1. تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل في وثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي تضفي الطابع الرسمي على حقائق الحياة الاقتصادية التي لم تحدث ، بما في ذلك تلك الكامنة وراء المعاملات الوهمية والصورية.
2. التفاصيل الإلزامية لمستند المحاسبة الأساسي هي:
1) اسم الوثيقة ؛
2) تاريخ إعداد الوثيقة ؛
3) اسم الكيان الاقتصادي الذي أعد المستند ؛
5) قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لواقع الحياة الاقتصادية ، مع الإشارة إلى وحدات القياس ؛
6) اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أجرى (أجرى) المعاملة والعملية والشخص المسؤول (المسؤول) عن تنفيذها ، أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول (المسؤول) عن تسجيل الحدث
(انظر النص في الطبعة السابقة)
7) توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في البند 6 من هذا الجزء ، مع الإشارة إلى ألقابهم وأحرفهم الأولى أو أي تفاصيل أخرى ضرورية لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.
3. يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي عند ارتكاب واقعة الحياة الاقتصادية ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا - فور الانتهاء منه. يضمن الشخص المسؤول عن تسجيل حقيقة الحياة الاقتصادية نقل مستندات المحاسبة الأولية في الوقت المناسب لتسجيل البيانات الواردة فيها في سجلات المحاسبة ، وكذلك موثوقية هذه البيانات. الشخص المكلف بالمحاسبة ، والشخص الذي أبرم معه عقد تقديم خدمات المحاسبة ، غير مسؤولين عن امتثال وثائق المحاسبة الأولية التي وضعها أشخاص آخرون للأمر الواقع في الحياة الاقتصادية.
(انظر النص في الطبعة السابقة)
4. يتم تحديد نماذج المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس الكيان الاقتصادي بناءً على اقتراح المسؤول المكلف بالمحاسبة. يتم وضع نماذج وثائق المحاسبة الأولية لمنظمات القطاع العام وفقًا لقانون الميزانية في الاتحاد الروسي.
(انظر النص في الطبعة السابقة)
5. يتم إعداد وثيقة المحاسبة الأولية على الورق و (أو) في شكل وثيقة إلكترونية موقعة بتوقيع إلكتروني.
6. في حالة وجود تشريع في الاتحاد الروسي أو اتفاق ينص على تقديم مستند محاسبة أولي إلى شخص آخر أو إلى هيئة حكومية على الورق ، يكون الكيان الاقتصادي ملزمًا ، بناءً على طلب شخص آخر أو دولة الهيئة ، على نفقتها الخاصة ، لإنتاج نسخ ورقية من مستند المحاسبة الأساسي الذي تم إعداده في شكل مستند إلكتروني.
7. يسمح بالتصحيحات في وثيقة المحاسبة الأولية ، ما لم تنص القوانين الفيدرالية أو القوانين التنظيمية للهيئات التنظيمية للمحاسبة الحكومية على خلاف ذلك. يجب أن يحتوي التصحيح في مستند المحاسبة الأساسي على تاريخ التصحيح ، بالإضافة إلى توقيعات الأشخاص الذين وضعوا المستند الذي تم فيه التصحيح ، مع الإشارة إلى أسمائهم وأحرفهم الأولى أو أي تفاصيل أخرى ضرورية لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.
8. إذا تم ، وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، مصادرة مستندات المحاسبة الأولية ، بما في ذلك في شكل مستند إلكتروني ، يتم تضمين نسخ من المستندات المصادرة بالطريقة التي تحددها تشريعات الاتحاد الروسي مستندات المحاسبة.
يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي يتم إجراؤها في المؤسسة دون فشل. لكل عملية ، يجب إعداد المستندات المحاسبية الأولية الداعمة المقابلة.
تنقسم مستندات المحاسبة الأساسية إلى وثائق إدارية ومصدر.
الأول يشمل ، أولاً وقبل كل شيء ، أنواعًا مختلفة من الأوامر ، أوامر لأداء جميع أنواع العمليات. كقاعدة عامة ، يتم اعتماد هذه النماذج من قبل موظفي الإدارة في المؤسسة.
تتضمن وثائق النفي وثائق تؤكد حقيقة العملية.
أيضًا ، يمكن دمج النماذج الإدارية ونماذج الإيصالات في مستند محاسبة واحد ، والذي سيحتوي على أمر لتنفيذ إجراء وتأكيد على أداء هذا الإجراء.
يمكن الإشارة إلى مستندات المحاسبة الداعمة على أنها مستندات محاسبة أولية. نماذج المحاسبة الأساسية هي أول دليل على المعاملة ، وهي إلزامية لتسجيل المعاملة في المحاسبة. يجب أن تنعكس جميع المعاملات في قسم المحاسبة فقط بعد استلام مستند مصدر تم تنفيذه بشكل صحيح. يجب تذكر قاعدة مهمة: "لا توجد وثيقة - لا أسلاك!"
