Vrste računovodskih dokumentov, v katerih smo jih gledali. In koliko bi bilo treba ohraniti primarne računovodske dokumente, računovodske registre in računovodsko poročanje? Na shranjevanju računovodskih dokumentov bo povedal v našem materialu.
Računovodska zakonodaja določa, da mora Organizacija primarni računovodski dokumenti, računovodske registre in računovodska poročila hraniti v rokih, določenih v skladu s pravili Organizacije državnega arhivskega primera, vendar ne manj kot 5 let po letu poročanja (del 1 29. člena Zveznega zakona 12/06/2011 št. 402-FZ).
Predstavljajte si, da je skladiščenje računovodskih dokumentov v organizaciji v tabeli (Zvezni zakon z dne 10/22/2004 št. 125-FZ, sklep Ministrstva za kulturo 25. avgusta 2010 št. 558):
Seveda bi morala organizacija med temi pogoji zagotoviti varne pogoje za shranjevanje računovodskih dokumentov in njihovo zaščito pred spremembami (del 3 čl. 29 zveznega prava 6. decembra 2011 št. 402-FZ).
Hkrati pa je treba pri spreminjanju vodje organizacije, računovodske dokumente zagotoviti na način, ki ga določi sama organizacija (del 4 čl. 29 zveznega prava 6. decembra 2011 št. 402-фз).
Navedeno je, da ohranjanje primarnih računovodskih dokumentov, računovodskih registrov in računovodskih poročanja, oblikovanje in prenos na arhiv zagotavlja glavnega računovodja (
Reguliran z zakonom "o računovodstvu" št. 402 in davčnega zakonika Ruske federacije. Vsak računovodja in podjetnik bi moral vedeti, koliko let ohranja računovodske in davčne dokumentacije. Za kršitev skladiščenja in odstranjevanja ogroža kaznovanje.
Zakonodajni akti lahko navedejo drugačno obdobje skladiščenja dokumentov. V tem primeru je treba navigirati za največje obdobje. Vsaka organizacija sama vzpostavlja pravila in norme uporabe. Hkrati se upoštevajo zakoni, ki urejajo družbo in njegovo organizacijsko obliko.
Glede na dejavnosti podjetja so dokumenti predpisani za shranjevanje od 1 leta do konca podjetja. Finančne organizacije, povezane z izdajanjem posojil in posojil, pustijo dokumente tudi po izteku obdobja skladiščenja. Za vsako organizacijo obstajajo splošna pravila za uporabo arhivskih podatkov, vendar obstajajo razlike, ki jih je treba upoštevati.
Seznam dokumentacije, ki je dolgoročno shranjevanje, pripada:
Enostavne zahteve so predstavljene posameznim podjetnikom. V celotnem obstoju OP mora lastnik voditi letna poročila v davčnih organih, potrdilo o registraciji. Računovodska letna poročila in informacije o zaposlenih ostajajo v arhivu 75 let. Drugi poslovnež zahteve ne zadevajo.
Večji prometni promet družbe, bolj strožji, obstaja zakonodaja. Računovodstvo, davčne dokumentacije so predpisane za shranjevanje 75 let. Finančne organizacije so podaljšale rok uporabnosti zaradi možnega pojava konfliktov na temo plačil kreditnih obveznosti. Desetletje ostaja v arhivski dokumentaciji, ki vsebuje informacije o zaposlenih, računovih, izračunih z dobavitelji in osebjem.
Skupne delniške družbe nenehno hranijo informacije o odobrenem kapitalu, deležem ustanoviteljev, znesek depozitov, donosa sredstev. Računovodska dokumentacija, ki se zagotavlja davčnim organom, naselja z delničarji in osebjem, fiksni veliki denarni prejemki ostajajo za obdobje 75 let. Drugi dokumenti so shranjeni v skladu z zakonodajo: do 10 ali daljši od enega leta.
Davčna številka določa petletni rok uporabnosti računovodstva. Odštevanje se začne od naslednjega leta, po izteku samega dokumenta. Vodja podjetja je odgovoren za organizacijo in arhiviranje dokumentacije. 402-FZ in sklep Ministrstva za kulturo št. 558 trdita možnost razširitve ohranjanja arhivskih dokumentov.
Računovodski dokumenti družbe vključujejo:
Letno poročanje se nanaša na glavne dokumente družbe, zato je treba nenehno hraniti. Papir se prenese na arhiv podjetja, katerega obdobje skladiščenja presega 10 let. Če je trajanje ohranjanja manj, potem so ostali v diviziji. Po izteku statuta - Uniči. Medtem pa ustvarjanje posebnega arhiva za dokumentacijo organizacije ni potrebno.
Če je podjetje veliko, ima veliko strukturnih oddelkov, nato pa je priporočljiva obliko arhiva. To bi moralo biti ločen prostor, opremljen v skladu s pravili za organizacijo klasičnega podatkovnega skladišča. Za udobje, ki temelji na vsebini dokumentacije, se razporedijo vrste arhiviranja:
Skladnost z naročilom v arhivu je treba vključiti v posamezne kadrovske enote.
Zakon določa rok uporabnosti dokumentov za štiri leta. Nanaša se na računovodske dokumente, ki so potrebni za izračun davkov.
V teoriji je vse jasno, vendar v praksi računovodska in davčna dokumentacija nima razlik. Obstaja zmeda glede ločevanja vrst teh dokumentov. Da bi se izognili glob, se organizacije spodbujajo, da pet let shranjujejo davčne dokumentacije.
283. člen Davčnega zakonika o Ruski federa vam omogoča prenos velikosti izgube za prihodnja obdobja, če je potrjena. V skladu s temi dokumenti, ki dokazujejo nastanek škode, je treba shranjevati v organizaciji, dokler se znesek davčnih olajšav ne povrne.
Davčna dokumentacija je shranjena 5, 75 let in nenehno. Največja skupina ima petletno obdobje skladiščenja. Verjemi:
Če davčne kartice in informacije o dohodkih ne vsebujejo informacij o osebnih računih, se takšni dokumenti shranjujejo 75 let.
