Az elsődleges számviteli dokumentumokat minden vállalkozás használja. Mindegyik fontos a maga módján, és mindenképpen figyelembe kell venni a munkában. Ezeket a számviteli nyilvántartások elsődleges számviteli dokumentumaival összhangban állítják össze. A teljes listát és tervezési szabályokat ebben a cikkben mutatjuk be.
Ha az elsődleges dokumentumokról beszélünk, akkor azokat a papírokat értjük, amelyek felelősek a vállalkozásban bekövetkezett gazdasági eseményekért. Az ilyen jellegű dokumentáció elkészítésekor minden könyvelőnek emlékeznie kell arra, hogy nincsenek konkrét és egyértelműen rögzített elsődleges dokumentumok és számviteli nyilvántartások. A választás a vállalkozáson múlik. Ez dönti el, hogy a lehetséges formák közül melyiket használja kényelmesen tevékenységeiben. Az elsődleges számviteli dokumentumok nyomtatványának kitöltésekor is fontos minden részletet feltüntetni. Csak egy kötelező listájuk van, amelyből semmit sem lehet kizárni. Érdemes megjegyezni, hogy a vállalat számviteli politikájában meg kell adni minden információt arról, hogy a vállalat milyen elsődleges számviteli dokumentumokat használ. Ez egy nagyon fontos pont.
Az elsődleges lista kilenc fontos értékpapírt tartalmaz:
Ez az elsődleges számviteli dokumentumok listája általánosan elfogadott, és minden vállalkozásnál használatos.
Ez az elsődleges könyvelési dokumentum a készletcikkek minden mozgását tükrözi. A számlának tartalmaznia kell a számlában megadott adatokat. Érdemes megjegyezni, hogy ezt a papírt két példányban kell elkészíteni. A dokumentum igazolásaként a szervezet vezetőjének aláírását és pecsétjét használják. Ami a számla regisztrációs űrlapot illeti, általában a vállalatok a TORG-12-et használják. Általában nagykereskedelmi cégek használják. A nyomtatványnak tartalmaznia kell mind a szerződés részleteit, amely alapján az ügyletet végrehajtják, mind a fuvarlevél adatait. Ezenkívül információkat tartalmaz a művelet résztvevőiről és az átadott árukról. A számlának tartalmaznia kell a csatolt papírokra vonatkozó információkat. Ami az aláírásokat illeti, azokat mindkét fél hozza. Fontos tudni, hogy azoknak a szervezeteknek, amelyek munkája nem jár pecséthasználattal, joguk van az ilyen típusú dokumentumokat nem hitelesíteni vele.
A bérszámfejtés a T-49 nyomtatványnak megfelelően történik. Ennek az elsődleges számviteli bizonylatnak a formája a 0301009. Használata csak költségvetési vagy állami tevékenységet folytató vállalkozások számára korlátozott. E dokumentum szerint a munkavállalók fizetésének teljes és további számítását végzik. Az ilyen formájú fő adatok a munkaidő -beosztás, a tarifa, a levonások összege és az ellentételezés. Más szervezetek, valamint egyéni vállalkozók is fizetést adnak ki alkalmazottaiknak 0504401 formában. A számítások alapja itt is az óralap. A dokumentáció szükségessége abból adódik, hogy csökkenteni kell a szervezet munkafolyamatát. Ezt az elsődleges könyvelési dokumentumot a számviteli személyzet állítja össze, akik a papírok elkészítése után átutalják azokat a pénztárosnak. Miután a dokumentumban meghatározott összes pénzt kiadták a személyzetnek, vissza kell küldeni a számviteli osztálynak. A pénztárosoknak adott nyomtatványt a cég vezetőjének alá kell írnia.
Ezen elsődleges számviteli dokumentum végrehajtásának oka a vállalkozás által elvégzett munkák vagy szolgáltatások átadása az ügyfélnek. Megerősíti, hogy minden megállapodást betartottak, és az ügyfél elégedett a kapott eredményekkel. A jogi aktus formája nem rendelkezik kötelezően megállapított formátummal. De van egy lista az adatokról, amelyeket tartalmaznia kell. Olyan jelöléseket tartalmaz, mint a vállalat neve, a dokumentum megalakulásának dátuma, a dokumentumot összeállító személy tükröződése, a munka formátuma, a felelős személyek beosztása és aláírása. Létezik a KS-2 egységes formája is. Nem vonatkozik minden típusú munkára vagy szolgáltatásra. csak akkor használható, ha a vállalkozó tőkeépítéssel foglalkozik. Ha ezt a nyomtatványt véglegesítik, fel lehet használni építési és szerelési munkákhoz polgári vagy lakóépületekben.
