Il calendario di pagamento è uno strumento importante per una gestione efficace dei soldi della società. Molto spesso è formato in Excel. Leggi come effettuare un calendario di pagamento e salvarti un esempio in Excel.
Il direttore finanziario, in cerca di un aumento del valore della Società, non può lasciare il calendario di pagamento senza attenzione, poiché questo è un modo senza rischi per guadagnare fondi aggiuntivi, rafforzare la disciplina finanziaria e rilevare aree problematiche nella struttura della circolazione del denaro.
Il calendario di pagamento in Excel è lo strumento principale nel sistema di pianificazione finanziaria operativa. Aiuta a decidere principalmente i seguenti compiti importanti:
Come automatizzare il calendario di pagamento utilizzando Excel
Scarica il modello Excel per automatizzare tutto il lavoro per mantenere e compilare il calendario di pagamento, nonché il registro dei pagamenti. Le compagnie medie possono richiedere piccole aggiustamenti, come il cambiamento della composizione dell'attività della ricevuta e dello smaltimento dei fondi. Le principali imprese sono utili come prototipo del modulo futuro dei pagamenti correnti del sistema informativo integrato.
Prima di formare un calendario di pagamento, è necessario effettuare due passaggi chiave per sviluppare una struttura del modello: determinare il formato di immissione dei dati e sviluppare un'interfaccia per un comodo monitoraggio. Questo richiederà due fogli di lavoro.
Per ridurre al minimo il numero di errori casuali (TYP), è necessario correggere i dati come operazioni separate con un insieme unico di analista. Il set standard per la gestione della gestione è costituito da 10 analisti:
Il set di campi specificato può essere facilmente integrato se necessario (numero di contratto, IVA, account, iniziatore e altri).
Le operazioni simili vengono aggiunte alla copia elementare e alla regolazione insignificante (data, importo, controparte). I valori di tutti gli analisti (ad eccezione della "somma", "commento") sono limitati agli elenchi per evitare la duplicazione degli articoli. E nel caso del nome "articoli" e "codice articolo", sono legati attraverso la funzione "PRD". Pertanto, aggiungere una nuova operazione richiede solo pochi secondi. Nell'intestazione della tabella con il nome dell'analista, vengono installati i filtri, che consente di selezionare un analista multiplo e formare l'array di dati desiderato (Fig. 1).
Immagine 1.. Esempio di database per il calendario di pagamento (clicca per ingrandire)
Il foglio "Database" per tutta la sua versatilità con una vasta gamma di informazioni è solo un eccellente assistente nella struttura del calendario dei pagamenti, l'esempio di cui ci occupiamo. Il ruolo principale è assegnato un grafico delle previsioni di liquidità (figura 2). Visivamente è un rapporto di flusso di cassa standard, ma con un passo temporaneo in un giorno. Ogni operazione dal database trova il suo posto nella matrice delle previsioni di liquidità. Il trasferimento dei dati viene effettuato attraverso la formula "Smembremlin" con i parametri specificati sul codice dell'articolo e della data. Pertanto, qualsiasi nuova operazione si riflette automaticamente nel grafico, mentre la situazione è esclusa quando i dati non vengono tradotti a causa di errori di input - non vi sono tali problemi in questo modello, poiché gli analisti chiave sono impostati attraverso gli elenchi, e quindi qualsiasi L'operazione troverà il suo posto sulla grafica di liquidità.
Figura 2.. Un esempio della preparazione delle previsioni di liquidità nel calendario di pagamento
Il campione proposto del calendario di pagamento in Excel può andare oltre il solito orizzonte di pianificazione in un mese, poiché la procedura di input consente di identificare qualsiasi operazione. È abbastanza accettabile monitorare fino al trimestre, ma in questo caso c'è una significativa dipendenza della qualità delle previsioni dei principi della pianificazione operativa nell'impresa. In una situazione in cui l'organizzazione ha un aggiornamento sistematico dei dati pianificati su tutti i CFOS, l'orizzonte di liquidità a lungo a un trimestre può essere qualitativo e utile per prendere decisioni di gestione.
La frequenza della formazione può variare - a seconda dello scopo del calendario dei pagamenti nel sistema di gestione finanziaria dell'azienda, ma l'aggiornamento dei dati dovrebbe essere effettuato almeno una volta alla settimana, altrimenti l'informatività e la rilevanza della previsione diminuiranno allo standard Rapporto sulle prestazioni.
Se il calendario di pagamento in Excel conduce diverse persone, per monitorare le loro modifiche aiuterà un cambiamento di riviste speciali. Grazie a lui puoi controllare:
Inoltre, i cambiamenti delle riviste possono essere nascosti dagli occhi indiscreti.
Un significativo svantaggio del calendario di pagamento è l'incapacità (capacità limitata) dell'accesso multiplayer. Sfortunatamente, oggi non c'è soluzione tecnica per eliminare questo problema. Tuttavia, questa barriera supera con successo a causa del trasferimento di poteri per condurre un calendario nelle mani di un dipendente esperto del dipartimento di pianificazione ed economico o del Tesoro. I vantaggi di questo approccio sono ovvi: la presenza del sistema utente SOLE ridurrà il numero di errori al livello minimo, sebbene ci vorrà una percentuale significativa del tempo di lavoro.
