وثائق المحاسبة الأولية. معالجة الوثائق الأولية: المتطلبات ، على سبيل المثال. وثائق المحاسبة الأولية

وثيقة المحاسبة الأولية

المستندات الأساسية تشكل أساس كل المحاسبة. يصاحب الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمة أداء العديد من العمليات. لهذا الغرض ، يتم تطبيق عنصر من طريقة المحاسبة - التوثيق. التوثيق هو الطريقة الرئيسية للمراقبة المحاسبية للنشاط الاقتصادي للمؤسسة ، وهو سيطرتها الأساسية. وثيقة - هذا دليل مكتوب على صفقة تجارية مكتملة ، مما يعطي القوة القانونية للبيانات المحاسبية. يعمل التوثيق كأساس لسجلات المحاسبة اللاحقة ويضمن دقة وموثوقية وعدم قابلية الجدل لمؤشرات المحاسبة ، فضلاً عن القدرة على التحكم فيها.

يجب أن تكون المستندات ملزمة قانونًا ، أي تحتوي على عدد من التفاصيل الإلزامية (المؤشرات):

• - عنوان الوثيقة.
• - تاريخ؛
• - اسم المنظمة التي صيغت الوثيقة باسمها ؛
• - محتويات العملية.
• - عدادات الكمية والتكلفة ؛
• - اسم وموقع الأشخاص المسؤولين عن تنفيذها وصحة التسجيل ؛
• - التوقيعات الشخصية لهؤلاء الأشخاص وفك تشفيرهم ؛
• - أختام التنظيم والطوابع.

يجب إعداد المستندات بوسائل تضمن الحفاظ على السجلات لفترة طويلة (حبر ، قلم حبر جاف ، آلة كاتبة ، طابعة). يجب إعداد المستندات الأساسية إما في وقت المعاملة (نقدًا ، بنكيًا) ، أو فور الانتهاء منها. أولئك الذين وضعوا المستند ووقعوه مسؤولون عن إنشائه في الوقت المناسب وبجودة عالية ، وموثوقية البيانات ونقلها في الوقت المناسب للتسجيل في سجلات المحاسبة.

تشمل الوثائق:

• - الأساسي (الفواتير ، الفواتير ، المقبوضات والنفقات النقدية ، أوراق الاستلام ، إلخ) ؛
• - السجلات المحاسبية (تقارير الصرافين ، ومجلات الطلبات ، ودفتر الأستاذ العام ، وتقارير السلع ، وما إلى ذلك) ؛
• - إعداد التقارير (الميزانية العمومية ومرفقاتها).

يتم الاحتفاظ بجميع السجلات المحاسبية على أساس المستندات الأولية ، ثم يتم نقل المعلومات منها إلى سجلات المحاسبة ، حيث يتم تنظيمها ، أي يتم تسجيلها في الحسابات المحاسبية. في نهاية فترة إعداد التقارير ، وفقًا لسجلات المحاسبة ، يتم ملء تقارير المؤسسة.

تؤدي الوثائق الأساسية إلى حركة المعلومات المحاسبية ، وتوفر المحاسبة بالمعلومات اللازمة للانعكاس المستمر والمستمر للنشاط الاقتصادي للمؤسسة.

عن طريق التعيين ، تنقسم جميع المستندات الأولية إلى: المستندات التنظيمية والإدارية ، والمستندات الداعمة ، والمستندات المحاسبية ، مجتمعة.

• - تنظيمية وإدارية (أوامر ، تعليمات ، تعليمات ، توكيلات) تسمح بإجراء العمليات ، ولا تنعكس المعلومات الواردة فيها في سجلات المحاسبة ؛
• - نفي (فواتير ، مطالبات ، إيصالات ، إلخ) تعكس حقيقة العملية ، ويتم تسجيل المعلومات الواردة فيها في سجلات المحاسبة. هناك عدد من المستندات التي تجمع بين التصاريح والقسائم (قسائم التدفق النقدي ، وكشوف الرواتب لدفع الأجور) ، ويتم إدخال البيانات الواردة فيها في سجلات المحاسبة ؛
• - يتم إعداد المستندات المحاسبية في قسم المحاسبة على أساس المستندات الإدارية أو المستندات الداعمة لتلخيص السجلات المحاسبية ، مثل هذه المستندات هي البيانات المحاسبية وحسابات النفقات العامة وجداول التطوير.
• - تؤدي المستندات المجمعة وظائف إدارية وقسائم ومحاسبة في وقت واحد. على سبيل المثال ، تحتوي فاتورة تحرير الأصول المادية على أمر بالإفراج عن المواد من المستودع إلى ورشة العمل ، بالإضافة إلى تسجيل إصدارها الفعلي ، وما إلى ذلك.

وفقًا لطريقة عكس المعاملات ، يتم تقسيم المستندات إلى مرة واحدة وتراكمية.

تُستخدم المستندات لمرة واحدة مرة واحدة فقط لتعكس معاملة واحدة أو عدة معاملات يتم تنفيذها في وقت واحد. بعد التسجيل ، ينتقل مستند لمرة واحدة إلى قسم المحاسبة ويعمل كأساس للتفكير في المحاسبة. على سبيل المثال ، المقبوضات والإيصالات النقدية وكشوف المرتبات وما إلى ذلك.

يتم إعداد المستندات التراكمية خلال فترة معينة (أسبوع ، عقد ، شهر) لتعكس المعاملات المتكررة المتجانسة التي يتم تسجيلها فيها أثناء تنفيذها. في نهاية الفترة ، يتم حساب الإجماليات للأرقام الرئيسية المستخدمة للحسابات. تتضمن المستندات التراكمية الحد - بطاقات السياج ، أوامر لمدة أسبوعين أو شهرية ، إلخ.

في مكان التحضير ، الوثائق داخلية وخارجية.

داخلييتم إعداد المستندات في المؤسسة لتعكس المعاملات الداخلية. على سبيل المثال ، المقبوضات والنفقات النقدية ، والفواتير ، والأفعال ، وكشوف المرتبات ، وما إلى ذلك.

خارجييتم تعبئة المستندات خارج حدود المؤسسة المحددة ، ويتم استلامها في شكل رسمي. على سبيل المثال ، الفواتير وكشوف الحسابات المصرفية وسندات الشحن وما إلى ذلك.

وفقًا لترتيب الإعداد ، تعتبر المستندات أولية وموحدة.

ابتدائييتم إعداد المستندات لكل معاملة فردية في وقت عمولتها. على سبيل المثال ، أمر استلام نقدي ، أوامر دفع ، إجراءات لشطب الأصول الثابتة ، إلخ.

