Documentarea operațiunilor. Rezumat: Documentarea tranzacțiilor comerciale în comerț. Specificul contabilității și auditului intern într-un mediu informatic

Etapa inițială a contabilității este documentarea tuturor tranzacțiilor comerciale prin compilarea documentelor contabile primare. Pentru a documenta tranzacțiile comerciale, întreprinderile mici utilizează formularele conținute în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare, formularele departamentale, precum și formularele dezvoltate independent care conțin detaliile obligatorii relevante prevăzute de Legea federală „Cu privire la contabilitate”. Forma unui astfel de document trebuie aprobată în ordinul privind politicile contabile. Înregistrările tranzacțiilor comerciale finalizate se fac în registrele contabile strict pe bază de documentare.

Documentarea în contabilitate este folosită ca modalitate de înregistrare primară și înregistrare legală a obiectelor observate, adică. o metodă de reflectare primară a influenţei faptelor realizate ale vieţii economice asupra stării obiectelor de supraveghere contabilă. În această etapă a activității contabile, care este etapa inițială a percepției sistemice și a înregistrării tranzacțiilor individuale (fapte), informațiile din documentele primare ar trebui să fie reflectate în mod fiabil și să aibă dovezi. Documentul contabil trebuie intocmit la momentul tranzactiei de afaceri, iar in cazul in care acest lucru nu este posibil, atunci intocmirea lui este obligatorie imediat dupa incheierea tranzactiei de afaceri.

Documentele diferă atât prin formă, cât și prin indicatori care determină conținutul tranzacțiilor înregistrate în ele. Principalii indicatori ai documentelor care caracterizează esența operațiunilor se numesc detalii.

Detaliile sunt un element de informare care poartă o sarcină semnificativă independentă (tip de material, unitate de măsură etc.). Detaliile sunt împărțite în detalii calitative (funcții) și conținut (indicatori). Detaliile calitative (semne) afișează obiecte contabile (denumirea materialului etc.); detalii semnificative -- o caracteristică a obiectului contabil (clasa, dimensiunea standard a materialului etc.).

La gruparea documentelor contabile în funcție de scopul lor, acestea se împart în documente distributive, executive (achitare), contabile și combinate.

Documentele administrative sunt documente care conțin o comandă sau o instrucțiune pentru a finaliza o tranzacție comercială. Acestea includ diverse ordine și ordine scrise ale șefului organizației și ale șefilor diviziilor structurale, împuterniciri pentru a primi bunuri materiale pentru organizație, cecuri pentru a primi bani de la bancă etc. Documentele administrative servesc ca bază pentru efectuarea unei anumite acțiuni economice și nu conțin confirmarea faptelor tranzacțiilor comerciale.

Documentele executive (de achitare) confirmă faptul realizat. Astfel de documente includ comenzi de primire pentru înregistrarea recepției materialelor la depozit, bonuri de livrare, diverse chitanțe care indică acceptarea valorilor etc. Documentele executive se intocmesc la momentul tranzactiilor si stau la baza inregistrarilor contabile.

Documentele contabile nu au valoare independentă. Ele sunt întocmite pe baza documentelor administrative și executive (de achitare) și reprezintă un mijloc tehnic de sistematizare a conturilor.

Documentele de înregistrare contabilă sunt și documente întocmite de un contabil pentru întocmirea și simplificarea conturilor în scopul utilizării ulterioare în procesul contabil (extrase contabile, calcule etc.). Astfel de documente sunt utilizate numai în departamentul de contabilitate al acestei organizații. Conținutul și formele acestor documente depind de mijloacele tehnice utilizate în activitatea contabilă, de natura și lista indicatorilor contabilității sintetice și analitice.

Documentele combinate sunt cele care combină caracteristicile mai multor tipuri de documente - de exemplu, semnele documentelor administrative pentru efectuarea tranzacțiilor comerciale și documentele executive care atestă faptul operațiunii, de exemplu, cerințele pentru eliberarea materialelor dintr-un depozit. , o comandă de lucru. Un ordin de plată în numerar este în același timp un document administrativ, executiv și contabil. Utilizarea documentelor combinate în practica contabilă este foarte comună.

La gruparea documentelor contabile în funcție de volumul tranzacțiilor comerciale reflectate (ordinea de formare), se disting documentele primare și de sinteză.

Primare sunt documentele care întocmesc faptele vieții economice la momentul finalizării acestora. Aceste documente se află chiar la începutul lanțului tehnologic al procesului contabil. Ele stau la baza contabilitatii primare, deoarece faptul de viata economica este consemnat in documentul primar prin observare si masurare prealabila. Primar include majoritatea documentelor contabile care procesează tranzacțiile comerciale (de exemplu, încasări și cheltuieli în numerar, certificate de acceptare, facturi etc.).

Documentele de sinteză înregistrează date despre faptele vieții economice din mai multe documente primare. Utilizarea documentelor consolidate este asociată cu necesitatea de a rezuma datele documentelor primare și de a obține indicatori consolidați sau de a obține informații suplimentare despre tranzacțiile comerciale care sunt înregistrate și le reflectă în contabilitate în secțiunile relevante. Un exemplu de document consolidat pot fi rapoartele de casierie (rapoarte de numerar), care rezumă informațiile privind ordinele de numerar de intrare și de ieșire și documentele anexate acestora; rapoarte de mărfuri întocmite pe baza documentelor primare privind primirea și cheltuielile activelor materiale etc.

În funcție de metoda de utilizare, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documentele unice sunt cele care sunt folosite doar pentru o singură înregistrare și reflectarea tranzacțiilor comerciale: comenzi de numerar de primire și cheltuieli, cerințe pentru eliberarea materialelor dintr-un depozit. (Atasamentul 1)

Documentele cumulate sunt cele care sunt folosite pentru înregistrarea multiplă și reflectarea în ele a tranzacțiilor comerciale omogene pe o perioadă (de o săptămână, deceniu, lună): carduri limită; legitimații de limită de gard utilizate pentru înregistrarea eliberării materialelor din depozit către același destinatar - atelier, loc de producție; rapoarte de producție de două săptămâni etc. Utilizarea documentelor acumulative contribuie la o reducere semnificativă a documentației.

În funcție de locul întocmirii, documentele sunt împărțite în externe și interne.

