Ez az anyag ötletet ad a következőkről:
számviteli információk felhasználói;
a vállalkozás számvitelszervezési feladatai;
elsődleges számviteli bizonylatok, azok típusai és kötelező adatai;
dokumentumáramlás;
számviteli nyilvántartások és típusaik;
számviteli számlák és szerkezetük;
egyszerűsített munkaszámlaterv egy kisvállalkozás számára;
a számviteli szervezés különféle formái.
A „Számviteli törvény” 9. cikkével összhangban a szervezet által végrehajtott összes üzleti tranzakciót igazoló dokumentumokkal kell dokumentálni. Ezek a bizonylatok elsődleges számviteli bizonylatokként szolgálnak, amelyek alapján a könyvelést vezetik.
Elsődleges számviteli bizonylatok akkor fogadják el a könyvelést, ha azokat az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak albumaiban szereplő formában állítják össze, és a dokumentumokban, amelyek formáját ezek az albumok nem írják elő, a következő kötelező adatokat kell tartalmazniuk:
Az elsődleges dokumentum egy üzleti tranzakció írásos bizonyítéka (áru fizetés, készpénz kibocsátás jegyzőkönyv ellenében stb.).
A folyamatban lévő vállalkozás használhatja az elsődleges bizonylatok önállóan kidolgozott formáit, figyelembe véve az elsődleges bizonylatokra megállapított követelményeket. Az ilyen dokumentumok formáit a vállalkozás számviteli politikájáról szóló rendelet hagyja jóvá.
Minden elsődleges dokumentum a következő csoportokba sorolható:
Szervezeti és ügyviteli dokumentumok- ezek parancsok, utasítások, utasítások, meghatalmazások stb. Ezek a dokumentumok bizonyos üzleti műveletek lefolytatását teszik lehetővé.
igazoló dokumentumok- ide tartoznak a számlák, követelmények, átvételi megbízások, átvételi igazolások stb. Ezek a dokumentumok tükrözik az üzleti tranzakció lebonyolításának tényét, és a bennük szereplő információk bekerülnek a számviteli nyilvántartásokba.
Egyes dokumentumok megengedőek és indokolóak is. Ilyenek például a költségtérítési utalvány, bérszámfejtés stb.
Számviteli dokumentumok könyvelő fejezte be. Köztük különféle jelentések, igazolások. A bennük található információk a számviteli nyilvántartásokba is bekerülnek.
Számviteli nyilvántartások a hitelesítő adatok regisztrálásához és csoportosításához speciálisan adaptált lapok. Látszólag a számviteli nyilvántartások a következők:
Az előállított iratok típusa szerint a nyilvántartásokat a következőkre osztják:
A számviteli nyilvántartásokban szereplő információk részletezettsége szerint ezek:
A számviteli osztályhoz (könyvelőhöz) beérkezett elsődleges dokumentumokat ellenőrizni kell:
Az elsődleges számvitel helyes lebonyolítása érdekében kidolgozzák és jóváhagyják munkafolyamat ütemezése, amely meghatározza az elsődleges bizonylatok vállalkozáson belüli mozgásának, számviteli osztály általi átvételének rendjét és feltételeit. Az elsődleges számviteli bizonylatok mozgásának ütemezése a következő formában lehet:
Az elsődleges dokumentumokba a bejegyzéseket olyan eszközökkel kell megtenni, amelyek biztosítják ezen iratok biztonságát az irattári tárolásukra meghatározott ideig.
Az elfogadás után az elsődleges bizonylat információi átkerülnek a számviteli nyilvántartásokba, és magán a bizonylaton jelölést tesznek, hogy kizárják annak kettős felhasználásának lehetőségét (például rögzítik a számviteli nyilvántartásba való bejegyzés dátumát).
Az elsődleges és összesítő számviteli bizonylatok papíron és számítógépes adathordozón is elkészíthetők. Ez utóbbi esetben a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról papír alapon az üzleti tranzakciók többi résztvevője számára, valamint az Orosz Föderáció jogszabályai szerint ellenőrzést gyakorló szervek kérésére, bíróság és ügyészség.
A szervezetek kötelesek az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat és a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári rendszerezésre vonatkozó szabályok szerint megállapított időszakokra, de legalább öt évig megőrizni.
Az archiváláshoz a dokumentumokat időrendi sorrendben kiválasztják, kitöltik, bekötik és mappákba iktatják. A dokumentumok irattárba történő benyújtását igazolás kíséri.
A számla egy módja annak, hogy csoportosítsa és tükrözze a pénzeszközökben (vagyonokban), azok forrásaiban és a vállalkozás kötelezettségeiben bekövetkezett változásokat.
A számlákon végzett műveletek a pénzmérőben megjelennek, azaz a vállalkozás minden vagyonát, annak forrásait és kötelezettségeit (tartozásait) értékelik, értékét a számlákon rögzítik.
A vállalkozás pénzeszközei növekedhetnek vagy csökkenhetnek. A pénzeszközök növekedésének és csökkenésének külön elszámolásához a számla két részre oszlik. A fiók bal oldalát hívják terhelés, és a számolás jobb oldalát hívják hitel.
Grafikusan egy fiók általában két oszlopból álló táblázat formájában jelenik meg:
Attól függően, hogy mi jelenik meg a beszámolókban, ezek lehetnek:
A aktív fiókok tükröződik a vállalkozás pénzeszközeinek elszámolása és azok mozgása (például befektetett eszközök, készletek, késztermékek, készpénz, elszámolások stb.).
Az aktív számla terhelésnövekedése, vagyis az azt növelő tranzakciók a számla bal oldalán (terhelés) jelennek meg.
Az aktív számlaegyenleg - az időszak végi és eleji egyenleg - is a terhelésre kerül.
A passzív számlák tükröződik a vállalkozás pénzforrásai (például alaptőke vagy jegyzett tőke, nyereség) és a vállalkozás kötelezettségei (például bankhitel, ki nem fizetett bérek stb.).
A passzív számla a jóváírással növekszik, vagyis az azt növelő műveletek a számla jobb oldalán (jóváírás) jelennek meg.
A passzív számla egyenlege - az időszak végi és eleji egyenleg - szintén jóváírásra kerül.
A aktív-passzív fiókok Az egyenleg lehet jóváírás vagy terhelés.
A számlatükröt a Pénzügyminisztérium hagyja jóvá.
A számviteli nyomtatványok a felhasznált nyilvántartások számában, céljukban, megjelenésükben és tartalmukban különböznek egymástól.
A számvitelnek három fő formája van:
A legegyszerűbb forma a „”, mivel az elsődleges bizonylaton (vagy homogén műveletek csoportján) végzett bármely műveletet a „Fő napló” könyv rögzíti, amely egyesíti az üzleti tranzakciók naplóját (időrendi bejegyzés) és a szintetikus számlákat (szisztematikus bejegyzés). A "Magazin-main" könyv így néz ki:
Először a beszámolási időszak eleji számlaegyenlegeket rögzítik ebbe a könyvbe, majd az összes bizonylaton történt tranzakciót, amely után meghatározzák a beszámolási időszak forgalmát (ebben az esetben a bejegyzés helyességét ellenőrizzük: A beszámolási időszak forgalmának meg kell egyeznie az összes számla terhelési forgalmának összegével és az összes számla jóváírási forgalmának összegével) és a beszámolási időszak végén fennálló számlaegyenlegek feltárásra kerülnek. A számlákon lévő egyenlegek szerint készül a végleges mérleg.
Ezt a formanyomtatványt a kis létszámú és kevés tevékenységet folytató vállalkozások használják. A könyvet egy könyvelő vezetheti.
A „magazin-main” elszámolási séma így néz ki:
Emlék-rend elszámolási forma kronológiai és rendszerezett nyilvántartás külön vezetése alapján. A számviteli bejegyzések nyilvántartása speciális bizonylatokkal - emlékjegyekkel történik, amelyeket az elsődleges bizonylatok alapján állítanak össze. Az emlékezési parancsokat egy speciális naplóban (időrendi nyilvántartás) tartják nyilván, és azok alapján készülnek főkönyvi számla bejegyzései(szisztematikus nyilvántartás).
A főkönyvi számlaűrlap a terhelések és jóváírások lebontásával készült minden egyes beszámító számlához, és így néz ki:
A főkönyvet ebben a formában ellenőrzőlistának is nevezik.
A főkönyvi számlákon csak a beszámolási időszak aktuális forgalmát veszik figyelembe. Ezért a főkönyvi számlák szerint a szintetikus könyvelési számlákhoz forgalmi lapot állítanak össze (egyidejűleg ellenőrzik az üzleti tranzakciók rögzítésének teljességét, helyességét, a számlák terhelési és jóváírási forgalmának összegét összehasonlítják a a regisztrációs napló végösszege). Meghatározza a beszámolási időszak végén fennálló számlaegyenlegeket is, amelyekről új mérleget készítenek.
A főnaplóhoz képest az emlék-megrendelő lap nem korlátozza a rögzített tranzakciók számát, pontosítja a számlákon lévő pénzeszközök változásait, kiterjeszti a könyvelők közötti munkamegosztás és a könyvelés automatizálásának lehetőségeit.
Ennek a számviteli űrlapnak a sémája a következő:
Ennél a könyvelési formánál azonban ugyanazok a bejegyzések sokszor megismétlődnek a különböző számviteli nyilvántartásokban, ami növeli a munka mennyiségét. Ennek az űrlapnak van egy egyszerűsített változata a kisvállalkozások számára - használva számviteli nyilvántartások: tárgyi eszközök, elhatárolt értékcsökkenés (elhasználódás); készletek és késztermékek; gyártási költségek; készpénz és pénzeszközök; elszámolások és egyéb műveletek; elszámolások beszállítókkal; bérek.
A kivonat számviteli számla, amely a beszámolási időszakra vonatkozó induló egyenleget, terhelési és jóváírási forgalmat mutatja be bizonylatok alapján beszámítási számlák szerinti bontásban, a beszámolási időszak végi egyenleget. Például a pénztárgép űrlap így néz ki:
A kimutatások adatait sakklapban összesítjük, amely alapján forgalmi ívet állítunk össze. A mérleg szerint mérleg készül.
Az egyszerűsített számviteli forma sémája a következő:
Nál nél napló-rendelő számviteli forma elsődleges dokumentumok alapján halmozódó kimutatások és fejlesztési táblák készülnek. Ugyanakkor a naplókban az adott számlához kapcsolódó homogén tranzakciók a megfelelő számlák szerint időrendben kerülnek rögzítésre. A hónap végén minden folyóirat kiszámítja a megfelelő számlák teljes forgalmát. Ezek a végösszegek a főkönyvi számlákon történő könyvelési tételek (emlékrendelések).
A kumulatív naplókat rendelési naplóknak nevezzük. A rendelési naplók jóváírási alapon épülnek fel, pl. a tranzakciókat egy adott számla jóváírásán rögzítik, a különböző számlák terhelésével összhangban.