Ebben az esetben a vállalat alkalmazottai a következő típusú elsődleges dokumentációkat használják:
Ezen formák mindegyikének van egységes formája. Használata kötelező az elsődleges számviteli dokumentáció elkészítésekor.
Ez a papír az OKUD 0401060 nyomtatványnak megfelelően készült. Az űrlap kialakításakor több kitöltési lépést kell követni:
A fizetés típusától függően ezt az űrlapot részben vagy egészben kell kitölteni.
Ebben az esetben két alapvető nyomtatványt lehet kiadni. Az első egy bejövő készpénzes megbízás, a második egy kimenő. Tehát a PKO -t olyan esetekben adják ki, amikor új pénzeszközök érkeznek a pénztárhoz. Ennek az elsődleges számviteli dokumentumnak a formátumát az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága szabályozza. Töltse ki papíron a KO-1 nyomtatványon vagy elektronikus formában. A dokumentumot a főkönyvelő írja alá, és a számviteli osztályon kell tárolni. Ami a költség -készpénzrendelést illeti, kialakításának jellemzői hasonlóak. Az egyetlen különbség a cél. Alapok kibocsátása esetén töltik ki. Egy másik jellemző a kitöltési lehetőségek széles skálája - lehet Word és Excel. Az ilyen típusú elsődleges számviteli dokumentációt a KO-2 formában kell elkészíteni.
Mint minden elsődleges dokumentum és könyvelési nyilvántartás, ez az űrlap a vállalkozás tevékenységéről szóló jelentés. Valójában előzetes jelentést készítenek azokban az esetekben, amikor a munkavállalónak el kell számolnia a pénztárból kapott és a vállalat szükségleteire költött pénzeszközökkel. Az űrlapon szereplő fő információk a következők:
Ezek a tételek minden bizonnyal nagyon fontosak, de érvénytelennek minősülnek, ha az előzetes jelentéshez nem csatolnak alátámasztó dokumentumokat. Ami az ilyen típusú elsődleges dokumentáció kialakítását illeti, az egyszerűsített az egységes űrlap jelenléte miatt. AO-1-nek hívják. Ha a vállalat saját formáját kívánja kialakítani, ez is megengedett. A legfontosabb az összes szükséges részlet hozzáadása a dokumentumhoz. Leggyakrabban egységes formát használnak a vállalkozások munkájában. Az űrlap egyetlen példányban készül a pénz kibocsátásának napjától számított három napon belül. A dokumentumot a beadványt elfogadó alkalmazott vezetőjének jóvá kell hagynia. Előzetes jelentést benyújthat papír és elektronikus formában is.
Az ilyen típusú elsődleges dokumentációt három feltétel mellett kell elkészíteni:
Leggyakrabban a számviteli kimutatást továbbra is a hibák jelzésére használják. Ezt a dokumentumot univerzálisnak nevezhetjük, mivel mind a jelenlegi időszakra, mind másokra alkalmas. Ennek az űrlapnak az előnye a jelenlegi időszakban a megfelelő forgalmi összegek fenntartásának képessége. Ez a lemondás megadásával vagy további összegek könyvelésével valósul meg. A számviteli kimutatás világos, megállapított formája csak a kormányhivatalokra vonatkozik. Más adózók használhatják saját űrlapjukat. Csak az a fontos, hogy a következő információkat tartalmazza:
Érdemes megjegyezni, hogy ha a vállalat saját nyomtatvány használatát tervezi, akkor ezt a tényt fel kell tüntetnie a számviteli politikában.
Ennek az űrlapnak a lényege, hogy tükrözze a vállalkozás és a munkavállaló közötti kölcsönös tartozások törlesztését. Az eltolás végrehajtásához ki kell tölteni egy aktust és egy megállapodást a művelet viselkedéséről. A jogi aktust abban a szakaszban készítik, amikor a vállalkozás ellentartozást terjeszt elő alkalmazottai felé, és a feleknek kényelmes ezt az adóssággal szemben kiegyenlíteni. Ha ezek a feltételek mindkét résztvevő számára megfelelőek, akkor külön megállapodás jön létre, amely megerősíti a felek hajlandóságát az ellentételezésre.
A számvitel helyessége és az abból származó további következtetések az elsődleges dokumentum minőségétől és a benne található információktól függnek.
A könyveléshez elfogadott elsődleges dokumentumokban szereplő információkat a számviteli nyilvántartásokban halmozzák fel és rendszerezik, amelyek formáit vagy követelményeit az engedélyezett szerv hagyta jóvá. A számviteli nyilvántartások csoportosított adatai átkerülnek a pénzügyi kimutatásokba.
A vezetőség határozza meg a számviteli dokumentumok aláírására jogosult személyeket. Ebben az esetben az aláírás -hierarchia kialakítható a betöltött pozíciótól, a pénz mennyiségétől, a művelet hatókörétől és lényegétől függően.
Az elektronikus aláírást használó vállalkozásoknak vagy szervezeteknek megfelelő biztosítékokat és ellenőrzéseket kell létrehozniuk az elektronikus aláírások használatához és hozzáféréséhez való jog tekintetében. [17]
Az elsődleges dokumentumok elkészítésének követelményei
1. Az elsődleges dokumentumokba való bejegyzéseket tintával, vegyi ceruzával, golyóstollal, írógépekkel, gépesítő berendezésekkel és más eszközökkel kell elvégezni, amelyek biztosítják e bejegyzések archívumban való tárolására meghatározott ideig történő megőrzését.
Az íráshoz tilos egyszerű ceruzát használni.
A szervezet vezetőjének - a főkönyvelővel egyetértésben - megrendelés formájában jóvá kell hagynia az elsődleges számviteli dokumentumok aláírására jogosult személyek listáját.
Az elsődleges számviteli dokumentumok időben történő és magas színvonalú végrehajtását, azok időben történő átadását a számviteli mérlegeléshez, valamint a bennük lévő adatok megbízhatóságát azok a személyek biztosítják, akik e dokumentumokat összeállították és aláírták.
Az elsődleges dokumentumok számvitelben történő mozgását (más gazdálkodó egységek összeállítása vagy átvétele, könyvelés elfogadása, feldolgozás, archívumba továbbítás) szintén a vezető utasításával jóváhagyott ütemtervnek kell szabályoznia.
Annak érdekében, hogy figyelmeztesse a menedzsereket és az előadókat az előre nem látható negatív következményekre, és hogy időt takarítson meg az információkeresés során, a szabályozási dokumentumok kézhezvételét követően létre kell hozni az elsődleges dokumentumok regisztrációs alapját.
Ez azt jelenti, hogy minden számviteli osztályon kiállított és kitöltött elsődleges dokumentumnak rendelkeznie kell saját azonosítójával - kóddal (egyszeri, egyedi számmal), amelyet hozzárendelnek a regisztráció során az egyik regisztrációs folyóiratban, amelyet meg kell nyitni minden vállalkozásnál.
A dokumentumok elkészítésének menete:
A gépesített módszerrel létrehozott elsődleges dokumentumok különleges megerősítést igényelnek a kapott adatok megbízhatóságáról, azaz a regisztrált adatok engedélyezése és védelme a velük kapcsolatos információk jogosulatlan megszerzése ellen. Bármilyen típusú dokumentum faxolható, de nem az elsődleges könyvelési bizonylat, mert nincs hitelesítése a hitelességéről. A dokumentumok időben történő és jó minőségű elkészítéséért és megfelelő időben történő továbbításáért a felelősség a könyvelésben történő későbbi mérlegeléséért az okmányokat kiállító és aláíró személyeket terheli.
Az elsődleges számvitel egy gyártó vállalkozásnál a menedzsment információs alapja, amelynek minősége közvetlenül függ a számvitel minőségétől. Az elsődleges számvitel információs és logikai műveletek összessége, amely a vállalkozás és a vállalat egészének termelési és gazdasági létesítményeinek bejáratától a kijáratig terjedő anyagi és pénzügyi áramlásokat és azok elemeit kísérő dokumentumokkal rendelkezik.
