Primarni računovodski dokumenti v letu 2019 se uporabljajo za formalizacijo dejstev gospodarskega življenja. Podjetja lahko uporabljajo poenotene primarne obrazce ali razvijejo lastne, ob upoštevanju zahtevanih podrobnosti. Kaj so primarni dokumenti, kakšne vrste obstajajo in za kaj se uporabljajo, preberite članek.
Zakon o računovodstvu pravi, da se vsako dejstvo gospodarskega življenja sestavi s primarno knjigovodsko listino. Uradne osebe označujejo dejstva kot transakcijo, dogodek ali operacijo, ki vpliva na finančni položaj podjetja, gibanje denarja in finančni rezultat dejavnosti organizacije.
Izkazalo se je, da so primarna dokumentacija dokumenti, ki se uporabljajo v računovodstvu za formalizacijo dejstev gospodarskega življenja. Poleg tega so primarni računovodski dokumenti obvezni dokumenti ne le za računovodstvo, ampak tudi za davčno računovodstvo (člen 252 Davčnega zakonika Ruske federacije).
Obrazce primarnih računovodskih listin lahko razdelimo glede na področja dela, na katerih se papir uporablja. Seznam primarne dokumentacije v računovodstvu je lahko obsežen.
Na primer, za obračunavanje osnovnih sredstev se uporabljajo naslednji primarni dokumenti:
Za več podrobnosti o vrstah in oblikah glejte tabelo.
Sergey Razgulin odgovarja,
aktivni državni svetovalec Ruske federacije 3. razreda
« Zakon z dne 06.12.2011 št. 402-FZ ne vsebuje posebnih zahtev glede oblike in vrste primarnih dokumentov. Zato jih odobri vodja organizacije na predlog osebe, ki ji je zaupano računovodstvo. Hkrati zakon o računovodstvu vsebuje jasne zahteve za ...»
Kaj je vključeno v standardne obrazce primarnih računovodskih dokumentov za računovodstvo osnovnih sredstev
|
Številka obrazca |
Ime obrazca |
Sklep Goskomstata, ki je potrdil obrazec |
Imenovanje |
|---|---|---|---|
|
Akt o prevzemu in prenosu predmeta osnovnih sredstev (razen stavb, objektov) |
Uporablja se za evidentiranje prenosa in prevzema posameznih osnovnih sredstev (razen stavb in objektov), njihovega vključevanja v osnovna sredstva in zagona, kot tudi za izločitev predmetov iz osnovnih sredstev med njihovim prenosom (prodaja, menjava itd.) na drugo drugo. organizacija. |
||
|
Akt o prevzemu in prenosu stavbe (strukture) |
Uporablja se za iste namene kot zakon OS-1, vendar je namenjen izključno za sprejem in prenos zgradb in objektov. |
||
|
Akt o prevzemu in prenosu skupin osnovnih sredstev (razen stavb, objektov) |
Uporablja se za enake namene kot zakon OS-1, vendar je namenjen prenosu skupin osnovnih sredstev, razen stavb in objektov. |
||
|
Račun za interni prenos objektov osnovnih sredstev |
Uporablja se za evidentiranje in evidentiranje gibanja osnovnih sredstev znotraj organizacije iz ene strukturne enote (oddelka, delavnice itd.) v drugo. |
||
|
Potrdilo o prevzemu in predaji popravljenih, rekonstruiranih, posodobljenih osnovnih sredstev |
Uporablja se za evidentiranje in obračunavanje prevzema in oddaje osnovnih sredstev iz popravil, rekonstrukcije, posodobitve. |
||
|
Akt o odpisu predmeta osnovnih sredstev (razen vozil) |
Uporablja se za odpis posameznih predmetov osnovnih sredstev, ki so postali neuporabni. |
||
|
Akt o odpisu vozila |
Uporablja se za odpis vozil, ki so postala neuporabna. |
||
|
Akt o odpisu skupin osnovnih sredstev (razen vozil) |
Uporablja se za odpis skupin osnovnih sredstev (razen vozil), ki so postala neuporabna. |
||
|
Inventarna kartica knjigovodstva predmeta osnovnih sredstev |
Uporablja se za obračunavanje prisotnosti posameznih predmetov osnovnih sredstev in njihovega gibanja znotraj organizacije. |
||
|
Inventarna kartica skupinskega računovodstva osnovnih sredstev |
Uporablja se za obračunavanje prisotnosti skupin enakih vrst osnovnih sredstev in njihovega gibanja znotraj organizacije. |
||
|
Popisna knjiga osnovnih sredstev |
Uporablja se za iste namene kot obrazca št. OS-6 in št. OS-6a, vendar je namenjena malim podjetjem. |
||
|
Potrdilo o prevzemu (prejemu) opreme |
Uporablja se za obračunavanje opreme, prejete v skladišču z namenom njene naknadne uporabe kot objekta osnovnih sredstev. |
||
|
Potrdilo o prevzemu in prenosu opreme za vgradnjo |
Uporablja se za prenos opreme za namestitev. |
||
|
Poročilo o okvarah opreme |
Sestavi se ob odkrivanju okvar opreme, ugotovljenih med namestitvijo, zagonom ali preskušanjem, ter na podlagi rezultatov kontrole. |
Podjetje lahko samostojno razvija primarne računovodske dokumente (informacije Ministrstva za finance Rusije št. PZ-10/2012). Zahtevani so le obrazci primarnih računovodskih listin za gotovinsko poslovanje. Prav tako jih ne morete popravljati.
Hkrati lahko uporabite običajne standardne pisemske glave. Poleg tega so vsi v računovodskih programih. V tem primeru je treba v računovodski politiki določiti, da organizacija uporablja enotne obrazce kot osnovo za primarne dokumente in jih navesti.
