Bevezetés
A gyártási gyakorlatot a Chisty Grad LLC. A főtevékenység megvalósításának típusa: a terület takarításával, a város utca- és úthálózatának karbantartásával kapcsolatos munkák, szolgáltatások biztosítása.
A tanulási folyamatban megszerzett készségek gyakorlati alkalmazását célzó ipari gyakorlat lehetővé tette a megszerzett ismeretek megszilárdítását.
Gyakorlati ideje alatt az volt a célom, hogy tanuljak:
A szervezet vagyonának könyvelésére vonatkozó dokumentáció, a dokumentumok főbb adatai, bizonylattípusok;
A szervezet dokumentumainak tárolási feltételeinek sorrendje;
· A szervezet pénzeszközeinek nyilvántartása;
· Anyagnyilvántartás vezetése;
· Árunyilvántartás vezetése;
· A termelési költségek nyilvántartása;
· Értékesítési költségek nyilvántartása;
· Késztermékek nyilvántartása;
· Befektetett eszközök és immateriális javak nyilvántartása;
· Pénzügyi befektetések nyilvántartása;
· A szervezet követeléseinek nyilvántartása.
A Chisty Grad LLC szervezet jellemzői
A szervezet számviteli politikájának tanulmányozása
Általános rendelkezések
A "Chisty Grad" Korlátolt Felelősségű Társaság, a továbbiakban: Társaság, amelyet az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvével, a Korlátolt Felelősségű Társaságokról szóló szövetségi törvénnyel, valamint a vállalkozások Orosz Föderációban történő alapítását és működését szabályozó egyéb rendelkezésekkel összhangban hoztak létre. és a Társaság alapításáról szóló határozat .
Az Egyesület alapító okirata az Alapító Okirat.
A cég teljes cégneve oroszul: Korlátolt Felelősségű Társaság "Chisty Grad". A cég rövidített neve oroszul: Chisty Grad LLC.
A cég székhelye: Orosz Föderáció, Pszkov, st. Dekabristov, 19, 100. iroda.
A társaság jogi státusza
A Társaságot a megállapított eljárásnak megfelelően az állami bejegyzés pillanatától megilletik jogi személy jogai. A Társaság önálló mérlegében nyilvántartott különvagyonnal rendelkezik, saját nevében vagyoni és személyes nem vagyoni jogokat szerezhet és gyakorolhat, kötelezettségeket vállalhat, bírósági eljárásban felperes és alperes lehet. A cégnek van egy kerek pecsétje, amely orosz nyelven tartalmazza a teljes cégnevét, jelezve a cég székhelyét. A Társaság jogosult a cégnevét tartalmazó bélyegzőre, fejléces papírra, saját emblémára, valamint védjegyre az előírt módon lajstromozni.
A társaság listát vezet a társaság tagjairól.
A Társaság kötelezettségeiért teljes vagyonával felel.
A Társaság nem vállal felelősséget tagjainak kötelezettségeiért.
A társaság résztvevői nem felelősek annak kötelezettségeiért, és viselik a társaság tevékenységével összefüggő veszteségek kockázatát a társaság jegyzett tőkéjében lévő részvényeik értékén belül.
A társaság fizetésképtelensége (csődje) esetén a résztvevők hibájából vagy más olyan személyek hibájából, akiknek lehetőségük van a társaság cselekményeinek meghatározására, az említett résztvevők vagy más személyek, a társaság vagyona hiánya esetén kötelezettségeiért másodlagos felelősséget rendelt.
A tevékenység célja és tárgya
A társaság egy kereskedelmi szervezet, amelynek célja a profitszerzés.
A Társaság polgári jogokkal és kötelezettségekkel rendelkezik, amelyek a szövetségi törvények által nem tiltott bármely típusú tevékenység végrehajtásához szükségesek.
A társaság tevékenységi köre Pszkov város területének tisztításával, utca- és úthálózatának karbantartásával kapcsolatos gazdasági tevékenység:
1. Az utak, járdák és a szomszédos területek szemétgyűjtése;
2. A város útjainak, útkereszteződéseinek határán belüli utak és zöldterületek fűnyírása;
3. Útburkolatok kátyújavítása;
4. Tömegközlekedési megállóhelyek pavilonjainak javítása, karbantartása;
5. Új útjelző táblák és egyéb forgalomirányítási eszközök karbantartása, felszerelése;
6. Gyalogos és elektromos kerítések karbantartása;
7. Hasonló tevékenység.
A társaság a törvényben előírt módon jogosult külgazdasági tevékenység végzésére.
Az engedélyt vagy különleges engedélyt igénylő tevékenységeket csak azok megszerzése után lehet végezni.
A Társaság alaptőkéje
A társaság tevékenységének biztosítására 100 000 (százezer) rubel alaptőkét alakítottak ki. Az alaptőke a résztvevők részvényeinek névértékéből áll.
Üzleti tranzakciók dokumentálása
A "Chisty Grad" LLC szervezet könyvelésében lévő dokumentációt a megfigyelt objektumok elsődleges nyilvántartásának és jogi nyilvántartásának módjaként használják, azaz. egy módszer a gazdasági élet megvalósult tényeinek a számviteli tárgyak állapotára gyakorolt hatásának elsődleges tükrözésére
A számviteli bizonylatot a gazdasági ügylet időpontjában kell elkészíteni, és ha ez nem lehetséges, akkor annak összeállítása a megfigyelési gazdasági művelet befejezését követően azonnal kötelező.
A dokumentumok formájukban és a bennük rögzített tranzakciók tartalmát meghatározó mutatókban is különböznek egymástól. A dokumentumok fő mutatóit, amelyek a műveletek lényegét jellemzik, részleteknek nevezzük.
A részletek olyan információs elem, amely önálló értelmes terhelést hordoz (például anyagtípus, mértékegység stb.).
A bizonylatok formai és tartalmi eltérései határozzák meg a számviteli munkában való felhasználásuk sajátosságait. Ezért a számviteli bizonylatok feldolgozásának megkönnyítése érdekében azokat homogén jellemzők szerint csoportosítják.
A bizonylatok osztályozásának főbb jellemzői a cél, a rögzített üzleti tranzakciók mennyisége (a képzés sorrendje), a felhasználás módja, az összeállítás helye.
A számviteli bizonylatoknak nincs önálló értéke. Adminisztratív és végrehajtói dokumentumok alapján állítják össze, és a számvitel rendszerezésének technikai eszközei.
A számviteli nyilvántartási bizonylatok egyben a könyvelő által a számviteli nyilvántartások elkészítéséhez és egyszerűsítéséhez a számviteli folyamatban való további felhasználás céljából készített dokumentumok (például számviteli kimutatások, számítások stb.). Az ilyen dokumentumokat csak a szervezet számviteli osztálya használja. E dokumentumok tartalma és formája a számviteli munka során alkalmazott technikai eszközöktől, a szintetikus és analitikus számvitel mutatóinak jellegétől és mutatóitól függ.
A számviteli bizonylatok a tükrözött üzleti tranzakciók mennyisége szerinti csoportosítása során megkülönböztetik az elsődleges és az összevont bizonylatokat.
Elsődlegesek azok az okiratok, amelyek a gazdasági élet tényállását elkészítik. Ezek a dokumentumok a számviteli folyamat technológiai láncolatának legelején vannak. Ezek képezik az elsődleges elszámolás alapját, mert a gazdasági élet ténye előzetes megfigyeléssel, méréssel az elsődleges bizonylatban rögzítésre kerül. Az elsődleges tartalmazza a legtöbb üzleti tranzakciót feldolgozó számviteli bizonylatot (például pénztárbizonylatok és kiadások, átvételi igazolások, számlák stb.).
Az összefoglaló dokumentumok több elsődleges dokumentumból rögzítenek adatokat a gazdasági élet tényeiről. Az összevont bizonylatok használata összefügg az elsődleges bizonylatok adatainak összegzésével és konszolidált mutatók beszerzésével, vagy további információk megszerzésével azokról az üzleti tranzakciókról, amelyeket a megfelelő szakaszokban rögzítenek és tükröznek a könyvelésben. Összevont bizonylatra példaként szolgálhatnak a pénztári jelentések (pénztári jelentések), amelyek a bejövő és kimenő pénztári utalványok és a hozzájuk csatolt bizonylatok adatait összegzik; elsődleges bizonylatok alapján összeállított árujelentések tárgyi eszközök átvételéről, kiadásáról stb.
Az elsődleges és összesítő számviteli bizonylatok papíron és gépi adathordozón is elkészíthetők. Ha a dokumentumot gépi adathordozón készítik, akkor arról egyidejűleg papíralapú másolatot kell készíteni. Ez a feltétel akkor is fennáll, ha a hatályos jogszabályoknak megfelelően a rendvédelmi szervek és az ellenőrzést gyakorló szervek előírják.
Az összeállítás helye szerint a dokumentumokat külső és belső részekre osztják.
