ale formularelor de documente similare, în conformitate cu rezoluția Comitetului de Stat al Federației Ruse pentru Standardizare și Metrologie din 03.03.2003 nr. 65-st „Cu privire la adoptarea și implementarea standardului de stat. al Federației Ruse”.

Cerințe pentru documente în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă” au fost introduse în vigoare la 1 iulie 2003.

De la 1 ianuarie 2013 nu sunt obligatorii formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formularelor unificate ale documentației contabile primare. În același timp, formele de documente utilizate ca documente contabile primare, stabilite de organismele autorizate în conformitate cu și pe baza altor legi federale, continuă să fie obligatorii pentru utilizare (de exemplu, documente de numerar).

Starea și perspectivele pentru introducerea „contabilității fără hârtie”.Întotdeauna au existat încercări de automatizare a contabilității - abacus, mașini de adăugare, calculatoare și, în sfârșit, computere cu programe concepute exclusiv pentru contabilitate. Dacă tehnologiile informatice moderne sunt utilizate corect și eficient, contabilitatea într-o organizație poate fi adusă la un nivel calitativ nou: stocați documentele pe hârtie într-o arhivă și lucrați exclusiv cu copiile lor electronice.

Conform Legii „Cu privire la contabilitate”, documentele primare trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Documentele contabile primare, registrele contabile, situațiile contabile (financiare), rapoartele de audit asupra acestuia sunt supuse păstrării de către organizații pe perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare. Documentele de politică contabilă, standardele unei entități economice, alte documente legate de organizarea și întreținerea contabilității, inclusiv instrumentele care asigură reproducerea documentelor electronice, precum și verificarea autenticității unei semnături electronice, sunt supuse stocării cel puțin cinci ani de la anul în care au fost utilizate pentru întocmirea situaţiilor contabile (financiare) pentru ultima dată.

Încă nu este posibil să se transfere complet contabilitatea la tehnologia fără hârtie cu scanarea tuturor documentelor primare, deoarece multe documente din anii precedenți trebuie să fie digitalizate, semnăturile electronice ale persoanelor care pot confirma autenticitatea documentelor, programe speciale de gestionare a documentelor electronice și multe altele. fi pregatit. Prin urmare, trecerea la „contabilitatea fără hârtie” se va face treptat, pe măsură ce termenele de păstrare a documentelor pe hârtie expiră.

S-au făcut deja multe în direcția reducerii circulației pe hârtie a documentelor. De exemplu, transferul facturilor și facturilor către furnizori și cumpărători. Practica contabilă actuală presupune producerea documentelor mai întâi în depozit (factură), apoi în departamentul de contabilitate (facturi, facturi), colectarea semnăturilor, trimiterea prin poștă sau curier.

Tehnologia informatică poate accelera semnificativ întregul proces. Depozitarul va completa documentul (factură, certificat de transfer sau certificat de acceptare) electronic, îl va introduce în program, contabilul va întocmi o factură, o va semna digital și o va trimite destinatarului. Programul informatic de gestionare a documentelor poate fi configurat pentru a controla plățile, atât din punct de vedere al timpului, cât și al volumului.

Toate acestea reduc volumul documentelor pe hârtie și facilitează găsirea informațiilor de care aveți nevoie.

Principalele sarcini cu care se confruntă serviciul de contabilitate al oricărei organizații sunt:

Formarea de informații complete și fiabile despre procesele de afaceri și rezultatele financiare ale activităților organizației, necesare managementului operațional, precum și pentru utilizarea acesteia de către investitori, creditori, autorități fiscale și financiare, bănci și alte părți interesate;

Asigurarea controlului asupra disponibilității și mișcării proprietății, utilizării resurselor materiale, forței de muncă și financiare în conformitate cu normele, standardele și estimările aprobate;

Prevenirea în timp util a fenomenelor negative în activitățile financiare și economice, identificarea și mobilizarea rezervelor din fermă.

Îndeplinirea acestor sarcini depinde în mod direct de completitudinea și actualitatea reflectării asupra conturilor contabile a tranzacțiilor comerciale efectuate de organizație în cursul activităților sale, care, la rândul său, este o consecință a documentării tranzacțiilor efectuate.

Fiabilitatea informațiilor contabile furnizate de departamentul de contabilitate al organizației utilizatorilor săi depinde de corectitudinea implementării acesteia. Prin urmare, în organizații, procesului de documentare a tranzacțiilor comerciale ar trebui să li se acorde o mare atenție nu numai de către angajații serviciilor de contabilitate, ci și de către angajații altor unități structurale, deoarece eficacitatea contabilității în organizații depinde de organizarea corectă a muncii cu documente care sunt confirmarea scrisă a faptului unei tranzacții comerciale (dovada legală a acestora).

Dacă organizația nu a creat un sistem de organizare și menținere a contabilității primare, atunci sistemul de management nu va funcționa eficient atunci când se iau deciziile de management necesare.

Unul dintre principiile de bază ale contabilității este că o tranzacție comercială care nu este executată corespunzător nu are loc ca eveniment economic legal (nu există obiect contabil).

În plus, trebuie acordată atenție faptului că autoritățile fiscale au dreptul de a atrage la răspundere administrativă funcționarii organizației vinovați de efectuarea contabilității cu încălcarea procedurii stabilite de lege.

Documentele primare sunt baza pentru reflectarea informațiilor privind tranzacțiile comerciale finalizate în registrele contabile. Documentele primare înregistrează faptul unei tranzacții comerciale. Principalele cerințe pentru documentația contabilă primară includ:

1) sunt acceptate în contabilitate numai acele documente care se întocmesc în forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentație primară.

În procesul de desfășurare a activităților financiare și economice, pentru a oficializa tranzacțiile comerciale finalizate, organizațiile trebuie să utilizeze formulare standard interdepartamentale ale documentelor primare aprobate de Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Statistică în modul prescris. Dacă este necesar, organizațiilor li s-a acordat dreptul de a dezvolta în mod independent forme separate de documente primare și registre contabile care nu se află în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare și albumele formelor de documente specializate specifice industriei (de exemplu, comerț și achiziții). acte pentru achizitionarea de materiale de la persoane fizice). În plus, este permisă efectuarea de modificări la formularele existente, detalierea și clarificarea acestora, precum și completarea detaliilor formularelor, cu condiția ca detaliile principale să rămână neschimbate;

2) documentele primare care să le dea forță juridică trebuie să aibă următoarele detalii obligatorii: denumirea documentului, data la care a fost întocmit documentul, numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul, conținutul activității; tranzacție, contoarele tranzacției comerciale în termeni fizici și monetari, numele posturilor persoanelor responsabile cu efectuarea unei tranzacții comerciale și corectitudinea executării acesteia, semnăturile personale ale acestor persoane.

Pe lângă detaliile obligatorii enumerate, în documentația contabilă primară pot fi indicate detalii suplimentare, a cărei natură este determinată de conținutul unei anumite operațiuni și al cărei scop este de a consolida control, cognitivȘi operațională valorile documentului:

Documentele contabile primare trebuie întocmite în momentul efectuării tranzacției, în cazuri excepționale – imediat după finalizarea acesteia;

Documentele primare ar trebui să reflecte toate informațiile necesare care vă permit să stabiliți cu exactitate conținutul și condițiile tranzacțiilor, adică devine necesară completarea tuturor detaliilor prevăzute sub formă de documente;

Corectările disponibile în documentația primară trebuie confirmate prin semnăturile persoanelor care au semnat documentele, indicând data la care au fost efectuate corecturile;

Completarea documentelor primare ar trebui să asigure siguranța înregistrărilor pentru timpul stabilit pentru păstrarea lor în arhivă.

Toate documentele utilizate în prezent în activitățile de afaceri pot fi clasificate în funcție de următoarele caracteristici principale:

1) cu programare:

administrativ- documente care conțin permisiunea de a efectua o anumită tranzacție comercială (ordinul șefului privind emiterea de fonduri conform raportului);

achitare- documente care contin informatii cu privire la executarea comenzii (proces de raportare);

contabilitate- documente care servesc la intocmirea evidentelor contabile in scopul utilizarii ulterioare in procesul contabil (calcularea angajamentelor din salarii);

combinate- documente care combină caracteristicile documentelor administrative, executive și contabile (decontul de plată pentru salarii);

material- Documente utilizate pentru înregistrarea operațiunilor privind mișcarea articolelor de inventar (ordin de primire);

monetar- documente destinate inregistrarii operatiunilor cu fonduri numerar si necash ale intreprinderii (ordin de plata);

aşezare- folosit pentru oficializarea relatiei de decontare a intreprinderii cu contrapartidele sale pentru obligatiile care au aparut (factura);

3) după volumul tranzacțiilor înregistrate:

primar- documente care conțin informații despre o tranzacție comercială (comenzi de numerar primite și ieșite);

consolidate- documente concepute pentru a rezuma informații despre întregul set de economie similare

operațiuni pentru o anumită perioadă de timp (raport de casierie);

4) prin utilizare:

o dată- documente utilizate pentru procesarea unei tranzacții comerciale unice (factură-cerință pentru eliberarea (deplasarea internă) materialelor);

finanţat- sunt utilizate pentru tranzacții comerciale multiple unice (card limit-fence);

5) după numărul de posturi luate în considerare:

one-lineers- documente care contin o pozitie contabila;

multilinie- documente care contin doua sau mai multe articole contabile (statul de plata);

6) locul compilarii:

intern- documente întocmite în cadrul organizației propriu-zise pentru înregistrarea tranzacțiilor interne de afaceri (împuternicire pentru primirea obiectelor de inventar);

extern- documente primite de la organizații terțe și care reflectă relația organizației cu contrapărțile acesteia (cereri-comenzi de plată);

7) metoda de umplere:

Completat manual;

Umplut cu ajutorul tehnologiei computerului.

În plus, toate tipurile de documentație contabilă enumerate pot fi grupate condiționat în funcție de următoarele criterii:

organizatorice si administrative- documente care reflectă problemele managementului general al organizației și activitățile sale de producție și operaționale. Aceste documente sunt întocmite de organele de conducere ale organizației;

decontare financiară- documente care contribuie la utilizarea rațională a fondurilor și rezumă informații despre situația financiară a organizației și distribuției;

cuplurile cu alți participanți la relațiile de piață. Acest tip de document este întocmit de serviciul de contabilitate al organizației;

documente de aprovizionare și vânzare- documente materiale.

Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primare primite în formă, verificarea aritmetică și verificarea pe fond.

Validarea formularului vă permite să vă asigurați că un formular al formularului corespunzător a fost utilizat pentru a procesa o anumită tranzacție comercială și că toate detaliile documentului sunt completate.

Verificare aritmetică este conceput pentru a detecta erorile care ar fi putut apărea la completarea documentului. Dacă se comit erori în documentele utilizate pentru procesarea tranzacțiilor cu numerar (comenzi de numerar de intrare și de ieșire) și documente bancare (cecuri, ordine de plată etc.), atunci aceste documente nu trebuie acceptate în contabilitate, ci trebuie reîntocmite, indiferent de natura erorii, deoarece corecțiile în numerar și în documentele bancare sunt interzise.

Verificare de fond este necesar pentru a stabili legalitatea și oportunitatea tranzacției comerciale în derulare.

Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale contrare legii și procedura stabilită pentru primirea, depozitarea și cheltuirea banilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru executare. În cazul în care departamentul de contabilitate primește astfel de documente primare, contabilul șef trebuie să notifice șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale. În caz de neînțelegere între șeful organizației și contabilul-șef în realizarea anumitor tranzacții comerciale, documentele contabile primare privind acestea pot fi acceptate spre executare dintr-un ordin scris al șefului organizației, care, în acest sens, este pe deplin responsabil pentru consecințele unor astfel de operațiuni și includerea datelor despre acestea în contabilitate și raportare financiară.

Documentele anexate ordinelor de numerar de credit și de debit, precum și documentele care au servit drept bază pentru calcularea salariului, sunt supuse anulării obligatorii cu ștampila sau inscripția scrisă de mână „Primit” sau „Plătit” care indică data (ziua, lună, an) .

Documentele primare sunt retrase pe baza unei decizii motivate a unui funcționar. Sechestrarea documentelor fără greșeală se efectuează în prezența martorilor și se întocmește într-un proces-verbal de sechestru, a cărui copie se predă contra primire șefului sau contabilului șef al organizației. Documentele sechestrate sunt enumerate și descrise în protocol sau în descrierile anexate acestuia cu indicarea exactă a denumirii și numărului documentelor ridicate.

Este imposibil să gestionezi orice întreprindere (fie că este un mic magazin sau o corporație de renume cu multe divizii) dacă acolo nu este stabilită contabilitatea - contabilă, operațională, statistică. Orice tip de contabilitate are propria sa bază - un document. Așa cum nu există casă fără fundație, la fel nu există contabilitate fără documente, iar managementul competent și eficient este imposibil fără o analiză cuprinzătoare a informațiilor obținute prin contabilitate, contabilitate operațională și statistică.

Documentele primare sunt în mod inerent diferite, dar pot fi împărțite în două tipuri. În primul rând - documente de fundare (contracte, facturi, facturi, cereri de servicii), reglementarea tranzacţiilor cu contrapărţile (clienți). Aceste documente sunt create în sistem pentru a lega documentele însoțitoare pentru circulația mărfurilor, a serviciilor și a documentelor de plată și, prin urmare, nu necesită înregistrarea în conturi. Al doilea tip de documente sunt documentele de însoțire (facturi, acte, ordine de depozit, ordine de plată, ordine de numerar etc.) care însoțesc circulația mărfurilor (serviciilor) și a fondurilor. Afișările care reflectă esența operațiunii în termeni valorici pot fi clasificate ca astfel de documente.

Documentele de bază sunt în mare parte legate de contabilitatea operațională, în timp ce documentele însoțitoare sunt legate de toate tipurile de contabilitate. Documentele de bază pot fi în una dintre cele trei stări: în curs, executabile și închise. Cele executate sunt folosite doar pentru planificarea achizitiilor si vanzarilor si nu sunt incluse in cifra de afaceri economica, nu sunt supuse controlului graficului de executie. Documentele executabile sunt folosite pentru generarea facturilor și actelor de muncă (servicii) pe baza acestora și sunt incluse și în controlul termenelor de executare și de calcul a amenzilor. Puteți efectua orice acțiuni asupra unui document în starea „Executabil”: introduceți datele plății efective și livrării mărfurilor; generează facturi și acte pentru serviciile aferente acestui document, precum și documentele de plată; emit comenzi de depozit legate de facturi. Un document în această stare poate fi numit un document de lucru, deoarece este baza pentru crearea unui lanț de documente însoțitoare asociate acestuia.

După îndeplinirea reglementărilor (plata și livrarea mărfurilor din depozite), documentul poate fi transferat în starea „Închis”. Ca atare, nu este procesat de sistem (este stocat în arhivă). Închiderea documentului de bază se efectuează pe baza datelor din raportul privind contractele încheiate numai dacă nu există nicio datorie asupra acestuia.

Puteți verifica automat utilizarea documentelor de bază. Documentele pentru care nu au existat operațiuni după data specificată sunt șterse din sistem după confirmarea de către utilizator.

Crearea documentelor însoțitoare bazate pe baza de documente executabilă poate fi realizată simultan folosind o funcție specială. În oricare dintre documentele însoțitoare, la cererea utilizatorului, este posibilă crearea unei facturi (aproape toate informațiile despre aceasta se completează automat din documentul anterior), iar din factură, operațiunea efectuată poate fi înregistrată în carte de cumpărare sau vânzări.

În managementul vânzărilor, întregul lanț de documente „factură > factură > comandă depozit” poate fi creat la emiterea unei facturi fără tranziții suplimentare.

Facturile și actele generate automat sunt disponibile pentru editare ulterioară, necesitatea cărora poate apărea în cazul livrării incomplete sau livrării mai multor documente însoțitoare. La generarea următorului document de însoțire pe baza bazei de documente, sistemul ia în considerare automat livrările efectuate anterior. La crearea facturilor pentru o vacanță, disponibilitatea mărfurilor care se eliberează este controlată de secțiile de depozitare: depozit - persoană responsabilă material - lot. Pentru a facilita lucrul cu un flux mare de documente, este posibil să se genereze comenzi de depozit atât pentru o singură factură, cât și pentru un grup de facturi.