A differenza della campagna di bilancio, quando ciascun centro di responsabilità finanziaria costituisce il suo piano una volta all'anno e si adatta al trimestre, il calendario di pagamento richiede un aggiornamento regolare o più spesso). La raccolta formalizzata di informazioni da tutti i cfos può essere difficile, quindi gli economisti dovrebbero essere profondamente immersi nella situazione con la circolazione dei fondi in tutte le direzioni.
Pronostico dei flussi di cassa in entrata dalle vendite, naturalmente, l'area di lavoro più difficile. Con un gran numero di clienti secondari minori, è possibile utilizzare il metodo più semplice di valutazione - l'aritmetica media, quando il volume pianificato dei ricavi per diversi periodi è diviso per il numero di periodi. I dati possono essere aggiornati con una serie di fattori indiretti (stagionalità, dinamica del settore / mercato, l'influenza della fase attuale del ciclo di vita / strategia della società). La precisione della pianificazione è complicata con diversi grandi clienti. In questa situazione dovrebbe essere utilizzato il metodo di valutazione degli esperti. La sua essenza risiede nel fatto che per ogni somma, la probabilità della sua produzione è determinata in tre scenari (conservatore, ottimista, pessimista) e quindi viene visualizzata la media ponderata tenuta in considerazione la specifica azione di ciascun scenario.
La determinazione della data di molti pagamenti viene effettuata senza la partecipazione degli iniziatori di pagamento. Utile per utilizzare dati empirici, specialmente in base a fornitori ben noti e di lunga data. Inoltre, un complemento di successo sarà un monitoraggio regolare dei pagamenti estremi per i contratti attuali (Iniziatori dei pagamenti hanno un'abitudine costante di indicare i pagamenti delle scadenze precedentemente consentite nell'ambito del contratto). Lo stesso vale per pagare le tasse. Una buona ricezione può essere la pratica di pagare alcuni conti per alcuni giorni dopo il periodo consentito. Tali trucchi minori spesso rimangono inosservati dalla controparte, ma non applicano tali tattiche per i fornitori chiave.
Misurare l'efficacia di qualsiasi documento programmato viene effettuato valutando la qualità della previsione. Il calendario di pagamento non fa eccezione. Impostare l'indicatore del destinazione limite del fatto dal piano, a seconda delle specifiche dell'attività, la frequenza di aggiornare il report e l'orizzonte di pianificazione. Nel caso di un calendario di pagamento in Excel, l'esempio di cui abbiamo smontato, va notato che l'eccesso regolare del tasso di ripristino ridurrà l'utilità di tale documento al minimo, il che significa che la società non guadagnerà alcuni ulteriore interesse.
In pratica, succede spesso che lo stesso TSFO sia senza peccato. Una delle opzioni per la lotta con "pianificatori" deboli può essere l'introduzione di regolari report analitici per la direzione senior, che sarà valutata dalle risorse perse a causa della scarsa pianificazione di TSFO prese separatamente. Un altro modo di motivare i responsabili della esecuzione dei bilanci dei dipendenti può svolgere fissaggio di deviazioni ammissibili sulla mappa degli indicatori chiave delle prestazioni per determinare la dimensione del bonus del dipendente annuale (trimestrale).
Il calendario di pagamento qualitativo occupa giustamente occupa una posizione centrale nel sistema contabile di gestione. Naturalmente, l'uso integrato di questo strumento universale consente di espandere i confini del classico scopo sul monitoraggio dei problemi di liquidità. La continuazione logica del vettore di formazione vettoriale specificata sarà la preparazione automatica del rapporto di fabbrica BDDS. Per fare ciò, è solo necessario inserire il piano del piano monetario sul programma (al mese o per il trimestre) e il gruppo il fatto del fatto allo stesso periodo. Inoltre, poiché la base si riempie, è formato un altro potente strumento per il monitoraggio e l'analisi - la matrice massima flessibile di tutte le transazioni in contanti con un alto grado di affidabilità dei dati.
È il principale piano finanziario operativo dell'organizzazione o un piano di fatturato monetario. Nel processo della sua preparazione, tutte le spese di cassa sono supportate da reali fonti di ricavi monetari. Il calendario di pagamento riflette i veri flussi di cassa sul venuto e il consumo di risorse contanti e finanziarie.
La pianificazione finanziaria operativa include la preparazione e l'esecuzione del calendario di pagamento.
Nel processo di compilazione calendario di pagamento. Le seguenti attività sono risolte:
Prima sezione Il calendario è la sua parte consumante, riflettendo tutti i calcoli imminenti e il trasferimento di fondi, secondo - parte redditizia.
Il rapporto tra entrambe le parti del calendario di pagamento dovrebbe essere così che sono forniti. uguaglianzao cosa è ancora meglio reddito e tasse in eccesso e detrazioni. I costi di ricevuta in eccesso indica una diminuzione delle funzionalità dell'organizzazione nel coprire le spese imminenti. In questo caso, parte dei pagamenti prioritari dovrebbe essere trasferita a un altro periodo di calendario, accelerare la spedizione e la vendita dei prodotti possibile per adottare misure per trovare ulteriori fonti.
