Finančno načrtovanje ima pomembno mesto pri finančnem upravljanju organizacije. V procesu načrtovanja družba ocenjuje finančno stanje, ugotavlja možnosti za povečanje finančnih sredstev in smer njihove najučinkovitejše uporabe. Hkrati se odločitve upravljanja sprejemajo na podlagi analize finančnih informacij.
Načrt prejema in porabe sredstev, izdelan za prihodnje leto, razčlenjeno po mesecih (proračun denarnih tokov), predstavlja le splošno osnovo za upravljanje denarnih tokov družbe. Za denarne tokove organizacije v enem mesecu je lahko značilna visoka dinamika in nestabilnost. Operativno finančno upravljanje lahko pomaga odpraviti te pomanjkljivosti.
Finančno upravljanje v sodobnih razmerah je nujna sestavina poslovne uspešnosti. Podjetje, ki natančno in sproti spremlja dinamiko prihodkov, odhodkov in drugih ključnih finančnih kazalnikov, mora imeti zadostno informacijsko bazo za sprejemanje pravilnih vodstvenih in finančnih odločitev, potrebnih za rast podjetja.
Operativno finančno upravljanje je skupek organizacijskih, metodoloških in tehnoloških ukrepov, ki zagotavljajo kratkoročno (običajno do enega meseca) vodenje tekočega finančnega poslovanja in finančnih virov organizacije. V nasprotju s proračunskim sistemom operativno finančno poslovodenje načrtuje plačila v bolj podrobni obliki (po nasprotni stranki in namenu plačila) in uporablja večjo granularnost obdobij načrtovanja (do enega dne).
Opomba. Glavni instrument za operativno upravljanje financ organizacije je plačilni koledar. Plačilni koledar je načrtovan finančni dokument, ki zagotavlja dnevno upravljanje prejema in porabe sredstev podjetja.
Plačilni koledar, razvit v podjetju, vam omogoča reševanje naslednjih glavnih nalog:
zmanjšati napovedne različice načrta prejema in porabe sredstev (optimistične, realne, pesimistične) na eno realno nalogo za oblikovanje denarnih tokov podjetja v roku enega meseca;
v največji možni meri sinhronizirati pozitivne in negativne denarne tokove in s tem povečati učinkovitost denarnega toka podjetja;
zagotoviti prednost plačil podjetju glede na merilo njihovega vpliva na končne rezultate njegove finančne dejavnosti;
v največji možni meri zagotoviti potrebno absolutno likvidnost denarnega toka podjetja, to je njegovo plačilno sposobnost v kratkoročnem obdobju;
vključiti upravljanje denarnih tokov v sistem operativnega kontrolinga (oziroma tekočega spremljanja) finančnih dejavnosti podjetja.
Pri izvajanju plačilnega koledarja ima organizacija naslednje prednosti:
postane mogoče napovedati finančno stanje podjetja;
poveča se preglednost procesov upravljanja prihodkov in odhodkov organizacije;
fleksibilnost in veljavnost odločitev se povečata, ko se spremenijo ekonomski pogoji delovanja podjetja;
kreditna politika organizacije se optimizira;
povečujeta se stopnja zanesljivosti in zaupanja v podjetje s strani upnikov, investitorjev in matične organizacije.
Glavni namen plačilnega koledarja- oblikovanje načrta denarnih tokov za naslednje obdobje (od več delovnih dni do enega meseca) tako, da se zagotovi plačilo vseh potrebnih plačil, zmanjša presežek sredstev na računih in se izogne denarnim vrzelom.
Je pomembno. Vsebina plačilnega koledarja se lahko razlikuje (odvisno od posebnosti poslovanja in preferenc zadevnih zaposlenih), vendar mora vedno vključevati podatke o prejemih in odtujitvah ter o načrtovanem stanju gotovine (običajno razčlenjeno po dnevih). in vir).
Tabela prikazuje primer obračunskega koledarja za trgovino z avtomobilskimi deli. Za lažje zaznavanje je plačilni koledar predstavljen za pet delovnih dni in ne za cel mesec.