În cazul unei discrepanțe între caracteristicile mărfurilor specificate în factură, de exemplu, defecte, termene de expirare etc., se generează o factură de retur și o comandă de depozit.

Datorită faptului că executarea documentelor primare care reglementează tranzacția poate fi efectuată în momente diferite și de către diferiți angajați, este utilă verificarea periodică a conformității acestora. Sistemul oferă o gamă largă de opțiuni pentru un control complet.

Au fost implementate functiile de control al conformitatii documentelor-baze si foi de parcurs, conosament si comenzi de depozit. Ca urmare a executării lor, sunt generate rapoarte de diferite grade de detaliu. La solicitarea programului, puteți include în rapoarte doar documente pentru care au fost identificate neconcordanțe.

Dacă, conform documentului-bază de vânzare, sumele de plată au fost înregistrate pe articole de factură, atunci raportul conține coloana „Plată”, care arată sumele de plată pentru fiecare factură.

La generarea automată a documentelor de plată din modulele buclei de control operațional, este posibil să selectați tipul de document de plată (rubla sau valută), să setați data, să ajustați suma (în mod implicit, soldul neplătit al sumei totale de bază). documentele sunt acceptate), generați documente de plată pentru un grup de documente selectate.

Lucrările ulterioare cu documentul de plată - introducerea datei de plată și efectuarea înregistrărilor - se efectuează în bucla contabilă. Desigur, documentele de plată pot fi introduse direct în circuitul contabil și, în același timp, pot stabili legătura lor cu documentele de bază. În toate cazurile, sunt posibile atât o plată pentru mai multe documente, cât și mai multe plăți pentru un document.

Mai mult, contabilitatea decontărilor reciproce în bunuri (servicii) a fost implementată și în mai multe moduri. În primul rând, puteți întocmi un acord de barter incluzând două contracte executabile încheiate anterior: de cumpărare și de vânzare. Pe baza legăturii stabilite între contracte se efectuează rambursarea datoriilor reciproce la plăți. În al doilea rând, puteți lega o factură de vacanță cu un contract de cumpărare și invers, atunci atât părțile debite, cât și cele de credit ale raportului privind contractele încheiate vor conține documente de expediere.

Principalele sarcini cu care se confruntă serviciul de contabilitate al oricărei organizații sunt:

Formarea de informații complete și fiabile despre procesele de afaceri și rezultatele financiare ale activităților organizației, necesare managementului operațional, precum și pentru utilizarea acesteia de către investitori, creditori, autorități fiscale și financiare, bănci și alte părți interesate;

Asigurarea controlului asupra disponibilității și mișcării proprietății, utilizării resurselor materiale, forței de muncă și financiare în conformitate cu normele, standardele și estimările aprobate;

Prevenirea în timp util a fenomenelor negative în activitățile financiare și economice, identificarea și mobilizarea rezervelor din fermă.

Îndeplinirea acestor sarcini depinde în mod direct de completitudinea și actualitatea reflectării asupra conturilor contabile a tranzacțiilor comerciale efectuate de organizație în cursul activităților sale, care, la rândul său, este o consecință a documentării tranzacțiilor efectuate.

Fiabilitatea informațiilor contabile furnizate de departamentul de contabilitate al organizației utilizatorilor săi depinde de corectitudinea implementării acesteia. Prin urmare, în organizații, procesului de documentare a tranzacțiilor comerciale ar trebui să li se acorde o mare atenție nu numai de către angajații serviciilor de contabilitate, ci și de către angajații altor unități structurale, deoarece eficacitatea contabilității în organizații depinde de organizarea corectă a muncii cu documente care sunt confirmarea scrisă a faptului unei tranzacții comerciale (dovada legală a acestora).

Dacă organizația nu a creat un sistem de organizare și menținere a contabilității primare, atunci sistemul de management nu va funcționa eficient atunci când se iau deciziile de management necesare.

Unul dintre principiile de bază ale contabilității este că o tranzacție comercială care nu este executată corespunzător nu are loc ca eveniment economic legal (nu există obiect contabil).

În plus, trebuie acordată atenție faptului că autoritățile fiscale au dreptul de a atrage la răspundere administrativă funcționarii organizației vinovați de efectuarea contabilității cu încălcarea procedurii stabilite de lege.

Documentele primare sunt baza pentru reflectarea informațiilor privind tranzacțiile comerciale finalizate în registrele contabile. Documentele primare înregistrează faptul unei tranzacții comerciale. Principalele cerințe pentru documentația contabilă primară includ:

1) sunt acceptate în contabilitate numai acele documente care se întocmesc în forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentație primară.

În procesul de desfășurare a activităților financiare și economice, pentru a oficializa tranzacțiile comerciale finalizate, organizațiile trebuie să utilizeze formulare standard interdepartamentale ale documentelor primare aprobate de Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Statistică în modul prescris. Dacă este necesar, organizațiilor li s-a acordat dreptul de a dezvolta în mod independent forme separate de documente primare și registre contabile care nu se află în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare și albumele formelor de documente specializate specifice industriei (de exemplu, comerț și achiziții). acte pentru achizitionarea de materiale de la persoane fizice). În plus, este permisă efectuarea de modificări la formularele existente, detalierea și clarificarea acestora, precum și completarea detaliilor formularelor, cu condiția ca detaliile principale să rămână neschimbate;

2) documentele primare care să le dea forță juridică trebuie să aibă următoarele detalii obligatorii: denumirea documentului, data la care a fost întocmit documentul, numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul, conținutul activității; tranzacție, contoarele tranzacției comerciale în termeni fizici și monetari, numele posturilor persoanelor responsabile cu efectuarea unei tranzacții comerciale și corectitudinea executării acesteia, semnăturile personale ale acestor persoane.

Pe lângă detaliile obligatorii enumerate, în documentația contabilă primară pot fi indicate detalii suplimentare, a cărei natură este determinată de conținutul unei anumite operațiuni și al cărei scop este de a consolida control, cognitivȘi operațională valorile documentului:

Documentele contabile primare trebuie întocmite în momentul efectuării tranzacției, în cazuri excepționale – imediat după finalizarea acesteia;

Documentele primare ar trebui să reflecte toate informațiile necesare care vă permit să stabiliți cu exactitate conținutul și condițiile tranzacțiilor, adică devine necesară completarea tuturor detaliilor prevăzute sub formă de documente;

Corectările disponibile în documentația primară trebuie confirmate prin semnăturile persoanelor care au semnat documentele, indicând data la care au fost efectuate corecturile;

Completarea documentelor primare ar trebui să asigure siguranța înregistrărilor pentru timpul stabilit pentru păstrarea lor în arhivă.

Toate documentele utilizate în prezent în activitățile de afaceri pot fi clasificate în funcție de următoarele caracteristici principale:

1) cu programare:

administrativ- documente care conțin permisiunea de a efectua o anumită tranzacție comercială (ordinul șefului privind emiterea de fonduri conform raportului);

achitare– documente care conțin informații privind executarea comenzii (raport avansat);

contabilitate- documente care servesc la intocmirea evidentelor contabile in scopul utilizarii ulterioare in procesul contabil (calcularea angajamentelor din salarii);

combinate- documente care combină caracteristicile documentelor administrative, executive și contabile (statul de plată pentru salarii);

material- documente utilizate pentru înregistrarea operațiunilor de deplasare a obiectelor de inventar (ordin de primire);

monetar- documente destinate inregistrarii operatiunilor cu fonduri numerar si necash ale intreprinderii (ordin de plata);

aşezare- folosit pentru oficializarea relatiei de decontare a intreprinderii cu contrapartidele sale pentru obligatiile care au aparut (factura);

3) după volumul tranzacțiilor înregistrate:

primar- documente care conțin informații despre o tranzacție comercială (comenzi de numerar primite și ieșite);

consolidate- documente concepute pentru a rezuma informații despre întregul set de economie similare

operațiuni pentru o anumită perioadă de timp (raport de casierie);

4) prin utilizare:

o dată- documente utilizate pentru procesarea unei tranzacții comerciale unice (factură-cerință pentru eliberarea (deplasarea internă) materialelor);

finanţat- sunt utilizate pentru tranzacții comerciale multiple unice (card limit-fence);

5) după numărul de posturi luate în considerare:

one-lineers- documente care contin o pozitie contabila;

multilinie- documente care contin doua sau mai multe posturi contabile (statul de plata);

6) locul compilarii:

intern- documente întocmite în cadrul organizației propriu-zise pentru înregistrarea tranzacțiilor interne de afaceri (împuternicire pentru primirea obiectelor de inventar);

extern- documente primite de la organizații terțe și care reflectă relația organizației cu contrapărțile acesteia (cereri-comenzi de plată);

7) metoda de umplere:

Completat manual;

Umplut cu ajutorul tehnologiei computerului.

În plus, toate tipurile de documentație contabilă enumerate pot fi grupate condiționat în funcție de următoarele criterii:

organizatorice si administrative- documente care reflectă problemele managementului general al organizației și activitățile sale de producție și operaționale. Aceste documente sunt întocmite de organele de conducere ale organizației;

decontare financiară- documente care contribuie la utilizarea rațională a fondurilor și rezumă informații despre situația financiară a organizației și distribuției;

cuplurile cu alți participanți la relațiile de piață. Acest tip de document este întocmit de serviciul de contabilitate al organizației;

documente de aprovizionare și vânzare- documente materiale.

Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primare primite în formă, verificarea aritmetică și verificarea pe fond.

Validarea formularului vă permite să vă asigurați că un formular al formularului corespunzător a fost utilizat pentru a procesa o anumită tranzacție comercială și că toate detaliile documentului sunt completate.

Verificare aritmetică este conceput pentru a detecta erorile care ar fi putut apărea la completarea documentului. Dacă se comit erori în documentele utilizate pentru procesarea tranzacțiilor cu numerar (comenzi de numerar de intrare și de ieșire) și documente bancare (cecuri, ordine de plată etc.), atunci aceste documente nu trebuie acceptate în contabilitate, ci trebuie reîntocmite, indiferent de natura erorii, deoarece corecțiile în numerar și în documentele bancare sunt interzise.

Verificare de fond este necesar pentru a stabili legalitatea și oportunitatea tranzacției comerciale în derulare.

Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale contrare legii și procedura stabilită pentru primirea, depozitarea și cheltuirea banilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru executare. În cazul în care departamentul de contabilitate primește astfel de documente primare, contabilul șef trebuie să notifice șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale. În caz de neînțelegere între șeful organizației și contabilul-șef în realizarea anumitor tranzacții comerciale, documentele contabile primare privind acestea pot fi acceptate spre executare dintr-un ordin scris al șefului organizației, care, în acest sens, este pe deplin responsabil pentru consecințele unor astfel de operațiuni și includerea datelor despre acestea în contabilitate și raportare financiară.

Documentele anexate ordinelor de numerar de credit și de debit, precum și documentele care au servit drept bază pentru calcularea salariului, sunt supuse anulării obligatorii cu ștampila sau inscripția scrisă de mână „Primit” sau „Plătit” care indică data (ziua, lună, an) .

Documentele primare sunt retrase pe baza unei decizii motivate a unui funcționar. Sechestrarea documentelor fără greșeală se efectuează în prezența martorilor și se întocmește într-un proces-verbal de sechestru, a cărui copie se predă contra primire șefului sau contabilului șef al organizației. Documentele sechestrate sunt enumerate și descrise în protocol sau în descrierile anexate acestuia cu indicarea exactă a denumirii și numărului documentelor ridicate.

Este imposibil să gestionezi orice întreprindere (fie că este un mic magazin sau o corporație de renume cu multe divizii) dacă acolo nu este stabilită contabilitatea - contabilă, operațională, statistică. Orice tip de contabilitate are propria sa bază - un document. Așa cum nu există casă fără fundație, la fel nu există contabilitate fără documente, iar managementul competent și eficient este imposibil fără o analiză cuprinzătoare a informațiilor obținute prin contabilitate, contabilitate operațională și statistică.

Documentele primare sunt în mod inerent diferite, dar pot fi împărțite în două tipuri. În primul rând - documente de fundare (contracte, facturi, facturi, cereri de servicii), reglementarea tranzacţiilor cu contrapărţile (clienți). Aceste documente sunt create în sistem pentru a lega documentele însoțitoare pentru circulația mărfurilor, a serviciilor și a documentelor de plată și, prin urmare, nu necesită înregistrarea în conturi. Al doilea tip de documente sunt documentele de însoțire (facturi, acte, ordine de depozit, ordine de plată, ordine de numerar etc.) care însoțesc circulația mărfurilor (serviciilor) și a fondurilor. Afișările care reflectă esența operațiunii în termeni valorici pot fi clasificate ca astfel de documente.

Documentele de bază sunt în mare parte legate de contabilitatea operațională, în timp ce documentele însoțitoare sunt legate de toate tipurile de contabilitate. Documentele de bază pot fi în una dintre cele trei stări: în curs, executabile și închise. Cele executate sunt folosite doar pentru planificarea achizitiilor si vanzarilor si nu sunt incluse in cifra de afaceri economica, nu sunt supuse controlului graficului de executie. Documentele executabile sunt folosite pentru generarea facturilor și actelor de muncă (servicii) pe baza acestora și sunt incluse și în controlul termenelor de executare și de calcul a amenzilor. Puteți efectua orice acțiuni asupra unui document în starea „Executabil”: introduceți datele plății efective și livrării mărfurilor; generează facturi și acte pentru serviciile aferente acestui document, precum și documentele de plată; emit comenzi de depozit legate de facturi. Un document în această stare poate fi numit un document de lucru, deoarece este baza pentru crearea unui lanț de documente însoțitoare asociate acestuia.

După îndeplinirea reglementărilor (plata și livrarea mărfurilor din depozite), documentul poate fi transferat în starea „Închis”. Ca atare, nu este procesat de sistem (este stocat în arhivă). Închiderea documentului de bază se efectuează pe baza datelor din raportul privind contractele încheiate numai dacă nu există nicio datorie asupra acestuia.

Puteți verifica automat utilizarea documentelor de bază. Documentele pentru care nu au existat operațiuni după data specificată sunt șterse din sistem după confirmarea de către utilizator.

Crearea documentelor însoțitoare bazate pe baza de documente executabilă poate fi realizată simultan folosind o funcție specială. În oricare dintre documentele însoțitoare, la cererea utilizatorului, este posibilă crearea unei facturi (aproape toate informațiile despre aceasta se completează automat din documentul anterior), iar din factură, operațiunea efectuată poate fi înregistrată în carte de cumpărare sau vânzări.

În managementul vânzărilor, întregul lanț de documente „factură > factură > comandă depozit” poate fi creat la emiterea unei facturi fără tranziții suplimentare.

Facturile și actele generate automat sunt disponibile pentru editare ulterioară, necesitatea cărora poate apărea în cazul livrării incomplete sau livrării mai multor documente însoțitoare. La generarea următorului document de însoțire pe baza bazei de documente, sistemul ia în considerare automat livrările efectuate anterior. La crearea facturilor pentru o eliberare se monitorizeaza disponibilitatea marfii emise de sectiile de depozitare: depozit - persoana responsabila material - lot. Pentru a facilita lucrul cu un flux mare de documente, este posibil să se genereze comenzi de depozit atât pentru o singură factură, cât și pentru un grup de facturi.

În cazul unei discrepanțe între caracteristicile mărfurilor specificate în factură, de exemplu, defecte, termene de expirare etc., se generează o factură de retur și o comandă de depozit.

Datorită faptului că executarea documentelor primare care reglementează tranzacția poate fi efectuată în momente diferite și de către diferiți angajați, este utilă verificarea periodică a conformității acestora. Sistemul oferă o gamă largă de opțiuni pentru un control complet.

