Dokumentacija, vrednost primarnih dokumentov
Rekviziti primarnih dokumentov, poenotenje in standardizacija dokumentov
Vrste računovodskih dokumentov
Postopek registracije, sprejema, preverjanja, obdelave in hrambe dokumentov
Organizacija pretoka dokumentov
Za neprekinjeno in neprekinjeno odražanje računovodskih predmetov morate najprej evidentirati vsako poslovno transakcijo. Za to se uporablja prvi element računovodske metode, dokumentacija. Dokumentacija- metoda primarne refleksije računovodskih objektov, ki omogoča njihovo stalno in neprekinjeno spremljanje.
V skladu z Uredbo o računovodstvu in knjigovodstvu v Ruski federaciji (potrjeno z odredbo Ministrstva za finance Ruske federacije št. 34-n z dne 29. julija 1998) je treba »vse poslovne transakcije formalizirati z dokazili. Ti dokumenti služijo kot primarni računovodski dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo."
Dokument, preveden iz latinščine documentum, pomeni pričevanje, dokaz.
Primarni računovodski dokument - pisna dokazila, ki potrjujejo dejstvo poslovnega posla oziroma pravico do njegovega opravljanja.
Primarno računovodstvo - je enoten, časovno ponavljajoč, organiziran proces zbiranja, merjenja, evidentiranja, kopičenja in shranjevanja informacij o gospodarskih dejavnostih.
Vrednost primarnih računovodskih dokumentov v finančnih in gospodarskih dejavnostih podjetja:
Dokumenti služijo kot podlaga in potrditev pravilnosti poverilnic.
Uporabljajo se za operativno vodenje in nadzor.
Na podlagi dokumentov se izvaja spremljanje računovodskih objektov.
Dokumenti imajo pravni pomen. Uporabljajo se kot dokaz v sporih na sodišču.
Dokumenti so kontrolne vrednosti.
Rekvizit v prevodu iz latinščine requisitum pomeni zahtevan, potreben.
potrebščine- kazalniki, ki označujejo poslovno transakcijo, ki se odraža v dokumentu.
Predpogoji so obvezni in neobvezni.
V skladu z odstavkom 2 člena 9 Zveznega zakona "O računovodstvu" št. 402-ФЗ z dne 06.12.2011. obvezni podatki primarne računovodske listine so:
1) ime dokumenta;
2) datum priprave dokumenta;
3) ime organizacije;
5) vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
6) imena delovnih mest oseb, odgovornih za izvršitev dejstva gospodarskega življenja;
7) osebni podpisi navedenih oseb z navedbo imen in začetnic.
Dodatne podrobnosti niso zakonsko odobrene. Podjetje jih po svoji volji vnese v vse dokumente, razen v dokumente o primarnem obračunavanju sredstev. Dodatne podrobnosti lahko vključujejo: naslov in telefonsko številko organizacije, imena strank, vključenih v operacijo, itd.
Pred začetkom veljavnosti novega zveznega zakona "O računovodstvu" št. 402-ФЗ z dne 06.12.2011. (ta zakon je začel veljati 01.01.2013) je bila velika pozornost namenjena poenotenju in standardizaciji primarnih računovodskih listin. Dokumenti so bili sprejeti v računovodstvo, če so bili sestavljeni po obrazcu, ki ga vsebujejo albumi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije. Te albume je razvil Goskomstat Rusije (zdaj Rosstat) v dogovoru z Ministrstvom za finance Rusije. Potrjenih je bilo približno 250 enotnih obrazcev dokumentov.
Poenoteni dokumenti so standardni dokumenti, namenjeni registraciji homogenih poslov v organizacijah z različnimi oblikami lastništva in panožne pripadnosti.
Poleg tega so sektorska ministrstva razvila tudi enotne dokumente za podjetja v svoji panogi. Ministrstvo za kmetijstvo Rusije je na primer razvilo enotne dokumente za obračunavanje kmetijskih proizvodov, živali, zemlje itd.
