Primarni dokument je sestavljen z isto številko kot poslovni posel. Na primer, provizija za poravnavo in gotovinske storitve se bremeni tekočega računa. Izpisek in spominski nalog morata biti izdana še isti dan.
Primarni dokumenti so praviloma sestavljeni na enotnih obrazcih, ki jih je razvila ruska zakonodaja. Vendar niso na voljo vse oblike; tako je na primer računovodski izkaz sestavljen v kakršni koli obliki. Pri registraciji pa je treba navesti obvezne podatke: ime in podatke o organizaciji, ime dokumenta, vsebino operacije, imena delovnih mest, imena zaposlenih, seznam in žig podjetja. organizacija.
Zakaj potrebujete primarno dokumentacijo? Predvsem za evidentiranje vseh tekočih poslovnih transakcij. Dokumentacija je lahko notranja in zunanja. Notranje je potrebno za obračunavanje in nadzor nad vsemi premiki, na primer osnovno sredstvo se prenese v obratovanje - sestavi se akt, ki je primarni dokument. Zunanja dokumentacija je potrebna za delo z dobavitelji, kupci, na primer, izdate račun za plačilo stranki.
Obstajajo tudi primarni dokumenti o računovodstvu in prejemkih, ki vključujejo: naloge za sprejem in odpuščanje, osebje, urnik počitnic in drugo. Dodeljevanje dokumentacije in računovodstva osnovnih sredstev; na primer potrdilo o prevzemu OS, inventarno kartico in drugo. Dokumentacija, ki se sestavlja za obračunavanje gotovinskih transakcij, vsebuje dokumente, kot so predračun, vhodni in odhodni blagajniški nalog.
V nekaterih primarnih dokumentih popravki niso dovoljeni, na primer na izpisku s TRR ali v plačilnem nalogu. Toda na primer računi lahko vsebujejo popravke, vendar mora biti zraven podpis osebe, ki je naredila popravek, datum in žig organizacije.
Viri:
Primarni dokumenti v računovodstvu so tisti, na podlagi katerih se sestavi ta ali druga poslovna transakcija ob njenem zaključku ali takoj po zaključku. Na podlagi tega se izvaja nadaljnje obračunavanje posameznih poslov.
Boste potrebovali
Navodila
Primarni dokumenti so izhodiščna osnova za začetek obračunavanja posameznih transakcij in vpisov v računovodske registre. Primarni dokument je pisno dokazilo o poslovni transakciji, na primer izdaja denarja proti poročilu, plačilo blaga itd.
Obrazce primarne dokumentacije odobri vodja podjetja, vendar morajo biti v dokumentu prisotne vse obvezne podrobnosti, določene z zakonodajo.
Primarni računovodski dokumenti so sestavljeni na papirju in podprti s podpisom za identifikacijo oseb, ki so sestavile dokument. Če je dokument izdelan v elektronski obliki, mora biti podpisan z elektronskim podpisom.
Obrazci primarnih dokumentov, ki se nahajajo v albumih enotnih obrazcev, niso obvezni za uporabo, razen denarnih dokumentov, ki jih na podlagi določijo pooblaščeni organi.
Obvezni podatki o primarnih dokumentih v računovodstvu:
- ime dokumenta (račun, akt, seznam, naročilo ipd.);
- datum transakcije (sestava dokumenta);
- vsebino poslovnega posla v vrednosti in vrsti;
- ime organizacije, v imenu katere je sestavljen ta dokument;
- podatke oseb, ki so opravile operacijo in so odgovorne za pravilnost izvedbe dokumenta (položaj, polno ime, podpis).
Primarne dokumente v računovodstvu delimo na dokumente:
- računovodstvo in prejemki: vrstni red zaposlitve, kadrovska razporeditev dela, potno potrdilo, akt o zaposlitvi, plačilni list itd.
- knjigovodstvo osnovnih sredstev: akt prevzema in prenosa, inventarna kartica, račun za interno gibanje, inventarna knjiga, akt osnovnega sredstva ipd.
- knjigovodstvo gotovinskega prometa: blagajna, predračun, blagajniški nalog, blagajniški dnevnik, blagajniški nalog, blagajna ipd.
