Elsődleges dokumentáció a könyvelésben
Üdvözöllek, kedves olvasók, a blogomon!
Általában minden nap megnézem a munkahelyi leveleimet, de ezen a héten nem nőtt, és rengeteg levél gyűlt össze. Ma úgy döntöttem, hogy rendbe teszem, és magától jött egy új cikk témája. Beszéljünk az elsődleges dokumentációról, mert ez a nyilvántartások alapja és a könyvelői munka fontos része.
Tanulmányaim alatt nem ez a téma volt a legfontosabb, elméletileg nehéz is elsajátítani, de bekerülve a munkába, fel kellett zárkóznom. Előre rendezzük az összes árnyalatot, hogy elkerüljük a nehézségeket a jövőben. Az előző témában számviteli nyilvántartásokat szedtünk szét, tudom kicsit bonyolult, de a mai cikk után kicsit könnyebb lesz.
Az elsődleges dokumentáció síkjában való magabiztos navigálás érdekében figyelembe vesszük:
A fő cél az, hogy megtanulják megkülönböztetni az elsődleges dokumentumot az egyformán fontos papírok többi tömegétől, emlékezni azok részleteire és típusaira. Ígérem érdekes lesz, kezdjük is!
Kezdőknek, tapasztalatlan könyvelőknek és vállalkozóknak szeretném elmagyarázni az elsődleges számviteli dokumentációval való munkavégzés alapelveit.
A dokumentumok, amelyekkel dolgozni fog, két csoportra oszthatók:
1. Határozza meg: ez a bizonylat számviteli bizonylat?
A számvitelre átvett bizonylatnak tartalmaznia kell a könyvelésben való tükröződéshez elengedhetetlen információkat, azaz minden tökéletes gazdasági eseményről információt kell hordoznia.
Például a pénztári csekk „beszél” valakinek történő fizetésről (pénzfelhasználás), a számla – az áruk és anyagok mozgásáról (bevétel-kiadás), stb. De például a munkavállaló kérelme, amelyben kéri, hogy adják ki menedzser vízum nélkül előleget nem fogadhatunk el munkába...
A feljegyzések, piszkozatok, újságkivágások és így tovább nem számviteli bizonylatok. Valamint a rájuk megállapított szabályok megsértésével készült iratok.
2. Határozza meg: vonatkozik-e ez a dokumentum az Ön szervezetére vagy sem?
A dokumentumnak tehát ehhez a vállalkozáshoz kell kapcsolódnia, azaz tartalmaznia kell az Ön szervezetének adatait, vagy azokat ki kell írni az alkalmazotta számára.
Előfordul, hogy különféle okokból olyan dokumentumokat hoznak, amelyek nem kapcsolódnak ehhez a szervezethez. Ez valószínűleg csak hiba. Vagy az is lehet, hogy a munkavállaló tudatosan igyekszik leírni magáról az elszámolható összegeket.
Az is előfordulhat, hogy az áruk és anyagok (munkák, szolgáltatások) vásárlására vonatkozó dokumentumokat szándékosan állítják ki ennek a vállalkozásnak, hogy további adólevonási összegeket kapjanak.
Ha szembetűnő az eltérés az Ön tevékenysége és a dokumentum lényege között, akkor jobb, ha ezt a dokumentumot nem veszi figyelembe.
Még egy pont - lehet, hogy a partnernek nincs oka rá, hogy ezt a dokumentumot megírja Önnek, vagyis Ön nem áll vele szerződéses kapcsolatban.
Például a közüzemi szolgáltató anélkül számlázott Önnek, hogy észrevette volna, hogy egy másik szervezet, például a bérbeadó fizeti az Ön által használt áramot.
3. Ellenőrizze a részleteket.
A szerződő fél saját maga felelős adatainak helyességéért. Manapság sok vállalkozás használ számítógépes programokat, és ezért általában nem követnek el hibákat a részletekben, bár ez megtörténik. De az adatait még egyszer ellenőrizni kell – gyakran tartalmazhatnak hibákat.
Külön ki kell emelni a kézzel írott dokumentumokat - amellett, hogy hibák vannak bennük, az is előfordul, hogy hamis, azaz például egy nem létező vállalkozás nevében írták ki.
Az, hogy létezik-e ilyen vállalkozás, újra ellenőrizhető a Kazah Köztársaság Adóbizottságának honlapján található adófizetők nyilvántartásán keresztül.
A dokumentumban szereplő aláírásoknak hitelesnek kell lenniük, vagyis pontosan azoknak, akikhez tartoznak, és ezeknek az embereknek rendelkezniük kell aláírási joggal. Fax-aláírás nem megengedett a dokumentumokon.
Egy szervezetben több pecsét is lehet. Ellenőrizze, hogy a bélyegző rajta van-e ezen a dokumentumon. Például a számlán nem szabad az „Emberi erőforrás” szót bélyegezni.
Az is előfordul, hogy tévedésből egy hasonló nevű szervezethez írtak ki egy dokumentumot. Minden ilyen esetben fel kell vennie a kapcsolatot ezzel a szervezettel, és követelnie kell a dokumentum újbóli elkészítését.
4. Valóban elkövették-e a dokumentumban rögzített eseményt?
Lehetséges, hogy a szállító nem szállította Önnek ezeket az árukat és anyagokat, vagy nem nyújtotta ezeket a szolgáltatásokat. Vagy esetleg az ügyfél a szükségesnél nagyobb mennyiségről, árról és ennek megfelelően az összegről állított ki számlát.
Például a számlán feltüntetett áruk nem kerültek kiszállításra az Ön raktárába. Szakértőinek el kell fogadniuk (meg kell erősíteniük) ezt a dokumentumot. Ebben a példában ezt a raktárvezetőnek kell aláírnia az áru átvételekor.
Az árat, a mennyiséget és a vásárlás feltételeit pedig össze kell hasonlítani a szerződés feltételeivel. Ezt vagy egy közgazdásznak – marketingesnek vagy beszállítónak – meg kell erősítenie.
5. Határozza meg: milyen időszakhoz tartozik a dokumentum!
Az időszakok lehetnek:
Ez attól függ, hogy szükséges-e ezt a dokumentumot figyelembe venni. Igen, az is előfordul, hogy például az elmúlt időszakról hoznak számlát - az Ön döntése, hogy figyelembe veszi-e vagy sem.
