كيف تخطط ليوم عمل بحيث يمكنك القيام بأكبر قدر ممكن والنتيجة القصوى؟ غالبًا ما يطرح المدراء هذا السؤال ، لأن مهمتهم الرئيسية هي ضمان النتيجة. وعلى الرغم من أن الموظفين العاديين غالبًا ما يكون لديهم الكثير من العمل ، إلا أنهم يقومون بما يُطلب منهم. لكن القائد يفكر بشكل مختلف - فهو يحدد المهام لنفسه ، وهناك دائمًا العديد منها ، لأنه لن يدير أبدًا قسمه أو شركته أو عمله إذا كان غير مبال بما يحدث حوله. لذلك ، يحاول العديد من المديرين عقد اجتماع مهم بأنفسهم ، والتحكم في إنجاز المهام بأنفسهم ، وكتابة خطابات العمل بأنفسهم ، وما إلى ذلك ، وما إلى ذلك ، لذلك اتضح أن القادة هم في كثير من الأحيان ليس لديهم أيام كافية لحل حتى أهم المهام.
وهذا يتم ببساطة.
الخطوة 1. لتبدأ اكتب كل ما تحتاج إلى إنجازه اليوم.اكتب بالنتائج - إنها أقصر ، ومن الأسهل التركيز على المهمة ولا توجد قيود في طرق القيام بذلك. لا تكتفِ بكتابة مهام العمل - كل شيء يستحق التخطيط.
الخطوة 2. حدد الوقت لإكمال كل مهمة... إذا كنت تعرف الوقت المحدد للاجتماع أو المكالمة ، فاكتب الفترة ، على سبيل المثال 12: 00-14: 00. إذا كانت المهمة لا تستغرق أو يجب ألا تستغرق أكثر من ساعة ، فاكتب فقط وقت البدء ، على سبيل المثال 11:00. إذا كان الوقت المحدد غير معروف ، فكر في الأمر واكتب المقدار الذي ستستغرقه كل مهمة ، واكتبها على هذا النحو - 5 دقائق ، 30 دقيقة ، ساعة واحدة ، إلخ.
هذا إعداد مفيد للغاية لثلاثة أسباب. أولاً ، تحدد بوعي الإطار الزمني وتتعلم تدريجيًا ألا تنفق على المهمة أكثر مما خططت له. ثانيًا ، ستكون قادرًا على تقدير الوقت الذي تقضيه في المهام المختلفة بشكل صحيح. في الواقع ، غالبًا ما نعتبر أن المهمة التي تستغرق وقتًا طويلاً هي الأكثر أهمية ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا. على سبيل المثال ، حتى أهم مكالمة هاتفية ستستمر من خمس إلى ثلاثين دقيقة. والسبب الثالث هو أنك إذا قمت بتقدير الوقت الذي تحتاجه تقريبًا لإكمال جميع المهام المكتوبة ، فلن تندهش كثيرًا من حقيقة أنه حتى يومين أو ثلاثة أيام قد لا تكون كافية للقيام بكل شيء. بشكل عام ، غالبًا ما نخدع أنفسنا من خلال التخطيط في أذهاننا أو على الورق لعدد لا يحصى من المهام التي نريد إكمالها في يوم واحد. لذلك ، في الوقت الحالي ، اعترف بصدق أنه من المستحيل فعل كل شيء. وابدأ بوعي في التخلي عن ما ليس هو الأولوية الرئيسية والمهمة.
الخطوة 3. الآن إعطاء الأولوية ABC:
أ - المهام التي هي في غاية الأهمية ، يجب إكمالها اليوم ، ويمكنني فقط القيام بذلك ؛
ب- المهام التي هي في غاية الأهمية ، يجب إكمالها اليوم ، ولكن يمكن لشخص آخر القيام بها. تفويض هذه المهام وكتابة اسم الشخص المسؤول عن التنفيذ على الفور ؛
C مهمة يمكن أن تنتظر (من المستحسن أن تجد على الفور وقتًا لتقوم بها في يوم آخر) ، أو أن هذه ليست مهمتك ، أو أنها مهمة يمكنك التخلي عنها تمامًا على الفور.
الخطوة 4. من جميع المسائل من النوع أ ، حدد خمس قطع بحد أقصى سبع قطع... اخترهم وفقًا للمبدأ: "إذا أكملت هذه المهام الخمس ، فسأظل أفترض أن اليوم لم يضيع ، وسأكون فخوراً بالنتائج". يساعد كثيرا على عدم الرش. يمكنك إكمال خمس مهام في اليوم ، وإذا كنت قد حددت الأولويات بشكل صحيح ، فستعطي هذه المهام أقصى نتيجة.
الخطوة 5. أنت تحتاج إلى التخطيط لظروف غير متوقعةبين المهام. لذلك سيكون لديك وقت فراغ لتناول الطعام والتفكير والاستعداد والانتهاء والتحكم والوصول في الوقت المحدد والقيام بمجموعة من الأشياء الصغيرة التي لم يتم تضمينها في المهام الخمس ذات الأولوية من النوع أ.