Documentele externe sunt considerate documente care sunt întocmite în afara acestei organizații, adică. documente primite de la alte organizații: facturi - cerințe de plată ale furnizorilor; extrase bancare privind conturile de decontare si valuta; titlu executoriu etc.

Interne sunt documente care, indiferent de scopul lor, sunt întocmite în cadrul unei organizații date.

Doar documentele executate corect (unificate sau dezvoltate în organizație) sunt acceptate în contabilitate.

Unificate sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării acelorași tranzacții comerciale (omogene) în toate entitățile comerciale: ordine de primire și cheltuieli, rapoarte anticipate, facturi - cereri de plată etc. Sunt obligatorii pentru utilizare de către toate organizațiile, indiferent de proprietatea și tipurile de activități ale organizațiilor.

Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o importanță deosebită pentru îmbunătățirea contabilității, întrucât stabilește și consolidează cerințe uniforme de documentare a activităților economice ale organizațiilor. Formele unificate ale documentației contabile primare pot fi compilate pe suport de hârtie sau de mașină. Guvernul Federației Ruse prin Decretul nr. 835 din 8 iulie 1997 „Cu privire la documentele contabile primare” a atribuit Goskomstat al Federației Ruse funcțiile de dezvoltare, aprobare și distribuire a albumelor de forme unificate ale documentației contabile primare și versiunile lor electronice. Documentele întocmite în mod automat necesită confirmarea specială a datelor primite, care se realizează prin tipărirea copiilor documentelor pe hârtie și semnarea semnăturilor funcționarilor prevăzute de formularele de documente relevante. Dovada legală a unui document stocat, prelucrat și transmis prin intermediul sistemelor automate de informare și telecomunicații poate fi confirmată și printr-o semnătură digitală (cod) electronică în conformitate cu procedura curentă. În toate celelalte cazuri, atunci când documentele, a căror formă nu este prezentată în albumele de formulare unificate, dobândesc dovezi legale în prezența detaliilor obligatorii stabilite de Legea federală „Cu privire la contabilitate”.

Atunci când se documentează tranzacțiile comerciale, documentele trebuie să fie de bună calitate, să conțină date fiabile privind volumul și calendarul tranzacțiilor comerciale. Oficialii care au semnat documentul sunt responsabili pentru exactitatea datelor.

Documentele trebuie completate clar, clar, cu cerneală sau cu ajutorul mijloacelor tehnice. Nu permit ștergeri și modalități neautorizate de corectare a datelor scrise. Erorile făcute în documente trebuie corectate prin tăierea textului sau a numărului incorect cu un rând, astfel încât să puteți citi datele corectate și corecte scrise mai sus. Îndreptarea erorii trebuie convenită și confirmată prin semnătura persoanelor care au semnat documentul, cu indicarea datei în care s-a efectuat corectarea. Într-un număr de documente (bancare, numerar) nu sunt permise corecții. Înregistrarea acestora este reglementată de Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă. aprobat de Banca Centrală a Federației Ruse (CBR). Deci, în documentele contabile pentru primirea și emiterea de bani, suma este indicată nu numai în cifre, ci și în cuvinte, în timp ce înregistrarea începe cu o literă majusculă pentru a preveni adăugările. Această procedură se aplică și documentelor contabile pentru eliberarea activelor materiale.

Pentru emiterea unor documente contabile, controlul special se realizeaza prin completarea talonelor de cecuri, chitantelor de comenzi, si eliberarea de copii carbon ale documentelor. Acest control se efectuează în scopul prevenirii săvârșirii unor operațiuni incorecte și ilegale, pentru prevenirea, dacă este posibil, a cazurilor de delapidare, furt și alte abuzuri de către funcționari.

Pentru a preveni utilizarea de două ori a acelorași documente, unele dintre ele sunt supuse anulării, precum ordinele de numerar, împuternicirile etc. Anularea se face cu ștampilă sau inscripția „Primit” sau „Plătit” cu data. Ștampila „Rambursat” încetează valabilitatea tuturor documentelor bancare, precum și a documentelor contabile legate de calcularea și plata salariilor.

Documentele contabile întocmite în modul prescris se transferă compartimentului de contabilitate pentru prelucrarea lor ulterioară și reflectarea în contabilitatea tranzacțiilor efectuate de acestea. După utilizare, documentele sunt transferate în arhivă pentru stocare.

Procesul de deplasare a documentelor contabile de la momentul emiterii (întocmirii, originare), utilizarea operațională, prelucrarea contabilă, înregistrarea în registrele contabile și până la depozitarea lor în arhivă în vederea păstrării se numește circulație documentelor.

Organizarea fluxului de lucru prevede elaborarea de scheme și grafice pentru deplasarea documentelor contabile. Graficele stabilesc o listă de documente indicând cine întocmește ce documente, cui și unde le transferă pentru control, prelucrare și grupare.

Un document este un mesaj de informare (certificat) codificat într-un anumit mod și fixat pe un suport special, care atestă că faptul de viață economică fie există, fie este săvârșit, fie trebuie săvârșit.

Documente contabile primare - un certificat scris al unei tranzacții comerciale finalizate sau care dă dreptul de a o efectua. Conform Legii „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, toate tranzacțiile comerciale trebuie înregistrate pe baza documentelor justificative.

De la 1 ianuarie 2013 nu sunt obligatorii formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formularelor unificate ale documentației contabile primare. În același timp, formele de documente utilizate ca documente contabile primare, stabilite de organismele autorizate în conformitate cu și pe baza altor legi federale (de exemplu, documente de numerar) continuă să fie obligatorii pentru utilizare (informații ale Ministerului Finanțelor din Rusia N PZ-10/2012).

Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării de către documentul contabil primar. Nu este permisă acceptarea în contabilitate a documentelor care documentează fapte ale vieții economice care nu au avut loc, inclusiv cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și simulate.

Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

1) denumirea documentului;

2) data întocmirii documentului;

3) denumirea entității economice care a întocmit documentul;

5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, cu indicarea unităților de măsură;

6) titlul funcției persoanei (persoanelor) care a efectuat (au finalizat) tranzacția, operarea și responsabil (responsabil) pentru executarea acesteia, sau titlul funcției persoanei (persoanelor) responsabile (responsabile) pentru înregistrarea evenimentului;

7) semnăturile persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacțiilor, cu indicarea prenumele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul realizării vieții economice, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia. Persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de viață economică asigură transferul în timp util a documentelor contabile primare pentru înregistrarea datelor cuprinse în acestea în registrele contabile, precum și fiabilitatea acestor date. Persoana însărcinată cu contabilitatea și persoana cu care se încheie contractul de prestare de servicii de contabilitate nu răspund pentru conformitatea documentelor contabile primare întocmite de alte persoane cu faptele realizate ale vieții economice.

Formele documentelor contabile primare se stabilesc de către conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea. Formularele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.

În conformitate cu Legea federală din 06.04.2011 N 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” (modificată la 02.07.2013), în cazurile în care legile federale și alte acte juridice de reglementare care au intrat în vigoare înainte de 1 iulie 2013 prevăd: utilizarea semnăturii digitale electronice, se utilizează o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.

Dacă legislația Federației Ruse sau un acord prevede prezentarea unui document contabil primar către o altă persoană sau către un organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea altei persoane sau a unui organism de stat, pe cheltuiala sa. , să facă copii pe hârtie ale documentului contabil primar întocmit sub forma unui document electronic.

Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau actele juridice de reglementare ale organismelor de reglementare a contabilității de stat. Corecția din documentul contabil primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut rectificarea, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, documentele contabile primare, inclusiv sub forma unui document electronic, sunt retrase, copiile documentelor retrase realizate în conformitate cu procedura stabilită de legislația Federației Ruse sunt incluse în documente contabile.

Lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare se aprobă de către conducătorul întreprinderii de comun acord cu contabilul-șef.

Tipuri de auditări ale documentelor contabile. Toate documentele primare primite de departamentul de contabilitate trebuie verificate în formă, aritmetic și în esență - aceasta este una dintre etapele procesării contabile. În timpul unei verificări oficiale, se dezvăluie dacă a fost utilizat un formular al formularului corespunzător, dacă sunt indicate toate detaliile necesare, dacă documentul conține semnăturile necesare, dacă există ștersături, pete și corecții nespecificate în el. Verificarea numărării vă permite să stabiliți corectitudinea calculelor aritmetice, rezultatele impozitării. Scopul verificării de fond este de a identifica legalitatea și oportunitatea tranzacției comerciale înregistrate în document. De asemenea, verifică dacă operația a fost efectiv efectuată și în măsura indicată. Dacă se găsesc erori în numerar și în documentele bancare, acestea ar trebui rescrise, nu sunt permise corecții în ele. Nu este permisă efectuarea de tranzacții care contravin legii și procedurii stabilite pentru manipularea numerarului și a altor valori.

Metode de verificare:

solid

selectiv

Solid, desigur, acesta este întregul primar pentru perioada analizată. În timpul auditurilor, de regulă, se încadrează casieria, banca, salariul conducerii și al contabilului șef.

Metoda selectivă - verificarea unei anumite părți a șirului de documente, dacă, de exemplu, acestea sunt rapoarte anticipate, atunci, la discreția inspectorului, documentele pot fi selectate chiar și pentru luni, pentru un anumit trimestru, sau rapoarte de la așa și așa un numar la asa si cutare, in general, totul depinde de fanteziile inspectorului si de cat de mult recunoaste ca poti avea erori si incalcari in acest domeniu (asa-numitul grad de risc de audit).

Cât despre modalități.

1. Verificarea documentului în sine:

ü prezența detaliilor obligatorii - data, semnăturile persoanelor responsabile, conținutul operațiunii etc.

ü control logic - compararea conținutului operațiunii și a costului; caracteristicile fizice reflectate cu cantitatea documentului; data documentului și perioada la care este atașat;

legalitatea operațiunii sau fezabilitatea economică a acesteia;

ü verificare aritmetică - dacă există totaluri cu suma posturilor, rulaje pentru jurnalele cu rulaje în registrul general etc.

2. Inventar – compararea datelor contabile cu disponibilitatea reală.

3. Proceduri analitice - multe tehnici diferite, de exemplu, compararea volumului producției și consumului de resurse: electricitate, materiale etc.

4. Utilizarea surselor externe de informații - o verificare încrucișată (documentele și (sau) informațiile sunt solicitate de la contrapărți, autorități de reglementare).

Fluxul documentelor este un sistem de creare, interpretare, transmitere, primire și arhivare a documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii. Sistemul electronic de management al documentelor controlează execuția lucrărilor cu documente și protejează documentația de accesul neautorizat.

Fluxul documentelor- acesta este unul dintre instrumentele de management al întreprinderii care servește la schimbul de informații electronice atât în cadrul întreprinderii (între angajații întreprinderii), cât și cu contrapărțile externe. Există, de asemenea, „munca de birou”, care este adesea folosit ca sinonim pentru termenul „flux de documente”, dar ar trebui separate. Munca de birou este un set de măsuri într-o organizație pentru sprijinirea documentară a managementului. Termenul „flux de documente”, la rândul său, descrie circulația documentelor în cadrul suportului documentar pentru management.

Fluxul documentelorîntr-o organizaţie poate fi atât centralizat cât şi prezentat la nivelul departamentelor specifice. Într-un flux de lucru centralizat, sunt luate în considerare trei tipuri principale de documente: de intrare (de la contrapărțile externe), de ieșire (de la departamente) și interne (pentru distribuire în cadrul organizației).

Există o serie de etape principale flux de lucru:

ü Întocmirea unui document (la efectuarea unei tranzacții comerciale)

ü Transfer la departamentul de contabilitate

ü Verificarea documentelor acceptate de către un contabil

ü Impozitarea, gruparea si sistematizarea documentului in compartimentul contabilitate

ü Depunerea în arhivă (ultima etapă a ciclului de viață a unui document în fluxul de lucru)

Principala problemă de comunicare a unei întreprinderi de nivel mediu este problema asociată cu fluxul documentelor. Fluxul documentelor poate fi de proastă calitate, nesigur, neformalizat etc. Aceste probleme sunt o sursă de pierdere de informații, costuri neproductive ale resurselor întreprinderii, care se exprimă în cele din urmă în pierderi financiare. Mijloacele de reglare (normalizare) a interacțiunii la o astfel de întreprindere este optimizarea fluxului de lucru și automatizarea ulterioară a acestuia, adică. creare sisteme electronice de gestionare a documentelor (sau EDMS). În același timp, automatizarea fluxului de lucru are loc adesea în paralel cu setarea și automatizarea contabilității la întreprindere.