Skladiščenje dokumentacije zavezuje, da o obdobjih terjaških pregledov davčnih organov. Običajno se izvajajo vsaka tri leta. Z naslednjo izkoriščenostjo dokumentov z iztekom roka uporabnosti, je treba preveriti, ali naslednji nadzor ni imenovan.
Prispevki zavarovanja spadajo tudi računovodske dokumente družbe. Prej, naročilo za shranjevanje je določeno 212-фз. V skladu z zakonom so bili dokumenti o zavarovalnih plačilih shranjeni šest let. Toda v letu 2017 je bila odpravljena. Zdaj je naročilo za shranjevanje urejeno z davčno številko in FZ št. 250.
Tabela 1 predvideva dokumentacijo o arhiviranju zavarovalnih premij.
Tabela 1. Seznam dokumentov in rok uporabnosti.
Ime | Obdobje (leta) |
Plačilni nalogi za prispevke | |
Četrtletni izračun v skladu socialnega zavarovanja | |
Letni izračun v FSS | Medtem ko je organizacija veljavna |
Poročanje v FIU za mesec | |
Letno poročanje v FIU | Medtem ko je organizacija veljavna |
Prejemki, inventarja, ki kažejo pošiljanje poročila | Shranjevanje s poročanjem |
Zagotavljanje pravilnega shranjevanja dokumentacije za osebje ureja FZ št. 125. Da bi olajšali iskanje informacij v podjetju, se v primerih oblikujejo osebje. To se zgodi z začetkom novega koledarskega leta. Tako je zagotovljeno, da je naročilo za shranjevanje izključeno.
Obdobje skladiščenja dokumentacije, ki se nanaša na osebno poročilo zaposlenega, je 50 in 75 let. Ti vključujejo vse dokumente, ki odražajo odnos med delodajalcem in zaposlenim. Lahko razvrstite:
Izvirnik in kopija rekorda za zaposlovanje je shranjena v organizaciji, dokler nekdanji delavec ga ne zahteva nazaj. Največji rok uporabnosti je 50 let. Po novi zakonodaji, če je bila oseba izdana v podjetju do leta 2003, se knjiga lahko vodi do 75 let.
Treba je spomniti, da je mogoče zapustiti kopije dokumentov zaposlenega v organizaciji le, če je podpisal sporazum o obdelavi osebnih podatkov. V drugih primerih se skladiščenje šteje za nezakonito, organizacije pa predpisujejo globo.
Arhiviranje osebnih podatkov zaposlenih, okrašenih do leta 2003, je staro 50 let. Za tiste, ki so urejeni pozneje - 75 let.
Pravila shranjevanja so opisana v videu:
Manj v organizaciji so ohranjeni bolniški dopust in urniki počitnic. Lekcija začasne invalidnosti ostaja v podjetju pet let. Razpored počitnic za eno leto po tem, ko je bil uporabljen. Urnik osebja se nanaša na glavne dokumente družbe in je shranjen stalno.
Vsa dokumentacija je dovzetna za uničenje, ko se obdobje skladiščenja, ki ga določa zakon, konča. Podjetje pred uničenjem izvede naslednje korake:
Treba je upoštevati pravila za odstranjevanje dokumentov organizacije, saj njihova kršitev pomeni upravno odgovornost. Tako je prenos na odlaganje papirjev spremlja stroga sprejetje in dobava. Navajajo datum, število primerov, njihovo končno težo.
Postopek za uničenje dokumentov se izvede v organizaciji letno ali na način, ki ga predpiše glava družbe. Ministrstvo za finance Ruske federacije določa odstranjevanje dokumentov kot priporočilo, in ne obveznosti družbe.
Možnost hitting arhivskih člankov, ki jih je treba odstraniti, ki še ni bila izpuščena, je treba izključiti. Uničen in temeljit pregled bo pomagal v tem procesu.
Pristojna organizacija skladiščenja dokumentacije Organizacije preprečuje težave pri preverjanju davčnih inšpektorjev. Podjetje lahko organizira lastno skladiščenje ali uporabo storitev podjetij, ki so specializirani za arhiviranje podatkov. Pri ustvarjanju arhiva v pisarni se uporablja ločen prostor, dokumenti so izdani pod nadzorom glavnega računovodje za vnaprej pripravljen register.
Pravilno arhiviranje zastarele dokumentacije je pomembno pri razvrščanju. Dokumenti, ki ostanejo v podjetju, stalno - daljši od desetih let, so predmet popolnega oblikovanja v registru. Pojavi se, kot sledi:
Poleg papirnih medijev je pomembno, da pravilno shranite elektronsko dokumentacijo. Čas shranjevanja podatkov v elektronski obliki se ne razlikuje od standarda.
Posebnost procesa je nadzor nad tehničnim pogojem elektronskih dokumentov. Preverjanje je treba izvesti vsakega petletnega načrta. Če zaznate odpravljanje težav, je treba opraviti prenos podatkov iz okvarjenega medija do novega. Postopek je dogovorjen z vodjo podjetja.
Kako pripraviti dokumente za arhiv:
Organizirani so naslednji pogoji skladiščenja: \\ t
Vodja podjetja je v celoti odgovoren za shranjevanje dokumentacije. Organizirati ga je treba v skladu s pravili, v skladu z zakonodajo Ruske federacije. Glavni računovodja je tudi odgovorna oseba za ohranjanje osnovnih, računovodskih dokumentov, računovodskih izkazov in dokumentov.
125-фз predlaga upravno, kazensko, civilno odgovornost za uradnike, ki so krivi za izgubo dokumentacije (glava, glavni računovodja). Medtem, če se njihova vina ne izkaže, se odgovornost odstrani.
Izgubljena dokumentacija se lahko pojavi zaradi embalaže s strani tretjih oseb, naravne nesreče - požar, poplava, potres. V prvem primeru je treba dejstvo tatvine fiksirati v policiji. V drugem dokumentarnem potrditvi je potrebna iz strokovne komisije v izrednih razmerah.