A rendelési napló így néz ki:
A rendelési naplók havi forgalmi összegei átkerülnek a főkönyvi számlákra, amelyek a következő formájúak:
A jóváírási forgalom havonta egy főkönyvi összegben kerül átvezetésre a főkönyvi számlára, mivel azt kibővített formában tartalmazza a biztosítéki napló. A főkönyvi számlán lévő terhelési forgalom más számlákkal való levelezésben kerül feladásra. A főkönyvi számlán a terhelési forgalom összegyűjtése a különböző rendelési naplókból származó adatok feladásával történik. A rendelési naplókból a főkönyvi számlákra történő forgalom könyvelésének befejezése után az egyes számlák terhelésének végösszege kiszámításra kerül, a hónap végi egyenleg megállapítása és a mérleg elkészítése.
A könyvelés naplórendelet formája a következő formában nyújtható be:
Minden könyvelési tétel a vonatkozó igazoló dokumentumok alapján történik.
Dokumentum(dokumentált információ) egy anyaghordozón rögzített információ, olyan részletekkel, amelyek lehetővé teszik annak azonosítását. Anyaghordozóként bármilyen tárgyi tárgy felhasználható, amely alkalmas beszéd, hang vagy képi információ rögzítésére és tárolására, beleértve az átalakított formában is. A számviteli papírmunka során azonban csak a papír vagy gépi alapú információhordozók alkalmazhatók. Ezt a normát az Orosz Föderáció számviteléről és jelentéstételéről szóló rendelet tartalmazza (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 1998. július 29-i 34n. számú rendelete hagyta jóvá, későbbi változtatásokkal és kiegészítésekkel). Ez utóbbi esetben a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról papír alapon az üzleti tranzakciók többi résztvevője számára, valamint az Orosz Föderáció jogszabályai szerint ellenőrzést gyakorló szervek kérésére, bíróság és ügyészség.
A számviteli bizonylatok főként egységes formanyomtatványok szerint készülnek, amelyek a nemzetgazdasági információáramlás racionalizálása, a különböző szervezetek (vagy egy szervezet különböző időszakokra vonatkozó) számviteli és beszámolási adatainak összehasonlíthatóságának, teljességének és megbízhatóságának biztosítása, az információk megkettőzésének elkerülése.
A számviteli dokumentáció a szervezet vezetési dokumentációs rendszerének részét képezi az 1993. december 30-i 229. számú oroszországi állami szabvány által jóváhagyott Összoroszországi Vezetési Dokumentáció Osztályozó (OKUD) szerint.
Általában számviteli dokumentumok részre osztható három szint: elsődleges számviteli dokumentáció, számviteli nyilvántartások és jelentési számviteli dokumentáció. Ez a fokozatosság teljes mértékben összhangban van a számviteli munkafolyamat meghatározásával, a szervezet gazdasági tevékenységeinek dokumentálásának sorrendjével és logikájával.
Elsődleges számviteli bizonylatok, amelyek alapján a könyvelést vezetik, olyan dokumentumok, amelyek egy üzleti tranzakció tényeit rögzítik.
Számviteli nyilvántartások célja, hogy rendszerezze és felhalmozza a könyvelésre elfogadott elsődleges bizonylatokban található információkat, tükrözze azokat a számviteli számlákban és a pénzügyi kimutatásokban.
Pénzügyi kimutatások a szervezet vagyonára, pénzügyi helyzetére és gazdasági tevékenységének eredményeire vonatkozó egységes adatrendszer, amelyet a számviteli adatok alapján állítanak össze a megállapított formák szerint (a PBU 4/99 "A szervezet számviteli kimutatásai" szerint) számú, az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 99. július 6-án kelt 43n számú, valamint az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2003. július 22-i 67n számú, „A számviteli kimutatások formáiról” szóló rendeletével jóváhagyott, későbbi módosításokkal és kiegészítések).
Az egyes szinteken belül a dokumentumok nem homogének. A szervezetben végzett számviteli munka mértéke a dokumentumfeldolgozás minden szakaszában attól függ dokumentumáramlás mennyisége- a szervezet által beérkezett és egy bizonyos időszakra létrehozott dokumentumok száma. Ugyanakkor érdekes a dokumentumfolyam felépítése összetételét, célját és dokumentumtípusait tekintve.
Így, fogalmazás a dokumentumokat szokás felosztani beérkező(szervezetbe bejövő), kimenő (a szervezet által a külső válaszadóknak átadott hivatalos dokumentumok), ill belső(hivatalos dokumentumok csoportja, amelyek nem lépnek túl az azokat elkészítő szervezeten).
A dokumentum megfelel a tisztviselői státusznak, ha jogi vagy természetes személy hozta létre, az előírt módon végrehajtotta és hitelesítette.
A dokumentumok összetétel szerinti osztályozása és szerkezetük elemzése ez alapján lehetővé teszi, hogy felmérjük a szervezeten belüli és külső iratforgalom volumenének arányát, elemezzük. a vállalkozás autonómiájának mértéke(a bejövő információ és a belső információ egységeinek arányát kiszámítva), értékelje a szervezet keringésének tevékenysége a külső környezetben(a kimenő dokumentumok aránya szerint).
Bejelentkezés alapján
a dokumentumokat adminisztratív, végrehajtói, kombinált és számviteli dokumentumokra osztják.
vezetői a dokumentumok utasításokat, utasításokat tartalmaznak az előállításra, egyes üzleti műveletek végzésére (a vállalkozás vezetőjének és az általa üzleti tevékenység végzésére felhatalmazott személyeknek a megbízása).
Végrehajtó dokumentumok igazolják az üzleti ügyletek tényét. Ide tartoznak az anyagok átvételi megbízásai (átvételi aktusai); OS átvételi és selejtezési tanúsítványok; dokumentumok a késztermékek munkásoktól történő átvételéről stb. A végrehajtói okiratokat az üzleti műveletek elvégzéséért és a dokumentumokban történő végrehajtásuk helyességéért felelős személyek írják alá. Például műhelyvezetők, raktárvezetők (raktárosok), művezetők stb.