|
Plačilni koledar trgovine z avtodeli za prihodnji teden, rub. |
||||||
|
Indeks |
Teden, skupaj |
1. dan |
2. dan |
3. dan |
4. dan |
5. dan |
|
Stanje gotovine na začetku obdobja |
39 648,96 |
39 649,96 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
|
Pozitiven denarni tok |
736 495,40 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
|
Vključno s prihodki od prodaje rezervnih delov |
||||||
|
Negativen denarni tok |
712 379,27 |
136 114,49 |
251 162,98 |
107 919,71 |
79 937,62 |
137 244,47 |
|
Vključno z: najem |
||||||
|
državna dolžnost sodišču |
||||||
|
dostava tovora |
||||||
|
plača |
||||||
|
računalnik, pisarniška oprema, programska oprema |
||||||
|
namestitev znaka |
||||||
|
servis blagajn |
||||||
|
plačilo dobaviteljem rezervnih delov |
||||||
|
socialni prispevki |
||||||
|
zavarovanje |
||||||
|
Bančne storitve |
||||||
|
komunikacijske storitve |
||||||
|
gospodinjske potrebe |
||||||
|
elektrika |
||||||
|
Neto denarni tok |
24 116,13 |
11 184,59 |
-103 863,90 |
39 379,37 |
67 361,46 |
10 054,61 |
|
Stanje gotovine ob koncu obdobja |
63 765,09 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
63 766,09 |
Informacije o porazdelitvi stroškov skozi čas bodo pomagale prepoznati najbolj tvegane trenutke v smislu nastanka denarnih vrzeli in sprejeti ukrepe za prerazporeditev bremena plačil (na primer za knjiženje plačil na izplačane plače in prenose v proračun davkov na različne tedne, pravočasno porabite posojilo itd.). Torej, v našem primeru se pričakuje, da bo prihodnji teden prejel pozitiven denarni tok v višini 736 495,40 rubljev, negativni denarni tok za to obdobje pa bo znašal 712 379,27 rubljev. (glej tabelo). Tako bo neto denarni tok enak 24.116,13 rubljev. (povečanje stanja gotovine z 39.648,96 rubljev na 63.765,09 rubljev). Če pa načrtovane pozitivne in negativne denarne tokove razporedimo po dnevih (na podlagi računov za plačilo, termina plačil, določenih s pogodbami, itd.), se izkaže, da ima organizacija konec drugega dne denarna sredstva. primanjkljaj 53.029, 35 rbl. Da bi ga odpravili, mora podjetje nekatera od načrtovanih plačil (na primer plačilo za kupljeno blago od dobaviteljev ali nakup pisarniške opreme) preložiti na naslednji dan. Če to ni mogoče, morate uporabiti kratkoročno bančno posojilo v obliki prekoračitve.
Opomba. Ena od značilnosti plačilnega koledarja je njegovo nenehno posodabljanje. V primeru pomanjkanja sredstev za zadovoljitev vseh prispelih vlog se uporabljajo pravila za razvrščanje plačil glede na njihovo vrsto in prioriteto.
V praksi se pogosto pojavi situacija, ko je načrt porabe sredstev v celoti izpolnjen (na podlagi predloženih vlog), načrt za prejem sredstev pa delno (skladno s tem skupni znesek zahtevkov za plačilo presega dejanski prejem denarja). Da bi se izognili denarnim vrzelom, je priporočljivo, da vsa plačila razvrstite glede na njihovo prioriteto (pomen). Plačilo artiklov z najvišjo prioriteto je obvezno, z nižjo prioriteto - ob upoštevanju dodatnih pogojev. Na primer, vloge za plačilo dolgov do glavnih dobaviteljev izdelkov, davki se izpolnijo v prvi vrsti, medtem ko se izdatki za nenujne poslovne potrebe, posodobitev pisarniške opreme financirajo, ko je prodajni načrt izpolnjen vsaj 90 %.
Zaporedje oblikovanja plačilnega koledarja
Preden začnete sestavljati in obdelovati vloge, je potrebno izvesti celo vrsto ukrepov za razvoj in implementacijo plačilnega koledarja v podjetju.
Prvi korak- oblikovanje planskih podatkov. Ta proces se izvaja v okviru proračuna (proračun denarnega toka) in je obvezna pripravljalna faza. Na podlagi načrtovanih podatkov (letnih, z mesečno razčlenitvijo) poteka poglobljena detajlizacija prejemkov in plačil.
Druga faza- določitev seznama analitikov (proračunske postavke denarnih tokov, nasprotne stranke, pogodbe), v okviru katerih se bo oblikoval plačilni koledar. To bo ustvarilo orodje za spremljanje prihodnjih plačil in prejemkov.
Po določitvi seznama analitikov se oblikuje mehanizem za sestavo in izvedbo plačilnega koledarja. Prejemki in plačila se načrtujejo na podlagi vlog naročnikov. Po preverjanju skladnosti z določenimi omejitvami se prijavljena plačila vključijo v plačilni koledar. Plačilni koledar, ki je uravnotežen po zneskih prejemkov in plačil, je osnova za sestavo registra plačil in prenosa v izvršbo.
V končni fazi izvajanje plačilnega koledarja, mehanizem za njegovo sestavljanje in izvedbo je določen v regulativnih dokumentih, ki so odobreni z internim redom in so obvezni za vse oddelke in zaposlene v podjetju. Interni dokument, ki opredeljuje pravila delovanja plačilnega sistema družbe, mora vsebovati podatke o postopku sprejemanja zahtevkov za plačilo, rokih, osebah, odgovornih za usklajevanje in odobritev, dolžnostih in pooblastilih zaposlenih ter zaporedju dejanj. V večini primerov predpisi opisujejo naslednji postopek za delo s plačilnim koledarjem (glej sliko).