Így az elsődleges dokumentumok az összes termelési és gazdasági tárgyról és tárgyról, valamint ezek kölcsönhatásairól szóló információhordozók, és lehetővé teszik az összes ellenőrző tényező átfogó értékelését: mennyiségi, minőségi és pénzügyi. [12]
Ez az anyag képet ad a következőkről:
a számviteli információk felhasználói;
a vállalkozás feladatai a számvitel megszervezésében;
elsődleges számviteli dokumentumok, azok típusai és kötelező adatai;
dokumentumáramlás;
számviteli nyilvántartások és azok típusai;
számviteli számlák és azok szerkezete;
egy kisvállalkozás egyszerűsített számlatáblája;
a számvitel szervezésének különböző formái.
A "Számvitelről szóló törvény" 9. cikkével összhangban minden szervezet által végrehajtott üzleti tranzakciót igazoló dokumentumokkal kell formalizálni. Ezek a dokumentumok elsődleges számviteli dokumentumokként szolgálnak, amelyek alapján a könyvelést vezetik.
Elsődleges könyvelési dokumentumok elfogadják a könyvelést, ha azokat az elsődleges számviteli dokumentáció egységes nyomtatványainak albumaiban szereplő formában állítják össze, és az olyan dokumentumoknak, amelyek formáját ezek az albumok nem írják elő, a következő kötelező adatokat kell tartalmazniuk:
Az elsődleges dokumentum az üzleti tranzakció írásos bizonyítéka (áruk kifizetése, készpénz kifizetése jelentés ellenében stb.).
A vállalkozás tevékenysége során használhatja az elsődleges dokumentumok önállóan kidolgozott formáit, figyelembe véve az elsődleges dokumentumokra vonatkozó követelményeket. Az ilyen dokumentumok nyomtatványait a vállalkozás számviteli politikájáról szóló rendelet hagyja jóvá.
Az összes elsődleges dokumentum a következő csoportokra osztható:
Szervezeti és adminisztratív dokumentumok- ezek parancsok, utasítások, utasítások, meghatalmazások stb. Ezek a dokumentumok lehetővé teszik bizonyos üzleti tranzakciók lebonyolítását.
Igazoló dokumentumok- ide tartoznak a számlák, követelmények, nyugták, átvételi igazolások stb. Ezek a dokumentumok az üzleti tranzakció tényét tükrözik, és a bennük található információkat a számviteli nyilvántartásokba vezetik be.
Néhány dokumentum megengedő és mentesítő is. Ide tartoznak például a kiadási készpénzrendelés, a bérszámfejtés stb.
Számviteli dokumentumok könyvelő töltötte ki. Köztük különféle jelentések, hivatkozások. A bennük található információkat a könyvelési nyilvántartások is rögzítik.
Számviteli nyilvántartások Speciálisan adaptált lapok a hitelesítő adatok regisztrálására és csoportosítására. Külsőleg a számviteli nyilvántartások a következők:
Az előállított rekordok típusa szerint a nyilvántartásokat a következőkre osztják:
A számviteli nyilvántartásokban szereplő információk részletessége szerint a következők:
A számviteli osztályhoz (könyvelőhöz) érkezett elsődleges dokumentumokat ellenőrizni kell:
Az elsődleges számvitel helyes lebonyolításához kifejlesztik és jóváhagyják munkafolyamat ütemezése, amely meghatározza az elsődleges dokumentumok vállalkozáson belüli mozgásának sorrendjét és időzítését, azok átvételét a számviteli osztályon. Az elsődleges könyvelési dokumentumok mozgásának ütemezése a következő formában lehet:
Az elsődleges dokumentumokban rögzítéseket úgy kell készíteni, hogy biztosítsák e rekordok biztonságát az archívumban való tárolásukra meghatározott ideig.
Az elfogadást követően az elsődleges dokumentumból származó információkat átviszik a számviteli nyilvántartásokba, és magán a dokumentumon jelölést tesznek annak kettős felhasználásának kizárására (például a könyvelési nyilvántartásba való bejegyzés dátuma le van írva).
