Előzetes jelentés – ebben a cikkben a kitöltési mintát tekintjük meg. Ez egy olyan dokumentum, amelyet egy alkalmazott készített, aki készpénzt kapott a szervezet érdekében felmerült költségekre. Ezt követően elmondjuk, hogy az előlegjelentést mikor, milyen formában kell elkészíteni és milyen dokumentumokat kell csatolni hozzá.
Legkésőbb 3 napon belül el kell készíteni (az Orosz Föderáció Központi Bankja „A készpénzes tranzakciók lebonyolítási eljárásáról” szóló, 2014. március 11-i, 3210-U sz. utasításának 6.3. pontja):
Jelenleg ez az űrlap nem kötelező, és minden szervezetnek vagy egyéni vállalkozónak joga van önállóan kidolgozni saját költségelszámolási űrlapját, miután azt a számviteli politikában jóváhagyta. Ugyanezt az álláspontot erősítette meg az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma 2013. március 6-i 03-03-06/1/6700 számú levele.
Sok szervezet azonban továbbra is ezt a mintaűrlapot használja a költségjelentés kitöltéséhez. A legtöbb számviteli programban implementálva van.
Az előlegjelentés kitöltésének mintája fent letölthető.
A jelentés alapján szisztematikusan pénzt kapó alkalmazottak listáját a vezető rendelete hagyja jóvá, amelynek egy példányát áthelyezik a vállalkozás vagy egyéni vállalkozó pénztárába. Az egyszeri könyvelők a pénz átvételéhez kérelmet írnak, amelyben feltüntetik a szükséges összeget és azt az időszakot, amelyre azt ki kell adni. A pályázatot a vezető írja alá.
Elszámolható pénz csak a szervezet alkalmazottainak adható ki. Ráadásul ahhoz, hogy új elszámolható összeget kapjon a kiadásokra, a munkavállalónak nem kell teljes körűen elszámolnia a korábban kapott pénzzel.
A könyvelőnek egyszeri alkalommal kiadható összeget törvény nem korlátozza (a 3073-U számú irányelv 6. pontja).
Jegyzet! A jogszabály nem tiltja az elszámolandó pénz vállalati vagy betéti plasztikkártyára történő átutalását (a Pénzügyminisztérium 2017. július 21-i levele, 09-01-07 / 46781). Ebben az esetben a szervezet belső dokumentumaiban meg kell határozni az összegek átutalásának és az ezekre vonatkozó beszámolási eljárást.
A dokumentum fejléce ezt írja:
A beszámoló kitöltésének helyességét az előlegjelentést elfogadó könyvelő és az azt ellenőrző főkönyvelő aláírásával igazolja.
Az alábbiakban a felvett elszámolandó összegek egyenlegéről és a készpénzes utalványról adunk tájékoztatást, mely szerint ez a pénzmaradvány a pénztárba került, vagy átszámítás érkezett. A művelet regisztrációjának helyességét a pénztáros aláírása igazolja.
A listán ez áll:
Jelzik a számlavezető által az eladótól kapott bizonylat dátumát, számát, a költségek célját, az elköltött összeget és a vásárlás pénznemét.
Az egyes kiadásokról szóló információkat a könyvelő új sorban rögzíti. Abban az esetben, ha a fizetős szolgáltatásra vagy a vásárlás leírására vonatkozó információ több sort foglal magában, a következő vásárlásra vonatkozó információk az alábbi sorba kerülnek.
A könyvelő által végzett összes bejegyzés sorszámozásra kerül, a költségek pedig összesítésre kerülnek.
A 7., 8. és 9. oszlopot a szervezet könyvelője tölti ki minden, a könyvelő által végrehajtott vásárlás esetén.
Számítógépes kitöltéssel a teljes táblázatot egy könyvelő vagy hasonló programban alakítják ki.
A nyilvántartások helyességét a könyvelő aláírásával igazolja.
Példa
Nézzünk egy példát a Novy Dom LLC Chanov I.I. alkalmazottja általi előzetes jelentés kitöltésére, aki 2018.02.07-én 3600 rubelt kapott áruk és anyagok vásárlására a szervezet autóflottájának szükségleteihez.
2018.06.07-én Chanov I.I. ellátási vezető előzetes jelentést állított össze az elköltött pénzről 3540 rubel értékben. és benyújtott 2 dolgozatot.
2018.07.05-én vásárolta:
A fennmaradó 60 rubel. Chanov I. I. 2018. 07. 06-án visszatért a szervezet pénztárába.
A fenti cikkünkben egy mintát mutattunk be egy 2018-ban letölthető előzetes jelentés kitöltésére.
Az előzetes jelentést egy vállalkozás vagy egyéni vállalkozó alkalmazottja nyújtja be legkésőbb az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága által meghatározott formanyomtatványon vagy önállóan kidolgozott formában. Kézzel vagy számítógéppel töltik ki, és az igazoló dokumentumokkal együtt továbbítják a számviteli osztálynak.
Szükség esetén egyes alkalmazottak pénzeszközöket kaphatnak a vállalkozás reprezentatív vagy üzleti költségeire. Pénzt kaphatnak az elszámoltatható személyekről szóló, teljes nevük szerinti vezetői utasítás alapján. és a pozíciót az ilyen lehetőséggel rendelkezők listáján jelzik.
A munkavállalónak előre adott pénz kiadását az elsődleges számviteli bizonylattal - előlegjelentéssel - igazolják. A nyomtatvány egy egységes AO-1 számú nyomtatvány, melynek egyik részét egy alkalmazott, a másikat könyvelő tölti ki.
Az elszámoltatható előlegbevallásnak meghatározott határidői vannak, melyben a munkavállaló köteles beszámolni az elköltött pénzeszközökről.
Az elszámoltatható személy a pénzeszköz átvételét követően köteles a beszámolóhoz a pénzeszközök kiadásának lejártát követő három munkanapon belül, illetve a munkakezdés napjától számított három munkanapot meg nem haladó határidőn belül előlegjelentést benyújtani a mellékelt alátámasztással. dokumentumokat (a 3210-U számú irányelv 6.3. pontja).
Ha a munkavállaló nem költötte el maradéktalanul a pénzt, akkor az elköltött részről költségjelentés készül, amelyen feltüntetik az el nem költött összeget - ez az elszámolható összegek visszaadása a költségelszámolás szerint.
Az sem ritka, hogy a munkavállaló először a saját pénzét költi el, majd dokumentumokat hoz és visszakapja a pénzét. Ebben az esetben a számviteli osztályhoz kell fordulnia a felmerült költségek megtérítése iránti kérelemmel. A könyvelő az előlegjelentés segítségével is végez ilyen számításokat. Ezért ez a helyzet az elszámolható összegek előlegbevallás szerinti visszautalásának is betudható.
Ha a munkavállaló egyáltalán nem fordított, az elszámolandó összeget visszautalja a pénztárosnak, és nem készít előlegjelentést.
Emlékeztetni kell arra, hogy ha az elszámoltatható személy előzetes jelentésének benyújtásának határidejét nem tartották be, ez a készpénzfegyelem megsértésének minősül (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 15.1. cikke).
Most részletesen fontolja meg a dokumentum kitöltésének eljárását.
Elülső oldal.
Tehát az AO-1 számú űrlap elülső oldalán a munkavállalónak szüksége van:
Adja meg a cég nevét és az OKPO kódot.
2. Jegyezze fel a dokumentum dátumát és rendeljen hozzá egy számot.
3. Az „Összeg jelentése” oszlopba azt az összeget írjuk be, amelyet a munkavállaló a vállalkozás háztartási szükségleteire fordított. Például ötezer rubelt kapott, és négyezret költött. Ezért ebben a rovatban négyezret jelöl meg.
4. Adja meg a szerkezeti egység nevét és kódját.
5. Ezt követően feltüntetjük a teljes nevet. számlavezető személy, létszáma és szakma (beosztás).
6. Adja meg az előleg célját.
7. Az űrlap elülső oldalán található táblázat bal oldalán tüntesse fel a vállalkozás pénztárából (vagy bankkártyára) beérkezett összeget. Szükség esetén tüntesse fel a devizában kibocsátott pénzösszeget.
8. Adja meg a kapott pénzeszközök teljes összegét.
9. Jelöljük a vállalkozás gazdasági szükségleteire fordított összeget.
10. Adja meg az egyenleg méretét.
Hátoldal.
11. A nyomtatvány hátoldalán az 1-6. oszlopokban a munkavállalónak fel kell sorolnia minden olyan dokumentumot (áru, pénztárbizonylat stb.), amely a munkavállalónál felmerült kiadásokat igazolja, feltüntetve az elköltött összegeket. A dokumentumokat az előlegjelentésben szereplő sorrend szerint kell számozni.