Standardizacija dokumentov je vzpostavitev enakih standardnih velikosti za standardne dokumente. To je bilo storjeno za zmanjšanje porabe papirja, poenostavitev obdelave in hrambe dokumentov.
Z začetkom veljavnosti zveznega zakona "O računovodstvu" št. 402-ФЗ z dne 06.12.2011. podjetja so razbremenjena obveznosti uporabe enotnih dokumentov, ki so jih pripravili Državni odbor za statistiko in področna ministrstva. V skladu s četrtim odstavkom 9. člena tega zakona obrazce primarnih dokumentov odobri vodja podjetja na predlog glavnega računovodje (ali osebe, ki ji je zaupano vodenje računovodskih evidenc). Računovodja mora pri razvoju obrazcev dokumentov vanje vključiti vse obvezne podrobnosti in jih narediti kompaktne. Glavni računovodje praviloma predložijo enotne obrazce dokumentov v odobritev.
Dejavnosti katerega koli podjetja so tesno povezane z vzdrževanjem in obdelavo primarne dokumentacije. Potreben je za poročanje, izračun davkov, sprejemanje poslovodnih odločitev. V članku bomo razmislili, kaj je - primarna dokumentacija v računovodstvu - in kako se obdeluje.
Primarna dokumentacija v računovodstvu - kaj je to? Imenuje se dokaz o dejstvu komisije, ki se odraža na papirju. Trenutno je veliko dokumentov sestavljenih v avtomatiziranem sistemu "1C". Obdelava primarne dokumentacije vključuje evidentiranje in obračunavanje podatkov o opravljenih poslovnih poslih.
Primarno računovodstvo se imenuje začetna faza beleženja dogodkov, ki se zgodijo v podjetju. Poslovne transakcije so dejanja, ki vodijo do sprememb v stanju premoženja ali kapitala organizacije.
V podjetjih pojem "delo z dokumentacijo" praviloma pomeni:
Obstaja enkratni in akumulacijski primarni dokumenti. Zdravljenje informacije v takih dokumentih imajo številne značilnosti.
Enkratna dokumentacija je namenjena enkratni potrditvi dogodka. V skladu s tem je vrstni red njegove obdelave močno poenostavljen. Kumulativna dokumentacija se uporablja za določeno časovno obdobje. Praviloma odraža večkrat izvedeno operacijo. V tem primeru za obdelava primarne dokumentacije podatki iz njega se prenašajo v posebne registre.
Primarna dokumentacija se sestavi ob izvedbi operacije ali takoj po njenem zaključku.
Refleksija informacij se izvaja na posebnih enotnih obrazcih. Če ni odobrenih obrazcev, jih lahko podjetje razvije samostojno.
Vsako podjetje ima zaposlenega v osebju, ki je odgovoren za delo s primarnimi informacijami. Ta specialist mora poznati pravila, strogo upoštevati zahteve zakonodaje in zaporedje dejanj.
V fazah obdelava primarne dokumentacije so:
Pojavijo se lahko iz različnih razlogov. V bistvu je njihov videz posledica neprevidnega odnosa zaposlenega do dela, ki ga opravlja, nepismenosti specialista in okvare opreme.
Popravek dokumentov je zelo odsvetovan. Vendar v nekaterih primerih ne morete brez popravljanja napak. Dovoljena napaka računovodja na primarni dokumentaciji bi moral popraviti takole:
Uporaba korektivnih sredstev ni dovoljena.
Dohodna obdelava papirja vključuje:
Postopek obdelave te vrste dokumentacije se nekoliko razlikuje od zgornjega.
Najprej pooblaščeni delavec podjetja oblikuje osnutek odhodnega dokumenta. Na njegovi podlagi se pripravi osnutek dokumenta. Pošlje se vodji v odobritev. Lahko pa osnutek dokumenta odobri drug uslužbenec z ustreznim pooblastilom.
