Introducere
Practica de producție a fost trecută la Chisty Grad LLC. Tipul de implementare a activității principale: prestarea de lucrări și servicii legate de curățarea teritoriului, și întreținerea rețelei stradale și rutiere a orașului.
Practica industrială, care vizează aplicarea practică a deprinderilor dobândite în procesul de învățare, a făcut posibilă consolidarea cunoștințelor dobândite.
În timpul stagiului meu, obiectivele mele au fost să studiez:
Documentație privind contabilitatea proprietății organizației, principalele detalii ale documentelor, tipuri de documente;
Ordinea termenilor de păstrare a documentelor organizației;
· Ținerea evidenței fondurilor organizației;
· Ținerea evidenței materialelor;
· Ținerea evidenței mărfurilor;
· Ținerea evidenței costurilor de producție;
· Tinerea evidenta a cheltuielilor de vanzari;
· Ținerea evidenței produselor finite;
· Ținerea evidenței activelor fixe și imobilizărilor necorporale;
· Ținerea evidenței investițiilor financiare;
· Ținerea evidenței conturilor de încasat ale organizației.
Caracteristicile organizației Chisty Grad LLC
Studierea politicii contabile a organizației
Dispoziții generale
Societate cu răspundere limitată „Chisty Grad”, denumită în continuare Compania, înființată în conformitate cu Codul civil al Federației Ruse, Legea federală „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”, alte reglementări care reglementează înființarea și funcționarea întreprinderilor în Federația Rusă si decizia de infiintare a Societatii .
Documentul fondator al Societății este Carta.
Denumirea completă a companiei în limba rusă: Societate cu răspundere limitată „Chisty Grad”. Nume prescurtat al companiei în rusă: Chisty Grad LLC.
Locația companiei: Federația Rusă, Pskov, st. Dekabristov, 19, birou 100.
Statutul juridic al companiei
Societatea are drepturi de persoană juridică din momentul înregistrării sale de stat în conformitate cu procedura stabilită. Societatea deține proprietăți separate înregistrate în bilanțul său independent, poate dobândi și exercita drepturi de proprietate și drepturi personale neproprietate în nume propriu, asumă obligații, poate fi reclamant și pârât în instanță. Compania are un sigiliu rotund care conține numele complet al companiei în limba rusă, o indicație a locației companiei. Societatea are dreptul de a avea ștampile, antete cu numele companiei, propria emblemă, precum și o marcă înregistrată în modul prescris.
Compania ține o listă cu membrii companiei.
Compania va fi răspunzătoare pentru obligațiile sale cu toate proprietățile sale.
Compania nu este răspunzătoare pentru obligațiile membrilor săi.
Participanții societății nu sunt răspunzători pentru obligațiile sale și suportă riscul pierderilor asociate activităților societății în măsura în care valoarea acțiunilor lor în capitalul autorizat al societății.
În caz de insolvență (faliment) a societății din vina participanților săi sau din vina altor persoane care au posibilitatea de a determina acțiunile acesteia, participanții menționați sau alte persoane, în caz de proprietate insuficientă a societății, pot fi a atribuit răspunderea subsidiară pentru obligațiile sale.
Scopul și subiectul activității
Firma este o organizație comercială al cărei scop este obținerea de profit.
Compania are drepturi și obligații civile necesare pentru implementarea oricăror tipuri de activități care nu sunt interzise de legile federale.
Obiectul activității companiei este activitatea economică legată de curățarea teritoriului și întreținerea rețelei stradale și rutiere a orașului Pskov:
1. Colectarea gunoiului drumurilor, trotuarelor și teritoriilor adiacente;
2. Cosul ierbii de pe marginea drumurilor și a zonelor verzi din limitele drumurilor și nodurilor rutiere ale orașului;
3. Repararea gropilor suprafețelor drumurilor;
4. Repararea si intretinerea pavilioanelor statiilor de transport in comun;
5. Întreținerea și instalarea de noi indicatoare rutiere și alte mijloace de control al traficului;
6. Întreținerea gardurilor pietonale și electrice;
7. Activitate similară.
Societatea are dreptul de a desfasura activitate economica straina in modul prevazut de lege.
Activitățile care necesită licențe sau autorizații speciale se desfășoară numai după ce au fost obținute.
Capitalul autorizat al Societății
Pentru a asigura activitățile companiei, a fost format un capital autorizat în valoare de 100.000 (o sută de mii) de ruble. Capitalul autorizat este format din valoarea nominală a acțiunilor participanților săi.
Documentarea tranzacțiilor comerciale
Documentația din contabilitatea organizației „Chisty Grad” SRL este utilizată ca modalitate de înregistrare primară și înregistrare legală a obiectelor observate, adică. o metodă de reflectare primară a influenţei faptelor realizate ale vieţii economice asupra stării obiectelor contabilităţii
Documentul contabil trebuie intocmit la momentul tranzactiei economice, iar in cazul in care acest lucru nu este posibil, atunci intocmirea lui este obligatorie imediat dupa incheierea tranzactiei economice de observare.
Documentele diferă atât prin formă, cât și prin indicatori care determină conținutul tranzacțiilor înregistrate în ele. Principalii indicatori ai documentelor care caracterizează esența operațiunilor se numesc detalii.
Detaliile sunt un element de informare care poartă o sarcină semnificativă independentă (de exemplu, tipul de material, unitatea de măsură etc.).
Diferențele în formele și conținutul documentelor determină particularitățile utilizării lor în activitatea contabilă. Prin urmare, pentru a facilita prelucrarea documentelor contabile, acestea sunt grupate după caracteristici omogene.
Principalele caracteristici ale clasificării documentelor sunt scopul, volumul tranzacțiilor comerciale înregistrate (ordinea formării), metoda de utilizare, locul întocmirii.
Documentele contabile nu au valoare independentă. Ele sunt întocmite pe baza documentelor administrative și executive și reprezintă un mijloc tehnic de sistematizare a conturilor.
Documentele de înregistrare contabilă sunt și documente întocmite de un contabil pentru întocmirea și simplificarea înregistrărilor contabile în scopul utilizării ulterioare în procesul contabil (de exemplu, situații contabile, calcule etc.). Astfel de documente sunt utilizate numai în departamentul de contabilitate al acestei organizații. Conținutul și formele acestor documente depind de mijloacele tehnice utilizate în activitatea contabilă, de natura și lista indicatorilor contabilității sintetice și analitice.
La gruparea documentelor contabile în funcție de volumul tranzacțiilor comerciale reflectate, se disting documentele primare și consolidate.
Primare sunt documentele care întocmesc faptele vieții economice la momentul finalizării acestora. Aceste documente se află chiar la începutul lanțului tehnologic al procesului contabil. Ele stau la baza contabilitatii primare, deoarece faptul de viata economica este consemnat in documentul primar prin observare si masurare prealabila. Primar include majoritatea documentelor contabile care procesează tranzacțiile comerciale (de exemplu, încasări și cheltuieli în numerar, certificate de acceptare, facturi etc.).
Documentele de sinteză înregistrează date despre faptele vieții economice din mai multe documente primare. Utilizarea documentelor consolidate este asociată cu necesitatea de a rezuma datele documentelor primare și de a obține indicatori consolidați sau de a obține informații suplimentare despre tranzacțiile comerciale care sunt înregistrate și le reflectă în contabilitate în secțiunile relevante. Un exemplu de document consolidat pot fi rapoartele de casierie (rapoarte de numerar), care rezumă informațiile privind ordinele de numerar de intrare și de ieșire și documentele anexate acestora; rapoarte de mărfuri întocmite pe baza documentelor primare privind primirea și cheltuielile activelor materiale etc.