Kombinált a dokumentumok adminisztratív és végrehajtó jellegűek. Ide tartoznak a bevételi és kiadási készpénzes utalványok; bérszámfejtési kimutatások a vállalkozás alkalmazottai fizetésének kiadásához; elszámoltatható (kirendelt) személyek előzetes jelentései stb.
Számviteli dokumentumok abban az esetben állítják össze, ha az üzleti ügyletek nyilvántartására nincs más dokumentum, illetve a vezetői és ügyviteli iratok összesítése és feldolgozása során. Ilyenek az igazolások, elosztási lapok, tartalékkalkulációk, pénzügyi kimutatások stb.
Egy ilyen besorolás számos olyan üzleti tranzakció dokumentálásának szükségességét tárja fel, amelyek nyilvántartásba vételét a gyakorló könyvelők a legtöbb esetben figyelmen kívül hagyják. Így a könyvelőnek a módszertani számítások végrehajtásával kapcsolatos tevékenységét a nyilvántartás elvének megfelelően a vonatkozó számviteli bizonylatokkal kell igazolni, és a főkönyvelő aláírásával igazolni.
A regisztrált üzleti ügyletek időtartama szerint
a számvitelben használt bizonylatokat egyszeri és halmozódó dokumentumokra osztják.
Egyszer Az elsődleges dokumentumok minden üzleti tranzakciót elkészítenek, és egy lépésben kerülnek összeállításra.
Halmozott a dokumentumokat egy bizonyos időszak alatt állítják össze, folyamatosan felhalmozódó homogén üzleti tranzakciók révén. Az időszak végén kiszámítják a megfelelő mutatók összegeit. Példák halmozódó bizonylatokra: kéthetes, havi munkamegbízások; limitkártyák a vállalkozás raktáraiból származó anyagok kiadásához stb. A kumulatív bizonylatok a számviteli információk rendszerezésének és általánosításának első szakaszának elemei.
Az információ általánosítási foka szerint
A számviteli bizonylatok elsődleges és összesítőre oszlanak.
Elsődleges minden egyes ügyletről annak teljesítésekor okmányokat készítenek. Ide tartoznak az anyagok vállalkozás általi átvételére és a vállalkozás raktáraiból a műhelyekbe történő kiadására vonatkozó dokumentumok; a termékek vevőknek történő szállításáról; az alkalmazottak bérének elhatárolásáról az előállított termékekért, az elvégzett munkáért vagy a nyújtott szolgáltatásokért stb.
Összefoglaló dokumentumokáltalánosítsa a mutatókat megfelelő csoportosítással, elsődleges dokumentumokból rendszerezve (például műhelyek alkalmazottainak bérjegyzéke, vállalkozás egésze stb.). Az összevont bizonylat abban különbözik a halmozó bizonylatoktól, hogy az összevont bizonylat elsődleges bizonylatok alapján készül és azok összesítése, a gyűjtő bizonylat pedig fokozatosan összeállított elsődleges bizonylat.. Az összesítő bizonylatok közé tartozik az összes számviteli nyilvántartás is, a végleges összesítő bizonylat pedig pénzügyi kimutatásnak tekinthető.
A szervezet gazdasági helyzetének dokumentálásának kezdeti szakasza az elsődleges könyvelés , amely a vállalkozásnál előforduló gazdasági folyamatokat és jelenségeket jellemző egyedi műveletek rendszerszintű észlelésének és nyilvántartásának első szakasza. Tárgyai: tárgyi erőforrások beszerzése, beszerzése és kiadása; üzemanyag- és energiaforrások felhasználása; normalizált és ledolgozott munkaidő; darabmunkások gyártása; gyártási költségek; félkész termékek és a folyamatban lévő gyártás maradványai mozgatása; a termelés mennyisége, szállítása és értékesítése; elszámolások beszállítókkal, vevőkkel, ügyfelekkel, bankokkal, pénzügyi hatóságokkal, alapítókkal stb. A számviteli munka ezen szakaszában az elsődleges dokumentumokban tükröződnek a kezdeti információk az üzleti folyamatokról és jelenségekről, amelyek számos területen, műhelyekben, raktárakban, késztermékek átvételi és szállítási pontjaiban és a vállalkozás egyéb részlegeiben fordulnak elő.
A szervezet által végrehajtott minden üzleti tranzakciót igazoló dokumentumokkal kell dokumentálni. Ezek a bizonylatok elsődleges számviteli bizonylatokként szolgálnak, amelyek alapján a könyvelést vezetik.
Forrás dokumentumok Az üzleti tranzakciók leírásában használt információs tömböt alkotnak, amelyet ugyanazon elszámolási eljárásokkal dolgoznak fel. Ugyanakkor a dokumentumok egy része ágazati vagy általános gazdasági szinten formalizálódik. Ezeket a dokumentumokat az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága vagy az ágazati minisztériumok és osztályok által jóváhagyott egységes formanyomtatványokon állítják ki.
Az elsõdleges számviteli bizonylatok tanszéki nyomtatványai csak az ezen osztályoknak alárendelt szervezetekben kötelezõen használhatók, azonban ha a bizonylat formája más szervezetek igényeinek megfelel, átvehetik azt.
Minden más esetben a szervezetek kötelesek önállóan kidolgozni az elsődleges számviteli bizonylatok formáit abban a mennyiségben és formában, ahogyan az szükséges a társaság gazdasági tevékenységének tükrözéséhez. Ugyanakkor a szervezet által önállóan készített bizonylatokat úgy kell formálni, hogy tartalmuk maradéktalanul biztosítsa a számviteli feladatokhoz szükséges információkat.
Alapvető követelmények az elsődleges dokumentum formájával szemben:
1. Lehetővé teszi a szervezet gazdasági életének egyetlen tényének megbízható leírását
2. A dokumentum szerkezete hosszú ideig állandó marad, ha a szervezet feltételei viszonylag stabilak.
3. A dokumentumban szereplő információk értelmezésének kétértelműsége kizárt.
4. Az üzenet a feldolgozás megkönnyítése és az információbiztonság biztosítása érdekében kódolt.
5. A dokumentumban szereplő információ mértékei (pénzbeli és/vagy természetes) biztosítják az információk szükséges megbízhatóságát, pontosságát és egyértelműségét. Az adatok túlzott részletezését vagy finomítását el kell kerülni, valamint az elégtelent.
6. A dokumentum kiegészíti a többi dokumentumot, és nem másolja azokat.
7. A dokumentum a lehető legkevesebb redundáns – általában fel nem használt – információt tartalmaz, amelyet az eredeti formában „minden esetre” tartalmaz.
8. A dokumentum formája alkalmas a felhasznált űrlap környezetében történő feldolgozásra.
9. A dokumentum formája alkalmas elektronikus környezetben (számítógépen) történő bemutatásra és feldolgozásra.
10. Az űrlap ugyanaz a gazdasági tevékenység minden homogén tényénél a szervezet különböző részlegeiben (beleértve az elszigetelteket is).
11. Időben összeállított.
Az elsődleges számviteli dokumentumok formáinak kidolgozásakor figyelembe kell venni az 1996. november 21-i „A számvitelről” szóló 129. sz. szövetségi törvény 9. cikkét (módosításokkal és kiegészítésekkel).
E cikk 2. pontja. kimondja, hogy az elsődleges számviteli bizonylatokat akkor fogadják el a számvitelre, ha azok az egységes nyomtatványok albumaiban található formában készültek, és azoknak a bizonylatoknak, amelyeknek a formája nem szerepel ezekben az albumokban, a következő kötelező adatokat kell tartalmaznia:
a) az okmány megnevezése;
b) a bizonylat elkészítésének időpontja (a dátum nélküli bizonylatnak nincs jogereje, ráadásul ebben az esetben a gazdasági tevékenység ténye pénzügyi és adószámviteli szempontból nehéz konkrét beszámolási időszakhoz kötni);
c) annak a szervezetnek a neve, amelynek nevében a dokumentumot elkészítették;
e) a gazdasági tranzakciók fizikai és pénzbeli mérőeszközei;
f) az üzleti ügylet lebonyolításáért és lebonyolításának helyességéért felelős személyek beosztásának megnevezését;
g) a megjelölt személyek személyes aláírása (az aláírások megfejtésére is van lehetőség).
A számviteli elsődleges bizonylatok aláírására jogosultak névsorát a főkönyvelővel egyetértésben a szervezet vezetője hagyja jóvá. Ezenkívül a készpénzzel történő üzleti tranzakciókat formáló dokumentumokat a szervezet vezetője és a főkönyvelő vagy az általuk meghatalmazott személyek írják alá.
Az elsődleges számviteli bizonylatot az ügylet lebonyolításakor, illetve ha ez nem lehetséges, akkor annak teljesítését követően haladéktalanul kell elkészíteni.
A főkönyvelő követelményei az üzleti tranzakciók dokumentálására és a szükséges dokumentumok és információk számviteli osztályhoz történő benyújtására a szervezet minden dolgozója számára kötelezőek. A főkönyvelő aláírása nélkül a pénzügyi és elszámolási bizonylatok, a pénzügyi és hitelkötelezettségek érvénytelennek minősülnek, és nem fogadhatók el végrehajtásra.
Az elsődleges számviteli bizonylatok papírra és gépi adathordozóra is elkészíthetők. Ez utóbbi esetben a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról papír alapon az üzleti tranzakciók többi résztvevője számára, valamint az Orosz Föderáció jogszabályai szerint ellenőrzést gyakorló szervek kérésére, bíróság és ügyészség.
Az üzleti tranzakciókra vonatkozó adatok feldolgozásának ellenőrzése és egyszerűsítése elsődleges számviteli bizonylatok alapján, összevont számviteli bizonylatok , amelyek különösen pénztárkönyveket, árujelentéseket, üzleti ügyletek nyilvántartását, emlékutalványokat, megrendelési naplókat, főkönyvet és egyéb számviteli nyilvántartásokat tartalmaznak. A végleges konszolidált dokumentum a pénzügyi kimutatások.
©2015-2019 oldal
Minden jog a szerzőket illeti. Ez az oldal nem igényel szerzői jogot, de ingyenesen használható.
Az oldal létrehozásának dátuma: 2016-04-15
Milyen dokumentumok tartoznak az elsődlegeshez, azt minden könyvelőnek tudnia kell. Ez annak köszönhető, hogy ez a dokumentáció a könyvelés alapja. Bizonyítják a gazdasági jellegű műveletek végrehajtásának tényét. A könyvelés területén kezdő szakembernek ki kell találnia, hogy mi ez, miért van szükség elsődleges dokumentumokra, hogyan kell összeállítani és tárolni. Ellenkező esetben a szabályozó hatóságokkal kapcsolatos problémák nem kerülhetők el.
A jogi személyek és az egyéni vállalkozók csak bizonyos elsődleges dokumentumok alapján utalhatnak át pénzeszközöket egymásnak. Feltételezhető, hogy az elsődleges összeállításra még az üzleti ügylet megtörténte előtt kerül sor, azonban a jogszabály nem zárja ki az ügylet teljesítésének elkészítését, ennek azonban alapos okoknak kell lennie.