من المهم ليس فقط أن يكون لديك نموذج نفي ، ولكن أيضًا لتشكيله بشكل صحيح. يمكن أن يؤدي وجود أخطاء إلى جعلها غير صالحة ، لذلك ، عند تلقي أي نموذج ، من الضروري التحقق من جميع الأسطر للتأكد من صحتها. من الضروري التحقق من تواقيع الأشخاص المسؤولين ، ووجود ختم ، ويجب أن يكون واضحًا ومقروءًا. فقط مع التسجيل الصحيح يمكنك التأكد من أنك لن تواجه مشاكل في المستقبل مع سلطات التفتيش. يجب أن تحتوي المستندات الأولية المنفذة بشكل صحيح في قسم المحاسبة على مجموعة معينة من التفاصيل.
أنشأت Goskomstat of Russia أشكالًا موحدة من المستندات الأولية التي يجب استخدامها عند معالجة المعاملات التجارية.
تُستخدم النماذج القياسية لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل المعاملات النقدية ، للأصول الثابتة ، والأصول غير الملموسة ، والمخزونات ، والمعاملات التجارية ، فضلاً عن المعاملات المتعلقة بها.
إذا كان من الضروري إجراء أي تغييرات على النماذج الموحدة الحالية ، واستكملها بالتفاصيل والخطوط الضرورية ، حينئذٍ تحتاج الشركة إلى إصدار أمر أو أمر لإدخال تفاصيل إضافية. عند تغيير النموذج القياسي لمستند المحاسبة الأساسي ، يجدر بنا أن نتذكر أنه لا يمكنك حذف التفاصيل الحالية ، يمكنك فقط استكمالها.
إذا لم تتم الموافقة على نموذج موحد لأي مستند محاسبة أساسي ، فإن المنظمة تقوم بشكل مستقل بتطوير نموذج مناسب لها ، وفي هذه الحالة تكون المتطلبات الرئيسية للنماذج التي تم تغييرها هي وجود جميع التفاصيل الإلزامية المحددة أعلاه فيها.
لا يمكن تعيين الحق في توقيع المستندات الأولية إلا إلى دائرة معينة من الأشخاص ، ويجب أن تنعكس قائمة الأسماء والمواقف في المستند المقابل للحق في توقيع هذا المستند أو ذاك (على سبيل المثال ، باستخدام الرابط الذي يمكنك تنزيل نموذج من التوكيل).
إذا حدث خطأ في مستند محاسبة أساسي تم إعداده بالفعل ، فيمكن تحريره إذا لم يكن نموذجًا نقديًا أو بنكيًا. بالنسبة لهذا الأخير ، لا يسمح بأي تصحيحات. إذا ارتكبت أخطاء في أشكال نقدية ، فسيتم شطب هذا النموذج وإهماله ، وبعد ذلك يتم ملء نموذج جديد. تتضمن الأمثلة على النماذج التي لا يمكن تصحيحها أمرًا نقديًا واردًا وصادرًا أو حوالة بريدية أو إعلانًا عن قسط نقدي.
يتم إجراء التصحيحات في مستندات المحاسبة الأولية على النحو التالي: من الضروري شطب البيانات غير الصحيحة وكتابة المعلومات الصحيحة في الأعلى ، وبعد ذلك من الضروري الإشارة إلى تاريخ التغيير ، التوقيع. يجب تنسيق التصحيحات مع الأشخاص الذين وضعوا هذا النموذج ووقعوا عليه. عند الموافقة ، بجانب التعديل ، من الضروري الإشارة إلى عبارة: "مصحح وموافق عليه".
عند دخول المؤسسة ، يتم فحص مستندات المحاسبة الأولية للتأكد من صحة الملء: هل تم ملء جميع الأسطر ، وهل تم حساب المبالغ بشكل صحيح ، وهل هناك توقيعات وأختام ، وهل تم إدخال جميع التفاصيل بشكل صحيح. بعد ذلك يجب تسجيل النموذج في مجلات خاصة. على سبيل المثال ، يتم تسجيل نموذج كشوف المرتبات T-53 في نموذج سجل الرواتب T-53a ، ويتم تسجيل الإيصالات النقدية وأوامر الخصم في سجل المستندات النقدية الواردة والصادرة من KO-3. بعد التسجيل ، يتم نقل المستندات إلى قسم المحاسبة للتخزين ، حيث يتم حفظها في المجلدات المناسبة وتخزينها هناك لفترة زمنية معينة. بعد فترة زمنية معينة ، يتم نقل المستند إلى الأرشيف. يتم تحديد وتنظيم فترة تخزين المستندات الأولية من خلال تشريعات الأرشفة. يُطلق على تخزين وتنظيم مستندات المحاسبة في المؤسسة اسم تدفق المستندات. اقرأ المزيد حول تخزين المستندات وإتلافها بتنسيق.
يُشار إلى القانون ، الذي يحدد شروط تخزين مستندات المحاسبة الأولية ، باسم القانون الاتحادي الصادر في 22.10.2004 رقم 125-FZ "بشأن شؤون المحفوظات في الاتحاد الروسي".
رئيس المنظمة هو المسؤول عن التنظيم الصحيح للتخزين والتخلص. كبير المحاسبين هو المسؤول عن سلامة وتنفيذ الوثائق بشكل صحيح.
