introduzione
La pratica di produzione è stata approvata presso Chisty Grad LLC. Tipo di attuazione dell'attività principale: la prestazione di opere e servizi connessi alla pulizia del territorio e alla manutenzione della viabilità e della viabilità cittadina.
La pratica industriale, finalizzata all'applicazione pratica delle competenze acquisite nel processo di apprendimento, ha consentito di consolidare le conoscenze acquisite.
Durante il mio tirocinio, i miei obiettivi erano studiare:
Documentazione sulla contabilità della proprietà dell'organizzazione, i dettagli principali dei documenti, i tipi di documenti;
L'ordine dei termini di conservazione dei documenti dell'organizzazione;
· Conservazione dei registri dei fondi dell'organizzazione;
· Conservazione dei registri dei materiali;
· Conservazione dei registri delle merci;
· Tenere traccia dei costi di produzione;
· Conservazione dei registri delle spese di vendita;
· Conservazione dei registri dei prodotti finiti;
· Conservazione dei registri delle immobilizzazioni e delle attività immateriali;
· Tenuta dei registri degli investimenti finanziari;
· Conservazione dei registri dei crediti dell'organizzazione.
Caratteristiche dell'organizzazione Chisty Grad LLC
Studiare la politica contabile dell'organizzazione
Disposizioni generali
Società a responsabilità limitata "Chisty Grad", di seguito denominata Società, costituita in conformità con il codice civile della Federazione Russa, la legge federale "Sulle società a responsabilità limitata", altri regolamenti che disciplinano la costituzione e il funzionamento di imprese nella Federazione Russa e la decisione di costituire la Società.
Il documento fondativo della Società è la Carta.
Ragione sociale completa della società in russo: Società a responsabilità limitata "Chisty Grad". Nome dell'azienda abbreviato in russo: Chisty Grad LLC.
Sede dell'azienda: Federazione Russa, Pskov, st. Dekabristov, 19 anni, ufficio 100.
Stato giuridico della società
La Società ha i diritti di persona giuridica dal momento della sua registrazione statale secondo la procedura stabilita. La Società possiede beni separati iscritti nel proprio bilancio autonomo, può acquisire ed esercitare per proprio conto diritti patrimoniali e non personali, assumere obblighi, essere querelante e convenuto in tribunale. L'azienda ha un sigillo rotondo contenente il nome completo dell'azienda in russo, un'indicazione dell'ubicazione dell'azienda. La Società ha diritto ad avere francobolli, carta intestata con la propria ragione sociale, il proprio stemma, nonché un marchio registrato secondo le modalità prescritte.
La società mantiene un elenco dei membri della società.
La Società risponde dei propri obblighi con tutti i suoi beni.
La Società non è responsabile per gli obblighi dei suoi membri.
I partecipanti alla società non sono responsabili delle proprie obbligazioni e sopportano il rischio di perdite legate alle attività della società entro il valore delle loro azioni nel capitale autorizzato della società.
In caso di insolvenza (fallimento) della società per colpa dei suoi partecipanti o per colpa di altri soggetti che hanno la possibilità di determinare le sue azioni, detti partecipanti o altri soggetti, in caso di insufficienza patrimoniale della società, possono essere ceduta una responsabilità sussidiaria per i propri obblighi.
Scopo e oggetto dell'attività
La società è un'organizzazione commerciale il cui scopo è quello di realizzare un profitto.
La Società ha i diritti e gli obblighi civili necessari per l'attuazione di qualsiasi tipo di attività non vietata dalle leggi federali.
Oggetto dell'attività dell'impresa è l'attività economica connessa alla pulizia del territorio e alla manutenzione della viabilità e della viabilità della città di Pskov:
1. Raccolta rifiuti di strade, marciapiedi e territori adiacenti;
2. Falciare l'erba dei bordi delle strade e delle aree verdi entro i confini delle strade e degli svincoli stradali della città;
3. Riparazione di buche del manto stradale;
4. Riparazione e manutenzione dei padiglioni delle fermate dei mezzi pubblici;
5. Manutenzione e installazione di nuova segnaletica stradale e altri mezzi di controllo del traffico;
6. Manutenzione delle recinzioni pedonali ed elettriche;
7. Attività simile.
La società ha il diritto di svolgere l'attività economica all'estero secondo le modalità previste dalla legge.
Le attività che richiedono licenze o permessi speciali vengono svolte solo dopo che sono state ottenute.
Capitale autorizzato della Società
Per garantire le attività della società, è stato formato un capitale autorizzato per un importo di 100.000 (centomila) rubli. Il capitale autorizzato è costituito dal valore nominale delle azioni dei suoi partecipanti.
Documentazione delle transazioni commerciali
La documentazione nella contabilità dell'organizzazione "Chisty Grad" LLC viene utilizzata come metodo di registrazione primaria e registrazione legale degli oggetti osservati, ad es. un metodo di riflessione primaria dell'influenza dei fatti compiuti della vita economica sullo stato degli oggetti di contabilità
Il documento contabile deve essere redatto al momento dell'operazione economica e, se ciò non è possibile, la sua compilazione è obbligatoria subito dopo la conclusione dell'operazione economica di osservazione.
I documenti differiscono sia nella forma che negli indicatori che determinano il contenuto delle transazioni in essi registrate. I principali indicatori di documenti che caratterizzano l'essenza delle operazioni sono chiamati dettagli.
I dettagli sono un elemento informativo che trasporta un carico significativo indipendente (ad esempio, tipo di materiale, unità di misura, ecc.).
Le differenze nelle forme e nel contenuto dei documenti determinano le peculiarità del loro utilizzo nel lavoro contabile. Pertanto, al fine di agevolare l'elaborazione dei documenti contabili, gli stessi sono raggruppati secondo caratteristiche omogenee.
Le caratteristiche principali della classificazione dei documenti sono lo scopo, il volume delle transazioni commerciali registrate (l'ordine di formazione), il metodo di utilizzo, il luogo di compilazione.
I documenti contabili non hanno valore autonomo. Sono compilati sulla base di documenti amministrativi ed esecutivi e sono un mezzo tecnico per sistematizzare i conti.
I documenti di registrazione contabile sono anche documenti redatti da un contabile per la preparazione e la semplificazione delle registrazioni contabili ai fini di un ulteriore utilizzo nel processo contabile (ad esempio rendiconti contabili, calcoli, ecc.). Tali documenti sono utilizzati solo nel reparto contabilità di questa organizzazione. Il contenuto e le forme di questi documenti dipendono dai mezzi tecnici utilizzati nel lavoro contabile, dalla natura e dall'elenco degli indicatori della contabilità sintetica e analitica.
Quando si raggruppano i documenti contabili in base al volume delle transazioni commerciali riflesse, si distinguono i documenti primari e consolidati.
Primari sono i documenti che redigono i fatti della vita economica al momento del loro completamento. Questi documenti sono all'inizio della catena tecnologica del processo contabile. Costituiscono la base della contabilità primaria, perché il fatto della vita economica è registrato nel documento primario attraverso l'osservazione e la misurazione preliminare. Primario include la maggior parte dei documenti contabili che elaborano le transazioni commerciali (ad esempio, incassi e spese, certificati di accettazione, fatture e così via).
I documenti di sintesi registrano dati sui fatti della vita economica da diversi documenti primari. L'uso di documenti consolidati è associato alla necessità di sintetizzare i dati dei documenti primari e ottenere indicatori consolidati o ottenere informazioni aggiuntive sulle transazioni commerciali che sono registrate e le riflettono in contabilità nelle sezioni pertinenti. Un esempio di documento consolidato possono essere le relazioni di cassa (relazioni di cassa), che riepilogano le informazioni sugli ordini di cassa in entrata e in uscita e i documenti ad essi allegati; rapporti sulle merci compilati sulla base di documenti primari sulla ricezione e la spesa di beni materiali, ecc.
I documenti contabili primari e di sintesi possono essere redatti sia su supporto cartaceo che su supporto macchina. Se il documento viene redatto su un supporto macchina, è necessario prepararne contemporaneamente una copia su carta. Questa condizione è preservata anche se è richiesto che le forze dell'ordine e gli organismi esercitino il controllo in conformità con la legge applicabile.