- računovodstvo popravil in gradbenih del: akti prevzema opravljenega dela, prekinitve gradnje, zagona objekta; splošni dnevnik dela; delovni dnevnik in drugi podobni dokumenti.
Opomba
V primeru, da se v skladu z zakonodajo odvzamejo primarne računovodske listine, se namesto izvirnikov v knjigovodske listine vključijo kopije teh listin, izdelane v skladu z zakonodajo.
Koristni nasveti
Po potrebi se lahko v standardni obrazec vključijo dodatni stolpci in vrstice, kar je posledica nekaterih vrst gospodarske dejavnosti.
Viri:
Pravne osebe - podjetja, organizacije, različne ustanove in banke so pri svojem delovanju v stalni komunikaciji med seboj. Poslovna komunikacija poteka prek različnih dokumentov: pisem, prošenj, prošenj, plačilnih nalogov itd. Pravno veljavnost teh dokumentov potrjujejo njihovi podatki.
Nekateri podatki so navedeni samo na dokumentih ene vrste, nekateri pa so potrebni za kateri koli poslovni dokument. Slednji vključujejo: ime organizacije, datum dokumenta in njegovo ime. V imenu organizacije je treba navesti njeno kratko in polno ime v skladu z ustanovnimi dokumenti, organizacijsko in pravno obliko. Datum priprave dokumenta je naveden tako v digitalni kot v ustni in digitalni obliki. Ime dokumenta je navedeno v vseh primerih, edina izjema je poslovno pismo.
Poleg obveznih se uporabljajo računovodski, bančni posebni podatki, določeni za eno vrsto dokumentov. Računovodski dokumenti navajajo: ime in naslov podjetja; njegove bančne podatke; navedba strank posla - udeležencev posla; njegovo ime, vsebino in osnovo; vrednost posla v denarju ali v naravi.
Bančništvo vključuje: številko TRR podjetja; ime banke, v kateri se vroča, in njen naslov; bančna koda - BIK in njen korespondenčni račun. Bančni podatki morajo vsebovati tudi TIN podjetja in banke, kode KPP in OKPO.
Enako velja za oblike dokumentov, za katere so predvidene posebne zahteve za njihovo izdelavo, računovodstvo in shranjevanje, zlasti za tiste, na katerih je reproduciran državni grb Ruske federacije, pa tudi emblemi sestavnih subjektov Ruske federacije. . Ta ukrep je nujen, saj so podatki, navedeni na obrazcih, pravno zavezujoč dokument, ki ga lahko uporabljajo goljufi.
Dokumenti novozaposlenega, ki so pravilno sestavljeni ob zaposlitvi, so zagotovilo, da kasneje ne bo imel težav z izračunom pokojnine, delodajalec pa ne bo imel težav s komisijo za delo in davčno inšpekcijo. Glavni dokument, ki potrjuje delovne izkušnje, je delovna knjižica.
Posebnosti dela v nekaterih podjetjih dopuščajo potrebo po predložitvi drugih dodatnih dokumentov. Ti primeri so določeni v delovnem zakoniku Ruske federacije, uredbah, odlokih predsednika in odlokih vlade. Kadrovski uradniki nimajo pravice zahtevati drugih dokumentov, ki jih zakon ne določa. Enako velja za zahtevo po stalni registraciji na lokaciji podjetja. Toda delodajalec ima pravico zahtevati potrdilo uveljavljenega obrazca o zdravstvenem stanju. Za poklice, povezane s prehrano in potrošniškimi storitvami za prebivalstvo, je obvezna tudi sanitarna in zdravstvena knjižica. Če se zaposli invalid, se lahko zahteva potrdilo o priporočilu VTEK, v primeru, ko je delovna dejavnost novega zaposlenega povezana s poslovno ali državno skrivnostjo, pa se lahko zahteva, da prejme potrdilo in druge dokumente, ki potrjujejo njegovo sprejem.
Primarne računovodske listine so pomembne tako pri računovodskih zadevah kot pri ugotavljanju višine davčnih obveznosti. Za strokovnjaka podjetja, ki je odgovoren za pripravo primarnih računovodskih listin, je pomembno, da jasno razume vsebino in oblike teh dokumentov ter pozna posebnosti vodenja računovodskih registrov.