Računovodstvo ureja FZ št. 402. V skladu z zakonom so vse organizacije dolžne vzdrževati računovodsko dokumentacijo, shraniti in uničiti. Za podjetja ali podjetnike, ki zanemarjajo zakonodajo, so na voljo upravna odgovornost in globe.
Ena kršitev bo stala organizacijo 200-50.000 rubljev. Z davčno revizijo, praviloma, je več kot ducat razkrita takšnim kršitvam. Najmanjša globa je 200 rubljev za vsak dokument - družba se izda, ko ne zagotavlja poročanja v davek.
Zagotavljanje izkrivljenih informacij ali neupoštevanja odgovornosti pomeni uvedbo globe v višini 300-500 rubljev na uradnike in 3000-5000 pravnih oseb. 10 tisoč vprašanj, če nima:
S sistematično neskladnostjo z zahtevami, se uvede globe 30 tisoč rubljev, in če vodijo do zmanjšanja davčne osnove - od 40 tisoč. Izkrivljanje podatkov o denarnih prejemkih se kaznuje s kaznijo 2.000-5.000 uradnik in desetkrat več za pravne osebe.
Seveda morate čim bolj obnoviti. Ampak, ne da bi imeli potrdila iz Ministrstva za izredne razmere, ki jih je prišlo do požara, in toliko dokumentov je uničenih. Bodite prepričani, da podate podrobno dejanje.
Zaradi dejstva, da je arhiv podjetja pogosto preplavljen, smo od njega za dolge dokumente shranjevanja, na primer, smo stari 75 let, gremo v urbani arhiv.
Ni jasno, po 75. letih, zaposleni v mestnem arhivu samostojno, brez našega znanja, uničiti te dokumente?
Odgovori.
To vprašanje se zahteva, da se brez izjemnih podjetnikov, ki so pred kratkim odprli podjetje in ne napadajo v razmerju sistema. Torej, koliko je, da se dokumenti besedila, dve ali več? V tej zadevi lahko podrobno preberete z branjem na točkah zveznega zakona št. 125-FZ "na okrožju Archive v Ruski federaciji".
Datumi skladiščenja računovodskih dokumentov so različni. Kaj lahko rečem, združiti vse pododstavek? Računovodski dokumenti v doo bi morali imeti vsaj dokler obstaja možnost, da se lahko zahteva davek. V skladu s 89. členom Davčnega zakonika o Ruski federaciji je obdobje, ki je predmet obdobja, ki ne presega treh let prejšnjih odločitev, da bi to zelo preverjanje. To je, tri leta, ki je točno, in potem najzanimivejši začenja.
Člen 23 Davčnega zakonika iz pododstavka Ruske federacije 8 klavzule 1 jasno obvesti, da so davkoplačevalci dolžni hraniti dokumentacijo, ki potrjuje obdavčitev davka štirih let in nič manj. To je tako gospodje. Ne tri leta, in štiri nežno shranjujemo računovodsko dokumentacijo in sledimo opombi, da noben kos papirja ni izgubljen.
Kaj posebej dokumentirajo prednosti in ohranjajte zdravilo Zenitsa Oka?
Računovodstvo potrjuje tudi pravila za shranjevanje primarne dokumentacije. Po naročilu "o računovodstvu" št. 129-FZ, je treba računovodske izkaze hraniti, kot je navedeno v pravilih državnega arhiva. Vendar ne manj kot pet let po opravljenih računovodskih poročilih zadnjega časa.
Kaj se dogaja? In dejstvo, da ste dolžni shranjevati dokumentov, da je obdobje, v katerem se lahko zahtevajo, da preverijo davčno službo. To je tri leta. Če kot rezultat preskusa ne boste imeli pred petimi leti, boste morda kaznovani za nepravilno shranjevanje dokumentacije in samo.
Toda ne vse je tako preprosto in pregledno v računovodskih in davčnih varovalkih. Obstaja dokumentacija, ki bi jo morali ohraniti dlje od teh rokov, ki smo jih pravkar utemeljeni. Kateri so ti dokumenti?
Ponovno, davčne storitve v pregledih bi morale voditi zakon o davkih in pristojbinah. In seznam ni vključen.
Ustrezne zadeve: Koliko časa mora imeti dokumente v Ltd.? Izkazalo se je, da ni manj kot pet let, in v smislu osnovnih sredstev in na splošno obstoj družbe. Potrebno je prešteti rok za shranjevanje dokumentov od 1. januarja, po letu, ko so bili ustvarjeni.
V računovodski usmeritvi je treba podjetje opredeliti, kako in kje je treba dokumentacijo ohraniti, kot tudi odgovorna oseba za izvršitev tega odstavka ali celo Komisija, ki jo sestavljajo najbolj kvalificirani zaposleni.
Mimogrede, v pisarni ni potrebno shraniti dokumentacije. Zakon ni prepovedano izbrati drugih krajev za shranjevanje, na primer specializiranih arhivskih podjetij. Vendar pa je delniška družba dolžna voditi takšne dokumente kot letna poročila in listino, na kateri se nahaja sedež. Mimogrede, shranjevanje dokumentacije v elektronski obliki je dovoljeno z zakonom z majhnim pridržkom, ki bo nujno predstavila elektronski podpis, ki je odgovoren za pripravo dokumenta osebe. Za shranjevanje dokumentacije v elektronski obliki podjetje ustvarja informacijski korporativni sistem. Služi njen certifikacijski center, ki omogoča elektronske dokumente z elektronskim podpisom.
Dokumenti, za katere velja dolgoročno shranjevanje, so sčasoma pokvarjeni in zbledeli. Da bi jih njihova vsebina prebrala, da bi skrbela za odgovorno za shranjevanje obraza in pravočasno izdelati kopije.