In base al luogo di compilazione, i documenti sono divisi in esterni e interni.
I documenti esterni sono considerati documenti redatti al di fuori di questa organizzazione, ad es. documenti ricevuti da altre organizzazioni: fatture - requisiti di pagamento dei fornitori; estratti conto bancari di regolamento e conti in valuta; atto di esecuzione, ecc.
Gli interni sono documenti che, indipendentemente dal loro scopo, sono redatti all'interno di una determinata organizzazione.
Solo i documenti correttamente eseguiti sono accettati per la contabilità nell'organizzazione.
Quando si documentano le transazioni commerciali, i documenti devono essere di buona qualità, contenere dati affidabili sul volume e sui tempi delle transazioni commerciali. I funzionari che hanno firmato il documento sono responsabili dell'accuratezza dei dati.
I documenti devono essere compilati in modo chiaro, chiaro, con inchiostro o con l'ausilio di mezzi tecnici. Non consentono cancellazioni e modi non autorizzati per correggere i dati scritti. Gli errori commessi nei documenti devono essere corretti barrando il testo o il numero errato con una riga in modo da poter leggere i dati corretti e corretti scritti sopra. La correzione dell'errore deve essere concordata e confermata dalla firma delle persone che hanno firmato il documento, indicando la data in cui è stata effettuata la correzione.
Per l'emissione di alcuni documenti contabili, viene stabilito un controllo speciale attraverso la compilazione di matrici di assegni, ricevute di ordini ed emissione di copie carbone dei documenti. Tale controllo viene effettuato al fine di prevenire la commissione di operazioni scorrette ed illecite, per prevenire, se possibile, casi di appropriazione indebita, furto ed altri abusi da parte di funzionari.
I documenti contabili redatti nel modo prescritto vengono trasferiti all'ufficio contabilità per la loro ulteriore elaborazione e riflessione nella contabilità delle transazioni da loro eseguite. Dopo l'uso, i documenti vengono trasferiti all'archivio per la conservazione.
Si chiama circolazione documentale il processo di circolazione dei documenti contabili dal momento in cui sono emessi (redatti, originati), uso operativo, elaborazione contabile, registrazione nelle scritture contabili e fino al loro deposito in archivio per la conservazione.
Entrati nel reparto contabilità, i documenti contabili vengono verificati principalmente nel merito dell'operazione e della correttezza del documento.
La verifica nel merito dell'operazione consiste nella verifica della conformità dell'operazione conclusa, eseguita dall'atto, alle vigenti disposizioni di legge. Tale verifica costituisce uno dei più importanti mezzi di controllo da parte del personale contabile sull'osservanza della legalità e della fattibilità economica delle operazioni svolte.
Quando si verifica la correttezza delle pratiche burocratiche, viene determinato se il documento è redatto nella forma prescritta, se tutti i suoi dettagli sono compilati correttamente, se vengono osservate le regole per correggere gli errori nel documento, l'autenticità delle firme dei funzionari, ecc. . I documenti redatti in violazione delle regole stabilite vengono restituiti per l'ulteriore elaborazione.
Nell'archivio dell'organizzazione, i documenti contabili sono conservati per i periodi stabiliti dal Servizio archivistico federale. Il periodo minimo di conservazione dei documenti contabili nell'archivio dell'organizzazione è di 5 anni. Per i singoli documenti sono stabiliti diversi periodi di conservazione. Ad esempio, i conti personali dei dipendenti di un'organizzazione devono essere conservati per 75 anni, le procure per ricevere fondi e inventario - 3 anni, ecc.
Trascorso il periodo di conservazione, i documenti particolarmente importanti vengono consegnati al locale Archivio di Stato, mentre il resto viene distrutto. Il trasferimento di documenti all'Archivio di Stato è annotato nel libro d'archivio con riferimento ai documenti attestanti tale trasferimento.
Il ritiro di documenti primari dall'organizzazione è consentito solo dagli organi d'inchiesta, dalle indagini preliminari, dall'ufficio del pubblico ministero e dai tribunali, dall'ispettorato fiscale sulla base della decisione di questi organi in conformità con l'attuale legislazione di procedura penale russa. Il sequestro di documenti è documentato in un protocollo, copia del quale viene consegnata contro ricevuta al responsabile dell'organizzazione e al capo contabile. Il capo contabile o altro funzionario ha il diritto, previa autorizzazione e in presenza di rappresentanti degli organi che effettuano il sequestro, di fare copia degli atti indicando il motivo e la data del sequestro.
In caso di perdita o distruzione di documenti contabili, il capo dell'organizzazione nomina una commissione per indagare sui motivi della perdita o della distruzione di documenti. Nei casi necessari, sono invitati a partecipare ai lavori della commissione, come previsto dall'ordinanza, i rappresentanti degli organi investigativi di protezione e della Vigilanza antincendio dello Stato. I risultati dei lavori della commissione sono formalizzati da un atto, approvato dal capo dell'organizzazione.
I requisiti del capo contabile (di seguito denominato capo contabile si intendono anche i soggetti che tengono le scritture contabili nei casi previsti dalle lettere “b”, “c”, “d” del comma 7 del presente Regolamento) per la documentazione delle transazioni commerciali e l'invio di documenti e informazioni al servizio di contabilità sono obbligatori per tutti i dipendenti dell'organizzazione.
(vedi testo nell'edizione precedente)
A seconda della natura dell'operazione, dei requisiti degli atti normativi, delle linee guida metodologiche per la contabilità e della tecnologia per l'elaborazione delle informazioni contabili, nei documenti primari possono essere inclusi ulteriori dettagli.
14. L'elenco delle persone abilitate alla firma dei documenti contabili primari è approvato dal capo dell'organizzazione d'intesa con il capo contabile.
I documenti che ufficializzano le transazioni commerciali con denaro contante sono firmati dal capo dell'organizzazione e dal capo contabile o da persone da essi autorizzate.
Senza la firma del capo contabile o di una persona da lui autorizzata, i documenti monetari e di regolamento, le obbligazioni finanziarie e creditizie sono considerati nulli e non devono essere accettati per l'esecuzione (ad eccezione dei documenti firmati dal capo dell'organo esecutivo federale, il le cui caratteristiche progettuali sono determinate da istruzioni separate del Ministero delle finanze della Federazione Russa) . Con gli obblighi finanziari e creditizi si intendono i documenti che redigono gli investimenti finanziari dell'ente, i contratti di prestito, i contratti di prestito e gli accordi conclusi su un prestito merceologico e commerciale.
In caso di disaccordo tra il capo dell'organizzazione e il capo contabile sull'attuazione di determinate transazioni commerciali, i documenti contabili primari su di essi possono essere accettati per l'esecuzione con un ordine scritto del capo dell'organizzazione, che si assume la piena responsabilità delle conseguenze di tali operazioni e l'inclusione dei dati sulle stesse nella contabilità e nella rendicontazione.
15. Il documento contabile primario deve essere redatto al momento dell'operazione d'affari e, se ciò non è possibile, immediatamente dopo il completamento dell'operazione.
Quando si vendono beni, prodotti, lavori e servizi utilizzando i registratori di cassa, è consentito redigere un documento contabile primario almeno una volta al giorno dopo il suo completamento sulla base di incassi.
La creazione dei documenti contabili primari, la procedura e i termini per il loro trasferimento per la riflessione in contabilità vengono eseguiti secondo il programma del flusso di lavoro approvato dall'organizzazione. L'esecuzione tempestiva e di alta qualità dei documenti contabili primari, il loro trasferimento entro i termini stabiliti per la riflessione in contabilità, nonché l'affidabilità dei dati in essi contenuti, è assicurata dalle persone che hanno compilato e firmato tali documenti.
16. Non è consentito apportare correzioni a contanti e documenti bancari. Ad altri documenti contabili primari possono essere apportate rettifiche solo previo accordo con i soggetti che hanno compilato e sottoscritto tali documenti, che devono essere confermati dalle firme dei medesimi, indicando la data in cui sono state apportate le rettifiche.