هذه الخطوات الخمس في التخطيط ليوم عملك هي الأساسيات. لكن هناك الكثير من الأسرار الصغيرة لها. لا تحتاج إلى قضاء أكثر من خمسة عشر إلى عشرين دقيقة في التخطيط كل صباح.... أ تأكد من إجراء المخزون في المساء، فقط لا تشطب المهام ، ولكن ضع الإيجابيات أو العلامات بجانبها(هذا حصالة من نتائجك ، وليس ما بقي غير محقق). على فكرة، يجب إما شطب المهام غير المنجزة إذا فقدت أهميتها أو تم تأجيلها إلى ذلك اليومعندما تجد الوقت لهم.
إذا حدث خطأ ما أثناء النهار لسبب ما - تقييم الوضعوأجب على نفسك بصدق أربعة أسئلة:
- ما الذي كنت أريد الحصول عليه؟
- ماذا حصلت؟
- كيف حصلت عليه؟
- ما الذي سأفعله بشكل مختلف الآن؟
استخلاص النتائجحتى لا نرتكب مثل هذه الأخطاء مرة أخرى ، واكتسب القوة بهدوء قبل يوم العمل التالي.
أيضا في المساء من المستحسن "تفريغ" كل أفكاركعن الغد في المخطط. لا تحكم على الوقت والأولويات ، فقط اكتب ما يتبادر إلى الذهن. سيسمح لك هذا بعدم نسيان النقاط المهمة وسيمنحك الفرصة للراحة بهدوء وعدم المعاناة من الأرق لأنك قد تنسى شيئًا أو شيئًا يزعجك - دع المخطط يقلق عليك ويتذكر.
لكن الشيء الأكثر أهمية ، ربما ، ليس هذا حتى. الشيء المهم هو أن الأشخاص غالبًا ما يعطون الأولوية لمهمة ما وفقًا لمبدأ "من الذي يصرخ بصوت أعلى" ، أو "يحرق" ، أو "يقلق" ، أو "يبدو" ، وما إلى ذلك ، ويمكن للتخطيط أن يحقق نتائج جدية حقًا فقط إذا كنت تعرف على وجه اليقين ما هي هذه النتائج يجب ان يكون.
لذلك ، تذكر: التخطيط ليومك يبدأ بقائمة من النتائج الضرورية على المدى الطويل. لماذا هو كذلك؟
تخيل أنه من المهم للغاية أن تنتقل من النقطة أ إلى النقطة ب. تخيل الآن أن شيئًا ما يوقفك على طول الطريق - العوائق والحواجز والمشتتات. ولكن بغض النظر عما تصادفه على طول الطريق ، ستستمر في التحرك نحو الهدف. شيء ما يمكن أن يؤخر ، شيء ما يجبرك على تغيير المسار أو إيجاد طريقة جديدة للالتفاف. الشيء المهم هو أنك تعرف بالضبط إلى أين أنت ذاهب ، ومن ثم لا يمكن لأي تغيير أن يضللك.
لذلك ، فإن أول شيء يجب أن يقوم به كل قائد يحترم نفسه وأكثر من ذلك من قبل صاحب العمل هو قم بعمل قائمة بالنتائج في المستقبل لمدة عام على الأقل ، ويفضل خمس أو حتى عشر سنوات... هذه هي رؤيتك لتطوير القسم والشركة والأعمال. وهذا هو أساس اتخاذ القرارات اليومية. إنه أيضًا الأساس لرؤية الفرص حولها. إذا كنت تعرف بالتأكيد أنك تريد دخول السوق الدولية ، على سبيل المثال ، بالفعل في العام المقبل ، فلن تمر أبدًا من خلال اجتماع أو اقتراح أو شراكة ظهرت بشكل جيد. إذا كنت لا تعرف ما تريد تحقيقه ولم تحدد موعدًا نهائيًا للوصول إلى الهدف ، فستفوتك هذه الفرص ببساطة عن طريق تجاهلها أو عدم ملاحظتها. لهذا السبب ابدأ بقائمة من الأهداف وجدول زمني تقريبي على الأقل لتحقيقها... حتى هذا قد يكون كافيًا للتركيز على النتائج وتحديد الأولويات بشكل صحيح عند التخطيط ليوم عمل. بعد من الجيد أن تُدرج في خططك اليومية المهام التي ستؤثر بشكل مباشر على تحقيق الهدف في المستقبل.
ولتسهيل الأمر عليك ، يجدر بك تعلم التخطيط الاستراتيجي ، والذي يسمح لك بمراعاة الاتجاهات المختلفة للحياة والعمل ، وربط أهدافك وخططك طويلة المدى بالتخطيط اليومي. هذا هو ، أولاً الأهداف ، ثم ، بناءً على أساسها ، خطة لمدة عشر سنوات ، إخراج الأهداف التي يجب تحقيقها هذا العام من هذه الخطة ، وإخراج مهام الشهر من الخطة لمدة عام واحد ، و مهام اليوم من خطة الشهر.