Általában természetesen köteles a bizonylatot könyvelésre átvenni, de ha elfogadja, akkor ez bizonylatok, így az adóbevallások javítását is jelenti.
Márpedig ha a tárgyév elmúlt időszakának (utolsó negyedév, múlt hónap) beszámolóit nem nehéz kijavítani, akkor az elmúlt év beszámolóit igen nehéz lehet. Tiéd a választás;
Talán ez a dokumentum már nálad volt (van). Akkor vagy egy másolat (másolat), vagy ezt a dokumentumot valamiért elvették tőled, és most visszaküldték. Ügyeljen arra, hogy ne húzza el kétszer ugyanazt a dokumentumot. Ezzel dupla forgalom keletkezik, vagyis indokolatlanul megemel bizonyos összegeket.
6. Határozza meg: melyik könyvelési részhez tartozik a bizonylat.
Számviteli részek:
Hogyan kell dolgozni a bejövő dokumentumokkal
A számviteli részlegekre vonatkozóan létezik bizonylati szabályozás. Ezt bármelyik számviteli tankönyvben elolvashatod. Például a bankszámlakivonat egy dokumentum a "Bank" részben, ugyanaz a nyilvántartás neve, ahová ezt a dokumentumot elhelyezi.
Ez egyszerű. De az áruk és anyagok érkezésével kapcsolatos dokumentumokkal a helyzet bonyolultabb.
Határozza meg, hogy mi a bejövő készlet az Ön cégének: anyag, áru, tárgyi eszköz, immateriális eszköz vagy szolgáltatás / munka (és ez megtörténik)?
Anyag- ezt használják fel a munkában és egyben el is költik, vagyis véget ér. Például ez papír, benzin, cement stb. Az anyag megváltoztatja az alakját: volt cement - van betontermék.
A terméket az anyaggal ellentétben nem használják fel a munkában, továbbértékesítésre, azaz eladásra vásárolják meg. Ez az egyetlen különbsége. A gyakorlatban a papír, a benzin és a cement lehet árucikk, attól függően, hogy mivel kereskedünk.
Az „1C” programban szereplő áruk referenciakönyvét „Nómenklatúrának” hívják.
A fő dolog- ez egyfajta munkaeszköz, amely az anyaggal ellentétben nem változtatja meg fizikai formáját. Vagyis nem ér véget és nem fogyasztják el.
Például ez egy asztal, számítógép, autó stb. És több éves működés után asztal, számítógép és autó marad. Az operációs rendszer amortizációja (kopása) csak működés közben következik be.
Az 1C programban az operációs rendszert tárgyi eszközöknek nevezik.
Az is előfordul, hogy egy bizonyos szolgáltatáshoz (munkához) kiírnak egy dokumentumot, mintha eladták volna neked az árut. Például egy szervizben kicserélték az autód motorjában az olajat, és a számlán az „olajcsere” helyett az van írva, hogy „motorolaj ilyen és olyan, ilyen és olyan mennyiségben, ilyen és olyan áron”.
Tegye fel magának a kérdést: valóban kéznél volt ez a termék? Nem. Akkor - ez egy szolgáltatás (munka), és ennek megfelelően kell megkapnia ezt a dokumentumot.
7. Melyik nyilvántartásba (naplóba) fogja beilleszteni ezt a dokumentumot?
Ezt azonnal állapítsa meg, lehetőleg feldolgozás után azonnal iktassa a dokumentumot a helyére. Igaz, hogy a dokumentumot még nem lehet „eltávolítani” – ehhez még szükség van némi átdolgozásra vagy bizonyos körülmények tisztázására. Az ilyen papírok számára célszerű külön mappát vagy külön tálcát készíteni.
A könyvelő egyik legrosszabb hátránya a lustaság. Egy „későbbre” elhalasztott dokumentum sok gondot okozhat.
Ezért jobb a dokumentumok kézhezvétele után a lehető leghamarabb feldolgozni. Az objektív okokból elhalasztott dokumentumokat, amint erre lehetőség nyílik, véglegesíteni kell.
8. Határozza meg: lesznek-e további események ezzel a dokumentummal kapcsolatban?
Egyes dokumentumoknak következményei lehetnek a jövőben. Például az Adóbizottság Értesítése kellemetlen következményekkel járhat a jövőben: számla lefoglalása stb. Ezért az ilyen dokumentumokat azonnal kezelni kell, minden más ügyet elhalasztva.
Vannak olyan dokumentumok is, amelyeknek kellemetlen következményei lehetnek, miután megerősíti helyességüket. Például egy egyeztető nyilatkozat, amely bemutatja a tartozását – ez lehet az alapja a cége elleni per indításának.
Ezért, ha nem biztos benne, jobb, ha az ilyen dokumentumokat a vezető belátása szerint hagyja. Más dokumentumokhoz más dokumentumok beszerzése is szükséges lehet.
Például az áruk számla nélküli érkezéséről szóló számlák. Talán úgy alakult, hogy az Ön partnere később általános számlát állít ki Önnek egy bizonyos időszakra vagy árumennyiségre vonatkozóan.
Ebben az esetben ezeket a számlákat be kell szedni, és az időszak lejárta vagy a megállapodás szerinti mennyiség beérkezése után haladéktalanul emlékeztetni kell a szállítót a számlára.
Itt szükséges megemlíteni a következőket: a könyvelőnek ellenőriznie kell a szükséges dokumentumok időben történő beérkezését.
A várható kézhezvételről Ön által ismert dokumentumokat kell kérni a szerződő féltől vagy a felelős alkalmazotttól, ha azok nem érkeznek meg kellő időben.
Forrás: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/
A számviteli nyilvántartásokba való bejegyzés alapja a forrásdokumentumok.
Az elsődleges dokumentumokat akkor fogadják el a számvitelre, ha azokat az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak albumaiban található formában, az Orosz Föderáció számviteli és pénzügyi beszámolási szabályzatának megfelelően, a Pénzügyminisztérium rendeletével jóváhagyták. Oroszország 1998. július 29-én, 34n. sz. (módosítva: 2007.03.26., 26n.)