Külső okiratnak minősülnek azok a dokumentumok, amelyeket e szervezeten kívül, pl. más szervezetektől kapott dokumentumok: számlák - szállítók fizetési követelményei; banki kivonatok elszámolási és devizaszámlákról; végrehajtási okirat stb.
A belső olyan dokumentumok, amelyek céljuktól függetlenül egy adott szervezeten belül készülnek.
A szervezetben csak a megfelelően elkészített dokumentumokat fogadják el könyvelésre.
Az üzleti tranzakciók dokumentálásakor a dokumentumoknak jó minőségűnek kell lenniük, megbízható adatokat kell tartalmazniuk az üzleti tranzakciók mennyiségéről és ütemezéséről. Az adatok pontosságáért a dokumentumot aláíró tisztviselők felelősek.
A dokumentumokat egyértelműen, áttekinthetően, tintával vagy technikai eszközök segítségével kell kitölteni. Nem teszik lehetővé a törlést és az írott adatok jogosulatlan javítását. A bizonylatokban elkövetett hibákat a hibás szöveg vagy szám egysoros áthúzásával kell kijavítani, hogy a fentebb írt javított és helyes adatok olvashatóak legyenek. A hiba kijavítását az okiratot aláíró személyeknek meg kell állapodniuk és aláírásukkal meg kell erősíteniük a javítás dátumának megjelölésével.
Egyes számviteli bizonylatok kiállítása esetében speciális ellenőrzést hoznak létre a csekk-, rendelési bizonylatok kitöltésével, valamint a bizonylatok másolatának kiállításával. Ezt az ellenőrzést a helytelen és jogellenes műveletek megakadályozása, lehetőség szerint a sikkasztás, lopás és egyéb tisztviselői visszaélések megelőzése érdekében végzik.
Az előírt módon elkészített számviteli bizonylatokat a számviteli osztálynak továbbítják további feldolgozásra és az általuk végrehajtott ügyletek könyvelésében való megjelenítésére. Használat után a dokumentumok az archívumba kerülnek tárolásra.
A számviteli bizonylatok mozgásának folyamatát a kiállításuktól (kiállításuktól, keletkezésüktől), az operatív felhasználástól, a számviteli feldolgozástól, a számviteli nyilvántartásokba való rögzítéstől és az archívumban történő tárolásig történő elhelyezéséig iratforgalomnak nevezzük.
A számviteli osztályba való belépés után a számviteli bizonylatokat elsősorban a működés érdeme és a bizonylat helyessége alapján ellenőrzik.
A művelet érdemi ellenőrzése abból áll, hogy az okirattal végrehajtott befejezett művelet a hatályos jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelőségét ellenőrizzük. Az ilyen ellenőrzés az egyik legfontosabb eszköze annak, hogy a könyvelők ellenőrizzék az elvégzett műveletek jogszerűségét és gazdasági megvalósíthatóságát.
A papírmunka helyességének ellenőrzése során megállapítják, hogy a dokumentum az előírt formában készült-e, minden adata helyesen van-e kitöltve, betartják-e a dokumentum hibáinak kijavítására vonatkozó szabályokat, a tisztviselők aláírásának hitelességét stb. . A megállapított szabályok megsértésével elkészített dokumentumokat további feldolgozásra visszaküldjük.
A szervezet archívumában a számviteli dokumentumokat a Szövetségi Levéltári Szolgálat által meghatározott időszakokra tárolják. A számviteli bizonylatok minimális tárolási ideje a szervezet archívumában 5 év. Az egyes dokumentumokra eltérő megőrzési időket állapítanak meg. Például egy szervezet alkalmazottainak személyes számláit 75 évig kell megőrizni, a pénzeszközök és a leltár átvételére vonatkozó meghatalmazást - 3 évig stb.
A különösen fontos dokumentumokat a tárolási idő lejárta után a helyi Állami Levéltárnak adják át, a többit megsemmisítik. Az iratok Állami Levéltárba történő átadását az átadást igazoló dokumentumokra való hivatkozással az irattári könyvbe bejegyzik.
Az elsődleges dokumentumok szervezettől való visszavonását csak a nyomozást végző szervek, az előzetes nyomozást végző szervek, az ügyészség és a bíróságok, az adófelügyelőség e szervek határozata alapján a hatályos orosz büntetőeljárási jogszabályoknak megfelelően. Az iratok lefoglalását jegyzőkönyvben dokumentálják, melynek egy példányát átvételi elismervény ellenében adják át a szervezet vezetőjének és a főkönyvelőnek. A főkönyvelőnek vagy más tisztségviselőnek joga van az iratlefoglalást végző szervek képviselőinek engedélyével és jelenlétében másolatot készíteni az okiratokról, megjelölve a lefoglalás okát és időpontját.
A számviteli bizonylatok elvesztése vagy megsemmisülése esetén a szervezet vezetője bizottságot jelöl ki a dokumentumok elvesztésének vagy megsemmisülésének okainak kivizsgálására. A bizottság munkájában szükség esetén meghívják a védelem és az Állami Tűzoltóság vizsgálati szerveinek képviselőit, amely a végzésben szerepel. A bizottság munkájának eredményét okirattal rögzítik, amelyet a szervezet vezetője hagy jóvá.
A főkönyvelő (a továbbiakban: főkönyvelő) követelményei közé tartozik az is, aki a jelen Szabályzat (7) bekezdésének "b", "c", "d" alpontjában meghatározott esetekben számviteli nyilvántartást vezet) az üzleti tranzakciók dokumentálása és a dokumentumok, információk számviteli szolgálathoz történő benyújtása a szervezet minden dolgozója számára kötelező.
(lásd az előző kiadás szövegét)
A működés jellegétől, a jogszabályi előírásoktól, a számvitel módszertani útmutatóitól és a számviteli információk feldolgozásának technológiájától függően további részletek is szerepelhetnek az elsődleges dokumentumokban.
14. A számviteli elsődleges bizonylatok aláírására jogosultak névsorát a főkönyvelővel egyetértésben a szervezet vezetője hagyja jóvá.
A készpénzzel történő üzleti tranzakciókat formáló dokumentumokat a szervezet vezetője és a főkönyvelő vagy az általuk meghatalmazott személyek írják alá.
A főkönyvelő vagy az általa meghatalmazott személy aláírása nélkül a monetáris és elszámolási dokumentumok, pénzügyi és hitelkötelezettségek érvénytelennek minősülnek, és nem fogadhatók el végrehajtásra (kivéve a szövetségi végrehajtó szerv vezetője által aláírt dokumentumokat, a amelyek tervezési jellemzőit az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma külön utasításai határozzák meg) . Pénzügyi és hitelkötelezettségek alatt értendők a szervezet pénzügyi befektetéseit rögzítő dokumentumok, kölcsönszerződések, kölcsönszerződések, valamint áru- és kereskedelmi kölcsönről kötött megállapodások.
Abban az esetben, ha a szervezet vezetője és a főkönyvelő között nézeteltérés alakul ki egyes üzleti tranzakciók lebonyolításával kapcsolatban, az azokra vonatkozó elsődleges számviteli bizonylatokat a szervezet vezetőjének írásbeli rendelkezése alapján lehet végrehajtani, aki teljes felelősséggel tartozik a következményekért. az ilyen műveletek végrehajtásáról és az azokra vonatkozó adatok számviteli és számviteli bevonásáról.
15. Az elsődleges számviteli bizonylatot az üzleti ügylet lebonyolításakor, illetve ha ez nem lehetséges, az ügylet teljesítését követően haladéktalanul kell elkészíteni.
Áruk, termékek, munkák és szolgáltatások pénztárgéppel történő értékesítése esetén annak teljesítését követően legalább naponta egyszer lehet elsődleges számviteli bizonylatot készíteni a pénztárbizonylatok alapján.
Az elsődleges számviteli bizonylatok létrehozása, a számvitelben való tükrözéshez való átadásuk eljárása és feltételei a szervezet által jóváhagyott munkafolyamat-ütemezés szerint történik. A számviteli elsődleges bizonylatok időben történő és minőségi lebonyolítását, a számviteli tükrözésre megállapított határidőn belüli továbbítását, valamint a bennük szereplő adatok megbízhatóságát a bizonylatokat összeállító és aláíró személyek biztosítják.
16. Készpénz és banki bizonylatok javítása nem megengedett. Más elsődleges számviteli bizonylatokon csak a bizonylatokat összeállító és aláíró személyekkel történt egyeztetés után lehet javítani, amelyet ugyanazon személyek aláírásával kell megerősíteni, feltüntetve a javítás dátumát.
17. Az üzleti tranzakciókra vonatkozó adatok feldolgozásának ellenőrzésére, ésszerűsítésére elsődleges számviteli bizonylatok alapján összevont számviteli bizonylatok állíthatók össze.
