لكي تفي الشركة بالتزاماتها المالية في الوقت المحدد ، من الضروري تجنب الفجوات النقدية - نقص الأموال اللازمة لتمويل النفقات التالية. بدءًا من الإصدار 3.0.43.152 ، يحتوي برنامج "1C: Accounting 8" على "تقويم الدفع" ، والذي لا يساعد فقط في التعامل مع النقص النقدي ، بل يساهم أيضًا في الإدارة التشغيلية للتدفقات المالية. يمكن أن يعكس التقويم معلومات حول الإيصالات من العملاء والمدفوعات المخططة للموردين ؛ حول المدفوعات للميزانية ؛ دفعات مستحقة؛ حول الأموال التي يتم نقلها بين البنك وأمين الصندوق (على سبيل المثال ، أثناء تحصيل النقود) ، والمخطط لاستلامها بموجب اتفاقيات الاستحواذ. الوظيفة الجديدة مفيدة بشكل خاص للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي ليس لديها قسم مالي أو ليس لديها مدير مالي من بين الموظفين.
| ورقة الغش على المقالة من مكتب تحرير BUKH.1C لأولئك الذين ليس لديهم وقت: 1. بدءًا من الإصدار 3.0.43.152 ، يحتوي برنامج "1C: Accounting 8" على "تقويم الدفع" - وهي وظيفة تساعد في التعامل مع الفجوات النقدية وتساهم في الإدارة التشغيلية للتدفقات المالية. 2. يتم الوصول إلى تقويم الدفع باستخدام الارتباط التشعبي الذي يحمل نفس الاسم من قسم المدير في مجموعة التخطيط. 3. تقويم الدفع هو تقرير يعكس خطة استلام الأموال وإنفاقها ، بالإضافة إلى معلومات حول أرصدة الأموال في بداية ونهاية كل يوم ، حسب اليوم. 4. قد يتضمن تقرير تقويم الدفع في الإصدار 3.0 "1C: المحاسبة 8" الأقسام التالية (إذا كان ذلك مناسبًا): الدفع من المشترين ، والإيصالات الأخرى ، والضرائب والرسوم ، والمدفوعات للموردين ، والراتب ، والمدفوعات الدورية. |
أرز. 1. شكل تقويم الدفع
الولوج إلى تقويم الدفعتم تنفيذها بواسطة الارتباط التشعبي الذي يحمل نفس الاسم من القسم الى الرأسفي مجموعة تخطيط... تحدد إعدادات لوحة الأوامر المؤسسة التي يتم إنشاء معلومات حول الدفعات المخططة لها ، وفترة التنبؤ ، بما في ذلك التاريخ الحالي. جدول الدفع- هذا تقرير يعكس خطة استلام وإنفاق الأموال يوميًا ، بالإضافة إلى معلومات حول أرصدة الأموال في بداية ونهاية كل يوم.
تمثل القيم السلبية لنهاية اليوم فجوات نقدية. تم تمييزها باللون الأحمر في التقرير. لتجنب الفجوات النقدية ، من الضروري التأكد من أن مبلغ المدفوعات لا يتجاوز مبلغ المقبوضات ، مع مراعاة الرصيد في بداية اليوم. استخدام جدول الدفع، يرى المحاسب أين يتم التخطيط لنقص الأموال ، ويمكنه اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب للقضاء عليه.
نذكرك بأن القدرة على تحديد تواريخ الدفع في هذه المستندات تم تعيينها في إعدادات الوظائف. لكي يتمكن المستخدم من تتبع توقيت المدفوعات المتوقعة من المشترين ، في القسم رئيسي -> الوظيفةعلى الإشارة المرجعية العمليات الحسابيةتحتاج إلى ضبط العلم تخطيط المدفوعات من المشترين.
يمكن الحصول على معلومات حول المدفوعات المتأخرة باتباع الارتباط التشعبي المقابل لنموذج المساعد السداد المتوقع من المشترين(الصورة 2).
أرز. 2. مساعد "الدفع المتوقع من المشترين"
في شكل مساعد ، يمكنك تغيير تاريخ الاستحقاق لمستند واحد أو عدة مستندات عن طريق تمييزها أولاً بالمؤشر. بواسطة الزر تغيير مصطلح الدفعيفتح نموذج لإدخال تاريخ دفع جديد. أيضًا ، يمكن تغيير تاريخ الدفع للمستند مباشرةً في العمود تاريخ الاستحقاق... من خلال تمييز الخطوط الموجودة في القائمة ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني تذكير بالدفع إلى شريك الأعمال. سيتم إنشاء الحرف تلقائيًا بواسطة الزر يتذكر.
بالنسبة لمدفوعات الميزانية ، تتوفر إجراءات مماثلة للمهام المقابلة في قائمة المهام... بالنقر فوق خلية ، يتم فتح قائمة يمكنك من خلالها تحديد الإجراء المطلوب - على سبيل المثال ، يدفعأو تحقق مع مصلحة الضرائب الفيدرالية... في حالة عدم تحديد مبلغ الدفع ، سيخبرك برنامج "1C: Accounting 8" الإصدار 3.0 بالإجراء الذي تحتاج إلى تنفيذه - على سبيل المثال ، قم بإعداد إقرار بالضريبة ذات الصلة.
تتوفر معلومات عن المدفوعات المتأخرة عبر الارتباط التشعبي المقابل. عند النقر فوقه ، يفتح النموذج المساعد الدفع للموردين، يمكنك من خلالها إنشاء قائمة بأوامر الدفع للمدفوعات للموردين تلقائيًا. للقيام بذلك ، تحقق من السطور التي تريد إنشاء أوامر الدفع لها. يتم إنشاء مستندات الدفع تلقائيًا بواسطة الزر إنشاء أوامر الدفع.
أرز. 3 - قسم "الضرائب والاشتراكات" و "المرتب"
في شكل تقويم الدفعيمكنك ضبط الخطط لاستلام / حساب المال باستخدام الأمر انتقل إلى يوم آخر... للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحديد المنطقة التي تحتوي على معلومات حول الدفع. يتوفر الأمر أيضًا في قائمة السياق لخلية الدفع. التحويل متاح فقط للمدفوعات للبائعين والمدفوعات من العملاء.
بطريقة بسيطة وبديهية جدول الدفعيوفر معلومات عن التدفق النقدي المتوقع مع الفجوات النقدية المحتملة ويساهم في التبني السريع للإجراءات لمنع هذا الوضع. نتيجة تحسين تقويم الدفع هي خطة منظمة (توقع) للتدفق النقدي للمؤسسة ، حيث لا توجد فجوات نقدية.
اليوم ، تكمن المشكلة الرئيسية للعديد من المؤسسات في إيجاد موارد مالية مجانية. بعد كل شيء ، فإن استحالة جذبهم يؤدي إلى انخفاض في الإنتاج ، وانخفاض مستوى دخل السكان ، ويؤدي طلب المستهلك إلى انخفاض في إيرادات المؤسسات ، وزيادة في حسابات القبض
خلال فترة الانكماش الاقتصادي ، يتم تشديد شروط التسليم من الشركات: مع تقليل المخاطر ، تفضل الشركات العمل على أساس الدفع المسبق. لذلك ، يصبح النقص في الأصول النقدية (المشار إليه فيما يلي باسم DS) هو المشكلة الرئيسية التي يتعين على المؤسسة حلها من أجل ضمان السيولة والقدرة على السداد في واقع الأزمة.
الآلية التي تسمح لك بالتحكم في سيولة الشركة والاستفادة الأكثر كفاءة من DS هي تقويم الدفع.
يتم تنفيذ التخطيط التشغيلي للتدفق النقدي لفترة معينة من خلال وضع تقويم للدفع في إطار ميزانية التدفق النقدي (يشار إليها فيما يلي باسم BDDS) بناءً على الوضع الحالي للمدفوعات والعقود المبرمة والعقود الموقعة والالتزامات الفعلية.
من وجهة نظر الميزانية ، فإن تقويم الدفع هو نظام لنسخ DS احتياطيًا من الخطة. ولكن على عكس BDDS ، فهذه وثيقة أكثر تفصيلاً. بعد كل شيء ، إذا كان التخطيط الاستراتيجي لا يهم من سيتلقى الأموال بالضبط أو لمن سيتم دفع الأموال ، فعندئذٍ في التخطيط التشغيلي يكون كل شيء على مرأى ومسمع: هنا المدينون - المدينون ، وهنا الدائنون.
لذلك ، في تقويم الدفع ، يمكنك أن تصف بالتفصيل: لمن ومتى ومن ومن وماذا وكم يجب أن تدفع (تستلم).
تقويم السداد هو خطة تدفق نقدي (يشار إليها فيما بعد - DDS) على المدى القصير (أسبوع - شهر) ، تعكس جميع أنواع أنشطة المؤسسة (الأساسية ، المالية ، الاستثمارية) ، المعتمدة من قبل الإدارة في حدود وقدرات المؤسسة.
المعلومات المقدمة في تقويم الدفع الخاص بالمؤسسة ضرورية لأصحاب الأعمال والمدراء الكبار والوسطيين ورؤساء مراكز المسؤولية المالية (المشار إليها فيما يلي باسم CFD) وموظفي الكتلة المالية والاقتصادية.
من وجهة نظر الميزانية ، فإن تقويم الدفع هو نظام لحجز الأموال من الخطة
مجموعة القضايا المتعلقة بكفاءة المدير المالي ، أحد أهم مديري المؤسسة ، واسعة بشكل غير عادي - من مهام إدارة النقد التشغيلي إلى مشاكل التطوير الاستراتيجي للشركة. بالإضافة إلى ذلك ، في أي مؤسسة ، ترتبط الإدارة المالية ارتباطًا وثيقًا بنشاطها الرئيسي - الإنتاج أو التجارة أو تقديم الخدمات ، وبالتالي ، مع إدارة الموارد. سيؤدي إدخال تقويم الدفع إلى تقليل عمل المدير المالي للتحكم في نفقات DS ، إذا كان عليه في السابق عرض كل طلب للدفع والتوقيع عليه ، ثم مع إدخال تقويم الدفع ، عندما تتم الموافقة على مبالغ السداد في الميزانيات ، وإجراءات الموافقة على المدفوعات رسمية ، يمكن تعيين التحكم في التدفقات النقدية إلى الخدمة المالية للموظف. سيوافق مدير البحث فقط على عدد محدود من المدفوعات ، عادة ما تكون زائدة عن الحد ، كبيرة أو غير منتظمة. على سبيل المثال ، يكفي الاتفاق على مبلغ الدفع لاستئجار مكتب مرة واحدة عند الموافقة على الميزانية ، مع ترك التحكم في إجراءات الدفع نفسها وامتثال المبالغ لميزانية الممول.
تساعد عمليات الأعمال المبنية بشكل صحيح على تقليل مخاطر إساءة الاستخدام من قبل موظفي المؤسسة من خلال فصل وظائف التحكم في المدفوعات وبدء تنفيذها. على سبيل المثال ، يقبل رئيس قسم الأعمال جميع طلبات الدفع في منطقته الفيدرالية المركزية وهو مسؤول عن تنفيذ الميزانية ، بينما يراقب المسؤول المالي امتثال الطلبات لحدود الميزانية وتنفيذ الإجراءات التنظيمية لنظام الدفع.
المهام التي ستتيح لك حل تقويم الدفع
1. تجنب الفجوات النقدية وعدم وفاء الشركة بالتزاماتها تجاه الأطراف المقابلة. الهدف الرئيسي من تشكيل تقويم للدفع هو مكافحة الفجوات النقدية ، حيث لا يوجد نقود في السجل النقدي وفي الحساب الجاري. نظرًا لكونه في الواقع "الجدول الزمني" المخطط لتدفق DDS للشركة ، فإن تقويم الدفع يسمح بالتنبؤ بالنقص النقدي ، واتخاذ الإجراءات مسبقًا للتخلص من حالات الحاجة إلى سداد المدفوعات في حالة عدم وجود أموال كافية في حساب الشركة. باتباع مبدأ "الإنذار المسبق" ، من الممكن تغيير خطط إنفاق الأموال بسرعة ، وبالتالي منع حدوث فجوة نقدية.
يمكنك عمل "تقديرات" أولية ، وتغيير تواريخ الإيصالات والمدفوعات ، وتنسيقها مع الأطراف المقابلة - وعكس كل هذا مباشرة في تقويم الدفع.
2. تجنب صرف أكثر من المبلغ المعتمد. حتى لو كان لدى الشركة الكثير من المال ، فإن هذا لا يعني أنه يمكن إنفاقها دون تفكير. يُسمح بالإنفاق فقط ضمن الميزانيات المقبولة. المواقف غير المتوقعة التي تتطلب تجاوز الميزانية هي بالأحرى استثناءات من القاعدة العامة. يسمح لك تقويم الدفع بالتحكم في ما إذا كانت الدفعة في حدود الميزانية.
3. إدارة سيولة الشركة. أحد المعايير الرئيسية لصحة قرارات الإدارة المتخذة في القطاع المالي هو إيجابية التدفق الإجمالي لـ DS في أي وقت.
4. توفير معلومات موثوقة على الإنترنت. من المهم الحصول على المعلومات المالية على الفور. عيب تقويم الدفع المطبق في Excel هو الوقت المستغرق لإعادة إنشاء التقارير. يجب دمج تقويم السداد في نظام المحاسبة التشغيلي حتى لا يكون الإدخال المزدوج مطلوبًا للحصول على بيانات موثوقة.
5. التأكد من اتباع إجراءات التفاوض بشأن مدفوعات التكلفة بشكل صحيح. يجب أن يتضمن إجراء الموافقة تفويضًا معينًا للمسؤولية ، اعتمادًا على أهمية دفعة معينة.
6. القضاء على العامل البشري قدر الإمكان.
تخطيط تدفقات DO ينطوي على إمكانية إدارة السيولةشركات. يأخذ مؤشر السيولة للمؤسسة في الاعتبار حالة وقيمة أصولها وخصومها المتداولة.
تقويم السداد عبارة عن خطة لحركة الأموال على المدى القصير ، تعكس جميع أنشطة الشركة ، معتمدة من الإدارة في حدود وقدرات المؤسسة
المكونات الرئيسية للأصول المتداولة هي الأسهم والحسابات المدينة وسندات الدين والمطلوبات المتداولة - حسابات الدفع.
يسمح لك تقويم الدفع بإدارة الحسابات الدائنة والمدينة. هذا صحيح بشكل خاص مع زيادة عدد المشترين أو الموردين ، حيث يصبح من الممكن تحديد مواعيد المدفوعات بوضوح لاستلام المواد الخام والخدمات في الوقت المناسب ، وضمان كفاءة المؤسسة ، ومنع وقوع العقوبات.
تحدد إدارة البلدان النامية المتعلقة بالمخزونات على الفور مهمة إدارة معدل دوران المخزون. كلما كان ذلك أسرع ، كلما قل مخزون المستودعات ، كلما كانت تكلفة الشركة أرخص ، كلما تم استخدام DS بكفاءة أكبر لشراء المواد الخام والمواد والسلع اللازمة للنشاط الرئيسي.
عندما يكون هناك نقص في الأموال "الحقيقية" ، من المهم بشكل خاص أن تعمل المؤسسة على الاتفاق على خطة سداد على جميع مستويات الإدارة وتحديد أولويات مختصة ومدروسة جيدًا.
من الناحية العملية ، غالبًا ما تنشأ حالة عندما لا يتم استيفاء خطة الإيصالات ، ويتم تنفيذ خطة إنفاق DS بالكامل ، على التوالي ، يتجاوز المبلغ الإجمالي لطلبات الدفع الاستلام الفعلي لـ DS. لتجنب الفجوات النقدية ، يُنصح بترتيب جميع المدفوعات وفقًا لأولويتها أو أهميتها. الدفع مقابل العناصر ذات الأولوية القصوى إلزامي ، مع أولوية أقل ، ويخضع لشروط إضافية. على سبيل المثال ، يتم استيفاء طلبات سداد الديون للموردين الرئيسيين للمنتجات والضرائب في المقام الأول ، في حين يتم تمويل تكاليف التدريب وتحديث المعدات المكتبية عند استيفاء خطة المبيعات بنسبة 90٪ على الأقل.
في هذا الصدد ، يعد تحليل ما يسمى بالمدفوعات الثابتة مفيدًا للغاية: غالبًا ما يكون للمؤسسات تكاليف معتادة عليها ولا تشكك في جدواها. سيساعدك إلقاء نظرة جديدة على هيكل الدفع الخاص بك على تحديد ما إذا كانت هذه التكاليف ضرورية حقًا. لا يكون وضع خطة ضريبة القيمة المضافة منطقيًا إلا عندما تكون متأكدًا من أخذ جميع المدفوعات الضرورية في الاعتبار. تم وضع الخطة من أجل استبعاد الحاجة إلى التمويل "المفاجئ" لأي مشاريع "فائقة الأهمية". من الضروري التفكير في اتجاهات إنفاق DS مقدمًا ؛ في حالة الأزمات ، من المناسب تقديم مواعيد نهائية أكثر صرامة للموافقة على خطة الدفع على جميع مستويات إدارة المؤسسة.
فيما يتعلق بتنفيذ الخطة ، فإن ممارسة التسوية اليومية للرصيد النقدي في DS تستحق الاهتمام ، الأمر الذي سيقضي على سوء الاستخدام المحتمل ، وسيمنح المديرين معلومات موثوقة حول الرصيد الحالي للأموال في الحسابات وفي مكتب النقد في الـ DS. المؤسسة ، وهو أمر ضروري لاتخاذ القرارات بشأن تنفيذ المدفوعات الحالية.
عند بناء نظام للمدفوعات النقدية ، يجب على الشركة أن تميز بين مجالين من مجالات العمل. أولا - تشكيل الخطط المالية على المدى المتوسط ، بنود DDS والمحللين الآخرين (المنظمات ، العقود ، الأطراف المقابلة) ، تحديد مدفوعات Ds. والنتيجة هي مستند - "تقويم الدفع". ثانيا - وصف حركة التطبيقات (سجلات الدفع) في سياق المشاركين في العمليات ، والأطر الزمنية ، والتي تعتبر بمثابة عملية تجارية لمؤسسة تهدف إلى تنفيذ وثيقة "تقويم الدفع" من وجهة نظر التفاعل بين الإدارات وإدارة المؤسسة ، مما يتطلب تنسيقًا واضحًا واهتمامًا وثيقًا من المديرين وموظفي الأداء.
المراحل الرئيسية لتطوير نظام تقويم المدفوعات
1. تشكيل بيانات التخطيط (يتم تنفيذ هذه العملية في إطار إعداد الميزانية وهي مرحلة تحضيرية إلزامية ، حيث يتم التحقق من إمكانية الدفع وفقًا للبيانات المخطط لها).
2. تحديد قائمة المحللين (مقال DDS ، الأطراف المقابلة ، العقود ، مصدر DC) ، في سياقها سيتم التحقق من إمكانية المدفوعات والإيصالات.
3. بناء آلية لتشكيل سجلات المدفوعات والطلبات.
4. وصف عملية الأعمال "تقويم الدفع" ، التعريف في إطاره للأشخاص المسؤولين عن الإجراءات والمهام.
5. تنظيم وتوثيق عملية الأعمال "تقويم الدفع".
6. أتمتة عملية الأعمال "تقويم الدفع".
1. تشكيل بيانات التخطيط
من المفترض أن الشركة لديها هيكل مالي مع عقود فروقات مخصصة ، ووضع الميزانية كأداة للإدارة يتم تنفيذه ويعمل. هذه المرحلة هي أساس تقويم الدفع ، منذ ذلك الحين يحدث التحقق من إمكانية الدفع / الاستلام في سياق بيانات تخطيط معينة.
من المهم وضع BDDS فيما يتعلق بالتدفقات النقدية للأنشطة الرئيسية والاستثمارية والمالية ، والتي من الضروري وجود ميزانيات لكل من الأنشطة الرئيسية والمشاريع الاستثمارية. لكل مقال ، يُنصح بتعيين شخص مسؤول (أي موظف يتخذ القرارات ويكون مسؤولاً عن كل من المؤشرات المخططة والفعلية ، وانحرافات خطة الحقائق).
2. تحديد قائمة المحللين
تتيح لك قائمة المحللين إنشاء أداة لفحص المدفوعات / الإيصالات لإمكانية التنفيذ.
يمكنك استخدام التحليلات التالية: CFD ، مصدر DC ، الطرف المقابل (متلقي DC) ، عقد مع الطرف المقابل (يتم من خلاله سداد المدفوعات) ، عنصر DDS (يتم من خلاله سداد مدفوعات DC) ، مشروع (لـ أي مدفوعات الاستثمار تتم) ، أولوية الدفع.
عند اختيار المحللين في نظام المحاسبة ، من الضروري أن نتذكر مبدأ الملاءمة الاقتصادية - المتطلبات المبالغة في تقدير قائمة المحللين تجعل النظام مرهقًا وغير متحرك. لذلك ، يجب أن تركز على القائمة التي تمثل الحد الأدنى الضروري لحل المهام التي تحددها الشركة لنظام المحاسبة.
3. بناء آلية لتشكيل سجلات المدفوعات والطلبات
بعد تحديد المحلل وتفاصيل الدفع ، يتم تشكيل مجموعة أدوات الدفع / الإيصال. يشمل نظام الإدارة التشغيلية لأموال الشركة ، المنفذ من خلال عملية أعمال "تقويم الدفع" ، عدة مشاركين (موظف ، قسم ، خدمة) ، ويحتاج كل منهم إلى أداة سيعمل بها في هذا النظام. يقوم موظفو الإدارات والخدمات بتقديم طلبات الدفع / استلام DC ، والإدارة أو الموظفين المخولين لاتخاذ القرارات ، وتنفيذها من خلال سجلات الطلبات. التطبيق عبارة عن طلب مستند لإيصالات أو مدفوعات DC ، يحتوي على معلومات وصفية حول هذه العملية. يعكس التطبيق جميع التحليلات المعتمدة ، والتفاصيل المساعدة ، والأولوية ، إذا لزم الأمر ، وحقل لتعليقات كل من المشاركين في العملية المستقبلية لتقويم الدفع.
سجل الطلبات هو قائمة بالتطبيقات الموحدة وفقًا لمعيار معين (التاريخ ، الشخص المسؤول ، مصدر DS ، نوع المقالات).
يجب أن يحتوي كل من الطلب وسجل طلبات دفع DC على كمية كاملة وكافية من المعلومات لاتخاذ قرار بشأن الدفع / استلام الأموال.
4. وصف عملية الأعمال "تقويم الدفع"
بعد التحقق والموافقة على الدفع للطلبات المقدمة ، يُعتبر أن تقويم الدفع كعملية تجارية يتم تنفيذه في سجلات الطلبات المعتمدة.
بعد ذلك ، عليك الإجابة على الأسئلة: من وماذا ومتى وفي أي إطار زمني. في هذه المرحلة ، تكون عملية تطوير تقويم الدفع مهمة ، والتي تحدد إجراءات التفاعل بين الموظفين ، وبالتالي ، تحدد نتيجة انضباط الدفع للمؤسسة وسمعتها كشريك حسن النية. هناك العديد من الخيارات لتفاعل الموظفين في عملية الموافقة على الطلبات ، وتطور كل مؤسسة مخططًا مناسبًا ومناسبًا لها.
عند تصميم عملية تجارية ، يجب اتباع مبادئ معينة:
- كفاية صلاحيات ووظائف المشاركين في العملية (وهذا يعني أن كل طرف من الأطراف المتفاوضة والموافقة له الحق في اتخاذ قرار أو آخر بشأن الدفع) ؛
- الأمن التنظيمي (يجب أن يكون لأي دفعة تجارية أو طلب استلام هيئة موافقة وموافقة واحدة ، ولا يمكن استبعاد وحدة واحدة ، من المتصور مشاركتها في العملية ، من دورة تشكيل تقويم الدفع) ؛
- القدرة على وظيفة التحكم (يجب أن تحتوي جميع الطلبات على مستوى كافٍ من التحقق من إمكانية الدفع ، من أجل تجنب المدفوعات غير المصرح بها) ؛
- ديناميكية (يجب أن يكون لنظام الدفع النقدي إجراء الموافقة الأمثل الذي يفي بمتطلبات نظام الدفع الخاص بالمؤسسة (عادة من يومين إلى خمسة أيام) ، ويتم تحسين عملية الموافقة على الدفع وفقًا للعمل مع الموردين).
الطريقة الأكثر وضوحًا لتمثيل عملية تجارية هي الرسوم البيانية ، في شكل مخطط (شكل).
5. تنظيم عملية الأعمال "تقويم الدفع"
في المرحلة النهائية ، يتم إصلاح العملية التجارية لإدارة التدفق النقدي في المستندات التنظيمية التي تمت الموافقة عليها بأمر داخلي وهي إلزامية لجميع الأقسام وموظفي الشركة. يجب أن تحتوي الوثيقة الداخلية التي تحدد قواعد عمل نظام الدفع الخاص بالشركة على معلومات حول إجراءات تمرير طلبات الدفع والمواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين عن التنسيق والموافقة وواجبات وسلطات الموظفين وتسلسل الإجراءات.
6. أتمتة عملية الأعمال "تقويم الدفع"
للحفاظ على الإدارة التشغيلية للتدفقات النقدية ، ستكون هناك حاجة إلى أتمتة العمليات التجارية ذات الصلة. يجب أن يسمح البرنامج بما يلي:
تستخدم بعض الشركات برنامج Excel وغيره من البرامج غير الأساسية لأتمتة العمليات التجارية لإدارة التدفق النقدي ، على الرغم من أن هذه الطريقة لها عدد من العيوب: كفاءة منخفضة في عرض المعلومات وإنشاء التقارير ، وعدم الأمان ضد الفشل ، ومشكلة إدخال البيانات المزدوج ، والحاجة إلى قضاء الوقت في إعادة بناء التقارير. لذلك ، تميل المزيد والمزيد من الشركات إلى اختيار البرامج المتخصصة.
لكي تفي الشركة بالتزاماتها المالية في الوقت المحدد ، من الضروري تجنب الفجوات النقدية - نقص الأموال اللازمة لتمويل النفقات التالية. بدءًا من الإصدار 3.0.43.152 ، يحتوي برنامج "1C: Accounting 8" على "تقويم الدفع" ، والذي لا يساعد فقط في التعامل مع النقص النقدي ، ولكنه يساعد أيضًا في إدارة التدفقات المالية بكفاءة. يمكن أن يعكس التقويم معلومات حول الإيصالات من العملاء والمدفوعات المخططة للموردين ؛ حول المدفوعات للميزانية ؛ دفعات مستحقة؛ حول الأموال التي يتم نقلها بين البنك وأمين الصندوق (على سبيل المثال ، أثناء تحصيل النقود) ، والمخطط لاستلامها بموجب اتفاقيات الاستحواذ. الوظيفة الجديدة مفيدة بشكل خاص للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي ليس لديها قسم مالي أو ليس لديها مدير مالي من بين الموظفين.
من أجل التشغيل المستقر للمؤسسة ، من الضروري تنفيذ جميع المدفوعات المخطط لها في الوقت المناسب. للقيام بذلك ، في وقت السداد ، يجب أن يكون هناك مبلغ كافٍ من الأموال في مكتب الدفع النقدي أو في حسابات التسوية الخاصة بالمنظمة. يسمى الموقف عندما تكون الأموال غير كافية مؤقتًا بالفجوة النقدية. في برنامج "1C: Accounting 8" الإصدار 3.0 لمنع الفجوات النقدية ، يتم توفير وظيفة جديدة - (رسم بياني 1).
أرز. 1. شكل تقويم الدفع
الولوج إلى تقويم الدفعتم تنفيذها بواسطة الارتباط التشعبي الذي يحمل نفس الاسم من القسم الى الرأسفي مجموعة تخطيط... تحدد إعدادات لوحة الأوامر المؤسسة التي يتم إنشاء معلومات حول الدفعات المخططة لها ، وفترة التنبؤ ، بما في ذلك التاريخ الحالي. - هذا تقرير يعكس خطة استلام وإنفاق الأموال يوميًا ، بالإضافة إلى معلومات حول أرصدة الأموال في بداية ونهاية كل يوم.
تمثل القيم السلبية لنهاية اليوم فجوات نقدية. تم تمييزها باللون الأحمر في التقرير. لتجنب الفجوات النقدية ، من الضروري التأكد من أن مبلغ المدفوعات لا يتجاوز مبلغ المقبوضات ، مع مراعاة الرصيد في بداية اليوم. استخدام ، يرى المحاسب أين يتم التخطيط لنقص الأموال ، ويمكنه اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب للقضاء عليه.
تقرير في الإصدار 3.0 من "1C: Accounting 8" قد يتضمن الأقسام التالية (في حالة وجود مواقف مناسبة):
دعنا نفكر في المعلومات التي يتم عرضها في كل قسم.
في الفصل الدفع من المشترينيتم عرض المدفوعات المخططة وفقًا لمستندات النظام المحاسبي فاتورة المشتري, التنفيذ (إجراءات ، فواتير), تقديم خدمات الإنتاج, نقل نظام التشغيل, تحويل الأصول غير الملموسة... نذكرك بأن القدرة على تحديد تواريخ الدفع في هذه المستندات تم تعيينها في إعدادات الوظائف. لكي يتمكن المستخدم من تتبع توقيت المدفوعات المتوقعة من المشترين ، في القسم الشيء الرئيسي هو الوظيفةعلى الإشارة المرجعية العمليات الحسابيةتحتاج إلى ضبط العلم تخطيط المدفوعات من المشترين.
يمكن الحصول على معلومات حول المدفوعات المتأخرة باتباع الارتباط التشعبي المقابل لنموذج المساعد السداد المتوقع من المشترين(الصورة 2).
أرز. 2. مساعد "الدفع المتوقع من المشترين »
في شكل مساعد ، يمكنك تغيير تاريخ الاستحقاق لمستند واحد أو عدة مستندات عن طريق تمييزها أولاً بالمؤشر. بواسطة الزر تغيير مصطلح الدفعيفتح نموذج لإدخال تاريخ دفع جديد. أيضًا ، يمكن تغيير تاريخ الدفع للمستند مباشرةً في العمود تاريخ الاستحقاق... من خلال تمييز الخطوط الموجودة في القائمة ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني تذكير بالدفع إلى شريك الأعمال. سيتم إنشاء الحرف تلقائيًا بواسطة الزر يتذكر.
في الفصل توريد آخريتم عرض معلومات حول الأموال المودعة في مكتب أمين الصندوق لمنظمات الائتمان أو بنوك الادخار أو مكاتب النقد في مكاتب البريد لإيداعها في حساب المنظمة ، ولكن لم يتم إيداعها بعد في وجهتها (أرصدة الحسابات 57.01 "التحويلات الجارية"). يعرض القسم أيضًا الاستلام المخطط للأموال بموجب اتفاقيات الشراء (أرصدة الحسابات 57.03 "المبيعات عن طريق بطاقات الدفع").
في الفصل الضرائب والرسوميعرض مهام لدفع المدفوعات للميزانية (الضرائب والرسوم وأقساط التأمين). يتم احتساب مبالغ الضرائب والرسوم والاشتراكات الواجب دفعها وفقًا لقاعدة المعلومات - وهي إما مبالغ الضرائب المستحقة أو بيانات من الإقرارات أو التقارير المعدة. إذا لم يكن من الممكن تحديد مبلغ الدفعة (على سبيل المثال ، لا يوجد إقرار أو استحقاقات) ، فسيتم عرض شرطة في الحقل بدلاً من المبلغ. بالنسبة لمدفوعات الميزانية ، تتوفر إجراءات مماثلة للمهام المقابلة في قائمة المهام.بالنقر فوق خلية ، يتم فتح قائمة يمكنك من خلالها تحديد الإجراء المطلوب - على سبيل المثال ، يدفعأو تحقق مع مصلحة الضرائب الفيدرالية... في حالة عدم تحديد مبلغ الدفع ، سيخبرك البرنامج بالإجراء الذي يتعين عليك القيام به - على سبيل المثال ، قم بإعداد إقرار بالضريبة ذات الصلة.
في الفصل المدفوعات للموردينيتم عرض المدفوعات المخططة وفقًا للمستندات فاتورة المورد, إيصال (أعمال ، فواتير), إضافة القبول. النفقات, إيصال الأصول غير الملموسة... من خلال النقر فوق خلية ، يتم فتح مستند ، على أساسه يتم التخطيط للدفع. لكي يتمكن المستخدم من تحديد شروط الدفع في مستندات المورد ، من الضروري في إعدادات وظائف البرنامج في علامة التبويب العمليات الحسابيةضع العلم تخطيط دفع المورد.
تتوفر معلومات عن المدفوعات المتأخرة عبر الارتباط التشعبي المقابل. عند النقر فوقه ، يفتح النموذج المساعد الدفع للموردين، يمكنك من خلالها إنشاء قائمة بأوامر الدفع للمدفوعات للموردين تلقائيًا. للقيام بذلك ، تحقق من السطور التي تريد إنشاء أوامر الدفع لها. يتم إنشاء مستندات الدفع تلقائيًا بواسطة الزر إنشاء أوامر الدفع.
إلى القسم تشمل مدفوعات لدفع رواتب الموظفين. بالنقر فوق خلية ، يتم فتح قائمة يمكنك من خلالها تحديد الإجراء المطلوب ، على سبيل المثال سيصرفأو تحقق مع مصلحة الضرائب الفيدرالية بشأن ضريبة الدخل الشخصي(تين. 3).
أرز. 3 - قسم "الضرائب والاشتراكات" و "المرتب"
في الفصل دفعات متكررةيتم عرض معلومات حول المدفوعات المنتظمة - على سبيل المثال ، للمرافق ، والاتصالات ، والإيجار ، والإنترنت ، وما إلى ذلك. يمكن تعيين تاريخ التذكير بالدفع التالي وتكرار التذكيرات في شكل أمر دفع باستخدام ارتباط تشعبي كرر الدفع؟تتوفر معلومات عن المدفوعات المتأخرة عبر الارتباط التشعبي المقابل.
في شكل تقويم الدفعيمكنك ضبط الخطط لاستلام / حساب المال باستخدام الأمر انتقل إلى يوم آخر... للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحديد المنطقة التي تحتوي على معلومات حول الدفع. يتوفر الأمر أيضًا في قائمة السياق لخلية الدفع. التحويل متاح فقط للمدفوعات للبائعين والمدفوعات من العملاء.
بطريقة بسيطة وبديهية يوفر معلومات عن التدفق النقدي المتوقع مع الفجوات النقدية المحتملة ويساهم في التبني السريع للإجراءات لمنع هذا الوضع.
يؤدي تحسين تقويم الدفع إلى وضع خطة منظمة (توقع) للتدفق النقدي ، حيث لا توجد فجوات نقدية.
يأخذ التخطيط المالي مكانًا مهمًا في نظام الإدارة المالية للمنظمة. في عملية التخطيط ، تقوم الشركة بتقييم حالة مواردها المالية ، وتحديد الفرص لزيادة الموارد المالية وتوجيه الاستخدام الأكثر فعالية لها. في الوقت نفسه ، يتم اتخاذ قرارات الإدارة بناءً على تحليل المعلومات المالية.
إن خطة استلام الأموال وإنفاقها ، التي تم تطويرها للسنة القادمة ، ومقسمة حسب الشهر (ميزانية التدفق النقدي) ، توفر فقط أساسًا عامًا لإدارة التدفقات النقدية للشركة. يمكن أن تكون التدفقات النقدية للمؤسسة في غضون شهر واحد ديناميكية للغاية ومتقلبة. يمكن للإدارة المالية التشغيلية أن تساعد في القضاء على أوجه القصور هذه.
الإدارة المالية في الظروف الحديثة هي عنصر ضروري لنجاح الأعمال. يجب أن يكون لدى المؤسسة التي تراقب ديناميكيات الدخل والمصروفات والمؤشرات المالية الرئيسية الأخرى بدقة وفورية قاعدة معلومات كافية لاتخاذ الإدارة الصحيحة والقرارات المالية اللازمة لنمو الشركة.
الإدارة المالية التشغيلية هي مجموعة من التدابير التنظيمية والمنهجية والتكنولوجية التي تضمن إدارة العمليات المالية الحالية والموارد المالية للمؤسسة على المدى القصير (عادةً ما يصل إلى شهر واحد). على عكس نظام الميزانية ، تخطط الإدارة المالية التشغيلية للمدفوعات بشكل أكثر تفصيلاً (من قبل الطرف المقابل والغرض من الدفع) وتستخدم قدرًا أكبر من فترات التخطيط (حتى يوم واحد).
ملحوظة.الأداة الرئيسية للإدارة التشغيلية للشؤون المالية للمنظمة هي تقويم الدفع. تقويم الدفع هو مستند مالي مخطط يوفر الإدارة اليومية لاستلام وإنفاق أموال المؤسسة.
يتيح لك تقويم الدفع ، الذي تم تطويره في المؤسسة ، حل المهام الرئيسية التالية:
لتقليل المتغيرات المتوقعة لخطة استلام وإنفاق الأموال (متفائلة ، واقعية ، متشائمة) إلى مهمة حقيقية واحدة لتشكيل التدفقات النقدية للشركة في غضون شهر واحد ؛
إلى أقصى حد ممكن لمزامنة التدفقات النقدية الإيجابية والسلبية ، وبالتالي زيادة كفاءة التدفق النقدي للمؤسسة ؛
لضمان أولوية مدفوعات المؤسسة وفقًا لمعيار تأثيرها على النتائج النهائية لأنشطتها المالية ؛
إلى أقصى حد لضمان السيولة المطلقة اللازمة للتدفق النقدي للمؤسسة ، أي ملاءتها خلال فترة قصيرة الأجل ؛
لتضمين إدارة التدفق النقدي في نظام التحكم التشغيلي (على التوالي ، والمراقبة الحالية) للأنشطة المالية للمؤسسة.
عند تنفيذ تقويم الدفع ، تتمتع المؤسسة بالمزايا التالية:
يصبح من الممكن التنبؤ بالحالة المالية للشركة ؛
يزيد من شفافية عمليات إدارة الإيرادات والمصروفات في المنظمة ؛
تزداد مرونة وصحة القرارات عندما تتغير الظروف الاقتصادية لعمل الشركة ؛
يتم تحسين السياسة الائتمانية للمنظمة ؛
تزداد درجة الموثوقية ومستوى الثقة في الشركة من جانب الدائنين والمستثمرين والمنظمة الأم.
الغرض الرئيسي من تقويم الدفع- تشكيل جدول التدفق النقدي للفترة التالية (من عدة أيام عمل إلى شهر واحد) بطريقة تضمن سداد جميع المدفوعات اللازمة وتقليل فائض الأموال في الحسابات وتجنب الفجوات النقدية.
انه مهم.قد يختلف محتوى تقويم الدفع (اعتمادًا على تفاصيل العمل وتفضيلات الموظفين المعنيين) ، ولكن يجب أن يتضمن دائمًا بيانات عن الإيصالات وعمليات التصرف ، وكذلك عن الأرصدة النقدية المخططة (عادةً ما يتم تقسيمها حسب اليوم و مصدر).
يعرض الجدول مثالاً على تقويم الفوترة لمتجر قطع غيار السيارات. لتسهيل الفهم ، يتم تقديم تقويم الدفع لمدة خمسة أيام عمل ، وليس لمدة شهر كامل.
|
تقويم الدفع لمتجر قطع غيار السيارات للأسبوع القادم ، فرك. |
||||||
|
فهرس |
الأسبوع ، المجموع |
اليوم الأول |
اليوم الثاني |
اليوم الثالث |
اليوم الرابع |
اليوم الخامس |
|
الرصيد النقدي في بداية الفترة |
39 648,96 |
39 649,96 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
|
التدفق النقدي الإيجابي |
736 495,40 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
|
بما في ذلك الإيرادات من بيع قطع الغيار |
||||||
|
التدفق النقدي السلبي |
712 379,27 |
136 114,49 |
251 162,98 |
107 919,71 |
79 937,62 |
137 244,47 |
|
بما فيها: تأجير |
||||||
|
واجب الدولة إلى المحكمة |
||||||
|
تسليم البضائع |
||||||
|
الأجر |
||||||
|
الكمبيوتر والمعدات المكتبية والبرمجيات |
||||||
|
تركيب لافتة |
||||||
|
خدمة سجلات النقد |
||||||
|
الدفع لموردي قطع الغيار |
||||||
|
المساهمات الاجتماعية |
||||||
|
تأمين |
||||||
|
خدمات البنك |
||||||
|
خدمات الاتصالات |
||||||
|
الاحتياجات المنزلية |
||||||
|
كهرباء |
||||||
|
صافي التدفق النقدي |
24 116,13 |
11 184,59 |
-103 863,90 |
39 379,37 |
67 361,46 |
10 054,61 |
|
الرصيد النقدي في نهاية الفترة |
63 765,09 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
63 766,09 |
ستساعد المعلومات المتعلقة بتوزيع النفقات بمرور الوقت على تحديد أكثر اللحظات خطورة من حيث حدوث الفجوات النقدية واتخاذ تدابير لإعادة توزيع عبء المدفوعات (على سبيل المثال ، ترحيل مدفوعات الرواتب والتحويلات إلى ميزانية الضرائب على أسابيع مختلفة ، استخدم القرض في الوقت المحدد ، وما إلى ذلك). لذلك ، في مثالنا ، من المتوقع أن يتلقى الأسبوع القادم تدفقًا نقديًا إيجابيًا بمبلغ 736495.40 روبل ، وسيبلغ التدفق النقدي السلبي لهذه الفترة 712379.27 روبل. (انظر الجدول). وبالتالي ، فإن التدفق النقدي الصافي سيكون 24116.13 روبل. (زيادة الرصيد النقدي من 39648.96 روبل إلى 63765.09 روبل). ومع ذلك ، إذا قمنا بتوزيع التدفقات النقدية الإيجابية والسلبية المخططة يوميًا (بناءً على فواتير الدفع ، وتوقيت المدفوعات المنصوص عليها في العقود ، وما إلى ذلك) ، فقد اتضح أنه في نهاية اليوم الثاني ، يكون لدى المنظمة نقود عجز 53،029،35 روبل للقضاء عليها ، تحتاج الشركة إلى تأجيل بعض المدفوعات المخططة (على سبيل المثال ، الدفع مقابل البضائع المشتراة من الموردين أو شراء المعدات المكتبية) إلى اليوم التالي. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فأنت بحاجة إلى استخدام قرض مصرفي قصير الأجل في شكل سحب على المكشوف.
ملحوظة.أحد ميزات تقويم الدفع هو التحديث المستمر. في حالة نقص الأموال لتلبية جميع الطلبات المستلمة ، يتم استخدام قواعد ترتيب المدفوعات اعتمادًا على نوعها ومستوى الأولوية.
من الناحية العملية ، غالبًا ما تنشأ حالة عندما يتم استيفاء خطة إنفاق الأموال بالكامل (بناءً على الطلبات المقدمة) ، ويتم تنفيذ خطة استلام الأموال جزئيًا (وفقًا لذلك ، يتجاوز المبلغ الإجمالي لطلبات الدفع الاستلام الفعلي للمال). لتجنب الفجوات النقدية ، يُنصح بترتيب جميع المدفوعات وفقًا لأولويتها (الأهمية). الدفع مقابل العناصر ذات الأولوية القصوى إلزامي ، مع أولوية أقل ، ويخضع لشروط إضافية. على سبيل المثال ، يتم استيفاء طلبات سداد الديون للموردين الرئيسيين للمنتجات والضرائب في المقام الأول ، في حين يتم تمويل نفقات الاحتياجات الاقتصادية غير العاجلة وتحديث المعدات المكتبية عند تنفيذ خطة المبيعات بنسبة 90٪ على الأقل.
تسلسل تشكيل تقويم الدفع
قبل البدء في إعداد التطبيقات ومعالجتها ، من الضروري تنفيذ مجموعة كاملة من التدابير لتطوير وتنفيذ تقويم الدفع في المؤسسة.
الخطوة الأولى- تكوين بيانات التخطيط. يتم تنفيذ هذه العملية في إطار إعداد الميزانية (ميزانية التدفق النقدي) وهي مرحلة تحضيرية إلزامية. استنادًا إلى البيانات المخططة (سنويًا ، مع توزيع شهري) ، يتم إجراء تفصيل متعمق للإيصالات والمدفوعات.
المرحلة الثانية- تحديد قائمة المحللين (بنود ميزانية التدفق النقدي ، الأطراف المقابلة ، العقود) ، والتي سيتم في سياقها تشكيل تقويم الدفع. سيؤدي هذا إلى إنشاء أداة لمراقبة المدفوعات والإيصالات القادمة.
بعد تحديد قائمة المحللين ، يتم تشكيل آلية لتجميع وتنفيذ تقويم الدفع. يتم تخطيط الإيصالات والمدفوعات بناءً على الطلبات المقدمة من وحدات الطلب. بعد التحقق من الامتثال للحدود الموضوعة ، يتم تضمين المدفوعات المعلنة في تقويم الدفع. إن تقويم الدفع المتوازن من حيث مبالغ الإيصالات والمدفوعات هو الأساس لتجميع سجل المدفوعات وتحويله للتنفيذ.
في المرحلة النهائيةتنفيذ تقويم الدفع ، يتم تحديد آلية تجميعها وتنفيذها في الوثائق التنظيمية التي تمت الموافقة عليها بأمر داخلي وهي إلزامية لجميع أقسام وموظفي الشركة. يجب أن تحتوي الوثيقة الداخلية التي تحدد قواعد عمل نظام الدفع الخاص بالشركة على معلومات حول إجراءات تمرير طلبات الدفع والمواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين عن التنسيق والموافقة وواجبات وسلطات الموظفين وتسلسل الإجراءات. في معظم الحالات ، تصف اللوائح الإجراء التالي للعمل مع تقويم الدفع (انظر الشكل).
رسم تخطيطي لعملية تنفيذ تقويم الدفع
من الناحية المثالية ، يجب أن يكون تقويم الفواتير الخاص بالمؤسسة آليًا. سيؤدي ذلك إلى زيادة كفاءة تلقي المعلومات المالية والقضاء على التأثير السلبي للعامل البشري على إدارة الشؤون المالية الحالية.
يعد تقويم الدفع أداة مهمة للإدارة الفعالة لأموال الشركة. غالبًا ما يتم تشكيله في Excel. اقرأ كيفية إنشاء تقويم دفع واحفظ لنفسك مثالاً في Excel.
لا يمكن للمدير المالي الذي يسعى إلى زيادة قيمة الشركة أن يتجاهل تقويم الدفع ، لأنه طريقة خالية من المخاطر لكسب أموال إضافية ، وتعزيز الانضباط المالي وتحديد مجالات المشاكل في هيكل دوران الأموال.
تقويم الدفع في Excel هو الأداة الرئيسية في نظام التخطيط المالي التشغيلي. يساعد أولاً وقبل كل شيء على حل المهام الهامة التالية:
كيفية أتمتة تقويم الدفع باستخدام Excel
قم بتنزيل نموذج Excel لأتمتة جميع الأعمال المتعلقة بصيانة وملء تقويم الدفع ، وكذلك سجل المدفوعات. قد تحتاج الشركات المتوسطة الحجم إلى تعديلات طفيفة ، مثل التغييرات في تكوين الإيصالات وعمليات التصرف. بالنسبة للمؤسسات الكبيرة ، سيكون النموذج مفيدًا كنموذج أولي للوحدة المستقبلية لإدارة المدفوعات الحالية لنظام معلومات متكامل.
قبل إنشاء تقويم الدفع ، تحتاج إلى اتخاذ خطوتين أساسيتين لتطوير هيكل النموذج: تحديد تنسيق إدخال البيانات وتطوير واجهة للمراقبة المريحة. هذا يتطلب ورقتي عمل.
لتقليل عدد الأخطاء العشوائية (الأخطاء الإملائية) ، يجب عليك التقاط البيانات كعمليات منفصلة مع مجموعة فريدة من التحليلات. يتكون المعيار المعياري لأغراض المحاسبة الإدارية من 10 محللين:
يمكن استكمال مجموعة الحقول المحددة بسهولة إذا لزم الأمر (رقم العقد وضريبة القيمة المضافة والفاتورة والبادئ وغيرها).
تتم إضافة عمليات مماثلة عن طريق النسخ البسيط والتعديلات الطفيفة (التاريخ ، المبلغ ، الطرف المقابل). تقتصر قيم جميع الأبعاد (باستثناء حقلي "المبلغ" و "التعليق") على القوائم لتجنب تكرار الأسماء. وفي حالة اسم "Articles" و "Code of the article" ، يتم ربطهما من خلال الوظيفة "VLOOKUP". وبالتالي ، فإن إضافة عملية جديدة تستغرق بضع ثوانٍ فقط. يتم تعيين المرشحات في رأس الجدول باسم المحلل ، مما يسمح لك باختيار العديد من المحللين وتشكيل مجموعة البيانات المطلوبة (الشكل 1).
الصورة 1... مثال على قاعدة بيانات لتقويم الدفع (انقر للتكبير)
تعد ورقة "قاعدة البيانات" ، بكل تنوعها مع مجموعة واسعة من المعلومات ، مجرد مساعد ممتاز في هيكل تقويم الدفع ، وهو مثال نقوم بفحصه. يتم تعيين الدور الرئيسي للرسم البياني لتوقعات السيولة (الشكل 2). بصريًا ، هذا بيان التدفق النقدي القياسي ، ولكن بخطوة زمنية ليوم واحد. تجد كل عملية من قاعدة البيانات مكانها في مصفوفة توقعات السيولة. يتم نقل البيانات من خلال صيغة "SUMIFS" مع المعلمات المحددة لكود المقالة والتاريخ. وبالتالي ، فإن أي عملية جديدة تنعكس تلقائيًا في المخطط ، بينما يتم استبعاد الموقف عندما لا يتم إرسال البيانات بسبب أخطاء الإدخال - في هذا النموذج لا توجد مثل هذه المشاكل ، حيث يتم تعيين المحللين الرئيسيين من خلال القوائم ، مما يعني أن أي عملية سوف ابحث عن مكانه على مخطط السيولة.
الشكل 2... مثال على وضع تنبؤ بالسيولة في تقويم السداد
قد يتجاوز نموذج تقويم الدفع المقترح في Excel أفق التخطيط المعتاد لشهر واحد ، لأن ترتيب الإدخال يسمح لك بتحديد أي معاملة. من المقبول تمامًا إجراء مراقبة تصل إلى ربع ، ولكن في هذه الحالة هناك اعتماد كبير لجودة التوقعات على مبادئ التخطيط المعمول بها في المؤسسة. في الحالة التي يكون فيها لدى المنظمة عملية تحديث منهجي للبيانات المخططة في جميع المقاطعات الفيدرالية المركزية ، يمكن أن يكون أفق السيولة الطويل ربع سنويًا ذا جودة عالية ومفيدًا في اتخاذ القرارات الإدارية.
قد يختلف تواتر التكوين - اعتمادًا على الغرض من تقويم الدفع في نظام الإدارة المالية للشركة ، ولكن يجب تحديث البيانات مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، وإلا سينخفض محتوى المعلومات وأهمية التوقعات إلى المستوى من تقرير التنفيذ القياسي.
إذا احتفظ العديد من الأشخاص بتقويم دفع في Excel ، فسيساعدك سجل التغيير الخاص في تتبع تعديلاتهم. بفضله ، ستتمكن من التحكم في:
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إخفاء سجل التغيير عن أعين المتطفلين.
عيب كبير في تقويم الدفع هو استحالة (قدرة محدودة) الوصول متعدد المستخدمين. لسوء الحظ ، لا يوجد اليوم حل تقني لإصلاح هذه المشكلة. ومع ذلك ، تم التغلب على هذا الحاجز بنجاح من خلال نقل السلطة للحفاظ على التقويم في أيدي موظف متمرس في قسم التخطيط والاقتصاد أو الخزانة. مزايا هذا النهج واضحة: فوجود مستخدم واحد للنظام سيقلل من عدد الأخطاء إلى الحد الأدنى ، على الرغم من أنه سيستغرق نسبة كبيرة من وقت العمل.
على عكس حملة الميزانية ، عندما يقوم كل مركز من مراكز المسؤولية المالية بتشكيل خطته الخاصة مرة واحدة في السنة ويقوم بتصحيحها على أساس ربع سنوي ، يتطلب تقويم الدفع تحديثات منتظمة - أسبوعيًا أو في كثير من الأحيان). قد يكون جمع المعلومات بشكل رسمي من جميع العقود مقابل الفروقات أمرًا صعبًا ، لذلك يجب أن ينغمس الاقتصاديون بعمق في الموقف مع دوران الأموال في جميع الاتجاهات.
يعد التنبؤ بالتدفقات النقدية الواردة من المبيعات أصعب جزء في الوظيفة. مع وجود عدد كبير من العملاء المستقرين الصغار ، من الممكن استخدام أبسط طريقة تقدير - المتوسط الحسابي ، عندما يتم تقسيم الحجم المخطط للإيصالات لعدة فترات على عدد الفترات. يمكن تحديث البيانات باستخدام عدد من العوامل غير المباشرة (الموسمية ، وديناميكيات الصناعة / السوق ، وتأثير المرحلة الحالية من دورة حياة الشركة / الاستراتيجية). تصبح دقة التخطيط أكثر صعوبة عندما يكون هناك العديد من العملاء الكبار. في هذه الحالة ، يجب عليك استخدام طريقة حكم الخبراء. يكمن جوهرها في حقيقة أنه لكل مبلغ ، يتم تحديد احتمالية استلامه في ثلاثة سيناريوهات (متحفظ ، متفائل ، متشائم) ثم يتم اشتقاق متوسط مرجح ، مع مراعاة الحصة المحددة لكل سيناريو.
يتم تحديد تاريخ العديد من المدفوعات دون مشاركة المبادرين للدفع. البيانات التجريبية مفيدة ، لا سيما من موردين معروفين منذ فترة طويلة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن المراقبة المنتظمة للمواعيد النهائية للمدفوعات بموجب العقود الحالية ستكون إضافة جيدة (للمبتدئين في الدفع عادة قوية تتمثل في تحديد تواريخ الدفع في وقت أبكر من الموعد النهائي المسموح به للعقد). الشيء نفسه ينطبق على دفع الضرائب. قد يكون دفع بعض الفواتير بعد أيام قليلة من الموعد النهائي ممارسة جيدة. غالبًا ما تمر هذه الحيل الصغيرة دون أن يلاحظها أحد من قبل الطرف المقابل ، لكن يجب ألا تستخدم مثل هذه الأساليب فيما يتعلق بالموردين الرئيسيين.
يتم قياس فعالية أي وثيقة تخطيط من خلال تقييم جودة التنبؤ. تقويم الفواتير ليس استثناء. قم بتعيين الحد الأقصى لمؤشر الهدف لانحراف الحقيقة عن الخطة ، اعتمادًا على تفاصيل العمل ، وتكرار تحديث التقرير وأفق التخطيط. في حالة تقويم الدفع في Excel ، وهو مثال قمنا بتحليله ، تجدر الإشارة إلى أن تجاوز معدل الانحراف بانتظام سيقلل من فائدة مثل هذا المستند إلى الحد الأدنى ، مما يعني أن الشركة لن تكسب القليل اهتمام إضافي.
من الناحية العملية ، غالبًا ما يحدث أن نفس العقود مقابل الفروقات مذنبة بعدم الدقة. قد يكون أحد الخيارات للتعامل مع "المخططين" الضعفاء هو تقديم تقارير تحليلية منتظمة للإدارة العليا ، والتي ستقيم الموارد المفقودة بسبب سوء التخطيط للعقود مقابل الفروقات الفردية. هناك طريقة أخرى لتحفيز الموظفين المسؤولين عن تنفيذ الميزانيات وهي إصلاح الانحرافات المسموح بها في خريطة مؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد مقدار المكافأة السنوية (ربع السنوية) للموظف.
يحتل تقويم الدفع عالي الجودة بحق مكانة مركزية في نظام المحاسبة الإدارية للشركة. مما لا شك فيه أن الاستخدام الشامل لهذه الأداة العالمية يسمح لنا بتوسيع حدود التعيين الكلاسيكي لمراقبة مشاكل السيولة. سيكون الاستمرار المنطقي للمتجه المحدد لتشكيل الهيكل هو الإعداد التلقائي لتقرير حقيقة خطة BDDS. للقيام بذلك ، تحتاج فقط إلى إدخال كتلة خطة حركة الأموال في الجدول (لمدة شهر أو ربع) وتجميع بيانات الحقيقة حتى نفس الفترة. بالإضافة إلى ذلك ، أثناء ملء قاعدة البيانات ، يتم تكوين أداة قوية أخرى للتحكم والتحليل - المصفوفة الأكثر مرونة لجميع المعاملات النقدية للمؤسسة بدرجة عالية من موثوقية البيانات.
