Pravila za izdajo sredstev za poročanje so se spremenila. Zdaj je za formalizacijo izdaje odgovornega denarja dovolj le ukaz direktorja. Še več, denar lahko prejmejo tudi tisti, ki niso poročali o prejšnjih predujmih.
Račun je predujem, izdan zaposlenim za opravljanje službenih nalog, o izdatkih katerega bo treba poročati. Na primer, pravica podjetij do izdaje gotovine na račun je navedena v 2. odstavku direktive Banke Rusije št. 3073-U z dne 7. oktobra 2013.
Davčni organi od poročanja zahtevajo dohodnino in prispevke
Davčni uradniki so pojasnili, kdaj je treba dohodnino in zavarovalne premije izračunati na računovodske zneske (pismo Zvezne davčne službe za moskovsko regijo z dne 14. septembra 2018 št. 16-10/099623@).
Obveznost obračunavanja prispevkov in odtegljaja dohodnine po mnenju davčnih organov nastane le v enem primeru. Namreč: delavec delodajalcu ni vrnil zneskov, izdanih na račun in nenamensko porabljenih, delodajalec pa se je odločil, da tega denarja odgovornim ne bo zadržal.
Datum nastanka dohodka zaposlenega bo dan, ko je delodajalec delavcu odpustil dolg v obliki denarja, izdanega na račun. Če se je delodajalec obrnil na sodišče za vračilo neporabljenih obveznosti, se datum dohodka zaposlenega šteje za dan, ko izterjava dolga postane nemogoča.
Večino stroškov podjetje poravna z lastnega bančnega računa. Vendar obstajajo primeri, ko zaposleni dobijo denar na račun:
Osnova za izdajo odgovornega denarja je izjava zaposlenega z vizumom direktorja o tem, kakšen znesek in za katero obdobje je dovoljeno izdati, ali ukaz vodje za izdajo odgovornega denarja.
Da lahko zaposleni opravi nakupe v imenu podjetja in navede svoje podatke na dokumentih, se skupaj z računovodskimi sredstvi izda pooblastilo. V tem primeru so primerni obrazci št. M-2 ali št. M-2a, odobreni z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 30. oktobra 1997 št. 71a. Za podpis akta o prevzemu dela ali storitev je vredno sestaviti pooblastilo v kateri koli obliki.
Organizacija ima pravico izdajati poročila samo svojim zaposlenim - tistim, s katerimi je sklenjen GPA. To izhaja iz odstavkov 5 in 6.3 Direktive Banke Rusije št. 3210-U z dne 11. marca 2014 in potrjeno s pismom Banke Rusije št. 29-1-1-6/7859 z dne 2. oktobra 2014.
To pomeni, da je dovoljeno izdati predplačila za prihajajoče stroške ne le redno zaposlenim, ampak tudi izvajalcem. Na primer za nakup materialov, ki so potrebni za opravljanje dela po civilni pogodbi.
Od 19. avgusta 2017 vlogam ni treba izdajati denarja na račun zaposlenim v organizaciji. In tudi tisti odgovorni, ki niso poročali o prejšnjih predujmih, imajo pravico prejeti denar. Centralna banka je odobrila spremembe gotovinskega postopka z Direktivo št. 4416-U z dne 19. junija 2017.
Ne morete več zbirati izjav o odgovornosti od vsakega zaposlenega. Novi pravilnik omogoča zamenjavo izjav z ukazi ali navodili direktorja.
Da poročilo ne bi prekvalificirali v plačo, je pomembno pravočasno poročati o prejetem denarju za potrebe podjetja.
Vodja določi obdobje, po katerem delavec poroča o prejetem predujmu. Na primer, računovodstvo je vozniku izdalo predujem za stroške bencina. V treh delovnih dneh od preteka tega roka oziroma po vrnitvi na delo delavec odda poročilo. Zaposleni imajo tri dni od datuma vrnitve, da pripravijo poročilo o potnih stroških (26. člen Odloka Vlade Ruske federacije z dne 13. oktobra 2008 št. 749).