Az elsődleges és összevont számviteli dokumentumok papíron és számítógépes adathordozón is elkészíthetők. Ez utóbbi esetben a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról az üzleti tevékenységek többi résztvevője számára, valamint az Orosz Föderáció jogszabályainak megfelelően ellenőrzést gyakorló szervek kérésére, bíróság és az ügyészség.
A szervezetek kötelesek megőrizni az elsődleges számviteli dokumentumokat, a számviteli nyilvántartásokat és a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári ügyek szervezésére vonatkozó szabályok szerint megállapított időtartamokra, de legalább öt évre.
Az archívumba történő benyújtáshoz a dokumentumokat időrendi sorrendben választják ki, összeszerelik, kötik és mappákba helyezik. A dokumentumok archívumba történő benyújtását igazolás kíséri.
A számla a pénzeszközök (ingatlanok), azok forrásai és a vállalkozás kötelezettségei változásának csoportosítására és tükrözésére szolgál.
A számlákon végrehajtott tranzakciókat a monetáris mérőóra tükrözi, vagyis a vállalkozás összes tulajdonát, forrásait és kötelezettségeit (tartozásait) becsülik, értékét pedig a számlákon rögzítik.
A vállalati alapok növekedhetnek vagy csökkenhetnek. A pénzeszközök növekedésének és csökkenésének elkülönített elszámolásához a számla két részre oszlik. A számla bal oldalát hívják terhelés, és a fiók jobb oldalát hívják hitel.
Grafikailag a fiók általában két oszlopból álló táblázat formájában jelenik meg:
Attól függően, hogy mi tükröződik a számlákon, a következők lehetnek:
Tovább aktív fiókok tükröződik a vállalkozás pénzeszközeinek elszámolása és mozgása (például tárgyi eszközök, termelési készletek, késztermékek, készpénz, elszámolások stb.).
Az aktív számla terhelése növekszik, vagyis az azt növelő tranzakciók a számla bal oldalán (terhelés) tükröződnek.
Az aktív számla egyenlege - az időszak végén és elején lévő egyenleg - szintén terhelés.
Tovább passzív számlák tükrözi a vállalkozás forrásainak forrásait (például az alaptőke vagy alaptőke, nyereség) és a vállalat kötelezettségeit (például banki kölcsön, kifizetetlen bérek stb.).
A passzív számla a hitellel növekszik, vagyis az azt növelő tranzakciók a számla jobb oldalán (hitel) tükröződnek.
A passzív számla egyenlege - az időszak végén és elején lévő egyenleg - szintén jóváírásra kerül.
Tovább aktív-passzív számlák az egyenleg lehet hitel vagy terhelés.
A számviteli számlát a Pénzügyminisztérium hagyja jóvá.
A számviteli űrlapok eltérnek az alkalmazott nyilvántartások számában, rendeltetésében, megjelenésében és tartalmában.
Három fő számviteli forma létezik:
A legegyszerűbb forma "", mivel az elsődleges dokumentumon (vagy a homogén műveletek csoportján) végrehajtott műveleteket a "Journal-main" könyv rögzíti, amely egyesíti az üzleti tranzakciós naplót (időrendi rekord) és a szintetikus számlákat (szisztematikus rekord). . A "Magazine-main" könyv így néz ki:
Először a jelentési időszak eleji számlaegyenlegeket rögzítik ebben a főkönyvben, majd - a dokumentumokon végrehajtott összes tranzakciót, amely után a jelentési időszak forgalmát határozzák meg (ebben az esetben a bejegyzés helyességét ellenőrzik: az összeg a beszámolási időszak forgalmának meg kell egyeznie az összes számla terhére vonatkozó forgalom összegével és az összes számla jóváírásával járó forgalom összegével), valamint a beszámolási időszak végén fennálló számlaegyenlegeket. A végső egyenleget a számlaegyenlegek alapján állítják össze.
Ezt az űrlapot a kis létszámú és kevés műveletet végző vállalkozásoknál használják. Egy könyvelő könyvet vezethet.