Quando si elabora un calendario di pagamento, i dati contabili dei dati per i conti correnti nella Banca, informazioni su pagamenti urgenti e scaduti ai fornitori, e tengono conto anche del programma di spedizione e del trasferimento dei documenti di pagamento alla Banca, i risultati finanziari delle vendite dei prodotti , contributi pianificati al bilancio dell'imposta sul reddito, della proprietà e degli altri, detrazioni ai fondi extrabustizia sociali, lo stato degli insediamenti con debitori e creditori.
Esempio di un calendario di pagamento
Con una mancanza di fondi, è possibile utilizzare come fonte di risorse finanziarie. credito a breve termine.
Il calcolo della necessità di un prestito a breve termine viene effettuato nel caso in cui secondo il calendario di pagamento, l'organizzazione non ha soldi. L'algoritmo per il calcolo della necessità di un prestito a breve termine è presentato nella tabella. 3.5.
Scheda. 3.5. Pagare il calendario quando si calcola la necessità di un prestito
Secondo il calendario di pagamento, si può vedere che l'organizzazione non ha soldi all'inizio del mese. Prima del ricevimento dei fondi previsti dal cliente per l'esecuzione del lavoro, il deficit totale dei fondi è di 10221 mila rubli. Pagare un calendario, tenendo conto del ricevimento di un prestito di 10.500 mila rubli. Per un periodo di 5 giorni è dato nella tabella. 3.6.
Sulla base dei dati del calendario di pagamento, è possibile determinare un determinato periodo di prestito - 5 giorni. Il quinto giorno del prestito, è possibile pagare completamente il prestito e l'interesse per l'uso di fondi presi in prestito. L'interesse è calcolato dalla formula:
Supponiamo P \u003d 13%, la quantità di interessi pagabile sarà pari a 10500 · 0.13 · 5: 365 \u003d 18,5 (mille rubli). Pertanto, 12618.7 mila rubli lascerà il conto corrente per il quinto giorno lavorativo del mese. (10500 (Credito) + 18.7 (interessi per il credito) + 2100 (spese di corrente)), e a disposizione dell'organizzazione rimarrà 560,3 mila rubli.
Scheda. 3.6. Pagare un calendario, tenendo conto del prestitoOggi, il problema principale per molte imprese è trovare risorse finanziarie gratuite. Dopo tutto, l'impossibilità di attrarre loro porta a un calo della produzione e una diminuzione del livello di reddito della popolazione, la domanda dei consumatori porta a una riduzione delle entrate delle imprese, un aumento dei crediti
Durante la recessione economica, le condizioni di approvvigionamento di imprese sono serrate: riducendo al minimo i rischi, le aziende preferiscono lavorare sul pagamento anticipato. Pertanto, la carenza di fondi viventi (di seguito "DS) diventa il problema principale che l'impresa deve essere risolta al fine di garantirne la liquidità e la solvibilità nella realtà della crisi.
Il meccanismo che consente di controllare la liquidità dell'azienda e l'uso più produttivo DS, è il calendario di pagamento.
La pianificazione operativa del flusso di cassa per un determinato periodo è effettuata elaborando un calendario di pagamento all'interno del bilancio del flusso di cassa (di seguito indicato come BDDS) sulla base dell'attuale stato dei pagamenti contratti conclusi, contratti firmati e obblighi effettivi.
Dal punto di vista del bilancio, il calendario di pagamento è un sistema di prenotazione DS dal piano. Ma a differenza di BDDS questo è un documento più dettagliato. Dopotutto, se, con una pianificazione strategica, non importa, da cui riceveremo specificamente o che sono pagati per soldi, quindi con operativi - tutto è come sul palmo: qui ci sono debitori - debitori, ma sono creditori.
Pertanto, nel calendario di pagamento, è possibile dipingere in dettaglio: a chi, quando, da chi, per il quale e quanto dovrebbe pagare (ottenere).
Il calendario di pagamento è un piano in contanti (di seguito denominato DDS) a breve termine (Settimanale), riflettendo tutti i tipi di attività dell'impresa (base, finanziaria, investimento), approvata dalla leadership entro i limiti e le possibilità dell'impresa.
Le informazioni fornite nel calendario di pagamento aziendale sono necessarie ai proprietari del business, i leader di gestori più elevati e secondari dei centri di responsabilità finanziaria (di seguito denominati il \u200b\u200bdistretto federale centrale) e i dipendenti del blocco finanziario ed economico.
Dal punto di vista del bilancio, il calendario di pagamento è un sistema per riservando denaro dal piano
La gamma di problemi relativi alla competenza del direttore finanziario, uno dei più importanti manager dell'impresa, è insolitamente ampia - dai compiti della gestione operativa in contanti ai problemi dello sviluppo strategico della società. Inoltre, in qualsiasi impresa, la gestione finanziaria è strettamente correlata alla sua attività principale - la produzione, la fornitura commerciale o di servizio, e, di conseguenza, con la gestione delle risorse. L'attuazione del calendario di pagamento ridurrà i costi del lavoro del direttore finanziario per il controllo della spesa DS se prima ha dovuto visualizzare e firmare ogni applicazione per il pagamento, quindi con l'introduzione di un calendario di pagamento, quando sono state approvate gli importi dei pagamenti Nei budget, e la procedura per effettuare pagamenti è formalizzata, i controlli del flusso di cassa possono essere affidati al servizio finanziario dei dipendenti. Il direttore finanziario coordinerà solo una quantità limitata di pagamenti, come regola, super-luminoso, grande o irregolare. Ad esempio, l'importo del pagamento per il noleggio dell'Ufficio è sufficiente per concordare una volta all'approvazione del bilancio, lasciando il controllo della procedura convincente stessa e rispettare le quantità del bilancio finanziario.