ملخصيتم إعداد المستندات على أساس المستندات الأولية التي تم إعدادها مسبقًا. استخدامها يسهل التحكم في العمليات المتجانسة. يمكن أن تكون تنفيذية ومحاسبية ومجتمعة. على سبيل المثال ، التقارير المسبقة والنقدية ، والتجميع والبيانات التراكمية. على وجه الخصوص ، فإن التقرير المسبق ، كونه تقريرًا مشتركًا ، يؤدي وظائف مستند البراءة والمحاسبة. يعطي وصفًا كاملاً للتسويات مع الأشخاص المسؤولين: الرصيد أو الإنفاق الزائد للسلفة السابقة ، ومبلغ هذه السلفة ، والمبلغ الذي تم إنفاقه ، والرصيد وتاريخ إدخاله في مكتب أمين الصندوق أو الإنفاق الزائد وتاريخ السداد. من قبل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر الجرد المسبق وصفًا لتكاليف إنتاج الحسابات بعد مراجعة التقرير والموافقة عليه. على الجانب الخلفي من التقرير ، يتم تقديم قائمة بالنفقات الفردية ووثائقها الداعمة.

وفقًا لترتيب الملء ، يمكن تصنيف المستندات إلى وضع يدويًا واستخدام أجهزة الكمبيوتر.

الوثائق المعدة يدويا ،يتم ملؤها يدويًا أو على آلة كاتبة.

المستندات المنفذة بامتداد تكنولوجيا الحوسبةتسجيل المعلومات تلقائيًا حول عمليات الإنتاج وقت تنفيذها.

قبول الوثائق والتحقق منها ومعالجتها المحاسبية. تتم معالجة المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة لإعدادها للإدخالات في سجلات المحاسبة. تتمثل المرحلة الرئيسية في المعالجة المحاسبية للوثائق في المنظمة في التحقق من المستندات المستلمة في جوهرها ، في شكلها ، حسابيًا.

عند التحقق من المستندات من حيث الجوهر ، من الضروري إثبات شرعية وصحة وملاءمة المعاملات التجارية المكتملة. وفقًا للإجراءات المحاسبية الحالية ، لا ينبغي قبول المستندات الأولية المتعلقة بالمعاملات التجارية التي تتعارض مع التشريعات والإجراءات المعمول بها لاستلام وتخزين وإنفاق الأموال والمخزون والأشياء الثمينة الأخرى للتنفيذ. في حالة استلام هذه المستندات الأولية من قبل قسم المحاسبة ، يجب على كبير المحاسبين إبلاغ رئيس المنظمة بعدم قانونية معاملة تجارية معينة.

يتم تنفيذ الرقابة الأولية من قبل قسم المحاسبة عند إعداد المستندات. إنه مهم أيضًا لأن معظم المستندات هم أشخاص مسؤولون ماليًا ، وليسوا موظفين محاسبة.

يتيح لك التحقق من النموذج التأكد من استخدام نموذج من النموذج المناسب لتسجيل معاملة تجارية معينة ، وتم تمييز جميع الأرقام بوضوح ، وانعكاس محتوى العملية وجميع التفاصيل.

بعد ذلك ، يقوم المحاسب بإجراء فحص حسابي ، والذي يتلخص في التحقق من صحة الحسابات والحسابات الحسابية ، وفرض الضرائب على المستندات. يتم فرض الضرائب بضرب الكمية بالسعر. يسمح لك الفحص الحسابي بالتحكم في الحسابات الحسابية للمجاميع ، وصحة انعكاس المؤشرات الكمية والتكلفة.

بعد التحقق ، يقوم المحاسب بمعالجة المستندات. يتمثل تعيين المستند في تحديد الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات التجارية الموضوعة في المستندات على الخصم والائتمان.

الاتجاهات الرئيسية لتحسين التوثيق هي التوحيد والتوحيد القياسي. .

يتم قبول مستندات المحاسبة الأساسية للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل الوارد في ألبوم النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية.

يعد توحيد أشكال وثائق المحاسبة الأولية ذا أهمية كبيرة لتحسين المحاسبة ، حيث أنه ينشئ ويعزز المتطلبات الموحدة لتوثيق الأنشطة الاقتصادية للمنظمات ، وينظم المحاسبة ، ويستبعد الأشكال المتقادمة والتعسفية من التداول ، ويساهم في التنظيم الرشيد للمحاسبة.

وثائق موحدة- هذه مستندات قياسية تمت الموافقة عليها وفقًا للإجراءات المعمول بها والمخصصة لتسجيل المعاملات المتجانسة في المؤسسات ذات الأشكال المختلفة للملكية وخصائص الصناعة المختلفة.

التوحيد -تعيين نفس الأحجام القياسية للمستندات النموذجية ، مما يسمح لك بتقليل استهلاك الورق لإنتاج المستندات ، ويبسط معالجتها وتخزينها.

يعمل التوثيق الأساسي كأساس لعمل قيود محاسبية في سجلات المحاسبة. تم تصميم هذه النماذج لتسجيل موثوقية حقيقة الصفقة التجارية التي استلزم تغييرها في الوضع الاقتصادي للمؤسسة على الورق. تصميم المنظمة الأساسية ينظمه القانون. يجب أن يتوافق كل قالب مع متطلبات القانون المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ.

أشكال وأنواع الوثائق الأولية

يمكن توحيد وتطوير أشكال المستندات الأولية التي تستخدمها كيانات الأعمال من قبل أطراف المعاملة بشكل مستقل. تمت الموافقة على قائمة النماذج القياسية الإلزامية للاستخدام في حالات محددة بموجب القانون. في مثل هذه العينات ، لا يحق للمنظمات تغيير الهيكل أو المحتوى بشكل مستقل. يمكن إنشاء مستندات غير موحدة من قبل شركة مع مراعاة خصوصيات أنشطتها. تخضع لموافقة الإجراءات المحلية للشركة.

يتضمن تصنيف الوثائق الأولية تقسيمها إلى نماذج للاستخدام الداخلي والخارجي. تصف المستندات الداخلية المعاملات التي تؤثر على أنشطة مؤسسة واحدة - الشركة التي جمعت هذه الشهادة. تم تصميم الصفقات الخارجية لإصلاح الصفقات ونتائجها بين مشاركين أو أكثر.

تنقسم النماذج الداخلية عادةً إلى المجموعات التالية:

1. النوع الإداري - يستخدم لإصدار التعليمات والتعليمات للوحدات الإنشائية والأفراد.
2. يتم استخدام النوع التنفيذي للقوالب لعرض المعاملات التي تم إجراؤها في الفترة الحالية.
3. وثائق التسجيل المحاسبي - الغرض منها هو تنظيم مجموعة الأحداث بالكامل وتلخيص المعلومات المستندية المستلمة (مثال حي هو سجلات المحاسبة).

سجلات المحاسبة تشمل الكتب والمجلات وبطاقات المحاسبة. يمكن تقسيم هذا النوع من الوثائق إلى أنواع فرعية ، تختلف في طريقة الملء والصيانة:

• كرونولوجي - يتم عرض جميع العمليات فيها بما يتفق بدقة مع التسلسل الزمني الفعلي للأحداث ؛
• منهجي (على سبيل المثال ، كتاب نقدي) ؛
• مجموع؛
• تحليلي
• تركيبي ، يتضمن تفصيل المبالغ حسب الحسابات المحاسبية المعممة.

يمكن أن تأخذ الوثائق الأساسية شكل اتفاق بين المقاولين ، وفواتير الدفع ، والفواتير ، وأعمال القبول وتسليم المهام المكتملة. تتضمن الوثائق الأساسية مجموعة من النماذج للتسويات مع الموظفين. تتضمن هذه الفئة الجدول الزمني ، والرواتب.

ملاحظة!يتم رسملة أصول المؤسسة والتخلص منها باستخدام المنظمة الأساسية. تتميز هذه الفئة من الوثائق بوجود نماذج قياسية. في السابق ، كانت إلزامية لجميع كيانات الأعمال. الأمر متروك الآن لكل منظمة لتقرر ما إذا كانت ستستخدم الترويسات الموصى بها أو تطوير قوالبها الخاصة.

يتم إيلاء اهتمام خاص في ممارسة المحاسبة لسجل النقدية الأساسي. إنها موحدة. قد يؤدي تغيير مجموعة المتطلبات أو هيكل النموذج إلى إبطال الشكل الموقع للقوة القانونية. تشمل هذه المجموعة جميع أنواع المستندات التي توضح استلام الأموال في أمين الصندوق والتخلص منها. وهي تشمل أيضًا دفتر النقدية ، الذي يلخص النطاق الكامل للإجراءات النقدية.

تصنيف المنظمات الأولية حسب مراحل ريادة الأعمال

اعتمادًا على المرحلة التي يكون فيها العمل في الوقت الحالي ، يتم استخدام شكل أو آخر من أشكال وثائق المحاسبة الأولية. عادة يمكن تقسيم المعاملات ، من حيث تقديم المستندات ، إلى ثلاث مراحل.

1. تحديد شروط الصفقة.يتفاوض الشركاء ، ويطورون إجماعًا يناسب كلا الطرفين. لم تنتقل الأموال والبضائع من يد إلى يد بعد ، ولم يتم تقديم الخدمات بعد ، ولم يتم تنفيذ العمل ، ولكن كل شيء جاهز بالفعل لبدء التفاعل. ستكون نتيجة هذه المرحلة هي الأنواع التالية من المؤسسات الأساسية:
   • اتفاق (أشكال مختلفة ممكنة) ؛
   • فاتورة للدفع.
2. أجر الصفقة.يمكن أن يتم الدفع بأشكال مختلفة. يتم إصلاح هذه النقطة المهمة من خلال تأكيد أولي لتحويل الأموال:
   • إذا لم يتم الدفع نقدًا ، فسيتم تأكيده من خلال مستخرج من الحساب الجاري ، أو شيك من محطة الدفع ، وما إلى ذلك ؛
   • إذا تم تحويل الأموال "نقدًا" ، فسيكون التأكيد عبارة عن شيك صراف أو نموذج إبلاغ صارم أو إيصال لأمر نقدي وارد.
3. نقل البضائع وتقديم الخدمات وأداء العمل... لقد دفعت للحزب ، حان الوقت الآن للطرف الآخر للوفاء بالتزاماته. إن حقيقة أنها فعلت ذلك بحسن نية ، ولم يكن لدى الطرف الأول أي شكاوى ، ستثبت من خلال المستندات الأولية التالية:
   • بوليصة الشحن (إذا تم نقل البضائع) ؛
   • إيصال المبيعات (يمكن إصداره مع السجل النقدي أو إدخاله في مستند واحد) ؛
   • فعل من الخدمات المقدمة (أو العمل المنجز).

يجب تقديم هذه المستندات إلى السلطات الضريبية ، لأنها تؤكد النفقات التي تكبدها الطرف الأول ، والتي تؤثر بشكل مباشر على القاعدة الضريبية.

مراقبة وتخزين وتنظيم محاسبة الوثائق الأولية

يجب تنظيم محاسبة الوثائق الأولية بحيث يمر كل نموذج من خلال نظام التسجيل داخل المؤسسة. يعد هذا ضروريًا لتقليل مخاطر فقدان الشهادات والأشكال الأخرى. يحتفظ الكاتب أو أي شخص مسؤول آخر بسجلات تسجيل المستندات. تتم معالجة جميع النماذج الواردة على أنها واردة. النماذج الصادرة هي نماذج يتم إنشاؤها داخل المؤسسة (بغض النظر عما إذا كان سيتم إصدارها إلى مؤسسات تابعة لجهات خارجية أو ستبقى في المؤسسة).

يجب أن تمر الوثائق الواردة عبر عدة مراحل من المحاسبة والتسجيل:

1. قبول.
2. المعالجة الأولية.
3. التوزيع حسب أنواع الاستمارات والغرض منها.
4. التسجيل في مجلات المحاسبة مع وضع ختم على المستند وتخصيص رقم وارد بتاريخ القبول.
5. الرؤية من قبل إدارة الشركة (عندما ينظر المدير إلى المراسلات الواردة ، فإنه يضع قرارات بشأنها).
6. تنفيذ الوثيقة.

لتنظيم نظام فعال لتداول المستندات ولضمان التحكم في سلامة النماذج ، من الضروري تطوير واعتماد جدول توزيع المستندات مع تصنيف الحالات. في الجدول الزمني ، من الضروري الكشف عن مراحل التنفيذ ، وتسجيل المستندات ، وإجراءات نقلها إلى التخزين مع الإشارة إلى الإطار الزمني ، وإدراج الموظفين المسؤولين عن كل خطوة.

من الضروري تخزين الوثائق الأولية المنفذة والمنعكسة في المحاسبة لمدة 5 سنوات على الأقل. يوفر الأمر الصادر عن وزارة الثقافة بتاريخ 25.08.2010 برقم 558 تصنيفًا للنماذج بالإشارة إلى توقيت تقديمها للأرشيف:

• يجب أن تظل الوثائق الإدارية متاحة لمدة 75 عامًا (إذا كانت الأوامر والأوامر تؤثر على تسيير الأنشطة الرئيسية للشركة) أو 5 سنوات ، بشرط أن يعكس النموذج حل المشكلات الإدارية ؛
• تخضع النماذج المصاحبة لتنفيذ المعاملات التجارية للتخزين لمدة 3-5 سنوات.

المرجعي! القانون رقم 402-FZ في الفن. 29 مدة الصلاحية محدودة بـ 5 سنوات. ينص التشريع الضريبي على ضمان سلامة وتوافر السجلات المحاسبية لمدة 4 سنوات على الأقل.

يتم توفير الشروط الخاصة وفترات التخزين لهذه الأشكال:

1. لا يمكن تقديم المستندات ، التي ساعدت في انعكاس رسملة الأصول الخاضعة للاستهلاك ، على الأرشيف لمدة 4 سنوات من تاريخ شطب هذه الممتلكات.
2. إذا تم إعداد الوثائق الأولية في فترة حدوث الخسارة ، والتي تستخدم لتقليل مبلغ ضريبة الدخل ، فيجب تخزينها حتى يتوقف التأثير على القاعدة الضريبية لنتائج هذه الخسارة.
3. يجب الاحتفاظ بالمخزون الأساسي ، الذي يميز المعاملات على أصل الذمم المدينة ، لمدة 4 سنوات من تاريخ الاعتراف بالديون غير المسددة على أنها غير قابلة للتحصيل (إذا حدثت مثل هذه الحقيقة).

بالنسبة للنماذج الإلكترونية ، تكون فترات الاحتفاظ مماثلة للمستندات الورقية. ينبغي تنفيذ إجراءات شطب الأصول الأولية بمشاركة لجنة مُنشأة خصيصًا.

اعتماد نماذج التوثيق الأولية

يمكن تطوير الوثائق الأولية غير الموحدة من قبل كيانات الأعمال بشكل مستقل. بالنسبة لمثل هذه الأشكال ، فإن المعيار الرئيسي للامتثال للقانون هو الامتثال لمعايير القانون رقم 402-FZ من حيث التفاصيل الإلزامية:

• عنوان الوثيقة ؛
• تاريخ التسجيل؛
• معلومات عن الشركة التي تشكل النموذج الذي يمكن من خلاله تحديد الشركة ؛
• محتوى الصفقة التجارية المعروضة ، مع الإشارة إلى قيمة موضوع المعاملة ؛
• جلب العدادات الطبيعية والقيم الكمية ؛
• حضور توقيعات المسؤولين المسؤولين (مع الإشارة الإلزامية لمنصبهم والاسم الكامل).

تذكر!لاستخدام القوالب المطورة بشكل مستقل كوثائق أولية ، يجب أن توافق عليها من خلال إجراء محلي للمؤسسة.

تنتمي المستندات النقدية والدفع إلى مجموعة من النماذج المنظمة بدقة. لا يحق للمؤسسات ، بأمرها أو بأي ترتيب آخر ، إزالة خطوط أو خلايا منها أو تغيير هيكلها. يمكن للمؤسسات إجراء تعديلات على القوالب غير الموحدة وإضافة كتل المعلومات وإزالتها. عند تطوير نماذج جديدة بنفسك ، يمكنك أخذ عينات قياسية كأساس.

للحصول على موافقة المنظمة الأساسية ، يمكنك عمل أمثلة لها في ملحق منفصل للسياسة المحاسبية. الخيار الثاني - لكل نموذج ، يصدر المدير طلبًا للمؤسسة. يحتوي نص الأمر على معلومات حول إدخال أشكال جديدة من التوثيق في المحاسبة ، والتي يجب وضعها وفقًا لقالب واحد. يتم تضمين النماذج نفسها في الترتيب كمرفقات منفصلة.

إذا كانت المنظمة ستستخدم النماذج القياسية الموصى بها من قبل الإدارات ذات الصلة لتعكس العمليات الفردية ، فلن تحتاج هذه النماذج إلى الموافقة عليها من خلال الإجراءات الداخلية. لإصلاح مثل هذا القرار ، يكفي إدخال إدخال في السياسة المحاسبية على استخدام القوالب الموحدة.

عند إدخال أشكال جديدة من المستندات في نظام إدارة المستندات ، يُنصح بالموافقة عليها حسب الطلب.

ما يجب أن يتذكره المحاسب دائمًا

تعد الحالة المثالية للوثائق الأولية شرطًا أساسيًا لعدم وجود مشاكل أثناء عمليات التدقيق والتدقيق الضريبي ، وإثبات براءة الشخص في نزاع مع الطرف المقابل ، وما إلى ذلك ، فيما يلي عدد من الفروق الدقيقة المهمة التي يجب على المحاسب وضعها في الاعتبار دائمًا عند العمل مع المستندات الأولية.

1. الأساسي هو الدليل الوحيد.بدون الوثائق الأولية ، من المستحيل إثبات حقائق التسليم أو التكاليف أو الوفاء أو عدم الوفاء بشروط المعاملة. لن تصبح المحكمة مساعدًا أيضًا - فهناك سوابق عندما تم رفض المدعين أو ترك المدعى عليهم الدعاوى بسبب عدم وجود دليل على مراحل معينة من المعاملة بسبب عدم وجود عدد من المستندات الأولية.

   الأهمية!بدون "أساسي" ، في حالات نادرة ، من الممكن إثبات حقيقة تقديم الخدمات: قد تأخذ المحكمة في الاعتبار آراء الخبراء الإضافية والوثائق الجانبية. إذا تم تقديم حقيقة العمل ، فإن عدم وجود عقد موقع من العميل لن يعفيه من الدفع.

2. الأفضل بدون أخطاء ، لكن العيوب الصغيرة ليست مشحونة.الحلم الرهيب لأي محاسب هو رفض استرداد ضريبة القيمة المضافة بسبب البيانات غير الصحيحة في المستندات الأساسية. أما إذا كانت الأخطاء طفيفة فلا يجوز إنكار الخصم. ينظم الجزء 2 من الفن الأهمية النسبية للأخطاء. 9 من القانون الاتحادي المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة". أكدت سلطات الضرائب ذلك في خطاب بتاريخ 12 فبراير 2015 رقم GD-4-3 / [بريد إلكتروني محمي]). الشيء الرئيسي هو أن البيانات المقدمة تشير بدقة إلى حقيقة الدفع وتسليم البضائع (توفير الخدمات). لذلك ، على سبيل المثال ، إذا لم تكن هناك إشارة إلى العقد في سند الشحن أو لم يتم الإشارة إلى وزن الشحنة ، فهذا عيب ، ولكن ليس سببًا لرفض ضريبة القيمة المضافة. ولكن إذا كان اسم وتاريخ إعداد المستند والتكلفة الإجمالية للبضائع وعدد من التفاصيل الإلزامية الأخرى مفقودة ، فقد تعتبر المحكمة مثل هذه المعاملة غير واقعية.
3. حذر ، توقيع مزيف!إذا تم تزوير توقيعات الأشخاص المسؤولين على المستندات ، أو تم توقيع المستند من قبل شخص ليس لديه السلطة للقيام بذلك ، فلن يتم التعرف على مثل هذا المستند الأساسي من قبل السلطات. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم جدًا أن يتم تقديم التوقيع بيدك - ستكون الفاكسات غير صالحة.
4. لا يتم استبدال الأساسي الذي يحتوي على خطأ.على سبيل المثال ، إذا كان من الممكن إعادة كتابة الفواتير التي تم العثور على خطأ فيها عن طريق إصدار مستند جديد مصحح بنفس التفاصيل ، فلن يعمل هذا الرقم مع الوثائق الأساسية. على الرغم من حقيقة أن المحاكم في بعض الأحيان تعترف بالمستندات التصحيحية ، فمن الأفضل تصحيح الخطأ وفقًا لقواعد الفن. 7 من "قانون المحاسبة" - أدخل تاريخ التعديل في المستند وقم بالتصديق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين.
5. لا تحتاج دائمًا إلى ترجمة.وبطبيعة الحال ، يتم تجميع النص الأساسي بلغة الدولة. لكن في بعض الأحيان ، تكون ترجمة الكلمات الفردية من لغة أجنبية غير مناسبة ، على سبيل المثال ، إذا كان هذا هو اسم علامة تجارية أو منتج.
6. أساسي إلكتروني - فقط مع EDS... اليوم ، ليس من الضروري أن تقتصر على الشكل الورقي للوثائق الأولية ، فالقانون يسمح أيضًا بوسائل الإعلام الإلكترونية. ولكن سيتم معادلته بورق فقط إذا تم اعتماده بتوقيع رقمي مؤهل. لا يُسمح بالتوقيع الرقمي غير المؤهل إلا في بعض الحالات الخاصة المنصوص عليها بشكل خاص ، ولا يتم تضمين الأساسي فيها.

إن الاحتفاظ بوثائق محاسبية أولية يعني ضمناً حقائق الأنشطة الاقتصادية للمنظمة المسجلة كتابةً. يعمل التوثيق الأساسي كأساس للمحاسبة وهو ضروري لإعداد التقارير. وثائق المحاسبة الأساسية صالحة قانونًا إذا تم إعدادها بشكل صحيح وصحيح.

من المهم أن تعرف! وفقًا للقانون الفيدرالي "حول المحاسبة" بتاريخ 6 ديسمبر 2011 N 402-FZ ، يجب إضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة مع المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة. يتم قبول مستندات المحاسبة الأساسية للمحاسبة إذا تم وضعها في النموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية ، ويجب أن تحتوي المستندات ، التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات ، على عدد من التفاصيل الإلزامية.

لذلك ، يجب أن يحتوي أي مستند أساسي على:

• اسم المستند (ما هو نوع المستند)
• تاريخ إعداد الوثيقة
• اسم المنظمة التي تم إعداد الوثيقة نيابة عنها ، وفي معظم الحالات تفاصيلها الكاملة
• محتوى الصفقة التجارية (ما نوع النشاط الذي يؤكده هذا المستند)
• أدوات قياس المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية (على سبيل المثال ، عدد المنتجات المشحونة على شكل قطع وتكلفتها بالروبل)
• اسم وموقع الأشخاص المسؤولين عن العملية ، بالإضافة إلى توقيعاتهم (عادةً مدير أو كبير محاسبين)

يجب إعداد المستندات الأساسية في وقت المعاملة. إذا لم يكن ذلك ممكنًا لأسباب موضوعية ، فسيتم إعداد الوثائق الأولية فور انتهاء العملية. بالإضافة إلى المكون المعياري ، فإن هذه القاعدة لها أيضًا صلاحية عملية. تأجيل تسجيل المستندات الأولية "لوقت لاحق" ، فإنك تخاطر بفقدان تفاصيل مهمة ، والارتباك في التواريخ والأرقام. ليس هناك ما يضمن أنك ستتمكن من الاتصال بسرعة بالموردين أو المقاولين لتوضيح تفاصيلهم عند الحاجة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا لم يتم تنفيذ التوثيق الأساسي في الوقت المحدد ، فيمكن اكتشافه من خلال فحص محاسبي غير مجدول ، الأمر الذي سينطوي على صعوبات أكبر بكثير ، ونتيجة لذلك ، غرامات.

أنواع المستندات الأولية

تنقسم الوثائق الأولية إلى داخلية وخارجية.

المستندات الخارجيةتأتي من طرف ثالث مشارك في الأنشطة المالية والاقتصادية. وتشمل هذه أوامر الدفع والمطالبات ، والأوراق من المؤسسين ، والطلبات من الوكالات الحكومية ، والفواتير من الموردين ، وما إلى ذلك.

تتضمن المستندات الداخليةجمعتها المنظمة نفسها. قد يكونوا:

• إداري: الأوامر ، تعليمات الإنتاج ، أداء أي عمليات تجارية (على سبيل المثال ، الطلبات ، إلخ).
• يمكن تبريره (تنفيذي): اذكر حقيقة العملية (أوامر الاستلام ، أفعال قبول المواد ، إلخ).
• مجتمعة: كلاهما إداري وتنفيذي (المقبوضات والنفقات النقدية ، وتقارير الأشخاص المسؤولين ، وكشوف المرتبات لإصدار الأجور ، والمدفوعات المقدمة ، وما إلى ذلك).
• المستندات المحاسبية: يتم إعدادها في حالة عدم وجود مستندات قياسية أو عند تلخيص ومعالجة المستندات الداعمة والإدارية (الشهادات ، بيانات توزيع التكاليف غير المباشرة ، إلخ).

تبدأ محاسبة الأنشطة المالية باعتماد المستندات الأولية المنفذة بشكل صحيح. هذا بسبب التشريعات الحالية وهو ضروري لكيان الأعمال نفسه وشركائه وهيئات التفتيش. من السهل إثبات حقائق الحياة الاقتصادية ، التي تؤكدها الوثائق الأولية. في حالات النزاع ، ستساعد هذه المساعدة مثل التوثيق المحاسبي الجيد في حل القضية لصالح الشركة.

ما هو التوثيق الأساسي في المحاسبة

تقوم كيانات الأعمال بإبلاغ الدولة بنتائج الأنشطة المالية باستخدام سجلات المحاسبة ، والتي تعكس جميع ميزات عمل المنظمة.

تبدأ المحاسبة بقبول المستندات الأولية ومعالجتها.