Po certificiranju se projekt sestavi v skladu z uveljavljenimi pravili in pošlje prejemniku.
Ta faza je potrebna za zagotovitev hitrega prejema, pošiljanja in obdelave dokumentacije. Za kompetentno organizacijo pretoka dokumentov v podjetju so razviti posebni urniki. Navajajo:
Potrebni so za registracijo primarne dokumentacije. V tem primeru se na papirjih postavi oznaka o računu. Preprečiti je treba ponovno registracijo dokumentov.
Primarni dokumenti se lahko hranijo v elektronskih registrih. Vendar pa mora podjetje na zahtevo vladnih agencij ali izvajalcev zagotoviti papirnate kopije.
Trenutno v podzakonskih aktih ni jasnega postopka za izterjavo vrednostnih papirjev. V praksi ta proces vključuje naslednje dejavnosti:
V primeru izgube primarne dokumentacije bo IFTS znesek davčnih olajšav izračunal na podlagi razpoložljivih vrednostnih papirjev. Hkrati obstaja možnost, da bo davčni organ uporabil kazni v obliki globe.
Odgovorni za vodenje evidenc praviloma storijo naslednje kršitve:
Dokumentacija, ki potrjuje dejstva o poslovanju, je za podjetje izjemno pomembna. Njegovi zasnovi je treba pristopiti zelo previdno. Vsaka napaka lahko povzroči negativne posledice.
Vsa primarna dokumentacija je potrdilo o finančni dejavnosti podjetja. Te dokumente računovodskega oddelka bodo najprej zahtevali regulativni organi med revizijo. Zato so pri vzdrževanju in shranjevanju tovrstnih papirjev naložene večje zahteve.
Primarna dokumentacija ali kot pravijo virtuozni računovodja, primarna, je dokaz o finančnih zadevah podjetja. Poleg tega lahko ti dokumenti, ki imajo pravno veljavo, bodisi pomagajo podjetju pri spornih vprašanjih ali pa ga spotaknejo. Ti dokumenti so: pogodba, račun, plačilni dokumenti, račun, račun, prodajni račun in drugi.
Obrazci primarnih dokumentov so poenoteni. Po potrebi se obrazcu dodajo dodatne vrstice, hkrati pa se ohranijo glavne. To je navedeno v Pravilniku o računovodstvu in knjigovodstvu v Ruski federaciji (Odredba Ministrstva za finance Rusije z dne 29. julija 1998 št. 34 n (s spremembami 26. marca 2007 št. 26n). dvajset).
Vse spremembe in dopolnitve, ki se vnesejo v standardni obrazec, so odobrene z odredbo vodje podjetja.
Organizacija samostojno razvija obrazce primarnih dokumentov, če zahtevani obrazec manjka v katalogu enotnih obrazcev. Pogoj: takšni obrazci morajo vsebovati potrebne podatke.
Zgornje podrobnosti so navedene v Zveznem zakonu o računovodstvu.
Vse primarne dokumente je treba pravočasno predložiti računovodstvu. Skladnost s kronologijo vnosa informacij je eden od glavnih pogojev za kompetentno računovodstvo.
Za priročno računovodstvo je celotna primarna organizacija razvrščena v skupine - tabela:
| Ime skupine | Kaj je vključeno |
| Organizacijski in administrativni dokumenti | Sem spadajo naročila, pooblastila, navodila. Oziroma gre za papirje, ki dajejo »zeleno luč« za poslovne transakcije. |
| Spremna dokumentacija | Dobavnice, potrdila o prevzemu, gotovinski prejemki - potrjujejo dejstvo poslovnega posla. Podatki, vpisani v te dokumente, so obvezni vpis v računovodske registre. |
| Računovodski dokumenti | Uporabljajo se v odsotnosti standardnih enotnih obrazcev, z agregatno obdelavo izvornih in upravnih dokumentov. Na primer, izdatki se štejejo za administrativni in spremni dokument. Na plačilni listi so hkrati prikazana tako potreba po plačilu po seznamu kot tudi potrditev plačila. |
In še en uspešen izum računovodskega servisa je urnik poteka dela. Upoštevajte: oblika urnika se mora odražati v računovodski politiki organizacije.
Urnik pretoka dokumentov
V ustreznih vrsticah in stolpcih so prikazani podatki o gibanju knjigovodskih listin. Velik plus tega urnika je, da so vsi izdani dokumenti pod nadzorom. Glavna stvar je, da ne pozabite narediti ustreznih vnosov.
Začnimo z dejstvom, da je treba preveriti primarne dokumente, predložene računovodstvu. Kaj preveriti:
Preverjen dokument je predmet vpisa v računovodske registre.
Nasvet: da se izognete napaki pri ponovnem odražanju dokumenta v računovodstvu, je vredno narediti naslednje. Na hrbtni strani obrazca sta navedena datum in vpisna številka v registru.
Od 4. 7. 2015 so pravico do dela brez okroglega pečata prejele delniške družbe in družbe z omejeno odgovornostjo (Zvezni zakon 82-FZ z dne 4. 6. 2015). Preverite, kaj pravijo predpisi o uporabi pečata. Če družba še naprej uporablja pečat, ni treba spreminjati statuta. Rok za takšne spremembe statuta družbe zakon ne določa. Vendar ni vredno odlašati s spremembami, da ne bi vnesli veliko nasprotij v finančne dokumente.
Pojem "pogodbe" ureja čl. 420 Civilnega zakonika Ruske federacije. Pogodba je dogovor o nastanku (spremembi) ali prenehanju pravic in obveznosti med strankama. Vsaka od strank je dolžna pozorno prebrati pogoje pogodbe. Po dogovoru sta podpis in pečat vsake od strank. Pogodba kot primarni dokument ima polno pravno veljavo, vsaka od strank mora imeti en podpisan izvod. Vse vsebinsko predvidene točke morajo pogodbene stranke izvesti v skladu s svojimi obveznostmi. Sporne situacije se rešujejo bodisi mirno bodisi s sodnimi postopki.
In en trenutek. Ne za vse situacije je sklenitev pogodbe priznanje medsebojnih pravic in obveznosti. Potrdilo, prejeto ob nakupu izdelka ali storitve, se prizna z isto pogodbo.
Račun za plačilo, prejet od prodajalca blaga ali storitev, se nanaša na primarne računovodske listine. Na podlagi zneska, navedenega na računu, kupec izvede plačilo. V plačilnih dokumentih zaželena povezava do tega dokumenta (plačilo na primer vsebuje besedno zvezo "plačilo po računu št. 35/7 z dne 31.01.2017"). Niso izključene situacije, ko bo težko dokazati, da je bilo plačilo opravljeno na točno določen račun.
Za kupca blaga (storitev) je predloženi račun neke vrste porok, da prodajalec v določenem roku (1–5 dni) ne bo spremenil fiksne cene. Rok plačila računa predpiše prodajalec. V navedenem roku kupec opravi plačilo.
Račun za plačilo
Če plačilo iz več razlogov ni mogoče (na primer težave z računalniškim omrežjem računovodstva, finančna prekrivanja), je priporočljivo, da o situaciji obvestite prodajalca, po možnosti vnaprej. Možno je, da se datum računa spremeni, vendar bodo pogoji nakupa ostali enaki.
Ta vrsta računovodskih dokumentov vključuje: čeke za plačila (blago, gotovina), plačilne naloge, zahtevke za plačilo.
Pri nakupu blaga (storitev) za gotovino iz blagajne organizacije morate potrdilo o prejemu vsekakor shraniti in ga prenesti v računovodstvo.
Račun blagajne
Če na čeku ni razvidno, za kaj je plačilo opravljeno v gotovini, je treba blagajniškemu čeku priložiti potrdilo o prodaji. Vsebuje popis kupljenega blaga (storitev), navaja, v kakšni količini in za kakšno ceno je bilo opravljeno plačilo. Na prodajnem računu je žig prodajalca, podpis osebe, odgovorne za prodajo blaga (storitev).
Potrdilo o prodaji brez potrdila o prodaji je priznano kot primarni dokument, saj ima samostojni podjetnik pravico delati brez blagajne (z obveznim pogojem izdaje potrdila o prodaji).
Potrdilo o prodaji, ki ga izda samostojni podjetnik brez uporabe KKT
To je navedeno v zakonu Ruske federacije 54-FZ "O uporabi blagajn pri izvajanju gotovinskih plačil in plačil s plačilnimi karticami" (ustrezno v letu 2017).
Pri plačilu izdelka (storitve) med pravnimi osebami se preko TRR sestavi tovorni list.
Seznam pakiranja
Vsaka od strank je sestavljena po vzorcu (potreben je podpis odgovornih oseb in pečat). Vsote denarja, navedene na tovornem listu in na računu, se morajo ujemati. V nekaterih primerih je priročno uporabiti faksimilni podpis, to dejstvo je vsekakor treba navesti v pogodbi o dobavi blaga (storitev).
Pri plačilu na izstavljenem računu za blago (storitev) preko TRR se sestavi plačilni nalog.
Plačilni nalog
To je enotna oblika dokumenta, ki jo najpogosteje izpolni računalniška tehnologija. Plačilo, pripravljeno za plačilo, se lahko prenese na banko na papirju ali s posebnim bančnim programom "Clint-Bank" (ki je veliko hitrejši). Pred pošiljanjem morate preveriti vse podatke prejemnika plačila, da se izognete nesporazumom, še posebej, če prvič sodelujete s nasprotno stranko. Previdno izpolnite podrobnosti o tem, za kaj plačate. Uporaben bo podroben opis z obvezno navedbo podatkov o računu (datum, številka).
Plačilni zahtevek je primarni dokument, v katerem upnik od dolžnika zahteva, da poplača dolg preko banke.
Zahteva za plačilo
Obstaja pogoj nesprejetja: v tem primeru se denar samodejno bremeni z računa dolžnika. Zahteva za sprejem pomeni obstoj akcepta s strani dolžnika. Vendar lahko sporazum določa pogoje za vračilo nastalega dolga, v tem primeru se vračilo dolga prek banke izvede brez sprejema.
Obrazec računa se uporablja v primerih, ko je obračunan DDV.
Račun
Sestavite jih na tovorne liste, akte. Plačilo akontacije po pogodbi je tudi razlog za izstavitev računa. Odbitek DDV se izvede po priloženih računih in računih. Velja omeniti, da so vsi zavezanci za DDV dolžni izdajati račune. Veliko bolj priročno je izpolnjevati obrazce s pomočjo avtomatiziranih programov.
Strogo je prepovedano spreminjati gotovino in bančne dokumente (člen 9 Zveznega zakona Ruske federacije "O računovodstvu").
Spremembe preostalih primarnih dokumentov so dovoljene, vendar pod pogojem, da so vsi udeleženci posla seznanjeni z uvedbo sprememb. Seznanjenost udeležencev s spremembami potrjujejo njihovi podpisi z navedbo datuma sprememb.
Popravek se izvede na naslednji način: napačen vnos v dokumentu se previdno prečrta s tanko črto. V tem primeru je prečrtanje jasno berljivo. Nad popravkom ali ob njem se vpiše pravilna različica vpisa. Poleg prečrtanega ali tam, kjer je dovolj prostega prostora, je napisan napis "Verjemite popravljeno". Navedeno je polno ime. oseba, ki je naredila spremembe, datum in podpis.
Optimalno mesto za shranjevanje primarnih predmetov je arhiv. Pomembno je, da pravilno pripravite dokumente za vložitev v arhiv:
Pomembno je zagotoviti varnost računovodskih registrov pred nepooblaščenimi popravki. Popravek napak je dovoljen le uradno, s podpisom osebe, ki je popravila. Za vašo informacijo se v registrih zbirajo podatki o primarnih dokumentih, sprejetih za računovodstvo.
Ne brez poslovne skrivnosti: vsebina registrov je prav to. Razkritje informacij o vsebini preganja zakon Ruske federacije.
Zvezni zakon Ruske federacije "O računovodstvu" (člen 17), pa tudi arhivska zakonodaja (odredba Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558) določa obdobje hrambe dokumentov podjetja. . Za primarne računovodske listine je to obdobje najmanj 5 let.
Obdobje hrambe se začne šteti od 1. januarja v letu, ki sledi letu, ko je bil dokument shranjen v arhivu.
Če je organizacija kršila pogoje skladiščenja primarnega blaga, imajo inšpekcijski organi pravico naložiti kazni (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije). Znesek globe je od 10 tisoč do 40 tisoč rubljev, odvisno od stopnje kršitve.
Mimogrede, dokumenti pred samo tremi leti bodo pomembni za vpogled davčnih organov. Zaradi odsotnosti primarne organizacije starejšega obdobja inšpektorji niso upravičeni do globe v skladu s členom 120 Davčnega zakonika Ruske federacije.
Računovodski servis podjetja je dolžan ne le voditi kompetentno evidenco primarnih dokumentov, temveč tudi zagotavljati njihovo varnost. Le v tem primeru se bodo trditve davčnih organov izkazale za neutemeljene.
Dejavnost računovodske službe je sestavni del delovanja podjetja; vključuje izvajanje s strani zaposlenih različnih dejanj - od izračuna do izvedbe in vzdrževanja primarne dokumentacije. Zelo se razlikuje tudi stopnja odgovornosti podjetja oziroma njegovega neposrednega vodje za storjene napake: če se nanašajo na čisto notranje težave, o globi niti ni treba govoriti; če govorimo o plačilnih dokumentih, na podlagi katerih se v prihodnje plačujejo davki, lahko kršitelju grozi ne le denarna kazen, temveč tudi zapor. Zato je dobro organizirano delo s primarnimi organizacijami eno izmed prednostnih področij dela pravne osebe.
Izraz "primarna dokumentacija" se v nasprotju ali podobno uporablja izključno v računovodstvu, kar, če je potrebno skupno reševati organizacijska vprašanja, povzroča težave predstavnikom drugih oddelkov podjetja. Spodaj bo opisano, kaj je primarna organizacija kot celota, in tudi okviren seznam dokumentov, vključenih v to.
Nenavadno je, da glavni normativni akt, ki se uporablja pri organizaciji dela računovodskega oddelka, zvezni zakon "o računovodstvu" št. 402-FZ, sprejet 6. decembra 2011 in vsebuje spremembe z dne 29. julija 2018, ne zagotavlja nedvoumnega definicijo tega izraza. V skladu s prvim odstavkom 9. člena omenjenega zakona se lahko k primarni dokumentaciji pripišejo vsi pravilno sestavljeni in uradno overjeni dokumenti, ki odražajo eno ali drugo epizodo gospodarskega življenja podjetja.
Takšne epizode vključujejo prejem denarja v zameno za izdelke, ki jih dobavi podjetje, ponujene storitve ali opravljeno delo, ali, nasprotno, prenos denarja za nakup zalog. Na zahtevo vodje podjetja (4. člen istega člena) lahko seznam primarnih računovodskih dokumentov vključuje informacije o medsebojnih poravnavah, ki niso povezane s finančnimi transakcijami.
Pomembno: glavno merilo za primarno dokumentacijo v računovodstvu je prisotnost dejstva prenosa sredstev z ene osebe (zaposlenega, samostojnega podjetnika, podjetja) na drugo. Tako seznam primarnih subjektov pod nobenim pogojem ne bo vključen, vhodni ali odhodni gotovinski nalog pa je precej.
Zrock hramba primarnih dokumentov v računovodstvu - najmanj pet let od leta registracije. Kot kaže praksa, najpogosteje predstavniki Zvezne davčne službe zahtevajo primarne informacije v prvem letu ali treh; v prihodnje se lahko dokumenti prenesejo v arhiv v hrambo, po preteku navedenega roka pa se lahko uničijo v skladu z internimi predpisi podjetja in predpisi domače zakonodaje.
Ker pa je v ruski birokratski praksi običajno težje razpolagati z dokumenti kot jih še naprej hraniti, lahko nepotrebno primarno postavko pustimo v arhivu, dokler je dovolj prostora; nobenih kazni za to ne predvideva niti določen zvezni zakon št. 402-FZ niti drugi predpisi.
Poleg tega je lahko vzdrževanje primarne dokumentacije dodeljeno tako enemu kot več zaposlenim v podjetju, odvisno od njihove usposobljenosti in števila osebja. Če se zadeva nanaša na samostojnega podjetnika, ki nima ustreznih strokovnjakov pod svojim nadzorom, ima pravico po lastni izbiri bodisi sam sestaviti dokumente bodisi v zadevo vključiti tretja podjetja, ki opravljajo takšne storitve.
V zadnji različici zveznega zakona št. 402-FZ (ali bolje rečeno v 4. odstavku 9. člena dokumenta) se pravica do določitve, katera dokumentacija pripada primarnemu, prenese na vodjo (generalnega direktorja, direktorja) podjetje. V skladu z ustaljeno prakso se podpiše na seznam, ki ga je že pripravil glavni računovodja, čeprav lahko delo (od analize aktivnosti do seštevanja rezultatov) prevzame v celoti sam.
Posledično ni treba govoriti o enotnem seznamu primarnih dokumentov; poimenujemo lahko le tiste, ki so najpogosteje vključeni v ta seznam dokumentov:
Najpogosteje je primarna organizacija organizirana po kronološkem principu - od prvega dokumenta o transakciji do zadnjega; možne so tudi druge možnosti - po dodatkih, kombinirano itd.
Potrebne komponente katerega koli primarnega dokumenta so:
Kot izhaja iz 5. odstavka istega člena, je primarna dokumentacija v računovodstvu trenutno lahko sestavljena tako v papirni kot v elektronski obliki; v slednjem primeru se overi s pomočjo kvalificiranih elektronskih digitalnih podpisov strank in se posreduje nasprotnim strankam na katerem koli ustreznem mediju ali pošlje po elektronski pošti.
Večina primarnih dokumentov je izdanih na podlagi enotnih obrazcev, ki jih ni mogoče spreminjati; izjema so pogodbe, akti prevzema in prenosa ter številni drugi dokumenti, katerih oblikovno in strukturno oblikovanje je neposredno vključeno v poslovni subjekt.
Nekaj nasvetov za pripravo primarne dokumentacije:
Pomembno: ni dovoljeno uporabljati korekcijskih trakov, tekočine, britvice za odpravljanje napak ali preprosto prečrtati napačno vnesene podatke, dokler jih ni mogoče prebrati v primarni dokumentaciji v računovodstvu. Glede na situacijo lahko uporabite okvirni popravek za dopolnitev telesa zapisa in razveljavitve. V prvem primeru so napačne informacije prečrtane s tanko črto, na vrhu je napisana opomba, ki odraža dejansko stanje, na strani strani pa je napis "Popravljeno (lahko) verjameš «, ki mu je priložen podpis odgovorne osebe in pečat ali žig organizacije. V drugem se obstoječe informacije dopolnjujejo z novimi informacijami, potrebnimi za pridobitev izčrpne slike o transakciji. V tretjem, ki se še posebej pogosto uporablja, ko se v primarni najdejo pretirane informacije, so podatki, ki ne ustrezajo realnosti, podvojeni z rdečo pasto, zraven pa so, že običajno, podani pravilni. V tem primeru je potreben tudi potrditveni podpis.
Primarni dokumenti morajo biti tako kot drugi dokumenti sestavljeni jasno, čitljivo in lepo. To bo v prihodnje v primeru spornih situacij pomagalo hitro ugotoviti resnico, dokazati svoj primer v sodnih postopkih ali nadzorovati delo pooblaščenih oseb. Dodatna spodbuda za vestno in pravočasno objavo dokumentacije bo odstavek 3 člena 327 Kazenskega zakonika Rusije, po katerem se uporaba ponarejenih dokumentov kaznuje z globo do 80 tisoč rubljev ali do šestih mesecev. ' plača krivca, pripor do šest mesecev, obvezno oziroma popravno delo do 480 ur oziroma 24 mesecev.
Težko je dokazati svojo nedolžnost ali odsotnost kaznivega dejanja in zahteva veliko več časa in živcev kot kakovostna priprava primarne dokumentacije.
Primarni dokumenti vključujejo dokumente, ki odražajo epizode gospodarskih dejavnosti podjetja ali organizacije. Njihovo registracijo vodijo zaposleni v računovodstvu, če pa ni - podjetnik sam ali podjetja, ki opravljajo podobne storitve. Popoln seznam primarne dokumentacije, ki se uporablja pri dejavnostih podjetja, odobri njegov vodja, običajno pa ga sestavi glavni računovodja.
Običajno se primarni nanaša na pogodbe, račune, akte prevzema in prenosa, vključno z osnovnimi sredstvi, gotovinskimi dokumenti in drugimi papirji. Vključevati morajo bloke, navedene v 2. odstavku 9. člena Zveznega zakona št. 402-FZ. Dovoljeno je vnašanje popravkov v dokumentih na strogo določene načine: obračanje, okvirni ali dopolnilni vpisi.
Vodenje primarne računovodske dokumentacije vključuje pisno evidentirana dejstva o gospodarskih dejavnostih organizacije. Primarna dokumentacija služi kot osnova računovodstva in je potrebna za pripravo poročil. Primarne računovodske listine so pravno veljavne, če so pravilno in pravilno sestavljene.
Pomembno je vedeti! V skladu z zveznim zakonom "o računovodstvu" z dne 6. decembra 2011 N 402-FZ morajo biti vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, formalizirane z dokazili. Ti dokumenti služijo kot primarni računovodski dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo. Primarni računovodski dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v obliki, ki jo vsebujejo albumi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije, dokumenti, katerih oblika v teh albumih ni predvidena, pa morajo vsebovati številne obvezne podatke.
Torej mora vsak primarni dokument vsebovati:
Primarni dokumenti morajo biti sestavljeni v času transakcije. Če iz objektivnih razlogov to ni mogoče, se primarna dokumentacija sestavi takoj po koncu operacije. Poleg normativne komponente ima to pravilo tudi praktično veljavo. Če odložite registracijo primarnih dokumentov "za pozneje", tvegate, da boste zamudili pomembne podrobnosti, se zmedli v datumih in številkah. Ni zagotovila, da boste lahko hitro stopili v stik z dobavitelji ali izvajalci in po potrebi pojasnili njihove podrobnosti. Poleg tega je mogoče primarno dokumentacijo, ki je bila izvedena ob napačnem času, odkriti z nenačrtovanim računovodskim pregledom, kar bo povzročilo veliko večje težave in posledično globe.
Primarni dokumenti so razdeljeni na notranje in zunanje.
Zunanji dokumenti prihajajo od tretjih udeležencev v finančnih in gospodarskih dejavnostih. Sem spadajo plačilni nalogi in zahtevki, papirji ustanoviteljev, zahtevki državnih organov, računi dobaviteljev itd.
Interni dokumenti vključujejo sestavi organizacija sama. Lahko so:
