Módosultak az elszámoltatható pénzeszközök kiadásának szabályai. Most az elszámolható pénzek kiadásának hivatalossá tételéhez elég csak az igazgatói utasítás. Sőt, még azok is kaphatnak pénzt, akik nem számoltak be a korábbi előlegekről.
A könyvelő egy előleg, amelyet az alkalmazottaknak fizetnek az üzleti feladatok elvégzésére, amelyekről jelentést kell tenni. Például a vállalatok készpénz kibocsátására vonatkozó jogát az Orosz Bank 2013. október 7-i 3073-U. sz. rendeletének (2) bekezdése tartalmazza.
Az adóhatóság személyi jövedelemadót és járulékot ír elő az elszámolótól
Az adóhatóság tisztázta, mikor kell a személyi jövedelemadót és a biztosítási díjakat a bejelentett összegekből kiszámítani (a Moszkvai Régió Szövetségi Adószolgálatának levele, 2018.09.14. 16-10. [e-mail védett]).
Az adóhatóság szerint járulékmegállapítási és személyi jövedelemadó-levonási kötelezettség csak egy esetben merül fel. Nevezetesen: a munkavállaló nem adta vissza a munkáltatónak a számla terhére kiállított és nem rendeltetésszerűen elköltött összegeket, és a munkáltató úgy döntött, hogy ezt a pénzt nem tartja vissza a könyvelőtől.
Az a nap, amikor a munkavállaló bevételre tesz szert, az a nap, amikor a munkáltató elengedte a munkavállalónak a számla ellenében kibocsátott pénz formájában fennálló tartozását. Ha a munkáltató bírósághoz fordult az el nem költött elszámoltathatóak visszaszolgáltatása érdekében, akkor az a nap, amikor a munkavállaló jövedelmet szerzett, az a nap lesz, amelytől kezdve a tartozás behajtása lehetetlenné vált.
A cég költségeinek nagy részét a saját folyószámlájukról fizetik. De vannak esetek, amikor az alkalmazottak pénzt kapnak számlára:
A pénzkibocsátás alapja az elszámoltatás - igazgatói vízummal rendelkező alkalmazott nyilatkozata arról, hogy mennyit és meddig szabad kiadni, vagy a vezető utasítása az elszámolható pénz kiadására.
Annak érdekében, hogy a munkavállaló a cég nevében vásároljon, és adatait feltüntethesse az iratokon, meghatalmazást adnak ki az elszámolható pénzeszközökkel együtt. Ebben az esetben az oroszországi Goskomstat 1997. október 30-i, 71a. számú rendelete által jóváhagyott M-2 vagy M-2a számú nyomtatványok megfelelőek. Az építési beruházás vagy szolgáltatás átvételi okiratának aláírásához érdemes bármilyen formájú meghatalmazást készíteni.
A szervezetnek joga van számlát kiállítani csak saját alkalmazottainak - annak, akivel megkötötte vagy a GPA-t. Ez a Bank of Russia 2014. március 11-i 3210-U számú rendeletének 5. és 6.3. pontjából következik, amelyet a Bank of Russia 2014. október 2-i 29-1-1-6 számú levele is megerősített. 7859.
Ez azt jelenti, hogy az elkövetkező költségekre előleget nem csak az alkalmazottak, hanem a vállalkozók számára is ki lehet fizetni. Például olyan anyagok beszerzésére, amelyek a polgári jogi szerződés alapján végzett munkák elvégzéséhez szükségesek.
2017. augusztus 19. óta nem kell jelentkezést benyújtani a szervezet dolgozóinak számlájára történő pénzkibocsátáshoz. És még azoknak a könyvelőknek is joguk van pénzt kapni, akik nem számoltak be a korábbi előlegekről. A Központi Bank a 2017. június 19-i 4416-U számú rendelettel jóváhagyta a készpénzes utalvány módosításait.
A továbbiakban nem gyűjthet be minden alkalmazotttól elszámoltatási kérelmet. Az új szabályok lehetővé teszik, hogy a nyilatkozatokat az igazgató utasításaival vagy utasításaival helyettesítsék.
Annak elkerülése érdekében, hogy a beadvány átminősüljön munkabérbe, fontos, hogy időben beszámoljon a cég igényeire befolyt pénzekről.
A vezető tűzi ki azt a határidőt, amely után az elszámoltatható munkavállaló beszámol a kapott előlegről. Például a számviteli osztály előleget állított ki a sofőrnek a benzinköltség ellenében. Ezen időszak lejártát követő három munkanapon belül, vagy a munkába való visszatérést követően a munkavállaló jelentést nyújt be. A visszatéréstől számított három nap az alkalmazottak utazási költségeiről szóló jelentés elkészítésére (az Orosz Föderáció kormányának 2008. október 13-i 749. sz. rendeletének 26. cikkelye).
Ha a munkavállaló az elszámolható összeget bankkártyára kapta, akkor ezekről a pénzeszközökről akár három napon túl is beszámolhat. Az a tény, hogy a plasztikkártyákkal történő fizetés nem készpénzes. Ezek a „készpénzes” korlátozások nem érvényesek. Ezért a jelentések időzítését a vezetőség belátása szerint kell meghatározni, és azt belső dokumentumban kell rögzíteni (például az elszámolandó összegek kiadására vonatkozó rendelkezésben vagy megbízásban). Ez különösen igaz azokra az esetekre, amikor az elszámolandó pénzt hosszú időre bocsátják ki.
Az AO-1 számú előzetes jelentés egységes formáját az oroszországi Goskomstat 2001. augusztus 1-jei 55. számú rendelete hagyta jóvá. 2017-ben azonban az egységes formanyomtatványok többsége nem kötelező (9. cikk 4. pontja). a 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény rendelkezése). Ezen túlmenően a Pénztári műveletek végzésének rendje csak egységes formanyomtatvány szerinti pénztárbizonylatok készítésére kötelezi. Az előzetes jelentés pedig nem vonatkozik rájuk.
Kiderül, hogy a társaságnak joga van az űrlapot önállóan kidolgozni, miután azt a számviteli politika mellékleteként jóváhagyta. A lényeg az, hogy a dokumentumnak tartalmaznia kell a 402-FZ törvény 9. cikkének (2) bekezdésében felsorolt elsődleges szervezethez szükséges kellékeket. Például az előlegjelentés egységes formában az elszámolható összegek kiadásának egyetlen formája van biztosítva - készpénzben. Ezért a dokumentum más pénzkibocsátási módokat is tartalmazhat.
Ha a munkavállaló nem nyújtotta be időben az előlegjelentést, emlékeztessen a kapott pénzeszközök elszámolásának szükségességére. Ebben az esetben a munkavállaló vagy feljelentést tesz és visszaadja a pénzt, vagy nyilatkozatot ír, amelyben kéri a hátralék visszatartását a munkabérből.
Pénzt tarthat meg a vezető belső rendelkezése alapján. De legkésőbb egy hónapon belül attól a naptól számítva, amikor a munkavállaló várhatóan megtérül (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 248. cikke). És csak akkor, ha az elszámolható összeg nem haladja meg a havi átlagkeresetet. Ellenkező esetben bírósághoz kell fordulnia, hogy visszakapja a pénzt. Ha az elévülési idő lejárta után a munkavállaló nem adta vissza a pénzt, és azt nem lehetett behajtani, a tartozás veszteségnek tudható be.
Minden munkáltató az Art. 1. részével összhangban. 19. ФЗ 2011.12.06. 402-ФЗ „A számvitelről”, köteles megszervezni és fenntartani a gazdasági tevékenység elkövetett tényeinek belső ellenőrzését. Az elszámoltatható személyek pénzkibocsátásának ellenőrzési rendjét a társaság vezetője határozza meg. A szervezet pénztárából pénzátvételre jogosultak névjegyzékével ellátott megbízást adhat ki.
Elszámoltathatóak azok, akiknek a szervezet vagy egyéni vállalkozó pénzt ad ki az utasítások végrehajtására, és akiknek a felhasználásukról jelentést kell készíteni. A vállalkozás bármely alkalmazottja elszámoltatható személy lehet.
2017. augusztus 19-ig ahhoz, hogy a beszámolóért pénzt kapjon, a dolgozónak nyilatkozatot kellett küldenie a számviteli osztálynak, illetve a személyzeti osztálynak, melyben feltüntette a szükséges összeget és magyarázatot, hogy mire költi.
Augusztus 19-e óta azonban könnyebbé vált a jelentéstétel. A módosításokat az Orosz Föderáció Központi Bankjának 2017. június 19-i 4416-U számú rendelete írja elő. A feltüntetett időponttól a jelentkezés nem szükséges. A pénz kiadásához elegendő az igazgató utasítása vagy a társaság egyéb adminisztratív dokumentuma. Az ilyen dokumentum formája tetszőleges. De a következő részleteket kell tartalmaznia:
Az Orosz Föderációban minden nemzeti valutában történő elszámolás, amelyet egy megállapodás keretében hajtanak végre, nem haladhatja meg a 100 ezer rubelt. Ezt jelzi az Orosz Föderáció Központi Bankja 2013.10.07.-i 3073-U. sz. irányelvének 5. és 6. szakasza.
Úgy gondolják, hogy ezt a határt nem lehet túllépni. De van néhány árnyalat is. Ez a költséghatár csak más szervezetekkel és egyéni vállalkozókkal való elszámolásokra vonatkozik (lásd az Orosz Föderáció Központi Bankjának 3073-U számú irányelveinek 6. szakaszát). Nem vonatkozik a magánszemélyekkel történő elszámolásokra, akik jelen esetben a vállalkozás alkalmazottai. Ez magában foglalja a munkabért, a szociális juttatásokat, a szervezet vezetőjének személyes szükségleteit és a számlás pénzeszközöket. Ebben az esetben a nagyobb összeg kiadása nem minősül készpénzfegyelem megsértésének.
Az Orosz Föderáció Központi Bankja 2014. március 11-i, 3210-U sz. utasításának 6.3. pontja szerint 2017. augusztus 19-ig lehetetlen volt számlapénzt kibocsátani, ha a munkavállaló nem nyújtott be jelentést a korábban befolyt összegeket.
A Központi Bank azonban módosította az aljelentést. Most elszámoltatható akkor is, ha a munkavállaló nem fizette vissza a korábban kibocsátott alapok tartozását. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az alkalmazottaknak már nem kell előzetes jelentést készíteniük az elköltött összegekről. A munkavállalónak be kell nyújtania a számviteli osztálynak az elköltött pénzről szóló jelentési dokumentumokat.
Jogszabályilag sehol nincs rögzítve az a konkrét határidő, amelyen belül a munkavállalónak jelentést kell benyújtania az elköltött pénzről. Ezért ezt általában a munkáltató utasításában jelzik.
Az Orosz Föderáció Központi Bankja 2014. március 11-i, 3210-U számú utasításának 6.3. pontja szerint a munkavállaló köteles jelentést benyújtani a beérkezett összegekről legkésőbb három munkanappal a fizetési határidő lejártát követően. mely összegeket kiadták.
Ha a visszaküldési határidőt nem határozták meg, a munkavállalónak a beérkezés napján kell benyújtania a jelentést. Ezt jelzi az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat 2005. január 24-i 04-1-02 / 704 számú levele.
De vannak speciális feltételek. Az Orosz Föderáció kormányának 2008.10.13-i 749. számú rendeletével jóváhagyott szabályzat 26. pontja szerint a munkavállaló köteles ezekről jelentést tenni a visszatéréstől számított 3 munkanapon belül.
A bejelentett összegek 2019. évi változásai a dokumentációt is érintették. Mivel 2017. augusztus 19-től megváltozott az elszámolható pénzkibocsátás rendje, a vállalkozásoknak frissíteniük kell az elszámolható összegekkel való munkavégzésre vonatkozó szabályozást.
Az alkalmazottak az elszámolható pénzeszközöket készpénzben vehetik át a vállalkozás pénztárában. A cég bankkártyára is utalhat pénzt, beleértve a munkavállaló bérkártyáját is (lásd a 3073-U számú rendeletet, Oroszország Pénzügyminisztériumának 2014. július 25-i levele, 03-11-11 / 42288). Ennek lehetővé tétele érdekében a társaság számviteli politikájában rögzíteni kell az elszámoltatható munkavállalókkal való elszámolás menetét.
A pénztáron keresztül a pénzt a következő követelményeknek megfelelően bocsátják ki:
Összefoglalva a fentieket:
A szervezetek és egyéni vállalkozók számára fontos, hogy betartsák a készpénzes tranzakciók lebonyolítására vonatkozó eljárást. Valójában ennek a rendeletnek a megsértéséért meglehetősen nagy pénzbírság fenyeget (Az Orosz Föderáció Közigazgatási Törvénykönyve 15.1. cikkének 1. része):
17.08.2017, 15:41
A pénztárból 2017-ben a számlára történő pénzkibocsátás milyen szabályai kötelezőek a munkáltatóknak? Igaz, hogy augusztus 19-től a kérelem nélküli készpénzkibocsátás új szabályai érvényesek? Átutalhatok pénzt bankkártyára? Megválaszoljuk a fő kérdéseket, és megadunk 6 fő szabályt az elszámolható összegek nyilvántartására.