17. Al fine di controllare e snellire il trattamento dei dati relativi alle operazioni commerciali, possono essere redatti documenti contabili consolidati sulla base di documenti contabili primari.
18. I documenti contabili primari e consolidati possono essere redatti su supporto cartaceo ea macchina. In quest'ultimo caso, l'organizzazione è obbligata a produrre a proprie spese copie cartacee di tali documenti per gli altri partecipanti alle transazioni commerciali, nonché su richiesta degli organi che esercitano il controllo in conformità con la legislazione della Federazione Russa, il tribunale e l'ufficio del pubblico ministero.
Un documento è un messaggio informativo (certificato) codificato in un certo modo e fissato su un apposito supporto, attestante che il fatto della vita economica o esiste, o è commesso, o deve essere commesso.
Documenti contabili primari: un certificato scritto di una transazione commerciale completata o che dà il diritto di eseguirla. Secondo la legge "On Accounting" del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ, tutte le transazioni commerciali devono essere registrate sulla base di documenti giustificativi.
Dal 1° gennaio 2013 non sono obbligatori i moduli dei documenti contabili primari contenuti negli album dei moduli unificati dei documenti contabili primari. Allo stesso tempo, continuano ad essere obbligatorie le forme di documenti utilizzati come documenti contabili primari, stabiliti da organismi autorizzati ai sensi e sulla base di altre leggi federali (ad esempio, documenti di cassa) (informazioni del Ministero delle finanze di Russia N PZ-10/2012).
Ogni fatto della vita economica è soggetto a registrazione da parte del documento contabile primario. Non è consentito accettare documenti contabili che documentino fatti di vita economica non avvenuti, ivi comprese quelle sottostanti operazioni immaginarie e simulate.
I dettagli obbligatori del documento contabile primario sono:
1) il nome del documento;
2) data di redazione del documento;
3) il nome del soggetto economico che ha redatto il documento;
5) il valore della misura naturale e (o) monetaria del fatto della vita economica, con indicazione delle unità di misura;
6) il titolo della posizione del soggetto (persone) che ha effettuato (hanno portato a termine) l'operazione, operazione e responsabile (responsabile) della sua esecuzione, ovvero il titolo della posizione del soggetto (persone) responsabile (responsabile) del registrazione dell'evento;
7) firme dei soggetti preposti all'effettuazione delle operazioni, con indicazione dei loro cognomi e iniziali o altri dati necessari all'identificazione di tali soggetti.
Il documento contabile primario deve essere redatto al momento del fatto della vita economica, e se ciò non è possibile, immediatamente dopo il suo completamento. Il responsabile della registrazione del fatto della vita economica assicura il tempestivo trasferimento dei documenti contabili primari per la registrazione dei dati in essi contenuti nei registri contabili, nonché l'affidabilità di questi dati. L'incaricato della contabilità e il soggetto con il quale è concluso il contratto per la prestazione di servizi di contabilità non rispondono della conformità dei documenti contabili primari compilati da altri soggetti ai fatti compiuti della vita economica.
Le forme dei documenti contabili primari sono determinate dal capo dell'entità economica su proposta del funzionario incaricato della contabilità. I moduli dei documenti contabili primari per le organizzazioni del settore pubblico sono stabiliti in conformità con la legislazione di bilancio della Federazione Russa.
Conformemente alla legge federale del 04.06.2011 N 63-FZ "Sulla firma elettronica" (modificata il 07.02.2013), nei casi in cui le leggi federali e altri atti normativi entrati in vigore prima del 1° luglio 2013 prevedono la uso della firma digitale elettronica, viene utilizzata una firma elettronica qualificata avanzata.
Il documento contabile primario è redatto su carta e (o) sotto forma di documento elettronico firmato con firma elettronica.
Se la legislazione della Federazione Russa o un accordo prevede la presentazione di un documento contabile primario a un'altra persona o a un ente statale su carta, un'entità economica è obbligata, su richiesta di un'altra persona o ente statale, a proprie spese , di eseguire copie cartacee del documento contabile primario redatto sotto forma di documento elettronico.
Le correzioni sono consentite nel documento contabile primario, se non diversamente stabilito dalle leggi federali o dagli atti normativi degli organismi di regolamentazione della contabilità statale. La rettifica nel documento contabile primario deve contenere la data della rettifica, nonché le firme delle persone che hanno redatto il documento in cui è stata effettuata la rettifica, indicando i loro cognomi e iniziali o altri dettagli necessari per identificare tali persone.
Se, in conformità con la legislazione della Federazione Russa, vengono ritirati i documenti contabili primari, anche sotto forma di documento elettronico, le copie dei documenti ritirati realizzate secondo la procedura stabilita dalla legislazione della Federazione Russa sono incluse in documenti contabili.
L'elenco delle persone autorizzate a firmare i documenti contabili primari è approvato dal capo dell'impresa d'intesa con il capo contabile.
Tipologie di audit di documenti contabili. Tutti i documenti primari ricevuti dall'ufficio contabilità devono essere controllati in forma, aritmeticamente e in sostanza: questa è una delle fasi dell'elaborazione contabile. Nel corso di un controllo formale, viene rilevato se è stato utilizzato un modulo dell'apposito modulo, se sono indicati tutti i dettagli necessari, se il documento contiene le firme necessarie, se sono presenti cancellature, macchie e correzioni non specificate. Il controllo del conteggio consente di stabilire la correttezza dei calcoli aritmetici, i risultati della tassazione. La finalità della verifica sostanziale è quella di individuare la liceità e l'opportunità dell'operazione commerciale registrata nel documento. Verifica inoltre se l'operazione è stata effettivamente eseguita e nella misura indicata. Se vengono rilevati errori in contanti e documenti bancari, devono essere riscritti, non sono consentite correzioni. Non è consentito eseguire operazioni contrarie alla legge e alle procedure stabilite per il trattamento di denaro contante e altri valori.
Metodi di controllo:
solido
selettivo
Solido, ovviamente, questo è l'intero primario per il periodo in esame. Durante gli audit, di norma, rientrano in essa la cassa, la banca, lo stipendio del dirigente e il capo contabile.
Metodo selettivo: controllo di una certa parte della matrice di documenti, se, ad esempio, si tratta di rapporti anticipati, quindi a discrezione dell'ispettore, documenti per mesi pari, per un certo trimestre o rapporti di tale e tale numero a così e così, in genere, tutto dipende dalle fantasie dell'ispettore e da quanto ammette che si possono avere errori e violazioni in questo ambito (il cosiddetto grado di rischio di audit).
Quanto ai modi.
1. Verifica del documento stesso:
ü la presenza di dati obbligatori - data, firme dei responsabili, contenuto dell'operazione, ecc.
ü controllo logico - confronto del contenuto dell'operazione e del costo; caratteristiche fisiche riflesse con la quantità del documento; la data del documento e il periodo a cui è allegato;
liceità dell'operazione o sua fattibilità economica;
ü verifica aritmetica - se sono presenti totali con la somma delle posizioni, fatturati per giornali con fatturati in contabilità generale, ecc.
2. Inventario - confronto dei dati contabili con la disponibilità effettiva.
3. Procedure analitiche - molte tecniche diverse, ad esempio, confrontando il volume di produzione e il consumo di risorse: elettricità, materiali, ecc.
4. L'uso di fonti di informazione esterne - un controllo incrociato (documenti e (o) informazioni sono richiesti a controparti, autorità di regolamentazione).
Flusso di documentiè un sistema per creare, interpretare, trasmettere, ricevere e archiviare documenti in un'organizzazione dal momento in cui vengono creati o ricevuti fino al completamento dell'esecuzione o dell'invio. Il sistema elettronico di gestione dei documenti controlla l'esecuzione del lavoro con i documenti e protegge la documentazione da accessi non autorizzati.
Flusso di documenti- questo è uno degli strumenti di gestione aziendale che serve per lo scambio di informazioni elettroniche sia all'interno dell'impresa (tra dipendenti dell'impresa) che con controparti esterne. C'è anche qualcosa come "lavoro d'ufficio", che è spesso usato come sinonimo del termine "flusso di documenti", ma dovrebbero essere separati. Il lavoro d'ufficio è un insieme di misure in un'organizzazione per il supporto documentale della gestione. Il termine "flusso di documenti", a sua volta, descrive il movimento di documenti nell'ambito del supporto documentale per la gestione.