Diagram postopka implementacije plačilnega koledarja
V idealnem primeru bi moral biti koledar obračunavanja organizacije avtomatiziran. To bo povečalo učinkovitost prejemanja finančnih informacij in odpravilo negativni vpliv človeškega dejavnika na upravljanje tekočih financ.
1. Izogibajte se denarnim vrzelom in neizpolnjevanju obveznosti družbe do nasprotnih strank. Glavni namen oblikovanja plačilnega koledarja je boj proti denarnim vrzelom, v katerih ni denarja v blagajni in na tekočem računu. Plačilni koledar, ki je pravzaprav načrtovani "razpored" toka DDS podjetja, omogoča napovedovanje denarnih vrzeli in vnaprejšnje ukrepanje za izključitev situacij potrebe po plačilu, če na računu podjetja ni dovolj sredstev. Po načelu "opozorjen je oborožen" je mogoče hitro spremeniti načrte porabe denarja in s tem preprečiti denarno vrzel.
Naredite lahko predhodne "ocene", spremenite datume prejemov in plačil, jih uskladite s nasprotnimi strankami - in vse to odražate neposredno v plačilnem koledarju.
2. Izogibajte se porabi več od odobrenega zneska. Tudi če ima podjetje veliko denarja, to ne pomeni, da ga je mogoče porabiti nepremišljeno. Poraba je dovoljena samo v okviru sprejetih proračunov. Nepredvidene situacije, ki zahtevajo prekoračitev proračuna, so precej izjeme od splošnega pravila. Koledar plačil vam omogoča nadzor nad tem, ali je plačilo v okviru proračuna.
3. Upravljajte likvidnost podjetja. Eno glavnih meril za pravilnost vodstvenih odločitev v finančnem sektorju je pozitivnost agregatnega toka DS v danem trenutku.
4. Zagotovite zanesljive informacije na spletu. Pomembno je, da finančne informacije prejmete pravočasno. Pomanjkljivost plačilnega koledarja, implementiranega v Excelu, je čas, potreben za ponovno izdelavo poročil. Plačilni koledar je treba vključiti v operativni računovodski sistem, tako da za pridobitev zanesljivih podatkov ni potreben dvojni vnos.
5. Zagotovite, da se postopki za pogajanja o plačilih stroškov ustrezno upoštevajo. Postopek odobritve bi moral vključevati določen prenos odgovornosti, odvisno od pomembnosti posameznega plačila.
6. Čim bolj odpraviti človeški faktor.
Glavni namen uporabe plačilnega koledarja je boj proti denarnim vrzelom. Predstavitev načrta plačil v preprosti, vizualni obliki vam omogoča vizualni vpogled v sliko denarnega toka, ki ga ustvarijo podatki operativnega načrtovanja na podlagi informacij o načrtovanih prejemkih in odpisih sredstev.
riž. 1
plačilni koledar denarnega toka
1. Oblikovanje podatkov za načrtovanje (ta postopek se izvaja v okviru proračuna in je obvezna pripravljalna faza, saj se preverjanje možnosti plačil izvaja po načrtovanih podatkih).
Predpostavlja se, da ima podjetje finančno strukturo z namenskimi CFD-ji, proračun kot orodje upravljanja je implementiran in deluje. Ta faza je osnova za plačilni koledar, saj preverjanje možnosti plačila/prejema poteka v okviru določenih podatkov načrtovanja.
Pomembna je izdelava BDDS glede denarnih tokov za glavne, investicijske in finančne dejavnosti, za katere je treba imeti proračune tako za glavne dejavnosti kot za investicijske projekte. Priporočljivo je, da za vsak člen določite odgovorno osebo (t.j. zaposlenega, ki odloča in je odgovoren tako za načrtovane kot dejanske kazalnike, odstopanja od plana dejstev)
2. Določitev seznama analitikov (članek DDS, nasprotne stranke, pogodbe, vir DC), v okviru katerega se bo preverjala možnost plačil in prejemkov.
Seznam analitikov vam omogoča, da ustvarite orodje za preverjanje plačil / prejemkov za možnost izvedbe.
Uporabite lahko naslednjo analitiko: CFD, vir DC, nasprotna stranka (prejemnik DC), pogodba z nasprotno stranko (v okviru katere bodo izvedena plačila), postavka DDS (prek katere se bodo izvajala plačila DC), projekt (za katera naložbena plačila se izvedejo), prednost plačila.
Če izpostavimo analitike v računovodskem sistemu, se je treba spomniti načela ekonomske smotrnosti - precenjene zahteve za seznam analitikov naredijo sistem naporen in nepomični. Zato se morate osredotočiti na seznam, ki je najmanj potreben za reševanje nalog, ki jih je podjetje postavilo za računovodski sistem.
3. Izgradnja mehanizma za oblikovanje registrov plačil, vlog.
Po opredelitvi analitika in podrobnosti plačila se oblikuje komplet orodij za plačilo/prejem. Sistem operativnega upravljanja financ podjetja, ki se izvaja preko poslovnega procesa »Plačilni koledar«, vključuje več udeležencev (zaposleni, oddelek, služba), vsak pa potrebuje orodje, s katerim bo deloval v tem sistemu. Zaposleni v oddelkih in službah oddajo vloge za plačilo/prejem DC, vodstvo oziroma zaposleni, pooblaščeni za sprejemanje odločitev, pa jih izvajajo preko registrov prijav. Aplikacija je dokument-zahteva za prejemke ali plačila DC, ki vsebuje opisne informacije o tej operaciji. Aplikacija odraža vso odobreno analitiko, pomožne podatke, prednost, če je potrebno, in polje za komentarje vsakega od udeležencev v prihodnjem procesu plačilnega koledarja.
Register prijav je seznam prijav, združen po določenem kriteriju (datum, odgovorna oseba, vir DS, vrsta artiklov).
Tako vloga kot register vlog za izplačilo DC morata vsebovati popolno in zadostno količino podatkov za odločitev o plačilu/prejemu denarja.
4. Opis poslovnega procesa "Plačilni koledar", opredelitev v njegovem okviru odgovornih oseb za postopke, naloge.
Po preverjanju in odobritvi plačila za oddane vloge se šteje, da je plačilni koledar kot poslovni proces implementiran v registre odobrenih vlog.
Nato morate odgovoriti na vprašanja: kdo, kaj, kdaj in v kakšnem časovnem okviru. V tej fazi je pomemben proces razvoja plačilnega koledarja, ki vzpostavlja postopek interakcije med zaposlenimi in s tem določa rezultat plačilne discipline podjetja in njegov ugled kot dobrovernega partnerja. Obstaja veliko možnosti za interakcijo zaposlenih v postopku odobritve prijav in vsako podjetje razvije shemo, ki je zanj primerna in priročna.
5. Ureditev in dokumentacija poslovnega procesa »Plačilni koledar«.
Na zadnji stopnji je poslovni proces upravljanja denarnih tokov določen v regulativnih dokumentih, ki so odobreni z internim redom in so obvezni za vse oddelke in zaposlene v podjetju. Interni dokument, ki opredeljuje pravila delovanja plačilnega sistema družbe, mora vsebovati podatke o postopku sprejemanja zahtevkov za plačilo, rokih, osebah, odgovornih za usklajevanje in odobritev, dolžnostih in pooblastilih zaposlenih ter zaporedju dejanj.
6. Avtomatizacija poslovnega procesa »Plačilni koledar«.
Za ohranjanje operativnega upravljanja denarnih tokov bo potrebna avtomatizacija ustreznih poslovnih procesov. Programska oprema mora omogočati:
· Ustvarite elektronske računovodske dokumente plačilnega sistema (na primer vloge za plačilo ali registre);
· Generirati elektronsko poročanje, potrebno za nadzor izvrševanja plačil, skladnost s predpisi plačilnega sistema, BDTSS (na primer plačilni koledar);
· Izvajati podporo za postopke nadzora in odobritve (proračuni, zahtevki za plačila itd.).
· Različiti pravice dostopa do finančnih informacij za različne ravni odgovornosti v podjetju.
Nekatera podjetja uporabljajo Excel in druge neosnovne programe za avtomatizacijo poslovnih procesov upravljanja denarnih tokov, čeprav ima ta metoda številne pomanjkljivosti: nizka učinkovitost pri prikazovanju informacij in ustvarjanju poročil, negotovost pred napakami, problem dvojnega vnosa podatkov, potreba po porabiti čas za obnovo poročil. Zato se vedno več podjetij nagiba k izbiri specializirane programske opreme.
Ena od značilnosti plačilnega koledarja je njegovo nenehno posodabljanje. V primeru pomanjkanja sredstev za zadovoljitev vseh prispelih vlog se uporabljajo pravila za razvrščanje plačil glede na njihovo vrsto in prioriteto.
Da bi podjetje lahko pravočasno izpolnilo svoje finančne obveznosti, se je treba izogniti denarnim vrzelom – pomanjkanju sredstev, potrebnih za financiranje naslednjih stroškov. Od različice 3.0.43.152 ima program "1C: Računovodstvo 8" "Plačilni koledar", ki ne pomaga le pri soočanju s pomanjkanjem gotovine, ampak tudi prispeva k operativnemu upravljanju finančnih tokov. Koledar lahko prikazuje informacije o prejemkih kupcev in načrtovanih plačilih dobaviteljem; o plačilih v proračun; zapadla plačila; o sredstvih v tranzitu med banko in blagajno (na primer med prevzemom gotovine) in načrtovanih za prejem po pogodbah o prevzemu. Nova funkcionalnost je še posebej uporabna za mala in srednja podjetja, ki nimajo finančnega oddelka ali nimajo v kadru finančnega vodje.
| Goljufija o članku iz uredništva BUKH.1C za tiste, ki nimajo časa: 1. Od različice 3.0.43.152 ima program "1C: Računovodstvo 8" "Plačilni koledar" - funkcionalnost, ki pomaga pri soočanju s pomanjkanjem gotovine in prispeva k operativnemu upravljanju finančnih tokov. 2. Dostop do plačilnega koledarja se izvede z istoimensko hiperpovezavo iz razdelka Upravitelj v skupini Načrtovanje. 3. Plačilni koledar je poročilo, ki odraža načrt prejema in porabe sredstev po dnevih ter podatke o stanju sredstev na začetku in koncu vsakega dne. 4. Poročilo Koledar plačil v različici 3.0 "1C: Računovodstvo 8" lahko vključuje naslednje razdelke (če je primerno): plačila kupcev, drugi prejemki, davki in pristojbine, plačila dobaviteljem, plača, periodična plačila. |
riž. 1. Obrazec plačilnega koledarja
Dostop do Plačilni koledar izvedeno z istoimensko hiperpovezavo iz razdelka V glavo v skupini Načrtovanje... Nastavitve ukazne plošče določajo organizacijo, za katero se generirajo informacije o načrtovanih plačilih, in obdobje napovedi, vključno s trenutnim datumom. Urnik plačila- to je poročilo, ki odraža načrt prejema in porabe sredstev po dnevih ter podatke o stanju sredstev na začetku in koncu vsakega dne.
Negativni odčitki ob koncu dneva predstavljajo denarne vrzeli. V poročilu so označene z rdečo. Da bi se izognili denarnim vrzelom, je treba zagotoviti, da znesek plačil ne presega zneska prejemkov, ob upoštevanju stanja na začetku dneva. Uporaba Urnik plačila, računovodja vidi, kje je načrtovano pomanjkanje sredstev, in lahko pravočasno sprejme ukrepe za njegovo odpravo.
Opozarjamo vas, da je možnost določitve datumov plačil v teh dokumentih nastavljena v nastavitvah funkcionalnosti. Da bi uporabnik lahko spremljal čas pričakovanih plačil kupcev, v razdelku Glavno -> Funkcionalnost na zaznamku Izračuni morate nastaviti zastavo Načrtovanje plačil od kupcev.
Informacije o zamudah pri plačilih lahko dobite tako, da sledite ustrezni hiperpovezavi do obrazca za pomočnika Pričakovano plačilo od kupcev(slika 2).
riž. 2. Pomočnik "Pričakovano plačilo od kupcev"
V obliki pomočnika lahko spremenite rok za enega ali več dokumentov, tako da jih najprej označite s kazalcem. Z gumbom Spremeni plačilni rok odpre se obrazec za vnos novega datuma plačila. Prav tako je mogoče spremeniti datum plačila za dokument neposredno v stolpcu Datum zapadlosti... Z označevanjem vrstic na seznamu lahko poslovnemu partnerju pošljete e-poštni opomnik za plačilo. Črka bo samodejno ustvarjena z gumbom Opomni.
Za plačila v proračun so na voljo dejanja, ki so podobna ustreznim nalogam v Seznam nalog... S klikom na celico se odpre meni, v katerem lahko izberete želeno dejanje – npr. plačati oz Preverite pri Zvezni davčni službi... V primeru, da znesek plačila ni določen, vam bo program "1C: Računovodstvo 8" različice 3.0 povedal, katero dejanje morate izvesti - na primer pripravite izjavo za ustrezen davek.
Informacije o zamudah pri plačilih so na voljo preko ustrezne hiperpovezave. Ko kliknete nanj, se odpre obrazec za pomoč Plačilo dobaviteljem, s katerim lahko samodejno generirate seznam plačilnih nalogov za plačila dobaviteljem. V ta namen označite vrstice, za katere želite generirati plačilne naloge. Plačilni dokumenti se generirajo samodejno z gumbom Ustvarite plačilne naloge.
riž. 3. Razdelki "Davki in prispevki" in "Plača"
V obliki Plačilni koledar z ukazom lahko prilagodite načrte za prejem/strošek denarja Prenesite na drug dan... Če želite to narediti, morate izbrati območje, ki vsebuje podatke o plačilu. Ukaz je na voljo tudi v kontekstnem meniju plačilne celice. Prenos je na voljo samo za plačila prodajalcem in plačila strank.
Na preprost in intuitiven način Urnik plačila zagotavlja informacije o napovedanem denarnem toku z morebitnimi denarnimi vrzeli in spodbuja hitro sprejetje ukrepov za preprečevanje tega stanja. Rezultat optimizacije plačilnega koledarja je urejen načrt (napoved) denarnih tokov organizacije, v katerem ni denarnih vrzeli.
Plačilni koledar je pomembno orodje za učinkovito upravljanje sredstev podjetja. Najpogosteje se oblikuje v Excelu. Preberite, kako ustvarite plačilni koledar in si shranite primer v Excelu.