Sistemele de automatizare a fluxului de lucru au intrat în uz pe scară largă în străinătate mai devreme decât în Rusia, și s-a dezvoltat propria terminologie, descriind diverse domenii ale managementului documentelor electronice. Există o întreagă clasă de produse pentru automatizarea fluxului de lucru, așa-numitele sisteme electronice de gestionare a documentelor sau EDMS.

Pe cea mai răspândită platformă din Rusia „1C: Enterprise 8.2”. Complet managementul documentelor pe 1C a apărut odată cu crearea platformei 1C:Enterprise 8, când distribuția familiei de programe 1C a fost reorientată de la segmentele mici spre mijlocii și corporate ale întreprinderilor. Gestionarea electronică a documentelor este un atribut al unui sistem informatic complet.

Produsele software bazate pe platforma 1C sunt în mod tradițional puternice în domeniul contabilității și managementului. Din cauza asta managementul documentelor pe 1C are o serie de beneficii suplimentare. Acestea includ integrarea completă cu acreditări - documente și directoare, fără de care este imposibil să se construiască un sistem de automatizare integrată a proceselor de afaceri.

Există o serie de aplicații standard ale sistemului electronic de gestionare a documentelor 1C, de exemplu, automatizarea lucrărilor contractuale. Dar rezolvarea unor sarcini precum fluxul de lucru al personalului, lucrul cu călătorii de afaceri și rapoarte anticipate, cererile de fonduri, procesele de suport pentru vânzări, achiziții, fluxul de lucru de producție și depozit pot fi rezolvate doar într-un singur sistem informațional cu un program de contabilitate. De exemplu, pe platforma 1C 8.2. sistemul electronic de management al documentelor „: Process Management” poate funcționa într-o singură bază de date cu produsul „1C: Payroll and Personnel Management” sau „1C: Production Enterprise Management”, care vă permite să rezolvați cuprinzător ambele sarcini funcționale (de exemplu, recrutarea ) și contabile (salariu de angajamente) și manageriale (luarea unei decizii motivaționale de majorare a salariului sau a unei amenzi), precum și sarcinile de interacțiune și transfer de informații (trecerea documentului de-a lungul traseului, asociată cu notificarea în timp util a tuturor participanților interesați la proces în conformitate cu procedura aprobată anterior). Funcționalitatea produselor software care rezolvă problemele de interacțiune este, de asemenea, standard pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor.

Controlul resurselor întreprinderii, managementul și organizarea funcționării corecte a departamentelor, optimizarea și îmbunătățirea activității întreprinderii sunt rezolvate prin utilizarea unui sistem electronic de management al documentelor.

Formele documentelor primare clasificate ca forme de responsabilitate strictă trebuie numerotate în modul prescris de ministere și departamente (numerotare, metodă tipografică).

Responsabilitatea pentru intocmirea la timp si corecta a documentelor, pentru acuratetea datelor, precum si pentru transferul la timp a documentelor catre departamentul de contabilitate, revine persoanelor care au intocmit si semnat aceste documente.

Regulile de flux de documente și tehnologia de procesare a informațiilor contabile sunt aprobate ca parte a politicii contabile adoptate de întreprindere. Pentru organizarea rațională a fluxului de lucru la întreprindere, programul fluxului de lucru trebuie aprobat prin ordinul (instrucțiunea) șefului. Controlul asupra respectării programului de lucru de către executanți este efectuat de contabilul-șef al întreprinderii.

Registre contabile. Datele cuprinse în documentele contabile primare sunt supuse înregistrării și acumulării în timp util în registrele contabile.

Registre de contabilitate - cărți, carduri, reviste sau foi separate obținute cu ajutorul tehnologiei informatice, benzi magnetice, discuri, dischete și alte suporturi mașini destinate sistematizării și acumulării informațiilor conținute în documentele primare acceptate în contabilitate, pentru reflectarea asupra conturilor contabile și în situațiile financiare . Atunci când se mențin registre de contabilitate pe suporturi ale mașinii, ar trebui oferită posibilitatea de a le ieși pe suport de hârtie.

Omisiunile sau retragerile nu sunt permise la înregistrarea obiectelor contabile în registrele contabile, la înregistrarea obiectelor contabile imaginare și false în registrele contabile. Un obiect contabil imaginar este înțeles ca un obiect inexistent reflectat în contabilitate doar pentru aparență (inclusiv cheltuieli neîndeplinite, obligații inexistente, fapte ale vieții economice care nu au avut loc), un obiect contabil fals este înțeles ca un obiect reflectat în contabilitate în loc de un alt obiect cu pentru a-l acoperi (inclusiv afaceri false). Rezervele, fondurile prevăzute de legislația Federației Ruse și costurile creării lor nu sunt obiecte imaginare ale contabilității.

Contabilitatea se ține prin înscriere dublă în conturile contabile, dacă nu se stabilește altfel prin standardele federale. Nu este permisă ținerea conturilor contabile în afara registrelor contabile utilizate de entitatea economică.

Detaliile obligatorii ale registrului contabil sunt:

1) denumirea registrului;

2) denumirea entității economice care a întocmit registrul;

3) data începerii și încheierii ținerii registrului și (sau) perioada pentru care a fost întocmit registrul;

4) gruparea cronologică și (sau) sistematică a obiectelor contabile;

5) valoarea măsurării monetare a obiectelor contabile, indicând unitatea de măsură;

6) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu ţinerea registrului;

7) semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea registrului, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Formularele registrelor contabile se aprobă de către conducătorul unei entități economice la propunerea unui funcționar căruia i se încredințează contabilitatea. Formele de registre contabile pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.

În conformitate cu Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 (modificată la 2 iulie 2013), în cazurile în care legile federale și alte acte juridice de reglementare care au intrat în vigoare înainte de 1 iulie 2013 prevăd utilizarea unui semnătură electronică digitală, o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Registrul contabil se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.