Documentele contabile primare și sumare pot fi întocmite atât pe hârtie, cât și pe suport de mașină. Dacă documentul este întocmit pe un suport de mașină, atunci trebuie pregătită în același timp și o copie a acestuia pe hârtie. Această condiție este păstrată și în cazul în care există o cerință a agențiilor de aplicare a legii și a organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația aplicabilă.
În funcție de locul întocmirii, documentele sunt împărțite în externe și interne.
Documentele externe sunt considerate documente care sunt întocmite în afara acestei organizații, adică. documente primite de la alte organizații: facturi - cerințe de plată ale furnizorilor; extrase bancare privind conturile de decontare si valuta; titlu executoriu etc.
Interne sunt documente care, indiferent de scopul lor, sunt întocmite în cadrul unei organizații date.
Doar documentele executate corect sunt acceptate pentru contabilitate în organizație.
Atunci când se documentează tranzacțiile comerciale, documentele trebuie să fie de bună calitate, să conțină date fiabile privind volumul și calendarul tranzacțiilor comerciale. Oficialii care au semnat documentul sunt responsabili pentru exactitatea datelor.
Documentele trebuie completate clar, clar, cu cerneală sau cu ajutorul mijloacelor tehnice. Nu permit ștergeri și modalități neautorizate de corectare a datelor scrise. Erorile făcute în documente trebuie corectate prin tăierea textului sau a numărului incorect cu un rând, astfel încât să puteți citi datele corectate și corecte scrise mai sus. Îndreptarea erorii trebuie convenită și confirmată prin semnătura persoanelor care au semnat documentul, cu indicarea datei în care s-a efectuat corectarea.
Pentru emiterea unor documente contabile, controlul special se realizeaza prin completarea talonelor de cecuri, chitantelor de comenzi, si eliberarea de copii carbon ale documentelor. Acest control se efectuează în scopul prevenirii săvârșirii unor operațiuni incorecte și ilegale, pentru prevenirea, dacă este posibil, a cazurilor de delapidare, furt și alte abuzuri de către funcționari.
Documentele contabile întocmite în modul prescris se transferă compartimentului de contabilitate pentru prelucrarea lor ulterioară și reflectarea în contabilitatea tranzacțiilor efectuate de acestea. După utilizare, documentele sunt transferate în arhivă pentru stocare.
Procesul de deplasare a documentelor contabile de la momentul emiterii (întocmirii, originare), utilizarea operațională, prelucrarea contabilă, înregistrarea în registrele contabile și până la depozitarea lor în arhivă în vederea păstrării se numește circulație documentelor.
După ce au intrat în departamentul de contabilitate, documentele contabile sunt verificate în primul rând pe meritul operațiunii și corectitudinea documentului.
Verificarea pe fond a operațiunii constă în verificarea conformității operațiunii finalizate, executată prin act, cu prevederile legale în vigoare. O astfel de verificare este unul dintre cele mai importante mijloace de control de către personalul contabil asupra respectării legalității și fezabilității economice a operațiunilor efectuate.
La verificarea corectitudinii documentelor, se stabilește dacă documentul este întocmit în forma prescrisă, dacă toate detaliile sale sunt completate corect, dacă sunt respectate regulile de corectare a erorilor din document, autenticitatea semnăturilor funcționarilor etc. . Documentele întocmite cu încălcarea regulilor stabilite sunt returnate pentru prelucrare ulterioară.
În arhiva organizației, documentele contabile sunt stocate pentru perioadele stabilite de Serviciul Federal de Arhivă. Perioada minimă de păstrare a documentelor contabile în arhiva organizației este de 5 ani. Pentru documentele individuale se stabilesc perioade diferite de păstrare. De exemplu, conturile personale ale angajaților unei organizații trebuie păstrate timp de 75 de ani, împuterniciri pentru primirea de fonduri și inventar - 3 ani etc.
După expirarea perioadei de păstrare, documentele deosebit de importante sunt predate Arhivelor Statului locale, iar restul sunt distruse. Transferul documentelor la Arhivele Statului se notează în carnetul de arhivă cu referire la documentele care atestă acest transfer.
Retragerea documentelor primare din organizație este permisă numai de organele de anchetă, de cercetare prealabilă, de parchet și de instanțe, de inspectoratul fiscal pe baza deciziei acestor organe în conformitate cu legislația de procedură penală rusă în vigoare. Sechestrarea documentelor este documentată într-un protocol, a cărui copie se predă, contra primire, șefului organizației și contabilului șef. Contabilul-șef sau alt funcționar are dreptul, cu permisiunea și în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul înscrisurilor, să facă copii de pe documente indicând motivul și data sechestrului.
În caz de pierdere sau distrugere a documentelor contabile, șeful organizației numește o comisie care să investigheze motivele pierderii sau distrugerii documentelor. În cazurile necesare, la lucrările comisiei sunt invitați să participe la lucrările comisiei reprezentanți ai organelor de anchetă de protecție și ai Supravegherii de Stat împotriva incendiilor, care este prevăzut în ordin. Rezultatele lucrărilor comisiei sunt oficializate printr-un act, care este aprobat de șeful organizației.
Cerințele contabilului șef (denumit în continuare contabil șef se înțeleg și persoane care țin evidența contabilă în cazurile prevăzute la subparagrafele „b”, „c”, „d” ale paragrafului 7 din prezentul Regulament) privind documentarea tranzacțiilor comerciale și transmiterea documentelor și informațiilor către serviciul de contabilitate sunt obligatorii pentru toți angajații organizației.
(vezi textul din ediția anterioară)
În funcție de natura operațiunii, cerințele actelor normative, orientările metodologice pentru contabilitate și tehnologia de prelucrare a informațiilor contabile, detalii suplimentare pot fi incluse în documentele primare.
14. Lista persoanelor îndreptățite să semneze documente contabile primare se aprobă de către conducătorul organizației de comun acord cu contabilul-șef.
Documentele care oficializează tranzacțiile comerciale cu numerar sunt semnate de șeful organizației și de contabilul-șef sau de persoanele împuternicite de aceștia.
Fără semnătura contabilului-șef sau a unei persoane autorizate de acesta, documentele bănești și de decontare, obligațiile financiare și de credit sunt considerate nevalide și nu ar trebui acceptate pentru executare (cu excepția documentelor semnate de șeful organului executiv federal, ale căror caracteristici de proiectare sunt determinate de instrucțiuni separate ale Ministerului de Finanțe al Federației Ruse) . Prin obligațiile financiare și de credit se înțeleg documentele care întocmesc investițiile financiare ale organizației, contractele de împrumut, contractele de împrumut și acordurile încheiate pe un împrumut pe mărfuri și comercial.
În caz de neînțelegere între șeful organizației și contabilul-șef cu privire la realizarea anumitor tranzacții comerciale, documentele contabile primare privind acestea pot fi acceptate spre executare cu un ordin scris al șefului organizației, care poartă întreaga responsabilitate pentru consecințe. a unor astfel de operaţiuni şi includerea datelor despre acestea în contabilitate şi contabilitate.raportare.
15. Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul efectuării tranzacției comerciale, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea tranzacției.
La vânzarea de bunuri, produse, lucrări și servicii folosind case de marcat, este permisă întocmirea unui document contabil primar cel puțin o dată pe zi după finalizarea acestuia pe baza încasărilor de numerar.
Crearea documentelor contabile primare, procedura și termenii de transfer al acestora pentru reflectarea în contabilitate se efectuează în conformitate cu programul de flux de lucru aprobat de organizație. Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul acestora în termenele stabilite pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea, este asigurată de persoanele care au întocmit și semnat aceste documente.
16. Nu este permisă efectuarea de corecții la numerar și la documentele bancare. La alte documente contabile primare se pot face corecturi numai cu acordul cu persoanele care au întocmit și semnat aceste documente, care trebuie confirmate prin semnăturile acelorași persoane, cu indicarea datei în care s-au efectuat corecturile.
17. Pentru controlul și eficientizarea prelucrării datelor privind tranzacțiile comerciale, pe baza documentelor contabile primare pot fi întocmite documente contabile consolidate.
18. Documentele contabile primare și consolidate pot fi întocmite pe suport de hârtie și mașini. În acest ultim caz, organizația este obligată să producă, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la tranzacții comerciale, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanta si parchetul.
Un document este un mesaj de informare (certificat) codificat într-un anumit mod și fixat pe un suport special, care atestă că faptul de viață economică fie există, fie este săvârșit, fie trebuie săvârșit.
Documente contabile primare - un certificat scris al unei tranzacții comerciale finalizate sau care dă dreptul de a o efectua. Conform Legii „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, toate tranzacțiile comerciale trebuie înregistrate pe baza documentelor justificative.
De la 1 ianuarie 2013 nu sunt obligatorii formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formularelor unificate ale documentației contabile primare. În același timp, formele de documente utilizate ca documente contabile primare, stabilite de organismele autorizate în conformitate cu și pe baza altor legi federale (de exemplu, documente de numerar) continuă să fie obligatorii pentru utilizare (informații ale Ministerului Finanțelor din Rusia N PZ-10/2012).
Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării de către documentul contabil primar. Nu este permisă acceptarea în contabilitate a documentelor care documentează fapte ale vieții economice care nu au avut loc, inclusiv cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și simulate.
Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:
1) denumirea documentului;
2) data întocmirii documentului;
3) denumirea entității economice care a întocmit documentul;
5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, cu indicarea unităților de măsură;
6) titlul funcției persoanei (persoanelor) care a efectuat (au finalizat) tranzacția, operarea și responsabil (responsabil) pentru executarea acesteia, sau titlul funcției persoanei (persoanelor) responsabile (responsabile) pentru înregistrarea evenimentului;
7) semnăturile persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacțiilor, cu indicarea prenumele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul realizării vieții economice, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia. Persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de viață economică asigură transferul în timp util a documentelor contabile primare pentru înregistrarea datelor cuprinse în acestea în registrele contabile, precum și fiabilitatea acestor date. Persoana însărcinată cu contabilitatea și persoana cu care se încheie contractul de prestare de servicii de contabilitate nu răspund pentru conformitatea documentelor contabile primare întocmite de alte persoane cu faptele realizate ale vieții economice.
Formele documentelor contabile primare se stabilesc de către conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea. Formele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.
În conformitate cu Legea federală din 06.04.2011 N 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” (modificată la 02.07.2013), în cazurile în care legile federale și alte acte juridice de reglementare care au intrat în vigoare înainte de 1 iulie 2013 prevăd: utilizarea semnăturii digitale electronice, se utilizează o semnătură electronică calificată îmbunătățită.
Documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
Dacă legislația Federației Ruse sau un acord prevede prezentarea unui document contabil primar către o altă persoană sau către un organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea altei persoane sau a unui organism de stat, pe cheltuiala sa. , să facă copii pe hârtie ale documentului contabil primar întocmit sub forma unui document electronic.
Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau actele juridice de reglementare ale organismelor de reglementare a contabilității de stat. Corecția din documentul contabil primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut rectificarea, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, documentele contabile primare, inclusiv sub forma unui document electronic, sunt retrase, copiile documentelor retrase realizate în conformitate cu procedura stabilită de legislația Federației Ruse sunt incluse în documente contabile.
Lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare se aprobă de către conducătorul întreprinderii de comun acord cu contabilul-șef.
Tipuri de auditări ale documentelor contabile. Toate documentele primare primite de departamentul de contabilitate trebuie verificate în formă, aritmetic și în esență - aceasta este una dintre etapele procesării contabile. În timpul unei verificări oficiale, se dezvăluie dacă a fost utilizat un formular al formularului corespunzător, dacă sunt indicate toate detaliile necesare, dacă documentul conține semnăturile necesare, dacă există ștersături, pete și corecții nespecificate în el. Verificarea numărării vă permite să stabiliți corectitudinea calculelor aritmetice, rezultatele impozitării. Scopul verificării de fond este de a identifica legalitatea și oportunitatea tranzacției comerciale înregistrate în document. De asemenea, verifică dacă operația a fost efectiv efectuată și în măsura indicată. Dacă se găsesc erori în numerar și în documentele bancare, acestea ar trebui rescrise, nu sunt permise corecții în ele. Nu este permisă efectuarea de tranzacții care contravin legii și procedurii stabilite pentru manipularea numerarului și a altor valori.
Metode de verificare:
solid
selectiv
Solid, desigur, acesta este întregul primar pentru perioada analizată. În timpul auditurilor, de regulă, se încadrează casieria, banca, salariul conducerii și al contabilului șef.
Metoda selectivă - verificarea unei anumite părți a șirului de documente, dacă, de exemplu, acestea sunt rapoarte anticipate, atunci, la discreția inspectorului, documentele pot fi selectate chiar și pentru luni, pentru un anumit trimestru, sau rapoarte de la așa și așa un numar la asa si asa, in general, totul depinde de fanteziile inspectorului si de cat de mult recunoaste el ca poti avea erori si incalcari in acest domeniu (asa-numitul grad de risc de audit).
Cât despre modalități.
1. Verificarea documentului în sine:
ü prezența detaliilor obligatorii - data, semnăturile persoanelor responsabile, conținutul operațiunii etc.
ü control logic - compararea conținutului operațiunii și a costului; caracteristicile fizice reflectate cu cantitatea documentului; data documentului și perioada la care este atașat;
legalitatea operațiunii sau fezabilitatea economică a acesteia;
ü verificare aritmetică - dacă există totaluri cu suma posturilor, rulaje pentru jurnalele cu rulaje în registrul general etc.
2. Inventar – compararea datelor contabile cu disponibilitatea reală.
3. Proceduri analitice - multe tehnici diferite, de exemplu, compararea volumului producției și consumului de resurse: electricitate, materiale etc.
4. Utilizarea surselor externe de informații - o verificare încrucișată (documentele și (sau) informațiile sunt solicitate de la contrapărți, autorități de reglementare).
Fluxul documentelor este un sistem de creare, interpretare, transmitere, primire și arhivare a documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii. Sistemul electronic de management al documentelor controlează execuția lucrărilor cu documente și protejează documentația de accesul neautorizat.
Fluxul documentelor- acesta este unul dintre instrumentele de management al întreprinderii care servește la schimbul de informații electronice atât în cadrul întreprinderii (între angajații întreprinderii), cât și cu contrapărțile externe. Există, de asemenea, „munca de birou”, care este adesea folosit ca sinonim pentru termenul „flux de documente”, dar ar trebui separate. Munca de birou este un set de măsuri într-o organizație pentru sprijinirea documentară a managementului. Termenul „flux de documente”, la rândul său, descrie circulația documentelor în cadrul suportului documentar pentru management.
Fluxul documentelorîntr-o organizaţie poate fi atât centralizat cât şi prezentat la nivelul departamentelor specifice. Într-un flux de lucru centralizat, sunt luate în considerare trei tipuri principale de documente: de intrare (de la contrapărțile externe), de ieșire (de la departamente) și interne (pentru distribuire în cadrul organizației).