Mind az elsődleges, mind az összevont számviteli bizonylatoknak tartalmazniuk kell a következő adatokat: a nyomtatvány neve; a kiállítás dátuma és helye; az azt készítő cég teljes neve; milyen számlákat használnak a pénzeszközök átutalására; a felelős tisztviselő teljes neve stb.
Az elsődleges bizonylatok (PD) a számvitel kötelező elemei. Ezeket az üzleti tranzakciók során állítják össze, és bizonyítékul szolgálnak arra, hogy az ilyen tranzakciók megtörténtek. Egy ügylet lebonyolítása során eltérő számú elsődleges iratról lehet szó: ez a lebonyolítás sajátosságaitól függ.
A tranzakció során végrehajtandó műveletek listája:
A PD-elszámolásnak 6 fő típusa van, amelyeket leggyakrabban használnak különféle tranzakciókban:
| a szerződés | A szerződés rögzíti az ügyletben részt vevő felek jogait és kötelezettségeit. A szerződés szolgáltatásnyújtásra vagy áru értékesítésére is köthető. A Ptk. nem zárja ki a szóbeli szerződéskötés lehetőségét, de nem szabad elfelejteni, hogy csak a két fél által aláírt okirat védheti meg a károsult jogait és érdekeit az igazságszolgáltatás előtt bármilyen probléma esetén, ideértve a nem is. a másik fél kötelezettségeinek teljesítése. |
| Számla ajánlat |
|
| Fizetési dokumentáció | Ez annak a ténynek a megerősítése, hogy az ügyfél kifizette a gyártó által kiállított számlát. Különféle típusú dokumentumok léteznek: fizetési felszólítások, megbízások és csekkek, szigorú jelentési űrlapok. |
| Csomagolási lista |
|
| törvény a munkavégzésről vagy a szolgáltatásnyújtásról | Kétoldalas dokumentum. Nemcsak az elvégzett munka tényét igazolja, hanem a termékért vagy szolgáltatásért fizetett árat is. Ez a papír egyben bizonyítékul szolgál arra is, hogy a felek egymás iránti kötelezettségeiket maradéktalanul teljesítették, és nincs kölcsönös követelésük. |
| Számla | Fontos dokumentum, melynek segítségével megalapozzák a levonásra benyújtott ÁFA összegek elfogadását. Nyilvánvalóan ez a dokumentum nagyon fontos azoknak a struktúráknak, amelyek ÁFA-fizetők. |
Tehát az elsődleges számviteli dokumentáció listája így néz ki:
| Szerződés | Az ügyféllel írásban köt. Fontos elmondani, hogy a törvény nem tiltja az ilyen szerződés szóbeli formáját, azonban a felek gyakran inkább papíron rögzítik a megállapodásban foglalt jogokat és kötelezettségeket. |
| Jelölje be | Tartalmazza a fizetéshez szükséges adatokat és a megvásárolt áruk nevét. |
| Csekk (áru vagy készpénz) vagy szigorú jelentési űrlap | Készpénzes fizetés esetén adják ki. Készpénz nélküli fizetés esetén a termék vagy szolgáltatás vásárlója fizetési bizonylattal rendelkezik, amelyet a banki struktúra igazol. |
| számla | Kiállítva az áru kiszállításakor. |
| Szolgáltatásnyújtás vagy munkavégzés | Ezt a szolgáltatás teljes körű teljesítése után nyújtják. |
Az „elsődleges számviteli bizonylat” fogalmának meghatározását az Orosz Adótörvénykönyv 60-1. cikke adja: az elsődleges dokumentumok dokumentált bizonyítékok arra vonatkozóan, hogy egy tranzakció befejeződött, vagy olyan esemény történt, amely feljogosítja a végrehajtására. Az ilyen dokumentumok lehetnek papír formájúak vagy elektronikusak. A könyvelés ilyen dokumentáció alapján történik.
A 60-2. cikk meghatározza az ilyen dokumentumok formáit és a végrehajtásukhoz szükséges követelményeket.
Egy másik normatív aktus, amely meghatározza az elsődleges dokumentációt és annak formáit, a számviteli és pénzügyi beszámolási törvény.
Oroszország olyan ország, ahol a számviteli és adózási jogszabályok rendszeresen változnak. Tekintettel arra, hogy a nyomtatványok módosíthatók, kiegészíthetők, nyomon kell követni, hogy milyen változtatásokat hagynak jóvá a különböző kormányzati szervek, így a Pénzügyminisztérium is. Így például 2019 elején jóváhagyták a számviteli kimutatás formáját, amelynek korábban tetszőleges formája volt.
A közigazgatási szabálysértési kódex számos szankciót ír elő az elsődleges dokumentumok szervezeten belüli hiányára, ezeket a kódex 276. cikke határozza meg.
A PD az alapja bizonyos tranzakciók elszámolásának és a könyvelési nyilvántartásba való bejegyzésének. Az ilyen dokumentum írásos bizonyítékként szolgál az üzleti tranzakció befejezésének tényére.
Azokat az elsődleges számviteli bizonylatokat, amelyek nyomtatványai hivatalosan nem engedélyezettek, a szervezet vezetője hagyja jóvá, megfelelő megbízással. Tartalmazniuk kell a törvény által előírt összes kötelező adatot.
Az ilyen dokumentációt papír alapon kell elkészíteni, és azt a dokumentumot készítő személy aláírásával kell alátámasztani. Elektronikus dokumentum használata esetén azt elektronikus aláírással kell aláírni.
A PD egységes formái nem szigorúak a használathoz. Kivételt képeznek a készpénzes dokumentumok, amelyeket felhatalmazott struktúrák hagynak jóvá.
A PD űrlapnak a következő kötelező adatokat kell tartalmaznia:
Az ilyen dokumentumok a következő csoportokba sorolhatók:
A jelentési dokumentumokat szépen és egyértelműen kell elkészíteni.