18. Az elsődleges és összevont számviteli bizonylatok papíron és gépi adathordozón is elkészíthetők. Ez utóbbi esetben a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról papír alapon az üzleti tranzakciók más résztvevői számára, valamint az Orosz Föderáció jogszabályai szerint ellenőrzést gyakorló szervek kérésére, bíróság és ügyészség.
Az okmány egy meghatározott módon kódolt, speciális hordozóra rögzített tájékoztató üzenet (tanúsítvány), amely igazolja, hogy a gazdasági élet ténye vagy fennáll, vagy megtörtént, vagy meg kell kötni.
Elsődleges számviteli dokumentumok - írásos igazolás a befejezett üzleti tranzakcióról vagy annak végrehajtására jogosító. A 2011. december 6-án kelt 402-FZ számviteli törvény szerint minden üzleti tranzakciót igazoló dokumentumok alapján kell rögzíteni.
2013. január 1-től a számviteli elsődleges bizonylatok egységes nyomtatványainak albumaiban szereplő elsődleges számviteli bizonylatok nyomtatványai nem kötelezőek. Ugyanakkor továbbra is kötelezőek az elsődleges számviteli bizonylatként használt bizonylatok, amelyeket felhatalmazott szervek más szövetségi törvényekkel összhangban és azok alapján hoztak létre (például pénztárbizonylatok) (a Pénzügyminisztérium tájékoztatása). Oroszország N PZ-10/2012).
A gazdasági élet minden tényét az elsődleges számviteli bizonylaton kell nyilvántartani. Nem fogadható el számviteli bizonylat, amely a gazdasági élet meg nem történt tényeit dokumentálja, beleértve a képzeletbeli és színlelt ügyleteket is.
Az elsődleges számviteli bizonylat kötelező adatai:
1) a dokumentum neve;
2) a dokumentum elkészítésének dátuma;
3) az okmányt készítő gazdálkodó szervezet neve;
5) a gazdasági élet tényének természetes és (vagy) pénzbeli mérésének értéke, a mértékegységek megjelölésével;
6) az ügyletet, a műveletet lebonyolító és annak lebonyolításáért felelős (felelős) személy (személyek) beosztásának megnevezése, vagy az ügyletért felelős (felelős) személy (személyek) beosztásának megnevezése. a rendezvény regisztrációja;
7) az ügyletek lebonyolításáért felelős személyek aláírása, feltüntetve vezetéknevüket és kezdőbetűjüket, vagy az ilyen személyek azonosításához szükséges egyéb adatokat.
Az elsődleges számviteli bizonylatot a gazdasági élet tényének időpontjában, illetve ha ez nem lehetséges, akkor annak kitöltését követően haladéktalanul kell elkészíteni. A gazdasági élet tényének nyilvántartásáért felelős személy gondoskodik az elsődleges számviteli bizonylatok időben történő átadásáról a bennük szereplő adatok számviteli nyilvántartásba történő bejegyzéséhez, valamint ezen adatok megbízhatóságáról. A számvitel vezetésével megbízott személy, valamint az, akivel a számviteli szolgáltatás nyújtására szerződést kötöttek, nem vállal felelősséget a más által összeállított elsődleges számviteli bizonylatoknak a gazdasági élet megvalósult tényeinek való megfeleléséért.
A számviteli elsődleges bizonylatok formáit a gazdálkodó szervezet vezetője határozza meg a könyveléssel megbízott tisztviselő javaslatára. A közszféra szervezetei számára az elsődleges számviteli dokumentumok formáit az Orosz Föderáció költségvetési jogszabályaival összhangban állapítják meg.
Az elektronikus aláírásról szóló 2011. április 6-i N 63-FZ szövetségi törvénnyel összhangban (a 2013. július 2-i módosítással) azokban az esetekben, amikor a 2013. július 1-je előtt hatályba lépett szövetségi törvények és egyéb szabályozási jogi aktusok előírják a elektronikus digitális aláírás használata, továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírást alkalmaznak.
Az elsődleges számviteli bizonylatot papír alapon és (vagy) elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum formájában állítják össze.
Ha az Orosz Föderáció jogszabályai vagy egy megállapodás előírja az elsődleges számviteli bizonylat más személynek vagy állami szervnek papíron történő benyújtását, a gazdálkodó szervezet köteles más személy vagy állami szerv kérésére saját költségén. , az elektronikus bizonylat formájában elkészített elsődleges számviteli bizonylatról nyomtatott másolatot készíteni.
A korrekciók megengedettek az elsődleges számviteli bizonylatban, hacsak a szövetségi törvények vagy az állami számviteli szabályozó testületek szabályozási jogi aktusai másként nem rendelkeznek. Az elsődleges számviteli bizonylatban szereplő javításnak tartalmaznia kell a helyesbítés dátumát, valamint a helyesbítést tartalmazó bizonylatot készítő személyek aláírását, vezetéknevük és kezdőbetűjük vagy az ezen személyek azonosításához szükséges egyéb adatok feltüntetésével.
Ha az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban az elsődleges számviteli bizonylatokat, beleértve az elektronikus dokumentumokat is, visszavonják, a visszavont dokumentumoknak az Orosz Föderáció jogszabályai által megállapított eljárásnak megfelelően készített másolatait a dokumentum tartalmazza. számviteli dokumentumok.
A számviteli elsődleges bizonylatok aláírására jogosultak névsorát a főkönyvelővel egyetértésben a vállalkozás vezetője hagyja jóvá.
A számviteli bizonylatok ellenőrzésének fajtái. A számviteli osztályhoz beérkezett összes elsődleges dokumentumot formailag, számtanilag és lényegében ellenőrizni kell - ez a számviteli feldolgozás egyik szakasza. A formai ellenőrzés során kiderül, hogy megfelelő nyomtatványt használtak-e, minden szükséges adat fel van-e tüntetve, az irat tartalmazza-e a szükséges aláírásokat, vannak-e rajta törlések, foltok, pontosítások. A számlálási ellenőrzés lehetővé teszi az aritmetikai számítások helyességének, az adózás eredményeinek megállapítását. Az érdemi ellenőrzés célja az okiratban rögzített üzleti ügylet jogszerűségének, célszerűségének megállapítása. Azt is ellenőrzi, hogy a műveletet valóban elvégezték-e és a jelzett mértékben. Ha hibákat találnak a készpénzben és a banki bizonylatokban, azokat át kell írni, javításuk nem megengedett. Tilos olyan ügyletet végrehajtani, amely a törvénybe, valamint a készpénz- és egyéb értékkezelési rendbe ütközik.
Ellenőrzési módszerek:
szilárd
szelektív
Szilárd, természetesen ez a teljes elsődleges a vizsgált időszakra. Az ellenőrzések során főszabály szerint ez alá tartozik a pénztár, a bank, a vezetőség és a főkönyvelő fizetése.
Szelektív módszer - a dokumentumtömb egy részének ellenőrzése, ha például előzetes jelentésekről van szó, akkor az ellenőr belátása szerint akár hónapokra, egy adott negyedévre is választható dokumentumokat, vagy ilyen-olyan jelentéseket. egy szám ilyen-olyan, általában minden az ellenőr fantáziáitól függ, és attól, hogy mennyire ismeri el, hogy ezen a területen hibázhat, szabálytalanságot követ el (az ún. ellenőrzési kockázat mértéke).
Ami a módokat illeti.
1. A dokumentum ellenőrzése:
ü kötelező adatok megléte - dátum, felelős személyek aláírása, a művelet tartalma stb.
ü logikai vezérlés - a működés és a költség tartalmának összehasonlítása; tükrözi a fizikai jellemzőket a dokumentum mennyiségével; a dokumentum kelte és az az időszak, amelyhez csatolták;
a művelet jogszerűsége vagy gazdasági megvalósíthatósága;
ü számtani ellenőrzés - vannak-e végösszegek a pozíciók összegével, a főkönyvi forgalmú folyóiratoknál a forgalom stb.
2. Leltár - számviteli adatok összehasonlítása a tényleges elérhetőséggel.
3. Analitikai eljárások - sokféle technika, például a kibocsátás mennyiségének és az erőforrások fogyasztásának összehasonlítása: villamos energia, anyagok stb.
4. Külső információforrások használata - keresztellenőrzés (dokumentumok és (vagy) információk bekérése a szerződő felektől, szabályozó hatóságoktól).
Dokumentumfolyamat egy olyan rendszer, amely dokumentumok létrehozására, értelmezésére, továbbítására, fogadására és archiválására szolgál egy szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer ellenőrzi a dokumentumokkal történő munkavégzést és védi a dokumentációt az illetéktelen hozzáféréstől.
Dokumentumfolyamat- ez az egyik olyan vállalatirányítási eszköz, amely mind a vállalkozáson belüli (a vállalkozás dolgozói között), mind a külső partnerekkel történő elektronikus információcserét szolgálja. Létezik olyan is, hogy "irodai munka", amelyet gyakran a "dokumentumfolyam" kifejezés szinonimájaként használnak, de ezeket külön kell választani. Az irodai munka olyan intézkedések összessége, amelyek a szervezetben a vezetés dokumentált támogatását szolgálják. A „dokumentumfolyamat” kifejezés pedig a dokumentumok mozgását írja le a menedzsment dokumentációs támogatása keretében.
Dokumentumfolyamat egy szervezetben egyaránt lehet központosított, és meghatározott osztályok szintjén is bemutatható. A központosított munkafolyamatban a dokumentumok három fő típusát veszik figyelembe: bejövő (külső partnerektől), kimenő (részlegektől) és belső (a szervezeten belüli terjesztéshez).
Számos fő szakasz van munkafolyamat:
ü Bizonylat készítése (üzleti tranzakció során)
ü Áthelyezés a számviteli osztályra
ü Az elfogadott bizonylatok könyvelő általi ellenőrzése
ü Számviteli osztályon a bizonylat adózása, csoportosítása, rendszerezése
ü Archívumba helyezés (egy dokumentum életciklusának utolsó szakasza a munkafolyamatban)
Egy középszintű vállalat fő kommunikációs problémája a kapcsolódó probléma dokumentumfolyamat. A dokumentumfolyamat lehet rossz minőségű, megbízhatatlan, formálatlan stb. Ezek a problémák az információvesztés forrásai, a vállalati erőforrások improduktív költségei, amelyek végső soron pénzügyi veszteségekben fejeződnek ki. Az interakció szabályozásának (normalizálásának) eszköze egy ilyen vállalkozásnál a munkafolyamat optimalizálása és az azt követő automatizálás, pl. Teremtés elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (vagy EDMS). Ugyanakkor a munkafolyamatok automatizálása gyakran párhuzamosan történik a számvitel beállításával és automatizálásával a vállalatnál.
A munkafolyamat-automatizálási rendszerek korábban széles körben elterjedtek külföldön, mint Oroszországban, és kialakult saját terminológia, amely az elektronikus dokumentumkezelés különböző területeit írja le. A munkafolyamatok automatizálására szolgáló termékek egész osztálya létezik, az úgynevezett elektronikus dokumentumkezelő rendszerek vagy EDMS.
Oroszország legelterjedtebb platformján az "1C:Enterprise 8.2." teljes dokumentumkezelés 1C-n Az 1C:Enterprise 8 platform létrehozásával együtt jelent meg, amikor az 1C programcsalád terjesztését a kis- és középvállalkozási szegmensekről átirányították a közép- és vállalati szegmensekre. Elektronikus dokumentumkezelés egy teljes információs rendszer attribútuma.
Az 1C platformon alapuló szoftvertermékek hagyományosan erősek a számvitel és a menedzsment területén. Ennek köszönhetően dokumentumkezelés 1C-n számos további előnnyel jár. Ezek közé tartozik a teljes körű integráció a hitelesítő adatokkal - dokumentumokkal és könyvtárakkal, amelyek nélkül lehetetlen az üzleti folyamatok integrált automatizálásának rendszerét felépíteni.
Az 1C elektronikus dokumentumkezelő rendszernek számos szabványos alkalmazása létezik, például a szerződéses munka automatizálása. De az olyan feladatok megoldása, mint a személyzeti munkafolyamat, az üzleti utakkal és az előlegjelentésekkel végzett munka, a forrásigénylés, az értékesítési, beszerzési, termelési és raktári munkafolyamatok támogatási folyamatai, csak egyetlen információs rendszerben, könyvelési programmal oldható meg. Például az 1C 8.2 platformon. a ": Process Management" elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyetlen adatbázisban működhet az "1C: Bér- és személyzeti menedzsment" vagy "1C: Termelési Vállalatmenedzsment" termékkel, amely lehetővé teszi mindkét funkcionális feladat (például toborzás) átfogó megoldását. ) és számviteli (felhalmozási fizetés) és vezetői (motivációs döntés meghozatala fizetésemelésről vagy pénzbírságról), valamint interakciós és információátadási feladatokról (dokumentum továbbítása az útvonalon, az összes érdekelt résztvevő időben történő értesítésével együtt). folyamat a korábban jóváhagyott eljárás szerint). Az interakciós problémákat megoldó szoftvertermékek funkcionalitása az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben is szabványos.
A vállalati erőforrások ellenőrzését, a részlegek megfelelő munkájának irányítását és megszervezését, a vállalkozás munkájának optimalizálását, javítását elektronikus dokumentumkezelő rendszer alkalmazásával oldják meg.
A szigorú számadási formák közé sorolt elsődleges iratok nyomtatványait a minisztériumok, főosztályok által előírt módon (számozás, tipográfiai módszer) kell számozni.
A bizonylatok időben történő és helyes elkészítéséért, az adatok pontosságáért, valamint a bizonylatok számviteli osztályhoz történő időben történő továbbításáért az ezen dokumentumokat összeállító és aláíró személyek viselik a felelősséget.
A bizonylatkezelési szabályokat és a számviteli információfeldolgozási technológiát a vállalkozás által elfogadott számviteli politika részeként hagyják jóvá. A munkafolyamat ésszerű megszervezéséhez a vállalatnál a munkafolyamat ütemezését a vezető utasításával (utasításával) kell jóváhagyni. A munkafolyamat ütemtervének előadók általi betartását a vállalkozás főkönyvelője ellenőrzi.
Számviteli nyilvántartások. Az elsődleges számviteli bizonylatokban szereplő adatokat időben nyilvántartásba kell venni és a számviteli nyilvántartásokban fel kell halmozni.
Számviteli regiszterek - számítógépes technológiával előállított könyvek, kártyák, folyóiratok vagy külön lapok, mágnesszalagok, lemezek, hajlékonylemezek és más gépi adathordozók, amelyek a könyvelésre elfogadott elsődleges bizonylatokban található információk rendszerezésére és felhalmozására, a számviteli számlákon és a pénzügyi kimutatásokban található információk rendszerezésére és felhalmozására szolgálnak. . Számviteli nyilvántartások gépi adathordozókon történő vezetésekor biztosítani kell azok papíralapú adathordozókra történő kiadásának lehetőségét.
Kihagyás vagy visszavonás nem megengedett a számviteli objektumok számviteli nyilvántartásba történő rögzítésekor, képzeletbeli és színlelt számviteli objektumok számviteli nyilvántartásokban történő nyilvántartása során. Képzelt számviteli tárgy alatt az elszámolásban csak látszat alapján tükröződő nem létező tárgyat kell érteni (ideértve a teljesítetlen kiadásokat, nem létező kötelezettségeket, a gazdasági élet meg nem történt tényeit), színlelt számviteli tárgy alatt olyan tárgyat kell érteni, amely az elszámolásban tükröződik. könyvelés egy másik tárgy helyett, hogy elfedje (beleértve a színlelt ügyleteket). Az Orosz Föderáció jogszabályai által előírt tartalékok, pénzeszközök és előállításuk költségei nem képzeletbeli elszámolási tárgyak.
A könyvelést a számviteli számlákon kettős könyvvitel vezeti, hacsak a szövetségi szabványok másként nem rendelkeznek. A gazdálkodó szervezet által használt számviteli nyilvántartásokon kívül számviteli számlát vezetni nem lehet.
A számviteli nyilvántartás kötelező adatai:
1) a nyilvántartás neve;
2) a nyilvántartást összeállító gazdálkodó szervezet nevét;
3) a nyilvántartás vezetésének kezdetének és befejezésének dátuma és (vagy) az az időszak, amelyre a nyilvántartást készítették;
4) a számviteli objektumok kronológiai és (vagy) szisztematikus csoportosítása;
5) a számviteli tárgyak pénzbeli mérésének értéke, a mértékegység megjelölésével;
6) a nyilvántartás vezetéséért felelős személyek beosztásának megnevezése;
7) a nyilvántartás vezetéséért felelős személyek aláírása, feltüntetve vezetéknevüket és kezdőbetűjüket vagy az azonosításhoz szükséges egyéb adatokat.
A számviteli nyilvántartások formáit a könyveléssel megbízott tisztviselő javaslatára a gazdálkodó szervezet vezetője hagyja jóvá. A közszféra szervezetei számára a számviteli nyilvántartások formáit az Orosz Föderáció költségvetési jogszabályaival összhangban hozzák létre.
A 2011. április 6-i 63-FZ szövetségi törvénnyel összhangban (a 2013. július 2-án módosított) olyan esetekben, amikor a 2013. július 1-je előtt hatályba lépett szövetségi törvények és egyéb szabályozási jogi aktusok előírják egy elektronikus digitális aláírás, továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás.
A számviteli nyilvántartást papír alapon és (vagy) elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum formájában állítják össze.
Ha az Orosz Föderáció jogszabályai vagy egy megállapodás előírja a számviteli nyilvántartás más személynek vagy állami szervnek papíron történő benyújtását, a gazdálkodó szervezet más személy vagy állami szerv kérésére köteles saját költségén, a számviteli nyilvántartás papíralapú másolatán, elektronikus bizonylat formájában.
Az említett nyilvántartás vezetésével megbízott személyek által nem engedélyezett javítások a számviteli nyilvántartásban nem megengedettek. A számviteli nyilvántartásban szereplő javításnak tartalmaznia kell a helyesbítés dátumát, valamint a nyilvántartás vezetésével megbízott személyek aláírását, feltüntetve vezetéknevüket és kezdőbetűjüket, illetve az azonosításhoz szükséges egyéb adatokat.
Ha az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban a számviteli nyilvántartásokat visszavonják, ideértve az elektronikus dokumentumot is, a visszavont nyilvántartásoknak az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott módon készített másolatait a számviteli dokumentumok tartalmazzák.
Függetlenül a könyvelés módjától, dokumentáción alapul, ahol a bizonylatok a számviteli információ elsődleges hordozói (befejezett üzleti tranzakciók) szerepét töltik be. A napi műveletek csoportosítása, általánosítása és felhalmozása a vállalkozások által az általános módszertani elvek betartásával kialakított számviteli nyilvántartásokban történik. A regiszterek megjelenésében kártyákra, ingyenes lapokra és könyvekre, tartalmilag analitikus, szintetikus könyvelési nyilvántartásokra és kombinált, azaz e két típusú számvitel kombinálására oszlanak.
A dokumentumok osztályozása. A dokumentumok szerkezetének ezen alapon történő összetétele és elemzése lehetővé teszi a szervezeten belüli belső és külső iratforgalom volumenének arányát, a vállalkozás tevékenységeinek autonómiájának elemzését (a bejövő információ egységeinek arányának kiszámítása). és belső információk), értékeli a szervezet külső környezetben történő forgalmának aktivitását (a kimenő dokumentumok aránya szerint).
Bejelentkezés alapján a dokumentumokat adminisztratív, végrehajtói, kombinált és számviteli dokumentumokra osztják.
vezetői az iratok utasításokat, utasításokat tartalmaznak egyes üzleti műveletek előállítására, végzésére (a vállalkozás vezetőjének és az általa üzleti tevékenység végzésére felhatalmazott személyeknek a megbízásai).
végrehajtói dokumentumok igazolja az üzleti ügyletek tényét. Ide tartoznak az anyagok átvételi megbízásai (átvételi aktusai); tárgyi eszközök átvételének és selejtezésének aktusai; a késztermékek munkásoktól történő átvételéről szóló dokumentumokat stb. A végrehajtó okmányokat az üzleti műveletek végrehajtásáért és a dokumentumokban történő végrehajtásuk helyességéért felelős személyek írják alá, például műhelyvezetők, raktárvezetők (raktárosok), művezetők stb. .
Kombinált a dokumentumok adminisztratív és végrehajtó jellegűek. Ide tartoznak: bejövő és kimenő készpénzes megbízások; bérszámfejtési kimutatások a vállalkozás alkalmazottainak bérezéséhez; elszámoltatható (kirendelt) személyek előzetes jelentései stb.
Számviteli dokumentumok abban az esetben állítják össze, ha az üzleti ügyletek nyilvántartására nincs más dokumentum, illetve a vezetői és ügyviteli iratok összesítése és feldolgozása során. Ide tartoznak az igazolások, elosztási kimutatások, tartalékkalkulációk, pénzügyi kimutatások stb.
A számvitelben használt bizonylatok is fel vannak osztva egyszeri és halmozódó.
Egyszer Az elsődleges dokumentumok minden üzleti tranzakciót elkészítenek, és egy lépésben kerülnek összeállításra.
Halmozott a dokumentumok meghatározott időszak alatt készülnek homogén üzleti tranzakciók fokozatos felhalmozódásával. Az időszak végén ezek a dokumentumok kiszámítják a vonatkozó mutatók összegeit. A halmozódó bizonylatok példái a kéthetes, havi munkamegbízások, limitkártyák a vállalkozás raktáraiból származó anyagok kiadásához stb. A gyűjtő bizonylatok a számviteli információk rendszerezésének és általánosításának első szakaszának elemei.
A dokumentumok egységesítése és szabványosítása. Jelenleg az elsődleges iratok egységes, szakosított és egyedi formáit alkalmazzák. Az egységes dokumentumok az előírt módon jóváhagyott szabványos dokumentumok, amelyek különböző tulajdoni formákkal és eltérő iparági jellemzőkkel rendelkező szervezetek homogén tevékenységeinek nyilvántartására szolgálnak.
Az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáiban (kivéve a készpénzes tranzakciók elszámolására szolgáló nyomtatványokat) a szervezet szükség esetén további részleteket is megadhat. Az egyes részletek kizárása az egységes űrlapokból nem megengedett.
A bevezetett változtatásokat a szervezet vonatkozó szervezeti és adminisztratív dokumentumával kell formalizálni. A tipikus egységesített elsődleges bizonylatokat albumokban adják ki, amelyekben homogén számviteli szekciók keretei között alakítják ki, és saját megkülönböztető számmal rendelkeznek.
A befektetett eszközök elszámolására vonatkozó elsődleges számviteli dokumentáció egységes formái az Orosz Föderáció területén működő valamennyi tulajdonformájú jogi személyre vonatkoznak (kivéve a hitelintézeteket és a költségvetési intézményeket).
Az űrlapok információkódoló zónákat írnak elő, amelyeket az összoroszországi osztályozók szerint töltenek ki:
vezetői dokumentáció - OKUD;
vállalkozások és szervezetek - OKPO;
befektetett eszközök - OKOF.
Szükség esetén az automatizált adatfeldolgozás mutatóinak további rendszerezése érdekében további kódok adhatók meg a szervezetben elfogadott kódrendszer szerint.
Üres termékek gyártásakor az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formái alapján megengedett az oszlopok bővítése és szűkítése, valamint sorok (beleértve az ingyenesek) és laza lapok hozzáadása a szükséges információk elhelyezésének és feldolgozásának megkönnyítése érdekében. . A bizonylat anyaghordozója lehet számviteli nyomtatvány vagy mágneslemez, attól függően, hogy a számviteli információkat papírra vagy mágneses adathordozóra rögzítik.
Az Orosz Föderáció területén működő szervezetekben az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak bevezetése a számviteli politika elemeként a pénzügyi év elejétől kezdődik, és azt a szervezet megfelelő szervezeti és adminisztratív dokumentumával kell formalizálni.
Az ágazatközi egységes formanyomtatványok ágazatközi jellegűek, és minden szervezet használja. Ezeket az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága határozatai hagyják jóvá.
A tipikus egységes iparági nyomtatványok a dokumentumok speciális formái, amelyeket bizonyos iparágakban működő szervezetek használnak. Tehát jelenleg szabványos nyomtatványokat dolgoztak ki és hagytak jóvá az Állami Statisztikai Bizottság a következők elszámolására: kereskedelmi műveletek;
közétkeztetési szervezetekben végzett tevékenység; készpénzes elszámolás a lakossággal pénztárgép használatával;
beruházási és javítási és építési munkák;
építőipari gépek és mechanizmusok munkája;
közúti szállítási műveletek;
mezőgazdasági termékek és nyersanyagok.
Az elsődleges számviteli bizonylatok egyedi formáit olyan szervezetben dolgozzák ki és használják, amely csak egyetlen esetre jellemző műveletekkel rendelkezik. Az ilyen bizonylatoknak tartalmazniuk kell a kötelező adatokat, és azokat a szervezet számviteli politikájáról szóló végzésben kell jóváhagyni.
A dokumentumok szabványosítása a hasonló dokumentumok formanyomtatványainak egységes méretű kialakítása az Orosz Föderáció Szabványügyi és Metrológiai Állami Bizottságának 2003. március 3-i 65. sz. „Az állami szabvány elfogadásáról és végrehajtásáról” szóló határozatával összhangban. az Orosz Föderáció”.
A papírmunkára vonatkozó követelmények a GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere” 2003. július 1-jén léptették életbe.
2013. január 1-től a számviteli elsődleges bizonylatok egységes nyomtatványainak albumaiban szereplő elsődleges számviteli bizonylatok nyomtatványai nem kötelezőek. Ugyanakkor továbbra is kötelezőek az elsődleges számviteli bizonylatokként használt, felhatalmazott szervek által az egyéb szövetségi törvényeknek megfelelően és azok alapján megállapított formái (például készpénzes bizonylatok).
A „papírmentes könyvelés” bevezetésének helyzete és kilátásai. Mindig is történtek kísérletek a könyvelés automatizálására - abakuszok, összeadó gépek, számológépek és végül számítógépek kizárólag könyvelésre tervezett programokkal. A modern számítástechnikai technológiák helyes és hatékony alkalmazása esetén a szervezeti számvitel minőségileg új szintre emelhető: a papíralapú dokumentumokat archívumban tárolhatja, és kizárólag elektronikus másolataikkal dolgozhat.