Există o serie de etape principale flux de lucru:
ü Întocmirea unui document (la efectuarea unei tranzacții comerciale)
ü Transfer la departamentul de contabilitate
ü Verificarea documentelor acceptate de către un contabil
ü Impozitarea, gruparea si sistematizarea documentului in compartimentul contabilitate
ü Depunerea în arhivă (ultima etapă a ciclului de viață a unui document în fluxul de lucru)
Principala problemă de comunicare a unei întreprinderi de nivel mediu este problema asociată cu fluxul documentelor. Fluxul documentelor poate fi de proastă calitate, nesigur, neformalizat etc. Aceste probleme sunt o sursă de pierdere de informații, costuri neproductive ale resurselor întreprinderii, care se exprimă în cele din urmă în pierderi financiare. Mijloacele de reglare (normalizare) a interacțiunii la o astfel de întreprindere este optimizarea fluxului de lucru și automatizarea ulterioară a acestuia, adică. creare sisteme electronice de gestionare a documentelor (sau EDMS). În același timp, automatizarea fluxului de lucru are loc adesea în paralel cu setarea și automatizarea contabilității la întreprindere.
Sistemele de automatizare a fluxului de lucru au intrat în uz pe scară largă în străinătate mai devreme decât în Rusia, și s-a dezvoltat propria terminologie, descriind diverse domenii ale managementului documentelor electronice. Există o întreagă clasă de produse pentru automatizarea fluxului de lucru, așa-numitele sisteme electronice de gestionare a documentelor sau EDMS.
Pe cea mai răspândită platformă din Rusia „1C: Enterprise 8.2”. Complet managementul documentelor pe 1C a apărut odată cu crearea platformei 1C:Enterprise 8, când distribuția familiei de programe 1C a fost reorientată de la segmentele mici spre mijlocii și corporate ale întreprinderilor. Gestionarea electronică a documentelor este un atribut al unui sistem informatic complet.
Produsele software bazate pe platforma 1C sunt în mod tradițional puternice în domeniul contabilității și managementului. Din cauza asta managementul documentelor pe 1C are o serie de beneficii suplimentare. Acestea includ integrarea completă cu acreditări - documente și directoare, fără de care este imposibil să se construiască un sistem de automatizare integrată a proceselor de afaceri.
Există o serie de aplicații standard ale sistemului electronic de gestionare a documentelor 1C, de exemplu, automatizarea lucrărilor contractuale. Dar rezolvarea unor sarcini precum fluxul de lucru al personalului, lucrul cu călătorii de afaceri și rapoarte în avans, cererile de fonduri, procesele de suport pentru vânzări, achiziții, fluxul de lucru de producție și depozit pot fi rezolvate doar într-un singur sistem informațional cu un program de contabilitate. De exemplu, pe platforma 1C 8.2. sistemul electronic de management al documentelor „: Process Management” poate funcționa într-o singură bază de date cu produsul „1C: Payroll and Personnel Management” sau „1C: Production Enterprise Management”, care vă permite să rezolvați cuprinzător ambele sarcini funcționale (de exemplu, recrutarea ) și contabile (salariu de angajamente) și manageriale (luarea unei decizii motivaționale de majorare a salariului sau a unei amenzi), precum și sarcinile de interacțiune și transfer de informații (trecerea documentului de-a lungul traseului, asociată cu notificarea în timp util a tuturor participanților interesați la proces în conformitate cu procedura aprobată anterior). Funcționalitatea produselor software care rezolvă problemele de interacțiune este, de asemenea, standard pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor.
Controlul resurselor întreprinderii, managementul și organizarea funcționării corecte a departamentelor, optimizarea și îmbunătățirea activității întreprinderii sunt rezolvate prin utilizarea unui sistem electronic de management al documentelor.
Formele documentelor primare clasificate ca forme de responsabilitate strictă trebuie numerotate în modul prescris de ministere și departamente (numerotare, metodă tipografică).
Responsabilitatea pentru intocmirea la timp si corecta a documentelor, pentru acuratetea datelor, precum si pentru transferul la timp a documentelor catre departamentul de contabilitate, revine persoanelor care au intocmit si semnat aceste documente.
Regulile privind fluxul de documente și tehnologia de procesare a informațiilor contabile sunt aprobate ca parte a politicii contabile adoptate de întreprindere. Pentru organizarea rațională a fluxului de lucru la întreprindere, programul fluxului de lucru trebuie aprobat prin ordin (instrucțiune) șefului. Controlul asupra respectării programului de lucru de către executanți este efectuat de contabilul-șef al întreprinderii.
Registre contabile. Datele cuprinse în documentele contabile primare sunt supuse înregistrării și acumulării în timp util în registrele contabile.
Registre de contabilitate - cărți, carduri, reviste sau foi separate obținute cu ajutorul tehnologiei informatice, benzi magnetice, discuri, dischete și alte suporturi mașini destinate sistematizării și acumulării informațiilor conținute în documentele primare acceptate în contabilitate, pentru reflectarea asupra conturilor contabile și în situațiile financiare . Atunci când se mențin registre de contabilitate pe suporturi ale mașinii, ar trebui oferită posibilitatea de a le ieși pe suport de hârtie.
Nu sunt permise omisiuni sau retrageri la înregistrarea obiectelor contabile în registrele contabile, înregistrarea obiectelor contabile imaginare și false în registrele contabile. Un obiect contabil imaginar este înțeles ca un obiect inexistent reflectat în contabilitate doar pentru aparență (inclusiv cheltuieli neîndeplinite, obligații inexistente, fapte de viață economică care nu au avut loc), un obiect contabil fals este înțeles ca un obiect reflectat în contabilitate în loc de un alt obiect cu pentru a-l acoperi (inclusiv afaceri false). Rezervele, fondurile prevăzute de legislația Federației Ruse și costurile creării lor nu sunt obiecte imaginare ale contabilității.
Contabilitatea se ține prin înscriere dublă în conturile contabile, dacă nu se stabilește altfel prin standardele federale. Nu este permisă ținerea conturilor contabile în afara registrelor contabile utilizate de entitatea economică.
Detaliile obligatorii ale registrului contabil sunt:
1) denumirea registrului;
2) denumirea entității economice care a întocmit registrul;
3) data începerii și încheierii ținerii registrului și (sau) perioada pentru care a fost întocmit registrul;
4) gruparea cronologică și (sau) sistematică a obiectelor contabile;
5) valoarea măsurării monetare a obiectelor contabile, indicând unitatea de măsură;
6) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu ţinerea registrului;
7) semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea registrului, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
Formularele registrelor contabile se aprobă de către conducătorul unei entități economice la propunerea unui funcționar căruia i se încredințează contabilitatea. Formele de registre contabile pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.
În conformitate cu Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 (modificată la 2 iulie 2013), în cazurile în care legile federale și alte acte juridice de reglementare care au intrat în vigoare înainte de 1 iulie 2013 prevăd utilizarea unui semnătură electronică digitală, o semnătură electronică calificată îmbunătățită.
Registrul contabil se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
Dacă legislația Federației Ruse sau acordul prevede depunerea registrului contabil unei alte persoane sau unui organism de stat pe hârtie, entitatea economică este obligată, la cererea altei persoane sau organism de stat, să facă, la pe cheltuială proprie, pe copii pe hârtie ale registrului contabil întocmit sub formă de document electronic.
În registrul contabil nu se admit corecții neautorizate de persoanele responsabile cu ținerea registrului menționat. Rectificarea în registrul contabil trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea acestui registru, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, registrele contabile sunt retrase, inclusiv sub forma unui document electronic, în documentele contabile sunt incluse copii ale registrelor retrase realizate în modul stabilit de legislația Federației Ruse.