ولا تنس أن كل قائد يجب أن يكون قادرًا على ذلك تفويض فعالمهام مهمة ، مع عدم فقدان جودة النتائج. وبعد ذلك سيصبح التخطيط ليومك حقًا طريقة بسيطة ومريحة وعملية لك للحصول على نتائج عالية والاستمتاع بعملك.
مديرة مركز التدريب "بروفيت" ، مدرب أعمال ممارس ومستشار في مجال إدارة المشاريع والتسويق وتطوير إستراتيجية تطوير الأعمال ، زوجة ، والدة الفتاة الرائعة أناستاسيا. عمري 49 سنة. أعيش في مدينة كييف الجميلة. أنا مؤيد للنهج العملي للتعلم وكل ما أشاركه ، أختبره على نفسي وعملي. أنا لا أقول فقط ماذا أفعل ، لكنني أشرح أيضًا كيفية الحصول على النتيجة المرجوة.
رسم خطة حياة شخصية لتطوير الذات بالقدوة.
الهدف من وضع خطة لهذا العام هو أن تعيش عامًا أكثر سعادة من دون خطة. يجب أن ترشدنا الخطة على طريق حياة سعيدة. دعم نمونا فوق أنفسنا. توسيع قدراتنا وتطوير الصورة الذاتية.
خطة العام - هيكلة تنميتناويدفع قليلاً في الخلف عندما نتوقف. يجب أن يكون لها أهداف ، وتحقيقها مهم بالنسبة لنا. من المهم للغاية أن تكون فعالاً ، فإن خطة العام تخدم هذه المهمة.
و "مراعاة الأهداف" عبارة عن مقلاع يتحول بسلاسة إلى جهاز تحكم عن بعد في التلفزيون.
لقد كنت أخطط لأهداف لمدة 5 سنوات حتى الآن. لإقناعك بفوائد وضع خطة وعدم انسداد المقالة ، من الصعب بالنسبة لي أن أعطي ليس المئات ، بل مجرد حجة واحدة قوية. سمعت أن الجميع يريد "السفر والاستلقاء تحت نخلة". لا توجد وظيفة هي قصة خرافية مملة. لذلك أنا أعمل وأعيش في بلاد النخيل 260 يومًا في السنة.
الخطة هي توسيع حريتنا، وعدم حشرنا في إطار الأهداف القديمة والمفروضة. إذا كانت حياتنا مقيدة بالالتزام بكسب الرزق أو العمل على أهداف الآخرين ، فسيكون من الأفضل التفكير في وضع خطة لتغيير حياتنا.
في المرحلة الأولى ، نضع مسودة قائمة الأهداف. من الملائم البدء في جمع الأهداف من ديسمبر ، للنظر فيها عن كثب. يمكنك التحقق من امتثالها لنفسك ، إذا كانت غناء - انتقل إلى درس تجريبي.
ولكن حتى قبل أن تبدأ في وضع خطتك ، من المفيد أن تتبنى مبادئ تجعل اتباع الخطة أمرًا ممتعًا:
المصدر الرئيسي لأهداف العام هو معنانا الشخصي للحياة.... إذا قمنا بتجميعها ، فسيكون من الأسهل بالنسبة لنا في المستقبل: تحديد ما هو ذي قيمة بالنسبة لنا في العام ، وما الذي يجب التخلص منه. أو ننطلق من فكرة ما نريد تحقيقه في 5 سنوات. فيما يلي بعض الأمثلة المختصرة.
مسودتي للمعنى الشخصي للحياة: لمعرفة "من أنا؟" وحيث أنا.
أهداف العام: قراءة كتب في علم النفس والفلسفة والدين. قم بتوسيع "أنا" - السلوك غير المعتاد ، والأدوار ، والعادات ، والصورة الذاتية ، والسفر.
لا نعرف ماذا سيحدث في غضون عام. يمكن أن نكون مخطئين بشأن رغباتنا. مثال - لقد خططت للانتقال إلى وسط المدينة ، لكنك غادرت في الخارج. لم تتحقق الخطة - لقد تغيرنا للتو.
نضع خطة للعام الجديد. إذا تم تنفيذه ، سنكون سعداء. وستبقى الخطة غير المنجزة في رأسنا - عبء غير سار. لذلك ، نحن ماكرون.
يتم أخذ خطة بداية العام بنسبة 100٪. تلك 25٪ من المساحة الحرة - نملأ بأهداف جديدة. نحن نعتبر كل شيء بناءً على الخطة الأصلية والأهداف الإضافية على أنها زيادة في تنفيذ الخطة.