Flusso di documenti in un'organizzazione possono essere sia centralizzati che presentati a livello di dipartimenti specifici. In un flusso di lavoro centralizzato vengono considerate tre tipologie principali di documenti: in entrata (da controparti esterne), in uscita (dai reparti) e interni (per la distribuzione all'interno dell'organizzazione).
Ci sono una serie di fasi principali flusso di lavoro:
ü Redigere un documento (quando si effettua una transazione commerciale)
ü Trasferimento all'ufficio contabilità
ü Verifica dei documenti accettati da un contabile
ü Fiscalità, raggruppamento e sistematizzazione del documento nell'ufficio contabilità
ü Deposito in archivio (l'ultima fase del ciclo di vita di un documento all'interno del flusso di lavoro)
Il principale problema di comunicazione di un'impresa di medio livello è il problema associato flusso di documenti. Il flusso dei documenti può essere di scarsa qualità, inaffidabile, non formalizzato, ecc. Questi problemi sono una fonte di perdita di informazioni, costi improduttivi delle risorse aziendali, che si esprimono in definitiva in perdite finanziarie. Il mezzo di regolamentazione (normalizzazione) dell'interazione in tale impresa è l'ottimizzazione del flusso di lavoro e la sua successiva automazione, ad es. creazione sistemi elettronici di gestione dei documenti (o EDMS). Allo stesso tempo, l'automazione del flusso di lavoro avviene spesso in parallelo con l'impostazione e l'automazione della contabilità nell'azienda.
I sistemi di automazione del flusso di lavoro sono diventati ampiamente utilizzati all'estero prima che in Russia, rispettivamente, e si è sviluppata la propria terminologia, che descrive varie aree della gestione elettronica dei documenti. Esiste un'intera classe di prodotti per l'automazione del flusso di lavoro, i cosiddetti sistemi elettronici di gestione dei documenti o EDMS.
Sulla piattaforma più diffusa in Russia "1C:Enterprise 8.2." Completare gestione dei documenti su 1Cè apparso insieme alla creazione della piattaforma 1C:Enterprise 8, quando la distribuzione della famiglia di programmi 1C è stata riorientata da segmenti di piccole e medie imprese e imprese. Gestione elettronica dei documentiè un attributo di un sistema informativo completo.
I prodotti software basati sulla piattaforma 1C sono tradizionalmente forti nel campo della contabilità e della gestione. A causa di ciò gestione dei documenti su 1C ha una serie di vantaggi aggiuntivi. Questi includono l'integrazione completa con credenziali - documenti e directory, senza la quale è impossibile costruire un sistema di automazione integrata dei processi aziendali.
Esistono numerose applicazioni standard del sistema di gestione elettronica dei documenti 1C, ad esempio l'automazione dei lavori in appalto. Ma la soluzione di attività come flusso di lavoro del personale, lavoro con viaggi di lavoro e rapporti anticipati, richieste di fondi, processi di supporto per vendite, acquisti, flusso di lavoro di produzione e magazzino può essere risolta solo in un unico sistema informativo con un programma di contabilità. Ad esempio, sulla piattaforma 1C 8.2. il sistema di gestione elettronica dei documenti ": Process Management" può lavorare in un unico database con il prodotto "1C: Payroll and Personnel Management" o "1C: Production Enterprise Management", che consente di risolvere in modo completo entrambi i compiti funzionali (ad esempio assunzioni ) e contabili (per competenza) e gestionali (prendere una decisione motivazionale per aumentare lo stipendio o una sanzione), e le attività di interazione e trasferimento delle informazioni (trasferimento del documento lungo il percorso, associato alla tempestiva comunicazione di tutti i partecipanti interessati alla processo secondo la procedura precedentemente approvata). La funzionalità dei prodotti software che risolve i problemi di interazione è standard anche per i sistemi di gestione elettronica dei documenti.
Il controllo delle risorse aziendali, la gestione e l'organizzazione del corretto funzionamento dei dipartimenti, l'ottimizzazione e il miglioramento del lavoro dell'impresa sono risolti utilizzando un sistema elettronico di gestione dei documenti.
I moduli dei moduli di atti primari classificati come forme di responsabilità rigorosa devono essere numerati secondo le modalità prescritte dai ministeri e dai dipartimenti (numerazione, metodo tipografico).
La responsabilità della tempestiva e corretta preparazione dei documenti, dell'accuratezza dei dati, nonché del tempestivo trasferimento dei documenti all'ufficio contabilità, è a carico delle persone che hanno compilato e firmato tali documenti.
Le regole di flusso dei documenti e la tecnologia di elaborazione delle informazioni contabili sono approvate come parte del principio contabile adottato dall'impresa. Per l'organizzazione razionale del flusso di lavoro nell'azienda, il programma del flusso di lavoro deve essere approvato per ordine (istruzione) del capo. Il controllo sul rispetto del programma del flusso di lavoro da parte degli esecutori viene effettuato dal capo contabile dell'impresa.
Registri contabili. I dati contenuti nei documenti contabili primari sono oggetto di tempestiva iscrizione e accumulazione nei registri contabili.
Registri contabili - libri, schede, riviste o fogli separati ottenuti utilizzando tecnologie informatiche, nastri magnetici, dischi, floppy disk e altri supporti macchina progettati per sistematizzare e accumulare informazioni contenute nei documenti primari accettati per la contabilità, per la riflessione sui conti contabili e nei rendiconti finanziari . Quando si mantengono i registri contabili su supporti macchina, dovrebbe essere fornita la possibilità di stamparli su supporti cartacei.
Non sono consentite omissioni o prelievi durante la registrazione di oggetti contabili nei registri contabili, la registrazione di oggetti contabili immaginari e fittizi nei registri contabili. Un oggetto contabile immaginario è inteso come un oggetto inesistente riflesso nella contabilità solo per apparenza (comprese spese non adempiute, obbligazioni inesistenti, fatti di vita economica che non hanno avuto luogo), un oggetto contabile fittizio è inteso come un oggetto riflesso in contabilità invece di un altro oggetto con cui nasconderlo (compresi affari fittizi). Le riserve, i fondi previsti dalla legislazione della Federazione Russa e i costi della loro creazione non sono oggetti contabili immaginari.
La contabilità è mantenuta mediante doppia registrazione nei conti contabili, salvo diversa disposizione degli standard federali. Non è consentito tenere conti contabili al di fuori dei registri contabili utilizzati dall'entità economica.
I dati obbligatori del registro contabile sono:
1) il nome del registro;
2) il nome dell'ente economico che ha compilato il registro;
3) data di inizio e fine della tenuta del registro e (o) il periodo per il quale il registro è stato redatto;
4) raggruppamento cronologico e (o) sistematico di oggetti contabili;
5) il valore della misura monetaria delle poste contabili, indicando l'unità di misura;
6) i nominativi degli incarichi dei soggetti preposti alla tenuta del registro;
7) firme dei soggetti preposti alla tenuta del registro, con indicazione dei cognomi e delle iniziali o altri dati necessari all'identificazione di tali soggetti.
I moduli dei registri contabili sono approvati dal capo di un'entità economica su proposta di un funzionario incaricato della contabilità. I moduli dei registri contabili per le organizzazioni del settore pubblico sono stabiliti in conformità con la legislazione di bilancio della Federazione Russa.
In conformità con la legge federale n. 63-FZ del 6 aprile 2011 (come modificata il 2 luglio 2013), nei casi in cui le leggi federali e altri atti normativi entrati in vigore prima del 1 luglio 2013 prevedono l'uso di un firma digitale elettronica, una firma elettronica qualificata rafforzata.
Il registro contabile è redatto su carta e (o) sotto forma di documento elettronico firmato con firma elettronica.
Se la legislazione della Federazione Russa o un accordo prevede la presentazione di un registro contabile a un'altra persona o a un ente statale su carta, un'entità economica è obbligata, su richiesta di un'altra persona o ente statale, a fare, a suo a proprie spese, su copie cartacee del registro contabile redatto in forma di documento elettronico.
Nel libro contabile non sono ammesse correzioni non autorizzate dai soggetti preposti alla tenuta di detto registro. La rettifica nel registro contabile deve contenere la data della rettifica, nonché le firme dei soggetti preposti alla tenuta di tale registro, indicando i loro cognomi e iniziali o altri dati necessari all'identificazione di tali soggetti.
Se, in conformità con la legislazione della Federazione Russa, i registri contabili vengono ritirati, anche sotto forma di documento elettronico, le copie dei registri ritirati realizzate secondo le modalità stabilite dalla legislazione della Federazione Russa sono incluse nei documenti contabili.
Indipendentemente dal metodo di contabilità, si basa sulla documentazione, in cui i documenti svolgono il ruolo di vettori primari di informazioni contabili (transazioni commerciali completate). Il raggruppamento, la generalizzazione e l'accumulazione delle operazioni quotidiane sono effettuati in registri contabili elaborati dalle imprese nel rispetto dei principi metodologici generali. I registri in apparenza sono divisi in carte, fogli gratuiti e libri, nel contenuto - in registri di contabilità analitica, sintetica e combinati, ovvero combinando questi due tipi di contabilità.
Classificazione dei documenti. La composizione e l'analisi della struttura dei documenti su questa base consentono di valutare il rapporto tra i volumi di circolazione di documenti interni ed esterni nell'organizzazione, analizzare il grado di autonomia delle attività dell'impresa (calcolo del rapporto tra unità di informazioni in entrata e informazioni interne), valuta l'attività di circolazione dell'organizzazione nell'ambiente esterno (per la quota di documenti in uscita).
Su appuntamento i documenti sono suddivisi in documenti amministrativi, esecutivi, combinati e contabili.
manageriale i documenti contengono ordini, istruzioni sulla produzione, sull'esecuzione di determinate operazioni commerciali (ordini del capo dell'impresa e delle persone da lui autorizzate a svolgere operazioni commerciali).
documenti esecutivi certificare il fatto delle transazioni commerciali. Questi includono ordini di ricezione (atti di accettazione) di materiali; atti di accettazione e dismissione di immobilizzazioni; documenti sull'accettazione da parte dei lavoratori di prodotti finiti, ecc. I documenti esecutivi sono firmati da persone responsabili dell'attuazione delle operazioni aziendali e della correttezza della loro esecuzione in documenti, ad esempio capi di officine, responsabili di magazzino (magazzinieri), capisquadra, ecc. .
Combinato i documenti sono sia amministrativi che esecutivi. Questi includono: ordini di cassa in entrata e in uscita; dichiarazioni sui salari per l'emissione di salari ai dipendenti dell'impresa; rapporti anticipati di persone responsabili (distaccate), ecc.
Documenti contabili sono compilati nel caso in cui non vi siano altri documenti per la registrazione di transazioni commerciali, o quando si riepilogano ed elaborano documenti esecutivi e amministrativi. Questi includono certificati, dichiarazioni di distribuzione, calcoli di riserva, rendiconti finanziari, ecc.
Anche i documenti utilizzati in contabilità sono suddivisi in una tantum e cumulativa.
Una volta i documenti primari redigono ogni transazione commerciale e vengono compilati in un unico passaggio.
Cumulativo i documenti sono redatti in un determinato periodo dal progressivo accumularsi di operazioni commerciali omogenee. Alla fine del periodo, questi documenti calcolano i totali per i relativi indicatori. Esempi di documenti cumulativi sono ordini di lavoro mensili di due settimane, carte limite per il rilascio di materiali dai magazzini dell'impresa, ecc. I documenti cumulativi sono un elemento della prima fase di sistematizzazione e generalizzazione delle informazioni contabili.
Unificazione e standardizzazione dei documenti. Attualmente vengono utilizzate forme unificate, specializzate e individuali di documenti primari. I documenti unificati sono documenti standard approvati nel modo prescritto e destinati alla registrazione di operazioni omogenee in organizzazioni con diverse forme di proprietà e diverse caratteristiche del settore.
Nelle forme unificate della documentazione contabile primaria (ad eccezione dei moduli per la contabilità delle transazioni in contanti), l'organizzazione, se necessario, può inserire dettagli aggiuntivi. Non è consentita l'esclusione di singoli dati dai moduli unificati.
Le modifiche introdotte devono essere formalizzate dal relativo documento organizzativo e amministrativo dell'organizzazione. Tipici documenti primari unificati sono emessi in album, nei quali sono formati nell'ambito di sezioni omogenee di contabilità e hanno un proprio numero distintivo.
Le forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilizzazione delle immobilizzazioni si applicano alle persone giuridiche di tutte le forme di proprietà che operano nel territorio della Federazione Russa (ad eccezione delle organizzazioni creditizie e delle istituzioni di bilancio).
I moduli prevedono zone di codifica delle informazioni, che vengono compilate secondo i classificatori tutti russi:
documentazione di gestione - OKUD;
imprese e organizzazioni - OKPO;
immobilizzazioni - OKOF.
Se necessario, ai fini dell'ulteriore sistematizzazione degli indicatori per l'elaborazione automatizzata dei dati, possono essere inseriti codici aggiuntivi in base al sistema di codifica adottato nell'organizzazione.
Quando si fabbricano prodotti vergini sulla base di moduli unificati di documentazione contabile primaria, è consentito apportare modifiche in termini di espansione e restringimento delle colonne e aggiunta di righe (comprese quelle libere) e fogli sciolti per facilitare il posizionamento e l'elaborazione delle informazioni necessarie . Il supporto materiale del documento può essere un modulo contabile o un disco magnetico, a seconda che le informazioni contabili siano registrate su supporto cartaceo o magnetico.
L'introduzione di forme unificate di documentazione contabile primaria nelle organizzazioni sul territorio della Federazione Russa come elemento della politica contabile viene effettuata dall'inizio dell'anno finanziario e deve essere formalizzato dal pertinente documento organizzativo e amministrativo dell'organizzazione.
I moduli standard unificati intersettoriali sono di natura intersettoriale e sono utilizzati da tutte le organizzazioni. Sono approvati dalle risoluzioni del Comitato statale di statistica della Federazione Russa.
Tipici moduli di settore unificato sono forme specializzate di documenti destinati all'uso da parte di organizzazioni in determinati settori. Pertanto, allo stato attuale, sono stati elaborati e approvati dal Comitato di Statistica dello Stato moduli standard per la contabilizzazione di: operazioni commerciali;
operazioni in organizzazioni di ristorazione pubblica; pagamenti in contanti con la popolazione tramite registratori di cassa;
costruzione e riparazione di capitali e lavori di costruzione;
lavoro di macchine e meccanismi da costruzione;
operazioni nel trasporto su strada;
prodotti agricoli e materie prime.
Le singole forme di documenti contabili primari vengono sviluppate e utilizzate in un'organizzazione che ha operazioni specifiche inerenti solo a un singolo caso. Tali moduli di documenti devono contenere anche dettagli obbligatori ed essere approvati nell'ordine sulla politica contabile dell'organizzazione.
La standardizzazione dei documenti è l'istituzione di dimensioni uniformi di moduli dello stesso tipo di documenti in conformità con la risoluzione del Comitato di Stato della Federazione Russa per la standardizzazione e la metrologia del 03.03.2003 n. 65-st "Sull'adozione e l'attuazione di lo standard statale della Federazione Russa”.
Requisiti per le pratiche burocratiche in conformità con GOST 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa” sono entrate in vigore il 1° luglio 2003.
Dal 1° gennaio 2013 non sono obbligatori i moduli dei documenti contabili primari contenuti negli album dei moduli unificati dei documenti contabili primari. Allo stesso tempo, continuano ad essere obbligatorie le forme di documenti utilizzati come documenti contabili primari stabiliti dagli organismi autorizzati in conformità e sulla base di altre leggi federali (ad esempio, documenti di cassa).
Stato e prospettive per l'introduzione della "contabilità senza carta". Ci sono sempre stati tentativi di automatizzare la contabilità: abaco, sommatori, calcolatrici e, infine, computer con programmi progettati esclusivamente per la contabilità. Se le moderne tecnologie informatiche vengono utilizzate in modo corretto ed efficiente, la contabilità in un'organizzazione può essere portata a un livello qualitativamente nuovo: archiviare i documenti cartacei in un archivio e lavorare esclusivamente con le loro copie elettroniche.
Secondo la legge "Sulla contabilità", i documenti primari devono essere conservati per almeno cinque anni. I documenti contabili primari, i registri contabili, i rendiconti contabili (finanziari), i rapporti di revisione su di essi sono soggetti alla conservazione da parte delle organizzazioni per i periodi stabiliti in conformità con le regole per l'organizzazione degli archivi di stato, ma non meno di cinque anni dopo l'anno di riferimento. I documenti di politica contabile, i principi di un'entità economica, gli altri documenti relativi all'organizzazione e al mantenimento della contabilità, compresi gli strumenti che garantiscono la riproduzione di documenti elettronici, nonché la verifica dell'autenticità di una firma elettronica, sono soggetti a conservazione per almeno cinque anni dopo l'anno in cui sono stati utilizzati per la preparazione dei rendiconti contabili (finanziari) per l'ultima volta.
È ancora difficile trasferire completamente la contabilità alla tecnologia paperless con la scansione di tutta la documentazione primaria, poiché molti documenti degli anni precedenti devono essere digitalizzati, firme elettroniche di persone che possono confermare l'autenticità dei documenti, programmi speciali di gestione elettronica dei documenti e altro ancora devono essere preparato. Pertanto, il passaggio alla “contabilità paperless” sarà graduale, in quanto scadono i termini per la conservazione dei documenti cartacei.
Molto è già stato fatto per ridurre la circolazione cartacea dei documenti. Ad esempio, il trasferimento di fatture e fatture a fornitori e acquirenti. L'attuale pratica contabile prevede la produzione di documenti prima in magazzino (fattura), poi nell'ufficio contabilità (fatture, fatture), raccolta firme, invio per posta o corriere.
La tecnologia informatica può accelerare notevolmente l'intero processo. Il negoziante compilerà il documento (fattura, certificato di trasferimento o certificato di accettazione) elettronicamente, lo inserirà nel programma, il commercialista elaborerà una fattura, la firmerà digitalmente e la invierà al destinatario. Il programma informatico di gestione dei documenti può essere configurato per controllare i pagamenti, sia in termini di tempistiche che di volume.
Tutto ciò riduce il volume dei documenti cartacei e facilita la ricerca delle informazioni di cui hai bisogno.
DOCUMENTAZIONE DELLE OPERAZIONI COMMERCIALI
1. Documenti contabili e loro significato.
3. Classificazione dei documenti.
4. Flusso documentale e organizzazione della preparazione dei documenti. Conservazione dei documenti.
1 . Documenti contabili e loro significato.
In conformità con la legge ucraina "Sulla contabilità e rendicontazione finanziaria in Ucraina", la contabilità viene tenuta presso l'impresa dalla data della sua registrazione fino alla liquidazione. Deve fornire al management dell'impresa e alle parti interessate dati affidabili e completi. Le questioni relative all'organizzazione del lavoro contabile sono di competenza del proprietario in conformità con la legge applicabile e gli atti costitutivi. Allo stesso tempo, le imprese hanno il diritto di scegliere autonomamente una politica contabile, una forma di contabilità, la procedura e i metodi per la registrazione delle informazioni contabili, tenendo conto della tecnologia di produzione e elaborazione dei dati contabili.
L'impresa sviluppa i moduli e il sistema di contabilità di gestione, determina i diritti dei dipendenti di firmare documenti contabili, approva le regole per la circolazione dei documenti e un sistema aggiuntivo di registri contabili analitici. Il capo dell'impresa è obbligato a creare le condizioni necessarie per il corretto svolgimento della contabilità, garantendo il costante adempimento dei requisiti legali del contabile in merito alla procedura di elaborazione e presentazione dei documenti primari per la contabilità da parte di tutte le unità produttive, i servizi e i dipendenti coinvolti in contabilità.
Una delle caratteristiche della contabilità, che la distingue da altri tipi di attività contabili, è che tutte le transazioni commerciali sono continuamente e completamente monitorate. Le scorte di produzione dell'impresa sono in costante circolazione, passando e cambiando persone materialmente responsabili. Ad esempio, dall'industria vegetale i prodotti entrano nel magazzino, quindi vengono venduti attraverso gli appositi canali, vengono rilasciati per la ristorazione pubblica, per l'alimentazione del bestiame. I fertilizzanti minerali vengono accreditati dai fornitori al magazzino dell'impresa e trasferiti alla responsabilità della persona responsabile. Nel processo di questo movimento, vengono eseguite operazioni commerciali. Ciascuno di essi in contabilità, indipendentemente dal contenuto e dal volume al momento dell'attuazione, in alcuni casi dopo il suo completamento, deve essere documentato.
documento contabile (il termine, documento, deriva dal latino DOCUMENTUM, che significa prova, prova) è una prova scritta, di forma e contenuto adeguati, del fatto di un affare, o un ordine scritto per il diritto di compierlo. Una registrazione non certificata da apposito documento contabile non è valida e non può essere registrata in contabilità. Documentazione – un'importante fonte di informazioni sulle attività finanziarie ed economiche dell'impresa, che funge da mezzo per monitorare il lavoro delle singole persone ufficiali materialmente responsabili dell'impresa nel suo insieme.
La documentazione è un insieme di documenti che vengono compilati per tutte le transazioni commerciali, nonché per le registrazioni nel sistema dei conti contabili. Inoltre, è un elemento del metodo contabile. Viene richiamata la visualizzazione degli oggetti contabili (operazioni e processi) nei documenti contabili primari conto principale. La contabilità primaria è la prima fase del processo contabile, che copre l'osservazione primaria delle attività produttive e finanziarie dell'impresa, la misurazione degli oggetti contabili e la loro registrazione.
Il processo di documentazione è condizionalmente suddiviso in 4 fasi (Fig. 1):
1. Osservazione- chiarimento dell'essenza, della fattibilità economica e della regolarità del fatto economico.
2. Misurazione- determinazione dei parametri naturali e di costo del fatto economico.
3. Fissaggio- visualizzare i parametri di un fatto economico su supporti informativi (documenti).
4. Trattamento- raggruppamento dei supporti informativi secondo determinate caratteristiche economiche.
Riso. 1. Fasi del processo di documentazione.
La responsabilità di garantire la registrazione dei fatti delle transazioni commerciali nei documenti primari spetta al proprietario o all'organismo da lui autorizzato. Con la firma del documento, i dipendenti autorizzati controllano l'opportunità e la legalità dell'operazione aziendale, che è un mezzo di controllo e responsabilità personale delle proprie azioni.
I documenti vengono utilizzati per analizzare le attività commerciali. Nel processo di compilazione, vengono studiati i fattori che influenzano il livello di efficienza dell'agricoltura. Per identificare le ragioni, ad esempio, un aumento del costo di produzione, vengono utilizzati documenti primari. Sulla base di queste, si determina la razionalità dell'uso delle risorse e si traggono le opportune conclusioni per il futuro.
Anche il significato legale dei documenti è grande. Costituiscono una prova scritta del funzionamento e della base delle scritture contabili, pertanto hanno valore probatorio nella risoluzione di controversie con enti e privati, negli organi investigativi giudiziari e nello svolgimento di perizie di contabilità forense. In ogni caso, gli atti hanno valore legale solo se correttamente eseguiti e redatti in modo tempestivo.
2. Requisiti per i documenti.
La base della contabilità è la documentazione. Questo è il motivo per cui sono imposti requisiti severi alla progettazione e al contenuto dei documenti. Nel nostro paese sono state definite regole e requisiti dello stato unificato per la preparazione dei documenti. Queste regole sono definite dal "Regolamento sull'esposizione documentale dei registri in contabilità", approvato dall'ordinanza della MFU n. 88 del 24 maggio 1995 e dalla legge dell'Ucraina "Sulla contabilità e rendicontazione finanziaria in Ucraina".