A foglalkoztató szervezet a számviteli jogszabályok rendelkezései értelmében köteles megszervezni és fenntartani a gazdasági élet elkövetett tényeinek belső ellenőrzését. Ez a követelmény a 2011. december 6-i 402-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 19. cikkének 1. részében található. Az elszámoltatható személyek pénzkibocsátásának ellenőrzésére vonatkozó eljárást a társaság vezérigazgatójának kell meghatároznia. A pénzeszközök átvételére jogosult személyek listájával ellátott végzést adhat ki. Íme egy minta egy ilyen megrendelésből:
A pénztári fegyelem fenntartása érdekében munkavállalónak minősül az a személy, akivel munkaviszonyt vagy polgári jogi szerződést kötöttek (az Oroszországi Bank 2014. március 11-i 3210-U számú irányelvének 5. és 6.3. pontja). Következésképpen pénzt lehet kibocsátani a számla ellenében, beleértve a vállalkozót is. Szükség lehet rájuk például polgári jogi szerződés alapján végzett munkavégzéshez szükséges anyagok beszerzéséhez. Ekkora összeget a jelentésért lehet neki adni például a pénztárból.
2017. augusztus 19-ig a beszámoló alapján készpénz átvételéhez a munkavállalónak bármilyen formában kérvényt kellett benyújtania a számviteli osztályhoz vagy a személyzeti osztályhoz, amelyben meg kellett jelölnie az igényelt összeget, valamint indokolnia kellett milyen célokra költenék. A pályázat így nézhet ki (űrlap):
2017. augusztus 19-e óta azonban megváltozott a helyzet. A módosításokat az Oroszországi Központi Bank 2017. június 19-i 4416-U számú rendelete írja elő. Ettől az időponttól kezdve Ön kérvénye nélkül is kiadhat pénzt a munkavállalónak a bejelentés alapján. Pénz kiadásához elegendő egy megbízás vagy a cég egyéb adminisztratív dokumentuma. Íme a 2017. évi elszámolható összegek kiállítására vonatkozó végzési minta:
A 2017. évi számlára történő pénzkibocsátásra vonatkozó megbízásmintát a következő időpontig töltheti le.
Mekkora a bejelenthető maximális összeg? Lehet hosszú időre kölcsönözni nagy összeget a vezérigazgatónak? Igaz, hogy 100 000 rubelnél többet nem adhat ki? Ilyen kérdések gyakran felmerülnek a könyvelők és a személyzeti dolgozók körében.
Szeretnénk emlékeztetni, hogy a készpénzes elszámolás maximális összege - tranzakciónként 100 000 rubel - nem vonatkozik számlás pénzkibocsátásra (az Orosz Föderáció Központi Bankjának 2013.10.07-i, 3073-as számú irányelvének 5. és 6. cikkelye). U). Végül is ezt a maximális összeget kizárólag más szervezetekkel vagy egyéni vállalkozókkal való elszámolásokra alkalmazzák (az Orosz Föderáció Központi Bankjának 3073-U számú irányelveinek 6. szakasza). Ebből következően a szervezet alkalmazottja nagy összeget kaphat. Így például egy menedzsernek (igazgatónak) mondjuk 350 000 rubelt lehet adni, és ez nem minősül a készpénzfegyelem megsértésének.
2017-ben az elszámolható összegek átutalhatóak a számlavezető bankkártyájára, pl. az illetményről (PM 2014.08.25. 03-11-11 / 42288 sz. levele).
Készpénz kibocsátására jelentés ellenében van lehetőség, ha a munkavállaló a korábban kibocsátott pénzeszközök tartozását nem fizette ki. Ezt 2017. augusztus 19-től lehet megtenni. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az alkalmazottaknak már nem kell előzetes jelentést készíteniük az elköltött összegről. A munkavállalónak 2017. augusztus 19-e után is be kell nyújtania a számviteli osztályhoz az elköltött pénzről szóló jelentési dokumentumokat.
2017. augusztus 19-ig nem lehetett számlapénzt kiadni, ha a munkavállaló nem nyújtott be jelentést a korábban beérkezett összegekről. Ettől az időponttól kezdve azonban ezek a követelmények kikerültek a Bank of Russia 2014. március 11-i, 3210-U számú utasításának 6.3. pontjából.
Mikor kell a munkavállalóknak nyilatkozatot benyújtaniuk a munkáltatónak az elköltött pénzről? Erre a kérdésre a választ a vezérigazgató utasításában kell keresni. Végül is ebben van feltüntetve egy ilyen időszak.
Általános szabály, hogy a munkavállalónak legkésőbb három munkanapon belül be kell jelentenie a jelentés alapján kapott összegeket azon időszak lejártát követően, amelyre ezeket az összegeket kibocsátották (az Orosz Föderáció Központi Bankjának 2003. 11.-i irányelvének 6.3. pontja). .2014 No. 3210-U). De mi van akkor, ha a visszaküldési időszak nincs beállítva? Az adóhatóság szerint ilyen helyzetben a munkavállalónak ugyanazon a napon kell benyújtania a jelentést, amikor azt megkapta (Oroszország Szövetségi Adószolgálatának 2005. január 24-i levele, 04-1-02 / 704) .
A beszámoló alapján kibocsátott pénzeszközöket személyi jövedelemadó és biztosítási díj nem terheli. E tekintetben néhány gátlástalan személy határozatlan időre szóló számla kibocsátásával próbálja kibújni az adó- és járulékfizetést. Portálunk szakértői például tisztában vannak azzal a helyzettel, amikor egy LLC igazgatója meglehetősen nagy összeget (550 000 rubelt) adott magának saját számlájára, és nem jelölte meg a visszaküldési időszakot a megrendelésben. Úgy gondolta, hogy ezt a pénzt most nem lehet visszaadni. Ez azonban egyáltalán nem így van! Az adóhatóság úgy véli, hogy ha a bevallási időszak nincs előírva, akkor a beérkezés napján be kell jelentenie a beérkezett összegeket. Ha nincs bejelentés, akkor az adóhatóság a pénzt az igazgató bevételének tekintheti. Ennek eredményeként további személyi jövedelemadót és biztosítási díjakat kell hozzáadni. Hasonló a helyzet a rendes alkalmazottak jelentése alapján történő pénzkibocsátással.
Jegyzet: speciális feltételeket határoznak meg az utazási költségekre vonatkozóan. A munkavállalónak az üzleti útról való visszatéréstől számított három munkanapon belül be kell jelentenie őket (az Orosz Föderáció kormányának 2008.10.13-i 749. számú rendeletével jóváhagyott szabályzat 26. pontja).
Tehát, mint már elmondtuk, 2017. augusztus 19-től megváltozott az előterjesztéshez történő pénzkibocsátás rendje. Ennek kapcsán célszerű a szervezeteknek aktualizálni az elszámolható összegekkel végzett munka szabályozását. Olvasóink számára készítettünk egy mintát az új szabályozásból (a 2017-es módosítások figyelembevételével), amely letölthető.
Most felsoroljuk a 2017-es elszámolható összegek kiadásának 6 fő szabályát:
A számlapénzkibocsátásra vonatkozó követelmények folyamatosan változnak. A téves számítások elkerülése érdekében ma az Orosz Bank 2014. március 11-i rendeletét kell követni. A fő hibákat azonban nem az új jogszabály ismeretének hiánya követi el. Ennek oka inkább az a szokás, hogy az alapok regisztrálásakor helytelenül hajtják végre ezt vagy azt a műveletet. Ebben a cikkben róluk fogunk beszélni.
A pénzeszközöket számlára bocsátják ki anélkül, hogy kérelmet kapnának attól a személytől, akinek a pénzt utalják. Például egy cégnek sürgősen közjegyzői másolatot kell készítenie a dokumentumokról, hogy időben megérkezzen, a könyvelő egyszerűen pénzeszközöket bocsát ki anélkül, hogy megfelelő nyilatkozatot kérne a munkavállalótól. Később senki sem emlékszik ilyen papírra. A nyilatkozat hiánya azonban hiba. pontja szerint a 6.3. 3210-U számú utasítás a tevékenységek végrehajtásával kapcsolatos kiadásokról szóló beszámoló ellenében készpénz kiadására, költségpénztári utalványt kell kiállítani a 0310002 formanyomtatványon. Ilyen papírt a bejelentő írásbeli kérelme alapján kell elkészíteni bármilyen formában fel kell tüntetni a készpénz mennyiségét és a kiállítás időtartamát, a vezető aláírását és a dátumot.
A számla terhére kibocsátott, el nem költött pénzeszközöket három napon belül vissza kell juttatni a vállalkozás pénztárába. Hiba lesz, ha a munkavállaló nem teszi meg. Valamint, ha jóval később adja vissza az alapokat, vagy a kiadást nem igazolják elsődleges dokumentumok.
A 3210-U számú utasítás 6.3 pontja értelmében az elszámoló köteles vagy előlegjelentést benyújtani, vagy a készpénzt visszaküldeni.
Az igazgató kivette a pénzt a cég pénztárából, de még aznap visszaadta. Másnap a fej újabb 144 000 rubelt vett fel. Ennek eredményeként a felügyelőség az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyve 15.1. cikkének 1. része alapján felelősségre vonta a társaságot. És a választottbírók egyetértettek vele...
A hibák elkerülése érdekében célszerű előre tájékoztatni a munkavállalót a pénzeszközök visszaküldésének szükségességéről. Ezt megteheti a cég belső dokumentumainak megismertetésével, a feljelentés ellenében kiadott pénz visszafizetési kötelezettségének megállapításával, vagy a megfelelő kötelezettségek munkaszerződésben történő rögzítésével. Egy másik kiút a helyzetből az előzetes jelentés elkészítése.
Ha a munkavállaló az el nem költött összeget a meghatározott határidőn belül nem adja vissza, úgy a munkáltatónak intézkednie kell annak behajtásáról. E célból – ennek megfelelően – jogában áll visszatartani a fizetéséből a ki nem fizetett előleget, figyelembe véve azonban a keresetenkénti 20 százalékos keretet. Az ilyen döntést legkésőbb az előleg visszafizetésére megállapított határidő lejártától számított egy hónapon belül hozzák meg, feltéve, hogy a munkavállaló nem vitatja a visszatartás okát és mértékét (Rostrud 2007.08.09-i levele) sz. 3044-6-0).
Cégek és egyéni vállalkozók csak azoknak adhatnak ki készpénzt, akik korábban kibocsátott pénzeszközökről beszámoltak. Ha a munkavállaló ezt nem tenné meg, akkor hiba lenne új "köteg pénzt" adni neki.
A 3210-U számú utasítás 6.3. pontja szerint az elszámoltatható személy a készpénzkibocsátási időszak lejártától, illetve a munkába lépéstől számított három munkanapot meg nem haladó határidőn belül köteles a főkönyvelőnek vagy könyvelőnek (a hiányában a vezetőnek) előlegjelentést benyújtani csatolt igazoló dokumentumokkal.
Ezért a jelentéshez szükséges pénzeszközök kiadása előtt ellenőriznie kell, hogy a munkavállaló beszámolt-e a korábbi összegekről, visszaküldte-e az el nem költött pénzeszközöket.
Ez a hiba gyakran pereskedéshez vezet. Példa erre a 9. Fellebbviteli Választottbíróság 2014. február 25-én kelt, 09AP-47328/2013. számú ítélete az A40-144835/13. sz. ügyben.
Ugyanakkor a vállalati kártyával történő fizetések nem minősülnek készpénzes fizetésnek, hanem nem készpénzes fizetésnek minősülnek, ezért rájuk a fenti szabály nem vonatkozik (A 9. Ítélőtábla 09AP- sz. 10884/2013).
Egyes esetekben előfordulhat, hogy egy előzetes jelentés, amely megerősíti a pénzeszközök elköltését, egyszerűen nincs jelen a cégben, például elveszik. További hiba az okmány helytelen kitöltése, például az ilyen pontatlanságok a következőkre vezethetők vissza: előleg kijelölésének hiánya; a jelentés kötelező adatai; a kibocsátott összegek és a ténylegesen elköltött pénzeszközök közötti eltérés, amelyet elsődleges dokumentumok igazolnak; a jelentéstevő és a főkönyvelő aláírásának hiánya.
A költségelszámolás elmulasztása vagy hiánya nagyon gyakori jogsértés. Az ilyen hiba elkerülése érdekében ellenőrizni kell a jelentés meglétét, valamint annak tartalmát. A dokumentumok folyamatos ellenőrzése érdekében célszerű a dokumentum átdolgozásáért felelős személyt kijelölni. Ez lehet könyvelő vagy belső ellenőrzési szakember. A megfelelő kötelezettségeket a munkavállalóval együtt kell írni.
A jogi személyek, valamint a vállalatok és egyéni vállalkozók közötti egy megállapodás keretében a készpénzes elszámolások maximális összege 100 000 rubel (Az Orosz Bank 3073-U számú rendelete, 2013.10.07. „A készpénzes elszámolások végrehajtásáról” ”). Ez a korlátozás akkor is érvényes, ha a vevő elszámoltatható személye készpénzt helyez el a szállító pénztárában.
A jelentés ellenében a munkavállaló pénzkibocsátására fordított kiadás azonban az elszámolások maximális összegének figyelembevétele nélkül történik.