A "folyóirat-fő" számviteli rendszer így néz ki:
Emlékrendelési regisztrációs űrlap kronológiai és szisztematikus nyilvántartások külön vezetése alapján. A könyvelési tételek nyilvántartását speciális dokumentumok - emlékrendelések - végzik, amelyeket az elsődleges dokumentumok alapján állítanak össze. Az emlékrendeléseket egy külön naplóban (kronológiai jegyzőkönyvben) rögzítik, és ezek alapján készítik el főkönyvi bejegyzések(szisztematikus rögzítés).
A főkönyvi számla űrlapja az egyes beszámítási számlák terhelési és jóváírási bontását tartalmazza, és így néz ki:
A főkönyvet ebben a formában ellenőrző táblának is nevezik.
A főkönyvi számlákon csak a beszámolási időszak aktuális forgalmát veszik figyelembe. Ezért a főkönyvi számlák adatai szerint a szintetikus számviteli számlák forgalmi lapját állítják össze (ebben az esetben az üzleti tranzakciók nyilvántartásának teljességét és helyességét ellenőrzik; a terhelés és a hitel teljes forgalma számlákat összevetik a főkönyv teljes összegével). Ezenkívül meghatározza a számlaegyenlegeket azon jelentési időszak végén, amelyre új egyenleget készítenek.
A fő magazinhoz képest az emlékrendelési űrlap nem korlátozza a rögzített tranzakciók számát, meghatározza a számlákon lévő pénzeszközök változását, kibővíti a számviteli alkalmazottak közötti munkamegosztás és a számvitel automatizálásának lehetőségeit.
Ennek a számviteli formának a rendszere a következő:
Ebben a számviteli formában azonban ugyanazok a bejegyzések sokszor megismétlődnek a különböző számviteli nyilvántartásokban, ami növeli a munka mennyiségét. Van egy egyszerűsített változata ennek az űrlapnak a kisvállalkozások számára - használatával számviteli lapokat: állóeszközök, elhatárolt értékcsökkenési költségek (értékcsökkenés); termelési készletek és késztermékek; gyártási költségek; készpénz és pénzeszközök; elszámolások és egyéb műveletek; szállítókkal való elszámolás; bérek.
A kimutatás egy számviteli számla, amely tükrözi a nyitó egyenleget, a beszámolási időszak beszámolási és forgalmi forgalmát levelező számlák szerinti bontásban, a beszámoló időszak végén fennálló egyenleget. Például a készpénz elszámolására vonatkozó kimutatás a pénztárban így néz ki:
A kimutatások adatait a sakklap foglalja össze, ez alapján állítják össze a forgalmi lapot. A forgalmi adatlap szerint mérleget készítenek.
Az egyszerűsített számviteli forma a következő:
Nál nél naplórendelésű könyvelési forma a felhalmozódó kimutatásokat és a fejlesztési táblázatokat az elsődleges dokumentumok alapján állítják össze. Ebben az esetben az adott számlához kapcsolódó homogén tranzakciókat időrendi sorrendben rögzítik a folyóiratokban, a megfelelő számlák szerint. A hónap végén minden folyóirat kiszámítja a megfelelő számlák forgalmának összegét. Ezek az összegek számviteli bejegyzések (emlékrendelések) a főkönyvi számlák bejegyzéseihez.
Az összesített folyóiratokat rendelési naplóknak nevezzük. A rendelési naplók hitelre épülnek, azaz a tranzakciók nyilvántartása egy adott számla hitelén történik, a különböző számlák terhelésével összhangban.
A rendelési napló így néz ki:
A rendelési naplókból származó havi forgalomösszegeket átviszik a főkönyvi számlákra, amelynek formája a következő:
A hitelforgalmat havi egy összegben utalják át a főkönyvi számlára, mivel azt a rendelési naplóban kibővített formában tartalmazza. A főkönyvi számla terhelési forgalmát a többi számlával való levelezéssel rögzítik. A főkönyvi számlán a terhelési forgalom összegyűjtésre kerül, mivel az adatokat különböző megbízási naplókból teszik közzé. Miután befejezte a forgalom könyvelését a rendelési naplókból a főkönyvi számlákra, a végösszegeket minden számla terhére számítják ki, a hónap végi egyenleget meghatározzák és az egyenleget összeállítják.
A naplórendelésű könyvelési formát a következő formában lehet bemutatni:
