На вопрос Чем отличается секретарь от офис-менеджера? заданный автором Ёветочек лучший ответ это Отличаются НазваниемИ с чего Вы взяли что это позорная профессия?
Ответ от Вровень
[гуру]
Секретарь это по отечественному, офис менеджер это по буржуйски!
Ответ от Проскочить
[новичек]
У офис-менеджера больше обязанностей! Это должность вбирает в себя от каждого отдела по чуть чуть! Например, и кадровые дела, и допустим от отдела продаж...
Ответ от сложносокращенный
[мастер]
Слово менеджер становится ругательным
Ответ от Ёнежок
[гуру]
Ничем. А я еще работаю на должности старшего лаборанта в одном из ВУЗов и это тот же секретарь или офис-менеджер...
Ответ от Наталья
[гуру]
Слово «секретарь» обозначает должность человека, нанятого отдельным лицом или компанией для помощи при работе с корреспонденцией, для ведения делопроизводства и организации деловых встреч. Термин возник из выражения «хранитель секретов» и впервые был официально закреплен Петром I в Регламенте 1724 года.
В прежние времена секретари пользовались сравнительно высоким положением, и должность эта считалась достаточно престижной и респектабельной. Ныне наметилось падение престижа и статуса секретаря. Роль секретаря во многих фирмах рассматривают как помощь шефу - от написания писем до покупки цветов его жене. Правда, есть другая крайность. На должности секретаря многие руководители хотят видеть высокообразованного человека, но в то же время заставляют заниматься его работой, для выполнения которой не требуются ни особые знания, ни особые способности. И еще один момент: сегодня чуть ли каждая административная должность называется «секретарь» , хотя функции у административных работников могут быть самые разные, как, разумеется, и зарплата. Так кто же он, секретарь? Все определяется характером порученной ему деятельности. Это может быть машинистка офис-менеджер, секретарь-референт, секретарь, помощник, инспектор по дело производству, техник-организатор делопроизводства и т. д. Таким образом, функциональные обязанности секретаря можно разделить на два блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.
Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно, лет десять-двенадцать назад. В условиях рыночных отношений руководитель стремится к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Соответственно и заработная плата у такого специалиста должна быть больше. Словом, обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и обработке информационной части документов:
установление рынков сбыта и потенциальных клиентов;
совершенствование качества оказываемых услуг;
координация и контроль договорной деятельности.
Столь высокие требования, предъявляемые к офис-менеджеру, обусловливают то обстоятельство, что на эту должность обычно принимаются лица, имеющие профессиональное высшее образований и стаж работы в должности документоведа первой категории не менее трех лет.
С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.
Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.
Секретарь
Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Офис-менеджер Если офис-менеджер является организатором, то секретаря принято считать исполнителем. Функции первого можно разделить на управленческие, административные, хозяйственные, контрольные и отчетные. Тогда как круг обязанностей секретарей намного уже. Но, несмотря на это, требования к ним предъявляются более жесткие. Поскольку секретарь является правой рукой руководителя, он должен соответствовать всем представлениям начальника об идеальном помощнике. Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.
Подведем итог, в чем разница между офис-менеджером и секретарем.
Офис-менеджер и секретарь - есть ли разница? Отличия все-таки есть, но они довольно размыты и нечетки. Обычнодаже сами офис-менеджеры и секретари не могут провести границу в своем функционале.
Почти в каждой крупной компании в штате имеется секретарь, офис-менеджер или офис-менеджер с функциями секретаря, но разобраться в чём между ними отличия не просто, так как в большинстве своём на практике все эти профессии включают в себя одинаковый функционал.
Так кто же такой офис-менеджер?
Офис-менеджер в первую очередь - это лицо офиса. Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании. Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза, а также является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. Функционал менеджера шире, чем у секретаря. В ведении офис-менеджера находится весь офис. Этот сотрудник обеспечивает жизнедеятельность и нормальную работу компании. Это и секретарь, и логист, и управляющий в одном лице.
Обязанности офис-менеджера:
Во многих организациях офис-менеджер ответственен за подбор персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.
И это далеко не весь спектр обязанностей офис-менеджера. Обязанности варьируются от количества сотрудников в офисе, деятельности организации, требований руководства и многих других факторов. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.
В результате работы офис-менеджером можно приобрести полезные навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя.
Офис-менеджер
Финанс-студии для бизнеса «Делополис»
Ксения Смирнова
Получить высокооплачиваемое место работы мечтают многие девушки, особенно, если это место - в тёплом офисе и дружном коллективе. Такие вакансии, как секретарь или офис-менеджер очень востребованы. Когда вас приглашают на работу по одной из специальностей, вы должны чётко понимать, чем они отличаются и в чём будут заключаться обязанности.
Особенности работы секретаря
Секретарь может решать довольно широкий круг задач, а может иметь узкую специализацию. Человека, который совершает звонки, занимается документацией, работает с клиентами, распределяет обязанности между сотрудниками, сопровождает босса на деловых встречах, называют именно так. Однако сотрудницу, которая занимается ведением и организацией дел офиса, правильно будет охарактеризовать понятием «офис-менеджер».
Секретари же, как правило, решают более узкий круг задач, и от этого делятся на несколько видов.
Секретарь-референт сопровождает деловые встречи с партнёрами или совещания внутри фирмы. Он составляет протоколы переговоров и иногда выполняет функции переводчкика. Помимо этого, он следит за всем документооборотом, за правильностью составления документов и их исполнением, анализирует всю документацию с доведением до сведения руководства, принимает посетителей.
Ассистент руководителя - это его «правая рука». Он помогает строить планы на день, напоминает о важных делах и встречах, занимается организацией различных мероприятий. Особенность работы секретаря-ассистента в том, что он ведёт тайм-менеджмент для своего начальника. Помимо этого, он устраивает деловые командировки, выбирает даты поездок, покупает билеты на самолёт и выполняет множество других мелких, но важных задач.
Ассистент (его ещё называют личным помощником) также ведёт корреспонденцию своего начальника. В данной профессии огромное значение приобретают личностные качества, поскольку приходится мириться с плохим настроением босса, угадывать его, быть преданным и работать, скорее, за идею, чем за деньги. Навыки организатора и крепкие нервы тоже играют немаловажную роль.
Секретарь-ресепшионист принимает звонки и сопровождает клиентов, указывает путь по офису, консультирует их.
Что делает офис-менеджер
Он управляет делами офиса. Его труд оплачивается, как правило, более высоко, чем услуги секретаря, но и ответственность здесь выше. Офис-менеджер - организатор, который является связующим звеном между персоналом, начальником, клиентами и пр. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.
Он следит за тем, чтобы все распоряжения руководства доходили до адресатов и выполнялись сотрудниками, смотрит за документацией и исполнением приказов. Все поступающие жалобы и предложения от работников и клиентов обрабатывает именно офис-менеджер, и при необходимости он доводит их до сведения руководителя.
Претендент на вакансию офис-менеджера должен быть быстрым и пунктуальным (поскольку приходится часто выполнять срочные поручения), а также иметь хорошую память и концентрацию внимания. Общительность и доброжелательность даже к капризным людям - тоже важная черта.
Как видно, делает офис-менеджер очень многое, у него гораздо больше задач, чем у секретарей разных типов. Такие люди очень востребованы, но найти ценного сотрудника, который бы в идеале обладал набором всех перечисленных качеств, довольно сложно.
Таким образом, мы рассмотрели обязанности офис-менеджера и секретаря. Теперь вы можете решить для себя, что вам лучше подходит. Все вышеперечисленные специальности иногда сочетают с услугой интимного сопровождения руководителя, и они, как правило, оплачиваются гораздо выше. При этом обеспечивается абсолютная анонимность. В нашем кадровом агентстве есть подобные вакансии.
В целях привлечения клиентов предприятия индустрии красоты регулярно проводят рекламные акции для клиентов, предлагая своим клиентам подарочные сертификаты, карты постоянных клиентов, скидки и бонусы. Многие салоны выдают своим клиентам подарки из числа той продукции, которая имеется на складе. В целях бухгалтерского учета необходимо создать Положение по рекламным акциям, в котором описать условия выдачи подарков. Необходимо контролировать выдачу подарочной продукции клиентами и регулярно производить списание подарков в бухгалтерском учете. Выбор системы налогообложения. Обычно предприятия индустрии красоты предлагают своим клиентам полный спектр парикмахерских и косметологических услуг, ногтевой сервис, солярий, а также реализуют в розницу продукцию по уходу за волосами, лицом, телом, бижутерию.