Alapszabályok:
2019-ben szabványos nyomtatványokat használnak a PD elkészítéséhez. A dokumentumokat külső és belső részekre osztják.
Az első szervezet kívülről kap: állami intézményektől, felsőbb szervezetektől, banki struktúráktól, adóhatóságoktól stb. Példák külső dokumentumokra: számlák, fizetési megbízások vagy követelések. Ami a belső dokumentumokat illeti, azokat közvetlenül a szervezetben készítik.
Ha a dokumentumot hibásan töltik ki, a szervezetnek nehézségekbe ütközik az adóalap meghatározása, és ez nézeteltérésekhez vezethet az adószolgálattal.
Előfordul, hogy még egy tapasztalt könyvelő is hibázik, aki többször is elkészített egy dokumentumot. Javítása csak akkor lehetséges, ha a bizonylat nem szerepelt a könyvelésben, vagyis nem került végrehajtásra. Emlékeztetni kell arra, hogy a korrekciók ütéssel történő végrehajtása elfogadhatatlan.
Csak a következő három módszer használható:
Ez utóbbit abban az esetben alkalmazzák, ha a számviteli nyilvántartásban hiba történt, míg a számlák megfeleltetésére nem. Ezt a módszert célszerű a mérleg elkészítése előtt alkalmazni. Ebben az esetben vékony vonallal kell áthúzni a rossz számot vagy egyéb jelet, amely mellett a helyes értéket kell feltüntetni. Az oldalán tüntesse fel a „hitre javítva”, és tegye a dátumot és az aláírást.
Egy további bejegyzés helyénvaló lenne, ha a végrehajtott művelet összegét alábecsülték.
A visszafordítási módszer magában foglalja a hibás bejegyzés negatív számmal történő javítását. Piros tintával jelzi a rossz figurát, azonnal megtörténik a helyes bejegyzés, ami a szokásos színnel történik.
Az egyeztető cselekmények jogilag nem kapcsolódnak elsődleges dokumentumokhoz, ezért nem szabályozzák őket szabályozó dokumentumok. Megjelenik a jogi személy státusszal rendelkező társaságok, illetve egyéni vállalkozók között meghatározott időszakra megkötött elszámolások.
Az ilyen típusú dokumentumokat a könyvelők kezdeményezésére használják, mivel segítségével számos vitatott kérdés megoldható, ami védi a szervezet érdekeit.
Milyen esetekben fontos a megbékélési okirat elkészítése:
Ez a dokumentum a felek közötti vita esetén használható fel a bíróságon.
Az elsődleges dokumentáció tárolására vonatkozó rendelkezést jogszabályi szinten rögzítik.
A különböző típusú dokumentumok eltérő tárolási feltételekkel rendelkeznek:
| Egy év leforgása alatt | Levelezést kell folytatni a szabályozó hatóságokkal a jelentési dokumentáció benyújtásának feltételeiről. |
| Legalább 5 év | A készpénzes dokumentációt és papírokat, például a negyedéves mérleget, a szervezet negyedévre vonatkozó magyarázó megjegyzéssel ellátott jelentését tárolják; negyedéves mérleg elfogadásáról szóló ülés jegyzőkönyve; elsődleges dokumentáció és pénztárkönyv; rendszeres és nem rendszeres számvitelre vonatkozó dokumentumok és mások. |
| Legalább 10 év | Meg kell őrizni az éves mérleget, leltári jegyzéket, átadási mérleget, szétválást, végelszámolást és egyéb dokumentumokat. |
| Legalább 75 éves | Minden alkalmazott személyes számlája és bérszámfejtési lapja mentésre kerül. |
Az elszámolás helyessége és az abból levonható további következtetések az elsődleges bizonylat tervezésének minőségétől és az abban foglalt információktól függenek.
A számvitelre átvett elsődleges bizonylatokban szereplő információkat a számviteli nyilvántartások gyűjtik és rendszerezik, amelyek formáját vagy követelményeit a felhatalmazott szerv hagyja jóvá. A számviteli nyilvántartások adatai csoportosított formában kerülnek át a pénzügyi kimutatásokba.
A vezetőség határozza meg a számviteli bizonylatok aláírására jogosult személyeket. Ebben az esetben a betöltött pozíciótól, a pénzösszegtől, a művelet terjedelmétől és jellegétől függően aláírási hierarchia állítható fel.
Az elektronikus aláírást használó vállalkozásoknak vagy szervezeteknek megfelelő biztosítékokat és ellenőrzéseket kell kialakítaniuk az elektronikus aláírások használatához és hozzáféréséhez való jogukra vonatkozóan(17).
Az elsődleges dokumentumok elkészítésének követelményei
1. Az elsődleges dokumentumokba a bejegyzéseket tintával, vegyszeres ceruzával, golyóstollpasztával, írógépek, gépesítés és egyéb, ezen iratok biztonságát biztosító eszközök segítségével az irattári megőrzésükre meghatározott idő alatt kell elvégezni.
Íráshoz egyszerű ceruzát használni tilos.
A szervezet vezetőjének a főkönyvelővel egyetértésben megbízás formájában jóvá kell hagynia az elsődleges számviteli bizonylatok aláírására jogosultak névsorát.
Az elsődleges számviteli bizonylatok időbeni és minőségi elkészítését, a számviteli tükrözésre meghatározott határidőn belüli továbbítását, valamint a bennük szereplő adatok megbízhatóságát a bizonylatokat összeállító és aláíró személyek biztosítják.
Az elsődleges dokumentumok mozgását a számvitelben (összeállítás vagy átvétel más gazdálkodó szervezetektől, könyvelésre történő átvétel, feldolgozás, irattárba adás) szintén a vezető utasításával jóváhagyott ütemezéssel kell szabályozni.