I processi aziendali correttamente costruiti aiutano a ridurre al minimo il rischio di abuso dai dipendenti aziendali separando le funzioni del pagamento dei pagamenti e della loro iniziazione. Ad esempio, il capo della direzione aziendale accetta tutte le domande di pagamento per il suo TSFE ed è responsabile del bilancio e il funzionario dei servizi finanziari controlla il rispetto delle domande ai limiti di bilancio e l'adempimento delle procedure di regolamentazione del sistema di pagamento.
Attività che risolveranno il calendario di pagamento
1. Non consentire rotture di cassa e non conformità con gli obblighi della Società alle controparti. Lo scopo principale della formazione di un calendario di pagamento è la lotta contro le rotture in contanti, in cui non ci sono soldi al checkout sulla cassa. Come progettando effettivamente "programma" del flusso delle imprese DDS, il calendario di pagamento consente di prevedere rotture di cassa, prendere provvedimenti in anticipo per eliminare la situazione della necessità di effettuare pagamenti in assenza di fondi sufficienti nel conto della Società. Seguendo il principio "avvertiato - significa armato", è possibile modificare rapidamente i piani di spesa del DS, impedendo così alla rottura dei contanti.
È possibile effettuare "crediti" preliminari, modificare le date dei redditi e dei pagamenti, coordinarli con le controparti - e riflettono tutto questo direttamente nel calendario di pagamento.
2. Non consentire la spesa di fondi su importi approvati. Anche se la compagnia ha un sacco di soldi, non significa che possano essere spesi pensò. I tratti sono ammessi solo nel quadro dei budget. Le situazioni impreviste che richiedono di andare oltre il budget, sono piuttosto eccezioni alla regola generale. Il calendario di pagamento consente di controllare se il pagamento è nel quadro del budget.
3. Gestisci la liquidità della società. Uno dei principali criteri per la correttezza delle decisioni di gestione presi nel settore finanziario è la positività del flusso totale di DS in qualsiasi momento.
4. Fornire informazioni affidabili in modalità on-line. Le informazioni finanziarie sono importanti da ricevere rapidamente. Lo svantaggio del calendario di pagamento attuato in Excel è il consumo di tempo per inserire la segnalazione. Il calendario di pagamento deve essere integrato nel sistema di contabilità operativa in modo che non vi sia alcun doppio ingresso per ottenere dati affidabili.
5. Garantire la corretta conformità con le procedure di gestione dei costi. La procedura di coordinamento dovrebbe includere una certa delegazione della responsabilità, a seconda dell'importanza di un particolare pagamento.
6. Massimo eliminare il fattore umano.
Pianificazione del flusso prima di assume gestione della liquidità Aziende. L'indicatore di liquidità della Società tiene conto dello Stato e della grandezza delle sue attività e delle sue passività correnti.
Il calendario di pagamento è un piano di movimento del denaro a breve termine, riflettendo tutti i tipi di attività della Società approvati dalla leadership entro i limiti e le possibilità dell'impresa
I componenti principali delle attività correnti sono riserve, crediti e DS, gli obblighi attuali sono i debiti.
Il calendario di pagamento consente di gestire i debiti e i crediti. Ciò è particolarmente vero con un aumento del numero di acquirenti o fornitori, poiché è possibile definire chiaramente le date di pagamento per la ricevuta tempestiva delle materie prime, dei servizi, garantendo l'efficienza dell'impresa, prevenendo l'emergere di sanzioni.
Il controllo DS, che è correlato alle riserve di inventario, mette immediatamente il compito di controllare il fatturato dei titoli. Ciò che è più veloce delle meno riserve di magazzino, il più economico costò la compagnia, più efficace i DS sono utilizzati per acquisire le necessarie materie prime, materiali, merci per l'attività principale.
Con una carenza di denaro "vivente", un chiaro lavoro di un'impresa nel coordinamento del piano dei pagamenti a tutti i livelli di gestione e dei layout di priorità competente e premurosa è particolarmente importante.
In pratica, la situazione spesso sorge quando il piano di ricevuta non è soddisfatto, e il piano di spesa SS è soddisfatto per quanto riguarda, di conseguenza, l'importo totale delle applicazioni per il pagamento supera il vero flusso di DS. Al fine di evitare rotture di cassa, è consigliabile classificare tutti i pagamenti nel grado della loro priorità o significato. Il pagamento per gli articoli con la massima priorità è obbligatoria, con inferiore - con condizioni aggiuntive. Ad esempio, le domande per il pagamento del debito ai principali fornitori di prodotti, le tasse sono soddisfatte principalmente, mentre i costi della formazione, la modernizzazione delle apparecchiature per ufficio è finanziata quando il piano di vendita è soddisfatto di almeno il 90%.