على موقعنا يمكنك تنزيل العديد من النماذج والنماذج لوثائق المحاسبة الأولية في قسم "" ، حيث ستجد نماذج فارغة وعينات لملئها مع توصيات موجزة للتسجيل. لتسهيل العثور على النموذج المطلوب ، تم تقسيمها إلى أقسام ، حيث يمكنك بسهولة فهم النموذج المطلوب والعثور عليه.
درس فيديو عملي حول حذف المستندات في 1C Accounting 8.3. أجرته أولغا ليكينا: خبير في موقع "محاسبة الدمى" ، محاسب كشوف المرتبات لشركة ذات مسؤولية محدودة "إدارة الفيديو M. يوفر الدرس إرشادات خطوة بخطوة لحذف المستندات.
شاهد الفيديو التعليمي لمدرس موقع "محاسبة الدمى" Gandeva N.V.
يعد تدفق المستندات في المؤسسات جزءًا لا يتجزأ من عمليات الأعمال. تم تصميم المستندات المحاسبية لتسجيل جميع الأحداث التي تحدث في المؤسسات والتي تؤثر على لحظات العمل كتابةً.
المتطلبات التشريعية ، ولا سيما أحكام "قانون المحاسبة" تجعل من الإلزامي توثيق جميع الأحداث في المجال الاقتصادي. تُستخدم المستندات المحاسبية لتأكيد أداء أي معاملات ، وتكون بمثابة دليل مكتوب على العمليات الجارية.
مستند المحاسبة هو شكل يمكن من خلاله تسجيل الأحداث الجارية وتقييمها والمعايير الأخرى التي تميز المعاملات التجارية.
حسب النوع ، يمكن تصنيف مستندات المحاسبة المالية والغرض منها على النحو التالي:
يتم تشكيل المستندات التي تنظم المحاسبة بترتيب التجميع ، أي أنها مقسمة إلى وثائق أولية وموحدة. لتنفيذ السجلات المحاسبية ، الأساس هو وثائق المحاسبة الأولية. يمكن تشكيلها مباشرة في المؤسسة ، أو يمكن استلامها من الخارج - من الموردين والمشترين والأطراف المقابلة الأخرى. المستندات المحاسبية الرئيسية المتعلقة بالمحاسبة الأولية هي الفواتير والدفع والنقد والبنك والمستندات الأخرى. يتم تجميع البيانات الموحدة على أساس البيانات الأولية ، وتحتوي على معلومات عامة.
وفقًا لمحتواها ، يمكنهم أخذ القيم المادية والنقدية. يعكس الجزء المادي وجود وحركة السلع والقيم الأخرى. على سبيل المثال ، تعطي إجراءات القبول والتحويل وإشعارات التسليم الخاصة بإصدار البضائع فكرة دقيقة عن أنواع وكميات الممتلكات التي يتم نقلها. يتم أيضًا تقديم تقدير التكلفة للعملية المنفذة.
بعض الأوراق المالية تتعلق حصريًا بالتسوية. نحن نتحدث عن كشوف المرتبات والأوامر النقدية والبيانات المصرفية. المعلومات التي يحملونها ذات طبيعة مالية بحتة - حالة التسويات مع الأطراف المقابلة ، مكافآت الموظفين.
حتى وقت قريب ، كان هناك شرط للاستخدام الإلزامي للنماذج الموحدة في المحاسبة. يتيح دخول القانون رقم 402-FZ بشأن المحاسبة حيز التنفيذ لإدارة المنظمات تطوير أشكال المستندات الأولية بشكل مستقل. ولكن في الوقت نفسه ، لا تزال هناك بعض متطلبات وجود تفاصيل إلزامية. بمعنى ، في المحاسبة الأولية ، يكون مستند المحاسبة الحالي مجرد نموذج يعكس المعلومات التالية:
بالنسبة للمؤسسات وحتى بالنسبة لرجال الأعمال ، فإن أهمية المستندات المحاسبية كبيرة. فهي لا تعمل فقط كتأكيد للأمر الواقع للنشاط الاقتصادي ، ولكنها تساعد أيضًا في تحديد الوضع المالي الحالي للشركة. على أساسها ، تجري الموضوعات حسابات الضرائب ، في حين أن تخفيض الوعاء الضريبي ممكن فقط إذا كانت هناك مستندات تم إعدادها بشكل صحيح من وجهة نظر التشريع.
يمكن أن يؤدي عدم وجود المواد الأولية والشهادات والبيانات اللازمة إلى خلق العديد من المشاكل للمؤسسة ، مما يتسبب في أسئلة إضافية من السلطات التنظيمية. غالبًا ما تستخدم هذه الحقيقة كأساس لإعادة حساب القاعدة الخاضعة للضريبة.