Primarni dokumenti so dokumenti, s pomočjo katerih podjetje sestavi poslovne dogodke, ki so se zgodili v podjetju (člen 1 9. člena zakona "O računovodstvu" z dne 06. 12. 2011 št. 402-FZ).
Prva stvar, ki bi jo morali jasno razumeti računovodje katere koli organizacije: danes ni določenega seznama oblik primarnih računovodskih dokumentov, obveznih za vse. Vsako podjetje sam določi oblike primarnih dokumentov, odvisno od namena njihove uporabe.
Vendar pa je za takšne dokumente zakonsko določen seznam obveznih potrebščin (2. člen 9. člena zakona št. 402-FZ).
POMEMBNO! Obrazci, ki se uporabljajo v računovodstvu, morajo biti nujno določeni v računovodski politiki organizacije (člen 4 PBU 21/2008, odobren z odredbo Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 6. 10. 2008 št. 106n).
Seznam primarnih računovodskih dokumentov v letih 2018-2019 je lahko naslednji:
Oglejte si vzorec takega dejanja.
Za več informacij o teh izjavah glejte članek "Vzorec izpolnjevanja plačilne liste T 49" .
Za več podrobnosti o tem dejanju si oglejte gradivo "Enoten obrazec št. OS-1 - Potrdilo o prevzemu in prenosu OS" .
Za več podrobnosti si oglejte članek "Enoten obrazec št. OS-1a - obrazec in vzorec" .
Za podrobnosti si oglejte gradivo "Enotni obrazec št. OS-4 - Akt o odpisu sredstva" .
Za več podrobnosti o takem primarnem dokumentu glejte članek "Enotni obrazec št. INV-1 - obrazec in vzorec" .
O tem si oglejte gradivo "Enoten obrazec št. INV-1a - obrazec in vzorec" .
Za več informacij o sestavljanju si oglejte članek "Kako se izpolni dohodni gotovinski nalog (PKO)?" .
Preberite o pravilih za oblikovanje tega dokumenta.
Preberite o posebnostih uporabe tega dokumenta.
Za načela njegove zasnove glejte material "Računovodsko potrdilo o popravku napake - vzorec".
Zgornji seznam ne izčrpava celotne količine primarnih dokumentov, ki se uporabljajo v računovodstvu, in ga je mogoče razširiti glede na posebnosti računovodstva, ki se izvaja v vsaki posamezni organizaciji.
POMEMBNO! Niso primarni računovodski dokumenti s seznama 2018-2019 - seznam je bil predlagan zgoraj:
Upoštevati je treba, da enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov, navedene na seznamu, niso obvezne za uporabo, saj se od leta 2013 (po sprejetju zakona št. 402-FZ) lahko obrazci takšnih obrazcev razvijajo samostojno. Toda v večini primerov se še naprej uporabljajo. Zato v obdobju 2018–2019 ostaja pomemben seznam enotnih obrazcev primarnih računovodskih dokumentov, ki jih vsebujejo sklepi Državnega odbora za statistiko.
Kljub dejstvu, da trenutno ni primarnih dokumentov, obveznih za vse obrazce, je zakonodajalec določil zahteve za vsebino teh dokumentov. Seznam obveznih podrobnosti, ki jih mora vsebovati vsak primarni dokument, je naveden v 2. členu. 9 zakona št. 402-FZ. To so zlasti:
Kako je mogoče razvrstiti primarne računovodske dokumente?
Če je primarni dokument izdalo podjetje samo, se lahko nanaša na skupino notranjih ali na skupino zunanjih. Dokument, ki je sestavljen v družbi in razširja učinek na družbo izdajateljico, je interni primarni dokument. Če je bil dokument prejet od zunaj (ali ga je sestavilo podjetje in izdalo navzven), bo to zunanji primarni dokument.
Notranji dokumenti podjetja so razdeljeni v naslednje kategorije:
Ko je poslovni dogodek formaliziran kot primarni dokument, je treba dogodek odražati v računovodskih registrih. Pravzaprav so nosilci naročenih informacij, kopičijo in distribuirajo znake in indikatorje poslovnih transakcij.
Po videzu se razlikujejo naslednji registri:
Glede na način vodenja registra se razlikujejo naslednje skupine:
Glede na merilo vsebine informacij, ki se odražajo v registrih, se razlikujejo:
Za več informacij o računovodskih registrih glejte članek "Računovodski registri računovodstva (obrazci, vzorci)" .