Dacă legislația Federației Ruse sau acordul prevede depunerea registrului contabil unei alte persoane sau unui organism de stat pe hârtie, entitatea economică este obligată, la cererea altei persoane sau organism de stat, să facă, la pe cheltuială proprie, pe copiile hârtiei ale registrului contabil întocmite sub formă de document electronic.

În registrul contabil nu se admit corecții neautorizate de persoanele responsabile cu ținerea registrului menționat. Corectarea în registrul contabil trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea acestui registru, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, registrele contabile sunt retrase, inclusiv sub forma unui document electronic, în documentele contabile sunt incluse copii ale registrelor retrase realizate în modul stabilit de legislația Federației Ruse.

Indiferent de metoda de contabilizare, aceasta se bazează pe documentație, unde documentele joacă rolul de purtători primari de informații contabile (tranzacții comerciale finalizate). Gruparea, generalizarea și acumularea operațiunilor zilnice se realizează în registrele contabile elaborate de întreprinderi cu respectarea principiilor metodologice generale. Registrele în aparență sunt împărțite în fișe, foi libere și cărți, în conținut - în registre de contabilitate analitică, sintetică și combinate, adică combinând aceste două tipuri de contabilitate.

Clasificarea documentelor. Compoziția și analiza structurii documentelor pe această bază fac posibilă evaluarea raportului dintre volumele circulației documentelor interne și externe în organizație, analiza gradului de autonomie a activităților întreprinderii (calcularea raportului unităților de informații primite). și informații interne), evaluează activitatea de circulație a organizației în mediul extern (prin ponderea documentelor de ieșire).

Cu programare documentele sunt împărțite în documente administrative, executive, combinate și contabile.

manageriale documentele contin ordine, instructiuni privind producerea, efectuarea anumitor operatiuni comerciale (ordinele conducatorului intreprinderii si ale persoanelor autorizate de acesta sa efectueze operatiuni comerciale).

documente executive atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire (acte de acceptare) a materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind recepția de la muncitori a produselor finite etc. Documentele executive sunt semnate de către persoanele responsabile cu implementarea operațiunilor comerciale și pentru corectitudinea executării acestora în documente, de exemplu, șefi de atelier, șefi de depozit (magazieri), maiștri etc. .

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ: ordinele în numerar primite și ieșite; extrase de plată pentru eliberarea salariilor angajaților întreprinderii; rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile (detașate) etc.

Documente contabile se întocmesc în cazul în care nu există alte documente pentru evidența tranzacțiilor comerciale, sau la sintetizarea și prelucrarea documentelor executive și administrative. Acestea includ certificate, declarații de distribuție, calcule de rezerve, situații financiare etc.

Documentele folosite in contabilitate sunt si ele impartite in unică și acumulativă.

O dată documentele primare întocmesc fiecare tranzacție comercială și sunt întocmite într-o singură etapă.

Cumulativ documentele se întocmesc pe o anumită perioadă prin acumularea treptată a tranzacţiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează totalurile pentru indicatorii relevanți. Exemple de documente cumulative sunt comenzile de lucru lunare de două săptămâni, cardurile limită pentru eliberarea materialelor din depozitele întreprinderii etc. Documentele acumulate sunt un element al primei etape de sistematizare și generalizare a informațiilor contabile.

Unificarea și standardizarea documentelor.În prezent, se utilizează forme unificate, specializate și individuale de documente primare. Documentele unificate sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării operațiunilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diferite caracteristici ale industriei.

În formele unificate ale documentației contabile primare (cu excepția formularelor pentru contabilizarea tranzacțiilor cu numerar), organizația, dacă este necesar, poate introduce detalii suplimentare. Excluderea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.

Modificările introduse trebuie să fie formalizate prin documentul organizatoric și administrativ relevant al organizației. Documentele primare unificate tipice sunt emise în albume, în care sunt formate în contextul secțiunilor omogene ale contabilității și au propriul număr distinctiv.

Formele unificate ale documentației contabile primare pentru contabilitatea activelor fixe se aplică persoanelor juridice de toate formele de proprietate care operează pe teritoriul Federației Ruse (cu excepția organizațiilor de credit și a instituțiilor bugetare).

Formularele oferă zone de codificare a informațiilor, care sunt completate în conformitate cu clasificatorii întregi ruși:

documentatie de management - OKUD;

întreprinderi și organizații - OKPO;

mijloace fixe - OKOF.

Dacă este necesar, în scopul sistematizării suplimentare a indicatorilor pentru prelucrarea automată a datelor, pot fi introduse coduri suplimentare conform sistemului de codificare adoptat în organizație.

La fabricarea produselor necompletate pe baza formelor unificate de documentație contabilă primară, este permisă efectuarea de modificări în ceea ce privește extinderea și restrângerea coloanelor și adăugarea de linii (inclusiv cele gratuite) și foi libere pentru ușurința plasării și procesării informațiilor necesare . Suportul material al documentului poate fi un formular contabil sau un disc magnetic, în funcție de faptul că informațiile contabile sunt înregistrate pe hârtie sau pe suport magnetic.

Introducerea formelor unificate de documentație contabilă primară în organizațiile de pe teritoriul Federației Ruse ca element al politicii contabile se realizează de la începutul exercițiului financiar și trebuie să fie formalizată prin documentul organizatoric și administrativ relevant al organizației.

Formularele standard unificate intersectoriale sunt de natură intersectorială și sunt utilizate de toate organizațiile. Acestea sunt aprobate prin rezoluții ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse.

Formularele tipice de industrie unificată sunt forme specializate de documente destinate utilizării de către organizații din anumite industrii. Deci, în prezent, au fost elaborate și aprobate formulare tipizate de către Comitetul de Stat de Statistică pentru contabilizarea: operațiunilor comerciale;

operațiuni în organizații de alimentație publică; decontări de numerar cu populația folosind case de marcat;

construcții capitale și lucrări de reparații și construcții;

lucrări de mașini și mecanisme de construcții;

operațiuni în transportul rutier;

produse agricole si materii prime.

Formele individuale ale documentelor contabile primare sunt dezvoltate și utilizate într-o organizație care are operațiuni specifice care sunt inerente doar unui singur caz. Astfel de forme de documente trebuie să conțină și detalii obligatorii și să fie aprobate în ordinea privind politica contabilă a organizației.