Most arról, hogy a munkavállalónak milyen információkat kell beírnia a megfelelő oszlopokba:
12. A munkavállalónak a kötelező mezők kitöltése után az átirattal ellátott űrlapon aláírását kell feltüntetnie. Ezután át kell vinnie a dokumentumot a számviteli osztályra. A könyvelő ellenőrzi a kitöltés helyességét.
Elülső oldal.
13. A nyomtatvány kézhezvétele után a könyvelőnek meg kell győződnie a helyes kitöltéséről. Ha nem talál hibát, a könyvelő ezt bejegyzi a „bejelentés ellenőrizve” rovatba, és aláírja.
Ezt követően a könyvelő folytatja az űrlap kitöltését.
15. A könyvelő kitölti az űrlap letéphető részét, aláírja és átadja a dolgozónak
Hátoldal.
16. A könyvelő a 7. és 8. oszlopban rögzíti az adatokat. Itt a könyvelésre átvett kiadások összege kerül feltüntetésre. A 9. oszlop a számviteli számlák számát mutatja, amelyeken a kiadások összegét terhelik. A munkavállaló és a könyvelő által feltüntetett összegeknek azonosaknak kell lenniük.
Ezt követően a könyvelő kitölti a költségjelentés elülső oldalát.
Elülső oldal.
17. A jobb oldali táblázat elülső oldalán a könyvelő a következő adatokat írja be:
19. Az igazgató a bizonylatot jóváhagyja és visszaküldi a számviteli osztálynak. Ezt követően 5 évig a cég könyvviteli osztályán tárolják. Ezen időszak után megsemmisül.
A mintát letöltheti weboldalunkról.
A munkavállaló üzleti útja szükséges és néha nagyon hasznos tevékenység a vállalat számára. De minden üzleti út költségekkel jár. A kiküldetés eredménye alapján a munkavállalónak előzetes jelentést kell készítenie az utazásról, melynek 2017. évi mintáját mellékeljük.
Üzleti útnak minősül, ha a munkavállalót rövid időre tárgyalásra küldik más szervezethez, igazolással és egyéb olyan eseményekkel, amelyek a munkahelyen kívül esnek, a vezetővel egyetértésben bizonyos munkavégzés céljából a Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 166. cikke. Üzleti útra küldéskor a vezető a következő garanciákat nyújtja a munkavállalónak:
A munkavállaló üzleti útra küldésekor a munkáltatónak a következő dokumentumokat kell kiállítania:
Az Orosz Föderáció kormányának 2008. október 13-i 749. számú rendeletével jóváhagyott, a munkavállaló üzleti útra küldésének sajátosságairól szóló szabályzat 26. pontja értelmében a munkavállalónak az üzleti útról visszatérve nyújtson be a számviteli osztálynak egy üzleti útról szóló előzetes jelentést, amelynek formáját az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2001. augusztus 1-i 55. számú, „Az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formájának jóváhagyásáról szóló rendelete hagyja jóvá. AO-1 „Előzetes jelentés”.
Az utazási szabályzat a következőket tartalmazza:
Egy alkalmazottnak, aki először volt üzleti úton, logikus kérdés merülhet fel azzal kapcsolatban, hogy miként adjon ki előzetes jelentést az üzleti útról. Nagyon egyszerű, ha kitalálja, ráadásul ma már számos rendszer segíti a dolgozókat a dokumentumok elkészítésében, a számviteli osztályok pedig ellenőrizni tudják azokat.
Most pedig nézzük meg, hogyan néz ki a jelentés:
Így nincs semmi bonyolult az előzetes jelentés kitöltésében. A lényeg az, hogy a költségeket igazoló dokumentumok ne vesszenek el vagy sérüljenek meg.
A munkavállalónak előzetesen kiadott pénzeszközök kiadását igazoló számviteli bizonylat előlegjelentésként szerepel - egy űrlap, amely két oldalból áll: elöl és hátul.
Az adatlap nyomtatványát a számlavezető tölti ki, a beszámolóhoz csatolva a költségeket igazoló dokumentumokat.
A könyvelő, miután megkapta a dokumentumokat, azokat ellenőrzi, és a könyvelők által kitöltésre kijelölt helyeken rögzíti az előlegbeszámoló űrlapon.
A jelentést a vezető írja alá, írja le az elszámolható összegeket
Ezt követően a jelentést egységes nyomtatványok albumába helyezzük, figyelembe véve a készpénzes tranzakciókat egy AO-1 számú nyomtatványra redukálva.
Előleget adnak ki a vállalkozás alkalmazottai számára, ha vendéglátási vagy üzleti költségeket terveznek.
Egy bizonyos pénzösszeg kibocsátásához a vezető elszámoltatható személyekről szóló végzése szükséges, amely tartalmazza a személyek listáját és a kiadás okait.
Az elszámoltatható személyek azok a munkavállalók, akik a beszámoló alapján a jövőbeni kiadások összegére jogosultak.
Vannak bizonyos feltételek, amelyekben a személy köteles előzetes jelentést készíteni az elköltött pénzeszközökről.
Előlegjelentést írunk a munkavállaló üzleti útra küldésének példáján.
A számviteli osztály és a személyzeti osztály összegyűjti és elkészíti az üzleti úthoz szükséges dokumentumokat:
A megbízás bemutatásával és számlapénztári utalvány megléte esetén a pénztárból pénzeszközt adunk át a számlavezetőnek. Bizonyos kiadások esetén a munkavállalónak meg kell őriznie az igazoló dokumentumokat.
Miután a munkavállaló visszatér az üzleti útról, még aznap előzetes jelentést kell készítenie, és azt be kell nyújtania a számviteli osztálynak.
A könyvelő a jelentés ellenőrzése után lefordítja egy speciális programba és leírja, megerősíti a hulladék érvényességét.
Ha el nem költött összeg van, a munkavállaló a fennmaradó összeget befizeti a pénztárosnak, ellenkező esetben túlköltekezhet, akkor a visszatérítést a számlavezetőnek kell megtenni.
Ha a munkavállaló legutóbbi előlegjelentéséből hiány van, a következő előleg kiadása tilos.
A munkavállalónak nincs joga az előleget másra utalni
Minden dokumentumot a törvényben (Számviteli törvény) megállapított követelményeknek megfelelően kell elkészíteni, hogy elkerülhető legyen az adóhatósági követelések és az azt követő pénzbírságok.
Az előzetes jelentési űrlapok csak az AO-1 számú egységes formanyomtatvány szerint kerülnek kitöltésre, hivatalos forrásokból letölthetők az internetről.
A kitöltés többféleképpen lehetséges: speciális számviteli programok vagy az internetről letölthető elektronikus fájl (Excel) formátumban. Az egyik részt egy elszámoltatható személy, a másikat egy könyvelő állítja össze.
A bejelentőlap első oldalán a munkavállalónak fel kell tüntetnie a szükséges adatokat:
A pénzeszközök kiadásának céljai az előlegfizetés céljára szolgáló oszlopban vannak feltüntetve.
A hátoldalon az igazoló dokumentumok teljes listája látható. A kötelezően kitöltendő oszlopok 1 és 6 között vannak.
A lista megadásának sorrendje sorrendben történik, magában a jelentésben is, feltüntetve a dokumentumokat.
Feladások az előlegjelentésben: az egyes műveletek költségének összege, a számla terhelése, az alszámlák sorban feltüntetve.
Az összes teljes összeg megadása után az űrlapot aláírják és visszafejtik. Az elülső oldalon az „elköltött” oszlopban szerepelnek az összegek, az előző oldalon az „összesen” oszlopban.
A könyvelőnek az előlegjelentés ellenőrzésére vonatkozó bizonylat kézhezvétele után bizonylatot kell készítenie és át kell adnia a számlavezetőnek.
A könyvelő ellenőrzi a könyveléseket és az elfogadott összegeket, azoknak a számláknak a számait, amelyekre a kiadási terhet vezetik, és a nyomtatvány hátoldalán feltünteti.
Ha túllépést vagy egyenleget állapítottak meg, korábban beérkezett vagy aktuális előlegből és azok számviteli műveleteiből, akkor a könyvelő a jelentési űrlap első oldalára jelöléseket tesz.
Háztartási szükségletek kiadása esetén külön előlegjelentés kitöltése javasolt
Az idegen nyelvű dokumentumokat az Orosz Föderáció számviteli és pénzügyi beszámolási szabályzatának megfelelően orosz nyelvre kell fordítani.
A könyvelő összes szükséges alaki követelménye és ellenőrzése után az előzetes jelentést jóváhagyásra benyújtják a szervezet vezetőjének.
A vezető előírja az űrlap elülső oldalán a pozíciót, aláírja az átiratot és a jóváhagyás dátumát. A beszámolót csak ezután fogadják el könyvelésre.
Ha az előlegjelentést nem nyújtják be határidőre, a pénztári fegyelem megsértése állapítható meg.
Az előzetes jelentés benyújtására vonatkozó határidők be nem tartásának lehetséges eseteinek mérlegeléséhez segítséget kérhet az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 15.1.
Megjegyzendő, hogy az előzetes bejelentésért felelősséget nem állapítanak meg, de a szabálysértést rögzítik. Ezért a szervezet nem számíthat szankciókra az adóhatóságtól.
A kiadásokra elkülönített pénzeszközök ellenőrzése a szervezet feladata, mivel ez a menedzsment tisztán belső ellenőrzése.
Abban az esetben, ha az elszámoltatható személy nem küldi vissza az összeget, a szervezetnek joga van leírni azokat a munkavállaló fizetéséből, csak a levonás összegére vannak korlátozások (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 137. cikke). Ha a munkavállaló nem ért egyet a munkáltató intézkedéseivel, a helyzetet bírósági úton oldják meg.
Mivel a pénztár összes pénzeszközéért az igazgató a felelős, az elszámolható pénzeszközök vissza nem adása miatti tartozás nem a munkavállalót, hanem az igazgatót terheli. És akkor a könyvelő tanácstalan: mit kezdjen azzal az előleggel, amiről az igazgató nem adott beszámolót?
Meg kell vizsgálni, hogy hova kell beszámítani az előleg összegét, amelyre nincs (alkalmazotti vagy igazgatói) előlegjelentés.
Hogyan lehet kezelni, ha a munkavállaló nem adja le időben az előlegjelentést?
Korábban az adószolgálat azt közölte, hogy az ilyen elszámolható összegekből jövedelemadót vonnak le. De, mint kiderült, ez a kijelentés nem törvényi norma.
Mivel az alapok a munkavállalónál a szervezet felé fennálló tartozásként vannak nyilvántartva, de nem az ő bevételei.
Az előlegbevallást benyújtó munkavállaló később visszafizeti a tartozást. Ennek megfelelően ebből a bevételből nem vonják le a személyi jövedelemadót.
Tévedés azt állítani, hogy abban a percben, amikor a munkavállaló nem tett bejelentést, automatikusan bevételhez jutott. Ezen intézkedések után nem kell biztosítási díjat felszámítani.
Mert ezek csak a magánszemélyek javára történő kifizetésekre és díjazásukra halmozhatók fel. Következésképpen a munkavállalónak adóssága lesz, és nem történik időbeli elhatárolás.
Minta előzetes jelentési űrlap, letöltés 
A társaság munkavállalója a vállalkozás pénztárában elszámoltathatja azt a pénzeszközt, amelyet a kibocsátási kérelemben meghatározott célokra kell fordítania. A költségmegvalósítási időszak végét követő három napon belül (a kérelemben megjelölve) a munkavállalónak be kell jelentenie. Ennek érdekében előlegjelentést készít, melynek adatait a vonatkozó dokumentumokkal igazolni kell.
Az előlegjelentés olyan bizonylat, amelyet a vállalkozás korábban szigorúan meghatározott célra átvett pénzeszközeinek elszámolása céljából egy elszámoltatható személy készít.
Felelős személy csak a vállalkozás alkalmazottja lehet. Listájuk, amelyen szerepel egyúttal: milyen célokra adható ki pénz, a kiadások maximális időtartama, mennyi idő alatt kell jelentést benyújtani a számviteli osztálynak.
A pénztárgéppel végzett műveletek új eljárása meghatározza azon kiadások listáját, amelyekre készpénzt bocsátanak ki a számlán. Ez írószer, háztartási cikk, üzemanyag vásárlás, utazás, általános üzlet, reprezentációs költségek stb.
A pénzeszközöket elszámoltatható személy banki átutalással veheti át a kártyájára. Ebben az esetben a számviteli osztálynak is időben előzetes jelentést kell benyújtania.
A kiadások után a munkavállalónak el kell jönnie a számviteli osztályhoz, és ki kell dolgoznia ezt a dokumentumot. Ezt megteheti manuálisan egy nyomtatott űrlap kitöltésével, vagy átadhatja az összes igazoló dokumentumot egy könyvelőnek, aki jelenlétében egy speciális programban előleget készít. Ez utóbbi esetben az okirat kiállítását követően az elszámoltatható személy ellenőrzi a jegyzőkönyvnek a bemutatott bizonylatnak való megfelelőségét és aláírja.
A vállalkozás az AO-1 költségelszámolás egységes formáját vagy az ennek alapján kidolgozott cég saját nyomtatványát használja.
Ha a pénzeszközöket tárgyi eszközök beszerzésére fordították, az anyagokról szóló átvételi számlákat (átvételi utalványt) kell csatolni az igazoló dokumentumokhoz, a raktárba történő beszállításról.
Az előlegjelentést a cég főkönyvelője ellenőrzi és az igazgató hagyja jóvá.
A beszámolót követően az el nem költött pénzeszköz egyenlegét a pénztárosnak kell befizetnie, a vezető által jóváhagyott túlköltést pedig a munkavállalónak kell megtérítenie.
Nézzük meg közelebbről az előzetes jelentés kitöltésének módját.
A bizonylat tetején annak a vállalkozásnak a neve, ahol az adatszolgáltatót bejegyezték, kódja, alatta a szerkezeti egység neve szerepel. A munkavállalónak meg kell adnia személyes adatait, beosztását, létszámát. Itt is ki kell tölteni egy sort, amely információkat tartalmaz a korábban kapott előleg céljáról.
A táblázatos rész jelzi a jelentés egyenlegét vagy túllépését, ha van ilyen, az adott munkavállaló esetében. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy nem szabad készpénzt számlaként kiállítani, ha a munkavállaló korábban nem számolt el a kibocsátott pénzeszközökről. Vagyis a készpénzegyenleg jelenléte ennek a személynek a számláján a készpénzes tranzakciók végrehajtási eljárásának megsértését jelzi.
Az alábbiakban a munkavállaló kitölti az elszámolható pénzeszközök egyenlegéről vagy túlköltéséről szóló információkat. Fel kell tüntetnie az igazoló dokumentumok számát és azon lapok számát, amelyeken ezek találhatók.
A hátoldalon a munkavállalónak fel kell írnia az egyes igazoló dokumentumokra vonatkozó információkat, feltüntetve azok számát, összeállításának dátumát, nevét és teljes összegét.
Az elszámoltatható személy ezután aláírja a jelentését.
A számvitelben az előlegjelentést sorszámmal látják el, és felragasztják az összeállítás dátumát.
A „Számviteli nyilvántartás” részt könyvelő készíti, aki a felmerült költségeket felosztja a számviteli számlák között. Ennek az információnak meg kell egyeznie a hátoldalon található adatokkal.
A bizonylat mögé a számvitelért felelős tisztviselő kitölti a jelentés saját oldalát („Számvitelre elfogadva”), és minden igazoló bizonylathoz analitikus számviteli adatokat.
Az ellenőrzést követően a szavazatszámlálónak jegyzőkönyvet kell felvennie annak magatartásáról, és szavakkal jeleznie kell a jóváhagyandó összeget.
Az előlegjelentést a társaság főkönyvelője írja alá, aki ellenőrzi a nyilvántartás helyességét és a pénzeszközök felhasználásának célszerűségét.
Ha a jelen jelentés eredménye alapján pénzeszközöket visszaküldtek vagy kiállítottak, azt a pénztáros is aláírja, kitöltve a készpénzes utalványon szereplő adatokat.
A bizonylat alsó részén nyugta található, amelyet a könyvelőnek le kell választania és át kell adnia a munkavállalónak az ellenőrzésre történő átvételkor. Tartalmazza az előlegjelentés adatait, összegét, a visszaigazoló lapok számát.
Az előlegbeszámoló jóváhagyásakor a vezetőnek megfelelő bejegyzést kell tennie a bizonylat jobb felső részébe, szavakkal beírva a bizonylat teljes összegét.
A számlán lévő pénzeszközök devizában is kibocsáthatók. Ebben az esetben az előlegjelentésben az aktuális referencia-kamatláb kerül kitöltésre, a hátoldalon pedig a devizában és rubelben egyenértékben kifejezett összesített mutatókat kell feltüntetni, amely az első oldalon feltüntetett árfolyamon kerül kiszámításra.