المستندات الأولية (الشيكات ، الفواتير ، التصرفات ، الفواتير ، إلخ) تمثل دليلاً دامغًا على وقوع أحداث في الحياة المالية تؤثر على نتيجة الأنشطة المالية. هم يحددون ويؤكدون المسؤولية عن العمليات التجارية المنفذة.

قواعد تسجيل "المنظمات الأساسية"

تحتوي المستندات الأساسية على معلومات إلزامية (تفاصيل):

1. عنوان الوثيقة ؛
2. تاريخ إعداد الوثيقة ؛
3. اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بتجميع الوثيقة ؛
4. محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية ؛
5. قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لواقع الحياة الاقتصادية ، مع الإشارة إلى وحدات القياس ؛
6. اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أجرى (أجرى) المعاملة والعملية والشخص المسؤول (المسؤول) عن تسجيلها أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول (المسؤول) عن تسجيل الحدث
7. توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في البند 6 من هذا الجزء ، مع الإشارة إلى أسمائهم وأحرفهم الأولى.

يتم التأكد من صحة المعلومات الواردة في هذه الوثائق من قبل أولئك الذين وقعوا عليها.

ما هي متطلبات تعبئة ومعالجة المستندات المحاسبية

يتم إعداد مستند المحاسبة الأساسي على الورق و (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني.

الفقرة 5 من المادة 9

يتم ملء المستندات الأساسية يدويًا - باستخدام الأقلام وبمساعدة الوسائل التقنية التي تتيح لك الاحتفاظ بالسجلات أثناء التخزين طويل المدى في الأرشيف. لا يمكنك ملء "الأساسي" بقلم رصاص بسيط. يتم شطب جميع المواضع الفارغة.

يقوم الرئيس ، بموافقة كبير المحاسبين ، بتعيين الأشخاص الذين ، بالتوقيعات ، يشهدون على حقيقة وشرعية هذه المستندات الأولية.

عند القبول في قسم المحاسبة ، يقومون بالتحقق من توافر المعلومات الإلزامية ، ودقة الحسابات وتقديم ملاحظة لمنع قبولهم المتكرر.

قائمة مستندات الدفع

تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل في وثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي تضفي الطابع الرسمي على حقائق الحياة الاقتصادية التي لم تحدث ، بما في ذلك تلك الكامنة وراء المعاملات الوهمية والصورية.

القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"

الفقرة من المادة 9

يتم تأكيد كل حدث مالي من خلال الأنواع المقابلة من المستندات الأولية.

على سبيل المثال ، يتم قبول ونقل ملكية البضائع مع الفواتير. يتم توثيق استلام ومغادرة الأموال من خلال البنك بأوامر الدفع. يتم تأكيد حركة الأموال من خلال مكتب النقدية من خلال الأوامر النقدية. رحيل السائقين إلى الخط مصحوب ببيانات الشحن.

تتم الموافقة على نماذج أوامر الدفع والأوامر النقدية بموجب القانون. يجب أن تتوافق تمامًا مع العينات المعتمدة. يتم وضع مواقف هذه المستندات بدقة وفقًا للتعليمات التي تحدد قواعد الملء. لا يجوز تحرير أوامر الدفع والأوامر النقدية بأي شكل من الأشكال وتسجيل معاملات الدفع من خلال بنك أو مكتب صرف مع مستندات أخرى.

في أي شكل يجب أن يتم وضع "المنظمة الأساسية"؟

يتم عرض نماذج من الأشكال القانونية لوثائق الدفع في الصور أدناه.

يتم تنفيذ أوامر الدفع بمشاركة البنك.

يتم توقيع أمر الاستلام النقدي فقط من قبل موظفي قسم المحاسبة. يحصل الشخص الذي قام بإيداع الأموال على إيصال مقطوع من أمر معين. إنه يؤكد حقيقة إيداع الأموال لهذا الأمر.

يتم توقيع أمر التدفق النقدي ، بالإضافة إلى كبير المحاسبين وأمين الصندوق ، من قبل المدير ومستلم الأموال. إذا لم يكن لدى رجل الأعمال محاسب ، فإنه يوقع المستندات من تلقاء نفسه. هذا يؤكد الغرض المقصود من المبلغ الصادر.

كيفية تعبئة مستندات المبيعات

عند توثيق حقيقة التنفيذ ، عادة ما يتم استخدام إشعار الشحن. يحتوي على معلومات حول الأسماء والعناوين والتفاصيل المصرفية للأطراف والرقم المخصص وتاريخ المعاملة وأسماء البضائع وسعرها وكميتها وقيمتها ووحدات القياس ومقدار الضريبة المستحقة و المستندات المرفقة. يتم التوقيع عليها من قبل الأشخاص المخولين من قبل قادة كل طرف في الصفقة. يجب فك رموز التوقيعات ، مع الإشارة إلى المواضع والألقاب والأحرف الأولى من الاسم. على الفواتير ، بعد الملء ، يتم وضع طوابع من كلا الجانبين.

يتم تقديم نموذج الفاتورة أدناه.

في حالة نقل البضائع من خلال شركة نقل ، يتم عادةً إعداد مذكرة شحن - وهي وثيقة تؤكد معاملة ثلاثية بين البائع والمشتري والناقل. يقوم البائع بتسليم البضائع إلى شركة النقل. يقبل الناقل البضائع من البائع وينقلها ويسلمها إلى المشتري. يقبل المشتري البضائع من الناقل. وبهذه الطريقة يتم تأكيد حقيقة نقل الملكية من المشتري إلى البائع.

فرض الضرائب على المعاملات على النظام الموحد

يقوم الأشخاص الذين يدفعون ضريبة القيمة المضافة ، لكل عملية بيع ، بإعداد فاتورة ، وهي ليست وثيقة المحاسبة الأساسية. لا تؤكد حقيقة التنفيذ ، حيث تم توقيعها من قبل طرف واحد فقط في الصفقة. لا تؤثر الضريبة التي يفرضها البائع على الفاتورة على النتيجة المالية للبائع ، لأن البائع لا يدفع ضريبة القيمة المضافة. لا يقبل المشتري الفاتورة للمحاسبة ، لأنها موقعة من قبل شخص غير مسؤول أمامه عن دقة البيانات - ممثل البائع.

لم يتم التعرف على فاتورة الدفع للمنتجات التي أصدرها البائع كمستند أساسي. لا يثبت وقوع حدث يؤثر على النتيجة المالية ، ولا يؤكد المعاملة - توقيع أحد الأطراف لا يؤكد الدفع.