Annak érdekében, hogy mind a vezetőket, mind az előadókat figyelmeztessék az előre nem látható negatív következményekre, és hogy időt takarítsanak meg az információkeresés során, létre kell hozni egy alapot az elsődleges dokumentumok nyilvántartására a szabályozó dokumentumok kézhezvétele után.
Ez azt jelenti, hogy minden kiállított és kitöltött könyvelési elsődleges bizonylatnak saját azonosítóval kell rendelkeznie - egy kóddal (egyszeri, egyedi szám), amelyet az egyes vállalkozásoknál nyitandó regisztrációs naplók valamelyikébe történő kötelező regisztrációkor kapnak.
A dokumentumok összeállításának menete:
A gépesített módszerrel készített elsődleges dokumentumok külön igazolást igényelnek a kapott adatok megbízhatóságáról, pl. a nyilvántartott adatok engedélyezése és védelme a róluk szóló információk jogosulatlan átvételével szemben. Bármilyen típusú bizonylat elküldhető faxon, de nem az elsődleges számviteli bizonylat, mert az nem rendelkezik hitelességigazolással. A dokumentumok időben történő és minőségi elkészítése, valamint a számviteli utólagos tükrözés céljából meghatározott határidőn belüli továbbítása a dokumentumokat készítő és aláíró személyeket terheli.
Az elsődleges számvitel egy gyártó vállalkozásnál a menedzsment információs alapja, amelynek minősége közvetlenül függ a könyvelés minőségétől. Az elsődleges számvitel információs és logikai műveletek összessége, az anyag- és pénzügyi folyamatokat és azok elemeit kísérő dokumentumokkal, a bemenettől az outputig a termelési és gazdasági létesítmények és a vállalat egésze között.
Így az elsődleges dokumentumok információhordozók minden termelési és gazdasági tárgyról és szubjektumról, valamint ezek kölcsönhatásairól, és lehetővé teszik az összes kontrolltényező – mennyiségi, minőségi, pénzügyi – átfogó értékelését (12).
A jelenlegi gyakorlatban elsődleges számviteli bizonylatok alatt a gazdasági élet tényeit (tranzakciók, áruk és anyagok mozgása stb.) tükröző papírokat kell érteni. Ezeket a tranzakciók időpontjában vagy azok befejezését követően adják ki, a megtörtént tények megerősítésére. Ezek alapján a könyvelő a vállalkozás számviteli programjában bejegyzéseket végez, összegeket fogad el adóelszámolásra.
A Pénzügyminisztérium magyarázata szerint a társaságnak jogában áll önállóan meghatározni, hogy mely „elsődleges” formákat alkalmazza. A meghozott döntést a szervezet számviteli politikája rögzíti. A gyakorlat azt mutatja, hogy az üzleti vállalkozások a három lehetőség egyikét használják:
A gazdasági társaságoknak az „elsődleges” nyomtatványok önálló kidolgozására vonatkozó joga nem vonatkozik a következő típusú dokumentumokra:
Számukra a Pénzügyminisztérium egységes nyomtatványokat vezet be a kötelezőek közé.
Ha az ügyletet kötő társaság a szerződésben nem határozta meg az „elsődleges” formáját, az ügyfélnek joga van saját mintái alapján dokumentumokat kiállítani. A szabályozási struktúrákkal kapcsolatos problémák elkerülése érdekében a társaságnak a számviteli politikájában rögzítenie kell, hogy a beszállítói és vásárlói által kidolgozott nyomtatványokon papírokat fogad el.
Fontos! Egy adott műveletet közvetítő „elsődleges” jelenléte kötelező feltétele annak a számviteli és adószámvitelben való tükröződésének.
Az Art. 9 402-FZ, az elsődleges számviteli bizonylatoknak a következő kötelező adatokat kell tartalmazniuk:
Az elsődleges számviteli bizonylatok aláírására jogosultak névsorát a szervezet vezetője határozza meg. Az ő parancsa rögzíti.
Egyes űrlapok további részleteket tartalmaznak a szabványos listával kapcsolatban. Például a fuvarlevélnek információkat kell tartalmaznia az autóról, annak tulajdonosáról és sofőrjéről.
Szükséges-e a szervezet pecsétjének lenyomatát elhelyezni az „elsődlegesen”? Ez nem kötelező, csak akkor nem nélkülözhető, ha a cég számviteli politikájában rögzített minta biztosítja a jelenlétét.
A hatályos jogszabályok nem határozzák meg a 2018. évi elsődleges számviteli bizonylatok zárt listáját. Sokszínűségüket a gazdálkodó szervezet tevékenységi köre határozza meg. Az egyik cégnél fuvarlevélre van szükség, a másiknál az irodalmat a könyvtárból történő kiírására.
A leggyakoribb dokumentumtípusok a következők:
Az elsődleges számviteli bizonylatok listája nem teljes. A különböző tevékenységi körökbe tartozó cégek a szükséges nyomtatványokat használják a folyamatban lévő tranzakciók tükrözésére.
A megvalósítás módjától függően az „elsődleges” papír és elektronikus. A második opciót olyan vállalatoknál használják, ahol elektronikus dokumentumkezelés van beállítva. Segít az üzleti papírok feldolgozásának egyszerűsítésében és felgyorsításában, a partnerek közötti interakció hibakeresésében.
A hatályos jogszabályok normái szerint minden típusú „elsődleges” terméket öt évig tárolnak a cégben. A visszaszámlálás a beszámolási év végétől történik. Például a 2018-ban kiállított papírokat 2023-ig kell megőrizni. E szabály megsértése eljárást von maga után az adószolgálattal, és szankciókat szab ki a szervezetre.