Ko je podjetje likvidirano, so dokumenti, za katere velja dolgoročno skladiščenje, preseganja v arhivu. Če je podjetje reorganizirano, dokumenti posredujejo organizaciji naslednici. Ko dodelite novo podjetje, dobi osebne zadeve nove strukture zaposlenih in dokumentov, ki se nanašajo na področje uporabe novega podjetja.
Uničenje dokumentov. Če želite uničiti dokument, morate najprej sestaviti dejanje, ki bo podpisalo glavo podjetja in šele potem lahko nadaljuje neposredno z uničenjem dokumentov. Poleg tega, v zakonu, ni treba skrbno prepisati vsakega od dokumentov, ki gredo na uničenje. Dovolj je, da ponovno napišete ime homogenih skupin. Kaj razmisliti o homogenih skupinah je treba razmišljati neodvisno. Na primer, prekrit - se lahko šteje za homogene dokumente in tako naprej.
Samo gori? Odgovor je napačen. V tem primeru lahko povsem verižite težave z okoljskimi storitvami.
Reciklirati kot odpadni papir? Možnost je dobra, vendar ni nobenega jamstva, da dokumenti ne bodo v konkurenčni družbi, ki ni dobro. Da se to ne zgodi, je treba mape z dokumenti prenesti na odstranjevanje z izvajanjem računa. Poleg tega je treba odstraniti dokumente pod nadzorom zaposlenega družbe, ki je odgovoren za shranjevanje dokumentacije.
Prav tako ga ni mogoče zlahka vrniti, ker je v skladu z zakonom delodajalec dolžan ohraniti skrivne osebne podatke zaposlenih.
Kaj ostane? Najbolj pravilen bo uporabil poseben pisalni stroj za uničenje papirja. Na splošno se boste odločili, kako se boste znebili nepotrebnih vrednostnih papirjev.
Da bi želja, da bi olajšala arhiv dokumentarnega dokumentarja pred rokom, bom dodal, da se pomanjkanje računovodskih registrov ali davčnih obračunov obravnava kot bruto kršitev in kaznuje globo pet tisoč rubljev.
In to je, če dokumenti nimajo v enem davčnem obdobju. V hujših primerih globe ne bo 5.000, vendar 15.000 rubljev.
Po podcenjevanju davčne osnove, z izgubo potrditve dohodka dokumentov, bo davčni zavezanec plačal denarno kazen v višini 10 odstotkov zneska ne-deklariranega davka in ne manj kot isti 15.000 rubljev.
Mimogrede, v kazenski zakonodaji pa obstajajo točke glede varnosti računovodskih dokumentov. Če bo dokazano škodo dokumentov iz osebnega interesa, lahko oseba dobi na rešetko vsaj eno leto. Če obstaja želja, da se seznanite s to postavko, glej člen 352 klavzule 1 Kazenskega zakonika Ruske federacije.
In vendar ne pozabite, da je preverjanje pravilnega shranjevanja arhivske dokumentacije v vaši organizaciji upravičeno do predstavnikov arhivskih organov. In tukaj ste v skladu s členom 13.20 kodeksa Ruske federacije o kršitvah pravil skladiščenja, računovodstvo in pakiranje, kot tudi uporaba arhivskih dokumentov, se lahko kaznovani z globo od 300 do 500 rubljev ali upravni predlog.
Direktor podjetja je odgovoren za ustvarjanje krajev za shranjevanje dokumentov in dejanja zlasti arhiviranja, glavni računovodja pa mora biti organiziran in pravilno posredovan arhivu.
Ne pozabite, da so normativni akti priporočila.
Pozornost je treba nameniti najnovejšim spremembam zvezne zakonodaje, ki je bila sprejeta marca 2016 v členu 22.1 zakona 125-FZ, ki določa nove roke za skladiščenje nomenklature primerov v organizaciji - zlasti, za naročila za osebje Ustvarjeno po letu 2003, namesto v obdobju 75 let je novi izraz - 50 let.
Bodite pozorni na trčenje, ki se pojavi v zvezi s temi spremembami. V skladu s čl. 3 zgoraj navedenega zakona, absolutno vse informacije o osebnosti se nanašajo na arhivske dokumente, ki odražajo delovne odnose zaposlenega z delodajalcem. Kljub temu je seznam, odobren z naročilom št. 558, nove spremembe niso padle. V zvezi s tem se pojavljajo nesoglasja. Po mnenju nekaterih strokovnjakov se rok uporabnosti spremeni od 75 do 50 let samo za dokumente o nomenklaturi primerov s predpisanim obdobjem skladiščenja 75 let. V skladu z drugimi - novi roki veljajo za celoten arhiv.
Zaposleni, ki je odgovoren za izvajanje dela osebja in shranjevanje informacij, je imenovan po ukazu vodje Organizacije, njegove funkcionalne odgovornosti so zapisane v opisu delovnega mesta.
Informacije o osebju se oblikujejo v primerih v skladu z odobrenimi.
Pod tvorbo primerov je treba razumeti združevanje izvedenih dokumentov v primerih (mape) v skladu z nomenklaturo primerov.
Spodaj je postopek za oblikovanje primerov
1. Na naslovnici primera je treba določiti naslednje podrobnosti: \\ t
2. V primeru, da so MELLOW:
V notranjosti papirja se papir hrani v red po številkah in datumih, ko so presežene 250 listov ali volumna (4 cm), dokument je razdeljen na količine. V velikih organizacijah je veliko naročil, ki so praviloma objavljeni v različnih primerih (na primer, naročila za dopust za dopust za otroke, naročila za dopust brez pridržanja itd.).
Obdobja ohranjanja so prikazana v tabeli.
|
Obdobje skladiščenja |
Ime |
|---|---|
|
podatki oseb, ki niso sprejete |
|
|
razporedi počitnic. |
|
|
računi, ki potrjujejo delovne dejavnosti in izkušnje zaposlenih |
|
|
evidence delovne discipline |
|
|
dejanja, predpisi, varnostna poročila |
|
|
izvlečki za izboljšanje pogojev in varnosti dela |
|
|
dokumenti, varnost in spoštovanje |
|
|
dokumenti na poslovnih potovanjih |
|
|
50 let (povpraševanje na lastnika) |
osebni podatki, izvirniki (certifikati, diplome, zapisi o zaposlovanju, certifikati itd.) |
|
značilnosti in osebnih kartic zaposlenih |
|
|
pogodbe o delu |
|
|
Nenehno |
kolektivne pogodbe |
|
voditelji osebnih podjetij |
Podrobnejše dejavnosti organizacij so navedene na seznamu, ki ga sestavljajo 12 oddelkov. Neposredno v službo za osebje vključuje naslednje: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Oglejmo si mizo s prinašanjem zglednega seznama osebnih dokumentov.
Trajno obdobje skladiščenja |
||||
|
Pritisnite na zaščito osebnih podatkov |
||||
|
Predpisi o certificiranju |
||||
|
Predpisi o sistemu usposabljanja |
||||
|
Naroči glavno dejavnost |
||||
Dolga shranjevanje |
||||
|
Naročila za sprejem, prevod, razrešitev, o počitnicah brez ohranjanja vsebine |
||||
|
Revije, knjige registracije naročil za sprejem, prevod, razrešitev |
||||
|
Pogodbe o delu, sporazumi |
||||
|
pred zamenjavo novega |
||||
|
Seznami poklicev |
da bi zmanjšali potrebo |
|||
Dokumenti s stalnim obdobjem se shranjujejo v komercialnih organizacijah pred njihovo likvidacijo. Toda v državnih in občinskih organizacijah je dokumentacija opremljena na predpisan način za prenos na arhiv.
Pri določanju časa shranjevanja v službi za shranjevanje je treba upoštevati posebno vlogo strokovne komisije. V shemi 1 si lahko ogledate naloge, ki jih rešuje zgornji organ.
Določba o delu take komisije se običajno razvija na podlagi vrstnega reda Rosarhive od 19. januarja 1995 št. 2 "o odobritvi zgledne določbe o stalni strokovni komisiji institucije, organizacije, podjetja".
Pri določanju rokov v stolpcu 4 nomenklature primerov je oznaka postavljena: \\ t
Rok uporabnosti dokumentov o nomenklaturi primerov se začne 1. januarja naslednjega koledarskega leta. Primeri, ki so potekle stopnje shranjevanja, se pripravljajo na uničenje.
Zmanjšajte čas skladiščenja, navedenega v seznamih ali predpisih, je nesprejemljivo. Če dva regulativna akta vzpostavita drugačno obdobje skladiščenja za isto vrsto informacij, je izbira boljša za daljšo.
V umetnosti. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 Direktorata Ruske federacije predvideva različne upravne in civilno odgovornost za kršitve, povezane s skladiščenjem dokumentacije - v obliki opozorila, uvedbe globe, diskvalifikacije.
Zadeve na upravnih prekrških na področju arhivske zakonodaje se štejejo v civilnih postopkih. Večinoma je nadzor, ki je večinoma, je namenjen identifikaciji obstoječih kršitev. Preverjanje je osredotočeno na pravila za organizacijo skladiščenja Ministrstva za kulturo Ruske federacije v letu 2007: Kljub temu, da je regulativni akt nekoliko zastarel, novi ni razvit.
Trenutno se minimalne globe uporabljajo v skladu s čl. 13.20, vendar se ni treba veseliti tega, saj se uporabljajo predvsem za državne in občinske arhive. Toda v zvezi s komercialnimi organizacijami je vključevala umetnost. 13.25, v katerih globe so red velikosti višje in dosežejo velikost do 300.000 rubljev.
Postopek in časovni razpored skladiščenja dokumentov računovodskega in davčnega računovodstva, osebnih dokumentov
Vsaka organizacija, ne glede na vrste dejavnosti, obseg proizvodnje, število osebja neizogibno se sooča z zahtevo po zakonodaji o dokumentarnem zasnovi finančnih in gospodarskih dejavnosti, delovne odnose. Ta zahteva je posledica ne le potrebe po racionalizaciji proizvodnega procesa, temveč tudi potreba po izvajanju državnega nadzora nad dejavnostmi gospodarskih subjektov. Zakonodaja vzpostavlja nekatere sestavljene zahteve, obliko dokumentov, ki sestavljajo proizvodni proces, kot tudi zahteve za postopke časovne razporeditve in skladiščenja, uničijo te dokumente.
Zahteve za shranjevanje računovodskih in davčnih računovodskih dokumentov
Zakonodaja o računovodskih in davčnih računovodskih računovodskih mestih na arhivskem poslovanju vzpostavlja različne zahteve za shranjevanje računovodskih in davčnih računovodskih in poročevalskih dokumentov. Razlika v shranjevanju dokumentov je posledica pomembnosti dokumenta, njegovo potrebo po računovodstvu, za izračun in plačevanje davkov.
Tako je v davčnem zakoniku Ruske federacije omejen štiriletni rok uporabnosti računovodskih in davčnih računovodskih dokumentov, ki so potrebni za izračun in plačevanje davkov. To obdobje v skladu s str.p. 8 str. 1 čl. 23 Davčni kodeks Ruske federacije se uporablja za dokumente, ki potrjujejo prejem dohodka, izdatkov (za organizacije in posamezne podjetnike), pa tudi plačilo (zadrževanje) davkov.
Zakonodaja o računovodstvu je določena z najmanj petletnim rok uporabnosti računovodskih in poročevalnih podatkov. Drugi roki za shranjevanje, odvisno od vrste dokumenta, so določeni z zakonom o arhivskem poslovanju. Torej, v skladu s čl. 17 Zveznega zakona z dne 21.11.96, št. s pravili organizacije državne arhivske dejavnosti, vendar ne manj kot pet let.
Prej, zahteve Državnega arhivskega primera za shranjevanje dokumentov so potekale na seznamu standardnih dokumentov upravljanja, ki so bili predloženi dejavnostim organizacij z navedbo njihovega obdobja skladiščenja, ki ga je odobrila Zvezna arhivska služba Rusije 6.10.2000 v skladu z naročilom Od Rosarhive od 26. avgusta 2010 št. 63 določenega seznama je izgubil moč. Trenutno je seznam tipičnih arhivskih dokumentov za upravljanje, predloženih v procesu državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, ki kažejo na časovni okvir skladiščenja, ki ga odobri Odredba Ministrstva za kulturo Rusije 25. avgusta 2010 št. 558 ( V nadaljevanju - seznam). Ta seznam vzpostavlja posebne vrste računovodskih in poročevalskih dokumentov, kar kaže na čas njihovega skladiščenja.
Na splošno so dokumenti za rok uporabnosti razdeljeni na naslednje skupine: dokumenti z omejenim obdobjem skladiščenja (1 leto, 3 leta, 5 let itd.), Dokumenti stalnega skladiščenja; skladiščenje na spodbujanje potrebe; Za zamenjavo novih dokumentov. Na primer, analitični dokumenti (tabele, poročila) za letne računovodske izkaze je treba hraniti 5 let; Cartice obraza, računi zaposlenih - 75 let. Prenos, delitve, likvidacijska sredstva, aplikacije, pojasnjevalne opombe zanje, računovodska potrdila je treba nenehno hraniti. Izvršni listi delavcev - do zmanjšanja potrebe. Oblike oblik statističnega poročanja v organizacijah, ki niso njihovi razvijalci - pred zamenjavo novih itd.
Dokumenti, ki potrjujejo izračun in plačilo zavarovalnih premij v zunajproračunskih skladih, je treba hraniti 6 let (odstavek 6 dela 2 člena 28 Zveznega zakona 24. julija 2009 št. 212-FZ).
Okvirna dokumentacija o skladiščenju
Okvirna dokumentacija za shranjevanje je opredeljena na seznamu za:
Osebna dokumentacija Oddelka 7 "Delovni odnosi" in 8 "Osebna podpora" so dodeljena na seznamu. Na primer, pogodbe o zaposlitvi (pogodbe o storitvah), sporazumi o delu, pogodbah, ki niso vključeni v osebne zadeve, so shranjene 75 let; Osebne kartice delavcev, vključno z začasnimi delavci, so shranjene 75 let; Značilnosti, nadaljevanje delavcev, ki niso vključeni v osebne primere, se shranjujejo za 5 let in tako na seznamu; Originalni osebni dokumenti (zapisi o zaposlovanju, diplome, potrdila, certifikati, certifikati) so shranjeni na povpraševanje in neobdelani 75 let.
Skladiščenje računovodskih dokumentov
Za shranjevanje dokumentov organizacija ustvarja arhive (del 2 čl. 13 zveznega prava od 10/22/04 št. 125-FZ "o arhiviranju v Ruski federaciji"). V skladu z uredbo o dokumentih in pretoku dokumentov v računovodstvu, ki ga je odobril Ministrstvo za finance ZSSR za finance z dne 29.07.83. 105, Primarni dokumenti, računovodski registri, Računovodska poročila in bilancah so predmet obveznega prenosa na arhiv. Hkrati je delo organizirano v skladu z glavnimi pravili dela arhivov organizacij (odobreno s sklepom kolegija Rosarhiva od 6. februarja 2002).
Osnovne dokumente, računovodske registre, računovodska poročila in stanja, preden jih pošljejo v arhiv podjetja, institucije je treba hraniti v računovodstvu v posebnih prostorih ali zaprtih omarah, ki so v pristojnosti oseb, ki jih je odobril glavni računovodja. Orodje za stroge poročanja je treba shraniti v trezorjih, kovinskih omarah ali posebnih prostorih, kar jim omogoča, da zagotovijo njihovo varnost.
Postopek za shranjevanje primarnih in izhodnih dokumentov na strojne berljive medije je opredeljen v ustreznih regulativnih dokumentih, ki urejajo računovodstvo v smislu njegove mehanizacije (avtomatizacija).
Ročno obdelani primarni dokumenti tekočega meseca, povezane s posebnim računovodskim registrom, so zaključeni v kronološkem vrstnem redu in jih spremlja certifikat za arhiv. Denarna nakazila, predhodna poročila, bančni izpiski z dokumenti, ki se nanašajo nanje, je treba izbrati v kronološkem vrstnem redu in prepletenih. Ločene vrste dokumentov (delovne obleke, poročila o zamenjavi) se lahko shranijo ne sproščene, vendar povezane z mapami, da se izognete izgubi ali zlorabam.
Ministrstvo za finance Rusije v pismu z dne 24.07.08 št. 03-02-07 / 1-314 ugotavlja, da se lahko shranjevanje primarnih dokumentov, računovodskih in davčnih računovodskih dokumentov izvede v elektronski obliki, razen če Regulativni pravni akti Ruske federacije. Hkrati je treba njihovo shranjevanje na strojnem mediju izvesti v skladu z zveznim zakonom z dne 10.01.02. št. 1-FZ "na elektronski digitalni podpis" z uporabo elektronskega digitalnega podpisa, kar ustreza njegovemu lastnemu podpisu v dokument o papirju.
Ohranjanje osnovnih dokumentov, računovodskih registrov, računovodskih poročil in bilanc, registracija in prenos njih v arhiv zagotavlja glavnega računovodja podjetja, institucij. Izdajanje primarnih dokumentov, računovodskih registrov, računovodskih poročil in stanja iz računovodstva in arhiva podjetja, institucij za zaposlene v drugih strukturnih oddelkih podjetja, institucije običajno niso dovoljene, v nekaterih primerih pa se lahko prevažajo le po vrstnem redu glavnega računovodje.
Zaseg primarnih dokumentov, računovodskih registrov, računovodskih poročil in stanja podjetij, institucij lahko izvajajo samo organi preiskave, predhodne preiskave, tožilstvo in sodišča na podlagi odloka teh organov v skladu z sedanji kazenski postopek. Umik izdajo Protokol, katerega izvod se podeljuje prejem ustreznega uradnika podjetja, institucij. Z dovoljenjem in v prisotnosti predstavnikov organov oprostitev, lahko ustrezni uradniki podjetja, institucije odstranijo kopije iz podrobnosti razlogov in datum njihovega umika. Če obstajajo nezanesljive količine dokumentov (ne potopljenih, ne oštevilčenih itd.), Nato z dovoljenjem in v prisotnosti predstavnikov organov, ki proizvajajo umik, ustrezni uradniki podjetij, lahko institucije vrnejo te količine (da inventar, otrpijo liste, Za sedujemo, zagotovite svoj podpis, pečat).
Osebna dokumentacija
Osebni dokumenti se lahko shranijo v osebje ali arhiv organizacije. Vrstni red skladiščenja dokumentacije za osebje urejajo posamezne določbe delovne zakonodaje v zvezi z različnimi vrstami dokumentacije.
Torej, na primer v čl. 87 Delovnega zakonika Ruske federacije je določil obveznost delodajalca, da zagotovi varnost osebnih podatkov zaposlenega. Osebni podatki zaposlenega so informacije, potrebne za delodajalca v zvezi z delovnimi odnosi in v zvezi z določenim zaposlenim (člen 85 delovnega zakonika o delu Ruske federacije). Osebni podatki vključujejo informacije, ki jih vsebuje osebni primer.
Postopek za shranjevanje osebnih podatkov zaposlenih določi delodajalec v skladu z zahtevami TC RF in drugih zveznih zakonov (člen 87 delovnega zakonika o Ruski federaciji). Zato mora delodajalec izdati ustrezen lokalni regulativni akt, ki ureja skladiščenje in uporabo osebnih podatkov, pa tudi zagotavljanje njihove zaščite pred nezakonito uporabo ali izgubo.
Zakonodaja ne določa posebnih zahtev za opremo prostora, kjer je treba hraniti osebne podatke. Medtem, da bi se izognili nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov zaposlenih, je priporočljivo opremiti sobo, kjer so podatki shranjeni zaklenjeni z omarami za shranjevanje informacij na papirju. Delodajalec mora vzpostaviti zahteve po umestitvi v lokalnem regulativnem aktu, kjer se shranjujejo osebni podatki zaposlenih in njihovi pogoji skladiščenja. Upoštevati je treba tudi, da so osebni podatki delavca shranjeni v dokumentirani obliki, katere narava določi tudi delodajalec.
Ločene zahteve so predstavljene shranjevanju obrazcev za delovne sile. Delovna knjiga in podloge v njem kot šampon strogo poročanje bi bilo treba hraniti v trezorjih, kovinskih omarah ali posebnih prostorih, ki jim omogočajo, da zagotovijo njihovo varnost (klavzula 42 predpisov in skladiščenje delovnih knjig, klavzula 6.2 določb o dokumentih in dokumentu Upravljanje v računovodstvu, odobreno Ministrstvo za finance ZSSR 29.07.83 št. 105).
Vrste dokumentov in časovni razpored njihovega skladiščenja
V skladu z odstavkom 4 čl. 89 davčnega zakonika Ruske federacije v okviru davčne revizije na kraju samem se lahko preskusi z obdobjem, ki ne presega treh koledarskih let pred letom, kar je odločilo o izvajanju revizije. To obdobje je povezano z obdobjem skladiščenja dokumentov, ki jih določi P.P. 8 str. 1 čl. 23 NK RF, - štiri leta.
Pomembno je, da pomanjkanje dokumentov iz davčnega zavezanca zaradi kršitve varnostnih zahtev daje davčnemu inšpektoratu pravico do določitve zneska davka, da plača proračunske poravnave. Ta pravica je posledica določb P.P. 7 str. 1 Umetnost. 31 NK RF. V skladu s pravnim položajem Ustavnega sodišča Ruske federacije, določen v opredelitvi 5,07.05 št 301-O, ocenjena pot za izračun davkov z razumno uporabo ni mogoče obravnavati kot kršitev pravic davkoplačevalcev . Pravilnost tega pristopa je potrdila Ruska federacija v opredelitvi 03.03.10. Ne. Ава-5/10.
Kar zadeva obdobje obdobja preverjanja državnega inšpektorata za delo, je treba opozoriti, da predpisi, ki urejajo vprašanja takih inšpekcijskih pregledov, ne določajo roba, za katero se lahko organizacija preskuša za skladnost z delovno zakonodajo. V zvezi s tem se lahko sklene, da se obdobje preskušanja nanaša na čas skladiščenja dokumentacije.
Izgube dokumentov
Izguba dokumentov v organizaciji se lahko pojavi iz različnih razlogov: v primeru požara, kraje, izgube itd.
V primeru smrti ali izginotja primarnih dokumentov vodja organizacije imenuje Komisijo, da razišče vzroke za izgubo, smrt, v kateri, kot je potrebno, predstavnike preiskovalnih organov, zaščite in državnega požarnega nadzora (\\ t Odstavek 68 določb o dokumentih in pretoku dokumentov v računovodstvu, ki ga je odobrilo Ministrstvo za finance ZSSR 07/29/83 št. 105).
V skladu z odstavkom 2 čl. 12. Prava št. 129-фз V primeru nesreče, požara ali drugih nujnih primerov, ki jih povzročajo ekstremni pogoji, je treba opraviti popis. Rezultati izvedenega popisa so osnova za odraz izgub v računovodstvu.
Postopek za izvedbo inventarja in metode za odraz rezultatov, ki jih določa metodološka navodila o popisu nepremičnin in finančnih obveznosti, ki jih odobri Odredba Ministrstva za finance Rusije z dne 13. junija 1995 št. 49. Poleg tega Vodja organizacije mora sprejeti ukrepe za ponovno vzpostavitev teh primarnih dokumentov, ki so predmet obnove in skladiščenja v roku, določenem z zakonom. Na primer, kopije denarnih tokov na bančnih računih se lahko zahteva od bank, v katerih so računi organizacije odprti; Pogodbe, akte, račune se lahko zahtevajo iz nasprotnih strank itd. (Pismo UMNS Ruske federacije v Moskvi z dne 13. septembra 2004 št. 26-12 / 43411).
Uničenje dokumentov
Uničenje dokumentov v organizaciji se izvaja v skladu z zahtevami osnovnih pravil dela arhivov v Organizaciji (odobrena z odločbo Rosarhiv Collegij 6. februarja 2002). Praviloma uničili dokumente z iztekom obdobja skladiščenja.
Podrobnosti za uničenje Izbira strokovne komisije. Hkrati je strokovna komisija sestavljena z zakonom o dodelitvi dokumentov za uničenje. Zakon je priložen popis primerov z začasnim časom skladiščenja za določen čas. Strokovna komisija je treba obravnavati v enem kompleksu in odobri vodja Organizacije. Primeri, vključeni v odobreni Zakon o dodelitvi dokumentov za uničenje, so ločeni od drugih primerov in so skladiščeni v posebej rezerviranem mestu. Izbrani dokumenti so izbrani za uničenje in vključeni v akti se prenesejo na uničenje.
Zagotovljen je naslednji postopek za uničenje dokumentov organizacije. Mape z dokumenti (dejanja), ki jih je treba uničiti, se prenašajo za predelavo (odstranjevanje). Preden so mape, z dokumenti pakirane, in v potrebnih primerih so zapečateni.
Primeri, ki se uničijo, se prenašajo za recikliranje (odstranjevanje). Prenos primerov je sestavljen s sprejetjem prehoda, ki označuje datum prenosa, število ročno narisanih in teža papirja papirnega papirja. Nakladanje in odstranjevanje odlaganja se izvaja pod nadzorom zaposlenega, ki je odgovoren za zagotavljanje varnosti arhivskih dokumentov.
Strokovna komisija bi morala določiti dejstvo uničenja vseh dokumentov (posredovanje za predelavo) in pripraviti drug zakon o uničenju dokumentov. Zakon je priložen račun, v skladu s katerim so bili dokumenti posredovani obdelavi. To dejanje odobri tudi vodja organizacije. Zakon o dodelitvi dokumentov za uničenje skupaj z diskretioni, dejanje uničenja dokumentov je shranjeno v arhivu podjetja v formati.
Odgovornost za varnost dokumentov
V zvezi z računovodskimi in poročevalskimi dokumenti zakonodaja vzpostavlja upravno odgovornost za kršenje časovnega načrta skladiščenja dokumentov na podlagi čl. 15.11 Upravna koda. Po tej normi, bruto kršenje računovodskih in računovodskih pravil ter predložitev računovodskega poročanja, kot tudi nalog in roki za shranjevanje računovodskih dokumentov, vključuje uvedbo upravne globe na uradnikih v višini dveh do tri tisoč rubljev .
Hkrati pa bo vodja organizacije odgovoren za organizacijo skladiščenja primarnih računovodskih dokumentov, računovodskih registrov in računovodskih izkazov v Organizaciji (3. del 17. člena zakona št. 129-FZ).
Poleg tega lahko kršitev nalogami za skladiščenje dokumentov, ki je povzročila njihovo izgubo, povzroči davčno obveznost organizacije v skladu s čl. 120 ali 126 NK RF.
Norma umetnosti. 120 Davčni kodeks Ruske federacije vzpostavlja davčno obveznost za bruto kršitev pravilnika o računovodstvu dohodka in (ali) stroški in (ali) obdavčitve objektov. Hkrati v skladu z bruto kršitvijo pravil za računovodske prihodke in odhodke in davčne objekte za namene čl. 120 Davčni kodeks Ruske federacije se nanaša na odsotnost primarnih dokumentov ali pomanjkanja računa ali računovodskih registrov. Kazen za to kršitev je od 5.000 do 15.000 rubljev. Odvisno od trajanja kršitve. Če je kršitev povzročila neplačilo davka, bo znesek globe 10% zneska neplačanega davka, vendar ne manj kot 15.000 rubljev.
Uporaba kazni v skladu s čl. 120 Davčni kodeks Ruske federacije je upravičil, če kršitev postopka za shranjevanje dokumentov pomeni njihovo izgubo, ki so potrdili arbitražna sodišča.
Na primer, FAS severozahodnega okrožja v odločbi 4.08.04 v zadevi št. A13-4401 / 03-11 kaže na zakonitost uporabe globe v skladu s čl. 120 Davčna kodeksa Ruske federacije zaradi dejstva, da družba ni zagotovila varnosti in obnavljanja primarnih računovodskih dokumentov, ki jih je uničil požar. Podoben položaj se drži FAS okrožja Moscow v odločbi z dne 23.09.08. KA-A40 / 8513-08-2 v primeru A40-52908 / 07-115-325.
Norma umetnosti. 126 Davčnega zakonika Ruske federacije vzpostavlja odgovornost za neizpolnjevanje davčnega organa potrebnih dokumentov za davčni nadzor. Kazen za to kršitev je določena v višini 50 rubljev. Za vsak nepredvideni dokument.
Vendar je treba opozoriti, da je uporaba odgovornosti v skladu s čl. 120 in 126 ruskega davčnega zakonika je odvisno od krivde kršitelja. Zato v situaciji, ko je izguba dokumentov, ki niso posledica krivde davčnega zavezanca, bo uporaba odgovornosti nerazumna.
Kar zadeva kršitev pravil za shranjevanje kadrovske dokumentacije, se organizacija lahko uporablja za uradnike Organizacije Organizacije. 13.20 Upravna koda. Glede na ta standard, kršitev pravil skladiščenja, pickup, računovodstvo ali uporabo arhivskih dokumentov pomeni opozorilo ali uvedba upravne globe na uradnikih - od 300 do 500 rubljev.