Uradniki so odobrili številne enotne obrazce za primarne dokumente, tudi za računovodstvo.
Kje dobiti odobrene obrazce za podjetje, si lahko ogledate na seznamu v spodnji tabeli.
Seznam enotnih obrazcev primarnih računovodskih dokumentov za leto 2019 in dokumentov, ki jih potrjujejo
|
Obseg dokumentov |
Kaj je odobrilo obrazec |
|---|---|
|
Kadrovsko računovodstvo |
|
|
Obračun delovnega časa in plačil osebju |
|
|
Obračun obračunov z odgovornimi osebami |
|
|
Obračun dela pri kapitalskih gradnjah ter popravil in gradbenih del |
|
|
Računovodstvo storitev |
|
|
Računovodstvo osnovnih sredstev |
|
|
Obračun neopredmetenih sredstev |
|
|
Materialno računovodstvo |
|
|
Obračunavanje nizkovrednostnih in dotrajanih predmetov |
|
|
Obračun izdelkov, zalog na skladiščnih mestih |
|
|
Obračun gotovinskih obračunov s prebivalstvom pri opravljanju trgovinskih poslov z uporabo blagajn |
|
|
Računovodstvo trgovinskih poslov (splošno) |
|
|
Obračun trgovinskih poslov pri prodaji blaga na kredit |
|
|
Obračunavanje trgovalnih poslov pri trgovanju s provizijo |
|
|
Obračun poslov v javni gostinstvu |
|
|
Obračun gotovinskih transakcij |
|
|
Objava zalog |
|
|
Obračun dela gradbenih strojev in mehanizmov |
|
|
Obračun dela v cestnem prometu |
|
|
Dokumenti o poravnavi |
|
|
Oblike strogega poročanja |
|
|
Obračunavanje oblik delovnih knjižic in prilog k njim (obračunavanje gibanja delovnih knjižic in prilog k njim) |
|
|
Obračun kmetijskih pridelkov in surovin (obračun gibanja in prodaje kmetijskih pridelkov) |
Delo s primarno dokumentacijo je ena glavnih nalog računovodstva. Konec koncev je obračunavanje stroškov in odbitkov odvisno od pravilnosti dokumentacije.
Če ste stare obrazce spremenili ali razvili nove iz nič, navedite njihove vzorce v prilogi k računovodski usmeritvi. Glavna stvar je zagotoviti, da ima primarna vse zahtevane podrobnosti. Preverite primarni vir za nevarne in varne napake v skladu s priročnikom davčnih organov. Pred začetkom kampanje poročanja je vredno opraviti revizijo, da bi prihranili čas pri popravljanju papirjev in se izognili dodatnim stroškom.
Uradniki so temeljna pravila za vzdrževanje primarnih organizacij določili v 9. členu Zakona o računovodstvu. Obstajajo tudi zahtevani podatki, ki vključujejo:
Računovodja vodi operacijo na računovodskih dokumentih. Prav tako bo mogoče upoštevati stroške ali sprejeti odbitek DDV le, če bodo na voljo vsa dokazila. Zato morajo zaposleni, ki so odgovorni za samo poslovanje, pravočasno oddati papirje v računovodstvo. Uredniki so ugotovili
Če želite pospešiti potek dela v podjetju, lahko razvijete opomnike. V njih zapišite, kaj naj zaposleni preverijo pred predajo primarnih sredstev računovodji. Tam lahko navedete tudi seznam primarnih računovodskih in davčnih računovodskih dokumentov, ki jih je treba sestaviti z nasprotno stranko in posredovati računovodji.
Primarna računovodska dokumentacija vključuje vse, kar je sestavljeno za vsako dejstvo iz gospodarskega življenja podjetja. Razlikujemo lahko naslednje vrste primarnih dokumentov:
Upoštevajte, da je oblike računovodskih primarnih dokumentov mogoče poenotiti ali razviti neodvisno.
Primarni računovodski dokumenti, ki se uporabljajo v računovodstvu, so del sistema poslovodne dokumentacije. Uradniki jih razvrščajo v skladu z vserusko klasifikacijo poslovodne dokumentacije ali OKUD (odobreno z odlokom Državnega standarda Ruske federacije z dne 30. decembra 1993 št. 299).
Koda je sestavljena iz sedmih številk. Na primer, za primarne dokumente za obračunavanje gotovinskih transakcij bosta prva dva "04". Predstavljajo razred oblik. Potem sta še dve številki, ki predstavljata podrazred. Naslednji trije so registrska številka in zadnji znak je kontrolna številka. Na primer, koda za sprejemnik je 0402007, za potrošni material pa 0402008. OKUD je mogoče videti na enotnih obrazcih primarnih računovodskih dokumentov v letu 2019.
Kazni za pomanjkanje primarnih računovodskih dokumentov
Zaradi dejstva, da podjetje nima primarnih virov, računov, računovodskih in davčnih računovodskih registrov, bodo davčni organi kaznovani z globo 10.000 rubljev. Če je bila kršitev storjena v več kot enem davčnem obdobju, bo globa že znašala 30.000 rubljev. (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije). Za kršitev, ki je povzročila podcenjevanje davčne osnove, organizaciji grozi globa v višini 20 odstotkov neplačanega davka, vendar ne manj kot 40.000 rubljev.
Najpogosteje računovodja dela z:
Zvezni zakon 402-FZ "O računovodstvu" opisuje vse računovodske in primarne dokumente. Potrebujejo jih predvsem za davčne organe – kot dokumente, ki potrjujejo stroške, ki ste jih imeli, in pravilnost ugotavljanja davčne osnove.
Primarne dokumente je treba hraniti 4 leta. V tem času lahko davčni urad od njih kadar koli zahteva, da preverijo vas ali vaše nasprotne stranke. "Primarni" se uporablja tudi v sodnih sporih s nasprotnimi strankami.
Primarne računovodske listine se sestavijo v času poslovanja in pričajo o njihovem zaključku. Seznam dokumentov, ki spremljajo določeno transakcijo, je glede na vrsto posla lahko različen. Za pripravo vseh potrebnih primarnih dokumentov je praviloma odgovoren dobavitelj. Posebno pozornost je treba nameniti tistim dokumentom, ki nastanejo pri transakcijah, kjer ste kupec, saj so to vaši stroški, zato vas bolj kot dobavitelja zanima spoštovanje črke zakona.
Vse transakcije lahko razdelimo na 3 stopnje:
Rezultat bo:
Potrdi plačilo:
izpisek s TRR, če je bilo plačilo izvedeno z bančnim nakazilom, ali s pridobivanjem ali preko plačilnih sistemov, kjer se denar nakazuje z vašega TRR;
Nujno je treba potrditi, da je bilo blago dejansko prejeto in storitev opravljena. Brez tega davčni organi ne bodo dovolili znižanja davka na porabljen denar. Potrdite prejem:
Kljub variabilnosti transakcij obstaja seznam obveznih dokumentov, ki so sestavljeni za katero koli vrsto transakcije:
Z naročnikom se med transakcijo sklene pogodba, ki določa vse podrobnosti prihodnjega poslovanja: postopek obračunov, odpremo blaga, pogoje izvajanja del ali pogoje za opravljanje storitev.
Pogodba ureja pravice in obveznosti strank. V idealnem primeru bi morala vsako transakcijo spremljati ločena pogodba za dobavo blaga ali storitev. Z dolgotrajnim sodelovanjem in izvajanjem istovrstnih operacij pa se lahko sklene en splošni dogovor. Pogodba je sestavljena v dveh izvodih z odtisi pečatov in podpisov vsake od strank.
Za nekatere transakcije ni potrebna pisna pogodba. Kupoprodajna pogodba je na primer sklenjena od trenutka, ko kupec prejme gotovino ali potrdilo o prodaji.
.png)
Račun je pogodba, s katero dobavitelj določi ceno svojega blaga ali storitev.
Kupec sprejema pogoje pogodbe z ustreznim plačilom. Obrazec računa za plačilo ni strogo urejen, zato ima vsako podjetje pravico izdelati svoj obrazec za ta dokument. V računu lahko predpišete pogoje posla: pogoje, obvestilo o predplačilu, postopek plačila in dostave itd.
V skladu s členom 9-FZ "O računovodstvu" sta za ta dokument neobvezna podpis direktorja ali glavnega računovodje in pečat. Vendar jih ne smemo zanemariti, da bi se izognili vprašanjem nasprotnih strank in države. Račun ne dovoljuje reklamacije do dobavitelja - določa le ceno izdelka ali storitve. V tem primeru si kupec pridržuje pravico zahtevati vračilo kupnine v primeru neupravičene obogatitve dobavitelja.
Ta skupina primarnih dokumentov vam omogoča, da potrdite dejstvo plačila za kupljeno blago ali storitve.
Plačilni dokumenti vključujejo blagajne in gotovinske prejemke, SRF, plačilne zahteve in naloge. Kupec lahko naročilo prejme na banki s plačilom z bančnim nakazilom. Kupec ob plačilu z gotovino prejme ček od dobavitelja.
Potrdila o prodaji, kot smo že omenili, se sestavijo, ko blago prodajajo posamezniki ali posamezniki sami.
Tovorne liste uporabljajo predvsem pravne osebe za prijavo dopusta/prodaje blaga ali zalog in njihovo nadaljnjo knjiženje s strani naročnika.
Tovorni list je treba sestaviti v dveh izvodih. Prvi ostane pri dobavitelju kot dokument, ki potrjuje prenos blaga, drugi izvod pa se prenese na kupca.
Podatki na računu se morajo ujemati s številkami na računu.
Pooblaščena oseba, odgovorna za izročitev blaga, mora na račun dati svoj podpis in pečat organizacije. Prejemnik blaga ga je dolžan tudi podpisati in zapečatiti na tovornem listu. Dovoljena je uporaba faksimile podpisa, vendar mora biti to zabeleženo v pogodbi.
- To je dvostranski primarni dokument, ki potrjuje dejstvo transakcije, stroške in čas storitev ali del.
Akt izda izvajalec svoji stranki na podlagi rezultatov opravljenih storitev ali opravljenega dela. Ta primarni dokument potrjuje skladnost opravljenih storitev (opravljenega dela) s pogoji sklenjene pogodbe.
Račun je dokument, ki je potreben izključno za nadzor gibanja DDV. Računi se običajno izdajo v paru s tovornimi listi ali akti. Obstajajo računi za avans.
Ta primarni dokument je strogo urejen. Vsebuje:
Račun je osnova za odbitek prikazanih zneskov DDV. Izdati ga morajo vsi zavezanci za DDV.
V zadnjem času je priljubljen UPD - univerzalni dokument za prenos. Ta dokument nadomešča par račun + račun ali akt + račun.
Poslujte v priročni spletni storitvi za izračun plač in pošiljanje poročil Zvezni davčni službi, Pokojninskemu skladu Rusije in Skladu socialnega zavarovanja. Storitev samodejno generira primarne dokumente in UPD.
Dejavnost računovodske službe je sestavni del delovanja podjetja; vključuje izvajanje različnih dejanj s strani zaposlenih - od izračuna do izvedbe in vzdrževanja primarne dokumentacije. Zelo se razlikuje tudi stopnja odgovornosti podjetja oziroma njegovega neposrednega vodje za storjene napake: če se nanašajo na čisto notranje težave, o globi niti ni treba govoriti; če govorimo o plačilnih dokumentih, na podlagi katerih se v prihodnje plačujejo davki, lahko storilcu grozi ne le denarna kazen, temveč tudi zapor. Zato je dobro organizirano delo s primarnimi organizacijami eno izmed prednostnih področij dela pravne osebe.
Izraz "primarna dokumentacija" se za razliko od ali podobnega uporablja izključno v računovodstvu, kar, če je potrebno skupno reševati organizacijska vprašanja, povzroča težave predstavnikom drugih oddelkov podjetja. Spodaj bo opisano, kaj je primarna organizacija kot celota, in tudi okviren seznam dokumentov, ki so vanjo vključeni.
Nenavadno je, da glavni normativni akt, ki se uporablja pri organizaciji dela računovodskega oddelka, zvezni zakon "o računovodstvu" št. 402-FZ, sprejet 6. decembra 2011 in vsebuje spremembe z dne 29. julija 2018, ne zagotavlja nedvoumnega definicijo tega izraza. V skladu s prvim odstavkom 9. člena omenjenega zakona se lahko k primarni dokumentaciji pripišejo vsi pravilno sestavljeni in uradno overjeni dokumenti, ki odražajo eno ali drugo epizodo gospodarskega življenja podjetja.
Takšne epizode vključujejo prejem denarja v zameno za izdelke, ki jih dobavi podjetje, ponujene storitve ali opravljeno delo, ali, nasprotno, prenos denarja za nakup zalog. Na zahtevo vodje podjetja (4. člen istega člena) lahko seznam primarnih računovodskih dokumentov vključuje informacije o medsebojnih poravnavah, ki niso povezane s finančnimi transakcijami.
Pomembno: Glavno merilo za primarno dokumentacijo v računovodstvu je prisotnost dejstva prenosa sredstev z ene osebe (zaposlenega, samostojnega podjetnika, podjetja) na drugo. Tako seznam primarnih subjektov pod nobenim pogojem ne bo vključen, vhodni ali odhodni gotovinski nalog pa je precej.
Zrock hramba primarnih dokumentov v računovodstvu - najmanj pet let od leta registracije. Kot kaže praksa, najpogosteje predstavniki Zvezne davčne službe zahtevajo primarne informacije v prvem letu ali treh; v prihodnje se lahko dokumenti prenesejo v arhiv v hrambo, po preteku navedenega roka pa se lahko uničijo v skladu z internimi predpisi podjetja in predpisi domače zakonodaje.
Ker pa je v ruski birokratski praksi običajno težje razpolagati z dokumenti kot jih še naprej hraniti, lahko nepotrebno primarno postavko pustimo v arhivu, dokler je dovolj prostora; nobenih kazni za to ne predvideva niti določen zvezni zakon št. 402-FZ niti drugi predpisi.
Poleg tega je lahko vzdrževanje primarne dokumentacije dodeljeno tako enemu kot več zaposlenim v podjetju, odvisno od njihove usposobljenosti in števila osebja. Če se zadeva nanaša na samostojnega podjetnika, ki nima pod nadzorom ustreznih strokovnjakov, ima pravico po lastni izbiri bodisi sam sestaviti dokumente bodisi v zadevo vključiti tretja podjetja, ki opravljajo takšne storitve.
V zadnji različici zveznega zakona št. 402-FZ (ali bolje rečeno v 4. odstavku 9. člena dokumenta) je pravica do določitve, katera dokumentacija pripada primarnemu, prenesena na vodjo (generalnega direktorja, direktorja) podjetje. V skladu z ustaljeno prakso se podpiše na seznam, ki ga je že pripravil glavni računovodja, čeprav lahko delo (od analize aktivnosti do seštevanja rezultatov) prevzame v celoti sam.
Posledično ni treba govoriti o enotnem seznamu primarnih dokumentov; poimenujemo lahko le tiste, ki so najpogosteje vključeni v ta seznam dokumentov:
Najpogosteje je primarna organizacija organizirana po kronološkem principu - od prvega dokumenta o transakciji do zadnjega; možne so tudi druge možnosti - po dodatkih, kombinirano itd.
Potrebne komponente katerega koli primarnega dokumenta so:
Kot izhaja iz 5. odstavka istega člena, je primarna dokumentacija v računovodstvu trenutno lahko sestavljena tako v papirni kot v elektronski obliki; v slednjem primeru se overi s pomočjo kvalificiranih elektronskih digitalnih podpisov strank in se posreduje nasprotnim strankam na katerem koli ustreznem mediju ali pošlje po elektronski pošti.
Večina primarnih dokumentov je izdanih na podlagi enotnih obrazcev, ki jih ni mogoče spreminjati; izjema so pogodbe, akti o prevzemu in prenosu ter številni drugi dokumenti, katerih oblikovni in strukturni razvoj je neposredno vključen v poslovni subjekt.
Nekaj nasvetov za pripravo primarne dokumentacije:
Pomembno: ni dovoljeno uporabljati korekcijskih trakov, tekočine, britvice za odpravljanje napak ali preprosto prečrtati napačno vnesene podatke, dokler jih ni mogoče prebrati v primarni dokumentaciji v računovodstvu. Glede na situacijo lahko uporabite okvirni popravek za dopolnitev telesa zapisa in razveljavitve. V prvem primeru so napačne informacije prečrtane s tanko črto, na vrhu je narejena opomba, ki odraža dejansko stanje, na strani strani pa je napis "Popravljeno (lahko) verjameš «, ki mu je priložen podpis odgovorne osebe in pečat ali žig organizacije. V drugem se obstoječe informacije dopolnijo z novimi informacijami, ki so potrebne za pridobitev izčrpne slike o transakciji. V tretjem, ki se še posebej pogosto uporablja, ko se v primarni najdejo pretirane informacije, so podatki, ki ne ustrezajo realnosti, podvojeni z rdečo pasto, zraven pa so, že običajno, podani pravilni. V tem primeru je potreben tudi potrditveni podpis.
Primarni dokumenti morajo biti tako kot drugi dokumenti sestavljeni jasno, čitljivo in lepo. To bo v prihodnje v primeru spornih situacij pomagalo pri hitrem ugotavljanju resnice, dokazovanju v sodnih postopkih ali nadzoru nad delom pooblaščenih oseb. Dodatna spodbuda za vestno in pravočasno objavo dokumentacije bo odstavek 3 člena 327 Kazenskega zakonika Rusije, po katerem se uporaba ponarejenih dokumentov kaznuje z globo do 80 tisoč rubljev ali do šestih mesecev. ' plača krivca, pripor do šest mesecev, obvezno oziroma popravno delo do 480 ur oziroma 24 mesecev.
Svojo nedolžnost ali odsotnost kaznivega dejanja je težko dokazati in zahteva veliko več časa in živcev kot kakovostna priprava primarne dokumentacije.
Primarni dokumenti vključujejo dokumente, ki odražajo epizode gospodarskih dejavnosti podjetja ali organizacije. Njihovo registracijo vodijo zaposleni v računovodstvu, če pa je ni - sam podjetnik ali podjetja, ki opravljajo podobne storitve. Popoln seznam primarne dokumentacije, ki se uporablja pri dejavnostih podjetja, odobri njegov vodja, običajno pa ga sestavi glavni računovodja.
Običajno se primarni nanaša na pogodbe, račune, akte prevzema in prenosa, vključno z osnovnimi sredstvi, gotovinskimi dokumenti in drugimi papirji. Vključevati morajo bloke, navedene v 2. odstavku 9. člena Zveznega zakona št. 402-FZ. Dovoljeno je vnašanje popravkov v dokumentih na strogo določene načine: obračanje, okvirni ali dopolnilni vpisi.
Primarni dokument je sestavljen z isto številko kot poslovni posel. Na primer, provizija za poravnavo in gotovinske storitve se bremeni tekočega računa. Izpisek in spominski nalog morata biti izdana še isti dan.
Primarni dokumenti so praviloma sestavljeni na enotnih obrazcih, ki jih je razvila ruska zakonodaja. Vendar niso na voljo vse oblike; tako je na primer računovodski izkaz sestavljen v kakršni koli obliki. Pri registraciji pa je treba navesti obvezne podatke: ime in podatke o organizaciji, ime dokumenta, vsebino operacije, imena delovnih mest, imena zaposlenih, seznam in žig podjetja. organizacija.
Zakaj potrebujete primarno dokumentacijo? Predvsem za evidentiranje vseh tekočih poslovnih transakcij. Dokumentacija je lahko notranja in zunanja. Interni je potreben za obračunavanje in nadzor nad vsemi premiki, na primer osnovno sredstvo se prenese v obratovanje - sestavi se akt, ki je primarni dokument. Zunanja dokumentacija je potrebna za delo z dobavitelji, kupci, na primer, izdate račun za plačilo stranki.
Obstajajo tudi primarni dokumenti o računovodstvu in prejemkih, ki vključujejo: naloge za sprejem in odpuščanje, osebje, urnik počitnic in drugo. Dodeljevanje dokumentacije in računovodstva osnovnih sredstev; na primer potrdilo o prevzemu OS, inventarno kartico in drugo. Dokumentacija, ki se sestavlja za obračunavanje gotovinskega prometa, vsebuje dokumente, kot so predračun, vhodni in odhodni blagajniški nalog.
V nekaterih primarnih dokumentih popravki niso dovoljeni, na primer na izpisku s TRR ali v plačilnem nalogu. Toda na primer računi lahko vsebujejo popravke, vendar mora biti poleg njih podpis osebe, ki je naredila popravek, datum in žig organizacije.
Viri:
Primarni dokumenti v računovodstvu so tisti, na podlagi katerih se sestavi ta ali druga poslovna transakcija ob njenem zaključku ali takoj po zaključku. Na podlagi tega se izvaja nadaljnje obračunavanje posameznih poslov.
Boste potrebovali
Navodila
Primarni dokumenti so izhodiščna podlaga za začetek obračunavanja posameznih transakcij in vpisov v računovodske registre. Primarni dokument je pisno dokazilo o poslovni transakciji, na primer izdaja denarja proti poročilu, plačilo blaga itd.
Obrazce primarne dokumentacije odobri vodja podjetja, vendar morajo biti v dokumentu prisotne vse obvezne podrobnosti, določene z zakonodajo.
Primarni računovodski dokumenti so sestavljeni na papirju in podprti s podpisom za identifikacijo oseb, ki so sestavile dokument. Če je dokument izdelan v elektronski obliki, mora biti podpisan z elektronskim podpisom.
Obrazci primarnih dokumentov, ki se nahajajo v albumih enotnih obrazcev, niso obvezni za uporabo, razen za gotovinske dokumente, ki jih na podlagi določijo pooblaščeni organi.
Obvezni podatki o primarnih dokumentih v računovodstvu:
- ime dokumenta (račun, akt, seznam, naročilo itd.);
- datum transakcije (sestava dokumenta);
- vsebino poslovnega posla v vrednosti in vrsti;
- ime organizacije, v imenu katere je sestavljen ta dokument;
- podatke oseb, ki so opravile operacijo in so odgovorne za pravilnost izvedbe dokumenta (položaj, polno ime, podpis).
Primarni dokumenti v računovodstvu so razdeljeni na dokumente:
- računovodstvo in prejemki: vrstni red zaposlitve, kadrovska razporeditev, razpored dela, potno potrdilo, akt o zaposlitvi, obračun plač ipd.
- knjigovodstvo osnovnih sredstev: akt prevzema in prenosa, inventarna kartica, račun za interno gibanje, inventarna knjiga, akt osnovnega sredstva ipd.
- knjigovodstvo gotovinskega prometa: blagajna, predračun, blagajniški nalog, blagajniški dnevnik, blagajniški nalog, blagajna ipd.
- računovodstvo popravil in gradbenih del: akti prevzema opravljenega dela, prekinitve gradnje, zagona objekta; splošni dnevnik dela; delovni dnevnik in drugi podobni dokumenti.
Opomba
V primeru, da se v skladu z zakonodajo odvzamejo primarne knjigovodske listine, se namesto izvirnikov v knjigovodske listine vključijo kopije teh listin, izdelane v skladu z zakonodajo.
Koristni nasveti
Po potrebi se lahko v standardni obrazec vključijo dodatni stolpci in vrstice, kar je posledica nekaterih vrst gospodarske dejavnosti.
Viri:
Pravne osebe - podjetja, organizacije, različne ustanove in banke so pri svojem delovanju v stalni komunikaciji med seboj. Poslovna komunikacija poteka preko različnih dokumentov: pisem, prošenj, prošenj, plačilnih nalogov itd. Pravno veljavnost teh dokumentov potrjujejo njihovi podatki.
Nekateri podatki so navedeni samo na dokumentih ene vrste, nekateri pa so potrebni za kateri koli poslovni dokument. Slednji vključujejo: ime organizacije, datum dokumenta in njegovo ime. V imenu organizacije je treba navesti njeno kratko in polno ime v skladu z ustanovnimi dokumenti, organizacijsko in pravno obliko. Datum priprave dokumenta je naveden tako v digitalni kot v ustni in digitalni obliki. Ime dokumenta je navedeno v vseh primerih, edina izjema je poslovno pismo.
Poleg obveznih se uporabljajo računovodski, bančni posebni podatki, določeni za eno vrsto dokumentov. Računovodski dokumenti navajajo: ime in naslov podjetja; njegove bančne podatke; navedba strank posla - udeležencev posla; njegovo ime, vsebino in osnovo; vrednost posla v denarju ali v naravi.
Bančništvo vključuje: številko TRR podjetja; ime banke, v kateri se vroča, in njen naslov; koda banke - BIK in njen korespondenčni račun. Bančni podatki morajo vsebovati tudi TIN podjetja in banke, kode KPP in OKPO.
Enako velja za oblike dokumentov, za katere so predvidene posebne zahteve za njihovo izdelavo, računovodstvo in shranjevanje, zlasti za tiste, na katerih je reproduciran državni grb Ruske federacije, pa tudi emblemi sestavnih subjektov Ruske federacije. . Ta ukrep je nujen, saj so podatki, navedeni na obrazcih, pravno zavezujoč dokument, ki ga lahko uporabljajo goljufi.
Dokumenti novozaposlenega, ki so pravilno sestavljeni ob zaposlitvi, so zagotovilo, da kasneje ne bo imel težav z izračunom pokojnine, delodajalec pa ne bo imel težav s komisijo za delo in davčno inšpekcijo. Glavni dokument, ki potrjuje delovne izkušnje, je delovna knjižica.
Posebnosti dela v nekaterih podjetjih dopuščajo potrebo po predložitvi drugih dodatnih dokumentov. Ti primeri so določeni v delovnem zakoniku Ruske federacije, uredbah, odlokih predsednika in odlokih vlade. Kadrovski uradniki nimajo pravice zahtevati drugih dokumentov, ki jih zakon ne določa. Enako velja za zahtevo po stalni registraciji na lokaciji podjetja. Toda delodajalec ima pravico zahtevati potrdilo uveljavljenega obrazca o zdravstvenem stanju. Za poklice, povezane s prehrano in potrošniškimi storitvami za prebivalstvo, je obvezna tudi sanitarna in zdravstvena knjižica. Če se zaposli invalid, se lahko zahteva potrdilo o priporočilu VTEK, v primeru, ko je delovna dejavnost novega zaposlenega povezana s poslovno ali državno skrivnostjo, pa se lahko zahteva potrdilo o prejemu in druge dokumente, ki potrjujejo njegovo sprejem.
V podjetju se vsak dan izvaja veliko operacij. Računovodje nasprotnim strankam izdajajo račune in jim pošiljajo denar, obračunavajo plače, kazni, obračunavajo amortizacijo, pripravljajo poročila itd. Vsak dan se sestavi na desetine dokumentov različnih smeri: upravnih, izvršilnih, primarnih. Zadnja skupina je zelo pomembna za dejavnosti podjetja.
Vsak dogodek v gospodarskem življenju organizacije mora biti potrjen s papirjem. Nastane v času operacije ali takoj po njenem zaključku. Priprava vpisov, računovodstvo se izvaja na podlagi informacij, navedenih v primarnih računovodskih dokumentih. Seznam je velik. V tem članku bomo obravnavali glavne, najpogosteje uporabljene dokumente.
Primarna dokumentacija je sestavni del računovodstva. Kot je omenjeno zgoraj, se oblikuje ob komisiji ali takoj po koncu poslovanja in je dokaz resničnosti tega ali onega dejstva gospodarskega življenja podjetja.