Če je zaposleni prejel obračunska sredstva na bančno kartico, lahko poroča o teh sredstvih najpozneje v treh dneh. Dejstvo je, da so plačila s plastičnimi karticami brezgotovinska. Gotovinske omejitve zanje ne veljajo. Zato je treba roke za poročanje določiti po presoji vodstva in zabeležiti v internem dokumentu (na primer v uredbi o izdaji obračunskih zneskov ali nalogu). To še posebej velja v primerih, ko se obračunski denar izda za daljše obdobje.
Enotna oblika vnaprejšnjega poročila št. AO-1 je bila odobrena z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 1. avgusta 2001 št. 55. Toda v letu 2017 je večina enotnih obrazcev neobvezna za uporabo (odstavek 4 člena 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ ). Poleg tega postopek za opravljanje gotovinskih transakcij zahteva, da se na standardiziranih obrazcih sestavljajo samo gotovinski dokumenti. In avansno poročilo zanje ne velja.
Izkazalo se je, da ima podjetje pravico samostojno razviti obrazec, ki ga potrdi kot dodatek k računovodski politiki. Glavna stvar je, da mora dokument vsebovati zahtevane primarne podatke, navedene v 2. odstavku 9. člena zakona št. 402-FZ. Na primer, enotni obrazec za vnaprejšnje poročilo predvideva samo eno obliko izdaje računovodskih zneskov - v gotovini. Zato dokument omogoča druge načine izdaje denarja.
Če zaposleni ne odda vnaprejšnjega poročila pravočasno, ga opozorite na potrebo po obračunu prejetih sredstev. V tem primeru delavec bodisi predloži poročilo in vrne denar bodisi napiše izjavo, v kateri zahteva, da se dolg zadrži pri plači.
Denar lahko zadržite na podlagi internega naloga upravnika. Vendar najkasneje en mesec od datuma pričakovanega vračila sredstev zaposlenega (člen 248 delovnega zakonika Ruske federacije). In le, če obračunski znesek ne presega povprečne mesečne plače. V nasprotnem primeru se boste morali za vrnitev denarja obrniti na sodišče. Če po izteku zastaralnega roka zaposleni ni vrnil denarja in ga ni bilo mogoče izterjati, se dolg lahko pripiše izgubi.
Vsak delodajalec v skladu s 1. delom čl. 19 Zvezni zakon z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu" je dolžan organizirati in vzdrževati notranji nadzor dejstev gospodarske dejavnosti. Postopek spremljanja izdajanja denarja odgovornim osebam mora določiti vodja podjetja. Lahko izda odredbo s seznamom oseb, ki so upravičene do prejema sredstev iz blagajne organizacije.
Odgovorne osebe so osebe, ki jim organizacija ali samostojni podjetnik daje denar za izvajanje navodil in ki so dolžni predložiti poročilo o njihovi porabi. Odgovorne osebe so lahko kateri koli zaposleni v podjetju
Do 19. avgusta 2017 je moral zaposleni za prejem denarja na račun računovodstvu ali kadrovski službi poslati vlogo, v kateri je bil naveden zahtevani znesek in pojasnilo, za kaj bo porabljen.
Vendar pa je od 19. avgusta postalo lažje izdajati poročila. Spremembe so predvidene z Direktivo Centralne banke Ruske federacije z dne 19. junija 2017 št. 4416-U. Od tega datuma vloge ni treba oddati. Za izdajo denarja zadostuje ukaz direktorja ali drug upravni dokument podjetja. Oblika takega dokumenta je poljubna. Vsebovati pa mora naslednje podrobnosti:
V Ruski federaciji vsa plačila v nacionalni valuti, ki se izvajajo v okviru enega sporazuma, ne smejo presegati 100 tisoč rubljev. To je navedeno v odstavkih 5 in 6 Direktive Centralne banke Ruske federacije z dne 7. oktobra 2013 št. 3073-U.
Menijo, da te meje ni mogoče preseči. Obstaja pa tudi nekaj odtenkov. Ta omejitev stroškov je določena samo za poravnave z drugimi organizacijami in samostojnimi podjetniki (glej člen 6 Direktive Centralne banke Ruske federacije št. 3073-U). Vendar ne velja za poravnave s posamezniki, ki so v tem primeru zaposleni v podjetju. To vključuje plače, socialne prejemke, osebne potrebe vodje organizacije in izdajo sredstev na račun. V tem primeru se izdaja večjega zneska ne bo štela za kršitev denarne discipline.
V skladu s členom 6.3 Navodil Centralne banke Ruske federacije z dne 3. 11. 2014 št. 3210-U do 19. 8. 2017 ni bilo mogoče izdati denarja na račun, če zaposleni ni predložil poročila o prej prejete zneske.
Toda centralna banka je poročilo spremenila. Zdaj je mogoče izdati obračunske dokumente, tudi če zaposleni ni odplačal dolga za predhodno izdana sredstva. Vendar to ne pomeni, da zaposlenim ni treba več pripravljati vnaprejšnjih poročil o porabljenih zneskih. Zaposleni mora računovodstvu predložiti dokumente o porabljenem denarju.
Ni zakonsko določenega roka, v katerem mora zaposleni predložiti poročilo o porabljenem denarju. Zato je običajno navedeno v nalogu delodajalca.
V skladu s členom 6.3 Direktive Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca 2014 št. 3210-U je zaposleni dolžan predložiti poročilo o prejetih zneskih najpozneje v treh delovnih dneh po izteku obdobja. za katere so bili ti zneski izdani.
Če vrnitveni rok ni določen, mora delavec oddati poročilo še isti dan, ko jih je prejel. To je navedeno v pismu Zvezne davčne službe Rusije z dne 24. januarja 2005 št. 04-1-02/704.
Toda za to obstajajo posebni pogoji. V skladu s členom 26 Pravilnika, odobrenega z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 13. oktobra 2008 št. 749, je zaposleni dolžan o njih poročati v 3 delovnih dneh od datuma vrnitve.
Spremembe knjigovodskih zneskov v letu 2019 so vplivale tudi na dokumentacijo. Ker se je postopek izdajanja računovodskih zneskov spremenil od 19. avgusta 2017, bi morala podjetja posodobiti predpise o delu z računovodskimi zneski.
Zaposleni lahko prejmejo obračunska sredstva v gotovini na blagajni podjetja. Podjetje lahko denar nakaže tudi na bančno kartico, vključno s plačno kartico zaposlenega (glej Direktivo št. 3073-U, pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 25. julija 2014 št. 03-11-11/42288). Da bi to omogočili, bi moral biti postopek poravnave z zaposlenimi poročevalci zapisan v računovodskih usmeritvah podjetja.
Denar se izda prek blagajne v skladu z naslednjimi zahtevami:
Povzemimo zgoraj navedeno:
Za organizacije in samostojne podjetnike je pomembno, da upoštevajo postopek za opravljanje gotovinskih transakcij. Navsezadnje bo kršitev tega ukaza povzročila precej visoko globo (1. del člena 15.1 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije):
17.08.2017, 15:41
Katera pravila za izdajo denarja iz blagajne v letu 2017 morajo delodajalci obvezno uporabljati? Ali drži, da od 19. avgusta veljajo nova pravila za izdajanje gotovine brez vloge? Ali je mogoče nakazati denar na bančno kartico? Odgovorili bomo na glavna vprašanja in podali 6 glavnih pravil za registracijo računovodskih zneskov.
Delodajalska organizacija je v skladu z normami računovodske zakonodaje dolžna organizirati in vzdrževati notranji nadzor dejstev gospodarskega življenja. Takšno zahtevo najdete v 1. delu 19. člena zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu". Postopek nadzora nad izdajanjem denarja odgovornim osebam mora določiti generalni direktor družbe. Lahko izda odredbo s seznamom oseb, ki so upravičene do prejema sredstev. Tukaj je vzorec takega naročila:
Za izpolnjevanje denarne discipline se za zaposlenega šteje oseba, s katero je sklenjena pogodba o zaposlitvi ali civilnem pravu (točka 5 in 6.3 Direktive Banke Rusije št. 3210-U z dne 11. marca 2014). Posledično se lahko izda denar, tudi izvajalcu, na račun. Morda jih bo potreboval na primer za nakup materiala za opravljanje del po civilni pogodbi. Ta znesek mu lahko dajo za poročilo, na primer iz blagajne.
Do 19. avgusta 2017 je moral zaposleni za prejem gotovine računovodstvu ali kadrovski službi predložiti prošnjo v prosti obliki, v kateri je zahteval navedbo zahtevanega zneska in pojasnilo, za katere namene bo porabil. Vloga bi lahko izgledala tako (obrazec):
Od 19. avgusta 2017 pa se je situacija spremenila. Spremembe so predvidene z Direktivo Centralne banke Rusije z dne 19. junija 2017 št. 4416-U. Od navedenega datuma lahko zaposlenemu daste denar na račun brez njegove prijave. Za izdajo denarja zadostuje ukaz ali drug upravni dokument podjetja. Tukaj je vzorec naloga za izdajo računovodskih zneskov v letu 2017:
Vzorec naloga za sprostitev denarja za poročanje v letu 2017 lahko prenesete.
Kolikšen je najvišji znesek, ki ga je mogoče prijaviti? Ali je mogoče generalnemu direktorju dati veliko vsoto za daljše časovno obdobje? Ali je res, da ne morete izdati več kot 100.000 rubljev? Takšna vprašanja se pogosto pojavljajo med računovodji in kadroviki.
Naj vas spomnimo, da najvišja omejitev gotovinskega plačila 100.000 rubljev na transakcijo ne velja pri izdaji denarja na račun (5. in 6. člen Direktive Centralne banke Ruske federacije z dne 7. oktobra 2013 št. 3073-U) . Navsezadnje se ta najvišji znesek uporablja izključno v poravnavah z drugimi organizacijami ali samostojnimi podjetniki (odstavek 6 Navodil Centralne banke Ruske federacije št. 3073-U). Posledično lahko zaposleni v organizaciji dobi večji znesek. Tako lahko na primer vodja (direktor) dobi recimo 350.000 rubljev in to se ne bo štelo za kršitev denarne discipline.
V letu 2017 se lahko obračunski zneski prenesejo na bančno kartico odgovorne osebe, vklj. za plačo (dopis Ministrstva za finance z dne 25. avgusta 2014 št. 03-11-11/42288).
Denar lahko izdate na račun, če zaposleni ni odplačal dolga za predhodno izdana sredstva. To je mogoče storiti od 19. avgusta 2017. Vendar to ne pomeni, da zaposlenim ni treba več pripravljati vnaprejšnjih poročil o porabljenem znesku. Tudi po 19. avgustu 2017 mora zaposleni računovodski službi predložiti poročila o porabljenem denarju.
Do 19. avgusta 2017 ni bilo mogoče izdati denarja na račun, če zaposleni ni predložil poročila o predhodno prejetih zneskih. Vendar so od tega datuma takšne zahteve izključene iz odstavka 6.3 Navodil Banke Rusije št. 3210-U z dne 11. marca 2014.
Kdaj morajo zaposleni delodajalcu oddati poročilo o porabljenem denarju? Odgovor na to vprašanje je treba iskati v ukazu generalnega direktorja. Navsezadnje je v njem navedeno takšno obdobje.
Praviloma mora zaposleni poročati o zneskih, prejetih na račun, najpozneje v treh delovnih dneh po izteku obdobja, za katerega so bili ti zneski izdani (odstavek 6.3 Direktive Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca , 2014 št. 3210-U). Toda kaj storiti, če obdobje vračila ni nastavljeno? Po mnenju davčnih organov mora zaposleni v takem primeru predložiti poročilo na isti dan, ko ga je prejel (pismo Zvezne davčne službe Rusije z dne 24. januarja 2005 št. 04-1-02/704).
Sredstva, izdana na račun, niso predmet dohodnine ali zavarovalnih premij. Pri tem se nekatere brezvestne osebe poskušajo izogniti davkom in prispevkom z izdajo sredstev na račun za nedoločen čas. Strokovnjaki našega portala so na primer seznanjeni s situacijo, ko si je direktor LLC dal na račun precej velik znesek (550.000 rubljev) in v nalogu ni navedel obdobja odplačevanja. Mislil je, da tega denarja zdaj ni več mogoče vrniti. Vendar to absolutno ne drži! Davčni uradniki menijo, da če rok za vračilo ni določen, morate o prejetih zneskih poročati na dan prejema. Če poročila ni, lahko davčni organi sredstva obravnavajo kot dohodek direktorja. In posledično bodo dodatno zaračunani dohodnina in zavarovalne premije. Podobno je z izdajo denarja za poročanje navadnim zaposlenim.
Opomba: za potne stroške so določeni posebni pogoji. Zaposleni mora o njih poročati v treh delovnih dneh od dneva vrnitve s službenega potovanja (člen 26 Pravilnika, potrjenega z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 13. oktobra 2008 št. 749).
Torej, kot smo že povedali, se je postopek izdaje denarja za poročanje spremenil od 19. avgusta 2017. V zvezi s tem je priporočljivo, da organizacije posodobijo predpise o delu z računovodskimi zneski. Za naše bralce smo pripravili vzorec nove uredbe (z upoštevanjem sprememb iz leta 2017), ki si ga lahko prenesete.
Zdaj navajamo 6 glavnih pravil za izdajanje računovodskih zneskov v letu 2017:
Zahteve za izdajo denarja na račun se nenehno spreminjajo. Da bi se izognili napačnim izračunom pri delu, je danes treba upoštevati direktivo Banke Rusije z dne 11. marca 2014. Glavne napake pa niso storjene zaradi nepoznavanja novih pravnih norm. Razlog zanje je bolj navada nepravilnega izvajanja ene ali druge operacije pri registraciji sredstev. O tem bomo govorili v tem članku.
Sredstva se izdajo na račun brez prejema vloge osebe, ki ji je denar nakazan. Na primer, podjetje mora nujno narediti notarsko overjene kopije dokumentov, da bo pravočasno, računovodja preprosto izda sredstva, ne da bi od zaposlenega zahteval ustrezno izjavo. Pozneje se tudi takega papirja nihče več ne spomni. Nenajava pa je napaka. V skladu s klavzulo 6.3. Navodila št. 3210-U za izdajo gotovine za stroške, povezane z izvajanjem dejavnosti, je treba sestaviti izdatno blagajno v obrazcu 0310002. Tak papir je treba pripraviti na pisno vlogo odgovorne osebe, sestavljeno v kakršni koli obliki in vsebuje zapis o znesku gotovine in o obdobju, za katerega so izdani, podpis upravitelja in datum.
Sredstva, izdana na račun in neporabljena, je treba vrniti v blagajno podjetja v treh dneh. Napaka bi bila, če zaposleni tega ne bi storil. Enako velja, če sredstva vrne veliko pozneje ali stroški niso potrjeni s primarnimi dokumenti.
V smislu odstavka 6.3 Direktive št. 3210-U je odgovorna oseba dolžna predložiti vnaprejšnje poročilo ali vrniti gotovino.
Direktor je iz blagajne podjetja vzel denar, a ga je še isti dan vrnil. Naslednji dan je upravitelj vzel še 144.000 rubljev. Posledično je inšpekcija podjetje privedla pred sodišče v skladu s 1. delom člena 15.1 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije. In sodniki so se strinjali z njo ...
Da bi se izognili napakam, je priporočljivo, da zaposlenega vnaprej obvestite o potrebi po vračilu sredstev. To lahko storite tako, da mu dovolite, da prebere interne dokumente podjetja, ki določajo obveznost vračila denarja, izdanega na račun, ali tako, da ustrezne obveznosti določite v pogodbi o zaposlitvi. Drug izhod iz situacije je priprava predhodnega poročila.
Če delavec ne vrne neporabljenega obračunskega zneska v predpisanem roku, mora delodajalec sprejeti ukrepe za njegovo izterjavo. Za te namene ima v skladu z zakonom pravico do odtegljaja nevrnjene akontacije plače, vendar ob upoštevanju 20-odstotne omejitve, ki je predvidena za vsako izplačilo plače. Takšna odločitev se sprejme najpozneje v enem mesecu od dneva izteka roka, določenega za vračilo akontacije, in pod pogojem, da zaposleni ne izpodbija razlogov in zneskov odtegljaja (pismo Rostruda z dne 08.09. 2007 št. 3044-6-0).
Podjetja in samostojni podjetniki lahko izdajo gotovino na račun samo tistim osebam, ki so poročale o predhodno izdanih sredstvih. Če zaposleni tega ne bi storil, bi bilo napačno, če bi mu dali novo "serijo" denarja.
V skladu s klavzulo 6.3 Direktive št. 3210-U je odgovorna oseba dolžna v roku, ki ne presega treh delovnih dni od dneva poteka obdobja, za katerega je bila izdana gotovina, ali od dneva vrnitve na delo, predložiti vnaprejšnje poročilo glavnemu računovodji ali računovodji (v njihovi odsotnosti - vodji) s priloženimi dokazili.
Zato morate pred izdajo sredstev za poročanje preveriti, ali je zaposleni obračunal prejšnje zneske in vrnil neporabljena sredstva.
Ta napaka pogosto vodi v pravne spore. Kot primer lahko navedemo sklep Devetega arbitražnega pritožbenega sodišča z dne 25. februarja 2014 št. 09AP-47328/2013 v zadevi št. A40-144835/13.
Hkrati se plačila prek korporativnih kartic ne izenačujejo z gotovinskimi plačili, ampak so priznana kot brezgotovinska, zato zgornje pravilo zanje ne velja (odločba Devetega arbitražnega pritožbenega sodišča št. 09AP-10884/2013) .
V nekaterih primerih lahko poročilo o stroških, ki potrjuje porabo sredstev, preprosto ni na voljo v podjetju, na primer je bilo izgubljeno. Druga napaka je nepravilno izpolnjevanje tega dokumenta, na primer takšne netočnosti vključujejo: neuspešna dodelitev predujma; obvezne podrobnosti poročila; neskladje med zneski izdanih in dejansko porabljenih sredstev, ki jih potrjujejo primarni dokumenti; odsotnost podpisov odgovorne osebe in glavnega računovodje.
Pogrešano ali nepravilno izpolnjeno vnaprejšnje poročilo je zelo pogosta kršitev. Da bi se izognili takšni napaki, je treba preveriti prisotnost poročila in njegovo vsebino. Za sprotno preverjanje dokumentov je priporočljivo določiti odgovorno osebo za revizijo dokumentov. To je lahko računovodja ali strokovnjak za notranjo revizijo. Ustrezne odgovornosti je treba zapisati z zaposlenim.
Najvišji znesek za gotovinska plačila po eni pogodbi med pravnimi osebami, pa tudi med podjetji in samostojnimi podjetniki je 100.000 rubljev (Navodilo Banke Rusije z dne 7. oktobra 2013 št. 3073-U "O gotovinskih plačilih"). Ta omejitev velja tudi, če odgovorna oseba kupca položi gotovino v blagajno dobavitelja.
Vendar pa se poraba delavcu, ki izda denar na račun, izvaja brez upoštevanja najvišjega zneska plačil.
Odsotnost naloga je napaka. Da bi se temu izognili, je treba izdajo in izvedbo tega dokumenta urediti v računovodski politiki. Poleg tega mora biti v pogodbi o zaposlitvi z računovodjo jasno določena odgovornost za izdajanje nalogov pri prijavi sredstev za poročanje ...
Naj vas spomnimo, da je prej veljala omejitev izdajanja sredstev na račun (Navodilo št. 1843-U). In takšno napako lahko ugotovijo revizorji za prejšnja obdobja, v okviru revizije za tri leta. To pomeni, da je prezgodaj za sprostitev.
Če je mogoče, plačajte negotovinsko. Priporočljivo je, da plačila v pravem denarju opravljate le v primerih skrajne potrebe, na primer, če podjetje potrebuje pisala ali papir za tiskalnik.
Vsako dejstvo gospodarske dejavnosti podjetja mora biti potrjeno s primarnimi dokumenti. Podjetja pa tovrstne dokumente pogosto pozabijo pripraviti.
9. člen zakona o računovodstvu določa, da je treba primarni računovodski dokument sestaviti, ko je storjeno dejstvo gospodarskega življenja, in če to ni mogoče, takoj po njegovem zaključku. Poraba sredstev mora biti dokumentirana. Na primer ček, potrdilo, potrdilo o prevzemu, račun, železniške in letalske vozovnice, plačilni nalogi.
V odsotnosti primarnih dokumentov bo nemogoče potrditi, da so bila sredstva porabljena točno za namene, ki jih je zaposleni navedel v predujmu. Uradniki bodo na to zagotovo pozorni med revizijo.
Pri plačilu blaga (dela, storitev) v gotovini so za dokumentiranje stroškov poleg gotovinskega prejemka potrebni drugi primarni dokumenti, ki kažejo na povezavo nastalih stroškov z dejavnostmi podjetja, katerih cilj je ustvarjanje dohodka. Takšna pojasnila so podana v pismu Zvezne davčne službe Rusije z dne 25. junija 2013 št. ED-4-3/ 11515@.
Zato ni dovolj, da odgovorna oseba vzame samo potrdilo, ki potrjuje, da so bili izdatki narejeni za poslovne namene.
Da bi se izognili spornim situacijam, je treba v lokalnem aktu določiti, kateri dokumenti potrjujejo stroške, in zaposlenim naročiti, katere dokumente morajo zbrati.
Po prejemu vloge odgovorne osebe za sprostitev sredstev na računu lahko računovodja pozabi izdati blagajniški nalog. Vendar je oblika takega dokumenta celo dokumentirana. V skladu z odstavkom 6.4 Direktive 3210-U se izdaja gotovine, potrebne za gotovinske transakcije, iz blagajne pravne osebe v ločeni oddelek izvede na način, ki ga določi pravna oseba, v skladu z nalogom za prejem gotovine 0310002.
Tako je odsotnost naloga napaka. Da bi se temu izognili, morate v svoji računovodski politiki urediti izdajo in izvedbo tega dokumenta. Poleg tega mora pogodba o zaposlitvi z računovodjo določiti jasne odgovornosti za izdajo nalogov pri registraciji sredstev za poročanje.
Če delavec denarja ne vrne, se ta sredstva štejejo za njegov prejemek. Lahko pa pride do situacije, ko delavec zaradi pozabljivosti ne vrne gotovine. Ali pa je na primer dejansko porabil denar, vendar o tem ni poročal, ker je šel na službeno pot.
Ministrstvo za finance meni, da lahko od odpusta dolga izhaja obdavčljiva ugodnost. V enem od svojih pisem so strokovnjaki oddelka navedli, da bo na dan odpusta dolga zaposleni prejel pravico do razpolaganja s sredstvi in bo imel obdavčljivi dohodek (pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 24. septembra 2009 št. 03-03-06/1/610).
Najvišji znesek za gotovinska plačila po eni pogodbi med pravnimi osebami, pa tudi med podjetji in samostojnimi podjetniki je 100.000 rubljev ...
Vendar se sodišča s tem stališčem ne strinjajo. Arbitri menijo, da v kolikor obstaja možnost, da bo delavec prijavil, je možno zadržati neporabljene zneske (ker zastaranje še ni poteklo), izdana sredstva ne bi smela biti priznana kot gospodarska korist zaposlenega ( Resolucija Zvezne protimonopolne službe okrožja Volga z dne 1. aprila 2013 št. št. A55-15647/2012).
Navodila za odgovorne osebe so priročen lokalni regulativni akt delodajalca, ki bo zaposlenim povedal, kako izdati denar na račun, v kakšnem roku in kako o tem poročati, kakšni morajo biti podporni stroški in kakšne zahteve so jim naložene. Potem bodo lahko računovodje takoj ob nakupu preverili primarne dokumente na kraju samem, kar bo zmanjšalo napake.
Navodila morajo vsebovati:
Obdobje, za katero so izdani računovodski zneski. Na primer, lahko se določi enotno za vse situacije ali pa ga bo vodja določil za vsak primer posebej, kar navede v izjavi o odgovornosti;
Načini izdaje denarja so navedeni: v gotovini iz blagajne, s prenosom na kartico zaposlenega (kontrolorji to dovoljujejo (dopis Ministrstva za finance z dne 25. avgusta 2014 št. 03-11-11/42288));
Obrazec, v katerem se odda akontacijsko poročilo. Organizacija ima pravico do uporabe enotnega obrazca št. AO-1;
Obdobje za preverjanje predhodnega poročila s strani glavnega računovodje ali računovodje (v njihovi odsotnosti s strani vodje);
Rok za potrditev avansnega poročila s strani upravnika;
Rok dokončnega obračuna z delavcem na akontaciji.
Pri izdaji gotovine iz blagajne na račun mora biti izpolnjenih več zahtev:
Za prejem denarja mora zaposleni pisati. Poleg tega je obvezno, tudi če je odgovorna oseba sam direktor organizacije (namesto vloge lahko izpolni);
Denar se izda v odsotnosti dolga za predhodno prejete obračunske zneske;
Zaposleni mora predložiti vnaprejšnje poročilo o prejetih denarnih sredstvih (tudi za službeno potovanje) v 3 dneh po koncu obdobja, za katero so bili izdani.
Če se odgovorna sredstva prenesejo na bančno kartico zaposlenega, te zahteve niso obvezne. V tem primeru organizacija samostojno določi postopek izdaje obračunskih sredstev na kartico in roke za njihovo poročanje. Na primer, v navodilih lahko navede, da ima zaposleni pravico poročati o sredstvih, prejetih na kartico, le enkrat na mesec (zlasti je to priročno, če morate pogosto kupovati pisalne potrebščine).
Pri poročanju o izdatkih iz poslovnih skladov mora delavec k predujmu priložiti dokazila. Za udobje lahko pripravite vzorce vseh spremnih dokumentov, v njih poudarite pomembne informacije in jih predate računovodji.
Dovoljeno je izdajati denar na račun ne le zaposlenim, ki delajo na podlagi pogodbe o zaposlitvi, ampak tudi osebam, s katerimi je sklenjena civilna pogodba. Vendar ne pozabite, da je status takih delavcev drugačen. Za slednje ne veljajo določbe zakonika o delu Ruske federacije, zlasti: o izplačilu dnevnic ob napotitvi na službeno potovanje, o odtegljaju dolga za obračunane zneske iz plač (skladno s tem nesoglasja v primeru nevračila neporabljenih zneskov ali nepotrditve akontacije bo treba reševati na sodišču) itd.
Da bi se izognili zmedi, je bolje sestaviti poročila samo z zaposlenimi po pogodbi o zaposlitvi. In osebam, ki delajo po civilnih pogodbah, je treba denar izdati ne na račun, temveč v skladu s pogodbo, sklenjeno z njimi (naloge, agencija itd.), Na primer na podlagi njihove vloge za povračilo stroškov za izvedbo. naloge (če jim ni treba pripraviti predhodnega poročila).