Standardizarea documentelor este stabilirea dimensiunilor uniforme ale formularelor de documente similare, în conformitate cu rezoluția Comitetului de Stat al Federației Ruse pentru Standardizare și Metrologie din 03.03.2003 nr. 65-st „Cu privire la adoptarea și implementarea standardului de stat. al Federației Ruse”.

Cerințe pentru documente în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă” au fost introduse în vigoare la 1 iulie 2003.

De la 1 ianuarie 2013 nu sunt obligatorii formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formularelor unificate ale documentației contabile primare. În același timp, formele de documente utilizate ca documente contabile primare, stabilite de organismele autorizate în conformitate cu și pe baza altor legi federale, continuă să fie obligatorii pentru utilizare (de exemplu, documente de numerar).

Starea și perspectivele pentru introducerea „contabilității fără hârtie”.Întotdeauna au existat încercări de automatizare a contabilității - abacus, mașini de adăugare, calculatoare și, în sfârșit, computere cu programe concepute exclusiv pentru contabilitate. Dacă tehnologiile informatice moderne sunt utilizate corect și eficient, contabilitatea într-o organizație poate fi adusă la un nivel calitativ nou: stocați documentele pe hârtie într-o arhivă și lucrați exclusiv cu copiile lor electronice.

Conform Legii „Cu privire la contabilitate”, documentele primare trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Documentele contabile primare, registrele contabile, situațiile contabile (financiare), rapoartele de audit asupra acestuia sunt supuse păstrării de către organizații pe perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare. Documentele de politică contabilă, standardele unei entități economice, alte documente legate de organizarea și întreținerea contabilității, inclusiv instrumentele care asigură reproducerea documentelor electronice, precum și verificarea autenticității unei semnături electronice, sunt supuse stocării cel puțin cinci ani de la anul în care au fost utilizate pentru întocmirea situaţiilor contabile (financiare) pentru ultima dată.

Încă nu este posibil să se transfere complet contabilitatea la tehnologia fără hârtie cu scanarea tuturor documentelor primare, deoarece multe documente din anii precedenți trebuie să fie digitalizate, semnăturile electronice ale persoanelor care pot confirma autenticitatea documentelor, programe speciale de gestionare a documentelor electronice și multe altele. fi pregatit. Prin urmare, trecerea la „contabilitatea fără hârtie” se va face treptat, pe măsură ce termenele de păstrare a documentelor pe hârtie expiră.

S-au făcut deja multe în direcția reducerii circulației pe hârtie a documentelor. De exemplu, transferul facturilor și facturilor către furnizori și cumpărători. Practica contabilă actuală presupune producerea documentelor mai întâi în depozit (factură), apoi în departamentul de contabilitate (facturi, facturi), colectarea semnăturilor, trimiterea prin poștă sau curier.

Tehnologia informatică poate accelera semnificativ întregul proces. Depozitarul va completa documentul (factură, certificat de transfer sau certificat de acceptare) electronic, îl va introduce în program, contabilul va întocmi o factură, o va semna digital și o va trimite destinatarului. Programul informatic de gestionare a documentelor poate fi configurat pentru a controla plățile, atât din punct de vedere al timpului, cât și al volumului.

Toate acestea reduc volumul documentelor pe hârtie și facilitează găsirea informațiilor de care aveți nevoie.

Principalele sarcini cu care se confruntă serviciul de contabilitate al oricărei organizații sunt:

Formarea de informații complete și fiabile despre procesele de afaceri și rezultatele financiare ale activităților organizației, necesare managementului operațional, precum și pentru utilizarea acesteia de către investitori, creditori, autorități fiscale și financiare, bănci și alte părți interesate;

Asigurarea controlului asupra disponibilității și mișcării proprietății, utilizării resurselor materiale, forței de muncă și financiare în conformitate cu normele, standardele și estimările aprobate;

Prevenirea în timp util a fenomenelor negative în activitățile financiare și economice, identificarea și mobilizarea rezervelor din fermă.

Îndeplinirea acestor sarcini depinde în mod direct de completitudinea și actualitatea reflectării asupra conturilor contabile a tranzacțiilor comerciale efectuate de organizație în cursul activităților sale, care, la rândul său, este o consecință a documentării tranzacțiilor efectuate.

Fiabilitatea informațiilor contabile furnizate de departamentul de contabilitate al organizației utilizatorilor săi depinde de corectitudinea implementării acesteia. Prin urmare, în organizații, procesului de documentare a tranzacțiilor comerciale ar trebui să li se acorde o mare atenție nu numai de către angajații serviciilor de contabilitate, ci și de către angajații altor unități structurale, deoarece eficacitatea contabilității în organizații depinde de organizarea corectă a muncii cu documente care sunt confirmarea scrisă a faptului unei tranzacții comerciale (dovada legală a acestora).

Dacă organizația nu a creat un sistem de organizare și menținere a contabilității primare, atunci sistemul de management nu va funcționa eficient atunci când se iau deciziile de management necesare.

Unul dintre principiile de bază ale contabilității este că o tranzacție comercială care nu este executată corespunzător nu are loc ca eveniment economic legal (nu există obiect contabil).

În plus, trebuie acordată atenție faptului că autoritățile fiscale au dreptul de a atrage la răspundere administrativă funcționarii organizației vinovați de efectuarea contabilității cu încălcarea procedurii stabilite de lege.

Documentele primare sunt baza pentru reflectarea informațiilor privind tranzacțiile comerciale finalizate în registrele contabile. Documentele primare înregistrează faptul unei tranzacții comerciale. Principalele cerințe pentru documentația contabilă primară includ:

1) sunt acceptate în contabilitate numai acele documente care se întocmesc în forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentație primară.

În procesul de desfășurare a activităților financiare și economice, pentru a oficializa tranzacțiile comerciale finalizate, organizațiile trebuie să utilizeze formulare standard interdepartamentale ale documentelor primare aprobate de Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Statistică în modul prescris. Dacă este necesar, organizațiilor li s-a acordat dreptul de a dezvolta în mod independent forme separate de documente primare și registre contabile care nu se află în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare și albumele formelor de documente specializate specifice industriei (de exemplu, comerț și achiziții). acte pentru achizitionarea de materiale de la persoane fizice). În plus, este permisă efectuarea de modificări la formularele existente, detalierea și clarificarea acestora, precum și completarea detaliilor formularelor, cu condiția ca detaliile principale să rămână neschimbate;

2) documentele primare care să le dea forță juridică trebuie să aibă următoarele detalii obligatorii: denumirea documentului, data la care a fost întocmit documentul, numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul, conținutul activității; tranzacție, contoarele tranzacției comerciale în termeni fizici și monetari, numele posturilor persoanelor responsabile cu efectuarea unei tranzacții comerciale și corectitudinea executării acesteia, semnăturile personale ale acestor persoane.