Szükség esetén további sorok és oszlopok is szerepeltethetők a szabványűrlapon, de a jóváhagyott nyomtatványban előírt összes adatot meg kell őrizni. A bevezetett változtatásokat megfelelő végzéssel (rendelet) kell formálni.
Csak az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 1999. március 24-i, 20. számú határozata által jóváhagyott, az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak alkalmazására vonatkozó eljárásnak megfelelően a készpénzes tranzakciók elszámolására szolgáló dokumentumokat nem alkalmazzák. változni fog.
Az oroszországi Goskomstat által jóváhagyott űrlapokon információs kódolási zónák találhatók, amelyeket az egész orosz osztályozók szerint töltenek ki.
Azok a kódok, amelyeknél nincs hivatkozás az összoroszországi osztályozókra (például a "Művelet típusa" nevű oszlopok), az adatok számítógépes feldolgozása során történő összefoglalására és rendszerezésére szolgálnak, és az általa elfogadott kódrendszernek megfelelően kerülnek rögzítésre. a szervezet.
Ezenkívül a könyvelésre elfogadják a kisvállalkozások által önállóan kidolgozott űrlapokat, amelyek tartalmazzák a „Számvitelről” szóló szövetségi törvényben előírt megfelelő kötelező adatokat.
Önállóan csak azokat a dokumentumokat fejlesztheti, amelyek nem szerepelnek az egységes űrlapok albumaiban.
Az elsődleges számviteli bizonylatok kötelező kellékei a következők:
Az elsődleges számviteli bizonylatok időben történő és minőségi lebonyolítását, a számviteli osztálynak a könyvelésben való tükröződéshez kellő időben történő továbbítását, valamint a bennük szereplő adatok megbízhatóságát a dokumentumokat készítő és aláíró személyek biztosítják. .
A számviteli elsődleges bizonylatok aláírására jogosultak névsorát a főkönyvelővel egyetértésben a szervezet vezetője hagyja jóvá.
A pénzeszközökkel történő üzleti tranzakciókat formáló okiratokat a szervezet vezetője és a főkönyvelő írja alá, az elsődleges dokumentumokba a vezető és a főkönyvelő helyett más tisztségviselők is aláírhatnak, de ezek listáját az intézmény vezetőjének jóvá kell hagynia. szervezése és egyeztetése a főkönyvelővel.
Az elsődleges okirat az üzleti tranzakció teljesítésének (árufizetés, készpénzkibocsátás stb.) írásos bizonyítéka, és az ügylet időpontjában, illetve ha ez nem lehetséges - a teljesítés után azonnal ki kell állítani. .
Minden elsődleges dokumentum a következő csoportokba sorolható:
A szervezési és adminisztratív dokumentumok a megbízások, utasítások, utasítások, meghatalmazások stb. Ezek a dokumentumok lehetővé teszik bizonyos üzleti tranzakciók lebonyolítását.
Az utalványok tartalmazzák a számlákat, követelményeket, nyugtákat, átvételi igazolásokat stb. Ezek a bizonylatok tükrözik az üzleti tranzakció tényét, és a bennük szereplő információk bekerülnek a számviteli nyilvántartásokba.
Egyes dokumentumok megengedőek és felmentő jellegűek is. Ilyen például a költségelszámolás, bérszámfejtés stb.
Szervezeti munkafolyamat ütemezése
Az elsődleges könyvelés helyes lebonyolítása érdekében dokumentumfolyamat-ütemezést dolgoznak ki és hagynak jóvá, amely meghatározza az elsődleges bizonylatok vállalkozáson belüli mozgásának eljárását és ütemezését, valamint a számviteli osztályon történő átvételét.
A számviteli osztályhoz (könyvelőhöz) beérkezett elsődleges dokumentumokat ellenőrizni kell:
Az átvételt követően az elsődleges bizonylat információi átkerülnek a számviteli nyilvántartásokba, és magán a bizonylaton jelölést tesznek annak érdekében, hogy kizárják a kettős felhasználás lehetőségét (például rögzítik a számviteli nyilvántartásba való bejegyzés dátumát ).
Számviteli nyilvántartások A hitelesítő adatok regisztrálásához és csoportosításához speciálisan adaptált papírlapok. Speciális könyvekben (magazinokban), külön lapokon és kártyákon, számítógépes technikával előállított gépek formájában, valamint mágnesszalagokon, lemezeken, hajlékonylemezeken és egyéb gépi adathordozókon tárolják.
Az üzleti tranzakciókat a számviteli nyilvántartásokban időrendi sorrendben kell megjeleníteni, és a megfelelő számviteli számlák szerint csoportosítani.
Látszólag a számviteli nyilvántartások a következők:
Az előállított iratok típusa szerint a nyilvántartásokat a következőkre osztják:
A számviteli nyilvántartásokban szereplő információk részletezettsége szerint ezek:
Az elsődleges dokumentumokba történő rögzítést úgy kell elkészíteni, hogy biztosítsák ezen iratok biztonságát az archívumban való megőrzésük idejére.
Az elsődleges és összevont számviteli bizonylatok papíron és számítógépes adathordozón is elkészíthetők. Ez utóbbi esetben a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról papír alapon az üzleti tevékenységek többi résztvevője számára, valamint az Orosz Föderáció jogszabályai szerint ellenőrzést gyakorló szervek kérésére. , a bíróság és az ügyészség.
Az irattárba történő benyújtáshoz a dokumentumokat időrendi sorrendben kiválasztják, összeállítják, bekötik és mappákba iktatják. A dokumentumok irattárba történő benyújtását igazolás kíséri.
A számviteli nyilvántartások tárolása során védeni kell azokat a jogosulatlan javításoktól. A számviteli nyilvántartás hibájának kijavítását a helyesbítést végző személy aláírásával, a javítás időpontjának megjelölésével indokolni kell.
Azok a személyek, akik a számviteli nyilvántartásokban és a belső számviteli kimutatásokban szereplő információkhoz jutottak, kötelesek az üzleti titkot megőrizni. Feltárásáért az Orosz Föderáció jogszabályai által megállapított felelősséget viselik.
Elsődleges bizonylatok és számviteli nyilvántartások hibáinak javítása. Az Art. A „Számvitelről” szóló szövetségi törvény 9. cikke értelmében nem lehet módosítani a készpénz- és banki dokumentumokat.
A többi elsődleges számviteli bizonylat helyesbítése csak az üzleti tevékenység résztvevőivel történt megállapodás alapján történhet, amelyet ugyanazon személyek aláírásával kell megerősíteni, akik a bizonylatokat aláírták, megjelölve a javítások időpontját.
Az elsődleges bizonylat javításra szoruló kellékét világos, de vékony vonallal áthúzzuk, hogy a javított attribútum eredeti jelentése (tartalma) látható legyen. A „Hisz javítva” jelzés kézzel történik, a javítást a javítást végző személy vezetéknevének és kezdőbetűinek feltüntetésével igazolja.
Az Art. A „Számvitelről” szóló szövetségi törvény 17. cikke értelmében a szervezetek kötelesek megőrizni az elsődleges számviteli dokumentumokat, a számviteli nyilvántartásokat és a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári ügyek szervezésére vonatkozó szabályokkal összhangban megállapított időszakokra vonatkozóan, de legalább öt év.
Elsődleges dokumentumok visszaszerzése
A számviteli jogszabályok nem tartalmaznak egyértelműen meghatározott szabályokat, amelyek szabályoznák az elsődleges bizonylatok elvesztése esetén történő helyreállításának eljárását.
Számos normatív aktus csak az elsődleges számviteli bizonylatok tárolási idejét határozza meg. A jogszabály nem határozza meg, hogy mit kell tennie egy szervezetnek abban az esetben, ha a dokumentumok rajta kívül álló okokból elvesznek. Az oroszországi UMNS Moszkvában 2002.09.13-án kelt, 26-12/43411-es levelében a szervezet vezetőjének ajánlott az elsődleges dokumentumok elvesztése vagy megsemmisülése esetén:
De nem mindig lehetséges minden elveszett dokumentum másolatát beszerezni, például ha nagyszámú szerződő fél van, a szállítók (vevők) hiánya miatt a korábban ismert címeken, vagy az ilyen kapcsolatok hiánya miatt. Így objektív okokból a szervezet nem tudja visszaállítani az összes elveszett elsődleges dokumentumot.
Számos szakértő szerint nem kell értesíteni az adófelügyelőséget, annál is inkább, mert ez nem segít elkerülni az esetleges felelősségre vonást, az elsődleges dokumentumok hiánya pedig pénzbírsággal fenyegethet. Az Orosz Föderáció adótörvényének 120. cikke.
Ebben az esetben az adózó három lehetőséget választhat:
Az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban határozataik alapján csak a nyomozást végző szervek, az előzetes nyomozás és az ügyészség, a bíróságok, az adóhatóságok és a belügyi szervek vonhatják vissza őket.
Az RSFSR Pénzügyminisztériumának 1991. július 26-án kelt 16/176. számú levele jóváhagyta a nyereség (jövedelem) eltitkolását (alulértékelését) tanúsító dokumentumok állami adóellenőrzési tisztviselő általi lefoglalási eljárásáról szóló utasítást. egyéb tárgyak eltitkolása az adózás alól a vállalkozások, intézmények, szervezetek és állampolgárok elől.
A vezető könyvelő vagy a szervezet más tisztségviselője jogosult az okmányok lefoglalását végző szervek képviselőinek engedélyével és jelenlétében másolatot készíteni azokról a lefoglalás okának és időpontjának megjelölésével.
Manapság a számvitelben fontos helyet foglal el az elsődleges dokumentáció helyes kivitelezése. Ezért minden könyvelőnek tudnia kell, hogyan kell megfelelően elkészíteni az ilyen típusú dokumentumokat. Ez a cikk ennek a kérdésnek lesz szentelve.
Az elsődleges bizonylatok minősülnek a könyvelésbe történő bejegyzés és a nyilvántartásba vétel alapjának. Ezek a számvitelben használt bizonylatok a vezetői dokumentációs rendszer részének minősülnek.
A számvitelben az elsődleges bizonylat-nyilvántartásba csak akkor lehet bizonylatot rögzíteni, ha azok az egyes egységes nyomtatványokat tartalmazó albumokban lévő szerkezet szerint készültek. Kifejezetten az elsődleges dokumentációhoz készültek. Ezeken az űrlapokon mintát találhat a szükséges dokumentumokból. Ezt a formát az Orosz Föderáció jogszabályai határozzák meg. Az űrlapot Oroszországban a Pénzügyminisztérium rendelete megerősítette.
Osztályozásuk az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozása, az OKUD rövidítése szerint történik. E besorolás szerint minden elsődleges dokumentumhoz egy OKUD kód tartozik.
A számviteli osztályon szükség esetén szabványos űrlap áll rendelkezésre az ilyen információk nyilvántartására. Lehetőség van további és új sorok beillesztésére is. Ezeket az új részleteket, amelyeket a korábban legalizált nyomtatvány biztosított, feltétlenül változatlanul meg kell őrizni. Az újonnan végrehajtott változtatások a meglévő rendnek (megrendelésnek) megfelelően kerülnek végrehajtásra. A számvitelhez kapcsolódó nyomtatványok ezen változásai nem vonatkoznak a készpénzes tranzakciókra.
Az oroszországi Goskomstat által jóváhagyott űrlapok bizonyos területeket tartalmaznak kódolt információkkal. Ezeket az Orosz Föderációban elfogadott osztályozókkal teljes egyetértésben töltik ki. Emlékeztetni kell arra, hogy azokat a kódokat, amelyek nem rendelkeznek az elfogadott osztályozónak megfelelő hivatkozásokkal (ez az "Eljárások típusa" és más oszlopokra vonatkozik), a számítógépes adatfeldolgozás során kapott információk általánosítására és osztályozására szolgálnak. Ezeket szigorúan a kiválasztott kódrendszernek megfelelően rögzítik, amelyet ez a szervezet legalizált. 
Ezenkívül a számviteli dokumentumokat átadják a könyvelésnek, amelyeket a vállalkozás önállóan dolgozott ki. Ezek speciális számviteli nyomtatványok, amelyek rendelkeznek a szükséges adatokkal. Ezeket az orosz törvények írják elő. A könyvelés lehetővé teszi az önfejlesztést, de csak olyan információkat, amelyek nem tartalmaznak szabványosított mintákat az albumokban.