الخطة ضرورية لنا لنشعر بتحسن ، حتى تملأنا بالإرادة للمضي قدمًا ولا تبطئ. سيحدث ترتيب من حيث الحجم في الحياة أكثر مما هو مكتوب في الخطة. لقاءات غير مجدولة مع الأصدقاء ، تجمعات صادقة ، بعض اللحظات السعيدة. لكن لن يتم تضمينهم في الخطة. تذكر أن التحرك وفقًا لخطة ما هو جزء من الحياة ، وليس الحياة كلها.
من المهم عدم وضع خطة بشكل صحيح ، لكن التخطيط للحياة نفسها مهم.
في هذه المقالة سوف تتعلم:
- لأي أسباب يوجد نقص في وقت العمل
- ما هي القواعد التي يجب اتباعها عند التخطيط لساعات العمل أثناء النهار
- ما هي الأساليب المستخدمة عند التخطيط لساعات العمل
- كيفية التحقق من فعالية جدولة وقت عمل الموظف
يشمل تخطيط وقت العمل الإدارة الفعالة للوقت وتكنولوجيا الاستخدام الرشيد لها من أجل تحقيق أهداف أي منظمة وزيادة فعالية الأنشطة. في العالم الحديث ، يطلق عليه أيضًا إدارة الوقت. الوقت هو المورد الأكثر قيمة الذي لا يمكن الاستغناء عنه ، لذلك يجب استخدامه بطريقة عقلانية للغاية. تحتاج أيضًا إلى العمل على القدرة على التخطيط لساعات عملك.
القول بأن الوقت يمكن التحكم فيه ليس صحيحًا تمامًا. لا يمكن أن يعتمد الوقت على أي عمليات ، ولا يعني قيمة ثابتة ، ولا يمكن أن يتسارع أو يبطئ.
من المهم أن تكون قادرًا على استخدام الأدوات المختلفة لتخطيط ساعات العمل ، بغض النظر عن منصب موظف المؤسسة. من المهم النظر في هذا على جميع المستويات - من المرؤوسين إلى الرؤساء. التخطيط الفعال لساعات العمل له تأثير مباشر على إنتاجية العمل ، وبالتالي على ربح المؤسسة.
بالنسبة لكل موظف ، تؤثر الجدولة الفعالة لساعات العمل على إتمامها بحلول الموعد النهائي المطلوب لجميع المهام المجدولة.
أحد المؤشرات التي يجب مراعاتها في المنظمة هو صندوق وقت العمل. يحدد الموارد المستهلكة لوقت العمل ويؤثر على عدد الموظفين ، وبالتالي على التكاليف المادية للمنظمة.
الندرة تعني عدم وجود شيء ما. عند التخطيط لوقت العمل ، يشير هذا المصطلح إلى قلة وقت العمل لأداء مهمة محددة من قبل موظف فردي أو من قبل وحدة هيكلية ومنظمة ككل.
نتيجة لذلك ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تأخير في المهلة ، مما قد يؤدي إلى عواقب سلبية. في أغلب الأحيان ، يرتبط التخطيط غير الكفؤ لساعات العمل بأمية رئيس المنظمة.
تنقسم الأسباب المؤدية إلى ضيق الوقت إلى ثلاث مجموعات:
الصفات الشخصية للرئيس، والتي تؤدي إلى ضياع وقت العمل وترتبط بالتخطيط غير السليم ، يتم التعبير عنها فيما يلي:
مع تصرفات المدير الأمية ودون تخطيط لساعات العمل ، تظهر علامات عدم التنظيم التالية:
الأسباب التي لا تعتمد على إرادة المدير وتؤدي إلى نقص وقت العمل لنفسه ولجميع العاملين بالمنظمة من حيث تخطيط ساعات العمل هي:
في معظم الحالات ، لا تظهر الأسباب المذكورة أعلاه بمعزل عن غيرها. عادة ما يتبع أحدهما الآخر.
في نهاية المطاف ، تتطور حالة طريق مسدود ، والتي يمكن تحسينها من خلال التخطيط الفعال لساعات العمل. يجب عليك أيضًا التحكم في تنفيذ الأنشطة المخطط لها والتحقق من وقت العمل المستغرق.
تؤثر طريقة إعدادك لنفسك أيضًا بشكل كبير على تخطيط ساعات العمل. يمكنك أن تتدخل لا شعوريًا في التخطيط الفعال لساعات العمل. ما الذي يمكن أن يزعجك بالضبط:
يجب أن نتذكر أنه بعد حل مشكلة واحدة ، لديك الفرصة لتناول مشكلة أكثر إثارة للاهتمام.
وفقًا لهذا المبدأ ، 20٪ من الجهد المبذول يؤدي إلى 80٪ من النتيجة ، والـ 80٪ المتبقية من العمل الجاد تعطي 20٪ فقط من النتيجة. على سبيل المثال:
ينطبق مبدأ باريتو أيضًا في عمل المدير: يقضي الموظف 20٪ من وقت عمله للحصول على 80٪ من النتيجة ، أما الـ 80٪ المتبقية من وقت العمل فهي تعطي 20٪ فقط من النتيجة الإجمالية. هذا يعني أنه عند التخطيط لوقت العمل ، يجب على المرء أن يتذكر أنه من الأفضل أن يبدأ يوم العمل بحل أهم المهام وصعوبة ، ويترك "التافه" إلى النهاية.