Finančni direktor, ki želi povečati vrednost podjetja, ne more prezreti plačilnega koledarja, saj je to netvegani način za zaslužek dodatnih sredstev, krepitev finančne discipline in prepoznavanje problematičnih področij v strukturi denarnega prometa.
Plačilni koledar v Excelu je glavno orodje v sistemu operativnega finančnega načrtovanja. Pomaga najprej rešiti naslednje pomembne naloge:
Kako avtomatizirati plačilni koledar z uporabo Excela
Prenesite Excelov model za avtomatizacijo vseh del vodenja in izpolnjevanja plačilnega koledarja ter registra plačil. Srednje velika podjetja bodo morda potrebovala manjše prilagoditve, kot so spremembe v sestavi prejemkov in odsvojitev. Za velika podjetja bo model uporaben kot prototip prihodnjega modula za upravljanje tekočih plačil integriranega informacijskega sistema.
Preden ustvarite plačilni koledar, morate narediti dva ključna koraka za razvoj strukture predloge: določiti obliko vnosa podatkov in razviti vmesnik za udobno spremljanje. Za to sta potrebna dva delovna lista.
Če želite zmanjšati število naključnih napak (tipkarskih napak), morate podatke zajeti kot ločene operacije z edinstvenim naborom analitike. Standardni nabor za namene poslovodnega računovodstva je sestavljen iz 10 analitikov:
Naveden nabor polj lahko po potrebi enostavno dopolnite (številka pogodbe, DDV, račun, pobudnik in drugo).
Podobne operacije se dodajo s preprostim kopiranjem in manjšimi prilagoditvami (datum, znesek, nasprotna stranka). Vrednosti vseh dimenzij (razen polj »Znesek«, »Komentar«) so omejene na sezname, da se izognemo podvojenim imen. V primeru imen "Členi" in "Šifra artikla" sta povezana s funkcijo "VLOOKUP". Tako dodajanje nove operacije traja le nekaj sekund. Filtri so nastavljeni v glavi tabele z imenom analitika, kar omogoča izbiro več analitikov in oblikovanje zahtevanega podatkovnega niza (slika 1).
Slika 1... Primer baze podatkov za plačilni koledar (kliknite za povečavo)
List "Baza podatkov" je z vso svojo vsestranskostjo s širokim naborom informacij le odličen pomočnik pri strukturi plačilnega koledarja, katerega primer preučujemo. Glavno vlogo ima graf napovedi likvidnosti (slika 2). Vizualno je to standardni izkaz denarnih tokov, vendar s časovnim korakom en dan. Vsaka operacija iz baze najde svoje mesto v matriki napovedi likvidnosti. Prenos podatkov se izvede po formuli "SUMIFS" z določenimi parametri za kodo artikla in datum. Tako se vsaka nova operacija samodejno odraža v grafikonu, medtem ko je situacija izključena, ko se podatki ne prenašajo zaradi napak pri vnosu - v tem modelu teh težav ni, saj so ključni analitiki nastavljeni preko seznamov, kar pomeni, da bo vsaka operacija najti svoje mesto na grafikonu likvidnosti.
Slika 2... Primer sestave napovedi likvidnosti v plačilnem koledarju
Predlagana predloga koledarja obračunavanja v Excelu lahko presega običajno enomesečno obdobje načrtovanja, saj vrstni red vnosa omogoča identifikacijo katere koli transakcije. Povsem sprejemljivo je izvajati spremljanje do četrtine, vendar je v tem primeru precejšnja odvisnost kakovosti napovedi od načel načrtovanja, ki veljajo v podjetju. V situaciji, ko ima organizacija proces sistematičnega posodabljanja načrtovanih podatkov v vseh osrednjih zveznih okrožjih, je lahko četrtletno dolgo likvidnostno obdobje kakovostno in koristno za sprejemanje vodstvenih odločitev.
Pogostost oblikovanja se lahko razlikuje – odvisno od namena plačilnega koledarja v sistemu finančnega upravljanja podjetja, vendar je treba podatke posodabljati vsaj enkrat na teden, sicer se bosta vsebina informacij in ustreznost napovedi znižala na raven standardnega poročila o izvedbi.
Če več ljudi vzdržuje plačilni koledar v Excelu, vam bo poseben dnevnik sprememb pomagal spremljati njihove spremembe. Zahvaljujoč njemu boste lahko nadzorovali:
Poleg tega je dnevnik sprememb mogoče skriti pred radovednimi očmi.
Pomembna pomanjkljivost plačilnega koledarja je nezmožnost (omejena možnost) dostopa za več uporabnikov. Na žalost danes ni tehnične rešitve, ki bi odpravila to težavo. Vendar se ta ovira uspešno premaga s prenosom pooblastil za vzdrževanje koledarja v roke izkušenega uslužbenca načrtovalsko-gospodarske službe ali zakladnice. Prednosti tega pristopa so očitne: prisotnost enega samega uporabnika sistema bo zmanjšala število napak na minimalno raven, čeprav bo vzela znaten delež delovnega časa.