I documenti devono avere tutti gli indicatori necessari che caratterizzano le transazioni commerciali che hanno completato. Questi indicatori sono chiamati dettagli. I documenti contabili primari e consolidati possono essere redatti su supporti cartacei o automatici e li contengono dettagli richiesti: nome del documento (modulo); data e luogo di compilazione; il nome dell'impresa per conto della quale è composto il documento; il contenuto e il volume di una transazione commerciale, l'unità di misura di una transazione commerciale; posizioni di persone responsabili dell'esecuzione di un'operazione commerciale; la correttezza del suo design; firma personale o altri dati che consentano di identificare la persona che ha partecipato all'esecuzione dell'operazione commerciale.
Tutti i documenti che vengono redatti per il rilascio di operazioni monetarie, materiali e di regolamento e di credito devono essere firmati dal capo e capo contabile di un'entità economica. I documenti per l'emissione e l'accettazione di fondi e altri beni devono contenere le firme di persone che attestano il fatto del loro ricevimento o rilascio. Oltre ai dettagli obbligatori elencati, i documenti possono contenere dettagli aggiuntivi, che sono determinati dalla natura della transazione commerciale visualizzata nel documento, ad esempio, se necessario, i documenti indicano gli indirizzi delle parti che hanno preso parte alla transazione, i numeri di conto nelle banche commerciali, la percentuale di contaminazione e il contenuto di umidità di grano, il contenuto di grasso del latte, ecc.
In conformità con i requisiti per i documenti, devono essere redatti durante l'attuazione di una transazione commerciale e, se ciò non è possibile, immediatamente dopo il suo completamento. Le registrazioni nei documenti devono essere effettuate con inchiostro, penna a sfera, matita chimica, nonché su macchine da scrivere e stampanti. Non è consentito compilare i documenti in rosso. Gli errori nei documenti possono essere corretti solo nel rispetto delle norme pertinenti. Tutte le voci errate devono essere accuratamente barrate. Accanto, è necessario fare l'iscrizione necessaria, accompagnandola con la scritta “credere corretto”, indicando la data di correzione e confermando le firme di coloro che hanno apportato la correzione.
Nei documenti primari destinati alla contabilizzazione del contante (ordini di cassa, ordini di pagamento, ecc.), non sono consentite correzioni. Tali documenti saranno cancellati. L'importo in tali documenti è indicato non solo in numeri, ma anche in parole. In tutti i documenti, numeri e testo devono essere scritti in modo chiaro e leggibile, le firme delle persone devono essere chiare e leggibili.
Attualmente, gli strumenti di informatizzazione sono sempre più utilizzati in contabilità. In queste condizioni, i documenti devono contenere dettagli determinati dai requisiti per i documenti. Inoltre, l'impresa è obbligata a proprie spese a fare copie di documenti su carta su richiesta di altri partecipanti a transazioni commerciali, forze dell'ordine.
Per la registrazione di numerose transazioni commerciali eseguite in entità economiche, viene emesso un gran numero di documenti, la cui verifica ed elaborazione richiede ingenti costi di manodopera per la contabilità e altri dipendenti, nonché una grande quantità di carta per la creazione di moduli di documenti . La riduzione e la semplificazione della documentazione è di grande importanza. Da parte della dirigenza statale, si sta facendo molto lavoro per semplificare la contabilità, ridurre e migliorare i documenti.
Una delle misure importanti è l'uso di documenti combinati, cumulativi e multiriga, che consente di ridurre il numero di documenti emessi. Le imprese agricole utilizzano gli ordini di lavoro settimanali e giornalieri per la contabilizzazione della produzione su commessa, le carte limite, i registri del consumo di mangime, i registri della produzione di latte, che sono validi e compilati durante il periodo corrispondente.
In alcuni casi, le imprese compilano da sole documenti non necessari, creano rapporti aggiuntivi, registri. L'ordinanza sulla politica contabile deve approvare il numero richiesto di documenti, tenendo conto del loro ulteriore utilizzo per le esigenze interne ed esterne dell'impresa. I documenti devono essere emessi in una quantità minima, garantendo nel contempo un controllo rigoroso sulle transazioni commerciali e la sicurezza della proprietà dell'entità aziendale.
L'attuazione di un'unica gestione metodologica della contabilità e della rendicontazione da parte delle IFI consente di garantire l'utilizzo di documenti unificati. Unificazione dei documenti - questo è lo sviluppo di forme uniformi di documenti per la contabilizzazione di operazioni omogenee presso imprese con varie forme di gestione. La creazione di moduli unificati di documenti facilita la loro preparazione, lo sviluppo di progetti standard per l'informatizzazione della contabilità, questo consente anche di produrre centralmente moduli speciali di documenti.
Insieme ai documenti unificati, uniformi e obbligatori per tutti i settori del complesso economico dell'Ucraina, i ministeri di settore, in accordo con le autorità statistiche, sviluppano anche moduli standard di documenti per i singoli settori dell'economia (agricoltura, commercio, industria, ecc.) .
La costruzione di moduli standard di documenti si basa sul principio dell'accumulo di conti, riducendo il numero di documenti e dettagli in essi contenuti. Anche la standardizzazione dei documenti è ampiamente utilizzata. Standardizzazione dei documenti - questo è lo sviluppo delle stesse dimensioni standard di moduli per lo stesso tipo di documenti. Ciò consente un migliore utilizzo della carta nella produzione di documenti, riduce lo spreco di carta. La standardizzazione facilita l'elaborazione contabile dei documenti e la loro successiva conservazione.
3. Classificazione dei documenti.
Per la registrazione di varie transazioni commerciali vengono utilizzati documenti di varie forme e contenuti. Per meglio comprenderne lo scopo e l'ordine di compilazione, nonché per garantirne il corretto utilizzo, tutti i documenti sono classificati secondo caratteristiche omogenee. La classificazione dei documenti contabili viene effettuata secondo i seguenti criteri: scopo, contenuto, modalità di compilazione, numero di conti, modalità di registrazione, luogo di compilazione.
Su appuntamento i documenti contabili si dividono in: amministrativi, esecutivi, contabili, combinati. manageriale documenti (Fig. 2) contengono un ordine, un incarico da parte di un dirigente o di altri soggetti per il diritto ad eseguire operazioni (un ordine di lavoro per appalto, un ordine di ricevere valori, un ordine di pagamento, una ricevuta di cassa, ecc.) . Esecutivo i documenti vengono redatti dopo l'esecuzione delle operazioni, confermano il fatto di una transazione commerciale (fattura, ricevuta, ordine di cassa redditizio, fattura). Per le persone finanziariamente responsabili, tali documenti sono giustificativi ( Riso. 3) sulla spesa di denaro e beni economici. I documenti contabilità compilato dai dipendenti dell'ufficio contabilità sulla base dei dati di documenti amministrativi ed esecutivi (calcoli di salari, tasse, distribuzione delle spese generali, ammortamenti, certificati e calcoli compilati nell'ufficio contabilità). Questi documenti non hanno un significato indipendente, ma sono usati per semplificare e ridurre i conti.
(Fig. 4) uniscono le caratteristiche dei documenti amministrativi, esecutivi e dei documenti contabili. In tali documenti viene dato l'ordine di eseguire l'operazione e viene confermato il fatto della sua attuazione. A volte tali documenti indicano la corrispondenza dei conti (ordine di cassa spese, relazione anticipata, carta limite). Se vengono utilizzati, il numero di account viene ridotto, ciò facilita l'elaborazione contabile dei documenti, riduce i costi di manodopera e carta.
Riso. 2. Documenti amministrativi. Riso. 3. Documenti giustificativi.
Riso. 4. Documenti combinati.
In ordine di compilazione i documenti si dividono in: primari e consolidati. Documenti di origine sono redatte al momento dell'operazione commerciale o dopo la sua conclusione (fattura, atto, assegno, contrassegno). I documenti di sintesi sono compilati sulla base di dati raggruppati secondo alcune caratteristiche omogenee dei documenti primari (denuncia del cassiere e dei responsabili finanziari, anticipazioni, registri).
Per numero di conti i documenti sono divisi in riga singola e riga multipla. Il primo redige operazioni di registrazione o spesa di un tipo di valore e il secondo - diverse posizioni, tipi di valori.
Secondo il metodo di esecuzione dell'operazione i documenti contabili sono suddivisi in una tantum (compilati per un'operazione) e cumulativi (tenere conto delle transazioni commerciali per un periodo di tempo).
Luogo di compilazione i documenti si dividono in: uso interno, esterno e ufficiale.
4. Flusso documentale e organizzazione della preparazione dei documenti.
Conservazione dei documenti.
Un ruolo importante nella correttezza delle decisioni gestionali spetta ai documenti nel caso in cui siano correttamente redatti e presentati all'ufficio contabilità per l'elaborazione in modo tempestivo. I dipendenti dell'ufficio contabilità controllano i documenti ricevuti in conformità con i registri o i documenti di riepilogo per la contabilizzazione di questi oggetti (relazione del cassiere).
Il periodo che intercorre tra la preparazione di un documento (il suo estratto) e il suo invio all'archivio è chiamato flusso di documenti. . Più breve e organizzato razionalmente sarà questo periodo - il processo più voluminoso e dispendioso in termini di tempo nella contabilità - più efficacemente contribuirà all'organizzazione del lavoro contabile nel suo insieme.
Le fasi principali della circolazione dei documenti:
Redazione e registrazione di documenti primari di un'entità economica e ricevuta da enti terzi;
Implementazione e sviluppo di documenti primari da parte di responsabili nelle divisioni strutturali;
Trasferimento di documenti all'ufficio contabilità;
Organizzazione della conservazione dei documenti in archivi (correnti e permanenti).
Il flusso di documenti presso le imprese è determinato dal capo contabile, che deve determinare la responsabilità personale dei dipendenti per i documenti con cui lavorano e i tempi del loro sviluppo.
La durata del flusso di documenti dipende dalle dimensioni dell'impresa, dalle specificità del settore, dalle dimensioni e dalla lontananza delle divisioni strutturali. Il flusso dei documenti dovrebbe essere organizzato in modo tale che tra l'attuazione di un'operazione commerciale e la ricezione dei necessari dati di sintesi, il periodo di tempo sia il più breve.
Le più importanti in questo processo sono le operazioni di trasferimento e l'elaborazione dei documenti primari. Pertanto, il flusso di lavoro deve essere sviluppato per ciascuna unità strutturale sotto forma di programmi, emessi contro ricevuta ai loro leader e appesi in luoghi importanti.
Si chiama la procedura approvata per il trattamento delle informazioni dei documenti primari, che indica i termini per la compilazione, il trasferimento in contabilità e l'elaborazione pianificazione del flusso di lavoro . Il suo scopo è quello di prevedere termini razionali per il passaggio di un documento contabile, per ridurre al minimo la durata della sua permanenza in ogni luogo di lavoro. La distribuzione delle responsabilità per la ricezione dei documenti dalle persone responsabili e la loro elaborazione è fissata nelle descrizioni dei lavori degli addetti alla contabilità e nei programmi del flusso di lavoro. Il programma del flusso di lavoro è sviluppato nell'ufficio contabilità sotto la supervisione del capo contabile e approvato dal capo.
I documenti elaborati nelle divisioni strutturali e accettati da altre imprese vengono inviati all'ufficio contabilità, dove vengono controllati ed elaborati.
Verifica dei documenti svolto da:
Modulo (compilazione dei dati, correttezza della loro compilazione);
Sostanza (corretta visualizzazione delle operazioni, responsabilità del documento);
legalità;
Correttezza aritmetica (correttezza dei calcoli).
In caso di accertamento dell'illegittimità dell'operazione, contraffazione di firme, gli atti devono essere trasferiti al capo contabile per l'adozione dei provvedimenti necessari. Dopo aver controllato i documenti, vengono raggruppati, prezzati, riepilogati e contabilizzati.
raggruppamento i documenti vengono eseguiti per ogni oggetto, a seconda del contenuto delle transazioni commerciali. Ad esempio, i documenti sul consumo di mangime sono raggruppati per magazzini, allevamenti. Rullaggio i documenti vengono eseguiti nei casi in cui contengono solo un contatore naturale, il che determina la necessità di abbassare i prezzi e valutare le transazioni commerciali in un metro monetario.
Per riassunti i dati di gruppo sono rendiconti cumulativi e di raggruppamento o altri documenti che fungono da base per le iscrizioni nei registri della contabilità analitica e sintetica.
assegnazione del conto documenti - questa è un'indicazione dei conti corrispondenti su cui deve essere visualizzata la transazione commerciale, che è redatta dal documento principale. Può essere effettuato per ogni documento primario o per il loro gruppo.
I documenti elaborati sono soggetti a rimborso contabile operativo per escludere la possibilità del loro riutilizzo. I documenti che hanno subito una prima elaborazione devono avere un'annotazione della loro iscrizione in un apposito registro.
L'ultima fase del flusso di lavoro è la formazione di casi per l'organizzazione della loro conservazione attuale ea lungo termine negli archivi. Nel reparto contabilità dell'impresa è organizzato un archivio attuale, progettato per archiviare documenti, registri contabili prima di trasferirli a speciali istituzioni archivistiche.
I documenti contabili di un'entità aziendale, prima di essere trasferiti all'archivio generale, sono conservati in appositi locali o armadi chiusi secondo un ordine rigorosamente definito (mesi, anni, tipologie di produttori, risorse materiali e tecniche, ecc.). Per la corretta conservazione dei documenti per il periodo specificato, la responsabilità spetta al capo.
I casi dell'archivio contabile vengono rilasciati a specialisti dell'economia, capi di dipartimento solo con il permesso scritto del capo e del capo contabile. Le funzioni di archivista sono svolte da un impiegato contabile secondo l'ordine del capo.
Secondo l'art. 9 paragrafo 9 della legge ucraina "Sulla contabilità e rendicontazione finanziaria in Ucraina", i documenti primari possono essere ritirati dall'impresa con decisione delle autorità competenti, adottata nei limiti dei loro poteri previsti dalla legge, sulla base di un ordine scritto di queste autorità con il permesso del capo dell'impresa. Un funzionario dell'impresa, alla presenza dei dipendenti degli enti che effettuano il sequestro, ha il diritto di fare copia degli atti sequestrati e di apporre copie in sostituzione degli atti sequestrati con una nota sul retro della base e data di sequestro del documento originale. La compilazione del registro degli atti sequestrati è obbligatoria.
In caso di smarrimento o distruzione di documenti dell'archivio, la motivazione è verificata da una commissione nominata dal responsabile dell'impresa. I risultati del suo lavoro sono formalizzati da un atto, di cui vengono informate le autorità competenti.
Tutti i documenti e registri sono numerati e archiviati in cartelle separate (casi) secondo la nomenclatura dei casi approvata dal capo. La durata della conservazione dei documenti nell'archivio permanente è diversa ed è determinata dal Dipartimento dell'archivio principale sotto il Gabinetto dei ministri dell'Ucraina.
I documenti contabili e di rendicontazione possono essere suddivisi in documenti necessari per l'uso nel lavoro pratico fino a 3 anni, che sono poi soggetti a distruzione; e documenti di valore scientifico e storico, che sono conservati negli archivi distrettuali. Quindi, i rapporti annuali vengono archiviati in modo permanente, i documenti sulla contabilità di articoli e mezzi di lavoro - 3 anni, i registri delle buste paga - 75 anni.
Allo scadere del periodo di conservazione, i documenti vengono distrutti. La rimozione dei documenti dall'archivio è effettuata da una commissione con la partecipazione di un rappresentante dell'archivio distrettuale. I documenti sequestrati dall'archivio vengono consegnati alle imprese che si occupano di approvvigionamento di materiali riciclabili. La ricevuta di tali organizzazioni è un documento di origine. Gli atti per il sequestro delle casse e le ricevute per lo smaltimento degli atti sono al capo contabile.
Documentazione delle transazioni commerciali - 5.0 su 5 basato su 2 voti