Indiferent de metoda de contabilizare, aceasta se bazează pe documentație, unde documentele joacă rolul de purtători primari de informații contabile (tranzacții comerciale finalizate). Gruparea, generalizarea și acumularea operațiunilor zilnice se realizează în registrele contabile elaborate de întreprinderi cu respectarea principiilor metodologice generale. Registrele în aparență sunt împărțite în fișe, foi libere și cărți, în conținut - în registre de contabilitate analitică, sintetică și combinate, adică combinând aceste două tipuri de contabilitate.
Clasificarea documentelor. Compoziția și analiza structurii documentelor pe această bază fac posibilă evaluarea raportului dintre volumele circulației documentelor interne și externe în organizație, analiza gradului de autonomie a activităților întreprinderii (calcularea raportului unităților de informații primite). și informații interne), evaluează activitatea de circulație a organizației în mediul extern (prin ponderea documentelor de ieșire).
Cu programare documentele sunt împărțite în documente administrative, executive, combinate și contabile.
manageriale documentele contin ordine, instructiuni privind producerea, efectuarea anumitor operatiuni comerciale (ordinele conducatorului intreprinderii si ale persoanelor autorizate de acesta sa efectueze operatiuni comerciale).
documente executive atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire (acte de acceptare) a materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind recepția de la muncitori a produselor finite etc. Documentele executive sunt semnate de persoanele responsabile cu realizarea operațiunilor comerciale și pentru corectitudinea executării acestora în documente, de exemplu, șefi de ateliere, conducători de depozite (magazieri), maiștri etc. .
Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ: ordinele în numerar primite și ieșite; extrase de plată pentru eliberarea salariilor angajaților întreprinderii; rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile (detașate) etc.
Documente contabile se întocmesc în cazul în care nu există alte documente pentru evidența tranzacțiilor comerciale, sau la sintetizarea și prelucrarea documentelor executive și administrative. Acestea includ certificate, declarații de distribuție, calcule de rezerve, situații financiare etc.
Documentele folosite in contabilitate sunt si ele impartite in unică și acumulativă.
O dată documentele primare întocmesc fiecare tranzacție comercială și sunt întocmite într-o singură etapă.
Cumulativ documentele se întocmesc pe o anumită perioadă prin acumularea treptată a tranzacţiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează totalurile pentru indicatorii relevanți. Exemple de documente cumulative sunt comenzile de lucru lunare de două săptămâni, cardurile limită pentru eliberarea materialelor din depozitele întreprinderii etc. Documentele acumulate sunt un element al primei etape de sistematizare și generalizare a informațiilor contabile.
Unificarea si standardizarea documentelor.În prezent, se utilizează forme unificate, specializate și individuale de documente primare. Documentele unificate sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării operațiunilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diferite caracteristici ale industriei.
În formele unificate ale documentației contabile primare (cu excepția formularelor pentru contabilizarea tranzacțiilor cu numerar), organizația, dacă este necesar, poate introduce detalii suplimentare. Excluderea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.
Modificările introduse trebuie să fie formalizate prin documentul organizatoric și administrativ relevant al organizației. Documentele primare unificate tipice sunt emise în albume, în care sunt formate în contextul secțiunilor omogene ale contabilității și au propriul număr distinctiv.
Formele unificate ale documentației contabile primare pentru contabilitatea mijloacelor fixe se aplică persoanelor juridice de toate formele de proprietate care operează pe teritoriul Federației Ruse (cu excepția organizațiilor de credit și a instituțiilor bugetare).
Formularele oferă zone de codificare a informațiilor, care sunt completate în conformitate cu clasificatorii întregi ruși:
documentatie de management - OKUD;
întreprinderi și organizații - OKPO;
mijloace fixe - OKOF.
Dacă este necesar, în scopul sistematizării suplimentare a indicatorilor pentru prelucrarea automată a datelor, pot fi introduse coduri suplimentare conform sistemului de codificare adoptat în organizație.
La fabricarea produselor necompletate pe baza formelor unificate de documentație contabilă primară, este permisă efectuarea de modificări în ceea ce privește extinderea și restrângerea coloanelor și adăugarea de linii (inclusiv cele gratuite) și foi libere pentru ușurința plasării și procesării informațiilor necesare . Suportul material al documentului poate fi o formă contabilă sau un disc magnetic, în funcție de faptul că informațiile contabile sunt înregistrate pe hârtie sau pe suport magnetic.
Introducerea formelor unificate de documentație contabilă primară în organizațiile de pe teritoriul Federației Ruse ca element al politicii contabile se realizează de la începutul exercițiului financiar și trebuie să fie formalizată prin documentul organizatoric și administrativ relevant al organizației.
Formularele standard unificate intersectoriale sunt de natură intersectorială și sunt utilizate de toate organizațiile. Acestea sunt aprobate prin rezoluții ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse.
Formularele tipice de industrie unificată sunt forme specializate de documente destinate utilizării de către organizații din anumite industrii. Deci, în prezent, au fost elaborate și aprobate formulare tipizate de către Comitetul de Stat de Statistică pentru contabilizarea: operațiunilor comerciale;
operațiuni în organizații de alimentație publică; decontări de numerar cu populația folosind case de marcat;
construcții capitale și lucrări de reparații și construcții;
lucrări de mașini și mecanisme de construcții;
operațiuni în transportul rutier;
produse agricole si materii prime.
Formele individuale ale documentelor contabile primare sunt dezvoltate și utilizate într-o organizație care are operațiuni specifice care sunt inerente doar unui singur caz. Astfel de forme de documente trebuie să conțină și detalii obligatorii și să fie aprobate în ordinea privind politica contabilă a organizației.
Standardizarea documentelor este stabilirea dimensiunilor uniforme ale formularelor de documente similare, în conformitate cu rezoluția Comitetului de Stat al Federației Ruse pentru Standardizare și Metrologie din 03.03.2003 nr. 65-st „Cu privire la adoptarea și implementarea standardului de stat. al Federației Ruse”.
Cerințe pentru documente în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă” au fost introduse în vigoare la 1 iulie 2003.
De la 1 ianuarie 2013 nu sunt obligatorii formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formularelor unificate ale documentației contabile primare. În același timp, formele de documente utilizate ca documente contabile primare, stabilite de organismele autorizate în conformitate cu și pe baza altor legi federale, continuă să fie obligatorii pentru utilizare (de exemplu, documente de numerar).
Starea și perspectivele pentru introducerea „contabilității fără hârtie”.Întotdeauna au existat încercări de automatizare a contabilității - abacus, mașini de adăugare, calculatoare și, în sfârșit, calculatoare cu programe concepute exclusiv pentru contabilitate. Dacă tehnologiile informatice moderne sunt utilizate corect și eficient, contabilitatea într-o organizație poate fi adusă la un nivel calitativ nou: stocați documentele pe hârtie într-o arhivă și lucrați exclusiv cu copiile lor electronice.
Conform Legii „Cu privire la contabilitate”, documentele primare trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Documentele contabile primare, registrele contabile, situațiile contabile (financiare), rapoartele de audit asupra acestuia sunt supuse păstrării de către organizații pe perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare. Documentele de politică contabilă, standardele unei entități economice, alte documente legate de organizarea și întreținerea contabilității, inclusiv instrumentele care asigură reproducerea documentelor electronice, precum și verificarea autenticității unei semnături electronice, sunt supuse stocării cel puțin cinci ani de la anul în care au fost utilizate pentru întocmirea situaţiilor contabile (financiare) pentru ultima dată.
Încă nu este posibil să se transfere complet contabilitatea la tehnologia fără hârtie cu scanarea tuturor documentelor primare, deoarece multe documente din anii precedenți trebuie să fie digitalizate, semnăturile electronice ale persoanelor care pot confirma autenticitatea documentelor, programe speciale de gestionare a documentelor electronice și multe altele. fi pregatit. Prin urmare, trecerea la „contabilitatea fără hârtie” se va face treptat, pe măsură ce termenele de păstrare a documentelor pe hârtie expiră.
S-au făcut deja multe în direcția reducerii circulației pe hârtie a documentelor. De exemplu, transferul facturilor și facturilor către furnizori și cumpărători. Practica contabilă actuală presupune producerea documentelor mai întâi în depozit (factură), apoi în departamentul de contabilitate (facturi, facturi), colectarea semnăturilor, trimiterea prin poștă sau curier.
Tehnologia informatică poate accelera semnificativ întregul proces. Depozitarul va completa documentul (factură, certificat de transfer sau certificat de acceptare) electronic, îl va introduce în program, contabilul va întocmi o factură, o va semna digital și o va trimite destinatarului. Programul informatic de gestionare a documentelor poate fi configurat pentru a controla plățile, atât din punct de vedere al timpului, cât și al volumului.
Toate acestea reduc volumul documentelor pe hârtie și facilitează găsirea informațiilor de care aveți nevoie.
DOCUMENTAREA OPERAȚIUNILOR DE AFACERI
1. Documente contabile și semnificațiile acestora.
3. Clasificarea documentelor.
4. Fluxul documentelor și organizarea pregătirii documentelor. Depozitarea documentelor.
1 . Documentele contabile și semnificațiile acestora.
În conformitate cu Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportare financiară în Ucraina”, contabilitatea se ține la întreprindere de la data înregistrării acesteia până la lichidare. El trebuie să ofere conducerii întreprinderii și părților interesate date fiabile și complete. Problemele de organizare a muncii contabile sunt de competența proprietarului în conformitate cu legislația aplicabilă și actele constitutive. În același timp, întreprinderilor li se acordă dreptul de a alege în mod independent o politică contabilă, o formă de contabilitate, procedura și metodele de înregistrare a informațiilor contabile, ținând cont de tehnologia de producție și prelucrare a datelor contabile.
Întreprinderea elaborează formele și sistemul de contabilitate de gestiune, determină drepturile angajaților de a semna documentele contabile, aprobă regulile de circulație a documentelor și un sistem suplimentar de registre contabile analitice. Șeful întreprinderii este obligat să creeze condițiile necesare pentru buna desfășurare a contabilității, asigurând îndeplinirea constantă a cerințelor legale ale contabilului privind procedura de prelucrare și depunere a documentelor primare în contabilitate de către toate departamentele de producție, serviciile și angajații implicați. în contabilitate.
Una dintre caracteristicile contabilității, care o deosebește de alte tipuri de activitate contabilă, este aceea că toate tranzacțiile comerciale sunt monitorizate continuu și complet. Stocurile de producție la întreprindere sunt în continuă circulație, trecând și schimbând persoane responsabile material. De exemplu, din industria plantelor, produsele intră în depozit, iar apoi sunt vândute prin canalele corespunzătoare, sunt eliberate pentru alimentație publică, pentru hrana animalelor. Îngrășămintele minerale sunt creditate de la furnizori în depozitul întreprinderii și transferate în responsabilitatea persoanei responsabile. În procesul acestei mișcări, se desfășoară operațiuni de afaceri. Fiecare dintre ele în contabilitate, indiferent de conținutul și volumul la momentul implementării, în unele cazuri după finalizarea acesteia, trebuie documentată.
document contabil (termenul, document, provine din latinescul DOCUMENTUM, care înseamnă dovadă, dovadă) este o dovadă scrisă, a formei și conținutului corespunzătoare, a faptului unei tranzacții comerciale, sau un ordin scris pentru dreptul de a o efectua. O înregistrare care nu este certificată printr-un document contabil corespunzător nu este valabilă și nu poate fi înregistrată în contabilitate. Documentație – o sursă importantă de informații despre activitățile financiare și economice ale întreprinderii, care servește ca mijloc de monitorizare a activității persoanelor responsabile din punct de vedere material, oficiale ale întreprinderii în ansamblu.
Documentația este un set de documente care sunt compilate pentru toate tranzacțiile comerciale, precum și pentru efectuarea de înregistrări în sistemul conturilor contabile. În plus, este un element al metodei contabile. Se numește afișarea obiectelor contabile (operațiuni și procese) în documentele contabile primare cont principal. Contabilitatea primară este prima etapă a procesului contabil, care acoperă observarea primară a activităților de producție și financiare ale întreprinderii, măsurarea obiectelor contabile și înregistrarea acestora.
Procesul de documentare este împărțit condiționat în 4 etape (Fig. 1):
1. Observare- clarificarea esenţei, fezabilităţii economice şi regularităţii faptului economic.
2. Măsurare- determinarea parametrilor naturali şi de cost ai faptului economic.
3. Fixare- afisarea parametrilor unui fapt economic pe suporturi de informatii (documente).
4. Tratament- gruparea purtătorilor de informaţii în funcţie de anumite caracteristici economice.
Orez. 1. Etapele procesului de documentare.
Responsabilitatea pentru asigurarea consemnării faptelor tranzacțiilor comerciale în documentele primare revine proprietarului sau organismului autorizat de acesta. Prin semnarea documentului, angajații autorizați controlează oportunitatea și legalitatea operațiunii de afaceri, care este un mijloc de control și responsabilitate personală pentru acțiunile lor.
Documentele sunt folosite pentru a analiza activitățile de afaceri. În procesul de compilare a acestora sunt studiați factorii care afectează nivelul de eficiență al agriculturii. Pentru a identifica motivele, de exemplu, o creștere a costului de producție, sunt utilizate documente primare. Pe baza acestora, se determină raționalitatea utilizării resurselor și se trag concluzii adecvate pentru viitor.
Semnificația juridică a documentelor este de asemenea mare. Sunt o dovadă scrisă a funcționării și baza evidenței contabile, de aceea au valoare probatorie în soluționarea litigiilor cu organizațiile și persoanele fizice, în organele de urmărire judiciară și în efectuarea expertizei contabile judiciare. În toate cazurile, actele au forță juridică numai dacă sunt corect executate și întocmite în timp util.
2. Cerințe pentru documente.
Baza contabilității este documentația. De aceea, se impun cerințe stricte asupra designului și conținutului documentelor. În țara noastră au fost definite reguli și cerințe de stat unificate pentru întocmirea documentelor. Aceste reguli sunt definite de „Regulamentul privind afișarea documentară a înregistrărilor în contabilitate”, aprobat prin ordinul MFU nr. 88 din 24 mai 1995 și Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportare financiară în Ucraina”.
Documentele trebuie să aibă toți indicatorii necesari care caracterizează tranzacțiile comerciale pe care le-au finalizat. Acești indicatori se numesc Detalii. Documentele contabile primare și consolidate pot fi întocmite pe suport de hârtie sau de mașini și le conțin detaliile cerute: denumirea documentului (formular); data și locul întocmirii; denumirea întreprinderii în numele căreia este compus documentul; conținutul și volumul unei tranzacții comerciale, unitatea de măsură a unei tranzacții comerciale; pozițiile persoanelor responsabile cu realizarea unei tranzacții comerciale; corectitudinea designului său; semnătura personală sau alte date care fac posibilă identificarea persoanei care a participat la implementarea tranzacției comerciale.