Seznam primarnih računovodskih dokumentov za eno transakcijo lahko vključuje:
Trenutno obstajajo enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov. Uporabljajo se za odražanje informacij o različnih operacijah, zato je seznam stolpcev v njih drugačen. Medtem vsi primarni dokumenti vsebujejo enotne obvezne podatke. Med njimi:
Primarni dokument, ki vsebuje vse zahtevane podatke, ima pravno veljavo.
Upoštevajte, da se lahko pravilno oblikovani dokumenti uporabljajo v sodnih postopkih kot dokaz o veljavnosti (ali neutemeljenosti) zahtevkov. Veliko dokumentov sestavijo izvajalci. Treba je skrbno preveriti pravilnost zasnove in v nobenem primeru ne podpisati za dobavitelje (izvajalce ipd.), če tega niso storili.
Primarno dokumentacijo je treba skrbno hraniti.
V praksi številne nasprotne stranke trdijo, da ni na obrazcu TTN in nekaterih drugih dokumentih. Spomnimo, da je od leta 2015 večina organizacij izvzeta iz obveznosti pečata. Takšna podjetja ga lahko uporabljajo po lastni presoji. Če je, je treba podatke o njegovi prisotnosti registrirati v računovodski politiki.
V primeru, ko nasprotna stranka pri registraciji primarne vztraja pri uporabi pečata, družba pa ga ima pravico, da ga iz zakonskih razlogov ne postavi, je treba nasprotni stranki poslati ustrezno pisno obvestilo s sklicevanjem na predpise, ki urejajo to problematiko.
Če je nasprotna stranka dolgoletni partner, je povsem mogoče skleniti pogodbo za več poslov. V tem primeru je pomembno jasno določiti roke za izpolnitev obveznosti, zaporedje in postopek izračuna ter druge nianse. Pogodba se lahko sklene za prodajo blaga, opravljanje storitev ali proizvodnjo dela. Velja povedati, da civilno pravo omogoča tudi ustno sklenitev sporazuma. V poslovanju pa se praviloma uporabljajo pisne oblike pogodb.
V tem dokumentu dobavitelj navede znesek, ki ga je treba nakazati nasprotni stranki za izdelek, storitev ali delo. Pri plačilu se privzeto domneva, da se subjekt s transakcijo strinja.
Račun mora vsebovati:
Trenutno je celoten seznam računovodskih dokumentov v programu "1C", zato se njihova registracija izvaja v samodejnem načinu.
Upoštevajte, da je račun za regulativne organe majhne vrednosti. V njej prodajalec določi določeno ceno. Račun je s položaja računovodje najpomembnejši primarni dokument, na podlagi katerega se oblikujejo računovodske vknjižbe.
Račun deluje kot vrsta računa. Ta dokument vsebuje posebno vrstico za navedbo zneska DDV.
Dejstvo plačila lahko potrdite z blagajniškim čekom ali drugim podobnim dokumentom. Plačilo potrjuje dejstvo plačila za dostavo izdelkov, storitev, dela. Posebna vrsta dokumenta se izbere glede na način plačila: v gotovini ali z bančnim nakazilom.
Eden najbolj priljubljenih dokumentov za poravnavo je plačilni nalog. Gre za nalog imetnika računa, da banka nakaže sredstva na navedeni račun. Dokument se lahko uporablja za plačila storitev, blaga, za plačilo akontacije, odplačilo posojila itd.
V primeru odbitkov v proračun se izpolni polje 22 »Šifra«. V plačilnem nalogu ta stolpec označuje UIN (enolični identifikator). Zahvaljujoč njemu davčni organ prepozna plačnika.
Polje "Koda" v plačilnem nalogu lahko izpolnite na različne načine. Odvisno je od tega, kako subjekt izpolnjuje svojo obveznost do proračuna: prostovoljno ali na zahtevo nadzornega organa.
Obrazec TTN sestavi pošiljatelj. je osnova za prenos blaga na prejemnika. Dokument je sestavljen v 4 izvodih. Po TTN prodajalec upošteva prodajo, kupec pa prejme dostavo blaga.
Upoštevajte, da se TTN sestavi med prevozom blaga z lastnimi sredstvi podjetja. Če prevoz izvaja tretje podjetje, se izda obrazec 1-T.
Druga pomembna točka: podatki v TTN se morajo ujemati s podatki na računu.
Ta dokument se sestavi med naročnikom in dobaviteljem. Akt je potrditev opravljanja dela, opravljanja storitev po dogovorjeni ceni v roku, določenem s pogodbo. Preprosto povedano, to je poročilo izvajalca naročniku.
Trenutno enotna oblika zakona še ni potrjena. Podjetje ima pravico samostojno razviti obrazec in ga popraviti v računovodski politiki.
Glavne podrobnosti dejanja so:
Akt je vedno sestavljen v dveh izvodih.
Ta okrajšava se uporablja za označevanje stranskega računa. Treba je opozoriti, da ta dokument ni obvezen, vendar ga podjetja pogosto uporabljajo.
Račun za izpustitev materiala navzven se sestavi, če je potrebno prenesti vrednosti iz glavne (glavne) pisarne v oddaljene oddelke ali druga podjetja (če obstaja poseben dogovor).
V prvem delu prispevka je pritrjena številka v skladu z dokumentnim tokom podjetja. Tukaj je treba navesti tudi polno ime podjetja in OKPO.
Prva tabela odraža datum sestave dokumenta, šifro delovanja (če se uporablja ustrezen sistem), ime strukturne enote, obseg podjetja, ki je izdalo račun.
Podobno so navedeni podatki o prejemniku in osebi, ki je odgovorna za dostavo. Spodaj je povezava do dokumenta, po katerem je izdan račun. Lahko je pogodba, naročilo itd.
V glavni tabeli sta v stolpcih 1 in 2 navedeni računovodski podračun in analitična obračunska šifra za vse odpisane materiale.
Račun podpišejo računovodja, uslužbenec, odgovoren za izpustitev dragocenosti iz skladišča, in prejemnik.
Oblikovanje računovodskih dokumentov je eno najpogostejših dejanj računovodje. Številne gotovinske poravnave so obdelane vnaprej. Sem spadajo potni stroški, gospodinjski nakupi itd.
Pogosto zaposleni v podjetju prejemajo sredstva iz blagajne za poslovne stroške. Po pridobitvi potrebnih vrednosti (na primer pisalne potrebščine) zaposleni poročajo in računovodski službi predložijo dokazila.
Računovodja pa mora vse stroške evidentirati v računovodskem sistemu. "Napredna poročila" lahko odprete v "1C" v razdelku "Banka in blagajna" pododdelka "Blagajna". Uvedba novega dokumenta se izvede z gumbom "Ustvari".
Na vrhu obrazca je navedeno:
Dokument vsebuje 5 zaznamkov. V razdelku »Napredek« izberite dokument, za katerega so bila izdana sredstva:
Če je bilo blago kupljeno z izdanimi sredstvi, se odraža na istoimenskem zavihku. V razdelku "Zabojniki" navedite podatke o vračljivih posodah (na primer plastenke za vodo). V zavihku »Plačilo« se odražajo podatki o gotovini, ki je bila plačana dobaviteljem za nakup predmeta ali izdana ob prihodnji dobavi.
V razdelku »Drugo« so navedeni podatki o potnih stroških: dnevnice, stroški za gorivo in maziva, vozovnice itd.
Na seznamu primarnih računovodskih dokumentov je en papir, ki se lahko uporablja v različnih situacijah. Uporablja se pri oblikovanju tako računovodskega kot davčnega poročanja. To je računovodski izkaz. Obrazec je po potrebi potreben za popravo napake. Poleg tega je dokument potreben pri opravljanju transakcij, ki zahtevajo pojasnila, ki odražajo izračun, potrjujejo transakcije, če ni drugih vrednostnih papirjev.
Povedati je treba, da ima podjetje pravico potrditi izvedbo transakcij, ki ne zahtevajo izvedbe standardnih (standardnih, poenotenih) obrazcev, ne s pomočjo potrdila, temveč z neodvisno razvitimi primarnimi računovodskimi dokumenti. Njihov seznam pa je treba določiti v finančni politiki podjetja.
Za ta dokument ni enotnega enotnega obrazca. V skladu s tem ga lahko strokovnjaki sestavijo v prosti obliki ali uporabijo predloge, razvite v podjetju. Med obveznimi informacijami, ki jih mora potrdilo vsebovati, je treba omeniti:
Pišete lahko na navaden bel list A4 ali na pisemsko glavo podjetja.
Pri sestavljanju morate biti zelo previdni, da ne naredite napak. Bolj podrobna kot je pomoč, manj dodatnih vprašanj imajo recenzenti.
Dokument mora seveda vsebovati le zanesljive informacije. Če se pri pisanju odkrijejo napake, je bolje, da potrdilo sestavimo znova.
Vse, kar je povezano s primarnimi računovodskimi dokumenti, je treba hraniti v podjetju najmanj 5 let. Izračun tega obdobja se začne od datuma konca poročevalskega obdobja, v katerem so bili papirji izdani.
Primarna organizacija je lahko izdana v papirni ali elektronski obliki. V zadnjem času vse več podjetij daje prednost elektronskemu upravljanju dokumentov. To je razumljivo: obdelava in pošiljanje dokumentov traja veliko manj časa.
Elektronski dokumenti morajo biti overjeni z digitalnim podpisom (izboljšanim ali običajnim - po dogovoru med nasprotnimi strankami).
Primarna dokumentacija je najpomembnejši element gospodarskega življenja podjetja. V primeru njegove odsotnosti bo podjetje soočeno z resnimi sankcijami regulativnih organov. Globe bodo izrečene tudi v primeru napak v primarni dokumentaciji, netočnih podatkov.
Kršitev predpisov pomeni kazen ne le po davčnem zakoniku, temveč tudi po zakoniku o upravnih prekrških. Če obstajajo razlogi, se storilce lahko tudi preganja.
Pri delu podjetja se lahko uporabljajo različni dokumenti. Hkrati imajo nekateri od njih lahko enotno obliko, nekatere pa lahko podjetje razvije neodvisno. Ne glede na to pa morajo biti v dokumentih vse zahtevane podrobnosti.
Nekatera podjetja uporabljajo kombinirane dokumente. Govorimo o enotnih oblikah, dopolnjenih v skladu s posebnostmi dejavnosti organizacije.
Pomembno je, da se izbrane vrste primarne dokumentacije odražajo v računovodski politiki podjetja. V okviru dejavnosti podjetja se lahko pojavi potreba po novih dokumentih. Če jih razvija podjetje, jih je treba navesti v računovodski politiki.
Upoštevajte, da lahko nasprotna stranka tudi samostojno razvije določene oblike vrednostnih papirjev. V finančni politiki mora biti navedeno, da družba sprejema takšne dokumente od nasprotnih strank.
Za beleženje številnih operacij organizacije morda ne uporabljajo enotnih oblik primarne dokumentacije. Če pa govorimo o gotovinskih transakcijah, potem jih sestavljajo izključno odobreni nalogi in drugi plačilni dokumenti.