Ma a számviteli osztályon a következőket tekintik az elsődleges információk feldolgozásának kötelező feltételének:
Minden elsődleges dokumentáció minőségi, időben történő elkészítése (ne feledkezzen meg az abban meghatározott adatok megbízhatóságáról), valamint a könyvelési osztálynak történő további továbbítás a törvényben szigorúan meghatározott határidőn belül történjen. Ez azért történik, hogy a dátumot tükrözze a könyvelésben. Ezeket az eljárásokat a dokumentumokat kiállító és aláíró személyek dolgozzák ki.
Tudnia kell, hogy a könyvelésben az elsődleges bizonylaton aláírási joggal rendelkező személyek listáját csak ennek a szervezetnek a vezetője állíthatja össze (a főkönyvelővel előzetesen egyeztetve). Csak ezek az emberek határozhatják meg az aláírási joggal rendelkező tisztviselők névsorát. Azt a dokumentációt, amely szerint a pénzalapokhoz kapcsolódó különféle üzleti eljárások nyilvántartásba vétele történik, csak a vezető és a főkönyvelő írhatja alá. A fenti személyeken kívül más személyek aláírása is megengedett. Emlékeztetni kell arra, hogy mindegyiket először jóvá kell hagynia a vezetőnek és a főkönyvelőnek.
Következésképpen a számvitelben az elsődleges dokumentumok közvetlen bizonyítékai a következő típusú üzleti eljárások végrehajtásának: készpénzfelvétel, árufizetés és mások. Közvetlenül az eljárás befejezésekor vagy annak befejezése után készülnek (ha az eljárás során nem lehetséges). 
A meglévő besorolás szerint a számviteli elsődleges bizonylatokat a következő típusokra osztják:
Tekintsük az utolsó két csoportot részletesebben:
Annak érdekében, hogy helyesen karbantartsák az elsődleges dokumentációk listáját a számviteli osztályon, egy bizonyos munkafolyamat ütemezést dolgoztak ki, majd jóváhagytak. Meghatározza a mozgás időpontját, az elsődleges dokumentáció vállalkozáson belüli átadásának és a számviteli osztályra való további felvételének eljárását.
A könyvelő által kapott összes dokumentumot ellenőrizni kell a következő pontok tekintetében:
Ha a dokumentumban bármely paraméternél ellentmondásokat találunk, azokat ki kell javítani. Annak kell uralkodnia, aki tervezte. Néha szükséges a teljes dokumentum rekonstrukciója.
Csak ellenőrzés után kerül átadásra a dokumentáció a számviteli osztálynak. A tőlük származó információk a számviteli nyilvántartásokba kerülnek. Maga a dokumentum jelölést kap, amely lehetővé teszi az újrafelhasználás lehetőségének kizárását. Ez a jel a számviteli nyilvántartásba való belépés és a bejegyzés dátumát jelölheti.
A számviteli osztályon megengedett az elsődleges dokumentáció elkészítése gépi vagy papír formában. Ha gépi adathordozót használt, papírról másolatot kell készíteni. 
Minden információt csak időrendben adunk át az archívumnak. Elkészül, majd összefonódik és mappákba iktatják. Ezt az eljárást tanúsítvány kiállítása kíséri. Az irattári épületben történő tárolás során az információkat védeni kell a jogosulatlan javításoktól. A kijavítási eljárás végrehajtása csak akkor lehetséges, ha az ok érvényessége beigazolódik. Az elvégzett javításokat hivatalos személy aláírásával igazolja. A javítás dátumát be kell írni.
Az elsődleges dokumentáció tárolása bizonyos időszakok szerint történik, amelyeket az Orosz Föderáció jogszabályai határoznak meg. Ennek értelmében a szervezetnek legalább 5 évig meg kell őriznie minden elsődleges dokumentumot, valamint a számviteli és beszámolási nyilvántartást. Ebben az esetben az adófizetéshez és az adószámításhoz szükséges információkat 4 évig meg kell őrizni. A veszteséget igazoló dokumentációt a vállalkozásnál az adóköteles eredménynek a korábban befolyt veszteség összegével történő csökkenésének teljes időtartama alatt megőrzik. Az archívumban 75 évig tárolják a személyzetet, az összes alkalmazott személyes beszámolóit rögzítő dokumentációt.
Emlékeztetni kell arra, hogy a tárolási idő a dokumentáció nyilvántartásba vételének évét követő év január 1-jétől kezdődik.
A jogszabály nem tartalmaz egyértelmű szabályokat az ilyen dokumentumok visszaállítási eljárásának végrehajtására vonatkozóan. Ez a szempont fontos abban az esetben, ha a szükséges dolgok megsérülnek vagy elvesznek.
Egyes előírások egyértelmű utasításokat tartalmaznak az elsődleges számviteli nyilvántartások tárolási idejére vonatkozóan. De a veszteség esetén végrehajtandó lépésről lépésre történő eljárás nincs meghatározva. Ebben a helyzetben szükség van egy bizottság kijelölésére, amely vizsgálatot folytat a károsodás, elvesztés, a dokumentum integritásának megsértésének okainak meghatározására. Lehetőség van a vizsgáló hatóságok képviselőinek, a biztonsági és tűzoltóság képviselőinek bekapcsolására a tanulmányba. Ezt követik a helyreállítási intézkedések. 
A fenti elsődleges dokumentációban röviden szóltunk a hibák kijavításáról. A dokumentumokban és a számviteli nyilvántartásokban meglévő hibák kijavítását Oroszország jogszabályai írják elő.
Jelen szabályzat értelmében szigorúan tilos a banki és készpénzes információkkal kapcsolatos dokumentációban bármilyen javítást végrehajtani. Más esetekben a korrekcióra csak akkor kerül sor, ha az üzleti eljárás valamennyi résztvevőjével megállapodás született. Ezt a megállapodást a korrekcióban részt vevő összes résztvevő aláírása feltétlenül hitelesíti. Ezenkívül minden javításnál feltétlenül tüntesse fel a bejegyzés dátumát.
Ne feledje, hogy a könyvelésben a bizonylat javításra szoruló adatait vékony és átlátszó vonallal át kell húzni, hogy jól látható legyen az áthúzott eredeti tartalom / az elvégzett javítás jelentése. A kellék mellé tegyen egy megjegyzést: „Korrigált hit”. Ezt követően a javítást a javítást végző tisztviselő aláírásával kell igazolnia. A dokumentumnak tartalmaznia kell a kezdőbetűit és a vezetéknevét.
A fenti rendelkezések ismerete segít a számviteli osztály elsődleges dokumentációjának helyes és gyors elkészítésében.
A bejegyzés megtekintésével megtudhatja, hogyan kell benyújtani az elsődleges dokumentumokat az oroszországi adóhatósághoz.
Naponta több tucat műveletet hajtanak végre a vállalkozásnál. A könyvelők pénzt küldenek a partnereknek, alapoknak és alapítóknak, fizetést fizetnek, számítógépek és bútorok érkeznek, büntetéseket számítanak fel, értékcsökkenést számolnak stb. Minden ilyen művelethez el kell készíteni egy elsődleges dokumentumot (a 2011. december 6-i 402-FZ „A számvitelről” szóló szövetségi törvény 9. cikkének 1. pontja, a továbbiakban: 402-FZ törvény).
Az elsődleges dokumentum a tranzakció időpontjában vagy annak befejezésekor jön létre a tranzakció tényének megerősítéseként (a 402-FZ törvény 9. cikkének 3. szakasza). Az elsődleges adatok alapján a könyvelők tranzakciókat hajtanak végre.
Számla, weboldal készítésére vonatkozó szolgáltatásnyújtásról szóló okirat, számviteli kivonat - ezek mind olyan elsődleges dokumentumok, amelyeket a könyvelők a mindennapi munkájuk során használnak. Az elsődleges szervezetnek nagyon sok fajtája létezik, sokszínűsége a vállalat tevékenységének jellemzőitől függ. Például egy közlekedési vállalatnál az elsődleges dokumentáció egyik fő típusa a fuvarlevél, a könyvtárban pedig az irodalom leírása.
Az elsődleges dokumentumokat legalább öt évig a vállalkozásnál kell megőrizni, míg az időszakot a beszámolási év után kezdik számolni (a 402-FZ törvény 29. cikkének 1. pontja). Vagyis a 2016.03.07-i keltezésű dokumentumot legalább 2021-ig meg kell őrizni. Az elsődleges adatok elkülönített tárolási idejét a Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyott lista határozza meg. A számviteli bizonylatok megőrzésére gyakran speciális archívumot hoznak létre a vállalkozásnál.
Az elsődleges szervezet lehet papír vagy elektronikus. A gyakorlatban egyre több cég alkalmaz elektronikus dokumentumkezelést (EDM). Különösen a cégek cserélnek szerződéseket, fizetési számlákat, cselekményeket, számlákat és számlákat.
Az EDF nagymértékben leegyszerűsíti az elsődleges dokumentumok feldolgozásának folyamatát azok létrehozásától a könyvelésig, felgyorsítja a partnerek közötti munkát. Nagy előny, hogy az elektronikus dokumentumokat nem kell kinyomtatni, ha ez nem mond ellent a jogszabályoknak vagy a szerződés feltételeinek (402. sz. törvény 9. cikkének 6. pontja).
Az elektronikus dokumentumot minősített elektronikus aláírással hitelesítik. Ha a felek megfelelő döntést hoznak, az elsődleges dokumentumot egyszerű vagy minősítés nélküli aláírással is alá lehet írni (az Oroszországi Pénzügyminisztérium Adó- és Vámpolitikai Főosztályának 2016. szeptember 12-i levele, 03-03-06 / 2. sz. /53176).
Az elsődleges dokumentumok hiánya a vállalatnál súlyos, 10 000 és 30 000 rubel közötti bírságot vonhat maga után (Az Orosz Föderáció adótörvényének 120. cikke). Az adóhatóság a regisztrációs hibákért is bírságot ír ki. Ezenkívül a papírmunkáért felelős személyek az Orosz Föderáció Közigazgatási Törvénykönyvének 15.11. cikke alapján 2000-3000 rubel pénzbírsággal sújthatók. Van egy másik veszély is: ha az ellenőrzés során az adóhatóság nem találja meg a szükséges dokumentumot, a kiadások egy részét kivonhatják az adóalapból, ezért a cégnek többletadót kell fizetnie.
Csak az összes szükséges adatot tartalmazó elsődleges dokumentum (a 402-FZ törvény 9. cikkének 4. cikke) rendelkezik jogi erővel:
A megfelelően elkészített dokumentum szükség esetén segítséget nyújt a peres eljárásokban, például amikor a vevő nem fizeti ki a tartozását, vagy megpróbál érvényteleníteni egy ügyletet. De egy hibás vagy fiktív aláírást tartalmazó dokumentum kegyetlen viccet játszhat – ezért soha ne írjon alá egy szállítónak, ha az hirtelen elfelejtette aláírni. Biztonságosan tárolja az összes elsődleges tételt, és mindig gondosan ellenőrizze az összes részletet a bejövő dokumentumokban.
Eddig a gyakorlatban szembesülhettek a vevői panaszokkal a nyomtatás hiányával kapcsolatban. Emlékeztetőül: 2015. április 7-től a legtöbb szervezetnél a pecsétet törölték, és tetszés szerint használhatja (2015. április 6-án kelt 82-FZ szövetségi törvény). A szervezeten belüli pecsét jelenlétére vonatkozó információkat a chartában pontosan meg kell határozni. Ha a szerződő fél ragaszkodik a pecsét elhelyezéséhez, és Ön jogszerűen nem rendelkezik vele, akkor annak hiányát írásban értesítheti, és számviteli politikából kivonatot adhat.
A munkában használhatja az elsődleges dokumentumok egységes és védett formáit (a szövetségi törvény 2011.12.06. 402-FZ "A számvitelről" 9. cikkének 4. szakasza). Ebben az esetben a házi készítésű elsődlegesnek rendelkeznie kell az összes szükséges adattal. Sok cég kénytelen az anyagleírási törvény saját változatát kidolgozni, mivel a dokumentumnak nincs egységes formája.
Megengedett az elsődleges bizonylat kombinált formájának használata, ha az egységes formanyomtatványt veszik alapul és egészítik ki a szükséges oszlopokkal vagy sorokkal. Ebben az esetben minden szükséges adatot meg kell őrizni (Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 99. 03. 24-i határozata, 20. sz.).
A számviteli politikában pontosan meg kell határozni a vállalat választását az alkalmazott elsődleges formákkal kapcsolatban.
A tevékenység során szükség lehet új elsődleges bizonylatokra, majd ezek kidolgozhatók és a számviteli politika által jóváhagyhatók.
Jegyzet! Mivel partnere saját fejlesztésű elsődlegest is alkalmazhat, a számviteli politikában szükséges jelezni, hogy ezeket a bizonylatokat is elfogadja könyvelésre.
A legtöbb dokumentum esetében Önnek joga van arra, hogy ne használjon egységes nyomtatványokat, de a készpénzes tranzakciókat csak a jóváhagyott okmányformáknak megfelelően szabad végrehajtani (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának PZ-10/2012 számú tájékoztatása) .
A szakemberek az elsődleges dokumentumok főbb formáit az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága határozataival jóváhagyott egységes nyomtatványok albumaiban találhatják meg. Íme a leggyakoribbak.
A készpénzes tranzakciókat kizárólag a készpénzes tranzakciók lebonyolítására vonatkozó eljárással összhangban hajtják végre (az Orosz Föderáció Központi Bankjának 2014. március 11-i 3210-U számú rendelete). Nem adhat ki például egy „fogyóeszközt” szabad formában, és nem fejleszthet saját verziót.
Az elsődleges készpénzes dokumentumok formáit az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1998.08.18-i 88. sz. határozata hagyta jóvá:
A készpénzes dokumentumokat nagyon körültekintően kell ellenőrizni, mivel az ilyen elsődleges közvetlenül kapcsolódik a készpénz mozgásához, és mindig felkelti az ellenőrző hatóságok figyelmét. Például az adóhatóság határozottan figyelni fogja a PKO-t, amelyben az összeg meghaladja a 100 000 rubelt. És mindez azért, mert egy partnerrel nem lehet készpénzt kiegyenlíteni 100 000 rubelt meghaladó összegben. Az aláírások hiánya a készpénzes dokumentumokban a Szövetségi Adószolgálattal való eljárás indoka is lesz.
Foglaljuk össze. Tehát az elsődleges dokumentumok a számvitel és az adóelszámolás szerves részét képezik. A műveleteket igazoló dokumentumok nélkül nem lehet végrehajtani. A könyvelők gyakran az elsődleges könyv másolata vagy szkennelése alapján készítenek könyvelési bejegyzéseket. Nagyon fontos, hogy a másolatokat időben eredeti dokumentumokra cseréljék, ellenkező esetben a szabályozó hatóságok fiktívnak tekinthetik a műveletet, ügyletet. Csak a jogszabályoknak megfelelően elkészített dokumentumok adnak garanciát a számvitel biztonságára és megbízhatóságára a társaságnál.
Az elsődleges elszámolás bizonyos üzleti tranzakciók teljesítésének okirati bizonyítéka.
Az ilyen okirati bizonyítékok teljes jogerővel bírnak, fő eszköze az elsődleges számviteli bizonylatok.
Attól függően, hogy milyen típusú tranzakciót kell tükrözni, az elsődleges számviteli bizonylatok szabványos vagy speciális formájúak lehetnek.
Az elsõdleges számviteli bizonylatok elsõ formáját homogén üzleti tranzakciók nyilvántartására használják, amelyek a legtöbb vállalkozásra jellemzõek egy vagy több iparágban.
Egyszerűen fogalmazva, a szokásos műveletekre, amelyeket hazánk legtöbb szervezete végez.
Egy szűk szakterületű műveletek elvégzéséhez speciális forma szükséges
Az elsődleges dokumentumok a következők:
Minden elsődleges dokumentumnak feltétlenül tartalmaznia kell a következőket:
Minden elsődleges számviteli bizonylatot egyértelműen és pontosan kell kitölteni.
Ma már a legtöbb szervezet kész szabványos nyomtatványokat használ az elsődleges bizonylatokhoz: számlák, megrendelések, számlák, kuponok, kimutatások stb.
Az elsődleges számviteli bizonylatok két típusra oszthatók: külső és belső.
A külső dokumentumok kívülről jutnak be a szervezetbe (cégbe).
A feladó lehet kormányhivatal, felsőbb szervezet, bank, adófelügyelet (jelen esetben ezek az adóelszámolás elsődleges dokumentumai), alapítók, szállítók, vevők stb.
Szabványos formában készülnek.
Példa a külső számviteli bizonylatra a szállítótól származó számla, fizetési megbízás, fizetési felszólítás, fizetési megbízás-kérés és így tovább.
A belső számviteli bizonylatok kizárólag a szervezeten belül jönnek létre
A belső számviteli bizonylatokat viszont a következő típusú elsődleges bizonylatokra osztják:
Vannak esetek, amikor még egy tapasztalt könyvelő is hibázik az elsődleges bizonylat elkészítésekor.
Ez felveti a kérdést: lehet-e javítani, és ez után jogilag kötelező lesz a dokumentum?
A hiba csak akkor javítható, ha az (elsődleges bizonylat) még nem jelent meg a könyvelésben, azaz nem került könyvelésre.
Semmilyen esetben sem szabad az elsődleges dokumentumokban korrekciókat végrehajtani "vonással".
Erre a célra három módszer létezik:
A korrekciós módszert csak abban az esetben alkalmazzuk, ha a számviteli nyilvántartásokban hiba történt, és ugyanakkor nem befolyásolja a számlák megfeleltetését.
Ez a módszer mérlegkészítés előtt megfelelő. A rossz számot, összeget vagy szöveget vékony vonallal óvatosan át kell húzni, és mellé kell írni a megfelelő értéket.
Az irat oldalára lábjegyzetet kell tenni: higgye el a javítottat, rögzítse az aláírást és a javítás dátumát.
A módszer az állóeszköz-számvitel elsődleges bizonylatain alkalmazható. Ennek a módszernek a használata a pénzes dokumentumokon elfogadhatatlan.
A kiegészítő beviteli mód akkor használható, ha a folyamatban lévő üzleti tranzakció összegét alulbecsülik.
Például, ha a szállító 1000 rubelt utalt át a folyószámláról. Az üzleti tranzakciót a számlák helyes levelezésével bonyolították le, és csak magát az összeget becsülték alá tévesen 500 rubelre.
Ez a probléma nagyon egyszerűen megoldható: a hiányzó összegért további vezetékeket készítenek
Ebben és a következő hónapban is megtehető.
És végül a visszafordítási módszer. Ez magában foglalja a hibás bejegyzés negatív számmal történő megváltoztatását.
Nagyjából elmondható, hogy hibás levelezést és számokat ismételnek piros tintával.
Ezzel együtt azonnal összeáll a helyes bejegyzés (már közönséges tintát használnak). Ezt a módszert túlzott összeg vagy hibás számlák megfeleltetése esetén alkalmazzák.
Az elsődleges számviteli bizonylatok mind a számviteli kérdésekben, mind az adókötelezettségek összegének megállapításánál fontosak. Fontos, hogy a cég elsődleges számviteli bizonylatok készítéséért felelős szakembere egyértelműen megértse az ilyen bizonylatok tartalmát és formáit, valamint ismerje a számviteli nyilvántartások vezetésének sajátosságait.
Az elsődleges dokumentumok azok a dokumentumok, amelyek segítségével a társaság elkészíti a vállalkozásnál bekövetkezett üzleti eseményeket (2011.12.06., 402-FZ számviteli törvény 9. cikkének 1. pontja).
Az első dolog, amit minden szervezet könyvelőinek egyértelműen meg kell érteniük: ma nincs határozott listája az elsődleges számviteli bizonylatok formáinak, amely mindenki számára kötelező. Bármely cég maga határozza meg az elsődleges dokumentumok formáit, alkalmazásuk céljától függően.
Mindazonáltal az ilyen dokumentumok esetében a kötelező követelmények listája jogilag meghatározott (a 402-FZ törvény 9. cikkének 2. szakasza).
FONTOS! A számvitel során használt űrlapokat feltétlenül rögzíteni kell a szervezet számviteli politikájában (a PBU 21/2008 4. cikke, az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma 2008.10.06. 106n számú rendeletével jóváhagyva).
Az elsődleges számviteli bizonylatok listája 2018-2019-ben a következő lehet:
Lásd egy ilyen cselekmény mintáját.
Ezekről a kijelentésekről bővebben a cikkben olvashat "T 49 bérszámfejtési minta" .
Erről az aktusról bővebben az anyagban olvashat "OS-1 számú egységes formanyomtatvány – OS elfogadási és átadási tanúsítvány" .
További részletekért lásd a cikket "OS-1a számú egységes nyomtatvány - nyomtatvány és minta" .
A részletekért lásd az anyagot "OS-4 számú egységes formanyomtatvány – törvény az eszköz leírásáról" .
Az ilyen elsődleges dokumentummal kapcsolatos további részletekért lásd a cikket "INV-1 számú egységes nyomtatvány - nyomtatvány és minta" .
Erről lásd az anyagot "INV-1a számú egységes nyomtatvány - nyomtatvány és minta" .
Az összeállításról bővebben a cikkben olvashat "Hogyan töltik ki a bejövő készpénzes utalványt (PKO)?" .
Olvassa el a dokumentum formázására vonatkozó szabályokat.
Olvassa el a dokumentum használatának sajátosságait.
Kialakításának alapelveit lásd a „Hibajavítás számviteli igazolása – minta” című anyagban.
A fenti lista nem meríti ki a számvitel során használt elsődleges bizonylatok teljes körét, és az egyes szervezeteknél végzett könyvelés sajátosságaitól függően bővíthető.
FONTOS! Ezek nem elsődleges számviteli bizonylatok a 2018-2019-es listáról - a listát fent javasoltuk:
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a listában felsorolt elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáit nem kötelező használni, mivel 2013 óta (a 402-FZ törvény elfogadása után) az ilyen nyomtatványok formái önállóan is kidolgozhatók. De a legtöbb esetben továbbra is használják őket. Ezért 2018–2019-ben továbbra is releváns az Állami Statisztikai Bizottság határozataiban szereplő elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak listája.
Annak ellenére, hogy jelenleg nincs minden formanyomtatványra kötelező elsődleges dokumentum, a jogalkotó az ilyen dokumentumok tartalmára vonatkozóan követelményeket határozott meg. Az egyes elsődleges dokumentumokban kötelezően feltüntetendő adatok listáját az Art. 2. pontja tartalmazza. 402-FZ törvény 9. §-a. Ezek különösen:
Hogyan osztályozhatók az elsődleges számviteli bizonylatok?
Ha az elsődleges dokumentumot maga a vállalat állította ki, akkor az utalhat a belső vagy a külső dokumentumok csoportjára. Az a dokumentum, amely a társaságon belül készül, és hatályát a kibocsátó társaságra is kiterjeszti, belső elsődleges dokumentum. Ha az okmányt kívülről érkezett (vagy cég állította ki és állította ki kívülre), akkor külső elsődleges dokumentum lesz.
A cég belső dokumentumai a következő kategóriákba sorolhatók:
Miután az üzleti eseményt elsődleges bizonylatként formálták, az eseményt a számviteli nyilvántartásokban szerepeltetni kell. Valójában rendezett információk hordozói, felhalmozzák és terjesztik az üzleti tranzakciók jeleit és mutatóit.
Megjelenésében a következő regiszterek különböztethetők meg:
A nyilvántartás vezetésének módja alapján a következő csoportokat különböztetjük meg:
A nyilvántartásokban szereplő információtartalom kritériuma szerint a következőket különböztetjük meg:
A számviteli nyilvántartásokról bővebben a cikkben olvashat "Számviteli nyilvántartások (nyomtatványok, minták)" .
Jelenleg nincs minden formára kötelező elsődleges számviteli bizonylat és az elsődleges számviteli bizonylatok listája: bármely gazdálkodó szervezetnek joga van önállóan meghatározni az elsődleges bizonylatok formáit, amelyeket tevékenysége során használni fog.
Ugyanakkor a leggyakoribb elsődleges számviteli dokumentumok azok, amelyek az Állami Statisztikai Bizottság által jóváhagyott egységes formanyomtatványok analógjai.
Az elsődleges bizonylat elkészítése után az abból származó információkat át kell vinni a számviteli nyilvántartásba.