A questo proposito, l'analisi dei cosiddetti pagamenti permanenti è molto utile: spesso ci sono spese a cui sono abituati e non mettere in discussione la loro fattibilità. Un nuovo sguardo alla struttura di pagamento contribuirà a determinare se tali costi sono davvero obbligatori. La compilazione del piano DDS ha solo senso quando si può essere sicuri che tutti i pagamenti necessari siano presi in considerazione. Il piano è redatto per eliminare la necessità di un finanziamento "improvviso" di qualsiasi progetto "super-prezioso". È necessario pensare per la direzione della spesa DS in anticipo, in una situazione di crisi, è opportuno l'introduzione di scadenze più rigide nel coordinamento del piano dei pagamenti a tutti i livelli di gestione delle imprese.
Per quanto riguarda l'esecuzione del piano, la pratica della riconciliazione quotidiana del saldo di cassa merita l'attenzione, che eliminerà gli abusi possibili, darà ai manager con informazioni affidabili sull'attuale saldo dei conti in conti e all'ufficio dell'impresa, che è necessario per la fabbricazione decisioni sull'attuazione dei pagamenti correnti.
Quando si crea un sistema di pagamenti in contanti, la Società dovrebbe selezionare due direzioni di lavoro. Primo - Formazione di piani finanziari a medio termine, articoli di DDS e altro analista (organizzazioni, contratti, controparti) che limitano i pagamenti DS. Il risultato è il documento - "Calendario pagante". Secondo - Descrizione del movimento delle applicazioni (registri di pagamento) Nel contesto dei partecipanti ai processi, il periodo di tempo, che è considerato come un processo aziendale di un'impresa, finalizzata all'attuazione del documento "Calendario di pagamento" in termini di interazione di unità e gestione dell'impresa, che richiedono un chiaro coordinamento e molta attenzione dai dirigenti e dal personale di esecuzione.
Le principali fasi dello sviluppo del sistema di calendario di pagamento
1. Formazione dei dati pianificati (questo processo è implementato come parte del budget ed è una fase preparatoria obbligatoria, poiché il controllo delle possibilità di pagamento viene effettuata in base ai dati pianificati).
2. Definizione dell'elenco di un analista (articolo DDS, controparti, contratti, DS), nel contesto della quale saranno ispezionate le possibilità dei pagamenti e dei ricavi.
3. Costruire un meccanismo per la formazione dei registri del registro, applicazioni.
4. Descrizione del processo aziendale "Pagamento del calendario", determinazione nel suo quadro di persone responsabili da procedure, compiti.
5. Regolamento e progettazione documentale del processo aziendale "Pagare il calendario".
6. Automazione del processo aziendale "Pagare il calendario".
1. Formazione di dati pianificati
Si presume che la società abbia una struttura finanziaria con TSFE dedicato, il bilancio come strumento di gestione è implementato e funziona. Questa fase è la base per il calendario di pagamento, perché Verifica delle funzionalità di pagamento / ricevuta si verifica nel contesto di determinati dati pianificati.
È importante effettuare un BDDS in merito ai flussi di cassa sulle attività principali, investimenti e finanziarie, per le quali è necessario avere budget sia dei principali progetti di attività che di investimento. Per ogni articolo, è consigliabile consolidare il responsabile (cioè un dipendente che prende decisioni ed è responsabile sia per gli indicatori pianificati che quelli effettivi, deviazioni del piano fatto).
2. Definizione dell'elenco dell'analista
L'elenco degli analisti consente di creare uno strumento per il controllo dei pagamenti / guadagni sulla possibilità di attuazione.
È possibile utilizzare i seguenti analisti: CFO, fonte di DS, controparte (destinatario DS), contratto con una controparte (entro il quale saranno effettuati i pagamenti), l'articolo DDS (che passerà i pagamenti DS), il progetto (che è Nei pagamenti di investimento), la priorità del pagamento.
Dopo aver evidenziato gli analisti nel sistema contabile, è necessario ricordare il principio della fattibilità economica - i requisiti sovrastimati per l'elenco dell'analista rendono il sistema di consumo di tempo e non pulito. Pertanto, è necessario rimanere nell'elenco, il minimo necessario per risolvere le attività fornite dalla Società prima del sistema contabile.
3. Costruire un meccanismo per la formazione di registri del registro, applicazioni
Dopo aver determinato l'analista e i dettagli del pagamento, è formato il toolkit di pagamento / ricevuta. Il sistema di gestione finanziaria operativa di un'impresa implementata attraverso il processo di business del calendario di pagamento include diversi partecipanti (dipendenti, dipartimento, servizio), e tutti hanno bisogno di uno strumento con cui funzionerà in questo sistema. I dipendenti di dipartimenti e servizi inviano domande per il pagamento / ricezione di DS e gestione o dipendenti autorizzati a prendere decisioni implementarli attraverso registri delle applicazioni. L'applicazione è una richiesta di documenti per la ricezione o il pagamento di DS, contenente informazioni descrittive su questa operazione. L'applicazione riflette tutti gli analisti approvati, i dettagli ausiliari, la priorità, se necessario, e il campo per commenti da ciascuno dei partecipanti al futuro processo del calendario di pagamento.