A megrendelés hiánya hiba. Ennek elkerülése érdekében a számviteli politikában szabályozni szükséges jelen dokumentum kiadását és lebonyolítását. Ezenkívül a könyvelővel kötött munkaszerződésben egyértelmű felelősséget kell előírni a megbízások kiadására a jelentéshez való pénzeszközök regisztrálásakor ...
Emlékeztetünk arra, hogy korábban a bejelentéssel szembeni pénzeszközök kiadásának korlátozása volt (1843-U. sz. rendelet). Az ilyen hibát pedig a korábbi időszakokra vonatkozó könyvvizsgálók, három éven át tartó ellenőrzés keretében fedezhetik fel. Szóval még korai pihenni.
Lehetőség szerint készpénz nélküli elszámolást végezzen. „Valódi” pénzzel történő elszámolást csak vészhelyzetben javasolt lebonyolítani, például ha a cégnek tollakra vagy papírra volt szüksége a nyomtatóhoz.
A társaság gazdasági tevékenységének bármely tényét elsődleges értékpapírokkal kell igazolni. A cégek azonban gyakran elfelejtik elkészíteni az ilyen dokumentumokat.
A számviteli törvény 9. cikke előírja, hogy az elsődleges számviteli bizonylatot a gazdasági élet tényének elkövetésekor kell elkészíteni, és ha ez nem lehetséges, akkor annak elkészülte után azonnal. A pénzeszközök kifizetését dokumentálni kell. Például csekkel, nyugtával, átvételi igazolással, szállítólevéllel, vasúti és repülőjeggyel, fizetési megbízással.
Elsődleges dokumentumok hiányában lehetetlen megerősíteni, hogy a pénzeszközöket pontosan a munkavállaló által az előlegjelentésben megjelölt célokra költötték el. A tisztségviselők az ellenőrzés során erre mindenképpen figyelni fognak.
Az áruk (munkálatok, szolgáltatások) készpénzben történő kifizetésekor a költségek okirati igazolása érdekében a pénztárgép bizonylatával együtt egyéb elsődleges dokumentumokra van szükség, amelyek jelzik a felmerült kiadások és a vállalkozás bevételszerzési célú tevékenysége közötti összefüggést. Az ilyen pontosításokat az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat 2013. június 25-i ED-4-3 számú levele tartalmazza. [e-mail védett]
Ezért nem elég, ha az elszámoltatható személy csak egy csekket vesz fel annak igazolására, hogy a kiadások vállalati célból keletkeztek.
Az ellentmondásos helyzetek elkerülése érdekében a helyi törvényben rögzíteni kell, hogy mely dokumentumok igazolják a kiadásokat, valamint utasítani kell a dolgozókat, hogy milyen papírokat kell begyűjteniük.
Miután az elszámoltatható személytől kérelmet vett át a beszámolóhoz pénzeszközök kiadására, a könyvelő elfelejtheti pénztári utalványt kiírni. Egy ilyen dokumentum formája azonban még dokumentált is. A 3210-U utasítás 6.4. pontja szerint a jogi személy pénztárából a készpénzforgalom lebonyolításához szükséges készpénz elkülönített részlegébe történő kibocsátása a jogi személy által előírt módon, a 0310002-es pénzkiáramlási utalvány szerint történik. .
Így a rendelés hiánya hiba. Ennek elkerülése érdekében a számviteli politikában szabályoznia kell ennek a dokumentumnak a kiadását és végrehajtását. Ezenkívül a könyvelővel kötött munkaszerződésben világosan elő kell írni a megbízások kiadására vonatkozó felelősséget a jelentéshez szükséges pénzeszközök regisztrálásakor.
Ha a munkavállaló nem adja vissza a pénzt, ezek a pénzeszközök az ő juttatásnak minősülnek. Előfordulhat azonban olyan helyzet, amikor a munkavállaló feledékenység miatt nem adta vissza a készpénzt. Vagy például tényleg elköltötte a pénzt, de nem számolt be róla, hiszen üzleti útra ment.
A Pénzügyminisztérium úgy látja, adósság-elengedéssel kapcsolatban adóköteles kedvezmények merülhetnek fel. Egyik levelükben az osztály szakemberei jelezték, hogy az adósság elengedésének napján a munkavállaló rendelkezni fog a pénzeszközökkel, és lesz adóköteles jövedelme (Oroszország Pénzügyminisztériumának 2009.09.24-i levele, No. 03-03-06 / 1/610).
A készpénzes elszámolások maximális összege a jogi személyek, valamint a vállalatok és egyéni vállalkozók közötti megállapodás keretében 100 000 rubel ...