Au fost implementate functiile de control al conformitatii documentelor-baze si foi de parcurs, conosament si comenzi de depozit. Ca urmare a executării lor, sunt generate rapoarte de diferite grade de detaliu. La solicitarea programului, puteți include în rapoarte doar documente pentru care au fost identificate neconcordanțe.

Dacă, conform documentului-bază de vânzare, sumele de plată au fost înregistrate pe articole de factură, atunci raportul conține coloana „Plată”, care arată sumele de plată pentru fiecare factură.

La generarea automată a documentelor de plată din modulele buclei de control operațional, este posibil să selectați tipul de document de plată (rubla sau valută), să setați data, să ajustați suma (în mod implicit, soldul neplătit al sumei totale de bază). documentele sunt acceptate), generați documente de plată pentru un grup de documente selectate.

Lucrările ulterioare cu documentul de plată - introducerea datei de plată și efectuarea înregistrărilor - se efectuează în bucla contabilă. Desigur, documentele de plată pot fi introduse direct în circuitul contabil și, în același timp, pot stabili legătura lor cu documentele de bază. În toate cazurile, sunt posibile atât o plată pentru mai multe documente, cât și mai multe plăți pentru un document.

Mai mult, contabilitatea decontărilor reciproce în bunuri (servicii) a fost implementată și în mai multe moduri. În primul rând, puteți întocmi un acord de barter incluzând două contracte executabile încheiate anterior: de cumpărare și de vânzare. Pe baza legăturii stabilite între contracte se efectuează rambursarea datoriilor reciproce la plăți. În al doilea rând, puteți lega o factură de vacanță cu un contract de cumpărare și invers, atunci atât părțile debite, cât și cele de credit ale raportului privind contractele încheiate vor conține documente de expediere.

Puteți obține o imagine generală a decontărilor reciproce în modulul Furnizori, Destinatari.

Deci, toată activitatea economică a întreprinderii este descrisă de un lanț armonios de documente interdependente, familiare și familiare angajaților. Informațiile se introduc o singură dată, în orice etapă se asigură controlul conformității documentelor, în orice moment se pot obține date privind starea decontărilor reciproce.

3.2. Specificul contabilității și auditului intern într-un mediu informatic

Tehnologia de management al documentelor în sistemele automatizate de contabilitate (ASBU) este o componentă extrem de importantă care afectează eficiența aplicării acestora. Produsele software existente folosesc diverse modele de flux de lucru care implică anumite reguli pentru formarea, stocarea, interpretarea și procesarea unui document. Există patru modele principale:

1) un model de interpretare a documentelor ca un plus la tranzacțiile comerciale;

2) un model de interpretare a documentelor ca mijloc de generare a înregistrărilor unei serii de tranzacții comerciale;

3) un model de interpretare a documentelor ca obiecte informaţionale auxiliare;

4) un model de flux de lucru complet.

În programele bazate pe primul model, se presupune că la introducerea în baza de date a informațiilor generate în afara ASBU în documente primare, contabilul trebuie să le convertească manual sau folosind un program în înregistrări ale unui șir de tranzacții comerciale, documentele generate în sistem sunt tratate ca forme de ieșire, a cărui construcție se realizează la cererea utilizatorului după introducerea datelor de tranzacție. Astfel, atunci când se utilizează acest model, documentele primare sunt interpretate pur formal. Documentele incluse în sistem nu sunt înregistrate în baza de date, iar documentele generate în aceasta sunt stocate doar într-o legare într-una sau alta înregistrare a matricei de tranzacții comerciale și fără nicio legătură cu alte documente.

Această interpretare a documentelor este tipică pentru multe sisteme instrumentale și este în conflict cu ordinea normală a procesului contabil, în care operațiunea se reflectă în conturi după formarea și aprobarea documentului, în timp ce aici operațiunea devine baza informativă pentru formarea acestuia.

Principalul dezavantaj este că nu există un decalaj de timp între formarea unui document și reflectarea unei operațiuni pe baza acestuia.

Pentru întreprinderile mici cu un flux mic de documente, această abordare poate fi justificată într-o măsură sau alta. Cu toate acestea, utilizarea programelor bazate pe aplicarea acestui model în departamentele de contabilitate cu un flux de lucru mare poate duce la necesitatea monitorizării în mod constant a relevanței datelor unei game de tranzacții comerciale.

Pe sistemele care utilizează al doilea model, documentul este doar o bază formală pentru înregistrările corespunzătoare în conturi. Aceasta înseamnă că programul are un set de videograme care determină structura de intrare a informațiilor. Conform datelor introduse pe baza acestui aspect, programul generează înregistrări corespunzătoare documentului. Intrările introduse sunt interpretate ca „confirmate” și sunt întotdeauna luate în considerare la calcularea cifrei de afaceri pe facturi.

Al treilea model interpretarea documentelor este foarte frecventă. Suportă tehnologia naturală a transmiterii documentelor primare, atât generate în sistem, cât și provenite din exterior (Fig. 5).

În programele bazate pe acesta, este posibil să se formeze o serie de tranzacții comerciale nu numai direct, ci și pe baza procesării automate a documentelor introduse în baza de date a sistemului. În acest din urmă caz, contabilul completează formularul de ecran al documentului, iar programul îl generează și îl imprimă. După finalizarea tranzacției efective, aceasta se reflectă în contabilitate fie prin introducerea manuală a intrărilor în matricea de tranzacții comerciale, fie semi-automat pe baza machetelor de înregistrare asociate acestui tip de document.


Orez. cinci. Tehnologia transmiterii documentelor primare


Spre deosebire de primele două modele, aici momentele înregistrării documentelor în baza de date a sistemului și reflectarea acestuia în sistemul de conturi sunt separate, iar documentele introduse fără confirmare de către utilizator nu afectează în niciun fel cifra de afaceri a conturilor. În același timp, informațiile despre ele sunt stocate, pot fi corectate de mai multe ori și refolosite pentru imprimare.

Documentele de același tip introduse în sistem sunt stocate în registre separate. În orice moment, puteți „ridica” documentul dorit sau o selecție a acestora care îndeplinește setul de criterii dorit. De exemplu, selectați și tipăriți o listă de documente referitoare la o anumită organizație sau individ. În unele sisteme software, relația dintre documentele introduse și înregistrările unei serii de tranzacții comerciale generate pe baza acestora este destul de susținută, în care modificările în câmpurile documentului în mod automat sau la cererea utilizatorului provoacă o modificare a tranzactiile generate de acesta.

Cu toate acestea, relația documentelor cu acest model nu este urmărită direct. Principalul lucru aici este capacitatea de a separa acțiunile de înregistrare a documentelor în baza de date de transformarea lor în intrări de cont. Consecința acestei abordări este că informațiile generale pot fi obținute numai în raport cu sistemul conturilor contabile. Acest lucru, în anumite cazuri, poate duce la o supraîncărcare a contabilității cu funcții analitice.

În programele bazate pe model complet fluxul de lucru, menținerea unui sistem cu drepturi depline de legături între documente de diferite tipuri este în prim-plan. Dacă în toate modelele luate în considerare mai devreme, documentele stau la baza formării înregistrărilor de cont, atunci aici atenția principală este acordată completității sistemului de conectare a documentelor, pe baza căruia grupul lor poate fi procesat simultan folosind un singur set. a regulilor.

Avantajul unui model complet de flux de lucru este că oferă „interacțiune” a copiilor electronice ale documentelor, cum ar fi plata și mărfurile, ceea ce este foarte important în cazurile în care o organizație se ocupă cu un număr mare de furnizori și cumpărători obișnuiți și cu scheme complexe de decontare cu lor. Datorită acestui fapt, sistemele software bazate pe un model de flux de lucru complet pot fi utilizate nu numai de contabilitate, ci și de alte servicii de management.

Aici, înregistrările contabile nu sunt altceva decât informații pur secundare. Din acest punct de vedere, conturile și înregistrările, ca principale componente informaționale ale circuitului contabil al sistemului de control automatizat, pot fi eliberate de încărcătura tehnologică care nu le este caracteristică, care există în sistemele bazate pe dominația principiul intrării duble.

Modulele de buclă contabilă ale sistemului pot fi utilizate într-o anumită măsură independent de alte subsisteme. Deoarece majoritatea documentelor sunt generate în afara departamentului de contabilitate, dar sunt disponibile pentru acesta, acesta din urmă are capacitatea de a lucra cu ele într-un mod convenabil pentru el însuși. În special, este posibilă configurarea sistemului în așa fel încât atribuirea conturilor să dea rezultate rezumate pe loturi de documente, ceea ce se dovedește a fi dificil în sistemele de automatizare construite pe baza altor modele de flux de lucru.

Un model complet de flux de lucru permite separarea flexibilă a funcțiilor contabile analitice între diferite departamente de management. Datorită acestui fapt, fiecare subsistem al sistemului de control automat primește exact atâtea funcții câte are nevoie.

Analytics poate fi susținut de subsisteme ale buclei de control operațional, iar reflectarea tranzacțiilor comerciale în sistemul de conturi poate fi realizată cu detaliu doar la nivelul contrapărților. Acest lucru este relevant atunci când operațiunile în masă cu scheme complexe de decontare sunt efectuate cu aceiași parteneri. Totodată, sarcinile circuitului contabil al sistemului automatizat sunt simplificate prin prelucrarea unor analize detaliate de către acele servicii care au nevoie de aceasta (Tabelul 3).


Tabelul 3Rezumatul caracteristicilor diferitelor modele de flux de lucru



Notă: – lipsa proprietății; + prezența proprietății; ? prezența parțială a unei proprietăți.


Din datele date rezultă că al patrulea - un model de flux de lucru complet - rezolvă cel mai consistent problemele procesării fluxurilor mari de documente datorită posibilităţii de obţinere a informaţiilor generale atât în ​​sistemul de conturi cât şi în afara acestuia. Prin urmare, pentru întreprinderile mari, este cel mai oportun să se utilizeze sisteme de automatizare construite pe baza acestuia.

Atunci când se utilizează alte modele de flux de lucru, informațiile de generalizare pot apărea în principal pe conturile contabile, care își îndeplinesc rolul special și nu determină întotdeauna grupările de informații care sunt necesare pentru alte servicii de management.

În lucrările practice de contabilitate, organizațiile folosesc programe de calculator care diferă prin conținut funcțional, metode de configurare și interfață. Cu toate acestea, în ciuda acestor diferențe, multe dezvoltări se bazează pe același model. Esența acesteia este unificarea datelor și prezentarea lor într-un sistem de intrare dublă, complicat și completat de detalii auxiliare speciale necesare pentru a reflecta specificul operațiunilor diferitelor secții de contabilitate. Experții îl numesc uneori „modelul contabil generalizat unificat”. De fapt, în acest caz, nicio împărțire explicită nu se face nici măcar pe tipuri de contabilitate.

Se știe că există o împărțire a contabilității în contabilitate, operațional-tehnică și statistică, fiecare având propriul său scop, propria sa formă și specific. Ideea de a prezenta toate tipurile de contabilitate într-o formă unificată de conturi și un sistem de intrare dublă pare a fi extrem de atractivă pentru programatori, dintre care majoritatea sunt matematicieni sau specialiști tehnici. Pentru ei, utilizarea unui singur model pentru toate tipurile de contabilitate face posibilă abstracția din acele numeroase detalii și forme de prezentare a informațiilor care sunt pline de muncă practică de contabilitate.

Pentru organizațiile mici, toate tipurile de contabilitate sunt concentrate în contabilitate, care, de fapt, este principalul furnizor și principalul consumator de informații. Pentru astfel de organizații, utilizarea unor astfel de produse software este destul de justificată. În plus, departamentul de contabilitate este format adesea din doi sau trei specialiști relativ universali responsabili de mai multe domenii conexe. Prin urmare, este convenabil pentru ei să aibă un program în care toate datele sunt stocate într-un singur registru unificat și, după cum se spune, sunt întotdeauna la îndemână.

Cu toată atractivitatea modelului contabil generalizat, se atrage atenția asupra faptului că atunci când este folosit ca bază pentru un sistem de automatizare, într-o anumită măsură, se ignoră împărțirea efectivă a funcțiilor între unitățile de conducere.

În primul rând, acest lucru se exprimă prin faptul că modelul de contabilitate generalizată se bazează pe un sistem de intrare dublă, care este inerent doar uneia dintre componentele sale - contabilitatea.

Consecința acestui fapt este că atunci când se adaptează programele contabile la nevoile contabilității operaționale și tehnice, funcțiile acesteia din urmă trebuie să se reflecte în cadrul unei tehnologii specifice de prelucrare a datelor contabile. De obicei, conducerea contabilității operaționale și tehnice este ocupată de manageri care sunt puțin familiarizați cu limbajul și logica internă a contabilității. Practica arată că pentru ei funcționarea unui sistem de automatizare construit pe aceste principii este neobișnuită.

În plus, utilizarea unui model generalizat duce la faptul că toate obiectele contabilității analitice sunt forțate să fie legate de sistemul de conturi. În același timp, sistemul de conturi este important, dar nu singurul sistem de clasificare a informațiilor economice. În plus, are un caracter generalizator pronunțat, iar pentru managementul operațional sunt necesare informații analitice detaliate.

Datorită orientării modelului contabil generalizat către sistemul de conturi în sistemele informatice construite pe baza acestuia, conturul sarcinilor de automatizare contabilă rămâne dominant, iar soluționarea problemelor altor bucle de control se concentrează în mare măsură pe informațiile reflectate în sistemul de conturi, completându-l şi concretizându-l. O astfel de legătură rigidă a datelor și tehnologiei contabile cu datele contabile operaționale duce la o supraîncărcare a circuitului contabil cu funcții analitice. În primul rând, aceasta se referă la funcțiile legate de contabilitatea stocurilor și decontările reciproce cu furnizorii și cumpărătorii.

Practica utilizării diverselor programe arată că este de dorit ca specialiștii în sisteme de management care nu au legătură directă cu contabilitatea să se ocupe de instrumente software specializate, axate tehnologic pe domenii specifice ale contabilității. Astfel, pentru o întreprindere de afaceri mijlocii și mari, un astfel de model de construire a unui sistem de automatizare pare a fi mai de preferat, în care funcțiile contabile sunt în mare parte specializate și distribuite între subsisteme individuale.

Pentru un sistem de automatizare și management pentru întreprinderile mijlocii și mari, elementul de bază ar trebui să fie documentele și relațiile lor. Baza naturală a unui sistem integrat de automatizare contabilă ar trebui să fie suport pentru managementul documentelor, format din documentele primare de diferite tipuri introduse în baza de date, organizarea relațiilor lor în funcție de una sau alta caracteristică cheie sau combinația lor. Pe această bază, ar trebui creat un sistem de interogare a bazei de date care să permită construirea unei game largi de rapoarte care, din punct de vedere formal, nu sunt altceva decât colecții de date agregate într-o măsură sau alta, formate din totalitatea unui anumit subset de documente primare.

Prin această abordare, înregistrările contabile într-un sistem informatic de înregistrări sunt informații secundare rezultate din implementarea unor proceduri speciale de prelucrare a datelor. Considerate din acest punct de vedere, conturile și înregistrările ca principalele componente informaționale ale unui sistem automat de gestiune contabilă pot fi eliberate de încărcătura tehnologică care există în sistemele de automatizare construite pe baza modelelor contabile generalizate.

Aici este reprodusă tehnologia obișnuită de lucru cu informații inițiale, în care funcția principală a utilizatorului este să completeze câmpurile formularelor de pe ecran cât mai apropiate de forma „de hârtie” a documentului. Datorită acestui fapt, procedura de introducere a informațiilor inițiale este simplificată, ceea ce este important pentru o organizație cu un flux de lucru mare. Datorită integrării complete a tuturor datelor de control și separării funcțiilor între module, este asigurată o fabricabilitate ridicată în utilizarea sistemului.

Separarea funcţiilor operaţional-tehnice şi contabile se manifestă prin faptul că faptul reflectării sau nereflectării unui document în contabilitate nu afectează funcţionarea altor sisteme de management. Prezența documentelor într-o bază de date integrată face posibilă ținerea evidenței articolelor de inventar, starea decontărilor reciproce, evaluarea costului produselor fabricate, monitorizarea progresului etapelor activităților planificate și evaluarea rezultatelor financiare ale implementării. Astfel, datorită suportului la scară largă a relațiilor inter-documente, managerii care deservesc circuitul de management operațional pot primi toate informațiile detaliate și generale necesare fără reflectarea intermediară a acesteia asupra conturilor.

Astfel, datorită naturii integrate a gestionării documentelor electronice și specializării atentă a modulelor, fiecare subsistem primește exact atâtea funcții câte are nevoie.

3.3. Forme de raportare strictă: aplicare și producție

În conformitate cu Decretul Consiliului de Miniștri - Guvernul Federației Ruse din 30 iulie 1993 nr. 745 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind utilizarea caselor de marcat în implementarea decontărilor de numerar cu populația și a Listei de anumite categorii de intreprinderi, organizatii si institutii care, datorita specificului activitatii lor, oricare dintre caracteristicile locatiei pot efectua decontari in numerar cu populatia fara utilizarea caselor de marcat „de acord cu Comisia Interdepartamentala de Experti de Stat privind casele de marcat aprobate. la depunerea de către ministerele relevante și alte autorități executive, precum și organizații, forme de documente de strictă responsabilitate (chitanțe, tichete, bilete, cupoane etc.), care urmează să fie utilizate în decontări cu persoane fizice și juridice, precum și pentru contabilitatea de casă.

Formularele documentelor de raportare stricte prezentate spre aprobare de către Ministerul de Finanțe al Federației Ruse trebuie să conțină, împreună cu indicatori care caracterizează specificul operațiunilor, următoarele detalii obligatorii stabilite pentru formele documentației contabile primare:

Ştampila de aprobare;

Denumirea formularului de document;

Număr din șase cifre, serie;

cod OKUD;

data la care a fost întocmit documentul;

Numele și codul organizației conform OKPO;

Tipul serviciilor prestate, lucrări;

Unitate de măsură în termeni fizici și monetari;

Semnătura persoanei responsabile.

De asemenea, acestea trebuie să fie însoțite de instrucțiuni metodologice de contabilizare, umplere, aplicare, depozitare, producție și distrugere.

Formulare de raportare stricte aprobate sunt documente oficiale de stat și se aplică tuturor organizațiilor implicate în activități relevante (transport, comerț, servicii etc.) pe teritoriul Federației Ruse. Organizațiile pot produce formulare stricte de raportare în funcție de mostre aprobate la orice tipografie care are licență de stat pentru activități de tipărire.

Dacă este necesar, la pregătirea formularelor, formularele aprobate pot fi modificate cu detalii suplimentare care țin cont de specificul prestării serviciilor relevante. Totodată, toate detaliile furnizate în formularele aprobate rămân neschimbate; ștergerea detaliilor individuale nu este permisă. În cazul necompletării uneia sau alteia rânduri prevăzute în formularul aprobat al formularului, din lipsa indicatorilor relevanți pentru organizație, această linie este tăiată.

Formatele formularelor de raportare stricte aprobate sunt consultative și pot fi modificate. Designul artistic, editarea tehnică și alegerea gradului de protecție sunt determinate de organizație în mod independent, cu excepția cazului în care legislația Federației Ruse prevede altfel.

Atunci când trimiteți o comandă la tipografie pentru producerea de formulare stricte de raportare, seria de litere este atribuită de organizație în mod independent, numerele din șase cifre sunt transmise de tipografie. Repetarea seriei nu este permisă.

Formele de raportare strictă se pot face sub formă de cărți, cupoane separate, role etc. Acestea sunt achiziționate de la producător sau printr-o organizație intermediară (specializată). Fiecare lot de formulare trebuie să fie însoțit de o copie a facturii sau de altă documentație însoțitoare care să indice denumirea formularelor, seria, numerele și costul de achiziție.

Înregistrarea formularelor stricte de raportare dobândite la autoritățile fiscale nu este prevăzută de legislația actuală a Federației Ruse.

3.4. Ajustarea în contabilitate

Documentele de reglementare privind contabilitatea practic nu reglementează regulile pentru efectuarea de modificări în contabilitate și raportare.

Modificările în contabilitate pot fi făcute nu numai pentru a corecta greșelile, ci și pentru a clarifica estimările condiționate ale relațiilor economice.

În acest sens, este introdus un concept de lucru ajustare, care se înțelege ca operațiune de reflectare în contabilitate a sumei unei abateri de la o evaluare fiabilă a unui obiect contabil (activ, venit, pasiv), reflectată anterior în contabilitate într-un mod distorsionat (din cauza unor erori) sau condiționat (în absență). a unei cantităţi complete de informaţii) evaluare.

Reflectarea în contabilitate a rezultatelor reevaluării mijloacelor fixe nu este considerată o ajustare; devalorizarea activelor materiale; modificarea datoriilor în valută ca urmare a modificărilor cursului de schimb; modificarea valorii datoriilor în legătură cu acumularea dobânzii.

Motivul ajustăriiîn contabilitate este nefiabilitatea evaluării situaţiei economice reflectată în contabilitate. Apariția unei estimări nesigure, la rândul său, este asociată cu diverse circumstanțe.

O estimare nesigură apare din cauza erorilor tehnice și metodologice făcute de contabil.

Astfel de erori pot fi împărțite în trei grupe mari: tehnice; care rezultă dintr-o încălcare a ordinii de circulație a documentelor; legate de nerespectarea cerințelor actelor de reglementare în materie de contabilitate și fiscalitate.

LA erori tehnice pot fi atribuite: erori aritmetice; greșeli de ortografie (permutarea numerelor, numerelor de cont etc.); erori de codare (de exemplu, cod de furnizor sau consumator aplicat incorect sau cod de operare etc.); erori la completarea documentelor primare (completare incompletă, erori de valori etc.).

Detectarea erorilor tehnice este un proces destul de laborios. Desigur, unele erori pot fi eliminate datorită utilizării metodelor de control sintactic și logic (controlul datei, controlul codurilor pentru conformitate în cărțile și dicționarele de referință, controlul detaliilor pentru valori valabile etc.). Cu toate acestea, niciun control nu este capabil să detecteze un cod de furnizor incorect, dacă un astfel de cod este disponibil în director. Această eroare poate fi detectată doar în timpul inventarierii decontărilor cu furnizorii.

Încălcarea ordinii fluxului de documente Se exprimă în executarea și depunerea în timp util a documentelor către departamentul de contabilitate sau depunerea documentelor într-un volum incomplet. În acest caz, pot fi încălcate atât fluxul de documente intern al organizației (între unitățile organizaționale), cât și extern (între organizație și furnizorii și consumatorii acesteia).

Detectarea erorilor în procedura fluxului de lucru este posibilă ca urmare a monitorizării programului fluxului de lucru, dacă sunt determinate termene specifice de trecere a documentelor și volumele acestora, sau ca urmare a unui inventariere a decontărilor cu furnizorii și consumatorii, atunci când este prevăzut pentru furnizarea de documente pe măsură ce apar și în cuantumul determinat de natura relației dintre furnizori și consumatori.

Erorile legate de nerespectarea cerințelor actelor de reglementare privind contabilitatea și fiscalitatea sunt de obicei detectate în cursul activității de audit în cadrul întreprinderii, audit și audit fiscal. Astfel de erori pot fi descoperite la câțiva ani de la apariția lor, ceea ce cu siguranță complică procesul de corectare.

Motivul judecății greșite poate exista incertitudine în evaluarea unei tranzacții comerciale la momentul finalizării acesteia.

Dezvoltarea relaţiilor de piaţă a dat naştere la o varietate de forme de relaţii contractuale. Apărarea intereselor lor într-o tranzacție, pe de o parte, și nevoia de a menține o politică flexibilă de prețuri pentru a supraviețui într-un mediu concurențial, pe de altă parte, obligă organizațiile să folosească diverse scheme atunci când încheie contracte care fac tranzacția benefică pentru ambele părți. De exemplu, o organizație interesată să vândă mărfuri poate oferi clienților diverse reduceri în funcție de mărimea lotului de mărfuri achiziționat sau în funcție de termenii și formele de plată a mărfurilor. O organizație care nu este sigură că bunurile pe care le achiziționează în cadrul tranzacției pot fi vândute poate insista asupra condiției ca bunurile să fie returnate într-o anumită perioadă. Includerea unor astfel de condiții în contract poate duce la necesitatea ajustării tranzacțiilor comerciale înregistrate anterior.

Motivul unei estimări nesigure poate fi inexactitatea estimării atunci când reflectă faptele contingente ale activității economice în înregistrările contabile din cauza lipsei de informații complete despre tranzacție.

3.5. Corectarea erorilor în contabilitate

În practica contabililor, uneori apar situații când date eronate intră în registrul contabil sau raportarea.

Există anumite reguli în corectarea erorilor în contabilitate.

Actele normative privind contabilitatea prevăd că nu sunt permise corecții nespecificate în documentele primare și registrele contabile. Corectarea unei erori trebuie confirmată prin semnătura persoanelor care au semnat anterior documentul, indicând data corectării. Nu sunt permise corecții în numerar și documente bancare.

În documentele primare, corectarea unei erori se face prin tăierea cu atenție a cifrelor eronate cu o linie subțire, astfel încât să puteți citi ceea ce a fost scris anterior. În registrele contabile se fac corectări și înainte de închiderea lunii și însumând cifra de afaceri lunară. Îndreptarea unei erori din document se certifică prin semnătura contabilului care a efectuat această corectare.

Alte metode sunt utilizate pentru corectarea erorilor care au fost descoperite după încheierea perioadei de raportare (lună, trimestru, an). Într-o astfel de situație, nu mai este posibilă pur și simplu să tăiați numerele greșite din jurnalul de comenzi și să scrieți altele noi, deoarece acest lucru va duce la necesitatea corectării cifrei de afaceri pentru acest jurnal de comenzi, ceea ce, la rândul său, va provoca o lanț de modificări în toate registrele contabile ale companiei. Astfel de modificări multiple pot duce la erori suplimentare.

Regulamentul privind Contabilitatea și Raportarea prevede că modificările în situațiile financiare referitoare atât la anul curent, cât și la anul trecut (după aprobarea acestora) sunt efectuate în situațiile întocmite pentru perioada de raportare în care au fost descoperite denaturări ale datelor acestora.

Adică, dacă în luna mai se descoperă o greșeală făcută în ianuarie, atunci toate modificările în registre se fac în luna mai.

Pentru a corecta astfel de erori, se folosesc următoarele metode:

Intrări corective;

Partea roșie.

Intrări corective sunt efectuate atunci când devine necesar să adăugați sume în orice conturi. Se fac în mod obișnuit. Trebuie remarcat doar că cablurile sunt corective. Aceasta poate fi formalizată printr-o declarație contabilă, care va fi documentul principal pentru această operațiune.

roșu storno este utilizat atunci când este necesară reducerea sumelor acumulate pe orice conturi. Această metodă constă în scrierea unei postări „directe”, dar valoarea tranzacției se înregistrează cu semnul minus. În registre, astfel de numere sunt scrise cu roșu sau sunt luate între paranteze pentru a distinge semnul minus de semnul de punctuație liniuță. La însumarea jurnalului, numerele roșii sau numerele dintre paranteze sunt scăzute din total.

Aici este necesar să atragem atenția contabililor asupra faptului că înregistrările de storare se pot face doar în jurnalele de ordine. Nu sunt permise corecții în registrul general.

Dacă s-au găsit erori în rapoartele transmise pentru anii anteriori, atunci nu ar trebui să înlocuiți în secret vechile bilanţuri din biroul fiscal. Este necesar să se facă toate corecțiile necesare în contabilitatea perioadei curente și să le reflecte în raportarea perioadei curente.

3.6. Corectarea erorilor în contabilitate în scopuri fiscale

Erorile făcute în cursul contabilității și necorectate corespunzător denaturează raportarea organizației și îngreunează evaluarea proprietății și a poziției financiare a organizației de către diverși utilizatori ai situațiilor contabile (investitori, proprietari ai întreprinderii, creditori, alte contrapărți etc. ). Corectarea în timp util a greșelilor comise permite organizației să evite sancțiunile financiare din partea autorităților fiscale, deoarece majoritatea erorilor afectează direct sau indirect valoarea obligațiilor fiscale ale organizației.

Procedura de corectare a erorilor și consecințele acestora este în mare măsură determinată de natura erorii. În primul rând, din setul de erori care afectează obligațiile fiscale ale organizației, trebuie să se distingă așa-numitele erori tehnice.

Erori tehnice apar în pregătirea și calcularea plăților fiscale. Acestea nu sunt reflectate direct în registrele contabile și nu sunt însoțite de nicio evidență contabilă, adică organizația reflectă în totalitate și în timp util operațiunile efectuate în registrele contabile.

Erorile tehnice, de regulă, sunt făcute în declarațiile fiscale și, de fapt, sunt fie o eroare aritmetică în calcularea sumei plăților datorate bugetului, fie o eroare făcută la transferul datelor contabile în declarațiile fiscale (de exemplu, rândurile sunt amestecate de contabil). Odată cu detectarea la timp a erorilor de acest fel, organizația nu produce niciun cont suplimentar. Cu toate acestea, aceste erori pot afecta informațiile reflectate în registrele contabile, deoarece ca urmare a acestora, de fapt, se modifică valoarea obligațiilor fiscale ale organizației și, în consecință, suma sumelor transferate la buget. Prin urmare, aceste erori sunt recunoscute drept infracțiune fiscală în conformitate cu procedura general stabilită, cu toate consecințele care decurg. Erorile tehnice includ, de asemenea, o indicare incorectă a detaliilor conturilor autorităților fiscale sau agenților fiscali la transferul sumelor corespunzătoare de impozit.

Erori contabile sunt permise ca urmare a reflectării incorecte a tranzacțiilor financiare și economice în conturile contabile, adică aceste erori sunt făcute direct în registrele contabile. Astfel de erori pot fi împărțite în două grupuri.

Prima grupă include erori care nu conduc la supraestimarea sau subestimarea obiectelor de impozitare. De exemplu, o greșeală destul de comună este utilizarea diferitelor conturi de plătit: de exemplu, în locul contului 60 „Decontări cu furnizori și antreprenori”, se folosește contul 76 „Decontări cu diferiți debitori și creditori”, ceea ce reprezintă o încălcare a metodologiei contabile. și poate duce la interpretarea incorectă a anumitor obiecte contabile.

Al doilea grup include erorile care au ca rezultat supraestimarea sau subestimarea obiectelor de impozitare. Cele mai frecvente erori aici sunt:

Atribuirea ilegală a costurilor de producție la cost sau la rezultate financiare;

Subestimarea veniturilor din vânzări;

Reflectarea ilegală a tranzacțiilor în contabilitate cu încălcarea metodologiei, care are ca rezultat o modificare a obiectelor de impozitare.

Erorile asociate cu încălcarea metodologiei contabile, care nu conduc la modificări ale obiectelor de impozitare, sunt de obicei detectate în timpul auditului; dacă sunt semnificative, situațiile financiare ale organizației pot fi recunoscute ca nefiabile.

În cazul în care un contribuabil descoperă în declarația fiscală depusă de acesta că informațiile nu sunt reflectate sau incomplete, precum și erori care conduc la o subestimare a sumei impozitului de plătit, contribuabilul este obligat să efectueze completările și modificările necesare declarației fiscale. . Această prevedere este generală, adică se aplică tuturor tipurilor de erori, atât contabile, cât și tehnice, și se aplică indiferent de cine și în ce condiții a fost detectată eroarea.

Autoritățile fiscale, care au descoperit erori în cursul unui audit documentar al registrelor contabile, care au condus la o subestimare sau ascunderea obiectelor de impozitare, pe baza Codului Fiscal al Federației Ruse trageți organizația responsabilă prin următoarele măsuri:

Transferarea la veniturile bugetare a sumelor datorate de impozit;

O amendă, a cărei valoare este stabilită prin articole separate ale Codului Fiscal al Federației Ruse, în funcție de tipul de infracțiune fiscală;

Încasarea penalităților de la contribuabil în caz de întârziere la plata impozitului în termenul stabilit în valoare de o trei sutimi din rata actuală de refinanțare a Băncii Rusiei, dar nu mai mult de 0,1% pe zi pentru fiecare zi de întârziere, începând de la termenul stabilit pentru plata sumei întârziate. Această măsură este introdusă de art. 75 din Codul Fiscal al Federației Ruse.

Penalitățile nu mai sunt sancțiuni financiare și nu sunt considerate o măsură a răspunderii pentru contribuabil.

În cazul în care contribuabilul, în mod independent și în timp util, înainte de auditul de către organul fiscal, a evidențiat erori în urma cărora sumele impozitelor și a altor plăți obligatorii nu au fost plătite sau nu au fost achitate integral la buget, iar în termenul prescris modul efectuate corecții în situațiile contabile, în calculul impozitelor și plăților, efectuate plata sumelor datorate, atunci erorile comise nu constituie încălcări fiscale. În astfel de cazuri, contribuabilul pentru plata cu întârziere a impozitelor și a altor plăți obligatorii nu se percep penalitati.

Contribuabilul este scutit de aplicarea sancțiunilor, adică a penalităților bănești (amenzi), dacă cererea de completare și modificare a declarației fiscale se face:

Înainte de termenul limită de depunere a acestuia;

După expirarea termenului de depunere a declarației fiscale, dar înainte de expirarea termenului de plată a impozitului și până în momentul în care contribuabilul a aflat despre descoperirea de către organul fiscal a unor infracțiuni sau despre numirea unei taxe la fața locului audit;

După expirarea termenului de depunere a declarației fiscale și a termenului de plată a impozitului, dar până în momentul în care contribuabilul a aflat despre descoperirea de către organul fiscal a unor infracțiuni sau despre numirea unui control fiscal la fața locului, în timp ce plătea un valoare insuficientă a impozitului și a penalităților.

Astfel, aplicarea sau neaplicarea penalităților pentru depistarea unei erori într-o declarație fiscală este influențată de momentul depunerii cererii de descoperire a acestora și de plata efectivă, și nu de natura erorii, care a avut ca rezultat o subestimare a impozitul datorat bugetului.

În cazul în care contribuabilul a identificat în mod independent o eroare tehnică în declarație, în orice zi de la descoperirea erorii, el depune un calcul suplimentar de impozit la fisc. Eroarea tehnică identificată este corectată fără înregistrări contabile suplimentare, totuși, dacă această eroare a avut ca rezultat o subestimare a obiectului impozitării sau o întârziere a transferului sumelor impozitului, se vor efectua plăți suplimentare, în special penalități, și înregistrările contabile corespunzătoare. de către contribuabil.

Corectarea datelor de raportare atât pentru anul curent, cât și pentru ultimul an (după aprobarea acestora) se efectuează în situațiile financiare întocmite pentru perioada de raportare în care s-au constatat denaturări ale datelor acestuia, iar corecțiile datelor pentru perioada de raportare se efectuează ( trimestru, de la începutul anului).

Înregistrările corective în contabilitate pot fi efectuate în următoarele moduri:

Cea mai comună este metoda prin care se inversează suma eronată identificată și se face introducerea corectă. De regulă, acest lucru se aplică atunci când o organizație a admis erori la înregistrarea tranzacțiilor în conturile contabile(corespondența incorectă a conturilor). Această metodă este utilizată în principal pentru a corecta erorile din perioada curentă (anul). În această situație, vorbim de un an, întrucât multe impozite sunt plătite pe bază de angajamente de la începutul anului;

Dacă se comite o eroare în reflectând valoarea tranzacției, apoi, în primul rând, puteți folosi metoda menționată mai sus; în al doilea rând, este permis să se arunce intrare suplimentară pentru o sumă care nu a fost reflectată în conturile contabile sau a fost reflectată o sumă mai mică decât cea cerută;

De asemenea, se produc conturi generalizatoare, în urma cărora informațiile sunt reflectate în registrele contabile ale organizației, așa cum ar fi în cazul reflectării corecte inițiale a operațiunilor. Această metodă de ajustare este de obicei folosită la găsirea erori contabile ale perioadelor anterioare de raportare (ani).

Procedura de corectare a erorilor care afectează obligațiile fiscale nu depinde de cine a identificat această eroare. În timpul verificării documentare se vor aplica sancțiuni financiare (amenzi) întreprinderii care încalcă.

3.7. Inventar anual: conținut și procedură

Inventar reprezintă o anumită secvență de acțiuni practice pentru a documenta disponibilitatea, starea și evaluarea proprietății și obligațiilor organizației pentru a asigura fiabilitatea datelor contabile și de raportare. Contribuie la implementarea funcției de control a contabilității, permițând identificarea cazurilor de reducere nerezonabilă a capitalului unei entități economice investite în diverse tipuri de proprietăți (active).

La baza oricărui inventar este o verificare completă sau selectivă a disponibilității efective a bunurilor materiale, a drepturilor de proprietate și a obligațiilor de către o comisie special creată în organizație. Există două tipuri de verificări: naturale și documentare.

Cu verificare naturală (se mai numește și reală) se determină numărul, ponderarea și măsurarea obiectelor observate. De regulă, inventarele, formele de documente de strictă responsabilitate, mijloacele fixe și numerar sunt supuse unor astfel de verificări.

În timpul verificării documentare, drepturile de proprietate ale organizației (imobilizări necorporale, cheltuieli amânate, creanțe etc.) și obligațiile financiare sunt confirmate direct prin documente.

Ca parte a unui audit documentar, uneori se distinge un audit contabil sau contabil, care este o comparație a înregistrărilor direct în registrele contabile (de exemplu, la inventarierea sumelor de amortizare acumulată, rezerve estimate).

Inventarul anual obligatoriu ar trebui să acopere toate tipurile de proprietăți și pasive fără excepție. Actele de reglementare prevăd o procedură specială pentru implementarea acesteia, conform rezultatelor inventarierii, sunt specificate date contabile. Prin urmare, inventarul anual obligatoriu nu poate fi înlocuit cu nicio procedură similară în exterior - audit intern sau extern, audit al activităților financiare și economice (deși cu o cantitate mică de proprietăți și obligații ale organizației, atribuțiile comisiei de inventariere pot fi atribuite comisia de audit).

Inventarul anual obligatoriu al proprietăților și pasivelor organizației trebuie să fie început nu mai devreme de 1 octombrie a anului de raportare și finalizat înainte de finalizarea acestuia.

Etapele sale principale în legătură cu funcțiile serviciului de contabilitate în procesul de inventariere sunt prezentate în Tabel. 4.


Tabelul 4



Inventarierea anuală obligatorie începe de la data stabilită prin ordinul șefului organizației. Responsabilitatea pentru inventariere este atribuită comisiei permanente de inventariere. Cu o cantitate semnificativă de proprietăți și obligații, prin ordin al șefului organizației, se pot crea comisii de inventar de lucru. De asemenea, este recomandabil să le creăm dacă organizația are divizii separate (sucursale și reprezentanțe) sau își desfășoară activitatea pe un teritoriu vast (în organizații de construcții, întreprinderi agricole, întreprinderi din industria lemnului etc.). Nu există nicio interdicție directă în documentele de reglementare privind includerea reprezentanților organizațiilor terțe (auditori, evaluatori, experți) în componența comisiilor pentru a forma rezultate de inventar justificate economic și de încredere. O cerere la comandă poate fi un plan de inventariere care determină termenele de finalizare a inventarierii obiectelor individuale și durata fiecărei etape și delimitează responsabilitățile între comisiile de lucru.

Pe pregătitoare La faza, persoanele responsabile financiar transfera in comisie incasarile si documentele de cheltuieli conform rapoartelor (registrelor), care servesc drept baza pentru determinarea soldurilor contabile pe conturile contabile la data inventarierii. Completitudinea transferului documentelor primare este confirmată de chitanțele acestor persoane, precum și ale deținătorilor de sume contabile sau împuterniciri pentru a primi bunuri materiale.

Pregătire organizatorică și metodologică la inventariere este elaborarea documentelor interne de reglementare - instrucțiuni, reguli etc., care reglementează activitățile comisiilor la fiecare etapă.

Instrucțiunile pot include:

Metode specifice pentru efectuarea unui inventar, o descriere a acțiunilor membrilor comisiilor de lucru la verificarea disponibilității și stării obiectelor individuale;

Procedura de obținere a confirmării acreditărilor de către contrapărți - furnizori, cumpărători, bănci, organe fiscale etc.;

Procedura de soluționare a creanțelor față de activitatea comisiilor de inventariere;

Formulare standard ale documentelor contabile primare pentru înregistrarea rezultatelor inventarului, elaborate de organizație în mod independent.

A doua etapă a inventarierii este naturalȘi verificare documentară existenţa reală a proprietăţii şi pasivelor. Acestea sunt efectuate de comisii în mod colectiv: absența a cel puțin unui membru al comisiei servește drept bază pentru recunoașterea rezultatelor inventarului ca nevalide.

Principala formă de documentare primară pentru luarea în considerare a rezultatelor unui inventar natural este o listă de inventar, documentar - un act de inventar.

Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea tranzacțiilor cu numerar, pentru contabilizarea rezultatelor inventarului” a aprobat 6 tipuri de formulare de inventar și 8 formulare standard a actului. În prezent, nu există formulare (acte) standard pentru inventarierea investițiilor financiare, a fondurilor fără numerar, a rezervelor pentru cheltuieli și plăți viitoare, a rezervelor estimative și a o serie de alte obiecte, organizațiile trebuie să le dezvolte pe cont propriu, ceea ce reduce analiza contabilității. informație.

Nu este permisă lăsarea de rânduri goale în inventare (acte); la finalul inventarului, persoanele responsabile material trebuie să semneze, confirmând faptul că inspecția a fost efectuată în prezența lor, precum și absența pretențiilor împotriva membrii comisiei şi acceptarea bunurilor înscrise în inventar spre păstrare.

Se efectuează, de regulă, controale în natură și documentare cu un inventar anual obligatoriu, metoda continua. Acest proces necesită destul de mult timp, dar documentele de reglementare actuale permit utilizarea unor metode de inventariere simplificate doar în câteva cazuri. De exemplu, este permisă inventarierea selectivă a activelor corporale depozitate în ambalajele furnizorului nedeteriorate.

Etapa taxiului consta in incheierea in inventariere (acte) evaluari monetare ale proprietatilor si pasivelor conform datelor documentelor primare si contabilitatii. În această etapă nu se ia în considerare modificarea estimărilor de cost cauzată de modificări ale proprietăților fizice, funcționale și de altă natură ale articolelor de stoc. În tabel. 5 prezintă o listă aproximativă a documentelor primare și a registrelor contabile care conțin date privind evaluarea istorică a proprietăților și pasivelor și utilizate la completarea coloanelor corespunzătoare de inventariere (acte) pentru formularul de ordine jurnal de contabilitate (Tabelul 5).


Tabelul 5Documente care conțin informații despre valoarea proprietăților și pasivelor



* Nu există formulare unificate, documentele sunt elaborate de organizație în mod independent.

** Numerotarea jurnalelor-comenzi și declarații este dată în conformitate cu scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 24 iunie 1992 nr. 48.

*** La contabilizarea stocurilor la prețuri contabile.


Etapa comparativ-analitică a inventarului vă permite să confirmați estimările existente ale obiectelor contabile. Necesitatea clarificării evaluării contabile a anumitor tipuri de proprietăți și pasive este asociată în primul rând cu discrepanțe identificate între valorile indicatorilor conform datelor contabile și valorile efective ale acestora, confirmate în timpul inventarierii. Abaterile calculate se înregistrează direct în actele de inventariere sau la însumarea rezultatelor unei verificări naturale în extrasele de colare. În plus, ajustarea estimărilor este posibilă în următoarele cazuri:

Modificări ale prețurilor reglementate de stat atunci când evaluarea se efectuează la aceste prețuri (de exemplu, la stabilirea unor noi prețuri de decontare și vânzare pentru pietrele prețioase);

Modificări ale cursului de schimb valutar, dacă valoarea proprietăților sau pasivelor este exprimată în valută;

Modificări ale valorii creanțelor sau datoriilor la utilizarea unităților monetare convenționale în calcule;

Deteriorarea caracteristicilor calitative ale proprietății organizației (deteriorarea fizică sau morală, scăderea prețurilor de piață etc.);

Prezența în conturi a unor sume care nu pot fi primite integral din cauza insolvenței debitorilor.

Comisia de inventariere trebuie să identifice motivele necesității de a face înregistrări clarificatoare în registrele contabile și să propună modalități de reflectare a acestora în contabilitatea rezultatelor inventarierii. Aici este important să se stabilească dacă în organizație există persoane responsabile financiar pentru siguranța valorilor, să se determine cuantumul acestei responsabilități, să se analizeze posibile modalități de recuperare a creanțelor îndoielnice (prin transfer de datorii, tranzacții de barter etc.) . Cu privire la faptele de formare a excedentelor sau lipsurilor de active materiale, este necesar să se obțină explicații detaliate de la persoanele responsabile.

Propunerile comisiilor de inventariere pe baza rezultatelor etapei comparativ-analitice sunt sintetizate in evidenta rezultatelor identificate prin inventariere. Pe stadiu final declarația de inventariere se semnează de șeful și contabilul șef al organizației concomitent cu emiterea unui ordin (instrucțiune) privind aprobarea rezultatelor inventarierii. Ordinul servește drept bază pentru efectuarea înregistrărilor relevante în registrele contabile cu cifrele de afaceri finale pe luna decembrie. Materialele de lucru ale comisiilor sunt transferate departamentului de contabilitate al organizației, unde sunt depozitate cel puțin 5 ani.

În prezent, există inventare ale acelor tipuri de proprietăți și obligații pentru care nu au fost elaborate forme unificate de inventare (acte).

Inventarierea fondurilor fără numerar

Verificarea fondurilor fără numerar constă în compararea datelor contabile și documentarea de către băncile care deservesc soldurile fondurilor organizației pe decontare, valuta și conturile speciale (acreditive, cecuri etc.), precum și transferurile în tranzit. Caracteristicile utilizării fiecărui cont bancar al organizației, de regulă, sunt stabilite în acordul de deschidere. Aceste caracteristici includ:

Tipul de cont bancar (rubla, valuta);

Tip de cont - specificul operațiunilor efectuate în cont (operațiuni curente - cont curent, creditarea veniturilor din comerțul exterior - cont valutar de tranzit, formarea capitalului autorizat - cont de economii etc.);

Utilizator de cont - direct o organizație, o subdiviziune separată, un oficial specific;

Starea contului la data inventarierii (conturi funcționale, conturi blocate).

Aceste informații ar trebui să se reflecte în actul de inventariere a fondurilor fără numerar (Tabelul 6).


Tabelul 6Fișă de lucru pentru actul de inventariere a fondurilor fără numerar



Inventarierea investițiilor financiare

Verificarea în natură a investițiilor financiare este posibilă dacă organizația deține titluri în formă documentară. Rezultatul este reflectat în lista de inventar. La inventarierea componentelor rămase ale investițiilor financiare este posibilă doar verificarea documentară, care se efectuează pe tip de investiție (în contextul tipurilor de valori mobiliare) și emitenți individuali, indicându-se în act denumirea, seria, numărul, valoarea nominală și costurile efective de achiziție, datele de scadență și suma totală a fiecărui tip de investiție. O anumită dificultate în verificare este reconcilierea soldurilor sumelor din conturile contabile relevante cu datele extraselor organizațiilor de depozitare care înregistrează prezența și mișcarea valorilor mobiliare deținute de organizație. Acest lucru se datorează faptului că depozitarii, în calitate de participanți profesioniști la piața valorilor mobiliare, pot reevalua valorile mobiliare deținute de clienți atunci când cotația la bursă se modifică, iar participanții neprofesioniști (investitorii) trebuie să țină evidența costurilor efective de achiziție a valorilor mobiliare. . Prin urmare, evaluarea obiectelor de către organizație și depozitar va diferi. În acest sens, este necesară reconcilierea datelor privind numărul de valori mobiliare pentru păstrare. Pentru a face acest lucru, este recomandabil să compilați o fișă de lucru pentru actul de inventariere a investițiilor financiare (Tabelul 7).


Tabelul 7Fișă de lucru pentru actul de inventariere a investițiilor financiare



Inventarierea investițiilor de capital

Particularitatea inventarierii acestui tip de proprietate se datorează faptului că contul 08 „Investiții de capital” ia în considerare costurile creării (achiziționării) obiectelor contabile eterogene - active fixe, active necorporale, valori mobiliare. Prin urmare, un inventar al unei astfel de proprietăți ar trebui efectuat în următoarele zone:

Constructii de mijloace fixe;

Achizitie de active fixe;

Achizitie de imobilizari necorporale;

Achizitie de valori mobiliare.

Pentru a obține date fiabile, este necesar să se efectueze atât o verificare fizică a obiectelor aflate în construcție, cât și o verificare documentară a costurilor de construcție.

Actul reflectă prezența fiecărui obiect în construcție și volumul real al lucrărilor de construcție și instalare, care, de regulă, se determină cu ajutorul unei măsurători de control. Rezultatul măsurării de control este comparat cu datele din documentația de proiectare și estimare, certificate ale costului lucrărilor efectuate și costuri (formular nr. KS-3), precum și cu jurnalul general de lucru (formular nr. KS-6). ), care este întreținută de muncitorul în construcții.

Ca document primar pentru procesarea rezultatelor unui inventar al construcțiilor în curs, se poate utiliza un act de inventariere a reparațiilor neterminate ale mijloacelor fixe (formular nr. INV-10) cu modificări textuale minore.

Inventarierea investițiilor în elemente individuale de imobilizări este asociată atât cu verificarea disponibilității și stării acestora, cât și cu determinarea gradului de pregătire pentru funcționare. Dacă obiectul este efectiv acceptat în exploatare, dar continuă să fie cotat în subcontul 08-4 „Achiziție de active fixe”, organizația, pe de o parte, are un obiect necontabilizat de impozitare a proprietății din momentul punerii efective în funcțiune. , pe de altă parte, costul de - din cauza absenței deducerilor de amortizare pentru acest obiect.

În același timp, întrucât unitatea contabilă a mijloacelor fixe este un obiect de inventar, care poate fi un complex separat de elemente articulate structural, este posibil să existe obiecte în componența investițiilor de capital care sunt capabile să îndeplinească în mod independent anumite funcții. , dar destinat să fie inclus în complexul care se creează. Pregătirea potențială pentru funcționarea unor astfel de instalații nu este un motiv pentru includerea lor în imobilizări corporale.

La identificarea obiectelor pentru care nu există date sau date incorecte în registrele contabile, comisia trebuie să introducă în inventar informaţiile corecte şi indicatorii tehnici pentru aceste obiecte.

Caracteristicile de mai sus ar trebui să se reflecte în actul de inventariere a investițiilor de capital în achiziția de active fixe individuale (Tabelul 8).


Tabelul 8Fișă de lucru pentru actul de inventariere a investițiilor de capital în achiziția de active fixe individuale



Soldul organizației pe subcontul 08-5 „Achiziția imobilizărilor necorporale” este de obicei asociat cu un proces nefinalizat de înregistrare a drepturilor de proprietate asupra unui anumit obiect în conformitate cu cerințele legislației în vigoare. De exemplu, o organizație a dezvoltat (in mod independent sau cu implicarea unui contractant) o marcă comercială. Costurile dezvoltării sale sunt luate în considerare în subcontul 08-5 până când se primește un certificat de înregistrare a mărcii de la Agenția Rusă pentru Brevete și Mărci. Motivul imposibilității de a reflecta costurile reale de achiziționare a imobilizărilor necorporale direct în contul 04 „Imobilizări necorporale” trebuie indicat în raportul de inventar (Tabelul 9).


Tabelul 9Fișă de lucru pentru actul de inventariere a investițiilor de capital în achiziția de imobilizări necorporale



La inventarierea costurilor de achiziție a valorilor mobiliare, trebuie să vă asigurați că acestea sunt formate corect și complet, pentru a identifica discrepanțe între datele contabile și documentele care confirmă aceste costuri. Discrepanțele sunt posibile atât din cauza discrepanței dintre estimările de cost (date cantitative) pentru tranzacțiile cu valori mobiliare, cât și a alocării eronate a costurilor către alte obiecte. Pentru a oficializa rezultatele inventarierii acestor costuri, nu este recomandabil să se folosească forma actului utilizat în inventarierea investițiilor financiare, completând-o cu informații despre vânzătorii de valori mobiliare și detaliile acordurilor relevante.

Inventarierea rezervelor estimative și a rezervelor de cheltuieli și plăți viitoare

La inventarierea acestui tip de obligatii este necesara verificarea operatiunilor atat de acumulare, cat si de utilizare a rezervelor. Totodată, se efectuează un audit contabil al utilizării rezervelor.

Formele aproximative ale fișei de lucru pentru actul de inventariere a rezervelor estimative și rezervelor pentru cheltuieli și plăți viitoare sunt date în Tabel. 10.


Tabelul 10Fișă de lucru pentru actul de inventariere a rezervelor estimate și a rezervelor de cheltuieli și plăți viitoare



Calculul provizioanelor pentru creanțe îndoielnice este combinat cu un inventar al creanțelor. Întrucât rezerva de creanțe îndoielnice este creată pe baza unui inventar al creanțelor, este indicat să se înregistreze creanțele îndoielnice direct în timpul auditului în actul de inventariere a decontărilor cu debitorii (Tabelul 11).

Inventarul este conceput astfel încât să se asigure că numai obiectele care sunt efectiv disponibile sunt reflectate în bilanț, și nu sunt incluse în conturi, dar absente în timpul verificării. Cu toate acestea, la anularea bunurilor dispărute și la înregistrarea unei proprietăți anterior necontabile, trebuie avută grijă, deoarece identificarea unui obiect pentru care nu există date în registrele contabile nu poate servi drept bază suficientă pentru înscrierea acestuia în bilanț. În acest caz, organizația trebuie să fie ghidată de procedura de dobândire a dreptului de proprietate asupra lucrurilor fără proprietar. Și invers, simplul fapt al absenței oricărui obiect (de exemplu, ca urmare a furtului) nu duce la pierderea dreptului de proprietate al organizației asupra acestui obiect.


Tabelul 11Fișă de lucru pentru actul de inventariere a decontărilor cu debitorii



Dacă, conform rezultatelor inventarierii, se dezvăluie un excedent de proprietate contabilizată în conturi, organizația are un obiect suplimentar de impozitare a proprietății. În ciuda faptului că rezultatele inventarierii anuale obligatorii sunt reflectate în bilanțul contabil de la 1 ianuarie, conform autorităților fiscale, baza de calcul a impozitului pe proprietate trebuie majorată de la data la care proprietatea specificată ar fi trebuit să fie înregistrată în registrele contabile şi reflectate în activele bilanţului. Dacă această dată poate fi stabilită în funcție de datele documentelor primare, atunci dacă se constată erori (distorsiuni) în calculul bazei de impozitare aferente perioadelor de raportare anterioare, în perioada de raportare curentă, obligațiile fiscale sunt recalculate pentru perioada de la momentul în care s-a făcut eroarea. Și numai dacă este imposibil să se determine perioada anume în care urma să fie creditată proprietatea, organizația are obligații de a plăti impozit în perioada curentă de raportare.

Costul mijloacelor fixe, materiale care au devenit inutilizabile nu reduce baza de impozitare a impozitului pe proprietate până în perioada în care este documentată anularea acestora, adică indicarea în inventare a imposibilității utilizării ulterioare a proprietății în scopul propus. nu poate servi drept bază pentru excluderea acestui bun din obiectul impozitării.

3.8. Procedura și termenii de păstrare a documentelor contabile

Înainte de predarea documentelor pentru depozitare și arhivare a întreprinderii, acestea trebuie pregătite corespunzător.

Documentele primare omogene ar trebui să fie formate în Afaceri. Totodată, la dosar trebuie introduse înscrisuri care, în cuprinsul lor, corespund cu antetul cauzei.

La crearea cazurilor, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:

1) documentele de păstrare permanentă și temporară trebuie grupate în dosare separat;

2) originalele trebuie separate de copii;

3) planuri și rapoarte anuale - de la trimestrial și lunar;

4) la dosar trebuie inclusă câte o copie a fiecărui document.

Fiecare document introdus la dosar trebuie întocmit în conformitate cu cerințele standardelor de stat și ale altor reglementări.

Documentele din aceeași perioadă sunt grupate într-un dosar - o lună, un trimestru, un an calendaristic, cu excepția cazurilor trecătoare (de exemplu, dosarele personale care nu sunt închise la sfârșitul anului calendaristic). Dacă în cauză există documente de câteva luni, lunar se despart prin foi de hârtie care indică luna.

Dosarul trebuie să conțină cel mult 250 de coli cu o grosime de cel mult 4 cm.

La documentele la care se referă se anexează anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora.

Existau anumite reguli pentru gruparea cazurilor după tip și cronologie. Cartele, regulamentele, instrucțiunile aprobate prin acte administrative sunt anexe la acestea și sunt grupate împreună cu documentele specificate. Comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de comenzile pentru personal; copiile originale ale comenzilor pentru activitatea principală sunt sistematizate și depuse în dosare împreună cu cererile în ordinea numerelor acestora. Documentele pentru comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate și depuse separat.

Comenzi grupate de personal în Afaceriîn conformitate cu perioadele stabilite de păstrare a acestora. Documentele care stau la baza emiterii unui ordin de personal se depun în dosarele personale ale salariaților sau formează un dosar independent de anexe la aceste ordine.

PlanificatȘi documente contabile sunt stocate în dosarele anului la care se referă din punct de vedere al conținutului lor, indiferent de momentul întocmirii lor sau de data primirii.

Documentele din rapoarte trebuie să fie aranjate într-o anumită secvență. De exemplu, documentele raportului privind activitățile financiare ale unei întreprinderi, constând dintr-un bilanţ, o notă explicativă şi anexe la acesta, sunt aranjate în această ordine: o notă explicativă la raport, apoi bilanţul contabil, iar la sfârşitul - aplicaţii. Conturile personale ale angajaților întreprinderii pe salarii sunt grupate în cazuri separate și sunt aranjate în ele în ordinea alfabetică a numelor de familie. Procesele verbale ale ședințelor consiliului colectivului de muncă sau ale adunării acționarilor întreprinderii sunt grupate în ordine cronologică și numerică. Documentele pregătite pentru ședință sunt plasate după procesul-verbal în succesiunea examinării problemelor.

Corespondența este grupată pe un an calendaristic și sistematizată în ordine cronologică: documentul de răspuns este plasat în spatele documentului de solicitare. Recenziile, memorandumurile, actele, certificatele și alte documente care reflectă conținutul principal al activităților întreprinderii sunt grupate într-un singur caz, cu condiția ca acestea să se refere la aceeași problemă.

Dosarele de documente sunt împletite. Pagina de titlu indică denumirea întreprinderii (instituție, organizație), denumirea și numărul de ordine în dosar de la începutul anului, perioada de raportare (an, lună), numărul decontului, numărul total de foi în fișier, perioada de stocare a fișierului.

Codul Fiscal al Federației Ruse a stabilit o perioadă pentru stocarea documentelor legate de calcularea și plata impozitelor timp de trei ani calendaristici. Cu toate acestea, există condiții speciale pentru păstrarea documentelor stabilite prin alte reglementări care sunt aplicate în exercitarea controlului de stat de către Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei, fonduri în afara bugetului și alte organisme autorizate.

În conformitate cu Legea federală „Cu privire la contabilitate”, organizațiile sunt obligate să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare pentru perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat.

După expirarea termenelor stabilite de legislația actuală pentru păstrarea documentelor în organizație, acestea sunt supuse transferului pentru depozitare către Fondul de arhivă al Federației Ruse.

Fondul de arhivă este format din două părți:

1) partea de stat, la care actele întreprinderilor, instituțiilor, organizațiilor de stat sunt supuse transferului obligatoriu;

2) parte non-statală, unde se păstrează documentele organizațiilor nestatale (corporații, asociații, societăți pe acțiuni etc.). Transferul documentelor către partea nestatală a Fondului de arhivă al Federației Ruse nu este obligatoriu și se efectuează pe baza unui acord (contracte) între organele Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei și proprietarii documentelor. .

Lista stabilește termenii de păstrare a documentelor pentru întreprindere, instituții și organizații din două categorii. Prima include organizații ale căror documente sunt primite de partea de stat a Fondului de arhivă al Federației Ruse. A doua categorie include organizațiile ale căror documente formează o parte non-statală a Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Pentru organizațiile aparținând categoriei a doua se stabilesc următoarele perioade de păstrare a documentelor:

1) rapoarte contabile și bilanțuri ale organizațiilor:

Anual consolidat - 10 ani;

Anual - 10 ani;

Trimestrial - 3 ani;

2) bilanţuri de transfer, separare, lichidare - 10 ani;

3) conturile personale ale lucrătorilor și angajaților - 75 de ani;

4) registre contabile (registru general, jurnale de comenzi etc.) - 3 ani.

Organul executiv federal care efectuează reglementări de stat în domeniul arhivării și controlului asupra conservării, achiziționării și utilizării documentului Fondului de arhivă al Federației Ruse este Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei (Rosarchiv).

Documentele părții de stat a Fondului de arhivă al Federației Ruse sunt stocate în instituțiile Arhivelor Federale, muzeele de stat, bibliotecile etc. Aceste documente, precum și cărțile de referință ale acestora, sunt puse la dispoziție de toate persoanele juridice și indivizii.

Organizațiile ale căror documente se referă la partea non-statală a Fondului de arhivă al Federației Ruse trebuie să își asigure, pe cont propriu, păstrarea permanentă în arhive sau divizii structurale special create în acest scop. Aceste documente nu pot fi distruse fără acordul organelor și instituțiilor Arhivei Ruse.

De menționat că actele organizațiilor constituite în procesul de privatizare a întreprinderilor de stat și municipale, care se păstrează încă în aceste organizații, sunt proprietatea statului. Astfel de documente nu sunt supuse privatizării și trebuie depuse la prima solicitare a arhivei.

La solicitarea autorităților Rosarchive, organizațiile care stochează documente ale părții nestatale a Fondului de arhivă al Federației Ruse oferă informații despre fondurile și documentele lor în scopul contabilității lor de stat.

Organizațiile pot transfera documente în proprietatea statului pentru a le depozita în instituțiile Arhivelor Ruse, muzeelor ​​și bibliotecilor de stat. Documentele sunt transferate instituțiilor Arhivei Federale în cazul lichidării organizației în absența succesorilor. În cazul reorganizării întreprinderii, deținătorii documentelor nu sunt obligați să le transfere în arhivă pentru păstrare. Însă, documentele trebuie să fie transmise succesorului în baza actului de transfer sau, la cererea organizației, predate arhivei. În cazul în care proprietarul sau locul de depozitare a documentelor se schimbă, organele Arhivelor Federale trebuie să fie informate cu privire la noul proprietar sau locul de păstrare ulterioară a acestor documente.

În legătură cu tot mai multe cazuri de încălcări ale legislației arhivistice, cerințele impuse de autoritățile de înregistrare asupra actelor constitutive au devenit mai dure. Astfel, într-o serie de entități constitutive ale Federației, autoritățile locale adoptă reglementări care le obligă să includă în carta întreprinderilor înregistrate obligații de desfășurare a lucrărilor de arhivă. În acest caz, statutul organizației trebuie să conțină aproximativ următoarea prevedere: „Pentru implementarea politicii sociale, economice și fiscale de stat, întreprinderea este responsabilă de siguranța documentelor (management, financiar și economic, personal etc. ); asigură transferul acestora în cazurile prevăzute de legislația în vigoare pentru depozitarea de stat. Absența acestor prevederi în statutul întreprinderilor poate fi considerată ca o nerespectare a actelor constitutive cu cerințele legii, în urma căreia întreprinderii i se poate refuza înregistrarea de stat. În acest sens, la întocmirea actelor constitutive, vă recomandăm să acordați atenție reglementărilor autorităților locale.

Pentru a organiza activitatea de distrugere a documentelor în organizații, sunt create comisii de experți, care includ angajați ai diviziilor structurale conduse de unul dintre angajații de conducere ai organizației, precum și reprezentanți ai instituției arhivistice.

Comisiile de expertiză, împreună cu arhiva, stabilesc procedura de selectare a documentelor pentru păstrare și distrugere, organizează o examinare a valorii documentelor și monitorizează implementarea acesteia, punând accent pe documentele ce urmează a fi transferate în arhivele statului.

Este necesar să se descrie toate documentele care sunt selectate de comisia de experți pentru depozitare. Organizațiile pot distruge documente (cele care nu fac obiectul transferului către Fondul de arhivă) numai dacă inventarul este aprobat de autoritatea arhivistică. Totodată, se întocmește și se aprobă un act de către șeful organizației.

De menționat că, fără acordul autorităților Rosarchive, organizația poate distruge doar acele documente care nu ar trebui arhivate și a căror nevoie practică a dispărut, iar perioada de păstrare a expirat. Dacă a existat o indicație a autorității executive de a coordona distrugerea documentelor cu o organizație superioară, atunci actele privind documentele care urmează să fie distruse trebuie trimise spre considerare acestei organizații.

Documentele selectate pentru distrugere trebuie predate organizațiilor implicate în achiziționarea de materii prime secundare în scopul prelucrării în fabricile de hârtie. Reutilizarea acestor documente este interzisă. Livrarea documentelor se face prin borderouri.

De menționat că distrugerea documentelor cu o perioadă fixă ​​de păstrare a documentelor sau fără aprobarea prealabilă de către autoritatea arhivistică a inventarelor documentelor pentru păstrare permanentă (numai pentru organizațiile care transferă documente în arhivele statului) este ilegală și atrage răspunderea în modul prevazute de lege.

Organismele și instituțiile Serviciului Federal de Arhivă al Federației Ruse sunt obligate să ofere asistență metodologică organizațiilor în conservarea, achiziționarea și utilizarea arhivelor, dacă a existat o solicitare din partea proprietarului documentelor. Fiecare subiect al Federației Ruse are propria sa structură de arhive; în majoritatea disciplinelor Federației Ruse, au fost, de asemenea, adoptate legi sau reglementări privind fondurile de arhivă ale subiecților Federației Ruse. Trebuie remarcat faptul că arhiva trebuie să fie înregistrată corespunzător și dotată cu autoritatea corespunzătoare, care este cel mai adesea omisă. Există o astfel de problemă precum furnizarea de servicii pentru distrugerea documentelor către organizații de către structuri private, care, de regulă, nu sunt autorizate să efectueze astfel de acțiuni, iar inventarele pentru distrugerea documentelor certificate prin sigiliul unor astfel de întreprinderi sunt invalid.

Astfel, legislația stabilește termenul și condițiile de păstrare a documentelor care alcătuiesc fondul arhivistic, precum și procedura de distrugere a acestora. Controlul asupra siguranței documentelor aferente fondului arhivistic se realizează de către organele de conducere arhivistice. În conformitate cu reglementările entităților constitutive ale Federației Ruse în majoritatea regiunilor, în caz de încălcare a legislației arhivistice, organismele autorizate au dreptul de a impune sancțiuni administrative organizațiilor sub forma unei amenzi. De asemenea, organele de conducere arhivistice au dreptul de a se adresa cu cererile relevante la parchet. Totuși, deschiderea unui dosar penal sau a unei proceduri privind încălcările administrative pe baza pierderii (eșecului) documentelor este posibilă numai în cazuri strict limitate.

3.9. Răspunderea pentru încălcarea regulilor contabile

Legea federală „Cu privire la contabilitate” stabilește că contabilitatea este un sistem ordonat pentru colectarea, înregistrarea și rezumarea informațiilor în termeni monetari despre proprietatea, obligațiile organizațiilor și deplasarea acestora prin contabilitatea continuă și documentară a tuturor tranzacțiilor comerciale. În conformitate cu prezenta lege, principalele sarcini ale contabilității sunt:

Formarea de informații complete și de încredere despre activitățile organizației și starea proprietății acesteia, necesare utilizatorilor interni ai situațiilor financiare - manageri, fondatori, participanți și proprietari ai proprietății organizației, precum și investitori externi, creditori și alți utilizatori ai situațiilor financiare ;

Furnizarea de informații necesare utilizatorilor interni și externi ai situațiilor financiare pentru a monitoriza conformitatea cu legislația Federației Ruse atunci când organizația desfășoară operațiuni comerciale și oportunitatea acestora, prezența și circulația proprietăților și obligațiilor, utilizarea resurselor materiale, de muncă și financiare în conformitate cu normele, standardele și devizele aprobate;

Prevenirea rezultatelor negative ale activităților economice ale organizației și identificarea rezervelor intra-economice pentru asigurarea stabilității financiare a acesteia.

Alineatul 1 al art. 6 din Legea „Cu privire la contabilitate” stabilește responsabilitatea pentru organizarea contabilității în organizații, respectarea legii la efectuarea operațiunilor de afaceri asupra conducătorilor organizației.

Alineatul 2 al acestui articol stabilește că șefii organizației, în funcție de volumul muncii contabile:

Înființarea unui serviciu de contabilitate ca unitate structurală condusă de un contabil șef;

Introduceți funcția de contabil șef;

Transfera, pe bază contractuală, evidența contabilă către un departament centralizat de contabilitate, o organizație specializată sau un contabil de specialitate;

Ocupați-vă personal de evidența contabilă.

În conformitate cu paragraful 4 al art. 7 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, în caz de dezacord între șeful organizației și contabilul-șef, documentele referitoare la acestea pot fi acceptate pentru executare dintr-un ordin scris al șefului organizației, care poartă întreaga responsabilitate pentru consecințele unor astfel de operațiuni. Articolul 18 din legea federală menționată stabilește răspunderea pentru încălcarea legislației Federației Ruse în materie de contabilitate.

Acest articol prevede că șefii organizației și alte persoane responsabile cu organizarea și întreținerea contabilității, în cazul sustragerii contabilității în modul stabilit de legislația Federației Ruse și de reglementările organismelor de reglementare a contabilității, pentru denaturarea contabilității. situațiile financiare și nerespectarea termenilor depunerilor și publicațiilor sale sunt supuse răspunderii administrative sau penale în conformitate cu legislația Federației Ruse.

În procesul de activitate financiară și economică a întreprinderilor de diferite forme de proprietate sunt săvârșite diverse infracțiuni economice. Ele pot fi atât intenționate, cât și neintenționate, rezultând din cunoașterea insuficientă a legii, proasta conducere și iresponsabilitate din partea subiecților de activitate.

Infracțiunile economice pot fi comise din motive mercenare și din motive de altă natură. Infracțiunile de realizare sunt cum ar fi abuzul de poziție oficială și de competențe acordate, denaturarea deliberată a raportării și supraestimarea costului de producție pentru a evita impozitarea și a înșela partenerii de afaceri. În domeniul contabilității și raportării, infracțiunile grave includ acoperirea și falsificarea bilanțurilor, de obicei asociate falsurilor documentare.

Încălcările legii, pentru care se aplică sancțiuni corespunzătoare fie în temeiul articolelor din codul penal, fie pe cale administrativă, includ furtul de proprietate al întreprinderilor de stat și forme de proprietate nestatale; neglijență penală; încălcarea regulilor de stat și de management economic.

Infracțiunile se caracterizează printr-un set de semne de infracțiuni datorate unei anumite situații economice. Prin urmare, acestea pot fi identificate în timpul auditurilor sau auditurilor sub formă de date faptice - documente și materiale materiale, care, conform legilor de procedură penală, pot servi drept bază pentru deschiderea unui dosar penal. Exemple de astfel de infracțiuni includ:

Fapte care indică faptul că întreprinderea desfășoară activități neprevăzute de acordurile constitutive sau că întreprinderea nu desfășoară activități prevăzute de actele constitutive;

Încălcarea procedurii de management al întreprinderii stabilită prin acte constitutive și regulamente;

Încălcarea procedurii de contabilitate, raportare, flux de documente, prevăzută de politica contabilă a întreprinderii, actele de reglementare și administrative și documentele constitutive;

Detectarea lipsurilor sau excedentelor de active materiale și fonduri;

Reflectarea incompletă sau incorectă a primirii de fonduri, profituri, subestimarea sau exagerarea costurilor;

Transfer incorect sau cu întârziere a impozitelor;

Încălcarea prevederilor documentelor de reglementare în materie de contabilitate;

Executarea necorespunzătoare sau nedocumentarea operațiunilor de producție, economice și financiare pentru efectuarea lucrărilor, prestarea de servicii, primirea și cheltuirea fondurilor, precum și prezența documentelor dubioase în rapoarte;

Încălcarea procedurii de obținere, contabilizare, cheltuire și returnare a creditelor bancare;

Încălcarea regulilor și procedurilor de control stabilite la această întreprindere sau absența completă a unui astfel de control, neefectuarea sau efectuarea de audituri, audituri și alte inspecții cu încălcarea termenelor limită;

Legătura cu persoane sau întreprinderi în privința cărora există dovezi de angajare în activități criminale și alte activități ilegale.

Contabilul este o unitate de luptă în sine și una dintre cele mai responsabile și semnificative poziții din orice organizație. Mai ales dacă contabilul este șeful. Foarte, foarte mult depinde de anumite acțiuni ale contabilului șef. Totodată, contabilul-șef este obligat să se prezinte șefului organizației.

Nu este un secret pentru niciunul dintre noi că, în prezent, majoritatea covârșitoare a șefilor organizațiilor comerciale caută să minimizeze plățile de impozite și stabilesc această sarcină în primul rând contabilului șef. În același timp, nu toți managerii sunt pretențioși în privința metodelor de minimizare a impozitelor. Adesea, contabilului i se oferă utilizarea unor scheme evident ilegale.

Într-o astfel de situație, contabilul trebuie să decidă singur: să se supună cerințelor ilegale ale șefului, având toate șansele să devină autorul unei infracțiuni fiscale, sau să intre în conflict cu șef.

3.10. Transferul cazurilor de la un contabil la altul

De foarte multe ori, contabilul-șef se găsește într-o situație în care este nevoit, atunci când aplică pentru un nou loc de muncă, să preia de la predecesorul său. Dacă contabilul, la preluarea mandatului, nu verifică cu atenție starea de fapt, atunci toate neajunsurile vor fi relevate la prima verificare de către inspectoratul fiscal cu impunerea unei amenzi corespunzătoare organizației. Doar o acceptare sistematică și ordonată a cazurilor de către anteriorul contabil poate rezolva această problemă.

Orice contabil șef care preia din nou mandatul nu trebuie să se limiteze doar la verificarea stării contabilității într-un loc nou. Pentru a-și garanta munca ulterioară fără probleme, el este obligat să efectueze o verificare cuprinzătoare a stării de fapt la întreprindere.

Acceptarea cazurilor de către noul contabil șef ar trebui să fie efectuată într-o anumită ordine. În primul rând, atunci când acceptă cazuri, contabilul efectuează un inventar de fonduri, documente monetare și forme de documente de strictă responsabilitate. În viitor, se realizează un inventar al calculelor, obiectelor de inventar, activelor fixe, imobilizărilor necorporale, investițiilor financiare, lucrărilor în curs și cheltuielilor amânate. Un element obligatoriu al inventarului este verificarea documentelor primare. După efectuarea inventarierii se efectuează transferul registrelor contabile și al documentației organizatorice și administrative.

Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate prin documente justificative. Aceste documente servesc drept bază pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile. LA documentele primare includ: extrase bancare, documente de numerar, rapoarte de avans cu documente justificative anexate la acestea, foi de parcurs, facturi, documentatii contractuale si organizatorice si administrative etc.

Majoritatea documentelor primare trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Prin urmare, atunci când transferați documente primare, ar trebui să verificați disponibilitatea documentelor pentru cel puțin ultimii trei ani.

La transferul documentelor, se întocmește, de obicei, un act de transfer al unui formular standard. La întocmirea unui act de transfer, trebuie să țineți cont de caracteristicile pregătirii acestui document. Conform legislației în vigoare, data documentului este data semnării sau aprobării acestuia.

În documentele care conțin o descriere, evaluarea unor fapte sau concluzii, cum ar fi un act sau un certificat, utilizați forma de prezentare a textului de la un terț, de exemplu: „Contabil Novikov A.S. depune următoarele documente”, „comisia constituită”. Dacă documentul are anexe, atunci actul trebuie să conțină o mențiune despre prezența unui atașament, care se întocmește astfel: „cerere pe 5 file în 2 exemplare”.

Dacă anexele sunt legate, numărul de foi nu este indicat. La pregătirea documentelor pe două sau mai multe pagini, a doua și paginile următoare trebuie numerotate.

Actul de transfer este semnat de două părți - cedent și destinatar - și este întocmit în cel puțin două exemplare.

În cel mai bun caz, acceptarea cazurilor poate fi efectuată cu participarea contabilului anterior, dar adesea noul contabil trebuie să accepte cazuri în mod independent, conform documentelor efectiv disponibile (dacă contabilul anterior a renunțat cu mult timp în urmă). În orice caz, acceptarea cazurilor se formalizează printr-un act de acceptare și transfer cu inventarierea documentelor primite.

La acceptarea cazurilor, în primul rând, este necesar să se verifice disponibilitatea conturilor bancare, extrasele bancare legate și ordinele de plată.

Validarea soldului contul 51 "Conturi de decontare" de la ultima dată de raportare se realizează prin însumarea soldului tuturor conturilor bancare în ruble și reconcilierea sumei primite cu datele reflectate în bilanţ. Soldurile conturilor în valută sunt verificate în mod similar.

Actul constată prezența sau absența unui acord privind deschiderea și deservirea unui cont bancar și limita aprobată de bancă pentru soldul de numerar disponibil.

Potrivit art. 12 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, dacă contabilul a combinat atribuțiile unui contabil și al unui casier și, prin urmare, a fost o persoană responsabilă din punct de vedere material, transferul documentelor de numerar primare trebuie să fie însoțit de un inventar obligatoriu al casieriei. Se recomandă efectuarea unui inventar al casei de marcat la schimbarea contabilului-șef. Contabilul care primește trebuie să examineze registrul de casă și rapoartele casieriei și să se asigure că toate semnăturile necesare pe comenzile de numerar și foile registrului de numerar sunt prezente. Pe baza rezultatelor inventarierii, se întocmește un Act de inventariere a numerarului conform unui f unificat. Nr. INV-15. Actul reflectă rezultatele unui inventar al disponibilității efective a fondurilor, valorilor monetare și documentelor (numerar, timbre, cecuri, carnete de cecuri etc.) aflate la casieria organizației.

La schimbarea persoanelor responsabile material, actul se întocmește în trei exemplare. O copie este transferată persoanei responsabile din punct de vedere material care a predat valorile, al doilea - persoanei responsabile din punct de vedere material care a acceptat valorile, iar al treilea - departamentului de contabilitate. În timpul inventarierii nu se efectuează tranzacții cu numerar.

Un inventar al numerarului, valorilor bănești și documentelor este efectuat de o comisie numită prin ordin al șefului organizației. Comisia verifică acuratețea datelor contabile și disponibilitatea reală a fondurilor (valori de numerar și documente) în casa de marcat prin recalcularea acestora.

În mod similar, se întocmește o listă de inventar a valorilor mobiliare și a formelor documentelor de raportare stricte (formularul nr. INV-16) stocate la casieria organizației.

Înainte de începerea inventarierii, fiecare persoană responsabilă din punct de vedere material sau grup de persoane responsabile cu siguranța valorilor mobiliare și a documentelor de responsabilitate strictă primește o chitanță în care se menționează că toate documentele de cheltuieli și de primire pentru titlurile de răspundere strictă au fost predate departamentului de contabilitate.