A számviteli törvény értelmében az elsődleges dokumentumokat legalább öt évig meg kell őrizni. Az elsődleges számviteli bizonylatokat, számviteli nyilvántartásokat, számviteli (pénzügyi) kimutatásokat, könyvvizsgálói jelentéseket a szervezetek az állami levéltári rendszerre vonatkozó szabályok szerint megállapított időtartamig, de legalább a beszámolási évtől számított öt évig megőrzik. A számviteli politika dokumentumait, a gazdálkodó szervezet standardjait, a számvitel szervezésével és vezetésével kapcsolatos egyéb dokumentumokat, ideértve az elektronikus dokumentumok sokszorosítását, valamint az elektronikus aláírás hitelességének ellenőrzését biztosító eszközöket is, legalább a megőrzési időszak szükséges. öt évvel azt az évet követően, amikor utoljára felhasználták számviteli (pénzügyi) kimutatások készítésére.
Még mindig aligha lehet a könyvelést teljes mértékben papírmentes technológiára átvinni az összes elsődleges dokumentum szkennelésével, hiszen sok korábbi évek dokumentumát digitalizálni kell, a dokumentumok valódiságát ellenőrizni képes személyek elektronikus aláírását, speciális elektronikus dokumentumkezelő programokat stb. felkészültnek lenni. Ezért a „papírmentes könyvelésre” való átállás fokozatos lesz, hiszen a papíralapú dokumentumok tárolásának határideje lejár.
Sokat tettek már a papíralapú dokumentumok forgalmának csökkentése érdekében. Például a számlák és számlák átadása szállítóknak és vevőknek. A jelenlegi számviteli gyakorlat a bizonylatok előállítása először a raktárban (számla), majd a könyvelésben (számlák, számlák), aláírásgyűjtés, postai úton vagy futárral történő feladás.
A számítástechnika jelentősen felgyorsíthatja az egész folyamatot. A raktáros a bizonylatot (számla, átadási igazolás vagy átvételi igazolás) elektronikusan kitölti, beírja a programba, a könyvelő számlát állít ki, digitálisan aláírja és megküldi a címzettnek. A dokumentumkezelő számítógépes program konfigurálható a kifizetések ellenőrzésére, mind az időzítés, mind a mennyiség tekintetében.
Mindez csökkenti a papíralapú dokumentumok mennyiségét, és megkönnyíti a szükséges információk megtalálását.
ÜZLETI MŰVELETEK DOKUMENTÁCIÓJA
1. Számviteli bizonylatok és jelentésük.
3. A dokumentumok osztályozása.
4. Dokumentum áramlás és a dokumentumok elkészítésének megszervezése. Dokumentumok tárolása.
1 . Számviteli bizonylatok és jelentésük.
Ukrajna „A számvitelről és pénzügyi beszámolásról Ukrajnában” törvénye értelmében a vállalkozásnál a nyilvántartásba vétel napjától a felszámolásig vezetik a könyvelést. Megbízható és teljes körű adatokkal kell ellátnia a vállalkozás vezetését és az érdekelteket. A számviteli munka megszervezésének kérdései a hatályos jogszabályok és az alapító okiratok szerint a tulajdonos hatáskörébe tartoznak. Ugyanakkor a vállalkozások jogosultak önállóan megválasztani a számviteli politikát, a számviteli formát, a számviteli információk nyilvántartásának eljárását és módszereit, figyelembe véve a számviteli adatok előállításának és feldolgozásának technológiáját.
A vállalkozás kidolgozza a vezetői számvitel formáit és rendszerét, meghatározza a munkavállalók számviteli bizonylatok aláírási jogát, jóváhagyja a bizonylatok forgalmának szabályait, valamint az analitikus számviteli nyilvántartások kiegészítő rendszerét. A vállalkozás vezetője köteles megteremteni a szükséges feltételeket a számvitel helyes lebonyolításához, biztosítva a könyvelő törvényes követelményeinek folyamatos teljesítését az elsődleges bizonylatok feldolgozása és számviteli benyújtása tekintetében az összes érintett termelő részleg, szolgáltatás és alkalmazott esetében. számvitelben.
A számvitel egyik sajátossága, ami megkülönbözteti a többi számviteli munkától, hogy minden üzleti tranzakciót folyamatosan és teljes körűen ellenőriznek. A vállalkozásnál a termelési készletek folyamatos forgalomban vannak, anyagi felelősök átmennek és változnak. Például a növénytermesztő iparból bekerülnek a termékek a raktárba, majd a megfelelő csatornákon értékesítik, közétkeztetésre, takarmányozásra adják ki. Az ásványi műtrágyákat a szállítók jóváírják a vállalkozás raktárában, és átadják a felelős személy felelősségére. Ennek a mozgásnak a folyamata során üzleti műveleteket hajtanak végre. Mindegyiket a könyvelésben, tartalomtól és mennyiségtől függetlenül a megvalósítás időpontjában, esetenként annak befejezését követően dokumentálni kell.
számviteli bizonylat (a kifejezés, dokumentum, a latin DOCUMENTUM szóból származik, ami bizonyítékot, bizonyítékot jelent) az üzleti ügylet tényének megfelelő formájú és tartalmú írásos bizonyítéka, vagy annak lebonyolítására vonatkozó írásbeli végzés. A megfelelő számviteli bizonylattal nem igazolt bejegyzés nem érvényes, a könyvelésben nem rögzíthető. Dokumentáció – fontos információforrás a vállalkozás pénzügyi-gazdasági tevékenységéről, amely a vállalkozás egészének anyagilag felelős egyes, hivatalos személyei munkájának nyomon követésének eszközeként szolgál.
A dokumentáció olyan bizonylatok halmaza, amelyek minden üzleti tranzakcióhoz összeállításra kerülnek, valamint a számviteli számlák rendszerébe történő bejegyzések készítése. Ezenkívül a számviteli módszer egyik eleme. A számviteli objektumok (műveletek és folyamatok) megjelenítése az elsődleges számviteli bizonylatokban ún elsődleges fiók. Az elsődleges számvitel a számviteli folyamat első szakasza, amely magában foglalja a vállalkozás termelési és pénzügyi tevékenységének elsődleges megfigyelését, a számviteli objektumok mérését és nyilvántartását.
A dokumentációs folyamat feltételesen 4 szakaszra oszlik (1. ábra):
1. Megfigyelés- a gazdasági tény lényegének, gazdasági megvalósíthatóságának, szabályszerűségének tisztázása.
2. Mérés- a gazdasági tény természeti és költségparamétereinek meghatározása.
3. Rögzítő- egy gazdasági tény paramétereinek megjelenítése információhordozókon (okiratokon).
4. Kezelés- az információhordozók csoportosítása bizonyos gazdasági jellemzők szerint.
Rizs. 1. A dokumentációs folyamat szakaszai.
Az üzleti ügyletek tényeinek elsődleges bizonylatokban történő rögzítéséért a tulajdonos vagy az általa meghatalmazott szerv felelős. A felhatalmazott munkatársak az okirat aláírásával ellenőrzik az üzletvitel célszerűségét és jogszerűségét, amely az ellenőrzés és a tetteikért való személyes felelősségvállalás eszköze.
Az üzleti tevékenységek elemzésére dokumentumokat használnak. Összeállításuk során vizsgálják azokat a tényezőket, amelyek befolyásolják a gazdálkodás hatékonysági szintjét. Az okok azonosítására, például a termelési költségek növekedésére, elsődleges dokumentumokat használnak. Ezek alapján határozzák meg az erőforrások felhasználásának ésszerűségét, és vonják le a megfelelő következtetéseket a jövőre nézve.
Az iratok jogi jelentősége is nagy. Írásbeli bizonyítékai a számviteli nyilvántartás működésének, alapjainak, ezért bizonyító erejűek a szervezetekkel és magánszemélyekkel való viták rendezésében, a bírósági nyomozó szerveknél, valamint a számviteli igazságügyi szakértői szakvélemény lefolytatásában. Az iratok minden esetben csak akkor bírnak jogerővel, ha azokat szabályszerűen és időben elkészítették.
2. A dokumentumokkal szemben támasztott követelmények.
Az elszámolás alapja a dokumentáció. Éppen ezért szigorú követelményeket támasztanak a dokumentumok kialakításával és tartalmával szemben. Hazánkban egységes állami szabályokat és követelményeket határoztak meg a dokumentumok elkészítésére vonatkozóan. Ezeket a szabályokat az MFU 88. számú, 1995. május 24-i rendeletével jóváhagyott "Számviteli nyilvántartások okmányos megjelenítésére vonatkozó szabályzat" és Ukrajna "A számvitelről és a pénzügyi beszámolásról Ukrajnában" szóló törvénye határozza meg.
A dokumentumoknak tartalmazniuk kell minden szükséges mutatót, amely jellemzi az általuk végrehajtott üzleti tranzakciókat. Ezeket a mutatókat ún részletek. Az elsődleges és összevont számviteli bizonylatok papírra vagy gépi hordozóra is elkészíthetők, és ezt tartalmazzák szükséges részleteket: az irat (űrlap) neve; az összeállítás dátuma és helye; annak a vállalkozásnak a neve, amelynek nevében a dokumentumot összeállították; az üzleti tranzakció tartalma és volumene, az üzleti tranzakció mértékegysége; üzleti tranzakció végrehajtásáért felelős személyek beosztásai; tervezésének helyessége; személyes aláírás vagy egyéb olyan adat, amely lehetővé teszi az üzleti tranzakció lebonyolításában részt vevő személy azonosítását.
A monetáris, anyagi, elszámolási és hitelműveletek kiadására vonatkozó valamennyi dokumentumot a gazdálkodó szervezet vezetőjének és főkönyvelőjének alá kell írnia. A pénzeszközök és egyéb vagyontárgyak kiadására és átvételére vonatkozó okiratoknak tartalmazniuk kell azoknak a személyeknek az aláírását, akik igazolják azok átvételének vagy kiadásának tényét. A felsorolt kötelező adatokon túl a dokumentumok tartalmazhatnak további részleteket, amelyeket a bizonylaton megjelenő üzleti tranzakció jellege határoz meg, például szükség esetén a bizonylatokon feltüntetik az ügyletben részt vevő felek címét, a kereskedelmi bankokban vezetett számlaszámokat, a szennyezettség százalékát és a nedvességtartalmat. a gabonafélék, a tej zsírtartalma stb.
Az okiratokra vonatkozó követelményeknek megfelelően azokat az üzleti ügylet végrehajtása során, illetve ha ez nem lehetséges, annak lezárását követően haladéktalanul kell elkészíteni. A dokumentumokba a bejegyzéseket tintával, golyóstollal, vegyszeres ceruzával, valamint írógépen, nyomtatón kell elvégezni. A dokumentumokat piros színnel kitölteni nem szabad. A dokumentumok hibái csak a vonatkozó szabályok betartásával javíthatók. Minden hibás bejegyzést gondosan át kell húzni. A közelben meg kell tenni a szükséges bejegyzést, amelyhez csatolni kell a „hiszem javítva” feliratot, feltüntetve a javítás dátumát, és meg kell erősíteni a javítást végzők aláírását.
A készpénz elszámolására szolgáló elsődleges bizonylatokon (pénztári utalványok, fizetési utalványok stb.) nem megengedett a javítás. Az ilyen dokumentumokat törlik. Az ilyen dokumentumokban szereplő összeget nem csak számokkal, hanem szavakkal is feltüntetik. Minden dokumentumban a számokat és a szöveget egyértelműen és olvashatóan kell feltüntetni, a személyek aláírásának egyértelműnek és olvashatónak kell lennie.
Jelenleg a számvitelben egyre gyakrabban alkalmazzák a számítógépes eszközöket. Ilyen feltételek mellett a dokumentumoknak olyan részleteket kell tartalmazniuk, amelyeket a dokumentumokra vonatkozó követelmények határoznak meg. Ezenkívül a vállalkozás saját költségén köteles papíralapú dokumentumokról másolatot készíteni az üzleti ügyletekben részt vevő más résztvevők, a bűnüldöző szervek kérésére.
Számos gazdálkodó egységben lebonyolított üzleti ügylet nyilvántartásba vételéhez nagyszámú dokumentumot állítanak ki, amelyek ellenőrzése és feldolgozása a könyvelők és más alkalmazottak nagy munkaerőköltségét, valamint nagy mennyiségű papírt igényel a dokumentumnyomtatványok készítéséhez. . A dokumentálás csökkentése, egyszerűsítése nagy jelentőséggel bír. Az állami vezetés részéről nagy munka folyik a könyvelés egyszerűsítésén, a bizonylatok csökkentésén, javításán.
Az egyik fontos intézkedés a kombinált, halmozódó és többsoros okmányok alkalmazása, amely lehetővé teszi a kiállított okmányok számának csökkentését. A mezőgazdasági vállalkozások heti és napi munkarendet használnak a bérmunka kibocsátásának elszámolására, határkerítés kártyákat, takarmányfogyasztási nyilvántartásokat, tejhozam nyilvántartásokat, amelyek érvényesek és a megfelelő időszakban kitöltődnek.
Egyes esetekben a vállalkozások maguk töltik ki a szükségtelen dokumentumokat, további jelentéseket, nyilvántartásokat készítenek. A számviteli politikáról szóló végzésnek jóvá kell hagynia a szükséges számú bizonylatot, figyelembe véve azok további felhasználását a vállalkozás belső és külső igényeire. Az okmányokat minimális mennyiségben kell kiállítani, az üzleti ügyletek szigorú ellenőrzése és a gazdálkodó szervezet vagyonának biztonsága mellett.
A számvitel és jelentéstétel IFI-k általi egységes módszertani kezelésének megvalósítása lehetővé teszi az egységes bizonylatok alkalmazását. A dokumentumok egységesítése - ez egységes bizonylatformák kidolgozása a homogén műveletek elszámolására a különféle irányítási formákat képviselő vállalkozásoknál. Az egységes bizonylatformák kialakítása megkönnyíti azok összeállítását, a számvitel számítógépesítésére szolgáló standard projektek kidolgozását, ez lehetővé teszi a speciális bizonylati formák központi elkészítését is.
Az Ukrajna gazdasági komplexumának minden ágazatára egységes és kötelező dokumentumokkal együtt az ágazati minisztériumok a statisztikai hatóságokkal egyetértésben szabványos dokumentumformákat is kidolgoznak a gazdaság egyes ágazataira (mezőgazdaság, kereskedelem, ipar stb.). .
A szabványos bizonylatformák felépítése a számlafelhalmozás elvén alapul, csökkentve a bennük lévő bizonylatok és részletek számát. A dokumentumok szabványosítását is széles körben alkalmazzák. Dokumentum szabványosítás - ez azonos típusú, szabványos nyomtatványok kidolgozása azonos típusú dokumentumokhoz. Ez lehetővé teszi a papír jobb felhasználását a dokumentumok gyártása során, csökkenti a papírpazarlást. A szabványosítás megkönnyíti a bizonylatok számviteli feldolgozását és utólagos tárolását.
3. A dokumentumok osztályozása.
A különböző üzleti tranzakciók nyilvántartására különféle formájú és tartalmú dokumentumokat használnak. A céljuk és a kitöltési sorrend jobb megértése, valamint a helyes felhasználásuk érdekében minden dokumentumot homogén jellemzők szerint osztályozunk. A számviteli bizonylatok besorolása az alábbi szempontok szerint történik: cél, tartalom, összeállítási eljárás, számlák száma, nyilvántartás módja, összeállítás helye.
Bejelentkezés alapján számviteli bizonylatok vannak osztva: adminisztratív, végrehajtó, számviteli, kombinált. vezetői az iratok (2. ábra) tartalmaznak megbízást, megbízást a vezetőtől vagy más személyektől a műveletek végrehajtására (munkavégzési megbízás bérmunkára, megbízás értéktárgyak átvételére, fizetési megbízás, pénztárbizonylat stb.) . Végrehajtó az okiratok a műveletek végrehajtását követően készülnek, az üzleti tranzakció tényét igazolják (számla, nyugta, jövedelmező készpénzes utalvány, számla). A pénzügyileg felelős személyek számára az ilyen dokumentumok indokoltak ( rizs. 3) a költőpénzről és a gazdasági eszközökről. A dokumentumok könyvelés a számviteli osztály dolgozói állítják össze az adminisztratív és ügyvezetői dokumentumok adatai alapján (bér-, adó-, rezsiköltség-felosztás, értékcsökkenés, igazolások és számviteli osztályon összeállított számítások). Ezeknek a dokumentumoknak nincs önálló jelentése, hanem a számlák egyszerűsítésére és csökkentésére szolgálnak.
(4. ábra) egyesítik az adminisztratív, a végrehajtói bizonylatok és a számviteli bizonylatok jellemzőit. Az ilyen dokumentumokban utasítást adnak a művelet végrehajtására, és megerősítik a végrehajtás tényét. Néha az ilyen dokumentumok jelzik a számlák megfelelését (kiadási pénztári utalvány, előlegjelentés, limit-kerítéskártya). Használatuk esetén csökken a számlák száma, ami megkönnyíti a bizonylatok számviteli feldolgozását, csökkenti a munkaerő- és papírköltségeket.
Rizs. 2. Adminisztratív dokumentumok. Rizs. 3. Igazoló dokumentumok.
Rizs. 4. Kombinált dokumentumok.
Összeállítás sorrendjében A dokumentumok az elsődleges és az összevont dokumentumokra oszlanak. Forrás dokumentumok az üzleti tranzakció során vagy annak teljesítését követően (számla, aktus, csekk, készpénzes utalvány) készülnek. Az összesítő bizonylatok összeállítása az elsődleges bizonylatok egyes homogén jellemzői szerint csoportosított adatok alapján történik (pénztáros és pénzügyi felelősök jelentése, előlegjelentések, nyilvántartások).
Számlák száma szerint a dokumentumok egysorosra és többsorosra vannak osztva. Az első egyfajta érték feladásának vagy elköltésének műveleteit dolgozza ki, a második pedig több pozíciót, értéktípust.
A művelet végrehajtásának módja szerint A számviteli bizonylatokat egyszeri (egy műveletre kitöltött) és kumulatív (az üzleti tranzakciókat egy ideig figyelembe kell venni) részekre osztják.
Összeállítás helye a dokumentumokat belső, külső és hatósági használatra osztják.
4. Dokumentum áramlás és a dokumentumok elkészítésének megszervezése.
Dokumentumok tárolása.
A vezetői döntések helyességében fontos szerepe van a dokumentumoknak abban az esetben, ha azokat helyesen állítják össze, és időben bemutatják a számviteli osztálynak feldolgozásra. A számviteli osztály dolgozói a beérkezett bizonylatokat az ezen objektumok elszámolására szolgáló nyilvántartások vagy összesítő bizonylatok (pénztári jelentés) szerint ellenőrzik.
A dokumentum (kivonatának) elkészítésétől az archívumba történő benyújtásáig eltelt időszakot dokumentumfolyamnak nevezzük. . Minél rövidebb és racionálisan szervezett ez az időszak - a legterjedelmesebb és legidőigényesebb folyamat a számvitelben -, annál hatékonyabban járul hozzá a számviteli munka egészének megszervezéséhez.
Az iratok mozgásának főbb szakaszai:
Gazdálkodó szervezet elsődleges dokumentumainak elkészítése és nyilvántartása, valamint átvétel harmadik féltől;
Elsődleges dokumentumok végrehajtása és fejlesztése a strukturális részlegek felelősei által;
Dokumentumok átadása a számviteli osztálynak;
Iratok archívumban való tárolásának megszervezése (aktuális és állandó).
A dokumentumok áramlását a vállalkozásoknál a főkönyvelő határozza meg, akinek meg kell határoznia az alkalmazottak személyes felelősségét az általuk kezelt dokumentumokért és azok kidolgozásának ütemezését.
A dokumentumáramlás időtartama a vállalkozás méretétől, az iparági sajátosságoktól, a strukturális részlegek méretétől és távolságától függ. Az iratfolyamatot úgy kell megszervezni, hogy az üzleti tranzakció végrehajtása és a szükséges összesítő adatok beérkezése között legyen a legrövidebb idő.
Ebben a folyamatban a legfontosabbak az átadási műveletek és az elsődleges dokumentumok feldolgozása. Ezért a munkafolyamatot minden szerkezeti egységhez ütemterv formájában kell kidolgozni, átvételi elismervény ellenében ki kell adni a vezetőiknek, és jól látható helyeken ki kell függeszteni.
Az elsődleges bizonylatok információinak feldolgozásának jóváhagyott eljárási rendje, amely meghatározza az összeállítás, a könyvelésbe való átvezetés és a kidolgozás feltételeit, az ún. munkafolyamat ütemezése . Célja, hogy racionális feltételeket biztosítson a számviteli bizonylat áthaladásához, minimalizálva annak minden munkahelyen való tartózkodási idejét. A felelős személyektől származó iratok átvételével és kidolgozásával kapcsolatos feladatok megosztását a könyvelők munkaköri leírása és a munkafolyamatok ütemezése rögzíti. A munkafolyamat ütemezését a számviteli osztályon dolgozzák ki a főkönyvelő felügyelete mellett, és a vezető hagyja jóvá.
A strukturális részlegekben elkészített és más vállalkozásoktól átvett dokumentumok a számviteli osztályra kerülnek, ahol azokat ellenőrzik és feldolgozzák.
A dokumentumok ellenőrzése végezte:
Forma (az adatok kitöltése, kitöltésének helyessége);
Lényeg (a műveletek helyes megjelenítése, a dokumentum felelőssége);
jogszerűség;
Aritmetikai helyesség (számítások helyessége).
A művelet jogellenességének feltárása, aláírás-hamisítás esetén a dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a főkönyvelőnek kell átadni. A bizonylatok ellenőrzése után csoportosítjuk, beárazzuk, összesítjük és elszámoljuk.
csoportosítás Az üzleti tranzakciók tartalmától függően minden objektumhoz dokumentumokat készítenek. Például a takarmányfogyasztásra vonatkozó dokumentumokat raktárak, gazdaságok szerint csoportosítják. Gurulás A dokumentumokat azokban az esetekben végzik, amikor csak természetes mérőt tartalmaznak, amely meghatározza az árak letételének és az üzleti tranzakciók pénzmérőben történő értékelésének szükségességét.
Mert összefoglalók A csoportadatok halmozott és csoportosító kimutatások vagy egyéb dokumentumok, amelyek az analitikus és szintetikus számvitel nyilvántartásaiba történő bejegyzések alapjául szolgálnak.
számla hozzárendelés bizonylatok - ez jelzi a megfelelő számlákat, amelyeken az üzleti tranzakciót meg kell jeleníteni, és amelyet az elsődleges bizonylat készít. Elvégezhető minden elsődleges dokumentumra vagy csoportjára.
A feldolgozott dokumentumok működési számviteli visszafizetést igényelnek, kizárva az újrafelhasználás lehetőségét. Az elsődleges feldolgozáson átesett dokumentumokon külön nyilvántartásba vételükről feljegyzést kell ellátni.
A munkafolyamat utolsó szakasza az ügyek kialakítása azok jelenlegi és hosszú távú levéltári tárolásának megszervezéséhez. A vállalkozás számviteli osztályán egy aktuális archívumot szerveznek, amely dokumentumok, számviteli nyilvántartások tárolására szolgál, mielőtt azokat speciális levéltári intézményekbe továbbítják.
A gazdálkodó szervezet számviteli bizonylatait az általános archívumba történő átvitel előtt speciális helyiségekben vagy zárt szekrényekben tárolják, szigorúan meghatározott sorrendben (hónapok, évek, termelők típusai, anyagi és technikai erőforrások stb.). A dokumentumok meghatározott ideig történő megfelelő tárolásáért a vezető felelőssége.
A számviteli archívumból az ügyeket csak a vezető és a főkönyvelő írásos engedélyével adják ki a gazdasági szakembereknek, osztályvezetőknek. A levéltáros feladatait a vezető utasítása szerint számviteli munkatárs látja el.
Az Art. Ukrajna „A számvitelről és pénzügyi beszámolásról Ukrajnában” törvény 9. § (9) bekezdése alapján az elsődleges dokumentumokat az illetékes hatóságok határozata alapján, a törvényben biztosított jogkörük keretein belül fogadják el a vállalkozástól. ezen hatóságok írásbeli rendelkezése a vállalkozás vezetőjének engedélyével. A lefoglalást végző szervek alkalmazottainak jelenlétében a vállalkozás tisztségviselője jogosult a lefoglalt iratokról másolatot készíteni, és a lefoglalt dokumentumok helyére másolatot készíteni, a lefoglalás hátoldalán található megjegyzéssel. az eredeti dokumentum lefoglalásának alapja és időpontja. A lefoglalt iratokról nyilvántartás készítése kötelező.
Az irattárból származó dokumentumok elvesztése vagy megsemmisülése esetén az okokat a vállalkozás vezetője által kijelölt bizottság ellenőrzi. Munkájának eredményét törvény formálja, amelyről az illetékes hatóságok tájékoztatást kapnak.
Valamennyi irat és iktatókönyv számozott és külön mappákba (ügyekbe) kerül a vezető által jóváhagyott ügynómenklatúra szerint. A dokumentumok állandó archívumban való tárolásának időtartama eltérő, és az Ukrajna Miniszteri Kabinetéhez tartozó Fő Archívum Osztály határozza meg.
A számviteli és beszámolási bizonylatok legfeljebb 3 évig a gyakorlati munkához szükséges dokumentumokra bonthatók, amelyek ezután megsemmisítésre kerülnek; valamint a járási levéltárban őrzött tudományos és történelmi értékkel bíró dokumentumok. Tehát az éves jelentéseket folyamatosan tárolják, a tételek és munkaeszközök elszámolására vonatkozó dokumentumokat - 3 év, a bérszámfejtési nyilvántartásokat - 75 évig.
A megőrzési idő lejártakor a dokumentumok megsemmisülnek. Az iratok irattárból történő eltávolítását bizottság végzi a kerületi levéltár képviselőjének részvételével. Az archívumból lefoglalt dokumentumokat átadják az újrahasznosítható anyagok beszerzésével foglalkozó vállalkozásoknak. Az ilyen szervezetek átvétele forrásdokumentum. Az ügylefoglalási cselekmények és a bizonylatok selejtezéséről szóló bizonylatok a főkönyvelőnél vannak.
Üzleti tranzakciók dokumentálása - 2 szavazat alapján 5-ből 5.0
