Рассмотрим процесс создания и заполнения приходной накладной.
Для того, чтобы оформить приход, откройте реестр приходных накладных войдите в раздел накладных склада прихода и добавьте в него новый документ (<Ins >). При нажатии <Ins > открывается диалоговое окно приходной накладной с полями для ввода данных (см. рисунок ниже).
Создать накладную можно, также, копированием (<F5 >) любой накладной, которая находится в текущем разделе (папке). При копировании формируется новый документ, с новым порядковым номером, содержимое документа (список наименований и настройки) идентичное исходному.
Приходная накладная
Правила заполнения полей в диалоге приходной накладной
Укажите дату и номер документа (накладной или счета-фактуры) поставщика.
По умолчанию в качестве даты прихода берется текущая рабочая дата. Поле открыто для редактирования, т.е. при необходимости можно изменить дату и указать ту, которая требуется.
Номер формируется в соответствии с шаблоном, заданном в настройках вышестоящей папки / раздела. Каждой новой накладной присваивается следующий порядковый номер. Нумерация внутри раздела формируется в соответствии с настройками группы нумерации, которые заданы на разделе. Указанные настройки мы рассмотрели в главе 7."Общие сведения и настройки модуля " в разделе "Предварительные настройки" параграф "Настройка реестра приходных накладных".
В поле "Операция " указывается правило операций для проведения накладной по счетам бухгалтерского учета.
Поле "Операция " является обязательным для заполнения. Это означает, что программа не даст вам сохранить накладную, пока вы не заполните это поле.
Нажмите на стрелку в этом поле и выберите в открывшемся справочнике правил операций "Приход товаров, инвентаря ".
Правило операций
Если вам не требуется проводить накладную по бухучету, выберите пустое правило операций (оно также есть в списке правил операций).
Будьте внимательны, правило операций может по умолчанию "прийти" в накладную из предыдущей созданной накладной, если это задано в диалоге раздела документов (см. параграф "", выше по тексту).
Поставщик
Нажмите на стрелку и выберите из справочника организацию поставщика данных ТМЦ. Впоследствии вы всегда сможете отследить на 60-м счете суммы по таким сделкам.
Если ТМЦ приобретались через подотчетное лицо, по чекам из магазина, вам не требуется отслеживать организацию поставщика. В этом случае в качестве Лица1 следует выбрать условную организацию "Наличный расчет " из папки "Служебные " справочника организаций. Подотчетное лицо в этом случае указывается в поле "Лицо 2 ". Затем, когда вы оформите авансовый отчет на такую покупку, сумма на 60-м "закроется". Впоследствии вы всегда сможете отследить на 60-м счете "зависшие" суммы по таким сделкам.
Это поле служит для связи с документами оплаты, при условии, что вы их вводите в программу.
Если поставщику был перечислен аванс, то клавишей < Ins> выберите платежный документ из реестра исходящих платежей, расходных кассовых ордеров, или авансовых отчетов. Если предоплаты не было, оставьте это поле пустым. Подробнее см. в главе "Бухгалтерский учет ".
Если поставщик товара является плательщиком НДС, в качестве документа оплаты вводится счет-фактура. Связь с документом оплаты необходима для того, чтобы программа выполнила проводки по зачету НДС и сделала запись в книге покупок.
Для того, чтобы добавить документ оплаты, установите курсор в этом поле и нажмите <Ins > и выберите соответствующий документ оплаты из открывшегося списка документов по лицу (по лицу, выбранному в поле "Лицо 1 ").
Указание связанных документов
Склад, на который производится приход ТМЦ. По умолчанию в этом поле подставляется склад, настроенный на разделе документов, в котором создается накладная.
Если склад не указан, нажмите на стрелку, которая находится в этом поле, и выберите соответствующий склад из складской картотеки. Название склада, который выбран в этом поле, сносится в печатные формы к накладной.
Склад прихода
Если ТМЦ были приобретены через подотчетное лицо, в поле "Лицо 2 " в качестве аналитики указывается подотчетное лицо. Лицо выбирается из справочника "Сотрудники ". В противном случае это поле остается пустым:
Подотчетное лицо
Если вы ввели в программу счет-фактуру от поставщика с перечнем наименований и "связались" с ней в накладной в поле "По документам ", накладная заполнится наименованиями автоматически.
В противном случае вам придется вручную добавить приходуемые наименования в накладную. Выбор наименований в накладную происходит из склада, который настроен на папке (разделе) в качестве склада прихода.
Для того, чтобы добавить наименование в накладную, установите курсор в таблице наименований и нажмите <Ins >. В результате открывается соответствующий склад складской картотеки. Среди множества наименований данного склада найдите и выберите (<Enter >) в накладную наименования прихода. Не забывайте про команды поиска <Ctrl+ F > и <Ctrl+ Alt+ F >. Если нужное наименование отсутствует на складе, создайте его (<Ins >). Заполнение карточки наименования описано в предыдущем разделе.
Если требуется выбрать в накладную сразу несколько наименований, предварительно пометьте их с помощью клавиши <Пробел >, и затем – выберите (<Enter >). Если нужное наименований отсутствует на складе, создайте его (<Ins >) и затем – выберите в накладную.
Когда выбранное наименование появится в накладной, необходимо его открыть (<Enter >) и проставить количество и стоимость.