V nasprotju s proračunsko kampanjo, ko vsak center finančne odgovornosti enkrat letno oblikuje svoj načrt in ga četrtletno popravlja, plačilni koledar zahteva redno posodabljanje – tedensko ali pogosteje). Formalizirano zbiranje informacij iz vseh CFD-jev je lahko težavno, zato bi morali biti ekonomisti globoko potopljeni v situacijo s prometom sredstev na vseh področjih.
Napovedovanje dohodnih denarnih tokov od prodaje je daleč najtežji del dela. Pri velikem številu majhnih stabilnih strank je mogoče uporabiti najpreprostejšo metodo ocenjevanja - aritmetično sredino, ko načrtovani obseg prejemkov za več obdobij delimo s številom obdobij. Podatke je mogoče posodobiti z uporabo številnih posrednih dejavnikov (sezonskost, panoga/dinamika trga, vpliv trenutne faze življenjskega cikla podjetja/strategije). Natančnost načrtovanja postane težja, če je več velikih strank. V tem primeru bi morali uporabiti metodo strokovne presoje. Njegovo bistvo je v tem, da se za vsak znesek določi verjetnost njegovega prejema v treh scenarijih (konzervativni, optimistični, pesimistični) in nato izpelje tehtano povprečje ob upoštevanju specifičnega deleža vsakega scenarija.
Določitev datuma številnih plačil se izvede brez sodelovanja pobudnikov plačila. Koristni so empirični dokazi, zlasti od znanih in dolgoletnih dobaviteljev. Poleg tega bo dober dodatek redno spremljanje rokov plačil po obstoječih pogodbah (pobudniki plačil imajo močno navado navesti datume plačil pred dopustnim rokom za pogodbo). Enako velja za plačevanje davkov. Lahko je dobra praksa, da nekatere račune plačate nekaj dni po izteku roka. Takšni majhni triki nasprotne stranke pogosto ostanejo neopaženi, vendar takšnih taktik ne bi smeli uporabljati v zvezi s ključnimi dobavitelji.
Merjenje učinkovitosti katerega koli načrtskega dokumenta se izvaja z oceno kakovosti napovedovanja. Obračunski koledar ni izjema. določite maksimalni ciljni kazalnik odstopanja dejstva od načrta, odvisno od posebnosti poslovanja, pogostosti posodabljanja poročila in horizonta načrtovanja. V primeru plačilnega koledarja v Excelu, katerega primer smo analizirali, je treba opozoriti, da bo redno preseganje stopnje odstopanja zmanjšalo uporabnost takega dokumenta na minimum, kar pomeni, da podjetje ne bo zaslužilo nekaj dodatno obresti.
V praksi se pogosto zgodi, da so isti CFD-ji krivi za netočnosti. Ena od možnosti za ravnanje s šibkimi »planerji« je lahko uvedba rednih analitičnih poročil za višje vodstvo, ki bodo ocenila izgubljena sredstva zaradi slabega načrtovanja posameznih CFD-jev. Drug način motiviranja zaposlenih, odgovornih za izvrševanje proračunov, je lahko določitev dopustnih odstopanj v karti ključnih kazalnikov uspešnosti za določitev višine letnega (četrtletnega) bonusa zaposlenega.
Kakovosten plačilni koledar upravičeno zavzema osrednje mesto v sistemu vodstvenega računovodstva podjetja. Nedvomno nam celovita uporaba tega univerzalnega orodja omogoča razširitev meja klasične oznake za spremljanje likvidnostnih težav. Logično nadaljevanje danega vektorja za oblikovanje strukture bo avtomatska priprava načrtno-dejstvenega poročila BDDS. Če želite to narediti, morate samo vnesti blok načrta gibanja denarja na urniku (za mesec ali četrtletje) in združiti podatke o dejstvih do istega obdobja. Poleg tega, ko se baza podatkov polni, se oblikuje še eno močno orodje za nadzor in analizo - najbolj prilagodljiva matrika vseh denarnih transakcij podjetja z visoko stopnjo zanesljivosti podatkov.
Nadzor denarnih tokov je glavna naloga, s katero se sooča finančni oddelek katerega koli podjetja. V tem primeru je orodje, ki vam omogoča vizualno upravljanje denarnih tokov, plačilni koledar podjetja ali urnik plačil organizacije.
Plačilni koledar je najbolj uporabno in najpogosteje uporabljeno orodje blagajnika v smislu operativnega finančnega načrtovanja, ki omogoča pridobivanje izčrpnih podrobnih informacij o stanju in gibanju denarnih sredstev v prihodnosti za poljubno nastavljeno časovno obdobje.
Lahko se razvije tako v okviru posameznih denarnih tokov kot celote za podjetje.