Pe lângă detaliile obligatorii enumerate, în documentația contabilă primară pot fi indicate detalii suplimentare, a cărei natură este determinată de conținutul unei anumite operațiuni și al cărei scop este de a consolida control, cognitivȘi operațională valorile documentului:

Documentele contabile primare trebuie întocmite în momentul efectuării tranzacției, în cazuri excepționale – imediat după finalizarea acesteia;

Documentele primare ar trebui să reflecte toate informațiile necesare care vă permit să stabiliți cu exactitate conținutul și condițiile tranzacțiilor, adică devine necesară completarea tuturor detaliilor prevăzute sub formă de documente;

Corectările disponibile în documentația primară trebuie confirmate prin semnăturile persoanelor care au semnat documentele, indicând data la care au fost efectuate corecturile;

Completarea documentelor primare ar trebui să asigure siguranța înregistrărilor pentru timpul stabilit pentru păstrarea lor în arhivă.

Toate documentele utilizate în prezent în activitățile de afaceri pot fi clasificate în funcție de următoarele caracteristici principale:

1) cu programare:

administrativ- documente care conțin permisiunea de a efectua o anumită tranzacție comercială (ordinul șefului privind emiterea de fonduri conform raportului);

achitare- documente care contin informatii cu privire la executarea comenzii (proces de raportare);

contabilitate- documente care servesc la intocmirea evidentelor contabile in scopul utilizarii ulterioare in procesul contabil (calcularea angajamentelor din salarii);

combinate- documente care combină caracteristicile documentelor administrative, executive și contabile (decontul de plată pentru salarii);

material- Documente utilizate pentru înregistrarea operațiunilor privind mișcarea articolelor de inventar (ordin de primire);

monetar- documente destinate inregistrarii operatiunilor cu fonduri numerar si necash ale intreprinderii (ordin de plata);

aşezare- folosit pentru oficializarea relatiei de decontare a intreprinderii cu contrapartidele sale pentru obligatiile care au aparut (factura);

3) după volumul tranzacțiilor înregistrate:

primar- documente care conțin informații despre o tranzacție comercială (comenzi de numerar primite și ieșite);

consolidate- documente concepute pentru a rezuma informații despre întregul set de economie similare

operațiuni pentru o anumită perioadă de timp (raport de casierie);

4) prin utilizare:

o dată- documente utilizate pentru procesarea unei tranzacții comerciale unice (factură-cerință pentru eliberarea (deplasarea internă) materialelor);

finanţat- sunt utilizate pentru tranzacții comerciale multiple unice (card limit-fence);

5) după numărul de posturi luate în considerare:

one-lineers- documente care contin o pozitie contabila;

multilinie- documente care contin doua sau mai multe articole contabile (statul de plata);

6) locul compilarii:

intern- documente întocmite în cadrul organizației propriu-zise pentru înregistrarea tranzacțiilor interne de afaceri (împuternicire pentru primirea obiectelor de inventar);

extern- documente primite de la organizații terțe și care reflectă relația organizației cu contrapărțile acesteia (cereri-comenzi de plată);

7) metoda de umplere:

Completat manual;

Umplut cu ajutorul tehnologiei computerului.

În plus, toate tipurile de documentație contabilă enumerate pot fi grupate condiționat în funcție de următoarele criterii:

organizatorice si administrative- documente care reflectă problemele managementului general al organizației și activitățile sale de producție și operaționale. Aceste documente sunt întocmite de organele de conducere ale organizației;

decontare financiară- documente care contribuie la utilizarea rațională a fondurilor și rezumă informații despre situația financiară a organizației și distribuției;

cuplurile cu alți participanți la relațiile de piață. Acest tip de document este întocmit de serviciul de contabilitate al organizației;

documente de aprovizionare și vânzare- documente materiale.

Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primare primite în formă, verificarea aritmetică și verificarea pe fond.

Validarea formularului vă permite să vă asigurați că un formular al formularului corespunzător a fost utilizat pentru a procesa o anumită tranzacție comercială și că toate detaliile documentului sunt completate.

Verificare aritmetică este conceput pentru a detecta erorile care ar fi putut apărea la completarea documentului. Dacă se comit erori în documentele utilizate pentru procesarea tranzacțiilor cu numerar (comenzi de numerar de intrare și de ieșire) și documente bancare (cecuri, ordine de plată etc.), atunci aceste documente nu trebuie acceptate în contabilitate, ci trebuie reîntocmite, indiferent de natura erorii, deoarece corecțiile în numerar și în documentele bancare sunt interzise.

Verificare de fond este necesar pentru a stabili legalitatea și oportunitatea tranzacției comerciale în derulare.

Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale contrare legii și procedura stabilită pentru primirea, depozitarea și cheltuirea banilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru executare. În cazul în care departamentul de contabilitate primește astfel de documente primare, contabilul șef trebuie să notifice șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale. În caz de neînțelegere între șeful organizației și contabilul-șef în realizarea anumitor tranzacții comerciale, documentele contabile primare privind acestea pot fi acceptate spre executare dintr-un ordin scris al șefului organizației, care, în acest sens, este pe deplin responsabil pentru consecințele unor astfel de operațiuni și includerea datelor despre acestea în contabilitate și raportare financiară.

Documentele anexate ordinelor de numerar de credit și de debit, precum și documentele care au servit drept bază pentru calcularea salariului, sunt supuse anulării obligatorii cu ștampila sau inscripția scrisă de mână „Primit” sau „Plătit” care indică data (ziua, lună, an) .

Documentele primare sunt retrase pe baza unei decizii motivate a unui funcționar. Sechestrarea documentelor fără greșeală se efectuează în prezența martorilor și se întocmește într-un proces-verbal de sechestru, a cărui copie se predă contra primire șefului sau contabilului șef al organizației. Documentele sechestrate sunt enumerate și descrise în protocol sau în descrierile anexate acestuia cu indicarea exactă a denumirii și numărului documentelor ridicate.