ما هي المستندات المحاسبية التي يجب أن تمتلكها شركة ذات مسؤولية محدودة لضمان التشغيل الحالي للمؤسسة؟ اعتمادًا على تفاصيل العمل ، فهذه مستندات تنظم أنشطة المؤسسة - أوامر وتعليمات وسياسات محاسبية. ملاحظات الشحنة والفواتير وكشوف المرتبات مع الموظفين والنقدية الأخرى والمستندات المصرفية بمثابة تأكيد لحقائق الدخل المستلم والمصروفات المتكبدة. لتبسيط إجراءات المحاسبة ، يتم استخدام الأوراق المتراكمة والدوران على نطاق واسع ، والتي تحتوي على معلومات عامة حول المعاملات المتجانسة.
بالنظر إلى أن دور وأهمية المستندات المحاسبية أمر لا جدال فيه بالنسبة لكل كيان تجاري ، يجب أن تخضع حركتها وتخزينها أيضًا لقواعد معينة.
تضع المنظمات بشكل مستقل جدولاً زمنيًا لسير العمل الأساسي ، والذي يتضمن المراحل التالية:
يجب أن يحتوي الجدول المحدد على الشروط المثلى لمعالجة البيانات المستلمة. يسمح بتعديل الفترات المحددة إذا لزم الأمر.
يتم توفير تخزين المستندات الأولية من قبل موظفي خدمة المحاسبة. في الوقت نفسه ، عند تغيير الأشخاص المسؤولين ، يلزم إعداد مستند قبول ونقل مستندات المحاسبة ، حيث يتم تطوير عينة منها مع مراعاة خصوصيات الشركة. ولكن في الوقت نفسه ، من الضروري تكوين سجل مفصل للوثائق المحاسبية عند نقل الحالات ، حيث ستحمل عينة منها معلومات كاملة حول الحجم الحالي للمعاملات.
تختلف فترة تخزين المستندات حسب الغرض منها. يجب أن تكون المعلومات التي تقدم بيانات عن حساب الضرائب متاحة لمدة 4 سنوات على الأقل. يتم الاحتفاظ بنماذج معلومات الموظف المكتملة لمدة تصل إلى 75 عامًا.
تسجيل المستندات المحاسبية عند تحويل الحالات (عينة)
المحاسبة الأوليةيمثل المرحلة الأولى من الإدراك النظامي لتسجيل العمليات الفردية التي تميز العمليات التجارية والظواهر التي تحدث في المنظمة. أهدافها هي: شراء وحيازة واستهلاك الموارد المادية ، وتكاليف الإنتاج ، وحركة المنتجات شبه المصنعة وأرصدة العمل الجاري ، وحجم الإنتاج ، والشحن والبيع ، والتسويات مع الموردين والمشترين والعملاء والبنوك والسلطات المالية ، المؤسسون ، إلخ ...
تنعكس المعلومات الأولية حول العمليات والظواهر الاقتصادية في الوثائق الأولية.
وثيقة المحاسبة الأولية- هذه شهادة مكتوبة بأداء معاملة تجارية ، وهي مُلزمة قانونًا ولا تتطلب مزيدًا من الإيضاحات والتفاصيل.
يتم ملء المستندات من قبل موظفي المحاسبة بشكل واضح ومقروء باستخدام الكتابة اليدوية بالحبر أو معجون قلم حبر جاف أو على آلة كاتبة أو باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.
كقاعدة عامة ، تُستخدم النماذج القياسية للوثائق في شكل نماذج ذات طبيعة مشتركة بين الأقسام. يتضمن ذلك نماذج الطلبات والفواتير والفواتير والقسائم والبيانات وما إلى ذلك. يجب إعداد المستندات الأساسية في وقت المعاملة ، وإذا كان ذلك مستحيلًا لأسباب موضوعية ، فحينئذٍ فور الانتهاء منها.
في حالة حدوث خطأ في حسابات المزرعة ، يمكنك استخدام طريقة الإدخال السالب أو العكسي. في هذه الحالة ، يتم تكرار الإدخال الخاطئ بالحبر الأحمر أو الألوان القياسية (أزرق ، أسود) ، مع إرفاقه بإطار مستطيل.
اللون الأحمر أو الإطار المستطيل سيلغي الإدخال الخاطئ ثم يقوم بالإدخال الصحيح. هناك طريقة ممكنة لتصحيح الأخطاء في الحسابات عن طريق الشطب والتصحيح الإضافي (يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد ويتم إدخال إدخال صحيح تحته يشير إلى تاريخ التصحيح وتوقيع المحاسب ، إذا لزم الأمر وتحرر شهادة تبين الحاجة إلى التصحيح وسبب الخطأ).
يجب ألا يكون هناك أي تصحيحات أو محو أو لطخات في المستندات النقدية والبنكية.
في العمل مع أي وثيقة ، يعتمد المحاسب على مبادئ وأسس منهجية معينة منصوص عليها في الوثائق الرسمية.
استنادًا إلى المستندات الأساسية ، يتم إجراء الإدخالات في سجلات المحاسبة والبطاقات والبيانات والمجلات وكذلك على الأقراص والأقراص المرنة والوسائط الأخرى.
المستندات الخارجيةتأتي إلى المنظمة من الخارج - من الوكالات الحكومية والمنظمات العليا والبنوك ومديريات الضرائب ، من المؤسسين والموردين والمشترين ، وما إلى ذلك ، يتم تجميعها وفقًا للنماذج القياسية. أمثلة على هذه المستندات هي ، طلب الدفع ، طلب الدفع ، فاتورة المورد ، إلخ.
المستندات الداخليةيتم تجميعها مباشرة في المنظمة.
هناك الأنواع التالية من المستندات الداخلية:إداري- هذه هي المستندات التي تحتوي على أوامر وتعليمات حول الإنتاج وأداء عمليات تجارية معينة. وتشمل هذه الأوامر الصادرة عن رئيس المنظمة والأشخاص المفوضين من قبله لتنفيذ المعاملات التجارية.
القسائمتصدق المستندات (التنفيذية) على حقيقة المعاملات التجارية. وتشمل هذه الإيصالات وأعمال قبول المواد ؛ أفعال قبول الأصول الثابتة والتخلص منها ؛ وثائق قبول العمال للمنتجات المصنعة ، إلخ.
مجموعالوثائق الإدارية والتنفيذية. يشمل ذلك أوامر الدخل والمصروفات النقدية ، وقسائم الرواتب لإصدار الأجور لموظفي المنظمة ، والتقارير المسبقة للأشخاص المسؤولين ، وما إلى ذلك.
مستندات المحاسبةيتم تجميعها في حالة عدم وجود مستندات قياسية لسجلات المعاملات التجارية ، وكذلك أثناء التعميم ومعالجة مستندات المصدر والوثائق الإدارية. هذه شهادات وقوائم توزيع وما إلى ذلك.
تنقسم المستندات المحاسبية أيضًا إلى لمرة واحدة وتراكمية. تُستخدم المستندات الأساسية لمرة واحدة في تسجيل كل معاملة تجارية. يتم إعداد المستندات التراكمية خلال فترة معينة من التراكم التدريجي للمعاملات التجارية المتجانسة. في نهاية الفترة ، يتم حساب المجاميع في هذه المستندات وفقًا للمؤشرات المقابلة. من الأمثلة على المستندات التراكمية أوامر العمل الشهرية ، وأوامر العمل الشهرية ، والبطاقات المحددة لإصدار المواد من مستودعات المنظمة ، وما إلى ذلك.
وثائق المصدريتم إعدادها في وقت إجراء المعاملة التجارية. ومن الأمثلة على هذه المستندات فواتير إصدار المواد من مستودعات المنظمة إلى ورش العمل.
الوثائق الموحدةيتم تجميعها على أساس المستندات الأولية ، على سبيل المثال ، كشوف المرتبات.
في لحظة تحديد البيانات في المستندات الأولية ، تظهر المعلومات المحاسبية التي لم يتم تسجيلها تلقائيًا. تخضع جميع الخصائص الكمية والنوعية للرقابة المنطقية والحسابية والقانونية قبل تجميع المستندات الأولية. يتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل كل من الموظفين المشاركين في إجراء المحاسبة الأولية وموظفي خدمات الإدارة.
من خلال التوقيع على الإيصالات النقدية وأوامر الخصم وقسائم الرواتب وأوامر الدفع والمطالبات والمستندات المصرفية الأخرى ، يقوم رئيس المؤسسة بتحليل كل معاملة تجارية بدقة.
في عملية الحصول على المعلومات المحاسبية ، يتم تمييز المراحل التالية:يفترض جمع المعلومات المحاسبية مسبقًا العمل المناسب لمختلف خدمات المنظمة. تتميز هذه المرحلة بأعلى مستوى من التحليل والكفاءة المحاسبية.
المرحلة الثانية من عملية المحاسبة هي معالجة المعلومات المحاسبية. أنها تنطوي على المشاركة المباشرة في الحصول على المعلومات المحاسبية من موظفي خدمات الإدارة الوظيفية. لذلك ، عند حساب عناصر المخزون على أساس المستندات الأولية ، من المتصور تجميع البيانات وتلخيصها في بطاقات جرد المستودعات للمواد. كل شهر ، يتم نقل البيانات من البطاقات والكتب إلى تقارير عن حركة الأصول المادية. في الوقت المناسب ، يقوم مديرو المستودعات ورؤساء الأقسام بتقديم هذه التقارير إلى قسم المحاسبة في المنظمة.
المديرين التنفيذيين يشاركون أيضا في معالجة البيانات. لذلك ، بمساعدة موظفي الخدمات الإدارية المختلفة ، يتم تحديد مرتكبي النقص والخسائر.
بعد التحقق من الحسابات الحسابية وشرعية وملاءمة المعاملات التجارية الرسمية ، يتم تسجيل المستندات المحاسبية ، ومن ثم يتم التجميع الاقتصادي لبياناتها في نظام الحسابات التركيبية والتحليلية للمحاسبة عن طريق التسجيل في السجلات المحاسبية.
السجلات المحاسبية هي جداول عد ذات شكل معين ، تم إنشاؤها وفقًا للتجميع الاقتصادي للبيانات المتعلقة بالممتلكات ومصادر تكوينها. أنها تعمل على عكس المعاملات التجارية على.
تنقسم السجلات المحاسبية ، حسب الهيكل ، إلى ترتيب زمني ومنهجي. في السجلات الزمنية ، تنعكس المعاملات التجارية في تسلسل تنفيذها. تُستخدم سجلات المحاسبة المنهجية لتجميع المعاملات التجارية وفقًا للمعايير المعمول بها.
يتم الاحتفاظ بسجلات المحاسبة في شكل دفاتر محاسبية ، وبطاقات ، وكشوف ، ومجلات ، وكذلك وسائط كمبيوتر.
تتم المحاسبة التركيبية في سجلات منهجية ، ومحاسبة تحليلية - في سجلات تحليلية. يتم تنفيذ الإدخالات في السجلات يدويًا وباستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.
تحدد مجموعة وموقع التفاصيل في السجل شكلها ، والذي يعتمد على خصائص العناصر التي يتم أخذها في الاعتبار ، والغرض من السجلات ، وطرق التسجيل. يُفهم التسجيل المحاسبي على أنه تسجيل المعاملات التجارية في سجلات المحاسبة.
في دفاتر الأستاذ ، يتم ترقيم جميع الصفحات وترتيبها. في الصفحة الأخيرة ، حدد الرقم وقم بالتصديق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين. في بعض الكتب ، على سبيل المثال ، في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية ، لا يتم ترقيم الصفحات فحسب ، بل يتم أيضًا ربطها بخيوط ، ومثبتة بختم شمعي. اعتمادًا على حجم الحسابات في الكتاب ، يتم تخصيص صفحة واحدة أو عدة صفحات لحساب واحد أو آخر. تستخدم دفاتر المحاسبة في المحاسبة التركيبية والتحليلية.
البطاقات مصنوعة من ورق سميك أو كرتون خفيف الوزن ، بدون ربطها ببعضها. يتم الاحتفاظ بها في صناديق خاصة - خزانات لحفظ الملفات. يتم فتح البطاقات لمدة عام وتسجل في سجل خاص لضمان السيطرة على سلامتها.
تختلف الفواتير عن البطاقات من حيث أنها مصنوعة من ورق أخف وزناً ولها تنسيق أكبر. يتم تخزينها في مجلدات خاصة تسمى المسجلين. يتم فتح Vedomosti ، كقاعدة عامة ، لمدة شهر أو ربع.
يجب أن تكون السجلات في سجلات المحاسبة واضحة ومختصرة وواضحة ومقروءة. بعد تسجيل معاملة تجارية في سجل المحاسبة ، يتم وضع علامة مناسبة على المستند الأساسي لتسهيل التحقق اللاحق من صحة الترحيل. في نهاية الشهر ، يتم تلخيص النتائج في كل صفحة من سجلات المحاسبة. يجب التحقق من السجلات النهائية للسجلات المنهجية والتحليلية عن طريق إعداد بيانات دوارة.
بعد الموافقة على التقرير السنوي ، يتم تجميع سجلات المحاسبة وربطها وإيداعها في الأرشيف الحالي للمنظمة.
موجود ثلاث طرق لإصلاح القيود الخاطئة في سجلات المحاسبة: التدقيق اللغوي ، الإدخال الإضافي ، الانعكاس.
طريقة التصحيحلا يمكن تطبيقه إلا إذا تم اكتشاف الأخطاء قبل إعداد الميزانية العمومية أو حدثت في سجلات المحاسبة دون التأثير على مراسلات الحسابات. تتكون هذه الطريقة من خط يتوسطه خط رفيع من النص والأرقام والمبالغ والنقوش غير الصحيحة بجوار النص أو المبلغ الصحيح أو فوقه مع الحجز المقابل.
على سبيل المثال ، إذا بدلا من 100 روبل. تنعكس 200 روبل ، ثم يجب شطب 200 روبل. واكتب على القمة "100 روبل".
في المستندات النقدية ، لا يُسمح بأي تصحيحات أو بقع ، حتى تلك المحددة ، خاصة في الأرقام.
إدخالات إضافيةتتم في الحالات التي يتم فيها التقليل بشكل خاطئ من قيمة الصفقة التجارية. على سبيل المثال ، قام أحد الموردين بتحويل 150 روبل من حساب جاري. تنعكس هذه المعاملة التجارية من خلال المراسلات الصحيحة للحسابات ، لكن قيمتها أقل من 100 روبل. تم إجراء الإدخال المحاسبي التالي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين" ، والائتمان من الحساب "الحساب الجاري" - 100 روبل.
ولكن بما أن الموردين يجب أن ينقلوا 150 روبل ، فإن المبلغ المفقود هو 50 روبل. من الضروري إنشاء ترحيل إضافي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين" ، ائتمان الحساب "الحساب الجاري" - 50 روبل.
يتم إجراء منشورات إضافية في الشهر الحالي أو الشهر المقبل. يتم تطبيق هذه القاعدة لتصحيح الأخطاء في حالتين: إذا لم يتم تسجيل بيانات المستند الأساسي في سطر منفصل في سجل المحاسبة وعندما ينعكس مبلغ تم تقديره بشكل خاطئ لمعاملة تجارية في سجل المحاسبة.
طريقة الانعكاسيتمثل في حقيقة أن الإدخال غير الصحيح ، وهو الإدخال الرقمي بشكل أساسي ، يتم التخلص منه برقم سالب ، أي المراسلات غير الصحيحة والمبلغ يتكرر بالحبر الأحمر. في نفس الوقت ، يتم الإدخال الصحيح بالحبر العادي. تحدث الإلغاءات عندما تتم مطابقة الفواتير بشكل غير صحيح أو عند تسجيل مبلغ مبالغ فيه.
عند جمع نتائج العمليات ، يتم طرح الإدخالات التي تم إجراؤها بالحبر الأحمر.
تسمى وثائق المحاسبة الأولية تلك التي تؤكد المعاملات التي تجريها الشركة بالأموال. هذه الوثائق ملزمة قانونًا وفي حالة حدوث نزاع ، يمكن أن تساعد الشركة وتضرها ، اعتمادًا على الموقف.
الوثائق تشمل:
كل شكل من أشكال "الأساسي" موحد ، وإذا لزم الأمر ، يمكنك إضافة الأسطر الضرورية إليه ، ولكن يجب ترك الأسطر الرئيسية. قد يكون الاستثناء هو النماذج التي تم إعادة تخصيصها لتنفيذ المعاملات عند الخروج.
أي تغيير يتم إجراؤه على الوثائق يجب أن يوافق عليه رئيس الشركة... في حالة عدم ظهور المستند المطلوب في قائمة المستندات ، يمكن للمؤسسة تطوير نموذج "أساسي" من تلقاء نفسها.
الشرط الرئيسي لإنشائها هو وجود مثل هذا تفاصيل:
يجب أن تصل الوثائق الأساسية إلى قسم المحاسبة في الوقت المحدد ، لأن أحد الشروط الرئيسية للمحاسبة هو التسلسل الزمني.
هناك مجموعات أساسية من هذا القبيل:
من المهم أيضا جدول، والتي بموجبها يتم تنفيذ سير العمل. وتجدر الإشارة إلى أنه يجب تضمين شكل هذا الجدول في السياسة المحاسبية للمؤسسة. بفضل هذا الجدول ، يمكنك بسهولة التحكم في جميع المستندات الصادرة. تحتاج فقط إلى تذكر عمل الإدخالات الضرورية.
أول شيء يجب الانتباه إليه هو التحقق من "الأساسي" في النقاط التالية:
إذا اجتازت الوثائق الشيك ، فيجب إدخالها في سجلات المحاسبة.
كل سجل يتم إدخاله في الوثائق الأولية له مدة صلاحية طويلة. يمكنك تخزين المستندات في شكل ورقي وإلكتروني (مع التوقيع الرقمي). أيضًا ، يجب أن تحتوي المستندات على ختم تأكيد. تجدر الإشارة إلى أن منذ عام 2015 يمكن لـ JSC و LLC العمل بدون ختم دائري.
تذكر أن توقيع الشخص المسؤول إلزامي. في المحاسبة ، الوحدة النقدية الأساسية هي الروبل ، حتى لو كنا ، وفقًا لبنود الاتفاقية ، نتحدث عن الوحدات التقليدية. يمكنك إضافة أعمدة إضافية والإشارة إلى مقدار العملة فيها ، ولكن سيكون من الضروري أيضًا تحديد المبلغ بالروبل.
معاهدةيشير إلى اتفاق يتضمن بداية أو إنهاء أي حقوق والتزامات بين الطرفين. كلا الطرفين الذي يخلص إليها ملزمون بالتعرف عليها. إذا كان الجميع راضين عن شروط العقد ، يتم تأكيد ذلك من خلال التوقيعات والأختام من كلا الطرفين.
الاتفاقية لها القوة القانونية الكاملة ، ويجب أن يكون لكل طرف نسخة منها. يمكن حل المواقف المتنازع عليها إما سلميا أو في المحكمة. يجب أن يقال أيضًا أنه ليس من الضروري في كل حالة إبرام اتفاق. في حالة الشراء والبيع ، قد يكون للشيك نفس القوة القانونية للاتفاقية.
فاتورة مستلمة من البائع للخدمات أو البضائع المقدمةيعتبر أيضًا مستند المحاسبة الأساسي. يجب أن يحتوي مستند الدفع على رابط للمعاملة التي يتم تنفيذها (على سبيل المثال ، يجب أن تكون هناك عبارة "دفع فاتورة 1 سبتمبر 2017"). يتلقى الشخص الذي اشترى أي منتج أو خدمة نوعًا من الضمان مع الشيك.
مستندات الدفعهي شيكات للدفع للسلع أو الخدمات أو الطلبات أو الطلبات. إذا قامت الشركة بالدفع مقابل المنتج أو الخدمة المقدمة باستخدام النقد من خلال أمين الصندوق ، فيجب تقديم الشيك إلى قسم المحاسبة.
إذا لم يذكر الشيك نفسه أن الدفع تم نقدًا ، فيجب تقديم إيصال مبيعات لشيك أمين الصندوق. يصف بدون فشل ماذا وكمية وكمية تم شراؤها. يجب على البائع بالضرورة أن يضع ختمه على الشيك وتوقيع الشخص المسؤول عن تنفيذه. يمكن التعرف على إيصال المبيعات بدون تسجيل نقدي كمستند أساسي.
إذا تم الدفع مقابل الخدمات أو البضائع بين كيانين قانونيين من خلال حساب جاري ، فعندئذٍ أ قائمة التعبئة... يملأ كل جانب كل شيء وفقًا للعينة مع التأكيد الإلزامي لتوقيع وختم الأشخاص المسؤولين. يجب أن تتطابق المبالغ الموضحة في مثل هذه الفاتورة بالضرورة مع الفاتورة.
إذا تم الدفع في فاتورة الخدمة أو البضائع المقدمة من خلال الحساب الجاري ، فمن الضروري إصدارها أمر دفع... يمكن تقديم النموذج الذي سيتم إعداده لدفع الدفعة إلى البنك على الورق.
قبل نقلها ، يجب عليك بالتأكيد التحقق من صحة تفاصيل المستلم حتى يمكن تجنب المواقف غير السارة في المستقبل. يجب ملء المعلومات الواردة في أمر الدفع بعناية وجدية.
أمر الدفع هو المستند الأساسي الذي يطلب فيه الدائن سداد الدين من المدين من خلال البنك. ولكن هناك أوقات يمكن فيها خصم الأموال تلقائيًا من حساب المدين.
استمارة الفواتيرتنطبق إذا تم تسجيل ضريبة القيمة المضافة. يتم استخدامها جنبًا إلى جنب مع مذكرات وأفعال الشحن. إذا كان العقد ، على سبيل المثال ، مطلوبًا بدفع دفعة مقدمة ، فهناك أيضًا سبب لإصدار فاتورة. يتم خصم ضريبة القيمة المضافة على سندات الشحن والفواتير المرفقة. تذكر ذلك يجب على كل دافع لضريبة القيمة المضافة إصدار فاتورة.
من المستحيل إجراء أي تعديلات أو تغييرات على الوثائق الأولية ، وهذه الشروط موضحة في تشريعات الاتحاد الروسي وتتعلق فقط بالوثائق المصرفية والنقدية. في "مؤسسة أساسية" أخرى يمكن إجراء تغييرات ، ولكن فقط إذا كان كل من المشاركين في معاملة الأعمال الجارية على علم بالتغييرات التي يتم إجراؤها. يتم تأكيد الإلمام بالتغييرات التي تم إجراؤها عن طريق تأكيد التوقيعات.
خط رفيع ضروري شطب البيانات غير الصحيحة... لكن ما تشطب يجب أن يقرأ بدقة. يجب إدخال المعلومات الصحيحة فوق خط يتوسطه خط أو بالقرب منه. بعد ذلك لا بد من كتابة عبارة "تصديق تصحيح". يجب الإشارة إلى اسم الشخص الذي أجرى التغييرات وتاريخ التغييرات ، ويتم تثبيت كل شيء بتوقيع.
موقع التخزين للوثائق الأساسية - أرشيف... لكي يتم تقديم الوثائق بشكل صحيح ، تحتاج إلى إكمالها الإجراءات التالية:
وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي فيما يتعلق بصيانة وتخزين وثائق المحاسبة الأولية ، يتم توفير فترة تخزين - 5 سنوات على الأقل.
يبدأ العد التنازلي في 1 يناير من العام التالي بعد وضع المستند في الأرشيف.
إذا انتهكت شركة أو منظمة شروط تخزين مستندات المحاسبة الأولية ، فقد تفرض السلطات المسؤولة عقوبات. يعتمد مبلغ الغرامة على درجة المخالفة المرتكبة ( 10،000-40،000 روبل).
وتجدر الإشارة إلى أنه في حالة إجراء تدقيق من إدارة التفتيش الضريبي ، فقد يكون ذلك مناسبًا المستندات مع تحديد لمدة 3 سنوات... إذا لم يكن لدى الشركة أو المنظمة وثائق أساسية لفترة لاحقة ، فلا يمكن تطبيق العقوبات عليها.
يجب أن يهتم قسم المحاسبة في أي منظمة بالصيانة الصحيحة لوثائق المحاسبة الأساسية والتأكد من سلامتها. فقط مع الإدارة السليمة وتخزين المستندات ، لن تكون المطالبات من الخدمات الضريبية غير مناسبة.
تؤكد الوثائق الأولية المعاملات التجارية التي تم إجراؤها: البيع والشراء وتوفير أنواع مختلفة من الخدمات. قائمة المستندات كبيرة ويعتمد نطاق تطبيقها على الحدث المحدد (عقد ، شيك ، فاتورة ، إلخ).
حضور "الابتدائي" مهم جدًا عند إجراء التدقيق الضريبي... من الضروري الالتزام بقواعد الصيانة والتخزين وإجراء التغييرات. يرجى العلم أنه قد يتم فرض عقوبات على المنظمة لعدم الامتثال لفترات الاستبقاء.
يتم عرض إجراءات معالجة مستندات المحاسبة الأولية في هذا الفيديو.