V preteklosti se v mnogih podjetjih priprava in vzdrževanje plačilnega koledarja izvaja z uporabo preglednic v Excelu (prenesite primer plačilnega koledarja v Excelu). Ta metoda, ki se je izkazala že vrsto let, omogoča osnovno finančno načrtovanje, saj je močno odvisna od »človeškega faktorja«. Napredna možnost, ki vam omogoča, da sprostite ves potencial instrumenta, kot je plačilni koledar, je njegova priprava in vzdrževanje z uporabo avtomatiziranega finančnega sistema.
Sestavljen plačilni koledar podjetja v specializiranem programu, razvitem na podlagi "1C: Enterprise", je v bistvu načrt denarnih tokov za določeno obdobje s potrebno stopnjo podrobnosti, ki zadostuje za sprejemanje odločitev o upravljanju denarnih tokov (CDM). ).
Glavni namen uporabe plačilnega koledarja je boj proti denarnim vrzelom. Predstavitev razporeda plačil v preprosti, vizualni obliki vam omogoča, da jasneje vidite sliko denarnega toka, ki ga ustvarijo podatki operativnega načrtovanja na podlagi informacij o načrtovanih prejemkih in odpisih sredstev.
Slika 1. Primer plačilnega koledarja v strokovnem specializiranem programu "WA: Financer".
Informacije o napovedanem denarnem toku z možnimi denarnimi vrzeli pomagajo pravočasno sprejeti ukrepe za preprečevanje te situacije.
Zelo pomembna za uporabo tega orodja za upravljanje denarnih tokov je njegova interaktivnost in zmožnost prilagajanja analitike katere koli globine v uporabnem kontekstu.
Možnost prenosa načrtovanega plačila neposredno v obliki s hitro spremembo stanja po načrtu prejemov in porabe sredstev uporabniku daje jasno sliko o stanju glede spremembe denarnih tokov podjetja.
Prilagodljive skupine instrumentov uporabniku zagotavljajo raven podrobnosti, ki jo resnično potrebuje (od povzetkov prometa za vsako naročilo do podrobnih).
Uporaba informacij o minimalnem stanju je lahko učinkovit mehanizem za zbiranje zneskov na računu do določenega datuma (na primer za plačilo davkov ali izplačilo plač).
Rezultat optimizacije plačilnega koledarja je urejen načrt (napoved) denarnega toka, v katerem ni denarnih vrzeli.
Na podlagi teh podatkov se oblikuje plačilni register in plačilni načrt, s pomočjo katerega se oblikujejo plačilni nalogi na banko.
Vse te zahteve izpolnjuje plačilni koledar, ki je implementiran v programski izdelek, ki temelji na 1C - "WA: Financier. Upravljanja denarnih sredstev ".
Plačilni koledar v sistemu je interaktivno orodje, s katerim blagajnik upravlja denarne tokove podjetja.
Slika 2. Primer plačilnega koledarja v WA: Financer. Upravljanja denarnih sredstev ".
Slika 3. Območje nastavitev poročil v WA: Financier. Upravljanja denarnih sredstev ".
V nastavitvah plačilnega koledarja lahko:
Vse te funkcije dajejo uporabniku možnost ne le nadzora izhoda podatkov, temveč tudi prilagajanje strukture plačilnega koledarja "zase", nastavitev izbire, ustvarjanje registra plačil. Sistemske nastavitve, ki jih je enkrat ustvaril uporabnik, lahko uporabnik shrani in uporabi sam ali pa jih kopira za druge.
V skladu z nastavitvami uporabnika se plačilni koledar podjetja oblikuje z različno podrobnostjo.
Slika 7. Primer podrobnosti plačilnega koledarja v programu »WA: Financer. Upravljanja denarnih sredstev ".
Podatkovno območje prikazuje informacije o načrtovanem denarnem toku ali razporedu plačil, vizualno prikazuje področja, v katerih lahko blagajnik premakne datum plačila za vloge, ne da bi pri tem kršil pogoje pogodbe. Premik aplikacije na drug datum ne zahteva urejanja dokumenta. Uporabnik preprosto "povleče" aplikacijo na drug datum. V tem primeru se načrt denarnega toka samodejno preračuna po datumih. Uporabnik lahko povleče in spusti naročila, tako med datumskim intervalom kot med lokacijami sredstev.
Če so za načrtovanje potrebni podatki o minimalnih stanjih na računu, lahko uporabnik omogoči izpis teh informacij z izbiro ustrezne postavke v nastavitvah plačilnega koledarja.
Slika 8. Vnos podatkov o minimalnem stanju DS v programu »WA: Financer. Upravljanja denarnih sredstev ".
Za vnos podatkov o minimalnem stanju sredstev se uporablja poseben pomočnik, ki ga prikliče gumb 
Po »normalizaciji« denarnih tokov lahko uporabnik spremembe uveljavi v sistemu. Po sprejetju sprememb bo v aplikacijah določen razpored datumov načrtovanih izplačil.
Na podlagi aplikacij lahko ustvarite register plačil ali neposredno generirate plačilne naloge, da jih pošljete v sistem interakcije s programom Banka stranka.