La schimbarea persoanelor responsabile din punct de vedere material, lista de inventar se întocmește și în trei exemplare. Cu un nou contabil, dacă acceptă îndatoririle de casier, se încheie un acord de răspundere.

Transferul și acceptarea rapoartelor anticipate trebuie să fie însoțite de un inventar al decontărilor cu persoane responsabile. Acest inventar ar trebui să-l ajute pe noul contabil să evite viitoare neînțelegeri cu persoanele responsabile, care decurg din erorile de calcul ale fostului contabil. După efectuarea inventarierii se întocmește o declarație de reconciliere a soldurilor sumelor contabile, semnată de persoane responsabile.

La transferul documentelor primare pentru contabilitatea muncii și a salariilor, este necesar să se verifice și să se reflecte în actul de transfer prezența ordinelor de angajare, a ordinelor pentru aprobarea tabelului de personal, a declarațiilor pentru calcularea și eliberarea salariilor și prezența tuturor celor necesare. semnături pe aceste documente.

Atunci când acceptați documentația contractuală, ar trebui să verificați existența contractelor. Practica arată că, la verificare, este convenabil ca munca să grupeze contractele în funcție de semnele: „Datoria organizației” și „Datoria către organizație”.

Starea calculelor contabile ar trebui reflectată în act. Dacă în viitor este nevoie de restabilirea contabilității sau apar probleme cu furnizorii și clienții, contabilul va putea arăta conducerii în ce perioadă au apărut aceste probleme.

De rezultatele inventarierii așezărilor emis: un act de inventariere a decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori și un act de inventariere a cheltuielilor amânate.

LA documente originale, aferente evidenței imobilizărilor materiale, includ documente privind contabilitatea activelor fixe, imobilizărilor necorporale, bunurilor și materialelor. În funcție de materialitatea soldului pe anumite conturi din bilanț, este necesar să se decidă asupra procedurii de primire a acestor documente.

Un sold de cont care reprezintă cel puțin 5% din moneda bilanţului este recunoscut ca fiind semnificativ. În acest caz, ar trebui să se concentreze asupra soldului conturilor activelor materiale care au apărut în ultima lună de activitate a fostului contabil.

La transferul documentelor privind contabilitatea mijloacelor fixe și imobilizărilor necorporale, trebuie să vă asigurați că există fișe de inventar sau registre de inventar, acte de punere în funcțiune și fișe de amortizare pentru ultimii trei ani.

Prezența sau absența documentelor primare ar trebui să se reflecte în actul de transfer. Contabilului i se recomandă să verifice soldurile din conturile activelor fixe, imobilizărilor necorporale și ale altor active imobilizate pentru valabilitatea reflectării acestora în bilanţ. De exemplu, pentru mijloacele fixe, ar trebui să însumați costul lor inițial (de înlocuire) în funcție de cardurile de inventar disponibile, să scădeți amortizarea acumulată din bilanțul de amortizare și să comparați valoarea reziduală rezultată cu costul mijloacelor fixe reflectate în bilanț. Coincidența acestor sume va indica caracterul complet al documentelor primare disponibile pentru mijloace fixe.

Procedura de mai sus poate fi utilizată la acceptarea și transferul altor documente primare disponibile la întreprindere (facturi, facturi pentru deplasarea internă a valorilor, mandate etc.).

Atunci când acceptă documente, contabilul trebuie să se concentreze în primul rând pe bilanţ, adică documentele care confirmă soldurile din conturile de activ şi pasiv din bilanţ sunt supuse acceptării.

Compania stabilește în mod independent formele de contabilitate. Forma de contabilitate acceptată se aprobă prin ordinul șefului ca element al politicii contabile. Prin urmare, contabilul trebuie să decidă dacă are suficiente cunoștințe despre forma de contabilitate adoptată la această întreprindere. Întrucât politica contabilă a întreprinderii rămâne neschimbată pe tot parcursul anului, trecerea la o altă formă de contabilitate, mai apropiată de noul contabil, poate fi efectuată doar din noul an de raportare.

În conformitate cu forma aleasă de contabilitate, întreprinderea ține și registre contabile. Lista registrelor și planul de conturi de lucru trebuie să fie aprobate ca element al politicii contabile. Dacă nu există o astfel de listă, contabilul trebuie să întocmească o listă de registre contabile și un plan de conturi de lucru.

Întrucât registrele contabile sunt documente contabile consolidate, acestea trebuie să conțină detalii obligatorii - denumirea organizației și documentului, data întocmirii, semnăturile persoanelor care le-au întocmit. Nu ar trebui să existe abrevieri obscure sau corecții nespecificate.

Atunci când efectuați contabilitate folosind tehnologia computerizată, este permisă stocarea registrelor pe suportul mașinii. Este necesar să se stabilească dacă programul de contabilitate utilizat este înregistrat oficial, să se noteze sau să se ceară eliminarea parolei pentru a intra în program, să se determine perioada pentru care registrele sunt întocmite integral.

Este legal ca noul contabil să ceară ca registrele să fie obținute pe hârtie, deoarece acestea trebuie să poarte semnăturile persoanelor responsabile care au întocmit documentul. O astfel de tipărire va asigura siguranța registrelor și imuabilitatea numerelor reflectate de fostul contabil în contabilitate.

În sfârșit, cele mai importante registre contabile sunt rapoartele contabile și declarațiile fiscale. Este necesar să se verifice și să se noteze în act disponibilitatea formularelor contabile și a declarațiilor fiscale pentru întreaga perioadă acceptată. Situațiile financiare trebuie să conțină semnăturile directorului și contabilului, sigiliul organizației, mărcile organului fiscal la acceptarea rapoartelor și nu trebuie să conțină corecții nespecificate.

Pentru a documenta auditul stării contabilității în organizație, trebuie să utilizați următoarele documente.

1. Act de inventariere a numerarului (f. Nr. INV-15).

2. Actul de inventariere a decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori (formular nr. INV-17).

3. Actul de inventariere a cheltuielilor amânate (f. Nr. INV-11).

4. Lista de inventariere a valorilor mobiliare și a formelor documentelor de strictă responsabilitate (Formular nr. INV-16).

5. Lista de inventariere a mijloacelor fixe (f. Nr. INV-1).

6. Lista de inventariere a activelor necorporale (f. Nr. INV-1a).

7. Lista de inventariere a articolelor de inventar (f. Nr. INV-3).

8. Actul de inventariere a articolelor de inventar expediate (formular nr. INV-4).

9. Lista de inventar a articolelor de inventar acceptate pentru păstrare (formular nr. INV-5).

10. Actul de inventariere a plăților pentru articolele de inventar aflate în tranzit (formular nr. INV-6).

11. Act de inventariere a reparațiilor neterminate ale mijloacelor fixe (formular nr. INV-10).

Contabilul care acceptă ar trebui să plece de la principiul că niciodată nu pot exista prea multe documente. Toate zonele de lucru trebuie verificate și rezultatele verificării trebuie documentate. Documentația este supusă și absenței unuia sau altuia obiect de contabilitate.

De exemplu, în absența mijloacelor fixe sau a împrumuturilor bancare, este de dorit să se certifice acest lucru printr-un act corespunzător.

Documentația organizatorică și administrativă a unei întreprinderi include comenzi, instrucțiuni, raportări interne, fișe de post, corespondență etc. Aproape toate aceste documente se referă la contabilitate. Prin urmare, prezența documentației organizatorice și administrative ar trebui menționată în certificatul de acceptare.

Ar trebui să verificați în mod deosebit cu atenție disponibilitatea unui set de documente constitutive. Dacă aceste documente sunt păstrate de manager, contabilul ar trebui să vadă originalele și să obțină copii. Contabilul poate avea nevoie de:

2) actul constitutiv;

3) procese-verbale ale adunărilor acționarilor;

4) cartea de înregistrare a contribuabilului;

5) coduri statistice;

6) informații privind înregistrarea la fondurile sociale;

7) corespondenta cu fiscul;

8) licențe;

9) cereri de arbitraj în curs;

10) titlu executoriu;

11) garanție, sponsorizare și alte obligații;

12) estimări, planuri, proiecte.

Predarea se încheie semnarea actului de acceptare si transfer si un raport scris catre conducere asupra deficientelor constatate. Conducerea ar trebui să decidă să aloce timp sau fonduri suplimentare pentru a restabili registrele sau documentele primare lipsă. Dacă întreprinderea este supusă auditului statutar, o firmă de audit poate fi invitată să efectueze un audit pentru perioada intermediară, iar apoi transferul cazurilor devine destul de simplu - auditorul poate face o analiză a documentației disponibile.

Fiecare organizație în cursul activităților sale desfășoară operațiuni de afaceri. Acestea pot fi decontări cu creditorii, acceptare de valori, vânzare de produse. Toate aceste activități trebuie să fie documentate.

Sarcini de documentare

Fiecare operațiune este însoțită de documente, ceea ce vă permite să rezolvați aceste probleme:

  • Crearea unei baze de date complete cu informatii fiabile despre procesele si rezultatele activitatilor companiei. Aceste informații sunt necesare pentru managementul companiei, investitorilor, autorităților fiscale, băncilor.
  • Controlul asupra mișcării valorilor și resurselor.
  • Prevenirea încălcărilor legii.

Documentarea corectă este esențială. Dacă informațiile despre tranzacții sunt nesigure, pe baza lor, pot fi luate decizii greșite. În plus, falsificarea documentelor este o chestiune de competență. Nu numai reprezentanții departamentului de contabilitate, ci și alți angajați care lucrează cu acte sunt responsabili pentru corectitudinea documentației. Eficacitatea sistemului de informații cheie afectează în mod direct eficacitatea deciziilor de management.

Dacă o tranzacție comercială nu este însoțită de un document justificativ, aceasta nu poate fi luată în considerare. Toate înregistrările contabile trebuie făcute pe baza principalului. Dacă contabilitatea este efectuată cu încălcări, persoanele responsabile sunt trase la răspundere. Deficiențele sunt identificate de autoritățile fiscale.

Cerințe pentru primar

Documentele primare sunt documente care confirmă faptul unei acțiuni. Are următoarele cerințe:

  • Lucrările trebuie întocmite în forma dată într-un album special. Acestea din urmă sunt aprobate de Comitetul de Stat al țării. Dacă nu există nicio formă a documentului solicitat, compania îl poate dezvolta pe cont propriu.
  • Fiecare document conține detalii. Acesta este denumirea lucrării, data executării acesteia, denumirea societății, conținutul operațiunii efectuate, lista persoanelor responsabile.
  • Primarul se eliberează la data executării operațiunii. Este extrem de rar ca documentele să fie completate după finalizarea operațiunii.
  • Lucrarea trebuie să conțină informații pe baza cărora este posibil să se determine conținutul acțiunii.
  • Se pot face corecții la primar, cu toate acestea, ajustarea se face în conformitate cu procedura legală. În special, corecțiile sunt confirmate de semnătura persoanei responsabile. Se introduce data la care a fost efectuată corectarea.
  • Compania este responsabilă pentru păstrarea documentelor pentru perioada specificată.

Dacă nu sunt respectate regulile de completare a documentelor primare, documentul nu este recunoscut ca legal. Informațiile nu pot fi extrase din acesta în scopuri contabile.

Clasificarea documentelor

Documentele sunt clasificate pe baza diferitelor caracteristici. Există lucrări grupate pe baza numirea lui:

  • Administrativ. Această lucrare conține permisiunea de a efectua orice pas. De exemplu, acesta este un ordin al managerului de a emite un bonus.
  • Exculpator. Acestea sunt documente care conțin informații despre executarea comenzii. De exemplu, ar putea fi un raport de plată în avans.
  • Pentru decor. Sunt necesare lucrări pentru a face înregistrări în contabilitate. Ele vor fi folosite în contabilitate. De exemplu, acesta este calculul transferului de salarii.
  • Combinate. Acestea sunt lucrări în care există caracteristici ale documentelor administrative și ale altor documente primare. De exemplu, acesta este un stat de plată.

Lucrările sunt combinate în grupuri pe baza continutul actiunii:

  • Material. Aceasta este prima, care confirmă mișcarea valorilor. De exemplu, aceasta este o comandă primită.
  • Financiar. Acestea sunt documentele necesare pentru a confirma acțiunile cu fonduri în numerar sau fără numerar. De exemplu, acesta este un ordin de plată.
  • Estimată. Necesar pentru facturare. Aceste documente includ facturi.

Există un grup de titluri format pe baza volumului acțiunile efectuate:

  • Primar. Conține informații despre o singură acțiune. De exemplu, aceasta este o comandă în numerar.
  • Consolidat. Lucrările sunt necesare pentru a rezuma informații despre un grup de operații omogene efectuate într-o anumită perioadă.

Valorile mobiliare sunt combinate într-un grup bazat pe metoda de utilizare:

  • O dată. Este necesară confirmarea unei singure operații. De exemplu, aceasta este o factură pentru furnizarea de valori.
  • Cumulativ. Necesar pentru tranzacții multiple. De exemplu, acesta este un card de limită.

Lucrările sunt clasificate după volumul poziției:

  • One-lineers. Există un singur cont.
  • Multilinie. Hârtiile conțin mai multe articole.

Un alt semn - locul de compilare:

  • Intern. Sunt documente intocmite in firma, necesare nevoilor interne. De exemplu, poate fi o procură pentru a primi obiecte de valoare.
  • Extern. Acestea sunt documente întocmite de o firmă terță. De regulă, în companii-antreprenori.

Metoda de umplere titlurile de valoare sunt o altă caracteristică definitorie:

  • Documente completate manual.
  • Lucrări care se completează cu ajutorul unui computer.

Există, de asemenea, următoarea clasificare:

  • Administrativ. Acestea sunt lucrări care conțin informații despre managementul companiei, despre activitățile de producție și operaționale. Sunt emise de autorități.
  • Decontare financiară. Lucrări care sunt necesare pentru utilizarea rațională a finanțelor. Departamentul de contabilitate este responsabil pentru completarea acestora.
  • Prin aprovizionare. Acestea sunt documente de valoare. De exemplu, poate fi echipament, materiale.

În acest din urmă caz, conținutul și scopul documentelor sunt fundamentale.

Clasificarea documentației primare

Primarul este deosebit de important pentru documentarea acțiunilor. Este împărțit în două tipuri:

  • Documentele fundației. Operațiunile sunt efectuate pe baza acestor titluri.
  • Documentatie explicativa. Acestea sunt documente care însoțesc mișcarea fondurilor. De exemplu, pot fi facturi, ordine de plată etc.

Întregul primar, indiferent de tipul său, trebuie să fie încadrat corect.

Modalități de verificare a documentației

Documentația trebuie verificată. În cursul activităților de control, sunt relevate deficiențe. Luați în considerare principalele metode de verificare:

  • După formă. Stabilește utilizarea corectă a formularului. De asemenea, verifică prezența detaliilor care ar trebui să fie în primar.
  • Verificare aritmetică. Pe parcursul acesteia se determină neajunsurile care s-ar putea face la completarea documentelor. Dacă se constată erori în documentația bancară sau în documentele necesare procesării tranzacțiilor cu numerar, aceste documente se completează din nou.
  • Verificarea conținutului. Pe parcursul evenimentului se stabilește legalitatea operațiunii care se efectuează, precum și oportunitatea acesteia. Dacă acțiunea companiei nu este legală, nici documentația însoțitoare nu va fi legală. Nu poate fi luată în considerare.

PENTRU INFORMAȚIA DUMNEAVOASTRĂ! Primarul poate fi retras din locurile sale de depozitare numai pe baza unei decizii motivate a conducătorului sau a altei persoane responsabile. Sechestrul se efectuează în prezența martorilor care au atestat. Este necesar să se completeze un protocol de sechestru, care să enumere documentele care au fost ridicate. Lista lucrărilor este cuprinsă și în inventare speciale.

NOTĂ! Managementul calitatii este posibil doar daca firma are contabilitate stabilita.