После ввода всех наименований программа посчитает общую себестоимость товаров по накладной и укажет ее в поле "Сумма ".
Ввод товара по коду. Если вы знаете код (номенклатурный номер) товара, то можно осуществить более быстрый ввод. Для этого необходимо можно нажать <Alt+ Home > – появится диалог для ввода штрих-кода или номенклатурного номера товара. После набора кода нажмите <Enter > и, если товар с указанным номенклатурным номером будет найден в картотеке, он будет автоматически помещен в диалог ввода наименования.
Количество и сумма наименования проставляется в диалоговом окне "Наименование прихода ":
Наименование прихода
Этот диалог открывается при добавлении накладной или при нажатии <Enter > на наименовании, которое уже добавлено в накладную. Рассмотрим его поля.
В поле "Наименование " отображается текущее значение поля "Наименование " из карточки товара. Рядом с полем "Наименование " отображается номенклатурный номер текущего наименования.
При необходимости можно прямо из этого поля открыть карточку товара. Для этого нажмите на стрелку в поле "Наименование ". В результате открывается складская картотека; курсор автоматически установится на текущем наименовании. Открыть карточку – <Enter >, <F3 >. Карточка открывается в режиме редактирования, т.е. при необходимости можно исправить значение любого поля.
Упаковка товара
Если товар приобретен в упаковке (бутылках, фасовках, ящиках), в поле "Вид упаковки " выберите соответствующую упаковку. Например, "Бутылка 0.5 л ", "Банка 300 гр", "Пакет 2 кг".
Для перехода в список упаковок нажмите на стрелку, которая находится в этом поле. В результате открывается список упаковок, настроенных в карточке данного товара.
Если подходящая упаковка отсутствует в списке, добавьте ее (<Ins >) и в открывшемся диалоге задайте название упаковки и укажите вес товара в упаковке (в весовых единицах учета данного товара). После сохранения упаковки – выберите ее (<Enter >). Подробнее об использовании упаковок см. в главе 11."Складской учет" в разделе "Номенклатура" параграф "Карточка номенклатуры".
Если товар приобретается в весовых единицах (апельсины – килограммами), вид упаковки указывать не нужно.
В поле "Мест " указывается количество приходуемых единиц.
Если товар приходуется упаковками и в поле "Вид упаковок " выбрана соответствующая упаковка, в поле "Мест " указывается количество приходуемых упаковок. Программа сама пересчитает количество товара в весовых единицах, согласно весу упаковки и отобразит в поле "Количество ".
Количество упаковок
Если товар закуплен на вес (например, апельсины килограммами), в поле "Мест " указывается его количество в той весовой единице, которая определена в карточке товара в поле "Единица измерения ".
Количество
Поле "Количество " является вычисляемым полем. В нем отображается общее количество весовых единиц товара. Справа от этого поля отображается весовая единица, в которой ведется учет (текущее значение поля "Единица измерения ", указанное в карточке товара).
При вводе товара упаковками, программа пересчитает количество товара в весовых единицах учета, исходя из настроек упаковки и количества приходуемых упаковок, которое указано в поле "Мест ".
Для ввода суммы служит две вкладки
Себестоимость товара
Вкладка "Общее " используется, если вы не работаете с НДС, в этом случае выделять сумму НДС не требуется. Закупочная стоимость продуктов и товаров вводится в столбец полей "Себест " ("себестоимость"). Введите сумму со всеми налогами в поле "Сумма ", а значения остальных полей программа рассчитает автоматически.
Если вы работаете с НДС и для накладной на вкладке "Параметры " установлен признак (флажок) "НДС ", СБиС++ будет понимать введенную себестоимость товара как сумму, включающую НДС. Приходуемую себестоимость товара без НДС и ставку налога, которая используется для Расчета НДС, можно посмотреть на вкладке "Без НДС ".
Себестоимость товара с НДС
Поля на вкладке "Без НДС ":
Себест (Себестоимость) – себестоимость прихода одной весовой единицы (или упаковки) товара.
% НДС – ставка налога, которая используется при расчете. Напоминаем, значение ставки НДС берется из карточки наименования. Если в карточке наименования параметр "НДС " не определен, программа по умолчанию рассчитывает налог по ставке 18% .
Сумма – себестоимость товара без НДС (сумма прихода товара на склад).
НДС – сумма НДС (проводки по НДС).
НДС включая – общая стоимость товара, включая НДС.
Если вы работаете на едином вмененном налоге, НДС не рассчитывается, суммы на обеих вкладках должны быть одинаковые.
Дополнительная информация по наименованию. Например, пояснение к названию продукта. Дело в том, что в карточку наименования вводится общее название ("Масло подсолнечное "). В этом поле вы можете пояснить, какое именно масло куплено (например, "Особое "). Тогда наименование в накладной будет читаться (и печататься) как "Масло подсолнечное Особое ".
При партионном учете, когда продукты списываются строго по партиям, в этом поле можно указать срок годности товара и впоследствии формировать соответствующие отчеты, отслеживая сроки годности.
Для наименований в сфере общепита не используется.
Описание данного поля см. в параграфе "Организация реестра приходных накладных ", выше по тексту.
Информация произвольного характера. Присутствует только в реестре документов, в печатные формы не сносится. Например, в этом поле можно указать дату и номер приходной накладной от поставщика (для возможности последующего поиска и сравнения с бумажным документом).
На вкладке "Параметры " отображается список параметров (констант), которые будут использованы при формировании проводок по накладной. Настройка параметров описана в главе "Бухгалтерский учет ". При необходимости значение любого из параметров можно отредактировать и провести данную накладную именно так, как вам требуется.
Параметры приходной накладной
На вкладке "Проводки
" отображаются
проводки по документу. Каждую проводку можно открыть
(
Проводки
Проводки программа формирует при закрытии документа в реестре (<Ctrl+ Z >). Если документ не закрыт, проводок по нему вы не увидите. Подробнее см. в параграфе "Закрыть документ ", чуть ниже по тексту.
Просмотреть проводки по документу можно, также непосредственно из реестра, не открывая документ. Для этого достаточно подвести к документу курсор и нажать <F2 >. Все проводки по всем документам находятся в журнале операций. Журнал операций открывается из задачи "PRESTO Бухгалтер ": Главное меню/ Баланс/ Журнал операций .
Получение товаров любой организацией требует документального оформления. Используются для этого самые разные типовые формы. Среди наиболее популярных – приходная накладная.
Каковы особенности ее оформления? Госкомстатом РФ разработан целый ряд стандартных форм первичной документации для оприходования товаров.
Каждый из документов содержит обязательные реквизиты, но при необходимости формы могут дополняться дополнительными сведениями. Как оформляется приходная накладная? В чем особенности ее создания?
Наличие приходной накладной надобно для корректного отображения в учете поступления материальных ценностей. Официально такого термина как «приходная накладная» не существует, как и нет и определенного бланка.
Тем не менее, наличествуют унифицированные бланки, употребляемые для учета товаров и ценностей. Чаще всего приходная накладная создается на бланке .
Данная форма используется при оформлении отпуска или продажи ТМЦ. Документ составляется в двух экземплярах. Один остается продавцу и служит основанием для списания ценностей.
Покупатель получает второй экземпляр, применяя его при оприходовании полученных материалов.
Поскольку покупатель на основании ТОРГ-12 приходует приобретенные ценности, то для него документ являет собой форму . Кроме ТОРГ-12 основанием для оприходования могут становиться другие документы.
Накладной именуется документ первичного учета, на основании которого осуществляется оформление и приобретенного товара покупателю.
Должным образом оформленные накладные используются при транспортировке грузов. Руководствуясь ими, с списывают отгруженные ценности.
Накладная – документ, которые применяется для передачи товарных и материальных ценностей от одного лица к другому. С точки зрения правовой формы и содержания накладная это ценная бумага.
В бухгалтерии это первичный документ, каким оформляется отпуск и прием ценностей. Накладной сопровождаются операции получения товаров и материалов от сторонних поставщиков или партнеров.
В зависимости от операций, в отношении которых применялись накладные, их можно классифицировать. Приходной накладной именуется документ, прилагаемый к перевозимому или передаваемому грузу.
На основании документа осуществляется передача и прием ценностей, а также последующее оприходование. Приходом в бухучете именуется поступление денежных средств или материальных ценностей.
Такое поступление должно непременно регистрироваться. Операция должна сопровождаться первичной учетной документацией. Таковой и выступает приходная накладная.
Приходную накладную применяют для учета поступления различных ценностей, как внутри организации, так и извне.
Форма такой накладной включает в себя такие обязательные реквизиты как:
Эти данные становятся основанием для отображения прихода ТМЦ в бухгалтерском учете. При этом именно из приходной накладной в учет переносятся количественные и стоимостные показатели приходной операции.
Основной порядок оформления первичной документации изложен в .
Записи в регистры бухучета вносятся на основании первичных документов. Первичные документы учета составляются по форме, приведенной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы утверждаются Постановлениями Госкомстата. Применять их обязаны предприятия любых экономических отраслей.
При этом не допустимо удаление имеющихся обязательных реквизитов, но допускается внесение дополнительных сведений.
В отдельных случаях формы документов могут разрабатываться организацией самостоятельно, при условии оформления их организационно-распорядительными документами.
Приходной накладной оформляется приход товарно-материальных ценностей от поставщиков. Унифицированная форма для этого документа отсутствует. Для создания накладной применяются типовые бланки, подходящие по случаю.
Составляет приходную накладную , который отпускает товар. Один экземпляр он составляет для себя, а второй для получателя ТМЦ.
Бланк приходной накладной может составляться на основе таких форм, утвержденных , как:
Основные требования к заполнению приходной накладной таковы:
| Внесение записи возможно | Посредством чернил, шариковых ручек, химических карандашей, технических средств и любых способов, позволяющих сохранить записи в течение архивного срока хранения |
| Документ должен оформлять аккуратно | Все буквы и цифры прописываются четко и разборчиво |
| В неукоснительном порядке заполняются все обязательные реквизиты | Также заполнению подлежат и прочие реквизиты, на месте незаполненного реквизита проставляется прочерк |
| Заверяется документ руководителем организации | И главбухом либо уполномоченными лицами |
| Подписи подлежат расшифровке | В документе |
За достоверность данных и правильность оформления приходной накладной ответственны лица, подписавшие документ.
В некоторых случаях могут использоваться и иные унифицированные формы, которые тоже можно отнести к категории приходных накладных.
В частности приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности, утвержденная Постановлением Минфина №21 от 21.02.2002.
По обыкновению приходная накладная включает в себя два раздела:
Основная часть приходной накладной включает в себя такие реквизиты:
| Организация | Субъект, на какого приходуются ценности |
| Поставщик | Название поставщика |
| Договор | Данные о договоре поставки |
| Куратор | Ответственный сотрудник, контролирующий исполнение сделки, указанной в документе |
| Дата поступления | Дата прихода товаров или материальных ценностей |
| Срок оплаты | Срок осуществления оплаты по данной накладной |
| Склад | Склад приходования ТМЦ |
| Подразделение | Подразделение, какое получает ценности |
| Заказ | Связывает товары, приходуемые по накладной с конкретным заказом |
| Основание | Справочные реквизиты (по доверенности, через кого и т.д.) |
| Заполняется при оприходовании товаров, подлежащих лицензированию | |
| Указывается ссылка на счет-фактуру |
Табличная часть приходной накладной состоит из следующих показателей:
Образец заполнения приходной накладной можно рассмотреть на примере формы , применяемой для отпуска товаров в мелкорозничной торговле.
Такая торговля предполагает реализацию товаров через киоски, палатки, ларьки, автолавки, ручные тележки и подобное.
Составляет накладную в двух экземплярах материально-ответственный работник. Один экземпляр передается непосредственному продавцу, а второй сохраняется на складе (базе и т.д.).
Приходные накладные подлежат обязательной регистрации. Для этого применяется сопроводительный реестр сдачи документов.
При этом нет необходимости составлять приходный или заменяющий его ордер. При расхождении отпущенных и поступивших материалов следует составлять акт о приемке материалов по .
Можно убрать из формы не обязательные и не нужные реквизиты. Организация вправе разработать собственную форму приходной накладной, позволяющую принимать товары, как полностью отвечающие условиям поставки, так и с наличием расхождений.
Для этого нужно:
Для создания приходной накладной удобно использовать программу 1С 7.7 «Предприятие» или иные модификации программы. Документом отображаются операции, касающиеся покупки ТМЦ, основных фондов и нематериальных активов.
Общая схема создания нового документа приходной накладной такова:
| Заполняется значение «Закупка» или «Возврат от покупателя» | Зависимо от выполняемой операции |
| Заполняются поля «Основной… — … поставщик», … склад» | … фирма», … валюта закупки» |
| Номер документа проставляется автоматически | Но может быть подкорректирован. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой |
| Заполняется реквизит «Клиент» | При наличном и безналичном расчете по накладной для реализации избирается «Реализаторы», при накладной по кредиту используется опция «Кредиты» |
| Заполняется поле «Сумма НДС» | — |
| Автоматически заполняется итоговая сумма | С учетом указанного/отсутствующего НДС |
Если для создания приходной накладной используется типовая форма из базы программы или сохраненный ранее шаблон документа, то программой автоматически заполняются обязательные реквизиты, являющиеся постоянными.
Можно создать приходную накладную на основе товарно-сопроводительных документов. Как с ТСД сформировать приходную накладную?
Когда ТСД был сформирован из приходной накладной без обозначения товаров, сведения в накладную переносятся по умолчанию. Если ТСД создается как новый документ, система предложит указать склады, для каких формируются накладные.
Приходная накладная должна заверяться подписями руководителя и главбуха, имеющими право первой и второй подписи соответственно. Однако не всегда данные лица могут безотрывно находиться на рабочем месте.
Видео: международные автоперевозки — документы и термины
Иногда документооборот организации слишком велик. Потому право подписи может передаваться иному лицу. Основанием для этого становится приказ руководителя.
В приказе указывается:
Непременно к приказу прилагается лист с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и сотрудника, какому делегируется право подписи.
Для выносной или иной мелкорозничной продажи товаров с розничным акцизом незаменима форма ТОРГ-14 в качестве приходной накладной.
При помощи данного документа обеспечивается безупречный учет ценностей, отпускаемых в розничную торговлю со складов, баз и магазинов.
При заполнении формы ТОРГ-14 указывается:
По завершении рабочего дня в графе №15 прописывается сумма, вырученная при продаже товаров и сдаваемая в кассу организации. В конце накладной пишется сума выручки, номер и дата кассового ордера.
Форма приходной накладной может быть разной. Главное соблюсти основные требования. Документ обязательно должен подтверждать факт оприходования.
При этом форма документа должна соответствовать действующим правилам документооборота в организации и законодательным нормам.
Не все организации и предприниматели торгуют в специально оборудованных помещениях (магазинах, киосках, павильонах). Зачастую продажа осуществляется напрямую с оптовых баз, тележек или лотков. Отправляя товар на временные торговые места, не известно будет он продан или нет. В этом случае и оформляется накладная по форме ТОРГ-14. В статье расскажем, когда и как заполняется ТОРГ-14 “Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)”, какие ошибки могут возникнуть при оформлении.
Благодаря документу обеспечивается безупречный порядок в ведении учета товарно-материальных ценностей, переданных со складов или баз на продажу. По окончанию рабочего дня, непроданные товары возвращаются на базу, а деньги сдаются в кассу. На следующий день составляется уже новая накладная.
Важно! ТОРГ-14 – это документ фиксирующий передачу товара для мелко-розничной продажи.
ТОРГ-14 заполняется в двух экземплярах. Один остается на базе, а второй передается ответственному лицу, осуществляющему мелкорозничную торговлю.
Обязательные реквизиты документа:
Основная – табличная часть, очень похожа на форму накладной ТОРГ-12. Читайте также статью: → « ». Здесь необходимо указать:
На этом схожесть с накладной ТОРГ-12 заканчивается и отличительными пунктами в форме ТОРГ-14 являются последние табличные столбцы:
В конце накладной, помимо указания всех основных данных (ФИО, должности, подписи), обязательно прописью обозначить на какую сумму получено товаров и выручку за рабочий день.
Важно! Внимательно заполнять каждый столбец, особенно последние графы об остатках. Иначе это будет считаться нарушением.
Ручное оформление накладных давно кануло в прошлое. Разнообразие и свободный доступ программ намного облегчил жизнь бухгалтеров, оформляющих первичную документацию. На любой вкус и цвет, платные и бесплатные – их спектр довольно широк.
Платные программы для составления накладной ТОРГ-14 (и прочих документов):
| Порядковый номер | Название программы | Цена | Примечание |
| 1 | 1С Бухгалтерия | От 4 000 руб. | Спектр цен данной Программы начинается от 4 тысяч, это самый простой, базовый пакет. Не стоит забывать и об обновлении, которое также потребует своих затрат. Зато далее – сплошные плюсы: актуальные формы, множество функций, возможность формирования разноплановых отчетов и прочее. |
| 2 | Контур-Экстерн | 8 600 руб. | Цена указана за год. Возможно, не только формировать документы, но и сдавать отчеты в государственные структуры. |
| 3 | Эльба-Контур | 3 500 руб. | Стоимость за квартал. Услуги включают в себя формирование «первички», учет остатков, доходов и затрат, а также возможность формирование отчетов и передача их через интернет. |
| 4 | Онлайн бухгалтерия Небо | 980 руб. | Это полный пакет услуг, можно выбрать более дешевый вариант, сокращением активных функций. |
| 5 | Класс365 | От 330 руб. | Специальная программа для розничной торговли. |
Преимущество данных сервисов:
Бесплатные программы, с помощью которых возможно составление Расходно-приходной накладной:
| Порядковый номер | Название программы | Цена | Примечание |
| 1 | Налогоплательщик | 0 | Очень удобная программа, вполне может посоревноваться со своими платными конкурентами. Проста в использовании. В ней собраны все возможные отчеты, которые существуют в Российском законодательстве. Главное – не пропускать обновление баз, которые находятся в свободном доступе, наче можно создать документа устаревшей формы. |
| 2 | Бизнес-Пак | 0 | Удобный сервис. Составить ТОРГ-14, ТТН, счет, договор и многое другое. Быстро и легко. |
| 3 | Упрощенка | 0 | Универсальная программа, аналог 1С Бухгалтерии. |
Среди бесплатных серверов есть очень достойные. Когда нет необходимости передавать отчетность в налоговую инспекцию (склад является не самостоятельным, а обособленным подразделением), то и не стоит переплачивать. Сформировать первичную документацию возможно бесплатно. Но если на организации висит обязанность по составлению квартальной и годовой отчетности, то лучше рассмотреть варианты платного обслуживания.
Проконсультировавшись с операторами, можно подобрать экономичный тариф, отвечающий всем установленным требованиям.
Еще одно отличие баз заключается в электронной подписи. Бесплатные ресурсы не подразумевают данную возможность. Но если составлен договор с такими компаниями, как Контур-Экстерн, Эльба, то открывается услуга электронной подписи документа. Чтобы ее получить, необходимо передать в офис компании установленный перечень учредительных документов (обычно это устав, выписка из ЕГРЮ, приказ на директора, копия его паспорта). У каждой компании свои требование.
В оговоренный срок (обычно это занимает не больше недели), будет издан сертификат и электронный ключ. Читайте также статью: → « ». Выполнив не сложную установку на своем компьютере (возможно также при помощи техподдержки), вход в личный кабинет можно производить уже без пароля, а по сертификату, который также подразумевает электронную подпись документов.
Важно! В настоящее время существует множество программ. Их выбор зависит от целей и планов организации. И не всегда платная версия может быть лучше.
Вопрос №1. Какие документы должны быть переданы вместе с ТОРГ-14?
Вопрос №2. Самая распространенная программа для формирования накладной?
Большой популярностью пользуется «Налогоплательщик ЮЛ».
Вопрос №3. Считается нарушением, если продавец не смог по окончанию рабочего дня вернуть не смог сдать товар на склад?
Нет. Необходимо просто внести в накладную количество оставшихся ТМЦ.
Накладные используются для оформления операций, которые влияют на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом.
Для работы с накладными перейдите к блоку «Документы» - «Накладные»
и выберите необходимый тип накладной. Подробнее о навигации по списку первичных документов см. раздел .
Состояния и признаки накладных
В колонках списка счетов любого типа, помимо информации о счете, зарегистрированной во время создания (например, дата регистрации счета, его сумма и пр.) выводятся колонки дополнительных признаков и состояний.
Все входящие накладные (приходные накладные, накладные возврата от поставщиков, акты принятия товара на реализацию) имеют следующие признаки/состояния:
Все исходящие накладные (расходные накладные, отчеты реализаторов и пр.) имеют следующие состояния:
Общие признаки входящих и исходящих накладных:
Приходные накладные отражают поступление/прием товаров от поставщиков. Расходные накладные отражают отгрузку/передачу товаров оптовым и мелкооптовым покупателям.
Чтобы оформить приход товара при помощи накладной, выполните следующие действия:
Для приходной накладной:
Выберите необходимое состояние и нажмите «ОК» - накладная появится в списке накладных.
Результаты операции:
Движение товара
Приходная накладная: после установки состояния «Оприходован»
товар будет оприходован, что вызовет увеличение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Расходная накладная: после установки состояния «Отгружен»
товар будет отгружен, что вызовет уменьшение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Вы можете проверить движение товара по складам следующим способом:
Взаиморасчеты с контрагентом
Приходные/расходные накладные отражаются в отчете «Взаиморасчеты»
после установки состояния «оприходован»
(для приходных накладных) и «отгружен»
(для расходных накладных).
Подробнее об отчете см. раздел [«Отчеты», «Взаиморасчеты»].
Примечание:
описанные выше настройки возможных состояний товара установлены по умолчанию. Вы можете изменить настройки состояний или создать новые в разделе [«Настройки»] (Настройки - Настройки документов - Приходная (расходная) накладная - Свойства документа - Состояния
).
Вы можете создать накладную на основе существующего в системе счета. Это позволит полностью или частично связать сумму счета с приходованием/отгрузкой товара. Для создания накладной по счету выполните следующие действия:
Имеется возможность создать накладную по нескольким счетам, оформленным на одного и того же контрагента. Для этого необходимо промаркировать соответствующие счета (см. раздел ) и выполнить действия, описанные в разделе .
Чтобы создать несколько накладных по одному счету, выполните следующие действия:
Указанное количество товара появится в спецификации накладной.
Чтобы создать еще одну накладную на основе того же счета, повторите описанные выше действия.
Каждый раз при создании зависимого документа на основании счета количество товара, доступного для выбора в спецификацию, будет уменьшаться на то количество, которое уже было ранее прикреплено к другим зависимым документам.
Воспользуйтесь данной функцией для автоматического распределения товаров ПРИХОДНЫХ накладных по заказам клиентов. Для того, чтобы воспользоваться функцией, перейдите к списку приходных накладных, щелкните правой кнопкой в области списка и выберите «Распределение поставок по заказам клиентов» в контекстном меню:
Установите параметры распределения товаров накладных по заказам в открывшемся окне:
После того, как все параметры будут установлены, нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна и дождитесь окончания операции.
Вы можете просмотреть результаты операции в разделе «Контроль заказов клиентов»
. В результате операции изменения произойдут в колонках «Принято под заказ»
, «Распределено под заказ»
, «Резерв»
. Подробнее см. «Контроль заказов клиентов».
По результатам операции будут автоматически созданы документы резерва.
Документы данного типа используются для оформления возвратов поставщикам и возвратов от покупателей.
Вы можете создать независимый документ возврата, а также создать документ возврата на основе накладной.
Чтобы создать документ возврата поставщику/возврата покупателя, выполните следующие действия:
Вы можете создать накладную возврата на основании как расходной, так и приходной накладной.
- Возврат поставщику – на основании приходной накладной.
- Возврат от покупателя – на основании расходной накладной.
Чтобы создать документ возврата на основании накладной, выполните следующие действия:
При попытке списать количество товара, превышающее количество, указанное в колонке «Максим.»
, программа выдаст ошибку.
Результаты операции:
По движению товара и взаиморасчетам контрагентами документы возврата функционируют аналогично накладным.
Возврат от покупателя работает так же, как расходная накладная. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел .
Возврат поставщику работает так же, как приходная накладная. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел .
Документы данного типа формируются АВТОМАТИЧЕСКИ
при оформлении продаж/возвратов через кассовую программу «Фрегат POS»
.
Документы типа «Продажи через кассу»
являются аналогом расходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел .
Документы типа «Возвраты по кассе»
являются аналогом приходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел .
Акты принятия на реализацию используются для принятия товара на реализацию от партнеров.
Чтобы создать акт принятия на реализацию, выполните следующие действия:
Результаты операции:
В результате создания акта принятия на реализацию товар будет оприходован на выбранный склад, но при этом не возникнет взаиморасчетов с контрагентом, как при создании обычной приходной накладной.
Чтобы зарегистрировать взаиморасчеты с контрагентом-реализатором, выполните следующие действия:
В результате описанных действий в списке документов «Отчеты реализаторов»
будут созданы документы: отчеты комиссионера, отчеты реализатора, отчеты агента – в зависимости от документа-основания. Суммы этих документов будут учитываться во взаиморасчетах. Подробнее о работе с отчетом по взаиморасчетам с контрагентами см. раздел [«»]
Отчеты реализаторов генерируются автоматически на основе расходных накладных, в спецификацию которых попали товары из приходов, зарегистрированных при помощи актов принятия на реализацию. Чтобы сгенерировать отчет, выполните следующие действия:
В результате в списке документов «Отчеты реализаторов»
будут созданы документы «Отчет комиссионера»
, «Отчет реализатора»
, «Отчет агента»
- в зависимости от документа-основания, на основе которого они были сформированы.
Акты передачи на реализацию используются для контроля количества товара, передаваемого на реализацию партнерам.
Чтобы создать акт передачи на реализацию, выполните следующие действия:
Выполните шаги 1-3 создания документа, как описано в разделе .
На вкладке «Реквизиты»
в поле «Покупатель»
выберите контрагента, являющегося реализатором. Подробнее о создании организаций-реализаторов см. .
При необходимости вы можете установить состояния акта принятия на реализацию при помощи функции «Установить состояние»
. Подробнее об установке состояния документов см. раздел .
Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями накладных перемещения. Подробнее о состоянии накладных перемещения см. раздел .
Результаты операции:
В результате создания акта передачи на реализацию товар, выбранный в спецификацию документа, будет оприходован на склад реализатора и списан со склада своей организации. При этом не возникнет никаких взаиморасчетов с реализатором.
Чтобы зарегистрировать продажу товара, указанного в акте передачи на реализацию, выполните следующие действия:
В результате описанных действий будет создана расходная накладная, сумма которой будет учитываться во взаиморасчетах с контрагентом-реализатором. Количество товара, введенное в спецификацию расходной накладной, будет списано со склада организации-реализатора.
Документы типа «Поставки» и «Отгрузки» используются для установки взаимосвязи между несколькими накладными и сопутствующими затратами.
Чтобы создать документ «Поставки» или «Отгрузки» , выполните следующие действия:
Результаты операции
В результате описанных действий к списку затрат всех накладных, выбранных в документ поставки/отгрузки, будет добавлена дополнительная затрата. Данная затрата будет недоступна для редактирования в списке затрат каждой из накладных:
Чтобы зарегистрировать приход товара на склад:
Склад может быть задан автоматически из последней зарегистрированной в системе накладной. Для этого в настройках предприятия установите галочку Подставлять склад по последней накладной.
Исходя из данных нового поступления, может потребоваться изменение прейскуранта: добавление новых позиций или изменение отпускных цен. Для этого выделите необходимые позиции в приходной накладной и выберите Действия → Переоценка.
Сформируется приказ об изменении прейскуранта для этих позиций на дату, следующую за текущим днем. В нем вы можете применить механизмы автоматического расчета новых отпускных цен, см. Приказы об изменении прейскуранта .
В соответствии с нормами законодательства на все товары, закупаемые у поставщиков, должен быть в наличии соответствующий сертификат качества. Такие документы могут храниться в системе и вводятся при регистрации товара как элемента номенклатуры (на закладке Изображения ). Впоследствии документ, удостоверяющий качество приобретаемого у поставщика товара, может быть распечатан из формы накладной на данный товар. Для этого необходимо в окне накладной нажать кнопку Действия и выбрать пункт Сертификаты. Откроется окно, в котором необходимо задать номера сертификата соответствия и санитарно-эпидемиологического заключения и нажать кнопку Отчет. Из открывшегося окна предварительного просмотра сформированного сертификата качества может быть выполнена его печать.
Сохраненную приходную накладную вы можете оплатить. Для этого в меню Действия выберите пункт Оплатить. Далее следуйте инструкциям, описанным в статье Задолженность перед контрагентами .
Из приходной накладной могут быть также распечатаны Товарная накладная по форме ТОРГ-12, упрощенная форма товарной накладной и Приходный ордер по форме М-4. Для этого следует нажать кнопку Действия и выбрать соответственно пункт Печать (ТОРГ-12), Печать или Печать (М-4).
Также может быть распечатана Товарная накладная с названиями товаров у поставщика. Документ будет распечатан корректно только в том случае, если при его формировании позиции были найдены по коду или наименованию товара у поставщика. Для печати накладной нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать (по товарам поставщика).
Если в настройках корпорации не установлена галочка Использовать товары у поставщика, печать накладной с названиями товаров у поставщика будет недоступна.
Вы можете распечатать Товарные накладные сразу по нескольким приходным накладным. Для этого выделите их в списке при нажатой клавише Ctrl или Shift и выберите пункт контекстного меню Отчеты/Печать – Приходная накладная (упрощенная форма товарной накладной) или ТОРГ-12.
При выборе пункта контекстного меню Отчеты открывается окно предварительного просмотра отчета, откуда может быть выполнена его печать; Печать – открывается стандартное окно вывода на принтер.
Из контекстного меню накладной могут быть получены отчеты «Движение товара», а также «Отчет о вхождении товара в блюдо». Движение товара показано только по тем складам, которые были указаны в исходном документе.
Количество товара, указанное в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Если нет возможности отрегулировать расхождения в момент приема, к учету принимаются данные согласно оригиналу документа. Но отклонения по количеству, договорной цене и несоответствию позиций (привезли другой товар) необходимо зафиксировать в системе с целью последующего разрешения спорных вопросов.
Именно для таких случаев предназначены две колонки для ввода количества: В таре и Фактическое количество. Если значения в этих колонках не равны, то они будут выделены розовым цветом, а при наведении на них указателя мыши будет выводиться подсказка с указанием разницы в количестве.
После проведения документа к учету будет принято количество, указанное в колонке В таре, но документ, в котором зафиксировано расхождение, будет отмечен значком в общем списке документов. В дальнейшем на разницу по количеству могут быть зарегистрированы акты списания или возвратные накладные.
Если в накладной фактическое количество больше количества товара в таре, то такие позиции также выделяются цветом. В предупреждающем сообщении такие расхождения показаны со знаком «минус».
Таким же значком отмечаются и расходные накладные, являющиеся частью внутреннего перемещения, в случае если в соответствующей приходной накладной было зарегистрировано расхождение по количеству. В документе показывается информация о количестве товара, принятого по факту.
Ввести наименование приходуемого товара можно двумя способами: по тому названию, под которым товар зарегистрирован в справочнике номенклатуры (в колонке Наименование товара у нас) или по тому названию, под которым товар проходит по документам поставщика (в колонке ).
Поля Код у поставщика и Наименование товара у поставщика доступны, если на закладке Настройки учета в настройках корпорации установлена галочка Использовать товары у поставщика.
Возможность оприходования товара по его наименованию у поставщика достигается заданием четкого соответствия между названиями «у поставщика – у нас». Настройка этого соответствия может быть произведена заблаговременно в номенклатурной карточке товара на закладке Товары поставщиков, в прайс-листе поставщика или же выполнена непосредственно при вводе накладной.
Если такое соответствие задано, то в поле Наименование товара у поставщика для выбора доступны не только товары и заготовки, зарегистрированные в справочнике номенклатуры, но и «внешние товары». Это товары поставщика, которого вы указали в накладной (в поле Поставщик ).
При выборе «внешнего товара» автоматически выбирается элемент номенклатуры, на который регистрируется приход (в поле Наименование товара у нас ).
При необходимости вы можете принимать товар по его наименованию у поставщика, и при этом не контролировать цены. Для этого в прайс-листе нужно установить соответствие «товар у нас» – «товар у поставщика» и выбрать действие «Не предупреждать».
В зависимости от учетной политики предприятия расходы на доставку товаров и другие дополнительные услуги учитываются на отдельной статье расходов или включаются в стоимость приобретаемых продуктов.
Стоимость услуги распределяется пропорционально по товарам накладной и рассчитывается исходя из стоимости или количества товаров. В результате в колонке Доп. расходы напротив каждого товара появляется сумма, на которую увеличится их себестоимость при формировании проводки прихода на склад, а общая сумма накладной остается прежней.
Если на предприятии НДС выделяется на отдельном счете, то распределение услуг рассчитывается по стоимости товаров без НДС и отдельно по сумме самого НДС.
Чтобы включить стоимость услуг в себестоимость товаров:
Рассмотрим примеры включения стоимости услуги в цену товаров накладной в обоих случаях. Добавим в накладную несколько товаров и услугу доставки от поставщика. В настройках услуги включена настройка Не участвует в движении по складу.
Распределение по сумме. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по сумме.
| № п/п | Наименование | Цена, руб. | Кол-во | Сумма, руб. | Коэффициент | Доп.расходы, руб. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Картофель | 20 | 10 | 200 | 0,3448 = 500 / 1450 | 68,96 = 0,3448 * 200 |
| 2 | Морковь | 20 | 5 | 100 | 34,48 = 0,3448 * 100 | |
| 3 | Капуста | 50 | 11 | 550 | 189,66 = 0,3448 * 550 | |
| 4 | Томат | 200 | 3 | 600 | 206,90 = 0,3448 * 600 | |
| 5 | Доставка | 500 | 1 | 500 | - | - |
| Итого (без учета услуги) | 29 | 1450 | ||||
Распределение по количеству. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по количеству. Расчет распределения приведен в таблице:
| № п/п | Наименование | Цена, руб. | Кол-во | Сумма, руб. | Коэффициент | Доп.расходы, руб. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Картофель | 20 | 10 | 200 | 17,2414 = 500 / 29 | 172,41 = 17,2414 * 10 |
| 2 | Морковь | 20 | 5 | 100 | 86,21 = 17,2414 * 5 | |
| 3 | Капуста | 50 | 11 | 550 | 189,66 = 17,2414 * 11 | |
| 4 | Томат | 200 | 3 | 600 | 51,72 = 17,2414 * 3 | |
| 5 | Доставка | 500 | 1 | 500 | - | - |
| Итого (без учета услуги) | 29 | 1450 | ||||
В накладной результат выглядит следующим образом:
В случае, если для данного поставщика настроен прайс-лист на закупаемые у него товары, то стоимость единицы данного товара подставляется автоматически.
Если же в результате ввода данных новой поставки цена изменяется и выйдет из допустимых границ, заданных в прайс-листе, то ячейка будет подсвечена розовым цветом, а при наведении на нее указателя мыши будет выведена подсказка с описанием причины.
В случае, если запрещено проводить такие накладные, и у вас нет специального права, то документ с приходом товаров по недопустимым ценам сохранить с проведением будет невозможно.
Накладные, в которых есть расхождения с прайс-листом, отмечены значком в списке накладных.
При необходимости вы можете контролировать цены, и при этом не вести справочник «внешних товаров». Для этого в прайс-листе нужно задать соответствие «товар у нас» – «товар у нас» и выбрать действие «Предупреждать» или «Запрещать проведение».
На основании накладной, в которой зафиксированы расхождения по факту приема товара, вы можете сформировать акт списания или возвратную накладную на выявленную разницу. Для этого откройте документ со значком , нажмите кнопку Действия и выберите нужный пункт. В него попадут все позиции накладной с расхождениями.
В накладной позиции с расхождениями выделены розовым цветом (поля с количеством), а при наведении на них указателя мыши выводится подсказка с указанием разницы в количестве. Количество со знаком «минус» означает расхождение в большую сторону (фактическое количество больше количества товара в таре). По таким расхождениям акты списания и возвратные накладные не формируются.