Учет использования денежного аванса взамен получаемой услуги необходимо организовать таким образом, чтобы информация эта была актуальна и доступна для клиента и для специалистов салона красоты.
Внимание
Услуги салона красоты. Прейскурант цен на услуги. Для успешной работы необходимо основательно подойти к составлению прейскуранта цен на услуги салона красоты.
Запрещается для фирм с посторонним долевым участием более 25 % Перейти на режим возможно лишь с начала нового года; Необходимо использование ККТ; Те же минусы, что у ЕНВД Формула для расчета ежемесячных выплат по системе ЕНВД:
Пример расчета:
Как видно из таблицы, для малого бизнеса больше подходит упрощенное налогообложение и ЕНВД, нежели основное, которое проектировалось по большему счету для крупных корпораций.
Инфо
Выбор между УСН и ЕНВД можно сделать, произведя примерные расчеты по ожидаемым доходам.
В Карточке услуг (форма БО-11) подробно расписываются все полученные клиентом услуги (каждая позиция в отдельности с указанием уточняющих характеристик) и все израсходованные материалы.
Далее в карте отражается расчет стоимости услуги. Чем подробнее фиксируется информация о каждой услуге, предоставленной клиенту, тем достовернее бухгалтерский учет в салоне красоты.
Данные каждой Карточки услуг аккуратно заносятся в бухгалтерскую программу, систематизируются в хронологической последовательности.
Существуют программы, созданные на базе 1С Бухгалтерии, которые автоматически вносят информацию по каждому клиенту в базу, в т. ч. и списывают израсходованные на него препараты. Заранее забит расход на каждую услугу (косметологом в том плане сложнее).
Данные Карточки услуг будут использованы для начисления заработной платы продуктивному персоналу салона красоты.
После оказания каждой услуги мастер обязан вписать в бланк отчетности количество израсходованных материалов.
Нормы расходования по умолчанию можно задать двумя способами:
Естественно, нормы в инструкциях берутся далеко не минимальные, а немного завышенные;
Фиксируются самостоятельно в наблюдении за процессом работы мастера. Конечно, это занимает немало времени, но и отдачу дает соответствующую.
Вспомогательные: накидки, шапочки, бахилы, салфетки.
Их расход никак не связан с количеством и стоимостью услуг. Даже для оказания одной и той же услуги разным клиентам может потребоваться различное количество материалов. Хоз.
Изучая на бухгалтерских форумах проблемы, которые волнуют бухгалтеров, занимающихся учетом в салоне красоты, неожиданно выяснилось одно обстоятельство. Оказывается, собственники такого трудоемкого и непростого бизнеса (непростого, потому, что большое движение материалов, потому, что это- люди, а работа с людьми никогда не была простой) готовы доверить бухгалтерский учет в салоне красоты специалистам, для таких целей совсем неподготовленным. На форумах эти специалисты задают вопросы, которые не может задавать специалист, хоть сколько-то знакомый с теорией бухгалтерского учета.Девочка согласились вести учет в салоне, а сама спрашивает на форуме, какие ей делать проводки, как считать налоги и что это за налоги такие. Специалист и понятия не имеет, где, в каком документе, написано то, что составляет основу ее профессии и за что, в конечном итоге, она и получит заработную плату.
Также формирует отчетные документы для ФНС Продукт создан для представителей сферы услуг – объединяет такие категории как: Кадры, склад, зарплата, касса, договоры; Допустимо использование как на одном ПК, так и в локальной сети Поддержка как российского, так и международного законодательства; Гибкая настройка «аналитики» Сфера применения: Касса, продукция, материалы, заказчики, налоги, прибыль, расходы.
Сумма списания – это средняя стоимость данной категории товара. Списанные материалы отображаются в книге бухучета следующим образом: Дт 20, 23, 25, 26 – Кт 10.