يصبح التطبيق المتسق لمبدأ باريتو حقيقيًا إذا قمنا بتحليل جميع المهام وفقًا لحصتها من المساهمة في النتيجة النهائية ورتبناها وفقًا لفئات ABC.
يصبح استخدام مبدأ باريتو ممكنًا حقًا إذا تم تنظيم جميع المهام وفقًا لأهميتها في تحقيق النتيجة وترتيبها وفقًا لفئات ABC.
الغرض الرئيسي من جدولة وقت عمل ABC هو تحديد أولويات المهام بطريقة متسلسلة. يمكن تنفيذ تخطيط ABC في أي مجال من مجالات النشاط. إذا قمنا بتحليل الأمور الأكثر أهمية والأقل أهمية من حيث النسبة المئوية ، فسنرى أن هذه النسبة ستكون هي نفسها تقريبًا. نبدأ في تخطيط ساعات العمل من خلال توزيع جميع المهام على ثلاث فئات وفقًا لأهميتها. لهذا ، يتم استخدام الأحرف A و B و C ، وقد أصبحت طريقة تخطيط ساعات العمل هذه شائعة بين المديرين نظرًا لأنها تعطي نتائج ملموسة.
تعتمد منهجية التخطيط ABC على المبادئ التالية:
باستخدام هذه التقنية ، يجب عليك أولاً حل أهم المهام ، ثم الانتقال إلى المهام الأقل أهمية قليلاً ، وأخيراً ترك المهام الصغيرة التي ليس لها تأثير خاص على نتائج العمل. يجب أن يؤخذ ذلك في الاعتبار عند التخطيط لساعات العمل.
من أجل تحديد الأولويات بشكل صحيح عند التخطيط لساعات العمل ، يمكنك استخدام طريقة أيزنهاور.
اسأل نفسك أسئلة:
وفقًا للمبدأ الذي اقترحه الجنرال الأمريكي د. أيزنهاور ، ينبغي النظر في ميزة حل المشكلات على أساس أهميتها والوقت المخصص لها.
يمكن تقسيم كل الأشياء التي يجب القيام بها إلى أربع مجموعات:
بينما تحاول فهم حياتك ، فإنك تواجه مشكلة. أو ربما تريد فقط تنظيم يومك. وهذه مجرد أمثلة قليلة عندما تحتاج إلى خطة. في الواقع ، يمكن أن يكون هناك عدد لا حصر له من الأسباب. للوهلة الأولى ، قد يبدو وضع خطة مهمة شاقة للغاية. ولكن مع القليل من العمل الشاق ، والقليل من الإبداع ، يمكنك التوصل إلى خطة جيدة لتحقيق أهدافك.
يمكن أن يكون دفتر ملاحظات أو دفتر ملاحظات أو. اختر ما هو مناسب لك. اكتب قائمة بما تحتاج إلى إنجازه في يوم واحد. ضع قائمة بكل اجتماع وترتيب لديك. ما هي أهدافك لهذا اليوم؟ هل تريد ممارسة الرياضة ، أم على العكس من ذلك ، هل هو يوم استرخاء؟ ما المهام التي تحتاجها تمامًا لإكمالها؟
في أي وقت يجب أن تنهي مهمتك أو مشروعك الأول؟ اكتب كل شيء صغيرًا ، بدءًا من الشيء الذي يجب القيام به أولاً ، ثم التالي ، وهكذا دواليك طوال اليوم. تأكد من أنك لم تنس أي شيء. بالطبع ، كل يوم مختلف وبالتالي كل يوم ستكون الخطة مختلفة. قد تبدو الخطة الأساسية كما يلي:
من المهم جدًا الاستفادة من الفرصة بعد فترة زمنية معينة لتحليل مدى إنتاجيتك خلال تلك الفترة. هل فعلت كل ما تريد القيام به؟ ثم امنح نفسك لحظة لإعادة التشغيل ، وأغمض عينيك واسترخي. سينقلك هذا بشكل فعال إلى المهمة التالية التي تحتاج إلى إكمالها.