Toate documentele care se întocmesc pentru eliberarea operațiunilor bănești, materiale și de decontare și credit trebuie să fie semnate de șeful și contabilul-șef al unei entități economice. Documentele de eliberare și acceptare a fondurilor și a altor bunuri trebuie să conțină semnăturile persoanelor care atestă faptul primirii sau eliberării acestora. Pe lângă detaliile obligatorii enumerate, documentele pot conține detalii suplimentare, care sunt determinate de natura tranzacției comerciale afișate în document, de exemplu, dacă este necesar, documentele indică adresele părților care au luat parte la tranzacție, numerele de cont în băncile comerciale, procentul de contaminare și conținutul de umiditate de cereale, conținutul de grăsime al laptelui etc.
În conformitate cu cerințele pentru documente, acestea trebuie întocmite în timpul implementării unei tranzacții comerciale și, dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acesteia. Înscrierile în documente trebuie făcute cu cerneală, pix, creion chimic, precum și la mașini de scris și imprimante. Nu este permisă completarea documentelor cu roșu. Erorile din documente pot fi corectate numai în conformitate cu regulile relevante. Toate intrările incorecte trebuie tăiate cu atenție. În apropiere este necesar să se facă mențiunea necesară, însoțind-o de inscripția „a crede corectat”, indicând data corectării și confirmând semnăturile acelor persoane care au efectuat corectarea.
În documentele primare care sunt destinate contabilizării numerarului (comenzi de numerar, ordine de plată etc.), corecțiile nu sunt permise. Astfel de documente vor fi anulate. Suma din astfel de documente este indicată nu numai în cifre, ci și în cuvinte. În toate documentele, numerele și textul trebuie scrise clar și lizibil, semnăturile persoanelor trebuie să fie clare și lizibile.
În prezent, instrumentele de informatizare sunt din ce în ce mai utilizate în contabilitate. În aceste condiții, documentele trebuie să conțină detalii care sunt determinate de cerințele pentru documente. În plus, întreprinderea este obligată, pe cheltuiala sa, să facă copii ale documentelor pe hârtie, la cererea altor participanți la tranzacțiile comerciale, agențiile de aplicare a legii.
Pentru înregistrarea a numeroase tranzacții comerciale care se desfășoară în entități economice, se eliberează un număr mare de documente, a căror verificare și procesare necesită costuri mari de muncă ale contabilității și alți angajați, precum și o cantitate mare de hârtie pentru realizarea formularelor de documente. . Reducerea și simplificarea documentației este de mare importanță. Din partea conducerii statului, se lucrează mult pentru simplificarea contabilității, reducerea și îmbunătățirea documentelor.
Una dintre măsurile importante este utilizarea documentelor combinate, cumulate și pe mai multe rânduri, ceea ce face posibilă reducerea numărului de documente care sunt emise. Întreprinderile agricole folosesc comenzile de muncă săptămânale și zilnice pentru contabilizarea producției la munca contractuală, carduri de limită, înregistrări de consum de furaje, înregistrări de producție de lapte, care sunt valabile și completate în perioada corespunzătoare.
În unele cazuri, întreprinderile completează singure documente inutile, creează rapoarte suplimentare, registre. Ordinul privind politica contabilă trebuie să aprobe numărul necesar de documente, ținând cont de utilizarea ulterioară a acestora pentru nevoile interne și externe ale întreprinderii. Documentele trebuie emise într-o cantitate minimă, asigurându-se totodată un control strict asupra tranzacțiilor comerciale și siguranța proprietății entității comerciale.
Implementarea unui management metodologic unic al contabilității și raportării de către IFI face posibilă asigurarea utilizării documentelor unificate. Unificarea documentelor - aceasta este dezvoltarea unor forme uniforme de documente pentru contabilizarea operațiunilor omogene la întreprinderile de diferite forme de management. Crearea formelor unificate de documente facilitează întocmirea acestora, dezvoltarea proiectelor standard pentru informatizarea contabilității, acest lucru face posibilă și producerea centralizată a unor forme speciale de documente.
Împreună cu documentele unificate, uniforme și obligatorii pentru toate sectoarele complexului economic al Ucrainei, ministerele sectoriale, de comun acord cu autoritățile de statistică, elaborează și forme standard de documente pentru sectoarele individuale ale economiei (agricultură, comerț, industrie etc.) .
Construirea formelor standard de documente se bazează pe principiul acumulării conturilor, reducând numărul documentelor și detaliilor din acestea. Standardizarea documentelor este, de asemenea, utilizată pe scară largă. Standardizarea documentelor - aceasta este dezvoltarea acelorași dimensiuni standard de formulare pentru același tip de documente. Acest lucru permite o mai bună utilizare a hârtiei la fabricarea documentelor, reduce risipa de hârtie. Standardizarea facilitează procesarea contabilă a documentelor și stocarea ulterioară a acestora.
3. Clasificarea documentelor.
Pentru înregistrarea diferitelor tranzacții comerciale sunt utilizate documente de diferite forme și conținuturi. Pentru a înțelege mai bine scopul acestora și ordinea de completare, precum și pentru a asigura utilizarea corectă a acestora, toate documentele sunt clasificate în funcție de caracteristici omogene. Clasificarea documentelor contabile se realizează după următoarele criterii: scopul, conținutul, procedura de întocmire, numărul de conturi, modalitatea de înregistrare, locul întocmirii.
Cu programare documentele contabile se împart în: administrative, executive, contabile, combinate. manageriale documentele (Fig. 2) conțin o comandă, o misiune de la un manager sau alte persoane pentru dreptul de a efectua operațiuni (o comandă de lucru pentru lucrări contractuale, o comandă de primire a valorilor, un ordin de plată, o chitanță de numerar etc.) . Executiv documentele se intocmesc dupa executarea operatiunilor, acestea confirma faptul unei tranzactii comerciale (factura, chitanta, comanda de numerar profitabila, factura). Pentru persoanele responsabile financiar, astfel de documente sunt justificative ( orez. 3) pe cheltuirea banilor și a activelor economice. Documentele contabilitateîntocmit de angajații departamentului de contabilitate pe baza datelor din documentele administrative și executive (calcule ale salariilor, impozite, repartizarea costurilor generale, amortizarea, certificate și calcule întocmite în departamentul de contabilitate). Aceste documente nu au semnificație independentă, ci sunt folosite pentru a simplifica și reduce conturile.
(Fig. 4) combină caracteristicile documentelor administrative, executive și contabile. În astfel de documente se dă ordin de efectuare a operațiunii și se confirmă faptul implementării acesteia. Uneori, astfel de documente indică corespondența conturilor (comandă de numerar de cheltuieli, raport de avans, card-limită). Daca sunt folosite, numarul de conturi este redus, acest lucru faciliteaza procesarea contabila a documentelor, reduce costurile cu manopera si hartie.
Orez. 2. Documente administrative. Orez. 3. Documente justificative.
Orez. 4. Documente combinate.
În ordinea alcătuirii documentele se împart în: primare şi consolidate. Documente sursă sunt intocmite la momentul tranzactiei comerciale sau dupa finalizarea acesteia (factura, act, cec, comanda de numerar). Documentele de sinteză sunt întocmite pe baza unor date grupate în funcție de anumite caracteristici omogene ale documentelor primare (raportul casierului și al persoanelor responsabile financiar, rapoarte anticipate, registre).
După numărul de conturi documentele sunt împărțite în o singură linie și mai multe rânduri. Primul întocmește operațiuni de detașare sau cheltuire a unui tip de valoare, iar al doilea - mai multe poziții, tipuri de valori.
După modul de executare a operaţiunii documentele contabile sunt împărțite în unică (completate pentru o singură operațiune) și cumulative (se iau în considerare tranzacțiile comerciale pentru o perioadă de timp).
Locul de compilare documentele sunt împărțite în: uz intern, extern și oficial.
4. Fluxul documentelor și organizarea pregătirii documentelor.
Depozitarea documentelor.
Un rol important în corectitudinea luării deciziilor manageriale revine documentelor în cazul în care acestea sunt corect întocmite și prezentate departamentului de contabilitate pentru prelucrare în timp util. Angajații departamentului de contabilitate verifică documentele primite în conformitate cu registrele sau documentele de sinteză pentru contabilizarea acestor obiecte (raport de casierie).
Perioada de la pregătirea unui document (extrasul acestuia) până la depunerea lui la arhivă se numește flux de documente. . Cu cât această perioadă va fi mai scurtă și organizată rațional - cel mai voluminos și mai consumator de timp proces în contabilitate - cu atât va contribui mai eficient la organizarea activității contabile în ansamblu.
Principalele etape ale circulației documentelor:
Întocmirea și înregistrarea documentelor primare ale unei entități economice și primirea de la organizații terțe;
Implementarea si dezvoltarea documentelor primare de catre persoanele responsabile din diviziile structurale;
Transferul documentelor catre departamentul de contabilitate;
Organizarea stocării documentelor în arhive (actuale și permanente).
Fluxul documentelor la întreprinderi este determinat de contabilul-șef, care trebuie să stabilească responsabilitatea personală a angajaților pentru documentele cu care lucrează și momentul dezvoltării acestora.
Durata fluxului de documente depinde de dimensiunea întreprinderii, specificul industriei, dimensiunea și îndepărtarea diviziilor structurale. Fluxul de documente trebuie organizat astfel încât între implementarea unei tranzacții comerciale și primirea datelor rezumative necesare, perioada de timp să fie cea mai scurtă.
Cele mai importante în acest proces sunt operațiunile de transfer și prelucrarea documentelor primare. Prin urmare, fluxul de lucru trebuie dezvoltat pentru fiecare unitate structurală sub formă de grafice, eliberate împotriva primirii conducătorilor lor și agățate în locuri proeminente.
Procedura aprobată pentru prelucrarea informațiilor documentelor primare, care indică termenii de compilare, transferare în contabilitate și elaborare, se numește programul fluxului de lucru . Scopul său este de a prevedea condiții raționale pentru transmiterea unui document contabil, pentru a minimiza durata șederii acestuia la fiecare loc de muncă. Repartizarea responsabilităților pentru primirea documentelor de la persoanele responsabile și elaborarea acestora este fixată în fișele de post ale lucrătorilor contabili și în graficele fluxului de lucru. Programul fluxului de lucru este elaborat în departamentul de contabilitate sub supravegherea contabilului șef și aprobat de șef.
Documentele intocmite in diviziile structurale si acceptate de la alte intreprinderi sunt transmise departamentului de contabilitate, unde sunt verificate si procesate.
Verificarea documentelor executat de:
Formular (completarea detaliilor, corectitudinea completarii acestora);
Substanta (afisarea corecta a operatiunilor, responsabilitatea documentului);
legalitate;
Corectitudinea aritmetică (corectitudinea calculelor).
În cazul dezvăluirii nelegalității operațiunii, falsificării semnăturilor, documentele trebuie transferate contabilului-șef pentru luarea măsurilor ce se impun. După verificarea documentelor, acestea sunt grupate, evaluate, rezumate și contabilizate.
gruparea documentele sunt efectuate pentru fiecare obiect, în funcție de conținutul tranzacțiilor comerciale. De exemplu, documentele privind consumul de furaje sunt grupate pe depozite, ferme. Taxiuri documentele se efectuează în acele cazuri în care acestea conțin doar un contor natural, ceea ce determină necesitatea coborării prețurilor și a evaluării tranzacțiilor comerciale într-un contor monetar.
Pentru rezumate datele de grup sunt situații cumulative și de grupare sau alte documente care servesc drept bază pentru înscrieri în registrele contabilității analitice și sintetice.
Alocarea contului documente - aceasta este o indicație a conturilor corespunzătoare pe care urmează să fie afișată tranzacția comercială, care este întocmită de documentul primar. Poate fi efectuat pentru fiecare document primar sau grupul acestora.
Documentele procesate sunt supuse rambursării contabile operaționale pentru a exclude posibilitatea reutilizării lor. Documentele care au fost supuse procesării primare trebuie să aibă o notă despre înscrierea lor într-un registru special.
Ultima etapă a fluxului de lucru este formarea cazurilor pentru organizarea stocării lor curente și pe termen lung în arhive. În departamentul de contabilitate al întreprinderii se organizează o arhivă curentă, destinată stocării documentelor, registrelor contabile înainte de a le transfera către instituții arhivistice speciale.
Înainte de a fi transferate în arhiva generală, documentele contabile ale unei entități comerciale sunt depozitate în încăperi speciale sau dulapuri închise într-o ordine strict definită (luni, ani, tipuri de producători, resurse materiale și tehnice etc.). Pentru păstrarea corectă a documentelor pentru perioada specificată, responsabilitatea revine șefului.
Cazurile din arhiva contabilă se eliberează specialiștilor din economie, șefilor de secții numai cu permisiunea scrisă a șefului și contabilului șef. Atribuțiile unui arhivist sunt îndeplinite de un angajat contabil în conformitate cu ordinul șefului.
Potrivit art. 9 paragraful 9 din Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportare financiară în Ucraina”, documentele primare pot fi retrase din întreprindere prin decizie a autorităților competente, adoptată în limitele competențelor acestora prevăzute de legi, pe baza unei ordin scris al acestor autoritati cu permisiunea conducatorului intreprinderii. Funcționarul întreprinderii, în prezența angajaților organelor care efectuează sechestrul, are dreptul de a face copii ale documentelor care sunt sechestrate și de a plasa copii în locul documentelor sechestrate cu mențiune pe verso. baza și data sechestrului documentului original. Întocmirea unui registru al documentelor care sunt sechestrate este obligatorie.
În cazul pierderii sau distrugerii documentelor din arhivă, temeiurile se verifică de către o comisie desemnată de conducătorul întreprinderii. Rezultatele activității sale sunt oficializate printr-un act, despre care autoritățile competente sunt informate.
Toate actele și registrele sunt numerotate și depuse în dosare (cazuri) separate în conformitate cu nomenclatorul cauzelor aprobat de conducător. Durata de păstrare a documentelor în arhiva permanentă este diferită și este determinată de Departamentul Arhivei Principale din cadrul Cabinetului de Miniștri al Ucrainei.
Documentele contabile și de raportare pot fi împărțite în documente necesare pentru utilizare în lucrări practice de până la 3 ani, care sunt apoi supuse distrugerii; și documente care au valoare științifică și istorică, care se păstrează în arhivele raionale. Deci, se păstrează permanent rapoartele anuale, documentele privind contabilitatea articolelor și mijloacelor de muncă - 3 ani, evidențele de salarizare - 75 de ani.
La expirarea perioadei de păstrare, documentele sunt distruse. Scoaterea documentelor din arhivă se realizează de către o comisie cu participarea unui reprezentant al arhivei raionale. Documentele sechestrate din arhivă sunt predate întreprinderilor care se ocupă de procurarea de materiale reciclabile. Primirea unor astfel de organizații este un document sursă. Actele de poprire a dosarelor si chitantele de dispunere a actelor sunt la contabilul-sef.
Documentarea tranzacțiilor comerciale - 5,0 din 5 pe baza a 2 voturi