Este imposibil să gestionezi orice întreprindere (fie că este un mic magazin sau o corporație de renume cu multe divizii) dacă acolo nu este stabilită contabilitatea - contabilă, operațională, statistică. Orice tip de contabilitate are propria sa bază - un document. Așa cum nu există casă fără fundație, la fel nu există contabilitate fără documente, iar managementul competent și eficient este imposibil fără o analiză cuprinzătoare a informațiilor obținute prin contabilitate, contabilitate operațională și statistică.

Documentele primare sunt în mod inerent diferite, dar pot fi împărțite în două tipuri. În primul rând - documente de fundare (contracte, facturi, facturi, cereri de servicii), reglementarea tranzacţiilor cu contrapărţile (clienți). Aceste documente sunt create în sistem pentru a lega documentele însoțitoare pentru circulația mărfurilor, a serviciilor și a documentelor de plată și, prin urmare, nu necesită înregistrarea în conturi. Al doilea tip de documente sunt documentele de însoțire (facturi, acte, ordine de depozit, ordine de plată, ordine de numerar etc.) care însoțesc circulația mărfurilor (serviciilor) și a fondurilor. Afișările care reflectă esența operațiunii în termeni valorici pot fi clasificate ca astfel de documente.

Documentele de bază sunt în mare parte legate de contabilitatea operațională, în timp ce documentele însoțitoare sunt legate de toate tipurile de contabilitate. Documentele de bază pot fi în una dintre cele trei stări: în curs, executabile și închise. Cele executate sunt folosite doar pentru planificarea achizitiilor si vanzarilor si nu sunt incluse in cifra de afaceri economica, nu sunt supuse controlului graficului de executie. Documentele executabile sunt folosite pentru generarea facturilor și actelor de muncă (servicii) pe baza acestora și sunt incluse și în controlul termenelor de executare și de calcul a amenzilor. Puteți efectua orice acțiuni asupra unui document în starea „Executabil”: introduceți datele plății efective și livrării mărfurilor; generează facturi și acte pentru serviciile aferente acestui document, precum și documentele de plată; emit comenzi de depozit legate de facturi. Un document în această stare poate fi numit un document de lucru, deoarece este baza pentru crearea unui lanț de documente însoțitoare asociate acestuia.

După îndeplinirea reglementărilor (plata și livrarea mărfurilor din depozite), documentul poate fi transferat în starea „Închis”. Ca atare, nu este procesat de sistem (este stocat în arhivă). Închiderea documentului de bază se efectuează pe baza datelor din raportul privind contractele încheiate numai dacă nu există nicio datorie asupra acestuia.

Puteți verifica automat utilizarea documentelor de bază. Documentele pentru care nu au existat operațiuni după data specificată sunt șterse din sistem după confirmarea de către utilizator.

Crearea documentelor însoțitoare bazate pe baza de documente executabilă poate fi realizată simultan folosind o funcție specială. În oricare dintre documentele însoțitoare, la cererea utilizatorului, este posibilă crearea unei facturi (aproape toate informațiile despre aceasta se completează automat din documentul anterior), iar din factură, operațiunea efectuată poate fi înregistrată în carte de cumpărare sau vânzări.

În managementul vânzărilor, întregul lanț de documente „factură > factură > comandă depozit” poate fi creat la emiterea unei facturi fără tranziții suplimentare.

Facturile și actele generate automat sunt disponibile pentru editare ulterioară, necesitatea cărora poate apărea în cazul livrării incomplete sau livrării mai multor documente însoțitoare. La generarea următorului document de însoțire pe baza bazei de documente, sistemul ia în considerare automat livrările efectuate anterior. La crearea facturilor pentru o vacanță, disponibilitatea mărfurilor care se eliberează este controlată de secțiile de depozitare: depozit - persoană responsabilă material - lot. Pentru a facilita lucrul cu un flux mare de documente, este posibil să se genereze comenzi de depozit atât pentru o singură factură, cât și pentru un grup de facturi.

În cazul unei discrepanțe între caracteristicile mărfurilor specificate în factură, de exemplu, defecte, termene de expirare etc., se generează o factură de retur și o comandă de depozit.

Datorită faptului că executarea documentelor primare care reglementează tranzacția poate fi efectuată în momente diferite și de către diferiți angajați, este utilă verificarea periodică a conformității acestora. Sistemul oferă o gamă largă de opțiuni pentru un control complet.

Au fost implementate functiile de control al conformitatii documentelor-baze si foi de parcurs, conosament si comenzi de depozit. Ca urmare a executării lor, sunt generate rapoarte de diferite grade de detaliu. La solicitarea programului, puteți include în rapoarte doar documente pentru care au fost identificate neconcordanțe.

Dacă, conform documentului-bază de vânzare, sumele de plată au fost înregistrate pe articole de factură, atunci raportul conține coloana „Plată”, care arată sumele de plată pentru fiecare factură.

La generarea automată a documentelor de plată din modulele buclei de control operațional, este posibil să selectați tipul de document de plată (rubla sau valută), să setați data, să ajustați suma (în mod implicit, soldul neplătit al sumei totale de bază). documentele sunt acceptate), generați documente de plată pentru un grup de documente selectate.

Lucrările ulterioare cu documentul de plată - introducerea datei de plată și efectuarea înregistrărilor - se efectuează în bucla contabilă. Desigur, documentele de plată pot fi introduse direct în circuitul contabil și, în același timp, pot stabili legătura lor cu documentele de bază. În toate cazurile, sunt posibile atât o plată pentru mai multe documente, cât și mai multe plăți pentru un document.

Mai mult, contabilitatea decontărilor reciproce în bunuri (servicii) a fost implementată și în mai multe moduri. În primul rând, puteți întocmi un acord de barter incluzând două contracte executabile încheiate anterior: de cumpărare și de vânzare. Pe baza legăturii stabilite între contracte se efectuează rambursarea datoriilor reciproce la plăți. În al doilea rând, puteți lega o factură de vacanță cu un contract de cumpărare și invers, atunci atât părțile debite, cât și cele de credit ale raportului privind contractele încheiate vor conține documente de expediere.