عندما تنتهي من معظم يومك ، خذ دقيقة لترى ما إذا كنت ملتزمًا بخطتك. هل انتهيت من كل ما تم التخطيط له؟ أين أخطأت؟ ما الذي نجح وما الذي لم ينجح؟ ما الذي يشتت انتباهك وكيف يمكنك التعامل مع الإلهاء في المستقبل؟
كيف تريد أن تتطور؟ ما الذي تريد تحقيقه في حياتك؟ فكر في الأمر على أنه "قائمة حياة". هل تتذكر فيلم Knockin 'on Heaven؟ هذا هو بالضبط ما هي قائمة الحياة. يجب أن تكون هذه هي الأهداف التي تريد حقًا تحقيقها ، وليس تلك التي تعتقد أنها ضرورية. من المفيد أحيانًا تصنيف الأهداف لتحسين التصور. يمكن أن تكون الفئات ، على سبيل المثال ، مثل هذا:
يمكن أن تكون الأهداف ، على سبيل المثال:
الآن بعد أن أصبح لديك أهداف عامة تريد تحقيقها في حياتك ، فقد حان الوقت لإنشاء بعض الأهداف المحددة. وتأكد من تحديد موعد للهدف. زوجان من الأمثلة:
كن صريحًا مع نفسك وقدر حياتك الحالية حقًا. باستخدام الأهداف التي ذكرتها ، قم بتقييم مكانك الآن. على سبيل المثال ، هدفك هو نشر كتاب ، وتحديدًا ، وإرساله إلى الناشرين في يونيو 2016. في الوقت الحالي ، لديك نصف المخطوطة فقط ، ولست متأكدًا مما إذا كنت تحب النصف الأول.
ما هي الخطوات التي ستتخذها لتكون قادرًا على تحقيق أهدافك؟ حدد الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها واكتبها. على سبيل المثال ، بالنسبة لكتابنا من اليوم حتى نوفمبر 2014 ، نحتاج إلى:
يمكنك القيام بذلك بأي تنسيق تفضله - بخط اليد أو على الكمبيوتر أو الرسم. تهانينا! لقد قمت للتو بإنشاء خطة حياتك.
مثل كل شيء في هذا العالم ، ستتغير حياتك ، وقد تتغير أهدافك أيضًا. ما كان مهمًا بالنسبة لك في 12 قد لا يكون بهذه الأهمية عندما تبلغ من العمر 22 أو 42 عامًا. ولا بأس في تغيير خطة حياتك ، لأنها تظهر أنك على دراية بالتغييرات التي تحدث في حياتك.
أحيانًا يكون الجزء الأصعب من وضع خطة هو أنك لا تعرف ما هي المشكلة. غالبًا ما تخلق المشكلة التي نواجهها المزيد من المشكلات. المتاعب ، كما يقولون ، لا تأتي وحدها. ما عليك القيام به هو العثور على مصدر المشكلة. وهذا بالضبط ما تحتاج إلى التعامل معه.
لن تسمح لك والدتك بقضاء أربعة أسابيع مع صديق في كوخ جبلي. هذه مشكلة ولكن أين مصدر هذه المشكلة؟ لقد حصلت على B في الجبر. وهذا هو بالضبط السبب الذي يجعل والدتك لا تسمح لك بالذهاب إلى صديق لقضاء الإجازة. وهذا الشيطان هو بالضبط المشكلة التي تحتاج إلى حلها.
ما الهدف الذي تتمنى تحقيقه من خلال حل المشكلة؟ ركز على تحقيق هدفك. الباقي سيأتي من تلقاء نفسه.
هدفك هو تحسين درجاتك في الرياضيات إلى أربعة على الأقل. بالتوازي مع هذا ، بينما تقوم بتحسين معرفتك بالرياضيات ، تأمل أن ترسلك والدتك إلى صديق لقضاء الإجازة.
أي من عاداتك ساهمت في المشكلة؟ خذ بعض الوقت لتحليل السبب الجذري للمشكلة.
مشكلتك هي أنك حصلت على درجة C في الرياضيات. ضع في اعتبارك ما كان يمكن أن يؤدي إلى هذا: ربما تحدثت كثيرًا مع صديق في الفصل. أو لم يؤدوا واجباتهم المدرسية في المساء بسبب ممارسة كرة القدم ، على سبيل المثال.
تنشأ العديد من المشاكل من أي من أفعالك. لكن لا تنسَ العوامل الخارجية التي تعمل ضدك. لنلقي نظرة على مثال. حصلت على درجة سيئة في الرياضيات وتحتاج إلى تصحيح. قد يكون السبب في ذلك هو عدم فهم تفسيرات المعلم حول الموضوع ، وليس ما قلته مع صديق.
يمكنك ببساطة كتابة جميع الخيارات الممكنة على قطعة من الورق أو استخدام إحدى طرق العصف الذهني. مثل ، على سبيل المثال ، كخريطة ذهنية. أيًا كانت الطريقة التي تختارها ، يجب أن تفكر في كلا الاحتمالين للمشكلة: خطأك وعوامل خارجة عن إرادتك.
حل مشكلة التواصل مع صديق في الدرس:
حل مشكلة الواجب المنزلي بسبب ممارسة كرة القدم:
حل مشكلة عدم فهم الجبر:
لذلك قمت بعصف ذهني واكتشفت ما هي مشكلتك. اختر الآن الحلول الأكثر فاعلية للمشكلة برأيك واكتب خطة لنفسك. علق الخطة في مكان ما حيث ستراها في أغلب الأحيان. يجب أن تبدو خطتك لتحسين مستواك في الرياضيات كما يلي:
خطة التحسين في غضون أربعة أسابيع
هل فعلت كل ما خططت له؟ هل كنت ناجحا؟ ما هي الاخطاء التي ارتكبتها؟ من خلال إجراء تحليل جيد ، يمكنك تجنب الأخطاء لاحقًا.
التزم بخطتك حتى تصل إلى هدفك. لا تتوقف في منتصف الطريق. إذا لم تلتزم بالخطة ذات يوم ، فتأكد من عدم تكرارها مرة أخرى. إذا رأيت أن هذه الخطة لا تعمل ، فكر في الخطأ فيها واكتب خطة جديدة.
يعد ضيق الوقت لكل ما تريد القيام به مشكلة شائعة في العالم الحديث. التخطيط السليم ليوم العملسيوفر لك قدرًا هائلاً من الساعات الثمينة. واليوم ستتلقى بعض النصائح المهمة حول هذا الموضوع.
بادئ ذي بدء ، دعنا نختار التخطيط ليوم العمل - يجب ان يتم انهائه... أعتبر أمرا مفروغا منه. بعد ذلك ، تحتاج إلى تقسيم يومك إلى 3 مجموعات وسنقدم لك قواعدنا الخاصة لكل مجموعة. كل شيء بسيط هنا:
الصباح هو تلك اللحظة التي تشعر فيها بالطاقة بعد النوم. هذا يعتمد على حالتك في الصباح ، كيف سيكون اليوم مثمرًا... لذا خذ الجرعة الأولى من النصيحة.
وغني عن القول ، إذا كنت في حالة مزاجية جيدة في الصباح ، فحينئذٍ تصبح الأمور أسهل ، ويصبح من الأسهل حل مشاكل العمل وتستغرق وقتًا أقل.
لذلك ، ابحث كل صباح عن شيء سيشحنك بإيجابية: ذكريات ممتعة ، وتوقع أن تفعل ما تحب قريبًا. اجعل من المعتاد أن تسأل نفسك الأسئلة التالية كل صباح:
كيف يمكن أن يقربني اليوم من تحقيق هدفي؟
ما الذي يمكنني فعله لتحقيق أقصى استفادة من اليوم؟
ماذا يمكنني أن أفعل اليوم لدعم نمط حياتي (الصحة)؟
لن يستغرق هذا الإجراء أكثر من دقيقتين ، ويمكن أن يتجاوز تأثير أدائه اليومي كل التوقعات.
اللحظة التالية البداية الصحيحة ليوم عملك... من أين يجب أن تبدأ؟ من فطور على مهل ونفس الطريق إلى مكان العمل.
ليس لديك وقت لوجبة فطور طويلة وشهية؟هناك حل بسيط: اذهب إلى الفراش مبكرًا. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بإفساد يومك في البداية - تم التحقق منه!
ابدأ مباشرة في يوم العمل في نفس الوقت... ستساعدك هذه القاعدة على أن تصبح شخصًا أكثر انضباطًا.
بمجرد أن تعتاد على القيام بذلك ، ستلاحظ زيادة في تعبئتك كمكافأة.
إذا كنت تخطط ليوم العمل اليوم أمس ، إذن في الصباح عليك أن تتصالح... سيستغرق الأمر حوالي 10 دقائق ، ولكن يمكن أن يوفر ما يصل إلى ساعتين!
أيضًا ، من الأفضل أن يتم التخطيط لنفسك مع الأخذ في الاعتبار 60٪ من وقتك ، وترك 40٪ المتبقية لقوة قاهرة ومهام غير متوقعة أو عاجلة.
لا تبدأ الجزء الأكثر إنتاجية من يومك بالكثير من التحيات أو بالحديث عن الأخبار السيئة. ابدأ في تحقيق أهدافك على الفور!
يمكن تأجيل جميع المسائل "الاجتماعية" إلى وقت لاحق. فترة بعد الظهر مناسبة لذلك.
ابدأ يومك بقرار المهام الرئيسية... كل شيء آخر سينتظر ولن يذهب إلى أي مكان. خاصة ، صندوق البريد الخاص بك مع المراسلات J
تأكد من إحضار السكرتير الخاص بك إلى آخر المستجدات ، لأنه مساعدك وشريكك. دعك تحصل على دقيقتين فقط لهذا - افعل ذلك.
ستوفر لك هذه الخطوة الوقت وتزيد من الكفاءة. سوف يفرغك السكرتير الجيدوسوف أذكرك باجتماع مهم إذا لزم الأمر. يجب أن يكون على علم بجميع أعمالك.
منتصف يوم العمل- هذه هي الفترة التي يكون فيها العمل على قدم وساق ، تكون قد أكملت أو تواصل أداء المهام الرئيسية. لدينا 11 نصيحة لك لهذا الجزء من اليوم.
اترك على الطاولة فقط تلك الأوراق التي تساعدك في حل المشكلة الحالية. قم بإزالة الباقي. يجب ألا يكون هناك أكثر من ست وثائق على الطاولة.
إذا كنت تابعًا ، فحاول التأكد من ذلك يمكنك تثبيت نفسكأو حدد توقيت المهام الموكلة إليك. إذا كنت مديرًا ، فقص وقت إكمال المهام لمرؤوسيك بمقدار الثلث.
إذا قررت فجأة حضور اجتماع غير مهم بالنسبة لك ، فكن مستعدًا لحقيقة ذلك سيتم إعطاؤك تعليمات إضافية حول هذا الموضوع... إذا لم تكن هناك ، فلن تكون قد تلقيت مهام إضافية ...
دائمًا وفي أي عمل ، ينشأ موقف يكون عاجلاً وعاجلًا ستلفت انتباهك إلى نفسها... سيؤدي هذا إلى الركود في تنفيذ المهام الحالية.
ما إذا كان الأمر يستحق التشتيت والخوض في مثل هذه المواقف هو عملك. لكن اتخذ دائمًا قرارات بناءً على الأولويات: ما هو الأهم من ذلك؟ - الشؤون الجارية أم "المستعجلة"؟تفويض مثل هذه المهام المفاجئة كلما أمكن ذلك.
أثناء القيام بالمهام الحالية (خاصة الأكثر أهمية) ، قد ترغب فجأة في إجراء مكالمة هاتفية أو اتخاذ إجراء اندفاعي آخر غير مخطط له.
خذ وقتك في متابعة الدافع - فكر فيما إذا كان الأمر يستحق الإلهاء ، ما مدى أهميته؟
دائما خلال يوم العمل فواصل الخطة... كم من الوقت يجب أن يكون متروك لك. أهم شيء في هذا العمل هو الانتظام.
يمكنك الجمع بين جميع المهام الروتينية الصغيرة وفقًا لمعايير مماثلة في الأقسام والكتل. ثم ننفذهم في مثل هذه الكتل.على سبيل المثال ، 6 كتل من 10 دقائق - مكالمات هاتفية. من المهم هنا تقصير وقت تنفيذ كل كتلة قدر الإمكان.
أحضر ما بدأته إلى المرحلة النهائية. حاول ألا تشتت انتباهك كثيرًا عند حل مهمة طويلة. منذ ذلك الحين سيتعين عليك العودة إلى التنفيذ والقيام ببعض الأعمال مرة أخرى ، مضيعة للوقت. على أقل تقدير ، قم باستعادة سرعة التنفيذ.
إذا كان لديك فجأة "وقت الفراغ الإجباري"، ثم فكر في كيفية استخدامه بعقلانية. على سبيل المثال ، عندما تجلس في غرفة انتظار الشيف وتنتظر دورك.
عند التخطيط ليوم عمل ، تأكد من ذلك حدد موعدًا لساعة لنفسك... في هذه اللحظة ، يجب على سكرتيرتك أن تجيب على الجميع بأنك لست هناك ، أو تغلق المكتب فقط حتى لا يزعجك أحد.
خصص هذه الساعة لحل تلك المهام التي ليست عاجلة ولكنها مهمة. أيضًا ، عندما لا يشتت انتباهك أحد ، يمكنك تذكر مثل هذه المهام التي تم نسيانها ببساطة في صخب وصخب.
خذ الوقت الكافي بشكل دوري التوفيق بين خططك والتحكم في تنفيذها... لقد قلنا بالفعل أن هذا الإجراء سيوفر وقتًا أطول مما تقضيه عليه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تغيير شيء ما في التخطيط بسبب ، على سبيل المثال ، تغيير الأولويات.
لا ينبغي أن تشتت انتباهك بفحص الوقت بشكل متكرر وانتظر نهاية يوم العمل. هذه الفترة الزمنية مهمة أيضًا.مثل سابقاتها. لاحظ النصائح الثلاث التالية.
هناك مجموعة من الحالات التي ليست عاجلة ، ولكن من الضروري القيام بها... لمنعهم من التراكم ، والتحول إلى انسداد ، قم بعملهم في نهاية اليوم ، عندما تتحقق أهم الأهداف. خلال هذه الفترة ، حان الوقت لإنهاء قراءة المراسلات الخاصة بك ، وإملاء أوامر الطباعة على السكرتير ، إلخ.
قم بتحليل ، بناءً على خطة اليوم ، ما الذي تمكنت من القيام به اليوم ، وما هي فعاليتك ، وكم مرة كنت مشتتًا عن المهام الرئيسية وكيف تتجنب ذلك إن أمكن في المستقبل؟ هذا هو أحد العناصر المهمة لإنجاز الشؤون بنجاح - التحكم والتحليل.
خذ من 15 إلى 20 دقيقة للتخطيط ليوم عملك غدًا. من الأفضل أن تفعل ذلك بالضبط في اليوم السابق.... لكن لا تنس أيضًا إجراء المصالحة في الصباح.