هل يشير العقد إلى المستندات الأساسية؟

تصاحب العديد من الأحداث في الحياة الاقتصادية عقودًا تحدد ، كقاعدة عامة ، نوايا المشاركين ولا تؤكد كل معاملة مالية. على سبيل المثال ، تحدد عقود التوريد التزامات أحد الطرفين بتسليم كمية معينة من المنتجات قبل الموعد النهائي ، والآخر بقبولها ودفعها. نظرًا لأن العقود تحدد الأحداث التي لم تحدث ، فلا يتم قبولها للمحاسبة.

ما يجب أن يعرفه المحاسب عن أشكال "أساسي"

يتم تحديد أشكال المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس كيان اقتصادي بناءً على اقتراح من مسؤول مكلف بمسك السجلات المحاسبية. يتم وضع نماذج وثائق المحاسبة الأولية لمنظمات القطاع العام وفقًا لقانون الميزانية في الاتحاد الروسي.

القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"

المادة 9 ، الفقرة 4

قائمة مؤسسات القطاع العام تشمل:

• مؤسسات الدولة (البلدية) ؛
• الهيئات الحكومية؛
• هيئات الحكم المحلي ؛
• الهياكل الإدارية للأموال الحكومية من خارج الميزانية ؛
• الهيئات الإدارية للصناديق الحكومية الإقليمية خارج الميزانية.

بالنسبة لهؤلاء الأشخاص ، تمت الموافقة على نماذج المحاسبة الأولية بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن (بصيغته المعدلة في 16 نوفمبر 2016).

لا توجد فواتير وعقود من بين النماذج المذكورة في هذا الترتيب. يتم توثيق الاستحواذ والاغتراب عن طريق سندات الشحن والأفعال.

فيما يلي مثال على إحدى الفواتير الصادرة عن جميع الجهات الحكومية.

كيفية عمل تصحيحات في المستندات المحاسبية

يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي ، ما لم تنص القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية للهيئات التنظيمية للمحاسبة الحكومية على خلاف ذلك. يجب أن يحتوي التصحيح في المستند العلمي الأساسي على تاريخ التصحيح ، بالإضافة إلى توقيعات الأشخاص الذين وضعوا المستند الذي تم فيه التصحيح ، مع الإشارة إلى ألقابهم وأحرفهم الأولى أو أي تفاصيل أخرى ضرورية لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"

المادة 9 ، الفقرة 7

لتصحيح الخطأ ، اشطب الخطأ واكتب الخطأ الصحيح.

يجب الإشارة إلى تصحيح الخطأ في المستند الأساسي بالنقش "المصحح" ، والذي يتم تأكيده بتوقيع الأشخاص الذين وقعوا المستند ، ويجب تحديد تاريخ التصحيح.

اللوائح الخاصة بالوثائق وتدفق العمل في المحاسبة (تمت الموافقة عليها من قبل وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105)

يتم تأكيد كل إصلاح من خلال:

• تاريخ التصحيح
• توقيعات الأشخاص الذين وضعوا المستند الذي تم التصحيح فيه ؛
• الإشارة إلى الألقاب والأحرف الأولى من اسم الأشخاص الذين وضعوا الوثيقة أو التفاصيل الأخرى اللازمة لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

عدم وجود أي شرط من القائمة يجعل التصحيح غير قانوني.

يظهر مثال على تصحيح الفاتورة في الصورة.

لكي يكون للتصحيح قوة قانونية لا جدال فيها ، فقد صيغ على النحو التالي. على الهوامش الحرة للوثيقة ، قاموا بعمل النقش: "مُصحح بـ" وكتابة ما تبين أنه غير صحيح. يتابعون: "تشغيل" ويكتبون ما يعتقدون أنه صحيح. ثم يكتبون: "يؤمنون" ، ويشيرون إلى التاريخ ، ويضعون تواقيع المسؤولين وأسمائهم والأحرف الأولى من اسمهم. مع هذا التصميم ، يتم استبعاد التصحيحات التعديلات غير المتفق عليها مع الموقعين.

لا يسمح بالتصحيحات النقدية والوثائق المصرفية.

لكن أي نشاط تجاري تقريبًا يكون مصحوبًا بكمية كبيرة من الوثائق المختلفة. يصبح السؤال معقولا ، ما هي الوثائق الأولية هذه؟

معلومات اساسية

المحاسبة الأولية تعني المرحلة الأولية من تعميم العمليات الاقتصادية الفردية ، والتي تميز العمليات الرئيسية للمنظمة.

كائنات المحاسبة هي:

• شراء المواد الخام لعملية الإنتاج ؛
• شراء الموارد المادية ونفقاتها اللاحقة ؛
• الإنفاق على أنشطة الإنتاج ؛
• حركة المنتجات المصنعة والعمل الجاري ؛
• حجم المنتجات النهائية
• شحن وبيع المنتجات ؛
• معاملات التسوية مع الموردين والعملاء والمشترين ؛
• تقديم التقارير إلى البنوك والمؤسسين والمؤسسات المالية ؛
• آخر.

كل هذه العمليات مصحوبة بالتسجيل الوثائقي. يتم عرض معلومات حول العمليات التجارية والفروق الدقيقة ذات الصلة في الوثائق الأولية.

مفاهيم أساسية

يعني تعريف المستند الأساسي المستند الذي يغطي المعلومات الأولية حول نتائج أي نشاط.

الوثيقة الأساسية هي الدليل الكتابي على تنفيذ العملية التجارية. يتم إعداد هذا المستند في وقت العملية أو بعد اكتمالها مباشرة.

أي أن المستندات المحاسبية التي تؤكد حقيقة المعاملة التجارية تعتبر أساسية. يجب عرض أي معلومات موجودة في المستندات الأولية في المحاسبة.

لتجميعها وتنظيمها ، يتم استخدام سجلات المحاسبة. أنها تحتوي على بيانات عن جميع المعاملات التجارية التي تتم في المنظمة.

بعد انقضاء فترة معينة ، يتم نقل المعلومات من سجلات المحاسبة في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

الأنواع الرئيسية للوثائق الأولية هي:

• حوالات بريدية
• / إلخ.

تحتوي هذه المستندات على معلومات حول المعاملات التجارية التي تم إجراؤها. في بعض الحالات ، يتم تصنيف أشكال المستندات الأولية كنماذج إبلاغ صارمة.

بناءً على نوع العمليات ، يتم تقسيم الوثائق الأولية إلى أوراق محاسبية للأصول الثابتة والأجور والمعاملات النقدية والنقد وما إلى ذلك.

يستحق اهتماما خاصا. في الواقع ، هذا المستند بالكاد أساسي ، لأنه لا يحدد معاملة تجارية معينة ، كونه ملحقًا بالمستند الأساسي.