Trenutno ni primarnih računovodskih dokumentov, obveznih za vse obrazce, in seznama primarnih računovodskih dokumentov: vsak gospodarski subjekt ima pravico, da samostojno določi oblike primarnih dokumentov, ki jih bo uporabljal pri svojih dejavnostih.
Hkrati so najpogostejši primarni računovodski dokumenti tisti, ki imajo analoge med enotnimi obrazci, ki jih je odobril Državni odbor za statistiko.
Ko je primarni dokument sestavljen, je treba podatke iz njega prenesti v računovodski register.
Primarno računovodstvo je dokumentarna dokazila o opravljanju določenih poslovnih poslov.
Takšni listinski dokazi imajo polno pravno veljavo, njegovo glavno orodje so primarni računovodski dokumenti.
Odvisno od vrste transakcije, ki jo je treba odražati, imajo lahko primarni računovodski dokumenti standardno ali specializirano obliko.
Prva oblika primarnih računovodskih listin se uporablja pri registraciji homogenih poslovnih transakcij, ki so značilne za večino podjetij v eni ali več panogah.
Preprosto povedano, za običajne operacije, ki jih izvaja večina organizacij pri nas.
Za izvajanje operacij ozke specializacije je potreben specializiran obrazec
Primarni dokumenti vključujejo:
Vsak primarni dokument mora nujno vsebovati naslednje:
Vsi primarni računovodski dokumenti morajo biti izpolnjeni jasno in natančno.
Danes večina organizacij uporablja že pripravljene standardne obrazce za primarne dokumente: račune, naročila, račune, kupone, izjave itd.
Primarni računovodski dokumenti so razdeljeni na dve vrsti: zunanje in notranje.
Zunanji dokumenti vstopajo v organizacijo (podjetje) od zunaj.
Pošiljatelj so lahko državni organi, višje organizacije, banke, davčni inšpektorati (v tem primeru so to primarne davčno knjigovodske listine), ustanovitelji, dobavitelji, kupci itd.
Sestavljeni so v standardni obliki.
Primer zunanjega računovodskega dokumenta je račun prodajalca, plačilni nalog, zahtevek za plačilo, plačilni nalog-zahteva itd.
Notranji računovodski dokumenti nastajajo izključno znotraj organizacije
Po drugi strani so notranji računovodski dokumenti razdeljeni na naslednje vrste primarnih dokumentov:
Včasih celo izkušen računovodja naredi napako pri pripravi primarnega dokumenta.
Ob tem se postavlja vprašanje: ali je to mogoče popraviti in ali bo dokument po tem pravno zavezujoč?
Napako je mogoče popraviti le, če (primarni dokument) še ni bila odražena v računovodstvu, torej ni bila knjižena.
V nobenem primeru se popravki v primarnih dokumentih ne smejo izvajati s "potegom".
V ta namen obstajajo trije načini:
Korektivni način popravka se uporablja le v primerih, ko je bila storjena napaka v računovodskih registrih, hkrati pa ne vpliva na korespondenco računov.
Ta metoda je primerna pred sestavo bilance stanja. Napačno številko, količino ali besedilo je treba skrbno prečrtati s tanko črto, poleg tega pa zapisati pravilno vrednost.
Na strani dokumenta je potrebno narediti opombo: verjeti popravljenemu, pritrditi podpis in datum popravka.
Metoda se lahko uporablja na primarnih dokumentih računovodstva osnovnih sredstev. Uporaba te metode na denarnih dokumentih je nesprejemljiva.
Metoda dodatnega vnosa se lahko uporabi, če je znesek tekoče poslovne transakcije podcenjen.
Na primer, če je dobavitelj nakazal 1000 rubljev s tekočega računa. Poslovna transakcija je bila izvedena s pravilno korespondenco računov, le sam znesek pa je bil pomotoma podcenjen na 500 rubljev.
To vprašanje je rešljivo zelo preprosto: za manjkajoči znesek je narejeno dodatno ožičenje
To je mogoče storiti tako ta in naslednji mesec.
In končno, metoda preobrata. Vključuje spreminjanje napačnega vnosa z negativno številko.
Grobo rečeno, ponavljajo napačno korespondenco in številke z rdečim črnilom.
Ob tem se takoj sestavi pravilen vnos (uporabljeno je že običajno črnilo). Ta metoda se uporablja pri evidentiranju pretiranega zneska ali napačne korespondence računov.
Pravilnost računovodstva in nadaljnjih zaključkov iz njega je odvisna od kakovosti primarnega dokumenta in informacij, ki jih vsebuje.
Informacije, vsebovane v primarnih dokumentih, sprejetih za računovodstvo, se zbirajo in sistematizirajo v računovodskih registrih, katerih oblike ali zahteve odobri pooblaščeni organ. Podatki računovodskih registrov v združeni obliki se prenesejo v računovodske izkaze.
Uprava določi osebe, ki so upravičene do podpisa računovodskih listin. V tem primeru je mogoče vzpostaviti hierarhijo podpisov glede na položaj, znesek denarja, obseg in bistvo operacije.
Podjetja ali organizacije, ki uporabljajo elektronske podpise, bi morale vzpostaviti ustrezne zaščitne ukrepe in nadzor v zvezi s pravico do uporabe in dostopa do elektronskih podpisov. (17)
Zahteve za pripravo primarnih dokumentov
1. Vpisi v primarne dokumente morajo biti izvedeni s črnilom, kemičnim svinčnikom, pasto za kemični svinčnik, s pisalnimi stroji, mehanizacijo in drugimi sredstvi, ki zagotavljajo hrambo teh vpisov v času, ki je določen za njihovo hrambo v arhivu.
Za pisanje je prepovedano uporabljati preprost svinčnik.
Vodja organizacije mora v soglasju z glavnim računovodjo v obliki odredbe potrditi seznam oseb, ki so upravičene do podpisa primarnih računovodskih dokumentov.
Osebe, ki so sestavile in podpisale te dokumente, zagotavljajo pravočasno in kakovostno izvedbo primarnih računovodskih dokumentov, njihov pravočasni prenos v računovodstvo, pa tudi zanesljivost podatkov, ki jih vsebujejo.
Premikanje primarnih dokumentov v računovodstvu (sestavljanje ali prejemanje od drugih poslovnih subjektov, prevzem v računovodstvo, obdelava, prenos v arhiv) je treba urediti tudi z urnikom, ki ga potrdi vodja.
Da bi opozorili tako vodje kot izvajalce pred nepredvidenimi negativnimi posledicami in da bi prihranili čas pri iskanju informacij, je treba po prejemu regulativnih dokumentov ustvariti osnovo za registracijo primarnih dokumentov.
To pomeni, da morajo imeti vsi primarni dokumenti, ki so napisani in izpolnjeni v računovodstvu, svoj identifikator - kodo (enkratna, edinstvena številka), ki jim je dodeljena ob obvezni registraciji v enem od registrskih dnevnikov, ki mora biti odprto v vsakem podjetju.
Postopek za pripravo dokumentov:
Primarni dokumenti, ustvarjeni z mehanizirano metodo, zahtevajo posebno potrditev zanesljivosti pridobljenih podatkov, t.j. avtorizacijo in varovanje registriranih podatkov pred nepooblaščenim pridobivanjem informacij o njih. Po faksu se lahko pošlje kateri koli dokument, vendar ne primarni računovodski dokument, ker nima potrdila o njegovi pristnosti. Odgovornost za pravočasno in kakovostno izdelavo dokumentov ter njihovo pravočasno posredovanje v kasnejši obračun v računovodstvu nosijo osebe, ki so te dokumente izdale in podpisale.
Primarno računovodstvo v proizvodnem podjetju je informacijska osnova za upravljanje, katere kakovost je neposredno odvisna od kakovosti računovodstva. Primarno računovodstvo je kompleks informacijskih in logičnih operacij z dokumenti, ki spremljajo vse materialne in finančne tokove in njihove elemente od vhoda do izhoda proizvodnih in gospodarskih objektov podjetja in podjetja kot celote.
Tako so primarni dokumenti nosilci informacij o vseh industrijskih in gospodarskih objektih in subjektih ter njihovih interakcijah in omogočajo celovito oceno vseh kontrolnih dejavnikov: kvantitativnih, kvalitativnih, finančnih (12).