Il registro delle applicazioni è un elenco di applicazioni consolidate da una caratteristica specifica (data, responsabile, fonte di DS, tipo di articoli).
E la domanda e il registro delle domande per il pagamento di DS dovrebbero contenere una quantità completa e sufficiente di informazioni per prendere una decisione sul pagamento / ricevimento del denaro.
4. Descrizione del processo aziendale "Pagare il calendario"
Dopo aver verificato e approvando il pagamento delle domande fornite, si ritiene che il calendario di pagamento come processo aziendale sia implementato nei registri approvati dalle applicazioni.
Successivamente, è necessario rispondere alle domande: chi, che, quando e a che ora sono cornici. È in questa fase che il processo di sviluppo di un calendario di pagamento è importante, il che stabilisce la procedura per l'interazione dei dipendenti e, pertanto, determina il risultato della disciplina di pagamento dell'impresa e della sua reputazione come partner Bona Fide. Opzioni per l'interazione dei lavoratori nel processo di approvazione del set di applicazioni, e ogni impresa produce uno schema, appropriato e conveniente per questo.
Durante la progettazione di un processo aziendale, è necessario seguire determinati principi:
- sufficienza dell'autorità e delle funzioni dei partecipanti del processo (Ciò significa che ciascuna delle parti più coerenti e di approvazione ha il diritto di accettare una o un'altra decisione di pagamento);
- sicurezza organizzativa (qualsiasi pagamento economico o applicazione dell'applicazione deve avere una singola autorità di approvazione e approvazione e nessuna divisione, la cui partecipazione al processo è fornita, non può essere esclusa dal ciclo di formazione del calendario di pagamento);
- la capacità di controllare la funzione (Tutte le applicazioni devono avere un livello sufficiente di controllo della possibilità di pagamento, al fine di evitare pagamenti non autorizzati);
- dinamismo (Il sistema di pagamento in contanti dovrebbe avere una procedura di coordinamento ottimale che soddisfa i requisiti della disciplina di pagamento dell'impresa (come regola, durata da due a cinque giorni), e il processo di approvazione dei pagamenti è ottimizzato in conformità con il lavoro con i fornitori) .
La versione più visiva della presentazione del processo aziendale è grafica, sotto forma di un diagramma (disegno).
5. Regolamento del processo aziendale "Pagare il calendario"
Nella fase finale, il processo aziendale della gestione del flusso di cassa è sancito nei documenti normativi, che sono approvati dall'ordine interno e sono vincolanti su tutte le divisioni e dipendenti della Società. Il documento interno che determina le regole per il funzionamento del sistema di pagamento dell'azienda deve contenere informazioni sulla procedura per il passaggio di domande di pagamento, scadenze, persone responsabili del coordinamento e approvazione, doveri e poteri dei dipendenti, sequenza di azioni.
6. Automazione del processo aziendale "Pagare il calendario"
Per mantenere la gestione del flusso di cassa operativa, è necessario automatizzare i processi aziendali pertinenti. Il software dovrebbe consentire:
Alcune imprese per automatizzare i sistemi di gestione del flusso di cassa sono utilizzati da Excel e altri programmi non core, sebbene questo metodo abbia un numero di svantaggi: bassa efficienza nel riflettere informazioni e reporting, non protetti con guasti, il problema della doppia immissione dei dati, la necessità Il tempo è il costo del reporting di ripartizione. Pertanto, sempre più aziende tendono a scegliere tra software specializzato.
Il calendario di pagamento è il piano di distribuzione dei flussi di cassa, che è compilato per garantire il continuo processo di attività finanziarie ed economiche dell'impresa.
Per il lavoro efficiente dell'impresa, è necessario correttamente diretto e ridistribuire flussi finanziari. E durante il processo globale della destabilizzazione dell'economia, dovrebbe essere preso in considerazione il disavanzo delle risorse finanziarie correnti. Nel sistema di strumenti di pianificazione finanziaria, un calendario di pagamento è destinato a una soluzione efficace a questi problemi.
Il calendario di pagamento si riferisce al sistema di pianificazione operativa e quindi copre il periodo da uno a tre mesi. È una tabella consolidata, che mostra informazioni sul flusso pianificato del denaro e della loro spesa. I flussi di cassa in entrata e in uscita devono essere bilanciati in modo che la Società sia solvente a ciascun punto specificato.
Il calendario di pagamento, come strumento di pianificazione finanziario, è costituito da due parti. Si mostra il flusso programmato dei fondi, nell'altro - il loro consumo. Nella prima fase del calendario di pagamento, è necessario effettuare dati sui saldi di cassa all'inizio del periodo previsto. Il calendario di pagamento combina i dati sugli insediamenti in contanti e non in contanti dell'impresa.
Pertanto, questo include informazioni sui saldi di cassa sull'account corrente corrente del conto corrente e nell'ufficio dell'Enterprise. Successivamente, è necessario effettuare informazioni sul ricevimento delle entrate pianificate dalla vendita di beni e servizi, il ritorno dei crediti, il ricevimento dei fondi di credito o finanziati, nonché i pagamenti anticipati e altri redditi.
Le fonti possono servire come contratto per la vendita di beni e servizi, progetti di calendario per la spedizione di prodotti, piani di rimborso dei crediti, accordi di prestito, dati sulla scadenza dei titoli di debito.
La parte della spesa dovrebbe includere informazioni sui calcoli pianificati con i fornitori di beni e servizi, il pagamento delle imposte obbligatorie e delle commissioni, il rendimento previsto dei fondi di credito e la paga per interessi su di essi, i tempi dei salari.
Le fonti di acquisizione dei dati in questo caso possono essere: contratti contrattuali, piani di rimborso del prestito, programmi salariali, fattura e fattura per i beni già consegnati e piani di investimento di capitale.
Nel processo di elaborazione di un calendario di pagamento, possono essere distinti diversi passaggi principali. Inizialmente, questo strumento di pianificazione finanziario comporta la definizione di un periodo che sta pianificando - un quarto, un mese di calendario o un decennio. Quindi è previsto di implementare beni o servizi. Sulla base dei dati sull'attuazione pianificata, viene elaborato il piano del reddito atteso.
Quindi il calcolo della porzione di spesa del calendario di pagamento è calcolato. Ora dovresti calcolare il saldo monetario in ogni fase delle operazioni di liquidazione. Un saldo positivo significa che la società è sufficientemente dotata di denaro ed è solvente. Se l'importo del saldo di cassa supera sufficientemente la necessità necessaria per contanti, quindi è possibile considerare investire attività eccessive al fine di ottenere reddito aggiuntivo.
Se il saldo ha un valore negativo, è necessario rivedere la pianificazione del pagamento e considerare la possibilità di regolare la parte della spesa del calendario di pagamento. La regolazione è necessaria in considerazione del fatto che le rotture di cassa portano al non adempimento degli obblighi contrattuali, comporta l'uso di un sistema di sanzioni e la passione per la spesa parte del bilancio delle imprese. In assenza della possibilità di trasferire i tempi dei pagamenti, è necessario adottare misure per trovare fonti di finanziamento e la capacità di attirare fondi presi in prestito.
Il calendario di pagamento è un piano operativo che consente di controllare il flusso finanziario dell'impresa. Ha bisogno di manager per prendere decisioni sulla fattibilità di un particolare pagamento al momento.
Il calendario di pagamento consente ai dipendenti del servizio finanziario di fornire rapidamente dati sulla solvibilità finanziaria dell'impresa. Il calendario di pagamento è uno strumento di ottimizzazione ed un uso efficiente dei flussi di cassa dell'impresa.
Affinché la Società in tempo utile per soddisfare gli obblighi finanziari in tempo, dovrebbero essere evitate le rotture in contanti - la mancanza di fondi necessari per finanziare i costi successivi. A partire dalla versione 3.0.43.152 nel programma "1C: Accounting 8" è apparso un "calendario di pagamento", che non solo aiuta a combattere le rotture di cassa, ma aiuta anche a gestire tempestivamente i flussi finanziari. Il calendario può riflettere le informazioni sulle ricevute dagli acquirenti e sul pagamento programmato ai fornitori; sui pagamenti al budget; sui pagamenti in ritardo; Informazioni sui contanti che sono sul percorso tra la Banca e il cassiere (ad esempio, quando la raccolta) e prevedevano di ricevere contratti di acquisizione. La nuova funzionalità è particolarmente utile per le piccole e medie imprese che non dispongono di un dipartimento finanziario o di uno stato di direttore finanziario.
Per il funzionamento stabile dell'impresa, è necessario l'implementazione tempestiva di tutti i pagamenti pianificati. Per fare ciò, al momento del pagamento al checkout o sui conti di liquidazione dell'organizzazione, deve esserci una quantità sufficiente di fondi. La situazione in cui il contante è temporaneamente carente, è chiamata rottura in contanti. Nel programma "1C: Accounting 8" Modifica 3.0 Per prevenire le rotture di cassa, è fornita una nuova funzionalità - (Fig. 1).
Fico. 1. Forma del calendario di pagamento
Accesso a Calendario di pagamento. effettuato sullo stesso collegamento ipertestuale dalla sezione Testain un gruppo Pianificazione. Nelle impostazioni del pannello di comando, viene specificata un'organizzazione per la quale viene formata le informazioni sui pagamenti pianificati e il periodo di previsione è generato, inclusa la data corrente. - Si tratta di un report in cui il giorno del ricevimento e il piano di spesa si riflette, nonché informazioni sui saldi di cassa all'inizio e alla fine di ogni giorno.
I valori negativi alla fine della giornata indicano rotture di cassa. Si distinguono nella relazione in rosso. Per eliminare le lacune in contanti, è necessario garantire che l'ammontare dei pagamenti non superi la quantità di reddito, tenendo conto del saldo all'inizio della giornata. Usando Il contabile vede dove è pianificata la mancanza di fondi e può adottare misure per eliminarla nel tempo.
rapporto In "1C: Accounting 8" Edition 3.0 può includere le seguenti sezioni (se ci sono situazioni appropriate):
Considera quali informazioni vengono visualizzate in ciascuna delle sezioni.
Nel capitolo Pagamento da parte degli acquirentivisualizza i pagamenti programmati in base ai documenti del sistema contabile Acquirente dell'account, Vendite (atti, fatture), Fornitura di servizi di produzione, Sistema operativo di trasmissione., Trasferimento NMA.. Ti ricordiamo che la possibilità di specificare i tempi di pagamento in questi documenti è impostato nelle impostazioni della funzionalità. Affinché l'utente tenga traccia del pagamento previsto dagli acquirenti, nella sezione La cosa principale è la funzionalità Sulla scheda Calcoli È necessario impostare la bandiera Pianificazione dei pagamenti dagli acquirenti.
Le informazioni sui pagamenti in ritardo possono essere ottenute se si passa attraverso il collegamento ipertestuale appropriato sotto forma di un assistente Pagamento previsto dagli acquirenti(Fig. 2).
Fico. 2. Assistente "pagamento previsto dagli acquirenti »
A forma di assistente, è possibile modificare il periodo di pagamento di uno o più documenti, avendo precedentemente assegnato il loro cursore. Per bottone Cambia il termine di pagamento Si apre la forma di inserire un nuovo tempo di pagamento. Inoltre, il tempo di pagamento del documento può essere modificato direttamente nella colonna Scadenza. Consentire le righe nell'elenco, è possibile inviare un'e-mail alla controparte con un promemoria del pagamento. La lettera verrà formata automaticamente dal pulsante. Ricordare.
Nel capitolo Altra forniturainformazioni sui fondi apportati al registratore di cassa degli enti creditizi, dei registri di cassa di risparmio o dei biglietti postale per l'iscrizione all'account dell'organizzazione, ma non ancora registrati nell'appuntamento (Account Bilances 57.01 "traduzioni sulla strada"). Anche nella sezione viene visualizzata la ricevuta programmata dei fondi ai sensi dei contratti di accumulo (saldi sul conto 57.03 "vendite sulle carte di pagamento").
Nel capitolo Tasse e contributivisualizza le attività per il pagamento dei pagamenti al bilancio (tasse, tasse, premi assicurativi). Gli importi delle imposte, delle tasse e dei contributi al pagamento sono calcolati secondo la base di informazioni - si tratta di importi fiscali o dati maturati da dichiarazioni o report preparati. Se il pagamento non è stato possibile determinare l'importo (ad esempio, non vi è alcuna dichiarazione, nessun accergrante, il campo invece della quantità viene visualizzata. Per i pagamenti al bilancio, azioni simili alle attività pertinenti in Elenco dei compiti.Fare clic sulla cella apre un menu in cui è possibile selezionare l'azione desiderata, ad esempio, pagare o Completo di fts.. Nel caso in cui l'importo del pagamento non è definito, il programma richiederà tale effetto da eseguire - ad esempio, per preparare una dichiarazione sulla tassa pertinente.
Nel capitolo Pagamenti ai fornitori.visualizza i pagamenti programmati in base ai documenti Conto dal fornitore., Ammissione (atti, sopraelevata), ADMISSIONE ADD. Spese, Ammissione di Nma.. Facendo clic sulla cella, si apre un documento, sulla base della quale è programmato il pagamento. Affinché l'utente sia in grado di specificare i tempi di pagamento nei documenti del fornitore, è necessario nelle impostazioni di funzionalità del programma nella scheda Calcoliimposta la bandiera Pianificazione dei pagamenti fornitori..
Le informazioni sui pagamenti in ritardo sono disponibili sul collegamento ipertestuale appropriato. Quando fai clic su di esso, si apre la forma dell'Assistente Pagamento a fornitori.Con il quale è possibile formare automaticamente un elenco di ordini di pagamento per il pagamento da parte dei fornitori. Per fare ciò, annotare la bandiera della linea per la quale è necessario formare ordini di pagamento. I documenti di pagamento sono formati automaticamente dal pulsante Creare ordini di pagamento.
Nella sezione include pagamenti per pagare il personale salario. Il clic sulla cella apre un menu in cui è possibile selezionare l'azione desiderata, ad esempio pagare o Completa con FTS su NDFL (Fig. 3).
Fico. 3. Sezioni "tasse e contributi" e "salario"
Nel capitolo Piatti periodiciviene visualizzata le informazioni sui pagamenti regolari - ad esempio per utilità, comunicazioni, noleggio, Internet, ecc. La data di promemoria del prossimo pagamento e la regolarità dei promemoria possono essere installate sotto forma di un ordine di pagamento tramite collegamento ipertestuale Pagamento ripetuto? Le informazioni sui pagamenti in ritardo sono disponibili sul collegamento ipertestuale appropriato.
A forma di Calendario di pagamento. Puoi regolare i piani per il prossimo / consumo di denaro usando il team Prendi. Per fare ciò, selezionare l'area contenente informazioni sul pagamento. Inoltre, il comando è disponibile nel menu di scelta rapida della cella di pagamento. Il trasferimento è disponibile solo per i pagamenti ai fornitori e per pagare dagli acquirenti.
In forma semplice e visiva Rappresenta le informazioni sul movimento previsto di contanti con possibili rotture di cassa e contribuisce all'adozione operativa delle misure per prevenire questa situazione.
Il risultato dell'ottimizzazione del calendario di pagamento è un piano ordinato (previsioni) del flusso di cassa, in cui i lacune in contanti sono assenti.