A bíróságok azonban nem értenek egyet ezzel az állásponttal. A választottbírók úgy vélik, hogy amíg fennáll annak lehetősége, hogy a munkavállaló jelentkezik, van lehetőség a fel nem használt összegek visszatartására (mivel az elévülési idő nem járt le), a kibocsátott pénzeszközöket nem szabad a munkavállaló gazdasági hasznaként elismerni. (A Volgai Kerület FAS 2013.01.04. sz. A55-15647 / 2012 sz. határozata).
Az elszámoltatható személyeknek szóló utasítások a munkáltató kényelmes helyi szabályozási aktusai, amelyek megmondják az alkalmazottaknak, hogyan adjanak ki pénzt számlára, mikor és hogyan jelentsenek be, milyen támogatási költségekkel kell számolni, és milyen követelményeket támasztanak velük szemben. Ekkor a könyvelők vásárláskor azonnal a helyszínen ellenőrizhetik az elsődleges bizonylatokat, ami minimalizálja a hibákat.
Az utasításoknak meg kell adniuk:
Az az időszak, amelyre a jelentési összegeket kiadják. Például beállítható minden helyzetre azonos, vagy a vezető minden esetben egyedileg állítja be, jelezve a jelentési nyilatkozatban;
A pénzelszámoltatás kibocsátásának módjai: készpénzben a pénztárból, átutalás a munkavállalói kártyára (az ellenőrök ezt lehetővé teszik (FM 2014.08.25. 03-11-11 / 42288 sz. levél));
Az előlegjelentés benyújtásának formája. A szervezet jogosult az AO-1 számú egységes nyomtatvány használatára;
Az előlegjelentés főkönyvelő vagy könyvelő (hiányukban a vezető) általi ellenőrzésének határideje;
Az előlegjelentés vezető általi jóváhagyásának határideje;
A munkavállalóval való végelszámolás határideje az előlegjelentés szerint.
A pénztárgépből jegyzőkönyv ellenében történő készpénz kiadásakor több követelményt is be kell tartani:
Ahhoz, hogy pénzt kapjon, a munkavállalónak írnia kell. Sőt, akkor is kötelező, ha a számlavezető maga a szervezet igazgatója (pályázat helyett ő is kiadhat);
Pénzt a korábban befolyt elszámolandó összegek hátralékának hiányában bocsátanak ki;
A munkavállalónak az átvett készpénzről (ideértve az üzleti útra is) előzetes jelentést kell benyújtania a kiadási időszak végétől számított 3 napon belül.
Ha az elszámolható pénzeszközöket a munkavállaló bankkártyájára utalják, akkor ezek a követelmények nem szükségesek. Ebben az esetben a szervezet önállóan állapítja meg az elszámolható pénzeszközök kártyára történő kiadásának eljárását és az ezekről szóló jelentés időzítését. Például az utasításokban előírhatja, hogy a kártyán kapott pénzeszközökről a munkavállalónak csak havonta egyszer van joga jelentést tenni (különösen ez kényelmes, ha gyakran kell írószert vásárolnia).
Az elszámolható pénzeszközök terhére történő kiadások bejelentésekor a munkavállalónak csatolnia kell az előlegjelentéshez igazoló dokumentumokat. A kényelem kedvéért minden igazoló dokumentumból mintát készíthet, kiemelve bennük a fontos információkat, és átadhatja a könyvelőnek.
Számlapénz kibocsátása nemcsak munkaszerződés alapján dolgozó munkavállalóknak, hanem olyan személyeknek is megengedett, akikkel polgári jogi szerződést kötöttek. Ne felejtse el azonban, hogy ezek a munkavállalók eltérő státusszal rendelkeznek. Ez utóbbiakra nem vonatkoznak az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének rendelkezései, különösen: az üzleti útra küldött napidíj fizetése, az elszámolható összegű tartozások fizetésből való visszatartása (ennek megfelelően a nézeteltérések az el nem költött összegek vissza nem adása vagy az előlegbeszámoló nem jóváhagyása esetén bírósági úton kell megoldani) stb.
A félreértések elkerülése érdekében jobb, ha csak munkaszerződéssel rendelkező munkavállalókkal készít jelentést. A polgári jogi szerződéssel dolgozóknak pedig nem elszámoltatás ellenében kell pénzt kiadni, hanem a velük kötött megállapodás (utasítás, ügynöki szolgáltatás stb.) teljesítéseként, például költségtérítési kérelmük alapján. a megbízás végrehajtásáról (ha nem kell előzetes jelentést készíteniük).