تنشأ الحاجة إلى فاتورة في عملية الحصول على ضريبة القيمة المضافة. ومع ذلك ، في نفس الوقت سوف تحتاج إلى تقديم فاتورة أو تصرف.

في نفس الوقت ، يذكر قانون الضرائب الفاتورة في اتصال مباشر مع المستندات الأساسية.

ما هي وظائفهم

الغرض الأساسي من المستند الأساسي هو تأكيد القوة القانونية للصفقة التجارية المنفذة.

في الوقت نفسه ، يتم تحديد مسؤولية تنفيذ العمليات لبعض المؤدين للعمليات التي يتم إجراؤها.

يحتوي المستند الأساسي على جميع المعلومات الضرورية حول معاملة تجارية معينة ، وتؤكد حقيقة وجود المستند تنفيذ الإجراء.

بمعنى ، يتم تخزين البيانات المتعلقة بجميع الأنشطة الاقتصادية للمنظمة في المستندات الأولية. يتم تخزين الوثائق الأساسية لضمان الاحتياجات الشخصية للمؤسسة ، بالإضافة إلى توفيرها لهياكل التحكم.

يتم إجراء المحاسبة على أساس المستندات الأولية. بناءً على البيانات المتوفرة في المستندات ، يتم إنشاء البيانات المالية والضريبية.

الإطار التنظيمي الحالي

يتم تحديد القواعد الأساسية لوثائق المحاسبة الأولية في القانون الاتحادي رقم 402 بتاريخ 6.12.11 "بشأن المحاسبة".

ولكن على الرغم من أن استخدام بعض الأشكال الموحدة لا يعتبر إلزاميًا ، فلا شيء يمنع استخدامها.

القرار في هذا الشأن يتخذ من قبل رئيس الكيان الاقتصادي. هو الذي يوافق على نماذج الوثائق الأولية على تقديم الشخص المسؤول عن الحفاظ على المحاسبة.

في النموذج ، يوجد الرمز في الزاوية اليمنى العليا. إذا تم إعداد عملية تجارية باستخدام نموذج غير قياسي ، ولكن باستخدام نموذج تم تطويره بشكل مستقل ، فلن يكون "الرمز" مطلوبًا.

وفقًا للبند 19 من هذا الحكم ، لا يُسمح بوجود تصحيحات أو بقع أو محو أو استخدام الأموال التصحيحية في المستندات المصرفية ، والإيصالات النقدية / أوامر الخصم ، والإيصالات المرفقة والمستندات التي تحل محلها.

إذا تم الكشف عن خطأ ، فلا يمكن قبول المستندات المصرفية والنقدية للتنفيذ. يجب إعادة تجميعها مع مراعاة المتطلبات الأساسية.

من المهم ألا يتم إتلاف المستندات النقدية التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح أو التالفة. يجب شطبها ثم إرفاقها بالتقرير النقدي (تسجيل) ليوم إصدارها.

الفروق الدقيقة الناشئة

تظهر العديد من الفروق الدقيقة المختلفة في عملية إعداد المستندات الأولية ومعالجتها. من بين أهمها ما يلي:

ما هي الوثيقة ذات الوجهين

في بعض الحالات ، عند إعداد الوثائق الأولية ، يُسمح باستخدام مستند أساسي على الوجهين. هذا هو شكل مستند التحويل الشامل (UPD).

فيديو: وثائق أولية

نموذج UPD هو شكل عاملي للفاتورة ، يتم استكماله بالمؤشرات التي لا غنى عنها للوثائق الأولية.

تسمح الحالة "1" في UPD لهذا المستند ليس فقط باستبدال الفاتورة ، ولكن أيضًا لاستبدال فعل أو فاتورة.

في هذه الحالة ، يتم تطبيق FRT في وقت واحد في حسابات وفي الاعتراف بالمصروفات في عملية فرض الضرائب على الأرباح. يستبدل UPD بالحالة "2" الفعل أو الفاتورة فقط.

في FRT ، يتم دمج عناصر الفاتورة والمستند الأساسي الذي يؤكد اكتمال عملية الأعمال. لا يحظر التشريع إصدار فواتير أو سندات شحن على كلا وجهي نفس الورق الوسطي.

هل أحتاج إلى وضع طابع

لا ينتمي الطابع إلى عدد المتطلبات الإلزامية للمستندات الأولية. لم يرد ذكر ذلك في المادة 9 ، الجزء 2 من القانون الاتحادي رقم 402.

لذلك ، من الضروري وضع ختم إذا كانت المنظمة تستخدم التطوير الخاص بها لمستند يوفر وجود ختم.

ولكن في الوقت نفسه ، من الضروري المصادقة بختم على تلك المستندات التي ينص القانون على وجود الختم فيها. على سبيل المثال ، تشمل هذه الفواتير و.

أيضًا ، قد يتم تحديد الحاجة إلى الختم من خلال السياسة المحاسبية للمنظمة أو باتفاق الأطراف.

من المسؤول عن سلامتهم

تلزم المادة 17 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" المنظمة بالاحتفاظ بالوثائق الأولية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية لفترة محددة.

وبحسب معايير الهيئة الحكومية للأرشفة ، لا يمكن أن تقل هذه الفترة عن خمس سنوات. أثناء التخزين ، من الضروري ضمان الحماية ضد عمليات التحرير غير المصرح بها.

يجب أن تكون أي تصحيحات مسببة ومصدقة حسب الأصول. يعتبر محتوى سجلات المحاسبة والقوائم المالية سرًا تجاريًا.

من أجل الكشف عنها ، يكون الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات مسؤولين وفقًا لقواعد تشريعات الاتحاد الروسي. في البداية ، يتم تخزين مستندات المحاسبة الأولية في خزائن مغلقة تحت إشراف كبير المحاسبين في المؤسسة.

يتم نقل المستندات التي تمت معالجتها بشكل صحيح إلى الأرشيف للتخزين. صاحب المشروع مسؤول بشكل مباشر عن سلامته.

يعد وجود مستندات المحاسبة الأولية جزءًا لا يتجزأ من أنشطة أي منظمة.

بدونهم ، يكون الوجود الطبيعي للمشروع مستحيلًا عمليًا. لذلك ، من المهم جدًا معرفة ومتابعة إجراءات إعداد المستندات الأولية ومعالجتها.

يجب على كل شركة استخدام النماذج القياسية لتعكس حقائق المعاملات التجارية. دعونا ننظر في الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المعتمدة من قبل الحكومة. المحتويات الجوانب المهمة ما هي أشكال وثائق المحاسبة الأولية (القائمة) المستخدمة؟ ما هي مدة صلاحيتها؟ أنت ...